Análisis de Metodologías para la Implementación de un ERP de Software Libre
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Análisis de Metodologías para la Implementación de un ERP de Software Libre Trabajo de Investigación Que como requisito parcial para obtener el Grado de Maestro en Sistemas de Información Presenta: Raúl Alberto Toledo Piñón Chihuahua, Chih., noviembre de 2012 Universidad Autónoma de Chihuahua Facultad de Contaduría y Administración Secretaría de Investigación y Posgrado
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Análisis de Metodologías para la Implementación de un ERP de Software Libre
Trabajo de Investigación
Que como requisito parcial para obtener el Grado de Maestro en Sistemas de Información
Presenta:
Raúl Alberto Toledo Piñón
Chihuahua, Chih., noviembre de 2012
Universidad Autónoma de Chihuahua
Facultad de Contaduría y Administración Secretaría de Investigación y Posgrado
ii
El que suscribe, Asesor del curso Opción Grado Maestría, Dra. María del Carmen Gutiérrez Diez, hace CONSTAR que el presente Trabajo de Investigación, denominado: Análisis de Metodologías para la Implementación de un ERP de Software Libre Elaborado por los pasantes de la Maestría en Sistemas de Información:
Raúl Alberto Toledo Piñón
Reúne los términos exigidos por el Reglamento General de Estudios de Posgrado y por el Reglamento Interior de la Facultad de Contaduría y Administración, por lo que se aprueba como requisito para la tramitación del examen de grado correspondiente. Se extiende la presente a los veintitrés días del mes de noviembre del dos mil doce.
DRA. MARIA DEL CARMEN GUTIERREZ DIEZ ASESOR
REVISOR Dra. Alma Lilia Sapién Aguilar
REVISOR Dra. Laura Cristina Piñon Howlet
Universidad Autónoma de Chihuahua
Facultad de Contaduría y Administración Secretaría de Investigación y Posgrado
iii
Dedicatoria
A mi familia, por todo ese apoyo brindado.
iv
Índice
Página
Introducción .......................................................................................................................... 6
Resumen de la Investigación ............................................................................................... 7
I. Justificación ....................................................................................................................... 9
II. Objetivos ......................................................................................................................... 10
A. General ........................................................................................................................................ 10
B. Específicos ................................................................................................................................ 10
III. Antecedentes ................................................................................................................. 11
IV. Marco teórico de referencia .......................................................................................... 12
Estrategia de implementación ERP .......................................................................................... 12
Metodología de implementación de software ERP .............................................................. 12
Administración de proyectos ..................................................................................................... 13
Trabajo en equipo ......................................................................................................................... 13
Círculos de Control de Calidad ............................................................................................. 13
Team Building ............................................................................................................................ 14
Equipos de Choque .................................................................................................................. 14
Equipos Multidisciplinarios .................................................................................................... 14
El modelo biológico y sistémico ........................................................................................... 15
V. Marco conceptual ........................................................................................................... 16
Estrategia ........................................................................................................................................ 16
Metodología .................................................................................................................................... 16
Software Libre ................................................................................................................................ 17
Definición de ERP ......................................................................................................................... 17
VI. Estado de arte ................................................................................................................ 19
VII. Problema eje ................................................................................................................. 22
VIII. Hipótesis ...................................................................................................................... 23
A. Central ......................................................................................................................................... 23
B. Específicas ................................................................................................................................. 23
IX. Delimitación del problema ............................................................................................ 24
Naturaleza: ...................................................................................................................................... 25
Tipo de investigación: .................................................................................................................. 25
Forma: .............................................................................................................................................. 25
v
Modo: ................................................................................................................................................ 25
Métodos de investigación: .......................................................................................................... 25
Técnicas de investigación: ......................................................................................................... 25
Técnicas auxiliares: ...................................................................................................................... 26
Universo: ......................................................................................................................................... 26
Población: ....................................................................................................................................... 26
1. Sistemas ERP .................................................................................................................. 27
1.1 ERP ............................................................................................................................................. 27
1.2 Historia de los sistemas ERP .............................................................................................. 29
1.3 ERP de Software libre ............................................................................................................ 31
1.4 Ventajas de un Sistema ERP de Software Libre ............................................................. 33
1.5 Implementación de ERP ........................................................................................................ 36
2 Análisis de Metodologías de Implementación ............................................................... 38
2.1 Total Solution .......................................................................................................................... 38
2.2 Fast Track Plan ........................................................................................................................ 40
2.3 ASAP .......................................................................................................................................... 42
2.4 Oracle AIM ................................................................................................................................ 44
2.5 Microsoft Dynamics Sure Step ........................................................................................... 46
2.6 Easy On Boarding .................................................................................................................. 47
2.7 OpenERP ................................................................................................................................... 49
2.8 OpenBravo Implementation Framework ........................................................................... 51
3 Análisis de Resultados .................................................................................................... 53
4 Conclusiones ................................................................................................................... 54
5 Recomendaciones ........................................................................................................... 57
Bibliografía .......................................................................................................................... 58
vi
Índice de figuras Página
Figura 1: Historia de los ERP .................................................................................... 30
Figura 2: Metodología “Total Solution” ...................................................................... 39
Figura 3: Metodología “Fast Track” Plan ................................................................... 40
Figura 4: Metodología ASAP ..................................................................................... 42
Figura 5: Metodología Oracle AIM ............................................................................. 45
Figura 6: Metodología Sure Step ............................................................................... 46
Figura 7: Metodología Easy On Boarding ................................................................. 48
Figura 8: Metodologia OpenERP ............................................................................... 50
Figura 9: OpenBravo Implementation Framework ..................................................... 51
Figura 10: Cuadro Comparativo ................................................................................ 53
6
Introducción
A lo largo de los últimos años se ha sido testigos de cómo las empresas sin importar
el giro buscan en todo momento mejorar su desempeño con el fin de crear
competitividad así como de liderar sus respectivos mercados. Las compañías, tanto
empresas locales o familiares así como aquellas multinacionales siguen confiadas en
que el uso de sistemas de información resulta en mejoras a sus procesos así como
ahorros. En la actualidad existe una amplia gama de sistemas de información
destinados a cubrir las diversas necesidades y requerimientos de las compañías, sin
embargo, hoy por hoy las compañías buscan utilizar sistemas ERP con el fin de
alinear sus diferentes procesos hacia los mismo objetivos, los objetivos de la
compañía.
El uso de sistemas ERP va más allá de llevar un simple control de inventarios ya que
estos sistemas son capaces de alinear a la compañía con sus clientes y
proveedores, con el fin de fortalecer la cadena de suministros, y con ello, generar
grandes cantidades de ahorros así como de agilizar y hacer más eficientes sus
procesos y procedimientos.
Dada la importancia y el auge de estos sistemas, es importante conocer y analizar la
manera y la importancia de implementar este tipo de sistemas. Por lo tanto se debe
prestar atención a las marcas y participantes líderes en el mercado de venta y
consultoría de ERP y conocer un poco sus métodos al implementar estos sistemas.
Por otra lado, también nace la necesidad de investigar acerca de los sistemas ERP
de software libre, los cuales es un tanto difícil poder establecer alguna método
general al momento de implementar este tipo de sistemas ya que debido a su
naturaleza de software libre, es muy difícil o hasta imposible alinear a todos los
usuarios y desarrolladores de estos sistemas con el fin de establecer un método, de
hecho, el intentar hacer algo como esto podría llevar a romper los principios del
software libre, simplemente no se podría.
7
Resumen de la Investigación
Hoy en día, las tecnologías de información marcan la diferencia entre compañías
competidoras. La tendencia del mercado es producir más, reduciendo los costos lo más
posible sin perder la capacidad de reaccionar ante las cambiantes necesidades y
requerimientos tanto de los clientes internos como externos. Es por esto que la
flexibilidad, adaptabilidad y la reducción de costos son las principales razón por las que
las compañías adoptan los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) de
software libre. El objetivo de la presente investigación es identificar y analizar las
diferentes metodologías de implementación de sistemas de ERP, ya sea de software de
propietario, software libre o de casas consultoras especializadas en ERP, y finalmente
identificar la metodología que mejor se adapte a cualquier sistema de ERP de software
libre. Primero, se establece la importancia de los sistemas de ERP y el por qué es
importante contar con la apropiada metodología para su implementación. Se presenta el
concepto detrás de los sistemas de ERP y cómo es que estos sistemas han evolucionado
y cobrado cada vez mayor importancia para las organizaciones al incorporar todas las
funciones de negocio bajo un sistema único. A través de una extensa investigación
bibliográfica se identifican los sistemas de ERP más importantes del mercado, sin
importar si se trata de software libre o no, y junto con ellos las metodologías de
implementación propuestas por sus fabricantes y casas consultoras. Las metodologías
identificadas fueron Total Solution, Fast Track Plan, ASAP, Oracle AIM, Microsoft
Dynamics Sure Step, Easy on Boarding, OpenERP y OpenBravo Implementation
Framework. También, se identificaron las principales características necesarias para la
exitosa implementación de un sistema ERP. Así finalmente se analizaron las
metodologías identificadas y se compararon entre sí, con la finalidad de identificar la
metodología que más se acercara a cumplir con las principales características para una
implementación exitosa. Llegando a la conclusión de que ninguna de las metodologías
seleccionadas cumple con todas las características. Finalizando con una metodología
propuesta que cumple con los criterios de una implementación exitosa de un sistema
ERP.
Palabras clave: ERP, software libre, metodologías de implementación.
8
Abstract
Today, information technologies make the difference between competing companies.
The market trend is to produce more, reduce costs as much as possible without
losing the ability to react to changing needs and requirements of both internal and
external customers. That is why flexibility, adaptability and cost reduction are the
main reason why companies adopt open source enterprise resource planning (ERP)
systems. The objective of this research is to identify and analyze the different
methodologies for implementing ERP systems, whether proprietary software, open
source software or specialized ERP consultants, and finally identify the methodology
best suited to any open source ERP system. First, it establishes the importance of
ERP systems and why it’s so important to have the appropriate implementation
methodology. It presents the concept behind ERP systems and how these systems
have evolved and become increasingly important for organizations to incorporate all
business functions under a single system. Through extensive literature research the
major ERP systems on the market are identified, regardless of whether it is open
source or not, and with them the implementation methodologies proposed by each
manufacturer and consulting houses. The identified methodologies were Total
Solution, Fast Track Plan, ASAP, Oracle AIM, Microsoft Dynamics Sure Step, Easy
on Boarding, OpenERP and Openbravo Implementation Framework. It also identifies
the main features required for a successful implementation of an ERP system. It then
analyzes the identified methodologies and compares then with each other, in order to
identify the methodology that is the closest to fulfilling the main features for successful
implementation. Coming to the conclusion that none of the selected methodologies
comply with all these features. Ending with a proposed methodology that meets the
criteria of a successful ERP system implementation.
Key words: ERP, open source, implementation methodologies.
9
I. Justificación
El uso de sistemas ERP ha aumentado en los últimos años, tal como lo describe la
compañía de consultoría “Computer Economics” en su estudio anual “Technology
Trends 2011/2012” publicado en el 2011, la tecnología en la cual las organizaciones
están invirtiendo sus recursos y que terminan por adoptar es en los sistemas ERP.
Esto nos lleva a pensar en la importancia que está tomando la implementación de
sistemas ERP, la cual puede resultar desgastante, ya que se requiere analizar un
sistema en uso, el cual ha sido diseñado para satisfacer los requerimientos
específicos de la organización y después ajustar el ERP a dicho sistema.
Sin embargo, como lo comenta la compañía consultora “Panorama Consulting
Solutions” en su estudio “2012 ERP Report” publicado en 2012, los costos y el
tiempo de implementación ha disminuido considerablemente en aquellas
implementaciones de ERP de vendedores como SAP, Oracle o Microsoft.
Pero el costo de adquirir o rentar el licenciamiento para este tipo de sistemas suele
ser costoso para la compañía interesada, por lo tanto, cada vez es más común ver
compañías que elijan Software Libre para este tipo de sistemas.
Sin embargo, elegir Software Libre conlleva a otro gran problema ya que este tipo de
Software por lo regular no cuenta con una compañía que los respalde al momento de
la implementación, ocasionando que el soporte y la documentación sea escaza o se
requiera de un experto para la implementación de éste.
Debido a la importancia y auge que han tomado tanto los sistemas ERP como el
Software Libre, es importante definir una metodología de implementación de
sistemas ERP de Software Libre que se pueda adaptar a las diferentes
organizaciones, así como también analizar las metodologías de implementación de
ERP existentes de las compañías líderes en el mercado actual.
10
II. Objetivos
A. General
Analizar Metodologías para la Implementación de un Sistema de Planificación de
Recursos Empresariales de Software Libre.
B. Específicos
I.- Identificar las Metodologías de implementación de Sistemas de Planificación de
Recursos Empresariales.
II.- Comparar las Metodologías de implementación de Sistemas de Planificación
de Recursos Empresariales y de Software Libre para establecer la más
conveniente para la Implementación de Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales basado en Software Libre.
11
III. Antecedentes
Cada empresa es un mundo distinto con necesidades distintas, aun cuando las
lógicas de funcionamiento sean muy parecidas, siempre habrá diferencias, es por
esto que un ERP, debe al menos ser capaz de ser flexible frente a las necesidades
particulares de la empresa a la cual le presta su servicio.
La gran mayoría de los fracasos en la implementación de un sistema ERP se deben
a implantaciones mal planteadas. Un implementador de ERP debe preguntar a los
clientes qué quiere que haga la aplicación y adaptar el ERP a las necesidades reales
del negocio.
Los proyectos ERP que fallan suelen descuidar algunos de los pilares fundamentales
de la gestión del proyecto como puede ser la gestión del cambio, la asignación de
recursos, la formación, la gestión del riesgo, el involucramiento de la dirección o la
interlocución entre implantador y cliente (Romani, 2012).
Una implementación de ERP flexible ofrece procesos adaptables que soportan
estrategias de diversificación y aseguran la pronta respuesta ante las volubles
necesidades de los negocios. Las soluciones ERP de Software Libre ofrecen esta
flexibilidad, además de reducir los costos de implementación en comparación con un
software de propietario y esto las vuelve las más populares y son cada vez más
solicitadas (Gianni, 2009).
Existen metodologías para implementación de ERP basados en Software Libre, sin
embargo, por la misma naturaleza de estos sistemas, la veracidad y responsabilidad
de estas publicaciones caen en los usuarios que contribuyen a la construcción de
dichos sistemas, de tal manera, que no existen metodologías avaladas por las
marcas o por los usuarios en general. En estos casos, las casas consultoras y los
usuarios definen sus propias metodologías en base a sus experiencias.
12
IV. Marco teórico de referencia
La presente investigación se enfoca en evaluar las siguientes características en la
implementación de un sistema ERP basado en software libre.
Estrategia de implementación ERP
La implementación de un sistema de planificación de recursos es extremadamente
variable y depende de una gran diversidad de factores entre los que se pueden
destacar: la cantidad de sectores involucrados, el número de puestos laborales y el
volumen de trabajo (Riegner, 2011).
Existen tres corolarios para la implementación de cualquier sistema de información y
un sistema de ERP no es la excepción:
Los sistemas de información son parte de la infraestructura de una compañía,
y por lo tanto son estratégicos para su éxito y supervivencia.
Los sistemas de información existen para dar soporte a las funciones de
negocio e incrementar la productividad, y no al contrario.
Aprender de los éxitos y fracasos de otros y no procurar no reinventar la
rueda (Ligus, 2004).
Existen ya dos estrategias de implementación del ERP que han probado ser
exitosas, estas son: Big Bang y Step by Step. En la primera, se reemplaza a los
sistemas de una compañía en una sola operación. En la segunda, se implanta el
software por etapas (Rashmi, 2006).
Metodología de implementación de software ERP
La mayoría de los vendedores en la industria del software han desarrollado sus
propias metodologías (para sus propios productos). En adición a esto, compañías
consultoras han desarrolla metodologías alternas para dichos productos.
13
Los vendedores de software utilizan las metodologías como herramientas de
mercadeo con el fin de disminuir o eliminar los miedos y dudas referentes a la
migración de un sistema por parte de sus clientes. Sin embargo, las metodologías de
implementación de ERP son más que eso, ya que estás provienen de la experiencia
de anteriores implementaciones a lo largo de diferentes generaciones (Leon, 2008).
Administración de proyectos
La administración de proyectos es la planificación, calendarización, y control de las
actividades necesarias para lograr los objetivos de un proyecto. Los más importantes
objetivos que se deben ser logrados son los de desempeño, costos y tiempos,
mientras que simultáneamente se controla o mantiene el alcance del proyecto en los
niveles adecuados (Lewis, 1995).
Trabajo en equipo
El trabajo en equipo cobra una gran importancia en la actualidad, el mundo es cada
vez más complejo, por lo cual el trabajo es equipo es una necesidad fundamental
para poder desempeñar cualquier proyecto.
Cassares define cinco tipos diferentes de trabajo en equipo: Círculos de control de
calidad, Team Building, Equipos de Choque, Equipos Multidisciplinarios y El modelo
biológico y sistémico.
Círculos de Control de Calidad
Estos pequeños grupos son entrenados en el manejo de técnicas de creatividad, de
priorización de problemas, en medición estadística, en análisis de problemas y
trabajo en equipo.
14
Los círculos de calidad vinieron a demostrar que la participación de todos en el
compromiso de la producción y de los servicios redunda en una mayor productividad,
en mayor innovación y motivación.
La productividad se define en función de la utilización de todo el talento disponible. El
poder y el liderazgo se comparte en todos los niveles, y la forma común de trabajar
es en equipo, en constante dialogo, en una generación permanente de ideas de
mejora, de nuevos proyectos y de una adaptación continua al medio competitivo a
través de todas las células de la organización.
Team Building
Es un método de trabajo en grupo el cual concibe a las organizaciones como un
sistema compuesto por equipos de trabajo y no como un conjunto de individuos. La
dirección general está integrada estructural y dinámicamente a cada una de las
direcciones que reportan. Estas a su vez se integral con los equipos del siguiente
nivel gerencial y así sucesivamente.
Equipos de Choque
Los equipos de choque son equipos que se forman en función de un problema
específico, que no puede ser resuelto rápidamente en las circunstancias normales de
trabajo. Este método de trabajo en equipo se utiliza para generar en un tiempo
relativamente corto un nuevo proyecto o producto.
Equipos Multidisciplinarios
A medida que se inician y multiplican los equipos en una organización, se aprende
que existen límites a la solución de problemas dentro del mismo grupo. Es necesario
pasar a resolver problemas entre áreas o conjuntamente con los proveedores o con
15
los clientes. El origen del nombre indica que se trata de un grupo compuesto por
personas de diversas especialidades.
El modelo biológico y sistémico
Las organizaciones son sistemas humano-administrativos que interactúan entre sí
para lograr resultados de producción o servicios.
La organización es un organismo vivo interactuante, compuesto de células
interdependientes en donde el objetivo de estudio es la organización como un ente
con identidad y destino. En otras palabras, la organización está formada por diversos
equipos interactuantes. La célula básica de la organización es el equipo. (Casares,
1995).
16
V. Marco conceptual
A continuación se describen los conceptos requeridos para la presente investigación.
Estrategia
La palabra Estrategia procede del término griego “strategos” que significa dirigir un
ejército. En el fondo, las empresas actuales se consideran como ejércitos que luchan
con otros en busca de mantener o ganar clientes.
La estrategia militar aporto nuevos enfoques en el campo empresarial. La estrategia
militar se relacionaba con la creación de un plan global para establecer una posición
favorable mediante el despliegue de una seria de recursos (Carrion, 2007).
La estrategia es un plan, es una especie de curso de acción conscientemente
determinado, una guía para abordar una situación específica. De acuerdo con esta
definición, las estrategias tienen dos características esenciales: se elaboran antes de
las acciones en las que se aplicara y se desarrollan de manera consciente y con un
propósito determinado (Mintzberg, Brian, Voyer, 1997).
Por lo tanto, para esta investigación, definiremos Estrategia como el plan global que
se elabora antes de las acciones y con un propósito determinado.
Metodología
La metodología es el estudio crítico del método. Método es una sucesión de pasos
ligados entre sí por un propósito (Pardinas, 2005).
Una metodología es una hoja de ruta (roadmap) que lleva a la implementación hacia
el éxito. El propósito de una metodología es entregar una implementación en tiempo
y forma acorde a las especificaciones y al presupuesto (Rashmi, 2006).
17
En base a estas dos definiciones, para los objetivos de esta investigación
definiremos Metodología como el conjunto de pasos a seguir para una
implementación.
Software Libre
Se define software libre a todo aquel software que cumpla las siguientes
características (Golden, 2005):
Disponibilidad del código
El código del software libre está disponible para sus usuarios, lo que significa que
este se puede descargar y modificar por el usuario. Esto difiere totalmente del
software propietario y comercial el cual es distribuido en formato binario con el fin de
asegurar que el código no sea modificado por nadie más que sus propios creadores.
De igual manera las licencias de software libre son menos restrictivas en términos a
como el software puede ser utilizado. Esto no significa que no existan condiciones de
uso bajo este tipo de licenciamiento, sin embargo, el software libre usualmente
permite a las organizaciones hacer uso de este software de cualquier manera que se
requiera.
Software sin precio
El software libre es distribuido sin costo, ya que debido a que el código está abierto
no hay manera de controlar la distribución de este. A menudo se suele confundir el
software libre con el freeware, sin embargo a pesar de que el freeware es distribuido
sin cargos, este no permite el acceso y la modificación al código.
Definición de ERP
Un sistema de planeación de recursos empresariales (ERP, Enterpise Resource
Planning) es un término que se emplea para describir un sistema de información
18
organizacional (empresarial) integrado. El ERP es un software que ayuda al flujo de
información entre las áreas funcionales de la organización (Kendall, 2005).
19
VI. Estado de arte
A continuación se describen algunas investigaciones recientes relacionadas con la
implementación de sistemas ERP de Software Libre.
En el estudio “Un estudio exploratorio sobre los factores críticos de éxito en la
implantación de sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) en
Venezuela” realizado por Leopoldo Colmenares y publicado en el año 2005 en la
revista JISTEM (Journal of Information Systems and Technology Managment)
destaca que las empresas que participaron en el estudio utilizaron la metodología de
implementación del proveedor, por ejemplo en el caso de la implementación de SAP
se utilizó la metodología ASAP. La investigación concluye entre otras cosas con la
importancia de emplear una metodología de implementación así como de efectuar
una rigorosa planeación de esta (Colmenares, 2005).
Por su parte Zfairopoulos, Pagourtzi, Litsa y Akounis en su investigación “Installing
an ERP System with a methodology based on the principles of goal directed project
management” publicada en JISTEM en el año 2009, proponen una metodología de
implementación de ERP basada en la metodología de administración de proyectos
GDPM (Goal Directed Project Management). Su propuesta a diferencia de las
metodologías de los fabricantes abarca actividades como roles y responsabilidades
del personal involucrado así como el manejo de riesgos.
Como resultado de los trabajos de investigación y actividades de el “World Congress
of Engineering and Computer Science 2011”, R. Addo-Tenkorang y P. Helo en su
publicación “Enterprise Resource Planning (ERP): A review literatura report” hacen
un análisis acerca de trabajos publicados entre el año 2005 y el 2010 con el tema
referente a los ERP. Después de analizar un total de 154 artículos de 49
publicaciones concluyen entre otras cosas que a menudo la implementación de ERP
es el proyecto más grande que las compañías realizan en su historia, y por lo tanto
todo lo relacionado a la implementación de ERP ha llegado a ser una verdadera
20
preocupación para la industria a tal grado que la mayoría de los artículos (54%)
hablan o se refieren a este tema. Muchos de estos artículos comparten las
experiencias de implementación de algunas compañías con el fin de explicar porque
la implementación de ERP es difícil y los requerimientos para que esta sea exitosa,
así como los diferentes planes, estrategias, enfoques y comparaciones entre
diferentes implementaciones.
Además concluyen que, uno de los temas más populares de los artículos publicados
acerca de implementación de ERP es identificar los factores críticos del éxito, sin
embargo después de analizar estas publicaciones se encontraron muchas
inconsistencias debido a que los investigadores describen muchas diferencies entre
los factores críticos del éxito definidos por los autores.
Respecto a los sistemas ERP de Software libre, Fernando Dos Santos e Idalberto
Aparecido describen en su investigación teórica “A theorical analysis of key points
when choosing Open source ERP systems” acerca de las ventajas de utilizar
sistemas ERP basados en Software libre. Las principales ventajas descritas en su
investigación son que, estos sistemas ofrecen una mejor capacidad para adaptarse a
la compañía, se reduce la dependencia hacia el proveedor del sistema y la reducción
de costos. Además concluyen que es viable le elección de estos tipos de sistemas
ERP debido a su bajo costo de implementación y licenciamiento, sin embargo, dan
énfasis a que el proceso de implementación debe de ser rápido y de bajo costo para
lograr el éxito.
Existe una gran variedad de Software Libre en diversas categorías como lo son
sistemas operativos, aplicaciones de escritorio, ERP, etc. Debido a esto y a la misma
naturaleza del Software libre no existen metodologías que se apliquen a cualquier
compañía u caso, por lo tanto las investigaciones referentes a las implementaciones
de Software libre por lo general concluyen en propuestas de implementación o
descripciones de metodologías empleadas en base a experiencias anteriores.
21
Por ejemplo el caso de la investigación “Definición de Metodología para la
Implementación de Software Libre y Open Source en la Universidad Politécnica
Salesiana Sede Cuenca”, en la cual Janneth Morocho y Oscar Mayancela proponen
una metodología de implementación exclusivamente para la Universidad Politécnica
Salesiana de Ecuador, esta propuesta de metodología se basa en la combinación del
estándar internacional para la evaluación de la calidad de Software: ISO IEC 9126 y
en el modelo para la mejora de procesos: CMMI. Así como esta investigación,
existen muchas en las cuales las propuestas de metodologías de implementación
están muy limitadas a ciertos casos u organizaciones.
22
VII. Problema eje
¿Existe una Metodología de Implementación de sistemas ERP de Software Libre que
pueda aplicarse en cualquier empresa?
¿Se puede proponer una Metodología de Implementación de sistemas de Software
libre que pueda aplicarse a cualquier empresa?
23
VIII. Hipótesis
A. Central
Existe una metodología generalizada para Implementar un sistema de
Planificación de Recursos Empresariales de Software Libre.
B. Específicas
1. Las metodologías de implementación de sistemas de ERP existentes son
ASAP, Oracle AIM y Microsoft Sure Step.
2. Existe una Metodología de implementación de sistemas ERP de Software
Libre que pueda aplicarse a cualquier empresa.
24
IX. Delimitación del problema
La presente investigación se limitara a analizar metodologías de implementación
para ERP de las marcas líderes en el mercado así como las metodologías de
sistemas de información de Software Libre que estén respaldas por grupos de
usuarios extensos o establecidos.
Existen diversas metodologías de selección, evaluación y desarrollo de ERP; esta
investigación se concentrara en metodologías de implementación.
La presente investigación se realizara en la ciudad de Chihuahua Chih. México
durante el mes de noviembre del 2012.
25
X. Criterios metodológicos
A continuación se describen los criterios metodológicos de la presente investigación.
Naturaleza:
La presente investigación es de carácter cualitativo, ya que se pretende establecer
las cualidades que tienen las metodologías actuales para la implementación de un
sistema de Planificación de Recursos Empresariales de Software Libre
La investigación tendrá un carácter descriptivo, debido a que se pretende establecer
si existe una metodología general para la implementación de un sistema de
Planificación de Recursos Empresariales de Software Libre.
Tipo de investigación:
El objetivo de la presente investigación es analizar las diferentes metodologías de
implementación de ERP con el fin de identificar las diferencias y semejanzas, por lo
tanto esta investigación es de tipo Comparativa.
Forma:
Descriptiva. Se describen y analizan las diferentes metodologías de implementación
investigadas.
Modo:
Documental, ya que en la presente investigación se analizó información escrita
acerca del tema de estudio.
Métodos de investigación:
El método de investigación empleado será Bibliográfica Documental.
Técnicas de investigación:
La técnica a emplear en esta investigación es la investigación documental.
26
Técnicas auxiliares:
Elaboración de Tablas en Microsoft Word para la evaluación y análisis de las
metodologías investigadas.
Universo:
Debido a que la investigación es de carácter no probabilístico, y el universo de
metodologías de implementación depende de cada empresa de software encargada
de su implementación, no es posible establecer un número exacto de las
metodologías existentes.
Población:
La población de estudio serán empresas de Software de implementación de sistemas
de Planificación de Recursos Empresariales de Software Libre.
27
1. Sistemas ERP
A continuación se detallaran los elementos requeridos acerca de ERP para la
presente investigación.
1.1 ERP
Un sistema de ERP es un producto integral que pretende administrar la mayoría de
las operaciones de una compañía. Lo que distingue a un sistema ERP es la
integración de funciones para crear un sistema único y unificado, en vez de un grupo
de aplicaciones aisladas independientes (Alshawi, Themistocleous y Almadani,
2004).
Se trata de un paquete de software integrado, de múltiples módulos, que están
diseñados para das servicio y soporte a múltiples funciones de negocio y considera
esas funciones de negocio como un todo coherente, permitiendo que los datos se
compartan entre diferentes departamentos. Este enfoque permite a los negocios y a
las organizaciones mejorar la productividad y calidad, y mantener su competitividad.
Las funciones típicas incluyen sistemas tales como contabilidad, recursos humanos,
procesamiento de órdenes de clientes, compras, finanzas, administración de
inventarios, operaciones o manufactura, distribución, planeación, servicio al cliente,
etc.
Un sistema ERP integra las principales actividades de negocio de una compañía
Esta integración mejora la coordinación entre diferentes entidades, flujos de trabajo y
procesos, y juega un papel primordial el mejorar la productividad y el servicio al
cliente, y por lo tanto, brinda una mayor satisfacción al cliente. También ayuda en la
identificación de necesidades de los clientes, identificar prospectos y mejorar las
ofertas y mercadeo de la compañía. Los sistemas ERP también ayudan a mejorar la
visibilidad de las operaciones de una organización y por lo tanto juegan un papel muy
importante en la toma de decisiones administrativas al proveer información apropiada
28
y en tiempo real, contribuyendo a mejorar la calidad de los productos, y mejora la
administración de costos de inventarios al perfeccionar los pronostico y la planeación
de inventarios.
Sin embargo, aun cuando solo se trata de un paquete de software, un sistema ERP
encarna formas preestablecidas de realizar las labores de una empresa. Existen
estudios que demuestran como un sistema ERP no es solo un paquete de software
que se acopla a las operaciones de una empresa, sino una infraestructura
organizacional que afecta la forma de trabajar de las personas e impone su propia
logia en las estrategias y cultura de una organización (Shehab et al., 2004).
Una de las partes más importantes de un sistema ERP es la base de datos central.
Esta base de datos se utiliza para almacenar la información de los diversos módulos.
Dichos módulos producen información desde diferentes departamentos dentro de la
organización, y por lo tanto, vuelven a la integración el aspecto más importante de un
sistema ERP. Con gran frecuencia, las compañías utilizan solo algunas de las
características o módulos de un sistema ERP y crean interfaces entre dichos
módulos y sus propias aplicaciones o módulos de otros vendedores. Un sistema de
ERP es un paquete de software que implica un alto grado de estandarización, y por
lo tanto se altera o modifica para satisfacer las necesidades específicas de cada
compañía
Las principales compañías que proveen software ERP de propietario son SAP,
Oracle, Sage y Microsoft. Los sistemas ERP que tradicionalmente solo eran
utilizados por grandes compañías se están adentrando poco a poco hacia las
pequeñas y medianas empresas, quienes, por lo general, encuentran complicado
obtener los recursos o presupuesto para adquirir un sistema ERP de propietario.
Las licencias de Servidores para software ERP son por lo general muy costosas. Los
sistemas ERP conllevan también altos costos de implementación e instalación. El
software libre ofrece una alternativa muy llamativa en este aspecto. Los sistemas de
29
ERP de software libre ofrecen una curva de adopción muy accesible y costeable. Las
compañías pueden descargar el sistema sin ningún costo, probarlo y evaluarlo;
Reducen los costos de licenciamiento; Ofrecen una flexibilidad que es muy difícil de
encontrar en el software ERP de propietario que por lo general es muy genérico e
inflexible, requiriendo de un mucho trabajo de personalización para cada
implementación.
1.2 Historia de los sistemas ERP
Los sistemas de ERP son una evolución de los sistemas de Planificación de recursos
de producción, MRP (Manufacturing Resources Planning) los cuales de enfocaban
en la planeación de las actividades de empresas de manufactura. Antes del año
1960, el principal enfoque de los sistemas era el control de inventario basado en los
conceptos básicos de inventario (Metaxiotis, Psarras, y Ergazakis, 2003).
Durante los años 1960, se vivió la aparición de las primeras computadoras y los
primeros MRP. La planificación de requisitos de materiales (MRP -I) fue una de las
primeras aplicaciones para dichos negocios (Orlicky, 1975).
El software MRP soportaba la creación y mantenimiento de datos maestros de
materiales y facturas de materiales a través de todos los productos y partes en una o
más plantas de manufactura (Metaxiotis, Psarras, y Ergazakis, 2003).
Durante la década de 1970 nacieron algunos de los grandes vendedores de software
como SAP, J.D. Edwards y Oracle con su reconocido Lenguaje de consulta
estructurado (SQL).
A partir de 1980 se vio la necesidad de integrar el resto de los recursos de las
organizaciones de manufactura, y por lo tanto se dio la evolución del concepto
planificación de recursos de manufactura (MRP-II).
30
No fue hasta la década de 1990 que se vio un rápido incremento los sistemas ERP
con un enfoque de integración de los procesos de negocio dentro y a través de las
funciones de negocio. Los sistemas MRP-II se expandieron para incluir áreas como
ingeniería, finanzas, recursos humanos, administración de proyectos, desarrollo de
productos y procesos de producción. Fue entonces cuando el término ERP
(Planificación de recursos empresariales) fue acuñado. ERP es una mescla entre los
sistemas MRP-II y las tecnologías cliente-servidor. ERP abarca una mayor parte de
la cadena de suministros que MRP II al incluir planificación y calendarización de los
recursos de los proveedores basados en el calendario y demandas de los clientes.
ERP obtuvo una gran popularidad al iniciar el año 1994 cuando SAP lanzó su
software de siguiente generación de nombre R/3. En los siguientes años, grandes
cantidades de dinero fueron invertidas en los sistemas de ERP desarrollados por
SAP y sus competidores como Oracle, Baan y J.D. Edwards. Se puede afirmar que
los sistemas ERP alcanzaron su madurez a mediados de la década de 1990.
Figura 1: Historia de los ERP
(Shehab, 2004)
El alcance de los sistemas se ha extendido para incluir funciones de soporte como
administración de órdenes, administración financiera, almacenamiento, producción
distribuida, control de calidad, administración de bienes y administración de recursos
humanos.
31
Además, en los años más recientes se han incluido funciones frontales tales como la
fuerza de ventas y automatización de mercadeo y comercio electrónico (Shehab et
al., 2004).
1.3 ERP de Software libre
En la actualidad, el Software Libre compite a la par con el Software propietario
tradicional, ofreciendo favorables soluciones para usuarios con reducidos
presupuestos. Este tipo de software es gratuito y por lo regular solo algunos servicios
agregados como la instalación, personalización entrenamiento y soporte conllevan un
costo cargado por algún consultor o compañía especializada (Schatz, 2011).
El uso libre de este tipo de Software recae en sus tipos de licenciamientos.
Todas las licencias del software describen los derechos del autor para controlar la
manera en que dicho software será distribuido. El software es una identidad bajo
derechos reservados que expresa la propiedad intelectual y por lo tanto, disfruta de
la protección legal de las leyes de derechos de autor. Así como las leyes de
derechos de autor son a menudo utilizadas para restringir el uso de un producto,
estas leyes pueden ser utilizadas para permitir la gratuita distribución también. Cada
software es distribuido bajo algún tipo de licencia el cual controla la manera en que
este software puede ser utilizado.
Las licencias de software libre difieren significativamente de las licencias del software
comercial. El licenciamiento comercial restringe el uso del software lo más posible
con el fin de incrementar las posibilidades de vender más licencias. En contraste, el
licenciamiento del software libre está diseñado con el fin de permitir su libre uso, solo
con pocas restricciones.
Partiendo del modo de licenciamiento, podemos categorizar al software libre de la
siguiente manera:
32
1) Software de Dominio Publico
“Dominio Público” es un término legal y significa de manera precisa sin
“copyright”, por lo tanto este Software es aquel que no está protegido con
derechos de autor (copyright).
2) Software Protegido con Copyleft
El software protegido bajo este término es aquel cuyos términos de
distribución no permiten a los redistribuidores agregar ninguna restricción
adicional cuando estos redistribuyen o modifican el software. Esto significa
que cada copia del software, aun si ha sido modificado, debe de continuar
siendo libre.
El copyleft usa la ley del copyright pero a la inversa: en lugar de ser un medio
de privatizar el software, se trasforma en un medio de mantener libre el
software. La idea central del copyleft es dar a cualquiera el permiso (en
términos legales) para ejecutar, copiar, modificar y redistribuir versiones de
software, pero no se dé el permiso para agregar restricciones propias. De esta
manera, las libertades cruciales que definen el software libre quedan
garantizadas para cualquiera que tenga una copia.
3) Software libre No protegido con Copyleft
El software libre no protegido con copyleft es aquel en el cual el autor da la
autorización para redistribuir y modificar el Software así como para añadirle
restricciones adicionales.
Sin un software es libre pero no protegido con copyleft, entonces algunas
copias o versiones modificadas pueden no ser libres completamente.
33
4) Software bajo licenciamiento GPL (GNU)
La GPL (General Public License, Licencia Publica General) es la licencia más
popular y conocida en el mundo del software libre, su autoría corresponde a la
Free Software Fundation (Fundación del Software Libre, promotora del
proyecto GNU) y en un principio fue creada para ser la licencia de todo
software generado por esta organización.
A este tipo de licencia también se le conoce como GNU ya que es la utilizada
por el grupo GNU para la liberación de sus proyectos.
5) Software bajo Licencias tipo BSD
La licencia BSD (Berkeley Software Distribution) tiene su origen en la
publicación de versiones del sistema operativo UNIX realizadas por la
universidad californiana de Berkley en Estado Unidos. La única obligación que
existe es la de dar crédito a los autores, de igual manera permite el uso y la
redistribución del software. Este tipo de licencias nacen del hecho de que el
software publicado bajo esta licencia era software generado en universidades
con proyectos de investigación financiados por el gobierno de los Estado
Unidos. Las universidades prescindían de la comercialización del software
creado ya que asumían que ya había sido pagado previamente por el gobierno
y por lo tanto con los impuestos de todos los contribuyentes, por lo que cual
empresa o particular podría utilizar el software sin restricciones (Golden,
2005).
1.4 Ventajas de un Sistema ERP de Software Libre
Con un sistema ERP de software libre se obtienen ahorros en cuanto a costos de
licenciamiento. Sin embargo, estos ahorros se pueden ser despreciables cuando se
toman en cuenta los costos de integración y mantenimiento (Valyi, 2008).
34
Valyi (2008) argumenta que los costos de un sistema ERP de software libre se
vuelven aparentes desde el principio de los procesos de integración, mientras que los
vendedores de software de licencia son buenos al ocultar dichos costos a largo
plazo. Muchas compañías que eligen implementar software ERP de licencia han
experimentado costos adicionales al paso el tiempo y el costo total de la
implementación fácilmente duplica el costo original. Según un estudio realizado por el
grupo Standish en el 2000 analizando las implementaciones de software ERP de
propietario, el 28% de las implementaciones respetaban el presupuesto, los tiempos
y satisfacían las necesidades de la empresa, el 49% se consideraban un fracaso en
cuanto a presupuesto, tiempo y funcionalidad, y el 23% fueron abandonadas entes
de terminar la implementación. Además de la ventaja en cuanto a costos, el software
libre de ERP ofrece una cobertura mayor de las necesidades de negocio gracias a la
capacidad de escalamiento. Algunas de las ventajas más notorias de un software
libre de ERP son: (Valyi, 2008)
Flexibilidad: Con un sistema ERP de software libre, se pone a disposición el
propio código fuente y por lo tanto es más fácil crear interfaces e integrarlo
con otros sistemas. Aun mas, la personalización a integración con sistemas
previamente existentes se vuelve una tarea más sencilla para la empresa, ya
sea que lo realice de forma interna o contratando personal externo debido a la
disponibilidad de recursos y documentación en Internet. Por otro lado, los
vendedores de software ERP de propietario tienen la tendencia a incluir un
menor número de estándares, ya que esto puede resultar costoso. Por lo
tanto, utilizan sus propios protocolos que no son válidos fuera de los límites
del propio vendedor.
Calidad: Valyi (2008) indica que los sistemas ERP de software libre se
distinguen por tener una mayor calidad en el nivel técnico. Esta calidad
superior puede ser el resultado del compromiso de los vendedores de
software libre de ERP tienen hacia los retos técnicos.
Disponibilidad de adaptación al ambiente empresarial: Para el software ERP
de propietario es responsabilidad del cliente adaptar sus procesos de negocio
35
al sistema en cuestión, esto se justifica por la premisa de que su
implementación está realizada con el mejor conocimiento en el dominio y que
se han implementado las mejores prácticas en sus productos. Los sistemas
ERP de software libre ofrecen al cliente la posibilidad de adaptar el sistema a
su ambiente y prácticas empresariales.
Modelo de infraestructura que se adapta a las Pymes: Los sistemas ERP de
propietario tienen altos costos de modelo de infraestructura por lo que son
difíciles de adaptarse a la realidad económica de las Pymes. Además, a nivel
técnico, los sistemas ERP de propietario conllevan altos costos de integración.
Sin costos ocultos: muchos de los vendedores de sistemas ERP de propietario
se aproximan a sus clientes con paquetes con costos aceptables pero
finalmente resultan ser muy limitados, principalmente en el número de
usuarios. Una vez que una organización adopta un software ERP de
propietario se puede encontrar atrapado en una costosa batalla para escalar el
sistema o para incrementar el número de usuarios de ERP
Posibilidad de desarrollo específico: los vendedores de software ERP de
propietario mantienen el control sobre los ensamblados de los módulos
funcionales que requiere la organización de sus clientes. Si un cliente desea
realizar un desarrollo específico para su sistema, será difícil garantizar que
dicho desarrollo será compatible con el sistema.
Independencia del vendedor: Al adoptar un sistema ERP de software libre, el
cliente no se encuentra a merced del vendedor. El soporte para el producto es
provisto por la comunidad y el cliente tiene una gran posición para ejercer una
presión proactiva sobre el vendedor.
Libertad de actualización: una organización que elige adoptar un sistema ERP
de software libre puede elegir actualizarlo cuando lo desee. Pueden realizar la
actualización ellos mismos o al mejor precio disponible al enviar diversas
solicitudes de presupuesto a compañías rivales y elegir la mejor opción al
final.
36
1.5 Implementación de ERP
Por lo regular el ERP es un sistema personalizado que en lugar de que se desarrolle
de manera interna se compra a alguna compañía, una vez realizada la compra este
producto se personaliza de acuerdo a los requerimientos de la organización que lo
adquirió. Es común que el fabricante requiera un compromiso por parte de la
organización, como usuarios especializados o capacitación de los analistas (Kendall,
2005).
Implementar un ERP suele traer grandes beneficios a la organización, sin embargo
también trae consigo grandes dificultades. Trae beneficios dado que la mayoría de
los sistemas ERP son diseñados en base a experiencias y buenas prácticas
resultando en mejoras a la productividad y el desempeño. Los nuevos procesos de
negocios van orientados a la cadena de suministros y al servicio al cliente. Debido a
la integración de la información, la consistencia de datos se da de manera natural
eliminando la necesidad de sincronizar datos entre diferentes aplicaciones. Además
el ERP facilita la comunicación entre los diferentes departamentos de la
organización.
Por otro lado, implementar un ERP suele ser un proceso largo, y durante el proceso
de implementación el desempeño laboral del día a día suele verse mermado debido
a los recursos necesarios para ambas actividades. En ocasiones existe resistencia
del Staff al diseñar nuevos procesos de negocios. La personalización del sistema
ERP por lo regular es limitada así como difícil y costosa ya que el sistema tiende a
ser rígido e inflexible si una función o actividad no es cubierta por el mismo ERP
(Schatz, Egri y Saucer, 2011).
La implantación de un ERP es un proyecto muy ambicioso para cualquier empresa,
significa involucrarse en la totalidad de los procesos de la empresa, y en muchas
ocasiones va a con llevar un rediseño de procesos y el mismo flujo de la información.
37
Es por ello que la implementación de un ERP es un factor que no se puede dejar al
azar.
Como definen Díaz Alecxys, Ruiz María Elena y Gonzales Juan Carlos en la Revista
de Investigación de Sistemas e Informática de la Universidad Nacional Mayor de San
Marcos, las principales características de un desarrollo de implementación son:
Definir las fronteras y los alcances del sistema: para poder hacer que toda
la implementación gire en torno a estos límites previamente definidos.
Flexibilidad: Dentro de la estrategia de la organización es importante que
está defina claramente el mayor alcance del sistema de acuerdo a las
características de la empresa para maximizar el aprovechamiento del
sistema ERP que le permita crear nuevas ventajas competitivas y
mantener las ventajas competitivas obtenidas.
Alcance de la aplicación: La implantación del nuevo sistema ERP debe
ofrecer una única solución que abarque todas las áreas de la organización.
Infraestructura tecnológica: En la mayoría de las organizaciones, la
implantación del ERP requiere reemplazar y/o optimizar la infraestructura
existente.
Cambios en los procesos organizacionales: La implementación del ERP
implica un cambio masivo en los procesos de trabajo y en los flujos de la
información. Por naturaleza, introducir cambios es un proceso
políticamente difícil que puede mostrar la resistencia de grupos o personas
conservadoras.
Intensidad de la relación con el proveedor del sistema. El éxito del proyecto
depende plenamente de que existe una buena relación con el proveedor y
del tamaño del sistema que se está implantando.
Involucramiento de los usuarios: El involucramiento de los usuarios finales
y los desarrolladores es muy importante, además el grado de habilidades
de los usuarios es un factor clave para el éxito del sistema.
38
2 Análisis de Metodologías de Implementación
La mayoría de los vendedores en la industria del software han desarrollado sus
propias metodologías (para sus propios productos). En adición a esto, compañías
consultoras han desarrolla metodologías alternas para dichos productos.
Los vendedores de software utilizan las metodologías como herramientas de
marketing con el fin de disminuir o eliminar los miedos y dudas referentes a la
migración de un sistema por parte de sus clientes. Sin embargo, las metodologías de
implementación de ERP son más que eso, ya que estás provienen de la experiencia
de anteriores implementaciones a lo largo de diferentes generaciones.
A continuación se describen algunas metodologías de implementación de sistemas
ERP. Como se mencionó anteriormente, algunas de estas metodologías son
propiedad de los mismos fabricantes del sistema, otras son propiedad de casa
compañías consultoras.
2.1 Total Solution
Como menciona Leon la empresa Ernst & Young LLP ha desarrollado un enfoque de
reingeniería llamado “Total Solution” (Solución Total), este enfoque se basa en 5
componentes:
1) Proposición de valor
Este componente construye el caso de negocio (Business Case). La clave de éxito
antes de que cada proceso pueda iniciar es asegurarse que estos tengan sentido
para el negocio. Las siguientes preguntas deben ser respondidas antes de que cada
proceso inicie:
¿Está justificada la inversión en tecnología?
¿Hace sentido con los objetivos de la compañía?
39
¿La gerencia comprende los cambios, y además los apoya?
¿Cuál es el esquema para la toma de decisiones?
¿Cuáles metas serán los medibles en el desarrollo del proyecto?
¿Durante el proceso, se entrega valor hacia la compañía?
Figura 2: Metodología “Total Solution”
(Leon, 2008)
2) Verificación real
En esta fase se hace una revisión de la organización para el cambio. Siendo que
mucha gente se opondrá al cambio, es necesario estar anticipados. Por lo tanto las
siguientes preguntas deben de ser contestadas:
¿Está la organización lista para el cambio?
¿Existen planes escondidos?, ¿cómo serán manejados?
¿Están todos a bordo con el alcance y la naturaleza del cambio?
¿Cuál son las expectativas de la gerencia?
3) Enfoque de alineación
Aquí se describen las expectativas del cambio a corto y largo plazo. Los beneficios
tanto a corto como a largo plazo son la clave para el éxito de cualquier proyecto,
Inclusive, si algunas personas no están de acuerdo con el cambio, esto es fácil de
aceptar si el progreso es visible. En esta fase se realizan las siguientes tareas:
Evaluar las alternativas para proyecto de reingeniería.
Elaborar el mejor enfoque que facilite la implementación.
Comunicar los resultados esperados a la gerencia y mantener la comunicación
durante el progreso del proyecto, esto ayuda a que el proyecto esté en tiempo
y dentro del presupuesto.
40
4) Dimensión del éxito
La perfecta combinación de gente, experiencia, habilidades, métodos y
administración es esencial para el éxito del proyecto. El equipo responsable de la
implementación deberá ser conformado por personal con conocimientos en
administración de procesos y de cambios, así como de experiencia en la industria.
5) Entrega de valor
Este componente consiste en medir los resultados y celebrar el éxito. Un proyecto
que no demuestra resultados medibles a lo largo del proceso se irá a la deriva. La
gente perdería entusiasmo y las expectativas acerca de la nueva manera de trabajar
se convertirían en una promesa rota. Se debe de asegurar que cada proyecto
entregue “dividendos” de manera continua además de minimizar los riesgos (Leon,
2008).
2.2 Fast Track Plan
El grupo de consultoría Deloitte & Touche argumenta que su metodología Fast Track
Plan puede mejorar y acelerar la implementación de ERP sin importar que los
objetivos del negocio involucren reingeniería global, mejora de procesos o remplazo
de software. Las 5 fases del Fast Track Plan con sus respectivas actividades ayudan
a lograr una rápida y de gran calidad transformación del negocio.
Figura 3: Metodología “Fast Track” Plan
(Leon, 2008)
41
Esta metodología consiste en las siguientes etapas:
1) Alcance y Planeación.- Inicia la planeación del proyecto.
2) Visión y Metas.- Se identifican la visión y las metas.
3) Re-diseño.- Inicia el desarrollo y el diseño del software.
4) Configuración.- Se planea la integración.
5) Pruebas y Entrega.- El sistema es entregado.
Fast Track Plan está diseñado para reflejar e integrar las decisiones referentes al
rediseño del negocio, los cambios y el desempeño de la organización, así como el
entrenamiento, la integridad de procesos y sistemas además de la arquitectura
técnica.
Esta metodología identifica 5 áreas (grupos) como elementos individuales que serán
llevados a través de las 5 fases, dichas áreas son:
1.- Administración del Proyecto.- Incluye organización del proyecto, análisis de
riesgos, planeación, monitoreo, comunicación, manejo de presupuestos y control de
calidad.
2.- Arquitectura de los Sistemas de Información.- Incluye selección de Hardware y
equipo de Telecomunicaciones, instalaciones, operación, diseño de Software,
desarrollo e implementación.
3.- Integridad de Procesos y Sistemas.- Incluye auditorias de seguridad y control.
4.- Liderazgo de cambio.- Incluye diseño de la organización, políticas,
procedimientos, y medibles de desempeño.
5.- Entrenamiento y Documentación.- Incluye el diseño y el desarrollo del
entrenamiento para el equipo de trabajo, los usuarios y la gerencia (Leon, 2008).
42
2.3 ASAP
En 1996 la compañía de Software SAP presenta su metodología de implementación:
Accelerated SAP (SAP Acelerado, ASAP) con el objetivo de agilizar los proyectos de
implantación de SAP. ASAP estaba orientado a los nuevos clientes para que estos
utilizaran el conocimiento y la experiencia de SAP obtenida de miles de
implementaciones alrededor del mundo. Esta metodología es específicamente
orientada para pequeñas y medianas empresas que se encuentran en proceso de
adoptar SAP (Lau, 2005).
Figura 4: Metodología ASAP
(Lau, 2005)
Cada fase está compuesta por un grupo de paquetes de trabajo. Estos paquetes de
trabajo a su vez están compuestos de actividades, y cada actividad está compuesta
por un grupo de tareas.
Las fases de la metodología ASAP, también conocido como ASAP Roadmap, son:
1) Preparación del proyecto
El propósito de esta fase es definir una planeación y preparación inicial para el
proyecto SAP. Los pasos realizados en esta fase ayudaran a identificar y planear las
áreas de principal interés a considerar, así como objetivos, alcance, planeación y
definición del equipo de trabajo.
43
En esta fase se integra el equipo de trabajo y se establecen todos los estándares
gerenciales como lo son la frecuencia de las reuniones, los informes semanales,
informes mensuales, la documentación del proyecto, etc.
También se identifica un plan de comunicación que define de forma clara los
métodos y procesos globales de comunicación para compartir toda la información del
proyecto.
2) Plano empresarial (Blueprint)
El propósito de esta fase es entender los objetivos de la organización y determinar
los procesos requeridos para apoyar dichos objetivos. En general el objetivo de esta
fase es la creación de un plan empresarial, el cual es un documento a detalle de los
resultados obtenidos durante las jutas y reuniones en las que se revisaron los
requerimientos. Este documento permitirá al grupo de trabajo definir el alcance y solo
enfocarse en los proceso de SAP requeridos por la organización. El plano
empresarial consistirá de una vista grafica de la estructura de la organización así
como una versión preliminar de los procesos de negocio tanto en formato grafica
como escrita.
3) Realización
El propósito de esta fase es implementar los procesos requeridos en la fase anterior.
Los objetivos de esta fase son implementaciones finales en el sistema, pruebas
generales y la liberación del sistema en ambiente de producción (operación).
4) Preparación final
El propósito de esta fase es completar las pruebas finales, realizar el entrenamiento
a usuarios finales, administración del sistema y actividades de migración para
finalizar. La fase de preparación final también sirve para resolver todas las dudas.
Las pruebas finales del sistema consisten en:
Prueba de los procedimientos y programas de conversión.
44
Pruebas de volumen y carga.
Pruebas de aceptación final.
El paso final de esta fase es aprobar el sistema y verificar que la organización está
lista para ir al ambiente de producción e iniciar a trabajar con el sistema de manera
oficial.
5) Entrada en producción y soporte
El objetivo de esta fase es migrar del ambiente de pruebas a producción. Un grupo
dentro de la organización debe de ser preparado para atender problemas de los
usuarios finales y brindar soporte a las diferentes áreas involucradas en la migración.
Esta fase es utilizada también para monitorear transacciones y mejorar el
desempeño del sistema. Al finalizar esta etapa el proyecto de implementación será
completamente cerrado (Lau, 2005)
2.4 Oracle AIM
Esta metodología es similar a las metodologías tradicionales de administración de
proyectos de software.
1) Fase de Definición
Durante esta fase se planea el proyecto, se determina los objetivos de la
organización y se verifica la viabilidad del proyecto en el tiempo, recursos y
presupuestos acordados.
2) Fase de Análisis Operacional
En esta fase el equipo de implementación necesita comprender la operación de la
organización, analizarla a detalle y determinar los requerimientos de la organización
y las limitantes del sistema con el fin de identificar las diferencias entre estos.
45
Figura 5: Metodología Oracle AIM
(Rashmi, 2006)
AIM es una metodología basada en seis fases:
3) Fase del Diseño de la Solución
Utilizado para crear diseños de soluciones que cubran futuros requerimientos y
procesos basándose en los resultados de la fase de Análisis Operacional.
4) Fase de Construcción
Una vez aceptado el diseño, el sistema de software diseñado y probado es validado
en esta fase. Aquí suelen realizare los cambios requeridos en la fase de análisis que
no están contemplados en el paquete de software original.
5) Fase de Transición
Una vez que el sistema esta esté completamente configurado el resultado final es
implementa dentro de la organización y los usuarios finales son movidos hacia este
nuevo esquema.
46
6) Fase de Producción
Esta fase se lleva a cabo cuando la organización comienza a utilizar el ERP en el
ambiente de producción (Rashmi, 2006).
2.5 Microsoft Dynamics Sure Step
Desde su creación en 2007, los métodos de trabajo existentes se han ido
modificando y otras nuevas se han agregado generando una metodología que guie
durante el proceso de entrega de una solución. Sure Step no solo cubre la entrega,
sino la planeación de la solución así como el proceso de venta (Shankar, Bellefroid,
2011). Se basa en seis fases:
Figura 6: Metodología Sure Step
(Shankar, Bellefroid, 2011)
1) Diagnostico
Conocida como fase de pre-implementación con el fin de auxiliar al cliente en
determinar el tipo de solución que proveerá Microsoft Dynamics.
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2) Análisis
Esta es la primera fase de la implementación. Aquí se incluye la asignación
del líder del proyecto, el plan del proyecto, los requerimientos funcionales,
análisis de requerimientos y la junta de arranque del proyecto.
3) Diseño
Define como serán solucionados los requerimientos del negocio. Esta fase
incluye la configuración del sistema así como las modificaciones requeridas
para ajustar la solución a los requerimientos del cliente descubiertos en la fase
de análisis.
4) Desarrollo
Involucra las modificaciones de programación requeridas para solucionar los
requerimientos del usuario.
5) Implementación
En esta fase inicia la transición hacia la solución de Microsoft Dynamics. Esta
fase incluye actividades como entrenamiento, modificaciones, pruebas piloto y
la migración.
6) Operación
Esta fase consiste en la transición del proyecto por parte del grupo de
implementación al grupo de soporte. Una vez que la implementación es
terminada, el cliente asigna las actividades diarias de soporte a un grupo
(Donnelly, 2011).
2.6 Easy On Boarding
La compañía de Software QAD en base a implementaciones realizadas durante los
últimos años ha desarrollado la Metodología Easy On Boarding (EOB). A través de
su sitio de internet www.qad.com describe como EOB es una metodología diseñada
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para entregar de manera exitosa la solución deseada por el cliente en tiempo y
dentro del presupuesto.
Figura 7: Metodología Easy On Boarding
(QAD, s.f.)
Esta metodología intenta ser flexible y escalable con el fin de ser utilizada en
proyectos que requieren implementaciones rápidas, simples, de bajo costo, así como
aquellos que requieren el desarrollo de grandes modelos multisitio. Esta metodología
consiste de cuatro fases:
1) Planeación y Control
En la fase de planeación se especifica el entorno de trabajo para la
implementación, de tal manera que la terminar esta fase toda la documentación
del proyecto deberá de estar finalizada. Esto asegurara que todos los miembros
del equipo de implementación (así como los clientes) tengan amplio conocimiento
de que es lo que se está requiriendo, la estimación de los tiempos y quien será
responsable de cada una de las tareas.
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2) Diseño y configuración
En esta etapa el equipo de trabajo finaliza la definición de los procesos del
negocio, así como los roles y las responsabilidades. Los miembros del equipo de
trabajo son entrenados en el uso de QAD utilizando documentos y escenarios de
prueba, en los cuales, el cliente está de acuerdo en aportar datos de su compañía
para realizar dichas pruebas. En esta fase, el equipo de trabajo asegura que el
cliente entienda el proceso, este satisfecho con los escenarios de prueba y
comprenda como funciona las aplicaciones de QAD.
3) Pruebas y aceptación
En esta fase se probaran los procesos y los usuarios finales deberán de estar de
acuerdo con los escenarios de prueba. En esta fase se le da la oportunidad al
equipo de trabajo de probarse a sí mismos, a la gerencia y a los usuarios finales
que la solución de QAD cumple con los requerimientos de la compañía.
4) Implementación y Evolución
4.1) Implementación.- Consiste en finalizar los pasos de la implementación
hasta llevar el sistema al ambiente de producción. En esta fase se incluye el
entrenamiento a los usuarios finales así como asegurar que el sistema
funcione perfectamente en el ambiente de producción.
4.2) Evolución.- Consiste en proveer de soporte a todos los requerimientos y
problemas después de la migración al ambiente de producción así como
evaluar el funcionamiento para identificar futuros requerimientos (QAD, 2012).
2.7 OpenERP
Debido a su modularidad, la colaboración de desarrolladores en OpenERP ha sido
ampliamente integrada, permitiendo a cualquier compañía elegir entre la amplia lista
de funciones disponibles.
50
Figura 8: Metodología OpenERP
(OpenERP, s.f.)
Los elementos de la siguiente metodología se describen a través de diferentes fases:
1) Análisis de requerimientos y planeación
En esta etapa se define el equipo de trabajo, se definen los costos y beneficios
del proyecto y se preparan las siguientes fases de la implementación. En esta
fase se responden preguntas como: ¿qué se va a configurar?, ¿se adaptara el
software o se cambiara el método de trabajo?
2) Despliegue
En esta fase se busca tener la base de datos y el sistema OpenERP listos para
el ambiente de producción. Para esto se deberá de instalar OpenERP en el
servidor así como crear y configurar las bases de datos.
3) Entrenamiento
En esta fase se llevan a cabo 2 tipos de entrenamiento: Técnico y de usuarios. El
entrenamiento técnico va orientado a los administradores del sistema con el fin
de que estos sea capaces en un futuro de desarrollar, modificar y adaptar los
modules de OpenERP dentro de la organización. El entrenamiento de los
usuarios está orientado a que estos utilicen el sistema en ambiente de
producción lo más rápido posible.
4) Soporte y Mantenimiento
El objetivo de esta fase es asegurar que los usuarios obtengan la máxima
productividad en el uso del sistema respondiendo a sus preguntas. El
51
mantenimiento busca que el sistema continúe las funciones requeridas y que
este siempre disponible (OpenERP, s.f.)
2.8 OpenBravo Implementation Framework
Este esquema provee una guía escalable para los proyectos de implementación de
OpenBravo.
Figura 9: OpenBravo Implementation Framework
(OpenBravo s.f.).
La metodología de implementación de OpenBravo se basa en 5 etapas:
1) Preparación
Se define el equipo de trabajo, así como el detalle de la planificación, se realiza
la junta inicial (Kick-Off),
2) Definición
Las actividades de esta fase son: la extracción detallada de requerimientos, se
realiza el diseño funcional así como la estrategia de migración y la definición y
diseño de interfaces.
3) Prototipo Iterativo
En esta fase se realiza la parametrización y configuración del sistema, los
diseños técnicos de interfaces y desarrollos, así como las pruebas unitarias.
52
4) Preparación final
Se llevan a cabo las pruebas integradas, la migración de datos así como el
entrenamiento a los usuarios finales.
5) Arranque y soporte
En esta fase se pone en marcha el sistema en ambiente de producción, se
realizan los ajustes finales así como soporte y correcciones (OpenBravo, s.f.).
53
3 Análisis de Resultados
A continuación se muestra un cuadro comparativo con los resultados obtenidos de
esta investigación:
Figura 10: Cuadro Comparativo
Total Solution Fast Track Plan ASAP Oracle AIM
Microsoft
Dynamics Sure
Step
Easy On Boarding Openbravo OpenERP
Pasos / FasesProposición de
valor
Alcance y
Planeación
Preparación del
proyectoDefinición Diagnostico
Planeación y
controlPreparación
Analisis de
Requerimientos y
planeación
Verificación Real Visón y Metas Plano empresarialAnálisis
OperacionalAnálisis
Diseño y
configuraciónDefinición Despliegue
Enfoque de
AlineaciónRe-diseño Realización
Diseño de la
SoluciónDiseño
Pruebas y
aceptaciónPrototipo Iterativo Entrenamiento
Dimensión del éxito Configuración Preparación Final Construcción DesarrolloImplementación y
EvoluciónPreparación Final
Soporte y
mantenimiento
Entrega de valor Pruebas y Entrega
Entrada en
Producción y
Soporte
Transición Implementación Arranque y Soporte
Producción Operación
Orientación -------- --------
Pequeñas Y
Medianas
Empresas
-------- --------
proyectos que
requieren
implementaciones
rápidas, simples,
de bajo costo
Pequeñas Y
Medianas
Empresas
--------
Considera la
resistencia al
cambio
Si No Si No No No Si No
Tipo de Trabajo en
Equipo
Grupos
Multidisciplinarios--------
Equipos de
Choque-------- -------- Team Bulding -------- --------
Definir las
fronteras y los
alcances del
sistema
No No Si Si Si Si Si Si
Flexibilidad Si Si No No No No No No
Alcance de la
aplicaciónSi Si Si Si Si Si Si Si
Infraestructura
tecnológicaNo Si No No No No No No
Cambios en los
procesos
organizacionales
No Si Si No No No No Si
Intensidad de la
relación con el
proveedor del
sistema
No Si Si Si Si Si Si Si
Involucramiento de
los usuariosNo Si Si Si Si Si Si Si
Metodologías
Aspectos
54
4 Conclusiones
A continuación se describen los resultados de la investigación realizada en los
capítulos anteriores.
Buscando identificar las metodologías de implementación de Sistemas de
Planificación de Recursos Empresariales se encontró que las metodologías
comerciales como ASAP, Oracle AIM y Microsoft Sure Step, se encuentran
enfocadas a la implementación de sus productos correspondientes. Así también, la
metodología Easy On Boarding, OpenERP y OpenBravo Implementation Framework
también se encuentran enfocadas para sus productos específicos, resaltando el
hecho que dos de estas metodologías son para productos de software libre.
Existen también metodologías de implementación de Sistemas ERP que no
consideran el producto a implementar sino que generalizan los pasos necesarios
para lograr una implementación exitosa, como son Total Solution y Fast Track.
Una vez identificadas dichas metodologías se realizó una comparación de las
Metodologías de implementación de Sistemas de Planificación de Recursos
Empresariales y de Software Libre para establecer la más conveniente para la
Implementación de Sistema de Planificación de Recursos Empresariales basado en
Software Libre.
A pesar de las similitudes entre estas metodologías, existen diferencias importantes
que son capaces de inclinar la balanza a favor de una metodología. Sin embargo, la
metodología ASAP, cubre la mayoría de las principales características para una
implementación exitosa de un sistema ERP.
Analizando las Metodologías para la Implementación de un Sistema de Planificación
de Recursos Empresariales de Software Libre encontramos que no existe una
metodología generalizada para Implementar un sistema de Planificación de Recursos
55
Empresariales de Software Libre que cumpla con todas las características para una
implementación exitosa de un sistema ERP. Por lo tanto se propone la siguiente
metodología:
1. Planeación y Análisis
En esta etapa y a lo largo de la metodología se deberá conformar un grupo de
trabajo multidisciplinario, conformado en una parte por personal de la empresa, así
como por parte de la compañía que vaya a implementar el sistema ERP de Software
Libre.
En esta se deberán cubrir los siguientes puntos:
Delimitación del sistema: se establecerán las fronteras y alcances propios del
sistema.
Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA): con
este paso se pretende comenzar a eliminar la resistencia al cambio por parte
de los directivos, al mostrarle las bondades que tiene implementar un sistema
ERP.
Análisis de requerimientos tecnológicos: se debe establecer si la empresa
cuenta con la infraestructura tecnológica adecuada para soportar un sistema
ERP, en caso de que sea insuficiente se harán las recomendaciones
correspondientes para que se cumplan con los requerimientos.
2. Integración y Reingeniería de procesos
Esta etapa busca eliminar los vicios que se encuentren dentro de la operación de la
empresa, debido al contar con un sistema integral como lo es un ERP, se deben
ajustar los procedimientos para mejorar el desempeño de la empresa.
56
Así mismo se pretende eliminar fronteras entre departamentos al integrarlos a un
sistema global dentro de la empresa, el cual proveerá una solución para todas las
áreas de la empresa.
3. Realización
Esta etapa tiene como objetivo:
La implementación de los procesos establecidos en las etapas anteriores en
un ambiente de prueba.
Comenzar a involucrar a los usuarios en el manejo del ERP, haciendo
mención en los beneficios directos que tendrán.
Evaluar el desempeño del flujo del sistema.
4. Capacitación y Pruebas Finales
En esta etapa se capacitara se integrara en dos partes:
Capacitación formal al personal: se dotara capacitación al personal que
empleara el ERP, así mismo como al personal que brindara el soporte técnico.
Pruebas finales del sistema: (Volumen y carga, aceptación)
Además se determinara si la empresa esta prepara para pasar el sistema a
producción
5. Migración y Control
Se realizara la migración de los diversos sistemas con que cuente la empresa al ERP
y se pasara de un ambiente de pruebas a producción. Así mismo se realizaran
mediciones de control para medir el desempeño del ERP.
57
5 Recomendaciones
Debido al corto periodo de tiempo para realizar la presente investigación, la principal
recomendación es validar la metodología propuesta, esto es, realizar una
implementación de algún sistema de ERP de Software libre con dicha metodología
con el fin de observar si el resultado de dicha implementación es exitoso o no.
Además, esta investigación fue basada específicamente en metodologías, haciendo
a un lado las estrategias de implementación y la administración de proyectos, sin
embargo dada la importancia y cercanía de estos términos con las implementaciones
de ERP, sería de gran importancia investigar acerca de ellos.
Como última recomendación es la búsqueda de más metodologías con el fin de que
las conclusiones obtenidas de esta investigación sean las correctas.
58
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