REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMÓN RODRÍGUEZ

NÚCLEO BOLÍVAR – ESTADO BOLÍVAR

ANALISIS DEL PROCESO DE CONTROL DE GASTOS OPERATIVOS EN LA FUNDACION DEL NIÑO BOLÍVAR

AUTORAS: GONZALEZ, GREY V.

MONTANA, NORAIMA.TUTOR:INGº. CAROLINA DE CABRERA

Ciudad Bolívar, Marzo del 2006

CAPITULO I

EL PROBLEMA

En este capítulo se abordan los aspectos referidos con el problema,

objetivos, justificación y limitaciones del estudio.

1.1. Planteamiento del Problema.

En la actualidad el Intercambio comercial en la economía mundial ha

llevado a las empresas a la búsqueda de soluciones que permitan aumentar

la rentabilidad de sus operaciones, en este mismo orden, las empresas del

Estado, Instituciones y organismos gubernamentales y no gubernamentales

han presentado problemáticas vinculadas con la necesidad de reducir sus

gastos operativos para poder continuar funcionando.

Por lo que como medida económica imperante la Gerencia

Administrativa actual en el campo financiero esta orientada al control de los

gastos para poder evitar egresos innecesarios que comprometan el capital

de la misma.

Específicamente en la institución de carácter estadal, se ejecutan

procedimientos de registros meticulosos de los gastos por concepto de

seguridad social, provisión de bienes y servicios públicos (como educación y

sanidad), y el pago de intereses y amortización de la deuda publica.

Todo ello abocado a que los ingresos no excedan a los gastos, para

evitar de esta manera el déficit presupuestario que se produce cuando el

gasto público supera a los ingresos.

Por lo que en lo referente a la administración pública, el exceso de

gastos se han convertido en un serio problema para las instituciones, este

hecho comienza a evidenciarse en la Segunda Guerra Mundial ya que desde

entonces y hasta nuestros días los gobiernos de los países industrializados

han tenido déficit por exceso de gastos casi todos los años. En las últimas

décadas muchos países latinoamericanos han encontrado serias dificultades

para confeccionar o controlar sus gastos incurriendo en un alto precio de sus

deudas externas.

En el Contexto Venezolano, poseemos una tradición histórica de

déficit presupuestario que han ocasionado cierres de importantes

instituciones y organismos por el exceso de gastos y la imposibilidad del

Estado de continuar manteniéndolas.

Así mismo, las instituciones que anteriormente poseían subsidios del

Estado y que operaban en el contexto educativo, cultural o de salud, han

sufrido considerables reducciones de los mismos, aumentando la carencia de

servicios y obras sociales.

En este sentido, durante la época moderna, dada la complejidad del

mundo competitivo de las instituciones se hace cada vez más necesario el

empleo de métodos de control de gastos, que permitan establecer metas,

planes y controles de actividades en todos los niveles de una organización,

así como constatar sobre la marcha si se lleva una óptima orientación de

hacia tales metas o si se han experimentado desviaciones, para así tomar las

decisiones pertinentes y ejecutar a tiempo los aportes debidos.

En este contexto, la Dirección de Administración y Finanzas juega un

papel muy importante y protagónico, en el sentido que éstas no podrían

sobrevivir si se limitara a comparar resultados presentes con el pasado, de

ser así, se plantearían graves errores y se perdería de vista numerosos

factores esenciales que gravitan alrededor de los gastos de la empresa.

Específicamente la Fundación del Niño Bolívar, es una organización

pública sin fines de lucro, creada en el año 1966, que ofrece atención al niño

y adolescente para contribuir a su desarrollo integral y garantizar el

cumplimiento pleno y efectivo de los derechos que le brinda la Ley Orgánica

para la Protección del Niño y del Adolescente con un personal comprometido

y apoyado para su acción en la LOPNA, la Fundación atiende en sus

programas a una población permanente estimada de 7.000.000 de niños y

adolescentes en el área metropolitana y 921.294 niños y jóvenes a través de

su red de servicios a nivel nacional.

Actualmente la institución presenta una severa problemática vinculada

con el hecho de la carencia de control de los gastos operativos, así como los

continuos retardos por concepto de trámites burocráticos para encausar la

canalización de órdenes de compras por concepto de enseres de oficina,

transporte, viáticos y refrigerios, órdenes de servicios, requisiciones,

cancelación de compromisos erigidos con los empleados, demoras en la

emisión de cheques por conceptos de pagos y prestaciones sociales

situación que ocasiona un clima laboral poco productivo, además de

comprometer la gestión gerencial de la administración entrante la cual esta

orientada a la calidad. En este sentido, conviene formularse las siguientes

interrogantes:

– ¿El personal administrativo de la Fundación del niño Bolívar posee

conocimiento de los tipos de gastos operativos que presenta la

institución?

– ¿Cuáles son los procedimientos administrativos realizados para el

control de gastos operativos en la Fundación del Niño Bolívar?

¿Con que periocidad se realizan gastos operativos en la Fundación

del Niño Bolívar?

– ¿Se pueden eliminar, omitir o fusionar trámites con la finalidad de

canalizar la velocidad de respuesta a los pagos por concepto de

gastos operativos?

¿Cuáles son las fortalezas y debilidades del Proceso de Control de

Gastos Operativos en la Fundación del Niño Bolívar?

En este sentido, buscando dar respuesta a las interrogantes

formuladas se plantea la presente investigación orientada a Efectuar un

Análisis del Proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundación del

Niño Bolívar.

1.2. Objetivos de la Investigación.

1.2.1. General

Efectuar un Análisis del Proceso de Control de Gastos Operativos en

la Fundación del Niño Bolívar.

1.2.2. Objetivos Específicos

– Identificar los tipos de gastos operativos que presenta la Fundación

del Niño Bolívar.

Establecer los procedimientos administrativos realizados para el

control de gastos operativos en la Fundación del Niño Bolívar.

Determinar la periocidad de los gastos operativos que presenta la

Fundación del Niño Bolívar.

Indicar las fortalezas y debilidades del Proceso de Control de Gastos

Operativos en la Fundación del Niño Bolívar.

1.3. Justificación de la Investigación.

El manejo de los gastos es uno de los procesos más relevantes de la

administración y refleja de manera directa la capacidad operativa y gerencial

de las instituciones del Estado.

En consecuencia, el desarrollo de la investigación encuentra plena

justificación en el desarrollo de un conjunto de recomendaciones, a través de

las cuales se espera optimizar el control de gastos operativos en la

Fundación del Niño Bolívar.

Por otra parte, el estudio posee un valor teórico metodológico por

cuanto permitirá en primer término establecer fundamentos teóricos

conceptuales para la comprensión de la clasificación de los gastos operativos

en la Fundación del Niño Bolívar.

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

En este capítulo se abordan los antecedentes de la investigación,

bases teóricas, legales y definición de términos básicos.

2.1. Antecedentes de la Investigación.

Como antecedentes de la investigación, se citarán algunos estudios

realizados por distintos autores y que se relacionan con el tema abordado.

En primer término antecede el estudio realizado por Esparragoza E.

(2000),quien diseñó un Manual de Control de Gastos Operativos para el

Departamento de Distribución de la Empresa Plumrose Latinoamericana,

Sucursal Ciudad Bolívar, llegando a la conclusión que: El control

Administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades

reales se ajusten a las actividades proyectadas; además, el control sirve a

los gerentes para monitorear la eficacia de sus actividades de planificación,

organización, dirección y por ende la distribución de los gastos. Indicando

además que el control Administrativo permite detectar a tiempo las posibles

desviaciones que puedan surgir de la planificación de los objetivos

propuestos. Mediante este proceso se pueden ajustar los gastos de acuerdo

a lo presupuestado y adoptar las medidas correctivas necesarias.

2.2. Bases Teóricas.

Las bases teóricas de la investigación se relacionan con los aspectos

referidos a las finanzas, gastos y costos.

Las Finanzas en las Organizaciones.

Las unidades económicas de producción y consumo tienen determinados

objetivos. Para alcanzarlos se necesita realizar ciertos gastos y así obtener

los medios (humanos y materiales) necesarios para lograr tales fines. Ahora

bien, para solventar los gastos es necesario disponer de recursos. Este

razonamiento anterior resulta también de aplicación para el estado. Valbuena

(2002) sostiene que:

La secuencia ingresos-gastos esta relacionada con los cumplimiento de los fines por parte de aquel (defensa, justicia, etc.) y tiene a su vez, consecuencias económicas (impacto en la economía). Las finanzas públicas se ocupan del proceso mencionado. (p.87)

La palabra finanzas llega de las voz griega, “finos”, la cual pasa al

latín, “finis”, que significa fin. En un principio se aplico como fin de los

negocios públicos; pero luego surgió el término finanzas lo cual implicaba

otros elementos esenciales como los recursos o ingresos.

Las finanzas públicas (expresión usada en Francia, Italia, Inglaterra),

tiene como sinónimo habitual la expresión hacienda pública (usada en

España).

Desde un punto estrictamente económico, las finanzas públicas se

ocupan de las corrientes de recursos públicos, la corriente de gastos públicos

y la incidencia que ambas producen en la economía. De esta manera el

gobierno estima los recursos/ingresos públicos y prevé los gastos/egresos

públicos que serán especificados en la ley de presupuesto anual.

Las finanzas públicas (para la corriente clásica) se ocupan de lo

relacionado con la cobertura de los gastos públicos y asimismo de la

composición y distribución de las cargas públicas impuestas a la comunidad

para financiar los mismos. La hacienda publica opera sobre los principios de

equidad (justicia dada por la proporcionalidad) en la distribución de las

cargas, y la neutralidad, o sea no afectar las decisiones económicas de los

particulares.

La concepción moderna de las finanzas públicas se basa en

conceptos clásicos, ampliados y modificados. Implican, por un lado, una idea

semejante en cuanto a que la actividad financiera se refiere a la obtención de

medios financieros para cubrir los gastos públicos. No obstante, este enfoque

se refiere a la utilización de los recursos y gastos públicos para lograr

determinados efectos sobre la economía.

De lo anterior se desprende que se habla de una concepción de tipo

intervencionista (el Estado debe corregir las fallas del mercado con su

intervención), a diferencia de la clásica que sostiene el principio de la no

intervención o neutralidad, ya que el Estado solo actuaría para cumplir

funciones indispensables, como la seguridad; y debe evitar producir efectos

distorcivos en la economía. De todos modos al haber ingreso y gasto público

algún efecto habrá, pero lo importante, para los clásicos, seria no buscarlos

como objetivo.

En fin, las finanzas públicas tienen como función contribuir al

desarrollo económico de un país, el Estado debe velar que exista una

distribución equitativa de las riquezas, incentivar a los inversionistas y a la

producción, crear un clima de confianza política, establecer una estabilidad

legal y disminuir la tasa de inflación, entre otras; ya que estas variables

generan empleo e incentivan el crecimiento del aparato productivo. El

desarrollo económico de un país depende de la buena gerencia y

administración que de las finanzas realicen los representantes del Estado.

 

El Gasto Público.

 

El Gasto Público, se define a criterio de Manrique (2002) como:

El gasto que realizan los gobiernos a través de inversiones públicas. Un aumento en el gasto público producirá un aumento en el nivel de renta nacional, y una reducción tendrá el efecto contrario. Durante un periodo de inflación es necesario reducir el gasto público para manejar la curva de la demanda agregada hacia una estabilidad deseada. (p.67)

El manejo del gasto público representa un papel clave para dar

cumplimiento a los objetivos de la política económica. El gasto público se

ejecuta a través de los Presupuestos o Programas Económicos establecidos

por los distintos gobiernos, y se clasifica de distintos maneras pero

básicamente se consideran el Gasto Neto que es la totalidad de las

erogaciones del sector público menos las amortizaciones de deuda externa;

y el Gasto Primario, el cual no toma en cuenta las erogaciones realizadas

para pago de intereses y comisiones de deuda publica, este importante

indicador económico mide la fortaleza de las finanzas públicas para cubrir

con la operación e inversión gubernamental con los ingresos tributarios, los

no tributarios y el producto de la venta de bienes y servicios,

independientemente del saldo de la deuda y de su costo.

 

El Gasto Programable, por su parte es el agregado que más se

relaciona con la estrategia para conservar la política fiscal, requerida para

contribuir al logro de los objetivos de la política económica.

Por otro lado resume el uso de recursos públicos que se destinan a

cumplir y atender funciones y responsabilidades gubernamentales, así como

a producir bienes y prestar servicios. La clasificación económica de este tipo

de gastos permite conocer los capítulos, conceptos y partidas específicas

que registran las adquisiciones de bienes y servicios del sector público.

Con base a esta clasificación, el gasto programable se divide en gasto

corriente y gasto de capital. Estos componentes a su vez se desagregan en

servicios personales, pensiones y otros gastos corrientes dentro del primer

rubro, y en inversión física y financiera dentro del segundo.

 

Los gastos corrientes dada la naturaleza de las funciones

gubernamentales, el gasto corriente es el principal rubro del gasto

programable. En él se incluyen todas las erogaciones que los Poderes y

Órganos Autónomos, la Administración Pública, así como las empresas del

Estado, requieren para la operación de sus programas.

En el caso de los primeros dos, estos recursos son para llevar a cabo

las tareas de legislar, impartir justicia, organizar y vigilar los procesos

electorales, principalmente. Por lo que respecta a las dependencias, los

montos presupuestados son para cumplir con las funciones de:

administración gubernamental; política y planeación económica y social;

fomento y regulación; y desarrollo social.

 

Por su parte, en las empresas del Estado los egresos corrientes

reflejan la adquisición de insumos necesarios para la producción de bienes y

servicios. La venta de éstos es lo que permite obtener los ingresos que

contribuyen a su viabilidad financiera y a ampliar su infraestructura.

 

El Gasto de Capital comprende aquellas erogaciones que contribuyen

a ampliar la infraestructura social y productiva, así como a incrementar el

patrimonio del sector público. Como gastos; gastos de Defensa Nacional,

también se pueden mencionar la construcción de Hospitales, Escuelas,

Universidades, Obras Civiles como carreteras, puentes, represas, tendidos

eléctricos, oleoductos, plantas etc.; que contribuyan al aumento de la

productividad para promover el crecimiento que requiere la economía.

Hay dos tipos de enfoques con respecto al gasto público, el enfoque

clásico dirige la atención a la magnitud o nivel de aquel, ya que deber ser lo

más reducido posible y no asignar preponderancia a la composición del

mismo. En la hacienda clásica el gasto determina el recurso; dado un nivel

de gasto necesario para el funcionamiento del estado, se necesita cierta

cantidad de recursos.

La concepción moderna se preocupa fundamentalmente por la

composición o estructura del gasto público.   Es posible considerar dos

aspectos en el gasto público que son las funciones.  

    Financiera:

Tiene que ver con la consideración del gasto como salida, como

vocación, como acción para procurar medirlo con los cuales el estado cumpla

sus funciones mediante la prestación de servicios. Es todo aquello que tiene

que ver con la prestación de servicios públicos a cargo de aquel.  

  Económica:

Tiene que ver con el impacto de las transacciones que realiza el

estado en la economía. Este enfoque no reemplaza al clásico, sino que lo

complementa. Son dos cosas de una misma realidad; ninguno esta

equivocado.  

Función financiera  

Se sostiene que el fin principal del estado es la prestación de servicios

de interés general que no pueden ser atendidos por los particulares o que se

crea conveniente que si los atienda. El estado requiere de medios humanos

(que constituyen los empleados del mismo), materiales (elementos y

espacios físicos con los que los empleados pueden trabajar) y una

organización de los medios humanos y materiales para que actúen hacia la

consecución de los fines que se ha propuesto.

Para obtener esos medios el estado realiza gastos, que son

necesarios para la prestación de servicios o la realización de acciones. Es

necesario que los gastos estén autorizados por un instrumento legal, que es

el presupuesto (medio que autoriza a la administración pública a realizar

gastos). El gasto público, a su vez. Implica la utilización de un recurso

público.

Se discute si el gasto es el que determina el recurso o viceversa. En la

concepción clásica el gasto determina el recurso; partiendo de la base de la

existencia necesaria del estado, éste debe realizar erogaciones para cumplir

sus funciones por lo que necesita obtener recursos en forma obligatoria. El

gasto justifica el recurso público.

Sin embargo, a medida que aumenta el gasto público empieza a

operar la restricción económica; no es posible incrementarlo indefinidamente,

ya que la obtención de recursos es limitada.

Se recurre a distintos tipos de clasificación con el propósito de lograr

determinados ordenamientos que permitan descubrir ciertas características a

las que se está prestando atención en el análisis de los gastos.

Las clasificaciones económicas son aquellas que realizan un

ordenamiento de los gastos con el propósito de analizar los efectos

económicos que estos producen.  

Según Ferry los gastos públicos se clasifican en:  

Gastos Públicos Indispensables: Hacen a la existencia necesaria del

estado y a la prestación de los servicios públicos esenciales (defensa)  

Gastos Públicos Útiles: Los realiza el estado para prestar servicios.  

Gastos Públicos Superficiales: Podrían dejar de hacerse sin que ellos

originaran un perjuicio a los ciudadanos en la prestación de los servicios

públicos, ya que el perjuicio está en que los mismos se realicen.

 

 Por su parte, Pigou, los subdivide en:  

    Gastos Exhaustivos o Reales

Los realiza el estado y recibe una contribución en bienes y servicios.

Forma parte del producto global. Este tipo de gastos tiene un efecto

multiplicador.  

Gastos de Transferencia o Redistribución

No presentan una contrapartida o una contraprestación; por ejemplo,

jubilaciones o subsidios. Estos gastos no forman parte del producto bruto,

pero influyen en la determinación del ingreso disponible.

 

Según Gerloff y Neumark, los gastos pueden ser:

  Gastos Productivos: Son aquellos que realiza el estado con el

propósito de ayudar a producir bienes con valor económico. Son similares a

los reales de la clasificación anterior.  

     Gastos de Reparto: Son aquellos que dejan inalterado el producto

global de la economía influyendo en la distribución de la venta. Son similares

a los gastos de transferencias.  

     Gastos Reales: Son aquellos que implican una pérdida para la

economía por que constituyen una serie de gravámenes sobre el producto

bruto, como consecuencia de lo cual el ingreso nacional posterior a la

existencia de un gasto real será inferior al producto interno. Ejemplo:

Intereses de la deuda pública.

Los Gastos en el Contexto Administrativo Actual

A cualquier empresa industrial, comercial o de prestación de servicios

para funcionar normalmente le resulta ineludible adquirir ciertos bienes y

servicios como son: mano de obra, energía eléctrica, teléfono, entre otros.

Manrique (2002) sostiene que:

La empresa realiza un gasto cuando obtiene una contraprestación real del exterior, es decir, cuando percibe alguno de estos bienes o servicios. Así, incurre en un gasto cuando disfruta de la mano de obra de sus trabajadores, cuando utiliza el suministro eléctrico para mantener operativas sus instalaciones, etc. (p.78)

El hecho de que la entidad utilice ciertos servicios le obliga a pagarlos.

Ahora bien, el pago de éstos se produce en la fecha en la que sale dinero de

tesorería para remunerarlos. Por ello, es sumamente importante distinguir los

conceptos de gasto y de pago. Se incurre en un gasto al disfrutar de cierto

servicio; se efectúa el pago del mismo en la fecha convenida, en el instante

que reciba el bien o servicio o en fechas posteriores, puesto que el

aplazamiento del pago es una práctica bastante extendida en el mundo

empresarial.

Por lo tanto, la realización de un gasto por parte de la empresa lleva

de la mano una disminución del patrimonio empresarial. Al percibir la

contraprestación real, que generalmente no integra su patrimonio, paga o

aplaza su pago, minorando su tesorería o contrayendo una obligación de

pago, que integrará el pasivo.

Los Gastos y la Gerencia Eficiente

Los gerentes deben mirar la planificación y el control de gastos como

acciones necesarias para mantener niveles razonables de gastos, en apoyo

a los objetivos y los programas planificados de la empresa. La planificación

de los gastos no debe enfocarse a la disminución de los mismos, sino más

bien a un mejor aprovechamiento de los recursos limitados.

Bajo esta perspectiva, la planificación y el control de los gastos

pueden resultar bien sea en mayores o en menores desembolsos. La

planificación y el control de gastos deben concentrarse sobre la relación

entre los desembolsos y los beneficios derivados de esos desembolsos. Los

beneficios deseados deben verse como metas y por consiguiente, deben

planificarse suficientes recursos para apoyar las actividades operacionales

que sean esenciales para su logro.

Algunas empresas recortan los gastos sin considerar los efectos sobre

los beneficios. Otras no comprometen suficientes recursos en el

mantenimiento de activos tales como el equipo y los edificios.

Inevitablemente, tales decisiones de corto alcance, si bien reducen en forma

temporal los gastos, pronto originan mayores costos debido a las

descomposturas, máquinas ineficientes, empleados frustrados, tolerancias

de máquinas defectuosas, elevados costos de reparaciones y cortas vidas de

los activos.

El control de costos debe ligarse con firmeza con: 1) las futuras metas

y las operaciones planificadas y 2) las responsabilidades organizacionales.

La esencia del control de gastos es el concepto de un estándar; esto es, el

importe máximo de un gasto bajo un grupo dado de condiciones.

Diferencia entre costo y gasto

Para propósitos de la contabilidad financiera, el costo se define como

un desembolso que se registra en su totalidad como un activo y se convierte

en gasto cuando rinde sus beneficios en el futuro. Por consiguiente, una

cuenta de costo es una cuenta de activo.

El gasto se define como un desembolso que se consume

corrientemente, o como un costo que ha rendido ya su beneficio. Para fines

de la contabilidad administrativa, estos términos no se definen con tal rigidez,

pues a veces se utilizan para significar un activo y en otras ocasiones un

gasto"

Clasificación de los costos por áreas de responsabilidad

Dado que el control se ejerce a través de responsabilidades, es

necesario que los costos se planeen por áreas o centros organizacionales de

responsabilidad. El catálogo de cuentas que emplea el departamento de

contabilidad y el diseño de los presupuestos se planifiquen por áreas o

centros organizacionales de responsabilidad. El catálogo les específica de la

compañía.

Las asignaciones de costos, esenciales para los propósitos de la

contabilidad financiera (costeo del producto, etc.) resultan inapropiadas para

fines de control. Por lo general, es arbitraria la base que se usa para la

asignación de un gasto y el importe resultante no es controlable por la unidad

organizacional que es objeto de esta aplicación.

Comportamiento del Costo

El conocimiento del comportamiento del costo, es decir, la respuesta

de un costo a diferentes volúmenes de la producción, resulta esencial en la

planificación y el control de costos. Puede percibirse el comportamiento del

costo ya sea desde el ángulo ventajoso de la empresa en su conjunto.

El comportamiento del costo plantea un aspecto práctico: al aumentar

o disminuir la producción (nivel de actividad) en un centro de responsabilidad

con cada gasto asignado a ese centro. Cuando los gastos se miran en

relación con los cambios en la producción, surgen tres distintas categorías de

gastos:

Gastos Fijos: Son aquellos que, mes a mes, se mantienen constantes

en su monto total, independientemente de las fluctuaciones en el volumen

del trabajo realizado. Como ejemplos de gastos fijos se tienen: los salarios,

los impuestos sobre la propiedad, los seguros y la depreciación (en línea

recta).

Gastos Variables: Son aquellos que cambian en su monto total,

directamente con las fluctuaciones en la producción o volumen del trabajo

realizado. La producción debe medirse en términos de alguna base de

actividad, como el número de unidades completadas, según sea las

actividades del centro de responsabilidades. Ejemplos de costos variables en

una fábrica son los materiales directos, la mano de obra directa, el consumo

de energía eléctrica, etc.

Gastos Semivariables: Son aquellos que no son fijos ni variables

porque poseen las características de ambos. Al cambiar la producción, los

gastos semivariables cambian en la misma dirección, pero no en proporción

a la fluctuación de la producción.

La determinación de la relación de los gastos con la producción, o el

volumen de actividad, es necesaria para la aplicación de técnicas tales como

los presupuestos flexibles de gastos, el análisis de costo-volumen-utilidad, el

análisis del costo marginal, el costeo directo y el análisis del costo diferencial.

Los Gastos controlables y no controlables

La diferenciación entre gastos controlables y no controlables está

íntimamente relacionada con la clasificación de gastos por áreas de

responsabilidad. Los gastos controlables son aquellos que se encuentran

sujetos a la autoridad y responsabilidad de un gerente específico. De tenerse

cuidado al respecto, porque la clasificación de una partida de gasto como

controlable o no controlable debe hacerse dentro de un marco especifico de

responsabilidad y de tiempo.

El concepto de controlabilidad es útil para control de los gastos, si la

clasificación de los costos se relaciona con las áreas o centros de

responsabilidad. Cada gasto en un centro de responsabilidad debe ser

claramente identificado, bien sea como controlable o como no controlable,

dentro de ese centro especifico. En la aplicación de este concepto tal vez

convenga, ocasionalmente, establecer dos cuentas para un determinado tipo

de gasto, en un área de responsabilidad.

Algunas empresas presentan en el informe mensual de desempeño,

para cada área o centro de responsabilidad, solo aquellos gastos que son

controlables dentro de esa área. Otras incluyen todos los gastos del centro

de responsabilidad, pero identifican claramente los gastos controlables y los

no controlables.

Cualquiera que sea el método aplicado, es importante que todos los

gastos se incluyan en algún informe de desempeño y se identifiquen como

responsabilidad de un gerente especifico. Un centro de responsabilidad en

particular, debe presentarse como controlable en el informe de desempeño

para un centro de responsabilidad de nivel más alto.

Las clasificaciones de gastos no son sinónimos. A corto plazo, los

gastos fijos usualmente no están sujetos al mismo grado de control que los

gastos variables. Por su naturaleza, prácticamente todos los gastos variables

son controlables en una corto plazo. Por otra parte, la depreciación sobre

una base de producción, por ejemplo, es un gasto variable que es no

controlable en un corto plazo. Por lo contrario, ciertos salarios son

controlables en un plazo, aun cuando sean gastos fijos.

Reducción de costos y control de costos

Los programas de reducción de costos (o de gastos) se dirigen a

esfuerzos específicos para reducir los costos por medio de mejorar los

métodos, predisponer el flujo del trabajo y simplificar los productos.

El control de costos incluye la reducción de costos. En un sentido más

concreto, el control de costos puede concebirse como los esfuerzos de la

administración debe acometer el problema de los costos de varias maneras,

como programas de reducción de costos, planificación de costos y atención

constante a las decisiones generadoras de costos. A menudo, es

recomendable atender por separado los conceptos de reducción de costos y

control de costos.

La Planificación de los gastos

Al desarrollarse el plan táctico de utilidades, deben evaluarse con

cuidado los gastos para cada área o centro de responsabilidad. En armonía

con el concepto de la participación, la planificación de gastos debe involucrar

a todos los niveles de la administración.

La participación es esencial en el desarrollo de presupuestos realistas

de gastos para cada área de responsabilidad. Al planificarse los gastos para

un centro dado de responsabilidad, debe antes planificarse la producción o la

actividad para dicho centro.

Con respecto al desarrollo formal del plan táctico de utilidades a corto

plazo, hemos de esperar desarrollar un presupuesto de gastos esperados

para cada área o centro de responsabilidad. Para desarrollar los planes de

manufactura que se incorporarán en el plan de utilidades a corto plazo, es

habitual la secuencia de presupuestos que se indica a continuación:

Presupuestos del costo del material y de la mano de obra directos. Se

desarrollan inmediatamente después de que se ha completado y aprobado

tentativamente el presupuesto de producción.

Presupuesto de gastos de producción (o gastos indirectos de

fabricación). Se desarrollan inmediatamente después de que el presupuesto

de producción, según ha sido aprobado tentativamente, se ha convertido a

las producciones esperadas (sin importar cómo se midan) para los distintos

departamentos productivos y de servicios en la fábrica.

Presupuesto de gastos de distribución: Se desarrollan

simultáneamente con el plan de ventas, porque son mutuamente

dependientes.

Presupuesto de gastos de administración: Se desarrollan

inmediatamente después de que el plan de ventas aprobado (o quizá

también el presupuesto de producción), se ha convertido a la actividad

planificada para cada departamento administrativo involucrado.

Para cada centro de responsabilidad deben incluirse presupuestos

detallados de gastos en el plan de utilidades a corto plazo, por varias

razones, principalmente con el propósito de que: Los distintos ingresos y

gastos asociados planificados, puedan englobarse en un estado de

resultados también planificado.

El flujo de salida de efectivo, requerido para costos y gastos pueda

planificarse de manera realista. Pueda proporcionarse un objetivo inicial para

cada centro de responsabilidad. Pueda proveerse un estándar, y usarse

durante el periodo cubierto por el plan de utilidades para cada gasto en cada

área o centro de responsabilidad, a fin de compararlo con el gasto real en los

informes de desempeño.

Estas cuatro razones sugieren la importancia de la cuidadosa

planificación de los gastos y el uso de los planes resultantes, para la

planificación, el control y la evaluación subsecuentes.

Planificación de los gastos de Producción (o gastos indirectos de

fabricación)

Los gastos indirectos de fabricación son aquella parte del costo total

de producción que no es directamente identificable con (o rasteable hacia)

productos o trabajos específicos. Los gastos indirectos de fabricación se

componen de: 1) material indirecto, 2) mano de obra indirecta (incluyendo

salarios) y 3) todos los demás gastos misceláneos de la fabrica.

Los gastos indirectos de fabricación comprenden numerosos y

diferentes conceptos de gastos, lo cual causa problemas en su prorrateo o

distribución entre los productos. En vista de que existen numerosos y

variados tipos de gastos, su control por centro de responsabilidad, con

frecuencia se vuelve sumamente difuso.

Existen dos diferentes tipos de centros de responsabilidad (o

departamentos) en la mayoría de las compañías fabricantes: de producción y

de servicio. Los centros de producción son aquellos departamentos de

manufactura que trabajan directamente sobre los productos que se fabrican.

Los departamentos de servicio no trabajan sobre los productos en

forma directa, sino más bien suministran servicios a los departamentos de

servicios. Los departamentos de servicio típicos en una fabrica son: el

departamento de mantenimiento o de reparaciones, el departamento de

energía eléctrica, el departamento de compras, el departamento de

administración general de la fábrica. La responsabilidad por la operación de

cada departamento debe clasificarse de manera separada en el catalogo de

cuentas que utiliza el departamento de contabilidad de costos. Los gastos de

cada departamento deben planificarse y controlarse en forma separada.

Para los propósitos tanto de los presupuestos como de la contabilidad

de costos, los gastos indirectos de fabricación crean los dos siguientes

problemas:

Control de los gastos de producción, o gastos indirectos de

fabricación.

Asignación (y/o prorrateo) de los gastos indirectos de fabricación entre

los productos manufacturados (costeo de productos).

Estos dos problemas demandan diferentes soluciones. A menudo se

les mira como un solo problema, lo cual limita un tanto el carácter utilitario de

la solución. La diferencia entre ambos problemas es crucial en cuanto

concierne a la asignación a los departamentos de producción tanto de los

costos indirectos de los departamentos de servicio como de otros gastos de

la fábrica.

Control de los Gastos Indirectos de Fabricación. Para controlar los

gastos indirectos de fabricación, deben considerarse gastos "limpios", esto

es, los gastos directos únicamente, con exclusión de todo gasto asignado (o

prorrateado). Es preferible que el uso del servicio que el uso del servicio sea

controlado sobre la base de las unidades de servicio, más que sobre la base

de su costo.

Costo De Productos. Para planificar el costo de los artículos a

producir, es necesario que todos los costos de gastos indirectos de

fabricación sean asignados a la producción. El control de los costos y el

costeo de productos, se resuelven usando un enfoque diferente para cada

propósito. Los costos se acumulan y se informan, para efectos de control,

antes de ninguna asignación, después sigue el costeo de productos,

empleando procedimientos de asignación o distribución de costos.

Para efectos del plan de utilidades de corto plazo, el presupuesto de

los gastos generales de producción incluye un presupuesto de gastos para

cada departamento en la fábrica, siguiendo las clasificaciones de gastos que

se usan en el departamento de contabilidad de costos. La seguridad con la

que puedan elaborarse los planes de gastos dependen de: 1) la confiabilidad

de los registros contables y 2) la seriedad de la actitud de la administración

hacia la planificación de los gastos.

Al igual que con la mayoría de los subpresupuestos, es conveniente

disponer de estimaciones de los gastos de producción, preparadas por los

gerentes de manufactura. El gerente de cada centro de responsabilidad debe

ayudar en la preparación de los presupuestos de gastos.

Planificación de los Gastos de Administración

Según Rodríguez (1993):

Son gastos de administración todos los gastos que no sean de producción ni de distribución, y los mismos se incurren en los centros de responsabilidad que proveen supervisión y servicio a todas las funciones de la empresa, más que ejecutar ninguna función en particular. (p.98)

En virtud de que una gran parte de los gastos de administración son

más bien de carácter fijo que variable, persiste la idea de que no pueden

controlarse.

Es común encontrar gastos de administración cuyos montos

exagerados quedan justificados cuando miden por el volumen de negocios

realizados. Los gastos generales y administrativos se encuentran más bien

cercanos a la alta gerencia y por lo tanto, existe una firme tendencia a

soslayar su verdadera magnitud y sus efectos sobre las utilidades.

Es recomendable basar los gastos de administración presupuestados

en planes y programas específicos. Resulta útil la experiencia pasada,

ajustada según los cambios que se contemplan en la política de la

administración y en las condiciones económicas generales. Dado que la

mayoría de los gastos de administración son fijos, un análisis de los registros

históricos con frecuencia proporciona una base sólida para su presupuesto.

El concepto de los presupuestos flexibles de gastos no ha tenido una

aceptación general para el control de los gastos de administración, pero rara

vez existe una razón práctica para no aplicar dicho concepto a esta clase de

gastos. El hecho de que la mayoría de los gastos de administración sean

fijos, simplifica la aplicación de los presupuestos flexibles.

Pronóstico del Número de Empleados. En las funciones ajenas a la

producción el renglón de gastos quizá más importante en un negocio es el de

los sueldos y salarios. Algunas compañías han desarrollado procedimientos

formales para la proyección y control de tales gastos. Estos métodos se

conocen como algoritmos de pronóstico del número de empleados.

El algoritmo del número de empleados es sencillo, fácil de entender y,

a la vez, realista. Los gerentes pueden usarlo para medir eficazmente la

productividad en áreas ajenas a la producción, incluyendo la ingeniería de

investigación de los mercados de consumidores y de la investigación técnica

de mercados. El enfoque básico de los algoritmos de pronosticación es un

promedio ponderado de los indicadores pronosticados, dividido entre sus

metas.

Normas Iso

La palabra norma significa literalmente regla que se debe seguir o que

se deben ejecutar las operaciones. Por consiguiente normalización significa

el regularizarse o poner en orden una materia, ya sea la forma, la dimensión,

la presentación, el método de fabricación, el color, etc.

La normalización tiene por objeto establecer una serie de reglas,

directrices, o normas, destinadas a especificar, unificar y simplificar las

características de los elementos que intervienen en multitud de aplicaciones

científicas y tecnológicas.

Simplificar: seleccionar los elementos que reúnan las características

más convenientes, y racionalizarlas al máximo, a fin de obtener

formulaciones más sencillas y procedimientos de fabricación más

aconsejables y a menor coste.

Especificar: definir los materiales, dimensiones, entre otros; A fin de

evitar todo error sobre su identidad. Esta identificación conduce a precisar la

terminología y nomenclatura de los productos, incluyendo la determinación

de los métodos de comprobación que regulan la calidad de los mismos.

Unificar: adoptar las medidas necesarias para favorecer la

íntercambiabilidad de los productos, reduciendo la gama de productos

fabricados.

Algunas ventajas que lleva consigo la aplicación correcta de la

normalización son las siguientes:

Para el Productor:

1. Disminuye el volumen de materiales y productos almacenados.

2. Reduce el número de tipos a fabricar y los utillajes a emplear.

3. Simplifica el trabajo y aumenta el rendimiento.

4. Simplifica el diseño, y provoca una reducción de los tiempos de fabricación

y de los costes de producción.

Para El Distribuidor:

1. Facilita un vocabulario exacto que agiliza los pedidos, entregas y

controles.

2. Elimina o reduce en gran medida los productos rechazados por los

clientes.

Para El Consumidor:

1. Ofrece garantías precisas de calidad, regularidad, seguridad e

íntercambiabilidad.

2.  Permite que la formulación en los pedidos se haga de una manera mucho

más fácil.

Para la Economía en General:

1.       Permite la mejora de la producción en calidad y en cantidad.

2.       Aumento de la productividad.

3.     Mayores posibilidades de venta de los productos, tanto en los mercados

nacionales como internacionales.

4. Facilita el entendimiento entre la oferta y la demanda.

La ISO es una federación mundial de organismos nacionales de

estandarización, con carácter no-gubernamental, creada en 1947 y a la cual

están asociados, actualmente, 130 países. En el caso de Chile, la calidad de

miembro oficial ante la ISO, la ejerce el INN. Los miembros ISO tienen

derecho a participar y ejercer su derecho de voto en los distintos Comités

Técnicos de la ISO.

Objetivos: Promover el desarrollo de estándares internacionales, para

facilitar el intercambio de bienes y servicios.

Los estándares internacionales son acuerdos voluntarios en diversos

campos (p.e. para el procesamiento de información, embalaje, servicios

financieros) que se aplican a todos los sectores de la industria, mejorando la

transparencia de los mercados.

NORMAS INTERNACIONALES DE CALIDAD (ISO)

Se clasifican en diferentes series:

Serie 9000: Dentro de la versión 1994 se encuentran las siguientes:

9001: Modelo para el aseguramiento de la calidad en el diseño, el desarrollo,

la producción, la instalación y el servicio posventa.

9002: Modelo para el aseguramiento de la calidad en la producción, la

instalación y el servicio posventa.

9003: Modelo para el aseguramiento de la calidad en la inspección y en los

ensayos finales.

9004: Modelo de gestión de la calidad y elementos del sistema de calidad.

Aclaratoria: Estas normas son genéricas e independientes de un

determinado sector industrial o económico. Serie 14000: Dentro de ella se

encuentra la siguiente:

El contenido de dichas normas establece un “modelo de

aseguramiento de la calidad en el diseño, el desarrollo, la producción, la

instalación y el servicio posventa”, tanto de productos como de procesos.

La versión 1994 de la norma contiene 20 (veinte) requisitos que

definen qué elementos debe contener un Sistema de Calidad, pero no tiene

como finalidad imponer la uniformidad de los distintos sistemas de calidad

existentes.

El diseño y la implementación de un Sistema de Calidad está

influenciado por las diversas necesidades de una empresa, sus objetivos

particulares, sus productos y servicios suministrados, y sus procesos y

prácticas específicas utilizadas.

La norma es flexible en cuanto a su estructura, debido a que puede no

ser adoptada en la forma establecida, agregando o eliminando ciertos

requisitos del Sistema de Calidad. La ventaja principal de dicha norma es

que facilita la adaptación y la selección del modelo apropiado de

aseguramiento de la calidad entre las distintas versiones mencionadas.

2.3. Bases Legales

En esta parte de la investigación se analizaran algunos aspectos

legales relacionados con los gastos a nivel institucional.

En primer término la Ley Orgánica de la Administración Financiera del

Sector Público (2005) la cual en su Artículo 12 sostiene que: “Los

presupuestos públicos comprenderían todos los ingresos y todos los gastos,

así como las operaciones de financiamiento sin compensaciones entre sí,

para el correspondiente ejercicio económico financiero” (p.8)

En este contexto se destaca que los gastos cualquiera sea su

naturaleza deben estar incluidos o comprendidos en el presupuesto de la

institución en este caso de la Fundación del Niño.

El mismo instrumento legal en su Artículo 14 establece que:

Los presupuestos públicos de gastos contendrán los gastos corrientes y de capital, y utilizarán las técnicas más adecuadas para formular, ejecutar, seguir y evaluar las políticas, los planes de acción y la producción de bienes y servicios de los entes y órganos del sector público, así como la incidencia económica y financiera de la ejecución de los gastos y la vinculación de éstos con sus fuentes de financiamiento. Para cada crédito presupuestario se establecerá el objetivo específico a que esté dirigido, así como los resultados concretos que se esperan obtener, en términos cuantitativos, mediante indicadores de desempeño, siempre que ello sea técnicamente posible. (p.9)

Por lo que en la institución todos los gastos a realizar deducibles del

capital de la institución debe ser registrados en el presupuesto de gastos, en

el mismo se estipulará además el objetivo específico del mismo, a que va

dirigido el gasto, entre otros aspectos.

Por su parte, el Artículo 16 de la LOAFSP establece que:

Sin perjuicio del equilibrio económico de la gestión fiscal que se establezca para el período del marco plurianual del presupuesto, los presupuestos públicos deben mostrar equilibrio entre el total de las cantidades autorizadas para gastos y aplicaciones financieras y el total de las cantidades estimadas como ingresos y fuentes financieras. (p.10)

Infiriendo de lo anterior, se deduce que en una empresa o institución

debe existir un equilibrio entre los ingresos y los gastos con la finalidad de

no generar pérdidas.

En este ámbito el Artículo 33 de la Ley Orgánica de la Administración

Financiera del Sector Público (2005) establece que: “Los presupuestos de los

entes descentralizados funcionalmente comprenderán sus ingresos, gastos

y financiamientos” (p.18)

En este contexto en la Fundación del Niño como institución

descentralizada posee su propio presupuesto donde se registran de manera

ordenada y sistémica los gastos, así mismo se debe poseer una partida

donde se registren posibles gastos a encausarse por concepto de

funcionamiento u operación.

Finalmente en el Artículo 39 de la ley se indica que: “En los

presupuestos de gastos: a) Eliminará los créditos presupuestarios que no

deben repetirse, por haberse cumplido los fines para los cuales fueron

previstos” (p.21).

Por lo que en lo concerniente a los gastos no se toman en cuentan

que los fondos de los mismos provengan de créditos presupuestarios

otorgados por el Ejecutivo Nacional.

En cuanto al Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración

Financiera del Sector Público (2005) en su artículo 6 indica que:

A los efectos de la clasificación económica de los egresos, constituirán gastos de capital, los realizados con cargo a los créditos previstos en las diferentes categorías presupuestarias, dirigidos tanto a la inversión directa, conformada por la formación o aumento de la formación bruta del capital fijo, la inversión financiera, el incremento de existencias……………. (p.3)

En este sentido, según lo establecido los gastos operativos se

constituyen en gastos de capital, cargados según la categoría programática

respectiva.

2.4. Definición de Términos Básicos.

Actividad

Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad

(Diccionario Larousse Ilustrado, 2003, p.18)

Categoría programática cuya producción es intermedia y, por tanto, es

condición de uno o varios productos terminales. Representa la acción

presupuestaría de mínimo nivel e indivisible a los propósitos de la asignación

formal de recursos, que no origina directamente un bien capital (Asociación

Venezolana de Crédito Público, 1987, p. 153).

Control

Es la medición de los resultados actuales y pasados en la relación con

los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir y formular

nuevos planes (Maddock, 1994, p 102).

Cotizaciones

Descuento que realiza el seguro social a los asegurados. (Def. Op.)

Gastos

Aplicación directa o indirecta de los ingresos a la satisfacción de las

necesidades. (Diccionario Enciclopédico Planeta, 1992, Pag. 80).

Estrategia

Curso de acción que genera alternativas que muestran la dirección y empleo

general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las

condiciones más ventajosas. (Crosby, 1990, p.9).

Institución

Máxima organización formalizada de centros de gestión productiva, que tiene

una responsabilidad unitaria en todo proceso presupuestario, ante quien

jurídicamente aprueba su presupuesto (Asociación Venezolana de

Presupuesto Público, 1987, p. 151).

Organización

Es una institución pública o privada, nacional o trasnacional, con fines o no

de lucro (Martín Álvarez, 1999, P.137).

Políticas

Una política es el conjunto de lineamientos directivos relacionados con un

tema en particular. El propósito real de las políticas en una organización, es

simplificar la burocracia administrativa y ayudar a la organización a obtener

utilidades. (Martín Álvarez, 1999, P.28).

Procedimientos

Es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o

mas personas realizan un trabajo. Los procedimientos que se usan dentro de

una organización, generalmente son informales y los podemos observar

fácilmente a través de las costumbres y hábitos de las personas. (Martín

Álvarez P.138).

Sistema de Gestión Administrativo

Aquella parte del sistema de gestión global que incluye la estructura

organizativa, las actividades de planificación, las responsabilidades, las

prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar,

implementar, realizar, revisar y mantener la política administrativa.

(Rodríguez A., 1993, p.18)

CAPITULO III

MARCO METODOLÓGICO

En este capítulo se estudian los aspectos relacionados con el Tipo de

Investigación, Diseño, Población y Muestra, Sistema de Variables, Técnicas

e Instrumentos de Recolección y Técnica de Análisis Estadístico.

3.1. Tipo de Investigación.

El tipo de investigación se enmarca en la modalidad descriptiva, la

misma esta orientada fundamentalmente, a dar respuestas a las

interrogantes que se plantean en el estudio. Esta modalidad se dirige a

determinar y describir la naturaleza de una situación, tal como existe en el

momento de estudiarla.

Este tipo de investigación trabaja sobre realidades concretas y su

característica fundamental es la de presentar una interpretación correcta de

los hechos. En apoyo este tópico Sabino (1999), afirma que: “comprende la

descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual

composición por procesos de los fenómenos”. (p. 91).

Este tipo de investigación consiste fundamentalmente en ofrecer una

variedad de aspectos caracterizadores del problema en estudio los cuales se

presentan en una forma teórica y explicativa, con la finalidad de Analizar del

Proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundación del Niño Bolívar.

3.2. Diseño de la Investigación

El diseño de la investigación es de campo y constituye un plan

estructurado de acción que en función de unos objetivos básicos esta

orientado a la obtención de datos relevantes a los problemas e indicadores

planteados.

El diseño de investigación de campo se explica según el criterio de

Hernández y Otros (1996), como:

La estrategia metodológica que permite evaluar de manera adecuada las relaciones entre las variables, es decir, el diseño le indica al investigador que observaciones hacer, cómo hacerlas y cómo analizar los datos que representan tales observaciones (p. 53).

A partir de esta explicación el diseño de campo se estudia como parte

de un proceso investigacional ligada entre sí con el método científico que es

precisamente la sucesión de pasos requeridos en la investigación para

comprobar o desaprobar la hipótesis vinculada al objeto de estudio.

3.3. Población y Muestra

3.3.1 Población

La población se define a través del universo que es objeto de estudio

en este sentido constituye según Handam (1986): El conjunto de unidades

físicas u objetos a los cuales se les mide una o más características

constituyen el universo pudiendo obtenerse diferentes poblaciones de

características distintas. (p. 27)

En el caso particular de este estudio la población se considera de (74)

empleados que laboran a nivel administrativo en la Fundación del Niño

Bolívar distribuidos de la siguiente manera:

Departamento Nº de Empleados

Dirección Ejecutiva

Dirección Técnica

Dirección de Desarrollo Institucional

Dirección Planificación y

Presupuesto

Dirección Administración y Finanzas

Dirección de Control Interno

3

4

12

10

15

10

Total 54

Fuente: Fundación del Niño Bolívar (2006)

3.3.2 Muestra

Para la muestra se tomará la población total de 74 empleados por ser

finita y de fácil manejo de acuerdo a Bavaresco (1994) por su

representatividad, posibilidad de medición, precisión, costo reducido y

rapidez en el análisis de los datos. (p. 71)

Sobre la base de este planteamiento, dado el carácter finito,

manejable y accesible de la población no se considerará pertinente

seleccionar una muestra, por lo que se aplicará el criterio de emplear

instrumento de recolección de datos para todos los elementos de la

población.

3.4. Variable en Estudio.

La variable en estudio es:

Proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundación del

Niño Bolívar

Es el proceso mediante el cual se canalizan los aspectos referentes a

los gastos por concepto de enseres de oficina, viáticos, sueldos y salarios,

consumo de energía eléctrica para el funcionamiento de la Fundación del

Niño Bolívar.

3.5. Operacionalización de las Variables.

Variable Nominal Variables Reales Variables Operacionales

Proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundación del Niño Bolívar

Tipos de gastos operativos que presenta la Fundación del Niño Bolívar.

Procedimientos administrativos realizados para el control de gastos operativos en la Fundación del Niño Bolívar.

– Salarios– Consumo de

Energía Eléctrica

– Insumos de Oficina

– Viáticos (Alimentación y Transporte)

– Reparaciones menores

– Emisión de órdenes de compra

– Realización de Ordenes de servicios

– Requisición de Compras

– Requisición de Servicios

– Elaboración de solicitudes de pago

– Relación de cheques

– Registros de Facturas

– Informes Mensuales

Variable Nominal Variables Reales Variables Operacionales

Periocidad de los gastos operativos que presenta la Fundación del Niño Bolívar.

Fortalezas y debilidades del Proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundación del Niño Bolívar.

– Trimestral– Mensual– Semanal– Diario

Debilidades– Retardos en la

canalización de ordenes de compras y de servicios

– Extravíos de Facturas

– Exceso de Trámites burocráticos

– Falta de interrelaciones departamentales

– Demoras en la emisión de cheques por conceptos de pagos y prestaciones sociales

Variable Nominal Variables Reales Variables Operacionales

Fortalezas– Personal

capacitado en los procedimientos administrativos

– Participación en actividades de actualización concerniente a los tipos de gastos

– Gerencia Eficiente

3.6. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

En esta investigación el instrumento ha utilizar para la recolección de

información es tipo encuesta. En tal sentido Corrales (1996) lo define como:

método al medio o camino a través del cual se establece la relación entre el

entrevistador y el consultado para la recolección de datos y el logro de los

objetivos (p 60)

Como puede indicarse el método no es más que una guía, un modo

que se utiliza para recabar información y confrontarla con la teoría.

Así mismo, Sánchez (1994) define cuestionario como “lista de

preguntas estructuradas, mediante la cual se obtiene información de un

individuo o grupo de ellos” (p. 119). De acuerdo con el autor el cuestionario

es la formulación escrita de una serie de preguntas de un determinado

aspecto del problema que se investiga, que permite obtener la respuesta o

información escrita directamente de la fuente.

El cuestionario a aplicar a los empleados que laboran a nivel

administrativo en la Fundación del Niño Bolívar consta de preguntas cerradas

cuyos resultados serán analizados para la presentación de los resultados.

3.7. Validación del Instrumento

Para determinar si el cuestionario aplicado a la población objeto de

estudio, es pertinente y mide los objetivos definidos en el presente estudio,

se someterá el instrumento al Juicio de Expertos siendo revisado por un

especialista en Metodología.

3.8. Codificación de los Datos

Según el autor Tamayo, M. (1987) en relación a la codificación

destacó que:

La codificación es el procesamiento técnico mediante el cual los datos son caracterizados a través de códigos, los datos elaborados son trasformados en símbolos ordinarios numéricos, que pueden ser tabulados y contados, sin

embargo su transformación es automática y supone un juicio por parte del codificador.

La codificación es una actividad que se realiza en función de la

tabulación de los datos. En este sentido, la codificación consiste en asignar

números para cada ítems y letras correlativas a cada dimensión establecida

para cada indicador, los cuales representa.

3.9 Técnica de Análisis de Datos

Para el análisis de los instrumentos aplicado al personal autorizado se

utilizará el análisis porcentual. La formula a utilizar es la siguiente:

P = Fi x 100

N

Donde:

P = Porcentaje.

Fi = Frecuencia observada.

N = Total de observaciones.

100 = Constante.

3.10 Forma de Presentación de los Datos

La información recaudada se presentará en cuadros de distribución

de frecuencia absoluta y porcentual, las cuales reflejaran los resultados del

Cuestionario aplicado al personal autorizado.

El tipo de análisis que se utilizará para confrontar los resultados

obtenidos a cada variable es inferencial, ya que arrojará el contraste entre

los datos numéricos y la interpretación de las investigadoras.

BIBLIOGRAFÍA

Balestrini Acuña, Mirían. (2001). Como se elabora el proyecto de

investigación: (5ª. ed.). Caracas: BL Consultores Asociados.

Chiavenato, Idalberto. (2002). Administración de Recursos Humanos.(5ª.

ed.). Colombia: Mc Graw Hill Interamericana.

Esparragoza. E (2000) Manual de control de gasto operativos. Departamento

de distribución empresa Plumrose Latinoamericana. Sucursal Ciudad Bolívar.

Trabajo de grado no publicado

Hernández Sampieri, R., Fernández Collado, C., Baptista, P. (1998).

Metodología de La investigación (2ª. ed.). México: Mc Graw Hill

Interamericana Editores.

Koont, H (1985). Administración.8va edición ediciones. Mc Graw Hill.

Universidad Pedagógica Experimental Libertador

Méndez, Carlos. (1988). Metodología. México: Mc Graw-Hill Iberoamericana.

Sabino, Carlos. (2001). El Proceso de Investigación, Caracas: El Cid

Editores.

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Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctórales.

Caracas: Autor.

Universidad Nacional Abierta. (1994). Técnicas de Documentación e

investigación: Estudios Generales I. Caracas: Autor.

Werther, W. y Davis, K. (2000). Administración de Personal y Recursos

Humanos. (5ª. ed.). México: Mc-Graw Hill Interamericana.

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMÓN RODRÍGUEZ

NÚCLEO BOLÍVAR – ESTADO BOLÍVAR

ENCUESTA APLICADA AL PERSONAL SOBRE EL PROCESO DE CONTROL DE GASTOS OPERATIVOS EN LA

FUNDACION DEL NIÑO BOLÍVAR

AUTORAS: GONZALEZ, GREY V.

MONTANA, NORAIMA.

Ciudad Bolívar, Marzo del 2006

PRESENTACIÓN

Estimado Empleado:

La encuesta que se le ha entregado tiene como finalidad conocer su

opinión acerca del PROCESO DE CONTROL DE GASTOS OPERATIVOS EN

LA FUNDACION DEL NIÑO BOLÍVAR

Su respuesta es de gran importancia para nosotras.

Anticipándole las gracias por su gentil colaboración.

Muy Atentamente,

Las Autoras

INSTRUCCIONES

La manera correcta de contestar el presente instrumento es la siguiente:

- Leer bien la pregunta antes de contestarla.

- Marque con una equis (x) la respuesta que considere correcta.

- No deje preguntas sin contestar.

- En caso de duda consulte a la persona que le este aplicando la encuesta

- La encuesta es anónima, no es necesario firmarla.

Gracias por su colaboración

I PARTE. Tipos de gastos operativos que presenta la Fundación del

Niño Bolívar.

1. ¿Según su consideración los pagos por concepto de Salarios son gastos

operativos?

Siempre ____________

Casi Siempre ___________

Algunas Veces __________

Nunca _________________

2. ¿Los costos por Consumo de Energía Eléctrica se catalogan como

gastos operativos?

Siempre ____________

Casi Siempre ___________

Algunas Veces __________

Nunca _________________

3. ¿Los costos de los Insumos de Oficina pertenecen presupuestariamente

a la categoría de gastos operativos?

Siempre ____________

Casi Siempre ___________

Algunas Veces __________

Nunca _________________

4. ¿Los gastos de los Viáticos (Alimentación y Transporte) de los

empleados se clasifican como operativos en la Fundación del Niño?

Siempre ____________

Casi Siempre ___________

Algunas Veces __________

Nunca _________________

5. ¿Las Reparaciones menores efectuadas a la infraestructura, materiales y

mobiliarios de la Fundación del Niño se clasifican como operativos en la

Fundación del Niño?

Siempre ____________

Casi Siempre ___________

Algunas Veces __________

Nunca _________________

II PARTE. Procedimientos administrativos realizados para el control de

gastos operativos en la Fundación del Niño Bolívar.

6. ¿En la Fundación del Niño se efectúan Emisión de órdenes de compra

por concepto de gastos operativos?

Siempre ____________

Casi Siempre ___________

Algunas Veces __________

Nunca _________________

7. ¿En la institución se realizan Órdenes de servicios de los gastos

operativos?

Siempre ____________

Casi Siempre ___________

Algunas Veces __________

Nunca _________________

8. ¿En la Fundación del Niño se efectúan Requisición de Compras de los

gastos operativos?

Siempre ____________

Casi Siempre ___________

Algunas Veces __________

Nunca _________________

9. ¿En la institución se realizan Requisición de Servicios por concepto de

gastos operativos?

Siempre ____________

Casi Siempre ___________

Algunas Veces __________

Nunca _________________

10. ¿En la institución elaboran solicitudes de pago de los gastos operativos

de la Fundación?

Siempre ____________

Casi Siempre ___________

Algunas Veces __________

Nunca _________________

11. ¿En la institución se lleva una Relación de cheques por concepto de

gastos operativos?

Siempre ____________

Casi Siempre ___________

Algunas Veces __________

Nunca _________________

12. ¿En la institución se efectúa el Registros de las Facturas por concepto

de gastos operativos?

Siempre ____________

Casi Siempre ___________

Algunas Veces __________

Nunca _________________

13. ¿En la institución se realizan Informes Mensuales de los gastos

operativos?

Siempre ____________

Casi Siempre ___________

Algunas Veces __________

Nunca _________________

III PARTE. Periocidad de los gastos operativos que presenta la

Fundación del Niño Bolívar.

14. ¿Con que periocidad se registran los gastos operativos que presenta la

Fundación del Niño Bolívar?.

Trimestral ___________

Mensual ___________

Semanal ___________

Diario ___________

IV PARTE. Fortalezas y debilidades del Proceso de Control de Gastos

Operativos en la Fundación del Niño Bolívar.

15. ¿Cuál de las siguientes Debilidades Usted considera que presenta el proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundación del Niño Bolívar?

Retardos en la canalización de órdenes de compras y de servicios ________

Extravíos de Facturas _____________

Exceso de Trámites burocráticos _____________

Falta de interrelaciones departamentales _____________

Demoras en la emisión de cheques por conceptos de pagos y prestaciones

sociales _____________

16. ¿Cuál de las siguientes Fortalezas considera que presenta el proceso

de Control de Gastos Operativos en la Fundación del Niño Bolívar?

Personal capacitado en los procedimientos administrativos ______________

Participación en actividades de actualización concerniente a los tipos de

gastos _____________

Gerencia Eficiente __________