El libro que les presentamos, La optimizacin del espacio y su rentabili-dad en los entornos de oficina, es el cuarto publicado por Ediciones Ofita.

El enorme esfuerzo que supone para esta empresa su elaboracin se havisto compensado con el xito de ediciones precedentes, sin duda el mejoracicate para todos. Nada tan estimulante para la salida de este libro comoque, al llegar la fecha de su publicacin, sea esperado por los profesionalesdel sector y por todas aquellas personas y organizaciones interesadas enlas temticas que aborda Ediciones Ofita. Y nada tan estimulante, adems,para esta empresa que saber que edicin tras edicin se est cumpliendoel objetivo que nos anim a poner en marcha esta iniciativa: informar sobrela importancia de crear entornos humanos para el trabajo, que mejoren lacalidad de vida de las personas y generen beneficios para las empresas.

Al decidir qu tema podra abordar este cuarto libro, pensamos quenuestro 30 Aniversario, efemrides que conmemoramos este ao, era laocasin idnea para transmitir los conocimientos adquiridos por Ofita duran-te estas tres dcadas sobre planificacin de oficinas. En Ofita entendemos,y as queremos comunicarlo, que el diseo de una oficina no consiste en lamera disposicin de mobiliario. Es la conjuncin de una serie de factores(iluminacin, comunicacin entre las personas, necesidades de archivo,necesidad de reunin, etc.) que deben ser analizados minuciosamente conla finalidad de crear espacios humanos, que sean confortables para las per-

1

sonas, que incrementen su productividad y la de las empresas. Pero adems alrealizar la implantacin de una oficina debemos tener muy presente el ele-vado precio del metro cuadrado de suelo, y buscar la distribucin que nospermita optimizar la utilizacin de espacios mediante una gestin rigurosa yracional de la superficie disponible.

El estudio La optimizacin del espacio y su rentabilidad en los entornosde oficina ha sido realizado con el know-how de Ofita. En sus pginas seanalizan todos aquellos factores que inciden en el diseo de una oficina, yse establecen una serie de pautas o soluciones para el aprovechamientoptimo del espacio y la creacin de oficinas que permitan que las personasdesarrollen su trabajo en las mejores condiciones.

Esperamos que nuestros conocimientos sobre planificacin de oficinasle ayuden a mejorar su calidad de vida en el trabajo. Desde estas lneas slonos queda, por ltimo, agradecer la excelente acogida que tiene EdicionesOfita.

Fernando IglesiasDirector de Marketing de Ofita

2

I. INTRODUCCIN.

II. IDENTIFICACIN DEL LOCAL.

2.1. FACTORES QUE INTERVIENEN EN LA ELECCIN.- El edificio.- Orientacin del local.- Cultura y tipo de empresa.- Nmero de personas.- Arquitectura interior.- Otros factores. Normativa.

2.2. AUDITORA DE ESPACIOS.

III. DEFINICIN DEL PUESTO DE TRABAJO.

3.1. SUPERFICIES DE TRABAJO.- Atencin al cliente.- Direccin.- Uso intensivo del ordenador.- Trabajo en equipo.- Reunin + Informtica.

3

3.2. ESTRUCTURAS. - Estructuras Bsicas.- Estructuras Sistema.

3.3. EL ARCHIVO.- Archivo del puesto de trabajo.- Archivo departamental.- Archivo corporativo.

3.4. COMPARTIMENTACIN DEL ESPACIO.- Aislamiento visual.- Aislamiento sonoro.- Aprovechamiento de la luz natural.

IV. DISTRIBUCIN DEL ESPACIO.

4.1. MODULACIN DEL EDIFICIO.

4.2. DATOS DE PARTIDA PARA UNA IMPLANTACIN.- Departamentos.- Relacin/comunicacin interdepartamental.- Nmero de personas.- Zonas comunes.

4.3. DISEO DE LOS DEPARTAMENTOS.

4.4. OTROS FACTORES.

V. NO COMPRE SU OFICINA SIN VERLA ANTES.

VI. ANEXO. NORMATIVA.

4

Al crear un entorno de oficina es preciso tener presente en todo momen-to que el factor humano es, y seguir siendo, el elemento ms valioso decualquier organizacin. Por lo tanto, el diseo de una oficina debe partir delanlisis de las necesidades de las personas que van a trabajar en ese espa-cio. El proyecto debe ser fiel, en todo su proceso y desarrollo, a esta premi-sa.

Un paso previo a la implantacin en s misma es la eleccin del local quesatisfaga las necesidades de cada empresa y cumpla la normativa vigente.Resuelta esta cuestin, este estudio define un puesto de trabajo. Es decir,se establecen diferentes tipos de puestos de trabajo, que se definen en fun-cin de la actividad que realiza cada persona de la organizacin. Se anali-zan sus necesidades de archivo, de reunin, de comunicacin; qu nivel deconcentracin necesitan; qu superficie de trabajo es la adecuada para suactividad, etc.

Definido un puesto de trabajo para una persona concreta, se estudianuna serie de datos que son los puntos de partida para una implantacin. Secontempla el nmero de personas; qu departamentos forman la empresa;cul es la relacin / comunicacin que va a existir entre los diferentes depar-tamentos y qu zonas comunes se necesitan. Con estos datos preliminarespodemos proceder a realizar la zonificacin, que es la distribucin en lneasgenerales de la oficina, es decir, dnde van a estar situados los departa-mentos y las zonas comunes.

5

El siguiente paso consiste en el diseo de cada departamento. Para aco-meterlo, hay que decidir qu puesto tipo se selecciona para cada miembrodel departamento; si se necesitan despachos cerrados; si se van a celebrarreuniones dentro del departamento; si ste recibe visitas externas; qu ais-lamiento necesita cada persona que compone el departamento; sus necesi-dades de archivo, etc. En definitiva, en el momento de proyectar una ofici-na hay una serie de conceptos o factores que deben tenerse en cuenta yque no se limitan a las necesidades actuales. Hay que prever tambin lasfuturas.

Como veremos en los diferentes captulos de este libro, los citados son,a grandes rasgos, los pasos que hay que seguir en la implantacin de unaoficina. El anlisis y la correcta utilizacin de los diferentes conceptos quese explican en este libro nos permitirn la creacin de entornos humanos,que incrementen la productividad y calidad de vida de las personas, y elptimo aprovechamiento de espacios.

6

Ya hemos sealado que el proyecto de planificacin de una oficina tieneun objetivo bsico: mejorar la calidad de vida en el trabajo de las personas,optimizando los metros cuadrados de superficie, lo que se traduce en unamayor productividad y en un sustancial ahorro para las empresas. La opti-mizacin de los metros cuadrados depende de diferentes factores, desta-cando entre ellos, el edificio en s mismo (que tenga espacios amplios, quese puedan distribuir de forma flexible, etc.) y el tipo de implantacin que serealice.

Por lo tanto, los criterios bsicos de planificacin parten de una primeradecisin, que es la eleccin del local donde ser instalada una nueva ofici-na.

A la hora de determinar cul es el local ms apropiado para este fin esnecesario analizar una serie de elementos, como son: el edificio; la culturao filosofa de la empresa; el tipo de compaa y su actividad; el nmero depersonas que van a instalarse en esa oficina; los metros cuadrados nece-sarios para la actividad que se va a desarrollar; la orientacin del edificio olocal; la distribucin arquitectnica interna y otra serie de factores relacio-nados con las instalaciones, como son la electricidad, iluminacin, acstica,acristalamiento y el aire acondicionado, cuyas condiciones estn especifi-cadas en la normativa vigente.

7

El cliente o empresa que vaya a instalarse en ese local no sabr si stees el apropiado hasta que haya visto el plano implantado. No se trata dealquilar metros cuadrados sino de disponer de un lugar adecuado para suempresa, eleccin que, como se ha indicado, depende de la suma de dife-rentes factores.

22..11.. FFAACCTTOORREESS QQUUEE IINNTTEERRVVIIEENNEENN EENN LLAA EELLEECCCCIINN

El edificioCada edificio tiene sus propias caractersticas y resuelve sus funciones

de forma diferente. Por ejemplo, un edificio con ncleo central de escaleras,ascensores y aseos, pero con un espacio relativamente pequeo entre esencleo y la fachada, no resulta apropiado para disear amplias reas de ofi-cinas.

Por otra parte, muchos de los edificios ya existentes fueron anterior-mente bloques de viviendas, por lo que es frecuente que sean utilizadoscomo oficinas individuales o grupos de oficinas segn un modelo comparti-mentado.

Adems los problemas aumentan con la edad del edificio puesto que,por ejemplo, la construccin tradicional no contemplaba el ruido del trfico(su falta de aislamiento provoca elevados costes de mantenimiento).Igualmente, la existencia de una fachada de inters histrico hace que seainviable la colocacin de diferentes elementos constructivos.

Otro problema que pueden presentar los edificios ya existentes es que elgran edificio de oficinas se ha edificado en la mayora de los casos pen-sando en usuarios annimos y en necesidades generales, lo que no satis-face de manera ptima los requisitos especficos de ningn usuario concre-to. En definitiva, a la hora de seleccionar un local hay que estudiar hasta qupunto ese edificio es aprovechable por la empresa.

8

Igualmente, el entorno en el que est ubicado el edificio puede ser unfactor determinante en la eleccin del local, puesto que las peculiaridadesurbansticas y arquitectnicas de determinadas zonas suelen estar presen-tes tambin en el interior de los edificios, lo que condiciona un tipo u otro deoficina. Es decir, en los cascos histricos de las ciudades encontramos loca-les que, por sus propias caractersticas, son ms apropiados para una dis-tribucin clsica del espacio, es decir, estn compartimentados en despa-chos, lo que dificulta el diseo de una oficina abierta. Por su parte, en zonasde reciente edificacin, con modernos edificios de oficinas, es ms fcilencontrar una estructura ms flexible adecuada a un tipo de implantacinms abierta y moderna.

Orientacin del localEs un aspecto a tener en cuenta especialmente en los lugares con cli-

mas extremos, donde -con el objetivo de garantizar que el trabajo en unaoficina pueda desarrollarse en ptimas condiciones- se determinar el tipode distribucin ms apropiado para paliar los efectos negativos de la orien-tacin del edificio o, por el contrario, para aprovechar al mximo los benefi-cios que reporta, segn sea el caso.

Salvo esta excepcin, la orientacin del edificio o local no es tan impor-tante a la hora de realizar la implantacin de una oficina puesto que las dis-tribuciones se realizan en funcin de su uso, de la zona de entrada, de laszonas comunes y de los departamentos, y adems la tecnologa y los mate-riales actuales permiten subsanar los problemas derivados de la orientacindel edificio (materiales que se adhieren a los cristales, etc).

Cultura y tipo de empresaLa actividad a la que se dedique la empresa y la cultura empresarial de

la organizacin sern determinantes para establecer el tipo de implantaciny eligir el local.

9

Si la empresa tiene una cultura jerarquizada la tendencia es ocupar ofi-cinas con una arquitectura interior fuertemente compartimentada, o edificiosque establecen una clara diferenciacin entre plantas operativas y plantasnobles (comunicacin interna vertical). Si, por el contrario, los altos cargosde la empresa mantienen un contacto directo con los trabajadores se tien-de a superficies abiertas, distribuyndose los despachos en zonas estrat-gicas cercanas a su departamento o colaboradores (comunicacin horizon-tal).

En la actualidad existe una clara tendencia hacia estructuras cada vezms abiertas y planas; es decir, hacia la comunicacin interna horizontal,tendencia que se refleja en el diseo de la oficina.

La comunicacin vertical, y cuando unas oficinas constan de varias plan-tas, no slo responde a criterios de jerarquizacin. En muchos casos, lassalas de ejecutivos y directivos se suelen situar en la planta superior del edi-ficio, por el hecho de que es la parte menos ligada al problema de circula-ciones generales y otras actividades del resto del edificio.

Por similares razonamientos, el comedor o el archivo suelen colocarseen la parte ms baja. El primero, por problemas de entrada de mercancasy porque se atiende al principio de reservar los espacios que tienen ilumi-nacin natural a las tareas de oficina. El archivo porque puede presentarproblemas de sobrecargas. Adems los sistemas de archivos centrales con-sumen tanta pared de fachada como pared interior.

Nmero de personasA la hora de seleccionar un local y realizar su implantacin es impres-

cindible realizar un clculo bastante aproximado del nmero de personasque van a instalarse en su interior, es decir, del nmero de empleados quevan a trabajar en esa oficina, teniendo en cuenta el crecimiento de la empre-sa a medio y largo plazo.

10

Es importante realizar un organigrama de la empresa para definir cun-tos puestos estarn en una superficie cerrada (despachos), qu departa-mentos y nmero de personas los componen y qu funcin desempean.

Debemos tener presente que para lograr la mxima productividad de laspersonas y un ptimo aprovechamiento del espacio, la planificacin de unaoficina debe partir tanto de la actividad de la empresa como de la funcinque desempee cada una de las personas de la organizacin.

Un valor aproximado, pero bastante fiel a la realidad, de la superficieneta necesaria por persona es el de 2,5 a 3 m2, que puede elevarse a 5 m2en despachos. Espacio adicional para visitantes: 1,8 m2.

Arquitectura interiorDentro de una misma planta, histricamente las oficinas han ofrecido dos

tipos de alojamiento: zonas individuales para el personal de Direccin, y

11

Superficie mnima neta por persona S= 4,32 m2S= 2,56 m2

amplias reas para trabajo de oficina que implique a un nmero elevado depersonas. Actualmente este sistema est en desuso debido a que es elmodo ms costoso de utilizar el espacio disponible.

La oficina abierta u oficina paisaje fue el medio de minimizar este pro-blema. Se basa en el anlisis del trabajo llevado a cabo por todas las per-sonas de la empresa, colocando juntas a aquellas cuyas tareas estn rela-cionadas entre s. Con esto se consigue la utilizacin ms econmica delespacio, e igualmente, las mayores posibilidades de diseo dentro de unasuperficie dada.

La necesidad de compartimentacin entre reas de trabajo tiene tresexplicaciones. La primera es que se pretende tener una privacidad visualentre la persona que trabaja y la persona que atraviesa el espacio de tra-bajo. La segunda pretende, adems, un aislamiento acstico cuando elespacio est destinado a entrevistas o conversaciones que exigen ciertaintimidad. Y el tercer argumento que explica esta compartimentacin es elnivel de concentracin que las personas necesitan para el desarrollo de sutrabajo. Es comprensible que determinadas actividades no pueden llevarsea cabo en espacios abiertos, y por ello se suele disear una subdivisincerrada para ocupaciones que requieran privacidad visual o acstica.

En general a da de hoy se puede hablar de tres modos de organizar losdistintos tipos de oficina: Compartimentada, Abierta y Abierta Zonificada (uoficinas paisaje). La eleccin adecuada deber analizarse en cada caso enfuncin de la actividad que realice la empresa.

Por ejemplo, la oficina compartimentada no es la ms adecuada paraaquellos centros de trabajo donde sea preciso un alto grado de comunica-cin entre diferentes grupos de trabajo, puesto que las dependencias sepa-radas favorecen el aislamiento y la falta de comunicacin. Puede ser ade-cuada, por ejemplo, para actividades de Alta Direccin donde pueden pri-mar la confidencialidad y privacidad.

12

Para tareas administrativas, por ejemplo, se suele optar por oficinas abier-tas o las paisaje puesto que aceptan variaciones en el tamao de los gruposy permiten una fcil supervisin e interdependencia.

Una subdivisin no significa que haya que crear un paramento vertical deobra, que tiene el inconveniente de que cuando se van a realizar modifica-ciones es muy difcil mantener la continuidad del pavimento, enyesado deparedes, falso techo o del cableado elctrico. Las mamparas divisorias opaneles tienen muchas ms utilidades y, entre otras, las de servir comosoporte donde colgar elementos o para integrar estanteras o armarios. Porotra parte, una de sus cualidades es la introduccin de elementos fonoab-sorbentes, lo que ayuda a evitar o minimizar la contaminacin acstica.

Otros factores. NormativaAl decidir cul es el local idneo para la implantacin de nuestra oficina,

debemos examinar si el local cumple la normativa vigente. En primer lugar,aquella que se refiere a las dotaciones de las que dispondrn los edificios:abastecimiento de agua potable, energa elctrica, calefaccin, agua calien-te sanitaria, servicios higinicos, saneamiento, aparcamiento y evacuacinde residuos slidos urbanos (Plan General de Ordenacin Urbana deMadrid). Adems de las dotaciones contra incendios.

A este respecto, la Legislacin sobre Seguridad y Salud en el Trabajoseala entre sus principios generales que:

- Todos los locales utilizados por los trabajadores debern tener sufi-ciente y adecuada ventilacin, natural o artificial, o ambas a la vez, que pro-vean a dichos locales de aire puro o purificado.

- Todos los locales utilizados por los trabajadores debern estar ilumina-dos de manera suficiente y apropiada. Los lugares de trabajo tendrn, den-tro de lo posible, luz natural.

13

- Todos los locales de trabajo, as como los puestos de trabajo, estarninstalados de manera que no se produzca un efecto nocivo para lasalud de los trabajadores.

- Se deber poner a disposicin de los trabajadores, en cantidad sufi-ciente, agua potable o cualquier otra bebida sana.

- Debern existir instalaciones para lavarse e instalaciones sanitarias,apropiadas y en nmero suficiente, que sern mantenidas en condi-ciones satisfactorias.

- Se debern poner asientos adecuados y en nmero suficiente a dispo-sicin de los trabajadores.

- Para que los trabajadores puedan cambiarse de ropa, dejar las pren-das que no vistan durante el trabajo, debern proporcionarse instala-ciones adecuadas (o armarios).

- Debern ser reducidos con medidas apropiadas y practicables, y entodo lo que sea posible, los ruidos y las vibraciones que puedan pro-ducir efectos nocivos en los trabajadores.

- Deber poseer una enfermera o un puesto de enfermera propio ocomn con otros establecimientos, o bien uno o varios botiquines,cajas o estuches de primeros auxilios, en funcin del nmero de per-sonas.

El local, asimismo, deber cumplir la normativa relativa a las condicio-nes de acceso y seguridad en los edificios, que seala que:

En los edificios de uso pblico, existir la sealizacin interior corres-pondiente a salidas y escaleras de uso normal y de emergencia, aparatosde extincin de incendios, sistemas o mecanismos de evacuacin en casode siniestro, posicin de accesos y servicios, sealamiento de peldao enescaleras... y en general cuantas sealizaciones sean precisas para laorientacin de las personas en el interior del mismo, y facilitar los procesosde evacuacin en caso de accidente o siniestro y la accin de los serviciosde proteccin ciudadana.

14

Por su parte, el Real Decreto 486/1997, de 14 de abril, dispone entre lascondiciones de seguridad en los lugares de trabajo las siguientes generali-dades:

Las dimensiones mnimas de los locales de trabajo sern: a) 3 metros de altura desde el piso hasta el suelo. No obstante, en los locales comerciales, de servicios, oficinas y despachos, la altura podr reducirse a 2,5 metros.b) 2 metros cuadrados de superficie libre por trabajador.c) 10 metros cbicos, no ocupados, por trabajador.

Altura de los locales

15

La separacin entre los elementos materiales existentes en el puesto detrabajo ser suficiente para que los trabajadores puedan ejecutar su laboren condiciones de seguridad, salud y bienestar.

El espacio libre (silla + paso) recomendable detrs de cada mesa de tra-bajo es de 800 mm, (si todas las mesas estn en el pasillo) y de 800 a 1300mm., si no todas las mesas estn en el pasillo.

Los suelos de los locales de trabajo debern ser fijos, estables y no res-baladizos, sin irregularidades ni pendientes peligrosas.

Los tabiques y las puertas transparentes o translcidas, y en especial lostabiques acristalados situados en los locales o en las proximidades de lospuestos de trabajo y vas de circulacin debern estar claramente sealiza-dos y fabricados con materiales seguros.

Vas de circulacin Estas vas son un objeto de anlisis importante, puesto que la forma de

estructuracin de la oficina y su patrn organizativo vienen determinadospor la posicin relativa a los ncleos de servicios, las circulaciones y la pro-pia amplitud del espacio disponible. Respecto a las vas de circulacin lanormativa seala que: La anchura mnima de las puertas exteriores y de lospasillos ser de 0,8 y 1 m, respectivamente.

Por lo general, para determinar los espacios libres en una oficina, sepueden establecer las siguientes medidas aproximadas:

- Acceso para una persona: entre 0,55 y 0,80 m.- Acceso para dos personas: entre 0,80 y 0,90 m.- Pasillo de comunicaciones: entre 1,20 y 1,40 m.

16

Otro elemento de las vas de circulacin son las escaleras, sobre las quela normativa dispone lo siguiente:

- Las escaleras tendrn una anchura mnima de 1m, excepto en lasde servicio, que ser de 55 cm.

- Los peldaos de una escalera tendrn las mismas dimensiones. Seprohiben las escaleras de caracol, excepto si son de servicio.

- Los escalones de las escaleras que no sean de servicio tendrn unahuella comprendida entre 23 y 26 cm, y una contrahuella entre 13 y 20 cm.

- La altura mxima entre los descansos de las escaleras ser de 3,7 m.La profundidad de los descansos intermedios, medida en direccin a laescalera, no ser menor que la mitad de la anchura de sta, ni de 1 m.El espacio libre vertical desde los peldaos no ser inferior a 2,2 m.

Existe, por otra parte, una normativa especfica acerca de las vas y salidas de evacuacin en caso de emergencia, que dispone que:

- Las vas y salidas de evacuacin debern permanecer expeditas ydesembocar lo ms directamente posible en el exterior o en una zona de seguridad.

- Las puertas de emergencia debern abrirse hacia el exterior y nodebern estar cerradas.

17

Entre 1,20 y 1,40 cmEntre 0,80 y 0,90 cmEntre 0,55 y 0,80 cm

- Las vas y salidas de evacuacin, as como las vas de circulacin que den acceso a ellas, no debern estar obstruidas por ningn objeto demanera que puedan utilizarse sin trabas en cualquier momento. Laspuertas de emergencia no debern cerrarse con llave.

- En caso de avera de la iluminacin, las vas y salidas de evacuacinque requieran iluminacin debern estar equipadas con iluminacin deseguridad de suficiente intensidad. (En el anterior libro publicado porEdiciones Ofita, La iluminacin en los entornos de oficina, encontrarinformacin sobre iluminacin de emergencia).

Por su parte, la Norma Bsica de la Edificacin CPI-96, establece que unrecinto puede disponer de una nica salida cuando se cumplan las condi-ciones siguientes:

a) Su ocupacin es menor de 100 personas.b) No existen recorridos para ms de 50 personas que precisen salvar,

en sentido ascendente, una altura de evacuacin mayor de 2 m. c) Ningn recorrido de evacuacin hasta la salida tiene una longitud

mayor de 25 m en general, o mayor que 50 m cuando la ocupacin seamenor que 25 personas y la salida comunique directamente con un espacio exterior seguro.

Las reas que se destinan a la custodia de documentos y que precisanser situadas en lugares difcilmente accesibles desde el exterior (es decir,aquellos puestos de trabajo cuyos recorridos de evacuacin necesiten sal-var, en sentido ascendente, una altura de 6 m hasta las salidas del edificio),contarn como mnimo con dos salidas de planta y al menos una de ellasconsistir en una puerta que d acceso a otro sector situado en la mismaplanta, a una escalera protegida, a un pasillo protegido o a un vestbulo previo.

- Escalera de incendios: al menos una, en edificios que tengan pisos ams de 18 m de altura del nivel de la calle. Requisitos: continuidad a

18

travs de todo el edificio, salida directa a nivel de la calle, ventanas practicables en cada plataforma de desembarco, hueco permanente enla parte superior de seccin no menor que el 5 por 100 de la superficieen planta del recinto de la escalera, vestbulo aislado y ventilado encada planta.

- La anchura libre en puertas, pasos y huecos previstos como salida deevacuacin ser igual o mayor de 0,80 m. La anchura de la hoja serigual o mayor que 1,20 m y en puertas de dos hojas, igual o mayor que0,60 m.

- La anchura libre de la escalera y de los pasillos previstos como recorri-dos de evacuacin ser igual o mayor que 1,00 m.

Iluminacin de los lugares de trabajoEl local donde ubicaremos nuestra oficina debe cumplir adems la legis-

lacin relativa a la iluminacin. El Real Decreto 486/1997, de 14 de abril,seala a este respecto, entre otras disposiciones, que la iluminacin decada zona o parte de un lugar de trabajo debe adaptarse a las caractersti-cas de la actividad que se efecte en ella.

Siempre que sea posible los lugares de trabajo tendrn una iluminacinnatural, que deber complementarse con una iluminacin artificial cuando laprimera no garantice las condiciones de visibilidad adecuadas. En talescasos, se utilizar preferentemente la iluminacin artificial general, comple-mentada a su vez con una localizada cuando en zonas concretas se requie-ran niveles de iluminacin elevados.

Los niveles mnimos de iluminacin de los lugares de trabajo sern losestablecidos en la siguiente tabla:

19

(El nivel de iluminacin de una zona en la que se ejecuta una tarea se mide a la alturadonde dicha actividad se realiza; en el caso de zonas de uso general a 85 cm del suelo y enel de las vas de circulacin a nivel del suelo).

La distribucin de los niveles de iluminacin ser lo ms uniforme posi-ble. Adems, se procurar mantener unos niveles y contrastes de luminan-cia adecuados a las exigencias visuales de la tarea, evitando variacionesbruscas de luminancia dentro de la zona de operacin y entre sta y susalrededores. Se evitarn los deslumbramientos directos producidos por laluz solar o por fuentes de luz de alta luminancia. Se evitarn asimismo losdeslumbramientos indirectos producidos por superficies reflectantes situa-das en la zona de operacin o sus proximidades.

20

ZONA DEL LUGAR DE TRABAJO NIVEL MNIMO DE ILUMINACIN(LUX)

Zonas donde se ejecutan tareas con:

Bajas exigencias visuales

Exigencias visuales moderadas

Exigencias visuales altas

Exigencias visuales muy altas

100

200

500

1000

reas o locales de uso ocasional

reas o locales de uso ocasional

50

100

25

50

Vas de circulacin de uso ocasional

Vas de circulacin de uso habitual

Condiciones ambientalesEl citado Real Decreto dispone que debern evitarse las temperaturas y

las humedades extremas, los cambios bruscos de temperatura, las corrien-tes de aire molestas, los olores desagradables, la irradiacin excesiva y, enparticular, la radiacin solar a travs de ventanas, luces o tabiques acrista-lados.

En los locales de trabajo cerrados debern cumplirse, en particular, las siguientes condiciones:

a) La temperatura de los locales donde se realicen trabajos sedentarios propios de oficinas o similares estar comprendida entre 17 y 27 C.

b) La humedad relativa estar comprendida entre el 30 y el 70 por 100, excepto en los locales donde existan riesgos por electricidad est-tica en los que el lmite inferior ser el 50 por 100.

c) Los trabajadores no debern estar expuestos de forma frecuente ocontinuada a corrientes de aire cuya velocidad exceda de los siguien-tes lmites:1. Trabajos en ambientes no calurosos: 0,25 m/s (metro/segundo).2. Trabajos sedentarios en ambientes calurosos: 0,5 m/s.3. Trabajos no sedentarios en ambientes calurosos: 0, 75 m/s.

Estos lmites no se aplicarn a las corrientes de aire acondicionado paralas que el lmite ser de 1,25 m/s en el caso de trabajos sedentarios y 0,35m/s en los dems casos.

La renovacin mnima del aire de los locales de trabajo ser de 30 m3 deaire limpio por hora y trabajador, en el caso de trabajos sedentarios enambientes no calurosos ni contaminados por humo de tabaco, y de 50 m3,en los casos restantes.

21

Condiciones acsticasLos edificios deben reunir unas condiciones acsticas mnimas adecua-

das al uso y actividad de sus componentes y evitar en su diseo los ruidosque puedan resultar nocivos. Para fijar el aislamiento acstico exigible a losedificios es importante conocer las fuentes de ruido exteriores (trfico, avio-nes, etc.) e interiores (instalaciones de fontanera, saneamiento, ventilacin,etc.), as como aquellos derivados de las actividades de las personas, prin-cipalmente de la conversacin.

Los niveles sonoros medios que produce la conversacin se cifran en 70dBA*, 76 dBA en los casos en los que se fuerza la voz, pudiendo llegar alos 100 dBA en el caso de gritos. Su espectro es el siguiente:

22

Espectro medio de la voz en dB/Hz referido al nivel global

*dBa: Decibelio A

ba

a= hombresb= mujeres

El Anexo 5 de la norma Bsica de Edificacin, CA-88, establece unaserie de recomendaciones; es decir, se fijan los niveles sonoros equivalen-tes (Leq), que se recomienda no sobrepasar en los locales:

Nivel de inmisin de ruido producido por instalaciones: Los niveles mximosde inmisin de ruido producido por las instalaciones que se recomienda nosobrepasar en los locales son los expresados para el nivel sonoro continuo equi-valente (Leq) en la tabla anterior.

Tiempo de reverberacin recomendado en segundos (es decir, de la persis-tencia de las sensaciones auditivas en un local, despus de haber cesado la emi-sin de ruido):

Despachos profesionales: menor o igual a 1,0.Oficinas: menor o igual a 1,0.Zonas comunes: menor o igual a 1,5.

AcristalamientoEste elemento constructivo es uno de los factores que intervienen en la

eleccin del local puesto que condiciona el tipo de distribucin que se pueda

23

realizar. En este sentido, habr que tener en cuenta si las ventanas tienenpeto o si, por el contrario, son hasta el suelo; habr que analizar igualmen-te qu modulacin tienen las ventanas puesto que sta nos podra limitar laposibilidad de realizar una adecuada modulacin de los parmetros vertica-les para separar despachos, departamentos e incluso puestos operativos.

Asimismo, la cantidad y tipo de vidrio que tenga un edificio nos condi-cionar la situacin estratgica de la distribucin de despachos y la orienta-cin de los puestos de trabajo. Y, lgicamente, el acristalamiento incidedirectamente en la climatizacin de la oficina, teniendo que dotarla de dis-tintos elementos para paliar sus efectos, como son equipos de climatiza-cin, estores o lminas solares.

22..22.. AAUUDDIITTOORRAA DDEE EESSPPAACCIIOOSS

A travs del anlisis de una serie de elementos y factores, este libro abordados cuestiones bsicas: la creacin de entornos humanos para el trabajo, queincrementen la productividad de las personas, y el aprovechamiento del espacio.En definitiva, cmo rentabilizar nuestras oficinas.

En este apartado definiremos qu es una auditora de espacios, su fina-lidad, y estableceremos unos ratios que se irn analizando y nos servirn dereferencia en captulos posteriores de este estudio.

Una auditora de espacios, como su nombre indica, audita el espacio; esdecir, realiza un balance que tiene por objeto reflejar hasta qu punto se haaprovechado la superficie disponible.

En toda auditora se establecen unos parmetros, que se traducen enratios para poder ser comparados. En una auditora de espacios los tresparmetros bsicos son:

24

- M2 construidos o brutos: es el total de la superficie, incluyendomuros exteriores, interiores, pilares, escaleras y zonas comunes deledificio. Es decir, la cantidad de metros que suele figurar en el contra-to de alquiler o compra.

- M2 tiles: son los metros construidos menos los elementos citados enel prrafo anterior (muros, pilares...). Una buena forma de conocer dequ metros tiles disponemos es preguntando los metros de moquetaque hay en una oficina; es decir, la superficie que podemos pisar.

- M2 netos: se definen como los m2 tiles menos las zonas de paso.Este es un ratio que podemos optimizar en funcin del tipo de implantacinque se realice, es decir, de la distribucin que se haga del espacio.

Dependiendo de la distribucin arquitectnica del local, unos parmetrosaceptables seran:

M2 construidos o brutos - el 20% = m2 tiles, y menos el 25% = m2 netos.(Estos porcentajes pueden variar en funcin de la arquitectura del edificio).

Para auditar los m2 netos, a su vez, pueden establecerse los siguientesratios:

25

1. reas de Trabajo:

a) Direccin: m2----------------------------

n personasEste ratio nos facilita los m2 netos ocupados por directivo de la compaa.

b) Puestos operativos: m2-----------------------------

n de personasEste ratio nos indica los m2 netos ocupados por empleado.

2. Zonas de Reunin: m2----------------------------

n de personas (que pueden reunirse simultneamente)

El resultado de este ratio nos indica los m2 netos que se utilizan por persona reunida.

3. Zonas de espera: m2------------------------------

n de personas(que pueden estar esperando simultneamente)

Este ratio nos facilita cuntos m2 netos utiliza cada persona que permanece en una zona

de espera.

4. Archivo:m2 de ocupacin

-----------------------------------------

metros lineales de archivoCon este ltimo ratio se calcula la superficie que ocupa el archivo por metro line-

al de archivo.

26

Estos ratios no se pueden analizar de forma independiente a la actividadde la empresa, pero con ellos podremos conocer si cada una de estaszonas tiene el tamao adecuado al nmero de personas que las van a utili-zar; es decir, si el espacio se ha aprovechado de forma idnea. Por ejem-plo, la Biblioteca Nacional tendr una gran superficie reservada al archivo;una Delegacin de Informacin de Hacienda dispondr de amplias zonas deespera, etc. Es decir, hay que optimizar el espacio en funcin de la activi-dad de la empresa y de las personas.

El diseo de una oficina es algo ms que la mera disposicin de mobi-liario. Es un minucioso estudio de las necesidades y de la superficie dispo-nible, que genera valor para las empresas mediante la optimizacin de laproductividad de los usuarios y el mejor aprovechamiento del espacio deuna oficina.

27

M2 brutos

28

M2 tiles

M2 netos

La definicin de un puesto de trabajo parte del estudio pormenorizado delos cuatro elementos bsicos que lo componen: las superficies de trabajo (otableros), las estructuras que las soportan, el archivo y la compartimenta-cin del espacio (o paneles). La correcta eleccin de estos cuatro elemen-tos determina la idoneidad de un puesto de trabajo para una persona con-creta.

33..11.. SSUUPPEERRFFIICCIIEESS DDEE TTRRAABBAAJJOO

Seleccionar las superficies de trabajo es la primera decisin que se debeadoptar en el momento de adquirir el mobiliario que equipar una oficina.

Hasta hace poco tiempo el diseo de las mesas no distingua entre lasdiferentes actividades que se realizaban en una oficina, predominando elclsico tablero rectangular que se empleaba para todo tipo de trabajo yusuario.

Sin embargo, recientemente Ofita, analizando las nuevas tecnologaspresentes en las oficinas y estudiando las nuevas actividades que se desa-rrollan en las empresas, ha creado un nuevo concepto, revolucionario porsu manera de interpretar el mobiliario de oficina, al que denomina "Unasuperficie para cada funcin".

Significa que las superficies de trabajo o tableros deben ser diseadasen funcin de la actividad que se realice en cada puesto de trabajo. Es decir,

29

el diseo del tablero de la mesa de una persona que trabaje en un puestoinformtico debe ser diferente al de un trabajador que atienda al pblico, porejemplo.

Si definimos ergonoma como la relacin de las personas con su entor-no durante una determinada actividad laboral, un puesto de trabajo serergonmico para una persona concreta en unas circunstancias especficas,y si esto es as, el puesto de trabajo logra una mayor eficiencia en el desa-rrollo de la actividad laboral, una mayor motivacin en el trabajo y un mayorbienestar general. Adems, disminuye la fatiga y previene diferentes enfer-medades asociadas al trabajo de oficina.

Si tenemos que elegir qu dos variables son las que ms afectan aldiseo de las superficies de trabajo, seleccionamos las siguientes: la nece-sidad de reunin en el puesto de trabajo y la necesidad de utilizar equiposinformticos, tal y como se ilustra en el siguiente grfico,

30

Una SUPERFICIE para cada FUNCIN+

-+

-

I

IIIII

IV

Informatico

Reu

nin

Cada uno de los cuadrantes representa un grupo de tableros:

I. Superficies que permiten un alto grado de reunin/comunicacin en elpuesto de trabajo, pero con un nivel bajo de utilizacin de equipos inform-ticos.

II. Alto grado de utilizacin informtica y bajo grado de reunin/comuni-cacin en el puesto de trabajo.

III. Aquellos tableros que ni estn pensados para la reunin/comunica-cin entre varias personas ni para que el usuario utilice el ordenador deforma frecuente o intensiva. Estos tableros difcilmente se pueden adaptara las actuales necesidades de trabajo.

IV. Alto grado de reunin/comunicacin con otras personas en el puestode trabajo y, adems, son tableros apropiados para el uso frecuente deequipos informticos.

Algunos ejemplos:

CCUUAADDRRAANNTTEE II

AATTEENNCCIINN AALL CCLLIIEENNTTEE

Tablero Compacto 135Es un tablero especialmente diseado para un puesto de Atencin al

Cliente. En su diseo prima esta finalidad sobre cualquier otra considera-cin. Se emplear en aquellos puestos que reciban visitas constantemente.Su principal cualidad es que el ordenador no interfiere entre el usuario y lasvisitas que atiende; es decir, el equipo informtico no est situado entre lasdos personas que estn hablando, una enfrente de la otra, y por lo tanto noimpide su visin. Al concebir este tablero se han diseado dos reas de tra-bajo claramente diferenciadas; una para que la persona que atiende al pbli-co consulte el ordenador, y otra donde atiende a las personas que recibe.

31

Este tablero, como se muestra en la ilustracin siguiente, tiene dos for-mas idneas de configuracin cuando se concatena o une a otros similares:en lnea o en zigzag.

En la segunda configuracin los clientes estn ms distanciados entre s,y por lo tanto, disfrutan de un mayor grado de confidencialidad. Por contra,los usuarios del puesto (los empleados) estn ms separados unos de losotros. Adems los ordenadores crean una barrera entre ellos, que les aisla,lo que dificulta su comunicacin.

En el otro supuesto, es decir cuando los tableros se han concatenado enlnea, los empleados pueden comunicarse fcilmente con sus compaeros;sin embargo, los clientes tienen un menor grado de confidencialidad, por loque esta configuracin se emplear cuando esa privacidad no sea necesa-ria.

DDIIRREECCCCIINN

Tablero IntegradoEl tablero "Integrado" se enmarca dentro de las superficies que han sido

diseadas para aquellos puestos en los que el usuario necesite reunirse con

32

Atencin al ClienteCompacto 135

Atencin al ClienteCompacto 135 Configuraciones

otras personas. Su diseo permite que hasta cuatro personas estn reuni-das cmodamente en el mismo puesto de trabajo. Es un tablero pensadopara puestos de Direccin, cuyos usuarios reciben visitas y acostumbran acelebrar reuniones. En cuanto a sus posibles configuraciones, este tableropuede emplearse como puesto individual o en una concatenacin mximade dos puestos de trabajo, como se muestra en la figura siguiente:

CCUUAADDRRAANNTTEE IIII

UUSSOO IINNTTEENNSSIIVVOO DDEELL OORRDDEENNAADDOORR

Tableros Boomerang y Elptico La superficie "Boomerang" es un tablero simtrico que ofrece las ms

altas prestaciones para uso informtico. Es la solucin idnea para aquellospuestos operativos que necesiten utilizar el ordenador de forma continuaday que precisen, adems, tener toda la superficie de trabajo muy accesible,sin desplazamientos del usuario.

Presenta una zona diseada especialmente para el ordenador, con unadistancia superior a los 70 cm. entre los ojos del usuario y la pantalla, que

33

ReuninIntegrado

ReuninIntegrado-Configuraciones

es la medida recomendada para garantizar la salud de quien permanece sujornada laboral ante un equipo informtico. Asimismo, este tablero permiteque al teclear las personas apoyen los brazos correctamente sobre el table-ro, lo que evita posturas no saludables.

Se configura formando conjuntos en isla, generalmente de tres puestosde trabajo. La utilizacin del tablero suelto, como mesa independiente, haceque el aprovechamiento del espacio sea bajo porque quedaran zonasmuertas.

Tambin el tablero "Elptico" es muy apropiado para puestos operativosque precisen de una utilizacin intensiva del ordenador. Permite, asimismo,que su usuario pueda reunirse con otras dos personas en su mismo puestode trabajo, aunque sta no es la finalidad principal de este tablero.

Cumple con las recomendaciones ergonmicas relativas a la distanciaque debe existir entre la persona y el ordenador, y las relativas al modo deapoyar los brazos sobre el tablero al teclear.

Se puede concatenar (o unir) con otros tableros similares en mltiplescombinaciones. Est pensado para hacer concatenaciones de 4 o mayornmero de tableros ya que sus partes externas son rectas.

34

Uso intensivo del ordenadorBoomerang

Uso intensivo del ordenadorBoomerang-Configuraciones

Ambas superficies, Boomerang y Elptico, son apropiadas para un usointensivo del ordenador, ahora bien, hay un matiz que las distingue. El table-ro Boomerang, est pensado para un usuario cuyo trabajo se centra en elordenador. Esta es su actividad principal; prcticamente no utiliza el papel,salvo para comentar documentos e introducir su contenido en el ordenador.Sera el caso, por ejemplo, de un operario informtico o de un maquetadorde una revista. Por el contrario, el tablero Elptico, presenta dos reas detrabajo: una para el trabajo con el ordenador y otra que le permite trabajartambin con documentos impresos, papel, etc.

TTRRAABBAAJJOO EENN EEQQUUIIPPOO

Tableros Duna y Duna 2Los tableros "Duna" y "Duna 2" han sido diseados para reas de traba-

jo en equipo. Por lo tanto, encuentran su razn de ser en la unin con otrostableros. Su unin genera un rea en la que dos personas pueden compar-tir y comentar documentacin una al lado de la otra, y no una enfrente de laotra (* 1).

35

Uso intensivo del ordenadorElptico

Uso intensivo del ordenadorElptico-Configuraciones

Asimismo, se pueden colocar mesas nmadas (con ruedas) para cele-brar reuniones de hasta tres personas en ese mismo puesto de trabajo, sinque los usuarios tengan que desplazarse a otras salas para reunirse, lo quefacilita la comunicacin y evita la necesidad de disponer de varias salas dereunin (* 3). Con esta solucin, por lo tanto, se optimiza el ratio m2/reunin,definido en el captulo anterior.

Por otra parte estos tableros son muy adecuados para los usuarios queutilicen de forma intensiva el ordenador puesto que mantienen las medidasrecomendadas por la Ergonoma para este tipo de puesto (* 2). Adems eltablero "Duna 2" permite utilizar simultneamente dos pantallas de ordena-dor en un mismo puesto de trabajo.

CCUUAADDRRAANNTTEE IIVV

REUNIN M`S INFORM`TICA

Cada da son ms los usuarios que necesitan este tipo de tablero porquevivimos en una poca en la que la comunicacin y el trabajo conjunto entrelas personas es un factor clave en la gestin empresarial. Pero adems, las

36

Trabajo en EquipoDuna y Duna 2

Trabajo en EquipoDuna y Duna 2-Configuraciones

*1 *2*3

personas que en una oficina habitualmente celebran reuniones e intercam-bian impresiones con otras personas en su puesto de trabajo tambin sonusuarios habituales de los equipos informticos.

Tableros Mltiple e InruEl tablero "Mltiple", con altas prestaciones informticas, por su

diseo y medidas, ofrece una amplia gama de posibilidades de utiliza-cin. Es adecuado para aquellos puestos operativos que necesiten uti-lizar el ordenador de una forma continua e intensiva y que, adems,reciban visitas o necesiten un rea para la celebracin de reuniones opara desarrollar trabajos en equipo. Este tablero permite que hasta cua-tro personas se reunan de forma cmoda y saludable, por lo tanto comomesa individual permite celebrar reuniones y tener un rea de trabajoen equipo. Igualmente se pueden crear grupos de trabajo de hasta cua-tro puestos. En este caso se pierde la facilidad de reunin, pero semantiene el rea de trabajo en equipo lo que permite a los usuarioscomentar papeles entre ellos de una forma correcta y ergonmica.

37

Reunin + InformticaMltiple

Reunin + InformticaMltiple-Configuraciones

Este tablero genera en s mismo un rea de trabajo en equipo.

La configuracin tpica de este tablero es que sea el puesto del lder den-tro de un rea de trabajo en equipo (zona sombreada en la ilustracin).

Por su parte, el tablero "Inru" es muy apropiado para puestos deDireccin. Tiene unas prestaciones informticas medias, es decir, es apro-piado para quienes utilicen el ordenador habitualmente, pero no de formaintensiva. Esto se debe a que aunque la distancia entre el usuario y la pan-talla del ordenador es la adecuada, no puede apoyar los brazos de formasimtrica cuando teclea. Esta superficie resulta idnea para trabajos quenecesiten recibir visitas y celebrar reuniones de hasta cuatro personas.

38

Reunin + InformticaInru

Reunin + InformticaInru-Configuraciones

Para ilustrar este apartado hemos explicado slo varios tableros, y no latotalidad, de las superficies diseadas por Ofita.

Por ltimo, destacar que la aplicacin del concepto "Una superficie paracada funcin" adems de favorecer la salud de sus usuarios, dota a cadaactividad del espacio preciso que necesita, optimizando los metros cuadra-dos del puesto.

Por ejemplo, los tableros que se caracterizan por su capacidad de reu-nin elevada permiten que la oficina disponga de menos salas de reunin,lo que se traduce en un significativo ahorro de metros cuadrados. Por suparte, con las superficies que nos permiten crear grandes concatenacionesse consigue mejorar el aprovechamiento del espacio debido a que se evitanpasillos. Es decir, se optimiza el ratio m2 netos / m2 tiles, definido en el cap-tulo anterior.

A este respecto es necesario precisar que adems de la correcta elec-cin de la superficie para cada puesto de trabajo, tambin el uso que sehaga de la misma ser determinante en el aprovechamiento del espacio.

33..22.. EESSTTRRUUCCTTUURRAASS

Las estructuras son aquellos elementos que soportan el tablero, comn-mente conocidos como las patas de la mesa.

Las estructuras pueden clasificarse en dos tipos: Bsicas y Sistema, quese definen en funcin de las prestaciones que aporta cada una. La eleccinde la estructura es independiente de las superficies; es decir, los tablerosanteriormente citados pueden colocarse indistintamente sobre los dos tiposde estructura.

39

Estructuras BsicasLa principal cualidad de estas estructuras es su extremada sencillez. Son

estructuras pensadas para aquellas empresas en las que la movilidad de lospuestos de trabajo, la facilidad de montaje y el almacenamiento del mobilia-rio son necesidades de mayor peso que las prestaciones que ste aporta.

Sus propiedades especiales otorgan una serie de ventajas diferencialesen el diseo y disposicin de una oficina:

- Facilidad de montaje, que adems se realiza con una sola herramienta.- Sencillez de concatenacin.- Facilidad de transporte y almacenamiento.- Diversidad esttica y funcional.- Permiten la electrificacin del puesto (entendida como subida del

cableado).

40

Empresas con alta movilidad de puestos

Sencillez de montaje y desmontaje Facilidad de almacenamiento Mnimo nmero de piezas Mnimo nmero de herramientas

Estructuras SistemaAl contrario que las anteriores, las estructuras Sistema son muy reco-

mendables para aquellas empresas que necesiten que el soporte de lamesa posea un alto grado de prestaciones, como son: la gestin del cable-ado, crecimientos horizontales y verticales, y el soporte de accesorios.

33..33.. EELL AARRCCHHIIVVOO

Definir qu se va a archivar en una oficina y cmo hacerlo es determi-nante para un mejor aprovechamiento del espacio. Por poner un ejemplo: sien un armario de 700 x 800 mm, se archivan carpetas AZ, obtenemos unnivel de ocupacin del 58%; es decir, estamos desaprovechando gran capa-cidad de archivo. Por contra, si en ese miso armario archivamos carpetassuspendidas, su nivel de ocupacin sera del 97%. Por lo tanto, la correctautilizacin de los armarios ahorra m2 de oficina.

A modo ilustrativo incluimos a continuacin el anlisis ocupacional deuna serie de armarios concretos:

41

Empresas que necesitan alto grado deprestaciones

Gestin de cableado Soportan accesorios Crecimientos verticales

y horizontales

Capacidades de Armarios:

Nota: Dimensiones consideradas

- GRAL: General. Capacidad de archivo para elementos de diversos tamaos usuales en laoficina.

- AZ: Carpeta AZ. 290 x 320 mm. de altura.- CPS: Carpeta suspendida, 348 x 272 mm. de altura.

42

800 1000 1200 1600

11,50

11,90

12,30

24,50

N ESTML. GRAL.

7001

1058%

112

58%

115

58%

220

58%

N EST.CTDOCUPACION

AZ.

182

97%

1106

97%

1128

97%

2164

97%

N EST.CTDOCUPACION

CPS.

33,00

33,80

34,60

66,00

N ESTML. GRAL.

13002

3088%

236

88%

245

88%

460

88%

N EST.CTDOCUPACION

AZ.

3164

98%

3212

98%

3256

98%

6328

98%

N EST.CTDOCUPACION

CPS.

43,75

44,75

45,75

87,50

N ESTML. GRAL.

16003

4093%

348

93%

360

93%

680

93%

N EST.CTDOCUPACION

AZ.

4205

97%

4256

97%

4320

97%

8410

97%

N EST.CTDOCUPACION

CPS.

Longitud

Altura

CCLLAASSIIFFIICCAACCIINN DDEELL AARRCCHHIIVVOO

Podemos clasificar el archivo en tres tipos claramente diferenciados:Archivo del Puesto de Trabajo, Archivo Departamental y ArchivoCorporativo.

Archivo del Puesto de TrabajoEs el archivo para la documentacin que tiene que estar al alcance de la

mano. Lo integran todos aquellos archivos de acceso continuo y directodesde el puesto de trabajo: bloques de cajones, armarios bajos y de mediaaltura, elementos colocados en los paneles, etc.

El archivo del puesto evita movimientos innecesarios por parte de laspersonas, lo que aporta dos ventajas: en primer lugar, incrementa la pro-ductividad de las personas al no perder tiempo en desplazamientos, y ensegundo, es beneficioso para su salud puesto que no se ven obligadas atransportar peso.

Veamos un ejemplo de un puesto operativo y su archivo, donde se puedeobservar los metros cuadrados que ocupa el puesto y cuntos metros line-ales de archivo hay en esa superficie dada.

43

M2 del puesto: 4,77 m2Metros lineales de armario: 4,38 m/l

Archivo DepartamentalEs el archivo del departamento, con acceso continuo por parte de una o

varias personas. Sus cualidades principales son: accesibilidad y gran capaci-dad. Es decir, permite, por una parte, archivar una gran cantidad de documen-tacin, y por otra, que esa documentacin est accesible.

Adems estos archivos suelen utilizarse como elementos de compartimen-tacin (en muchas ocasiones, se utilizan para separar distintos departamentos).Por lo tanto, es un elemento de ahorro cuando se emplea como separador.

Su correcta ubicacin y organizacin mejora el rendimiento de los equiposhumanos de la oficina y optimiza el espacio.

Archivo CorporativoSe caracteriza por el ptimo aprovechamiento de espacios y por su gran

capacidad de archivo, optimizando los metros lineales de archivo por m2.Los archivos corporativos permiten rentabilizar al mximo el espacio de la

oficina, aumentando en casi un 50% la capacidad de archivo con respecto a lossistemas tradicionales.

Lo componen los archivos de la organizacin que no son de acceso conti-nuo: Estanteras y los Grandes Archivos Compactos. El segundo es el archivoque permite una mxima optimizacin. Veamos un ejemplo:

Observamos como en una misma superficie la capacidad de archivo delcompacto duplica la de la estantera.

44

ESTANTERA: 6 niveles de carga, 21 m2 de superfi-cie, 96 m. lineales de archivo.

ARCHIVO COMPACTO: 6 niveles de carga, 21 m2 desuperficie, 192 m lineales de archivo.

Veamos ahora un supuesto concreto que demuestra la rentabilidad de archivo compacto:

Partimos de los siguientes datos: una empresa tiene unas necesidadesde archivo de 200 m. lineales. Para archivar esos metros lineales en estan-tera necesitaramos 42 m2 de superficie. Para archivarlos en un compacto,21m2.

Una estantera cuesta, por ejemplo, 600.000 pesetas, un archivo com-pacto 1.500.000 y el precio del alquiler del suelo es de 2.000 ptas el m2.

Por lo tanto, si colocamos estanteras necesitamos 21 m2 ms de super-ficie que si ponemos un compacto, lo que implica pagar al mes 21 m2 ms dealquiler. Como el alquiler de cada metro cuadrado de suelo cuesta 2.000ptas, cada mes gastamos 2.000 x 21= 42.000 ptas de ms en alquiler.

Como la diferencia de precio entre la estantera y el compacto es de900.000 ptas, si dividimos 900.000 entre esas 42.000 ptas, resulta que en 22meses hemos amortizado esa diferencia.

Si la empresa funciona 10 aos (120 meses), ahorramos 42.000 ptas. dealquiler al mes durante 98 meses (120 menos los 22 de la amortizacin), esdecir, 4.116.000 ptas (98 x 42.000).

A diferencia del resto de elementos de archivo, los Grandes ArchivosCompactos se realizan a medida, para cuya instalacin hay que tener encuenta los siguientes datos preliminares:

- Dimensiones exactas del local donde vaya a realizarse la instalacin.- Peso mximo por m2 que admite el suelo.- Dimensiones, peso y cantidad de los materiales a archivar, as como

una previsin de su posible crecimiento.- Frecuencia con la que va a ser utilizado y/o consultado el archivo.La correcta utilizacin y combinacin de los tres tipos de archivos anali-

zados (Archivo del Puesto, Departamental y Corporativo) genera, por unaparte, valor para las empresas mediante la optimizacin de la productividadde las personas y el correcto aprovechamiento del espacio de una oficina, ypor otra, contribuye a mejorar la calidad de vida en el trabajo.

45

46

47

33..44 CCOOMMPPAARRTTIIMMEENNTTAACCIINN DDEELL EESSPPAACCIIOO

Como se ha explicado en el captulo anterior, la creacin de oficinasergonmicas depende del anlisis conjunto de una serie de factores, comopueden ser la iluminacin o la contaminacin acstica, por ejemplo. La dis-posicin de elementos de compartimentacin (paneles) contribuye a queestos valores sean los ms adecuados para crear entornos de trabajo salu-dables. Adems, estos elementos o piezas del mobiliario desempean unpapel primordial en la planificacin de una oficina puesto que gracias a laimplantacin de las soluciones de compartimentacin adecuadas se consi-gue un ahorro de espacio significativo y una mayor flexibilidad. La correctautilizacin de los paneles permite disear oficinas abiertas y asegura ladesaparicin de espacios intiles, incrementando la superficie til en msde un 20% frente a la separacin por medio de tabiques, habitual en ofici-nas cerradas.

Al definir el tipo de panel ms apropiado para cada espacio se analizantres aspectos bsicos: el nivel de aislamiento visual, el nivel de aislamientosonoro y el aprovechamiento de la luz natural.

48

Aislamiento visual Existen diferentes alturas de paneles:- Altura 1.100 cm: el contacto visual entre las personas se mantienetanto cuando estn sentadas como cuando stas estn de pie. Estepanel es apto para aquellas personas que necesiten una comunicacinconstante con aquellas que estn cerca suyo. La altura del panel evitaque las personas tengan que estirar el cuello o levantarse para comuni-carse con sus compaeros.

- Altura entre 1.300 cm y 1.400 cm: cuando la persona est sentada estconcentrada en su trabajo, pero este panel le permite comunicarse conotras personas cuando est de pie, y disfrutar de un campo visual tanamplio como la oficina lo permita. Por ello, es una de las alturas msrecomendadas.

49

- Altura 1.800 cm: crea un aislamiento total, tanto si la persona est depie como si est sentada, y disminuye el tamao aparente de la oficina.Este tipo de panel se suele emplear para crear despachos totalmenteaislados y cerrados. En una oficina abierta difcilmente se puede justifi-car la necesidad de aislamiento cuando las personas estn de pie.

En este punto conviene no confundir el tamao real de los espacios conla sensacin de que stos son pequeos o amplios. Si colocamos panelesmuy altos, la oficina parece ms pequea de lo que realmente es, lo quepuede afectar negativamente al estado anmico de las personas.

En una implantacin debemos tratar de optimizar la superficie, apro-vechndola al mximo, pero a su vez diseando oficinas que permitan quelos usuarios tengan la sensacin de trabajar en un espacio amplio.

Aislamiento sonoroEs evidente que los paneles no son el nico elemento de absorcin del

sonido, tambin lo son los suelos, techos y paredes, pero si tiene la formao disposicin apropiada, por un lado, y si est realizado con materiales fono-absorbentes, por otro, el panel desempea un papel determinante en la eli-minacin de ruidos en una oficina.

50

La absorcin del sonido es especialmente importante en los puestosdenominados "call centers", que concentran a un gran nmero de personaspor metro cuadrado y todas ellas conversan por telfono durante prctica-mente toda su jornada laboral. Pensando en este tipo de puesto, existenpaneles con alto nivel de fonoabsorbencia. Los materiales absorbentes loson para unas frecuencias determinadas. Las frecuencias habituales en unaoficina estn entre los 500 y 2.000 hertzios, y para estas frecuencias lospaneles de gran absorcin deben tener un nivel de absorcin de 0,8.

Aprovechamiento de la luz naturalA la hora de implantar una oficina debemos colocar aquellos elementos

que favorezcan las salud de las personas, teniendo en cuenta aquellos fac-tores que inciden en su calidad de vida, entre ellos, la iluminacin.

Es importante evitar en la medida de lo posible la existencia de barrerasentre los usuarios y las fuentes de luz natural. Por ejemplo, un panel de altura1.800 puede ocultarlas, creando sombras, mientras que si lo reemplazamos porotro de altura inferior podemos aprovechar este don de la Naturaleza.

51

Puestos de call-centers

En el siguiente ejemplo se observa como en el primer supuesto slo una per-sona disfruta de la luz natural. Para solucionarlo podemos optar por la solucindel segundo dibujo, bajar el tamao de los paneles, o por la solucin del tercero,es decir, utilizar materiales transparentes o translcidos (stos permiten unamayor concentracin).

52

Dibujo 1

Dibujo 2

Dibujo 3

En los dos captulos anteriores hemos explicado la importancia de laeleccin del local; hemos establecido las bases de una auditora de espa-cios y hemos definido un puesto de trabajo con los elementos que lo inte-gran. En este tercer captulo abordaremos el tema de la implantacin o dis-tribucin propiamente dicha, que se basa en dos cuestiones bsicas: eldiseo de un puesto de trabajo para una persona concreta y el diseo de laplanta, que afecta a dos factores: la relacin entre las personas cuando serenen y el aprovechamiento de la oficina.

Recordamos adems que el diseo de una oficina parte del conocimien-to previo de una serie de condicionantes: la cultura de la empresa que va aocupar esa oficina, es decir, el tipo de oficina que desea el cliente; el nme-ro de personas que van a trabajar en esa oficina, en qu departamentos;qu comunicacin va a existir entre esos departamentos, qu zonas comu-nes se necesitan, etc. Los edificios deben ser adecuados para la empresay sus ocupantes, pues pasan en ellos una gran parte de su vida.

44..11 MMOODDUULLAACCIINN DDEELL EEDDIIFFIICCIIOO

La implantacin de una oficina toma como punto de referencia la modu-lacin del propio edificio, es decir, la malla cuadriculada o retcula construc-

53

tiva. Los edificios nuevos se proyectan generalmente con unas retculascompuestas por mdulos de 60 cm (aunque hay edificios que toman comonorma retculas de, por ejemplo, 120 cm).

En funcin de esa retcula se va diseando la oficina como si se tratasede un mecano. Por otra parte, como podemos apreciar en el dibujo anterior,esta retcula nos indica la posicin de las ventanas -elementos que condi-cionan la implantacin de la oficina y que se colocan en funcin del suelo yel techo-, la electrificacin del local y la iluminacin artificial, cuya instalacinse realiza sobre esa retcula.

No podemos colocar una mampara divisoria, por ejemplo, que arranquede la mitad de una ventana, porque sta no tendra acceso. Podramos colo-carla en el montante central de la ventana (si ste nos lo permitiese) o bientendramos que ir al siguiente mdulo, que sera una pared.

54

Caja electrificacinPantalla de iluminacinRetcula modular de edificio

La principal ventaja que se deriva de distribuir el espacio tomando comoreferencia la retcula constructiva es la reorganizacin futura de la oficina,aspecto de gran valor teniendo en cuenta que las oficinas estn vivas, esdecir, deben evolucionar con la propia empresa. Por lo tanto, si seguimosesa retcula la oficina queda ordenada por mdulos y si se producen modi-ficaciones en una zona, stas no afectan al resto de las reas.

Como desventaja puede citarse que en algunos casos al tomar comoreferencia esa retcula se producen pequeas prdidas de espacio. No obs-tante, en grandes plantas de oficinas priman la reconfiguracin y el ordensobre esas pequeas prdidas.

En este ejemplo se puede observar cmo una configuracin determina-da de puestos operativos (caso 1) se puede reconfigurar para otras funcio-nes (jefe de departamento, rea de visitas, etc.) ocupando el mismo espa-cio (caso 2).

55

Caso-1 Caso-2

44..22.. DDAATTOOSS DDEE PPAARRTTIIDDAA PPAARRAA UUNNAA IIMMPPLLAANNTTAACCIINN

Una implantacin no consiste en colocar una serie de despachos, pues-tos y mobiliario de forma, digamos, arbitraria. Se trata de solucionar unasnecesidades especficas para una empresa determinada, teniendo muy pre-sente a cada una de las personas que componen la organizacin y buscan-do el mximo aprovechamiento del espacio. Para realizar una implantacines necesario conocer y analizar previamente una serie de datos, a saber: elnmero de departamentos, el nmero de personas, la relacin/comunica-cin entre los departamentos y las zonas comunes.

DepartamentosEs decir, el nmero de departamentos que componen la organizacin y

cul es su actividad. Este ser uno de los puntos de partida de la implanta-cin y es uno de los anlisis bsicos para realizar la zonificacin de la ofici-na, que es, a grandes rasgos, definir en qu lugar va a estar ubicado cadadepartamento.

Relacin interdepartamental

56

A: ALTAM: MEDIAB: BAJA

Frecuencia alta, es decir, que esos dos departamentos se renen asi-duamente, requiere que haya proximidad entre ellos, puesto que de lo con-trario las personas perderan mucho tiempo en desplazamientos, lo que dis-minuira su productividad.

Duracin alta, es decir, que cuando los dos departamentos se renenmantienen encuentros duraderos, exige salas de reunin para que puedanreunirse de forma confortable. En el supuesto anterior, no son necesariasporque si son reuniones cortas pueden reunirse en los propios puestos detrabajo, que ya han sido diseados para este fin.

Un tercer supuesto sera que existiese alta frecuencia y alta duracin. Eneste caso, los departamentos tendran que estar cerca y adems debe exis-tir una sala de reunin comn (que est, por ejemplo, situada entre ambosdepartamentos).

Si las reuniones se producen con poca frecuencia pero responden a altaduracin, las personas pueden utilizar cualquier sala de reunin del edificiopara sus encuentros, puesto que como esto ocurre pocas veces el tiempoque se pierde en sus desplazamientos no es relevante.

Obviamente, si son bajas tanto la frecuencia como la duracin, esosdepartamentos ni tienen porque estar prximos ni necesitan espacio parareunirse, por lo tanto, este supuesto no influye en la zonificacin.

En definitiva, la frecuencia est relacionada con la distancia entre losdepartamentos, y la duracin con la zona donde stos van a reunirse.

Normalmente los departamentos se suelen separar unos de otros conpaneles, o con armarios altos (de 1.300 a 1.600) si necesitan archivo. Estearchivo puede servir a uno o a otro departamento. Para seleccionar la alturadel panel que separa los departamentos es necesario conocer qu tipo deconfidencialidad y concentracin requiere cada uno. Igualmente hay que ana-lizar cul es la solucin adecuada para aprovechar las fuentes de luz natural.

57

Nmero de personasEl nmero de personas que lo componen ser determinante a la hora de

disear cada departamento, puesto que en funcin de la cantidad, variar eltamao del mismo as como la disposicin de sus puestos de trabajo.

Zonas comunesDeberemos conocer qu zonas comunes se necesitan, cul va a ser su

uso, quin las va a utilizar, con qu frecuencia, etc. Como zonas comunes podemos citar, por ejemplo, el office, las zonas de

servidores (si se necesitan), las salas de reunin, el archivo corporativo y larecepcin.

El officeEl office, generalmente, se sita lo ms prximo posible a las instalacio-

nes de evacuacin y acometida de aguas. En el caso de grandes oficinasque cuenten con cocina y restaurante habr que analizar las posibilidadesde entrega de mercancas. La disposicin de la cocina y el restaurante enun nivel bajo, aunque complique la ventilacin, puede ser la solucin, pues-to que as se encuentran bastante independientes de la zona de trabajo.

La recepcinLa zona destinada a recepcin es una parte esencial en la red y control

de circulaciones en un edificio de oficinas. Existen una serie de movimien-tos circulatorios que suceden al mismo tiempo: personal permanente, visi-tantes, entregas... Todos ellos deben ser identificables y controlables desdeel punto de vista de la entrada, circulacin y salida.

La prctica suele ser disponer de un rea de recepcin y una o variaspequeas salas de visita cercanas a sta, que adems de espera sirvencomo lugar donde el personal de la empresa celebra breves reuniones, porejemplo, con proveedores.

58

Lgicamente, la recepcin se sita prxima a la entrada, y su diseo ytamao varan en funcin de la cultura de la empresa y de su actividad (sien la oficina se reciben muchas o pocas visitas, etc).

Salas de reuninPodemos diferenciar dos tipos: Salas Operativas y Salas de Alta

Direccin o de Consejo. Las segundas, se suelen ubicar cerca de los des-pachos de Alta Direccin, y si stos no existiesen, cerca de los despachosde los directivos.

Las salas de reunin operativas, como hemos visto, se sitan prximaso dentro de los departamentos a fin de evitar desplazamientos de las per-sonas.

La superficie que debe ocupar una sala de reunin depende del nmerode personas que vayan a reunirse en la misma. Las dimensiones de lasmesas de reunin nos indican la superficie necesaria para cada sala. Si lamedida ptima de estas mesas oscila entre los 0, 60 y 0, 80 m por persona,conociendo el nmero de personas que vayan a reunirse, podremos calcu-lar la superficie necesaria para cada sala de reunin. Veamos dos ejemplos:

59

El ArchivoEn el captulo anterior ya se han definido los tres tipos de archivo: del

puesto, departamental y corporativo.El archivo corporativo es una zona comn, y se pueden distinguir a su

vez dos tipos: archivo vivo e histrico. El primero lo suelen utilizar general-mente dentro de una organizacin departamentos muy concretos (comopuede ser por ejemplo el de Administracin); por lo tanto, se intentar situareste archivo prximo a los departamentos que lo utilicen.

Un archivo vivo normalmente es un nico archivo rodante puesto que enl generalmente se suele archivar slo la documentacin del ltimo ao.

El archivo histrico, por su parte, como se utiliza espordicamente, secoloca en una zona con poco trnsito de personas y en la que la iluminacinno sea apropiada para situar puestos operativos. En las oficinas de variasplantas, se suele colocar en los stanos; primero porque por su iluminacinno es un lugar adecuado para puestos, y segundo, por el tema de las car-gas y la resistencia del forjado. Cuando es un archivo histrico la documen-tacin que almacena es muy extensa puesto que se archivan documentosgenerados durante varios aos. Se estima que el peso de un archivo com-pacto cargado con papel sea de unos 35 kilos por estante. En una instala-cin grande la resistencia al forjado debe ser bastante alta porque hablara-mos de 600 700 kilos por metro cuadrado; de ah que se suela optar porubicarlos en los stanos, aunque el resto de las plantas suelen tener unaresistencia suficiente.

Con el estudio de los factores citados: departamentos, nmero de per-sonas, comunicacin interdepartamental y zonas comunes, podemos obte-ner la zonificacin de la oficina, que es su distribucin a grandes rasgos.Veamos un ejemplo:

60

Por razones de espacio, ilustramos slo una oficina tipo, pero si se tratase de unas ofici-

nas de varias plantas, esos desplazamientos de las personas a los que hacamos referencia

seran ms importantes puesto que la distancia que tendran que recorrer sera mayor.

61

JefaturaDpto. Operativo

Salade

Reunin

Despachosde

Direccin

Recepciny espera

Dpto. Operativo 2

Dpto. Operativo 3

Dpto. Operativo 1

rea 1

rea 2

ArchivoCorporativo

44..33.. DDIISSEEOO DDEE LLOOSS DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOOSS

Una vez realizada la zonificacin, diseamos cada uno de los departa-mentos. Para ello, debemos conocer y estudiar: la actividad del departa-mento, el nmero de personas que compone cada departamento, qu acti-vidad realiza cada una de ellas; los puestos tipo para estas personas (enfuncin de su actividad); la jerarqua; los metros cuadrados de archivodepartamental que necesita el departamento; su relacin con el exterior (esdecir, si recibe visitas) y su relacin/comunicacin con otros departamentos.

Ya hemos explicado cmo estos dos ltimos aspectos inciden en la zoni-ficacin, pero tambin afectan al diseo de cada departamento puesto quesi, como hemos visto, un departamento necesita un rea donde celebrarreuniones o recibir visitas, uno o varios de sus puestos de trabajo debenestar diseados para este fin.

Con estos datos preliminares conoceremos cuntos metros cuadradosocupa cada departamento y su implantacin.

A la hora de analizar el diseo de un departamento, y concretamentecmo debe ser el puesto de cada persona, debemos recordar el concepto"Una superficie para cada funcin", explicado en el captulo anterior; esdecir, segn la actividad que realice cada persona del departamento secolocar uno de los puestos tipo explicados. Para ello, recordamos, hay queanalizar si las personas van a utilizar el ordenador de forma intensiva, sinecesitan reunirse / comunicarse con otras en su puesto de trabajo, si nece-sitan reas de trabajo en equipo, si van a recibir visitas, etc.

A continuacin, se determinar cul es el modo de configuracin ade-cuado, es decir, si los puestos se pueden concatenar, qu tipo de concate-nacin, con cuntos puestos, etc. Para determinar cul es la configuracinde puestos adecuada tendremos presente dos cuestiones bsicas: cul es

62

la idnea para que las personas desarrollen su actividad en condicionesptimas, que mejoren su calidad de vida en el trabajo e incrementen su pro-ductividad, y con qu configuracin se obtiene el mximo aprovechamientodel espacio.

Con la concatenacin de puestos se ahorran metros cuadrados netos.Se eliminan zonas muertas y se logra que varias personas compartan unmismo acceso. Si evitamos disponer de ms zonas de acceso que lasestrictamente necesarias logramos optimizar la superficie neta disponible.Recordamos las siguientes medidas aproximadas: Acceso para una perso-na, entre 0,55 y 0,80 m; para dos, entre 0,80 y 0,90 m; pasillo de comuni-caciones, entre 1,20 y 1,40 m.

63

Ejemplos de diferentes puestos concatenados

Por otra parte, como se ha indicado, al disear un departamento hay queconocer si las personas que lo componen necesitan privacidad, qu gradode concentracin requieren en su trabajo, etc., lo que determina la eleccinde los paneles. Si se necesitan separaciones entre los puestos, pero laspersonas no requieren un alto grado de privacidad y concentracin se sue-len colocar armarios bajos o paneles bajos (de altura entre 700 y 1300 cm).Si, por el contrario, necesitan un alto grado de privacidad/concentracin, secolocan paneles de altura entre 1.300 y 1.800 cm.

Dentro del puesto, para aprovechar al mximo el espacio, es necesarioestudiar las necesidades de archivo de cada persona. Si stas son eleva-das, se eligen armarios como apoyo de mesa, bloques de cajones, arcones,bandejas o estantes que se colocan en los paneles, etc.

Sobre la jerarqua, podemos sealar que hoy en da las empresasrequieren un alto nivel de comunicacin vertical, es decir, entre los lderes ysus colaboradores, adems de la horizontal. Por lo tanto, los puestos ope-rativos irn prximos a sus jefes de departamento, en el caso de que stosestn en despachos cerrados. Si hay otros jefes de jerarqua inferior hayque conocer si necesitan reunirse con sus colaboradores en su puesto detrabajo y disear ste de forma que sirva para celebrar reuniones.

Los despachos se sitan siempre en una zona de acceso rpido y clara-mente definido. Es importante que en stos exista alguna pared, bien demampara bien de obra, puesto que en ellos normalmente se suelen colocararmarios altos, tipo libreras (altura 1.600 a 2.000 cm). En el supuesto deque el despacho sea acristalado se colocan armarios bajos o credenzas(armario bajo que sirve para la descarga de documentos).

La mesa debe colocarse siempre en la pared contraria a la puerta deacceso para que la circulacin hacia la zona de trabajo dentro del despachotenga una direccin lgica y sea lo ms corta posible; es decir, que una per-sona para llegar a su mesa no tenga que bordearla. Por lo tanto, la entrada

64

marca la ubicacin de la mesa. En principio, hoy en da, la ventana ya nocondiciona la posicin de la mesa ya que los monitores de los ordenadoresahora estn preparados para evitar reflejos, y adems existen soluciones(estores, materiales adherentes, etc.) que evitan el impacto directo del sol.

A este respecto, puede sealarse que en lo que se refiere a la AltaDireccin de la empresa, hay dos tendencias: empresas que prefieren queexista una zona noble, donde se sitan todos los despachos de direccin, yotras que, por el contrario, optan porque estos despachos estn distribuidospor el edificio. En este segundo caso, estos despachos se contemplarandentro de los departamentos, quedando slo como zona de Alta Direccinel rea ocupada por el Director General o Consejero Delegado y sus servi-cios directos.

Hoy en da se impone la segunda tendencia puesto que es un modo deevitar la conocida Torre de Marfil, que creaba un total aislamiento y falta decomunicacin entre los directivos y el resto del personal de la organizacin.

65

Implantacin correcta Implantacin incorrecta

A continuacin, vemos un ejemplo de cmo quedara implantado undeterminado departamento:

44..44 OOTTRROOSS FFAACCTTOORREESS

Adems de los citados, existen otros factores que pueden condicionar laimplantacin de una oficina, a saber:

IluminacinA la hora de implantar se intentar situar los puestos operativos donde

se disfrute de iluminacin natural, y destinar las zonas que no dispongan deella para otras funciones, como por ejemplo el archivo corporativo.

Por otra parte, la iluminacin del local ser determinante en la eleccinde los paneles separadores, puesto que su altura puede permitir o impedirel paso de la luz natural.

66

InstalacionesHoy en da debido al uso generalizado de la informtica y las comunica-

ciones todos los puestos deben estar dotados de toma de fuerza y tomas devoz (telfonos) y datos (conexiones de red). En un edifico nuevo, con falsosuelo o techo, estas instalaciones se pueden sacar en cualquier punto de laoficina, lo nico que hay que hacer es preverlo en la implantacin, es decir,antes de colocar fsicamente los muebles el instalador tendr que sacaresas tomas segn disponga la implantacin. Esto no ocurre con los edificiosantiguos, donde las tomas normalmente estn en las paredes y en lascolumnas, lo que obliga a tomar como punto de partida de los puestos estoselementos constructivos.

Es decir, existen varias soluciones para proporcionar a un puesto de tra-bajo el equipo adecuado, que estn estrechamente relacionadas con lacapacidad que ofrecen el suelo, el techo y las paredes para albergar o modi-ficar las instalaciones. Entre estas soluciones se pueden citar por ejemplo:suelos con red de canales empotrada; utilizar el plenum del falso techocomo espacio de distribucin del cableado; cable plano; suelos sobreeleva-dos; mamparas que integran zcalos electrificados y zcalos elctricos peri-metrales, etc.

Las estructuras Sistema, citadas en el captulo III, como permiten la ges-tin del cableado, pueden subsanar deficiencias de las instalaciones del edi-ficio.

ClimatizacinNo afecta a la implantacin de una oficina, puesto que se supone que

est perfectamente climatizada, a no ser que se decida colocar un despa-cho donde no exista aire acondicionado. En ese caso, habr que instalaruna salida y un retorno de aire, lo que no entraa ninguna dificultad en elcaso de que el edificio est reticulado, ahora bien, si no es as, habra querealizar una obra complicada.

67

Contaminacin acsticaComo indica la normativa, una oficina debe cumplir unas normas relati-

vas a la contaminacin acstica y evitar en la medida de lo posible los rui-dos en el lugar de trabajo. Este tema influye en la implantacin al decidirdnde se colocan determinados departamentos, como puede ser uno detelemarketing, a fin de que no moleste a los otros.

Es un factor que tambin se tiene en cuenta en la seleccin de los pane-les, puesto que para aislar este tipo de departamentos se colocan aquellosque estn revestidos con materiales de alta fonoabsorbencia.

EstticaCuando diseamos una oficina debemos pensar en las personas que

van a desarrollar su actividad laboral en ese entorno. Hay factores y ele-mentos que afectan al estado anmico de las personas, como pueden ser elcolor, la luz, la percepcin del espacio, las texturas, etc. y, por lo tanto, estosfactores deben estar muy presentes en el diseo de una oficina para lograrel bienestar de las personas.

De todo proyecto debe resultar un espacio confortable, pero que ademsresulte agradable, homogneo y ordenado desde un punto de vista esttico.

De ah que en una implantacin bien realizada no quedan mesas aisla-das, sino agrupaciones de puestos que se van repitiendo. Igualmente, secrean espacios homogneos en las alturas, para que las personas percibano sientan que se encuentran en un espacio amplio y saludable. Asimismo,se eligen aquellos colores que fomenten la productividad de las personas yresulten beneficiosos para su salud...

68

69

Ejemplo de oficina ya implantada

Una vez realizada la implantacin de una oficina, el cliente puede vercmo quedar antes de comprarla, con todos los elementos que la integrany con un grado de realismo sorprendente. Los grandes avances desarrolla-dos en el campo de la tecnologa de la imagen e infografa nos permiten veren todas sus dimensiones un objeto o plano que no existe. Es lo que cono-cemos como tcnicas de realidad virtual.

En cualquier proceso de creacin, poder anticiparse al futuro y prever elresultado final de un proyecto con total claridad, mientras se encuentra sloen la cabeza del creador, resulta algo casi mgico. Sin embargo, hoy en daya es posible anticiparse al resultado final de cualquier trabajo. La visuali-zacin infogrfica permite plasmar en imgenes totalmente reales cualquieridea.

Bajo este planteamiento, las posibilidades creativas se multiplican pudien-do introducir sobre la marcha nuevas ideas; mejorando cada detalle, corri-giendo deficiencias, contemplando la creacin en su entorno para obteneruna autntica visin global de la misma.

Realidad virtual en los edificiosLa realidad virtual es una tcnica de gran utilidad en el entorno de los

edificios de oficinas para arquitectos, promotores, constructores y paisajis-tas. Permite ver el aspecto del entorno una vez ya introducido el edificio, detal manera que se armonizan no slo los distintos planos y materiales deledificio, sino tambin su ubicacin en el entorno.

71

Normalmente cuando se desarrolla un proyecto arquitectnico se empie-za por un vaco, un espacio que, tras aplicarse un concepto o idea, se con-vierte en un espacio arquitectnico. Este proceso puede instrumentalizarse,no ya segn el procedimiento tradicional, sino utilizando ntegramente unsistema informtico, ya desde el preciso momento en el que surge la nece-sidad de representar sobre un soporte ese modelo mental mediante un cro-quis a mano alzada.

Aunque ese croquis sea la primera aproximacin al espacio arquitect-nico, es en el mundo tridimensional donde debe evolucionar el proyecto. Poreste motivo, al igual que el escultor moldea su obra esculpindola con sucincel, un arquitecto da forma al espacio manejando elementos como elvolumen, la luz o el color. Es en este proceso cuando la utilizacin de unequipo infogrfico se convierte en una valiosa ayuda, puesto que podemossometer el diseo a apreciaciones de tipo volumtrico, formal, de ilumina-cin, de materiales, etc., en cualquier momento y durante todo el proceso.

Estas herramientas son de gran utilidad para el profesional, puesto quele ayudan a decidir sobre su propio proyecto, validando o desestimando lasdistintas soluciones que se le plantean. Posteriormente toda esa informa-cin le ser de gran ayuda para vender su producto al cliente con mayorconviccin puesto que ste podr captar con mayor facilidad el modelomental que el profesional plasma en los planos.

Pero la realidad virtual no es slo de gran ayuda en la conformacinexterna de los edificios. Es una herramienta casi ilimitada para concebir,visualizar y desarrollar cualquier proyecto de interiorismo en los mismos yes un medio de conseguir transmitir los valores subjetivos que componenuna oficina. Es decir, nos posibilita captar y plasmar la atmsfera real queha sido diseada para ese espacio.

Esto es importante porque no podemos olvidar que la oficina se estconvirtiendo en "parte del hogar" de mucha gente, donde pasa la mayor

72

parte de su tiempo. Y, en contraposicin a la alta tecnologa que invade lasempresas, las personas necesitan una atmsfera apropiada, identidad ycontacto humano.

Cmo lograr efectos realistasEn primer lugar hay que sealar que el empleo de la realidad virtual com-

porta los mismos procesos fsicos que en fotografa o pintura. Esto nos obli-ga a conocer el comportamiento de la luz para llegar a producir "rendering"de calidad.

Los fotgrafos profesionales saben que la luz es el factor ms importan-te que decide la calidad de una imagen. Todo depende de cmo la superfi-cie refleja la luz: reflexin difusa, especular... o si la luz se transmite a travsde esa superficie: refraccin.

Aclarado este punto, indicar que para trabajar en este campo los profe-sionales disponen de herramientas informticas, que se pueden dividir fcil-mente en dos grandes grupos: software y hardware.

El software, a su vez, presenta diversas categoras que corresponden alos distintos niveles de realismo. En primer lugar, estn los ya tradicionalessistemas de CAD, Computer Aided Design, programa con el que se repro-ducen las arquitecturas y los modelos tanto en dos como en tres dimensio-nes.

Como siguiente paso se aplican los materiales y se coloca la iluminacin.La aplicacin de materiales se realiza mediante texturas que contieneninformacin de las caractersticas necesarias para conseguir niveles de rea-lismo elevados, tales como color, nivel de reflexin, rugosidad, etc. Para ins-talar la iluminacin disponemos de distintos tipos de luz e intensidad, tal ycomo se hace en la realidad. Y, llegado a este punto, se obtienen ya im-genes virtuales para ser procesadas.

Las imgenes procesadas se pasan por programas de tratamiento de

73

imagen con el objeto de conseguir un efecto fotorrealista. Para realizar esteproceso se necesitan estaciones de trabajo de muy alta gama, as comoservidores con mltiples procesadores en paralelo.

Se necesitan tambin otros elementos, como son: impresoras y plottersde alta resolucin, escner y tabletas digitalizadoras.

Una inversin elevada, que puede llegar a ser muy rentable si se haceun buen uso de ella.

74

75

Ejemplo un Puesto de Direccin generado con tcnicas de realidad virtual

ANEXONormativa

Normativa citada en el presente estudio:

- Legislacin sobre seguridad y salud en el trabajo. Convenio de la OIT de8 de julio de 1964, nmero 120, ratificado por instrumento de 18 de mayode 1970, sobre higiene en comercio y oficinas (BOE de 30 de septiembre de1971).

- Real Decreto 486/1997, de 14 de abril. BOE n 97, de 23 de abril, sobredisposiciones mnimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo(www.mtas.es).

- Norma Bsica de la Edificacin, CA-88, sobre condiciones acsticas en losedificios (www.mfomento.tsai.es).

- Norma Bsica de la Edificacin, CPI-96, relativa a las condiciones de pro-teccin contra incendios en los edificios (www.mfomento.tsai.es).

- Plan General de Ordenacin Urbana de Madrid 1997. NormasUrbansticas.

http://www.ofita.com

76

70