TABLA DE CONTENIDO

1.TÍTULO DEL PROYECTO ….………………………………………………..PÁG. 2

2. PROBLEMÁTICA……………………………………………………….…….PÁG. 3

3.PREGUNTAS DE LA PROBLEMÁTICA…………..……………….……….PÁG. 4

4OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICO……………………………………..PÁG. 5

5. JUSTIFICACIÓN…………….……………………………………………......PÁG. 6

6. MARCO TEORICO………………………...…………………………...........PÁG. 7

7. MARCO DE REFERENCIA………………………………………………...PÁG. 8-9

8. METODOLOGÍA………….…………………………………………………..PÁG.10

9. EVALUACIÓN ECONÓMICA………………………………………………PÁG. 11

10. BIBLIOGRAFÍA……………………………...…………………...…………PÁG. 12

11. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES……………………………………..PÁG. 13

12. PRESUPUESTO PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO……….PÁG.14

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1. TÍTULO DEL PROYECTO

CREACION MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACADEMICO- ADMINITRATIVO PARA PROFESORES DE LA FUNDACION UNIVERSITARIA LOS

LIBERTADORES.

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2. PROBLEMÁTICA

La Fundación Universitaria Los Libertadores (FULL), dedicada a prestar servicios profesionales de educación superior, es una entidad educativa que se encuentra en constante crecimiento y permanencia en el medio donde se desenvuelve. En la FULL cuentan con una filosofía que les ayuda a concientizar a sus funcionarios sobre la calidad en la prestación de servicios educativos. En el mismo sentido surge en la parte administrativa de la institución la necesidad de optimizar su gestión académica, que les permita evaluar la eficiencia de los trabajos con el cumplimiento de sus objetivos.

Desde el punto de vista externo, los procesos que se llevan a cabo en la administración cumplen con los requisitos que debe tener toda organización similar a ésta. Internamente en la institución educativa, a pesar de poseer documentación completa de su administración, se ha venido observando una serie de inconvenientes en ésta área. El personal que desempeña la función administrativa ha cambiado o ha sido reemplazado en varias oportunidades, lo que ha propiciado que cada quien agregue un estilo propio y diferente al momento de ejecutar sus tareas, al igual que se encuentra información duplicada o redundante. Por otro lado, se considera que el tiempo invertido por el personal para realizar las labores asignadas debería ser menor, incluso, los esfuerzos que deben hacer los encargados para adiestrarlos también deban reducirse.

Muchas de las grandes problemáticas que presenta una mala gestión documental, son la conservación de documentos duplicados de forma que se acaba acumulando una gran cantidad de papel, y ficheros innecesarios (documentos secundarios y copias transitorias utilizadas eventualmente para facilitar el trabajo) (Kluvers, 2010). En la gran mayoría de casos donde no se presenta una buena gestión documental se presenta la pérdida de tiempo en la búsqueda de la documentación o formatos para lograr así un desempeño más apropiado en la gestión de algún requerimiento (Kluvers, 2010).

Es así como algunas empresas al tener un crecimiento exponencial en sus actividades económicas presentan problemas por la gestión documental, puesto que al tener este crecimiento generan más requerimientos documentales (Flores, 2008), En Colombia se promueve la buena Gestión Documental para los diferentes entes empresariales y administrativo, puesto que el Archivo General de la Nación es el ente regulador y de políticas para la buena gestión documental (Angarita & Castillo, 2008) dado esto en la institución de educación superior Fundación Universitaria Los Libertadores se presentan problemas con la mala gestión documental o la desactualización de la misma, para realizar requerimientos en los procesos administrativos.

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3. PREGUNTAS PROBLEMÁTICA

1. ¿Se puede realizar un manual de Gestión Documental que permita optimizar en trabajo de cada uno de los funcionarios de la institución ?

2. ¿Por qué es necesario un manual de Gestión Documental en la institución de educación superior Fundación Universitaria los Libertadores?

3. ¿Hay desconocimiento de operaciones de trabajos inherentes a las actividades administrativas por parte del personal de esta área?

4. ¿Hay falta de supervisión de las actividades que se ejecutan en los procedimientos de trabajo?

5. ¿Se ha invertido el suficiente tiempo, recursos y esfuerzos en detectar y solventar fallas puntuales en la facultad?

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4. OBJETIVO GENERAL Y ESPECÍFICOS

OJETIVO GENERAL.

Crear y establecer un Manual de Gestión Documental en la Fundación Universitaria Los Libertadores (facultad de ingenierías), abarcando la parte Académico – administrativa de la planta de profesores. Con el fin de generar una visión global de la documentación usada por la planta de docentes y así emprender acciones de mejora.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Identificar cuáles son los procedimientos y/o documentación que presenten problemas en la Gestión Documental.

2. Disminuir la improvisación y errores en cada una de la actividades que representan un control de o manejo de la Gestión documental.

3. Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los profesores de la institución educativa.

4. Dar una visión global y sistemática del trabajo Académico – Administrativo de la planta de docentes.

5. Ser documentos de consulta en caso de que el manual de gestión documental sea requerido.

6. Emprender acciones de mejora.

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5. JUSTIFICACIÓN

La gestión documental ha trascendido a través de la historia con el fin de ofrecer información y tratamiento de la misma con cualquier fin específico, dado esto es como en el siglo XIX con la segunda guerra mundial se presenta el encargado archivista que dentro de sus funciones presenta una condición técnica y autónoma ante la problemática de la identificación, valoración y selección de imponentes masas documentales (Peis & Ruiz, 2009), como tal la Gestión documental a demostrado ser una técnica eficiente y organizada que muestra como se ha de realizar un eficiente catálogo de información, es así como en el panorama actual en la Gestión documental es fuente importante para llevar a cabo una excelente gestión de procesos, procedimiento, etc.

Por esto en el mundo actual el factor importante de mejorar el rendimiento y/o producción a bajo costo con usos eficientes de sistemas de información como lo es la Gestión documental.

La importancia del manual de procedimientos académico- administrativo para profesores de la Fundación Universitaria Los Libertadores. Radica en la instrucción que el mismo brindará al lector, en otras palabras, permitirá definir de forma correcta de las responsabilidades de trabajo y conocimiento exacto de los pasos que deben seguir para ejecutar de forma adecuada y oportuna las actividades encomendadas, garantizando mejores inversiones de tiempo tanto para el personal encargado como para la directiva.

Esta investigación también podrá dar lugar al surgimiento y evaluación de otros procedimientos, a medida que el proceso avanza, incluso, puede constituirse en un antecedente para otras investigaciones relacionadas con el tema.

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6. MARCO TEORICO

Importancia de establecer un manual de procedimientos.

Un manual es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, la información y/o instrucciones sobre historia, organización políticas y/o procedimientos de una organización que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

Los manuales de procedimiento contienen información sobre el conjunto de operaciones y de etapas que en forma cronológica se establecen para llevar a cabo determinado tipo de trabajo. Se les conoce también con el nombre de manuales de operación, de prácticas estándar, de introducción sobre el trabajo, de trámites y métodos de trabajo.

El manual de procedimientos es un instrumento de información en el que se consignan de forma metódica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una o varias entidades.

El manual de procedimientos es útil porque permite conocer el funcionamiento interno de las dependencias en lo que se refiere a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución (Quiroga Leas, Gustavo “organización y métodos en la administración pública”).

El manual de procedimientos describe claramente las etapas o pasos que deben cumplirse para ejecutar una función, cuales son los soportes documentales y que autorización requiere (Rusenas, Rubén Oscar “manual de control interno “).

El manual de procedimientos permite cumplir con cada uno de los siguientes estándares de calidad: 1.- La calidad es cumplir con los requisitos, 2.- La manera de obtener calidad es mediante la prevención, 3.- El estándar de realización es cero defectos, ningún índice, 4.- La Calidad se mide en base a los costos generados por no hacer bien las cosas desde la primera vez. (Libro Calidad sin lágrimas de Philip B. Crosby; CECSA, 1987)

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7. MARCO REFERENCIA.

Los procedimientos se han caracterizado por un fin común, que consiste en que una actividad específica sea definida y se repita la manera al hacerla. Es ahí donde nace el establecimiento de reglas que marcan la pauta y la uniformidad de las actividades para evitar los errores operativos, o errores por toma de decisión incorrecta; facilita el entrenamiento del personal, es información que se transmite, pasa a ser parte importante para gestionar el conocimiento dentro de las organizaciones. Un manual de procedimiento es un documento formal donde se concentra información y que está al alcance del personal, sirve como una de las herramientas para lograr los objetivos organizacionales. Los manuales son la base de una correcta organización y disciplina para la realización de las actividades.

El manual de procedimientos es una de las diferentes clasificaciones que tienen los manuales administrativos. Son un elemento fundamental en las complejas estructuras de las organizaciones. En este documento se analiza específicamente al manual de procedimientos. Para que un manual de procedimientos pueda elaborarse, es necesario tener un amplio conocimiento de las actividades, y analizar la manera óptima para realizar las actividades; esto con el fin de optimizar el uso de los recursos que intervienen y facilitar la ejecución de los procesos.

Conceptos básicos

El manual de procedimientos es una de las diferentes clasificaciones que tienen los manuales administrativos, son un elemento fundamental para transmitir las reglas o normas que debe seguir el trabajo en las organizaciones. A continuación se citan las definiciones de algunos conceptos básicos incluidos en el presente trabajo.

Manual, según Múnera (2002), es la forma en la cual se gestionan, dentro de los diferentes procesos de la empresa, mecanismos mediante los cuales se pueda aprovechar de una forma inteligente todo el conocimiento que se maneja en la organización. Otra definición que plantea Diamond (1983) de los manuales es la siguiente “… son un medio de comunicación muy especializada y requiere de habilidades de comunicación especializada, que se estructuran a través de pasos simples y lógicos…”.

Procedimiento, de acuerdo con Prieto (1997), es una serie de pasos claramente definidos, que permiten trabajar correctamente disminuyendo la probabilidad de

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error, omisión o de accidente. También lo define como el modo de ejecutar determinadas operaciones que suelen realizarse de la misma manera.

Gestión del conocimiento, del inglés Knowledge Management, Fleitas y Gil (2008) lo definen como el conjunto de metodologías, sistemas y herramientas informáticas que ayudan a las empresas, en relación con los conocimientos que son clave para su actividad, tales como: gestionar su “capital intelectual”, gestionar sus necesidades actuales y futuras, y prevenir y evitar los riesgos de descapitalización, gestionar carencias estructurales y coyunturales, acumular su base de conocimientos en cada evento de trabajo creativo individual o grupal, promover la comunicación e intercambio de ideas y experiencia entre empleados y rentabilizar su base de conocimientos.

Toma de decisiones. Ésta, plantea Drucker (2006) es un proceso que se da en seis etapas: clasificar el problema, definir el problema, delimitar el problema, identificar lo que satisfará totalmente a las condiciones del problema, establecer las acciones a realizar y quiénes las realizarán, y obtener retroalimentación para comprobar la eficacia de la decisión.

Para Franklin (2009) los manuales de procedimientos “Constituyen un documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituye en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específica en una organización”.

La definición de Susan Diamond (1983) es la siguiente: “el manual de procedimientos es el libro de los Cómos”. Es la pregunta común de cómo hacer

las cosas. A estos manuales también se les conocen como manuales de operaciones.

Gómez Ceja (1997) lo describe así “El manual de procedimientos es un documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas”

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8. METODOLOGÍA

La recopilación de la información puede realizarse a través de investigación documental, la realización de entrevistas con los profesores, jefes de área y/o supervisores o la observación directa. Ello con la finalidad de obtener evidencia que permita documentar un procedimiento acorde con la realidad.

1) Investigación documental – Se requiere obtener la información de:

Datos generales del(as) área(s) involucradas en la operación del proceso, sean estos: nombres de responsables, horarios, relaciones con las áreas, sistemas informáticos involucrados, entre otros.

Estructura orgánica y ocupacional Normatividad vigente, como leyes, reglamentos, decretos, acuerdos,

circulares entre otros. Determinar el flujo de la operación, desde su inicio hasta su término,

para establecer los procedimientos a documentar. Formatos, anexos y mecanismos de control de uso durante el

procedimiento.

2) Entrevistas: en la realización de las entrevistas o aplicación de cuestionarios, se consideran a todas aquellas personas involucradas en el proceso dentro de las unidades administrativas, ya que dichas personas poseen la información sobre la organización, funciones y actividades que desempeñan; por lo tanto se recomienda realizar reuniones con el personal de trabajo involucrado en toda la operación, con el fin de identificar las actividades, evitar duplicidad de funciones y vacíos funcionales.

3) Observación directa: la presencia en el lugar donde se lleva a cabo la operación, es sumamente importante por la cercanía y la certeza con la que se adquiere la información respecto a las actividades que se realizan en la ejecución de los procesos, de tal manera que permite verificar que se lleven a cabo por la persona indicada. Metodología

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9. EVALUACIÓN ECONÓMICA DEL PROYECTÓ.

El desarrollo e implementación de esta proyecto es de gran importancia para la Fundación Universitaria Los Libertadores, ya que al implementar un “Manual de procedimientos académico – administrativo para profesores” son muchas las ventajas y beneficios que se obtienen, como por ejemplo:

  Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.   Auxilian en la inducción al puesto.  Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.  Facilitan la interacción de las distintas áreas de la institución.  Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos

que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina. Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de

un flujo eficiente de la información. Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al

personal. Proporcionan una visión integral de la empresa al personal. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas,

omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.

Son guías del trabajo a ejecutar.

Y esto sin lugar a duda optimiza la realización del trabajo por parte de los funcionarios, en este caso profesores de la universidad mejora la calidad en las prestación de servicios por parte de ellos y de la universidad.

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10.BIBLIOGRAFÍA

1) “Guía técnica para elaborar o actualizar manuales de procedimientos” José Vasconcelos, Col Codensa.

2) Crosby, Philip B., Calidad sin Lágrimas, El Arte de Administrar sin Problemas, Ed. CECSA, 1991.

3) Deming W. Edwards, Calidad, Productividad y Competitividad. La salida de la Crisis, Madrid, Ed. Díaz de Santos, S.A., 1986

4) Hammer, Michael y Champy, James. Reingeniería, Colombia, Norma, 1994, 225 pp.

5) GUIA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS http://salud.edomexico.gob.mx/intranet/uma/doctos/guia_para_manual_de_procedimientos.pdf

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11.CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

         Para ser realizada por:   Fecha de vencimiento Fecha de inicio

Brayan Avellaneda 

28/02/2014  Esta semana [20 de noviembre - 27 de

noviembre]

         

Proyecto 1     

Actividad Vencimiento % terminado Progreso Notas

Preparación 18/11/2013 0% 0%  

Actividad 1 04/12/2013 0% 0% Comenzar después de aprobación del anteproyecto

Actividad 2 12/12/2013 0% 0% Comenzar después de completar actividad 1

Actividad 3 19/12/2013 0% 0% Comenzar después de completar actividad 2

Actividad 4 20/01/2014 0% 0% Comenzar después de completar actividad 3

Actividad 5 29/01/2014 0% 0% Comenzar después de completar actividad 4

Actividad 6 04/02/2014 0% 0% Comenzar después de completar actividad 5

Actividad 7 20/02/2014 0% 0% Comenzar después de completar actividad 6

Documentación 24/02/2014 0% 0% Comenzar después de completar actividad 7

Entrega 28/02/2014 0% 0% Comenzar después de finalizadas las actividades

Actividad:

1. Determinar procesos críticos del programa.2. Diagramar los procesos críticos del programa.3. Realizar estudio de optimización.4. Determinar los procesos de apoyo del programa5. Diagramar los procesos de apoyo del programa6. Estudio de optimización de los procesos de apoyo del programa7. Diseñar los manuales de procedimiento.

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12.PRESUPUESTO DEL PROYECTO.

En este proyecto de creación manual de procedimientos académico- administrativo para profesores de la fundación universitaria los libertadores. El 70% de los costos utilizados para la realización es el rubro del talento humano.

Aparte del tiempo que se dedicara por parte del estudiante, se incluyen los viáticos para el estudiante (transportes de movilización).

Adicional a lo anterior, se prevé gastos por compra de papel (resmas), fotocopias e impresiones entre otros.

PRESUPUESTO DETALLADO PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO

ITEM DESCRIPCION VALOR UNITARIO

VALOR TOTAL

1 REMUNERACION TRABAJO

$ 568.000,00 $ 1.136.000,00

2PAPELERIA (RESMA DE

PAPEL)$ 9.000,00 $ 72.000,00

3 FOTOCOPIAS $ 50,00 $ 25.000,004 IMPRESIONES $ 200,00 $ 40.000,00

TOTAL $ 577.250,00 $ 1.273.000,00

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