Ana Perucho_EESAE

EVENTOS QUE DEJAN HUELLAEVENTOS QUE DEJAN HUELLA

Salamanca, mayo 2008

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• Un acto por pequeño que sea implica la coordinación de numerosos proveedores. Hay que cuidar todos los aspectos

• Los detalles se convierten en nuestros aliados

• En los actos oficiales el protocolo ayuda a que todo acontezca de la manera adecuada. Pero ¿es aplicable el protocolo oficial a los actos de empresa?

• Cualquier error o imprevisto se convierte en noticia

Importancia de organizar un acto

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• Bases de datos actualizadas• Mapa de las instalaciones de la empresa• Croquis sala de actos de la empresa• Trasera/ banderola con repetición de logotipo • Un equipo de megafonía básico• Delimitadores de zonas• Plantilla de informe para actos• Organigrama de la empresa• Manual de estilo e imagen de la empresa• Relación de los principales actos de la empresa• Cartulinas blancas para invitaciones

¿Qué hay que tener en un departamento de organización de actos?

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• Constitución española• Copia del Real Decreto 2099/1983• Libro de protocolo• Libro de geografía e historia• Relación de hoteles y restaurantes de la ciudad u de otras

ciudades (con precios, instalaciones)• Relación de otros espacios de la ciudad• Listado de proveedores actualizado (flores, megafonía,

fotógrafo, placas, vídeo, catering, hoteles...)• Horario de vuelos y trenes• Calendario laboral (y otros calendarios: liga española)• Agencia de viajes

¿Qué hay que tener en un departamento de organización de actos?

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– Servicio de catering (del más barato a los más sofisticados, siempre con calidad)

– Seguridad– Azafatas– Espacios (hoteles y/u otras instalaciones)– Fotógrafo– Vídeo– Agencia de viajes– Agencia de comunicación– Servicio de megafonía/iluminación– Agencia de contratación artistas– Rotulistas– Diseñador gráfico– Imprenta

Archivo de proveedores

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• ¿Qué acto es?

• ¿Cuál es su naturaleza?

• ¿Qué fecha es la elegida?

• ¿Dónde se va a celebrar?

• ¿Quienes son los invitados?

• ¿Quién va a presidir?

• ¿Cómo va a desarrollarse el acto?

Claves del acto

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El A, B y C

A - Cualquier acto debe organizarse teniendo muy presente tres conceptos: cortesía, educación y buen gusto

B - Recordar una frase: “Preparación larga, ejecución corta”

C- La regla de oro: lo más importante, a la derecha

El acto

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• Sabremos que tipo de acto se va a celebrar: cocktail, banquete...

• Conoceremos qué fin se pretende con la celebración• Se podrá concretar qué día o días va a tener lugar, la

hora y el lugar• Será posible elaborar las listas, tanto de autoridades

como del resto de invitados• Podremos concretar la presidencia• Prever quién recibirá a las autoridades

A partir de ese momento...

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• Empezaremos a elaborar documentación– Oficial: cuando el acto sea oficial– Internas: carpetas, cartas, impresos, etc

• Procederemos a solicitar permisos si el acto los precisa

• Prepararemos elementos informativos:– Redacción de notas de prensa – Anuncios– Carteles

A partir de ese momento...

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• Se crearán

– Programas

– Invitaciones/ pre invitaciones

– Planos (para determinados actos)

– Menús (cuando se trate de banquetes)

Pasos a seguir

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– Unas veces se puede elegir el escenario, otras veces no (variables que intervienen: el motivo del acto, la ciudad, el escenario necesario, la propias dimensiones del evento...)

- Ejemplos: Día de las Fuerzas Armadas, Junta de Accionistas, Celebración 25 aniversario de la empresa, exposición

– Debemos tener en cuenta el tipo de acto que se va a celebrar

La elección del lugar

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–El Pre-acto

–El acto

–El Post-acto

Los momentos del acto

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• Asistencia prevista• Difusión prevista en medios (si existiera)• La promoción a realizar• Posibles colaboradores/patrocinadores • Público objetivo a que nos dirigimos:

– Público interno: trabajadores, familiares, colaboradores, accionistas, voluntarios...

– Público externo: clientes potenciales y actuales, público en general, medios de comunicación, VIPS...

• Bases de datos disponibles

Básico: buscar la colaboración de los diversos departamentos

Actividades previas al acto ¿Qué incluiremos en el informe previo?

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• Aspectos a tener en cuenta:• Adornos, regalos, firma del libro de honor, banderas, imagen del

escenario del acto• Facilities contratadas: fotógrafo, vídeo, megafonía....

• Explicar como será:– La recepción– La despedida– El trato a los escoltas– la reunión previa en el despacho del presidente

• Estimación coste del acto (15% para imprevistos)

Actividades previas al acto ¿Qué incluiremos en el informe previo?

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• ¿Qué es el timing?

– Sucesión de acontecimientos que forman parte del programa oficial del acto

– Hay que explicar cada acontecimiento indicando claramente la

hora en que tendrán lugar

El timing del acto

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12:00 horas.- Recepción autoridades12:05 horas.- Reunión en despacho noble12:15 horas.- Inicio visita a las instalaciones Talco Internacional S.A.12:30 horas.- Descubrimiento placa a cargo del President de la Generalitat de Catalunya12:35horas.- Parlamentos delante de placa13:00 horas.- Coctail en carpa anexa14:30 horas.- Final del acto

Ejemplo de timming

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– Documento en el que se describen pormenorizadamente todos y cada uno de los aspectos del acto.

– Se hace constar en el documento el papel asignado a cada persona que interviene en el acto, para su total conocimiento.

Plan Acción al Minuto

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Día 24:11: 30.- Ensayo

Día 25: Acto11:30.- Llegada de los invitados Se ha instalado guardarropa. En la puerta 2 azafatas recogerán sus abrigos,

dando número correspondiente. 2 azafatas en recepción cotejarán listado de invitados informarán a cada invitado de color grupo al que están asignados para realizar la visita.Las azafatas Les harán entrar en el Salón de Actos, en el que esperarán la llegada de los anfitriones y el invitado principal

11:35.-Llegada del Ministro de Industria Le recibe en la puerta de la empresa el presidente de Talco S.A., Sr. Pérez, quien presenta al Ministro a los accionistas principales. Breve reunión en despacho noble

Ejemplo Plan Acción al Minuto

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– Elaboración de informe-dossier final. Debe incluir:

– Modelos de carta utilizados– Modelos de invitación– Permisos– Contratos– Timming del acto– Listado de asistentes– Patrocinadores y colaboradores– Dossier fotográfico– Grabaciones en vídeo– Material de promoción (trípticos, carteles...)– Dossier apariciones medios

Actividades posteriores al acto

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Agradecimientos:

• A los asistentes

• Al personal contratado o a sus empresas

• A los patrocinadores y colaboradores

• A los medios de comunicación

• A los proveedores de material

Cierre del presupuesto:

• Saber si se ha utilizado el porcentaje destinado a imprevisto

• El presupuesto final no debe superar el presupuesto inicial y sus imprevistos. Pero tampoco hay que quedar por lo bajo

Actividades posteriores al acto

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Rasgos básicos del protocolo

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Apuntes a la “Definición profesional”

• “Normativa establecida por usos y costumbres donde se determina la precedencia y honores que deben tener las personas y símbolos, la solemnidad y desarrollo del ceremonial de los actos importantes donde se relacionen las personas para un fin determinado”

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El protocolo oficial:

• Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto. En él se establece el régimen de precedencia de los cargos y entes públicos en los actos oficiales.

– Sigue el orden de poderes establecidos por la Constitución de 1978: Corona y familia real; Presidente del Gobierno; presidente del Congreso y Senado; Presidente del Tribunal Constitucional; Presidente del Consejo General del Poder Judicial; Vicepresidentes del Gobierno; Ministros…

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El protocolo oficial

• El Real Decreto distingue entre dos clases de actos oficiales:– Actos de carácter general: organizados por la

Corona, el Gobierno o la Administración del Estado, las comunidades autónomas o las corporaciones locales, con ocasión de acontecimientos nacionales, autonómicos, provinciales o locales. El protocolo se ajustará a lo que indica el Real Decreto 2099/1983

– Actos de carácter especial: organizados por determinadas instituciones, organismos o autoridades, con ocasión de conmemoraciones o acontecimientos propios del ámbito específico de sus respectivos servicios, funciones o actividades. El orden de precedencia lo determina quien organiza el acto.

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• En los artículos 12, 13 y 16 del Real Decreto 2099/1983 se regula el ordenamiento de las autoridades de las Comunidades Autónomas.

• Cada Comunidad Autónoma tiene además su propio protocolo oficial, que hay que tener muy en cuenta.

– La Generalitat de Catalunya promulgó el Decreto 189/1981, del 2 de julio donde dispone las normas de protocolo y ceremonial en el ámbito de la Comunidad.

El protocolo oficial

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El protocolo en la empresa

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• No existe un único protocolo empresarial. Cada empresa debe crear el suyo propio.

• El protocolo en la empresa se va creando a partir de la experiencia propia y de la de otros.

• El protocolo oficial nos puede ayudar, en especial en los actos con presencia de autoridades. Pero, cuidado, el acto empresarial no es un acto oficial.

¿Existe un protocolo en la empresa?

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• Beneficio en la imagen interna y externa de la empresa.• Un buen protocolo redundará en los beneficios de la empresa:

– ¿Cómo?

• El valioso tiempo de las personas que componen la alta dirección y el staff, estará perfectamente organizado y resultará altamente rentable para la empresa.

• La imagen de los directivos o ejecutivos será totalmente positiva, tanto ante la opinión pública en general como ante las personas directamente relacionadas con la actividad de la empresa.

• La empresa, se hará acreedora del respeto de las demás compañías del entorno con las que realiza su actividad, que verán el perfecto funcionamiento de los miembros que la componen, en sus actuaciones sociales o relaciones comerciales.

¿En qué beneficia la integración del protocolo

en la empresa?

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Análisis de los principales actos de una compañía

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Inauguración instalaciones

• Esquema habitual:

1. Recibimiento de la autoridad

2. Visita a una sala con resto invitados. Saludo. Palabras.

3. Descubrimiento de una placa conmemorativa

4. Visita a los locales o naves de la empresa

5. Firma de la autoridad en el libro de honor

6. Vino o cóctel

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Exposiciones

• Esquema habitual:

1. Recibimiento de la autoridad

2. Visita guiada por el Comisario de la muestra

3. Tener en cuenta puntos para prensa

4. Al final del recorrido, vino o cóctel fuera de las salas que contengan obra

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Presentaciones de productos

• Esquema habitual:

1. Recibimiento de la prensa

2. Entrega de dossier de prensa con detalles del producto

3. Presentación: breve, clara, concisa (power point)

4. Vino/aperitivo y/o regalo

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Almuerzos o cenas de empresa

• Esquema habitual:1. Previo al acto: elección del local, lista de

invitados, selección del menú, envío y confirmación invitaciones

2. Recepción invitados3. Aperitivo4. Colocación invitados (ojo con las presidencias)5. Discursos6. Despedida

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Recepciones y cocktails

• Esquema habitual:

1. Previo al acto: elección del local, lista de invitados, selección de comida, envío y confirmación invitaciones

2. Recepción invitados

3. Discursos

4. Despedida

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Actos

¿Cómo explotarlo en medios decomunicación?

¿Cuándo puede comunicarse un acto de empresa?

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¡cuando esté justificado!… salvo que se trate de un acto puramente relacional

Diferenciar entre asistencia al evento vs.

publicación

Si convocamos a prensa…– Capacidad de adaptarnos a su “modus operandi”– Contar con los recursos humanos/económicos

necesarios– Planificación exhaustiva: nuestro evento aparecerá

en los medios

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Acto con famosos

Elegir famoso

• Sólo los de fama internacional son una garantía

• Contratar con poca antelación

• Supeditadas a la actualidad

Dar contenidos

• Buscar excusas informativas en lugar de un simple

posado

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MUCHAS GRACIAS!