ANÁLISIS DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE...
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ANÁLISIS DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE LA
SECRETARÍA DISTRITAL DE CULTURA, RECREACIÓN Y
DEPORTE
Bogotá, D.C., abril de 2018
De conformidad con lo establecido en el artículo 9 del Acuerdo 24 de 1993
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-SDCRD
2
Tabla de contenido
Introducción .................................................................................................................................... 3
1. Metodología ........................................................................................................................... 3
2. Resultados .............................................................................................................................. 3
3. Recomendaciones .................................................................................................................. 6
Referencias ...................................................................................................................................... 6
Lista de tablas
Tabla 1. Matriz de categorización de hallazgos en los planes de mejoramiento de auditorías
internas. ........................................................................................................................................... 3
Lista de figuras
Figura 1. Distribución de los hallazgos (2014-2017). .................................................................... 4
Figura 2. Comportamiento de los principales hallazgos (2014-2017). ........................................... 5
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-SDCRD
3
Introducción
La Veeduría Distrital presenta a la Oficina de Control Interno de la Secretaría Distrital de
Cultura, Recreación y Deporte (SDCRD) este análisis de caracterización de los hallazgos
incluidos en los planes de mejoramiento institucional para el periodo 2014-2017, los cuales son
producto de las auditorías internas de la entidad, con el objetivo de identificar los principales
temas que debe abordar la entidad para el mejoramiento institucional y apoyar la labor
preventiva de la Oficina de Control Interno.
1. Metodología
Para realizar la caracterización de los hallazgos se definieron nueve categorías de análisis con
base en los elementos incluidos en el MECI 2014, así: i) Protocolos éticos y desarrollo del
talento humano, ii) Planes, programas y proyectos, iii) Modelo de operación por procesos, iv)
Indicadores de gestión, v) Políticas de operación, vi) Gestión de riesgos, vii) Autoevaluación del
control y gestión, viii) Auditoría interna y planes de mejoramiento, e ix) Información y
comunicación.
Posteriormente, se procedió a revisar y clasificar en cada una de las categorías los hallazgos
registrados en los planes de mejoramiento de las auditorías internas correspondientes a las
vigencias 2014, 2015, 2016 y 2017. Una vez finalizado este proceso, se totalizó el número de
hallazgos por categoría y se calculó el porcentaje de participación de cada categoría en el total de
hallazgos de las cuatro vigencias.
Como resultado de este ejercicio se identificaron las tres categorías con mayor participación en
el total de hallazgos y se analizaron las principales razones por las cuales estas categorías
generaron la mayor cantidad de hallazgos en la entidad. Finalmente, se realizan recomendaciones
a la entidad frente a los resultados obtenidos del análisis.
2. Resultados
El resultado de la clasificación de los hallazgos y los respectivos totales por categoría y por cada
una de las vigencias se presenta en la tabla 1.
Tabla 1. Matriz de categorización de hallazgos en los planes de mejoramiento de auditorías
internas. No. Elementos MECI Año 2014 Año 2015 Año 2016 Año 2017 Total
1. Modelo de operación por procesos 1 33 17 7 58
2. Planes, programas y proyectos 1 11 0 2 14
3. Protocolos éticos y desarrollo del talento humano 0 8 3 2 13
4. Indicadores de gestión 0 9 2 1 12
5. Auditoría interna y PM 2 6 2 1 11
6. Información y comunicación 1 7 1 1 10
7. Gestión de riesgos 1 4 0 0 5
8. Políticas de operación 1 2 0 1 4
9. Autoevaluación del control y gestión 0 3 0 0 3
Total 7 83 25 15 130
Fuente: elaborado por la Veeduría Distrital, con base en la información de planes de mejoramiento de la SDCRD.
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-SDCRD
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Con base en los resultados presentados en la tabla 1, se muestra el porcentaje de participación de
cada categoría en el total de hallazgos de las cuatro vigencias. Las categorías con mayor
participación en el total de hallazgos son: i) Modelo de operación por procesos (45%), ii) Planes,
programas y proyectos (11%), y iii) Protocolos éticos y desarrollo del talento humano (10%). Los
principales factores que originan que estas tres categorías presenten un número alto de hallazgos
se exponen a continuación.
Figura 1. Distribución de los hallazgos (2014-2017).
Fuente: elaborado por la Veeduría Distrital, con base en la información de planes de mejoramiento de la SDCRD.
Los hallazgos categorizados en el “modelo de operación por procesos” están relacionados
principalmente con la falta de control de registros, el incumplimiento y desactualización de
procedimientos y la caracterización del proceso.
Los hallazgos categorizados en “planes, programas y proyectos” son originados especialmente
por dificultades con las instalaciones físicas, como el archivo de gestión, que no cuenta con el
espacio suficiente para el desarrollo de las actividades propias de la gestión documental. Por otra
parte, hay lugares que no cumplen con las condiciones locativas ni operativas adecuadas para
almacenar materiales como el ACPM.
Los hallazgos categorizados en “protocolos éticos y desarrollo del talento humano” se generan
primordialmente porque no se encontraron documentos de verificación que permita dar a conocer
el nivel de cobertura del PIC (Plan Institucional de Capacitaciones) respecto de las actividades
programadas, aunque se observan evidencias de capacitaciones efectuadas.
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-SDCRD
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Al analizar el comportamiento de las tres categorías por cada una de las vigencias del periodo
analizado, se tiene que el mayor número de hallazgos corresponden a las vigencias 2015 y 2016,
mientras que en el 2014 y 2017 hubo una disminución significativa de los mismos.
Figura 2. Comportamiento de los principales hallazgos (2014-2017).
Fuente: elaborado por la Veeduría Distrital, con base en la información de planes de mejoramiento de la SDCRD.
En 2015, para la categoría “modelo de operación por procesos” se identificó que 25 de los 33
hallazgos tienen que ver con el incumplimiento a procedimientos, por ejemplo el PETIC (Plan
Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones); así mismo, falta control en los
registros como en el caso de algunas cuentas contables y, por último, la desactualización de la
caracterización del proceso. Entre tanto, en 2016 lo más notable estuvo en la desactualización del
“procedimiento derecho de petición” y el “procedimiento orientación al ciudadano”.
Para el año 2015, en relación con la categoría “planes, programas y proyectos” se encontró que
no se realizó la compra de la planta eléctrica, y tampoco se brindó el apoyo para sistematizar el
sistema de gestión de calidad de la entidad, como estaba planteado. Por otra parte, se evidenció
que la entidad no tenía actualizado el documento PIGA (Plan Institucional de Gestión
Ambiental). Posteriormente, en el 2017 sobresale que la entidad almacena combustible (ACPM)
para suministro de la planta eléctrica sin cumplir con las condiciones apropiadas.
Para la categoría “protocolos éticos y desarrollo del talento humano” en 2015, se halló que para el
manual de funciones y competencias laborales de la SDCRD, existen núcleos básicos del
conocimiento que no están incluidos según las disciplinas académicas y/o profesiones descritas
en los requisitos de formación académica de algunos perfiles profesionales.
De acuerdo con la Ley 1712 de 2014 los planes de mejoramiento de las auditorías internas
deberán reposar en la página web de cada entidad (art. 7). En el presente estudio se encontró que
1
33
17
7
1
11
02
0
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2014 2015 2016 2017
Modelo de Operación por Procesos Planes, Programas y Proyectos
Protocolos Éticos y Desarrollo TH
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la SDCRD tenía publicados los planes de mejoramiento de los años 2015, 2016 y 2017, sin
embargo, los del año 2014 no se encontraron disponibles en la página web en el momento en que
se realizó la correspondiente verificación.
3. Recomendaciones
1. Revisar periódicamente los procedimientos e instructivos por parte de sus responsables, y
divulgar los ajustes realizados a todos los servidores públicos de la entidad.
2. Realizar análisis periódico de cobertura del Plan Institucional de Capacitación para hacer
seguimiento respecto de las actividades programadas.
3. Actualizar el PIGA y fortalecer los espacios de comunicación para compartirlo a los
funcionarios y partes interesadas.
4. Revisar todos los perfiles y sus requisitos específicos contenidos en el manual de funciones,
dando lugar a las modificaciones que se requieran.
5. Validar el estado en el que se encuentran todas las acciones de mejoramiento de tal forma
que en las próximas auditorias se pueda generar una columna más en el archivo de Excel
que permita identificar si las acciones de mejora o correctivas están cerradas o abiertas.
Referencias
Congreso de la República. (6 de marzo de 2014). Por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan
otras disposiciones. [Ley 1712 de 2014]. DO: 49084.
FIN.
ANÁLISIS DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DEL
INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE
Bogotá, D.C., mayo de 2018
De conformidad con lo establecido en el artículo 9 del Acuerdo 24 de 1993
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-IDRD
2
Tabla de contenido
Introducción .................................................................................................................................... 3
1. Metodología ........................................................................................................................... 3 2. Resultados .............................................................................................................................. 3 3. Recomendaciones .................................................................................................................. 6 Referencias ...................................................................................................................................... 6
Lista de tablas
Tabla 1. Matriz de categorización de hallazgos en los planes de mejoramiento de auditorías
internas. .............................................................................................................................. 3
Lista de figuras
Figura 1. Distribución de los hallazgos (2014-2017). ..................................................................... 4 Figura 2. Comportamiento de los principales hallazgos (2014-2017). ............................................ 5
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-IDRD
3
Introducción
La Veeduría Distrital presenta a la Oficina de Control Interno del Instituto Distrital de
Recreación y Deporte (IDRD) este análisis de caracterización de los hallazgos incluidos en los
planes de mejoramiento institucional para el periodo 2014-2017, los cuales son producto de las
auditorías internas de la entidad, con el objetivo de identificar los principales temas que debe
abordar la entidad para el mejoramiento institucional y apoyar la labor preventiva de la Oficina
de Control Interno.
1. Metodología
Para realizar la caracterización de los hallazgos se definieron nueve categorías de análisis con
base en los elementos incluidos en el MECI 2014, así: i) Protocolos éticos y desarrollo del
talento humano, ii) Planes, programas y proyectos, iii) Modelo de operación por procesos, iv)
Indicadores de gestión, v) Políticas de operación, vi) Gestión de riesgos, vii) Autoevaluación del
control y gestión, viii) Auditoría interna y planes de mejoramiento, e ix) Información y
comunicación.
Posteriormente, se procedió a revisar y clasificar en cada una de las categorías los hallazgos
registrados en los planes de mejoramiento de las auditorías internas correspondientes a las
vigencias 2014, 2015, 2016 y 2017. Una vez finalizado este proceso, se totalizó el número de
hallazgos por categoría y se calculó el porcentaje de participación de cada categoría en el total de
hallazgos de las cuatro vigencias.
Como resultado de este ejercicio se identificaron las tres categorías con mayor participación en
el total de hallazgos y se analizaron las principales razones por las cuales estas categorías
generaron la mayor cantidad de hallazgos en la entidad. Finalmente, se realizan recomendaciones
a la entidad frente a los resultados obtenidos del análisis.
2. Resultados
El resultado de la clasificación de los hallazgos y los respectivos totales por categoría y por cada
una de las vigencias se presenta en la tabla 1.
Tabla 1. Matriz de categorización de hallazgos en los planes de mejoramiento de auditorías
internas. No. Elementos MECI Año 2014 Año 2015 Año 2016 Año 2017 Total
1. Autoevaluación del control y gestión 16 3 12 16 47
2. Modelo de operación por procesos 9 6 14 11 40
3. Información y comunicación 10 1 2 0 13
4. Planes, programas y proyectos 0 0 4 4 8
5. Gestión de riesgos 0 0 4 2 6
6. Indicadores de gestión 1 0 1 1 3
7. Protocolos éticos y desarrollo del talento humano 1 0 1 0 2
8. Auditoría interna y PM 0 0 1 1 2
9. Políticas de operación 0 0 0 0 0
Total 37 10 39 35 121
Fuente: elaborado por la Veeduría Distrital, con base en la información de planes de mejoramiento del IDRD.
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de auditorías internas 2014 a 2017-IDRD
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Con base en los resultados de la tabla 1, se muestra el porcentaje de participación de cada
categoría en el total de hallazgos de las 4 vigencias, teniendo que las categorías con mayor
participación en el total de hallazgos son: i) Autoevaluación del control y gestión (39%), ii)
Modelo de operación por procesos (33%), e iii) Información y comunicación (11%). Los
principales factores que originan que estas tres categorías presenten un número alto de hallazgos
se exponen a continuación.
Figura 1. Distribución de los hallazgos (2014-2017).
Fuente: elaborado por la Veeduría Distrital, con base en la información de planes de mejoramiento del IDRD.
Los hallazgos categorizados en “autoevaluación del control y gestión” estuvieron relacionados
principalmente con la falta de control en la supervisión de las obligaciones en contratos de
prestación de servicios, de obra y de interventoría. También con falencias en los estudios previos
y en la planeación de los contratos, porque no se tuvieron en cuenta los mínimos exigidos por el
decreto 1510 de 2013, además de los requisitos de la fase precontractual, establecidos en el
manual de contratación.
Los hallazgos categorizados en “modelo de operación por procesos” se originaron
especialmente por la falta de control de registros y folios de los expedientes, desactualización de
procedimientos, deficiencias en la actualización de documentación técnica, como son los planos
definitivos, las programaciones y presupuestos en las obras durante su construcción y por el
incumplimiento de la norma de la International Organization for Standardization ISO 9001:2008
y la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000:2009.
Los hallazgos categorizados en “información y comunicación” se generaron primordialmente por
la debilidad en la información a los usuarios de las localidades sobre cada una de las actividades,
programas y ofertas recreo deportivas del IDRD.
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de auditorías internas 2014 a 2017-IDRD
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Al analizar el comportamiento de las tres categorías por cada una de las vigencias del periodo
analizado, se observó que el mayor número de hallazgos corresponde a las vigencias 2014, 2016
y 2017, mientras que en 2015 hubo una disminución significativa de los mismos.
Figura 2. Comportamiento de los principales hallazgos (2014-2017).
Fuente: elaborado por la Veeduría Distrital, con base en la información de planes de mejoramiento del IDRD.
Los hallazgos para la categoría “autoevaluación del control y gestión” en el 2014 estuvieron
relacionados con la falta de documentación precontractual e informes de ejecución donde se
evidencie el cumplimiento de las obligaciones de los contratos de instructores deportivos. Entre
tanto, en 2015 no se reflejó el seguimiento a la percepción del cliente y sus expectativas. Para
2016, se apreciaron debilidades en cuanto al control del manejo de los anticipos entregados en el
caso de los contratos de obra para los Parques Vecinales y el Parque Tabora. Finalmente, en 2017
se evidenció que en algunas bodegas de las Instituciones Educativas Distritales (IED), los
parques distritales y escenarios deportivos se encontraba material nuevo de algunos centros de
interés (uniformes, implementos, material de esgrima, balones, gafas para piscina, entre otros)
que no estaba siendo utilizado en el desarrollo de las actividades, afectando así el
aprovechamiento de los mismos para otras instituciones que hacían parte del proyecto y que
requerían ese el material.
Para el año 2014 y 2015 en relación con la categoría “modelo de operación por procesos” se
observó la desactualización de varios procedimientos; por ejemplo, el Plan Institucional de
Gestión Ambiental (PIGA) en cuanto a la normatividad interna y externa se refiere. Entre tanto,
en 2016 se detectó que las firmas en algunos folios presentaban tachones y enmendaduras;
también se evidenció que algunos deportistas, delegados y operativos informaron no haber
asistido a las competencias realizadas y, sin embargo, si fueron relacionados en los listados y
16
3
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2014 2015 2016 2017Autoevaluación del Control y Gestión Modelo de Operación por Procesos
Información y Comunicación
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aparecen sus números telefónicos. Para el 2017, no se evidenció que el formato de aprobación de
préstamos de escenarios para la cancha sintética de futbol y parque Los Naranjos se hubiese
diligenciado; tampoco se encontró en el Sistema Integrado de Gestión y en el Subsistema de
Gestión de Calidad la documentación referente al procedimiento sobre el otorgamiento de
permisos de aprovechamiento económico a los organismos deportivos, a través de un concepto
técnico.
Para la categoría “información y comunicación”, en 2014 se detectaron falencias en la
información de las vallas o avisos informativos que debían estar dispuestos todo el tiempo para el
público en el sitio de ejecución de las obras, mientras durara la construcción.
De acuerdo con la Ley 1712 de 2014 los planes de mejoramiento de las auditorías internas
deberán reposar en la página web de cada entidad (art. 7). Para el caso del presente estudio se
encontró que el IDRD cumple con este mandato.
3. Recomendaciones
1. Definir e implementar plan de mejora con acciones preventivas para disminuir riesgos que se
presenten en el desarrollo de próximos contratos de obra.
2. Establecer estrategias para promover los servicios y divulgar los programas que desarrolla el
IDRD en los puntos donde tiene presencia la entidad en las localidades.
3. Revisar periódicamente los procedimientos y documentos por parte de sus responsables, y
divulgar los ajustes realizados a todos los servidores públicos de la entidad
Referencias
Congreso de la República. (6 de marzo de 2014). Por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan
otras disposiciones. [Ley 1712 de 2014]. DO: 49084.
FIN.
ANÁLISIS DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE LA
ORQUESTA FILAMÓNICA DE BOGOTÁ
Bogotá, D.C., mayo de 2018
De conformidad con lo establecido en el artículo 9 del Acuerdo 24 de 1993
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de auditorías internas 2014 a 2017-OFB
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Tabla de contenido
Introducción ..................................................................................................................................... 3
1. Metodología ............................................................................................................................ 3 2. Resultados ............................................................................................................................... 3 3. Recomendaciones ................................................................................................................... 7 Referencias ....................................................................................................................................... 7
Lista de tablas
Tabla 1. Matriz de categorización de hallazgos en los planes de mejoramiento de auditorías
internas. .............................................................................................................................. 3
Lista de figuras
Figura 1. Distribución de los hallazgos (2014-2017). ..................................................................... 4 Figura 2. Comportamiento de los principales hallazgos (2014-2017). ............................................ 5
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-OFB
3
Introducción
La Veeduría Distrital presenta a la Oficina de Control Interno de la Orquesta Filarmónica de
Bogotá (OFB) este análisis de caracterización de los hallazgos incluidos en los planes de
mejoramiento institucional para el periodo 2014-2017, los cuales son producto de las auditorías
internas de la entidad, con el objetivo de identificar los principales temas que debe abordar la
entidad para el mejoramiento institucional y apoyar la labor preventiva de la Oficina de Control
Interno.
1. Metodología
Para realizar la caracterización de los hallazgos se definieron nueve categorías de análisis con base
en los elementos incluidos en el MECI 2014, así: i) Protocolos éticos y desarrollo del talento
humano, ii) Planes, programas y proyectos, iii) Modelo de operación por procesos, iv) Indicadores
de gestión, v) Políticas de operación, vi) Gestión de riesgos, vii) Autoevaluación del control y
gestión, viii) Auditoría interna y planes de mejoramiento, e ix) Información y comunicación.
Posteriormente, se procedió a revisar y clasificar en cada una de las categorías los hallazgos
registrados en los planes de mejoramiento de las auditorías internas correspondientes a las
vigencias 2014, 2015, 2016 y 2017. Una vez finalizado este proceso, se totalizó el número de
hallazgos por categoría y se calculó el porcentaje de participación de cada categoría en el total de
hallazgos de las cuatro vigencias.
Como resultado de este ejercicio se identificaron las tres categorías con mayor participación en el
total de hallazgos y se analizaron las principales razones por las cuales estas categorías generaron
la mayor cantidad de hallazgos en la entidad. Finalmente, se realizan recomendaciones a la entidad
frente a los resultados obtenidos del análisis.
2. Resultados
El resultado de la clasificación de los hallazgos y los respectivos totales por categoría y por cada
una de las vigencias se presenta en la tabla 1.
Tabla 1. Matriz de categorización de hallazgos en los planes de mejoramiento de auditorías
internas. No. Elementos MECI Año 2014 Año 2015 Año 2016 Año 2017 Total
1. Modelo de operación por procesos 22 24 24 12 82
2. Autoevaluación del control y gestión 7 31 11 16 65
3. Información y comunicación 9 19 18 11 57
4. Planes, programas y proyectos 12 8 16 5 41
5. Protocolos éticos y desarrollo del talento humano 7 14 10 3 34
6. Gestión de riesgos 5 11 12 5 33
7. Indicadores de gestión 7 3 11 6 27
8. Políticas de operación 3 3 3 2 11
9. Auditoría interna y PM 1 3 1 3 8
Total 73 116 106 63 358
Fuente: elaborado por la Veeduría Distrital, con base en la información de planes de mejoramiento de la OFB.
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Con base en los resultados presentados en la tabla 1, se muestra el porcentaje de participación de
cada categoría en el total de hallazgos de las cuatro vigencias. Las categorías con mayor
participación en el total de hallazgos son: i) Modelo de operación por procesos (23%), ii)
Autoevaluación del control y gestión (18%), e iii) Información y comunicación (16%). Los
principales factores que originan que estas tres categorías presenten un número alto de hallazgos
se exponen a continuación.
Figura 1. Distribución de los hallazgos (2014-2017).
Fuente: elaborado por la Veeduría Distrital, con base en la información de planes de mejoramiento de la OFB.
Los hallazgos categorizados en el “modelo de operación por procesos” están relacionados
principalmente con debilidades en los registros y el incumplimiento y desactualización de
procedimientos.
Los hallazgos categorizados en “autoevaluación del control y gestión” son originados
especialmente porque la entidad no realizó un adecuado seguimiento a la aplicación de los controles
en contratos, en los datos informados afectando la fiabilidad de los mismos, a los documentos
soportes de las liquidaciones, al manejo adecuado del inventario de elementos devolutivos a cargo
de cada funcionario ubicados en la sede Programas Didácticos, Música Académica y Jornada 40
horas, así como el inventario a cargo de la responsable del Banco de Partituras y el de la Dirección
General.
Los hallazgos categorizados en “información y comunicación” se generan primordialmente por
incumplimiento en los tiempos establecidos para la publicación de información en el portal SECOP
(Sistema Electrónico para la Contratación Pública) y también debido a debilidades en la gestión
documental.
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Al analizar el comportamiento de las tres categorías por cada una de las vigencias del periodo
analizado, se tiene que el mayor número de hallazgos corresponden a las vigencias 2015 y 2016,
mientras que en el 2014 y 2017 hubo una disminución significativa de los mismos.
Figura 2. Comportamiento de los principales hallazgos (2014-2017).
Fuente: elaborado por la Veeduría Distrital, con base en la información de planes de mejoramiento de la OFB.
En 2014, para la categoría “modelo de operación por procesos se identificaron imprecisiones en
los procedimientos establecidos y la desactualización de la caracterización del proceso. También,
se destaca que no se contaba con un procedimiento definido para las actividades relacionadas con
la operación de la caja menor. Para el 2015, los procedimientos y formatos relacionados con el
proceso se encontraron desactualizados, no estaban definidos los flujogramas de los procesos y las
actividades no tenían definidos tiempos de ejecución. Por otra parte, no se definió un
procedimiento que garantice la actualización, verificación y control de los cálculos para la
liquidación de la nómina y aportes a la seguridad social, en el que se establezcan responsables y
periodicidad de su realización. Entre tanto, en el año 2016 lo más notable estuvo en la
desactualización de los procedimientos “administración plan de bienestar e incentivos” y “control
de documentos”. Además, no se documentaron la caracterización del proceso de formación
musical, ni los procedimientos asociados. En 2017, no se cumplió con lo estipulado en los
siguientes procedimientos: “nómina y seguridad social TH-P-03” y “conciertos orquesta MS-P-
01”
Para el año 2014, en relación con la categoría “autoevaluación del control y gestión” se encontró
que no se dispone de un cronograma de presentación de informes por parte de las áreas de
presupuesto, contabilidad y tesorería, para controlar la gestión sobre los mismos. Además, se
resalta que no se realizó de manera adecuada conciliaciones entre las áreas de tesorería y
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12
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2014 2015 2016 2017Modelo de Operación por Procesos Autoevaluación del Control y Gestión
Información y Comunicación
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contabilidad para efectos de la presentación de las declaraciones tributarias. En 2015 se presentaron
debilidades en los controles establecidos dentro del área de tesorería. Por otro lado, no se
evidencian controles al contrato de prestación de servicios 203 de 2014 (servicio especializado de
seguridad y vigilancia privada) por parte del supervisor que permitan verificar el cumplimiento de
cada una de las obligaciones del mismo, ni de los compromisos establecidos en la propuesta por
parte del contratista. Para 2016 se observaron debilidades en las acciones de autoevaluación de la
gestión tanto de la dependencia, como en el seguimiento a la autoevaluación institucional,
establecida en el procedimiento “autoevaluación de la gestión”. Finalmente se resalta que no hubo
uniformidad en la utilización de los formatos implementados para el registro y control de
beneficiarios, artistas formadores, personal de apoyo, planes e informes, de tal manera que sirvan
para la consolidación e identificación de desviaciones o debilidades de control, que conlleven a la
implementación de acciones correctivas, preventiva y de mejora de los mismos. En el 2017, Se
presentaron inexactitudes en los cálculos de nómina y su correspondiente pago, así mismo,
deficiencias en la administración y control en el manejo de bienes devolutivos y de consumo en el
Almacén.
Para la categoría “información y comunicación” en 2014, se halló que el Sistema de Información
sobre el cual se procesa la nómina (hoja de Excel) no cumple los estándares requeridos que
garanticen una adecuada gestión del proceso de nómina, con criterios de calidad y trazabilidad. En
2015, sobresalen debilidades en la gestión documental de los contratos, pues no se encuentran
actualizados todos los documentos relacionados con los mismos, faltan informes de ejecución y
supervisión, así como la hoja de control de documentos en algunas carpetas. Para 2016, no se
evidencian actualizaciones de las tablas de retención documental de la entidad debidamente
adoptadas, socializadas y publicadas, de igual modo, no se tienen lineamientos claros respecto de
la gestión documental del proceso, la cual se encuentra dispersa y por lo tanto no se tiene
información completa de la gestión y operación de los Centros Orquestales. Finalmente en 2017,
se evidenciaron debilidades en la gestión de la Oficina Asesora Jurídica, relacionadas con la
publicación en el SECOP dentro de los términos establecidos en la normatividad vigente (Decreto
1510 de 2013); de los 19 contratos de apoyo a la gestión de la Dirección Sinfónica suscritos en las
vigencias 2016 y 2017, 16 de ellos fueron publicados de manera extemporánea. Así mismo, se
presentan falencias en la gestión documental dado que se evidenció lo siguiente: documentos
duplicados, no se realizó la implementación de la hoja de control, no conserva la foliación en orden
lógico del contenido de los documentos, se incluyen documentos que no corresponden al
expediente, el orden de las carpetas no corresponden a la secuencia del proceso, no se incluye en
el expediente físico todos los documentos que corresponden al proceso y documentos no legibles.
De acuerdo con la Ley 1712 de 2014 los planes de mejoramiento de las auditorías internas deberán
reposar en la página web de cada entidad (art. 7). Para el caso del presente estudio se encontró que
la OFB cumple con este mandato.
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-OFB
7
3. Recomendaciones
1. Revisar periódicamente los procedimientos y registros por parte de sus responsables, y
divulgar los ajustes realizados a todos los servidores públicos de la entidad.
2. Garantizar que se cumpla con los controles que se requieren ejercer sobre los contratos, el
manejo de los inventarios de la entidad, el manejo de bienes devolutivos y de consumo en el
Almacén.
3. Garantizar que se realicen las correcciones que haya lugar para evitar falencias en los cálculos
de nómina.
4. Validar que se esté dando cumplimiento a la Ley General de Archivos No. 594 de 2000 del
Archivo General de la Nación.
Referencias
Congreso de la República. (6 de marzo de 2014). Por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras
disposiciones. [Ley 1712 de 2014]. DO: 49084.
FIN.
ANÁLISIS DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE LA
FUNDACIÓN GILBERTO ALZATE AVENDAÑO
Bogotá, D.C., mayo de 2018
De conformidad con lo establecido en el artículo 9 del Acuerdo 24 de 1993
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-FUGA
2
Tabla de contenido
Introducción .................................................................................................................................... 3
1. Metodología ........................................................................................................................... 3 2. Resultados .............................................................................................................................. 3 3. Recomendaciones .................................................................................................................. 6 Referencias ...................................................................................................................................... 6
Lista de tablas
Tabla 1. Matriz de categorización de hallazgos en los planes de mejoramiento de auditorías
internas. .............................................................................................................................. 3
Lista de figuras
Figura 1. Distribución de los hallazgos (2015-2017). ..................................................................... 4 Figura 2. Comportamiento de los principales hallazgos (2015-2017). ............................................ 5
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-FUGA
3
Introducción
La Veeduría Distrital presenta a la Oficina de Control Interno de la Fundación Gilberto Álzate
Avendaño (FUGA) este análisis de caracterización de los hallazgos incluidos en los planes de
mejoramiento institucional para el periodo 2014-2017, los cuales son producto de las auditorías
internas de la entidad, con el objetivo de identificar los principales temas que debe abordar la
entidad para el mejoramiento institucional y apoyar la labor preventiva de la Oficina de Control
Interno.
1. Metodología
Para realizar la caracterización de los hallazgos se definieron nueve categorías de análisis con
base en los elementos incluidos en el MECI 2014, así: i) Protocolos éticos y desarrollo del
talento humano, ii) Planes, programas y proyectos, iii) Modelo de operación por procesos, iv)
Indicadores de gestión, v) Políticas de operación, vi) Gestión de riesgos, vii) Autoevaluación del
control y gestión, viii) Auditoría interna y planes de mejoramiento, e ix) Información y
comunicación.
Posteriormente, se procedió a revisar y clasificar en cada una de las categorías los hallazgos
registrados en los planes de mejoramiento de las auditorías internas correspondientes a las
vigencias 2014, 2015, 2016 y 20171. Una vez finalizado este proceso, se totalizó el número de
hallazgos por categoría y se calculó el porcentaje de participación de cada categoría en el total de
hallazgos de las cuatro vigencias.
Como resultado de este ejercicio se identificaron las tres categorías con mayor participación en
el total de hallazgos y se analizaron las principales razones por las cuales estas categorías
generaron la mayor cantidad de hallazgos en la entidad. Finalmente, se realizan recomendaciones
a la entidad frente a los resultados obtenidos del análisis.
2. Resultados
El resultado de la clasificación de los hallazgos y los respectivos totales por categoría y por cada
una de las vigencias se presenta en la tabla 1.
Tabla 1. Matriz de categorización de hallazgos en los planes de mejoramiento de auditorías
internas. No. Elementos MECI Año 2015 Año 2016 Año 2017 Total
1. Modelo de operación por procesos 8 4 12 24
2. Protocolos éticos y desarrollo talento humano 13 1 1 15
3. Información y comunicación 9 1 4 14
4. Autoevaluación del control y gestión 4 7 1 12
5. Planes, programas y proyectos 12 1 1 14
6. Auditoría interna y PM 2 0 2 4
7. Gestión de riesgos 2 0 1 3
8. Políticas de operación 4 0 0 4
9. Indicadores de gestión 1 0 1 2
Total 55 14 23 92
Fuente: elaborado por la Veeduría Distrital, con base en la información de planes de mejoramiento de la FUGA.
1 Para 2014 la entidad manifiesta que no se registraron los hallazgos que dan origen al plan de mejoramiento, por lo tanto, esta vigencia no será analizada.
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-FUGA
4
Con base en los resultados presentados en la tabla 1, se muestra el porcentaje de participación de
cada categoría en el total de hallazgos de las tres vigencias. Las categorías con mayor
participación en el total de hallazgos son: i) Modelo de operación por procesos (26%), ii)
Protocolos éticos y desarrollo del talento humano (16%), e iii) Información y comunicación
(15%). Los principales factores que originan que estas tres categorías presenten un número alto
de hallazgos se exponen a continuación.
Figura 1. Distribución de los hallazgos (2015-2017).
Fuente: elaborado por la Veeduría Distrital, con base en la información de planes de mejoramiento de la FUGA.
Los hallazgos categorizados en el “modelo de operación por procesos” estuvieron relacionados
principalmente con la no inclusión de la totalidad de los descuentos de ley efectuados en
diciembre de 2016 en las declaraciones tributarias presentadas en el año 2017; también se
evidenció la desactualización de procedimientos, formatos de registro y el normograma de la
entidad.
Los hallazgos categorizados en “protocolos éticos y desarrollo del talento humano” se originaron
especialmente porque no se evidenció socialización de los principios y valores éticos de la
entidad, políticas de talento humano, mapa de procesos, indicadores, estructura organizacional,
políticas de operación, políticas de administración del riesgo y temas de gestión documental. Por
otra parte, no se encontró registro de capacitación para funcionarios y contratistas sobre el
manejo de los documentos físicos y tablas de retención documental.
Los hallazgos categorizados en “información y comunicación” se generaron primordialmente
porque no se tenían publicados en la intranet de la entidad varios procedimientos de gestión. Otro
aspecto importante radica en que el plan de comunicaciones no tiene incorporado los requisitos
que debe cumplir la información que se va a publicar en la página web de la entidad.
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-FUGA
5
Al analizar el comportamiento de las tres categorías por cada una de las vigencias del periodo
analizado, se tiene que el mayor número de hallazgos corresponde a las vigencias 2015 y 2017,
mientras que en el 2016 hubo una disminución significativa de los mismos.
Figura 2. Comportamiento de los principales hallazgos (2015-2017).
Fuente: elaborado por la Veeduría Distrital, con base en la información de planes de mejoramiento de la FUGA.
En 2015, para la categoría “modelo de operación por procesos” se identificó la desactualización
del procedimiento de gestión contractual y el normograma de la entidad. Por otro lado, en 2017
se determinó que no estaban documentadas las actividades que realiza el grupo de apoyo
administrativo en el Sistema Integrado de Gestión (SIG) y la información originada de los
espacios de participación ciudadana de la vigencia anterior; tampoco se encontraban
estandarizados en el SIG los registros empleados para los conceptos técnicos de equipos de
cómputo, software, equipos audiovisuales, luminarias, entre otros.
Para el año 2015, en relación con la categoría “protocolos éticos y desarrollo del talento
humano” se encontró que no había medición del clima laboral interno; además, los responsables
del proceso contable no conocían sus procedimientos, sus riesgos ni el manual de funciones.
Para la categoría “información y comunicación” en 2015, se estableció que no se encontraban
publicados en la intranet los procedimientos de gestión contable y gestión de pagos. Además, no
existía un submenú con toda la información que se debía publicar para dar cumplimiento a la Ley
de la Transparencia. En 2016 se destacó que no se encontraban controlados, depurados y
cuantificados los inventarios de la entidad. Entre tanto, en 2017 sobresalieron debilidades
respecto de la socialización del normograma a todos los niveles de la organización, para
garantizar su entendimiento.
8
4
12
13
1 1
9
1
4
2015 2016 2017
Modelo de Operación por Procesos Protocolos Éticos y Desarrollo del talento humano
Información y Comunicación
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-FUGA
6
De acuerdo con la Ley 1712 de 2014 los planes de mejoramiento de las auditorías internas
deberán reposar en la página web de cada entidad (art. 7). Para el caso del presente estudio se
encontró que la FUGA cumple con este mandato.
3. Recomendaciones
1. Revisar periódicamente los procedimientos, los formatos asociados y el normograma de la
entidad por parte de sus responsables y divulgar los ajustes realizados a todos los servidores
públicos de la entidad.
2. Publicar los documentos, informes y procedimientos en la intranet de la entidad, dentro de
los plazos legales definidos.
3. Garantizar que se corrijan las declaraciones tributarias, presentar y pagar las diferencias de
los descuentos dejados de reportar.
4. Desplegar a los funcionarios y contratistas de la entidad toda la información referente a los
acuerdos, compromisos o protocolos éticos de la entidad.
5. Validar para la vigencia 2014 por qué razón los hallazgos de las auditorías internas no
estaban registrados en los planes de mejoramiento y tomar medidas preventivas al respecto
para evitar la recurrencia de este suceso.
Referencias
Congreso de la República. (6 de marzo de 2014). Por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan
otras disposiciones. [Ley 1712 de 2014]. DO: 49084.
FIN.
ANÁLISIS DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DEL
INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES
Bogotá, D.C., mayo de 2018
De conformidad con lo establecido en el artículo 9 del Acuerdo 24 de 1993
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-IDARTES
2
Tabla de contenido
Introducción ..................................................................................................................................... 3
1. Metodología ............................................................................................................................ 3 2. Resultados ............................................................................................................................... 3 3. Recomendaciones ................................................................................................................... 6 Referencias ....................................................................................................................................... 7
Lista de tablas
Tabla 1. Matriz de categorización de hallazgos en los planes de mejoramiento de auditorías
internas. .............................................................................................................................. 3
Lista de figuras
Figura 1. Distribución de los hallazgos (2014-2017). ..................................................................... 4 Figura 2. Comportamiento de los principales hallazgos (2014-2017). ............................................ 5
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-IDARTES
3
Introducción
La Veeduría Distrital presenta a la Oficina de Control Interno del Instituto Distrital de las Artes
(IDARTES) este análisis de caracterización de los hallazgos incluidos en los planes de
mejoramiento institucional para el periodo 2014-2017, los cuales son producto de las auditorías
internas de la entidad, con el objetivo de identificar los principales temas que debe abordar la
entidad para el mejoramiento institucional y apoyar la labor preventiva de la Oficina de Control
Interno.
1. Metodología
Para realizar la caracterización de los hallazgos se definieron nueve categorías de análisis con base
en los elementos incluidos en el MECI 2014, así: i) Protocolos éticos y desarrollo del talento
humano, ii) Planes, programas y proyectos, iii) Modelo de operación por procesos, iv) Indicadores
de gestión, v) Políticas de operación, vi) Gestión de riesgos, vii) Autoevaluación del control y
gestión, viii) Auditoría interna y planes de mejoramiento, e ix) Información y comunicación.
Posteriormente, se procedió a revisar y clasificar en cada una de las categorías los hallazgos
registrados en los planes de mejoramiento de las auditorías internas correspondientes a las
vigencias 2014, 2015, 2016 y 2017. Una vez finalizado este proceso, se totalizó el número de
hallazgos por categoría y se calculó el porcentaje de participación de cada categoría en el total de
hallazgos de las cuatro vigencias.
Como resultado de este ejercicio se identificaron las tres categorías con mayor participación en el
total de hallazgos y se analizaron las principales razones por las cuales estas categorías generaron
la mayor cantidad de hallazgos en la entidad. Finalmente, se realizan recomendaciones a la entidad
frente a los resultados obtenidos del análisis.
2. Resultados
El resultado de la clasificación de los hallazgos y los respectivos totales por categoría y por cada
una de las vigencias se presenta en la tabla 1.
Tabla 1. Matriz de categorización de hallazgos en los planes de mejoramiento de auditorías
internas. No. Elementos MECI Año 2014 Año 2015 Año 2016 Año 2017 Total
1. Modelo de operación por procesos 2 16 62 13 93
2. Autoevaluación del control y gestión 1 10 44 22 77
3. Información y comunicación 3 1 37 17 58
4. Planes, programas y proyectos 2 5 23 6 36
5. Gestión de riesgos 2 3 8 0 13
6. Políticas de operación 2 0 6 0 8
7. Protocolos éticos y desarrollo del talento humano 0 2 3 1 6
8. Auditoría interna y PM 0 0 2 0 2
9. Indicadores de gestión 0 0 1 0 1
Total 11 37 186 59 293
Fuente: elaborado por la Veeduría Distrital, con base en la información de planes de mejoramiento del IDARTES.
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-IDARTES
4
Con base en los resultados presentados en la tabla 1, se muestra el porcentaje de participación de
cada categoría en el total de hallazgos de las cuatro vigencias. Las categorías con mayor
participación en el total de hallazgos son: i) Modelo de operación por procesos (32%), ii)
Autoevaluación del control y gestión (26%), e iii) Información y comunicación (20%). Los
principales factores que originan que estas tres categorías presenten un número alto de hallazgos
se exponen a continuación.
Figura 1. Distribución de los hallazgos (2014-2017).
Fuente: elaborado por la Veeduría Distrital, con base en la información de planes de mejoramiento del IDARTES.
Los hallazgos categorizados en el “modelo de operación por procesos” estuvieron relacionados
principalmente con la falta de control de registros y el incumplimiento y desactualización de
procedimientos de la entidad.
Los hallazgos categorizados en “autoevaluación del control y gestión” se originaron especialmente
porque no se identificaron oportunamente las deficiencias y/o atrasos en la ejecución de convenios
y contratos; por otra parte, la clasificación de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias
(PQRS) se realizó en forma errada.
Los hallazgos categorizados en “información y comunicación” se generaron primordialmente por
falencias en la gestión documental, tanto de contratos y de otros expedientes de la gestión.
Al analizar el comportamiento de las tres categorías por cada una de las vigencias del periodo
analizado, se observó que el mayor número de hallazgos corresponde a las vigencias 2016 y 2017,
mientras que en el 2014 y 2015 hubo una disminución significativa de los mismos.
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-IDARTES
5
Figura 2. Comportamiento de los principales hallazgos (2014-2017).
Fuente: elaborado por la Veeduría Distrital, con base en la información de planes de mejoramiento del IDARTES.
En 2015, para la categoría “modelo de operación por procesos, se identificó que la mayoría de las
actividades realizadas por el área de producción no se encuentran documentadas. Por otra parte,
esta misma área utilizó formatos denominados orden de servicios, solicitud de servicios y/o
insumos logísticos y, formato de confirmación de servicios, los cuales no estaban codificados
dentro del Sistema Integrado de Gestión (SIG). Para 2016, se estableció que los registros de
asistencia se realizaron en días diferentes a los días en que se llevaron a cabo las respectivas clases;
se encontraron 65 registros con fechas erradas. Entre tanto, en 2017 se evidenció que los
procedimientos formulación y seguimientos planes de acción, formulación y actualización
proyectos de inversión, seguimientos proyectos de inversión, planeación estratégica institucional
y elaboración aprobaciones planes de contratación, se encontraban desactualizados porque aún no
tenían incorporada la normatividad vigente.
Para el año 2015, en relación con la categoría “autoevaluación del control y gestión” se identificó
que uno de los escenarios del Festival Rock al Parque 2015 no se encontraba en las mismas
condiciones de acuerdo con la propuesta económica; también se presentaron facturas con insumos
de Back Line que no estaban establecidos en la propuesta seleccionada ni en el estudio previo del
proceso para los Festivales Colombia y Salsa al Parque. Por último, cabe anotar que no se cumplió
con los términos de contestación de las PQRS por parte de las diferentes áreas del Instituto para
esta vigencia. Entre tanto, en 2016 se presentaron deficiencias en contratos y convenios: en el
contrato 609-2015 suscrito con Paralelo 10 Limitada se estableció la entrega de 300 ejemplares
del libro “Mirar de la vida profunda”, estableciéndose el ingreso al almacén de 71 libros y sin se
evidencia soporte de ingreso o distribución de los 229 libros restantes. En el contrato 496-2015
suscrito con la Fundación T de Teatro, se evidenció que en la facturación de la Fundación T de
teatro la resolución de la DIAN es del 07/03/2013 y la factura expedida es del 16/03/2015,
2
16
62
13
1
10
44
22
31
37
17
2014 2015 2016 2017Modelo de Operación por Procesos Autoevaluación del Control y Gestión
Información y Comunicación
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-IDARTES
6
transcurriendo más de 2 años. Se repitió la situación para las facturas No 0076 y 0079. Por otra
parte, en el convenio de asociación 1175-2015, suscrito con la Corporación GAIA Lúdica y
Cultura, se observó que el acta de inicio original con fecha 17 de julio de 2015, no reposaba en el
expediente. En el 2017, se destacó que dentro de la ejecución del contrato 641-2017 suscrito con
la Corporación La Quintaesencia, se realizaron actividades en fechas diferentes a las contempladas
en el cronograma inicial, y no se realizó la modificación oportunamente. Por otro lado, no se
evidenció en las diferentes sedes o equipamientos la existencia de algún tipo de aviso o cartel en
donde se le informara a la ciudadanía a dónde se podría comunicar o cómo podría elevar una
PQRS.
Para la categoría “información y comunicación” en 2014, se evidenció que se debía dar
cumplimiento a la "Ley General de Archivos" 594 de 2000 del Archivo General de la Nación
(AGN), artículos 19, 21 y 22, la cual obliga a las entidades a elaborar programas de gestión
documental haciendo uso de tecnologías y medios informáticos que permitan la mejora continua
de los procesos de gestión y organización de archivos en el IDARTES. En el año 2016, se evidenció
que en el contrato 496-2015 suscrito con la Fundación T de Teatro, el acta de inicio no estaba
firmada por las partes y, aún así, se realizó el pago. En 2017, se observaron inconvenientes en la
conformación cronológica y foliado de los expedientes del Consejo Distrital de Artes Plásticas y
de la “Mesa de Grafiti- Comité para la práctica responsable 2016”, de conformidad con la ley 594
de 2000 y el Acuerdo 42 de 2002 y 02 de 2014 expedido por el AGN, por medio del cual se
establecen los criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de
los expedientes.
De acuerdo con la Ley 1712 de 2014 los planes de mejoramiento de las auditorías internas deberán
reposar en la página web de cada entidad (art. 7). En el presente estudio se encontró que el
IDARTES no tenía publicados en su página web los planes de mejoramiento de las auditorías
internas de los años 2014, 2015, 2016 y 2017, en el momento en que se realizó la correspondiente
verificación.
3. Recomendaciones
1. Revisar periódicamente los procedimientos y registros por parte de sus responsables, y
divulgar los ajustes realizados a todos los servidores públicos de la entidad.
2. Garantizar que, en relación con los inconvenientes presentados en la ejecución de los
contratos se suscriban actas en las cuales queden consignados los problemas abordados y las
soluciones implementadas; esto con el fin de que se formalicen los posibles cambios que se
autorizan en la ejecución de contrato.
3. Garantizar que antes de avalar cualquier tipo de informe de actividades de algún contratista,
se realice una verificación contra las condiciones contratadas y la facturación respectiva.
Análisis de los planes de mejoramiento
de auditorías internas 2014 a 2017-IDARTES
7
4. Validar que se esté dando cumplimiento a la Ley General de Archivos No. 594 de 2000 del
Archivo General de la Nación.
5. Revisar el proceso de clasificación, trámite y respuesta a las PQRS para que la gestión de las
mismas este dentro de los términos definidos.
Referencias
Congreso de la República. (6 de marzo de 2014). Por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras
disposiciones. [Ley 1712 de 2014]. DO: 49084.
FIN.