Gestin de Proyectos de Tecnologas de Informacin y Comunicacin

UNIVERSIDAD SIMN BOLIVAR

Torres Hernndez Jos Emilio

Anlisis de la lectura Estimacin de Proyectos de TI: Prcticas contemporneas y directivas de gestin;

R. Ryan Nelson

17 de abril de 2014

Gestin de Proyectos de Tecnologas de Informacin y Comunicacin

PUNTOS CLAVE

v Estimacin de proyectos de TI.

v Anlisis de la estimacin de proyectos.

v Problemas comunes de la estimacin.

v Evaluacin del xito del proyecto.

v Directivas para la mejora de estimacin de proyectos de TI.

ANLISIS Y EVALUACIN DETALLADO

Estimacin de Proyectos de TI

El proceso Estimar los Costos, consiste en realizar una aproximacin de los recursos monetarios

necesarios para completar las actividades del Proyecto. La exactitud de la estimacin del costo de un

Proyecto, aumenta segn avanza el Proyecto, de manera que es un proceso repetitivo.

Los costos se estiman para todos los recursos asignados al Proyecto, es decir, recursos de trabajo,

recursos materiales, coste de servicios e instalaciones y posibles costes por contingencias. Por lo tanto,

podemos definir la estimacin de costos, como una evaluacin cuantitativa de los costos probables de

los recursos necesarios para completar las actividades del Proyecto.

La lnea base del alcance puede contener informacin adicional sobre requisitos con implicaciones de

contratos, est relacionada con la salud, la seguridad, el desempeo, el medio ambiente, los seguros,

los derechos de propiedad intelectual, las licencias y los permisos. Toda esta informacin debe tomarse

en cuenta para la elaboracin de las estimaciones de costos.

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Cronograma del Proyecto: Los costos del Proyecto vienen determinados por el tipo y cantidad de

recursos, as como el tiempo que dichos recursos utilizan para completar las actividades del

Proyecto.

Planificacin de los RRHH: Describe los atributos de los recursos humanos del Proyecto, sus tasas

salariales y las compensaciones o reconocimientos correspondientes.

Registro de riesgos: Es importante tambin, considerar los costos de mitigacin de riesgos.

Factores ambientales: Condiciones de mercado e informacin comercial publicada.

Activos de los procesos de la Organizacin: Polticas y plantillas de estimacin de costos. Informacin

histrica y lecciones aprendidas.

Usando los requisitos del cliente, los AP estiman los costos y materiales necesarios para completar una

tarea. Puesto que la estimacin de un proyecto suele dar como resultado un contrato, los

administradores de proyectos combinan el anlisis, los datos y la experiencia para crear estimaciones

razonables. Las entradas de una estimacin de un proyecto incluyen el alcance del proyecto, la

planificacin, el plan de recursos humanos y la mitigacin de los riesgos. Las estimaciones de costos de

un proyecto incluyen tanto los costos directos como los indirectos.

Anlisis de la estimacin de proyectos

A travs de los diferentes mecanismos podemos llegar a hacer un correcto anlisis de la estimacin de

costos en un proyecto de TI:

Juicio experto

Los AP con bastante experiencia crean estimaciones vlidas basndose en el juicio experto. Este

mtodo se aplica ms a menudo a proyectos sencillos o cuando se proporciona una estimacin de alto

nivel anterior a un anlisis detallado. Por ejemplo, un electricista con licencia aplica el conocimiento y

experiencia para calcular el coste de un proyecto para instalar iluminacin en el techo de un gimnasio

mirando el espacio que se debe cubrir y la cantidad de iluminacin deseada.

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Estimacin por analoga

Los administradores de proyectos suelen trabajar en proyectos con requisitos parecidos. La estimacin

por analoga usa el conocimiento del costo y nivel de esfuerzo de proyectos parecidos, anteriores en los

que el administrador de proyectos ha trabajado. En las organizaciones que tienen una PMO, se puede

acceder a los registros de costos y nivel de esfuerzo de muchos proyectos anteriores para estimar el

costo y la planificacin con una precisin razonable para nuevos proyectos. Los AP hacen asignaciones

basadas en su juicio para las pequeas diferencias entre los proyectos.

Hacia arriba

Cuando se usa la tcnica de estimacin hacia arriba, los gestores de proyectos dividen las tareas

complejas en subtareas. El gestor de proyectos, los empleados y los subcontratados estiman los costos

de cada subtarea usando los requisitos del cliente y de la planificacin. El gestor de proyecto generaliza

o suma las estimaciones de las subtareas y aade los costos o esfuerzos adicionales para integrarlos

en un proyecto completado.

Paramtrico

Los modelos de estimacin paramtrica, como COCOMO II, usan un modelo estadstico que combina

datos histricos de muchas organizaciones. Los administradores de proyectos introducen las variables

de entrada o parmetros que escalan las estimaciones de gastos del modelo. As los AP describen la

tarea y responden a preguntas sobre el entorno operativo del proyecto, como los riesgos, conocimiento

o formacin de los empleados, la necesidad de estndares de conformidad y la uniformidad de las

expectativas de los accionistas.

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Problemas comunes de la estimacin

Lo primero que debemos hacer es saber qu tenemos que hacer. Una vez conocemos ms o menos el

alcance, debemos realizar una estimacin. Un problema habitual al que se enfrentan proveedores o

departamentos de TI es que se les pide que hagan esta estimacin antes de la toma de requisitos y su

correspondiente anlisis funcional. Se llega a exclamar frases como: si no s qu tengo que hacer,

como te voy a decir el tiempo y coste del proyecto.

1.- Estimacin Previa

En la prctica es necesario dar una estimacin con un conocimiento muy escaso del alcance. No

podemos evitarlo. Pero todos, usuarios y tcnicos, clientes y proveedores, debemos saber que esta es

una estimacin muy poco precisa, que tiene mucho riesgo y que por lo tanto no puede ser tomada como

una verdad absoluta.

Los usuarios y clientes se sienten tentados en utilizar estas estimaciones iniciales, normalmente

realizadas por analoga con proyectos similares, para presionar en las negociaciones y as obtener

mejores condiciones. Estas estimaciones top-down o de arriba abajo, deben revisarse en cuanto se

disponga de informacin detallada con la que podamos contrastar y no simplemente ser utilizadas con

verdades hasta que ya tenemos desviaciones significativas en plazo y costo.

2.- Anlisis de esfuerzos

La planificacin de los proyectos conlleva el desglose del trabajo en tareas ms o menos pequeas y

manejables. Este proceso de Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT), o Work Breakdown

Structure (WBS), es la base para realizar un anlisis de esfuerzo o estimacin bottom-up o de abajo

arriba, que va acumulando las valoraciones de cada parte y ofrecer una valoracin mucho ms precisa

del proyecto.

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Aunque hay muchos mtodos de valoracin de las piezas de TI, las valoraciones siguen siendo

subjetivas, aunque ms detalladas. Para intentar evitar esta subjetividad, desde hace varias dcadas se

han ido generando mtodos formales para realizar estimaciones de esfuerzo.

Algunas de estas tcnicas son:

Puntos funcin

COCOMO

Mark-II

Slim

Object Metrix

De una forma u otra estos sistemas formales de estimacin tienen en cuenta:

Se parte de una Unidad de Medida: subsistema, casos de uso, clases, componentes, interfaces, etc.

Se realiza una valoracin de la Complejidad/Tamao/Reutilizacin de cada elemento: Alta, media,

baja

Se pondera la Productividad (tecnologa personas): Java, .NET, PHP, etc.

Se establecer una Distribucin de Esfuerzo de cada Fase: Anlisis y maquetacin 20%, Diseo 20%,

Construccin 40%, Pruebas 12%, Instalacin 5%, Gestin y planificacin 3%

Por ltimo, se tienen en cuenta actividades de gestin, como reuniones del grupo de trabajo y de

seguimiento, documentacin, etc.

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Una vez conocido el esfuerzo debemos establecer la planificacin, que organiza el esfuerzo, los

recursos y las actividades de forma temporal. Los proyectos tienen un tamao natural. Intentar

comprimir la planificacin de forma excesiva produce una presin que aumenta el riesgo, complica la

gestin y pone en peligro la propia planificacin. Adems, un proyecto, cuanto ms grande es, ms

energa requiere para labores de coordinacin y comunicacin. La estructura y organizacin del

proyecto tambin afecta a la planificacin.

3.- Partir de la capacidad y no del alcance

En los proyectos es habitual tener una acumulacin de buffers de seguridad (Cadena Crtica de

Goldratt) que se incorporan en la planificacin para gestionar imprevistos. Esto, unido a que el trabajo

se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible (Ley de Parkinson), hace que las planificaciones

rara vez son excesivas y los proyectos casi nunca acaban antes de lo planificado.

Por ello se han planteado mtodos alternativos basados en definir un plazo concreto de tiempo y un

conjunto limitado de recursos. Una vez que conocemos las constricciones o limitaciones de plazo y

coste, entonces decidimos que funcionalidades son abordadas, es decir, que cabe dentro de estas

limitaciones.

Evaluacin del xito del proyecto

Este concepto econmico es muy enriquecedor a la hora de afrontar la evaluacin del xito o fracaso de

un proyecto, pues sienta la base de lo que es posible y no es posible lograr. La evaluacin de los

puntos de optimizacin tiene como objetivo alcanzar el punto de produccin ms eficiente para la

empresa, de acuerdo a unos recursos disponibles (limitados), para ejecutar la accin de producir.

Quiere esto decir que se busca el punto de produccin con el que se obtendr el mximo output con el

input disponible, incorporndolo en la cadena productiva.

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Las empresas eficientes no pueden buscar la mxima produccin, pues sta exige ms y ms cantidad

de entradas para incrementar cada nueva unidad de salida obtenida. ste es el punto de mxima

eficiencia de la empresa, no el de la mxima efectividad, donde se obtiene el mximo volumen de

producto posible por la empresa, pero con unos esfuerzos econmicamente no viables. Aplicando los

conceptos a la gestin de proyectos, la empresa que desea ejecutar un nuevo proyecto de tecnologas

de la informacin, considera como prioridad el xito como el posicionamiento del proyecto en el punto

de mxima eficacia, es decir dnde se presupone se cumplen todos los requisitos, explcitos e

implcitos, identificados y no identificados, en el momento del inicio del proyecto.

Es aqu donde la aportacin del Administrador de Proyecto se convierte en absolutamente

imprescindible. Si bien, la obtencin del mximo nivel de eficacia, es decir el logro de expectativas de

los promotores de proyecto, es econmicamente ineficiente, el AP ser capaz de dirigir y gestionar los

esfuerzos, encauzando los recursos disponibles y a pesar de la realidad hacia el punto de mxima

eficiencia. Sern su experiencia y calidad profesional las que alineen los recursos, orienten los mtodos

de trabajo y adapten el avance del proyecto sobre una realidad cambiante, las que permitan acercarse

ms o menos al punto de eficiencia de proyecto al final de su ejecucin.

Directivas para la mejora de estimacin de proyectos de TI

1.- Admitir que se tiene un problema. Cuando se tiene claro que es necesario planear y estimar para

reducir los problemas al mnimo y prever posibles cambios futuros que no impacten de gran forma en el

proyecto.

2.- Revisar las prescripciones presentadas por Lederer y Prasad. Usando las tcnicas que aunque

tienen mas de 20 aos, se pueden aplicar a proyectos de TI, como asignar tareas iniciales a los

desarrolladores finales, monitorear de cerca los procesos o confiar de los documentos que se realizan.

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3.- Hacer retrospectivas del proyecto. Se deben realizar revisiones diarias o semanales para realizar los

ajustes necesarios de los puntos crticos que se han desarrollado.

4.- Usar herramientas de estimacin. Utilizar paquetera de Software como Project o incluso Excel,

puede auxiliar a administrar de manera mas eficiente los recursos con los que se cuentan.

5.- Comprender los enfoques y las tcnicas de estimacin. Es importante entender los mtodos y la

forma tradicional de las tcnicas de estimacin para adaptarlas y ajustarlas a los proyectos.

6.- Evitar prejuicios en la estimacin. No juzgar o subestimar los recursos en la estimacin, planificar

con costos reales y tomar decisiones acertadas.

7.- Comprender los grficos de convergencia en la estimacin. Para poder reconocer los rangos

predecibles de cada una de las etapas del proyecto.

8.- Diferenciar objetivos de estimaciones. Las estimaciones se hacen en base a un anlisis cuidadoso y

los objetivos solo representan lo que se desea hacer o a donde se quiere llegar, sin un estudio previo.

9.- Gestionar a los interesados. Dependiendo del papel que juegue cada interesado, ser el tipo de

necesidades que pueden ser cambiantes en cierto momento, debido a esto se deben involucrar a todos

los interesados.

10.- Desarrollar competencias de estimacin. Buscar oportunidades para desarrollar y perfeccionar las

competencias de estimacin tomando talleres y cursos que fortalezcan el conocimiento.

CONCLUSIONES

El xito de un proyecto es fuertemente influenciado por el conjunto de aspectos considerados en su

evaluacin. A pesar de que el cumplimiento de los plazos, de los presupuestos y del mbito se

consideran tradicionalmente como los principales aspectos de estimacin, en la realidad otros aspectos

tienen frecuentemente un impacto significativo en el xito, por ejemplo, de los relacionados con la

aceptacin del proyecto por el cliente o delos relacionados con la calidad del producto final.

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Identificar y entender qu aspectos son ms pertinentes en la evaluacin de un proyecto de TI es

fundamental para que los esfuerzos de los gestores sean dirigidos hacia las reas de gestin ms

importantes como la estimacin. Se deben identificar los principales aspectos actualmente

considerados en la evaluacin del xito de proyectos de desarrollo de software.

Se busca tambin entender si en otros sectores de la industria, los mismos aspectos prevalecen,

estudindose en concreto el rea de estimacin, con vista a comparar un rea de conocimiento ms

amplia y extensa usando metodologas tradicionales as como buenas prcticas.

Es necesario comparar con otros modelos a los Proyectos actuales, para no cometer errores en la

estimacin que a la larga puedan causar prdidas. La estimacin del proyecto debe considerar los

aspectos mas primordiales antes de comenzar el proyecto (Duracin, Esfuerzo necesario, costo e

interesados).

A pesar del perfeccionamiento de los modelos sobre diferentes entradas como esfuerzo, costo o

tiempo, no siempre son exactos y precisos al momento de la ejecucin del proyecto, es por eso que se

requiere de la experiencia del AP y de los expertos para poder minimizar los riesgos de cambio y

reduccin de utilidad.