ANUAL DE MICROSOFT XCEL 2000/2003 · Presentació A qui va dirigit Aquest manual va dirigit a...

MMANUALANUAL DEDE M MICROSOFTICROSOFT E EXCELXCEL 2000/20032000/2003

CILMA – Departament de formació

Manual d’Excel

EEXCELXCEL 2000 /2003 2000 /2003

Sumari

PRESENTACIÓ.................................................................................................... 9

A qui va dirigit.....................................................................................................9

Com utilitzar el manual.....................................................................................9

1. INTRODUCCIÓ............................................................................................10

Excel i l’Administració Local..........................................................................10

Novetats d’Excel 2000 ....................................................................................14

Aspectes generals...........................................................................................14

Fórmules.............................................................................................................15

Novetats en els formats..................................................................................16

Nous assistents..................................................................................................17

Noves prestacions gràfiques..........................................................................18

Noves eines de dibuix.....................................................................................19

Administració de llistes ...................................................................................19

Excel i Internet..................................................................................................20

2. COMENÇAR A TREBALLAR AMB EXCEL.....................................................22

Entrar i sortir del programa.............................................................................22

Els components de la pantalla.....................................................................22

Conceptes generals d’un full de càlcul.....................................................27

Obrirdesar i tancar fitxers................................................................................29

Desplaçar-se pel full de càlcul.....................................................................33

Els diferents tipus de selecció........................................................................33

TICMallorca 2 Departament de formació

Utilitzar l’ajuda..................................................................................................36

3. ELABORAR UN FULL DE CÀLCUL.................................................................43

Introduir i editar dades ...................................................................................43

Introduir textos..................................................................................................43

Valors..................................................................................................................45

Fórmules.............................................................................................................46

Funcions del full de càlcul.............................................................................50

Assistent de funcions.......................................................................................53

Exemples d’aplicació de funcions per categories...................................55

Utilitzar noms de rangs a les fórmules...........................................................59

Copiar i moure informació ............................................................................61

EXERCICIS PRÀCTICS......................................................................................67

4. DONAR FORMAT AL FULL............................................................................71

Barra d’eines Formato.....................................................................................71

Format de tipus de lletra................................................................................72

Alineació de dades.........................................................................................74

Format de números, dates i hores................................................................77

Contorns i línies.................................................................................................86

Colors i ombrejat..............................................................................................88

Esborrar formats................................................................................................90

Format de columnes i files.............................................................................90

Afegir un fons a un full....................................................................................95

Autoformats......................................................................................................95

Fer un salt de línia dins d'una cel.la.............................................................96

Copiar formats .............................................................................................96

Formats condicionals......................................................................................97


Manual d’Excel

Estils.....................................................................................................................98

EXERCICIS PRÀCTICS....................................................................................102

5. TREBALLAR AMB FITXERS I LLIBRES DE TREBALL.........................................103

Buscar fitxers...................................................................................................107

Característiques generals dels llibres de treball......................................109

Moure’s pel llibre de treball.........................................................................110

Inserir fulls de càlcul......................................................................................110

Canviar el nom dels fulls..............................................................................111

Eliminar un full o fulls seleccionats..............................................................111

Moure i copiar fulls de càlcul......................................................................111

Treballar amb més d'un full a l’hora..........................................................114

Amagar i mostrar fulls...................................................................................114


6. UTILITZAR I CREAR PLANTILLES..................................................................117

Utilitzar les plantilles predefinides................................................................117

Crear i guardar una plantilla.......................................................................118

Personalitzar la plantilla d’inici....................................................................119

Crear una plantilla d’un full de càlcul......................................................120

Exercicis pràctics............................................................................................122

7. ELS GRÀFICS.............................................................................................. 123

Crear un gràfic amb l’assistent...................................................................127

Editar un gràfic per modificar-lo.................................................................132

Canviar el tipus de gràfic.............................................................................134

Els elements del gràfic..................................................................................134

Format dels elements del gràfic.................................................................136


Incorporar i eliminar elements del gràfic..................................................141


8. IMPRIMIR ..................................................................................................146

Configurar pàgina.........................................................................................147

Presentació preliminar de la impressió......................................................152

Imprimir una àrea de treball........................................................................154

Imprimir títols...................................................................................................156

Salts de pàgina..............................................................................................157


9. RECURSOS PRÀCTICS................................................................................161

Crear llistes o sèries .......................................................................................161

Crear sèries personalitzades........................................................................163

Esquemes........................................................................................................164

Afegir comentaris a les cel·les....................................................................166

Immobilitzar parts del full..............................................................................167

Protegir cel·les................................................................................................168

Treball amb finestres.....................................................................................170

10. EINES GRÀFIQUES...................................................................................172

Dibuixos ..........................................................................................................172

Crear quadres de text..................................................................................174

Autoformas.....................................................................................................175

WordArt............................................................................................................176

Crear mapes...................................................................................................178


11. TREBALLAR AMB LLISTES..........................................................................181


Manual d’Excel

Ordenar els llistats de dades.......................................................................186

Els filtres............................................................................................................188

Crear subtotals...............................................................................................196


12. TAULES DINÀMIQUES..............................................................................201


13. VINCULAR DADES...................................................................................211

Crear fórmules amb referències externes.................................................211

Vincular amb fórmules..................................................................................212

Vincular enganxant dades..........................................................................213

Vincular llibres de treball diferents.............................................................213

Actualització de les dades..........................................................................214

Consolidar dades..........................................................................................215


14. ANÀLISI DE DADES I PRESA DE DECISIONS............................................218

Buscar un valor amb l’opció de buscar objectiu....................................218

Taules d' hipòtesis...........................................................................................220

EXERCICIS PRÀCTICS...................................................................................224

15. PERSONALITZAR .....................................................................................226

Personalitzar les barres d'eines....................................................................226

Personalitzar les opcions ..............................................................................229

16. EXCEL I INTERNET ...................................................................................230

Crear pàgines Web.......................................................................................231

ÍNDEX ANALÍTIC............................................................................................ 237


Manual d’Excel


Presentació

A qui va dirigit

Aquest manual va dirigit a usuaris que comencen atreballar amb Excel i a usuaris que, coneixedors de lesversions anteriors, vulguin conèixer les noves prestacionsd’Excel 2000

S’ha elaborat pensant en un col·lectiu concret: elstreballadors de les administracions locals. Per això, lesconstants referències a exemples pràctics s’acosten a lesrealitats i al llenguatge que s’utilitza en els ajuntaments.

Es pot utilitzar com a llibre de consulta, com a materialdidàctic d’un curs presencial amb professor i també coma manual d’autoaprenentatge.

Com utilitzar el manual

Per utilitzar-lo com a llibre de consulta s’ha previst que,per tal de facilitar la localització de la informació que esbusca, es pugui utilitzar l’índex general que hi ha a lesprimeres pàgines del manual o bé l’índex analític que hiha al final.

El manual s’ha estructurat de manera que a l’esquerradels paràgrafs es presenten menús, icones del programa iicones específiques del manual:

F Aquesta indica que a partir d’aquest momentcomença una explicació pràctica. L’usuari,seguint pas a pas les indicacions del manual,podrà anar comprovant els resultats d’allòque està aprenent.

! S’utilitza per reclamar l’atenció sobre algunacosa. Normalment s’utilitza per donar unainformació important a tenir en compte.


Manual d’Excel

1. Introducció

Excel i l’Administració Local

Excel és un de full de càlcul, per tant, és útil per a larealització de totes aquelles tasques que requereixentreballar amb gran quantitat de números i fer-hi càlculs.Aquesta aplicació porta incorporades també un grannombre de funcions que permeten fer des d’una simplesuma fins a càlculs molt més complexos (matemàtics,estadístics, financers...).

Aquestes són algunes de les aplicacions bàsiques que téel programa i que es poden fer servir a les administracionspúbliques:

1. Confeccionar documents que incorporen càlculsnumèrics simples. Per exemple: tot tipus depressupostos generals, pressupostos d’inversionsconcretes, control de despeses...

2. Comparar dades. Per exemple: comparar l’evolució dels pressupostos al llarg de diferents anys, comparar les inversions fetes en diferents zones o períodes de temps...


3. Càlculs estadístics. Excel incorpora un grup de funcionspreparades específicament per fer càlculs estadísticsde tot tipus.

4. Representació gràfica de dades. Sovint les dadesrepresentades en un gràfic són més il·lustratives que elsnúmeros presentats en una taula.

5. Disseny d’impresos. Les possibilitats gràfiques d’Excelfan que es puguin dissenyar tota mena d’impresos iformularis amb una presentació impresa de granqualitat. Per exemple: fulls de comandes, factures...


Manual d’Excel

6. Utilitzant les eines de dibuix es poden dissenyarorganigrames i qualsevol altre tipus de document quecombini objectes gràfics i textos.

7. Possibilitat de resumir dades. Excel disposa d’una eina,l’esquema, que permet presentar la informacióresumida a diferents nivells.

8. Anàlisi i simulació de situacions. Excel és una eina moltútil per realitzar anàlisis i simulacions de situacions, jaque permet introduir les dades de manera que si esmodifica la informació d’una cel·la, les conseqüènciesdel canvi quedin reflectides directament a totes lescel·les que hi estan relacionades. Això fa que en elsprocessos de presa de decisions en els quals s’ha derespondre a preguntes del tipus “què passaria si...?”,


una aplicació com aquesta es faci imprescindible. Perexemple, pot ajudar a resoldre preguntes com:“donada una estimació de despeses, ¿en quinpercentatge caldria augmentar un tipus d’impostdeterminat per tal de cobrir la despesa prevista?”

9. Traslladar i vincular dades amb altres programes. Word,per exemple, facilita l’elaboració d’informes i memòriesa partir d’informació procedent de fonts diverses.

10. Gestió de dades. Excel, malgrat ser un programa defull de càlcul, incorpora una potent eina per gestionarllistats de dades. Per exemple: control del pagamentde factures, relació de dades dels treballadors del’ajuntament, control d’actuacions fetes per la policialocal, control d’expedients...


Manual d’Excel

Novetats d’Excel 2000

En aquest capítol s’enumeren i expliquen de formaresumida alguns dels nous conceptes que incorpora Excel2000 en relació a la versió d’Excel 5.0. La majoria detemes que aquí s'exposen es tornaran a tractar amb mésprofunditat al llarg del manual.

Aspectes generals

La barra d’eines i els menús

De la barra d’eines, bàsicament n’ha canviat l’aspecte.Abans estava composada per icones en forma debotons, ara és llisa.

Per la seva banda, els menús també incorporen les iconesde les barres d’eines.

A més es poden personalitzar, tant la barra d’eines comels menús. De fet, en l’Excel 2000, els menús són com untipus especial de barra d’eines. La barra de menús tambées pot canviar de lloc.

Més capacitat

S’han incrementat la quantitat de files (abans 16.384) i ara65.536. D’aquesta manera es poden gestionar volums dedades molt més grans.

També ha augmentat la quantitat de caràcters que espoden introduir en una cel·la. S’ha passat de 255 a 32.000caràcters.

Desfer i repetir les accions

Permet desfer i refer les 16 últimes accions que s’haginrealitzat. Cada vegada que es fa un clic a la icona dedesfer, tira un pas enrera desfent allò que havia realitzat.


Guardar tots els fitxers

El quadre de diàleg de guardar incorpora una opció: Si atodo, que permet guardar tots els fitxers que estan obertssense necessitat de confirmar-ho un a un.

Moure dades a un altre full

Si simplement s’arrossega un rang de dades amb el ratolí,es poden moure a qualsevol posició del full actiu. Si almateix temps es prem tecla ALT, també es pot moure elrang de dades a un altre full del mateix llibre de treball.

Veure fàcilment les notes associades a una cel·la

Quan una cel·la incorpora un comentari, té un petittriangle vermell a la part superior dreta de la cel·la queho indica. Per veure el seu contingut, en aquesta versiónomés cal situar el punter del ratolí sobre la cel·la que téel comentari.

L’ Ajudant d’Office

L’ajudant és una ajuda interactiva que té la funció dedonar consells, en funció de les accions que l’usuarirealitza. Aporta ajuda específica per a cada aspecte delprograma, suggereix maneres de corregir errors, ofereixun sistema senzill de cerca, ajuda sobre aspectesconcrets.

Fórmules


Manual d’Excel

La paleta de fórmules

La nova paleta de fórmules ajuda a l’usuari a inserirfuncions ja que va mostrant el resultat a mesura que es vaconstruint la fórmula. També dóna informació dels errors.Aquesta paleta, normalment apareix sota la barra defórmules però és un element mòbil que es pot posar aqualsevol lloc de la pantalla.

Buscador de rangs

Quan s’està editant una fórmula, el programa marca,amb unes línies de color, les cel·les implicades en lafórmula. Arrossegant les línies es poden modificar lesreferències de cel·les de la fórmula.

Fórmules de llenguatge natural

Es poden utilitzar els rètols de les files i columnes per crearles fórmules sense necessitat d’escriure la referènciaconcreta de cel·les implicades a la fórmula.

Autocorrecció de fórmules

Si, en introduir una fórmula hi ha un error, el programasuggereix una possible correcció, ja que reconeix elserrors més comuns.

Novetats en els formats

Formats condicionals de cel·les

Es poden assignar formats a les cel·les en funció del seucontingut. Permet aplicar un format de fonts de lletres,disseny i contorn a les cel·les que tenen uns valors quecompleixen unes determinades condicions.

Combinar cel·les

Aquesta opció permet unir diverses cel·les en una de sola,la qual cosa permet millorar la presentació de les dadesen els fulls.


Girar l’angle del text

A les versions anteriors es podia orientar el text de la cel·lahoritzontalment i verticalment. Ara es pot girar el text enun angle especificat.

Sagnats a les cel·les

Amb l’Excel 2000 es pot especificar el nombre decaràcters amb el qual es vol establir els sagnats a diversescel·les. Això permet mostrar la informació de formajeràrquica.

Vista prèvia del salt de pàgina

El comandament Ver / Vista previa de salto de página,augmenta la utilitat de la presentació preliminar ja quepermet arrossegar els salts de pàgina i els contorns del’àrea d’impressió al lloc on es vulgui..

Nous assistents

Aquest són alguns dels assistents que incorpora l’Excel2000:

Assistent per a la suma condicional

Permet crear un fórmula que sumarà només els valors quecompleixen una determinada condició.

Assistent per fer cerques

Ajuda a crear una fórmula per cercar dades en una llistautilitzant un valor conegut de la llista.

Assistent per a formularis Web

Configura un formulari sobre un servidor Web, fent que lesdades introduïdes en el formulari s’afegeixin a una basede dades.


Manual d’Excel

Assistent per a Internet

Permet convertir les dades d’un rang del full o d’un gràficen pàgines de format HTML.

Assistent en el Query

Excel 2000 segueix utilitzant Microsoft Query per accedir abases de dades externes. Ara, però, inclou un assistentque permet crear més fàcilment les consultes.

Noves prestacions gràfiques

Nous tipus de gràfic

En aquesta versió, es pot disposar de 15 tipus bàsics degràfics que, alhora, es subdivideixen en diversos subtipus.

Els nous són: el de bombolles, cilíndrics, piramidals icònics.

Nou assistent de gràfics

El nou assistent inclou més opcions. Es poden anarconstruint tots els aspectes del gràfic mentre es va creant.

Només cal fer un clic per activar el gràfic

A les versions anteriors calia fer doble clic per activar elgràfic, mentre que ara només cal fer un clic per poderseleccionar i modificar cada un dels elements.

Els objectes del gràfic

Es poden seleccionar els elements del gràfic fent-li un clical damunt o bé, triant el nom a la llista d’objectes degràfic de la seva barra d’eines.

Ara, a més, situant el punter del ratolí a damunt de cadaun dels elements, el programa mostra el nom del’objecte.


Marcador de rangs

En seleccionar una sèrie de dades d’un gràfic, el queutilitza la sèrie es marca en el full de treball. Arrossegantqualsevol de les línies del contorn del rang es podenafegir o eliminar dades.

Eixos a escala de temps

S’ha creat un tipus especial d’eixos que permetrepresentar les dates i les hores.

Mostrar la taula de dades en el gràfic

Es poden mostrar les dades del full de càlcul en unaquadrícula a la part inferior d’aquest. La taula s’alinea al’eix del gràfic.

Més opcions de format

S’han incorporat nous efectes de textures per als planslaterals i inferiors dels gràfics 3D i per a les superfícies delsgràfics de barres i columnes.

Noves eines de dibuix

S’han ampliat molt les prestacions del programa enrelació a les eines de dibuix.

• S’han afegit a la barra d’eines de dibuix molts objectesnous. El programa els anomena Autoformas. Elsobjectes, a més, poden tenir nous efectes d’ombra i deprofunditat.

• A través de Word Art es poden crear textos ambefectes 3D.

• Nous tipus i formats i línies i fletxes.

• Els elements es poden girar cap a qualsevol angle,alinia i distribuir fàcilment per l’espai del full.

Administració de llistes


Manual d’Excel

Millora dels filtres automàtics

Incorpora l’opció La 10 más… que permet filtrar tant elsprimers com els últims valors de la llista.

L’Ajudant per a les taules dinàmiques

Les taules dinàmiques permeten creuar i resumir les dadesd’una llista. En aquesta versió l’ajudant proporcionaajuda pas a pas, fent que la seva utilització sigui méssenzilla.

Més flexibilitat en la selecció de parts de la taula

Permet seleccionar parts de la taula dinàmica, (perexemple, els valors repetits en un determinat camp) iaplicar-hi un format específic.

Ordenació automàtica

Permet ordenar automàticament els elements d’unataula dinàmica i mantenir l’ordenació quan es fal’actualització de dades.

No es modifica el format quan s’actualitza la taula

Un cop assignat un format o autoformat a la tauladinàmica, aquest es conserva encara que s’actualitzin lesdades. A les versions anteriors, en el momentd’actualitzar, el programa aplicava el seu formatestàndard.

Excel i Internet

Excel 2000 afegeix utilitats per a treballar amb Internet

Barra d’eines Web

Conté eines per treballar amb documents Web en unnavegador


Hipervíncles

Permet incloure hipervíncles en els fulls de treball. Aquestsvincles poden obrir documents Web o documents Excel.

Consulta en Web

Es pot utilitzar aquesta eina per localitzar documents HTMLo d’Excel en una intranet. Els resultats de la recercaapareixen en un document HTML amb vincles alsdocuments trobats.

Obrir i guardar fitxers HTML

Permet importar documents HTML i crear-ne de propis


Manual d’Excel

2. Començar a treballar amb Excel

Entrar i sortir del programa

Per poder executar Excel cal tenir instal·lat a l’ordenadorWindows 95 o Windows NT, i també l’Excel 2000.

Prémer el botó Inicio / Programas / Excel.

O bé

Si hi ha un accés directe creat, fer doble clic a la iconaque el representa.

Sortir del programa

− Fer un clic en el botó Tancar, situat a la part superiordreta de la pantalla

− Fer un clic en el símbol d’Excel situat a la barra de títol itriar Cerrar.

− Anar al menú Archivo i escollir Salir.

− Utilitzar la combinació de tecles Alt+F4.

Els components de la pantalla

En arrencar Excel apareix una pantalla com la que hi haa continuació.


Barra del títol Barra de menúsBarres d’eines

Control del llibre de treball Barres de desplaçament

full de càlcul actiu

Barra d’estat

Barra de fórmules

Els elements que la componen són els següents:

Barra de títol

És la barra on apareix el nom de l'aplicació - en aquestcas Microsoft Excel - i el del llibre de treball actiu. Al'esquerra hi ha el símbol de control de la finestra i a ladreta els botons de minimitzar, maximitzar i tancar.

Barra de menús

És la barra de menús desplegables que contenen elsdiferents comandaments del programa. S'hi pot accediramb el ratolí o amb el teclat. Per accedir-hi amb el teclats'ha d'accionar la tecla Alt més la tecla de la lletrasubratllada que apareix en cada un del menús. Si s’utilitzael ratolí, cal situar-se damunt del menú corresponent iprémer el botó esquerre.

Els botons de minimitzar, restaurar i tancar que hi ha al’esquerra pertanyen a la finestra del full de càlcul actiu.

Aquesta barra, igual que passava amb les barresd’icones, es pot canviar de posició.


Manual d’Excel

Les barres d'eines

Quan s'executa inicialment Excel 2000 apareixen duesbarres d'eines: l'estàndard i la de format. Se'n poden,però, seleccionar d'altres i, cadascuna es potpersonalitzar en funció de les necessitats de l'usuari delprograma.

Aquestes són les icones que porta per defecte la barrad'eines estàndard:

Fitxer nou, obrir, guardar

Imprimir, presentació preliminar irevisió ortogràfica

Tallar, copiar, enganxar i copiarformat

Desfer l'última acció, repetir l'últimaacció

Crear un hipervíncle i obrir la barrad’eines

Autosuma i assistent per a funcions

Ordenar de forma ascendent idescendent

Assistent de gràfics, crear un mapa iobrir la barra de dibuix

Zoom

Activar l’Ajuda

Totes les icones que porta per defecte la barra d'eines deformat actuen sobre les cel·les seleccionades en elmoment d'utilitzar-les. La descripció de les iconesd’aquesta barra d’eines la podeu trobar en el capítol 4:Donar format al full de càlcul.


Els menús contextuals

Aquests menús s’anomenen així perquè el seu contingutrespon al context, es a dir: el programa detecta allò quel’usuari està fent en un moment determinat i mostra elscomandaments més usuals en aquesta situació.

Per fer aparèixer aquests tipus de menús cal prémer elbotó dret del ratolí sobre qualsevol part de la pantallad’Excel.

!Tot i que els menús contextuals estan pensats per activar-los amb el botó dret del ratolí, també és possible activar-losamb la combinació de tecles Majúscula+F10

Aquestes són algunes mostres dels menús contextuals queofereix l’Excel 2000:

• Prement el botó dret del ratolí sobre la línia queenvolta una selecció s'activa aquest menú:

• Si fem un clic (sempre amb el botó de la dreta)assenyalant una etiqueta d'un full apareixerà un menúcontextual específic per a fulls de càlcul:


Manual d’Excel

• Prement el botó dret del ratolí sobre la barra d'einesapareix el següent:

• Si ho fem sobre l'encapçalament de files i columnesobtindrem:


Conceptes generals d’un full de càlcul

Columnes, files i cel·les

Els fulls de càlcul estan compostos per tot un seguit defiles i columnes: les capçaleres de columnes estansituades a la part superior i les de les files al costatesquerre, disposades verticalment.

Una cel·la és la intersecció d'una fila i una columna. A lescel·les s'introdueixen els números, els textos, les fórmules oles funcions.

Per poder introduir informació en una cel·la, ha d'estaractivada. L'activació de la cel·la es mostra amb unresseguiment més gruixut. Es poden activar les cel·les, béutilitzant el punter del ratolí directament damunt la cel·lao bé amb les tecles de direccionament (les de les fletxes).

Cel·la activa

Quan es fa referència a una cel·la determinada es té encompte la intersecció de columna i fila. Sempres'esmenta primer la lletra que identifica la columna idesprés el número que identifica la fila. Per exemple: B4,F5, A2...

Encapçalament decolumna

Cel·la B4

Número d’encapçalamentde fila


Manual d’Excel

Els rangs

Un rang és un grup de cel·les adjacents. Els quatre tipusde rang que poden existir són els següents: una cel·laindividual, una fila de cel·les, una columna de cel·les i unbloc rectangular de qualsevol dimensió d'amplada illargada.

A la següent pantalla podem veure aquests quatre tipusde rang diferents:

A2:D2

D5:E8B4:B6

B9:C9

Els rangs s'utilitzen per indicar al programa el grup decel·les concret sobre el qual ha d'operar.

Per especificar un rang en una ordre s'ha d'indicar laprimera i l'última cel·la que el constitueixen i separar-lesamb dos punts (:).

A2:B15 Última cel·la del rangPrimera cel·la del rang

Dos punts

Característiques dels fulls de càlcul d’Excel

Els fulls de càlcul d’Excel 2000 sempre tenen 256columnes i 65.536 files.


Obrirdesar i tancar fitxers

Cada vegada que s’arrenca Excel de nou s’obre un llibrede treball en blanc preparat per treballar-hi. Aquest llibrees diu Libro1 i consta de diversos fulls de càlcul, a cadaun dels quals es pot introduir i editar informació.

Obrir un fitxer existent

Si en lloc de treballar a partir d’un full en blanc es voltreballar amb un fitxer que ja havia estat creat, cal obrir-loseguint aquest passos:

Abrir

1. Prémer la icona Abrir de la barra d’eines o triar elmenú Archivo / Abrir.

Triar la unitat de disc

Triar el directori iel fitxer

2. Situar-se en el lloc on està desat el fitxer: per fer això, caltriar la unitat de disc, el directori i, finalment, el fitxer quees vol obrir.

3. Un cop visualitzat el nom del fitxer, se selecciona i esprem Abrir.

!L’explicació de les altres opcions que hi ha en elquadre de diàleg de Abrir estan explicades en elcapítol Gestió de fitxers.


Manual d’Excel

Obre un fitxer que hi ha creat en el disc de pràctiques quees diu pràctica 02. Per fer això cal que segueixis els passosque acabem de relacionar. Recorda: quan estiguis en elquadre de diàleg Abrir, activa la unitat i el directori on hiha els fitxers de pràctiques des de Buscar en:, tria el fitxerque vulguis i prem Aceptar.

Desar el fitxer amb un altre nom

Sovint pot interessar utilitzar un full existent per aprofitar-ne part de lesdades i/o formats. En aquest cas es pot mantenir el fitxer originalintacte i fer-ne una còpia amb un altre nom.

Farem una còpia del fitxer que hem obert en el pas anterior i li posarem el nom pràctica 22.

1. Des del menú Archivo, tria Guardar como

Apareix un quadre de diàleg com aquest:

2. En el requadre de Nombre de archivo substitueixpràctica 02 per pràctica 22.

3. Prémer Guardar.

Si la còpia es vol fer en un altre lloc, per exemple a launitat c: o a un directori diferent, cal canviar la unitatactiva i, si cal, buscar el directori on es vol fer la còpia.

Recordeu que en el Windows 95 es poden utilitzar nomsllargs per anomenar els fitxers (fins a 255 caràcters) i que


no es posen extensions als fitxers. De fet el programatreballa, igual que a les versions anteriors ambl’extensió .XLS. L’usuari però, no veu les extensions si noconfigura, expressament, les opcions de Windows.

L’identificatiu que porta el fitxer per saber que és un fitxerd’Excel, és la icona que l’acompanya:

Obrir un fitxer en blanc

Cada vegada que s’executa l’Excel, s’obre un full decàlcul en blanc a punt de ser utilitzat. Si aquest ja s’ha ferservir o s’ha tancat i se’n necessitat un altre de nou es potseguir aquest procés:

Per començar a treballar amb un nou llibre de treball espot anar al menú Archivo / Nuevo,

o bé prémer la icona Nuevo

Si l’acció es realitza a través de la icona de la barrad’eines, Excel obrirà directament un nou llibre de treball.Si es fa des del menú obrirà un quadre de diàleg comaquest :


Icona queidentifica elfitxer d’Excel

Manual d’Excel

En aquest cas cal seleccionar la icona Libro de la fitxageneral i prémer Aceptar.

Les plantilles que incorpora el programa són a la fitxaSoluciones Hoja de Cálculo.

El llibre de treball tindrà tres fulls de càlcul en blanc,sempre i quan no s’hagin modificat les opcions que portaExcel 2000 per defecte.

Els fulls s’anomenen Hoja1, Hoja2, Hoja3... i s’activen fentun clic a la pestanya on hi ha el nom. En el capítol Elsllibres de treball s’explica com es gestionen els fulls decàlcul i com es poden modificar les opcions que venenestablertes per defecte.

Full actiu

Tancar un fitxer

Per tancar un fitxer només cal anar al menú Archivo iprémer Cerrar. El programa detectarà si s’han fet canvis ono en el fitxer i s’han fet canvis preguntarà si es volenguardar.


Desplaçar-se pel full de càlcul

El desplaçament per les cel·les del full de càlcul actiu espot fer utilitzant el ratolí o el teclat. Per fer-ho amb el ratolíbàsicament s’utilitzen les barres de desplaçament verticali horitzontal i un cop la cel·la que es vol activar es a lavista se selecciona fent-hi un clic.

El desplaçament utilitzant les combinacions de teclat potser molt més ràpid:

Per desplaçar-se cal prémer

Una cel·la a la dreta o TAB

Una cel·la a l’esquerra

Una cel·la amunt

Una cel·la avall

Una pantalla amunt Repág

Una pantalla avall Avpag

A la primera cel·la de filaque tingui dades

Ctrl+

A l’última cel·la de la filaque tingui dades

Ctrl+

Al principi del full Ctrl+Inicio

A la cela que forma laintersecció de l’última fila icolumna amb dades

Ctrl+Fin

També es pot anar a una cel·la determinada amb F5,que és el mateix que triar Edición / Ir a. Això permet donarla referència de cel·la a la qual es vol anar.

Els diferents tipus de selecció


Manual d’Excel

Seleccionar una cel·la consisteix a activar-la per fer-hicanvis de qualsevol tipus. Es pot seleccionar una cel·laindividual o bé blocs rectangulars (rangs de cel·les).

Selecció de cel·les amb ratolí

Cel·la individual: fer un clic sobre la cel·la que es volseleccionar amb el botó esquerre del ratolí o desplaçar-se amb les fletxes del teclat. A la barra de fórmulesapareix la referència de la cel·la activa.

Selecció d'un rang continu de cel·les: fer un clic a laprimera cel·la del rang que es vol seleccionar i, sensedeixar de prémer el botó, arrossegar el ratolí fins a l'últimacel·la del grup.

Selecció de diversos grups de cel·les: el primer grup decel·les se selecciona com s'acaba d'indicar, perseleccionar el/s següent/s grup/s s'ha de prémer la teclaControl i no deixar-la mentre amb el ratolí es van marcantles àrees dels altres rangs.

Selecció d'una columna o d’una fila: s'ha de fer un clic ala capçalera de fila o columna corresponent.

C a p ç a lera d e c o lum na

C a p ç a le ra d e fila

Selecció de tot el full: per seleccionar totes les cel·les delfull de càlcul actiu (des de la A1 fins a la IV65536) s'ha defer un clic al botó de selecció que hi ha a l'extremsuperior esquerre:


Botó d e selec c iona rtot

Selecció de cel·les amb teclat

Cel·la individual Desplaçar-se amb TAB o les fletxes

Rang continu Majúscules+fletxes

Rangs discontinus Després de seleccionar un rangamb Majúscules+fletxes es fixa ambMajúscula+F8, i es pot anar aseleccionar el rang següent

Una columna Ctrl+Majúscules i les flexes diverses vegades

Una fila Majúscules+Barra espaiadora

Tot el full Ctrl+Majúscules+T

El bloc actiu Ctrl+Majúscules+ i

Ctrl+Majúscules+

Amb el fitxer pràctica 22 que has utilitzat anteriormentpots practicar el desplaçament pel full i la selecció decel·les.


Manual d’Excel

Utilitzar l’ajuda

Excel inclou importants eines d’ajuda a les quals es potaccedir durant la sessió de treball i des de qualsevol llocdel programa.

L’ajuda permet:

Llegir per pantalla els diferents nivells d’informacionsque ofereix.

Buscar informació sobre un tema determinat.

Imprimir les informacions.

Veure exemples i demostracions.

Accedir a temes relacionats amb la informacióbuscada.

Hi ha bàsicament quatre maneres d’obtenir ajuda ambExcel 2000. Són aquest:

L’Ajudant d’Office

La icona Que es esto? tant directament en la pantallacom des de qualsevol quadre de diàleg

A través del menú d’ajuda amb l’opció Contenidos

Accedint directament a l’opció Microsoft en la Web,on podrem trobar tota la informació per a novescaracterístiques i actualitzacions.

L’ajudant d’Office

Excel incorpora una eina molt útil i pràctica, l’ajudantd’Office. En obrir el programa apareixerà en l’àrea detreball que serà en nostre ajudant mentre treballem ambExcel. Per defecte sempre és obert i li podem preguntarqualsevol dubte que tinguem sobre el programa.

Quan l’ajudant ens vol fer una suggeriment per iniciativapròpia, apareixerà una bombeta groga a la part superiordreta:


Quan apareix labombeta, indica quel’ajudant ens vol fer unsuggeriment

L’ajudant d’Office funciona de forma intel·ligent, ja queinterpreta (més o menys) el que se li pregunta utilitzant lesnostres pròpies paraules.

Per demanar ajuda sobre qualsevol cosa només calclicar sobre l’ajudant.

Ens apareixerà el següent menú:

Podem demanar a l’ajudant que ens faci suggeriments,en aquest cas només haurem de prémer l’opcióSugerencias.

Podem canviar l’aspecte de l’ajudant. Per fer-ho, cal:

Fer un clic a l’ajudant i després prémer el botó Opciones ila fitxa Galeria. Apareix la següent pantalla:


apareix el menú preguntantquè volem fer. Només calescriure la pregunta i pitjarBuscar o bé la tecla intro

Manual d’Excel

Buscar ajuda amb la icona Que es esto?

Amb la icona Que es esto? tindrem tota l’ajudanecessària referida als elements de la pantalla o delsmenús així com a l’estil utilitzat en el text.

Podem activar aquest tipus d’ajuda de diverses maneres:

En un quadre de diàleg: − prémer el botó Ayuda, o bé

− prémer el botó dret del ratolí amb el punter damuntdel camp sobre el qual volem ajuda.

Sobre els botons de les barres:− Prémer les tecles Majúscules + F1 o bé pel menú ? i triar

¿Que es esto?. Apareix un interrogant al cursor delratolí . Desplaçar l’interrogant damunt del botósobre el qual vulguem obtenir informació i fer un clic.

L’opció Contenidos e índice del menú ?

Des del menú ? podem accedir a l’opció Contenidos eíndice la qual ens permet buscar ajuda tant per temescom per paraules concretes.

Per buscar ajuda per temes, cal:

1. Desplegar el menú d’ajuda ? i triar Contenidos eíndice. Apareix el següent quadre de diàleg:


2. Fer doble clic sobre el tema que ens interesa, perexemple Información importante. Apareix una subllistaamb tres opcions.

3. Fer doble clic a l’opció Si actualiza una versiónanterior de Excel. En aquest cas apareix una subllistaamb més opcions, però amb la diferència que portendavant un interrogant. Això indica que en entrar en und’ells, ens donarà la informació més concreta.

4. Triar Lo nuevo en Microsoft Excel 2000 i fer doble clic opitjar Mostrar. Apareix la finestra amb la informaciódemanada.


Manual d’Excel

Dins dels temes concrets de l’ajuda trobem el ques’anomena enllaços. No fan altra cosa que enllaçar ambun altre tema relacionat amb el que estem consultant

També ens podem trobar paraules de color verdsubratllades. En aquests casos el que fan és donar-nos ladefinició o funció de la paraula concreta, sense sortir dela pantalla que estem consultant.

Per buscar ajuda per paraules concretes, cal:

1. Desplegar el menú d’ajuda ? i triar Contenidos eíndice i després triar la fitxa Buscar. Apareix el següentquadre de diàleg:


2. En el camp 1 escriure la paraula o paraules que volembuscar. En el camp 3 apareixeran els temes relacionatsamb les paraules que hem buscat.

Buscarem ajuda per veure com podem filtrar informacióen una llista de dades. Escriurem filtros i seleccionarem eltema relacionat amb el nom Buscar datos en una lista

Apareixerà la pantalla amb els passos necessaris perpoder actuar.


Manual d’Excel

Obtenir ajuda de Microsoft en la Web

Excel inclou una opció per connectar de formaautomàtica amb un menú complet de llocs d’ajuda enlínia, inclosos a la Web de Microsoft.

Per accedir-hi, només cal:

− Anar al menú ? i triar Microsoft en la Web. Aquestaopció incorpora un submenú amb una sèrie de temesque connecten directament amb la Web. Es podencarregar directament des del navegador MicrosoftExplorer.


3. Elaborar un full de càlcul

Introduir i editar dades

Per introduir informació en una cel·la cal seleccionar-la iescriure la informació corresponent amb el teclat. Mentres’escriu la informació amb el teclat les dades s’editen al’àrea de fórmules i es poden corregir com es faria en unprocessador de textos. A partir del moment que ensdesplacem a una altra cel·la la o també quan prememl’Intro, la informació queda definitivament confirmada iintroduïda a la cel·la.

Els tipus de dades que una cel·la d'Excel accepta són elssegüents: textos, números, fórmules, funcions i valorslògics.

Introduir textos

Es considera “text” qualsevol cadena de caràcters que elprograma no reconegui com a número o funció. Perexemple: una cadena de text, un número o númeroscombinats amb text, o altres caràcters.

Els textos s'arrengleren automàticament a l'esquerra i si lescel·les de la dreta no tenen informació, els textoss'estenen per damunt de la cel·la del costat.

El límit de caràcters que es poden introduir en una cal·laés de 32.000. (a les versions anteriors només 255)

Per practicar la introducció de dades utilitzarem un fitxer nou.

1. Fes un clic a la icona Nuevo.

2. Situa’t a la cel·la A1 i escriu: Departament deCompres.

3. A cel·la A2 escriu Pressupost material d’informàtica


Manual d’Excel

Corregir i esborrar el text

Per corregir part d’un text que ja ha estat confirmat a lacel·la es pot:

− anar a l’àrea de fórmules amb el ratolí

− fer doble clic a la cel·la o bé prémer F2, per editar lainformació dins de la cel·la en lloc de fer-ho a l’àreade fórmules.

Un cop el cursor està situat a l’àrea de fórmules, ambInicio i Fin ens podem desplaçar al començament i finaldel text editat i amb Supr o Retrocés podem eliminar lainformació innecessària.

Segueix els passos necessaris per deixar el full com el de l’exemple:

1. Corregeix el contingut de la cel·la A1 per tal queaparegui Servei de compres.

2. Introdueix, seguint l’exemple, la data i les dades delrang A5:G9

3. Guarda el fitxer amb el nom Pràctica inicial.


Esborrar el contingut de les cel·les

Per esborrar el contingut d’una cel·la o d’un rang decel·les només cal seleccionar-les i prémer Supr.

També es podria fer des del menú Edición / Borrar /Contenido.

Valors

Per valors s’entén els números pròpiament dits, les dates iles hores.

Números

Els números són qualsevol combinació de caràctersnumèrics (del 0 al 9) i alguns caràcters especials com + - /( ) % , . E e .

Per defecte s'arrengleren a la dreta.

Els números negatius necessiten anar precedits del signe -.

Els números seguits de % automàticament són dividitsentre 100 (per tant 5% passa a ser 0,05).

Els números decimals s'han d'introduir amb una coma i noamb un punt.

Les combinacions de números i de caràcters com ara Km,m2, PTA,.. són considerades com a text. Si interessa que elprograma els consideri com a valors numèrics per tal depoder-hi operar, haurem d’escriure solament la partnumèrica a l’àrea d’edició i posteriorment donar-losformat.

Dates i hores

Pel que fa a les dates, el programa utilitza un sistema denúmeros de sèrie, començant el primer pel dia 1 degener de 1900. Això fa que les dates es puguin utilitzarcom a valors i que, per tant, s’hi pugui operar.

Restar dues dates, per exemple, ens calcula els dies quehi ha entre elles.

Valor de la cel·la Interpretació d l’ Excel

20/10/97 20 d’octubre de 1997

20/10/1997 20 d’octubre de 1997


Manual d’Excel

20-10-97 20 d’octubre de 1997

20-10-1997 20 d’octubre de 1997

20-10/97 20 d’octubre de 1997

20 de Octubre de 1997 20 d’octubre de 1997

20 octubre 20 d’octubre de l’any actual

20 oct 20 d’octubre de l’any actual

20-10 20 d’octubre de l’any actual

20/10 20 d’octubre de l’any actual

A l’hora de treballar amb les hores, el programa utilitzatambé el sistema de traduir-ho a números de sèrie.

Aquests són els formats d’hora que accepta Excel

Valor de la cel·la Interpretació de l’ Excel

10:30:00 am 10:30 am

10:30:00 AM 10:30 am

10:30 pm 10:30 pm

10:30 10:30 am

Fórmules

A Microsoft Excel les fórmules s’introdueixen seguint unasintaxis específica: en primer lloc, el signe = seguit delselements que s’han de calcular (operands) i elsoperadors de càlcul.

Les fórmules poden contenir valors numèrics, referènciesde cel·la, noms, funcions i operadors (+,-,/,*,...)

Operador de suma

Referència de cel·la

Valor constantInici de la fórmula


Com introduir les fórmules

Les fórmules es poden introduir de dues maneres diferents:

• Escrivint, amb el teclat tot el seu contingut.

• Un cop escrit el signe igual amb el teclat i, cadavegada que a la fórmula hi intervingui alguna cel·la,fer-li un clic amb el ratolí .

Exemples de fórmules comuns:

Formula Resultat de la fórmula

=B4+B5 Suma el contingut de la cel·la B4amb el de B5.

=C4/C5 Divideix C4 entre C5.

=E12+(E12*12%) Suma el 12% al contingut de E12

=B14*0,16 Calcula el 16% de B14.

=D5-B6+C6 Resta el contingut de B6 a D5 i l’hisuma C6.

=C18*100/C24 Multiplica C18 per 100 i ho divideixentre C24.

=B5 Escriu a la cel·la actual el contingutde la cel·la B5

=C3&” ”&D3 Uneix el text de la cel·la C3 i el de lacel·la D3. Per exemple, si hi haguésprimer i segon cognom els ajuntaria.

Cal tenir en compte que, en les fórmules, la multiplicació ila divisió tenen prioritat davant la suma i la resta. Per aixòel resultat d’aquestes dues fórmules seria diferent:

=G2+H3*40 Multiplica primer H3*40 i despréssuma G2


Manual d’Excel

=(G2+H3)*40 Suma G2+H3 i després multiplica per40

Si quan es comença a escriure la fórmula fem un clic enel signe igual de l’àrea de fórmules apareix una pantallad’ajuda que mostra el resultat de la fórmula abans deconfirmar-la.

Per saber l’import de compra del ordenadors caldràaplicar la fórmula que multipliqui la quantitat pel preuunitari.

1. Situa’t en el full on havies introduït les dades delpressupost d’informàtica, a la cel·la E6 i escriu =C6*D6 iprem Intro.

2. Escriu les fórmules corresponents a les cel·les E7 i E8.

Fórmula amb una constant

Per saber quin és el 16% dels import calculats anteriorment,introduirem una fórmula amb el 16% com una constant.

1. Situa’t a la cel·la F6 del teu pressupost.

2. Escriu la fórmula =E6*16%. També es podria escriure=E6*0,16.

3. Aplica les fórmules corresponent per calcular l’IVA ales cel·les F7 i F8.

4. Finalment caldrà sumar l’IVA a l’import total. Situa’t ala cel·la G6 i aplica la fórmula E6+F6.

5. Aplica les fórmules corresponents a les cel·les G7 i G8.


Editar fórmules

En acabar d’introduir una fórmula o una funció esconfirma prement la tecla Intro. Si un cop confirmada, caltornar-la a editar per fer qualsevol modificació, es pot feraixí:

1. Situar-se a la cel·la que conté la fórmula.

2. Prémer la tecla F2 o bé a anar a l’àrea de fórmules ifer un clic amb el ratolí.

Quan una formula o funció s’està editant apareix el queel programa en diu buscador de rangs. Això significa quemarca amb colors les cel·les que estan implicades en lafórmula.

Color blau Color verd

Calcular amb Dates i Hores

Ja hem vist que el programa considera que, tant les datescom les hores, són valors. És per això que els usuaris tenenla possibilitat de d’utilitzar-los per fer càlculs.

Vegeu-ne alguns exemples:

Fórmules Resultat

=2/3/97+5 7/3/97


Manual d’Excel

=5/6/97-6/7/97 31 (dies)

=4:30+3:45 8:15

Funcions del full de càlcul

A part de poder fer càlculs amb les fórmules habituals,Excel porta incorporades més de 300 de funcions.

En un full de càlcul, una funció és una fórmulapredefinida que realitza el càlcul que li correspon amb lesdades (arguments) que l’usuari li aporta.

Per exemple, la funció "PROMEDIO(B4:B8)" calcula lamitjana dels valors que hi ha en el rang B4:B8. El resultatseria el mateix que si apliquéssim la fórmula=(B4+B5+B6+B7+B8)/5 la qual, suma tots els valors i desprésels divideix per la quantitat de valors que hi ha.

Les funcions es poden aplicar soles, combinades ambuna fórmula o combinant i incloent una funció dins d'unaaltra.

Les funcions també es poden escriure directament al'àrea de fórmules o bé utilitzant el suport de l'assistent defuncions.


Sintaxi de les funcions

Totes les funcions tenen aquesta sintaxi general:

=NOMFUNCIO(arguments).

Sempre han d'anar precedides del signe = seguit delnom (sense deixar espais en blanc i en majúscules). Entreparèntesis hi ha els arguments separats per ; o per : si es fareferència a un rang.

Símbol igual (sempre que la funcióestigui al principi de la fórmula)

Arguments, sempre entre parèntesi

Nom de la funció

Els arguments

Categories dels arguments que es poden utilitzar:

Categoria Descripció

Valors Un valor és un número, fórmula o funció

Textos Conjunt de lletres, una sèrie de números ocaràcters entre cometes.

Posicions Nom d’una zona (rang), una direcció decel·la, una fórmula o funció que torna unnom cel·la,

Valors lògics = igual

> més gran que

< més petit que

>= més gran o igual que

<= més petit o igual que

<> diferent


Manual d’Excel

La suma

De totes les funcions que Excel ofereix, sens dubte la mésutilitzada és la funció SUMA. Quan s’ha de sumar duescel·les es pot aplicar una simple fórmula aritmètica. Quanel que cal sumar és un grup de cel·les és molt més pràcticutilitzar la funció de =SUMA(arguments)

Per exemple:

=SUMA(A2;A6;A8)

significa que suma els valors de A2, A6 i A8

=SUMA(A2:A6)

significa que suma el contingut de totes les cel·les que hiha entre A2 i A6, és a dir, A2, A3, A4, A5 i A6.

Autosuma

Podem esciure la funció SUMA a la cel·la on volemobtenir el resultat o bé podem utilitzar directament laicona de sumatori o autosuma.

Quan s’utilitza la icona d’autosuma el programa fa,automàticament, la selecció de dades més lògica enfunció les cel·les que té al voltant. Si és la selecció queens interessa, només cal prémer Intro. Sinó, abans deconfirmar la fórmula, cal seleccionar el rang que es volsumar.

Per calcular els imports totals dels ordenadors que estempressupostant pots fer el següent:

1. Selecciona la cel·la E9

Autosuma

2. Prem la icona d’autosuma

3. Comprova que la selecció que fa per defecte elprograma és correcta. Si no és correcta, seleccionamanualment el rang E6:E8 i prem Intro.

4. Fes el mateix a les cel·les F9 i G9


5. Guarda el fitxer.

Si en un moment donat volem saber què suma un rangde valors, però sense aplicar cap fórmula i, per tant, senseguardar el resultat, només cal seleccionar les dades ifixar-se en la barra d’estat.

Simplement seleccionat un rang de dades el programamostra el seu resultat sumat a la barra d’estat delprograma.

Resultat a la barra d’estat

Assistent de funcions

Pegar función

Excel 97. disposa de l’opció Pegar función que és unaguia que dóna suport a l’usuari per escollir la funció idefinir els arguments necessaris.

Exemple de funcionament de l’assistent

Es vol introduir una funció que permeti calcular la mitjanade puntuacions realitzada pels participants en un curs deGestió de Comandament intermedis.

1. Obre el fitxer pràctica 03 i activa el full CursComandaments.

2. Situa’t a la cel·la L5.


Manual d’Excel

Pegarfunción

3. Prem la icona de Pegar función.

4. Aquesta icona porta a la pantalla principal de Pegar función. Aquest quadre de diàleg permet buscar i seleccionar la funció necessària. En aquest cas triarem la funció PROMEDIO . Prem el botó Aceptar.

5. A partir d’aquest moment s’obre la paleta de fórmules,que té la funció d’ajudar a introduir els arguments. Enel requadre Número1 del segon pas cal introduir elrang de dades sobre el qual es vol fer el càlcul. Enaquest cas B5:K5. En aquest moments, a la part inferioresquerra de la paleta, apareix el resultat de la funció. Elbotó Aceptar confirma l'entrada de la funció a lacel·la.


Posar una referència de cel·la en el número2 seria elmateix que posar un punt i coma entre ambduesreferències. En l’exemple següent es trauria la mitjana deles dues cel·les B5 i K5, no del rang de B5:K5.

!Sovint, convé canviar la posició de la paleta, per veurela informació que s’amaga a sota. Això és tant simplecom arrossegar-la amb el ratolí a qualsevol lloc de lapantalla.

Exemples d’aplicació de funcions percategories

En aquest apartat presentem l’exemple d’aplicaciód’algunes de les funcions més usuals. Per tenir mésinformació sobre aquestes funcions i totes les altres queincorpora Excel podeu consultar el manual de funcions ol’ajuda del programa on apareixen totes les funcionsdisponibles agrupades per categories.


Manual d’Excel

Funcions de data i hora

Las funciones de data i hora permeten analitzar els valorsde data i hora i utilitzar-los per fer càlculs. És molt útil, perexemple, utilitzar la funció =HOY() per posar la dataactual o per fer càlculs tenint en compte la data actual.

Per exemple: =Hoy()-2/3/97. Aquesta fórmula donarà coma resultat, el dies que han passat des del 2/3/97 fins avui.


Funcions estadístiques

Las funciones estadístiques executen anàlisis estadístiquesde rangs de dades.

Funcions d’administració de llistes

Quan sigui necessari analitzar si els valors d’una llistacompleixen una condició o criteri determinat, es potutilitzar una de les funcions de base de dades. Perexemple, en una llista on portem el control d’entradesvenudes en el teatre municipal, podrem comptar elsregistres que han enregistrat unes vendes d’entradessuperiors a 500 i inferiors a 1.5000.

Funcions matemàtiques i trigonomètriques

Les funcions matemàtiques i trigonomètriques, permetenexecutar càlculs matemàtics simples i complexes, com elcàlcul del valor total d’un rang de cel·les, el del valortotal d’un rang de cel·les que compleixin una condicióen un altre rang, arrodonir números, etc.


Manual d’Excel

Funcions de text

Tot i que Excel és un full de càlcul, té 23 funcionsespecialment dissenyades per a treballar amb text.

Per exemple, tenim un llistat de noms de persones queestan escrits en majúscules. En un moment donatdecidim que només volem tenir la inicial de cada nomescrita en majúscula. Si la llista és molt llarganecessitarem molta estona per canviar-los un a un. Enaquest cas podríem utilitzar aquesta funció:

=NOMPROPIO(A1)

Funcions lògiques

Les funcions lògiques es poden utilitzar per veure si unacondició es certa o falsa o, per a comprovar diversescondicions. Per exemple, utilitzant la funció Si, si lacondició es certa, ens tornarà un valor i, si la condició esfalsa, ens en tornarà un altre.


Utilitzar noms de rangs a les fórmules

Els noms, a Excel, s'utilitzen com a identificadors de cel·leso grups de cel·les per poder treballar-hi de manera mésfàcil. Com s’ha vist a l’apartat de les funcions, quan en unargument cal fer referència a un rang de cel·les, s’escriula primera cel·la del rang i després l’última cel·la delrang. Si s’ha donat un nom a aquest rang llavors es podràutilitzar com a argument d’una funció. També es podràutilitzar per seleccionar el rang triant el nom a l’àrea defórmules.

Per exemple, en el full que hi ha a continuació ensinteressarà donar noms a dos rangs: area_95 al rang B4:B9i area_96 al rang C4:C9

1. Obre el fitxer pràctica 03 i tria el full Despeses

2. Selecciona el rang de cel·les B4:B9

3. Tria Insertar / Nombre / Definir

4. Escriu el nom area_95 en el quadre Nombre:

5. Comprova que la referència de cel·la/es del quadreSe refiere a: és correcta.

6. Triar Agregar / Sí. A partir d’aquest moment el nomcreat apareix a l’esquerra de la barra de fórmules.

7. Segueix els passos necessaris per definir l’àrea de 1996


Manual d’Excel

A partir d’aquest moment des de qualsevol lloc del full espoden triar els noms area_95 i area_96 en el cas que ensinteressi desplaçar-nos-hi directament.

També es pot aplicar una fórmula com =SUMA(area_95)

Fórmules en llenguatge natural

Aquesta versió d’Excel permet definir fórmules i funcionsutilitzant els noms que encapçalen les columnes delsvalors implicats en la fórmula.

En aquest exemple, obtindríem el mateix resultat amb lafunció =SUMA(B4:B9) que amb la funció =suma(despeses).


Copiar i moure informació

Si es necessita copiar i moure informació d’un lloc al’altre, es pot utilitzar els botons de copiar i enganxar,utilitzar les opcions del menú Edición o fer-ho directamentamb el ratolí.

Copiar / Pegar

L’opció Copiar serveix per fer la còpia d'una selecció decel·les i passar-la al "portapeles" a l’espera de transportar-la a un altre destí. Serveix per repetir els textos, les dades oles formules en el full sense necessitat de tornar-los ateclejar. Els passos a seguir són aquests:

1. Seleccionar la cel·la o cel·les que es vol copiar.

Copiar

2. Triar Edición / Copiar o la icona Copiar.

3. Seleccionar la cel·la superior esquerra de l'àrea on es vulgui fer la còpia.

Pegar

4. Triar l'opció Edición / Pegar o la icona Pegar.

! Si en comptes d’executar l’últim pas (4.) premem Intro,La informació s’enganxa a la cel·la activa, però el“portapapeles” queda buit i per tant, l’opció Pegarqueda desactivada.

La còpia es pot fer tantes vegades com es vulgui mentreno s'accioni Esc, Intro o es copiï una nova informació al“portapeles”.

Cortar / Pegar

Cortar s’utilitza per moure informació d’un lloc a un altre.Però en aquests cas a diferència de l’anterior, les dadesnomés es poden enganxar una vegada, ja que al triarPegar s'esborra la selecció d'origen i el “portapeles”queda buit.

El procés és el següent:


Manual d’Excel

1. Seleccionar la cel·la o cel·les que es vol traslladar.

Cortar

2. Triar Edición / Cortar o la icona Cortar.

Pegar

3. Seleccionar la cel·la superior esquerra de l'àrea on esvulgui traslladar la selecció

4. Triar Pegar o enganxar directament prement Intro.

Tallar, copiar i enganxar amb el ratolí

També es pot copiar, moure o omplir amb dades una odiverses cel·les utilitzant el ratolí, en lloc de fer servir elscomandaments Copiar/ Cortar / Pegar / Llenar .

Per moure el contingut d'una cel·la o d’un rang de cel·les cal:

1. Seleccionar les cel·les que es volen moure

2. Situar el punter del ratolí just a la vora de la cel·la ozona marcada de forma que el punter es converteixien una fletxa blanca.

3. Arrossegar la selecció fins al lloc de destí i deixar anarel botó del ratolí.

Primer pas Segon pas Tercer pas


Per copiar una cel·la o un rang cal fer això:

1. Marcar les cel·les que es vol copiar

2. Situar el punter del ratolí a la vora de la cel·la o zonamarcada de forma que el punter es converteixi en unafletxa blanca..

3. Prémer la tecla Ctrl i comprovar que apareix una creual costat de la fletxa

4. Arrossegar la selecció fins el lloc de destí.

5. Deixar anar el botó del ratolí i després la tecla Ctrl

Si es vol copiar el contingut de les cel·les a les cel·lesadjacents, es farà així:

1. Marcar les cel·les que es vol copiar

2. Situar el punter del ratolí en l'angle inferior dret de lescel·les seleccionades de manera que es converteixi enuna creu negra més fina.

3. Prémer el botó i, sense deixar-lo anar, seleccionar lazona a la qual es vol copiar la informació i deixar anarel botó


Manual d’Excel

Copiar atributs especials de la cel·la

Quan es copia i enganxa informació amb els sistemesque s’ha vist fins aquí, queda enganxada a l’àrea dedestí tota la informació que hi havia a la cel·la d’origen(format, fórmules, valors, etc..).

Si només es vol copiar part de la informació queincorpora una cel·la cal utilitzar el comandamentPegado especial del menú de Edición.

Fórmula

Valor de la cel·la

Formats: color, numèric, alliniació...

El procés és el següent:

1. Seleccionar les cel·les que es vol copiar

2. Triar Edición / Copiar

3. Triar l'àrea on es vol enganxar la selecció.

4. Triar l'opció Pegado especial

5. Escollir una de les opcions: Fórmulas, Valores, Formatos,Notas

6. Triar Si


Copiar fórmules i/o funcions

De la mateixa manera que es pot copiar text i informaciónumèrica, també es pot copiar fórmules. Però en aquestcas hi ha un element important que cal tenir en compte:la referència de cel·les de les fórmules a copiar.

Referència relativa: Excel, per defecte, adapta lesreferències de cel·la que composen una fórmula o unafunció quan es passa d'una localització a una altra. Lafórmula s'ajusta sempre relativament a la sevalocalització.

Per exemple, en el full que hi ha a continuació introduïmla fórmula =C2+D2 a la cel·la E2. Si s’arrossega la fórmulafins a E12, la fórmula de E2 s'adaptarà a les altres ipassarà a ser =C3+D3, =C4+D4, =C5+D5, etc..

1. Obre el fitxer pràctica 03 i selecciona el full Ref. relativa

2. Situa’t a la cel·la E2 i escriu la fórmula C2+D2. PremIntro.

3. Arrossega la fórmula fins a la cel·la E12.

4. Comprova com el contingut de la cel·la s’ha adaptat.

Arrossega lafórmula desd’aquí

! Les fórmules poden copiar-se amb ratolí enqualsevol de les quadre direccions.


Manual d’Excel

Referència absoluta: Si la fórmula o funció que es volcopiar inclou alguna referència de cel·la que no interessaque s’adapti s’haurà d’indicar al programa. El símbol quefixa les referències és $ al davant de la direcció decolumna i fila. Es pot utilitzar F4 estant situats darrere de lareferència de cel·la que es vol fixar. D'aquesta manera sila referència era C3(relativa) passarà a ser $C$3(absoluta).

Per exemple, en el full que hi ha a continuació es vol calcular el salari dels treballadors tenint en compte que al salari base, cal sumar-li l’import de les hores extres.

1. Obre el fitxer pràctica 03 i tria el full Hores extres.

2. Situa’t a la cel·la E4. La fórmula necessària per fer elprimer càlcul serà =C4+(D4*E1). Si aquesta fórmula escopia sense fixar la referència E1, el resultat de lesfórmules copiades serà erroni ja que la referència E1passarà a ser E2, E3, E4...., quan el que necessitem ésque sigui E1 a cada una de les fórmules copiades.

3. Edita la fórmula que has escrit E4 i amb el cursor situatdarrere de la referència de cel·la E1, prem F4 i acontinuació Intro.

4. Arrossegar la fórmula fins a E14.

Referència mixta: s’utilitza per fixar només una part de lareferència total d’una cel·la, o la fila o la columna. Elsímbol $ es pot posar manualment o prement més d’uncop la tela F4.


Exercicis pràctics

Exercici 11. Obre el fitxer exercici 03 del subdirectori exercicis

pràctics

2. Selecciona el full llibreria.

A continuació et donem les pautes per anar construiraquest full de càlcul.

3. Selecciona la cel·la C5.

4. Introdueix aquesta fórmula: =B5+C2 i prem Intro.

5. Selecciona la cel·la C6.

6. Introdueix aquesta fórmula: =C5-B6 i prem Intro.

7. Arrossega la fórmula fins a C21.

8. Guarda el fitxer .

Exercici 21. Tria el full taxis del fitxer exercici 03.

2. A la cel·la C4 escriu la fórmula que ens doni com aresultat el tant per cent que representen els viatges delstaxis de cada districte en relació al total, tant pel quefa a dies feiners com a dies festius.

3. Recorda que per poder copiar la fórmula als rangsC4:C13 i E4:E13 cal fixar la referència de fila:B4*100/B$14.


Manual d’Excel

Exercici 31. Tria el full factures del fitxer exercici 03.

Aquest exercici servirà per practicar el càlcul ambdates i l’aplicació de la funció condicional=si(condició;valor_si;valor_si_no) (s’utilitza quan volemaplicar una fórmula o introduir una informació quedepèn de si una determinada condició es compleix ono9).

2. Per saber quants dies han passat des de la data de lafactura fins el dia actual farem això: a la cel·la C4 iescriurem la fórmula:

=HOY()-B4

Si el resultat de la fórmula apareix en format data, calseleccionar la columna Dies des de la data i anar almenú Formato / celdas / Número i triar un format denúmero (no de data).

Arrossega la fórmula fins a la cel·la C21.

3. Les factures a les quals els Dies des de la datasobrepassin els 90 se’ls hi carregarà un recàrrec d’un15% sobre l’import.

A la columna Recàrrec ens interessa que apareguiescrit SI o NO en funció de si la factura corresponent térecàrrec o no.

Situa’t a la cel·la E4 i escriu aquesta funció:

=SI(C4>90;"si";"no")

Arrossega la funció fins a E21.

4. Situa’t a la cel·la F4 i escriu aquesta funció:

=SI(C4>90;D4*1,15;D4)

Aquesta funció farà s’incrementi en un 15% l’import deles factures que en el camp Dies des de la data superinels 90 dies.

Arrossega la fórmula fins a F21.

Exercici 41. Tria el full Càlcul d’hores del fitxer exercici 03.


En aquest full de càlcul ens interessa saber el totald’hores treballades pels treballadors durant un diadeterminat.

2. Situa’t a la cel·la D5 i escriu aquesta fórmula.

=C5-B5

Arrossega la fórmula fins a la cel·la D14.

3. Situa’t a la cel·la D15 i suma el rang de cel·les D5:D14.

Exercici 51. Tria el full Ingressos-despesesl fitxer exercici 03.

En aquest full ens interessa calcular els totals d’ingressosi despeses per mesos i per conceptes. Els ingressosmenys les despeses i el saldo acumulat del primersemestre de l’any.

2. Situa’t a la cel·la H3 i suma el rang de cel·les B3:G3.Arrossega la fórmula fins a H18

3. Situa’t a la cel·la B7 i suma el rang de cel·les B3:B6.Arrossega la fórmula fins a G7.

4. Situa’t a la cel·la B18 i suma el rang de cel·les B9:B17.Arrossega la fórmula fins a G18.

5. Situa’t a la cel·la B19 i resta els ingressos menys lesdespeses.

=B7-B18

Arrossega la fórmula fins a G19

6. Calcula el saldo acumulat, Situa’t a la cel·la B20 i escriu=B19. Situa’t a la C20 i escriu C19-B20.

Arrossega la fórmula fins a G20.

Exercici 61. Tria el full Concatenar fitxer exercici 03.

Aquest exercici serveix per practicar la utilització dedues funcions de text: Concatenar i Nompropio.

2. Situa’t a la cel·la D2 i escriu aquesta funció:

=CONCATENAR(A2;" ";B2;", ";C2)

Arrossega la fórmula fins a la cel·la D50


Manual d’Excel

3. Situa’t a la cel·la E2 i escriu aquesta funció:

=NOMPROPIO(D2)

Arrossega la fórmula fins a la cel·la E50

4. Selecciona el rang de cel·les E2:E50 i, per tal d’eliminarla funció i deixar només els valors, pots fer això:

Edición / Copiar i, sense deseleccionar el rang dedades fer Edición / Pegado especial / Valores.


4. Donar format al full

Els formats de les cel·les es poden aplicar utilitzant lesicones de la barra d'eines de format o des dels quadresde diàleg que apareixen quan es tria Formato / Celdas.

El formats s’aplicaran sempre a les cel·les seleccionades,per tant abans d’accedir al quadre de diàleg deFormato / Celdas cal seleccionar la cel·la o cel·les sobreles que es vol actuar. Es poden aplicar abans o desprésd’introduir la informació a les cel·les.

Prement les pestanyes de Número, Alineación, Fuentes,Bordes, Diseño o Protección es pot accedir a les diferentspantalles que permeten donar diferents tipus de formats ala cel·la o cel·les seleccionades.

Barra d’eines Formato

Aquesta barra d’eines apareix, per defecte situada sotala barra d’eines estàndard. Aquesta és la utilitat de lesseves icones.

Canvi de tipus de lletra

Mida de la lletra

Negreta, cursiva i subratllat

Alinear a l'esquerra, centre,dreta i al centre de la selecció.


Manual d’Excel

Format monetari, percentual,milers, afegir i treure decimals

Sagnat cap a la dreta i cap al’esquerre

La paleta portàtil de "Bordes"serveix per dibuixar línies alvoltant de la selecció i/o acada una de les cel·les queformen part de la selecció.

La paleta portàtil de colorserveix per donar color al fonsde les cel·les seleccionades

Paleta portàtil de color de text.

Format de tipus de lletra

El fet de poder utilitzar diferents tipus i mides de lletres idiferents estils (negreta, cursiva, etc.) ajuda a ressaltartextos i dades en el full.

Excel presenta les fonts disponibles en l’ordenador. Detotes elles les que ofereixen millors resultats d’impressió sónles fonts TrueType, ja que es poden imprimir i veure aqualsevol mida, sense que es deformin.

Per defecte, Excel presenta la lletra Arial de 10 punts, queés la definida per l’estil Normal. Totes les cel·les tenen, enprincipi, aquest estil i, per tant, aquesta font.

Mes endavant, en el capítol de personalitzar, s’explicacom canviar la font per defecte i com canviar les fonts através dels estils.

Per canviar el tipus de lletra es pot fer des de la barrad’eines o des del menú Formato / Celdas / Fuentes.

Des de la barra d’eines es pot triar la font de lletra, la


mida i els estils negreta, cursiva i subratllat.

L’avantatge d’utilitzar la barra d’eines és la facilitat irapidesa d’accés. Des del quadre de diàleg de Fuentesperò, hi ha algunes opcions que no estan disponibles a labarra d’eines com són el subratllat doble, el subíndex i elsuperíndex.

En el quadre inferior dret apareix una mostra de lesseleccions que es van fent.

L’alçada de la fila s’adaptaautomàticament

Si el canvi d’estils s’utilitza molt sovint pot ésser interessantaprendre les combinacions de teclat:

Combinació de tecles Estils


Manual d’Excel

Control+N Negreta

Control+K Cursiva

Control+S Subratllat

Control+5 Ratllat

Utilitzar fonts diferents en una mateixa cel·la

Les cel·les que contenen text, permeten aplicar formatsdiferents a les diferents parts del text. Per fer-ho calseleccionar la part del text a la qual es vol canviar elformat i després seguir el procés normal.

La selecció d’una part del text es pot fer a la mateixacel·la o bé a l’ àrea de fórmules.

Alineació de dades

Modificar l’alineació significa modificar la posició del seucontingut en relació a la cel·la. Es pot alinearhoritzontalment a la dreta, a l’esquerra o centrar.

L’alineació que Excel aplica per defecte rep el nom deGeneral (números a la dreta, textos a l'esquerra i valorslògics o d'error al centre).

Alineació General:


L’alineació horitzontal General es pot substituir perqualsevol de les opcions de la barra d’eines o deFormato / Celdas / Alineación. En aquest últim cas, nonomés es pot modificar l’alineació horitzontal sinó tambéla vertical.

Si es modifica l’orientació del text, el programaautomàticament modifica l’alçada de la fila.

A part de les opcions habituals, dins de l’alineacióhoritzontal, es poden trobar les opcions de:

Llenar: Omple una cel·la o un rang seleccionat repetintels caràcters de la cel·la.

Justificar: Distribueix un text que sobrepassi l’ampladad’una cel·la ampliant l’alçada de la fila tant com siguinecessari.

Centrar a la selección: Centra el text d’una cel·la a laselecció que l’usuari faci de les cel·les adjacents.

Canviar l’orientació del text

A les versions anteriors d’Excel es podia optar per canviarl’orientació del text horitzontalment o verticalment.Aquesta nova versió d’Excel permet a més, especificar unangle d’inclinació per el text.


Manual d’Excel

Des del mateix quadre de diàleg de Formato / Celdas /Alineación es pot especificar un angle entre –90º i +90º.

Combinar ycentrar

Combinar y centrar Aquesta opció és molt pràctica percentrar un títol a diverses columnes. Per fer-ho cal introduirel títol a una cel·la i després seleccionar la que té el títol iles cel·les a les quals es vol centrar el text i, finalment,prémer la icona de Combinar y centrar. Aquesta nonomés centra el text sinó que converteix les cel·lesseleccionades en una de sola.

Centrar a la selecció

Alineacióvertical

Inclinació de 45º

Per practicar amb els comandaments que permetendonar diferents tipus de formats al full de càlculutilitzarem el fitxer pràctica 04


1. Obre el fitxer

2. Activa el full Pressupost.

3. Selecciona el rang A2:G2

4. Prem la icona de Combinar y centrar columnas.

Sagnar el text a les cel·les

Una novetat d’aquesta versió d’Excel és la possibilitat desagnar el text dins de la cel·la.

A la barra d’eines hi ha dues icones que permetendesplaçar el text cap a la dreta i cap a l’esquerre.L’avantatge de poder sagnar el text és que dóna lapossibilitat de presentar les dades de forma escalonada.

Format de números, dates i hores

En un full de càlcul és molt important comptar amb einesper donar format de moltes maneres a les cel·les quecontenen números. Per això, a més dels formatspredeterminats que Excel ofereix, també es poden crearde forma senzilla formats personalitzats.

Alguns dels formats numèrics més usuals es podenseleccionar directament des de la barra d’eines

Afegeix i eleiminadecimals

Formatmonetari

Formatpercentual

Format de milers


Manual d’Excel

Format Resultat

Monetari Afegeix el símbol de pessetes ala dreta, separa els milers ambun punt i deixa els númerossense decimals.

Percentual Deixa el número ambpercentatge sense decimals.

Milers Afegeix el punt de milers i deixael número sense decimals.

Augmentardecimals

Augmenta els decimals en unaposició.

Disminuirdecimals

Disminueix els decimals en unaposició.


S'accedeix als formats predeterminats d'Excel a través del'opció Formato / Celdas / Número, que també inclou elsformats de dates i hores.

Apareix aquesta fitxa, on hi ha dotze categories deformats de números entre les quals es pot escollir. Un copseleccionada una de les categories, la part dreta delquadre de diàleg canvia i presenta les diferents opcionsque permeten ajustar el format a les necessitats del’usuari.

Descripció de les categories:

General: És el format per defecte.

Número: Permet definir el número de decimals, lapresentació dels números negatius i l’aparició delsseparadors decimals.

Moneda: Permet definir el número de decimals, si fer serviro no el símbol de pessetes, i la presentació dels númerosnegatius. Sempre utilitza els separadors de milers.

Contabilitat: És com l’anterior, excepte que deixa unsagnat a la dreta de la cel·la.

Fecha: Ofereix onze formats de data diferents.

Hora: Permet triar entre sis formats diferents d’hora.

Porcentaje: Permet triar el número de decimals i sempreapareix el símbol de percentatge.


Manual d’Excel

Fracción: Permet triar entre nou formats diferents defraccions.

Científica: Posa el número en notació científica, amb unaE. Permet triar el número de decimals.

Texto: Converteix un número en un text, tot i que segueixpresentant l’aparença d’un número, en realitat passa aser text i, per tant, canvia l’alineació.

Especial: Inclou quatre formats de número especials (codipostal, número de telèfon i número de seguretat social).

Personalitzada: Per que l’usuari es defineixi els formatspropis que no estan inclosos en les categories anteriors.

Taula que mostra alguns dels formats de número, dates ihores que incorpora Excel:

General 2345

Número (amb separador de milers) 2.345

Moneda 2.345 Pts

Comptabilitat 2.345 Pts

Data 03/07/97

Hora 20:30

Percentatge 0,56%

Fracció 7/8

Científica 8,E+06

Text 4456785

Especial 08015

Personalitzada 5.700 Pessetes

!Si a la cel·la apareguessin una sèrie de signes comaquests #####, significa que li falta espai perpresentar tota la informació. En aquest cas calmodificar l’amplada de la columna.

Els números del full Pressupost requereixen el format demilers, ja que tenen més de tres xifres.


1. Selecciona el rang D6:G9

2. Tria el comandament Formato / Celdas / Número.

3. De la categoria Número, posar els decimals a 0,assegurar-se que l’opció Usar separadors de miles estàactivada

Format personalitzat de números

Per crear un format propi s'ha de partir de fer el següent:

1. Anar al quadre de diàleg Formato / Celdas / Número.

2. Triar l’opció Personalizada.

3. Triar, dels formats, que ja existeixen, el més semblant alque ens interessa.

4. Des del quadre de diàleg Tipo fer les modificacionsnecessàries per personalitzar el format numèric, teninten compte les explicacions que vénen a continuació.

Es pot crear un format diferent per a números positius,negatius, zeros o text. A l'hora d'escriure el format, s'hande posar les seccions separades amb un punt i coma iseguint el següent ordre: positius; negatius; zero; text. Perexemple, amb el format

el resultat obtingut seria aquest:

Tipus Dada Format

Positiu 900 900,0 pessetes

Negatiu - 25 (25,0) pessetes

Zero 0 zero

Text Qualsevol text

error


Manual d’Excel

Tots el símbols que s'introdueixin i que no siguin reconegutspel programa s'han d'escriure entre cometes. Perexemple "pessetes".


Es poden utilitzar els símbols següents:

0 Marcador de dígit. Arrodoneix el número finsal número de dígits indicat o omple ambzeros les posicions que falten.

# Marcador de dígit. Arrodoneix el número,però no omple amb zeros les posicions quefalten.

? Marcador de dígit. S'utilitza com el zero, peròpermet que les comes decimals s'alineïn.

, (coma) Separador decimal.

. (punt) Separador de milers

% Percentatge. Multiplica pel número 100 iafegeix el símbol %.

E e Notació científica per números en potènciesde 10.

"Text" Introdueix una cadena de caràcters.

* Repeteix el caràcter següent fins a omplir lacolumna.

Tenim un full de càlcul creat, en el qual portem elcontrol de despeses d’una llibreria. Ja que partim d’unadotació concreta, ens interessa que, quan tenim unsaldo negatiu, quedi ressaltat amb un format denegatius concret: si el valor és positiu, un format demilers; si el valor és negatiu apareixerà el valor en milersperò entre parèntesi i de color vermell.

1. Selecciona el full Llibreria, del llibre de treball pràctica04,

2. Selecciona la columna C

3. Tria Formato / Celdas / Número.

4. Tria la categoria Personalizada.

5. Situa’t al requadre de Tipo i escriu:


Manual d’Excel

!Els formats personalitzats s’afegeixen al final de llistade formats preestablerts pel programa. El botóEliminar permet esborrar els nous formats, no els delprograma.

Valors negatius

Format personalitzat de dates

Si es vol crear un format propi s'ha de fer el mateix queen el cas dels números però utilitzant aquests símbols:

Símbol Exemple: 1/3/97

d 1

dd 01

ddd ds

dddd dissabte

ddddd dissabte1

m 3

mm 03

mmm mar

mmmm març

aa 96

aaaa 1996

dddd d demmmm

dissabte 1 de març


Si en un full de càlcul es vol posar la data del dia actualde manera que vagi actualitzant cada vegada ques’obre el fitxer, es pot fer amb la funció =HOY().Utilitzarem aquesta data per modificar-ne el format.

1. Situa’t en una cel·la que estigui buida, escriu =HOY() iprem Intro. Apareixerà la data del dia.

2. Tria Formato / Celdas / Número. A la categoria, triaFecha

3. Si vols que l’any tingui les quadre xifres hauràs demodificar el format i escriure: d/mm/aaaa . Si vols quea la mateixa cel·la aparegui la paraula Data: cal queescriguis: “Data:” d/m/aa

!Per a tenir els formats de dades en català cal que laconfiguració del Panel de control / Configuraciónregional tingui com a idioma catalán


Manual d’Excel

Contorns i línies

Els contorns o “bordes”, com els anomena el programa,són les línies que es dibuixen al voltant d’una cel·la o d’unrang de cel·les. Normalment s’utilitzen per agrupar rangsde cel·les semblants, o simplement per ressaltar el contornd’un grup de files o columnes determinades.

Des de la barra d’eines es pot disposar de la iconaBordes, que permet dibuixar les línies de forma ràpida idirecta. Només:

1. Seleccionar la cel·la o cel·les sobre les quals es voldibuixar les línies.

2. Fer un clic a la icona Bordes.

3. Triar una de les dotze opcions que apareixen a lapaleta.

Elimina totes les línies de laselecció

Dibuixa les linies de totes lescel·les de la selecció

Dibuixen les línies esquerre,dreta, etc. del rang seleccionat(no de les cel·les individuals)

Dibuixa el contorn de la selecció(no de les cel·les individuals)

Si les possibilitats que ofereix la icona bordes no sónsuficients per a dibuixar el format que es vol, cal optar perl’opció de menú:

1. Seleccionar les cel·les a les quals cal donar format.

2. Triar Formato / Celdas / Bordes. Apareix aquest quadrede diàleg:


En aquest quadre de diàleg cal escollir el tipus de linia i laposició que ha d’ocupar.

Aquestes dues característiques s’han de combinar.

Preestablecido: Es pot optar per esborrar totes les línies, posarel contorn a tota l'àrea seleccionada i no a les cel·lesindividuals de la selecció (Afecta la totalitat de laselecció i no cada una de les cel·les individuals que lacomponen). O posar les linies a les cel·les individuals i noal contorn.

Les opcions d’Estilo permeten canviar el tipus i les midesde les línies de contorn. També hi ha una opció perescollir el color de la línia.

L’estil de les línies es poden aplicar utilitzant les opcionspreestablertes, fent clic a les diferents zones de la mostraprèvia o utilitzant els botons que hi ha al voltant de lamostra prèvia.

Dibuixar les línies dels nostres fulls de càlcul és molt simple,només cal familiaritzar-se una mica amb les opcions delprograma. Per això us recomanem que passeu una estonaintentant reproduir aquestes mostres i altres que usinventeu vosaltres:


Manual d’Excel

Colors i ombrejat

Donar color a algunes zones dels fulls de càlcul potajudar molt a ressaltar informació important i fer, en moltscasos, més entenedores les dades.

L’opció més ràpida i directa per modificar el color delfons de les cel·les és a través de la icona de la barrad’eines: Color de relleno.

Per esborrar els colors de fons

Triar qualsevol dels colors


La paleta de la barra d’eines permet modificar el fons dela cel·la. Si es vol però, que la cel·la tingui un fons tramaten lloc de llis, cal utilitzar les opcions de menú:

1. Seleccionar les cel·les que han de tenir trama.

2. Triar l’opció Formato / celdas / Tramas.

3. De la llista desplegable de Trama triar el disseny que esvulgui i el color que han de tenir les línies de la trama.

Triar el tipus de trama

Triar el color de leslinies de la trama

Per acabar de donar format a les cel·les de la pràcticaPressupost cal dibuixar les línies que envolten les cel·les idonar color al fons.


Manual d’Excel

1. Obre el fitxer pràctica 04 i tria el full Pressupost

2. Seleccionant els rangs que creguis convenients i,utilitzant les paletes de contorns i colors, deixa el dissenycom el d’aquesta mostra:

La paleta Color de Fuente permet canviarel color del text de les cel·les. Així es podenfer, per exemple, un efecte de negatiu si estria un fons fosc i una font blanca.

Esborrar formats

Excel fa una diferència molt clara entre els continguts(text, números fórmules, etc.) que s’introdueixen a lescel·les i els formats. A l’hora d’esborrar la informació espot decidir què és allò que es vol esborrar: el contingut, elformat, o tot.

Quan s’utilitza Supr, s’esborra només el contingut.

Si es vol esborrar el format o tota la informació cal anar almenú Edición / Borrar i triar Formato o Todo

Format de columnes i files

Canviar l’amplada de les columnes

Sovint les dades no encaixen amb l’amplada estàndardde la columna. Podem canviar l’amplada i tambél’alçada de les files, utilitzant només el ratolí.


En situar el punter del ratolí sobre la línia dreta del’encapçalament de la columna, es pot observar comcanvia de forma: apareix una doble fletxa negre. Quanaixò passa es pot:

− prémer el botó esquerre del ratolí i arrossegar fins atrobar l’amplada de columna desitjada.

− fer doble clic. En aquest cas es fa allò que el programaanomena Autoajustar a la selección. Això té un efectediferent en funció de quina sigui la selecció:

a. Si està tota la columna seleccionada el programaajusta l’amplada de la columna a la cel·la que témés informació.

b. Si només hi ha una cel·la seleccionada, elprograma ajusta l’amplada de la columna a lacel·la seleccionada.

Punter del ratolí

Aquesta operació de modificar l’amplada de columnaafectarà totes les columnes seleccionades.

Allò que es faci amb una de lescolumnes afectarà les tres columnes

seleccionades

Per establir l'alçada de les files s'utilitza el mateix sistemaque hem vist per a l'amplada de columnes.

També es pot canviar l’amplada de les columnesutilitzant els menús. Per això cal:


Manual d’Excel

1. Seleccionar la columna o columnes que es volenmodificar.

2. Anar al menú Formato / Columnas.

3. Triar l’opció Ancho de columna. Apareix un quadre dediàleg que permet modificar l’amplada:

També es podria triar directament l’opció Ancho decolumna del menú contextual (fent una clic amb el botódret a l’encapçalment de la columna seleccionada)

Modificar l’amplada estàndard de les columnes

Per definir l’amplada de columna predeterminada detotes les columnes d’un full, cal:

1. Anar al menú Formato / Ancho de columna.

2. Triar l’opció Ancho esándar. Apareix aquest quadre dediàleg:

3 El número que apareix en el quadre Ancho estándarde columna es la mitjana de dígits de la font estàndardque cap en una cel·la.

Ocultar i mostrar columnes

Cal seleccionar les columnes que es volen amagar iaccedir al menú Formato / Columna / Ocultar.


Per tornar a mostrar les columnes amagades s’ha deseleccionar la columna anterior i la posterior de la/escolumna/es amagada/es i anar al menú Formato /Columna / Mostrar.

Si s’ha amagat la columna A o bé hi ha columnesamagades a diferents llocs del full i es volen mostrar totesde cop cal seleccionar tot el full de càlcul.

Recordeu que per seleccionar tot el full cal fer un clic enel botó que hi ha a la intersecció dels encapçalamentsde files i columnes.

Inserir columnes

Per inserir columnes cal seleccionar el nombre columnesque es volen inserir i anar al menú Edición / Insertar. Lescolumnes s’inseriran a l’esquerra de la selecció.

El procediment per eliminar és molt semblant. Calseleccionar les columnes que es vol eliminar i anar almenú Edición / Eliminar.

Canviar l’alçada de les files

L’alçada de les files canvia automàticament quans’utilitza una mida de lletra que no cap en l’alçada de filaestàndard.

Si es vol una alçada de fila més gran de que la necessitala font de lletra, es pot ampliar manualment.

En situar el punter del ratolí sobre la línia inferior del’encapçalament de la fila es pot observar com canvia deforma: apareix una doble fletxa negre. Quan això passa espot:

− prémer el botó esquerre del ratolí i arrossegar fins atrobar l’alçada desitjada.

− fer doble clic. En aquest cas es fa allò que el programaanomena Autoajustar, això significa que ajustal’alçada de la fila a la mida que necessita segons lamida de la lletra. Si la fila és buida, retorna l’alçadaestàndard.

Aquesta operació de modificar l’alçada de la filaafectarà totes les files seleccionades.


Manual d’Excel

Si hi ha més d’una fila seleccionadal’amplada assignada a una d’elles seràla mateixa per a totes les de laselecció.

També es pot canviar l’alçada de les files utilitzant elsmenús. De fet tot allò que s’ha explicat en relació al’amplada de les columnes és aplicable a l’alçada de lesfiles. Cal tenir en compte només que, en aquest cas, perarribar al menú partim de Formato / Fila

Ocultar i mostrar files

Cal seleccionar les files que es volen amagar i accedir almenú Formato / Fila / Ocultar.

Per tornar a mostrar les files amagades s’ha deseleccionar la fila anterior i la posterior de la/es fila/esamagada/es i anar al menú Formato / fila / Mostrar.

Si s’ha amagat la fila 1 o bé hi ha files amagades adiferents llocs del full i es volen mostrar totes de cop, calseleccionar tot el full de càlcul, abans d’anar al menúMostrar.

Inserir files

Per inserir files cal seleccionar el nombre files que es voleninserir i anar al menú Edición / Insertar. Les columness’inseriran a la part superior de la selecció.

El procediment per eliminar és molt semblant. Calseleccionar les files que es vol eliminar i anar al menúEdición / Eliminar.


Afegir un fons a un full

Excel permet afegir un fons al full de càlcul. És similar alfons de l’escriptori de Windows. La imatge que seselecciona es repeteix per tot el fons del full fins arribar acobrir-lo.

El camí a seguir és aquest:

1. Seleccionar l’opció Formato / Hoja / Fondo

2. Triar un fitxer d’imatge.

Autoformats

Aquesta versió d'Excel porta definits una sèrie de formatsque ja estan preparats per aplicar a un rang.

S'utilitza així:

1. Seleccionar les cel·les sobre les quals es vol aplicarl'autoformat.

2. Triar l'opció Formato / Autoformato. Apareix el quadrede diàleg següent:

Els Formatos a aplicar apareixen quan es prem elbotó Opciones

3. Anar seleccionant els noms del llistat Formato de tablaper visualitzar les mostres. Fent un clic en el botóOpciones s'amplia el quadre de diàleg, la qual cosaque permet anul·lar algun dels components del'autoformat.

4. Prémer Aceptar


Manual d’Excel

Fer un salt de línia dins d'una cel.la

Per fer un salt de línia dins d’una cel·la cal:

1. Estar editant la informació.

2. Amb el cursor del teclat situat en el punt on es vol inserirel salt de línia, prémer Alt+Intro.

3. Si cal, acabar d’escriure el text i tornar a prémer Introper confirmar l’entrada de la informació.

En el punt on es vol fer el saltde línia cal prémerALT+INTRO

Copiar formats

Amb el botó Copiar Formato es poden copiar fàcilmentformats d'unes cel·les a unes altres.

1. Seleccionar les cel·les que tenen els formats que volemcopiar:

Copiar formato

2. Fer un clic a la icona de Copiar Formato

3. Situar-se a la primera cel·la de la zona on es volcopiar el format i fer un clic. Amb aquesta operaciócopiem el format, no pas el contingut.


Selecció incial

Resultat final

Formats condicionals

El format condicional permet canviar automàticament elsformats d’una cel·la en funció del seu contingut.

Per exemple: si una cel·la té valors negatius, posar-li unfons de color. Si un valor és valor és superior a unaquantitat determinada, posar estil negreta, etc.

Per aplicar-ho cal:

1. Seleccionar el rang de cel·les.

2. Triar Formato / Formato condicional.

3. Apareix un quadre de diàleg que permet especificarfins a tres condicions per a les cel·les seleccionades.

A la llista desplegable es pot triar entre el Valor de lacelda o Fórmula i a la dreta cal posar els criteris.

4. Un cop posat el criteri, cal anar, a través del botóFormato, al quadre de diàleg que permet donatformat de fonts de lletres, contorn i colors del fons.

5. Per afegir més condicions cal prémer el botó Agregar


Manual d’Excel

Exemple d’aplicar la condició segons el valor de la cel·la:

En el full de control d’ingressos i despeses, ens interessadiferenciar si el valors resultant de la resta dels Ingressos –despeses és un valor positiu, negatiu o 0

1. Obre el llibre pràctica 04 i tria el full ingressos- despeses.

2. Situa’t selecciona el rang D3:D8

3. Tria el menú Formato / Formato condicional.

4. En el quadre de diàleg Formato condicional poseu lescondicions seguint aquest esquema

Condició 1 Mayorque

0 Fons de la cel·la groc clar

Condició 2 Igual que 0 Text en negreta

Condició 3 Menorque

0 Fons de la cel·la en gris itext en vermell

Estils

Si tenim el costum de treballar amb una determinadacombinació d’estils (fons, ombrejats, línies...) és moltpràctic crear i utilitzar nous estils.


Això ens permetrà un estalvi de temps (les diferents partss’adaptaran automàticament a l’estil definit) i a més enspermetrà mantenir una unitat d’estil en totes les tasquesque realitzem.

Cada un dels estils pot configurar fins a sis tipus de formatsdiferents. De fet els atributs es corresponen a les fitxes delquadre de diàleg Formato de celdas.

Un altre dels avantatges d’utilitzar els estils és que siredefineix l’estil, és a dir que es canvien els formatsdefinits, totes les cel·les a les quals s'hagi aplicat aquest,canviaran reflectint la nova combinació.

Aplicar estils

Quan s'obre un nou llibre de treball, els únics modelsdisponibles, en principi, són els models incorporats.

Els models d'un llibre de treball estan disponibles a tots elsfulls del mateix llibre i per aplicar-los només cal:

1. Seleccionar les cel·les a les quals es vol aplicar elconjunt de formats.

2. Anar al menú Formato / Estilo. Apareix aquest quadrede diàleg:

3. Triar un dels estils de la llista desplegable.


Manual d’Excel

Modificar un estil

Per modificar alguns dels atributs d’un model existentnomés cal tenir seleccionat el nom de l’estil i prémer elbotó Modificar. En el quadre de diàleg de Formatoceldas establir totes les modificacions desitjades.

Crear un nou estil

1. A la llista desplegable del quadre de diàleg estiloescriure el nom nou.

2. Prémer Modificar i establir els atributs que es vulgui.

3. Prémer el botó Agregar i Aceptar

La combinació de tecles ALT+apòstrof obre directament elquadre de diàleg de Modelo sense haver d'anar al menúFormato / Estilo.

Copiar estils entre els llibres de treball

Per copiar estils d'un llibre de treball a un altre, cal:

1. Obrir els dos llibres de treball

2. Anar al llibre al qual es vol copiar els models iseguidament triar el comandament Modelo del menúFormato.

3. Prémer el botó Combinar i triar el llibre de treball quetingui els models que es vol copiar.

Quan s'accepta, els models del llibre de treball que s'haseleccionat es copiaran al llibre actiu.

L’estil normal

En principi, les cel·les de tots els fulls d'un nou llibre detreball utilitzen el format de l’estil Normal. L’estil normalcontrola l'aspecte de les dades introduïdes a les cel·lesfins que canviï el format.

Es pot canviar l’estil normal de la mateixa manera que escanvia qualsevol estil. Si es canvia l’estil normal en unllibre de treball, aquest canvi no afectarà els altres llibres.


!Si hi ha estils que habitualment s’han utilitzar a diferentsllibres de treball pot ser molt útil crear un estil en unaplantilla, i en lloc d’obrir un fitxer normal, quan esnecessitin els models, s’obriria la plantilla.


Manual d’Excel

Exercicis pràctics

Exercici 11. Obre el fitxer Excercici 04 del subdirectori Exercicis

pràctics..

2. Selecciona el full Llibreria. Aquest full ja te introduït elcontingut de les cel·les. Per acabar el full només caldonar els formats necessaris per millorar la presentació.

3. Fixa’t que l’amplada d’algunes columnes s’ha decanviar.

4. Canvia els formats de números, aplica contorns i fons ales cel·les per fer que el full sigui més entenedor.

Exercici 21. Selecciona el full taxis - 2. Fixa’t en totes les

característiques de format que té assignades aquestfull, sobretot pel que fa a:

Salts de línia i alçada de files.

Centrat vertical dels títols

Nombre de decimals a les columnes de %.Recorda que es poden afegir i eliminar amb lesicones

Amplada de columnes.

2. Selecciona el full Taxis i intenta reproduir els formatsde l’exemple de Taxis - 2.

Exercici 31. Selecciona el full factures pendents.

2. Aplica els formats que et sembli convenient perdeixar el full com el de la mostra.

Les columnes C, D i E estan amagades.


5. Treballar amb fitxers i llibres de treball

Un cop guardem un llibre de treball, Excel el considera un fitxer.Podem obrir, modificar i eliminar els fitxers d’Excel, sense haverde fer-ho amb l'explorador de Windows.

Des del menú Abrir, podem realitzar una sèrie d’operacions, comara obrir, canviar el nom del fitxer, eliminar-lo, veure’l abansd’obrir-lo, etc.

Per poder fer aquestes operacions, cal:

Abrir

1. Prémer la icona Abrir o bé anar al menú Archivo i triar Abrir.

Apareix el següent quadre de diàleg:


Manual d’Excel

Permet triar la carpeta o unitat onés el fitxer que busquem. La iconadel costat et situa directament a lacarpeta d’un nivell superior

Obre la pàgina de busca d’InternetExplorer / Se situa directament a lacarpeta de Favoritos / Crea unaccés directe i a continuaciól’afegeix a la carpeta Favoritos. Elfitxer no es mou de la sevaubicació original.

Permeten visualitzar de diferentsformes la informació del fitxer:

Ensenya el nom del fitxer, elgrandària, el tipus (document,carpeta…) i la data i hora de laúltima modificació / Presenta lespropietats del documentseleccionat / Permet una vistaprèvia del document abans d’obrir-lo.

Mostra un menú amb una sèried'opcions que es poden aplicar aldocument seleccionat.

Visualitzar un fitxer abans d’obrir-lo

1. Seleccionar el fitxer a visualitzar

2. Prémer la icona Vista prévia. El fitxer es visualitza a lapart dreta de la pantalla.

Altres opcions

Prement al damunt de qualsevol dels fitxers de la llistaamb el botó dret del ratolí, apareix el següent menú decontex:


Canviar el nom d’un fitxer

1. Seleccionar el fitxer que vulguem canviar de nom.

2. Prémer el botó de la dreta del ratolí amb el punterdamunt del nom.

3. Seleccionar l’opció Cambiar nombre.

4. El nom del fitxer queda seleccionat dins d’un requadre.Escriure el nom que li vulguem donar i prémer Intro.

També podem canviar el nom del fitxer fent-hi dos clics aldamunt i escrivint després directament el nou nom.

Eliminar un fitxer

1. Seleccionar el fitxer que vulguem eliminar.

2. Pitjar el botó de la dreta del ratolí amb el punterdamunt del nom.

3. Seleccionar l’opció Eliminar. Apareix el següentmissatge:


Manual d’Excel

4. Pitjar Si, per confirmar-ho. El fitxer s’elimina i escol·locarà a la Papelera de reciclage de Windows 95.Per eliminar-lo definitivament haurem de buidar laPapelera de reciclaje.

Podem seleccionar diversos fitxers per eliminar-los almateix temps. S’hauran de seleccionar pitjant la teclacontrol i el ratolí alhora.

També podem eliminar el fitxer seleccionant-lo, i desprésprement la tecla suprimir.

Imprimir un fitxer sense obrir-lo

1. Seleccionar el document o documents que es vulguinimprimir.

2. Pitjar el botó de la dreta del ratolí amb el punterdamunt del nom.

3. Seleccionar l’opció Imprimir. El document s’imprimeixdirectament sense demanar confirmació.


Obrir un fitxer

Hi ha diverses maneres d’obrir un fitxer:

− Fer doble clic damunt del fitxer que es vol obrir.

− Seleccionar el fitxer i prémer Abrir.

− Seleccionar el fitxer i prémer el botó de la dreta delratolí amb el punter damunt del nom. Ens dóna tresopcions: obrir el fitxer, obrir-lo com a lectura (es podràllegir però no modificar) o bé obrir-lo com a còpia.

Buscar fitxers

El quadre de diàleg Abrir també ofereix la possibilitat debuscar fitxers concrets, en cas que no recordem el nom oel lloc on van ser guardats.

També permet buscar, a partir del nom del fitxer, si elsabem, o d'una part del nom.

La busca també pot fer-se a partir de paraules o frasesespecífiques del contingut del document o a partir dequalsevol de les propietats prèviament introduïdes a lafitxa Resumen.

Per fer una busca, cal:

1. Des del menú Archivo/Abrir situar-se a la carpeta oncreiem que hi pot haver el fitxer.

2. Escriure el nom o part del nom al camp Nombre dearchivo. Si no sabem el nom, però coneixem algunaparaula característica del text, en aquest casl’escriurem en el camp Texto o propiedad, el qualbuscarà la paraula pel contingut del text.

3. Prémer Buscar ahora.

Si seguim sense trobar el fitxer que busquem, podem feruna busca més completa. Per això premarem el botóAvanzada.

Apareix la següent pantalla:


Manual d’Excel

Aquesta pantalla ens permet fer busques més completes.Permet també buscar el fitxer per una unitat sencera,sense especificar-li una carpeta concreta.

Fer busques per tota una unitat concreta:

1. Anar a la part del menú Definir criterios i triar els criteris.

2. Prémer el botó Agregar a la lista.

3. A l’opció Buscar en, seleccionar la unitat C:\

4. Activar l’opció Buscar en subcarpetas.

5. Prémer Buscar ahora.

El programa farà la busca, i ensenyarà el resultat en elmenú Abrir en un quadre amb un aspecte semblant aaquest:

Un cop localitzat el document, només caldrà obrir-lo.


Característiques generals dels llibres de treball

El tipus bàsic de fitxer amb el qual treballa l’Excel 2000 sónels llibres de treball.

− Un llibre de treball predeterminat està format per 3 fulls,des de la Hoja1 fins la Hoja3.

− Els noms dels fulls apareixen a les etiquetes de la partinferior de la finestra del llibre de treball. Per seleccionarun full del llibre de treball només cal fer clic a l’etiquetacorresponent.

Botons de desplaçament Etiqueta del full actiu

− Un llibre de treball pot contenir des d'un fins a dos-centcinquanta-cinc fulls.

− Pot incloure: fulls de càlcul, fulls de gràfic, mòduls deVisual Basic, quadres de Diàleg, fulls internacionals demacros de Microsoft Excel

− Els fulls poden tenir noms d'una longitud màxima de 31caràcters

− Es poden inserir, eliminar, copiar, moure, amagar itornar a mostrar els fulls que es desitgi.

− Es pot agrupar fulls per introduir, editar i donar formatmés ràpidament.

− El menú contextual (que apareix utilitzant el botó dretdel ratolí) ofereix un accés ràpid als comandaments defulls de càlcul.

!Recordeu que es poden tenir tants llibres de treballoberts com es vulgui, tot i que un d’ells serà l’actiu.


Manual d’Excel

Moure’s pel llibre de treball

per anar al primer full

per desplaçar-se d’un full alsegüent

per anar a l’últim full

Els botons de desplaçament només serveixen pervisualitzar les diferents etiquetes. Per activar un full cal ferun clic a l'etiqueta corresponent.

Amb el teclat també es poden seleccionar els fulls decàcul:

• Control+AvPág

Activa el full següent

• Control+RePág

Activa el full anterior

Tot seguit expliquem les operacions bàsiques que espoden dur a terme amb els fulls.

Inserir fulls de càlcul

A l’hora d’inserir un nou full de càlcul cal tenir en compteque Excel ho farà a l'esquerra del full que estàseleccionat.

Es pot fer amb l'opció insertar del menú contextual queapareix en prémer el botó dret del ratolí sobre l'etiquetad'un dels fulls.


O bé des del menú Insertar / Hoja de cálculo

Canviar el nom dels fulls

Per canviar el nom d'un full es pot fer doble clic a lapestanya del full que li correspon.

El nom antic queda seleccionat i permet escriure el nomnou

Fer doble clic

També és pot fer a través del menú Formato / Hoja iCambiar nombre o a través del menú contextual queapareix en prémer el botó dret del ratolí quan s'assenyalala pestanya que li correspon.

Eliminar un full o fulls seleccionats

Seleccionar el full o fulls que es vol eliminar i després anaral menú Edición i Eliminar Hoja.

El menú contextual també permet fer aquesta operació.

Excel, abans d'eliminar un full sempre demanaconfirmació de l'operació.

Moure i copiar fulls de càlcul


Manual d’Excel

La manera més ràpida de moure un o més fulls dins d'unmateix llibre és amb el ratolí, seleccionant el full que esvol moure i arrossegant la pestanya del full fins a situar-loa la nova posició.

Si arrosseguem la pestanya del full mantenint accionadala tecla Ctrl, el full es duplica amb el mateix nom quetenia i el número (2) al darrere.

L'opció Mover o Copiar hoja del menú contextual tambépermet realitzar aquesta mateixa operació.

Si es vol moure un bloc de fulls a un altre llibre de treballobert, cal fer això:

1. Si els fulls es volen copiar a un llibre de treball que jaestà creat, en primer lloc cal obrir-lo.

2. Situar-se en el llibre on hi ha el full que es volen moure iseleccionar-lo.

3. Situar el punter del ratolí a l’etiqueta del full selccionati fer un clic amb el botó dret.

4. Triar Mover o Copiar hoja, de les opcions del menúcontextual.

5. Apareix una finestra, ens permetrà assenyalar laposició exacta que el full ha d’ocupar en el nou llibre.


Triar, de la llista, el llibre on esvol copiar o moure el full

Si es vol copiar cal marcar aquestaopció

Si, en lloc de moure, es vol copiar, caldrà escollir l’opcióCrear una copia.

Per practicar el funcionament dels llibres de treball obriremun fitxer que recull el control de despeses mensuals.

1. Obre el fitxer pràctica 05

2. Fixa’t que els fulls que hi ha creats són els corresponentsa gener, febrer i març. El full d’abril que crearem acontinuació ha de tenir la mateixa estructura que elsfulls anteriors. Per això serà molt pràctic duplicar algundels fulls ja creats.

3. Selecciona l’etiqueta del full març.

4. Arrossega el full cap a la dreta mentre prems la teclaCtrl. Amb això hauràs aconseguit duplicar el full demarç.

5. Per canviar-li el nom, fes doble clic a l’etiqueta març(2) i escriu abril.


Manual d’Excel

Treballar amb més d'un full a l’hora

Quan estan seleccionats un grup de fulls, allò que es faen un full afecta també els fulls que formen part de laselecció.

Per això, podem seleccionar un grup de fulls per:

• Introduir la mateixa informació a diversos fulls alhora.

• Eliminar els fulls seleccionats en una sola operació.

• Donar format a tots els fulls simultàniament.

Per fer una selecció de fulls adjacents:

1. Fer clic sobre l'etiqueta del primer full.

2. Prémer majúscula (ñ).

3. Fer clic a l'última etiqueta del grup que es volseleccionar.

Per fer una selecció de fulls no adjacents:

1. Fer clic sobre l'etiqueta del primer full .

2. Prémer Ctrl i mantenir-la premuda mentre es va fent clica les altres etiquetes.

Amagar i mostrar fulls

Els fulls de càlcul, dins d’un llibre de treball, es podenamagar i tornar a mostrar. Quan un full s’amagal’etiqueta del full també s’amaga.

Per amagar un full cal:

1. Selecciona el full a amagar

2. Anar al menú Formato/ Hoja i triar Ocultar.Automàticament el full desapareixerà de la vista.

Per mostrar un full amagat cal:


1. Anar al menú Formato / Hoja i triar Mostrar.

2. Apareix un quadre de diàleg que mostra els fullsamagats. Seleccionar el que es vol mostrar i prémerAceptar.


Manual d’Excel

Exercicis pràctics


pràctics

2. Modifica l’ordre dels fulls de manera que l’estructuradel llibre de treball quedi com aquest.

3. Canvia el nom del full Català per CatalàAdministratiu.

4. Elimina el full Hoja6.

5. Fes una còpia del fitxer exercici 05 amb Guardarcomo. Posa-li el nom exercici 55.

Exercici 21. A través de les opcions de buscar practica la

recerca de fitxers per paraules que inclou els llibresde treball. Per exemple: llibreria, pressupost,despeses, etc.

2. Localitza el fitxer de la pràctica inicial i canvia –li elnom. Ara es dirà material informàtica.


6. Utilitzar i crear plantilles

Una plantilla és un fitxer model per realitzar alguna cosa.Les plantilles són documents que tenen una sèried'elements (dades, objectes, formats...) que serveixen debase per a la creació d'altres documents només afegint-hi les dades corresponents.

Per exemple, si en un moment donat s'elaboren unspressupostos per a un trimestre, hi haurà molts elements(encapçalaments de columna, formats de cel·les,fórmules, etc.) que es tornaran a repetir en futurspressupostos trimestrals. Per tant, si es guarda un full decàlcul amb tots aquests elements com a plantilla, en elproper pressupost només caldrà posar-hi les dades i elscàlculs es faran automàticament.

La utilització de plantilles a més de l'avantatge d'estalviartemps també permet mantenir una unitat de formats enels documents.

En aquest capítol parlarem de tres tipus de plantilles:

− Plantilles de llibre de treball personalitzades: plantillesque es crea l’usuari i que obre quan ha de fer undocument basat en aquest model.

− Plantilla de llibre de treball d’inici del programa:plantilla que obre automàticament el programa cadavegada que s’executa l’Excel.

− Plantilla de full de càlcul: és la que serveix de base pera nous fulls de càlcul dins dels llibres de treball.

Utilitzar les plantilles predefinides

Excel inclou tres plantilles de llibre de treball: factura,Informe de despeses i comanda.

Per obrir una d’aquestes plantilles cal:

1. Anar al menú Archivo / Nuevo.

2. Obrir la fitxa Soluciones hoja de cálculo.

3. Seleccionar una de les tres plantilles i prémer Aceptar.


Manual d’Excel

Crear i guardar una plantilla

Per crear una plantilla es pot partir d'un document nou obé d'un document ja creat. En tots dos casos el que s'hade fer és:

1. Definir tots els elements que hagi de tenir com a base laplantilla

2. A l'hora de guardar-la, anar a Archivo / Guardar como

3. Triar Plantilla des de Formato del Archivo.

Als documents amb format de plantilla, Excel els assignal'extensió .XLT i els guarda en un directori específic que esdiu Plantillas.

Treballar amb una plantilla

Una plantilla s'obre seguint el mateix procediment queper obrir qualsevol altre document nou.

1. Cal anar al menú Archivo / Nuevo.

2. Apareix un quadre de diàleg de Nuevo i en la fitxaGeneral hi ha la plantilla bàsica del programa Libro i lesaltres plantilles creades per l’usuari i que estanguardades en el directori Plantillas.


Hi ha una diferència entre un llibre de treball normal i unaplantilla: en obrir una plantilla, se'n generaautomàticament una còpia amb un nom temporal, demanera que quan es desi per primera vegada eldocument, Excel presentarà el quadre de diàleg Guardarcomo per tal d'escollir el nom. Un cop guardat, passa aser un llibre de treball normal, i al mateix tempscontinuarem tenint la plantilla, per ser utilitzada quanvulguem.

Editar una plantilla

Per obrir una plantilla original, en lloc d’una còpia, caldràutilitzar l’opció Archivo / Abrir i anar a buscar el directorion està guardada, en comptes d’obrir-ho com Archivo /nuevo.

Personalitzar la plantilla d’inici

Quan s'inicia Excel, el programa verifica el contingut deldirectori Iniciar i si troba una plantilla amb el nom libro.xlt,l’obre. Si l'usuari no ha gravat aquesta plantilla, elprograma obre un llibre de treball estàndard en blanc.

Si es vol que en iniciar-se Excel s'obri un llibre de treballamb unes característiques específiques, cal seguiraquests passos:

1. Crear un llibre de treball que disposi de lescaracterístiques que es vol tenir definides.

2. Guardar el llibre de treball amb format de plantillafent Archivo / Guardar como i triar Plantilla


Manual d’Excel

3. Posar-li el nom LIBRO i guardar-ho en el directoriPlantillas.

Si només es vol canviar la font de lletra estàndard, es potanar al menú Herramientas / Opciones / General imodificar la font de lletra del requadre de FuenteEstándar.

Si pel motiu que sigui ( per exemple, per estar connectata una xarxa) no es pot tenir accés al directori Iniciar, espot fer això:

1. Crear un directori a la unitat c:, per exemple: Inici

2. Anar a Herramientas / Opciones / General i establirun directori d'inici en el requadre Archivos de inicioalternativo.

3. Guardar la Plantilla LIBRO en el directori establertcom Archivos de inicio alternativo.

Crear una plantilla d’un full de càlcul

Quan s’insereix un nou full en un llibre de treball, s’utilitzala configuració inicial per a aquest full.

Si es vol canviar la configuració inicial d’un nou full decàlcul, cal seguir aquests passos:


1. Començar a treballar amb un nou llibre de treball,eliminant tots els full de càlcul, menys un.

2. Fer tots els canvis que es vulgui. Per exemple:amplada de columnes, configuració de pàgina,formats, etc.

3. Un cop la configuració del full de càlcul estiguiacabada, Anar al menú Archivo / Guardar como.

4. En el apartat Guardar como tipo, triar l’opció Plantilla.

5. Com a nom del fitxer, posar-li Hoja.

6. Tancar el fitxer.

Un cop fet això, tots el nous fulls que s’insereixin en els llibres de treball tindran la configuració que hem definit a la plantilla Hoja.


Manual d’Excel

Exercicis pràctics

Exercici 11. Obre un full de càlcul nou i en un dels fulls crea un

imprès per a fer comandes de material.

2. Pots seguir l’estructura de l’exemple que tens acontinuació. A més de tots els textos i formats fixos,també cal deixar introduïdes les fórmules. A la columnade l’import cal multiplicar la quantitat pel preu unitari, ala cel·la del Total, cal sumar el rang d’imports, a lacel·la Iva 16% cal calcular l’IVA de Total, i finalment,sumar el total més l’IVA.

3. Un cop introduïda tota la informació ja es pot convertirel fitxer en una plantilla. Li posarem el nom Comanda.


7. Els Gràfics

En un full de càlcul sovint introduïm fórmules per calculardiferències entre números, canvis dels números al llargd’un període de temps, percentatges per veure quinapart representen en relació a un total, etc. En molts casosuna representació gràfica il·lustra de forma molt mésefectiva totes aquestes dades.

Excel 2000, facilita l’elaboració i disseny dels gràfics enincorporar un assistent que guia l’usuari pas a pas per talde representar gràficament les dades seleccionades.

Aquesta versió permet triar entre quinze tipus de gràficsque al mateix temps tenen diferents subtipus o tipus deformats.

Gràfic de Columnes

Molt útil per representar els canvis que han sofert lesdades durant el transcurs d’un període temps i permostrar la comparació entre diferents valors.

En els subtipus de gràfics de columnes hi ha gràfics decolumnes en dues dimensions i en tres dimensions. Hi hatambé el gràfic de columnes apilades que representacada sèrie de dades com un percentatge en relació altotal


Manual d’Excel

Gràfic de barres

El gràfic de barres són com els de columnes però girats90º cap a l’esquerra. De vegades pot ser útil optar per lesbarres ja que si els noms de les categories són llargs, espoden llegir millor.

Gràfic de línies

El gràfic de línies s'utilitza per il·lustrar els canvis dels valorsamb el pas del temps. Cada línia representa un grup dedades, i s’indica a la línia cada un dels valors. Il·lustra eldesenvolupament durant un espai de temps.


Gràfic circular

Aquest tipus de gràfic només permet representar un sèriede dades. Mostrar la distribució en percentatge de lesdades en una zona o bloc. Cada sector del cerclerepresenta el valor d'una determinada unitat i es calculasegons el percentatge que representa respecte al total.

Gràfic d’anelles

És similar al gràfic circular tret que permet larepresentació de més d’una sèrie de dades.

Gràfic XY - Dispersió

El gràfic XY s'utilitza per mostrar la relació entre els valorsnumèrics de dues sèries de dades. Es fa servir quan hi hadues variables que depenen una de l’altra.

S’utilitzen bàsicament per a temes científics.


Manual d’Excel

Gràfic d’àrees

Són semblants als de línies, mostren la relació entrediferents grups de dades i alhora donen informació sobrel'evolució del total durant un període de temps.

Gràfic de radar

En un gràfic de radar cada etiqueta té el seu propi eix,que surt de l'origen. Els valors que pertanyen a la mateixasèrie de dades s'uneixen mitjançant una línia.

Gràfics de superfície

Mostres dos o més sèries en una superfície. Són útils perbuscar les relacions òptimes entre dos conjunts de dades.Es crea com un mapa topogràfic on els colors i lessuperfícies indiquen les àrees que es troben en el mateixrang de valors.

Gràfics de bombolles

Els gràfics de bombolles són un tipus especial de gràfic dedispersió. En aquest, mitjançant la mida del marcador(del cercle) en mostra el valor d’una tercera variable.


Gràfic de cotitzacions

S’utilitza per representar informacions sobre lescotitzacions de mercat.

Gràfics cilíndrics, cònics i de piràmides

La utilitat d’aquest tipus de gràfic és la mateixa que ladels gràfics de columnes o barres. En aquests casos lesformes tridimensionals poden ajudar a ressaltar larepresentació gràfica dels valors.

Crear un gràfic amb l’assistent

Un gràfic es fa sempre partint de les dades que hi ha enun full de càlcul.

Per facilitar el procés de creació d’un gràfic, Excel posa al’abast dels usuaris del programa un assistent que, pas apas, porta al disseny final de la representació gràfica.

L’assistent dels gràfics està composat d’una sèrie dequadres de diàleg que ofereixen totes les opcionsbàsiques per configurar, des dels aspectes més generals,com triar el tipus de gràfic i la seva ubicació, fins a laconfiguració de cada un dels elements que elcomposen.


Manual d’Excel

Es volen representar gràficament la distribució delsingressos i les despeses durant el primer semestre de l’any

1. Obre la pràctica 07 tria el full Ingressos-Despeses. Detotes les dades introduïdes, en aquest cas, només esvolen representar les sèries Ingressos i Despeses.

Rang de dades a seleccionar

A4

C10

2. Seleccionar aquest rang: A4:C10.

Asistente paragráficos

3. Prémer la icona Asistente para gráfico. Amb aquestaacció s’obre el pas 1 de 4 de l’assistent. En aquestquadre de diàleg cal seleccionar el tipus de gràfic quees vol utilitzar. Hi ha dues fitxes disponibles: Tiposestándar i Tipos personalizados. Aquesta segona fitxarecull alguns gràfics predefinits i els que es crea l’usuari.

En aquest cas deixarem l’opció per defecte: el decolumnes.


Mostra el gràfic amb les dadesseleccionades en el full

4. Prémer el botó Siguiente per anar al pas 2 de 4. A lafitxa Rango de datos, apareix una mostra del gràfic enfunció del tipus triat i de les dades seleccionades. Calconfirmar aquí si el rang de dades és el correcte.

Si no s’havien seleccionat dades o la selecció no era lamés idònia, en aquest punt es pot rectificar. Caldriaprémer el botó de la dreta del Rango de datos:, el qualporta al full on hi ha les dades a representar.

Per modificar laselecció actual


Manual d’Excel

En aquest punt també es pot canviar l’orientació delgràfic i fer que, en lloc de considerar que les sèriesestiguin organitzades en columnes, considerar que hoestan en files.

En el nostre exemple, si l’organització és en columnes hihaurà dues sèries (ingressos i despeses). Si l’organització ésel files, hi haurà sis sèries (els sis mesos):

Sèries en files

Des de la fitxa Series, es pot modificar l’origen de lesdades de cada una de les sèries, afegir-ne de noves oeliminant les que estaven seleccionades.

Cel·la d’on treu lainformació pelnom de la sèrie

Botó mer anar aseleccionar unaaltra cel·la

!Si es vol desvincular el nom de la sèrie de la cel·la, perposar un altre text a la llegenda, només cal esborrar elcontingut del requadre Nombre i escriure un nou nom.


5. Prémer el botó Siguiente per anar al pas 3 de 4 . Enaquest cas apareix un quadre de diàleg amb moltesopcions que permeten acabar de configurar elselements que composen el gràfic. En aquest cas, lesopcions estan organitzades en diverses fitxes elcontingut de les quals variarà en funció del tipus degràfic que s’hagi triat.

Aquesta és la descripció general de les fitxes:

Título Afegeix un títol al gràfic

Eje Permet mostrar els eixos, amagar-los iespecificar el format

Línieas dedivisión

Permet posar, treure o determinar comhan de ser les línies de divisió del fonsde l’àrea del gràfic

Leyenda Permet decidir si es vol posar llegenda ion cal situar-la.

Rótulos dedatos

Especifica si es vol posar el valorscorresponents a cada un de la sèrie oel text que li correspon.

Tabla de datos Si es marca Mostrar tabla de datos,s’afegirà una taula amb les dades delgràfic a la part inferior d’aquest.

6. A l’apartat Título del gráfico escriu: Dades del 1rsemestre del 97i prem el botó Siguiente.

7. El pas 4 de 4 permet especificar la ubicació del gràfic.Permet decidir si es vol crear el gràfic com un objecte


Manual d’Excel

incrustat en el full de càlcul on hi ha les dades, o bé, sies vol crear el gràfic en un full a part de les dades.

8. En aquest cas deixarem l’opció per defecte: Como objeto en:...

9. Prémer el botó Terminar. El resultat del nostre gràfic serà aquest:

Dades 1r. sementre 1997

0100.000200.000300.000400.000500.000600.000700.000800.000900.000

gene

r

febr

ermar

çab

rilmaig jun

y

Ingressos

Despeses

Editar un gràfic per modificar-lo

Un cop creat el gràfic es pot modificar en qualsevolmoment. Per això cal activar-lo.

− Per seleccionar un gràfic creat en el mateix full decàlcul que les dades, cal fer un clic dins del requadredel gràfic. Han d’aparèixer, en el requadre quel’envolta, uns punts de color negre.

− Per editar un gràfic creat en un full a part, cal prémer lapestanya del full corresponent.


Quan un gràfic s'activa, les opcions de la barra de menúscanvien, per passar a ser opcions específiques de gràfic.També apareix aquesta barra d'icones:

Descripció de les icones de la barra d’eines del gràfic.

A la llista desplegable hi elselements del gràfic, l’element quees tria queda seleccionat en elgràfic. És el mateix que fer un clicdirectament en el element.

Obre el quadre de diàleg permodificar les propietats del’element seleccionat. Fent dobleclic directament sobre l’elements’obté el mateix efecte.

Obre una galeria de gràfics quepermet canviar el tipus.

Permet activar i desactivar lallegenda.

Permet afegir una taula amb lesdades que està representant elgràfic a la part inferior d’aquest.

Canvia l’orientació del gràfic decolumnes a files.

Canvia l’orientació del gràfic defiles a columnes

Inclina el text de l’elementseleccionat de forma ascendent.

Inclina el text de l’elementseleccionat de forma descendent.

A la barra de menús apareix un menú específic que esdiu Gráfico:


Manual d’Excel

Són els quadrepassos de l’assistent

Canviar el tipus de gràfic

Per canviar el tipus de gràfic d’un gràfic actiu, es podenfer servir aquests mètodes:

− Fer un clic en el botó tipus de gràfic de la barrad’eines del gràfic. Triar un dels 18 tipus de gràfics queapareixen representats a les icones.

− Anar al menú Gráfico i triar l’opció Tipo de gráfico. Fentaquesta acció apareix en pantalla un quadre dediàleg (que coincideix amb el primer quadre del’assistent. Seleccionar un dels tipus i subtipus de gràficque apareixen a les fitxes de Tipos estándar o Tipospersonalizados.

Amb el gràfic que has creat seleccionat podeu provar decanviar-ne el tipus. Després d’haver visualitzat lespossibilitats que ens dóna el programa torneu a triar elgràfic de columnes que hem utilitzat inicialment.

Els elements del gràfic

Els gràfics estan composats de tot un conjunt d’elementsdiferents que es poden canviar de format, canviar delloc, es poden treure i tornar a posar, etc.


Títol

Taula de dades

Sèries

Eix de valors (y) Llegenda

Eix de categories (x)

Àrea de traçat

Línies de divisióÀrea del gràfic

Seleccionar els elements dels gràfics

Cada un dels elements de gràfic es pot seleccionar perseparat. Hi ha dues maneres de seleccionar-los

a. Fer un clic amb el ratolí sobre l’element que es volseleccionar. Si es fa doble clic el programa obredirectament el quadre de diàleg de propietats.

b. Des de la llista desplegable de la barra d’eines degràfic triar el nom de l’element a seleccionar. Si un copfet això es prem la icona Formato de... s’obrirà elquadre de diàleg que permetrà modificar lespropietats de l’element.


Manual d’Excel

Format dels elements del gràfic

Àrea de traçat

De l’àrea de traçat, bàsicament se’n pot canviar la mida,canviar de lloc i modificar els disseny de color i tramatsdel fons i les línies.

Per canviar la mida, cal:

1. Seleccionar l’àrea

2. Situar el punter del ratolí sobre un dels punts negresque marquen la selecció, i arrossegar.

Per moure

Per canviar la mida

Per moure tota l’àrea es pot:

1. Seleccionar-la

2. Situar el punter del ratolí en el centre de la selecció iarrossegar.

Per canviar les trames i els colors, es pot:

1. Fer doble clic a la zona que ocupa l’àrea.

2. En aquest quadre de diàleg, bàsicament es potdissenyar la línia que envolta l’àrea, el color del fons iels efectes.


Disseny de difuminats pel fons de l’àrea

Canvia el fons de l’àrea de manera que aparegui ambun difuminat com el d’aquesta mostra:

La llegenda

La llegenda és l’element que descriu el significat que lessèries del gràfic. Normalment apareix emmarcada isituada a la dreta del gràfic.

Modificarem les propietats de la llegenda del gràficDades 1r semestre de manera que no tingui contorn ique el cos de lletra sigui més petit

1. Fes doble clic sobre la llegenda.

2. S’obrirà el quadre de diàleg Formato de leyendacomposat per aquestes fitxes: Tramas, Fuente i Posición.

3. A la fitxa Tramas, tria l’opció Borde / Ninguno.


Manual d’Excel

4. A la fitxa Fuente, tria el mida de lletra 8.

5. Prem Aceptar.

!Per modificar el aspectes relacionats amb la font de lletra(tipus, estil i mida) no cal obrir cap quadre de diàleg.Només cal seleccionar l’element que es vol modificar(titol, eix de valors, eix de categories, taula de dades,llegenda, etc) i utilitzar la barra d’eines de format habitual)

Imagina que ens interessa que el nom de les sèriesIngressos i despeses aparegui escrit tot en majúscules.

El procés per modificar el contingut de la llegenda seriaaquest:

1. Seleccionar l’objecte gràfic.

2. Anar al menú Gráfico.

3. Triar l’opció Datos de origen i la fitxa Series.

4. Situar-se en el camp Nombre, esborrar el contingutque hi ha per defecte i escriure el nom nou.


Les sèries de dades

Les sèries de dades són els grups de punts relacionats.

En el nostre gràfic les sèries són Ingressos i despeses, sil’orientació del gràfic és en columnes o, si l’orientació fosen files, els sis mesos.

Fes doble clic en una de les columnes dels ingressos (lesde color blau).

Els quadre de diàleg que apareix, està compost peraquestes fitxes:

Tramas: Permet modificar el color, la trama i latextura de cada una de la sèrieseleccionada.

Ejes Permet afegir un altre eix amb valorsintermedis.

Barras deerrors y

Les barres d’error expressen gràficamentels errors potencials, relatius a cada puntde la sèrie. Des d’aquesta fitxa es potdecidir si es volen veure i modificar elsseus valors.

Rótulos dedatos

Permet decidir si es volen veure els valorscorresponents a cada un dels punts de lasèries, o el text que li correspondria acada punt.

Orden de laseries

Permet modificar l’ordre amb el qual espresenten les sèries en el gràfic.

Opciones Permet decidir si els punts de les sèries espoden sobreposar, i modificar la distànciaentre els rangs. Vegeu aquesta mostra:


Manual d’Excel

Sèries sobre posades

Distància entre els rangsFons difuminat

El punts de les dades

Cada sèrie de dades està composta per una sèrie devalors concrets o punts que també poden tenir el seuformat particular.

Bàsicament es pot modificar el color, decidir si es volincorporar el valor que li correspon, i la superposició iamplada del rang.

Per seleccionar un punt concret cal:

1. Seleccionar primer la sèrie.

2. Fer un altre clic sobre el punt a seleccionar.

3. Doble clic per obrir el quadre de diàleg de lespropietats.

Fes que aparegui escrit, a la part superior d’una de lescolumnes, el valor de la cel·la que li correspon

Rótulos de datos / Mostrarvalores

Els eixos

En els gràfics de dues dimensions hi ha dos eixos: l’Eix devalors (y), que és el vertical, i l’eix de categories (x),l’horitzontal.


Fes doble clic en l’eix de valors (y), el vertical.

El quadre de diàleg que apareix està compost peraquestes fitxes:

Tramas: Permet modificar el disseny de la línia del’eix, decidir com es volen les marques degraduació, i on han d’estar situats elsrètols de l’eix.

Escala Permet modificar els valors mínim, màxim,les unitats majors i menors (a la mostras’ha modificat la unitat menor, a 200.000),i el punt on han de creuar els eixos.

Fuentes Permet modificar el format de text queacompanyen els eixos (valors i textos)

Número Permet modificar el format numèric delsvalors de l’eix de valors.

Alineación Permet modificar l’alineació del text queacompanya els eixos.

En el gràfic de mostra s’ha modificat, de la fitxa Escala, launitat mínima dels valors de l’eix.

La unitat mímina del’escala s’ha augmentat

a 200.000

Els Rótulos marca de graduación / superior

Incorporar i eliminar elements del gràfic


Manual d’Excel

A un gràfic ja fet, s’hi pot incorporar text, una llegendaexplicativa, rètols, una taula de dades etc. Aquestselements es poden inserir utilitzant la barra d’eines o béles opcions de menú Gráfico / Opciones del gràfico.

El quadre de diàleg de Opciones del gràfico estàcompost per sis fitxes: Títulos, Ejes, Lineas de división,Leyenda, Rótulos de datos, Tabla de datos.

Títulos: Incorporar, modificar i eliminar el títolgeneral del gràfic i els títols de Eix decategories (x) i l’eix de valors (y).

Eje: Permet afegir i treure els eixos de valors icategories.

Líneas dedivisión

Permet activar i desactivar les línies dedivisió principals i secundàries queafecten a l’eix de valors i a l’eix decategories.

Leyenda Permet decidir si es vol activar odesactivar la llegenda i la seva ubicació

Rótulos dedatos

Permet decidir si es volen veure els valorscorresponents a cada un dels punts de lasèries, o el text que li correspondria acada punt.

Tabla dedatos:

Permet afegir i treure la taula de dades ala part inferior del gràfic.

Per esborrar els element del gràfic només cal seleccionar-los i prémer la tecla Supr.


Exercicis pràctics


pràctics.

Al full Nivell d’estudis hi ha dades referents a nivelld’instrucció d’una mostra de població comparantdades de 1995 i 1996. En aquest cas es tracta de ferdos gràfics en el mateix full on hi ha les dades:

El primer ha de representar les dades de 1996 pernivell d’estudis en un gràfic circular.

El segon, mostrarà les dues sèries 1995 i 1996 en ungràfic piramidal 3D.

2. Per fer el primer hauràs, de seleccionar el rangA6:A10, i mantenint la tecla ctrl, seleccionar C6:C10.

El resultat haurà de ser el següent:

Distribució segons nivell d'estudis - 1996

Analfabets7%

Estudis primaris39%

Estudis secundaris30%

Estudis superiors24%

3. Per fer el segon hauràs de seleccionar el rangA6:C10.

Ha de quedar d’aquesta manera:


Manual d’Excel


pràctics.

En el full Comptes hi ha dades d’ingressos i despesesper conceptes del primer semestre de 1997. Ensinteressa fer un gràfic combinat on quedin reflectits enuna sèrie (en columnes) els ingressos, menys lesdepeses, i a l’altra, el saldo acumulat (línies).

2. Selecciona el rang A1:G1, prem la tecla Control iselecciona el rang A22:G23.

3. Tria el gràfic de columnes.

4. Un cop fet el gràfic, selecciona la sèrie del saldoacumulat i canvia-li el tipus de gràfic a línies.

El resultat serà un gràfic combinat semblant al de lamostra:


5. Fes doble clic sobre l’eix de categories i a la fitxaTramas selecciona l’opció Rótulos de marca degraduación / inferior. D’aquesta manera els noms delsmesos quedaran sota l’àrea de traçat.

6. Guarda el llibre de treball.


Manual d’Excel

8. Imprimir

Utilitzant la icona de la impressora de la barra d’einesestàndard s’imprimeix el full seleccionat amb laconfiguració predeterminada. En aquest cas el programaenvia les dades directament a la impressora.

Per enviar les dades a imprimir, passant prèviament pelquadre de diàleg d’imprimir, cal anar al menú Archivo /Imprimir:

Des d’aquest quadre de diàleg es pot triar:

Impressora La impressora cap a la que s’ha dedirigir

Les pàgines aimprimir

L’interval de pàginas

Allò que vol imprimir Si es vol imprimir només el rangseleccionat, el full seleccionat o totel llibre de treball.

Nº de copies Quants exemplars volem imprimir.Per defecte, s’envia una còpia.

Vista prèvia Mostra la presentació preliminard’allò que s’ha triat per imprimir


Configurar pàgina

Des del menú Archivo / Configurar página s’accedeix aun quadre de diàleg que permet configurar tots elsaspectes relacionats amb el disseny de les pàgines del fullde treball. Aquestes opcons estan repartides en les fitxes:Página, Márgenes, Encabezado y pie de página, Hoja.

Opcions de la fitxa Página

Des de la fitxa Página es pot configurar:

Orientación: Pot ser vertical o horitzontal

Escala: Es pot fixar l’escala de formamanual (establint un %d’ampliació o reducció), o es potfer que el programa encaixi deforma automàtica les dades a unnúmero determinat de pàgines.

Tamaño de papel: Es pot triar una de les mides depaper de la llista desplegable. Lesopcions que apareixen estan enrelació amb els mides queaccepta la impressora.

Calidad deimpresión:

Es podrà canvia la resolució(punts per polsada) sempre queho permeti la impressora.

Primer número depágina:

Permet definir el número per a laprimera pàgina que s’imprimeixi.Si està en automàtic, començaràpel número 1.


Manual d’Excel

Els marges

Els marges són els espais en blanc que queden a la partsuperior, inferior, esquerre i dreta del paper. Els margesque es defineixen fan referència a l’espai entre les dadesdel full i el límit exterior del paper.

Les mides es posenen centímetres

També es pot definir l’espai entre l’encapçalament i peude pàgina i el límit exterior del paper. Cal tenir en compteque aquests valors no podran ser mai superior als delsmarges de les dades corresponents al marge superior iinferior.

Normalment Excel imprimeix les dades alineades a la partsuperior / esquerre del paper. Des d’aquest quadre dediàleg es pot decidir si es volen centrar verticalment i/ohoritzontalment.


Encapçalament i peu de pàgina

Un encapçalament és la informació situada a la partsuperior que apareix repetida a totes les pàgines d’unmateix full de càlcul. El peu de pàgina apareix a la partinferior.

L'encapçalament apareix escrit sota el marged'encapçalament i el peu de pàgina sobre del marge depeu de pàgina.

Es pot triar un dels encapçalaments i peus de pàgina quecrea automàticament el programa i que apareixen en elsmenús desplegables, o crear-ne un de propi des delsbotons de personalizar...

Mostra l’encapçalamentactual

Permet triar unencapçalament

predefinitPermet crear un nou

encapçalament

En el quadre de diàleg de personalitzar encapçalamento peu de pàgina es pot comptar amb tres seccions i acada una d’elles s’hi pot introduir text o codis:


Manual d’Excel

Tipus de lletra. Se seleccional'encapçalament o peu de pàgina idesprés es fa un clic sobre aquestbotó. Apareix el quadre diàleg defonts de lletra.

Núm. de pàgina. Insereix el codi depaginació &[página]

Total de pàgines. Insereix el codi&[páginas]

Data. Insereix el codi &[fecha]

Hora. Insereix els codi &[hora]

Nom de llibre de treball. Insereix elcodi &[archivo]

Nom del full de càlcul. Insereix elcodi &[tab]

Fitxa Hoja

Des d’aquest quadre de diàleg es poden definir elssegüents aspectes:

Área de impresión Si en aquest apartat d’escriu unrang de dades, només s’imprimiràaquest rang.


Títulos a imprimir: Les files o columnes marcades enaquest apartat es repeteixen alcomençament de cada una de lespàgines del full de càlcul

Línies de divisió Si està activada, s’imprimeix lagraella que delimita les cel·les

Comentarios Imprimeix les notes associades a lescel·les

Calidad borrador: La impressió no inclou gràfics,contorns de cel·les, línies de divisió.

Blanco i negro Ignora els colors i imprimiex enblanc i negre

Encabezados defilas...

Imprimeix el número de les files i lalletra de les columnes. Ajuda aidentificar les cel·les.

Porta al full de treball per a seleccionarl’àrea

!Les opcions d’àrea d’impressió i títols a imprimir noméssurten activades si s’ha accedit al quadre de diàleg desde Archivo / Configurar página, no des de la Configurarde la Vista preliminar


Manual d’Excel

Presentació preliminar de la impressió

Una presentació preliminar és una impressió en pantalla.Això permet veure l'aspecte que tindrà cada full sobre elpaper. Aquesta opció és de gran ajuda per visualitzarcom queden ubicades les dades en els fulls que es volimprimir.

Per activar la presentació preliminar es pot:

Vista preliminar1. Fer un clic a la icona de Vista preliminar

o bé

2. Anar a Archivo / Vista preliminar.

Amb qualsevol d’aquests mètodes s’arriba a una pantallasemblant a aquesta:

La utilitat dels botons de la part superior de la finestra devista preliminar és aquesta:

Siguiente: Passa a la pàgina següent, si hi ha mésd’una pàgina. Si no és així està inactiu.

Anterior: Passa a la pàgina anterior


Zoom: Apropa o allunya la imatge. També espot fer zoom fent un clic amb el punterdel ratolí a la zona que es vol apropar oallunyar.

Imprimir: Envia la informació a la impressora

Configurar: Porta al quadre de diàleg Configurarpágina. Després de fer els canvis, estorna a la vista preliminar i es pot veurel’efecte de les modificacions fetes.

Márgenes: Permet ajustar l’amplada de lescolumnes i els marges de pàgina, del’encapçalament i dels peus de pàgina.

Saltos depágina:

Mostra els salts de pàgina del full.

Cerrar Tanca la Vista preliminar i torna al full detreball.

Ayuda: Mostra l’ajuda relacionada amb la vistapreliminar.


Manual d’Excel

Imprimir una àrea de treball

Hi ha diferents maneres de fer que només s’imprimeixi unrang de cel.les.

La més simple és la següent:

1. Fer la selecció del rang que es vol imprimir

Imprimir2. A l’hora d'enviar el document a la impressora des de

Archivo / Imprimir triar l'opció Selección

Un altre sistema és:

1. Anar a Archivo / Área de impresión / Establecer áreade impresión.

Un tercer sistema seria aquest:

1. Anar al menú Archivo / Configurar página.

2. Triar Hoja i situar-se en el requadre Área deimpresión.

3. Escriure o seleccionar amb el ratolí el rang que esvol imprimir.

Del full de càlcul del pressupost municipal, només ensinteressa imprimir les dades referents als ingressosd’operacions corrents.

1. Obrir el fitxer pràctica 08 i activar el full Ingressos.


2. Seleccionar les cel·les A1:E11.

3. Anar al menú Archivo / Àrea de impresión / Estbleceràrea de impresión.

4. Anar a la Vista preliminar per comprovar que s’haestablert correctament l’àrea.

! Si hi ha noms definits (des de Insertar / Nombre / Definir)aquests es poden enganxar en el requadre de Área deimpresión.

Anul·lar una àrea d’impressió

El sistema més ràpid d’anul·lar una àrea d’impressió ésanant al menú Archivo /Àrea de impresión / Borrar áreade impresión.

Imprimir àrees d’impressió no adjacents

Si cal establir àrees d’impressió de cel·les que no estan enun rang continu, només cal:

1. Seleccionar els diferents rangs de dades a imprimirmantenint pitjada la tecla Control.

2. Anar al menú Archivo / Àrea de impresión /Establecer area de impresión.

El punt i coma significa que començaun rang diferent.

! És inevitable que cada un dels rangs de l’àread’impressió s’imprimeixi en una pàgina diferent.


Manual d’Excel

Imprimir títols

L’opció d’imprimir títols s'utilitza quan s'està treballant ambun document molt llarg i es vol que l'encapçalamentintroduït al començament del primer full es vagi repetintal començament de cada full imprès.

Per això cal:

1. Anar al quadre de diàleg de Archivo / Configurarpágina.

2. Triar la fitxa Hoja

3. Definir les files i/o columnes que es vol repetir. Si estemsituats en el requadre d’ Imprimir títulos podem fer unclic sobre els botons de la dreta de Repetir filas enextremo superior i/o Repetir columnas a la izquierda,

Prémer aquest botó per anar alfull de treball i triar les files a

repetir

4. S’obre un requadre que mostra les files per anar al fullde treball. Fer un clic sobre els encapçalaments defiles i columnes a repetir.

Marcar les files que es vol repetir

Prémer aquest botó per tornar aConfigurar página


En un full càlcul hi ha una base de dades de personalamb els noms dels camps a la primera fila del full. Al’enviar-ho a imprimir ens interessa que la informació quehi ha a la primera fila es repeteixi al començament decada full.

1. Obre el fitxer pràctica 08 i selecciona el full personal.

2. Ves a Archivo / Configurar página / Hoja i.

3. Situa’t a Repetir filas en extremo superior i escriu 1:1 ofes un clic al botó que encapçala la fila.

Salts de pàgina

Si després d'haver establert les opcions d'impressió des deConfigurar página, els salts de pàgina que dóna elprograma no s'ajusten al disseny de full que es volimprimir, l'usuari els pot establir així:

1. Seleccionar la columna o la fila des del botó del'encapçalament per on es vol partir la impressió.

2. Anar al menú Insertar / Salto de página.

! El salt de pàgina vertical s’inserirà a l’esquerra de lacolumna seleccionada i el salt de pàgina horitzontals’inserirà a la part superior de la fila seleccionada.

Per anul·lar l’acció se segueix el mateix procés, però enaquest cas, l’opció seleccionada serà Insertar / Quitarsalto de pàgina.


Manual d’Excel

Vista preliminar dels salt de pàgina

Aquesta és una nova aportació d’Excel 2000, que facilitael treball amb els salts de pàgina. Per utilitzar-la cal:

1. Anar al menú Ver / Vista prévia de salto de página.

2. L’efecte d’això serà el següent:

− Canviarà el zoom de manera que es pugui veure unapart més gran del full de treball.

− El número de pàgina es veurà sobreposat a les dadesdel full.

− Mostra l’àrea d’impressió blanca i la zona que nos’imprimeix en gris.

− Mostra, ressaltats amb color, tots els salts de pàgina.


Exercicis pràctics

Exercici 11. Obre el fitxer Exercici 08 del subdirectori exercicis

pràctics.

2. Selecciona el full Control factures i prepara el full perimprimir seguint aquestes directrius:

L’orientació del paper horitzontal.

Marges esquerre, dret, superior i inferior a 3 cm.

Les línies de divisió desactivades.

Un encapçalament a l’esquerre que posi: controlpagament de factures.

Peu de pàgina: on figuri, a l’esquerre, el nom delfitxer i a la dreta el número de pàgina. Tot amblletra més petita

3. Imagina que després d’haver imprès el full amb lescaracterístiques establertes en el punt anterior, l’has detornar a imprimir però en aquest cas sense que es veginles columnes de Dies des de la data i la de Recàrrecs/n. Amaga les columnes que no vulguis imprimir.

Exercici 21. Tria el full Comanda del fitxer

2. Comprova des de la Presentación preliminar que, permolt poc, ocupa dues pàgines.

3. Per aconseguir que el programa redueixi la informacióde manera que encaixi en un sol full es pot activarl’opció Página / Escala / Ajustar a: 1-1.

Exercici 31. Obre el fitxer Pràctica 05.

Els tres fulls del llibre de treball (gener, febrer i març)han de tenir la mateixa configuració d’impressió. Per ahaver de configurar la impressió només una vegadacaldrà fer això:

2. Seleccionar els tres fulls de càlcul. Recordeu que perfer-ho cal seleccionar el primer, prémer la teclamajúscula i seleccionar l’últim.

3. Anar al menú Archivo / Configurar pàgina, i establir lesopcions d’impressió que es vulgui. Pot ser necessari


Manual d’Excel

establir marges, centrar les dades, posar algunencapçalament, etc.

4. Comprova, anant a la presentació preliminar que hasconfigurat les opcions d’impressió per tots els fullsseleccionats.

5. Desagrupa els fulls.

6. Guarda el fitxer.


9. Recursos pràctics

Crear llistes o sèries

Excel permet omplir un rang de cel·les amb una odiverses sèries de números o dates. El contingut de lesprimeres cel·les de la selecció s’utilitza com a valor inicialde la sèrie.

El procés de creació de sèries es pot fer des del l’àrea detreball utilitzant el ratolí o des del menú Edición / Llenar/Series.

La taula següent mostra exemples de les operacions decreació de sèries automàtiques:

Dades de la selecció Sèrie creada

1, 2

1, 3

Lun

Trim1

Texto1, textoA

1/2/097

1/2/97, 3/2/97

3, 4, 5, 6,...

5, 7, 9, 11,...

mart, miérc, juev,...

Trim2, Trim3, Trim4, Trim1,...

Texto2, textoA, Texto3,textoA,...

2/2/97, 3/2/97, 4/2/97

5/2/97, 7/2/97, 9/2/97

El funcionament de creació de sèries automàtiques desde l’àrea de treball és el següent:

1. Introduir i seleccionar les dades a partir de les quals escrearà la sèrie. A la primera cel·la la dada a partir dela qual volem iniciar la sèrie. El contingut de la segonacel·la ha de reflectir l’increment que hi haurà entre lescel·les de la sèrie.


Manual d’Excel

2. Situar el punter del ratolí a l'angle inferior dret de laselecció i arrossegar-lo fins a l'última cel·la que esvulgui omplir.

Si es volem crear la sèrie a través de les opcions de menúcal:

1. Escriure el primer número o data de la sèrie.

2. Seleccionar un rang format per la cel·la que té el valorque hem introduït i les cel·les que s’han d’omplir ambla sèrie.

3. Anar al menú Edición / Rellenar / Series. Triar el tipus desèrie que es vol crear i l’increment que hi haurà entrecadascuna de les sèries de la selecció.


Crear sèries personalitzades

A part de les sèries que, com acabem de veure, permetfer el programa automàticament, Excel compta amb unaeina molt pràctica que permet deixar guardades totes lessèries que l’usuari necessiti.

1. Des del menú Herramientas seleccionar Opciones /Listas. Personalizadas. Apareix el següent quadre dediàleg:

llistes pròpies delprograma

llistes creada perl’usuari

llista en procés decreació

A l'esquerra del quadre apareixen les Listaspersonalizadas que són les ja creades i en el quadreEntradas de lista es poden introduir les sèriespersonalitzades.

Les llistes pròpies del programa apareixen en catalàperquè a la Configuación Regional del Panel de Controlde Windows està configurat l’idioma Catalán.

2. Un cop introduïda la llista (veure l’exemple dels nomsdels companys del departament), cal prémerAgregar. La nova sèrie apareixerà per a sota de les japredefinides pel programa.

3. A partir d’aquest moment, es podrà utilitzar qualsevolde les llistes, simplement introduint el primer nom de la


Manual d’Excel

llista i arrossegant amb el ratolí fins a la cel·la on ha definalitzar la sèrie.

Inici Resultat

Esquemes

Crear un esquema en un full de càlcul vol dir establir unarelació de subordinació entre les cel·les. Per exemple, sien un full de càlcul on es reflecteixen les despeses de totun any es desglossa l'any en trimestres i els trimestres enmesos, un esquema permetrà poder presentar un fullimprès on només apareguin els trimestres o bé només elstotals anuals.

Crear un esquema automàtic

Per veure el procés de creació d’un esquema automàticutilitzarem les dades introduïdes en el fitxer pràctica 09

1. Selecciona el full esquema del fitxer pràctica 09.

2. Tria Datos / Agrupar i esquema / Autoesquema

3. El resultat de fer aquesta acció serà aquest:


Indica la quantitat de nivells de files icolumnes que ha creat l’esquema Permet amagar i mostrar la informació

Utilitza els botons d’esquema que han aparegut per veureel funcionament de l’esquema un cop creat.

Resum percolumnes

Resum per files

Modificar un esquema

Amb l’opció d’autoesquema el programa construeix elsnivells d’esquematització partint de l’anàlisi de lesfórmules qui hi ha introduïdes. Si l’esquema automàtic noés el desitjat es pot modificar seleccionant la zona on esvol augmentar o disminuir un nivell i triar:

Les opcions de menú Datos / Agrupar i esquema /Agrupar o Desagrupar.

o bé

les icones (Agrupar) o (Desagrupar)

Seleccionar les cel·les visibles

Seleccionar celdas visibles

Amb aquesta icona es pot seleccionar només les cel·lesvisibles. Per tant, si el nivell de l'esquema està disminuït i esfa una selecció de cel·les, els canvis que es facin en


Manual d’Excel

aquesta selecció només afectaran les cel·les visibles.

Per altra banda, si es vol copiar la informació resumida aun altre lloc, caldrà fer aquest tipus de selecció. Si no es fad’aquesta manera, també es copiarà la informacióoculta.

!La icona Seleccionar Celdas visibles no apareix a lesbarres d’eines estàndards. Per tant, si es vol utilitzar,cal afegir-la. En el capítol de Personalitzar, podeuveure el procés a seguir per fer-ho. La iconaSeleccionar celdas visibles pertany a la categoriaEdición.

Esborrar un esquema

Per esborrar un esquema es pot anar al menú Datos /Agrupar i esquema i triar Borrar esquema.

Afegir comentaris a les cel·les

Un comentari és una explicació aclaridora que s'adjuntaa una cel·la determinada. La seva funció fonamentalconsisteix a fer més entenedor un full de càlcul, ja que espot consultar en qualsevol moment de dubte, com perexemple, en relació al per què s’ha aplicat una fórmuladeterminada.

Per incloure una nota en una cel·la cal:

1. Seleccionar la cel·la a la qual es vol afegir elcomentari.

2. Triar Insertar / comentario.

3. Apareix un quadre de text, a l’interior del qual s’escriuel comentari que es vulgui.


4. En acabar, la cel·la tindrà una marca de color vermella l’angle superior dret.

Per veure el comentari d’una cel·la, només cal situar-hi elpunter del ratolí al damunt.

Esborrar un comentari

Per eliminar un comentari cal anar al menú Edición /Borrar / Comentario.

Immobilitzar parts del full

Si es treballa amb un full de càlcul que ocupa més d'unapantalla, és molt útil, a l’hora d’anar introduint novesdades, immobilitzar les capçaleres de files i/o columnes.D'aquesta manera, per més dades que s'introdueixin, esmantindran els encapçalaments visibles.

Per fixar els títols de columnes s'ha de seguir aquestprocés:


Manual d’Excel

1. Portar el punter del ratolí a la part superior de la barrade desplaçament vertical fins que s’observa comcanvia de forma.

Posar aquí el punter del ratolí

2. En aquest moment arrossegar el ratolí cap avall finsdeixar l’eix horitzontal sota la fila que es vol fixar.

3. Triar el comandament Ventana / Inmovilizar paneles. Apartir d’aquest moment la fila o files immobilitzadesqueden visibles a la pantalla mentre l’usuari esdesplaça cap avall.

Es pot desactivar la immobilització de seccions amb elcomandament Ventana / Quitar división.

Si es vol modificar la divisió es pot anar al menú Ventana /Movilizar paneles.

El mateix procés serveix per fixar columnes. Però enaquest cas, l’eix vertical s’ha de treure de la dreta de labarra de desplaçament horitzontal.

Protegir cel·les

Blocar o amagar una cel·la només té efecte si eldocument està protegit. Per protegir un full s’ha de triar elMenú Herramientas / Proteger / Proteger hoja.


Una cel·la blocada no es pot modificar quan el full estàprotegit.

Una cel·la oculta no mostra la fórmula de les cel·les a labarra de fórmules.

Per defecte, totes les cel·les d’un full estan blocades i noocultes. Per això, si es protegeix el full sense modificar res,no es podrà introduir informació a cap de les cel·les delfull, però sí que es podran visualitzar les cel·les.

Si es volen deixar rangs desblocats de manera que s’hipugui introduir informació, s’haurà de fer abans deprotegir el full.


Manual d’Excel

Treball amb finestres

El fet de treballar amb finestres és una de lescaracterístiques dels programes de l'entorn Windows.Excel permet tenir obertes finestres de diversos fitxers itambé diferents finestres per al mateix document.

Finestres per a diferents documents

Cada un dels documents d'Excel es presenta en unafinestra. El programa pot tenir obertes moltes finestres almateix temps. El límit no ve donat per Excel, sinó per lamemòria de l'ordinador.

Les finestres es poden moure per l'àrea de treball fent unclic damunt de la barra de títols i portant-les amb el ratolía la nova posició. També es poden canviar de mida,activar i desactivar, etc.

Hi pot haver moltes finestres obertes, però només unad’activa (la que té la barra de títol ressaltada). Lesfinestres es poden activar de diferents maneres: fent unclic al damunt, accionant Control+F6, o des del menúVentana .

Des de Ventana / Ocultar i Ventana / Mostrar es podenamagar finestres que en un moment donat no esnecessitin, i tornar-les a visualitzar posteriorment.

Per organitzar les finestres i adaptar-ne la mida a l'àrea detreball es pot utilitzar el comandament Ventana /Organizar


Diverses finestres per a un mateix document

Si es treballa amb documents llargs, en molts casos potinteressar tenir en pantalla diferents parts del mateixdocument. Això es pot fer creant tantes finestres comsiguin necessàries per a un mateix document. Aquestprocés no multiplica el document en el disc.

A la figura següent es pot observar el mateix document,ADMINIS.XLS, del qual s'han obert dues finestres. Cadafinestra mostra el mateix nom de document però ambuna numeració diferent.

El comandament que cal utilitzar per crear diferentsfinestres d'un mateix document és Ventana / Nuevaventana. Els canvis introduïts en una finestra afecten totesles finestres obertes, ja que realment s'està treballant ambun document únic.

Per tancar les finestres es pot accionar Control+F4 o bédesplegar el menú de control de la finestra del documenti triar Cerrar.

Amb aquest mateix procediment es pot veure al mateixtemps dos fulls de càlcul del mateix llibre de treball.


Manual d’Excel

10. Eines gràfiques

Excel disposa d’una sèrie d'eines que permeten crearobjectes gràfics (línies, rectangles, ovals i corbes), crearobjectes de text, inserir imatges, etc. Aquests elementssón tractats com a objectes que es poden moure,canviar-ne el format, la mida, etc. Els objectes gràfics defet no formen part del full, sinó que hi estan sobreposats.

Dibuixos

Es poden passar dibuixos fets amb altres programes iincorporar-los a un full de càlcul d’Excel a través delPortapapeles. Excel incorpora, a més, una eina quepermet crear directament figures geomètriques i dibuixossense haver de sortir del programa.

Dibujo

Per poder començar a crear els objectes gràfics, calaccedir a la barra d’eines que incorpora totes les einesde dibuix.

S’activa a través de icona Dibujo de la barra d’einesestàndard .

Apareix la següent barra

Opcions de dibuix / Seleccionarobjectes / Girar lliurement

Formes predissenyades.

Línies / fletxes /rectangles / ovals

Quadre de text / Inserir objectede WordArt.

Color del farcit / color de la línia /color de la de lletra

Estil de la línia / tipus de línia / estilde fletxa


Ombrejat / Tres dimensions

Per fer un dibuix :

Dibujo

1. Fer un clic al botó de la barra d'eines.

2. Escollir l'eina que es vol utilitzar.

3. Per exemple, si es vol fer un rectangle cal seleccionarl’eina Rectángulo. Anar a la part del full de càlcul ones vol dibuixar. El cursor es converteix en una creu.

4. Sense deixar anar el ratolí es va arrossegant el cursorfins que es troba la mida adequada.

5. Deixar anar el ratolí.

Per crear diversos objectes utilitzant la mateixa eina calfer doble clic sobre el botó de la barra. D’aquestamanera l’eina quedarà activada i es podrà fer tantsobjectes com sigui necessari. L’eina es desactivarà alpitjar-hi al damunt, o damunt de qualsevol altra eina.

Seleccionar els objectes gràfics

Per fer qualsevol modificació en un objecte és necessariseleccionar-lo. Per seleccionar un únic objecte cal fer-hiun clic al damunt i comprovar que han aparegut unsquadres blacs al voltant de la imatge.

Objecteseleccionat

Objecte noseleccionat

Quan un objecte està seleccionat es pot:

− Canviar de lloc: situar el punter del ratolí a la zonainterior de l’objecte i arrossega fins la nova posició.


Manual d’Excel

− Canviar de mida: situar el punter el ratolí en uns delsquadres blancs i arrossegar.

− Canviar el format: fer doble clic a la zona interior del’objecte.

− Esborrar: prémer amb la tecla Suprimir.

Per seleccionar més d’un objecte es pot seleccionar elprimer objecte, prémer la tecla majúscules i, mantenint latecla pitjada, anar fent clic damunt els altres objectes aseleccionar.

També es poden seleccionar diversos objectes si amb laicona d’aquesta fletxa pitjada s’envolten tots elsobjectes a seleccionar.

Crear quadres de text

Un objecte de text pot servir per afegir comentaris, posartítols, etc. Proporciona l’avantatge de poder moure’l idonar-li el format que es vulgui, independenment de laresta del full.

Cuadro detexto

1. Seleccionar l’eina Cuadro de texto.Anar a la part de la pantalla on es vol dibuixar. El cursores converteix en una creu.

2. Fer el requadre de text de la mida que es necessiti.

Un cop fet el quadre de text, només cal posar-se aescriure a dins. Podem canviar la mida, el tipus de lletra,l’alineació del text, etc. Si el text no cap dins el quadre, elpodem fer més gran.

Si no es vol que el requadre de text es vegi, cal anar al’eina de Color de línia i escollir Ninguno.

Al dibuixar un objecte, apareix amb l'estil i el color de líniadefinit per defecte.

En qualsevol moment podem canviar les propietats d’unobjecte.

! Si es vol fer un quadrat o rodona perfecta, calmantenir la tecla "majúscules" pitjada en el moment


de triar l’eina de rectangle o d’oval

Modificar el format dels objectes

Fent doble clic a la zona interior de l’objecte s’accedeixa un quadre de diàleg distribuït en diverses fitxes quepermeten establir tot tipus de formats:

Autoformas

Una de les millors característiques que incorpora la novabarra d’eines de dibuix, són les formes predefinides. Ambel botó Autoformas es poden seleccionar fins a sis menúsdiferents amb formes ja dissenyades.

Per afegir una Autoforma, cal:

Dibujo

1. Fer un clic al botó de la barra d'eines.

2. El programa se situa a Vista Diseño de pàgina.

3. Fer un clic en el botó Autoformas.


Manual d’Excel

4. Triar, dels set tipus possibles, el que més ens convingui.

5. Seleccionar la forma que volem inserir. El cursor delratolí es converteix en una creu.

6. Sense deixar anar el ratolí, es va arrossegant fins quees troba la mida adequada.

7. Deixar anar el ratolí.

Un cop inserides a les formes, se’ls pot canviar la mida, elcolor, el farcit, es poden voltejar, girar, afegir-li ombrejats,dimensió, combinar amb altres formes per poder crearformes més complexes, etc.

Es poden canviar tant amb la barra d’eines de dibuix,com amb menú. Perquè aparegui el menú, només cal ferdoble clic damunt de l’autoforma o de qualsevol dibuix.

WordArt

WordArt permet convertir paraules normals en objectesgràfics. Permet donar formats diversos al text, envoltar-lo,reduir les lletres, girar o formar un angle amb les lletres,afegir ombrejats, colors, etc.

Per utilitzar WordArt, cal:

Insertar WordArt

1. Situar el cursor de teclat al lloc on volem inserirl’objecte de WordArt.

2. Pitjar la icona Insertar WordArt de la barra d’eines dedibuix o bé anar al menú Insertar/Imágenes i triarWordArt

Apareix la següent pantalla:


3. Triar l’estil de WordArt que vulguem aplicar al nostretext, i pitjar Aceptar.

Apareix la pantalla on ens permet escriure el text al qualvolem aplicar el format:

4. Escriure el text, triar el tipus de lletra i la mida, i prémerAceptar. El text amb l’estil de WordArt triat s’inserirà enel punt on teniem el cursor de teclat col·locat.

Per modificar un objecte WordArt, cal:

1. Fer un clic damunt l’objecte a modificar. Apareix lasegüent barra d’eines:


Manual d’Excel

Galeria deWordArt

Formatd’objecte

InserirWordArt

Alineaciódel text

Textverical

Espai entrecaràcters

Mateix altde leslletres

Formes deWordArt

Girarlliurement

2. Modificar el que faci falta, i fer un clic a qualsevol llocde la pàgina.

Al prémer damunt la icona Formas de WordArt, apareixun submenú que permet poder escollir diferents formes aaplicar al text.

Crear mapes

Excel 2000 incorpora una eina que, partint d’una sèrie dedades geogràfiques i valors associats amb aquestesdades, els representa i situa en un mapa.

Per crear un mapa cal organitzar la informació encolumnes en un full de càlcul. En una columna hi hauràles dades geogràfiques, com ara noms de països. A lescolumnes adjacents hi haurà els valors que es volenrepresentar. Si les columnes tenen encapçalament tambés’hauran de seleccionar.

Un cop introduïdes les dades, cal fer això:


1. Anar el menú Insertar / Mapa o bé triar la iconaMapa.

2. Fer un clic en el full de càlcul.

3. El programa analitza les dades i crea el mapacorresponent. Si hi ha més d’un mapa possible, apareixun quadre per poder-lo escollir.


Manual d’Excel

Exercicis pràctics

Exercici 1En un full en blanc dibuixa l’organigrama del teuajuntament.

Exercici 2Amb les eines gràfiques que aporta l’Excel 2000 crea un cartell que serveixi per informar de l’horari d’atenció al públic del vostre servei.


11. Treballar amb llistes

Tot i que Excel és un full de càlcul, també es pot utilitzarper crear llistats i utilitzar-los com a base de dades.

Aquestes són les operacions bàsiques que es podenrealitzar amb les llistes d’Excel:

− Introduir dades a la llista

− Filtrar la llista per mostrar només els registres quecompleixin unes determinades condicions.

− Ordenar la llista per diferents conceptes.

− Agrupar les dades i inserir fórmules per calcularsubtotals.

Dissenyar una base de dades

Per poder utilitzar les avantatges que aporta Excel alhorade treballar amb llistes de dades, cal que la informacióestigui introduïda seguint aquests criteris:

− Les capçaleres de columna defineixen un camp, pertant cada columna tindrà un sol tipus de dades.

− A cada fila hi haurà un registre.

− No es poden incloure files en blanc.− Es poden utilitzar fórmules per realitzar càlculs en un

camp determinat.

Noms dels camps

regisgtre


Manual d’Excel

Només cal estar situat en una de les cel·les quecomponen la llista per tal que Excel la tracti com a basede dades. Quan l’usuari realitza la majoria de tasques debase de dades - ordenar, buscar, introduir noves dades,filtrar, calcular subtotals... - la llista és consideradaautomàticament com a base de dades.

Introduir dades a una llista

Hi ha tres maneres d’introduir dades en una llista dedades d’Excel. Són aquestes:

− Manualment, utilitzant els sistemes d’introducció dedades que ja coneixeu.

− Important dades d’altres fonts.

− Utilitzant un quadre de diàleg específic que incorporaExcel per fer aquesta tasca.

Per facilitar la introducció de dades, aquesta versiód’Excel incorpora una eina que s’anomenaAutocompletar.

Autocompletar permet començar a escriure les primereslletres d’un text i el programa, automàticament,completarà l’entrada tenint en compte altres entrades.

En aquesta exemple es pot veure com, en escriure la Cde Cornellà, el programa automàticament acabaràd’escriure el que falta.

Un altre sistema d’aprofitar la informació que ja és a llistaés aquesta:

1. Situar-se a la cel·la on es vol introduir la informació.

2. Fer un clic amb el botó de la dreta.


3. Triar l’opció Elegir de la lista. Es desplega una llista ambels textos introduits fins aleshores en aquest camp.

4. Triar l’opció que es vulgui.

La fitxa de dades és una eina molt útil també per introduirdades en una llista.

Si la base encara no està creada, abans d’obrir la fitxacaldrà escriure els encapçalaments en una fila del full decàlcul. Situar-se en una de les cel·les d’aquestsencapçalaments i anar al menú Datos / Formulario iprémer Aceptar.

Si la llista ja té dades introduïdes, només caldrà situar-seen una cel·la de la llista que tingui informació i anar almenú Datos / Formulario.

S’obrirà una fitxa com aquesta:

Prémer aquest botó perintroduir nous registres

Dades del primer registre

Noms dels camps Camp calculat

!Per passar d’un camp a l’altre s’ha de fer amb la tecla deTabulació, no amb Intro. La tecla Intro només s’utilitza perconfirmar l’entrada del registre.


Manual d’Excel

El quadre de diàleg del formulari, a més de permetreafegir dades a la llista, té uns altres botons que permetenfer les operacions següents:

Eliminar registres

1. Visualitzar el registre que es vol eliminar.

2. Prémer el botó Eliminar.

Buscar registres

Hi ha tres maneres de buscar registres:

· Visualitzant els registres d’un en un amb els botonsBuscar anterior i Buscar siguiente

· Visualitzant els registres d’un en un amb la barra dedesplaçament

· Utilitzant el botó Criterios per buscar un subconjunt deregistres que compleixin unes condicions determinades.

Buscar registres especificant criteris

1. Prémer el botó Criterios.

La fitxa canvia de modalitat de manera que ara elscamps són espais per introduir els criteris de comparació.

a) Caràcters Per buscar registres en els qualsalguns camps coincideixin amb unscaràcters concrets, hem d'escriureaquests caràcters en els campscorresponents.

b) Comparació Es poden comparar quantitats odates utilitzant els operadors: =, >, <,>=, <=, <>


c) Comodins El símbol d'interrogació (?) permetsubstituir un caràcter. Perexemple: ?iménez.

L'asterisc (*) substitueix un conjuntde caràcters. Per exemple: *S.A.(tots els noms que acaben ambS.A.)

En aquest cas treballarem sobre una base de dades querecull informació dels treballadors de l’Ajuntament.

1. Obre el fitxer pràctica 11

2. Tria el full Plantilla i fixa’t en l’organització de les dadesque hi ha introduïdes.

Volem visualitzar les dades d’un dels treballadors que esdiu Anna Vidal.

1. Tria l’opció Datos / Formulario.

2. Prem el botó Criterios.

3. En el camp Cognoms escriu Vidal, prem la tecla Tab iescriu Anna en el camp Nom.

4. Prem el botó Buscar siguiente i apareixerà aquestregistre:


Manual d’Excel

Ara necessitem visualitzar les dades de totes les donesque siguin funcionaries (FN) i que hagin nascut a partirdel 1/1/59.

1. Torna a prémer el botó Criterios i Borrar (per eliminar elscriteris anteriors).

2. Escriu els següents criteris:

3. Amb els botons Buscar siguiente i Buscar anterior espoden anar visualitzant els registres que compleixenaquestes dues condicions.

Ordenar els llistats de dades

Si només es vol ordenar la base per un camp es pot ferdirectament des del full de treball:

Ordenascendente idescendente

1. Seleccionar una de les cel·les del camp que es volordenar.

2. Fer un clic en el botó d'ordre ascendent o el d'ordredescendent de la barra d'eines estàndard.


Ordenar dades per més d'un criteri

Es poden ordenar les dades per qualsevol camp de labase de dades. El nom del camp o criteri d'ordenacióque s'utilitza s'anomena clau d'ordenació.

Per ordenar un llistat es pot :

1. Seleccionar qualsevol cel·la dins del rang de la base

2. Seleccionar el menú Datos / Ordenar.

3. Mitjançant els llistats desplegables dels quadres decriteris, triar els noms dels camps pels quals es volordenar.

Ordenarem la nostra base per aquests criteris: Categoria,Sexe i Cognoms

1. Selecciona una cel·la de la base i tria Datos /Ordenar.

2. Tria les opcions següents:

Ordenar por: Categoria

Luego por: Sexe

Luego por: Cognoms

En tots els casos en ordre ascendent.

Per defecte, Excel identifica que a la primera fila del rangde la base hi ha els encapçalaments dels camps i no elsordena. Si es vol ordenar un rang de dades que no té


Manual d’Excel

títols, cal triar No en l’apartat on diu La lista tiene fila deencabezamiento.

Ordenar per columnes

1. Des del quadre de diàleg d’Ordenar prémer el botóOpciones

2. Apareix aquest quadre de diàleg:

3. Triar Ordenar de izquierda a derecha.

Els filtres

Els filtres permeten mostrar un subconjunt de dades de labase i treballar-hi. Quan es filtra un llistat, Excel mostranomés les files que tenen un valor determinat o quecompleixen un conjunt de condicions.

Els filtres amaguen provisionalment les dades que nocompleixen els criteris establerts.

Excel permet treballar amb filtres automàtics molt fàcils iràpids d’utilitzar, i amb filtres avançats, una mica mésdifícils d’aplicar però que ofereixen la possibilitat d’establircriteris més complexos i de copiar les dades del filtre enun lloc diferent del que ocupa la base.

Filtres automàtics

Per filtrar automàticament una llista, cal començar situantel punter del ratolí en alguna de les cel·les que ocupa lallista i després seguir aquests pasos:

1. Anar al menú Datos, seleccionar Filtros i desprésAutofiltro.


El rang adjacent a la cel·la seleccionada es pren comla base de dades que es vol filtrar.

2. Apareixen unes fletxes al costat de cada un dels rètolsde columna. A partir d'aquest moment cal prémer lafletxa del camp que té la informació que servirà per ferel filtre. Triar el criteri de selecció a filtrar.

En fer un clic a les fletxes apareixen unes llistesdesplegables, on apareixen tots els elements continguts ala columna.

Quan es desplega la llista desplegable d’un camp, a mésde mostrar tots els elements de la columna, contéaquestes opcions:

Todos: Mostra tots els elements de la columna. Espot utilitzar per eliminar el filtre d’unacolumna.

Los 10más...:

Permet mostrar, en el cas dels campsnumèrics, els registres que tenen els valorsmàxims o mínims.

Personalizar:

Permet filtrar la llista per diversos criteris iposar condicions que no apareixen com a


Manual d’Excel

valors directes a la llista desplegable.

Vacíos: Filtra els registres tenint en compte elsregistres que, en un camp determinat,tenen les cel·les buides.

No vacías: Filtra la llista mostrant els elements que noestan buits.

Necessitem filtrar la nostra base de manera que es veginúnicament les dades de les persones que tenen lacategoria 2052.

1. Si no ho has fet anteriorment, activa l’opció Autofiltro(s’han de veure les fletxes al costat del nom delscamps).

2. Prem amb el ratolí la fletxa corresponent al campCategoria i tria 2052.

Com a resultat d’aquesta acció desapareixen tots elregistres de les persones que no tenen la categoria 2052.A la línia d’estat apareix un missatge que indica quantsregistres han quedat visibles. A més, els números queencapçalen les files que han quedat visibles i la fletxa delcamp filtrat apareixen de color blau.

Camp filtrat

Filtrar per més d’un criteri

Un cop filtrada la llista per una categoria, ens interessaveure, de la categoria 2052, només els que sóncontractats laborals (CL)


1. Desplegar la llista del camp RELAB i triar CL.

Personalitzar els filtres

No sempre es pot establir el filtre que es necessita partintnomés de les dades que apareixen directament a la llistesdesplegables. Hi ha casos en els quals s’han d’establir unscriteris més específics.

Com ho faríem, per exemple, per filtrar dades comaquestes:

− Els que tenen un salari base superior a 80.000 pessetes.

− Els que van néixer abans de 1960.

− Els que cobren entre 140.000 i 170.000 pesseetes.

− Les categories 1030 i 1040

− Els cognoms que comencin per P

− Els cognoms que les inicials dels quals estan entre la L iS

− etc.

Tots aquests filtres es poden fer utilitzant els filtrespersonalitzats

Ara només volem visualitzar els treballadors que tinguin unsalari base superior a 90.000 pessetes

1. Si tens la llista filtrada per algun camp, desactiva totsels filtres.

Ho pots fer, triant l’opció Todas de cada un dels camps obé anant al menú Datos / Filtro i triar Mostrar todo.

2. Obre la llista desplegable del camp Sou Base i triarl’opció Personalizar.... En el quadre de diàleg Autofiltropersonalitzado, tria a la llista d’operadors es mayorque i en el camp de la dreta 90.000.

El quadre de diàleg quedarà com aquest:


Manual d’Excel

3. Prémer Aceptar.

Les opcions Y i O s’utilitzen si es vol especificar més d’uncriteri

Y S’han de complir ambdós criteris especificats

O S’ha de complir algun dels criteris especificats

Dels treballadors que tenen el salari base superior a 90.000,volem veure només els que les inicials del cognom estanentre la M i la S.

1. Mantenint el filtre anterior, obrir la llista desplegabledels Cognoms i triar Personalitzar...

2. Escriure els criteris: Mayor o igual que M i Menor o igualque S.

Amb aquesta pràctica podeu comprovar que elsoperador Mayor que, Menor que... també es poden ferservir per camps de text.

Amb les dades funciona igual. Només cal tenir encompte que s’ha d’utilitzar el format data i que per tantno podem posar 1997, sinó 1/1/1997.


Desactivar un autofiltro

Per desactivar un filtre automàtic cal anar al menú Datos ifer un clic a l'opció Autofiltro per treure el símbol ü.

Filtrar els valors més grans o els mes petits

En el cas dels camps numèrics, Excel dóna la possibilitatde filtrar els valors màxims o els mínims.

Per exemple:

− Els 10 treballadors que tenen el sou més alt.

− Els 5 més joves (les cinc dates de naixament mésproperes).

− etc.

Si volem saber quins són els 15 treballadors més joves,podrem fer això.

1. Desactivar, si n’hi ha algun, els filtres actius.

2. Desplegar la llista del camp DATAN i triar l’opció Los 10más...

3. Volem veure les 15 dates més properes, per tanttriarem superiores / 15 / elementos.

4. Prémer Aceptar.

Filtres avançats

Els filtres avançats permeten establir criteris méscomplexos que en un filtre automàtic, i a més, es potdecidir si les dades es volen filtrar en el mateix lloc que


Manual d’Excel

ocupa la base de dades o bé si es volen copiar elsregistres en un altre lloc.

En primer lloc, en algun lloc del full de càlcul actiu o d'unaltre full de càlcul, cal introduir els criteris a partir delsquals es vol fer el filtre. Les condicions bàsiques que calconèixer per establir criteris avançats són aquests:

− Els criteris s’estableixen en una rang de cel·les separatdel rang de la llista.

− A la part superior del rang de dades hi haurà els títolsdels camps implicats en els criteris.

− Els criteris que estiguin a la mateixa fila s’hauran decomplir tots. Per tant fa d’operador Y.

− Els que no estan a la mateixa fila es demana que se’ncompleixi un d’ells. Per tant fa d’operador O.

Exemples:

Aquest criteris filtraran els registres que coincideixin amb elfet que sigui una dona (D), funcionaria (FN) i amb unacategoria 1030.

Aquest criteris filtraran els registres en els coincideixi quehagin nascut a partir de l’any 1955 i que siguin contractatslaborals (CL)


Aquests filtraran els que tinguin una de les categories: 1030, 1040 o 1050:

Aquests filtraran els que tinguin la categoria 1030 o bé siguin funcionaris (FN)

Per exemple: Volem extreure les dades dels treballadorsque tinguin una d’aquestes dues categories 2020 o 2030 ique hagin nascut a partir de 1/1/50. Les volem extreure amés, en un full a part de la llista de dades. Farem elsegüent:

1. Del fitxer Pràctica 11 , situa’t en el full extreure i escriuels criteris seguint l’exemple;

2. Anar al menú Datos / Filtros / Filtro avanzado.

3. A l’apartat Accions triar l’opció Copiar en otro lugar.

4. A l’apartat Rango de la lista: posar la referència delfull i del rang de cel·les que ocupa la llista. Per facilitar-ho, el cursor del teclat en el camp i anar al full dePlantilla per seleccionar la llista de dades. A mesuraque va fent la selecció, el programa escriu lareferència.

5. Si el programa no ho ha reconegut automàticament,cal escriure també la referència del rang que ocupenels criteris.


Manual d’Excel

6. Finalment, en el camp Copiar a: seleccionar la cel·laa partir de la qual es volen copiar els registres quecompleixin els criteris.

7. Prémer Aceptar.

Aquest serà el resultat del nostre filtre avançat:

Crear subtotals

L'Excel 2000 aporta una sèrie d'eines que permetenresumir la informació a través de la creació de totals isubtotals. Això permet triar si es vol mostrar tota lainformació o bé si només es vol presentar un resum de lainformació.

Excel permet crear diferents tipus de subtotalsautomàticament. Pot comptar el nombre d'elementsd'una llista, sumar quantitats, buscar la mitjana de lesquantitats, trobar números màxims o mínims d'una llista,etc.


Per exemple: en el nostre cas, si es volen sumar els salarisdels treballadors per categories, farem això:

! És important començar el procés ordenant la base pel camp que triarem a Para cada cambio en:

1. Obrir el fitxer Pràctica 11 situar-se en el full Plantilla.

2. Ordenar el full per Categories.

3. Triar el menú Datos / Subtotales. Apareix el quadre deSubtotales.

4. Triar les opcions tal i com apareixen a la imatgesegüent i prémer Acceptar.

En acceptar, la base dades s’ha transformat en unesquema amb els subtotals i el total general calculats.Aquesta estructura permet fer diferents nivells de resum ipresentació de les dades.

Per exemple:


Manual d’Excel

Mostrar detalls

Mostrar detalls

Les funcions de subtotals

A més de sumar, l’opció de subtotals permet aplicar altresfuncions que apareixen relacionades en l’apartat Usarfunción del quadre Subtotales. Les més usuals són:cuenta, promedio, max, min, producto.

“Anidar” subtotals

Per exemple, si a més de saber quant sumen els salaris delstreballadors per categoria, ens interessa saber quantstreballadors hi ha de cada categoria, farem el següent:

1. Amb el primer subtotal ja creat tornem a activarDatos / Subtotales.

2. Omplim el quadre de diàleg com el de l’exemple.

! És important desactivar l’opció Reemplazar subtotales actuales.

3. Triar la funció Contar, marcar el camp Categoria idesmarcar els altres, i finalment deseleccionarReemplazar subtotales actuales.


Eliminar els subtotals

Un subtotal s'elimina prement el botó Quitar todos delquadre de diàleg de Subtotales.


Manual d’Excel

Exercicis pràctics

Exercici 11. Obre el fitxer exercici 11 del subdirectori Exercicis

pràctics.

2. Tria el full control factures. Les dades que hi haintroduïdes fan referència a dades que serviran perportar el control de pagament de factures.

3. Situa’t en una cel·la del rang de la base i activa la fitxades de Datos / Formulario i introdueix les dadesd’aquestes tres noves factures amb aquestainformació.

Núm. Empresa Concepte Data Import Pagat

16 Bosch llibres 01/12/97 45.600 no

17 Estudio mobles 07/09/97 12.000 no

18 Abacus oficina 19/08/97 65.000 no

4. Ordena la base pel nom de l’empresa com a primercriteri i per la data de la factura com a segon criteri.

5. Segueix els passos necessaris per visualitzar les facturesamb data anterior a gener de 1997 i que estiguinpendents de pagament. Calcula l’import total de lesfactures del filtre.

6. Desactiva el filtre.

7. Fes un filtre avançat per extreure les dades quecompleixin aquestes condicions: Import superior a300.000 i no pagades. Posa els criteris i extreu les dadesen el full Extreure.

8. Segueix els passos necessaris per crear els subtotals quecalculin la suma dels imports per conceptes. Recordaque, abans de crear els subtotals, hauràs d’ordenar lallista per conceptes.

9. Sense desfer els subtotals anteriors aplica un altre filtreque compti quantes factures hi ha per conceptes.


12. Taules dinàmiques

A l’hora de presentar un informe pot ser necessaripresentar les dades de diferents maneres. Les taulesdinàmiques permeten crear informes personalitzatsresumint les dades d'una base i canviant-ne l'organitzaciósense necessitat de reestructurar el full.

Crear una taula dinàmica

Per seguir tot el procés de creació d'una taula dinàmica utilitzarem la mateixa base dels treballadors que ha servitper exemplificar les bases de dades.

Si es vol presentar un informe a partir del llistat de personalque combini les dades i que ens mostri només algun delssubconjunts, es pot crear una taula dinàmica.

En aquest cas es crearà una taula que permeti visualitzarla informació dels salaris per Categories de manera quea les files s’especifiqui el nom dels treballadors i les dadesde salari corresponent.

1. Obre el fitxer pràctica 12 i selecciona el full Plantilla.

2. Situa’t en una cel·la del rang que ocupa la base.

3. Selecciona Tablas dinámicas del menú Datos. Aquestaopció obre l'assistent de les taules dinàmiques. En elpas 1 de 4 s'especifica la procedència de les dades.Per defecte serà Lista o base de datos de MicrosoftExcel.


Manual d’Excel

4. Prem el botó Siguiente>.

Apareix el pas 2 de l'assistent amb el rang que ocupala llista de dades especificat en el requadre de Rango.

Si el rang de la llista no apareix escrit, cal seleccionar-ho.

5. Prem el botó Siguiente>.

Apareix el pas 3 de l'assistent, preparat per dissenyar lataula.

6. Arrossega amb el ratolí els botons següents a lesàrees determinades:

. Categoria, fins a l'àrea de Página

. Cognoms i Nom a l'àrea de Fila

. Total salari, a l'àrea de Datos


7. Fes doble clic al botó del camp Cognoms perdesactivar els subtotals. En l’apartat Subtotales triaNinguno.

8. Accedeixes a l’últim pas. En aquest quadre dediàleg cal especificar on vols que quedi ubicada lataula dinàmica. Es pot ubicar en un full nou o bé triarun dels full dels llibre de treball que ja estan creats.En aquest cas deixarem l’opció Hoja de cálculoexistente.


Manual d’Excel

Fer un clicen aquest

botó

Fent un clic al botó que hi ha la dreta del camp Hoja decálculo existente, s’obre un quadre on s’escriu lareferència del full i la cel·la on ha començat la tauladinàmica.

9. Fer un clic a la pestanya del full Taula plantilla i unclic a la cel·la A1.

Fer un clic pertancar

10. En prémer Terminar, la taula dinàmica quedaràcreada al full Taula plantilla.

En principi es visualitzen tots els noms dels treballadorsque hi ha a la base. Ara bé, des de B1 es pot triar si es volveure només la informació d’una categoria concreta.


Modificar la taula dinàmica

Si un cop feta la taula, es vol canviar l’estructura depresentació de la informació es pot tornar a accedir al’assistent de taules dinàmiques.

Quan hi ha seleccionada una de les cel·les de la tauladinàmica, s’activa la barra d’eines Tabla dinàmica (si nos’activés automàticament ho podeu fer vosaltres. Vegeuel capítol de personalitzar).

Aquesta és la descripció de les icones de la barra:

Llista desplegable que permet accedira l’assistent, seleccionar parts de lataula, accedir a les opcions generals,etc.

La icona de l’assistent porta a lapantalla general de disseny de la taula,on podem canviar l’organització delscamps en els apartats de Página, Filas,Columnas, etc.

La icona Campo de la tabla dinàmicaobre un quadre de diàleg d’opcions delcamp de la taula seleccionat.

Permet crear tantes taules com opcionshi ha en el camp Pàgina. En el nostreexemple crearia una taula diferent percada una de les categories. Cada taulala posaria en un full diferent.

Desagrupar i Agrupar . Agrupar unconjunt de dades significa que escrearà un grup tipus esquema que, ambdels botons + i –, permetrà amagar imostrar la informació del grup.


Manual d’Excel

Amagar i mostrar la informació de lesdades agrupades.

Actualitza les dades de la llista queorigina les dades de la taula. Si lesdades d’origen han canviat, fent un clicen aquesta icona s’actualitzaran.

Seleccionar diferents parts dels registresde la taula : rètols, dades o ambdues.

Decidim modificar la taula dinàmica de manera que quedin diferenciades en dues columnes homes i dones.

1. Situar-se en una de cel·les que formenpart de la taula i anar a Datos / Tabla dinàmica oprémer la icona d’Asistente para tablas dinámicas.

! Si no apareix automàticament la barra d’eines de taulesdinàmiques cal anar a Ver / Barras de herramientas i triarTablas dinàmicas

2. Un cop situats a la pantalla de disseny de la tauladinàmica, situar el camp Sexe a l’apartat Columnas.

3. Prémer Terminar i observar el canvi que ha sofert lanostra taula:


Pàgina

Columnes

Totals columnes

Files

Modificar els camps de taula

Es poden canviar diverses opcions, de cada un delscamps de la taula: canviar el nom, caniar l’orientació,decidir si es volen calcular subtotals i amb quina funció,amagar elements concrets de la llista, etc.

Totes aquestes opcions estan recollides en un quadre dediàleg que es pot obrir fent doble clic al rètol de camp.

Per exemple, fent doble clic en el rètol del campCongnoms es desplega aquest quadre de diàleg:


Manual d’Excel

També s’hi pot accedir seleccionat el nom del camp iprement la icona Modificar campo de la tabladinàmica.

Actualitzar del dades de la taula

Si s’han introduït canvis a la base de dades i aquestscanvis es volen reflectir a la taula dinàmica, es por utilitzarla icona de Actualitzar datos.


Exercicis pràctics

Exercici 11. Obre el fitxer exercici 12 del subdirectori

exercicis.pràctics

2. Tria el full Control factures i selecciona una de lescel·les que ocupa la base de dades per poder crearuna taula dinàmica a la Hoja1 que et permetivisualitzar aquesta informació:

Si tens algun problema a l’hora d’organitzar els campspots anar al full Taula i comprovar com està resolt.

Exercici 21. Selecciona alguna de les cel·les de la taula dinàmica

que ha estat creada en el full Taula del fitxer exercici12.

2. Modifica la taula de manera que la informació que esvisualitzi sigui la informació de la mostra que hi ha acontinuació.


Manual d’Excel

3. Pots donar aquesta estructura a la taula:

3. A partir d’aquí només cal modificar el format de lescel·les (color del fons en els títols, format numèric,alineacions, etc..).


13. Vincular dades

Sovint s’han de crear fulls amb dades que provenend’altres fulls de càlcul. Les dades es poden copiar d’unlloc a l’altre amb les opcions de Copiar i Pegar. Però quèpassa si les dades dels fulls d’origen canvien? Si volemque amb el canvi de les dades d’origen també canviïnles de destí, caldrà enllaçar les dades, és a dir, s’ha decrear un vincle.

La vinculació és una eina d'Excel que permet fer càlculsamb dades que pertanyen a diferents fulls de maneraque si canviem les dades en un full també es modificaranles dades d'altres fulls que tinguin referències vinculades.

Crear fórmules amb referències externes

Hi ha diverses maneres de crear fórmules que utilitzindades d’altres full o llibres de treball:

− Es poden escriure les fórmules manualment.

− Visualitzant les cel·les i marcant-les amb el ratolí.

− Utilitzant l’opció Pegado especial.

− Utilitzant l’opció Consolidar datos.

Sintaxi de les fórmules de víncle

=[nomllibre]nomfull!referènciadecel·la

Per exemple:

En aquest s’està creant un vincle amb la cel·la D11 delfull de càlcul Capítol 1 que està en el llibre de treballPràctica 02.xls.

Si el vincle es fa amb una cel·la d’un full del mateix llibrede treball, a la fórmula només apareix la referència delfull i de la cel·la/es.


Manual d’Excel

Vincular amb fórmules

Per vincular amb fórmules, s'opera com s'ha fet fins araamb Excel, però amb referència a dades que són en unaltre full.

S’està portant un control d’ingressos i despeses mensual enun llibre de treball que es diu pràctica 13. Les dades de cada mes es reflectiran en fulls diferents. El saldo inicial delmes de febrer serà el saldo final del mes de gener.

Full font Full depenent

1. Obre el fitxer practica 13. Hi ha dos fulls creats (gener ifebrer)

2. Situa’t a la cel·la C5 del full febrer

3. Introdueix el signe =

4. Ves al full gener i fer un clic a la cel·la F5. Prémer Introper acabar.

5. Comprova que a l’àrea de fórmules hi ha aquestainformació =gener!F5.

gener, és el full font

! indica que hi ha un vincle.


F5 és la cel·la d’on provenen les dades.

Per vincular, a part de prendre com a referència unacel·la concreta, també es pot utilitzar funcions incloses enel programa. Per exemple:

=SUMA(HOJAn!$A$2:$A$6)

D'aquesta manera se sumaria el rang A2:A6 de HOJAn ala casella seleccionada.

Per sumar en un full de resum les despeses dels mesos degener, febrer i març. Es podria aplicar una fórmula comaquesta =SUMA(GENER!D2:D50;FEBER!D2:D50)

Vincular enganxant dades

Un altre sistema de vinculació consisteix a copiar ienganxar dades amb l'opció Edición / Pegado especial /Pegar vínculos. Amb aquesta operació, a més de lesdades també es copia la referència externa, fet queprodueix l'actualització de dades cada vegada queaquestes es canvien.

Per fer-ho:

Copiar

1. Selecciona la cel·la F5 del full de gener i executa l’ordre Copiar

2. Selecciona la cel·la C5 del full de febrer.

3. Tria l’opció Edición / Pegado especial / Pegar vínculos

4. Comprova que a l’àrea de fórmules hi ha aquestainformació =gener!$F$5.

En aquest cas la vinculació s’ha fet només amb unacel·la. El mateix procés es pot fer també enganxant unrang de cel·les. Si és així, s’ha de tenir en compte que lesdades enganxades amb vincle es transformen en unamatriu que no es pot modificar parcialment. Només esmodificarà si es canvien les dades font. Si es vol eliminar,s’ha d’eliminar tota la matriu sencera.

Vincular llibres de treball diferents


Manual d’Excel

El procés per vincular dades que es troben situades enllibres de treball diferents és molt semblant al processosvistos anteriorment. Però cal tenir en compte que:

a. És més pràctic tenir oberts els llibres de treball que esvol vincular.

b. A l’hora d’enganxar les dades s’haurà d’anar a buscarel llibre al menú Ventana.

Actualització de les dades

Si la vinculació s’ha fet entre llibres de treball diferents i lesdades del llibre de treball font es modifiquen mentre queel llibre de treball que en depèn està tancat, la pròximavegada que s’obri el full apareixerà un quadre de diàlegque preguntarà si es volen actualitzar les dades.

També es poden actualitzar el vincles amb l’ordreVinculos del menú Edición.

!El comandament Edición / Vinculos només apareix activatquan el vincle s’ha fet entre llibres de treball diferents i estàactivat el llibre de treball que en depèn.

Aquest comandament serveix per saber quins fulls desuport estan vinculats a un full, per actualitzar les dadesvinculades si no s’ha fet en obrir el fitxer, i per obrir el fitxerd’origen de les dades i canviar la font de les dades.


Consolidar dades

El comandament consolidar permet agrupar les dadesde forma estàtica, (és a dir, sense que estiguin vinculades)o de forma dinàmica (amb fórmules vinculades).

Es pot consolidar:

− Per posició: quan els fulls tenen exactament la mateixadistribució.

− Per categoria: utilitzant els rètols de files i columnes.

Estem portant el control de salaris i d’hores extres delstreballadors en fulls separats per mesos. Ens interessatenir el resum de les dades en un full a part.

1. Obre el llibre de treball Pràctica 13 bis i situa’t al fullResum.

2. Tria el menú Datos / Consolidar. Apareixerà unquadre de diàleg com aquest:


Manual d’Excel

3. Situa’t en el requadre Referencia, fes un clic a lapestanya del full octubre i selecciona el rang dedades A3:D18.

4. Prem el botó Agregar.

5. Fes el mateix amb els fulls novembre i desembre.

6. Selecciona les opcions Usar rótulos en Fila superior iColumna izquierda.

7. Selecciona també l’opció Crear vínculos con losdatos de origen.

El quadre de diàleg quedarà omplert com el del’exemple:

8. Prémer Aceptar.

Suma dels valors dels tres mesos


Exercicis pràctics

Exercici 1Es vol crear un llibre de treball per al departament deCultura que permeti tenir:

Tants fulls com activitats es realitzin cada mes.

A cada full hi haurà, de forma desglossada, elscostos de l’activitat

En un full de resum hi apareixerà el total de costos decada activitat i la suma total de costos.

1. Obre el fitxer exercici 13

2. Fixa’t que hi ha dos fulls creats amb aquestes activitats:

3. Calcula els costos totals de les activitats.

4. Selecciona el full resum i segueix els passos que creguisconvenients per copiar-hi els totals de les activitats deforma vinculada.


Manual d’Excel

14. Anàlisi de dades i presa de decisions

Excel és una eina molt útil per realitzar anàlisis isimulacions de situacions ja que permet introduir lesdades de manera que si es modifica la informació en unacel·la les conseqüències del canvi quedin reflectidesdirectament a totes les cel·les que hi estan relacionades.Això fa que en els processos de presa de decisions, en lesquals s’ha de respondre a preguntes del tipus “quèpassaria si...?, una aplicació de full de càlcul es faci quasiimprescindible.

Per exemple, un ajuntament està fent la previsió delspressupostos per a l’any vinent. D’entrada hi ha unaprevisió d’uns ingressos totals de 330.333.000 de pessetes iuna previsió de despeses de 340.000.000. Si la manera dereduir aquest dèficit fos incrementar els impostos directes,es podria organitzar el full de càlcul de manera quemodificant només la cel·la on hi ha el tant per cent quees vol augmentar, es veiés la repercussió en els ingressostotals.

Buscar un valor amb l’opció de buscar objectiu

Aquesta opció s’utilitza quan es dóna el cas que esconeix el resultat que es vol obtenir d’una fórmula peròno es coneix la variable que necessita la fórmula perobtenir aquest resultat.


S’ha de demanar un crèdit al banc per un import de4.000.000 de pessetes i el banc aplicarà un tipus d’interèsdel 10%. El problema és que no podem pagar més de120.000 pessetes al mes. L’objectiu serà buscar el terminien mesos.

1. Obre un llibre de treball practica 14 i selecciona el fullcrèdit.

2. Per saber quina quantitat de pessetes cal pagar cadames es pot aplicar una funció. Selecciona C6 escriu lafunció =PAGO()

La sintaxi bàsica d’aquesta funció és:

=PAGO(tasa;nper;va)

tasa: interès mensual. Per això es divideix entre 12interès anual

nper: número total de pagaments

va: capital demanat: com que encara no s’ha fet cappagament, es considera negatiu.

3. Amb les variables amb què hem fet el càlcul caldriapagar 184.579 pessetes al mes durant 24 mesos, peròno en podem pagar més de 120.000. Ja que nopodem modificar el capital ni l’interès caldràmodificar la quantitat de pagaments.

La pregunta és: Quin és el termini de pagaments, enmesos, que ens permetrà pagar 120000 pessetes almes?

4. Tria l’opció Herramientas / Buscar objetivo:


Manual d’Excel

Cel·la que conté lafórmula que es vol ajustar

Referència de cel·la per la qual es vol trobar unvalor específic

Resultat que es volaconseguir

5. Un cop es prem Aceptar el programa dóna informaciósobre l’estat de la busca, d’aquesta manera es potcomprovar si s’ha trobat l’objectiu. Quan l’hagi trobat,es modificaran les dades de les cel·les que passaran areflectir els nous valors:

Taules d' hipòtesis

Les taules d’hipòtesis són unes altres eines que aportaExcel per realitzar anàlisis de “què passaria si...?”.

Les taules d'hipòtesis serveixen per conèixer els diferentsresultats que pot donar una fórmula variant els seus valors.

Hi ha taules d'una entrada o variable, que permetenveure els resultats variant un dels elements que intervenenen la fórmula. També n'hi ha de doble entrada, quepermeten modificar dos valors d'una fórmula.


Taules d'una variable

Seguint amb l’exemple anterior, ens pot interessar teniruna taula amb informació sobre quina quantitat caldriapagar cada mes en funció de la quantitat depagaments mensuals.

1. Activa el full taula i a la cel·la C6 escriu la funció =PAGO(C3/12;C4;-C2)

2. Selecciona B6:C14

3. Executa el comandament Datos / Tabla

4. Situa’t a la Celda variable columna i fes un clic a C4 i prem Aceptar .

5. El resultat serà una taula amb els valors on podemcomprovar quina quantitat caldrà pagar al mes enfunció de la quantitat de mesos especificats. Enaquests moments, si modifica qualsevol de les dadesdel rang C2:C4, es recalcularà tota la taula.


Manual d’Excel

Taules de dues variables

Les taules de dues variables serveixen per veure comafecten a una fórmula o a una funció els canvis de duesvariables.

Seguint el mateix exemple que en el cas anterior espodria introduir com a variable el capital que es demanaal banc.

Els passos són aquests:

1. Seleccionar el full taula (2)

2. A B6 aplicar la funció =PAGO(C3/12;C4;-C2)

3. Seleccionar el rang B6:H14

4. Anar a Datos / Tabla

5. Des de Celda variable fila fer un clic a C2 i des de Celda variable columna fer un clic a C4

El resultat serà aquest:


Manual d’Excel

Exercicis pràctics

Exercici 11. Obre el fitxer Exercici 14 del subdirectori Exercicis

pràctics

2. Selecciona el full previsió ingressos

3. Situa’t a la cel.la E24 i amb l’opció Buscar objetivointenta esbrinar en quin percentatge caldriaaugmentar els impostos directes per igualar elsingressos previstos a les despeses previstes.

4. Comprova que en el quadre de diàleg de Buscarobjetivo apareix $E$24 a Definir la celda. El valor alqual es vol arribar és 340.000.000 (despeses previstes) ila cel.la que s’ha de modificar és D2.

Exercici 2El responsable d’esports d’un ajuntament està treballantsobre diferents hipòtesis de gestió que li permetin reduir eldèficit d’explotació que presenta la piscina municipal ique ha de ser aportat cada any per l’ajuntament.

1. Selecciona el full Piscina municipal i observa les dades.

Les dues alternatives que es volen presentar són:


a) Augmentar el preu de les entrades normals.

b) Establir un preu reduït per a les escoles.

2. Utilitzant l’opció Buscar objetivo intenta esbrinar, enprimer lloc, quin hauria de ser el preu de les entradesnormals per igualar els ingressos i les despeses. Cal teniren compte que la cel·la per definir és la dels ingressos,que el valor a què s’ha d’igualar és el de les despeses ique la cel·la per modificar és la del preu de l’entradanormal.

3. En segon lloc, busca el preu de les entrades per a lesescoles.

4. Compara els teus resultats amb els dels fulls Alternativa1 i Alternativa 2.


Manual d’Excel

15. Personalitzar

Personalitzar les barres d'eines

Per mostrar, amagar o personalitzar diferents barresd'eines cal:

1. Anar al menú Ver.

2. Triar Barras de herramientas. Apareix el quadre dediàleg amb les barres seleccionades i amb el llistat depossibles barres per triar:

Al triar l’opció personalizar apareix un quadre de diàlegcom aquest:


Des d’aquí es poden crear noves barres d’einespersonalitzades per posar-hi icones que necessitem ferservir sovint i que no són a les barres del programa .

Per crear un nova barra d’eines cal:

1. Pitjar el botó Nueva. Apareix aquest quadre de diàleg:

2. Escriure el nom que volem, donar a la nova barrad’eines i prémer Aceptar.

La nova barra s’afegirà a les altres.

Afegir icones a les barres d’eines

Excel permet afegir icones a les barres ja existents o bé ales barres que creem.

Per fer-ho, cal:

1. Prémer la fitxa Comandos. Apareix el següent quadrede diàleg:


Manual d’Excel

2. Per afegir una nova icona només cal localitzar-la en elquadre de diàleg i arrossegar-la amb el ratolí fins a labarra on la volem incorporar. La barra, per tant, hauràd’estar visible.

Eliminar una icona de les barres d’eines

Ens podem trobar que hi hagi icones, sobretot a les barresEstandar i Formato que nosaltres no utilitzem gaire. Enaquests casos les podem eliminar. Per poder-les eliminarhem de tenir el menú Personalizar obert i la fitxaComandos, activada.

Per fer-ho, cal:

− Situar el punter del ratolí damunt la icona que volemeliminar i arrossegar-la cap enfora.

Per tornar a deixar una barra en el seu estat original,seleccionar la barra i pitjar Restablecer.

Des del full de treball es pot canviar la posició de lesbarres d'eines. Per exemple: si s'arrossega la barra deformat fins a situar-la en el lloc de la barra estàndard laposició queda intercanviada. Si s'arrossega fins al centrede la pantalla llavors en canvia la forma i apareix un botóa l'esquerra que permet ocultar-la.

A les opcions de les barres d’eines, també s’hi pot accedira través del menú contextual. Fent un Clic amb el botó


dret del ratolí damunt d’una de les barres d’einesactivades apareix un menú contextual amb el llistat deles barres d’eines disponibles i l’opció Personalizar.

Personalitzar les opcions

Excel ofereix moltes possibilitats a l’hora de personalitzarl’entorn de treball. Des del menú Herramientas /Opciones s’accedeix a un quadre de diàleg amb unasèrie de fitxes que permeten configurar la visualitzaciódels diferents elements de la finestra, determinar quin seràdirectori de treball, quin serà el tipus de lletra ques’establirà per defecte, etc.

Des de la fitxa Ver, per exemple, es pot decidir i es volenveure les línies de divisió, l’encapçalament de files icolumnes, les fórmules, els valors zero, les barres dedesplaçament, etc.

Des de la fitxa General es pot decidir quans fulls de càlculvolem que tinguin per defecte els llibres de treball quinserà el directori de treball i d’inici, quants dels últims fitxersutilitzats mostrarà el menú d’archivo, etc.

també es pot modificar la paleta de colors, crear llistes personalitzades, etc.


Manual d’Excel

16. Excel i Internet

Excel 97 incorpora una sèrie d’opcions relacionades ambInternet. De fet el que fa Excel i també tot l’Office, ésincorporar Internet com una eina més de treball.

Aquest capítol recull algunes informacions bàsiques pertal que aquelles persones habituades a l'ús de la xarxaInternet puguin aprofitar les noves possibilitats que Excel2000ofereix.

Tal com està organitzat Excel, en qualsevol moment enspodem connectar a Internet i consultar pàgines Web.Evidentment, per poder fer tot això hem d’estar donatsd’alta a Internet.

Des de molts llocs del programa ens podem connectar apàgines Web:

− Des de l’ajuda. Prement l’opció Microsoft en la Web,totes les opcions que ens dóna el submenú sónconnexions directes a pàgines dins Internet.

− Des del menú Abrir tenim l’opció Buscar en el Web.− Des del quadre de diàleg Imágenes, ens podem

connectar a una pàgina Web on podem trobar mésimatges.

− Des de qualsevol pantalla on trobis el símbold’Internet, prement-hi al damunt obtindràs connexió.

− Amb la barra d’eines Web: Excel incorpora una novabarra d’eines que és molt semblant a la del propiNavegador Microsoft Explorer.

Barra d’eines Web

Barra deherramientas

Web

Al clicar damunt la icona Barra de herramientas Web,apareix la següent barra:


Deixa la pantallanomés amb la

barra d’eines Web

Adreces depàgines Web

Fer busquesa la Web

Pàginad’inici

Avançar i retrocedir

Aturar la connexió

Actualitzar

Pàgines “favorites”Menú d’opcions

De fet si coneixeu el programa Microsoft Explorer podreucomprovar que la barra d’eines és molt semblant i que lamajoria de les icones són les mateixes.

Amb les noves opcions d’Internet que incorpora Excel,podrem, a més, crear pàgines Web, obrir i guardar fitxersHtlm, enviar mails directament sense haver de sortir delprograma, etc.

Crear pàgines Web

Excel 2000 incorpora la possibilitat de crear pàgines Webdes del mateix programa de full de càlcul. Això en facilitamolt la creació.

La manera més senzilla de crear una pàgina Web és partird’un full ja creat i convertir-lo a format HTML.

El sistema seria aquest:

1. Des del fitxer que es vol convertir, anar al menúArchivo i triar Guardar como HTML.

2. Excel executa un assistent per crear pàgines Web.Aquest és el primer quadre de diàleg de l’assistent:


Manual d’Excel

3. Prémer Agregar per anar al full de càlcul iseleccionar la zona que es vol guardar i convertir afitxer html. Si hi ha rangs que es volen treure, calseleccionar-los de la llista i prémer el botó Quitar. Pitjarel botó Siguiente.

4. En el pas 2 de 4 de l’assistent deixar marcadal’opció Crear un documento HTML independiente iprémer el botó Siguiente.


5. Escriure els textos descriptius en el pas 3 de 4 oprémer el botó Siguiente.

6. A l’últim pas hem de posar nom al fitxer. Ho farem al’apartat Ruta del Archivo.


Manual d’Excel

7. Finalment prémer Terminar.

Inserir Hipervincles

Els hipervincles o enllaços són els que realitzen lescomunicacions amb la possible informació a través de laWord Wide Web. Un hipervincle ens permet saltar a unlloc determinat d'una pàgina Web o bé a un altredocument o fitxer, sigui d'una altra aplicació o fitxersmultimedia que tinguin so, vídeo.

Per inserir un hipervincle, cal:

Insertarhipervinculo

1. Guardar primerament la pàgina Web.

2. Situar el cursor de teclat a la cel·la on es vol inserirl'hipervincle, anar al menú Insertar i triar Hipervinculo.També ho podem fer directament prement la iconaInsertar hipervinculo.


Apareix el següent quadre de diàleg:

3. Escriure la ruta d'accés del document amb el qualvolem vincular-lo. Pot ser una adreça URL o un fitxer. Sino sabem exactament on es troba, prémer el botóExaminar.

4. Si el que volem és saltar a un lloc determinat dins deldocument, ho haurem d'escriure en el campUbicación dentro del archivo.

5. Marcar l'opció Utilizar ruta de acceso relativa para elhipervínculo per basar l'hipervincle en la posició delfitxer actual en relació amb la pàgina Web. Aquestaasignació permet crear hipervincles amb fitxers que espuguin moure més tard.


Manual d’Excel

6. Pitjar Aceptar. L'objecte seleccionat apareixerà a lapàgnia Web com un hipervincle. Si és un text,apareixerà subratllat amb color blau.

Al posar-nos damunt de l'hipervincle, el cursor del ratolí esconvertirà en una mà i se'ns indicarà, en un quadre, laruta i el nom del fitxer vinculat.


Índex analític

AAbrir • 29Ajuda • 36

icona • 24Ajuda a la Web • 42Ajudant d’Office • 36Alineació de dades • 74Alinear •

icones • 71Amagar fulls • 114Àrea d'impressió • 150

anul·lar • 155Àrea de traçat • 136Area de treball •

imprimir • 154Arguments • 51Arxiu • 24Assistent de funcions •

funcionament • 53icona • 24

Assistent de taules dinàmiques • 202Autoformas • 175Autoformats • 95Autosuma •

icona • 24

BBarra d'eines •

format • 71Barra d'icones de gràfic • 133Barra de menús • 23Barra de títol • 23Barres d'eines •

personalitzar • 226Base de dades •

ordenar • 186Bordes • 72Buscar objectiu • 218Buscar registres • 184

CCel·la •

referència de • 27cel·les •

definició • 27Centrar a la selecció • 75Color de les fonts • 90Color del fons de les cel·les •

icona • 72Color del text •

icona • 72Colors i ombrejats • 88Columnes • 27

amagar • 92, 94amplada estàndard • 92

canviar amplada • 90formats • 90inserir • 93, 94seleccionar • 34

Combinar i centrar • 76Configurar pàgina • 147Consolidar • 215Contenidos e índice • 38Copiar • 61

atributs especials de cel·la • 64format • 24icona • 24valors • 64

Copiar formats • 96Copiar, informació • 61Corregir • 44Cortar • 61Cos de lletra • 71

DDates •

format • 77Dates i hores • 45

fórmules • 49Desfer •

icona • 24Desplaçament, amb teclat • 33Dibuix •

icona • 24Dibuixar línies •

icona • 72Dibuixos • 172Directori • 29

EEixos • 140Eliminar registres • 184Encapçalaments • 149Enganxar • 62

icona • 24Entrar al programa • 22Esborrar • 44Esborrar el contingut • 45Esborrar formats • 90Esquema •

esborrar • 166modificar • 165

esquema automàtic • 164Esquemes • 164Estils • 98

aplicar • 99copiar • 100crear • 100el normal • 100modificar • 100

F


Manual d’Excel

F1 • ajuda • 38

Files • canviar alçada • 93definició • 27

Filtres • 188automàtics • 188avançats • 193desactivar • 193personalitzar • 191

Finestres • 170Fitxer •

copiar • 30nou • 31obrir, ordre • 29

Fitxer nou • icona • 24

Fitxers • buscar • 107canviar el nom • 105eliminar • 105imprimir • 106obrir • 103, 107visualitzar • 104

Fons • afegir un fons al full • 95

Format • cel·les • 71de dates, personalitzat • 84personalitzat de números • 81

Format full de càlcul • 71Format numèric •

icones • 72Format, barra d'eines • 24Formats condicionals • 97Fórmules • 46

editar • 49llenguatge natural • 60

Full de càlcul • copiar • 111seleccionar • 114

Funcions • 50d'administració de llistes • 57de data i hora, exemples • 56de text • 58lògiques • 58matemàtiques i trigonomètriques • 57sintaxi • 51

GGràfic circular • 125Gràfic d'anelles • 125Gràfic d'àrees • 126Gràfic de barres • 124Gràfic de bombolles • 126Gràfic de cotitzacions • 127Gràfic de línies • 124Gràfic de radar • 126Gràfic de superfície • 126Gràfic XY - Dispersió • 125Gràfics • 123

canviar el tipus • 134

crear • 127editar • 132elements • 134incorporar elements • 141tipus • 123

Gràfics cilíndrics, cònics, piramidals • 127Gràfics, assistent de •

icona • 24Guardar como • 30Guardar un llibre de treball •

icona • 24

HHores •

Format • 77

IImmobilitzar parts d'un full • 167Imprimir • 153

fulls de càlcul • 146icona • 24Selecció • 154títols • 156una àrea de treball • 154

Imprimir títols • 151Informes •

crear • 196Inserir Hipervincles • 234Internet • 230Introduir •

textos • 43Introduir dades • 43Introduir registres • 182Ir a • 33

JJustificar • 75

LLes barres d'eines • 24Línies •

format • 86Línies de divisió • 151Llegenda • 137Llenar • 75Llibres de treball •

canviar nom als full • 111característiques • 109característiques generals • 103eliminar • 111inserir • 110moure's • 110seleccionar • 114

Llistes • 181crear • 161

MMapes • 178Marges • 148, 153Menús contextuals • 25Mida de la lletra •

icona • 71Mida paper • 147


Moure informació • 61Moure's pel full de càlcul • 33

NNegreta •

icona • 71Noms •

definir • 59Notes • 166Novetats d'Excel 97 • 14números •

format personalitzat • 81Números • 45

decimals • 45negatius • 45

OObrir •

icona • 24Obrir un fitxer nou • 31Ordenar •

icona • 24per columnes • 188per més d'un criteri • 187

Orientació del text • 75

PPàgina • 147Pegar • 61Personalitzar • 226

El llibre de treball d'inici • 119Personalitzar les barres d'eines •

Afegir icones • 227 eliminar una icona • 228

Personalizar • opcions • 229

Plantilla d'un full • 120Plantilles •

crear • 117editar • 119guardar • 118

Plantilles predefinides • 117Presa de decisions • 218Presentació preliminar • 152

icona • 24Protegir cel·les • 168Punts de dades • 140

QQuadres de text •

crear • 174Qué es esto? • 38

RRang •

seleccionar • 34Rangs de cel·les •

definició • 28Rangs múltiples •

seleccionar • 34Referència absoluta • 66Referència mixta • 66Referència relativa • 65

Repetir • icona • 24

Requadre de text • icona • 24

Revisió ortogràfica • icona • 24

SSagnar text • 77Salt de línia • 96Salts de pàgina • 153

establir i anul·lar • 157Seleccionar •

amb teclat • 35cel·les • 33cel·les visibles • 165objectes gràfics • 173tot el full de càlcul • 34

Sèries • 163Sèries de dades • 139Sortir del programa • 22Subratllat •

icona • 71Subtotals •

eliminar • 199funcions • 198\ • 198

Suma • 52

TTallar • 61

icona • 24Tancar fitxers • 32Taula dinàmica •

crear • 201Taules d' hipòtesis • 220Taules d'hipòtesis •

de dues variables • 222Taules d'una variable • 221Taules dinàmiques • 201

actualitzar dades • 208modificar • 205modificar camps • 207

Tipus de lletra • 72Tipus de lletra, canviar •

icona • 71

UUnitat de disc • 29

VValors • 45Vincles •

actualitzar dades • 214Vincular amb fórmules • 212Vincular dades • 211Vincular enganxant dades • 213Vincular llibres de treball diferents • 213Vista preliminar • 158

WWeb •

barra d'eines • 230


Manual d’Excel

crear una pàgina • 231WordArt • 176

ZZoom •

icona • 24

<

<, més petit que • 51<>, diferent • 51

==, igual que • 51

>>, més gran que • 51


ANUAL DE MICROSOFT XCEL 2000/2003 · Presentació A qui va dirigit Aquest manual va dirigit a...

Documents

Transcript of ANUAL DE MICROSOFT XCEL 2000/2003 · Presentació A qui va dirigit Aquest manual va dirigit a...