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ANEXO 01 – ESTUDIOS PREVIOS Página 1 de 22

FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO – FONADE AGENCIA NACIONAL DE MINERIA

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 211045

OFERTA CERRADA

OCC 054-2013

INTERVENTORÍA TÉCNICA, JURÍDICA, ADMINISTRATIVA Y DE CONTROL PRESUPUESTAL A LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN

MINERA DE COLOMBIA, EL CUAL ARTICULA DE MANERA INTEGRAL LOS PROCESOS MISIONALES DE LA AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA (ANM),

ORIENTADO A OFRECER SERVICIOS ELECTRÓNICOS AL SECTOR MINERO FACILITANDO LA GESTIÓN DE LAS SOLICITUDES, TÍTULOS MINEROS Y EL

CONTROL DE LA ACTIVIDAD MINERA

ANEXO 01 - DOCUMENTO DE ESTUDIOS PREVIOS

BOGOTÁ D.C., DICIEMBRE DE 2013

ANEXO 01 – ESTUDIOS PREVIOS OBRA Página 2 de 22

DOCUMENTO DE ESTUDIOS PREVIOS

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD A SATISFACER

1.1. ANTECEDENTES

La Agencia Nacional de Minería evidenció la necesidad de definir una Arquitectura Empresarial que permitiera alinear las reglas del negocio y las tecnologías de información existentes, razón por la cual, contrató su definición durante el 2012. Producto de lo cual, se cuenta, entre otros, con un portafolio de soluciones tecnológicas que determina el mapa de ruta a seguir. En este contexto, se requiere implementar un Sistema Integral de Gestión Minera que articule e integre los procesos misionales y de apoyo relacionados. El 27 de diciembre de 2011, se suscribió con FONADE el convenio de gerencia de proyectos No. 211045 con el objeto de ejecutar por su cuenta y riesgo, la gerencia integral del proyecto, que consiste en la “Ejecución de actividades de apoyo a la fiscalización integral de los títulos mineros”. Este convenio se encuentra vigente hasta el 27 de septiembre de 2014. En noviembre de 2012, se amplió el alcance del objeto del convenio 211045 en los siguientes términos: “Revisar y optimizar los procesos catastrales y sistemas de información actuales que permitan el diseño y adquisición de un sistema de catastro minero, incluyendo su instalación, configuración, parametrización, personalización, puesta en marcha y soporte de la solución del sistema catastral, lo cual facilita la fiscalización de los títulos mineros”. En razón a esto, FONADE requiere contratar el Sistema Integral de Gestión Minera. La implementación del sistema comprende la revisión y actualización de la arquitectura empresarial de la Agencia Nacional de Minería, la revisión y optimización de los procedimientos existentes pues esta es la base del nuevo sistema integral. El desarrollo del sistema integral de gestión minera, las pruebas de funcionalidad e integración pertinentes, el entrenamiento y formación de sus usuarios y su correspondiente soporte técnico y garantía de un año posterior a su entrega final. Finalmente, proponer e implementar mecanismos eficientes de Gestión del Cambio y de integración con los sistemas de información de la Agencia que apliquen. Con respecto al mantenimiento del sistema, en caso de ser requerido será un servicio adicional a contratar. De esta manera, se espera dar respuesta efectiva a las necesidades de los usuarios internos, institucionales y de la comunidad minera. En junio 26 de 2013, FONADE publicó el proceso publico OPC040-2013 con el objeto de contratar el Sistema Integral de Gestión Minera de Colombia. Este proceso se cerró 6 de agosto de 2013 y FONADE aceptó oferta el 29 de septiembre de 2013. El contrato se firmó el 30 de octubre de 2013 y dio inicio el 21 de noviembre de 2013. Dicho contrato requiere del acompañamiento de una interventoría.

1.2. NECESIDAD DE LA CONTRATACIÓN

La Interventoría y Supervisión de contratos se originan en la existencia de un compromiso contractual para la verificación a la ejecución de cualquier tipo de contrato derivado de los convenios. En este sentido la Interventoría puede tener responsabilidades de tipo admi-nistrativo, técnico, presupuestal, ambiental, legal y social; no obstante, según los requeri-mientos específicos del proyecto, se requiere para el tipo de proyecto que se está selec-cionando y contratando a través del OPC040-2013, seleccionar y contratar una interven-toría que permita a FONADE contar con el seguimiento y control técnico, jurídico, adminis-trativo y presupuestal del contratista principal. En cumplimiento de la obligación adquirida por FONADE de revisar y optimizar los procesos catastrales y sistemas de información


actuales que permiten el diseño y adquisición de un sistema de catastro minero, con el fin de facilitar la fiscalización de los títulos mineros, por tal motivo se requiere contratar la interventoría que permita hacer seguimiento y control al contrato derivado del proceso citado.

1.2.1. CONVENIENCIA

Los proyectos que desarrolla FONADE en especial los que involucran sistemas de información o tecnología informática, son complejos, con altas inversiones en recursos y generalmente centrados en las áreas misionales de los clientes. Por esta razón, se deben planificar las mejores condiciones internas y externas para lograr su éxito. La interventoría es una herramienta gerencial de gestión y de asesoría que por medio de un proceso sistemático e independiente de supervisión, control y vigilancia, conduce al logro de los objetivos de proyectos que tienen inherentes el desarrollo y la innovación tecnológica de nuestros clientes, disminuyendo sus riesgos asociados y garantizando la mejor disposición de los recursos dentro de los términos contractuales. Razón por la cual es conveniente la contratación de una interventoría para este proyecto específico del Sistema Integral de Gestión Minera de Colombia.

1.2.2. OPORTUNIDAD

La Agencia Nacional de Minería a través del convenio 211045 y soportado en la experiencia gerencial de FONADE, está ejecutando un proyecto pionero en el país, apoyando la fiscalización de los títulos mineros a gran escala y estableciendo los tiempos y requisitos mínimos requeridos para un ciclo de fiscalización. En este sentido se requiere la implementación de un Sistema de Información que le permita soportar su estructura misional y dar respuesta oportuna a los requerimientos de los titulares mineros y al ciudadano en general. FONADE está seleccionando y contratando dicha implementación, por lo tanto es el momento oportuno para adelantar la selección y contratación de la interventoría.

2. DESCRIPCIÓN Y ALCANCE DEL OBJETO A CONTRATAR

2.1. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo - FONADE, está interesado en contratar la INTERVENTORÍA TÉCNICA, JURÍDICA, ADMINISTRATIVA Y DE CONTROL PRESUPUESTAL A LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN MINERA DE COLOMBIA, EL CUAL ARTICULA DE MANERA INTEGRAL LOS PROCESOS MISIONALES DE LA AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA (ANM), ORIENTADO A OFRECER SERVICIOS ELECTRÓNICOS AL SECTOR MINERO FACILITANDO LA GESTIÓN DE LAS SOLICITUDES, TÍTULOS MINEROS Y EL CONTROL DE LA ACTIVIDAD MINERA.

2.2. DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE A CONTRATAR

2.2.1. ALCANCE GENERAL DEL OBJETO A CONTRATAR

FONADE en desarrollo del convenio interadministrativo No.211045 publicó en la página web de la Entidad (www.fonade.gov.co) el pasado 26 de Junio de 2013 las Reglas de Participación para la “OFERTA PÚBLICA” No. OPC- 040-2013 del pro-yecto denominado “LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GES-TIÓN MINERA DE COLOMBIA, EL CUAL ARTICULA DE MANERA INTEGRAL LOS PROCESOS MISIONALES DE LA AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA

http://www.fonade.gov.co/


(ANM), ORIENTADO A OFRECER SERVICIOS ELECTRÓNICOS AL SECTOR MINERO FACILITANDO LA GESTIÓN DE LAS SOLICITUDES, TÍTULOS MINE-ROS Y EL CONTROL DE LA ACTIVIDAD MINERA”, con el fin de seleccionar el contratista que ejecute el proyecto, para lo cual se requiere el acompañamiento de una Interventoría que ejerza el control y vigilancia de las acciones del contratista que ejecutara dicho proyecto, con el fin de lograr el cumplimiento de las obligacio-nes adquiridas en el contrato de PRESTACIÓN DE SERVICIO y sus elementos in-tegrantes (reglas de participación y el plan operativo), especialmente en relación con:

1. Las especificaciones técnicas del objeto contratado 2. Actividades administrativas a cargo del contratista 3. Actividades legales 4. Actividades financieras y presupuestales 5. Toda estipulación contractual y de los planes operativos 6. Proteger los intereses de las Entidades y salvaguardar su responsabilidad

2.2.2. ALCANCE ESPECIFICO DEL OBJETO A CONTRATAR

El alcance de la presente contratación será el de velar por la correcta y oportuna ejecu-ción del contrato No. 2133368 suscrito con el Consorcio Software Minero, que tiene por objeto implementar “El sistema integral de gestión minera de Colombia, el cual articula de manera integral los procesos misionales de la ANM, orientado a ofrecer servicios electró-nicos al sector minero facilitando la gestión de las solicitudes y títulos mineros y el control de la actividad minera”, en cumplimiento de la obligación adquirida por FONADE de revi-sar y optimizar los procesos catastrales y sistemas de información actuales que permiten el diseño y adquisición de un sistema de catastro minero, incluyendo su instalación, confi-guración, parametrización, personalización puesta en marcha y soporte de la solución, a efectos de facilitar la fiscalización de los títulos mineros. Asimismo deberá llevar a cabo todas las actividades tendientes a asegurar que el CON-TRATISTA cumpla estrictamente con el objeto del contrato, con las obligaciones de al-cance, de especificaciones técnicas, de equipo de trabajo, de costos presupuestados, de personal, de metodologías, etapas, productos y entregables definidos en su CONTRATO BASE con la calidad y oportunidad requeridas. Adicionalmente, deberá servir de facilitador entre el FONADE y el CONTRATISTA, y en la relación contractual entre ellos para dirimir problemas, para conceptuar y plantear alternativas de solución y para llevar a cabo todas las acciones y gestiones tendientes a mejorar y hacer más eficiente el desarrollo del co-rrespondiente CONTRATO BASE; asimismo deberá asesorar a FONADE, sobre aspectos técnicos, jurídicos, administrativos y financieros, para garantizar la efectiva ejecución del contrato base. El contrato de interventoría que resultare del proceso de selección se en-cuentra subordinado a la aceptación de la oferta, adjudicación y ejecución del contrato base correspondiente.

2.2.2.1. ETAPAS DEL PROYECTO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Actualización de la arquitec-tura actual

Ajuste de procesos y procedimientos misionales

Sistema de Información

Análisis y diseño

Desarrollo, personalización, parametrización, pruebas, migración, estabilización y puesta en producción

Módulo de Catastro y transversales

AD AD

DP/ PR

DP/ PR

DP/ PR

DP/ PR

DP/ PR

DP/ PR

PR PP

Módulo de Gestión y Control y transversales

AD AD

DP/ PR

DP/ PR

DP/ PR

DP/ PR

DP/ PR

DP/ PR

DP/ PR

DP/ PR PR PP


Gestión del Cambio

Convenciones: AD=Análisis y Diseño, DP=Desarrollo y Parametrización, PR=Pruebas, PP=Puesta en marcha.

2.2.2.2. ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO (ANS)

# Indicador Descripción Niveles de meta Medios de verificación

Penalizaciones

1 Disponibilidad del personal mínimo requerido.

La interventoria debe disponer de todo el personal minimo requerido. Se calculará de la siguiente forma: DRH= SUMA(DT)/NRP*DP Donde: DRH: Disponibilidad de los recursos humanos DT: Días trabajados por cada recurso de la interventoria NRP: Número de recursos humanos propuestos DP: Días del periodo Esta disponibilidad no hace referencia a la permanencia en un sitio físico en particular.

100% del porcentaje mínimo establecido en la dedicación del personal requerido para la ejecución contrato en todas sus etapas, de acuerdo a las obligaciones del plan de trabajo.

Listas de verificación de la Interventoría. Visitas programadas y No Programadas por parte de la supervisión del contrato. Informe escrito presentado al supervisor.

Disponibilidad menor que 99.9% y mayor o igual que 99.6%, penalización del 5%.



Disponibilidad menor que 95%, penalización del 100%.

2

Oportunidad en el reemplazo de un miembro del equipo de trabajo.

La interventoría debe garantizar el reemplazo de un miembro de su equipo de trabajo en máximo veinte (20) días hábiles a partir de la comunicación oficial remitida a FONADE y avalada por la supervisión del contrato, cumpliendo con los requerimientos estipulados en las reglas de participación a remplazar.

Número de días hábiles trascurridos después del plazo establecido para el remplazo

A partir del vigési-mo primer (21º) día hábil desde la manifestación de solicitud de cam-bio.

Se aplica un descuento del 1% por cada cinco (5) días hábiles de atraso en el remplazo del personal, cargado a la factura generada en el periodo correspondiente al reporte del nivel.

3

Número máximo de reemplazos de miembros del equipo de trabajo desde la presentación de la oferta y hasta los cuatro (4) primeros meses de ejecución contractual.

La interventoría debe establecer los procedimientos o mecanismos a que haya lugar para garantizar que desde la presentación de la oferta y hasta los cuatro (4) primeros meses de ejecución contractual no se presenten cambios en los miembros del equipo de trabajo aprobado. Excepto en los casos de fuerza mayor.

Número máximo acumulado de reemplazos de miembros del equipo de trabajo desde la presentación de la oferta y hasta los cuatro (4) primeros meses de ejecución

Menor o igual a un (1) remplazo

Cuando existan más de un (1) remplazo antes de los cuatro (4) primeros meses, se aplicará un descuento del 1% en la factura generada en el periodo correspondiente al reporte del nivel. Los cambios a los que hace referencia el ANS no incluyen los cambios por fuerza mayor.

4

Oportunidad en la entrega de los productos, conceptos, reportes, informes, comunicados y actas a que se hace mención en de este documento

Entregar y radicar los informes, productos, conceptos, actas, comunicados, respuestas de la Interventoría a los comunicados solicitados por FONADE. Los informes, conceptos, reportes, conceptos, actas, productos y respuestas deben ser entregados y radicados en un tiempo máximo de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del periodo de presentación planificado o a la solicitud de FONADE, de acuerdo con la siguiente prioridad: Baja: 5 días Media: 3 días Alta: 2 días

100% de los informes, productos, conceptos, actas, informes, respuestas de la Interventoría a los comunicados radicados antes de los cinco (5) días hábiles

Radicación de los productos, conceptos, informes, comunicados, en el sistema de correspondencia de FONADE en el Centro de Atención al Ciudadano.

Cuando se excedan los tiempos establecidos se aplicara un descuento del 1% de la facturación mensual por cada cinco (5) días hábiles de atraso en la entrega del informe solicitado. Las excepciones se acor-darán de común acuerdo con el supervisor del contrato mediante comunicación oficial durante el primer mes de ejecución del contrato.

5 Calidad de los informes Los informes de Interventoría 100% de los informes Radicación de los A partir de la tercera (3a)


# Indicador Descripción Niveles de meta Medios de verificación

Penalizaciones

presentados. presentados deberán ser aprobados a más tardar después de su segunda revisión.

radicados antes de los cinco (5) días hábiles de haber sido solicitada su corrección.

informes en el sistema de correspondencia de FONADE.

devolución del documento, se aplicara un descuento del 1% de la facturación mensual.

En cada uno de los indicadores se define la base para el cálculo de la penalización (precio

mensual del servicio)

La aplicación de varias penalizaciones que se calculan sobre la misma base, estará

limitada al 100% de dicha base.

La aplicación de los ANS se hará mensualmente y se acumularán según el periodo de

facturación al que correspondan.

En caso de presentarse fallas debidas a causa naturales, fuerza mayor o caso fortuito no

habrá penalización.

En caso de incurrir en más de una falla en el servicio contratado durante un mismo periodo de tiempo contado en días calendarios (semana, mes o año), FONADE podrá aplicar descuentos acumulables, cuando así lo considere pertinente.

Nota: Para identificar el alcance general del objeto a contratar, ver Anexo – “Ficha

Técnica de la Interventoría”

2.3. LUGAR DE EJECUCIÓN La ejecución del proyecto se realizará en Bogotá D. C., en las instalaciones idóneas que la interventoría designe para ello, teniendo en cuenta que deberá interactuar de manera permanente con el personal del contratista base, ubicado en la Calle 74 No. 11-33, la Gerencia del Convenio en FONADE calle 26 No. 13-19 piso 25 y personal de la Agencia Nacional de Minería ubicada en la Avenida Calle 26 No. 59-51 Torre 4, Piso 8, 9 y 10, cualquier cambio le será informado por escrito por FONADE.

3. PLAZO DE EJECUCION DEL CONTRATO El plazo previsto para la ejecución del contrato es de CATORCE (14) MESES, contados a partir de LA SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE INICIO PREVIO CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO, DE ACUERDO AL CRONOGRAMA DEL CONTRATO BASE:

Ítem Inicio Fin

1 Actualización y adecuación de la arquitectura empresarial Mes 1 Mes 3

2 Ajustes de procesos y procedimientos misionales Mes 1 Mes 4

3 Sistema de información Mes 2 Mes 14

Análisis y Diseño Mes 2 Mes 4

Desarrollo, personalización, pruebas, migración, estabilización y puesta en producción Mes 3 Mes 14

Módulo de Catastro Mes 3 Mes 12

Módulo de Gestión y Control Mes 3 Mes 14

Módulo de transversales Mes 3 Mes 12-14

4 Gestión del cambio Mes 2 Mes 14

Los módulos transversales se abordarán de manera paralela; de tal forma, que al finalizar por ejemplo, el módulo de Catastro se contará con las respectivas consultas, reportes, funcionalidades geográficas y demás módulos transversales relacionados.

4. ANÁLISIS DE LAS CONDICIONES ECONOMICAS DEL CONTRATO

4.1. METODOLOGÍA DE CÁLCULO DEL PRESUPUESTO OFICIAL ESIMADO – POE


Para la estimación del presupuesto oficial estimado – POE de la Interventoría, el Área de Estudios Previos adopta la metodología de reembolso de sueldos básicos afectados por un factor multiplicador, el cual tiene en cuenta las prestaciones sociales y costos indirectos asociados a la Interventoría (gastos de oficina, impuestos, tributos, garantías, imprevistos, honorarios o utilidad, entre otros); más los costos directos asociados al desarrollo de la Interventoría. El factor multiplicador se aplica únicamente sobre los sueldos, incluyendo dominicales y festivos, y partidas que tengan efectos sobre las prestaciones sociales, como las primas regionales.

En el Anexo se hace una descripción detallada de los diversos componentes del factor multiplicador y se dan pautas para su cuantificación, FONADE ha estimado un factor multiplicador mínimo de 256% el cual aplicó a los costos del personal mínimo requerido para la ejecución de la Interventoría. De acuerdo con la metodología expuesta en este capítulo, el Área de Estudios Previos determinó un Presupuesto Oficial Estimado - POE para esta Interventoría de Mil doscientos veintiocho millones novecientos veintitrés mil ochocientos cuarenta pesos ($ 1.228.923.840,00) M/CTE.

El valor del presupuesto oficial estimado - POE incluye sueldos del personal mínimo utilizado para la realización del trabajo, afectados por el factor multiplicador, gastos administrativos, costos directos (arriendo oficina principal, computadores, muebles, papelería, servicios públicos, entre otros costos directos), así como el valor del IVA y demás tributos que se causen por el hecho de su celebración, ejecución y liquidación, así como los gastos administrativos generados durante la ejecución del mismo. Para la determinación de este presupuesto, el Área de Estudios Previos se basó en el modelo de análisis de costos mencionado y en los precios topes definidos por FONADE para sueldos y demás gastos que inciden en los contratos de consultoría y/o prestación de servicios, mediante la cual se determina el punto de referencia para realizar los análisis de estudio de precios de mercado y del factor multiplicador, así mismo los costos establecidos como costos básicos de los profesionales contemplan el reajuste proyectado para ejecutar en los años 2014 - 2015.

4.1.1. IMPUESTOS

El oferente deberá considerar en su oferta todos los costos correspondientes a impuestos y tributos que se graven con ocasión de la suscripción, legalización, ejecución y liquidación del contrato, tales como:

Impuesto Transacciones Financieras (4x1.000)

Impuesto de Industria y Comercio – ICA

Impuesto del Valor Agregado – IVA

Retención en la fuente – Honorarios

Adicionalmente tendrá en cuenta, los costos de las pólizas incluidas en el numeral GARANTIAS del presente documento.

4.2. PERSONAL


Suministrar y mantener, en los frentes de ejecución solicitados o que resulten pertinentes durante la ejecución de las actividades de la Interventoría y hasta la terminación de la misma, el personal ofrecido y requerido para la ejecución del objeto contractual, relacionado a continuación, el cual deberá cumplir con las calidades técnicas o profesionales y la experiencia general y específica exigidas

4.2.1. PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO

Se deberán presentar los soportes correspondientes que acrediten las calidades y la experiencia general y específica del siguiente personal mínimo requerido, para la ejecución del contrato, el cual se describe a continuación:

Cantidad Cargo a

desempeñar

FORMACIÓN PROFESIONAL EXPERIENCIA Dedicación al proyecto

Pregrado Posgrado o certificaciones Especifica

1 Director de la Interventoría

Profesional en ingeniería o, Administración o, Ingenierías, o Geología o Geografía

Especialización o maestría o doctorado en temas relacionados con Gerencia de proyectos o Sistemas de Información o Administración. El posgrado puede ser equivalente a 3 años de experiencia específica en el respectivo campo profesional.

Cinco (5) proyectos en actividades que involucren: Dirección o Coordinación o Supervisión o Gerencia de proyectos de Interventoría o auditoría o aseguramiento de la calidad a proyectos que involucren sistemas de información.

Dedicación del 100% de su tiempo, durante el plazo del proyecto establecido en el contrato base

1

Interventor en

Arquitectura Empresarial

Profesional en ingeniería de sistemas o ingeniería electrónica o ingeniería industrial

Certificación TOGAF.

Tres (3) proyectos de interventoría o aseguramiento de la calidad o auditoria donde haya realizado actividades de: Arquitectura Empresarial o Análisis, diseño y desarrollo de software o Integración de Aplicaciones o Arquitecturas Orientadas a Servicio o Soluciones de Inteligencia de Negocios o integración de datos o modelamiento de base de datos sobre plataforma Oracle o migración de sistemas de información que incluyan bases de datos alfanuméricas y geográficas.

Dedicación del 100% de su tiempo, durante el plazo del componente de arquitectura empresarial y ajuste a procesos (*) establecido en el contrato base y un mes más, que corresponde al 35% del tiempo total del proyecto

1

Interventor en Sistemas de

información y Pruebas

Profesional en Ingeniería de Sistemas o Ingeniería Electrónica

Especialización o maestría o doctorado en el área de ingeniería de software. El posgrado puede ser equivalente a 3 años de experiencia específica en el respectivo campo profesional.

Tres (3) proyectos donde haya realizado actividades del ciclo de desarrollo de proyectos de software, que hayan incluido elaboración de planes de pruebas, o elaboración de casos de prueba (para todos los tipos de prueba), y/o ejecución de ciclos de pruebas.

Dedicación del 100% de su tiempo, durante el plazo del componente de implementación (**) del sistema establecido en el contrato base, que corresponde al 85% del tiempo total del proyecto.

1

Interventor en Seguridad informática

Profesional en Ingeniería de sistemas o ingeniería electrónica.

Certificado en algún tema de Seguridad Informática

Tres (3) proyectos donde se haya realizado actividades de definición de esquemas de seguridad a nivel de aplicaciones y datos, y políticas de seguridad a nivel de infraestructura.

Dedicación del 100% de su tiempo, durante el 50% del tiempo total del proyecto. (***)

1

Interventor en Sistemas de Información Geográfica

Profesional en ingeniería

Especialización o maestría o doctorado en alguna de las áreas de Sistemas de Información Geográfica o Geomática. El posgrado puede ser equivalente a 3 años de experiencia específica en el respectivo campo profesional.

Tres (3) proyectos donde haya realizado actividades de análisis diseño, desarrollo o implementación de sistemas de información geográfica o en el diseño e implementación de sistemas catastrales.

Dedicación del 100% de su tiempo, durante el 50% del tiempo total del proyecto. (***)

(*)El plazo del componente de arquitectura empresarial y ajuste procesos es de 4 meses. (**)El plazo del componente de implementación del sistema es de 12 meses. (***) El plazo total del proyecto es 14 meses Ninguno de estos perfiles puede quedar vacante durante la ejecución del contrato, de acuerdo a la dedicación estipulada en el plan de trabajo. SI se requiere algún cambio de personal, este deberá solicitarse previamente al supervisor o al gerente del convenio, para su análisis y aprobación. Una vez aprobado el perfil se puede proceder al cambio, el cual no debe afectar la ejecución de la interventoría.


Cantidad Cargo a desempeñar FORMACIÓN PROFESIONAL EXPERIENCIA

Dedicación al proyecto Pregrado Posgrado o certificaciones General Especifica

1 Profesional

Administrativo y financiero

Profesional en administración, o contaduría o economía o ingeniería industrial o finanzas.

Especialización en el área de finanzas.

5 años en ejercicio de su

profesión

Dos (2) años con participación en proyectos

Dedicación del 50% de su tiempo en el momento que lo estime la interventoría durante el plazo del proyecto establecido en el contrato base

1 Profesional jurídico Profesional en derecho

Especialización en derecho público o derecho contractual o contratación publica


profesión

Dos (2) años con participación en proyectos de tecnologías de la información y las comunicaciones.

Dedicación del 50% de su tiempo en el momento que lo estime la interventoría durante el plazo del proyecto establecido en el contrato base

1 Profesional Apoyo

documental Profesional en cualquier área del conocimiento No aplica


profesión

Un (1) año con participación en documentación de proyectos

Dedicación del 100% de su tiempo durante el plazo del proyecto establecido en el contrato base

4.2.2. PERSONAL PRINCIPAL A EVALUAR

El área de Estudio Previos considera conveniente, que del personal mínimo requerido, se contemple como personal principal para su evaluación durante el proceso de selección, el siguiente:

a) Director de la Interventoría

4.3. SISTEMA DE PAGO

El sistema de pago del contrato es por PRECIO GLOBAL FIJO - SIN FÓRMULA DE AJUSTE. En consecuencia, el precio previsto en el numeral 4, incluye todos los gastos, directos e indirectos, derivados de la celebración, ejecución y liquidación del contrato. Por tanto, en el valor pactado se entienden incluidos, entre otros, los gastos de administración, salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal, incrementos salariales y prestacionales; desplazamientos, transporte, alojamiento y alimentación de la totalidad del equipo de trabajo del Interventor; desplazamiento, transporte y almacenamiento de materiales, herramientas y toda clase de equipos necesarios; honorarios y asesorías en actividades relacionadas con la ejecución del contrato; computadores, licencias de utilización de software; la totalidad de tributos originados por la celebración, ejecución y liquidación del contrato; las deducciones a que haya lugar; la remuneración para Interventor y, en general, todos los costos en los que deba incurrir el Interventor para el cabal cumplimiento de ejecución del contrato. FONADE no reconocerá, por consiguiente, ningún reajuste realizado por el Interventor en relación con los costos, gastos o actividades adicionales que aquel requería para la ejecución del contrato y que fueron previsibles al momento de la presentación de la oferta.

5. MODALIDAD Y CRITERIOS DE SELECCIÓN 5.1. MODALIDAD

El presente proceso de selección se adelanta mediante la modalidad de selección de qué trata el numeral 6.2 “CONTRATACION DE OFERTA CERRADA” del Manual de la actividad precontractual, contractual y postcontractual de derecho privado de FONADE, teniendo en cuenta que se trata de una INTERVENTORIA cuya cuantía es superior a 250 SMMLV. El procedimiento a seguir será el previsto en el numeral 7.2 “PROCEDIMIENTO OFERTA CERRADA” del precitado manual. FONADE atendiendo la naturaleza y complejidad del presente proceso, es pertinente dar amplia participación a los interesados, para lo cual según lo estipulado en el numeral 7.2.7 del Manual de la


actividad precontractual, contractual y postcontractual de derecho privado de FONADE, obviará la conformación de lista de oferentes y evaluará la totalidad de las ofertas presentadas.

5.2. CRITERIOS MINIMOS DE SELECCIÓN HABILITANTES El Área de Estudios Previos de FONADE, teniendo en cuenta las actividades que se desarrollarán durante la ejecución del contrato, su tipo, alcance, magnitud y complejidad, y en aras de propender por la selección de un contratista idóneo que ejecute el contrato con las mejores calidades, ha determinado que el oferente deberá cumplir con los siguientes requerimientos mínimos:

5.2.1. EXPERIENCIA

En este Estudio Previo se considera que el factor técnico de escogencia es la Experiencia Específica del Oferente, para la cual en el presente proceso se considera oportuno, objetivo ecuánime y razonable solicitar Experiencia Específica en:

INTERVENTORÍA Y/O SUPERVISIÓN Y/O CONSULTORIA Y/O AUDITORIA A

SISTEMAS DE INFORMACIÓN La experiencia deberá ser acreditada con la ejecución de MÍNIMO UNO (01) Y MÁXIMO CINCO (05) CONTRATOS terminados en los últimos DIEZ (10) años, contados a partir de la fecha establecida para presentar oferta.

Los contratos aportados deberán sumar, en su conjunto, un valor igual o superior a 0.6 veces el valor del POE, expresado en SMMLV.

INTERVENTORÍA Y/O SUPERVISIÓN Y/O CONSULTORIA Y/O AUDITORIA A

PROYECTOS DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL.

La experiencia deberá ser acreditada con la ejecución de MÍNIMO UNO (01) Y MÁXIMO CINCO (05) CONTRATOS terminados en los últimos DIEZ (10) años, contados a partir de la fecha establecida para presentar oferta.

5.2.2. INDICES FINANCIEROS

Teniendo en cuenta el objeto del proyecto, la complejidad y el valor del mismo, se considera conveniente que el futuro contratista cuente con un musculo financiero adecuado para desarrollar eficazmente el objeto del contrato, y por lo tanto deberá demostrar con el documento del RUP los siguientes índices:

Capital de trabajo CT ≥ 20% del POE Índice de Liquidez LIQ = AC / PC ≥ 1.0 Nivel de Endeudamiento NE = PT / AT ≤ 0.70

Donde: CT Capital de Trabajo POE Presupuesto Oficial Estimado AC Activo Corriente PC Pasivo Corriente PT Pasivo Total AT Activo Total

5.2.3. CAPITAL DE TRABAJO EN EL CASO DE PRESCINDIR DE ANTICIPO No aplica para el presente Estudio Previo


5.2.4. CAPACIDAD RESIDUAL

No aplica para el presente Estudio Previo

6. LICENCIAS, PERMISOS Y AUTORIZACIONES APLICABLES El interventor deberá tener en cuenta que dentro de sus obligaciones se encuentra incluida la verificación de los requerimientos exigidos en cada una de las licencias o permisos dados por las entidades competentes para el desarrollo del contrato a supervisar.

7. CONDICIONES DEL CONTRATO

7.1. TIPO DE CONTRATO En virtud de la Ley 80 de 1993 parte III Art 32 y lo descrito en los numerales anteriores, el contrato a celebrar es un contrato de INTERVENTORIA.

7.2. FORMA DE PAGO

La forma de pago para la interventoría se calcula teniendo en cuenta dos parámetros:

- Pagar el 90% del valor mediante un pago fijo mensual por operación para garantizar el trabajo constante de la interventoría.

- Pagar el 10% del valor contra la liquidación del contrato de interventoría.

Los porcentajes de pago serán distribuidos en el plazo del contrato de acuerdo con la siguiente tabla:

Contrato Concepto de

pago 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Liquidación

Interventoría

Operación (90%) 7% 7% 7% 7% 7% 7% 6% 6% 6% 6% 6% 6% 6% 6% 90%

Liquidación (10%)

10%

TOTAL MES 100%

FONADE pagará al CONTRATISTA el valor por el cual le fue adjudicado el contrato de la siguiente forma:

Nro. de

pago Entregable interventoría

1°

1. Aprobación del plan de gestión de la interventoría por parte de la supervisión

2. Aprobación del plan formal de interventoría por parte de la supervisión

3. Documento de aprobación del Plan de proyecto del contrato base.

4. Documento de aprobación del Plan de Comunicaciones, del plan de apropiación y del plan de Capacitación para Gestión de cambio del contrato base.

5. Informe mensual de interventoría 1.

2 6. Informe mensual de interventoría 2 más documento de aprobación del informe de avance mensual 1 del contratista base.


4 8. Documento de aprobación del documento de actualización y adecuación de la arquitectura empresarial de la ANM.

9. Documentos que soporten la ejecución de las Campañas de comunicación realizadas


Nro. de


10. Documentos que soporten la ejecución de los Talleres de sensibilización realizados

11. Soportes de aplicación de Herramientas de comunicación entregadas y aplicadas a los involucrados; con la respectiva evaluación de impacto

12. Informe mensual de interventoría 4 más documento de aprobación del informe de avance mensual 3 del contratista base.



7

15. Documento de aprobación del dimensionamiento de la infraestructura de pruebas y de producción involucrados; con la respectiva evaluación de impacto

16. Aprobación del Documento de ajustes de procesos y procedimientos de la ANM

17. Documento de aprobación del análisis y diseño del módulo de Catastro minero

18. Documento de aprobación del Plan de pruebas del módulo de Catastro minero

19. Documento de aprobación del Plan de migración del módulo de Catastro minero

20. Documento de aprobación del análisis y diseño del módulo de Gestión y control

21. Documento de aprobación del Plan de pruebas del módulo de Gestión y control

22. Documento de aprobación del Plan de migración del módulo de Gestión y control

23. Documentos de aprobación de los informes que soporten la ejecución de las Campañas de comunicación realizadas

24. Documentos de aprobación de los informes que soporten la ejecución de los talleres de sensibilización realizados

25. Documento de aprobación de los soportes de aplicación de herramientas de comunicación



9 28 Informe mensual de interventoría 9 más documento de aprobación del informe de avance mensual 8 del contratista base.

10 29 Informe mensual de interventoría 10 más documento de aprobación del informe de avance mensual 9 del contratista base.



13

32. Acta de entrega del módulo de Catastro minero

33. Aprobación de la documentación del módulo Catastro minero

34. Aprobación de resultado de las pruebas del módulo de catastro minero

35. Documentos de aprobación de los documentos que soporten la ejecución de las campañas de comunicación realizadas

36. Documentos de aprobación de los documentos que soporten la ejecución de los talleres de sensibilización realizados

37. Documentos de Aprobación del Documento de Soportes aplicación de herramientas de comunicación entregadas y aplicadas a los involucrados; con la respectiva evaluación de impacto

38. Aprobación del Documento de Capacitación en el módulo de Catastro Minero y la transferencia de conocimiento respectivo tanto técnica como funcional

39. Documento de aprobación del Informe de avance mensual No. 12 del contratista base



Nro. de


14

41. Acta de entrega del módulo de Gestión y control

42. Aprobación de la documentación del módulo de Gestión y control

43. Aprobación de resultado de las pruebas del módulo de Gestión y control

44. Documentos que soporten la ejecución de las campañas de comunicación realizadas

45. Documentos que soporten la ejecución de los talleres de sensibilización realizados

46. Aprobación del Documento de Soportes aplicación de herramientas de comunicación entregadas y aplicadas a los involucrados; con la respectiva evaluación de impacto.

47. Aprobación del Documento de Capacitación en el módulo de Gestión y Control y la transferencia de conocimiento respectivo tanto técnica como funcional

48. Aprobación del Documento de Código fuente de los desarrollos realizados sobre el software y/o plataforma base, con su respectiva licencia de uso a perpetuidad.


Último pago

50. Documento de aprobación del informe final del contrato base

51. Informe final del contrato de interventoría más documento de aprobación del informe de avance mensual 13 del contratista base.

52. Acta de liquidación suscrita

53. Garantías ajustadas y aprobadas por FONADE

Condiciones generales para todos los pagos: a. El recibo de cada producto se formaliza una vez la supervisión del contrato apruebe la

totalidad de los entregables correspondientes a cada pago y la formalice mediante acta de recibo a satisfacción.

b. El recibo definitivo sólo se formalizará cuando la supervisión haya aceptado la totalidad de los productos y suscriba el acta de recibo a satisfacción definitivo.

c. El contratista debe anexar los soportes de pago de parafiscales.

7.3. ANTICIPO Teniendo en cuenta lo estipulado en el manual de contratación de derecho privado de FONADE, en su numeral 9.4 (Anticipos y Pagos Anticipados) el Área de Estudios Previos considera que por tratarse de un contrato de Interventoría no da lugar a Anticipo.

7.4. OBLIGACIONES GENERALES En atención al tipo de contrato que se suscribirá, las obligaciones a tener en cuenta en las reglas de participación serán las aplicables a los contratos de Interventoría. 1. Cumplir a cabalidad con el objeto del Contrato, observando en todo momento el

régimen de contratación, acatando la Constitución, la Ley y demás normas pertinentes.

2. Dar cumplimiento a las normas vigentes en relación con los aportes a pensión, ARL y salud.

3. Indemnizar y/o asumir todo daño que se cause a terceros, a bienes propios o de terce-ros, o al personal contratado para la ejecución del contrato, por causa o con ocasión del desarrollo del mismo.

4. Responder por el pago de los tributos que se causen o llegaren a causarse por la ce-lebración, ejecución y liquidación del contrato.

5. Atender oportunamente los requerimientos que realice el supervisor del contrato.


6. Los precios que ofrezca el contratista para ejecutar sus servicios se mantendrán por el término de ejecución del contrato, por lo cual no estarán sujetos a revisiones, cambios ni ajustes durante el plazo del contrato. Estos precios deben cubrir todos los costos de los diversos trabajos a realizar como: impuestos, herramientas, equipos, imprevistos, gastos de administración y utilidad del oferente. El precio ofertado se entiende incluye el IVA.

7. Responder por cualquier tipo de reclamación, judicial o extrajudicial, que instaure, im-pulse o en la que coadyuve el personal o los subcontratistas contra FONADE, por causa o con ocasión del contrato.

8. Cumplir con su equipo profesional de trabajo requerido para el proyecto, de conformi-dad con lo establecido en las Reglas de Participación, garantizando su dedicación mínima y la disponibilidad de cada integrante cuando sea requerido por el Contratante.

9. Presentar todos los soportes asociados al equipo de trabajo en el momento que el supervisor lo estime necesario.

10. Cumplir con los niveles de servicio (ANS), establecidos para el proceso. 11. Elaborar todos los informes relacionados con la ejecución del contrato, de acuerdo a lo

establecido en las reglas de participación. 12. Tramitar oportunamente las actas de suspensión y reanudación del contrato, si ello

fuere necesario. 13. Acreditar la existencia de uno o varios medios de comunicación (email, telefónico,

web, chat, etc.), por medio de los cuales el contratante solicite la atención de eventos durante la prestación del servicio.

14. Salvaguardar la información confidencial que obtenga o conozca en el desarrollo de sus actividades, salvo requerimiento expreso de autoridad competente. Los documen-tos e información que se produzcan en desarrollo del contrato no podrán ser usados para fines distintos a los previstos en el mismo, so pena de las sanciones que la ley contemple.

15. Las demás que se deriven de la naturaleza, objeto y alcance del contrato. 7.5. OBLIGACIONES ESPECIFICAS

Adicionalmente y considerando el alcance de las actividades a desarrollar en el proyecto, el Área de Estudios Previos considera conveniente incorporar las siguientes obligaciones específicas:

7.5.1. OBLIGACIONES TÉCNICAS

1. Presentar el plan de gestión de interventoría y el plan formal de interventoría dentro de los plazos establecidos.

2. Contar con una plataforma de comunicaciones, con ancho de banda mínimo de 20 MB.

3. Definir los criterios de aceptación de todos los productos del contrato, de acuerdo a los requerimientos técnicos, los niveles de servicios, tiempos y calidad mínima.

4. Revisar y aprobar el Plan de proyecto (a. Plan de proyecto, b. Cronograma detallado, c. Plan de comunicaciones del proyecto, d. Plan de Gestión de requerimientos, e. Plan de Gestión de Calidad, f. Plan de Gestión de Cambios, g. Plan de configuración).

5. Revisar y aprobar el Plan de Comunicaciones para Gestión de cambio 6. Revisar y aprobar el Plan de Apropiación para Gestión de cambio 7. Revisar y aprobar el Plan de Capacitación para Gestión de cambio 8. Revisar y aprobar todos los informes de avance mensual y el informe final 9. Revisar y aprobar el plan de trabajo para la ejecución de actividades que permitan

verificar y certificar la elaboración e implementación de los productos y servicios obje-to del contrato.


10. Revisar y aprobar el plan de trabajo propuesto y cumplir con las condiciones técnicas, económicas y comerciales presentadas en su propuesta y en las reglas de participa-ción.

11. Presentar a la supervisión del contrato los informes que se establezcan en este docu-mento, indicando el cumplimiento de las obligaciones contractuales en los términos previstos en el cronograma.

12. Radicar en FONADE las versiones aprobadas de los informes que se establezcan. 13. Ejercer las funciones de su competencia con diligencia, evitando que se generen de-

moras o problemas injustificados, que afecten el curso normal del Contrato por su causa.

14. Ejercer, bajo su entera responsabilidad, la dirección y el control del Contrato, para obtener la correcta realización del objeto contratado, manteniendo durante la ejecu-ción del mismo, la organización técnica y administrativa presentada en su oferta, en forma permanente y con altos niveles de eficiencia técnica y profesional, para atender sus obligaciones.

15. EL CONTRATISTA deberá garantizar que todos los miembros del equipo de Interven-toría estén presencialmente en Bogotá según la disponibilidad definida en el cuadro PERSONAL PRINCIPAL MINIMO REQUERIDO.

16. Acreditar la formación y experiencia del personal profesional con el que se prestará el servicio. La supervisión podrá solicitar el cambio del personal designado para la eje-cución del contrato, el cual deberá ser reemplazado por personal de iguales o mejores calidades de las establecidas en las reglas de participación y/o las ofrecidas en la ofer-ta, sin que esto afecte el valor del contrato. En el evento que EL CONTRATISTA solici-te el cambio de personal con el que ejecutará la interventoría deberá informar con cin-co (5) días de antelación a FONADE, y deberá mantener o mejorar las calidades ofre-cidas inicialmente para el personal a reemplazar. Estos cambios deberán contar con la aprobación de la Supervisión de FONADE.

17. Suministrar todos los recursos técnicos y el apoyo logístico que se requiera para llevar a cabo el contrato.

18. Elaborar las actas de reunión de seguimiento y técnicas que se lleven a cabo en el desarrollo del Contrato.

19. Desempeñar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y ade-cuado cumplimiento de sus obligaciones aunque no estén específicamente señaladas y que sean de la naturaleza del contrato

20. Para el desarrollo de sus trabajos, el Contratista mantendrá interlocución constante con un equipo de la Agencia Nacional de Minería - ANM especializado en contratación y re-gistro de títulos mineros (catastro) y en seguimiento, control y seguridad minera, así co-mo, con el área de Tecnología e Información, equipo que sumado al del contratista base trabajará de forma coordinada en el logro de los propósitos del proyecto.

21. Verificar y emitir concepto acerca del cumplimiento en todos los aspectos del contrato base, técnicos, administrativos, financieros y jurídicos para lo cual debe conocer tanto las reglas de participación que dio lugar a dicho contrato, como la propuesta presentada y el contrato suscrito.

22. Efectuar durante toda la ejecución del contrato de interventoría y con la oportunidad de-bida, las recomendaciones y observaciones que considere pertinentes sobre la informa-ción analizada e identificar posibles imprecisiones, vacíos y en general cualquier condi-ción que según su experiencia, conocimiento, metodologías propuestas y mejores prácti-cas comúnmente aceptadas, puedan afectar el desarrollo del CONTRATO BASE, con miras a subsanar estos aspectos de manera oportuna.

23. Verificar y evaluar la calidad y oportunidad de los entregables por parte del CONTRATO BASE en los términos y condiciones establecidos en este documento y en los que se es-tablezcan en el CONTRATO BASE.

24. Solicitar al CONTRATISTA la realización de las repeticiones, correcciones y ajustes per-tinentes, cuando las actividades adelantadas y/o productos obtenidos, no se desarrollen de acuerdo con los procedimientos aprobados, o no satisfagan los criterios de completi-


tud y calidad establecidos, y repetir las veces que sea necesario las labores de vigilancia, control y verificación correspondientes, hasta que dichas actividades y/o productos cum-plan con los requerimientos establecidos en el CONTRATO BASE.

25. Verificar la correcta ejecución y cumplimiento de las actividades del CONTRATO BASE y particularmente, pero no limitándose a: cronogramas, planes, casos y escenarios de pruebas, documentos de metodología y manuales.

26. Dar su aprobación a las actividades adelantadas y a los productos suministrados por EL CONTRATISTA una vez estos satisfagan las condiciones exigibles para ello, mediante la suscripción del acta respectiva, soportándola en la documentación correspondiente.

27. Alertar oportunamente a FONADE sobre los riesgos que pueden convertirse en proble-mas potenciales, o reales, que se puedan presentar o se estén presentando en la ejecu-ción del CONTRATO BASE y que impliquen una no terminación exitosa del contrato.

28. Informar a FONADE cuando ocurran hechos de fuerza mayor o caso fortuito que obsta-culicen o impidan el desarrollo de las actividades normales del CONTRATO BASE; pro-poner y coordinar la ejecución de alternativas de solución en los casos en que aplique.

29. Informar oportunamente a FONADE y a la Agencia Nacional de Minería sobre cualquier incumplimiento, atraso o desviación imputable a la responsabilidad y diligencia del CON-TRATISTA, del ANM o del mismo FONADE indicando su concepto y recomendaciones con relación a las medidas que considere necesario aplicar desde el punto de vista técni-co, administrativo, financiero y jurídico.

30. Hacer durante la ejecución del CONTRATO BASE recomendaciones a FONADE y a la ANM, a través del SUPERVISOR DEL CONTRATO, sobre procedimientos, métodos, acciones o cualquier otro tipo de actividad que según su experiencia, conocimiento y me-jores prácticas comúnmente aceptadas, puedan beneficiar el desarrollo del CONTRATO BASE, desde el punto de vista técnico, administrativo, financiero y jurídico.

31. Acompañar, verificar y certificar el resultado de las pruebas que realice EL CONTRATO BASE para demostrar el correcto funcionamiento de sus productos y servicios, de acuer-do con la metodología y planes de pruebas aprobados.

32. Acompañar, verificar y certificar el cumplimiento y resultado de las actividades que realice EL CONTRATISTA en lo que respecta a todos los componentes y productos que deba entregar.

33. Elaborar las actas de reunión de seguimiento y técnicas que se lleven a cabo en el desa-rrollo del CONTRATO BASE y CONTRATO DE INTERVENTORIA.

34. Verificar el seguimiento y cumplimiento oportuno de los planes elaborados por EL CON-TRATISTA para el manejo y mitigación de los riesgos detectados durante la ejecución del CONTRATO BASE.

35. Convocar las reuniones de los Comités Técnicos y de Seguimiento Contractual al CON-TRATO BASE, levantar las actas correspondientes y tramitar su aprobación y firma por parte de quienes corresponda en la ANM y FONADE.

36. Asistir y participar en los Comités Técnicos y de Seguimiento Contractual, así como en las reuniones técnicas de ejecución del CONTRATO BASE.

37. Presentar al SUPERVISOR DEL CONTRATO de Interventoría, los informes que se esta-blezcan, indicando el cumplimiento de las obligaciones contractuales en los términos previstos en el cronograma. En el caso particular de los informes mensuales el contenido de los mismos debe estar acorde con lo estipulado en el presente documento.

38. Verificar y certificar la actualización y adecuación de la arquitectura empresarial realiza-da en el marco del CONTRATO BASE.

39. Verificar y certificar la calidad de la optimización de procesos y procedimientos misiona-les realizados por el CONTRATO BASE.

40. Verificar y certificar el correcto análisis, diseño, desarrollo, personalización, parametriza-ción, pruebas, migración, estabilización y puesta en producción del Sistema Integral de Gestión Minera.

41. Implementar mecanismos certificados para probar la calidad e integridad del software entregado por el contratista.


42. Revisar y emitir concepto técnico de todos y cada uno de los productos y entregables pactados.

43. Adelantar todas las pruebas a que hubiere lugar para garantizar el óptimo funcionamien-to del Sistema Integral de Gestión Minera.

44. Adelantar bajo su responsabilidad y costo el CONTRATO DE INTERVENTORIA, todas las actividades requeridas para la ejecución de los procedimientos y aplicación de los ins-trumentos, establecido para validar el cumplimiento por parte del CONTRATISTA de los estándares, normas y certificaciones solicitadas e implementadas en el Contrato.

45. Ejecutar todas las actividades que conlleva la interacción con la(s) herramienta(s) dis-puesta(s) por EL CONTRATISTA para el monitoreo y evaluación del servicio que se presta.

46. Planificar, diseñar, desarrollar e implementar los procedimientos de monitoreo y evalua-ción a partir de los cuales le sea posible verificar el cumplimiento de los acuerdos de ni-veles de servicio establecidos respecto del servicio ofrecido por EL CONTRATISTA.

47. Ejecutar todas las acciones y/o actividades que conlleva la selección, adquisición y/o arrendamiento, instalación, configuración, puesta en marcha, estabilización, sostenibili-dad, soporte y mantenimiento de la(s) herramienta(s) de monitoreo y evaluación a partir de la(s) cual(es) le sea posible verificar el cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio acordados respecto del servicio ofrecido por EL CONTRATISTA así como las ca-racterísticas ofertadas.

48. A más tardar en un plazo de un (1) mes contado a partir de la firma del acta de inicio del CONTRATO DE INTERVENTORIA, EL INTERVENTOR deberá realizar la implantación de la a(s) herramienta(s) de monitoreo y evaluación a que se hace mención. El no tener la(s) herramienta(s) implantadas no lo exceptúa de la responsabilidad de la medición de los acuerdos de niveles de servicio establecidos

49. Garantizar que la totalidad del software utilizado en la instalación, configuración, puesta en marcha, estabilización, sostenibilidad, soporte y mantenimiento de la(s) herramien-ta(s) de monitoreo y evaluación debe ser de tipo propietario, o privativo o privado o soft-ware con propietario y debe estar debidamente licenciado y vigente durante el tiempo de ejecución del contrato.

50. Con base en lo ofertado y presentado por EL CONTRATISTA, aplicar los procedimientos e instrumentos que considere pertinentes para llevar a cabo la verificación de la instala-ción, configuración y uso de actualizaciones de la versión de la plataforma que se en-cuentra disponible .

51. Supervisar y asegurar la entrega de las licencias de uso de los productos que debe su-ministrar EL CONTRATISTA documentación necesaria para acreditar legalmente los de-rechos de uso de los mismos por parte de la ANM y del CONTRATO BASE.

52. Supervisar y asegurar la entrega de los códigos fuentes de los desarrollos sobre el soft-ware base o plataforma correspondientes a componentes que hayan sido desarrollados con ocasión del CONTRATO BASE, para lo cual deberá ejecutar las actividades necesa-rias que verifiquen que dichos códigos fuentes corresponden a la versión instalada.

53. Verificar que los servicios prestados por EL CONTRATISTA cumplen con las normas técnicas y de calidad, nacionales e internacionales exigidas en el CONTRATO BASE. Exigir cuando sea el caso, que El CONTRATISTA presente las certificaciones válidas que acrediten este hecho.

54. Coordinar con EL CONTRATISTA, FONADE y la ANM la definición, diseño y aplicación de los procedimientos e instrumentos establecidos para la ejecución, seguimiento, eva-luación y aceptación de las pruebas, tanto las que se realizan una vez se tenga el alista-miento inicial de la plataforma que se utilizará para prestar el servicio ofrecido, como las que se adelanten al iniciar el proyecto o por cambios de versión de alguno de los compo-nentes del SIGM.

55. Coordinar con EL CONTRATISTA, FONADE y la ANM la definición, diseño y aplicación de los procedimientos e instrumentos para la ejecución, seguimiento, evaluación y acep-tación de las actividades y productos asociados a la gestión del cambio.


56. Definir, diseñar y aplicar los procedimientos e instrumentos necesarios a partir de los cuales lleve a cabo la verificación de la calidad, oportunidad, y completitud del soporte técnico prestado por EL CONTRATISTA.

57. Definir, diseñar y aplicar los procedimientos e instrumentos necesarios a partir de los cuales lleve a cabo la verificación y se garantice la calidad, funcionalidad y completitud del sistema desarrollado y parametrizado por EL CONTRATISTA.

58. Velar por que los documentos entregados por EL CONTRATISTA durante la etapa de planeación, se mantengan actualizados acorde a las condiciones que se dan durante la ejecución del contrato.

59. Atender todas las aclaraciones y reclamaciones de tipo jurídico, técnico, financiero y ad-ministrativo que le solicite EL CONTRATISTA a través del CONTRATANTE referentes a la interpretación y alcance del CONTRATO BASE así como sus reclamaciones y suge-rencias, resolviéndolas en cuanto sean competencia de la Interventoría.

60. Evaluar y emitir concepto debidamente sustentado, sobre las solicitudes de adición, mo-dificación o prórroga presentadas por EL CONTRATISTA y/o la ANM, y remitir su con-cepto al CONTRATANTE.

61. Presentar para revisión y aprobación del SUPERVISOR DEL CONTRATO, la metodo-logía, el plan y el cronograma de trabajo de la INTERVENTORÍA, ajustado con base en el cronograma del CONTRATO BASE, después de la entrega del cronograma por parte del CONTRATISTA, y presentar sus correspondientes actualizaciones de avance.

62. Cumplir con los ANS estipulados en las reglas de participación de la Interventoría. 63. Certificar la calidad de todos los documentos generados como resultado del desarrollo

del objeto del contrato base, aplicando las mejores prácticas de la industria. 7.5.2. OBLIGACIONES JURÍDICAS

Comprende la realización de las acciones encaminadas a garantizar el cumplimiento de las disposiciones legales del CONTRATO BASE y del marco jurídico que le sea aplicable. En ese sentido, se deben ejecutar como mínimo con las siguientes actividades por parte de la Interventoría:

1. Verificar que el CONTRATO BASE se desarrolle dentro del plazo y los valores esta-

blecidos. 2. Controlar que las garantías del CONTRATISTA cumplan con lo establecido en el

CONTRATO BASE y con los requisitos jurídicos pertinentes. Adicionalmente debe ve-rificar que el CONTRATISTA haya tomado y pagado la póliza de seguro que ampara todos los componentes del servicio contratado y que se mantenga vigente durante la ejecución del contrato.

3. Observar, cumplir y hacer cumplir las leyes colombianas, en particular la Ley 527 de 1999 de comercio electrónico, Ley 1266 de 2008 de Habeas Data y Ley 1273 de 2009 sobre delitos informáticos y cualquier otras leyes, circulares, decretos, entre otros, que garanticen que la implementación de las medidas de seguridad y de acceso a la in-formación y de almacenamiento y conservación de la misma se encuentran debida-mente monitoreadas y auditadas. Teniendo en cuenta que en desarrollo del CON-TRATO BASE y del contrato de Interventoría, el personal o equipo de trabajo de am-bas partes pueden tener acceso a información privilegiada y/o confidencial de la Agencia Nacional de Minería.

4. Emitir concepto sobre los atrasos o desviaciones que presente la ejecución del pro-yecto por parte del CONTRATISTA y en caso de ser necesario, recomendar la imposi-ción de multas o cualquier otro tipo de sanción a que haya lugar, adjuntando los sopor-tes documentales necesarios.

5. Proyectar y gestionar ante el CONTRATANTE las respectivas prórrogas o modifica-ciones del CONTRATO BASE y DEL CONTRATO DE INTERVENTORIA, de acuerdo con lo establecido en el Manual de Interventoría de FONADE.


6. Preparar la información para responder todos los requerimientos, llamados y explica-ciones o aclaraciones solicitadas por las entidades de Fiscalización, Control Disciplina-rio y de la Rama Jurisdiccional. Una vez solicitada la información por parte de FONA-DE por cualquier medio escrito o electrónico, deberá presentarla y radicarla en la ofici-na de FONADE antes de dos (2) días calendario con el respectivo detalle y soportes que sean necesarios.

7. Emitir concepto sobre las situaciones que manifieste el SUPERVISOR en las cuáles se requiere un concepto jurídico.

8. Pagar por su cuenta los salarios, subsidios, prestaciones sociales, afiliación y pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social – EPS, Pensión y ARP - y de los Aportes Parafiscales, Cajas de Compensación -, y Subsidio Familiar, a que hubiere lugar, de todo sus empleados, en especial del personal destinado para el cumplimiento del objeto del presente contrato, de acuerdo con las disposiciones del Régimen Laboral Colombiano, debiendo presentar en su oportunidad, la respectiva certificación de cumplimiento, expedida por el Revisor Fiscal.

9. Exigir al CONTRATISTA el ajuste de garantías, en los términos de la suspensión, adi-ción o prórroga si en desarrollo del CONTRATO BASE se presentan estos eventos, y el cumplimiento de cualquier otro requisito pertinente antes de tramitar el acta de reini-ciación correspondiente. En caso de renuencia del CONTRATISTA al cumplimiento de cualquier requisito, deberá informar oportunamente a FONADE con el fin de que éste tome las medidas pertinentes.

10. Preparar y suscribir junto con los representantes del CONTRATISTA, el Acta de inicia-ción del CONTRATO BASE una vez se hayan cumplido los requisitos de perfecciona-miento exigidos para la misma.

11. Interactuar con el Supervisor y con FONADE en la solución de reclamaciones surgidas por perjuicios causados a terceros, con ocasión de la ejecución del Contrato Base y en todo caso emitir su concepto sobre las mismas.

12. Preparar y suscribir, según las normas legales vigentes y las estipulaciones del CON-TRATO BASE, el(las) acta(s) y demás documentos necesarios para la liquidación del Contrato Base, previa consideración y aprobación por parte de FONADE. 7.5.3. OBLIGACIONES DE CONTROL PRESUPUESTAL

Comprende la realización de las acciones de seguimiento y control en la ejecución del presupuesto del CONTRATO BASE, en lo que tiene que ver con la facturación y programación de pagos previstos al CONTRATISTA por los servicios prestados. En ese sentido, se deben realizar como mínimo las siguientes actividades por parte de la Interventoría: 1. Tener en cuenta las obligaciones de carácter financiero establecidas en el Manual de

Interventoría de FONADE. 2. Revisar y dar concepto sobre las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el

CONTRATISTA, de acuerdo a los servicios prestados en el periodo correspondiente. Esto incluye, asegurar que la facturación esté al día con el período objeto de factura-ción y conforme a lo establecido en el CONTRATO BASE. Por lo anterior, deberá defi-nir indicadores de gestión para tal efecto.

3. Aprobar los desembolsos que se deben realizar al CONTRATISTA, de acuerdo a lo establecido en la Forma de Pago del CONTRATO BASE, mediante actas, y basado en el cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio (ANS)

4. Validar la información presentada frente a cada factura, aplicando los descuentos que correspondan y emitir el correspondiente informe de descuentos a realizar debido a la aplicación de los Acuerdos de Niveles de Servicio establecidos en el CONTRATO BA-SE.


5. Realizar seguimiento permanente al presupuesto del CONTRATO BASE, frente a las actividades que se están ejecutando validando la ejecución del presupuesto estableci-da en éstas.

6. Generar recomendaciones y alertas oportunas hacia la SUPERVISIÓN que permitan tomar las medidas necesarias para la administración correspondiente del presupuesto establecido para cada vigencia.

7. Verificar y emitir concepto para aprobar los informes presupuestales del CONTRATIS-TA cuando sea requerido.

8. Verificar y emitir concepto respecto de todas y cada una de las adiciones y/o modifica-ciones a realizar al CONTRATO BASE.

9. Mantener el registro cronológico de los pagos y deducciones del CONTRATO BASE. 10. Contar con herramientas informáticas que permitan realizar el seguimiento de la eje-

cución presupuestal del CONTRATO BASE y que permitan simular comportamientos para la toma de decisiones en el ámbito presupuestal.

11. Realizar los estudios de precios de mercado necesarios para validar los precios de ítems o actividades no previstas que llegase a presentar el CONTRATISTA de acuer-do con lo establecido en el pliego de condiciones del CONTRATO BASE. Al igual debe validar las cantidades y los precios unitarios que el CONTRATISTA presente para fac-turar ítems previstos y no previstos en el pliego de condiciones. Todo análisis de pre-cios avalado por el interventor debe estar sustentando en un estudio de mercado. A cada requerimiento de análisis de precios unitarios o de precios no establecidos en el contrato Base, el Interventor tendrá un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para dar su concepto debidamente soportado. Si por la naturaleza de la consulta se requie-re de más tiempo la Interventoría debe notificarlo a FONADE.

12. Frente a la definición de nuevos servicios, se debe verificar que la propuesta de tarifi-cación del CONTRATISTA se encuentre en precios promedio del mercado. El Inter-ventor debe verificar que los ANS acordados obedezcan a estadísticas y tendencias y a un objetivo de mejora continua que debe cumplir el servicio.

13. En caso de que sea necesario, verificar que los trabajos o actividades extras que im-pliquen aumento del valor del CONTRATO BASE cuenten con la existencia de recur-sos presupuestales y la debida aprobación por parte del CONTRATANTE.

14. Preparar la información necesaria para la facturación de los servicios de INTERVEN-TORIA para revisión y aprobación por parte de la SUPERVISION.

15. Verificar que el CONTRATISTA entregue y gestione todos los documentos que sean necesarios con los cuales se acredite los derechos de propiedad y de uso del softwa-re, sobre los productos de software y/o documentos obtenidos en el proyecto, regis-trados ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor a nombre de la Agencia Na-cional de Minería. 7.6. SUPERVISIÓN

La supervisión del contrato será ejecutada por el Gerente de Convenio 211045 o la persona que designe FONADE, quien de manera permanente realizará el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del contrato verificando además la correcta ejecución del objeto contratado. En particular el supervisor ejercerá las siguientes funciones:

a) Aprobar la solicitud de desembolso que el CONTRATISTA le presente, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente contrato.

b) Verificar que el contratista se encuentre al día con los pagos a seguridad social y parafiscal.

c) Certificar la correcta ejecución del contrato y los resultados esperados. d) Informar oportunamente a FONADE sobre el desarrollo del contrato o bien

sobre su cumplimiento.


e) Las demás que fueren necesarias para vigilar el cabal cumplimiento del objeto contractual.

PARAGRAFO: El supervisor del contrato está facultado a solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y será responsable por mantener informado a FONADE de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. En ningún caso el supervisor goza de la facultad de modificar el contenido y alcance del contrato suscrito entre EL CONTRATISTA y FONADE, ni de eximir, a ninguno de ellos, de sus obligaciones y responsabilidades.

8. GARANTIAS El oferente deberá anexar a su oferta, una garantía que ampare la seriedad de su oferta y/o el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo del contratista frente a la entidad. Esta garantía podrá consistir en póliza de seguro, garantía bancaria o fiducia mercantil y deberá contar con los siguientes amparos:

8.1. GARANTIA DE SERIEDAD

El oferente deberá anexar a su oferta, a favor del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE, una garantía que ampare la seriedad de su oferta, por un valor equivalente, como mínimo, al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial estimado y su término será desde el día de presentación de la oferta y por seis (6) meses. Este plazo será prorrogable como máximo por tres (3) meses más.

8.2. GARANTIA DE CUMPLIMIENTO

Con el objeto de respaldar el cumplimento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo del contratista frente a la entidad, por razón de la celebración y ejecución del contrato, el estudio previo efectuado y la previsión de los posibles riesgos en la ejecución del mismo, se determinó la necesidad de establecer los siguientes amparos dentro de la garantías que el contratista deberá constituir a favor de FONADE.

Atendiendo el objeto y las características del contrato así como la naturaleza de las obligaciones contenidas, FONADE solicitará al contratista la constitución de una garantía de acuerdo a los tipos admisibles establecidos en la circular 12 del 19 de julio de 2013 de la Subgerencia de Contratación de FONADE, que cubra los siguientes amparos así:

AMPAROS COBERTURA VIGENCIA RESPONSABLE

Cumplimiento de las Obligaciones

30% del valor del contrato

Vigente por el plazo de ejecución del contrato y ocho (8) meses

mas

Contratista Pago de Salarios y prestaciones sociales

5% del valor del contrato

Vigente por el plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más.

Calidad del Servicio 30% del valor del

contrato

Vigente por tres (3) años contados a partir de la

suscripción del acta de recibo final.

8.3. SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL

No aplica para el presente Estudio Previo.


NOTA: La aprobación de las garantías por parte de FONADE es requisito previo para el inicio de la ejecución de los contratos, razón por la cual, ningún contrato en el que se haya previsto la existencia de garantías podrá iniciar su ejecución sin la respectiva aprobación de estas.

9. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO

Conocer los riesgos que afectarían este proyecto, tanto en aspectos favorables como ad-versos, contribuye a asegurar los fines que el estado persigue con la contratación. Con este propósito se ha preparado este estudio, el cual permite revelar aspectos que deben ser considerados en la adecuada estructuración de ofertas y planes de contingencia y continuidad de la Interventoría a contratar. (Ver Anexo – Análisis de Riegos) Atentamente, (ORIGINAL FIRMADO)_________________________ FRANCISCO JOSE MESA SALAMANCA

Gerente de Unidad (E) - Área de Estudios Previos Anexos: Estudio de Precios de Mercado

Análisis de Riesgos Ficha Técnica Interventoría Actualizada

VoBo: Sylvia de la Hoz - Gerencia de Unidad Preparó: Andrea Espitia González. - Profesional Área de Estudios Previos Revisó: Luis Carlos Andrade - Profesional Área de Estudios Previos

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ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Anexo … · implementar mecanismos eficientes de Gestión del Cambio y...

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