ANEXO1 FORMATO UNICO ACTA DE INFORME DE GESTIÓN …
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1 ANEXO 1 FORMATO UNICO ACTA DE INFORME DE GESTIÓN (Ley 951 de marzo 31 de 2005) 1. DATOS GENERALES: A. NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE QUE ENTREGA: EDGAR RÍOS PRADA B. CARGO: GERENTE Y REPRESENTANTE LEGAL C. ENTIDAD (RAZON SOCIAL): SOCIEDAD PORTUARIA DE LA DORADA – RIO GRANDE DE LA MAGDALENA S.A. D. CIUDAD Y FECHA: LA DORADA – SETPIEMBRE 17 DE 2020 E. FECHA DE INICIO DE LA GESTIÓN: ENERO 1° DE 2020 F. CONDICIÓN DE LA PRESENTACIÓN: RETIRO X SEPARACIÓN DEL CARGO ______ RATIFICACIÓN G. FECHA DE RETIRO, SEPARACIÓN DEL CARGO O RATIFICACIÓN: SEPTIEMBRE 17 DE 2020. 2. INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO DE LA GESTIÓN: Vigencia 2018: En esta vigencia se alcanzan los siguientes hitos: Se nombra Gerente en propiedad para la Sociedad, (Acta N°18 de diciembre 27 de 2017) acorde a los estatutos. De igual manera se comienza una reorientación estratégica de la Sociedad hacia proyectos más genéricos dentro del marco de la Logística y aprovechando lo que se tiene en el momento, representado por el corredor férreo la Dorada – Chiriguaná habilitado, la confluencia de vías de primer orden y algunas 4G, así como el predio denominado IDEMA de propiedad del Municipio, el cual es vital y estratégico para una operación Bimodal de carga (Férrea – vial). El Gobernador plantea una inversión del orden de 2.000 millones de pesos en una consultoría que realice estudios de viabilidad técnica y financiera fase II para una plataforma Logística en el municipio de La Dorada y dentro del marco de estos estudios viabilizar el Lote del IDEMA. Los recursos de estos estudios se encuentran garantizados en un convenio con el Min transporte. Con esta expectativa se inicia la vigencia 2018. Se trabaja con el Ing. Fabio Villamil gerente de INCOPLAN en la estructuración preliminar del proyecto de la Terminal de Carga Multimodal de La Dorada (TCMD). La vinculación se hace a través de modalidad de Banca de Inversión, es decir con un % (3%) sobre las inversiones realizadas y pagados por el inversionista privado, a cero costos para la Sociedad. Se logra un perfil de proyecto con flujos y tipos de carga a manejar, inversiones estimadas, modelo de operativo, modelo de negocio, flujo de caja estimado y términos para prepliegos para invitación a ofertar a operadores privados interesados. Sólo queda faltando ingeniería de detalle para llevarlo a fase III. Este proyecto se plantea en el predio denominado del IDEMA, el cual tiene un área de 34.000 m2 aprox. Y posee dos bodegas en regular estado: una de 3000 m2 y otra de 1950 m2 y patios de maniobras para una operación temprana y temporal de 730.000 ton/año. 1 Tomado de la Resolución Orgánica 5674 de 2005 de la Contraloría General de la República
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ANEXO1 FORMATO UNICO
ACTA DE INFORME DE GESTIÓN (Ley 951 de marzo 31 de 2005)
1. DATOS GENERALES: A. NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE QUE ENTREGA: EDGAR RÍOS PRADA B. CARGO: GERENTE Y REPRESENTANTE LEGAL C. ENTIDAD (RAZON SOCIAL): SOCIEDAD PORTUARIA DE LA DORADA – RIO GRANDE DE LA MAGDALENA S.A. D. CIUDAD Y FECHA: LA DORADA – SETPIEMBRE 17 DE 2020 E. FECHA DE INICIO DE LA GESTIÓN: ENERO 1° DE 2020 F. CONDICIÓN DE LA PRESENTACIÓN: RETIRO X SEPARACIÓN DEL CARGO ______ RATIFICACIÓN G. FECHA DE RETIRO, SEPARACIÓN DEL CARGO O RATIFICACIÓN: SEPTIEMBRE 17 DE 2020. 2. INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO DE LA GESTIÓN:
Vigencia 2018:
En esta vigencia se alcanzan los siguientes hitos:
Se nombra Gerente en propiedad para la Sociedad, (Acta N°18 de diciembre 27 de 2017)
acorde a los estatutos.
De igual manera se comienza una reorientación estratégica de la Sociedad hacia
proyectos más genéricos dentro del marco de la Logística y aprovechando lo que se
tiene en el momento, representado por el corredor férreo la Dorada – Chiriguaná
habilitado, la confluencia de vías de primer orden y algunas 4G, así como el predio
denominado IDEMA de propiedad del Municipio, el cual es vital y estratégico para una
operación Bimodal de carga (Férrea – vial).
El Gobernador plantea una inversión del orden de 2.000 millones de pesos en una
consultoría que realice estudios de viabilidad técnica y financiera fase II para una
plataforma Logística en el municipio de La Dorada y dentro del marco de estos estudios
viabilizar el Lote del IDEMA. Los recursos de estos estudios se encuentran garantizados
en un convenio con el Min transporte. Con esta expectativa se inicia la vigencia 2018.
Se trabaja con el Ing. Fabio Villamil gerente de INCOPLAN en la estructuración
preliminar del proyecto de la Terminal de Carga Multimodal de La Dorada (TCMD). La
vinculación se hace a través de modalidad de Banca de Inversión, es decir con un %
(3%) sobre las inversiones realizadas y pagados por el inversionista privado, a cero
costos para la Sociedad. Se logra un perfil de proyecto con flujos y tipos de carga a
manejar, inversiones estimadas, modelo de operativo, modelo de negocio, flujo de caja
estimado y términos para prepliegos para invitación a ofertar a operadores privados
interesados. Sólo queda faltando ingeniería de detalle para llevarlo a fase III. Este
proyecto se plantea en el predio denominado del IDEMA, el cual tiene un área de 34.000
m2 aprox. Y posee dos bodegas en regular estado: una de 3000 m2 y otra de 1950 m2
y patios de maniobras para una operación temprana y temporal de 730.000 ton/año.
1 Tomado de la Resolución Orgánica 5674 de 2005 de la Contraloría General de la República
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Se hacen acercamientos con operadores logísticos y de carga como: Sloan Energy,
Inantra, OPL carga, Bulkmatic, Sociedad Portuaria de Santa Marta e Ibines Férreo.
Todos tienen interés en el proyecto, pero esperan señales de la nación para empezar la
inversión. Se genera un círculo vicioso, donde el privado espera que la iniciativa de
inversión la tenga el Estado y el Estado espera que la tenga el privado.
Hacia el mes de junio de 2018, por iniciativa del gerente y con aprobación de la Junta
Directiva, se empieza un proceso de formalización y visibilización ante los organismos
administrativos y de control del Estado: Contaduría General de la Nación, Contraloría
Departamental y Colombia Compra Eficiente. El proceso culmina hacia diciembre de
2018.En el mes de septiembre se aprueba en Junta Directiva la recepción del predio del
IDEMA por parte de la Sociedad en la figura jurídica que se adapte mejor a la situación.
En el mes de octubre la Gobernación adjudica el contrato de consultoría para la
viabilización técnica y financiera de la plataforma logística de La Dorada, a la consultora
española IDOM. El contrato tiene una duración de 12 meses.
En el mes de diciembre el Alcalde de La Dorada, entrega en comodato de uso a la ANI
la bodega grande del predio IDEMA con unas áreas de circulación. En total entrega
13650 m2 aprox., quedando un remanente aproximado de 20.000 m2.
Con este escenario el Ing. Villamil se retira del proceso y la Sociedad queda nuevamente
con un panorama oscuro que prácticamente la pone ad-portas de liquidación.
Vigencia 2019:
En Asamblea de Accionistas de enero de 2019, se plantea nuevamente la liquidación de
la sociedad y se discuten los pasos para la misma, así como los posibles escenarios
para viabilizar la operación de la sociedad. La conclusión es que el potencial es muy
grande para desarrollar el proyecto y que amerita mantener la operación de la sociedad.
En este escenario se aprueba la capitalización para gastos de funcionamiento de la
vigencia 2019 por 215 millones y se autoriza al Gerente para firmar convenio o contrato
con la Alcaldía para la recepción de las bodegas del IDEMA por parte de la Sociedad.
Se hace modificación de estatutos para ampliar el objeto social de la Sociedad y darle
más alternativas de viabilidad técnica y comercial a través de nuevas unidades de
negocio, concordantes con la nueva dinámica de la Logística en el territorio.
Se continúa el proceso de rendición de cuentas a los entes de control en las fechas
definidas por los mismos y a pesar de ello, ante la ausencia de retroalimentación, como
se evidencia en la actualidad hay falencias administrativas.
Se somete a consideración de la Junta directiva el Plan de acción de la Vigencia y un
planteamiento estratégico para la Sociedad. Ambos son aprobados. El Plan de acción
planteado tiene muchas variables fuera de control, por eso la Junta Directiva aprobó un
Plan de acción conservador, básicamente enfocado en los resultados de los estudios de
viabilidad de la plataforma logística como insumo para estructurar un modelo de negocio
atractivo a inversionistas. Se apoya técnicamente a la Administración Municipal en la
elaboración del Plan Parcial de cambio de uso que permite la operación de la Terminal
de carga en el predio del IDEMA.
Se apoya técnicamente a la administración Municipal en los términos de referencia para
la elaboración del plan operativo que desarrollará ANI – IBINES en el predio del IDEMA.
De igual forma se realizó un avaluó comercial del predio IDEMA para establecer el valor
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del mismo en m2 de patios y m2 de bodega, tendiente a calcular el valor de un canon
de arrendamiento a cobrar y las correspondientes pólizas, así mismo se hizo el análisis
de la capacidad de carga de los pavimentos del predio para definir intervenciones a
realizar y estimar el valor de las mismas.
En Junta y Asamblea de Noviembre se aprueba continuidad de Sociedad en la vigencia
2020 para lo cual aprueban un presupuesto de 261,5 millones, los cuales incluyen
únicamente gastos estrictamente de operación administrativa básica con cero gastos de
inversión para la vigencia 2020. De igual forma dichos gastos, se deben capitalizar en
la vigencia 2020, por falta de recursos en la vigencia 2019.
A nivel operativo administrativo se trabaja con: Gerente, Asistente administrativa,
Contador, Abogado y en el mes de agosto se contrata profesional para control interno
con objeto de empezar a cumplir normatividad vigente para la Sociedad.
La recepción condicionada del predio del IDEMA se realiza hasta diciembre de 2019,
básicamente por varias razones: 1) Inicio de operación de la ANI e Ibines, pues se
requería saber, a nivel fáctico, el modelo operativo para plantear un negocio en el área
remanente del predio. La operación inicia en agosto/2019. 2) Dificultad en encontrar y
validar la figura jurídica pertinente para tal fin por parte de la administración. 3) La
posibilidad de un negocio que permitiera generar recursos a la Sociedad, pues recibir el
bien implicaba asumir gastos de vigilancia y mantenimiento que no estaban
contemplados. 4) Probabilidad de gestión de recursos y posibles fuentes de financiación
para la adecuación del remanente del predio. Es importe aclarar que a la fecha hay una
condición suspensiva para dar inicio a la ejecución del convenio a través del cual se
recepciona el predio, pues hasta tanto el municipio no entregue el bien, libre de cualquier
ocupación, no inicia la operación de la Sociedad Portuaria.
Se capitaliza la Sociedad en diciembre por un valor de 616 millones con destino a la adecuación de patios de almacenamiento y maniobra en el área remanente del predio del IDEMA.
Vigencia 2020:
Se empieza la vigencia con auditoría especial de la Contraloría General de Caldas la cual se realiza entre el 20 y el 24 de enero. Se hace el cierre contable pertinente, se presentan los informes a los organismos de control en los tiempos y términos establecidos. La auditoría de la Contraloría, tuvo 14 hallazgos cuya tipología se resumen a continuación:
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Se presentó plan de mejoramiento el 20 de marzo, dentro de los términos definidos para el mismo y se realizó informe de seguimiento, acorde a lineamientos de la misma procuraduría, el 22 de Julio. El informe final de auditoría, el plan de mejoramiento, el informe de seguimiento y las evidencias de soporte, hacen parte integral del presente informe de empalme y se entregarán en Carpeta de archivos digital. Por motivos de agenda de los Socios Accionistas y miembros de Junta Directiva, agravados por efectos de la pandemia del COVID-19, no se pueden realizar las respectivas reuniones de Junta y Asamblea sino hasta el 27 de mayo de 2020. En dichas reuniones se aprueba la continuidad operativa de la Sociedad y la capitalización de aportes de los Socios Accionistas para sufragar los gastos operativos de la vigencia, además de otra serie de acciones operativas y estratégicas tendientes a subsanar los hallazgos de la Contraloría y avanzar en la estructuración de la fase temprana y temporal de la TCMD que es la razón de ser de La Sociedad. En el punto 10 de este informe se detallan algunas de las acciones operativas y estratégicas más relevantes a implementar en la vigencia 2020. En general durante el desempeño de mi gestión en la Sociedad Portuaria, se alcanzaron los siguientes logros:
1. Se diseñó y elaboró logo Institucional 2. Se dotó y abrió oficina de la Sociedad Portuaria para atención al público, con
presencia de Gerente, una auxiliar administrativa, apoyo por parte de un contador, un abogado y un profesional de control interno, dando presencia institucional en el Municipio.
3. Se realizó revisión documental del estado del arte del proyecto y se hizo matriz DOFA, plan estratégico de corto y mediano plazo, calificación de posición estratégica, plan de acción y un presupuesto estimado de inversión para diferentes etapas, alcances y escenarios de proyectos.
4. Se promocionó y posicionó el proyecto de la Terminal de Carga Multimodal de La Dorada (TCMD) en agendas de competitividad del orden nacional y departamental, tales como: mesa de trabajo del eje cafetero para la elaboración del Plan Maestro Logístico Nacional, en el área de corredores logísticos, logrando priorizar en esta mesa la promoción y el fortalecimiento de la plataforma Logística del Nodo Dorada – Salgar. También se participó en la mesa para las estrategias para la Dorada, denominadas la Dorada Plus (Plataformas Logísticas Urbanas de Servicios), dentro del marco de la estrategia Diamante Caribe y Santanderes, liderado por FINDETER, y elaboradas por MICROSOFT y la
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fundación Metrópoli. De igual forma se socializó ante el Honorable Concejo Municipal de La Dorada, los alcances y logros del proyecto.
5. Se visibilizó la Sociedad ante los organismos de control: Se gestionan usuarios del CHIP, SIA observa y SIA contraloría, SECOP I y se empiezan a rendir los informes pertinentes en los plazos definidos.
6. Se adquirió dominio y hosting para la página web de la Sociedad. 7. Se diseñó y desarrolló página web institucional 8. Se adquiere línea de celular con plan de datos, línea de teléfono fijo y plan de
internet de 20 megas para la Sociedad. 9. Se adquirió una impresora multifuncional de tanque de tinta y un computador
de mesa todo en uno. 10. Se adquirió software contable y presupuestal para la Sociedad. 11. Se realizó cambio estatutario ampliando el objeto social de la Sociedad dando
un mayor rango de acción a la entidad y cambiando algunos términos para las convocatorias de Junta y Asamblea.
12. Se elaboró manual de contratación para la Sociedad. 13. Se apoya técnicamente a la Alcaldía en la elaboración del Plan Parcial de
Cambio de Uso del suelo de las Bodegas del IDEMA para permitir la operación temprana de carga de la ANI e IBINES en dicho predio.
14. Se apoya a la Alcaldía en la elaboración de los lineamientos técnicos para el plan operativo de la ANI e IBINES en la operación de Carga desarrollada en la Bodega del IDEMA.
15. Se elabora avalúo técnico – comercial del predio del IDEMA con objeto de establecer el valor del mismo, fijar valores de cánones de arrendamiento y en general establecer el estado técnico del predio.
16. Se elabora análisis de capacidad de carga de los pavimentos del predio del IDEMA con objeto de evaluar el estado de los mismos y valorar posibles intervenciones en adecuaciones de dichos pavimentos.
17. Se firma convenio interadministrativo con la Alcaldía Municipal para la recepción y operación logística del predio del IDEMA.
18. Se elaboró el autodiagnóstico del MIPG 19. Se elaboraron los informes de auditoría trimestrales y el plan de auditorías para
la vigencia 2019 y 2020. Se realizan cuatro auditorias en esta vigencia. 20. Se elaboró el mapa de riesgo de la entidad 21. Se elaboró el Manual de Políticas Contables 22. Se elaboran y publican los informes pormenorizados de control interno de la
entidad en los plazos establecidos. 23. Se elaboró el manual de procesos y procedimientos 24. Se constituyó y operativizó el Comité NIIF 25. Se constituyó y operativizó el Comité Institucional de Control Interno 26. Se entrega Plan de acción para la vigencia 2020 al 2022. 27. Se elabora y se publica para las vigencias 2019-2020 el Plan de Anual de
compras en el SECOP I 28. Se aumenta el Capital Social de la Sociedad para futuras capitalizaciones. 29. Se adquieren de manejo de recursos y aseguramiento de bienes muebles e
inmuebles para la vigencia 2020.
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3. SITUACIÓN DE LOS RECURSOS: A. Recursos Financieros:
VIGENCIA 2018
ACTIVO TOTAL $ 22.582.214
CORRIENTE $ 20.919.723
NO CORRIENTE $ 1.662.491
PASIVO TOTAL $ 677.000
CORRIENTE $ 677.000
NO CORRIENTE
PATRIMONIO $ 21.905.214
VIGENCIA 2019
ACTIVO TOTAL $ 666.461.001
CORRIENTE $ 656.597.483
NO CORRIENTE $ 9.863.518
PASIVO TOTAL $ 543.869
CORRIENTE $ 543.869
NO CORRIENTE
PATRIMONIO $ 665.917.132
VIGENCIA 2020 DEL 01 DE ENERO AL 17 DE SEPTIEMBRE
ACTIVO TOTAL $ 906.187.928
CORRIENTE $ 897.927.050
NO CORRIENTE $ 8.260.878
PASIVO TOTAL $ 1.077.778
CORRIENTE $ 1.077.778
NO CORRIENTE
PATRIMONIO $ 905.110.150
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B. Bienes Muebles e Inmuebles
VIGENCIA 2018
EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION $ 1.662.491
VIGENCIA 2019
EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION $ 2.019.438
VIGENCIA 2020
DEL 01 DE ENERO AL 17 DE SEPTIEMBRE
EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION $ 1.671.854
Nota: En el software contable y presupuestal SIAF, se encuentra la relación y detalle de inventarios y responsables de los activos fijos de la Sociedad. 4. PLANTA DE PERSONAL: Detalle de la planta de personal de la Entidad.
PLANTA DE PERSONAL
CARGOS DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCION
A LA FECHA DE INICIO 0
A LA FECHA DE RETIRO 1
El único cargo de libre nombramiento y remoción es el de Gerente.
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5. PROGRAMAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS: Los únicos estudios realizados corresponden a contrato de avaluó comercial y a un análisis técnico de la capacidad de carga de pavimentos, ambos asociados a las bodegas del IDEMA y previos a la firma del convenio interadministrativo entre la Alcaldía y el Municipio por el referido predio.
DENOMINACION DESCRIPCION
ESTADO VALOR ASIGNADO
(Millones de Pesos)
EJECUTADO EN
PROCESO
Vigencia Fiscal Año 2019 comprendida entre el dia 01 del mes Enero y el dia 30 del mes de Diciembre
CONTRATO N° 009
Prestación de servicios de una persona natural o jurídica para la elaboración del avalúo comercial de un predio urbano ubicado entre las carreras 2 y 3 entre calles 39 y 43 denominado BODEGAS IDEMA del Municipio de la Dorada Caldas , con un área de 32.000 m2 identificado con matrícula N° 106-4748 , y código catastral N° 01-00-0002-000
EJECUTADO
$ 4.000.000,00
CONTRATO N° 010
Prestación de servicios profesionales para realizar análisis de la capacidad de carga del suelo del predio urbano, ubicado entre las carreras 2 y 3 entre calles 39 A y 43 denominado "Bodegas IDEMA" del Municipio de la Dorada Caldas, con un area de 32.000 m2, identificado con la matricula inmobiliaria N°106-4748 y con codigo catastral N° 01-00-0277-0002-000
EJECUTADO
$ 4.737.152,00
6. OBRAS PÚBLICAS Este ítem no aplica para la Sociedad Portuaria, dada la etapa preoperativa en que se encuentra. 7. EJECUCIONES PRESUPUESTALES:
INGRESOS VIGENCIA 2018
CONCEPTO VALOR
PRESUPUESTADO VALOR
RECAUDADO PORCENTAJE DE
RECAUDO
APORTES DE LA NACION
RECURSOS PROPIOS
OTROS CONCEPTOS - $ 136.442.094 $ 136.442.094 100%
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(APORTES SOCIALES)
VIGENCIA 2019
CONCEPTO VALOR
PRESUPUESTADO VALOR
RECAUDADO PORCENTAJE DE
RECAUDO
APORTES DE LA NACION
RECURSOS PROPIOS
DISPONIBILIDAD INICIAL $ 20.242.723 $ 20.242.723 100%
INTERESES FINANCIEROS $ - $ 24.223 0%
OTROS CONCEPTOS - (APORTES SOCIALES) $ 831.000.000 $ 831.000.000 100%
VIGENCIA 2020 DEL 01 DE ENERO AL 17 DE SEPTIEMBRE
CONCEPTO VALOR
PRESUPUESTADO VALOR
RECAUDADO PORCENTAJE DE
RECAUDO
APORTES DE LA NACION
RECURSOS PROPIOS
DISPONIBILIDAD INICIAL $ 663.644.414 $ 656.597.483 99%
INTERESES FINANCIEROS $ 25.000 $ 148.572 594%
OTROS CONCEPTOS - (APORTES SOCIALES) $ 360.000.000 $360.000.000 100%
GASTOS VIGENCIA 2018
CONCEPTO VALOR
PRESUPUESTADO VALOR EJECUTADO
PORCENTAJE DE EJECUCIÓN
10
FUNCIONAMIENTO $ 136.442.094 $ 116.199.371 85%
INVERSION
OTROS CONCEPTOS
VIGENCIA 2019
CONCEPTO VALOR
PRESUPUESTADO VALOR EJECUTADO
PORCENTAJE DE EJECUCIÓN
FUNCIONAMIENTO $ 208.232.723 $ 183.387.999 88%
INVERSION $ 643.010.000 $ 11.412.188 2%
OTROS CONCEPTOS
VIGENCIA 2020
DEL 01 DE ENERO AL 17 DE SEPTIEMBRE
CONCEPTO VALOR
PRESUPUESTADO VALOR EJECUTADO
PORCENTAJE DE EJECUCIÓN
FUNCIONAMIENTO $ 407.669.411 $ 119.351.027 29%
INVERSION $ 616.000.003 0%
OTROS CONCEPTOS
8. CONTRATACIÓN: Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro o ratificación, el número de contratos en proceso y ejecutados de acuerdo con los objetos contractuales (prestación de servicios, adquisición de bienes, suministro, mantenimiento, asesorías, consultarías, concesiones, Fiducias, etc.) y modalidades de contratación (No incluya los contratos de obra pública reportados en el punto 6 de la presente Acta de Informe de Gestión).
MODALIDAD DE CONTRATACION
OBJETO CONTRACTUAL
N° DE CONTRATOS
EN PROCESO
N° DE CONTRATOS EJECUTADOS
VALOR TOTAL
Vigencia Fiscal Año 2018 Comprendida entre el dia 01 de mes Enero y el dia 31 del mes Diciembre
CONTRATACION DIRECTA
Prestar servicios profesionales para brindar asesorías que le permitan a la empresa, buscar los mecanismos de eficiencia y eficacia de las operaciones y
0 1 $
7.200.000,00
11
garantizar la confiabilidad en la información financiera en cumplimiento de las disposiciones normativas vigentes.
Prestar el servicio profesional para brindar asesoría contable, tributaria, presupuestal y financiera, todo dentro del marco ético y profesional del ejercicio de la contaduría pública.
0 1 $
3.600.000,00
Prestación de Servicios Profesionales de Apoyo y de asesoramiento Jurídico a la Gerencia de la Sociedad Portuaria de La Dorada – Río Grande de la Magdalena S.A, en los actos y contratos necesarios para el desarrollo del objeto social, así como el acompañamiento en el proceso de elaboración del manual de contratación de la sociedad
0 1 $
3.500.000,00
COMPRAVENTA
Compra de un (01) computador de
mesa todo en uno, para optimizar las labores administrativas de la oficina de La Sociedad Portuaria de la Dorada Río Grande de la Magdalena S.A.
0 1 $
1.749.990,00
TOTAL $
16.049.990,00
MODALIDAD DE
CONTRATACION
OBJETO CONTRACTUAL
N° DE CONTRAT
OS EN PROCESO
N° DE CONTRATO
S EJECUTADO
S
VALOR TOTAL
Vigencia Fiscal Año 2019 Comprendida entre el dia 01 de mes Enero y el dia 31 del mes Diciembre
CONTRATO A TERMINO FIJO
Contratar los servicios profesionales como auxiliar administrativo y para las diferentes tareas encomendadas dentro de la Sociedad Portuaria Rio Grande de la Magdalena S.A
0 1 $
11.280.000,00
COMPRAVENTA
Compra de una impresora multifuncional de mesa para optimizar las labores administrativas de la oficina de la Sociedad Portuaria de la Dorada Rio Grande de la Magdalena S.A
0 1 $
856.900,00
12
CONTRATACION DIRECTA
Prestación de servicios de una persona natural o jurídica para la elaboración del avaluó comercial de un predio urbano ubicado entre las carreras 2 y 3 entre calles 39 y 43 denominado BODEGAS IDEMA del Municipio de la Dorada Caldas , con un área de 32.000 m2 identificado con matrícula N° 106-4748 , y código catastral N° 01-00-0002-000
0 1 $
4.000.000,00
Prestación de servicios profesionales para realizar análisis de la capacidad de carga del suelo del predio urbano, ubicado entre las carreras 2 y 3 entre calles 39 A y 43 denominado "Bodegas IDEMA" del Municipio de la Dorada Caldas, con un área de 32.000 m2, identificado con la matricula inmobiliaria N°106-4748 y con código catastral N° 01-00-0277-0002-000
0 1 $
4.737.152,00
Prestación de servicios profesionales como revisor fiscal que le permitan a la entidad buscar mecanismos de eficiencia y eficacia a las operaciones financieras y contables que garanticen la confiabilidad en la información financiera en cumplimiento de las disposiciones normativas vigentes y los entes de control
0 1 $
12.000.000,00
Prestación de servicios profesionales de apoyo y de asesoramiento jurídico a la Gerencia de la Sociedad Portuaria de la Dorada -Rio Grande de la Magdalena S.A en los actos administrativos jurídicos y de contratación necesarios para el desarrollo del objeto social.
0 1 $
12.000.000,00
Prestación de servicios y de apoyo a la gestión como contador público para el fortalecimiento del área de contabilidad pública de la Sociedad Portuaria de la Dorada Rio Grande de la Magdalena S.A
0 1 $
12.000.000,00
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Adquisición de un software o sistema integrado administrativo y financiero por módulos especializados de: Contabilidad Pública, Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), Presupuesto y tesorería. Incluyendo la licencia , el cual deberá cumplir con las especificaciones técnicas descritas en el alcance del objeto del presente documento.
0 1 $
6.247.500,00
Prestación de servicios profesionales para el desarrollo de una página web dinámica acorde a las necesidades de los usuarios de la Sociedad Portuaria de la Dorada-Rio Grande de la Magdalena S.A
0 1 $
3.165.400,00
Compraventa de elementos de oficina y aseo para optimizar las labores administrativas de la oficina de la Sociedad Portuaria de la Dorada Rio Grande de la Magdalena S.A acorde a las especificaciones descritas en el análisis contractual
0 1 $
818.500,00
Compraventa de vestido y calzado de labor como dotación de ley para el personal vinculado a la Sociedad Portuaria de la Dorada
0 1 $
720.000,00
Prestación de servicios de una persona natural o jurídica para la elaboración del avalúo comercial de un predio urbano ubicado entre las carreras 2 y 3 entre calles 39 y 43 denominado BODEGAS IDEMA del Municipio de la Dorada Caldas , con un área de 32.000 m2 identificado con matrícula N° 106-4748 , y código catastral N° 01-00-0002-000
0 1 $
4.000.000,00
Prestación de servicios profesionales para realizar análisis de la capacidad de carga del suelo del predio urbano, ubicado entre las carreras 2 y 3 entre calles 39 A y 43 denominado "Bodegas IDEMA" del Municipio de la Dorada Caldas, con un área de 32.000 m2, identificado con la matricula inmobiliaria N°106-4748 y con código catastral N° 01-00-0277-0002-000
0 1 $
4.737.152,00
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Prestación del servicio para el mantenimiento general preventivo y correctivo con suministro de repuestos para los equipos de aire acondicionado y reparación locativa de las oficinas donde opera la Sociedad Portuaria de la Dorada Rio Grande de la Magdalena S.A
0 1 $
5.823.000,00
Prestación de servicios profesionales para la implementación del sistema de control interno que contribuya al mejoramiento continuo de la Sociedad Portuaria a través de las actividades de evaluación independiente, asesoría y seguimiento, formulando las recomendaciones pertinentes para el fortalecimiento del sistema.
0 1 $
5.454.545,00
CONVENIO INTERADMINIS
TRATIVO N° 19121901
Convenio interadministrativo entre Alcaldía Municipal de la Dorada y la Sociedad Portuaria de la Dorada Rio Grande de la Magdalena S.A- COMPRA DE POLIZAS
0 1 $
6.816.634,00
TOTAL $
94.656.783,00
MODALIDAD DE CONTRATACION
OBJETO CONTRACTUAL
N° DE CONTRATOS
EN PROCESO
N° DE CONTRATOS EJECUTADOS
VALOR TOTAL
Vigencia Fiscal Año 2020 Comprendida entre el dia 01 de mes Enero y el dia 31 del mes Diciembre
CONTRATO A TERMINO FIJO
Contratar los servicios personales como secretaria y para las diferentes tareas encomendadas dentro de la Sociedad Portuaria de la Dorada Rio Grande de la Magdalena S.A
0 1 $
3.791.503,00
COMPRAVENTA
Servicio de hosting para el alojamiento de la página web de la Sociedad Portuaria de la Dorada - Rio Grande de la Magdalena S.A
0 1 $
135.900,00
CONTRATACION DIRECTA
Prestación de Servicios Profesionales como Contador Público, para el fortalecimiento del área de contabilidad pública de la Sociedad Portuaria de La Dorada – Río Grande de la Magdalena S.A.
0 1 $
3.630.000,00
15
Prestación de servicios profesionales como revisor fiscal que le permitan a la entidad, buscar los mecanismos de eficiencia y eficacia de las operaciones financieras y contables que garanticen la confiabilidad en la información financiera en cumplimiento de las disposiciones normativas vigentes y los entes de control.
0 1 $
3.630.000,00
Prestación de servicios profesionales para continuar la implementación del sistema de control interno, que contribuya al mejoramiento continuo de la sociedad portuaria a través de las actividades de evaluación independiente asesoría y seguimiento formulando las recomendaciones pertinentes para el fortalecimiento del sistema
0 1 $
3.630.000,00
Prestación de servicios profesionales de apoyo a la gerencia de la Sociedad Rio Grande de la Magdalena S.A en los actos administrativos procesos contractuales y asuntos legales necesarios para el desarrollo del objeto social
0 1 $
3.630.000,00
CONTRATO A TERMINO FIJO
Contratar los servicios profesionales como secretaria y para las diferentes tareas encomendadas dentro de la Sociedad Portuaria de la Dorada Rio Grande de la Magdalena S.A en las instalaciones ubicadas en el municipio de la Dorada conforme los estatutos societarios
0 1 $
8.290.000,00
CONTRATACION DIRECTA
Prestación de servicios profesionales como contador público en el área de contabilidad y presupuesto de la Sociedad Portuaria de la Dorada Rio Grande de la Magdalena S.A
1
$ 12.500.000,00
Prestación de servicios profesionales para continuar con la implementación del sistema de control interno que contribuya al mejoramiento continuo de la Sociedad Portuaria a través de las
1
$ 12.500.000,00
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actividades de evaluación independiente, asesoría y seguimiento formulando las recomendaciones pertinentes para el fortalecimiento del sistema.
Prestación de servicios profesionales de apoyo jurídico a la gerencia de la Sociedad Portuaria de la Dorada Rio Grande de la Magdalena S.A en los actos administrativos procesos contractuales y asuntos legales necesarios para el desarrollo del objeto social
1
$ 12.500.000,00
Prestación de servicios profesionales como revisor fiscal que le permitan a la entidad, buscar los mecanismos de eficiencia y eficacia de las operaciones financieras y contables que garanticen la confiabilidad en la información financiera en cumplimiento de las disposiciones normativas vigentes y los entes de control.
1
$ 6.000.000,00
Compraventa de pólizas de manejo y aseguramiento de bienes muebles e inmuebles de la Sociedad Portuaria Rio Grande de la Magdalena S.A . 0 1
$ 1.069.972,00
CONTRATACION DIRECTA
Compraventa de elementos de oficina y aseo, para optimizar las labores administrativas de la oficina de La Sociedad Portuaria de la Dorada Río Grande de la Magdalena S.A, para la vigencia 2020, acorde a las especificaciones técnicas descritas en el presente análisis contractual. 0 1
$789.700
TOTAL $ 72.097.075,00
9. REGLAMENTOS Y MANUALES: Relacione a la fecha de retiro, separación del cargo o ratificación, los reglamentos internos y/o manuales de funciones y procedimientos vigentes en la entidad.
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DENOMINACION DEL
REGLAMENTO y/o MANUALDESCRIPCION
MECANISMO DE
ADOPCION Y
VIGENCIA
N° DE ACTO
ADMINISTRATIVO DE
ADOPCION
FECHA DE
ADOPCION O
VIGENCIA
LIBRO DE ACCIONISTAS
Se registra el capital respresentado en acciones de nuestros
inversionistas como: Municipio de la Dorada, INFICALDAS y
CORMAGDALENA,
CAMARA DE COMERCIO REGISTRO MERCANTIL 1122624 DE NOVIEMBRE DE
2017
MANUAL DE CONTRATACION
Las disposiciopnes previstas en el manual de contratacion se
aplicaran a todos los procesos, los contratos y convenios con
personas naturales y juridicas de naturalez publica o privada,
incluyendo entidades territoriales y entidades publicas. Las normas
contempladas en estae manual son de obligatorio cumplimiento.
JUNTA DIRECTIVA N° 2626 DE NOVIEMBRE DE
2018
LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEA
GENERAL Se registran todas las actas realizadas en la sociedad CANARA DE COMERCIO REGISTRO MERCANTIL11353 23 DE AGOSTO DE 2019
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES GERENCIA
30 DE ENERO DE 2020 -
ACTUALIZADO EL 30 DE
JULIO DE 2020.
PLAN OPERATIVO O DE ACCION 2020-
2022
Se entrega Plan de Accion detallado con indicadores y actividades a
desarrollar con objeto de llevar la Sociedad a etapa operativa. Este
Plan es aprobado en Junta Directiva N° 02 del 27 de mayo de 2020. Se
reajusta en terminos de tiempo, para el periodo 2020-2022 y se envia
para validacion por parte del equipo Tecnico de INFICALDAS, no se
recibe respuesta, sin embargo se entrega como propuesta a la nueva
Gerente para su aprobacion por parte de la Junta.
JUNTA DIRECTIVA ACTA 002 27 DE MAYO DE 2020
MODELO INTEGRADO DE PLANEACION
Y GESTION
El Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, contiene siete
dimensiones, las cuales se cumplen a través de diez y siete políticas,
necesarios para su operación, así: Dimensiones:
1. Talento Humano.
2. Direccionamiento estratégico y planeación.
3. Gestión con valores para resultados.
4. Evaluación de resultados.
5. Información y Comunicación.
6. Gestión del conocimiento y la innovación.
7. Control Interno. Políticas:
1. Planeación Institucional.
2. Gestión Presupuestal y eficiencia del gasto público.
3. Talento Humano
4. Integridad.
5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la
corrupción.
6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos.
7. Servicio al ciudadano.
8. Participación ciudadana y gestión pública.
9. Racionalización de trámites.
10. Gestión Documental.
11. Gobierno digital, ante gobierno en línea.
12. Seguridad Digital.
13. Defensa jurídica.
14. Gestión del conocimiento y la innovación.
15. Control Interno. 16. Seguimiento y
evaluación del desempeño institucional.
17. Mejora normativa
RESOLUCION 003 17 FEBRERO DE 2020
COMITÉ INSTITUCIONAL DE CONTROL
INTERNO
Por la cual se integra y se establece el reglamento de funcionamiento
del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de
Sociedad Portuaria de La Dorada Rio Grande de la Magdalena, es un
organo de asesoria y decisión de los asuntos de control interno.
dentro de la normatividad vigente. tiene como funcion aprobasr el plan
de Auditoria, el Esatuto de Auditoria, coordinar y asesorar politicas
orientasdas ak fortalecimiento del sistema.
RESOLUCION 005 17 DE MARZO DE 2020
ESTATUTO DE AUDITORIA
La actividad de Auditoría Interna contribuye al logro de los objetivos
estratégicos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado en la
evaluación y mejoramiento de los procesos de gestión de riesgos y
control, a través de los servicios de aseguramiento.La actividad de la
Auditoría Interna en la Sociedad Portuaria de La Dorada, se encuentra
regulada conforme a las disposiciones legales existentes, artículos
209 y 269 de la Constitución Política de Colombia, Ley 87 de 1993, Ley
1474 de 2011, Decreto 019 de 2012, Decreto 1083 de 2015, 648 de
2017 y demás normas que lo modifiquen o adicionen
RESOLUCION 006 18 DE MARZO DE 2020
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS RESOLUCION 007 18 DE MARZO DE 2020
MANUAL DE FUNCIONES
Es un instrumento de Administración de personal donde se
establecen las funciones y competencias laborales y los
requerimientos exigidos de los empleos a desarrollar en la
SOCIEDAD PORTUARIA DE LA DORADA RIO GRANDE DE LA
MAGDALENA S.A., teniendo como base la normatividad vigente y
establecer de manera ordenada y sistemática la información
relacionada con la caracterización de los diferentes empleos y las
necesidades propias de la sociedad.
RESOLUCION 008 19 DE MARZO DE 2020
MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
La SOCIEDAD PORTUARIA DE LA DORADA RIO GRANDE DE LA
MAGDALENA, con el fin de tener un mayor rendimiento y eficacia en su
estructura financiera, ha elaborado este manual de políticas contables
como una guía para el reconocimiento, medición y revelación de las
transacciones y hechos económicos de la SOCIEDAD PORTUARIA DE
LA DORADA RIO GRANDE DE LA MAGDALENA, para establecer
criterios homogéneos que permitan generar información confiable,
relevante y comprensible; logrando una mejor aplicación tanto para los
destinatarios como para los usuarios de la información Financiera.
RESOLUCION 009 19 DE MARZO DE 2020
COMITÉ DE NORMAS INTERNCIOMALES
DE INFORMACION FINANCIERA
Se conformar el comité de las NIIF con el fin de tomar decisiones
relacionada con la implementación de las Normas Internacionales de
Información Financiera en la Sociedad Portuaria de La Dorada.
RESOLUCION 010 19 DE MARZO DE 2020
PLAN ANUAL DE AUDITORIA
Establecer el grado de cumplimiento de la normatividad vigente en
cada uno de los procesos y procedimientos de la entidad, articulados
con el Modelo Integrado de Planeacion y Gestion (MIPGI), con el
propósito de entregar resultados que atiendan y resuelvan las
necesidades y problemas de los grupos de interés. Asimismo, que
permitan formular recomendaciones acertadas para cada proceso
auditado, estableciendo un criterio evaluador sobre avances y mejorar
de las gestiones administrativas y operacionales de la Sociedad
Portuaria de la Dorada Río Grande de la Magdalena S.A.
GERENCIA 20 DE FEBRERO DE 2020
CRONOGRAMA ENTREGA DE INFORMAE Planificacion de los informes a los entes de control
GERENCIA ENERO 23 DE 2020
PLAN DE MEJORAMIENTO
Contraloria plan de mejoramiento ante la contraloria por el resultado
de los hallazgos de la auditoria especial realizada en el mes de enero
de 2020
RESOLUCION 012
19 DE MARZO DE2020
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Estos documentos quedan en archivo físico y/o digital en custodia de la auxiliar administrativa de la sociedad. 10. CONCEPTO GENERAL:
El objetivo superior del gobierno Nacional, del Departamento y el municipio es impulsar la multi y la intermodalidad en el territorio. Dentro de este esquema la Sociedad Portuaria es estratégica, pues permite a los entes territoriales participar en el proceso de manera proactiva y eficaz.
La Sociedad Portuaria brinda confianza a los inversionistas interesados en el proyecto, debido a su fortaleza institucional dada por su objeto social y misional, por su naturaleza jurídica, por la calidad y la naturaleza de sus socios accionistas, por el conocimiento y arraigo en el territorio y sus dinámicas, por el camino recorrido en el proceso de perfilación y/o estructuración de proyectos asociados a la multimodalidad. Estos elementos constituyen una ventaja estratégica y los socios consideran que las condiciones están dadas para empezar una operación logística temprana, viable y sostenible en el tiempo.
El proyecto de la plataforma logística es en nuestro concepto el proyecto más ambicioso y de mayor envergadura que se pueda desarrollar en el departamento, inclusive superior en inversiones, alcance, pertinencia e impacto social y económico al mismo aeropuerto del café, por cuanto se constituiría en el nodo de conectividad logística más importante del centro del país con la costa norte; proyecto priorizado a nivel nacional en documentos Conpes, El Plan Maestro de Transporte Intermodal, la Política nacional logística, entre otros documentos y estudios técnicos de planeación nacional. Sin embargo, debido a su tamaño y nivel de inversiones, estimadas en 700.000 millones en un periodo de 15 años, es muy ambicioso aspirar a ejecutarla con la Sociedad, pero ésta si puede ser el canal institucional que facilite las inversiones y la articulación entre el sector público y privado. Esta es la apuesta de los socios accionistas.
No obstante, lo anterior existe un proyecto de menor tamaño con operación inmediata en el cual la Sociedad es un actor crucial. Tal proyecto es la Terminal de Carga Multimodal de La Dorada (TCMD), la cual se desarrolla en el predio denominado IDEMA, de propiedad del Municipio de La Dorada, socio accionista de la Sociedad, y actualmente entregado a la Sociedad Portuaria en convenio interadministrativo. Esta es la apuesta a corto plazo para viabilizar y generar autosostenibilidad a la sociedad. A futuro, probablemente la Sociedad Portuaria termine siendo una Sociedad de Economía Mixta con participación accionaria mayoritariamente privada, esa es la visión de los accionistas, en esencia su misión será la de convertirse en un vehículo o facilitador para consolidar la multimodalidad en el territorio; sin embargo, con este escenario, cumpliría uno de los objetivos superiores de su creación.
La Sociedad Portuaria desde su reinicio de actividades en el 2016, acorde a directrices y principios de sus socios accionistas, ha tenido un enfoque holístico de la Multimodalidad, con el planteamiento de que el desarrollo de la misma en la región generaría un círculo virtuoso para el bienestar social de la comunidad, el territorio y para la misma Sociedad, garantizando su viabilidad, crecimiento y sostenibilidad en el tiempo. Este enfoque es una de las razones por las cuales los socios creen que se debe sostener su operación en el tiempo.
La Sociedad Portuaria, desde su reinicio de actividades, ha enfrentado escenarios de liquidación en todas las vigencias, debido a restricciones presupuestales de los socios que no les permiten hacer las inversiones requeridas para garantizar su auto sostenibilidad. Sin embargo, esto no ha sido obstáculo para que desde su misión apoye
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el inicio de operaciones multimodales (Férreas – Viales) que a hoy son una realidad.
Consideramos que después de todo el camino recorrido, liquidar la Sociedad en este momento, con el avance y la pre factibilidad que se tiene para el inicio de operación de la Terminal de Carga Multimodal de la Dorada, como fase temprana y temporal de la Plataforma Logística, sería un error histórico, muy costoso para la comunidad y el territorio.
Existen alternativas societarias viables que permiten viabilizar proyectos de esta índole con menos requisitos normativos (por ejemplo, promotoras), sin embargo, los socios son conscientes de la fortaleza y versatilidad institucional que brinda una sociedad anónima y por eso insisten en preservar dicha figura societaria.
En la gestión administrativa realizada por la Sociedad, a pesar de la gran incertidumbre operativa en que se mueve la entidad, originada por el estado del arte del proyecto que viabiliza y las restricciones presupuestales que enfrenta, siempre hemos sido respetuosos y hemos operado con total apego a la Ley, sin embargo, debido al marco normativo ambiguo que nos regula, originado por nuestro carácter público, nuestra actividad de competencia privada en que nos desenvolvemos y en general el carácter sui generis de la Sociedad, nos ha llevado a cometer errores involuntarios, los cuales se han venido subsanando de manera diligente y efectiva. Es así que en el momento, en un proceso de mejoramiento continuo de la gestión, se viene desarrollando una reforma estatutaria que nos permite ubicarnos en un marco normativo y jurídico mas claro en temas de régimen de competencias presupuestales, contables, financieras, laborales, de contratación y de control interno que nos regula, lo cual redundará en una mayor eficiencia administrativa.
CUAL ES EL PLANTEAMIENTO PARA LA SOCIEDAD EN LA VIGENCIA 2020?
La Sociedad recibió hacia mediados de febrero de 2020 el informe de la consultoría realizada por la firma IDOM en el 2019 denominado “ESTUDIO DE VIABILIDAD PARA UNA PLATAFORMA LOGÍSTICA MULTIMODAL EN LA DORADA Y UN TRUCK CENTER EN CHINCHINÁ”. Este proyecto es de una envergadura tal que se requiere el concurso de muchos actores del orden territorial y nacional, públicos y privados para su viabilización. En éste sentido desde la Sociedad se plantea la siguiente hoja de ruta para avanzar en ésta dirección:
1. Estructurar una Alianza Público Privada de iniciativa pública o privada (tema por definir).
2. Contratar un promotor de proyectos público o privado, bajo la modalidad de banca de inversión (con un cobro equivalente a un % sobre la inversión como prima de éxito). Los entes territoriales se vincularían suministrando la logística para el proceso de promoción y/o participando como inversionistas.
Cualquiera de los dos escenarios planteados, se debe ejecutar a la par con el desarrollo de la fase temprana y temporal de la Terminal de Carga Multimodal de La Dorada (TCMD) en el predio del IDEMA, de esta manera se mostrará una dinámica de movimiento de carga atractiva para potenciales inversionistas. La inversión estimada para desarrollar la TCMD es del orden de los 7600 millones, los cuales se deben ejecutar en un lapso menor a un año y la idea es que sean aportados por los Socios; de no ser posible, la idea es vincular algún privado.
La Sociedad Portuaria se encuentra en un punto tal, que si no se fortalece operativa,
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administrativa y financieramente, de manera tal que empiece a generar recursos lo más pronto posible, lo más recomendable es liquidarla, pues para los entes de Control el cumplimiento de la Normatividad es independiente del tamaño y las capacidades técnicas, administrativas, operativas y financieras de la entidad pública vigilada, y ya se insinúa en los hallazgos de la contraloría, un posible detrimento patrimonial por parte de los accionistas, al no viabilizarse el proyecto de la TCMD: Consecuente con lo anterior, a continuación, se listan una serie de acciones operativas y estratégicas, en algunas de las cuales se tienen avances y en otras se deben empezar a gestionar:
1. Cambio de estatutos para transformar la Sociedad del Orden Departamental al Orden Municipal y lograr una mayor claridad en aspectos presupuestales, contables, financieros, laborales y de régimen de contratación. En el momento se tiene el borrador de los estatutos en revisión por parte del equipo técnico y jurídico de Inficaldas. Una vez se tenga visto bueno, se debe socializar a la Junta Directiva, llevar a aprobación por parte de la Asamblea y protocolizar los cambios mediante escritura pública, ante la Cámara de Comercio.
2. Plan de acción para la vigencia 2020. Se entrega reformulado y con planteamiento operativo hasta el inicio de operación de la TCMD. En el momento está en revisión por parte del equipo de Inficaldas, una vez validado por el equipo, se debe socializar nuevamente a la Junta Directiva y someterlo a aprobación de la misma.
3. Reforma al manual de contratación de la Sociedad incluyendo las funciones del interventor y aclarando otros aspectos de contratación. El abogado de la Sociedad, está elaborando la propuesta para someterlo a revisión y análisis del equipo técnico y jurídico de Inficaldas y posteriormente llevarlo a aprobación por parte de la Junta Directiva.
4. Capitalización de Gastos Operativos 2020. Se realizó el proceso en el mes de Julio, con una capitalización por 360 millones de pesos correspondientes a 360 acciones ordinarias, adquiridas en su totalidad por Inficaldas. Ya se recibió el pago correspondiente, pendiente emitir certificación del pago por parte de revisor fiscal y protocolizar el cambio accionario con escritura pública ante la Cámara de Comercio.
5. Continuidad en la implementación del MIPG con todos los instrumentos administrativos asociados. Se debe hacer énfasis en el seguimiento y control al cumplimiento del Plan de Mejoramiento y el Plan de auditorías. El modelo está operando y en mi concepto lo hace de manera satisfactoria, siendo éste uno de los mayores hitos dado lo reciente del inicio de su implementación.
6. Cumplimiento a cabalidad del Plan de Mejoramiento de la Contraloría General de Caldas. En el mes de Julio se presentó informe de avance a través de la plataforma de la contraloría. En lo posible, este plan se debe cumplir a cabalidad antes del 19 de septiembre, que es la fecha límite dada por la Contraloría para este fin. En este punto se debe hacer seguimiento a la consulta elevada ante el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) el 2 de julio y remitida, según el DAFP, por competencia, al ministerio de trabajo el 9 de julio, relacionada con el tipo de vinculación laboral y las prestaciones sociales asociadas al contrato de la Auxiliar administrativa de la Sociedad. En caso de no tener respuesta se debe proceder a tutelar al ente o los entes pertinentes a fin de obtener un concepto que sirva de soporte para argumentar ante el organismo de control.
7. Se debe definir si se continua o no con el Convenio interadministrativo de las Bodegas del IDEMA firmado en diciembre de 2019. Se recuerda que el convenio se encuentra suspendido, desde el acta de inicio, hasta tanto la Alcaldía entregue el predio libre de ocupación, lo cual estaba planteado para el mes de
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Mayo de 2020, pero debido a la incertidumbre en la continuidad operativa de la Sociedad, la cual se definió hasta el 27 de mayo, y al tema de la pandemia, éste plazo se ha alargado. En reunión del 9 de Julio, sostenida con el Secretario general y administrativo, la directora del área jurídica y un asesor jurídico de la Alcaldía, manifestaron a nombre de la Alcaldía, que el convenio era improcedente, que se debía terminar y liquidar de manera bilateral, y que las oficinas donde funciona la Sociedad, se entregarían en arriendo amortizando el mismo con los gastos de mantenimiento en que incurrió la Sociedad en el 2019 y formalizados mediante solicitud del 21 de febrero de 2020. Este tema es crucial y vital solucionarlo a la mayor brevedad posible, pues está asociado a la solución de varios de los hallazgos de la auditoría de la contraloría planteados en el plan de mejoramiento.
8. En reunión de Junta Directiva del 27 de mayo de 2020, la Alcaldía se comprometió a entregar a la Sociedad Portuaria en la vigencia 2020, vía capitalización en especie, previa aprobación por parte del Concejo Municipal, los predios denominados Bodegas del IDEMA, canchas concordia y bodegas Glacial. La idea era llevar el proyecto de acuerdo en sesiones extras en el mes Junio o Julio. De parte de la Sociedad se entregó toda la documentación pertinente de propiedad o en custodia de la misma, incluido borrador del proyecto de acuerdo y exposición de motivos del mismo. Hasta el momento no se ha definido por parte de la Alcaldía, cuando se presentará el proyecto de acuerdo al Concejo. Este aspecto es crucial para la operatividad y viabilidad del proyecto de la TCMD, pues repercute en la confiabilidad que se le debe brindar al inversionista privado interesado en el proyecto. Si no se logra la entrega de los predios en esta vigencia, se vería comprometida la viabilidad operativa de la Sociedad para la vigencia 2021.
9. Se debe empezar a adelantar la contratación de estudios técnicos para la TCMD que incluyen: Conceptualización operativa y funcional de la TCMD, estimación de intervenciones a realizar (en Fase II) y evaluación financiera del proyecto. En el presupuesto aprobado para la vigencia 2020 quedaron recursos de inversión para tal fin.
10. En el momento es muy baja la operatividad en la oficina, se debe contratar de manera inmediata la compra de papelería y útiles de aseo, así como comprar equipos de cómputo e impresora, de igual manera se debe arreglar la impresora existente. Así mismo, se debe realizar el arreglo de las canales de la oficina del local O-201-13, pues la oficina se moja con cualquier evento de lluvia. Estas actividades no se pudieron adelantar en su totalidad, en espera de la recepción efectiva de los recursos de la capitalización realizada en Julio de 2020, los cuales se recibieron el primero de septiembre. En coordinación con la Gerente designada para el cargo, se acordó adelantar de manera urgente la compra de artículos de oficina, los cuales e realizaron a través del contrato N°11 del 10 de septiembre de 2020 por un valor de $789.000. De igual forma se deja elaborado el análisis contractual para la compra y/o arriendo de los equipos de cómputo e impresora requeridos en la oficina.
11. Se debe realizar la inscripción de La Sociedad Portuaria en el SIGEP (Sistema de Información y Gestión del Empleo Público), se envió formulario de inscripción, pero la respuesta que nos dieron no es entendible. Se realizó nuevamente la gestión y se envió documentación solicitada el 1° de septiembre. En el momento se está esperando respuesta. Esta gestión es importante para proceder a inscribir a los funcionarios y contratistas de la entidad.
12. Se debe realizar consulta ante el AGN (Archivo General de la Nación) acerca del manejo específico del archivo de la Sociedad, dado nuestro tamaño y situación preoperativa en que nos encontramos. De igual forma se debe consultar sobre los requerimientos técnicos y operativos del área de archivo de la Sociedad.
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13. Se debe empezar la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) acorde al decreto 1072 del 2015 y a la resolución 0312 de 2019. En este sentido se aclara que en el presupuesto aprobado para 2020 se tiene la partida para contratar un profesional que oriente a la Gerencia en el inicio del cumplimiento de esta normatividad.
14. El señor Alcalde de La Dorada, formalizó la solicitud a la Sociedad para la Devolución de aportes de capitalización realizada en diciembre de 2019. Al respecto se le entregó a la Alcaldía un informe, el 30 de Julio, con las alternativas para realizar dicho trámite; se debe evaluar la continuidad del mismo.
15. En el acta de constitución de la Sociedad Portuaria, aparece el acuerdo del concejo municipal N°030 de mayo de 2005, en el cual se autoriza el Alcalde Municipal para Constituir la Sociedad Portuaria. En el artículo quinto de este acuerdo se describe el aporte del municipio equivalente a QUINCE ($15´000.000) MILLONES DE PESOS M/CTE y consistente con un aporte en especie de dos lotes de propiedad del Municipio identificados de la siguiente manera:
DESCRIPCIÓN MATRÍCULA INMOBILIARIA
FICHA CATASTRAL
ÁREA (m2)
Lote 1 01-00-0210-0001-000 106-4747 2329
Lote 2 01-00-0211-0001-000 106-4746 13580.5
Estos lotes fueron respaldados en su momento con acciones, pero los mismos no se incorporaron a los activos de la Sociedad, ya que la cesión no se formalizó mediante escritura pública ante la oficina de registro de instrumentos públicos, por lo que se debe subsanar esta situación. La Alcaldía es conocedora de dicha situación y en el mes de enero se encomendó por parte del señor alcalde, la tarea de solucionarla al área jurídica de la administración, dado que ya los lotes no representan ningún interés operativo y/o estratégico para la Sociedad y que la administración municipal tiene planteados proyectos a desarrollar en los mismos. Se debe continuar con esta gestión. El abogado contratista de la Sociedad, tiene un planteamiento para solucionar la situación.
Adjunto al presente informe de gestión, se entrega en formato digital y/o físico, dejando en poder de la auxiliar administrativa de la Sociedad, la siguiente información:
Acta de Juntas y Asambleas (Libro de Actas)
Procesos de Capitalización
Contratación por vigencia
Estatutos actuales - Manual de Contratación – Escritura de Constitución y cambios estatutarios de la Sociedad.
Soportes legales de la Sociedad (Cámara de Comercio, Pago de declaraciones etc.)
Plan de acción 2020
Control de carpetas de archivo
Control de correspondencia
Estudio de consultoría de plataforma logística realizado por IDOM en el 2019
Marco fiscal de mediano plazo 2021, con soporte de justificación macro, micro, local e institucional para la TCMD.
Carpeta con auditoria de la Contraloría: Informe preliminar, Derecho de Contradicción, Informe final, Derecho de petición sobre hallazgos fiscales, Respuesta al derecho de petición, Plan de mejoramiento en Word y en Excel. Informe avance plan de mejoramiento rendido en el mes de julio.
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Como conclusión, se entrega una entidad con un planteamiento administrativo funcional para su tamaño y su etapa preoperativa, con un Modelo Integrado de Planeación y Gestión funcionando, lo que permite el mejoramiento continuo. Se deben definir de manera urgente estrategias operativas de corto plazo que permitan empezar a generar recursos por parte de la Sociedad, o por lo menos clarificar su modelo de negocio en el corto y mediano plazo. Ya se tienen todos los elementos necesarios para viabilizar el proyecto, sólo falta la toma de decisiones por parte de los directivos. Como insumo importante para desarrollar lo anterior se entrega dentro del proceso de empalme, propuesta de Plan Operativo vigencia 2020-2022, el cual permite llevar la Sociedad a un nivel operativo donde genere ingresos de manera sostenible en el tiempo. 11. FIRMA: ORIGINAL FIRMADO _________________________________________ NOMBRE Y FIRMA FUNCIONARIO SALIENTE, RESPONSABLE (Titular o representante Legal) ORIGINAL FIRMADO _____________________________________________ NOMBRE Y FIRMA CONTRATISTA DE APOYO DE CONTROL INTERNO
