Análisis de Sistema de Información Actual del Colegio Paraíso
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Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
Facultad de Ciencias de la Administración
Maestría en Administración Financiera
Teoría General de Sistemas
Ensayo:
“Análisis del Sistema de Información Actual
En el Colegio Paraíso”
Por: Reyes de Jesús López Martínez
Carnet: 4029-99-5524
Huehuetenango, julio de 2,012
1
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo sirve como estudio y análisis del sistema de
información actual que esta implementado en el Colegio Paraíso, de la ciudad
de Huehuetenango; es de gran valor conocer el procedimiento y los medios de
información que se tienen en nuestro alrededor, para obtener una información
eficiente que sirva de apoyo para la toma de decisiones en los niveles
superiores de la administración.
En la práctica es necesario contar con un sistema tecnológico, para el
manejo eficiente y oportuno de la información, por lo que se requiere del equipo
adecuado y del personal idóneo para obtener buenos resultados y la
información esté disponible cuando los directivos deseen tomar decisiones en
una organización.
Es de gran importancia tener el conocimiento adecuado sobre los
conceptos relacionados a los sistemas de información, debido a lo anterior, al
inicio del documento se tiene un análisis de varios puntos de vista, de algunos
autores; seguidamente se tiene un análisis del sistema actual que utiliza el
Colegio Paraíso, de la ciudad de Huehuetenango; luego un análisis del
hardware y de las características del equipo tecnológico que se utiliza para el
manejo de la información, y para finalizar un análisis de las características que
debe tener la información útil que se presenta al usuario final del sistema, para
que realice las decisiones correctas y oportunas para el desarrollo y
conveniencia de la organización.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN ACTUAL
EN EL COLEGIO PARAÍSO
Con la globalización1 y el desarrollo tecnológico, hoy en día las
organizaciones individuales y jurídicas, se ven en la necesidad de contar con
sistemas eficientes para el manejo de la información, razón por la cual, se debe
comprender el concepto de sistema de información, para ello, se detallan a
continuación algunas definiciones.
Un sistema de información se puede definir desde el punto de vista
técnico como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o
recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la
toma de decisiones y el control en una organización (Laudon & Laudon, 2,008).
Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios de
comunicación que ayudan a las personas a manejar la información que tiene
en una organización, para que los trabajadores, administradores o directivos
puedan llevar un control y tener una base al momento de tomar decisiones.
Por su parte, basándose en la Teoría General de Sistemas (TGS) o
enfoque sistémico, un sistema de información (SI) empresarial es un conjunto
de recursos técnicos, humanos y económicos, interrelacionados
dinámicamente, y organizados en torno al objetivo de satisfacer las
necesidades de información de una organización empresarial para la gestión y
la correcta adopción de decisiones (De Pablos Heredero, López Hermoso
Agius, Romo Romero, & Medina Salgado, 2,011).
En la anterior definición se tienen varios elementos fundamentales que
forman un sistema de información empresarial actual, los cuales se analizan a
continuación: la información, que abarca todo lo que el sistema recibe,
almacena, procesa y distribuye; las personas, son quienes introducen y
utilizan la información en el sistema; los equipos, que sirven para manejar la
1 Tendencia de los mercados y de las empresas a extenderse, alcanzando una dimensión mundial que
sobrepasa las fronteras nacionales.
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información y comunicarse con los usuarios, es decir el hardware, software y
las redes de comunicación; por último se tienen las normas o técnicas de
trabajo, que son necesarios para el desarrollo de las actividades.
Algunas empresas llevan un proceso por medio del cual generan un
sistema de información cada vez más capaz de satisfacer sus necesidades de
información, es por ello, que no existe un sistema específico para cada
empresa, sino que son cambiantes o dinámicos, pues cambian conforme a la
cantidad de información y al tamaño de la empresa.
El Colegio Paraíso, es una institución que ofrece a la población de
Huehuetenango los servicios educativos de preprimaria y primaria, debido al
crecimiento de estudiantes y de la demanda de sus servicios, el colegio se ha
visto en la necesidad de hacer uso de los medios tecnológicos actuales para
llevar un control de la información. En donde, esta institución cuenta con un
equipo de computación portátil, el cual le sirve para introducir, procesar,
almacenar y distribuir información a los diferentes usuarios.
El sistema de cobros de colegiatura es por medio de uno de los bancos
del sistema, el cual se encarga de recibir el dinero de los clientes o estudiantes
y abonarlo a la cuenta monetaria del colegio; por lo que se hace necesario un
intercambio de información entre ambos, para llevar el control de los ingresos y
la disponibilidad de la cuenta; así también para el control de la información se
hace uso del correo electrónico, en donde el banco le traslada al colegio
información de los nombres de los estudiantes y la cantidad que pagan a diario,
en un archivo de Excel, el cual es revisado con los estados de cuenta y los
Boucher de los alumnos, para el manejo de la contabilidad.
Con respecto a los egresos se lleva el control en una hoja de Excel de los
pagos en efectivo y con cheques, para el pago de salarios por ejemplo, se
manejan también los libros auxiliares correspondientes, como lo son las
planillas de sueldos, y se realiza por medio de un Banco del sistema, al cual se
le indica el listado de maestros y la cantidad que se debe depositar en sus
respectivas cuentas, para evitar cualquier problema con el pago de cheques
por los salarios.
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Los sistemas de información producen información que se emplea en la
toma de decisiones, tal como se puede analizar en los párrafos anteriores, los
directivos o dueños del colegio pueden tomar sus decisiones para gastar o
invertir sus recursos en base a los ingresos, por ejemplo. Un sistema de
información gerencial también puede contribuir a unificar algunas de las
funciones de información computarizadas de una empresa, a pesar de que no
existe como una estructura individual en ninguna parte de está (E. Kendall & E.
Kendall, 2,005).
Aunque, no sólo en la información financiera se tiene un sistema, sino
también, un sistema para la información de los estudiantes; en este caso se
maneja también en hojas de Excel, la información correspondiente a los
listados de alumnos inscritos por grado, en la cual se recaba la información
básica de cada uno de ellos, así mismo, al momento de realizar la inscripción
se requieren ciertos documentos personales e información importante, tales
como: partida de nacimiento extendida por el Registro Nacional de las
Personas, identificación del encargado, dirección, teléfono, entre otras.
Como también, se cuenta con un libro de asistencia de los alumnos, y de
un control de las calificaciones que se lleva en los cuadros personales de los
maestros en donde recopilan las calificaciones de los cursos detalladamente,
para después trasladarlos a secretaria quienes la procesan y almacenan para
después trasladarla a los usuarios, que en este caso vienen a ser los
encargados y los alumnos, los maestros, y el Ministerio de Educación en su
caso.
Como se puede observar los sistemas de información se han vuelto
esenciales para ayudar a las organizaciones a enfrentar los cambios de la
globalización. Proveen a las empresas de herramientas de comunicación y
hacen posible que las empresas adopten estructuras más sencillas, más
descentralizadas y acuerdos más flexibles entre los empleados y la
administración para beneficiarse en el uso de la información en el momento
oportuno, lo cual se traduce en optimización y beneficios para la organización.
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También, es importante realizar un análisis del hardware que se utiliza en
la institución para el procesamiento de la información, en donde se mencionó
anteriormente que el colegio utiliza un equipo de computación portátil con las
siguientes características. Computadora Laptop, marca DELL, pantalla de 12
pulgadas, modelo Inspiron 1420, procesador Intel® Core™2 Duo CPU T5450,
memoria (RAM) de 1 gigabyte, tipo de sistema operativo de 32 bits.
La laptop cuenta con un disco duro de 160 gigabytes, el cual esta
particionado en dos partes: una en donde se encuentra instalado el sistema
operativo o software y otro de recovery o recuperación de la información en
caso de pérdida de ella por cualquier peligro se puede recuperar cierta
información del sistema. El sistema operativo instalado es Microsoft® Windows
Vista TM Home Basic, la versión del sistema es 6.0.6002 Service Pack 2
Compilación 6002. Así mismo, se cuenta con una impresora marca Canon
Pixma iP1800, y con un módem de internet.
Las organizaciones dependen de información de alta calidad para
desarrollar planes estratégicos, para identificar problemas y para interactuar
con otras organizaciones. La información es de alta calidad cuando reúne las
características que la hacen útil para estas tareas. Las características de la
información útil caen dentro de tres amplias categorías: tiempo, contenido, y
forma (L. Daft & Marcic, 2,006).
Para que la información que llega a los usuarios sea realmente útil y
eficiente debe ser información de alta calidad, como se indica en el párrafo
anterior, en donde se mencionan ciertas características que la información
debe tener para que sea clasificada como una información útil; las cuales se
aplican y desarrollan en el ejemplo del colegio. En los diferentes sistemas de
información, se tienen diferentes usuarios que hacen uso de ella en diferente
tiempo, unos tienen la información anual, otros por bimestre, mensual,
semanal, o diario.
Para analizar los cobros de colegiatura por ejemplo, se realizan reportes a
diario por medio de correo electrónico, estados del movimiento de cuenta
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mensual, para que el usuario final, en este caso el propietario o el
administrador, pueda tener la información a tiempo. En otro caso, en las
calificaciones, es importante que se tenga un detalle con claridad de las
calificaciones que integran cada curso del estudiante, en donde se mida el
desempeño y conocimiento en cada área, y poder entregar al usuario final, es
decir a los encargados y al Ministerio de Educación, cuando corresponda las
calificaciones a tiempo.
Como se puede observar, es importante que la información proporcionada
a los usuarios finales cumpla con los caracteres de la información de alta
calidad que se mencionaron anteriormente y que me permito ampliar.
El tiempo, se refiere a que la información debe proporcionarse a los
usuarios y estar disponible cuando sea necesaria, además, la información debe
ser actualizada o relacionada con el período de tiempo a que se requiera, como
puede ser pasada, presente o futura.
El contenido, se refiere a que la información para que sea catalogada útil
debe ser exacta, es decir, libre de errores; se debe adaptar a las necesidades
de los usuarios; debe ser completa, concisa y relevante, es decir, que no se
deben tomar en cuenta los datos innecesarios.
Y por último, la forma de la información se refiere a que debe
proporcionarse en términos sencillos de entender para el usuario, ser detallada,
en orden, y presentable, muchas veces las gráficas expresan mejor la
información que con una explicación en forma verbal o escrita, aunque es
mejor hacer una combinación de ambas.
Muchas veces se dan los casos en que se da información a un
compañero de trabajo u otra persona y no nos firman de enterado o de
recibido, entonces, por resguardo o respaldo de la entrega de la información,
es conveniente y recomendable entregar cualquier información con una
constancia de recibido o de enterado la que debe especificar el nombre y firma
de la persona que recibe, el cargo o sello, la fecha y la hora de recibido.
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CONCLUSIÓN
Los sistemas de información son un conjunto de componentes o medios
que utilizan las personas para ingresar o almacenar datos, los cuales se
procesan hasta convertirse en información terminada, o información útil y
significativa para la toma de decisiones de los usuarios finales; quienes deben
tener en cuenta las características de una información útil, tales como el
tiempo, el contenido y la forma de la información; al momento de analizar y
tomar decisiones que pueden afectar el desarrollo de la organización. Para
finalizar se concluye que en este mundo globalizado, los sistemas de
información son cambiantes y que se adaptan a las necesidades de la
organización, como también, abarcan los recursos o medios físicos, humanos,
y tecnológicos.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
De Pablos Heredero, C., López Hermoso Agius, J. J., Romo Romero, S. M., &
Medina Salgado, S. (2,011). Organización y transformación de los
sistemas de información en la empresa. Madrid: ESIC.
E. Kendall, K., & E. Kendall, J. (2,005). Análisis y diseño de sistemas. México:
Pearson Educación.
L. Daft, R., & Marcic, D. (2,006). Introducción a la Administración. México:
Cengage Learning.
Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2,008). Sistemas de información gerencial:
Administración de la empresa digital. México: Pearson Educación.