ANALISIS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

SUBSISTEMA

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

PROCEDIMIENTO

PROGRAMACION, EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DE LOS TRABAJOS

DE ORGANIZACION Y METODOS

CODIGO

MP300.01

HOJA

1/5

PROCEDIMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

SISTEMA

PLANEAMIENTO

4.1.1. Finalidad

La realización de este procedimiento redundará principalmente en :

a) Optimización de los trabajos de Organización y Métodos en términos de organización y perfeccionamiento de la metodología y las técnicas adoptadas.

b) Perfeccionamiento y mantenimiento oportuno de las herramientas básicas de organización.

4.1.2. Base Legal

Manual de Organización de la EMPRESA

4.1.3. Descripción

Este procedimiento se inicia por cualquiera de las siguientes circunstancias :

a) Ejecución del Programa Anual de los trabajos del equipo de Organización y Métodos.

b) Por propia iniciativa del equipo de Organización y Métodos, como resultado principalmente de la evaluación de los índices de gestión.

c) Por determinación del Jefe del Sistema.

d) A solicitud de las distintas áreas de la organización.

Este procedimiento comprende las siguientes operaciones :

a) El jefe del equipo de Organización y Métodos analiza la factibilidad y disponibilidad de recursos del equipo de acuerdo al orden de prioridades que tenga definido, instruye al analista designado, excluyéndose la situación prevista en el ítem b).

b) Para el caso del ítem d), la unidad interesada solicita a través de su Jefe de Sistema al Jefe del Sistema de Planeamiento, la ejecución de un trabajo de Organización y Métodos. A continuación el Jefe del Sistema de Planeamiento, luego del análisis de la solicitud, la encamina al equipo de Organización y Métodos.

c) El analista designado procede al llenado del Formulario “REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOS”, e inicia el desarrollo de los trabajos considerando la secuencia de actividades a seguir :

1

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO



CODIGO

MP300.01

HOJA

2/5

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

1) Programación del trabajo.

2) Ejecución y control que comprende :

Recolección de Datos. Análisis de los Datos. Diagnóstico. Elaboración y Aprobación del Trabajo. Implantación.

d) Una vez implantado el trabajo, el analista efectuará las anotaciones correspondientes en el Formulario “REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS”, incluyendo las fechas en que serán realizadas las evaluaciones y actualizaciones del trabajo, con una periodicidad no mayor a 3 meses.

2

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO



CODIGO

MP300.01

HOJA

3/5

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

4.1.4. Diagramación

a) Procedimiento para Programación, Ejecución, Control y Evaluación de los Trabajos de Organización y Métodos.

DIAG11.VSD

DESIGNARREPR. SISTEMAS

EMPRESA

EXISTEUNDIDAD DE

O & M

DESIGNARSUBSISTEMA DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL EINFORMATICO

(SDOI)EMPRESA

ANALIZAR MODELOSPROPUESTOS

PLANTEAR REAJUSTES

EMPRESA

ESTABLECERPRIORIDADES

GCDI / SDOI

ESTABLECER PROGRAMACIONEFECTIVA

GCDI / SDOI

DEEFINIR GRUPOSDE TRABAJO

GT´S

GCDI

DETALLARPROYECTOS

GCDI / GT´S

B

CREARUNIDAD DE

O & M

1

DESARROLLAR

GT´S/SDOI

SEGUIMIENTO A LOSPROYECTOS

GCDI

EVALUAR PROYECTOS

GCDI

CONCEPCION /SATISFACTORIA

SEGUIMIENTO A LAIMPLANTACION

GCDI

PROYECTOCULMINADO

?

ASESORAMIENTO /AJUSTES

GT´S / SDOI

APROBARPROYECTOS

GCDI

IMPLANTARPROYECTOS

GT´S / SDOI

EVALUARESULTADOS

GCDI

DEFINIR NUEVOSPROYECTOS

GCDI

1

B

REFORMULARPROYECTO

GT´S

NO

SI

NO

SI

NO

SI

CREARGCDI

EMPRESA

DIAGNOSTICAR LA EMPRESA

ELABORAR MODELOSGENERALES

ESTABLECERRECOMENDACIONES

PRELIMINARES

3

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO



CODIGO

MP300.01

HOJA

4/5

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

4.1.5. Formularios

a) Formulario MP300.01.01: “REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOS.

1) Objetivos :

Registrar todas las actividades que sean ejecutadas por el equipo de Organización y Métodos y por los grupos de trabajo (GT) del Programa de Desarrollo Institucional (PDI).

Controlar todos los aspectos del proceso antes de la ejecución de los trabajos; dicha información permitirá posteriormente elaborar los informes de las actividades desarrolladas por el equipo de Organización y Métodos.

Contar con información estadística sobre los resultados de la implantación de los trabajos proyectados.

2) Llenado del formulario :

El formulario será llenado en original y dos copias por el Jefe del Equipo de Organización y Métodos antes de iniciar cada trabajo y tendrá la siguiente distribución : Original : Para el Jefe del área motivo del trabajo. Primera copia : Para el analista que ejecutará y/o coordinará el trabajo. Segunda copia : Archivo del equipo de Organización y Métodos.

Para el llenado se debe seguir las siguientes indicaciones : Número : Número secuencial que será dado al estudio (asignado consecutivamente anual) Fecha : Fecha de la solicitud o propuesta. Título de la Actividad : Colocar el que corresponda al trabajo a realizarse. Solicitante : Nombre del área o jefatura que haya solicitado el estudio. Tipo de Actividad : Características del tipo de actividad, que se realizará. Metodología : Indicar el esquema metodológico (la forma de atención) que se empleará en el

estudio. Descripción Breve de la Actividad : Breve descripción de la actividad a ser realizada indicando

sus principales tareas. Finalidad : Indica las necesidades que dieron origen a la formulación del trabajo y sus objetivos. Personal Asignado : Registrar el personal que participará en las diferentes etapas del trabajo. Resumen de resultados : Al final del trabajo se debe registrar en las copias, los datos que

figuran en el cuadro. Fechas : Indicar las fechas de conclusión e inicio de implantación. Visto : Del jefe del Subsistema de Desarrollo Organizacional e Informático.

4

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO



CODIGO

MP300.01

HOJA

5/5

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

TITULO DE LA ACTIVIDAD

SOLICITANTE

DESCRIPCION SUSCINTA DE LA ACTIVIDAD

LEVANTAMIENTO

1

2

ANALISIS

1

2

FORMULACION DE LA SOLUCION

1

2

PERSONAL ASIGNADO

FINALIDAD

REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOSNUMERO:

FECHA: / /

TIPO DE ACTIVIDAD METODOLOGIA

FECHA DE CONCLUSION DE LA ACTIVIDAD

FECHA DE INICIO DE LA IMPLANTACION / /

VISTO:

SUBSISTEMA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

RECOMENDACIONES

IMPLANTADAS PENDIENTEST O T A L

N° % N° %

RESUMEN DERESULTADOS

ESTRUCTURA

PROCEDIMIENTOS

TOTALES

MP300.01.01

5

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

INSTITUCIONAL

CODIGO

MP300.02

HOJA

1/15

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

4.2.1. Finalidad

La realización de este procedimiento redundará principalmente en :

a) Una mayor racionalización en los trabajos de Desarrollo Institucional.b) Difusión de las técnicas de Organización y Métodos entre el resto de unidades de la empresa.c) Organización y perfeccionamiento continuo del archivo principal sobre Desarrollo Institucional.

4.2.2. Base Legal

Manual de Organización de la EMPRESA.

4.2.3. Requisitos

a) Norma Interna Nro. Reglamento de funciones del Grupo de Desarrollo Institucional.b) Programa de Desarrollo Institucional aprobado y actualizado.c) Resolución del Directorio de la EMPRESA designando los miembros del Grupo de Desarrollo

Institucional.

4.2.4. Descripción

a) La ejecución de este procedimiento comprende tres etapas diferentes y que se complementan :1) Actuación de Organización y Métodos como Secretaría Ejecutiva del Grupo de Desarrollo

Institucional.2) Actuación de Organización y Métodos como apoyo y asesoría de los Grupos de Trabajo.3) Actuación de Organización y Métodos como equipo asesor y miembro efectivo del Grupo de

Desarrollo Institucional.

b) Para los dos primeros casos, la actuación de Organización y Métodos será de asesoramiento y apoyo revisando la racionalización de las actividades que componen las fases y subfases del proceso de Desarrollo Institucional que son :

1) Actualización del programa de Desarrollo Institucional : Formulación y definición de los proyectos. Formación de los Grupos de Trabajo. Planeamiento de cada proyecto. Aprobación de la Programación y de la Constitución de los Grupos de Trabajo, por el Directorio. Divulgación del Programa de Desarrollo Institucional.

6

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


INSTITUCIONAL

CODIGO

MP300.02

HOJA

2/15

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

2) Ejecución del Programa de Desarrollo Institucional : Programación de la ejecución de los proyectos. Elaboración de los proyectos. Revisión y compatibilización del los proyectos elaborados. Opinión sobre los proyectos, de parte del Grupo de Desarrollo Institucional. Revisión y compatibilización Final de los proyectos. Aprobación de los proyectos por el Directorio. Divulgación. Implantación.

3) Control del Programa de Desarrollo Institucional : Seguimiento a la ejecución del Programa. Adopción de medidas preventivas. Adopción de medidas correctivas. Reformulación de la programación aprobada (cuando se requiera).

4) Evaluación : Análisis Crítico de los resultados obtenidos en relación a los objetivos previstos. Actualización de la programación vigente para el próximo ejercicio.

Cuando el equipo de Organización y Métodos actúe como unidad asesora y miembro efectivo del Grupo de Desarrollo Institucional, su función es de apoyo y asesoría a este grupo en la aplicación de las técnicas de Organización y Métodos. Esta asesoría deberá basarse en los conocimientos que cuenta este equipo en cuanto al desarrollo del Programa y la interrelación con los diversos proyectos en operación.

c) Actuación De Organización Y Métodos Como Secretaría Ejecutiva Del Grupo Coordinador Del Desarrollo Institucional

1) Las Reuniones Elabora y somete a la aprobación del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional el

Calendario Anual de reuniones siguiendo el siguiente esquema :

Reunión Asunto Participantes

Semanal Exposición de los Proyectos.

Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional.

Mensual Control y Evaluación.Recepción de Informes.

Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional y Coordinadores de los Grupos de Trabajo.

Semestral Evaluación Directorio y Grupo de Desarrollo Institucional.

Anual Actualización. Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional.

7

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


INSTITUCIONAL

CODIGO

MP300.02

HOJA

3/15

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

Se podrán llevar a cabo reuniones de carácter extraordinario dependiendo del asunto y las circunstancias, debiendo realizar la convocatoria mediante correspondencia interna indicando la agenda y con una anterioridad de por lo menos 2 días calendario.

Una vez aprobado el Calendario Anual, se procede a su divulgación entre todos los componentes del Directorio y del Grupo de Desarrollo Institucional.

Tramita, mediante un comunicación interna, la agenda de la reunión para conocimiento previo de todos los miembros del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional.

Con la debida anticipación y de común acuerdo con el presidente del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional, se procede a ratificar la reunión mediante comunicación telefónica, confirmando la agenda.

La reunión mensual deberá estar supeditada a la necesidad de recepción de los informes. Luego de la definición de la fecha, el local y la agenda de la reunión, se inicia la preparación del

local y del material necesario que contendrá como mínimo : Acta de la reunión anterior (según el FORMULARIO MP300.02.01). Diagrama General de Control de Proyectos (según FORMULARIO MP300.02.02). Inventario Individual de los Proyectos en elaboración. Programación del Desarrollo Institucional. Informe Mensual de seguimiento de Proyectos - Reuniones Mensuales (FORMULARIO

MP300.02.03).

Iniciada la reunión realiza las siguientes actividades principales : Lectura del Acta de la reunión anterior. Presentación de Informes de índole administrativo que se refieran a la Secretaría Ejecutiva del

Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional. Proyecto de Acta de la reunión en proceso. Entrega de copias del informe mensual de seguimiento de proyectos (FORMULARIO

MP300.02.03).

En coherencia con las propuestas y decisiones de la reunión, promueve la actualización de los archivos del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional, la elaboración de las comunicaciones necesarias, el tipeo del Acta, continuándose con el reinicio del ciclo, con la elaboración de la agenda para la próxima reunión.

2) De los Informes En la reunión mensual del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional, recibe los informes

mensuales de seguimiento de proyectos (FORMULARIO MP300.02.03), de los representantes de los sistemas. Dichos informes son elaborados y asesorados por los coordinadores de los Grupos de Trabajo con la conformidad de los representantes de los sistemas.

Después que los informes mensuales son revisados en la reunión y en base a la programación de cada proyecto, verifica la consistencia de ambos y consolida la información de los informes.

Posteriormente calcula el índice de rendimiento.

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SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


INSTITUCIONAL

CODIGO

MP300.02

HOJA

4/15

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

Elabora el Diagrama General de Control de Proyectos del Programa de Desarrollo Institucional, suscribe el documento y obtiene el Visto del Presidente del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional.

Distribuye las copias para :

Directorio de la Empresa. Gerente General. Representantes de los Sistemas. Archivo.

Archiva los informes como parte de la documentación de los respectivos proyectos.

3) La Documentación Elabora toda la documentación interna y externa del Grupo Coordinador del Desarrollo

Institucional y obtiene la conformidad de su Presidente. Centraliza todo el flujo de documentación emitida y recibida del Grupo Coordinador del

Desarrollo Institucional. Mantiene un archivo central para el control de la documentación. Actualiza la documentación correspondiente a cada proyecto, en los casos de programación o

reprogramación del Programa de Desarrollo Institucional.

d) Actuación de Organización y Métodos como Apoyo y Asesoría a los Grupos de Trabajo.1) Para esta etapa del procedimiento, el apoyo y asesoría del equipo de Organización y Métodos

se inicia con la aprobación del Programa de Desarrollo Institucional Anual y con la formación de los Grupos de Trabajo.

2) Se considera definido el Grupo de Trabajo cuando se le establece lo siguiente : Objetivo(s) del Trabajo. Finalidad del Trabajo. Miembros del Grupo. Plazo Global.

3) Lo primero que el equipo de Organización y Métodos debe apoyar es la Organización del Grupo y la Programación del Trabajo, el mismo que debe centrarse en la apropiada distribución del trabajo entre los miembros, mediante el uso del FORMULARIO MP300.02.04 : SEGUIMIENTO DEL PROYECTO, con la finalidad de producir el Cronograma de Ejecución del Proyecto al reverso de este formulario.

4) Luego de establecido el programa de trabajo, el Grupo de Trabajo iniciará la ejecución del proyecto propiamente dicho, asesorado por un Analista de Organización y Métodos, que brindará el apoyo requerido en el manejo de las técnicas de Organización y Métodos, tales como :

Técnica de Elaboración de Informes (item 2.2).

9

SUBSISTEMA

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO


INSTITUCIONAL

CODIGO

MP300.02

HOJA

5/15

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

Técnica de Levantamiento de Datos y Antecedentes (item 2.3). Técnica de Formulación de Diagnósticos (item 2.4). Técnica de Análisis de Procedimientos (item 2.5). Técnica de Elaboración de Normas (item 2.9). Técnica de Concepción y Diseño de Formularios (item 2.6). Técnica para el Estudio de Estructuras Orgánicas (item 2.7). Técnica de Racionalización del Uso del Espacio Físico (item 2.8).Para este caso, conforme a la fase 4.2.4.3.c).3) (Documentación), existirá en el archivo del Grupo

de Desarrollo Institucional, la documentación relativa a cada proyecto.

5) Estando los trabajos en ejecución, el Grupo de Trabajo deberá preparar, bajo responsabilidad de su Coordinador o Supervisor el resumen mensual de seguimiento del proyecto conforme al modelo FORMULARIO MP300.02.03.

En este punto, el Analista de Organización y Métodos se preocupará para que el informe en mención se produzca oportunamente para la reunión mensual del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional y Coordinadores de los Grupos de Trabajo en la primera oportunidad.

e) Actuación De Organización Y Métodos Como Unidad Asesora Y Miembro Activo Del Grupo Coordinador Del Desarrollo Institucional

El equipo de Organización y Métodos tendrá como representante en el Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional a su Jefe de Equipo, quien actuará como miembro efectivo, contribuyendo principalmente para que haya una efectiva interrelación entre los proyectos en evaluación y para que se empleen adecuadamente las técnicas de Organización y Métodos en el Programa de Desarrollo Institucional.

10

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


INSTITUCIONAL

CODIGO

MP300.02

HOJA

6/15

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA


a) Actuación De Organización Y Métodos Como Secretaría Ejecutiva Del Grupo Coordinador Del Desarrollo Institucional En La Documentación.

DIAG21.VSD

PARA ELANALISTA

FIN

REGISTRO DETRABAJO O Y M

(ORIGINAL)

SOLICITADO

INMEDIATO

PROCEDE ELESTUDIO

ELABORACRONOGRAMADE EJECUCION

DETERMINAAMPLITUD

POR INICIATIVADE O Y M

N

S

S

N

N

S

REGISTRA ELESTUDIO

DESIGNAPERSONAL

TRAMITA ALORGANO

INTERESADO

ARCHIVODE O Y M


(2 COPIA)


(1 COPIA)

COMUNICA ALORGANO

SOLICITANTE

REALIZACIONFUTURA

ESTUDIO DE O Y M

11

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


INSTITUCIONAL

CODIGO

MP300.02

HOJA

7/15

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

b) Actuación De Organización Y Métodos Como Secretaría Ejecutiva Del Grupo Coordinador Del Desarrollo Institucional En El Apoyo Y Asesoría A Los Grupos De Trabajo.

DIAG22.VSD

NUEVOPROYECTO

DESARROLLATRABAJOS

MANTIENEREGISTROS

IMPLANTAPROYECTO

N

S

POR ACTIVIDADESESPECIFICAS DE

O Y M

ELABORAINFORMES

PORPRIORIDADES

AJUSTES ALTRABAJO

RESULTADOSSATISFACTORIOS

GRUPO DETRABAJO

POR PROYECTO

ACTIVIDAD DEASESORAMIENTO

ACTUACIÓN DE

O Y M

12

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


INSTITUCIONAL

CODIGO

MP300.02

HOJA

8/15

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

4.2.6. Formularios

a) Formulario MP300.02.01 : Acta de Reunión.

1) Objetivo

Registrar los eventos importantes y los acuerdos que se den en las reuniones del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional (GCDI).

2) Llenado Del Formulario

El Acta la elabora el Secretario del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional y entrega una copia a cada miembro.

Página : Numero de la página dentro de Acta, el cual debe ir seguido del número total de páginas del Acta separado por una diagonal invertida.

Fecha, Hora y Lugar : Momento y lugar donde se celebra la reunión. Participantes : Apellidos, nombres y cargo de los participantes en esa reunión. Agenda : Temas a tratar en la reunión. Resumen del Acta Anterior : Breve contenido del Acta anterior, lo cual debe contener como

mínimo : observaciones y asignación de responsabilidades en la ejecución de los proyectos. Informes : Relacionado con el informe mensual de seguimiento de los proyectos. Acuerdos : Considera los acuerdos de la reunión, los cuales son el resultado de la misma y se

refieren a las acciones correctivas y de soporte que se deben aplicar al desarrollo de los proyectos, definición de fechas de inicio, reajustes en la programación general y específica, etc.

Proyecto de agenda Para la Siguiente Reunión : Contiene los puntos que se tiene previsto tratar en la siguiente reunión así como el lugar, la fecha y la hora.

Firma de los Participantes : Suscripción del Acta para que tenga la validez formal del caso.

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SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


INSTITUCIONAL

CODIGO

MP300.02

HOJA

9/15

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

ACTA DE REUNION DEL GRUPO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

PAGINA : /FECHA : HORA :

LUGAR................................................................................................PARTICIPANTES:

APELLIDOS Y NOMBRES CARGO1.2.3.4.5.

AGENDA :

RESUMEN DEL ACTA ANTERIOR :

INFORMES :

ACUERDOS :

PROYECTO DE AGENDA PARA LA SIGUIENTE REUNION :

FIRMA DE LOS PARTICIPANTES :

14

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


INSTITUCIONAL

CODIGO

MP300.02

HOJA

10/15

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

b) Formulario MP300.02.02 : Diagrama General de Control de Proyectos.

DIAGRAMA GENERAL DE CONTROL DE PROYECTOS

N° PROYECTOS RESPON

SABLEENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC

1 Revisión y Actualización de la Estructura Orgánica. GT1

1.1 Diagnóstico

1.2 Análisis y Definición de Alternativas.

1.3 Revisión de Propuesta de Actualización.

1.4 Implantación.

2 Optimización de Procedimientos - Área Comercial GT2

2.1 Diagnóstico

2.2 Análisis y Definición de Productos

2.3 Reformulac.de Procedims.y Sop.Informático

2.4 Revisión de Propuesta de Diseño.

2.5 Implantación

MP300.02.02

AÑO : 1,996

SUBSISTEMA DE DESARROLLO ORGANIZACION E INFORMATICO (SDOI)FORMULACIÓN x REFORMULACIÓN

FECHA : 11/11/1995 FECHA : REFOR.NRO.

TITULO :

PLANEAMIENTO ORGANIZACIONAL Y SOPORTE INFORMÁTICO

HOJA ____ DE ____TiemposPrevistos

ACTIVIDADES

Revisado el : / / Aprobado el : / / Por : Por :

Firma Nombre Firma Nombre Firma Nombre Firma irma

15

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


INSTITUCIONAL

CODIGO

MP300.02

HOJA

11/15

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

c) Formulario MP300.02.03 : Informe Mensual de Seguimiento a los Proyectos.

RESPONSABLE

ACTIVIDADES

SUB-ACTIVIDADES

SEGUN CRONOGRAMA

F. INICIO DURACION ESTADO (*)

ESTADO REAL(*)

OBSERVACIONES

PROYECTO OBJETIVO(S) FECHA DE LA EVALUACION

INFORME MENSUAL DE SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS

F3000203.vsd

FORMULARIO MP300. 02. 03

(*) Indicar T = Terminada, P = Pendiente, XX% = Porcentaje de AvanceObservaciones: indicar la diferencia entre lo previsto y lo real, causas y acción correctiva de ser el caso. Al reverso incluir cronograma GANTT de Seguimiento.

Elaborado el : _____/____/_____

FIRMA

Por :

NOMBRE

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SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


INSTITUCIONAL

CODIGO

MP300.02

HOJA

12/15

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

Anexo al Formulario MP300.02.03 CONTROL MENSUAL DE SEGUIMIENTO AL PROYECTO

N° ACTIVIDADES RESPON

SABLEFEBRERO MARZO ABRIL MAYO

1 Establecer el GT. GCDI

1.1 Nombrar el Personal del GT

1.2 Definir la Organización y Funciones del GT.

1.3 Aprobar el GT.

1.4 Instalar, el GT.

2 Preparar el Manual

2.1 Estudiar el Modelo de O & M GT

2.2 Adaptar el Modelo

2.3 Elaborar el Manual

2.4 Aprobar el Manual. GCDI

Fecha de Evaluación

28 de Marzo de 1,996

CRONOGRAMA DEACTIVIDADES

SUBSISTEMA DE DESARROLLO ORGANIZACION E INFORMATICO (SDOI)FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINO

01/02/1996 28/05/96

TITULO

PREPARACION DEL MANUAL DE GESTION DE ORGANIZACION Y METODOS

HOJA ____ DE ____TiemposPrevisto Real

SUB - ACTIVIDADES

17

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


INSTITUCIONAL

CODIGO

MP300.02

HOJA

13/15

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

d) Formulario MP300.02.04 : Seguimiento del Proyecto.

1) Objetivo

Registrar la información detallada del Proyecto, lo que permite un seguimiento sistemático. Aquí se indica los miembros del grupo de trabajo, sus responsabilidades, tiempos, fecha de inicio del Proyecto y Cronograma.


Lo prepara el Analista de O y M asignado al proyecto y lo revisa con los miembros del grupo de trabajo, a quienes le entregará copia del documento final. Fecha : Del Proyecto. Número y Título : Del Documento. Distribución del Trabajo : Por cada miembro del grupo de trabajo y por cada fase indicar las

actividades y sub actividades que realizará y cuanto tiempo aproximado le tomará. (Codificarlas). Firma de los Miembros del Grupo de Trabajo : Firma de los miembros en calidad de aceptación

del contenido del formulario. Cronograma de Ejecución del Proyecto : Es un diagrama de GANTT donde se grafica la

duración de cada actividad y sub actividad, se indica la fecha de inicio y finalización del proyecto, y los responsables de su ejecución.

18

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


INSTITUCIONAL

CODIGO

MP300.02

HOJA

14/15

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO NUMERO :

TITULO : FECHA :

SOLICITANTE : TIPO DE ACTIVIDAD : METODOLOGÍA :

OBJETIVO (S) :

DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO :

MIEMBROS DEL GRUPO COD. ACTIVIDADES Y SUB ACTIVIDADES A REALIZAR

TIEMPOAPROX.

- LEVANTAMIENTO

- ANÁLISIS

- FORMULACIÓN DE LA SOLUCIÓN

- IMPLANTACIÓN

FIRMA Y NOMBRE DE LOS MIEMBROS DEL GRUPO DE TRABAJOINCLUIR AL REVERSO CRONOGRAMA GANTT PARA SEGUIMIENTOMP300.02.04

19

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


INSTITUCIONAL

CODIGO

MP300.02

HOJA

15/15

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

Anexo al Formulario MP300.02.04 CRONOGRAMA DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

N° ACTIVIDADES RESPON

SABLEFEBRERO MARZO ABRIL MAYO

1 Establecer el GT. GCDI

1.1 Nombrar el Personal del GT

1.2 Definir la Organización y Funciones del GT.

1.3 Aprobar el GT.

1.4 Instalar, el GT.

2 Preparar el Manual

2.1 Estudiar el Modelo de O & M GT

2.2 Adaptar el Modelo

2.3 Elaborar el Manual

2.4 Aprobar el Manual. GCDI

CRONOGRAMA DEACTIVIDADES

SUBSISTEMA DE DESARROLLO ORGANIZACION E INFORMATICO (SDOI)FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINO

01/02/1996 28/05/96

TITULO

PREPARACION DEL MANUAL DE GESTION DE ORGANIZACION Y METODOS

HOJA ____ DE ____TiemposPrevistos

SUB - ACTIVIDADES

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SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO

ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

CODIGO

MP300.03

HOJA

1/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

4.3.1. Finalidad

Sirve de guía de procedimiento que muestre los pasos necesarios para realizar un estudio de estructura orgánica.

4.3.2. Base Legal

Manual de Organización y funciones de la EMPRESA.

4.3.3. Requisitos

Disponer de los Organigramas, estatutos, funciones, planes de la empresa a mediano y largo plazo e información sobre antecedentes de organización y sobre el funcionamiento de las diversas unidades de la empresa involucradas en el estudio.

4.3.4. Descripción

a) El área interesada solicita a través de su Jefe de Sistema, al Jefe del Sistema de Planeamiento, la ejecución de un estudio sobre su estructura orgánica.

b) El Jefe del Sistema de Planeamiento, después de un análisis preliminar de lo solicitado, encamina la solicitud al Subsistema de Desarrollo Organizacional y Soporte Informático. y de allí al Jefe del Equipo de Organización y Métodos.

c) El Jefe del Equipo de Organización y Métodos recibe la solicitud de trabajo, analiza la disponibilidad de recursos humanos de la unidad y de acuerdo con el orden de prioridad que tenga definido, lo encamina al Analista asignado. Ocasionalmente, el Equipo de Organización y Métodos podrá iniciar un trabajo basado en una necesidad detectada sin que exista una solicitud por el área involucrada en el estudio. En este caso el Jefe del Equipo de Organización y Métodos hará de conocimiento del Jefe del Sistema de Planeamiento fundamentando la necesidad del estudio y proponiendo el analista responsable. el Jefe del Sistema de Planeamiento aprobará y hará de conocimiento del Jefe del Sistema al cual pertenece el área motivo del estudio para que disponga las facilidades del caso.

d) El analista preparará la totalidad del material que necesitará consultar. Este material se refiere principalmente a los estatutos, reglamentos, organigramas, definición de funciones de las unidades y de todos aquellos documentos que permitan aproximarse al conocimiento de las actividades de la empresa a nivel de cada Sistema, Subsistema y/o equipo.

21

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.03

HOJA

2/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

e) El Analista deberá aplicar sus conocimientos en materia de Organización, especialmente de aquellos relativos a la departamentalización de actividades, delegación de funciones, extensión del control, principios de organización, elaboración de organigramas, tipos de organización, identificación de las unidades de servicio, definición de actividades, funcionamiento de comités, etc.

f) El Analista, en base al organigrama actual del área en estudio, deberá efectuar el levantamiento de la información, verificando los siguientes aspectos :

1) Si las unidades existentes en realidad corresponden a las que aparecen en el Organigrama.2) Si las líneas de dependencia jerárquica que aparecen, son reales o si además de ellas existen

otras que duplican la autoridad.3) Si en las denominaciones de las diversas unidades se reflejan los objetivos de las mismas.4) Si existen unidades de cualquier tipo que no figuran en el Organigrama.

g) Estudia los objetivos y las políticas generales de la empresa y de los diversos sistemas, utilizando el Manual de Organización y de los materiales sobre los diversos sistemas, los cuales se deben encontrar archivados en la documentación del Equipo de Organización y Métodos. También deberá tomar conocimiento del contenido de otros documentos relacionados con estudios de organización de la empresa que se hayan desarrollado anteriormente.

h) Debe desarrollar las entrevistas necesarias (FORMULARIO : CUESTIONARIO PARA ANÁLISIS DE ESTRUCTURA) para la elaboración de los CUADROS DE DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES por unidad administrativa, realizando luego el siguiente análisis :

1) Las funciones asignadas a cada unidad corresponden al objetivo de la misma ?2) Existen funciones que sean técnicamente o funcionalmente incompatibles ?3) Existen funciones duplicadas ( dos o mas unidades desempeñan simultáneamente actividades

iguales o similares ) ? 4) En caso afirmativo, existe la posibilidad de centralizar las actividades duplicadas, reasignándolas

a una sola unidad ?5) El esfuerzo aplicado en el desarrollo de cada función, corresponde a la importancia de la

misma ?6) Existe desequilibrio entre la importancia de las funciones y el nivel al cual fueron asignadas ?7) Existen funciones importantes que la empresa o la unidad debería realizar y que no realiza ?8) El número de empleados subordinados al mismo jefe, le permite ejercer la supervisión adecuada

? Existe la posibilidad de crear niveles adicionales en la cadena de mando, o por el contrario, se puede disminuir el número de niveles en la estructura ?

9) Existe un buen nivel de especialización en el desempeño de cada actividad ? Ese nivel puede ser mejorado ?

10) Varios Jefes dan órdenes simultáneas a un mismo empleado ?11) Las líneas de autoridad son claras y cada persona sabe con exactitud quienes son sus

subordinados y cual es su jefe ?12) Todas las unidades subordinadas a otra unidad ejecutan actividades que contribuyen al

cumplimiento del objetivo de la unidad matriz ?

22

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.03

HOJA

3/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

13) La ubicación de las unidades de servicio y apoyo administrativo es el mas adecuado para los fines de coordinación de prestación de servicios y de supervisión especializada de estas unidades ?

14) La empresa dispone de elementos de coordinación como Comités, que contribuyen como especializado en la toma de decisiones? En qué casos sería conveniente organizarlos?

15) Existe un Reglamento Interno de Trabajo y definición de funciones para cada uno de los Comités?

16) Existe un grado de centralización excesivo que dificulta el cumplimiento de los objetivos de la empresa y/o contradice sus políticas?

i) En base a las funciones y al nivel de cada unidad, el Analista levanta una lista de tareas a ser desarrolladas por estas unidades y elabora el CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO.

j) Somete dicho Cuadro al siguiente análisis :1) Varios empleados realizan tareas iguales o similares? Se puede introducir un mayor grado de

especialización en el desempeño de cada cargo?2) Las actividades realizadas por los empleados corresponden en lo posible a sus mejores

aptitudes y gustos?3) El esfuerzo total dedicado a cada actividad es proporcional a la importancia de la misma?4) Existe un grado adecuado de delegación de funciones? El Jefe dedica tiempo excesivo a

actividades fácilmente delegables? Dedica tiempo suficiente en la realización de tareas propias de su Jefatura?

5) La Extensión del Control es adecuada? ( significa que si el número de subordinados al jefe es excesivo o muy pequeño?) Qué medidas correctivas se pueden aplicar.

6) Las cargas de trabajo por empleado son equilibradas?7) Un mismo empleado desempeña funciones incompatibles?8) Existen funciones claramente definidas, por escrito para cada cargo?9) Las funciones que desempeña cada empleado corresponden a las descritas?

k) Desarrolla un análisis completo de toda la información obtenida, estudia los problemas encontrados y establece posibles alternativas de solución, y a continuación proyecta la nueva estructura y elabora los respectivos organigramas

l) Define las funciones de las unidades involucradas en la solución.

m)Elabora un nuevo CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES y lo somete al mismo análisis descrito en el paso h) e introduce las modificaciones que sean aconsejables, verificando la consistencia técnica de tales soluciones.

n) Elabora el nuevo CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO y lo somete al análisis descrito en el paso j), definiendo en esta ocasión, el dimensionamiento del personal para las diversas unidades estudiadas.

23

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.03

HOJA

4/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

o) Elabora un anteproyecto para someterlo a la apreciación del equipo de Organización y Métodos, explicando las características, el alcance y las ventajas de las soluciones propuestas.

p) El Analista efectúa las reformulaciones sugeridas por el equipo de Organización y Métodos y cuando sea el caso, elabora el Proyecto Final.

q) El Jefe del equipo de Organización y Métodos interviene ante el Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional y/o Directorio para explicar las características, el alcance y las ventajas de las soluciones propuestas por el proyecto.

r) El Directorio, después de tomar conocimiento del proyecto, procede a su aprobación.

s) Después de la aprobación del proyecto y de su autorización para implantación, el Analista prepara con el Jefe del equipo de Organización y Métodos y los Jefes de las Áreas involucradas, el Plan de Implantación, incluyendo tiempos, recursos humanos y materiales.

t) Prepara en coordinación con el Equipo de Capacitación y con los Jefes de las áreas involucradas, el Plan de Entrenamiento.

u) Promueve una reunión con los Jefes y empleados de las áreas involucradas, con el propósito de facilitar la implantación venciendo la resistencia y temores, que normalmente las modificaciones organizacionales traen consigo.

v) El Analista comienza y apoya de manera permanente y dedicada, la implantación del proyecto, asesorando a los Jefes en la solución de los obstáculos que se presenten, recomendando las modificaciones y ajustes que se requieran, para así asegurar el óptimo funcionamiento de las unidades sujetas a la reestructuración.

En los Subitems del 2.1 al 2.10 se encuentran las técnicas de Organización y Métodos para el Desarrollo de Estudios sobre estructuras orgánicas.

24

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.03

HOJA

5/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA


a) Procedimiento para Diagnósticos en Trabajos de Organización y Métodos.

DIAGRA311.VSD

LAY-OUTCORRECTO

CUELLOS DEBOTELLA

FLUJOSCORRECTOS

FORMULARIOSADECUADOS

AUSENCIADE NORMAS

ELABORARO REVISAR

NORMAS

ESTRUCTURADEFINIDA

ESTRUCTURAINADECUADA

NORMASINADECUADAS

CORREGIRFORMULARIOS

CORREGIRLOS FLUJOS

CORREGIRCUELLOS DE

BOTELLA

CORREGIRLAY-OUT

DEFINIRO CORREGIR

LA ESTRUCTURA

N

S

S

N

N

S

N

S

N

S

N

S

N S

S N

1

2

INICIO DELDIAGNÓSTICO

25

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.03

HOJA

6/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

a) Procedimiento para Diagnósticos en Trabajos de Organización y Métodos (Continuación).

DIAG3132.VSD

PERSONALCALIFICADO

INSTALACIONESSUFICIENTES

SOPORTEOPERACIONAL

EFICIENTE

SOLUCIONA NIVEL DE

ADM. SUPERIOR

BAJORENDIMIENTO

INSTALACIONESOBSOLETAS

PERSONAL ENCANTIDAD

SUFICIENTE

CORREGIRSOPORTE

OPERACIONAL

VARIARINSTALACIONES

MODIFICAR OAMPLIAR ELCUADRO DEPERSONAL

N

S

N

S

N S

N

S

N

N

S

S S

N

FIN

AREA FISICASUFICIENTE

BUENASCONDICIONES DE

AMBIENTE

1

2S

26

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.03

HOJA

7/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

4.3.6. Formularios

a) Formulario MP300.03.01 : Cuestionario para el Análisis de Estructura.

Alternativa 1

F3000311.VSD

FECHA

DEPT°

DIVISION

SECCION

PERSONA QUE LLENA ELCUESTIONARIO

TITULO DEL CARGO O FUNCIONNOMBRE

CARGONOMBRE

CARGONOMBRE

CARGONOMBRE

ASESORESTECNICOS (A)*

ASISTENTESTECNICOS

ADMINISTRATIVOS (A)*

JEFESSUBORDINADOS

(PARA CADA UNO DE ELLOS SERAPREPARADO UN ORGANIGRAMA SIMILAR)

(A)*.- si es aplicable

TITULO DEL CARGO O FUNCIONNOMBRE

ADMINISTRATIVOS (A)*

ORGANIGRAMA

27

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.03

HOJA

8/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

1.- PRINCIPALES FUNCIONES DESARROLLADAS POR LA UNIDAD EN EVALUACION

JEFE

NIVELES

SUBORDINADOS

f3000312.VSD

28

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.03

HOJA

9/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

2.1 Própios del Area - Tiempo total - Tiempo parcial

2.2 Apoyo de otras Areas - Tiempo total - Tiempo parcial

2.3 Contratados Externos - Tiempo total - Tiempo parcial

TOTAL

H

TOTAL

M

TOTAL

GRAL.H M

4 ) LA CARGA DE TRABAJO DE LA UNIDAD ES REGULAR ? HAY PERIODOS DE MUCHO VOLUMEN DE TRABAJO ? INDIQUE CAUSAS, FRECUENCIA Y DURACION

5 ) EL TRABAJO DE LA UNIDAD ESTA AL DIA ? SINO, INDICAR LAS CAUSAS DEL ATRASO

2 ) NUMERO DE EMPLEADOS Y PRACTICANTES UBICADOS EN LA UNIDAD

3 ) LA UNIDAD DESARROLLA ACTIVIDADES QUE NO LE CORRESPONDE ¿CUALES?

AREAS

CLASIFICACION

f3000313.VSD

29

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.03

HOJA

10/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

FECHA FIRMA

6 ) HAY NECESIDAD DE HORAS EXTRAS ?

- esporádicamente

- frecuentemente

- permanentemente

DATOS ADICIONALES

indique la razón de la existencia de su unidad y explique porque el trabajo de su unidad esnecesario para la organización

1.-

Ud. prevee alguna alteración en su unidad? En caso sea la respuesta positiva, enumere ;2.-

Analise cualquier factor que, en su opinion entrampe el funcionamiento de su unidad,particularmente aquellos factores que provienen de actividades, problemas o faltas en otrasunidades

3.-

Enumere las tres modificaciones mas importantes que, en su opinión, deben ser introducidas,para obtener mejoras en la eficiencia de su unidad.

4.-

Si Ud. hubiera pedido personal adicional y aún no hubiera sido atendido, explique porque realizótal solicitud

5.-

Cuantas horas extraordinarias tuvo su unidad de trabajo en los últimos 6 meses, y cual es la razónde ésto? (la respuesta puede ser aproximada o sólo positiva o negativa);

7.-

Ud. espera alguna modificación en la carga de trabajo de su unidad en los próximos 3 a 6 meses?cual es la magnitud de esa modificación ?

6.-

Indique otros factores importantes para el desempeño de su unidad.8.-

f3000314.VSD

30

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.03

HOJA

11/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

Alternativa 2 :

CUESTIONARIO PARA EL ANÁLISIS DE ESTRUCTURA

EMPRESA:

1. ÓRGANO

2. NOMBRE DEL ENCUESTADO

3. NOMBRE DEL CARGO

3.1 Nivel del Cargo Gerente ( )Asistente ( )Jefe ( )Empleado ( )Otros (especifique) ( )

4. Identifique el Jefe a quien está subordinado directamente :

5. Identifique las personas que son directamente subordinadas a usted y en caso de ser jefes, antes del nombre indique el título del cargo:

6. Usted reporta a otras personas, además de su jefe inmediato?

SI ( ) NO ( )

7. En caso afirmativo, identificar a la personas a quienes reporta, aclarando para cada una de ellas los casos en que lo hace:

PERSONAS CASOS

8. Usted recibe ordenes directamente de otras personas además de su jefe inmediato?

SI ( ) NO ( )

31

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.03

HOJA

12/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

En caso positivo, identificar las personas de quien recibe ordenes, aclarando, para cada una de ellas los casos en que esto normalmente ocurre. Si esas ordenes son recibidas por escrito, ponga “E” a la derecha del cuadro. Si son recibidas verbalmente, ponga una V.

PERSONAS CASOS

9. Usted tiene contacto directo por razón del servicio, con los clientes?

SI ( ) NO ( )

c/Proveedores si ( ) no ( )c/Personal de otros órganos? si ( ) no ( )c/Personal de otra empresadel grupo si ( ) no ( )

10. Si usted mantiene contacto con otros órganos de su servicio o fuera de el, para el buen desempeño de sus funciones personales, o de las de su órgano en caso Ud. sea el jefe, identificar tales órganos e indicar en que depende de ellos:

11. Si algún otro órgano de la empresa, para el buen desempeño de sus actividades, depende de la acción y/o información de Ud., identificar tales sectores y, especificar en que ellos dependen de Ud.

12. Agradeceremos llenar el formulario del ANEXO I, relacionado a sus tareas

OBS : Si el espacio para responder cualquiera de las preguntas fuera pequeño, anexar en hoja adicional, la información complementaria. No se olvide de codificarlas con el mismo número de pregunta atendido.

Fecha Encuestado Analista

32

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.03

HOJA

13/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

ANEXO 1

Lista de tareas

Describa abajo detalladamente, las tareas que Ud. ejecuta. Describa los actos que considera más importantes, indicando el suficiente detalle (puede utilizar más de una hoja). Enumere las tareas en orden aproximado de su ejecución o según su importancia.

N° DE ORDEN TAREAS DIARIASTIEMPO APROXIMADO(HRS)

Otras Tareas

NRO DE ORDEN

FRECUENCIADESCRIPCIÓN

TIEMPO APROXIMADO

(1) Cantidad Und (2)

(1) La frecuencia puede ser : (2) La unidad puede ser :S= La realiza cada semana H= HorasQ= La realiza cada quincena D= DíasM= La realiza mensualmente S= SemanasA= La realiza anualmente M= MesesE= La realiza esporádicamente

33

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.03

HOJA

14/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

b) Formulario MP300.03.02 : Cuadro De Distribución De Funciones

1) Objetivos

Facilitar al Analista la detección de funciones asignadas a la Unidad Administrativa que no son compatibles con sus objetivos o que se están duplicando con las de otras Unidades o que hay ausencia de otras que no le permiten alcanzar sus objetivos a cabalidad.

2) Llenado De Formulario

El formulario será llenado en original y una copia por cada uno de los Jefes de las Unidades Administrativas en estudio a requerimiento del analista asignado al estudio, y seguirá la siguiente distribución:

Original: para el Analista de O y M asignado al estudio, el cual lo utilizará archivará como parte del expediente del estudio indicado.

Primera Copia: para el Jefe de la Unidad Administrativa que llenó el formulario. Para el llenado, seguir las siguientes indicaciones: Nombre, siglas y código de la Unidad Administrativa: indicar el nombre completo, siglas y código

de la Unidad Administrativa. En caso de no contar con siglas o códigos, rayar el campo. Nombre del Jefe o Responsable, cargo, titular o encargado: Nombre completo del Jefe o

Responsable de la Unidad Administrativa. Su cargo, si es el titular o si esta encargado. Si esta encargado indicar desde cuando, la causa y si es por tiempo indeterminado. Quién es el titular.

Teléfono ó Anexo y N° de Oficina: Indicar lo que corresponde, de no ser el caso, rayar el campo. Objetivos y Funciones de la Unidad Administrativa: Indicar detalladamente los objetivos (la razón

de existir) y las funciones (como lo consigue) de la unidad Administrativa actualmente, señalando para cada una si las tiene formalmente asignadas (F) o si no es así (I).

Personal Asignado a la Unidad Administrativa: Código, Apellidos y Nombres, Cargo y si es Permanente o Temporal en relación al Personal que depende directamente del Jefe que llena el presente documento.

Fecha, Nombre y Firma del Encuestado: Fecha en que el documento fue llenado, Nombre y firma de quien lo llenó.

Recepción: Nombre y firma de quien recepcionó el formulario y fecha de recepción.

34

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.03

HOJA

15/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: SIGLAS: CÓDIGO:

NOMBRE DEL JEFE ACTUAL : NOMBRE DEL CARGO ACTUAL : TITULAR: FECHA :

ENCARGADO :

TELÉFONO O ANEXO NRO DE OFICINA SI LA JEFATURA ESTA ENCARGADA INDICAR : DEL TITULARNOMBRE : SITUACION ACTUAL :

DEL ENCARGADOCARGO EN QUE ES TITULAR : TIEMPO PREVISTO DE ENCARGATURA :

OBJETIVOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: F/I1.

2.

3.

4.

FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: (EN ORDEN DE IMPORTANCIA) F/I

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.F = Establecidos en el Manual de Funciones u otro documento formal.I = Se aplica aunque no está asignado formalmente.

35

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.03

HOJA

16/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

PERSONAL ASIGNADO A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

CÓDIGO APELLIDOS Y NOMBRES CARGO P/T

(*) P= Permanente T = Temporal

FECHA: NOMBRE: FIRMA DEL ENCUESTADO:

Recepción:

NOMBRE: FIRMA : FECHA :

ANALISTA DE O Y M.

NOTA: UTILIZAR CUANTAS HOJAS REQUIERA PARA UNA INFORMACIÓN COMPLETA

36

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.03

HOJA

17/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

c) Formulario MP300.03.03 : Cuadro De Distribución De Trabajo

1) Objetivos

Permite detectar al Analista si las tareas de los empleados se duplican, si el esfuerzo dedicado corresponde a la importancia de la tarea, si las cargas por empleado son equilibradas, o si no se está realizando alguna tarea que es necesario llevarla a cabo.


El formulario será elaborado para cada Unidad Administrativa en borrador por el Analista de O y M. Para lo cual utilizará la información captada en el “CUESTIONARIO PARA ANÁLISIS DE ESTRUCTURA” y el “CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES”.

El borrador será revisado por el Analista y conjuntamente con el Jefe de la Unidad Administrativa superaran las incongruencias de la información obtenida, generándose un documento final que deberá ser suscrito por ambos. Para el llenado seguir las siguientes instrucciones : Funciones de la Unidad Administrativa: En esta columna se deben plasmar las funciones de la

Unidad en orden de importancia. Columnas verticales siguientes: Indicar en cada columna empezando por el Jefe de la Unidad

Administrativa y en orden de nivel funcional, de izquierda a derecha, el nombre y el cargo de cada servidor de la unidad precedido de las letras A, B y C, etc. para facilitar referencias posteriores.

Mas abajo, indicar las tareas de cada servidor con los respectivos tiempos semanales en horas en las columnas TS, de modo que horizontalmente coincidan con la clasificación por función de la Unidad Administrativa. Sumar los tiempos de las tareas en cada fila, registrando los totales en la primera columna TS de la izquierda. Sumar verticalmente los tiempos semanales correspondientes a cada servidor (debe ser casi siempre entre 30 a 35 horas). Registrar el total general del tiempo semanal de la Unidad Administrativa en la primera columna de TS.

Analista y jefe de la Unidad Administrativa: Una vez revisado y ajustado el documento deberán suscribirlo conjuntamente.

Dicho documento será la herramienta principal del analista para la evaluación de la estructura orgánica ya que provee una visión de conjunto de las Funciones de la Unidad y las Tareas de sus empleados en relación a las mismas. Con el análisis se descubrirá las primeras posibilidades de mejoras y simplificaciones y se orientará el trabajo de análisis de las fases posteriores.

No hay reglas específicas que puedan sustituir la experiencia y capacidad de percepción y sentido común del Analista; sin embargo, como una orientación y sistematización del análisis se recomienda el siguiente cuestionario, cuyas respuestas deben ser indicadas por el Jefe de la Unidad con el asesoramiento del Analista como un anexo al CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO:

37

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.03

HOJA

18/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

Qué funciones absorben mas tiempo? Son ellas realmente las que deben consumir mas tiempo? Existe esfuerzo mal empleado? Existen tareas sin un gran valor para los objetivos de la Unidad y

que están absorbiendo tiempo exagerado? Se están usando las aptitudes adecuadamente? Existen empleados realizando tareas de nivel

superior o inferior a sus calificaciones o al nivel funcional? Existen empleados que realizan tareas no relacionadas? Existe alguna tarea dispersa entre varios empleados? Esta distribuido equitativamente el trabajo?

38

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.03

HOJA

19/19

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: FECHA :FUNCIONES DE LA UNID. ADM

TS

A=X---------XXXXX

TS

B=X----------XXXXX

TS

C=X----------XXXXX

TS

D=X-----------XXXXX

TS

NOMBRE: FIRMA: NOMBRE: FIRMA:ANALISTA: JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

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SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO

ESTUDIO, IMPLANTACION DE PROCEDIMIENTOS - ELABORACION Y

RACIONALIZACION

CODIGO

MP300.04

HOJA

1/10

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

4.4.1. Finalidad

Ordenar la ejecución de las diversas actividades desarrolladas en la empresa, permitiendo su normalización, racionalización y control.

4.4.2. Base Legal

Manual de Organización y Funciones de la EMPRESA.

4.4.3. Descripción

a) La Unidad de Organización y Métodos recibe una solicitud para realizar un análisis de procedimientos.

b) Adicionalmente, el equipo de Organización y Métodos, sin solicitud previa del área involucrada, podrá iniciar un análisis de procedimientos en caso detecte la necesidad de hacerlo.

c) El Jefe de Organización y Métodos analiza la factibilidad y disponibilidad de recursos del equipo, de acuerdo con las prioridades definidas y lo tramita al analista designado.

d) El jefe del área efectúa el llenado del formulario MP300.01.01 : REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOS en dos copias. Archiva la primera para aspectos de control y tramita la 2da al Analista designado.

e) El Analista elabora la programación del estudio utilizando las técnicas de Organización y Métodos esbozadas en el Subitem 2.1.

f) El Analista desarrolla la etapa de Levantamiento de Datos utilizando las técnicas de Organización y Métodos, mediante observación directa y entrevistas con el personal que ejecuta el procedimiento, según se indica en los Subitems 2.1, 2.3 y 2.4.

g) El Analista elabora los Flujogramas, la descripción del procedimiento en estudio, incluyendo los datos de tiempos y distancias recorridas, de ser necesario, en función a las características del procedimiento, objetivo y profundidad del estudio, utilizando el tipo de flujograma mas adecuado a la necesidad específica. Ver tópico 4.4.5. Flujogramas.

h) El Analista realiza el análisis del procedimiento, mediante el estudio del flujograma, aplicando a cada una de las actividades el cuestionario que aparece en la técnica del Subitem 2.5. : Análisis de Procedimientos.

i) El Analista introduce las modificaciones que el análisis anterior recomendó.

40

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


RACIONALIZACION

CODIGO

MP300.04

HOJA

2/10

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

a) El Analista revisa con el personal involucrado en las modificaciones, las mejoras propuestas, logrando así su participación y aceptación, logrando así asegurar su colaboración e interés en la etapa posterior de implantación.

b) El Analista realiza un estudio para determinar las ventajas económicas y de todo orden, y que representan las mejoras propuestas; asimismo, establecerá el costo de implantación del nuevo procedimiento.

c) El Analista elabora un anteproyecto y lo somete a la revisión del equipo de Organización y Métodos, sustentando características, alcance y ventajas de las soluciones propuestas.

d) El Analista efectúa las modificaciones planteadas por el equipo de Organización y Métodos, de ser ese el caso, y elabora el proyecto final.

e) El Jefe de Organización y Métodos encamina el proyecto final al Sistema de Planeamiento a través del subsistema de Desarrollo Organizacional y Soporte Informático.

f) El Jefe del Sistema de Planeamiento evalúa el proyecto y lo encamina al Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional y/o al Directorio según el caso.

g) Luego de la aprobación del proyecto y de su autorización para implantación, el Analista conjuntamente con el jefe del equipo de Organización y Métodos y los jefes responsables de la implantación, prepara el Cronograma de implantación, incluyendo tiempos, recursos humanos y materiales.

h) El analista prepara conjuntamente con los jefes responsables, el Plan de entrenamiento del personal involucrado en la ejecución del proyecto.

i) El Analista promueve una reunión de jefes y empleados de las áreas involucradas, de manera que se pueda facilitar la implantación, venciendo resistencias y temores, que surgen como reacción natural ante cualquier cambio.

j) El Analista inicia el seguimiento permanente y dedicado a la implantación del procedimiento, asesorando a los jefes en la solución de los obstáculos que se presentasen, aconsejando las recomendaciones y ajustes, que se requieren para asegurar la óptima implantación del procedimiento.

41

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


RACIONALIZACION

CODIGO

MP300.04

HOJA

3/10

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA


a) Flujogramas.El Flujograma es un tipo de representación gráfica que permite representar el movimiento de documentos, formularios y operaciones que ocurren en una empresa, a través de personas, órganos de la empresa y terceros, de forma de complementar racionalmente las descripciones narrativas de los sistemas o rutinas de trabajo.Son innumerables los modelos de flujogramas utilizados en la práctica, sin embargo algunas reglas básicas son generales aceptadas y se adaptan a cualquier tipo, tales como: Título del estudio o del sistema Fecha Identificación de quien lo preparo Identificación de fase del estudio (propuesta, anteproyecto, etc.) Leyenda: Identificación del significado de los símbolos utilizados en la preparación.No existe ninguna normalización de convenciones en las ciencias de la organización y administración, son empleados, todavía, ciertos símbolos que a continuación se enumeran, porque constituyen una excelente forma de comunicación, permitiendo que los gráficos sean fácilmente entendidos.1) Flujograma Vertical y Flujograma DiagonalEl flujograma Vertical es utilizado en la representación de rutinas simples; muestra el proceso analítico del flujo de trabajo dentro de una unidad administrativa.El flujograma Diagonal es usado en rutinas complejas, en la que intervienen de varias unidades administrativas. En el flujograma Diagonal la secuencia de trabajo camina de izquierda a Derecha y de arriba para abajo; los símbolos que identifican las fases de rutina deben ser diseñados dentro de los respectivos cuadros.Las principales convenciones usadas en la elaboración de estos flujogramas son los siguientes:

Un círculo es una operación

Una flecha equivale a un transporte

Un cuadro representa una inspección

Un D representa demora o atraso

42

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


RACIONALIZACION

CODIGO

MP300.04

HOJA

4/10

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

Un triángulo con vértice volteado para abajo representa almacenamiento o archivo

Un triángulo sentado en la base significa permanencia temporal

43

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


RACIONALIZACION

CODIGO

MP300.04

HOJA

5/10

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

PROCESAMIENTO EN ANALISIS

INICIO DE PROCESAMIENTO

TERMINO DEPRCESAMIENTO

ANALISTA

FECHA

SECTOR

SECTOR

IDENTIFICACION

DISTANCIATRANS-PORTES

SIMBOLOS EMPLEADOS DESCRIPCION DE LOS PASOSN°

METODO ACTUAL

TIEMPO

DISTANCIATRANS-PORTES

SIMBOLOS EMPLEADOS DESCRIPCION DE LOS PASOSN°

METODO PROPUESTO

TIEMPO

D I F E R E N C I AR E S U M E N METODO ACTUALMETODO

PROPUESTO

DISTANCIA DE LOS TRANSPORTES

TIEMPO EN (UNIDADES)

OPERACIONES

TRANSPORTES

CONTROLES

ESPERAS

ARCHIVOS

FLUJOGRAMA VERTICAL

MP300.DOC

44

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


RACIONALIZACION

CODIGO

MP300.04

HOJA

6/10

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

SE

CT

OR

:

JEF

E

:

DE

PA

RTA

ME

NT

O A

DM

INIS

TR

AT

IVO

OR

GA

NO

:

DIV

ISIO

N D

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A :

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Mét

odo

Act

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Mét

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Pro

pues

tox

Inic

io 1

4 hs

. 12/

2/96

Tér

min

o 17

hs.

12/

2/96

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lista

: __

____

____

____

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COMUNICACIONES

ASISTENTE

ENCARGADODEL

TRAMITE

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ALMACEN

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G41

1.V

SD

45

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


RACIONALIZACION

CODIGO

MP300.04

HOJA

7/10

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

2) Flujograma Horizontal (A B C)Este tipo de flujograma es muy utilizado para estudiar en detalle una rutina compleja que considera la participación de diversas unidades de trabajo y con numerosos pasos.Es un flujograma de presentación, principalmente destinado a brindar información sobre procedimientos a personas no especializadas en el análisis de procedimientos. Las convenciones generalmente mas usadas son las siguientes:

Documento o Formulario

Emisión de Documento copias o Documentos Anexos

Operación (clasificación, conferencia, verificación, emisión, etc.)

Sentido de flujo

Decisión o pregunta

A

Archivo Definitivo: A = Orden Alfabético; N = Orden Numérico;C = Orden Cronológico

NArchivo temporal o Almacenamiento

Inicio o Fin de un Procedimiento

Espera

2

5Conector para otra Hoja

46

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


RACIONALIZACION

CODIGO

MP300.04

HOJA

8/10

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

JEFA

TU

RA

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DIA

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2

2 1

DR

AW

ING

2

47

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


RACIONALIZACION

CODIGO

MP300.04

HOJA

9/10

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

3) Diagrama de BloqueEl Diagrama de Bloque es utilizado para describir gráficamente los datos y hechos que ocurren en cualquier época o circunstancia empleando figuras y frases cortas y directas.Las convenciones más comunes utilizadas son las siguientes:

Operación

Requiere de una decisión - cuando existe una condición de un Si o un No

Origen o Destino (Departamento, Persona, etc.)

Documento - Informes

Lista

Archivo

Va Para o Viene De - Indica que la fase siguiente debedirigirse a otro local, a través de números y letras insertados allí

Flujo (Sentido)

Terminal

Proceso Manual que se realiza sin ayuda mecánica

48

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


RACIONALIZACION

CODIGO

MP300.04

HOJA

10/10

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

MODELONUEVO

?

CONCEPCION DELMODELO

PRUEBA DELMODELO

FUEAPROBADO ?

S

N

N

S

IMPRENTA EXTERNAPREPARA

COMPOSICION

IMPRENTA DE LAEMPRESA PREPARA

COMPOSICION

N S

ESPECIFICACIONESPARA IMPRIMIR

IMPRENTAPROPIA

?

EMITIR PRUEBA DE LAMAQUINA DEIMPRESION

PRUEBACORRECTA ?

IMPRIMIRFORMULARIOS

N

S

EJEMPLO DE DIAGRAMA DE BLOQUE

diag414.vsd

ELABORACIÓN DE

FORMULARIOS

4.4.5. Formularios

No utiliza.

49

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO

ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE FORMULARIOS

CODIGO

MP300.05

HOJA

1/11

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

4.5.1. Finalidad

Ordenar el uso de Formularios en la EMPRESA en cuanto a normalización y racionalización mediante un control centralizado sobre la elaboración, modificación, reimpresión y retiro de vigencia de los mismos.

4.5.2. Base Legal

a) Manual de Organización y Funciones de la EMPRESA.b) Norma sobre Control y Normalización de Formularios.

4.5.3. Descripción

La realización de este procedimiento comprende tres conjuntos diferentes y complementarios de operaciones :

Creación de Formularios. Reimpresión de Formularios. Retiro de Vigencia de Formularios.

a) Creación de Formularios :1) El área interesada que percibe la necesidad de la creación de un formulario, solicita a través de

su Jefe de Sistema al Jefe del Sistema de Planeamiento, para que el Equipo de Organización y Métodos elabore el mismo, alcanzando para ello la información básica necesaria, tales como : esbozo preliminar, descripción de la posible información a ser incluida, otros formularios que complementen al nuevo, etc.

2) Indistintamente, por iniciativa propia y sin necesidad de la solicitud previa del área usuaria, el equipo de Organización y Métodos podrá iniciar un estudio para la creación de formularios, basándose en una necesidad detectada.

3) El Jefe de Organización y Métodos, analiza la posibilidad y disponibilidad de recursos en el equipo y de acuerdo al orden de prioridad definido, lo tramita al Analista.

4) El Jefe de Organización y Métodos llena el Formulario “REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS “, archiva la primera copia como constancia de control y entrega y la segunda copia se la alcanza al Analista.

5) El Analista aplicando las técnicas descritas en el Subitem 2.6, desarrolla el estudio para concebir un modelo de Formulario.

6) Como producto del análisis anterior, el Analista concibe el nuevo formulario debidamente racionalizado, determinando el formato, calidad de papel, consumo estimado mensual, gramaje, color de papel y presentación. Deberá utilizar para ello la información que se indica en el Subitem 2.6 y otra que estime necesaria.

7) El Analista somete la nueva concepción del modelo a opinión del Jefe del equipo de Organización y Métodos y del área solicitante, para aplicar los ajustes que amerite realizar.

8) El Jefe del equipo de Organización y Métodos y el Jefe del área solicitante aprueban el modelo de formulario.

50

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.05

HOJA

2/11

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

9) El analista llena una ficha de “CONTROL DE IMPRESOS CODIFICADOS” para el nuevo formulario, prepara el formulario ”INSTRUCCIONES PARA LA IMPRESIÓN DE FORMULARIOS”, realiza las anotaciones respectivas en el registro de trabajos de Organización y Métodos y lo encamina al área de Logística para la respectiva atención del servicio y mantiene una copia de la referida instrucción y del modelo del nuevo formulario como parte del Archivo de Formularios del equipo de Organización y Métodos.

10) El Analista recibe de parte de la imprenta contratada, una prueba en 3 copias del modelo del Formulario.

11) El analista contrasta las pruebas con el original existente en el Inventario de formularios, de ser necesario efectúa las debidas correcciones y somete el expediente a opinión de la unidad solicitante, autorizando luego la impresión final, indicando para ello en la prueba de imprenta ajustada y aprobada la siguiente nota : AUTORIZADO PARA IMPRESIÓN (fecha) (nombre del analista) (firma del analista en calidad de aprobación). El resto de copias se distribuirá : una para el archivo de formularios del equipo de Organización y Métodos y otra para el Jefe de Almacén o quien se encargue de la recepción e inspección de los formularios que la imprenta entregue.

12) Considerando el proceso de implantación del formulario, el Analista conjuntamente con el Jefe del área interesada apoyará todos los pasos del proceso, hasta que se consolide totalmente su uso.

13) El Analista debe verificar las implicancias imprevistas que pudieran estarse dando con otros procedimientos, promoviendo las modificaciones correspondientes.

b) Reimpresión de Formularios :1) El Área de Control de Stocks, cuando tiene la necesidad de reponer el stock de formularios

porque alcanzaron el mínimo, envía al equipo de Organización y Métodos el formulario “REVISIÓN PARA REIMPRESIÓN DE FORMULARIO”.

2) En algunos casos, el equipo de Organización y Métodos, sin la solicitud previa del Área de Control de Stocks, podrá iniciar un estudio para revisión de stocks de formularios en caso de haber detectado una necesidad.

3) El Jefe del equipo de Organización y Métodos recibe la relación, evalúa y tramita al Analista asignado.

4) El Analista, aplicando las técnicas para análisis de formularios contenidas en el Subitem 2.6, inicia el análisis de los mismos, a través del formulario “REESTUDIO DE FORMULARIOS”.

5) De ser necesario el analista, elabora nuevos modelos de formularios ya racionalizados, en base a la información obtenida en el análisis anterior. Determina el formato, cantidad de papel, gramaje, color y presentación, de acuerdo a las técnicas indicadas en el Subitem 2.6. De no existir la necesidad de elaborar un nuevo modelo, pasar al paso 8).

6) El Analista somete la nueva concepción del formulario a opinión del Jefe del equipo de Organización y Métodos y del área solicitante, para aplicar los ajustes que amerite realizar.

7) El Jefe del equipo de Organización y Métodos y el Jefe del área solicitante aprueban el modelo de formulario.

51

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.05

HOJA

3/11

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

8) El analista llena una ficha de “CONTROL DE IMPRESOS CODIFICADOS” para el nuevo formulario, prepara el formulario ”INSTRUCCIONES PARA LA IMPRESIÓN DE FORMULARIOS”, realiza las anotaciones respectivas en el registro de trabajos de Organización y Métodos y lo encamina al área de Logística para la respectiva atención del servicio y mantiene una copia de la referida instrucción y del modelo del nuevo formulario como parte del Archivo de Formularios del equipo de Organización y Métodos.

9) El Analista recibe de parte de la imprenta contratada, una prueba en 3 copias del modelo del Formulario.

10) El analista contrasta las pruebas con el original existente en el Inventario de formularios, de ser necesario efectúa las debidas correcciones y somete el expediente a opinión de la unidad solicitante, autorizando luego la impresión final, indicando para ello en la prueba de imprenta ajustada y aprobada la siguiente nota : AUTORIZADO PARA IMPRESIÓN (fecha) (nombre del analista) (firma del analista en calidad de aprobación). El resto de copias se distribuirá : una para el archivo de formularios del equipo de Organización y Métodos y otra para el Jefe de Almacén o quien se encargue de la recepción e inspección de los formularios que la imprenta entregue.

11) Considerando el proceso de implantación del formulario, el Analista conjuntamente con el Jefe del área interesada apoyará todos los pasos del proceso, hasta que se consolide totalmente su uso.

12) El Analista debe verificar las implicancias imprevistas que pudieran estarse dando con otros procedimientos, promoviendo las modificaciones correspondientes.

c) Retiro de Vigencia de Formularios1) Semestralmente el analista efectúa el levantamiento de la información conjuntamente con el

responsable del Control de los Stocks, verificando los formularios que no sufrieron ningún movimiento en el período, anotando los saldos en stock.

2) El Analista en coordinación con el responsable de la unidad usuaria efectúa al análisis, identificando las causas de la no utilización de los mismos y estudiando la posibilidad de utilizar el stock existente.

3) Una vez confirmado lo innecesario de la utilización del formulario, promueve el retiro de vigencia del mismo de la siguiente manera :

Comunica a través del Jefe del Sistema de Planeamiento, al Sistema de Administración, que el formulario será cancelado y en consecuencia retirado del stock. Aquellos formularios cuya utilización ilegal pudiera acarrear riesgos para la empresa, deberán ser destruidos, la misma que deberá ser oficializada a través de una Comisión.

Deriva una copia del documento al área usuaria para que tome conocimiento de las acciones efectuadas.

4) El Analista registra en la ficha de control de formularios codificados, retirando el expediente relacionado con el formulario desactivado, el cual pasará a formar parte del archivo de formularios cancelados, actualizando de esta forma el catastro de formularios.

5) La codificación numérica del formulario cancelado variará en el número de versión según la codificación que corresponda de acuerdo al Sistema de Codificación del Diagrama 4.7.5.b).

6) Posteriormente a la cancelación del formulario, el Analista deberá verificar las implicancias imprevistas que se puedan generar, proponiendo las alteraciones necesarias.

52

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.05

HOJA

4/11

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA


a) Creación y Reimpresión de Formularios.

DIAG51.VSD

ESPECIFICACIONESPARA

IMPRESION

IMPRENTAPROPIA

IMPRENTA DE LAEMPRESA PREPARA

EL ARTE

IMPRENTA EXTERNAPREPARA EL ARTE

PRUEBACORRECTA

?

EMITIR PRUEBA DEMAQUINA DEL

IMPRESO

IMPRIMIRFORMULARIOS

N

S

N S

N

MODELONUEVO

?

CONCEPCIONDEL

MODELO

EVALUACIONDEL

MODELO

SEAPRUEBA

?

S

S

N

ELABORACIÓN DE

FORMULARIOS

53

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.05

HOJA

5/11

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

b) Retiro De Vigencia De Formularios.

MP300.DOC

MOVIMIENTOEN EL

SEMESTRE?

ESTUDIACAUSAS

DE NO USO

COMUNICARA LAS AREAS

EL RETIRODE VIGENCIA

SEREQUIERE

USO?

DOCS.VALORADOS

?

DESTRUIR TODOSLOS FORMATOS

EN STOCK

FIN

USAR DEBORRADORSTOCK DE

FORMATOS

SI

SI

NO

SI

NO

NO

EVALUAR ELSTOCK DE

FORMULARIOS

ANÁLISIS DEUTILIZACIÓN DE FORMULARIOS

54

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.05

HOJA

6/11

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

4.5.5. Formularios

a) Formulario MP300.05.01 : Control de Impresos Codificados.

1) ObjetivosEste formulario tiene el propósito de catalogar todos los formularios que se utilizan en la empresa y

sirve como un instrumento importante en el Sistema de trabajo administrativo pues contiene el control codificado de los mismos y su descripción; lo que resulta invalorable en la implantación de nuevos formatos, reformulación del diseño o flujo de los formularios en uso, así como para el entrenamiento de los nuevos empleados y para el trabajo de Auditoría de la Empresa. El compendio de todos los formatos viene a ser el Manual de Formularios.

2) PresentaciónEl Manual de Formularios debe ser una pasta de tipo coleccionable, con divisiones internas en cartulina con visores, dividido en tantas partes como Sistemas se tienen definidos en la Empresa. Cada parte tiene todas las instrucciones correspondientes a los formularios utilizados por los respectivos Sistemas.El lenguaje a adoptar debe ser simple, objetivo e uniforme, de modo que debe ser asimilado con facilidad por todos los empleados de la empresa que necesiten accesar a esa información.La Presentación De Las Hojas “Control De Impresos Codificados” contiene lo siguiente: Anverso Titulo : MANUAL DE FORMULARIOS Hoja : Campo destinado a la numeración de las hojas utilizadas en el Manual para cada

formulario. Reemplaza : Espacio destinado para colocar el Nro. de Hoja que fue sustituida. Título : Campo destinado para colocar el título del formulario. Sistema : Campo destinado para colocar el Sistema que utiliza el formulario. Código : Espacio destinado para colocar el código atribuido al formulario según el Diagrama

4.7.5.b). Fecha : Espacio destinado para colocar la fecha a partir de la cual el formulario entra en uso. Reverso Número: ídem al ítem 2.1.1.6 Hoja: ídem al ítem 2.1.1.2 Formulario: ídem al ítem 2.1.1.4 Orden de Ubicación de los formularios en el Manual De acuerdo al orden de codificación atribuido al formulario dentro de cada Sistema según el

Diagrama 4.7.5.b).3) Llenado Del FormularioEl Manual esta compuesto de la descripción completa de la función de cada formulario usado en la Empresa sin dejar dudas respecto a su uso. La descripción de los formularios contiene los siguientes puntos: FinalidadContiene la descripción de lo que se pretende alcanzar con el uso del formulario.

55

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.05

HOJA

7/11

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

PresentaciónDescribe la forma de adecuar el formulario, menciona el número de juegos por talón, así como el color de las copias. Otra información de interés para la imprenta, tales como gramaje, forma, impresos y otras características propias son descritas en el formulario “INSTRUCCIONES PARA IMPRESIÓN DE FORMULARIOS”. FrecuenciaDetermina la frecuencia con que el formulario se emite: Diaria, Semanal, Quincenal, Mensual, Semestral, Anual, imprevista u otra frecuencia estipulada. EmisorDetermina quien debe emitir el formulario. LlenadoIndica cada ítem a ser llenado y su modo de llenarlo. Numero Y Distribución De Las CopiasEstablece el Nro. de copias y sus destinos. Ocasionalmente se puede presentar un flujograma simple de tramitación del formulario, mostrando los sectores por los cuales recorre. Local Y Plazo De ArchivoDetermina el local y el tiempo que el formulario original y copia deberá quedar archivado para consultas eventuales. ReemplazoIndicar si el formulario está reemplazando a otro. De ser así, se debe mencionar el código del formulario que está siendo reemplazado. VigenciaFecha a partir de la cual el formulario entra en vigencia. ReferenciaDetermina en que normas el formulario tiene referencias en cuanto al uso. ModeloPresenta el modelo original o copia en tamaño normal, ampliada o reducida para fines de visualización del formulario. ControlTodo formulario debe tener un código de control, el cual deberá estar siempre colocado en el extremo inferior izquierdo. Tendrá por finalidad facilitar las requisiciones, controles, reposiciones, etc.A medida que los formularios sean creados, recibirán una codificación, la cual debe seguir la siguiente secuencia cronológica : Para formularios presentados en hojas sueltas:Código del formularioCantidadFecha de la última impresión.Ejemplo: MP300.01.01 2,000 Forms 05/96 Para formularios presentados en blocks:Código del formularioCantidad impresa (en Nro. de blocks, tantos juegos por block y tantas copias por juego).Fecha de la última impresiónEjemplo: MP300.05.01 100 x 20 x 3 06/96

56

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.05

HOJA

8/11

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

CONTROL DE IMPRESOS CODIFICADOS

FORMULARIO:

NUMERO:

HOJA: ___/___/____

(REVERSO)

TITULO:

SISTEMA

NUMERO:

HOJA:

(FRENTE)

MANUAL DE FORMULARIOS

HOJA:________DE_______

SUSTITUYE:

CODIGO DE CONTROL:

F3000501.VSD

57

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.05

HOJA

9/11

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

b) Formulario MP300.05.02 : Instrucciones para Impresión de Formularios.

MP300.05.02

INSTRUCCIONES PARA IMPRESION DE FORMULARIOSFECHA :

____/____/____

ORIG.

1 Cop.

2 Cop.

3 Cop.

4 Cop.

5 Cop.

6 Cop.

7 Cop.

COPIA

PAPEL

OBSERVACIONESCALIDAD COLOR

IMPRESION

COLORCUERPO

ANVERSOCUERPO

REVERSOCABECERA PIE

DIMENSIONES MARGEN.................. CM A LA DERECHA ................. CM HACIA ABAJO

................. CM A LA IZQUIERDA ................ CM HACIA ARRIBA

PRESENTACION

BLOCK JUEGO

HOJAS SUELTAS GRAPADO

TALON PEGADO

DESGLOSE REDONDO TRAZADO ORIGINAL Y COPIA

SOLO ....................................................................................... COPIA (S)

COMPOSICION

......... HOJAS P/BLOCK MARGEN IZQUIERDA

UNIDO :ARRIBA

JUEGO POR BLOCK

NUMERACION TODO EL JUEGO ASI COMO LA(S) ...........COPIA(S)

INICIAR EN EL N° ................................................

EMBALAJE

PAQUETES DE : ....................................................................................

HOJAS BLOCKS JUEGO TALONES

AGUJEROS

NUMERO DE AGUJEROS :.....................................................................

MARGEN IZQUIERDA ABAJO

MARGEN DERECHA ARRIBA

MUESTRAENVIAR 2 MODELOS DE IMPRESIÓN (TALONES, JUEGOS, ETC.)PARA EL EQUIPO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

VIDAPROBABLE

DELPROYECTO

ESTADO DE PRUEBA

DEFINITIVO REVISION

PROYECTO EXPERIMENTAL

OBJETIVO DEL FORMULARIO

CODIGONOMBRE DEL FORMULARIO N° DE HOJA DEESPECIFICACIONES

LOCAL DE ENTREGA : CANT. A IMPRIMIR :

ORGANO SOLICITANTE :

REMITIR PRUEBAS PARA ....................................................................................................................................... ............................................................................................................................. Y

AGUARDAR AUTORIZACION PARA LA IMPRESION

PLAZO DE ENTREGA DE LAS PRUEBAS ..................................................................................... PLAZO DE ENTREGA DEL TRABAJO FINAL ............................................................................

PREPARADO EL : ____/____/____

POR : _______________________________________________________________________

AUTORIZADO EL : ____/____/____

POR : _______________________________________________________________________NOMBRE FIRMA NOMBRE FIRMA

58

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.05

HOJA

10/11

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

c) Formulario MP300.05.03 : Revisión para Impresión de Formularios.

¿QUIEN LO ELABORA? ¿POR QUIEN LE ES TRANSMITIDO?

¿QUIEN LO RECIBE EN SU AREA?

¿A QUIEN SE LE ENVIA? ¿CON QUE FIN?

¿ES REGISTRADO? ¿POR QUE?¿EN QUE? ¿COMO?

¿ES CONFERIDO? ¿POR QUIEN ? ¿POR QUE?

¿ES TRANSCRITO? ¿POR QUE?¿EN QUE? ¿COMO?

¿ES DESTRUIDO? ¿CUANDO?

¿ES ARCHIVADO? ¿POR QUE?¿CUANDO? ¿COMO?

REVISION PARA IMPRESION DE FORMULARIO N°

TITULO DEL FORMULARIO FECHA ____/____/____

ORGANO CONSULTADO: FIRMA DEL REMITENTE ANALISTA

El formulario objeto de estarevisión es:

INDISPENSABLE (Subraye, en el ejemplar anexo, lainformación o firmas indispensables)

UTIL

INUTIL Tache en el ejemplar anexo, lainformación o rúbricas inútiles)

MP300.05.03

59

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.05

HOJA

11/11

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

d) Formulario MP300.05.04 : Reestudio de Formularios.

AL SUBSISTEMA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMÁTICO, TRAMITAMOS EL FORMULARIO : ............(TITULO DEL FORMULARIO) ............................. EN ANEXO, PARA

REESTUDIO CONSIDERANDO LAS SUGERENCIAS QUE A CONTINUACION HACEMOS Y A LA NECESIDAD DE LA PROXIMA REIMPRESION PARA USO DE :(NOMBRE DEL AREA) ............................................................................................................................................. .......................................................................................................................................

............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................

NECESIDAD DE MAS .......................... COPIAS

FALTA DE ESPACIO PARA EL LLENADO

NECESIDAD DE REAGRUPAR LOS DATOS

NO PERMITE EL LLENADO A MAQUINA

LOS ESPACIOS VERTICALES NO ESTAN ALINEADOS CON EL TABULADORDE LA MAQUINA

FORMATO INADECUADO PARA SU ARCHIVO

DIFICULTAD DE LOCALIZARLO EN EL ARCHIVO

MARGEN INSUFICIENTE PARA ARCHIVARLO

DEMASIADO ESPACIO

NECESIDAD DE REVERSO CARBONADO

NECESIDAD DE NUMERACION PRE-IMPRESA

MALA CALIDAD DE PAPEL O CARTON

COLOR DEFICIENTE

DESGLOSE IMPERFECTO

TITULO INADECUADO

OTROS (ESPECIFIQUE)

MP300.05.04.VSD

ITEMIMPRESION

ACTUALPROPUESTA

APROBADA PORO Y M

CANTIDAD USADA MENSUAL

CANTIDAD ACTUALMENTE DISPONIBLE

CANTIDAD A IMPRIMIR

COLOR DEL PAPEL

TIPO DE PAPEL

FORMATO

COLOR DE LA IMPRESION

NUMERO DE COPIAS

PERFORACION

MUESTRAS

EMBALAJE

PRESENTACION

DESGLOSE

REESTUDIO DE FORMULARIOSFECHA :

____/____/____

SOLICITADO

EL : _____/____/_____

_____________________________SOLICITANTE

AUTORIZADO

EL : _____/____/_____

_____________________________O Y M

ATENDIDO

EL : _____/____/_____

_____________________________UNIDAD DE LOGISTICA

60

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO

ANALISIS Y RACIONALIZACION DEL USO DEL ESPACIO FISICO

CODIGO

MP300.06

HOJA

1/3

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

4.6.1. Finalidad

Optimizar el aprovechamiento de los espacios físicos de la empresa, adecuándolos a un flujo racional de la información, documentación y otras actividades que el proceso involucre, obteniendo una utilización funcional de los espacios y un adecuado ambiente de trabajo.

4.6.2. Base Legal

Manual de Organización y Funciones de la EMPRESA.

4.6.3. Descripción

a) El área interesada solicita al equipo de Organización y Métodos, a través del Sistema de Planeamiento, un estudio sobre la distribución y racionalización de su espacio físico.

b) En algunos casos el equipo de Organización y Métodos, sin una solicitud previa del área interesada, podrá iniciar un estudio de espacio físico, en caso detecten la necesidad de que se haga.

c) El Jefe del equipo de Organización y Métodos, recibe la solicitud, analiza la factibilidad de dotación de recursos y de acuerdo al orden de prioridad definido, la encamina al analista designado.

d) El jefe del equipo de Organización y Métodos efectúa el llenado del Formulario MP300.01.01 : REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOS, archiva una copia y el original se la alcanza al analista asignado.

e) El Analista elabora la programación del estudio, utilizando las técnicas de Organización y Métodos indicadas en el Subitem 2.1.

f) El analista estudia la organización de la empresa, los componentes de los sistemas y los procedimientos que se desarrollan en la unidades objeto del estudio.

g) El Analista en base al organigrama de la unidad, determinan el número y la intensidad de las comunicaciones entre las diversas áreas del área en estudio. Para la elaboración del organigrama podría utilizar la metodología para levantamiento de información presentada en el Subitem 2.3.

h) El analista levanta las rutinas y elabora los Flujogramas físicos de los principales procedimientos que se desarrollan en la unidad, detallando solamente las áreas que intervienen en los mismos.

i) El Analista determina las frecuencias aproximadas de cada uno de los procedimientos diagramados.

61

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.06

HOJA

2/3

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

j) El analista elabora un diseño en escala de la planta con los puestos de trabajo a reorganizar, incluyendo todos los espacios utilizados y no utilizados del ambiente.

k) Determina con la ayuda de los Flujogramas ya racionalizados , la mejor ubicación de los puestos de trabajo, corredores, áreas libres, etc., utilizando los principios indicados en el Subitem 2.8.

l) En base al plano de ubicación de los puestos de trabajo, elabora un anteproyecto con la localización de cada una de ellas dentro del ambiente.

m)Elabora los Flujogramas físicos con modelos en escala de todos los muebles y equipos de las dependencias objeto de racionalización de sus espacios físicos.

n) Determina la mejor distribución interna de cada unidad teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos contenidos en el Subitem 2.8.

o) El analista discute la solución encontrada con los jefes de los empleados de las unidades involucradas en el estudio e introduce las modificaciones que resulten de la revisión del anteproyecto.

p) Luego de introducir las modificaciones que el razonamiento amerite, se presenta al anteproyecto ante el Jefe del equipo de Organización y Métodos y al Jefe del Área motivo de la racionalización, para su análisis y aprobación, indicando para ello, las características generales de la propuesta, el alcance y las ventajas de las soluciones propuestas.

q) El analista hace las reformulaciones sugeridas por los Jefes, de ser ese el caso. Elabora el Proyecto final para someterlo a aprobación del GCDI, la Gerencia General o Directorio, de acuerdo a los niveles de autorización.

r) El jefe del equipo de Organización y Métodos encamina el proyecto al jefe del Sistema de Planeamiento, quien lo revisa y encamina al GCDI/Directorio para su aprobación, proceso durante el cual puede requerirse una exposición del jefe del equipo de Organización y Métodos para aclarar cualquier consulta adicional.

s) Luego de la aprobación, el analista asesora a los jefes de las unidades involucradas en el proyecto, con el fin de programar la implantación, la misma que incluirá tiempos, recursos materiales, personal, plan de adecuación de instalaciones internas, seguimiento a la implantación del proyecto y asesoría permanente hasta que concluya la consolidación del mismo.

t) Promueve una reunión de los Jefes y empleados de las unidades involucradas, con el objetivo de facilitar la implantación, venciendo resistencias y temores, que surgen como consecuencia de cualquier cambio.

u) El analista inicia y apoya permanente y dedicadamente la implantación del proyecto, asesorando a los jefes en la solución de los obstáculos que se presenten, planteando las modificaciones y ajustes necesarios, que aseguren la óptima implantación del proyecto.

62

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.06

HOJA

3/3

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA


a) Procedimiento Para El Análisis Y Racionalización Del Uso Del Espacio Físico.

Es el actual Lay-Outsatisfactorio ?

Es vialble la reformulación ?

Es viable la reformulación enlas condiciones actuales ?

Detallar el Proyecto para laImplantación

Programar la implantación

Proyectar soluciones alternativas

Las soluciones satisfacen ?

Las soluciones fueronaceptadas ?

CASO DE UN LAY OUTEN FUNCIONAMIENTO

CASO DE UN LAY OUTA SER IMPLANTADO

SI

NO

NO

SI

NO

SI

NO

NO

SI

SI

DIAG61.VSD

Revisar las SolucionesProyectadas

Discutir las Soluciones con ladirección de la Empresa

Elaborar el Informe Final

Elaborar el Informe Conclusorio


Considerar RestriccionesEconómicas a Reformulación de

Lay - Out

Considerar Restricciones Físicas yFormular Lay - Out


Evaluar la Racionalidad del Lay - Out

Levantar los Datos NecesariosLevantar los Datos Necesarios

4.6.5. Formularios :

No requiere.

63

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO

ELABORACION DE LOS MANUALES

CODIGO

MP300.07

HOJA

1/14

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

4.7.1. Finalidad

Disponer de una guía para la orientación y consulta de los analistas de Organización y Métodos para la elaboración de Manuales.

Establecer un conjunto sistemático de normas, preceptos y procedimientos, así como las funciones y tareas que deben cumplir los miembros de la organización y la manera como deben ser realizadas, de acuerdo a la organización estructural de la empresa.

4.7.2. Base Legal

Manual de Organización y Funciones de la EMPRESA.Manual de Operación de Organización y Métodos.

4.7.3. Requisitos

Conocer las técnicas de Organización y Métodos referentes a esta especialidad y elaborar los manuales dentro de las normas y patrones de la empresa para este tipo de trabajo.

4.7.4. Descripción

La realización de este Procedimiento comprende cuatro conjuntos diferentes y complementarios de operaciones : Elaboración del Manual de Organización. Elaboración del Manual de Normas Internas. Elaboración del Manual de Operaciones. Elaboración de otros Manuales.

a) Elaboración del Manual de Organización.

1) El Jefe del equipo de Organización y Métodos, analiza la disponibilidad de Recursos Humanos de la unidad de acuerdo con la prioridad que tenga definida y determina el inicio designando al equipo que irá ha actuar en el desarrollo del mismo.

2) El coordinador del equipo llena el formulario MP300.01.01 : REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y MeTODOS y lo guarda en el archivo correspondiente.

3) El equipo define el contenido del manual que deberá constar como mínimo de : Leyes de Creación de la empresa. Estatuto Social. Organigrama. Funciones de las unidades.

64

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.07

HOJA

2/14

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

4) El equipo prepara el material que necesitará consultar; el cual, consistirá principalmente de los estatutos, reglamentos organigramas, definición de funciones de las unidades y todos otros aquellos documentos que permitan tomar conocimiento de las actividades de la empresa a nivel de Sistema, Subsistema y/o Proceso.

5) El Equipo deberá aplicar sus conocimientos en materia de organización, principalmente de aquellos relacionados a departamentalización de actividades, delegación de funciones, extensión de control, principios de organización, elaboración de organigramas, tipos de organización, ubicación de unidades de servicio, definición de actividades, funcionamiento de comités, etc.

6) El equipo desarrollará entrevistas con todos los jefes de las unidades, utilizando el formulario MP300.03.01 : CUESTIONARIO PARA ANALISIS DE ESTRUCTURA para la elaboración del formulario MP300.04.01 : CUADRO DE DISTRIBUCION DE FUNCIONES y realiza el análisis por unidad administrativa.

7) En base a las funciones a nivel de cada unidad el equipo elabora un funcionograma para cada departamento.

8) Desarrolla un análisis completo de toda la información obtenida a fin de definir las funciones de las unidades que conforman la estructura.

9) El equipo somete el estudio a la apreciación de los Jefes de las unidades involucradas, con el propósito de enriquecerlo mediante los conocimientos específicos de las áreas, asegurando su colaboración e interés en la etapa posterior de implantación.

10) Se introduce las recomendaciones que el análisis recomiende.

11) Elaboran un anteproyecto para someterlo a la apreciación del jefe del Equipo de Organización y Métodos, explicando las características, el alcance y las ventajas de las propuestas.

12) El equipo efectúa las alteraciones sugeridas por el Jefe del Equipo de Organización y Métodos, de ser el caso, y elabora el proyecto final.

13) El jefe del Equipo de Organización y Métodos gestiona el Proyecto al Jefe del Sistema de Planeamiento a través del Jefe del subsistema de Desarrollo Organizacional e Informático.

14) El Jefe del Sistema de Planeamiento evalúa el proyecto y lo encamina a la Gerencia General para su gestión de aprobación ante el Directorio.

15) Luego de la aprobación del proyecto y de su autorización de implantación, el equipo prepara conjuntamente con el jefe del Equipo de Organización y Métodos y los Jefes responsables de la implantación del manual, el programa y Cronograma de implantación incluyendo tiempos, recursos humanos y materiales.

65

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.07

HOJA

2/14

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

66

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.07

HOJA

3/14

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

16) Una vez implantado el manual, el Equipo de Organización y Métodos ejercerá el papel de coordinación y ejecución directa de actualización del manual, manteniéndolo en condiciones de pleno uso.

b) Elaboración del Manual de Normas Internas.

1) El Jefe del equipo de Organización y Métodos, analiza la disponibilidad de Recursos Humanos de la unidad de acuerdo con la prioridad que tenga definido y determina el inicio designando al equipo que irá ha actuar en el desarrollo del mismo.

2) El coordinador del equipo llena el formulario MP300.01.01 : REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOS y lo guarda en el archivo correspondiente, detallando los siguientes ítems :

Tapa y contratapa. Hoja Índice Introducción Contenido Substitución de Normas Actualización

3) El Equipo define el contenido de Manual de Normas Internas que deberá constar como mínimo de :

Introducción : Explicando el Objetivo, la presentación, el contenido y la forma de utilizar y mantener el manual.

Normas Internas : Expresando los procedimientos a ser utilizados en la empresa, excepto aquellos incluidos en los respectivos manuales de operaciones ya implantados.

4) El equipo prepara el material que necesitará consultar. Este material consistirá en todos los documentos normativos existentes en la empresa, tales como resoluciones, actas e instrucciones de servicio.

5) El equipo revisará las técnicas de Organización y Métodos para redacción, presentación, divulgación y aprobación de documentos normativos.

6) Elabora el borrador de la Norma básica que norme la redacción, presentación, divulgación y aprobación de las Normas Internas de la empresa.

7) El equipo somete el borrador de la Norma Básica a al apreciación del Jefe del equipo de Organización y Métodos explicando las características, el alcance y las ventajas de la creación del manual de Normas Internas (Técnica 9).

67

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.07

HOJA

4/14

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

8) Introduce las modificaciones sugeridas por el Jefe del equipo de Organización y Métodos , cuando sea el caso, y elabora el proyecto final de la norma básica.

9) El Jefe del equipo de Organización y Métodos encamina el proyecto al jefe del Sistema de Planeamiento a través del jefe del Subsistema de Desarrollo Organizacional e Informático.

10) El jefe del Sistema de Planeamiento revisa el proyecto y lo encamina a la Gerencia General para su gestión de aprobación ante el Directorio.

11) Luego de su aprobación y autorización de implantación, el equipo prepara conjuntamente con el Jefe del equipo de Organización y Métodos, el programa de implantación del manual de Normas Internas, que constará de las siguientes etapas :

Adecuación de los documentos normativos existentes a los patrones establecidos en la Norma Básica (Subitem 2.9).

Obtención de la aprobación de los proyectos elaborados en el ítem anterior de parte del Directorio.

Reproducción de normas aprobadas e incluso el empaste normalizado para confeccionar el manual.

Distribución y divulgación del manual entre las diversas unidades. Implantado el manual, el equipo de Organización y Métodos ejercerá la función de coordinación

y ejecución directa de la actualización del manual, conforme se ha establecido en la Norma Básica.

c) Elaboración del Manual de Operación.

1) En base a la programación del Programa de Desarrollo Institucional y constituido el Grupo de Trabajo (GT), el analista designado para dar el apoyo técnico al GT, estudia las políticas y normas existentes en la empresa sobre la elaboración de manuales, así como la documentación que hubiere sobre el tema.

2) Se reúne el GT definiéndose un coordinador, el cual será asesorado por el analista, quien explica el objetivo de las características del trabajo a desarrollar.

3) Se determina el alcance y los límites del manual, definiéndose hasta donde fue posible definir el contenido del mismo.

4) El GT elabora la programación del trabajo, la cual incluye personal, materiales, impresos, montaje, distribución, Cronograma, etc.

5) Se define el personal que intervendrá en la elaboración del manual y en la función a ser desempeñada por los miembros.

6) Se define la información que deberá obtenerse para la elaboración del manual y el grado de profundidad que se le dará a la investigación.

68

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.07

HOJA

5/14

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

7) Se determinará el método que se utilizará para la investigación, conforme al Subitem 2.1: Etapas Comunes en el Desarrollo de Estudios de Organización y Métodos y al Subitem 2.3 : Técnicas de Levantamiento de Datos y Antecedentes.

8) Se determina el grado de análisis y racionalización del procedimiento o actividad motivo del manual.

9) Se ejecuta la etapa de levantamiento de información de acuerdo con el programa establecido y con las normas contenidas en el Subitem 2.3.

10) El GT desarrolla las etapas de análisis y diagnóstico para la racionalización de procedimientos que serán introducidos en el manual.

11) Una vez que la totalidad del material del manual esté listo, se prepara el índice y se ordena el material en la misma secuencia, conforme se establece en el Subitem 2.10 : Indicaciones Básicas para Elaboración de Manuales de Operación.

12) El GT elabora el manual tomando en cuenta las normas de la empresa sobre la estructura y normalización de manuales.

13) El borrador del manual deberá ser confrontado con la organización y los procedimientos en los puestos de trabajo, en los casos de que estos ya estuvieran implantados, discutiendo con las jefaturas y empleados involucrados.

14) Introducidas las modificaciones, producto del proceso anterior, el GT entregará al equipo de Organización y Métodos para su revisión final y por su intermedio al Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional para la aprobación del documento y de su implantación.

15) Luego de su aprobación y de su autorización de implantación, el analista prepara, conjuntamente con el Jefe del equipo de Organización y Métodos y los jefes responsables de la implantación, el programa de implantación, incluyendo tiempos, recursos humanos y materiales.

16) Prepara junto con la unidad de entrenamiento y los jefes responsables el plan de entrenamiento de personal.

17) Promueve una reunión de Jefes y empleados de las unidades involucradas con el objeto de facilitar la implantación venciendo las resistencias y los temores que surgen como consecuencia de cualquier cambio organizacional.

18) El analista inicia y apoya permanentemente la implantación del proyecto asesorando a los jefes en la solución de los obstáculos que se les presentaren.

19) Implantado el manual, el equipo de Organización y Métodos iniciará la función de coordinación y ejecución directa de la actualización del manual, manteniéndolo siempre en vigencia.

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SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.07

HOJA

6/14

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

d) Elaboración de otros Manuales.

De modo general podemos expresar que un Manual comienza a justificarse en la empresa cuando, debido a su tamaño y complejidad, los empleados comienzan a perder la visión del conjunto, desconociendo la importancia que sus actividades puedan tener para otras unidades orgánicas, de manera que no llevan a cabo adecuadamente las rutinas que de ellos se necesita para el funcionamiento básico de la empresa ya que tiene dudas de su propia autoridad y responsabilidad debido a la creación de nuevas funciones y sectores.

Es posible que se pretenda agrupar en un solo documento este conjunto de ideas, políticas, normas y procedimientos cuyas características correspondan a una actividad específica, y que no formen el conjunto de funciones de una unidad, tales como manuales del Chofer, del Jefe Zonal, de Seguridad e Higiene Industrial, etc.

La elaboración de los mismos dependerá del criterio del Jefe del Equipo de Organización y Métodos y de la fundamentación de la necesidad de parte del responsable del área interesada. Dicha elaboración deberá obedecer los procedimientos descritos para los otros manuales.

70

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.07

HOJA

7/14

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA


a) Procedimiento Para Elaboración De Manuales.

DIAG71.VSD

EXISTEMANUAL

?

DEFINIROBJETIVOS

APROBADO?

DIAGNOSTICO YDISEÑO

FIN

IMPLANTACIONY SEGUIMIENTO

SI

SI

DEFINIRRESPONSABLES DE

ELABORACION

ESTUDIO PREVIODE LA

ORGANIZACION

PLANEAMIENTOY PROGRAMACION

DE TRABAJOS

DEFINIRRESPONSABLESDE EVALUACION

ESTUDIAR YEVALUAR MANUAL

ESAPROPIADO

?

EFECTUARLOS AJUSTES

EFECTUARAJUSTE

NO

NO

SI

NO

71

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.07

HOJA

8/14

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

b) Sistema de Codificación de Documentos de Gestión.

Formato General :

IDENTIFICACIÓN DELÁREA DE ACTUACIÓNEN LA ESTRUCTURA

FUNCIONAL

Identificación del Tipo de Documentosegún la siguiente Tabla :

E = Especificación TécnicaM = Manual de GestiónN = Normas AdministrativasR = ReglamentoS = Manual de Sistema AplicativoT = Normas Técnicas / OperativasU = Manual de Usuario de Sistema Aplicativo

ORGA10.DOC

Identificación del SistemaEmpresarial según lasiguiente Tabla :

S = AsesoríaO = OperacionalC = ComercialA = AdministrativoF = Contabilidad y FinanzasP = Planeamiento

Procedimiento

Formulario

SubSistema

Proceso

Actividad

S s P AD pp ff

72

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.07

HOJA

9/14

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

4.7.6. Formularios

a) Formulario MP300.07.01: Manual de Organización.

1) Objetivo

Este formato se utiliza para plasmar la Estructura Orgánica y las funciones de cada unidad, facilitando la incorporación de información básica que este tipo de Manual debe contener.

2) Presentación

El Manual de Organización es un documento que contiene la estructura Organizacional de la Empresa y las funciones de cada unidad.

La presentación de las hojas del Manual de Organización es la siguiente :

Titulo : Manual de Organización Sistema : Campo destinado para colocar el Sistema del cual se está describiendo su estructura

orgánica y atribuciones. Subsistema : Idem a 2.2 pero referido al Subsistema. Asunto : Idem a 2.2 pero referente al componente del Subsistema Documento de Aprobación : N° de documento de Aprobación del Manual Fecha de Vigencia : Campo destinado a colocar la fecha que entra en vigencia el contenido del

documento. Hoja : Campo destinado a la numeración de las hojas utilizadas en el Manual

3) Llenado del Formulario

El Manual de Organización debe contener por lo menos :

Objetivos y Políticas Generales de la Empresa Organigrama General Estructura Organizacional Base Legal Responsabilidades, Atribuciones y niveles de dependencia de las diversas unidades orgánicas.

73

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.07

HOJA

10/14

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

SUBSISTEMA :

SISTEMA :

ASUNTO :

DOCUMENTO DE APROBACION :

FECHA DE VIGENCIA HOJA

DE

MP300.07.01

74

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.07

HOJA

11/14

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

b) Formulario MP300.07.02 : Manual De Normas Internas

1) Objetivo

Se utiliza para plasmar las Normas Internas de la empresa para cada una de sus áreas de actuación.

2) Presentación

El Manual de Normas Internas es un folder de tipo coleccionable con divisiones al interior en cartulina con visores, dividido en tantas partes como Sistemas que estén definidos en la Empresa. Cada parte tiene el contenido completo de las normas que rigen las actividades de cada sistema y que se desarrollan aplicando la técnica indicada en el Subitem 2.9.

Titulo : Norma Interna. Código : Campo destinado para colocar el código atribuido a la Norma Interna según el

Diagrama 4.7.5.b) del presente Manual. Hoja : Campo destinado a la numeración de las hojas utilizadas en el Manual para cada Orden

interna seguido del N° total de hojas que conforman la O.I. separados por una diagonal invertida.

Sistema, Subsistema : Campos destinados para colocar el Sistema y Subsistema que debe supervisar, controlar y orientar en cuanto a la correcta aplicación de la Orden Interna.

Asunto : Descripción suscrita que sugiera el objetivo de la Orden Interna. Fecha de Vigencia : Espacio destinado para indicar la fecha a partir de la cual la norma rige. Reemplaza : Espacio destinado para indicar el código de las Ordenes Internas que fueron

Substituidas. Firma y Sello de Autorización : Firma de la persona facultada para autorizar la aplicación de la

Norma.

75

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.07

HOJA

12/14

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

NORMA INTERNA

MP300.07.02

ASUNTO :

SISTEMA :

CODIGO :

HOJA :DE

SUBSISTEMA :

FECHA DE VIGENCIA :

/ /

REEMPLAZA :

FIRMA Y SELLO DE AUTORIZACION

76

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.07

HOJA

13/14

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

c) Formulario MP300.07.03 : Manual De Operación

1) Objetivo

Se utiliza para plasmar las técnicas y metodología de los procedimientos que corresponden a un determinado sistema.

2) .Presentación

El Manual de Operación es un folder de tipo coleccionable dividido en tantas partes como procedimientos contenga para el Sistema al cual está referido, los cuales resultaron como producto de aplicar la Técnica del Subitem 2.5.

Sistema, Subsistema : Campos destinados para colocar el Sistema y Subsistema que debe supervisar, controlar y orientar en cuanto a la correcta aplicación de los Procedimientos.

Código : Campo destinado para colocar el código atribuido al Procedimiento según el Diagrama 4.7.5.b)., del presente Manual.

Procedimiento : Descripción suscrita que sugiera el objetivo del Procedimiento. Hoja : Campo destinado a la numeración de las hojas utilizadas en el Manual para cada

Procedimiento seguido del N° total de hojas que conforman dicho Procedimiento, separados por una diagonal invertida.

Firmas Aprobatorias : Firmas de las personas facultadas para aprobar la aplicación del Procedimiento.

Versión : Indicación del Número de Versión del Procedimiento. Fecha de Vigencia : Espacio destinado para indicar la fecha a partir de la cual el procedimiento

rige.

77

SUBSISTEMA


PROCEDIMIENTO


CODIGO

MP300.07

HOJA

13/14

PROCEDIMIENTO

SISTEMA

PLANEAMIENTO

VISTOS

VERSION

FECHA

SISTEMA CODIGO

PROCEDIMIENTO

MP300.07.03

SUBSISTEMA

HOJAPROCEDIMIENTO

DESCRIPCION

FIRMAS APROBATORIAS VERSION FECHA DE VIGENCIA

78

LATIN CONSULTESTÁTICASABESP

RODOLFO RETAMOZO

4.8. MECANISMOS DE EVALUACION Y CONTROL DE GESTION

Para el Cálculo del Índice de Desarrollo de Proyectos (IDP) :

Mensual :

=

Acumulado :

=

/tt/file_convert/55721304497959fc0b916baa/document.doc 79

Nro.de Actividades EjecutadasA

IDPA

Nro. de Actividades Programadas B

A

IDPM

B

X 100

X 100


RODOLFO RETAMOZO

5. PLAN DE IMPLANTACION

El inicio de la implantación de la función de Organización y Métodos y Análisis de Procesos debe considerar dos elementos importantes:

La Selección y el entrenamiento que resultará de mucha ayuda en el apoyo a los empleados que pasarán a cumplir esta función, ya que se prevé que carecen de la experiencia y conocimiento necesarios para ejercer la función que están asumiendo.

La Formulación de un Manual de Organización y Métodos por la misma razón que el elemento anterior. Además el grupo de Organización y Métodos y Análisis de Procesos podrá aprovechar toda las ventajas en cuanto a aplicación Metodológica para elaborar el resto de Manuales.

El Manual de Organización y Métodos, deberá contener toda la base teórica, tanto como las herramientas técnicas y adecuadas para el desempeño de las actividades de Organización y Métodos, en base a un compendio de conceptos, principios y técnicas que servirán de elemento de orientación y consulta a los analistas. Este deberá ser actualizado de acuerdo al nivel de asimilación de parte de los analistas y considerando las nuevas técnicas aplicables a la empresa.

La implantación del Modelo de Organización y Métodos y Análisis de Procesos considera dos etapas básicas:

Formalización de la Función Organización y Métodos y Análisis de Procesos e

Implantación del Modelo de Organización y Métodos y Análisis de Procesos.

En la primera etapa se definen los elementos normativos necesarios y la conformación del grupo que tendrá a su cargo las actividades de Organización y Métodos y Análisis de Procesos. Al inicio el modelo será asimilado y adaptado a las características propias de la empresa adecuando el Manual de Operaciones de Organización y Métodos. Culminada esta etapa, la empresa estará apta para la implantación del Modelo de Organización y Métodos y Análisis de Procesos.

La implantación propiamente dicha del modelo será la segunda etapa, debiendo tener definido el soporte operacional del grupo, dotarlo de recursos materiales necesarios y promover el entrenamiento específico a modo de seminarios, cursos, talleres, etc.; relacionado con las técnicas de Organización y Métodos consideradas en el Modelo dirigido al personal designado.

Un esquema General que señala las actividades principales a cubrir en cada etapa del Plan de Implantación es el siguiente:



RODOLFO RETAMOZO

Etapa 1 Formalización de la Función de Organización y Métodos y Análisis de Procesos.

Tarea 1 Establecer el Grupo de Trabajo1. Nombrar el personal del Grupo.2. Definir la Organización y Funciones del Grupo.3. Aprobar el Grupo.4. Instalar el Grupo.

Tarea 2 Preparar el Manual de Operaciones de Organización y Métodos 1. Estudiar el Modelo General de Planeamiento y Desarrollo Organizacional y Análisis de Procesos.2. Adaptar el Modelo General a las características de la empresa: La organización Interna del Grupo de Planeamiento y Desarrollo Organizacional y Análisis de Procesos Métodos. Los procedimientos normativos, las rutinas y flujos. Los formularios a ser utilizados. Las Técnicas de Análisis y los elementos de seguimiento. 3. Preparar el Manual de Operaciones.4. Aprobar el Manual.

Etapa 2 Implantación del Modelo de Organización y Métodos y Análisis de Procesos.

Tarea 1 Establecer el Grupo de Organización y Métodos y Análisis de Procesos.1. Definir el personal necesario.2. Definir Instalaciones físicas y otros recursos para el funcionamiento.3. Establecer formalmente la Función de Org. y Métodos.4. Nombrar al personal del Grupo.5. Entrenar al personal.6. Brindar los recursos materiales necesarios.7. Instalar el Grupo.

Tarea 2 Implantar el Modelo de Organización y Métodos l y Análisis de Procesos.1. Definir prioridades de acción.2. Definir Sistema de Trabajo.3. Elaborar el Plan Anual de Trabajo.4. Elaborar la programación de actividades.5. Iniciar el desarrollo de actividades.

Tarea 3 Análisis y Evaluación de la Implantación1. Determinar los indicadores2. Ajustar Metas, Estrategias y Procedimientos de Implantación.



RODOLFO RETAMOZO

6. GLOSARIO

Acción: Efecto o resultado de hacer. Actividad: Conjunto de las tareas propias de una persona o entidad.Alcance: Lo que se va a conseguir, lograr, obtener. Lo que comprende o se entiende.Anexo: Documento o pieza que, como comprobante , se agrega al fin de un manuscrito o impreso.Catastro: Censo de fincas urbanas, rurales.Componente: Cada uno de los elementos que intervienen en la formación de un todo.Concepto: Pensamiento expresado con palabras. Sentencia, agudeza. Juicio, opinión, fama, reputación. Conceptual: Que pertenece o se refiere al concepto.Cuadro: Marco (cerco de algunas cosas)Diseño: Descripción o bosquejo de alguna cosa hecho por palabras.Dossier: Expediente (conjunto de documentos que se refieren a un asunto)Enfoque: Descubrir y comprender la esencia de un asunto para tratarlo o resolverlo con acierto.Enfoque Conceptual: Expresar y/o representar la esencia de un asunto para tratarlo o resolverlo con acierto.Estrategia: Habilidad, destreza y pericia para dirigir un asunto. El conjunto de reglas que aseguran una decisión óptima en cada momento.Esquema: Representación gráfica y simbólica de cosas materiales atendiendo solo a sus líneas o caracteres más significativos y que se somete a deliberación de un concilio.Estructura: Conjunto de elementos solidarios entre sí o cuyas partes son funciones unas de otras. Hay en ellas enlace y función más que adición y fusión.Figura: Forma exterior y peculiar de cada cuerpo.Flujo: Movimiento de las cosas fluidas.Flujograma: Representación gráfica de las cosas.Función: Capacidad de acción o acción propia de los cargos y oficios.Implantar: Plantear (establecer sistemas, instituciones, reformas, etc.). Ingerir (introducir una cosa en otra)Implementar: Llevar a cabo, realizar, ejecutar. Poner en practica, aplicarIntegral: Dícese de las diferentes partes que entran en la composición de un todo.Institucional: Relativo a cualquiera de las organizaciones fundamentales de un estado, nación o sociedad.Inventario: Asiento de los bienes de las personas o de una comunidad.Lineamiento: Dibujo de un cuerpo por el cual se distingue y conoce su figura.Manual: Libro en que se compendia lo sustancial.Meta: Fin al que se dirigen las acciones.Método: Modo habitual de obrar o proceder.Misión: Poder que se da a una persona para ir a desempeñar un cometido.Modelo: Ejemplar o muestra que sigue o a que se ajusta quien ejecuta una obra de arte u otra cosa. Designación del modo de ser de ciertas realidades. Representación en pequeño de una cosa. Realidad en estado de perfección.Necesidad: Falta o carencia de las cosas indispensables para subsistir.Norma: Pauta, Regla de conductaObjetivo: Fin, intento o propósito de una operación. Operación: Acción de operar.



RODOLFO RETAMOZO

Operar: Realizar o llevar a cabo algo. Obrar, trabajar o ejecutar diversos menesteres u ocupaciones. Operativo: Dícese de lo que obra y produce un efecto.Organigrama: Representación gráfica de la estructura formal de la organización de una empresa indicando las líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación.Organización: Disposición, Orden. Plan: Extracto, apunte, escrito en que se expone la traza o disposición general de una cosa.Política: Orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado.Programa: Anuncio de las partes que ha de tener o de las condiciones a que se ha de sujetar alguna cosa. Declaración previa de lo que se piensa hacer en una materia.Procedimiento: Método de hacer algunas cosas.Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de una operación artificial.Recurso: Bienes o medios de subsistencia.Regla: Razón, medida, norma a que se han de ajustar las acciones para que resulten rectas.Sistema : Conjunto ordenado de cosas que tienen relación entre sí y contribuyen a un fin.SubSistema: Conjunto debajo o acción secundaria al sistema. Táctico: Arte de poner en orden las cosas. Sistema que con disimulo y habilidad se emplea para lograr un fin.Tarea: Obra o trabajo que debe hacerse en tiempo limitado.RecursosTomo: Cada una de las partes de una obra impresa o manuscrita con paginación propia y encuadernación separadamente.Volumen: Libro encuadernado, que puede ser obra completa, o uno o más tomos de ella, o ya esté constituido por dos o más escritos diferentes.

* Fuente de Datos : Enciclopedia Sopena


ANALISIS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

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