ANEXO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA … PC-2017-0038 SUM FI… · filtro de aceite diferencial...

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ANEXO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Y DECLARACIÓN DE INHABILIDADES E

INCOMPATIBILIDADES Señores EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A. E.S.P. Medellín De acuerdo con su solicitud pública de ofertas, el suscrito se compromete a ejecutar el objeto del contrato, según su Alcance incluidos sus componentes y actividades, Especificaciones Técnicas, Plazos y demás Estipulaciones de los Términos de la solicitud. Declaro que todos los datos presentados son exactos y que estoy dispuesto a iniciar las actividades objeto del contrato a partir de la suscripción del acta de inicio. El suscrito se obliga a firmar el Contrato correspondiente a esta Propuesta técnico‐económica, en caso de ser aceptada, dentro de los cinco (5) días calendario siguientes al recibo del comunicado de aceptación de la oferta. Igualmente me obligo a constituir la(s) garantía(s) especificada(s) en los términos de la solicitud y a cumplir con los requisitos de ejecución del Contrato que me sean exigidos. Mi oferta es válida por (60) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la invitación, con posibilidad de ampliación del plazo, cuando así lo considere esa Empresa. Adicionalmente, me comprometo a realizar las actividades propias del objeto contractual en un plazo de (indicar según la duración del contrato) contados a partir de la fecha del acta de inicio. Bajo la gravedad de juramento declaro lo siguiente: Que no me encuentro incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en las disposiciones generales que regulan la materia y en especial, en la ley 1474 de 2011, artículos de 1 a 4, en el artículo 8 y demás normas pertinentes de la ley 80 de 1993, la ley 142 de 1994 o normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan y en el Código de Buen Gobierno de EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A. E.S.P., las cuales declaramos conocer y acatar.

Que en mi contra no ha sido dictado fallo con responsabilidad fiscal para los efectos indicados en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000.

Que no me encuentro inhabilitado para contratar con EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A. E.S.P., en cuanto a que no soy familiar en segundo grado de consanguinidad, y/o de afinidad o primero civil del Gerente General de EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A. E.S.P., o de cualquier funcionario del nivel directivo de esa Empresa.

Que la firma que represento no se encuentra inhabilitada para celebrar contratos con EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A. E.S.P. por el hecho de que ni el Gerente General de EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A. E.S.P. o cualquier funcionario del nivel directivo de esa Empresa, ni sus familiares en el segundo grado de consanguinidad, y/o de afinidad o primero civil tienen participación mayoritaria o ejercen control, desempeñen cargos directivos o participan directamente en la negociación de las condiciones de los servicios y el Contrato.

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Solicitamos que la correspondencia y comunicaciones que EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A. E.S.P. requiera enviarnos, sea remitida a la siguiente dirección: _________________________________________________________________________ Atentamente, NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL OFERENTE: _____________________________________ NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO: ____________________________ FIRMA: _____________________ CÉDULA DE CIUDADANÍA: ________________ DE: _________________ Ciudad: __________________________ Fecha:________

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ANEXO No. 2 RESUMEN DE LA PROPUESTA

1. NOMBRE DEL PROPONENTE: 2. CEDULA O NIT: 3. DIRECCIÓN Y TELÉFONO: 4. FAX: 5. CORREO ELECTRÓNICO: 6. OBJETO DE LA INVITACIÓN:

7. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA:

Entidad que la otorga:

Vigencia: Desde: Hasta:

Monto asegurado o depósito:

8. PLAZO TOTAL DE EJECUCIÓN:

9. VALOR TOTAL DE LA OFERTA (SEGÚN ANEXO 4 “CUADROS DE COTIZACIÓN”):

10. OBSERVACIONES DEL PROPONENTE:

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ACUERDO Y AUTORIZACIÓN

Teniendo en cuenta que para laborar al interior de las instalaciones de Emvarias está prohibido el ingreso y permanencia de personal bajo los efectos del alcohol y drogas psicoactivas; y dada la actividad a desarrollar y el riesgo al cual está expuesto el personal, solicito y autorizo a Emvarias para la realización de pruebas de alcoholemia ó sustancias psicoactivas al personal a mi cargo asignado para el desarrollo de las actividades relacionadas con el objeto contractual, como también al interventor/supervisor asignado al contrato por parte de Emvarias, para que no permita el inicio de las actividades o la continuación de las mismas al personal a mi cargo al cual se le haya detectado el consumo de dichas sustancias, reportando oportunamente las personas que tuvieron una prueba positiva, con el fin de tomar los correctivos a que haya lugar.

__________________________ FIRMA REPRESENTANTE LEGAL

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ANEXO No. 3

RELACIÓN DE EXPERIENCIA

NÚMERO CONTRATO O FACTURA

OBJETO DEL CONTRATO O FACTURA

ENTIDAD CONTRATANTE

FECHA DE INICIO

FECHA DE TERMINACIÓN

VALOR EN PESOS

VALOR EN SMLMV

Total

Firmas para personas jurídicas: ___________________________ _____________________________ Firma del REPRESENTANTE LEGAL Firma del REVISOR FISCAL (__) ó

CONTADOR (__) * SMLMV expresados en el valor correspondiente a la fecha (año) de ejecución del contrato.

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ANEXO No.4

CUADROS DE COTIZACIÓN

RESUMEN DE LA PROPUESTA VALOR EN PESOS

ANÁLISIS DE ACEITE CUADRO No. 1

$ ‐

FILTRACIÓN Y DIALIZADO CUADRO No. 2

$ ‐

FILTROS Y LUBRICANTES PARA VEHÍCULOS INTERNATIONAL MODELO 2012, VOLQUETAS INT 1998,2003, 2008 Y 2012, KENWORTH 2009, CHEVROLET NPR 1998 Y

2012, CHEVROLET C‐70, MAZDA TURBO 1998, MINICARGADOR CASE CUADRO No. 3

$ ‐

VALOR TOTAL DE LA OFERTA (IVA INCLUIDO) $ ‐

FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL

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ANEXO No. 4 ‐CUADRO No. 1‐

ANALISIS DE ACEITE

CÓDIGO INTERNO

DESCRIPCIÓN

No. ANÁLISIS DE ACEITE (1 CADA 6 MESES)

CANTIDAD ESTIMADA

DE VEHÍCULOS

CANTIDAD ESTIMADA ANÁLISIS DE ACEITE

PRESUPUESTO OFICIAL UNITARIO

(ANTES DE IVA)

VALOR UNITARIO (ANTES DE

IVA)

VALOR TOTAL (ANTES DE

IVA)

4389

Sistema hidráulico camión sencillo Kenworth 2009

2 4 8 $ 82.400 $ ‐ $ ‐

Sistema hidráulico Doble Troque Kenworth 2009

2 24 48 $ 82.400 $ ‐ $ ‐

Sistema Hidráulico Dobletroque international 2012

2 10 20 $ 82.400 $ ‐ $ ‐

Sistema Hidráulico Barredoras Elgin 2008

2 4 8 $ 82.400 $ ‐ $ ‐

Sistema Hidráulico Ravo 2015‐2016

2 3 6 $ 82.400 $ ‐ $ ‐

Sistema Hidráulico Barredoras Mathieu 2015

2 1 2 $ 82.400 $ ‐ $ ‐

SUBTOTAL $ ‐

IVA $ ‐

TOTAL $ ‐

NOTA: Cantidades sujetas a variación de acuerdo con las necesidades REALES del parque automotor de Empresas Varias de Medellín S.A. E.S.P.

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ANEXO No. 4‐CUADRO No. 2‐

FILTRACIÓN Y DIALIZADO

CÓDIGO INTERNO

DESCRIPCIÓN

CANTIDAD ESTIMADA

FILTRACIÓN Y DIALIZADO (1 FILTRACIÓN

CADA 6 MESES)

VOLÚMEN DE ACEITE GALONES (POR

FILTRACIÓN)

CANTIDAD ESTIMADA

DE VEHÍCULOS

PRESUPUESTO OFICIAL UNITARIO (ANTES DE

IVA)


IVA)

VALOR TOTAL (ANTES DE IVA)

4453 Filtración y Dializado camión sencillo Kenworth 2009

2 33 4 $ 8.600 $ ‐ $ ‐

4452 Filtración y Dializado Doble Troque Kenworth 2009

2 35 24 $ 8.600 $ ‐ $ ‐

4451 Filtración y Dializado Doble troque International 2012

2 40 10 $ 8.600 $ ‐ $ ‐

17981 Filtración y Dializado Barredoras Elgin 2008

2 33 4 $ 8.600 $ ‐ $ ‐

17982

Filtración y Dializado Barredoras Ravo 2015‐2016

2 33 2 $ 8.600 $ ‐ $ ‐

17983 Filtración y Dializado Barredoras Mathieu 2015

2 33 1 $ 8.600 $ ‐ $ ‐

SUBTOTAL $ ‐

IVA $ ‐

TOTAL $ ‐

COTIZACIÓN PARA FILTRACIÓN ÚNICAMENTE

GALÓN EN PESOS

VALOR DE LA FILTRACIÓN (ANTES DE IVA) $ ‐

IVA $ ‐

TOTAL FILTRACIÓN POR GALÓN $ ‐

NOTA 1: Cantidades sujetas a variación de acuerdo con las necesidades REALES del parque automotor de Empresas Varias de Medellín S.A. E.S.P.

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ANEXO No. 4 ‐CUADRO No. 3‐

FILTROS Y LUBRICANTES PARA VEHICULOS INTERNATIONAL MODELO 2012, VOQUETAS 1998,2003, 2008 Y 2012, KENWORTH 2009, CHEVROLET NPR 1998 Y 2012, CHEVROLET C‐70, MAZDA TURBO 1998 Y MINICARGADOR CASE

CÓDIGO INTERNO

REF 1 REF 2 DESCRIPCIÓN MARCA UN FREC DE CAMBIO ESTIMADA

PRESUP. OFICIAL UNITARIO (ANTES DE

IVA)


IVA)


3072 ISO46 ISO46 ACEITE DE COMPACTACIÓN ISO‐46

VER NOTA 4 qt 16000 $ 9.300 $ ‐ $ ‐

3073 85W140 85W140

ACEITE DE DIFERENCIALES 85W140 API SAE GL‐5

VER NOTA 4‐5 qt 2600

$ 11.200 $ ‐ $ ‐

3074 ATF DEXRON

II ATF DEXRON II

ACEITE DE DIRECCIÓN ATF DEXRON II

VER NOTA 4 qt 500

$ 13.300 $ ‐ $ ‐

3075 15W40 15W40 ACEITE DE MOTOR DIESEL 15W40 API SAE CI‐4

VER NOTA 4 qt 14000

$ 10.900 $ ‐ $ ‐

3076 80W90 80W90

ACEITE DE TRANSMISIÓN 80W90 API SAE GL‐5

VER NOTA 4 qt 1100

$ 11.200 $ ‐ $ ‐

3078 1685141C1 P552518

FILTRO DE ACEITE DIFERENCIAL (INTER VOL) KW CT 05

Original/Homologado (ver nota 6)

un 38

$ 9.100 $ ‐ $ ‐

3079 HF6162 1953094 FILTRO ACEITE DIRECCIÓN (VOL 98 INTER)


un 4

$ 16.800 $ ‐ $ ‐

3081 HF6710 P550387 FILTRO DE ACEITE HDCO COMPACT (NPR)


un 6

$ 37.500 $ ‐ $ ‐

3082 9630‐

1108130 9630‐1108130

FILTRO DE ACEITE HIDRÁULICO DE RETORNO DE KENWORTH


un 48 $ 40.900

$ ‐ $ ‐

3083 C5 200‐03 C5 200‐03 FILTRO DE ACEITE HIDRAULICO DE RETORNO (INTER)


un 6 $ 2.100

$ ‐ $ ‐

3084 LF3335 P550335 FILTRO DE ACEITE DE MOTOR DEUTZ (AUXILIAR DE ISB)


un 14

$ 11.300 $ ‐ $ ‐

10

CÓDIGO INTERNO



IVA)


IVA)


3085 LF3345 P558616

FILTRO DE ACEITE DE MOTOR MINICARGADOR (CASE XT70)


un 4

$ 9.900 $ ‐ $ ‐

3087 LF3622SC LF734

FILTRO DE ACEITE DE MOTOR (VERSIÓN CORTA NPR)


un 70

$ 56.900 $ ‐ $ ‐

3088 LF3883 P550367 FILTRO DE ACEITE DE MOTOR (INTER)


un 140

$ 52.000 $ ‐ $ ‐

3089 LF3970 P550428 FILTRO DE ACEITE DE MOTOR (ISB) KENWORTH


un 18

$ 30.600 $ ‐ $ ‐

3092 LF692 LF692 FILTRO DE ACEITE DE MOTOR (GRUA C70)


un 6

$ 29.300 $ ‐ $ ‐

3093 LF9009 P553000 FILTRO DE ACEITE DE MOTOR (ISC) KENWORTH


un 260

$ 66.200 $ ‐ $ ‐

3094 LF3665 P502060 FILTRO DE ACEITE DE MOTOR 1 (A) (MAZDA TURBO)


un 4

$ 29.900 $ ‐ $ ‐

3095 LF3669 LF 678

FILTRO DE ACEITE DE MOTOR 2 (A)(MAZDA TURBO)


un 4

$ 16.400 $ ‐ $ ‐

3096 AF4733 AF4733 FILTRO DE AIRE PRIMARIO (NPR)


un 28

$ 64.400 $ ‐ $ ‐

3098 WF2071 P554071 FILTRO DE AGUA (VOL 98 INTER )


un 16

$ 18.600 $ ‐ $ ‐

3099 AF4878 P527484 FILTRO DE AIRE EXT (ISC) KENWORTH


un 280

$ 70.300 $ ‐ $ ‐

3100 AF25707 AF25707

FILTRO AIRE EXTERNO VOLQUETA (INTER)


un 28

$ 130.000 $ ‐ $ ‐

3101 3532800C1 AF25732

FILTRO DE AIRE INTERNO VOLQUETA (INTER)


un 12

$ 95.600 $ ‐ $ ‐

11

CÓDIGO INTERNO



IVA)


IVA)


3102 AF4137 P539466

FILTRO DE AIRE DE MOTOR DEUTZ (AUXILIAR DE ISB) CT KW


un 18

$ 78.000 $ ‐ $ ‐

3103 AF25292 P828889 FILTRO DE AIRE PRIMARIO (CASE XT70)


un 4

$ 62.500 $ ‐ $ ‐

3106 AF409KM P182054 FILTRO DE AIRE PRIMARIO (MAZDA TURBO)


un 4

$ 49.600 $ ‐ $ ‐

3107 AF982 AF982 FILTRO DE AIRE PRIMARIO INTER DT 12


un 100

$ 132.500 $ ‐ $ ‐

3108 AF25558 P829333 FILTRO DE AIRE SECUNDARIO (CASE XT70)


un 4

$ 38.100 $ ‐ $ ‐

3112 AF4610 P539468

FILTRO AIREADOR DEPÓSITO HIDRÁULICO KENWORTH


un 40

$ 16.500 $ ‐ $ ‐

3114 FF5040 FF5041 FILTRO COMBUST CT KW MA


un 20

$ 18.300 $ ‐ $ ‐

3115 FF5114 P550057 FILTRO DE COMBUSTIBLE (NPR)


un 200

$ 15.300 $ ‐ $ ‐

3117 FF42000 P550440

FILTRO COMBUSTIBLE MINICARGADORES (CASE XT70)


un 4

$ 22.700 $ ‐ $ ‐

3118 FF5488 P550774

FILTRO DE COMBUSTIBLE PRIMARIO (ISC) KENWORTH


un 280

$ 25.000 $ ‐ $ ‐

3119 FF105 P550105

FILTRO DE COMBUSTIBLE PRIMARIO (GRUA C70)


un 4

$ 13.600 $ ‐ $ ‐

12

CÓDIGO INTERNO



IVA)


IVA)


3120 FF5021 FF5021

FILTRO DE COMBUSTIBLE SECUNDARIO (GRUA C70)


un 4

$ 14.200 $ ‐ $ ‐

3121 FF167 P556245 FILTRO DE COMBUSTIBLE (MAZDA TURBO)


un 6

$ 17.700 $ ‐ $ ‐

3122 LF551A LF3313 FILTRO DE DIFERENCIAL (VOL‐DT INTER)


un 36

$ 11.300 $ ‐ $ ‐

3123 87904M P550830 FILTRO DE DIRECCIÓN (ISC) KENWORTH


un 4

$ 48.900 $ ‐ $ ‐

3124 HF6555 MC HF6555 MC FILTRO HIDRAULICO MINICARGADOR


un 4

$ 69.400 $ ‐ $ ‐

3127 2503221C1 2503221C1

FILTRO HDCO DE DIRECCIÓN (VOL 03‐08‐12, DT‐CT 12INTER )


un 34

$ 86.200 $ ‐ $ ‐

3128 HF6163 HF6163

FILTRO HIDRÁULICO DE COMPACTACIÓN (VOL‐NPR)


un 6

$ 32.000 $ ‐ $ ‐

3129 FF5018 FF5018 FILTRO EN LÍNEA MINICARGADOR (CASE XT70)


un 4

$ 13.200 $ ‐ $ ‐

3130 5008414 P781466 FILTRO SECADOR DE AIRE (ISC) KENWORTH


un 40

$ 155.500 $ ‐ $ ‐

3132 FS1251 FS1251

FILTRO SEPARADOR MINICARGADOR (CASE XT70)


un 4

$ 29.000 $ ‐ $ ‐

3133 FS1003 P551103

FILTRO SEPARADOR DE AGUA (ISC) KENWORTH


un 500

$ 64.200 $ ‐ $ ‐

3134 FS19518 P550930

FILTRO SEPARADOR DE AGUA (ISB) KENWORTH


un 30

$ 40.200 $ ‐ $ ‐

13

CÓDIGO INTERNO



IVA)


IVA)


3137 9630‐

1149621 9630‐1149622

FILTRO SUCCIÓN COMPACTACIÓN KENWORTH


un 6

$ 265.000 $ ‐ $ ‐

3138 EP‐02 EP‐02 GRASA DE LITIO (EN LIBRAS) EP‐02

VER NOTA 4 lb 500 $ 6.500 $ ‐ $ ‐

3139 GRASERA GRASERA GRASERAS (TODA DIMENSIÓN)

Varias un 120 $ 1.400 $ ‐ $ ‐

3140 CC2830 CC2830

REFRIGERANTES FLEETGUARD X GALÓN CONCENTRADO

Original/Homologado gl 1954

$ 42.200 $ ‐ $ ‐

3141 1685161C91 1685161C91 TAPA FILTRO SEPARADOR DE AGUA (INTER)

Original/Homologado un 0

$ 112.300 $ ‐ $ ‐

3142 1872269C91 1872269C91 TAPÓN DRENAJE DEL CARTER (INTER)


$ 25.200 $ ‐ $ ‐

3143 1677005C91 1677005C91 TAZA SEPARADOR DE AGUA (INTER)

Original/Homologado un 0 $ 193.200 $ ‐ $ ‐

15574 MECANIZADA SEGÚN MUESTRA

TAPA FILTRO DE VENTEO SISTEMA HCO COMP (INTER)


$ 25.600 $ ‐ $ ‐

15575 5A‐73821 5A‐73821

VISOR SIST DE DEP DE COMP Y REFRIGERANTE KENWORTH


$ 107.500 $ ‐ $ ‐

16495 AF25215 P527680 FILTRO INTERNO AIRE KENWORTH


un 0

$ 61.200 $ ‐ $ ‐

17274 LF637 FILTRO DIRECCIÓN LF637 KENWORTH 09


un 40

$ 31.900 $ ‐ $ ‐

17275 FS19547 P550729 FILTRO SEPARAD AGUA FS19547 INTER


un 80

$ 72.000 $ ‐ $ ‐

17276 GATFDIII‐0000

GATFDIII‐0000

ACEITE CAJA AUTOMATICA CT‐DT 2012

VER NOTA 4 qt 500 $ 13.700 $ ‐ $ ‐

SUBTOTAL $ ‐

IVA $ ‐

TOTAL $ ‐

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GARANTIA EXIGIDA PARA LOS ACEITES: 10.000 KMTS O 300 HORAS (EMVARIAS S.A. E.S.P PODRÁ REALIZAR PRUEBAS ALEATORIAS DE LOS ACEITES DE CUALQUIERA DE SUS VEHÍCULOS. EN CASO DE QUE LOS RESULTADOS ARROJADOS POR ESTE ANÁLISIS SEAN NEGATIVOS, EL CONTRATISTA SE OBLIGA A CORREGIR EN FORMA INMEDIATA LAS ANOMALÍAS PRESENTADAS, EN LO QUE RESPECTA AL OBJETO DE LA INVITACIÓN, IGUALMENTE EL CONTRATISTA RESPONDERÁ POR LOS DAÑOS GENERADOS A LOS VEHÍCULOS POR CAUSA DE ANOMALÍAS ENCONTRADAS EN ESTOS ANÁLISIS. PARA LA GARANTIA DE LOS FILTROS SE EXIGE 2 MESES POR DEFECTOS DE FABRICACION O MAL MONTAJE .

NOTA 1: SI EL PROPONENTE SE ACOGE AL ARTÍCULO 444 DEL ESTATUTO TRIBUTARIO, MODIFICADO POR EL ARTÍCULO 181 DE LA LEY 1819 DE 2016 (REFORMA TRIBUTARIA), EL CUAL SEÑALA LO SIGUIENTE: “SON RESPONSABLES DEL IMPUESTO EN LA VENTA DE PRODUCTOS DERIVADOS DEL PETRÓLEO, LOS PRODUCTORES, LOS IMPORTADORES, LOS VINCULADOS ECONÓMICOS DE UNOS Y OTROS, LOS DISTRIBUIDORES MAYORISTAS Y/O COMERCIALIZADORES INDUSTRIALES", Y DEBE DE REALIZAR EL COBRO DE IVA A LOS ACEITES Y GRASAS, DEBE ADJUNTAR CON LA PROPUESTA EL RESPECTIVO CERTIFICADO DONDE CONSTE QUE EFECTIVAMENTE ES "PRODUCTOR, IMPORTADOR O VINCULADO ECONÓMICO DE UNO U OTRO, DISTRIBUIDOR MAYORISTA Y/O COMERCIALIZADOR INDUSTRIAL". EN CASO DE TENER PRODUCTOS GRAVADOS Y NO GRAVADOS CON IVA, SE DEBE INDICAR EN UNA NOTA CUALES SERÍAN LOS PRODUCTOS NO GRAVADOS CON IVA PARA FACILITAR EL PROCESO DE ANÁLISIS DE LAS PROPUESTAS.

NOTA 2: CANTIDADES SUJETAS A VARIACIÓN DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES REALES DEL PARQUE AUTOMOTOR DE EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A. E.S.P.

NOTA 3: LOS ÍTEMS CON CANTIDAD CERO CORRESPONDEN A COMPONENTES DE POCA ROTACIÓN, PERO QUE DEBEN QUEDAR INCLUIDOS EN EL CUADRO DE COTIZACIÓN POR SI SE REQUIEREN DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.

NOTA 4: SE DEBE COLOCAR LA MARCA OFRECIDA DEL ACEITE Y LA GRASA EN LA COLUMNA DE MARCA.

NOTA 5: LA MARCA Y REFERENCIA DEL LUBRICANTE DE MOTOR 15W40 API SAE CI‐4 OFRECIDO, DEBERÁ ESTAR CERTIFICADO POR LA API (AMERICAN PETROLEUM INSTITUTE).

NOTA 6: LOS REPUESTOS HOMOLOGADOS DEBERÁN CUMPLIR CON LAS MISMAS CARACTERÍSTICAS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS REPUESTOS ORIGINALES.

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ANEXO No. 5 PROCEDIMIENTO PARA LA FACTURACIÓN

Antes de proceder a la radicación de la Factura de Venta, en el Sótano 2 Edificio EPM, el contratista debe remitir al Interventor/Supervisor del contrato los siguientes documentos: 1. Órdenes de Trabajo previamente firmadas por el supervisor del taller en coordinación con el Jefe del

Área de Mantenimiento de Vehículos o personal profesional o técnico adscrito a dicha Área, y orden de compra (OW) correspondiente a dicha orden de trabajo.

2. Cotización de cada trabajo realizado con su respectivo Visto Bueno del Interventor/Supervisor del contrato.

3. Formato de reintegro de repuestos cambiados debidamente diligenciado y firmado tanto por el Taller contratista como por La Empresa por personal del Área de Mantenimiento de Vehículos y por el Interventor o Supervisor del contrato, como constancia de recibido de los repuestos reintegrados. La descripción de los repuestos reintegrados debe coincidir con los repuestos cambiados y/o cotizados, excepto los elementos que se destruyen al desmontarse y los que no poseía el vehículo.

4. La relación de los trabajos realizados, discriminando: El número de control, fecha y número de orden de trabajo y de orden de compra (OW) de Empresas Varias de Medellín S.A. E.S.P., descripción de la reparación, cantidad, fecha, valor e IVA.

5. Mensualmente el contratista deberá presentar constancia de los aportes al sistema de seguridad

social integral (salud, riesgos laborales y pensiones), y parafiscales en caso de estar obligado al pago de ellos, del personal que se encuentra participando en la ejecución del contrato.

6. En cada factura de venta se deberá detallar: El valor total de los servicios separando: repuestos suministrados gravados y no gravados y la mano de obra aplicada e IVA. Adicionalmente, las facturas de venta deben tener los siguientes datos: No. del contrato, Nombre del interventor, No. de la suborden (OW), No. del batch de recepción y Municipio donde se prestó el servicio. Los datos aquí mencionados son indispensables para realizar el trámite de pago de las facturas de venta.

7. Las facturas deberán poseer fecha actualizada el día en que son entregadas.

8. No se recibirán facturas con enmendaduras, tachones o realizadas a mano.

9. La devolución de las facturas se hará en forma escrita, informando los motivos. Dichos soportes harán

parte de la bitácora de la Interventoría del contrato.

10. La Factura debe estar a nombre de Empresas Varias de Medellín S.A. E.S.P., NIT 890.905.055‐9, en original y dos (2) copias.

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11. Por ningún motivo se cancelarán mantenimientos que no hayan sido programados (mediante OT) y aprobados mediante las respectivas órdenes de compra (OW).

12. La Empresa definirá una fecha límite mensual de presentación de facturas por efectos contables, la

cual se avisará previamente al contratista.

13. La Empresa no se hará responsable por las facturas devueltas, en los casos en que el contratista no cumpla con todos los requisitos exigidos.

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ANEXO No. 6 GARANTÍA DE LAS REPARACIONES DE LOS VEHÍCULOS

Consiste en la obligación de realizar nuevamente las reparaciones de los sistemas intervenidos a cada vehículo a expensas del contratista por defectos de calidad de los repuestos utilizados, defectos en la mano de obra, falta de funcionalidad de la reparación (significa que el vehículo debe quedar operando en forma adecuada en cuanto a la reparación realizada), y por los daños colaterales causados por la(s) reparación(es) realizada(s). La garantía mínima solicitada para las reparaciones de todos los sistemas es la señalada en los cuadros del Anexo No. 4 de la presente invitación; adicionalmente, el contratista se obliga a:

1. Los reemplazos de componentes y/o sistemas, que efectúe el contratista, en cumplimiento de la garantía comercial, deben ser iguales en forma y en funcionamiento, conservando la originalidad del vehículo. Si el bien no admite reparación, se debe proceder a su reposición.

2. El contratista debe efectuar gratuitamente las reparaciones en garantía previo informe originado en el Área de Mantenimiento de Vehículos, para lo cual se remitirá al contratista la orden de trabajo correspondiente a la solicitud de reparación.

3. El tiempo de garantía en las reparaciones ejecutadas en cumplimiento del objeto contractual será contado a partir de la fecha de suscripción del Anexo No. 11 “Interventoría recibo de vehículo” por parte del Interventor/supervisor.

4. Si durante el período de garantía de las reparaciones de los vehículos, alguno de éstos presentare fallas que ameriten su reemplazo o reparación y que sean atribuibles a defectos de diseño, mano de obra, mala fabricación o uso de materiales inapropiados, Empresas Varias de Medellín S.A. E.S.P. podrá solicitar al contratista el reemplazo a expensas de él, hasta entregar las reparaciones de los vehículos a satisfacción de La Empresa. Si se produce el cambio total de un producto por otro, el término de garantía empezará a correr nuevamente en su totalidad desde el momento de reposición, igualmente aplicará si se cambia una o varias piezas o partes del bien.

5. Todos los insumos, fluidos y/o partes que se requieran para la reparación de un componente y/o sistema en garantía, deben ser suministrados por el contratista y no tendrán ningún costo para La Empresa.

6. Para los casos que estime el contratista que no son objeto de garantía, debe entregar un informe por escrito máximo a los 20 días calendario siguientes (anexando la cotización y el informe de Interventoría/Supervisión) donde explique técnicamente para el vehículo específico que tuvo la falla, las causas del daño, y adjuntando en caso de ser necesario los soportes de laboratorios, evidencias de mala operación, fotografías, etc., para lo cual, el Interventor/Supervisor en coordinación con el Jefe del Área de Mantenimiento de Vehículos de la Empresa, procederá a analizar lo expuesto y dará respuesta igualmente por escrito. Una vez realizado este procedimiento, no se revisará nuevamente la garantía. “Si en el período manifestado de 20 días calendario posteriores a la recepción de la orden de trabajo por el contratista, éste no ha aportado dicho informe, se entenderá que la garantía fue asumida por el contratista y no tendrá posteriormente opción de reclamación”. Emvarias a su vez contará con 20 días calendario contados a partir del recibo de la información pertinente para definir si procede o no el levante de la garantía.

7. Para los casos en que existan dudas entre las partes o éstas no hayan llegado a un acuerdo, sobre la garantía comercial de la reparación, el contratista debe proceder a reparar el vehículo inmediatamente,

18

a fin de no afectar la prestación del servicio, mientras se levantan los informes respectivos y se toma una decisión definitiva. Tener en cuenta que de no cumplirse con la fecha y hora de entrega de las reparaciones, se aplicará el descuento señalado en el literal c) del numeral 2.9.3 Descuentos o cobros por incumplimiento de acuerdos de niveles de servicio‐ANS y otros acuerdos contractuales.

8. La atención de las garantías de las reparaciones, deben acogerse a las condiciones de horarios de atención y en general a lo contenido en la presente invitación.

9. Reclamaciones de la Empresa por deficientes servicios de mantenimiento en uno o varios vehículos, deben ser atendidas por el contratista de manera inmediata y simultánea.

10. En caso que éstas “garantías” se deban hacer efectivas en un lugar externo a las instalaciones del contratista, éste deberá asumir todos los gastos en que incurra la entidad.

11. En lo no previsto en el presente anexo se aplicará lo dispuesto en la Ley 1480 de 2011 por medio de la cual se expide el Estatuto del Consumidor y se dictan otras disposiciones.

______________________ FIRMA REPRESENTANTE LEGAL

19

ANEXO No. 7 EVALUACIÓN TALLERES CONTRATISTAS

FECHA EVALUACIÓN:

RAZÓN SOCIAL:

DIRECCIÓN:

TELÉFONO:

REPRESENTANTE LEGAL:

FACTOR A EVALUAR CUMPLE NO CUMPLE

1. Oficinas

2. Área cubierta

3. Infraestructura

4. Herramienta

1. Oficinas

Debe poseer por lo menos una oficina

para las labores administrativas y de

Interventoría de Emvarias.

2. Área Cubierta

Debe tener una área cubierta para albergar

los insumos objeto del contrato y el centro de

lubricación.

3. Infraestructura El centro de lubricación o taller con

centro de lubricación, debe tener mínimo

pisos en concreto o asfalto, y dispositivos

para el llenado de los sistemas que

requieran lubricarse.

4. Herramienta

Debe poseer herramienta adecuada para

cumplir con el objeto del contrato, entre ellos:

equipo para filtración y dializado, llaves de

torque, llaves de filtro (de cadena y de

correa).

_______________________ V°B° FUNCIONARIO DE EMVARIAS. Nombre:

20

ANEXO No. 8 COTIZACIÓN DE ÓRDENES DE TRABAJO

COTIZACIÓN DE ÓRDENES DE TRABAJO

CÓDIGO MV F81

VERSIÓN 05

Señores: EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A. E.S.P.

La siguiente es la cotización de los trabajos a realizar en el vehículo:

FECHA OT:

COMPONENTE DESCRIPCIÓN POSICIÓN CANTIDAD VR UNITARIO VR TOTAL FECHA

TERMINACIÓN SISTEMA CONTROL

CODIGO DEL PROVEEDOR

NUMERO DE OT

DESCUENTO (%)

REFERENCIA COMERCIAL

GARANTÍA EN REPUESTOS: DÍAS TOTAL REPUESTOS

COMPONENTE DESCRIPCIÓN POSICIÓN CANTIDAD VR UNITARIO VR TOTAL FECHA

TERMINACIÓN SISTEMA CONTROL

CODIGO DEL PROVEEDOR

NUMERO DE OT

DESCUENTO (%)

REFERENCIA COMERCIAL

GARANTÍA EN MANO DE OBRA: TOTAL MANO DE OBRA

21

TIEMPO DE ENTREGA DEL VEHÍCULO TOTAL REPUESTOS

Días calendario: TOTAL MANO DE OBRA

VIGENCIA DE LA COTIZACIÓN TOTAL MANO OBRA Y REPUESTOS

Días calendario: IVA

NOMBRE Y CÉDULA DE QUIEN PRESENTA COTIZACIÓN

TOTAL TRABAJO A REALIZAR

TALLER:

FIRMA DEL RESPONSABLE Y SELLO DEL TALLER CONTRATISTA:

CONTRATO N°:

Observaciones:

22

ANEXO No. 9

ESPECIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA LAS LABORES DE ANÁLISIS DE ACEITE, FILTRACIÓN Y DIALIZADO.

La Empresa_______________________________________________________ se compromete a contar con los siguientes equipos, herramientas, personal e infraestructura para prestar los servicios de Análisis de aceite, filtración y dializado, durante todo el plazo del contrato, en caso de salir favorecido con el presente proceso contractual, como también a entregar los informes correspondientes, así:

1. Un equipo adecuado para realizar las labores de filtración y dializado en las instalaciones de Emvarias, cuyo micraje debe ser menor o igual a 20 micras.

2. Tres tanques para almacenamiento de aceites, con capacidad mínima de 250 galones cada uno para almacenamiento de aceite nuevo, aceite filtrado y aceite contaminado, para las actividades de filtración y dializado. Adicionalmente, dos tanques de la misma capacidad, para almacenar temporalmente los aceites que requieran disposición final, mientras son entregados a Emvarias, quien se encargará de su disposición final. Cabe anotar que dichos tanques serán utilizados directamente en las instalaciones del taller de mantenimiento de Emvarias.

3. Laboratorio para pruebas de análisis de aceite.

4. Software para la administración de datos del programa de filtración.

5. Personal profesional, con el perfil y experiencia adecuados para realizar las actividades de filtración y dializado y análisis de aceites.

6. Suministrar mensualmente un informe en medio magnético y físico con los resultados de los análisis de aceites realizados, en los cuales se analicen, como mínimo, las siguientes variables:

Viscosidad cSt/40◦C, cSt/100◦C método ASTM D455

Numero acido total TAN método ASTM D664

Contenido de agua método ASTM D1744

Contenido de partícula sólidas método ISO 4406

7. Entregar un informe mensual en medio magnético y físico, detallando el desarrollo de sus actividades de la filtración y dializado en cada vehículo intervenido.

_______________________ Firma Representante Legal

23

ANEXO No. 10 PACTO DE TRANSPARENCIA

Conforme a lo dispuesto en el Acuerdo Municipal No. 65 de 2008

Del Concejo de Medellín Los proveedores, proponentes, contratistas y servidores públicos de EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A ESP, se comprometen a orientar la gestión del proceso de contratación con respeto a los principios de legalidad, transparencia y probidad. Con tal fin los proveedores, proponentes y contratistas se comprometen a no ofrecer ninguna clase de prebendas, beneficios o dádivas a los servidores de la Empresa, para que sean favorecidos en el proceso de selección y/o para flexibilizar el control de la interventoría durante la ejecución del contrato. Igualmente se comprometen a ejecutar el objeto del contrato de la manera que mejor satisfaga los intereses de la Entidad y de la comunidad. Por su parte, los servidores de la Empresa, incluyendo a quienes ejecuten la interventoría contratada, se comprometen a facilitar el acceso equitativo y transparente que garantice la pluralidad de proponentes y contratistas, presentando la información de manera pública, oportuna, verídica, completa y exacta., para todos aquellos que participen en el proceso de contratación, al igual que a otros servidores públicos y a la ciudadanía en general para su análisis y control. Igualmente se obligan a ejercer las funciones públicas de manera honesta y transparente y teniendo como criterio de acción la eficiencia de la función, la preferencia de los intereses colectivos sobre el particular, el control de sus funciones, el adecuado manejo de dineros y bienes públicos, evitar y denunciar toda conducta que atente contra la probidad de los demás, tanto de servidores como de la ciudadanía. Los servidores de Empresas Varias de Medellín S.A E.S.P y sus grupos de interés tales como proveedores, proponentes y contratistas, declaran que los principios éticos contenidos en el Código de Ética son su marco de actuación. Por la Empresa Por el Proponente __________________________________ _________________________ JORGE LENIN URREGO ANGEL Representante Legal Gerente General

24

ANEXO No. 11 INTERVENTORIA RECIBO DE VEHÍCULO

RECIBO DE VEHÍCULO‐INTERVENTORÍA

CÓDIGO MV F80

VERSIÓN 03

NOMBRE TALLER CONTRATISTA:

N° CONTROL VEHÍCULO:

N° ORDEN DE TRABAJO:

FECHA DE INGRESO AL TALLER:

FECHA AUTORIZACIÓN SALIDA :

FECHA DE RETIRO VEHÍCULO:

NOMBRE INTERVENTOR Y FIRMA:

Dejo constancia de que he recibido los trabajos realizados en el vehículo N° control ________ a entera satisfacción.

25

ANEXO No. 12 REINTEGRO DE REPUESTOS CAMBIADOS

REINTEGRO REPUESTOS CAMBIADOS CÓDIGO MV F05

VERSIÓN 03

FECHA: ORDEN DE TRABAJO:

CONTROL: CONTRATO:

TALLER ‐ PROVEEDOR EXTERNO:

DESCRIPCIÓN DEL COMPONENTE

REFERENCIA CANTIDAD

SUMINISTRADO POR EMVARIAS

SI NO

OBSERVACIONES:

TALLER QUE ENTREGA:

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QUIEN ENTREGA DEL TALLER NOMBRE: FIRMA:

SUPERVISOR O INTERVENTOR CONTRATO: NOMBRE: FIRMA:

APROBACIÓN DE MANTENIMIENTO NOMBRE: FIRMA:

27

ANEXO No. 13 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Durante la ejecución del contrato, se debe llevar a cabo el Sistema de seguridad y salud en el trabajo, en el que se consideren todos los requisitos de Ley y que propenda por el bienestar de los trabajadores. Adicionalmente cuando la Empresa implemente el Manual de seguridad, salud y ambiente para contratistas, deberán de cumplir con todo lo establecido en el.

Con el ánimo de proteger la salud individual y colectiva de los trabajadores que realizan labores objeto de este contrato, de los riesgos ergonómicos, físicos, químicos, biológicos, locativos, psicolaborales y demás, provenientes de las actividades a contratar en la presente invitación, se hace necesario solicitar el cumplimiento a cabalidad de los componentes del SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO que a continuación se relacionan:

a) MATRIZ DE RIESGOS: El cual deberá contener número de expuestos, tiempos de exposición, grupo de factores de riesgo, riesgos por oficio, posibles consecuencias, probabilidad de ocurrencia de los riesgos; cálculo del grado de peligrosidad, método de control de los riesgos, observaciones y recomendaciones.

b) MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO: En éste se deberán desarrollar actividades de promoción y prevención de salud, tendientes a proteger al trabajador de riesgos ocupacionales, lesiones osteomusculares, riesgo químico periódicos, ubicándolos en oficios acordes con su condición psico‐fisiológica y manteniéndolo en actitud de producción de trabajo. Organizar y promover un servicio oportuno de primeros auxilios, dotar permanentemente el botiquín de primeros auxilios, vacunar al personal que ingrese contra tétano y difteria.

c) HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL: En el cual se deberán desarrollar actividades de identificación, reconocimiento, evaluación y control de los factores de riesgo, suministrar el equipo de protección personal acorde con los riesgos presentes, investigación permanente de accidentes de trabajo para definir causalidad, definir las normas de seguridad según el riesgo a prevenir, verificar de manera permanente la utilización del equipo de protección personal.

d) Verificar la afiliación al régimen de seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales. La Empresa contratista debe garantizar la disponibilidad de equipo y herramientas necesarias para la prevención y control de accidentes y emergencias resultantes de su actividad (Prevención, Atención, Respuesta y Recuperación). NOTA: El personal del proponente debe estar capacitado para responder adecuadamente ante las posibles situaciones de amenaza, accidente o emergencia. Respecto a los productos químicos que el contratista emplee, deberá suministrar y tener disponibles en el sitio de trabajo las hojas y fichas de seguridad (MSDS) de todos los productos químicos empleados de acuerdo a la NTC 4435, garantizar su adecuado manejo durante el transporte, almacenamiento, disposición, evitar derrames y poseer los elementos adecuados para su contención. De lo anterior el Interventor del contrato hará estricta revisión semanal.

28

El Sistema de seguridad y salud en el trabajo deberá ser entregado a la Interventoría el día de la firma del acta de inicio, para su posterior revisión y comentarios por parte de Seguridad y salud en el trabajo de Emvarias S.A. E.S.P. El contratista debe dotar al personal de todos los implementos de protección requeridos para cada una de las funciones específicas tales como monogafas, uniformes, entre otros (el listado del equipo de protección personal a entregar debe de ser remitido a la interventoría con el Sistema de seguridad y salud en el trabajo). Es importante tener en cuenta que el personal debe permanecer en los frentes de trabajo uniformados e identificados. Por ninguna razón se permitirá el ingreso del personal sin la dotación específica al sitio de trabajo. El contratista deberá reportar a la interventoría los registros de la entrega de estos elementos, mensualmente. El contratista deberá de capacitar a su personal en temas relacionados con Seguridad y salud en el trabajo y los soportes de dichas capacitaciones serán remitidos a la Interventoría mensualmente con la factura de venta. Adicionalmente, se debe llevar un registro de los accidentes de trabajo semanal y reportarlos al Interventor, en el formato establecido por el contratista y presentarlo en los informes mensuales. El contratista deberá tener en cuenta que para laborar al interior de las instalaciones de EMVARIAS, está prohibido el ingreso y permanencia de personal bajo los efectos del alcohol y drogas psicoactivas. Dada la actividad a desarrollar y el riesgo al cual está expuesto el personal, Empresas Varias de Medellín S.A E.S.P., dando cumplimiento a lo establecido en nuestro Sistema de seguridad y salud en el trabajo, y como un mecanismo de evitar riesgos, podrá realizar pruebas de alcoholemia o sustancias psicoactivas al personal del contratista, con el fin de hacer una verificación antes, durante o al final de la jornada o desarrollo de actividades, el Interventor estará en capacidad de no permitir el inicio de las actividades, ni continuar su labor a la persona que se le detecte alcohol o drogas psicoactivas, esto será informado al jefe inmediato o al Representante Legal del contratista con el fin de que se tomen los correctivos al respecto. Respecto a las actividades de alto riesgo a las que el personal del contratista esté expuesto, deberá, leer detenidamente el Manual y protocolo de trabajos en alturas de Emvarias de lo cual deberá tener en cuenta:

Disponer de personal capacitado, competente y calificado para las actividades con trabajos en alturas.

Implementar el Programa de Protección contra Caídas de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente, las medidas necesarias para la identificación, evaluación y control de los riesgos asociados al trabajo en alturas.

Cubrir todas las condiciones de riesgo existentes mediante medidas de control contra caídas de personas y objetos, las cuales deben ser dirigidas a su prevención en forma colectiva, antes de implementar medidas individuales de protección contra caídas. En ningún caso, podrán ejecutarse trabajos sin la adopción previa de dichas medidas colectivas.

Garantizar un programa de capacitación y entrenamiento a todo trabajador que esté expuesto al riesgo de trabajo en alturas, antes de iniciar tareas.

29

Delimitar el área Medida de prevención que tiene por objeto limitar el área o zona de peligro de caída de personas y prevenir el acercamiento de personas a ésta.

La delimitación de la zona de peligro de caída de personas se hará mediante cuerdas, cables, vallas, cadenas, cintas, reatas, bandas, conos, balizas, banderas, de cualquier tipo de material, de color amarillo y negro, combinados, si son permanentes y naranja y blanco, combinados, si son temporales. Los elementos utilizados para delimitar las zonas de peligro y riesgo pueden ir o no enganchados a soportes de señalización, según sea necesario y pueden ser utilizados solos o combinados entre sí, de tal manera que se garantice su visibilidad de día y de noche. Siempre que se utilice un sistema de delimitación, cualquiera que sea, se debe utilizar señalización. En las áreas de trabajo en alturas en donde no sea viable el sistema de delimitación, deben adoptarse otras medidas de protección contra caída dispuestas en la presente resolución. Siempre que un trabajador ingrese a la zona de peligro, debe estar previamente autorizado (permiso de trabajo en alturas) y con las medidas de protección contra caídas, en caso de que no haya barandas que cumplan con las especificaciones descritas en la presente resolución. CONDICIONES DEL PERMISO DE TRABAJOS EN ALTURAS

El contratista o la persona que vaya a realizar el trabajo en altura, antes de iniciar el trabajo, debe organizar todo lo que necesita para realizar su labor: herramientas, sistemas de ascenso, elementos de protección personal, elementos para la señalización y demarcación y ubicarlas en el sitio donde se va a realizar el trabajo. Además debe: a) Realizar una inspección visual y un análisis de los riesgos del lugar y de la periferia:

proximidad de cables eléctricos, peligro de caída de objetos, etc. b) Hacer una revisión exhaustiva de los implementos que va a utilizar: Sistemas de ascenso,

elementos de protección personal, herramientas, cuerdas, conectores, etc. que cumplan con las especificaciones de este procedimiento, en caso contrario debe notificar a su jefe inmediato.

c) El supervisor contratista verifica que quien(es) va(n) a realizar el trabajo cuente(n) con el entrenamiento y tenga(n) la autorización para trabajo en alturas, con la firma del Responsable del área de su Empresa.

Para la prevención de caídas de objetos se deben delimitar áreas para paso peatonal. Así mismo, evitar que las personas ingresen a zonas con peligro de caída de objetos.

30

Todo el personal utilizado por el contratista deberá hacerse un examen médico general con énfasis en Seguridad y salud en el trabajo, Los registros de estos exámenes deben enviarse al interventor del contrato para que pueda verificar el cumplimiento de este requisito. Para la iniciación de labores es requisito indispensable entregar a la Interventoría la constancia de afiliación a los sistemas de seguridad social de cada uno de los trabajadores que participará en la ejecución de este contrato (EPS, ARP, Fondo de pensiones y caja de compensación), de acuerdo a las leyes vigentes al respecto. Igualmente deberá enviar mensualmente copia del pago realizado a dichas entidades. Dada la actividad a desarrollar y el riesgo al cual está expuesto el personal, Empresas Varias de Medellín S.A. E.S.P., podrá realizar pruebas de alcoholemia o sustancias psicoactivas al personal del contratista, con el fin de hacer una verificación antes o durante el desarrollo de actividades, el Interventor estará en capacidad de no permitir el inicio de las actividades, ni continuar su labor a la persona que se le detecte alcohol o drogas psicoactivas, esto será informado al jefe inmediato o al representante Legal del contratista con el fin de que se tomen los correctivos al respecto.

MATRIZ DE FACTORES DE RIESGO PRIORITARIOS

PROCESO O ACTIVIDADES DE MAYOR RIESGO

FACTORES DE RIESGO ASOCIADOS

FUENTE GENERADORA

Nro. EXPUESTOS

TIPO EXPOSICIÓN

ACCIONES DE PREVENCIÓN ACCIONES DE PROMOCIÓN

EN LA FUENTE

EN EL MEDIO

EN EL TRABAJADOR

31

ANEXO No. 14 PREVENCIÓN LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

Formulario LA/FT

Introducción e instrucciones

Empresas Varias de Medellín S.A. E.S.P., en su calidad de sujeto responsable de contar con un sistema de gestión de riesgos Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, en adelante LA/FT, ha dispuesto el presente formulario para quienes deseen vincularse con ella, en coherencia con sus actuales Políticas de Gestión Integral de Riesgos y de Responsabilidad Social Empresarial. El presente formato debe ser entregado con la propuesta y ser diligenciado totalmente. Tenga en cuenta que: a) Es posible que alguna información no aplique, en cuyo caso así se deberá expresar. b) En el caso de personas jurídicas, el formato debe ser rubricado por el Representante Legal. c) En el caso de empresas que no cuenten con un Certificado de Existencia y Representación Legal, anexar el

documento equivalente, fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal y copia del RUT de la empresa.

d) Para el caso de las personas naturales, el formato debe ser rubricado por el proponente (persona natural) adjuntando fotocopia de su cédula de ciudadanía.

e) Diligenciar los siguientes datos:

N° de PC: __________________ Valor en $: ____________________ SMMLV:_____________

Información básica de la Empresa o Persona Natural

Nombre, razón o denominación social:

Identificación: Fecha de Expedición*:

Dirección:

Ciudad:

Teléfono: Celular:

e‐mail 1:

e‐mail 2:

* Para persona Natural

Información del Representante Legal

Principal Suplente

Nombres:

Apellidos:

Identificación:

Fecha de Expedición:

Teléfono:

32

Dirección:

Ciudad:

e‐mail:

Información de miembros de Junta Directiva, Consejo de Administración o su equivalente ‐ PRINCIPALES

1 2 3 4 5

Nombres:

Apellidos:

Identificación:


Teléfono:

Dirección:

Ciudad:

e‐mail:

Información de miembros de Junta Directiva, Consejo de Administración o su equivalente ‐ SUPLENTES

1 2 3 4 5

Nombres:

Apellidos:

Identificación:


Teléfono:

Dirección:

Ciudad:

e‐mail:

Información de Revisores Fiscales o Auditores Externos

Principal Suplente

Nombres:

Apellidos:

Identificación:


Teléfono:

Dirección:

Ciudad:

e‐mail:

En caso de tener una firma o persona jurídica como Revisor Fiscal o Auditor, indicar los datos de la misma:

Razón social:

33

*En caso que uno de los

accionistas sea una persona jurídica, especifique la Razón Social y la identificación de la misma.

Nota: utilizar un cuadro aparte para detallar todos los socios en caso de requerir más espacio.

Identificación:

Observaciones o Aclaraciones:

Accionistas o socios con participación superior o igual al cinco por ciento (5%) 3

Certifico que los asociados, accionistas o socios que tienen una participación superior o igual al CINCO POR CIENTO (5%) de participación en el capital social de la entidad que represento son las personas naturales o jurídicas que aparecen en la siguiente relación:

Nombres y apellidos*/Razón

Social

Identificación o ID*

Fecha de Expedición del Documento

Participación en el capital social (%)

Dirección Ciudad

Manifestaciones

Con la presentación de la oferta declaro que:

Los recursos con los cuales se ejecutará el contrato no provienen de ninguna actividad ilícita y aquellos que eventualmente recibiré por ejecución del contrato no serán destinados a financiar ninguna actividad ilícita.

La información consignada y anexa a este formulario es veraz y admito que cualquier omisión o inexactitud en estos documentos podrá ocasionar el rechazo de esta solicitud y la devolución de la documentación, como también la cancelación de mi inscripción.

En caso de ser persona jurídica, declaro que los recursos con los cuales fue constituida no provienen de ninguna actividad ilícita.

Autorización

Mediante la presente, autorizo a Empresas Varias de Medellín S.A. E.S.P., para que consulte las listas establecidas para el control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, así como las centrales de información y/o bases de datos públicas, correspondiente a la persona jurídica que represento, a sus representantes legales, revisores fiscales, miembros de Junta Directiva y Socios. Para el caso de personas jurídicas, autorizo la consulta, tanto de la persona jurídica, como de los representantes legales, accionistas con participación igual o superior al 5% del capital social. Manifiesto que cualquier variación en la información suministrada será puesta en conocimiento de Empresas Varias de Medellín S.A. E.S.P.

34

Para la constancia,

Firma (Representante Legal del proponente/Persona natural)

“Lo anterior sin perjuicio de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 Ley de Protección de Datos, reglamentado parcialmente por el Decreto 1377 de 2013 y en el Decreto de Gerencia General 1946 del 26

de julio de 2013”

De igual forma, se procederá cuando EMVARIAS lo requiera durante la ejecución del proceso de contratación o del contrato (en caso que éste llegue a concretarse).

Nombres y apellidos:

Identificación: Fecha y Lugar de Expedición:

Fecha:

35

ANEXO No. 15

ANÁLISIS DE RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN

NOMBRE: EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A. E.S.P. VALOR : $ 731.983.518

OBJETO : SUMINISTRO Y APLICACIÓN DE FILTROS DE ACEITE, DE AIRE, DE

AGUA, DE COMPRESOR, DE COMBUSTIBLE Y SEPARADORES DE AGUA, LUBRICANTES, REFRIGERANTES, GRASERAS, DE ACUERDO CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y FRECUENCIAS DE LOS VEHÍCULOS DEL PARQUE AUTOMOTOR Y LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE MONITOREO Y ANÁLISIS DEL ACEITE HIDRÁULICO DE COMPACTACIÓN ISO 46 Y DE LOS ACEITES DE OTROS SISTEMAS, EN CASO DE REQUERIRSE, DE LOS VEHÍCULOS QUE INTEGRAN EL PARQUE AUTOMOTOR, DE PROPIEDAD DE EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A. E.S.P., MEDIANTE PRUEBAS DE LABORATORIO, FILTRACIÓN Y DIALIZADO DEL ACEITE.

PLAZO : 12.5 MESES

FECHA : 10/05/2017

RIESGO 1

RIESG

O

Cuando Nombre del riesgo PROBABILIDAD SEVERIDAD RIESGO

ANTES

Falta de Seriedad BAJA MODERADA TOLERABLE

Describa lo que puede pasar si se materializa el riesgo, incluyendo las consecuencias.

1. No se suscribe el contrato por el proponente seleccionado. 2. Perjuicios para EMVARIAS por el deterioro que genera el uso de aceites contaminados o en mal estado. 3. Represamiento de vehículos pendientes de reparación por falta de suministro de componentes.

CAUSA

S

Describa las principales causas y agentes generadores por las cuales puede presentarse el riesgo

* El proponente beneficiado con la adjudicación del proceso no suscribe el contrato porque finalmente no está de acuerdo con las obligaciones y condiciones de los términos de invitación.

* El proponente no sostiene los precios ofertados en su cotización.

*El proponente entrega información no veraz.

*El proponente seleccionado no suscribe el contrato debido a la imposibilidad de tener respaldo para la consecución de la garantía única, debido a que el reasegurador que se ha comprometido a respaldar el negocio incumple el compromiso hecho al proponente.

TRATA

MIENTO

TRATAMIENTO: Distribuya las medidas de prevención, protección y transferencia,

EL CONTRATISTA LA EMPRESA

* Al momento de la presentación de la oferta, la acompañará de una Garantía de Seriedad de la Oferta a favor de EMVARIAS, con vigencia desde la presentación de la oferta, hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual. El valor de la garantía y su vigencia será de acuerdo con lo previsto en los términos de invitación.

* Incluir en los factores de evaluación y en los requisitos de participación, el cumplimiento de condiciones que permitan hacer una selección de empresas serias, con solidez financiera, reconocimiento en el mercado y buenas referencias laborales.

36

Solicitar a los invitados el Registro Único de Proponentes, expedido por la Cámara de Comercio para examinar la posible existencia de sanciones en incumplimientos de contratos.

¿QUIEN DEBE ASUMIR O RESPONDER POR LAS PÉRDIDAS ECONÓMICAS?

EL CONTRATISTA Y SU COMPAÑÍA ASEGURADORA

RIESGO 2

RIESG

O


DURANTE

Incumplimiento de las obligaciones del contrato

MEDIA MODERADA MODERADO


* Afectación económica para EMVARIAS debido al no cumplimiento de los plazos señalados dentro del contrato de prestación del servicio de mantenimiento correctivo y preventivo de los vehículos que integran la flota de vehículos. * Pérdida de imagen corporativa de cara a la comunidad (usuarios) debido a la prestación de un servicio en forma inoportuna. * Perjuicios para EMVARIAS por el deterioro que genera el uso de aceites contaminados o en mal estado. * Falta de disponibilidad de la flota, por la recurrencia de fallas por el sistema hidráulico de compactación. * El contratista no cumple al 100% la programación de trabajos de mantenimiento propuesta por EMVARIAS.

CAUSA

S


* Fallas en términos de eficacia y eficiencia en el servicio prestado debido a que el contratista desvía recursos técnicos y humanos a la atención de otros contratos con otros clientes.

* Prestación defectuosa del servicio contratado, debido entre otros aspectos a deficiencias en la aplicación de los componentes o falta de la realización de las pruebas técnicas previstas para los vehículos reparados.

* Ocurrencia de accidentes ajenos al contratista o eventos de fuerza mayor tales como: eventos de la naturaleza, actos mal intencionados de terceros u otros de carácter impredecible e irresistible.

* Demoras imputables al contratista debido a que no cuenta con las cantidades y calidades de herramienta exigida para cada tipo de reparación

*Incapacidad técnica y operativa debido a falta de recursos por parte del contratista para cumplir oportunamente los requerimientos de reparaciones y mantenimientos de los vehículos solicitados por EMVARIAS.

* Falta de claridad por parte del contratante respecto a las obligaciones que debe cumplir el contratista. Esto puede permitir que el contratista “incumpla” algunos aspectos que no fueron claramente establecidos en el contrato.

* Deficiencia en el seguimiento y control que debe hacer el interventor del contrato al desarrollo de las actividades del objeto contractual.

* Asignación de personal que no cumpla las especificaciones (idoneidad) previstas en el contrato suscrito.

TRATA

MIENTO

Distribuya las medidas de prevención, protección y transferencia,


Atender la orden de trabajo elaborada por EMVARIAS y realizarle si es del caso, las correcciones a que haya lugar

* Designación de interventores idóneos para el seguimiento de la ejecución del contrato.

* Presentación a favor de EMVARIAS de una Garantía de Cumplimiento para entidades estatales, en términos de valor asegurado y plazos, de acuerdo con lo previsto en los términos de invitación.

* Requerimiento en toda reparación de las piezas cambiadas a los vehículos.

37

* Asignación de un supervisor y/o administrador para coordinar todo lo relacionado con el desarrollo del contrato.

* Visitas programadas y no programadas a los talleres (centros de lubricación) en las cuales se levantará acta que contenga los principales aspectos observados en la revisión (instalaciones, personal, entre otros)

Asignar personal idóneo para el desarrollo del objeto contractual.

* Dejar claramente determinado en los términos de invitación, las obligaciones del contratista.

* Establecer acuerdos sobre el tratamiento que debe darse a los eventos de fuerza mayor y caso fortuito que puedan implicar retrasos.

Garantizar en forma oportuna el suministro permanente y simultáneo de todos los servicios requeridos relacionados con los términos de invitación, es decir, cuando varios vehículos presenten novedades al mismo tiempo, el contratista deberá atenderlos y realizarles los trabajos en forma simultánea, para lo cual deberá poseer los insumos y personal suficiente para reaccionar frente a dicha situación.

Consignar dentro de los términos de invitación y contrato los apremios a que es acreedor el contratista por no cumplir con sus obligaciones contractuales.

* Acuerdos con terceros para atender situaciones de contingencia (incendio, inundación, otras situaciones que podrían alterar el normal desarrollo del contrato suscrito con EMVARIAS)

*Pactar en el contrato la aplicación de cláusulas exorbitantes

* Iniciar el proceso de reclamación pertinente dando aviso a la compañía aseguradora dentro de los tres (3) días siguientes, luego de conocido el siniestro, y recopilar la mayor cantidad de información posible para soportar el incumplimiento por parte del contratista

¿QUIEN DEBE ASUMIR O RESPONDER POR LAS PÉRDIDAS ECONÓMICAS? CONTRATISTA Y SU COMPAÑÍA ASEGURADORA.

RIESGO 3

RIESG

O


DURANTE

Incumplimiento de las obligaciones de orden laboral del contratista.

ALTA MODERADA IMPORTANTE


Reclamaciones administrativas o demandas ante la autoridad laboral, derivadas de errores en el pago de las obligaciones laborales adeudadas a los trabajadores del contratista (subcontratistas).

CAUSA

S


* Por una situación de iliquidez del contratista se presentan situaciones de no pago de salarios, vacaciones y/o cualquier prestación a la que tienen derecho sus trabajadores conforme lo prevé el Código sustantivo de Trabajo

* Ausencia de controles por las partes en materia del pago de las obligaciones laborales.

* Desconocimiento por parte del contratista de los temas en materia laboral.

TRATA

MIE

NTO

Medidas de prevención, protección y transferencia

38


Presentación de paz y salvo de la pluralidad de los trabajadores comprometidos en el desarrollo del contrato, donde se consigne el pago de todas las obligaciones ordenadas por la ley en materia laboral.

* Incluir en los términos de invitación requisitos de participación de orden financiero.

* Todos los trabajadores del contratista deben tener una relación laboral o comercial directa con el contratista en la ejecución del contrato.

* Autorizar pagos sólo cuando medie autorización de la interventoría/supervisión.

* Al momento de firmar el contrato (legalizar), el contratista entregará Garantía Única con amparo de "Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones laborales", en la cual EMVARIAS tendrá las calidades de "Asegurado/Beneficiario". La vigencia y valor de la póliza será de acuerdo con lo previsto en los términos de invitación.

* Exigir al contratista la presentación mensual de un documento que certifique el cumplimiento de sus obligaciones con el sistema de seguridad social (pensiones, salud y riesgos laborales) y los aportes parafiscales (cuando hay lugar a ellos).

* En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, EMVARIAS con previa autorización del contratista, de las sumas adeudadas a este, efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones.

* Solicitar en los términos de invitación la Garantía Única a favor de LA ENTIDAD CONTRATANTE con amparo de Pago de Salarios y Prestaciones Sociales, con valor asegurado suficiente y vigencia igual al término del contrato y tres años más (periodo que coincidirá con el tiempo de prescripción en material laboral).

QUIEN DEBE ASUMIR O RESPONDER POR LAS PÉRDIDAS ECONÓMICAS? EL CONTRATISTA Y SU COMPAÑÍA ASEGURADORA.

RIESGO 4

RIESG

O


DURANTE Responsabilidad Civil Extracontractual MEDIA MODERADA MODERADO


*El contratista, durante el desarrollo del contrato y en ejecución de las actividades relacionadas con el mismo, le causa un daño o perjuicio a terceros afectando a las personas y/o a sus bienes, lo cual puede derivar en reclamaciones judiciales y/o extrajudiciales contra el contratista, EMVARIAS o ambos. También puede configurarse cuando El contratista, durante el desarrollo del contrato y en ejecución de las actividades relacionadas con el mismo, le causa un daño o perjuicio a EMVARIAS, afectando sus bienes o personas. Este daño o perjuicio no puede tener relación con el objeto contractual, es decir, que no tiene nada que ver con el objeto principalísimo del contrato, de lo contrario, se convertiría en una responsabilidad civil contractual.

CAUSA

S


* Desconocimiento por parte del contratista de los riesgos que puede generar su actividad hacia la comunidad o hacia EMVARIAS.

* Incumplimiento de las normas de seguridad necesarias para proteger la comunidad o EMVARIAS.

* Imprudencia de la comunidad o de EMVARIAS o desconocimiento de los riesgos a que se encuentran expuestos.

39

* Impericia del conductor asignado por el CONTRATISTA para conducir un vehículo de EMVARIAS.

* Fallas en un vehículo debido a defectos en la reparación.

* Lesiones a visitantes a las instalaciones del contratista (como mensajeros, personal de EMVARIAS, personal de otros contratistas, entre otros), debido a presencia de lubricantes (caídas), equipos mal ubicados, explosiones, entre otros.

TRATA

MIENTO



* Contratación póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual con cobertura para los daños Patrimoniales y Extra patrimoniales, amparo de RC Patronal, y precaviendo que EMVARIAS figure como coasegurado de la póliza. La vigencia y valor de la póliza será de acuerdo con lo previsto en los términos de invitación.

* Socializar con el contratista los protocolos de seguridad al interior de las instalaciones de EMVARIAS, donde se desarrollará parte del objeto contractual.

* En caso de que algunos bienes tales como equipos y herramientas (diferentes a los relacionados con el contrato) sean propiedad de otros contratistas y/o Subcontratistas o EMVARIAS y que estos puedan resultar afectados por El contratista en desarrollo del objeto contractual, se deberá evaluar la inclusión de los amparos adicionales de Responsabilidad Civil Cruzada y el amparo de Contratistas y Subcontratistas como complemento de la póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual solicitada en el primer tratamiento, para que los amparos anteriores tengan efecto deberá aparecer como asegurados: LA ENTIDAD CONTRATANTE, el contratista y los subcontratistas.

QUIEN DEBE ASUMIR O RESPONDER POR LAS PÉRDIDAS ECONÓMICAS? EL CONTRATISTA Y SU COMPAÑÍA ASEGURADORA.

RIESGO 5

RIESG

O


DURANTE

Accidentes de los trabajadores, Enfermedad Profesional que deriven en reclamaciones por parte del personal o causahabientes

BAJA MODERADA TOLERABLE


* Este riesgo se presenta cuando el contratista no cumple lo establecido en la legislación Colombiana y no ajusta su Sistema de seguridad y salud en el trabajo acorde con las condiciones del sitio de trabajo donde se desarrollarán las actividades del objeto contractual.

CAUSA

S


* Incumplimiento de su sistema de seguridad y salud en el trabajo

* La ausencia de elementos de protección personal para las actividades a desarrollar por el equipo de mecánicos, particularmente en actividades que generan riesgo de lesiones como son por ejemplo: operaciones de corte y soldadura, trabajos en altura, tareas con grúas, malacates, gatos, manipulación de ácidos, sustancias corrosivas, entre otras.

* Falta de acompañamiento de la ARL del contratista.

40

* Falta de señales de prevención por parte del contratista en el área asignada en las instalaciones del taller de mantenimiento de EMVARIAS para el desarrollo del objeto contractual.

* Impericia de los trabajadores para adelantar labores especializadas, fallas en supervisión del contratista.

* Presupuesto insuficiente del contratista para el cumplimiento de las exigencias en seguridad y salud en el trabajo

TRATA

MIENTO



Contratación póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual con cobertura de RC Patronal, precaviendo que EMVARIAS figure como coasegurado de la póliza. La vigencia y valor de la póliza será de acuerdo con lo previsto en los términos de invitación.

* Generar un espacio en el que los proponentes puedan conocer previamente las condiciones bajo las cuales deberán desarrollar el objeto contractual, para las actividades que se realicen en el taller de mantenimiento de EMVARIAS.

* Incorporación de su ARL como parte del equipo de trabajo, dándole a conocer su sistema de seguridad y salud en el trabajo

*Revisión mensual de los aportes que por ley debe hacer el contratista al sistema a la ARL.

* Diseño de un plan de contingencias, para efectos de reemplazar el personal incapacitado, por causas de accidentes de trabajo.

QUIEN DEBE ASUMIR O RESPONDER POR LAS PÉRDIDAS ECONÓMICAS? EL CONTRATISTA, SU COMPAÑÍA ASEGURADORA Y SU ARL.

RIESGO 6

RIESG

O


DURANTE

Mala calidad de los bienes y servicios suministrados.

MEDIA MODERADA MODERADO


‐ Este riesgo se presentara cuando un servicio suministrado por el contratista no cumple con las especificaciones técnicas y los requisitos mínimos contemplados en los términos de invitación o en el contrato.

CAUSA

S


* El contratista no presta los servicios ofrecidos con las especificaciones técnicas requeridas y los equipos y herramientas necesarios para el efecto.

* Falta de idoneidad por parte del personal del contratista para ejecutar las actividades relacionadas con el objeto contractual.

TRATA

MIENTO

Distribuya las medidas de prevención, protección y transferencia,


* Presentación a favor de EMVARIAS de una Garantía de Calidad de los servicios suministrados, para entidades estatales, en términos de valor asegurado y plazo, de acuerdo con las normas de EMVARIAS.

* Designación de interventores idóneos para el seguimiento de la ejecución del contrato y el recibo de los servicios a que hace alusión el objeto contractual.

QUIEN DEBE ASUMIR O RESPONDER POR LAS PÉRDIDAS ECONÓMICAS?

EL CONTRATISTA Y SU COMPAÑÍA ASEGURADORA.

41

MATRIZ DE RIESGOS

SEVER

IDAD

CATA

S

TROFICA RIESGO MODERADO

Transferir Proteger

RIESGO IMPORTANTETransferir Proteger Prevenir

RIESGO INACEPTABLE Evitar

Transferir Proteger Prevenir

MODER

ADA RIESGO TOLERABLE

Proteger Transferir R1, R5

RIESGO MODERADO Proteger Prevenir

Transferir R2, R4, R6

RIESGO IMPORTANTE Prevenir Transferir Proteger

R3

LEVE

RIESGO ACEPTABLE Aceptar

RIESGO TOLERABLE Prevenir Aceptar

RIESGO MODERADO Prevenir

BAJA MEDIA ALTA

ANEXO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA … PC-2017-0038 SUM FI… · filtro de aceite diferencial...

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