2017

Dirección de Deportes

AYUNTAMIENTO

2015-2018

“MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS”

Autorización

Con fundamento en el Art. 40 fracción II de la Ley de Gobierno y la Administración

Pública Municipal del Estado de Jalisco, en relación con los Artículos 115 fracción

II de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y 77 fracción II de la

Constitución Política del Estado de Jalisco. Se expide el presente Manual de

Procedimientos Deportivos con la autorización de la Presidenta Municipal de Talpa

de Allende, Jalisco, el cual contiene información referente a la estructura y

funcionamiento de esta dependencia y tiene como objeto servir de instrumento de

consulta e inducción para el personal que labore o pretenda laborar en éste

departamento del H. Ayuntamiento. ______________________________ L.A.P. María Violeta Becerra Osoria

Presidenta Municipal APROBÓ __________________________________________________________________

H. Cuerpo Edilicio REVISÓ

_______________________________ C. Jorge Octavio García Covarrubias

Director de Deportes REALIZÓ

Manual de Procedimientos Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de un departamento o unidad administrativa. El manual incluye:

1.- Los puestos administrativos que intervienen precisando su responsabilidad y participación, y;

2.- La información, autorización o documentos necesarios, maquinas, equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades pertenecientes a nuestra área.

UTILIDAD

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Sirve para analizar y revisar los procedimientos del sistema deportivo. Interviene en la consulta de todo el personal. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por si hubiese fallas

o errores. Facilita las labores para una evaluación de control interno y como de

desempeño. Relación de Procedimientos Deportivos más comunes:

COMPRA DE MATERIAL PARA ORGANIZACIONES DEPORTIVAS E INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL MUNICIPIO DE TALPA DE ALLENDE.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Proporcionar herramientas para la práctica deportiva en todas sus ramas

DEFINICION:

REQUERIMIENTO: Documento en el que se establece la necesidad de un recurso para elaborar un trabajo o actividad.

POLÍTICAS:

Dar prioridad a solicitudes de las áreas marginadas en nuestro municipio. PRODUCTOS:

Material deportivo. Apoyo económico.

BENEFICIARIOS:

Deportistas y sociedad en general. RESPONSABILIDADES:

Presidente Municipal: Revisar y ordenar la compra o el apoyo. Departamento de compras: Adquirir el material. Director de Deporte: Revisar, evaluar y gestionar el material o el recurso y

canalizar el oficio para dar seguimiento. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Responsable Actividad Registro

Inicio

Director

Director

1.- Recibe el oficio o solicitud de material deportivo para la práctica y/o la premiación de eventos por parte de las diversas organizaciones o público en general del área urbana y rural (Ligas, Comités Deportivos, Mesas Directivas, Agencias y Delegaciones, Instituciones Educativas, etc.).

Oficio

2.- Analiza la solicitud e instruye algún promotor para que sea canalizada a la oficina de Presidencia Municipal y/o al Regidor encargado de la Comisión de Deporte para luego ser autorizada por escrito, luego se envía al Departamento de Compras para la adquisición del material; cuando la premiación es en efectivo se hace una orden de pago donde se específica la cantidad erogada, actividad destinada y un pequeño fragmento que explique su uso.

Solicitud 3.- Da seguimiento y cuando se tiene el material en especie, es entregado generalmente por el Presidente Municipal, en su oficina o a veces fuera, en su ausencia por el Regidor de Deportes y en último caso por el Director de Deporte al o los beneficiarios que firman la solicitud del material y se toma una fotografía para ser más transparentes. 4.- En lo que respecta a las invitaciones ceremoniales de las diferentes ligas deportivas, el director hace extensiva la invitación a los demás

Invitación

Directores y dependencias, a los Regidores, así como al Secretario General, Síndico, Tesorero y Presidente Municipal para que participen y hagan acto de presencia en el evento.

Fin

ENCARGADO(S) DE SU REALIZACIÓN:

1. Director de Deportes

2. Departamento de compras.

MANTENIMIENTO DE ÁREAS DEPORTIVAS. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Mantener en óptimas condiciones las instalaciones deportivas.

DEFINICION: REQUERIMIENTO: Documento en el que se establece la necesidad de un

recurso para elaborar un trabajo o actividad.

POLÍTICAS: Unidades deportivas siempre limpias y usuales.

PRODUCTOS: Instalaciones en buen estado.

BENEFICIARIOS: Deportistas y sociedad en general.

RESPONSABILIDADES: Director: Revisar, evaluar y gestionar recursos para el mantenimiento de

las unidades deportivas. Encargados de Unidades Deportivas: Supervisión de las condiciones

físicas de las unidades así como la limpieza y mantenimiento de las mismas

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Responsable Actividad Registro Inicio

Responsables

de las Unidades Deportivas

1.- Llevar a cabo la supervisión diaria de las instalaciones para detectar deterioros.

Verbal 2.- Comunicar a su jefe directo o al Director de Deportes los imperfectos.

Director

3.- Supervisa las áreas que presenten algún problema y se evalúan para programar su reparación

Escrito

4.- Elabora requisición ante la oficina de Presidencia con copia al área correspondiente para la solución del problema.

Solicitud

5.- Comisiona personal adjunto a la dependencia correspondiente para realizar este programa; para aquellos arreglos que nos se pueden realizar con el personal que se cuenta, el Director solicita por escrito el apoyo para su pronta respuesta.

Solicitud

Fin

ENCARGADO(S) DE SU REALIZACIÓN: 1. Director de Deportes. 2. Encargados de las Unidades Deportivas. 3. Promotores Deportivos.

ORGANIZACIÓN DE ESCUELAS DEPORTIVAS.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Fomentar valores como la disciplina, responsabilidad, trabajo en equipo y

lealtad en nuestros niños y jóvenes a través de la práctica deportiva. DEFINICION:

REQUERIMIENTO: Documento en el que se establece la necesidad de un recurso para elaborar un trabajo o actividad.

POLÍTICAS:

Debe de darse un fuerte impulso con la promoción del deporte para que nuestros niños y jóvenes se vean encaminados al beneficio que nos deja en la práctica y en la salud.

PRODUCTOS:

Mayor número de ciudadanos involucrados en la práctica deportiva. Contribución al desarrollo integral de los niños. Fomento a la salud. Prevención de vandalismo y drogadicción.

BENEFICIARIOS:

Población en general. RESPONSABILIDADES:

Director de Deportes: Elaborar proyecto junto con los promotores.

Promotores: Elaborar diagnostico de necesidades. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Responsable Actividad Registro Inicio

Promotores Deportivos

1.- Realizan el diagnóstico enfocado a lo que se pretende proyectar para ver el grado de necesidad.

Escrito 2.- Preguntan, promueven e integran la academia planeada.

Director

Director

3.- Propone y elabora el proyecto deportivo enfocado en alguna disciplina específica, dirigido a uno o varios sectores de la población del Municipio de Talpa de Allende.

Escrito

4.- Una vez revisada la escuela de iniciación, es presentada en físico al Honorable Cabildo, al Presidente y al Regidor de Deportes para su aprobación, determinan su proceder y decretar el gasto que erogará.

Solicitud

Director y Promotores

5.- Una vez aceptada se hace la difusión por los medios correspondientes (volantes, perifoneo, redes sociales y página oficial de internet).

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Promotores 6.- Abren y publican una convocatoria en diferentes zonas del municipio y en las unidades para dar inicio con el proyecto.

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Promotores 7.- Aperturan las inscripciones de los interesados; se inician los juegos y entrenamientos de la academia.

Inscripción

Fin

ENCARGADO(S) DE SU REALIZACIÓN: 1. Director de Deportes. 2. Promotores Deportivos.

INSCRIPCIÓN DE EQUIPOS EN LIGAS MUNICIPALES.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Promover el deporte en forma organizada y sistemática. DEFINICION:

REQUERIMIENTO: Documento en el que se establece la necesidad de un recurso para elaborar un trabajo o actividad.

POLÍTICAS:

Promover la participación social en competencias. Detección de talentos deportivos. Organizar y administrar las instalaciones del municipio.

PRODUCTOS:

Contribución al desarrollo integral de los niños, jóvenes y adultos. Fomento a la salud. Prevención de vandalismo y drogadicción.

BENEFICIARIOS: Población en general.

RESPONSABILIDADES:

Director de Deportes: Elaborar plan junto con los promotores. Promotores: Elaborar convocatorias y organizar el evento a desarrollar. Responsables de Ligas: Hacer reuniones y difundir lo programado.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Responsable Actividad Registro

Inicio

Responsable de Liga

1.- Es elegido por representantes de equipos, promotores y director de deportes como apoyo al mejor desarrollo de la disciplina en cuestión.

Escrito

2.- Propone al promotor deportivo y al director el inicio del próximo torneo.

Promotores Deportivos

3.- Informa y elabora el proyecto deportivo enfocado en alguna disciplina específica, dirigido a uno o vario sectores de la población del Municipio de Talpa de Allende y pide su autorización al Director.

Escrito

Director

4.- Una vez revisada la liga, es presentada en físico al Presidente y al Regidor de Deportes para su aprobación, así determinan su proceder y decretan el gasto que erogará.

Solicitud

Director, Promotores y Responsable

de Liga

5.- Una vez aceptada se hace la difusión por los medios correspondientes (volantes, perifoneo, redes sociales y página oficial de internet).

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6.- Abren y publican una convocatoria en diferentes

Director, Promotores y Responsable

de Liga

zonas del municipio y en las unidades para dar inicio con el proyecto. Se establece plazo de apertura de los interesados, pagos y requisitos para la inscripción de la liga o torneo.

Inscripción

Promotores y Responsable

de Liga

7.- Al cumplir el equipo con los siguientes requisitos: pago de inscripción, cuotas o fianzas en su caso, fotografías, identificación, acta de nacimiento, llenado de credencial, se oficializa su inscripción al torneo. El responsable de la liga, les entregará credenciales selladas así como el reglamento de competencia; se inician los juegos y entrenamientos de la academia.

Inscripción

Director,

Promotores y Responsable

de Liga

7.- Se publica en la liga o se da a conocer en la reunión semanal el rol de juegos donde se informa a los equipos inscritos, el día, la hora, el lugar y el equipo con el que se enfrentaran. Con este último paso termina el proceso de inscripción ya que la publicación del rol de juegos es el documento oficial del inicio del torneo de la liga.

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Fin

ENCARGADO(S) DE SU REALIZACIÓN: 1. Director de Deportes. 2. Promotores Deportivos. 3. Responsable de Liga.

CAPACITACIÓN EN CURSOS Y SEMINARIOS DEPORTIVOS.

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO: Facilitar la preparación y formación en el ámbito deportivo. Disminuir problemas por falta de conocimiento.

DEFINICION:

REQUERIMIENTO: Documento en el que se establece la necesidad de un recurso para elaborar un trabajo o actividad.

POLÍTICAS:

Regularmente el desempeño de esta actividad será gratuita pero habrá ocasiones que se maneje un costo de recuperación.

PRODUCTOS:

Certificación de promotores Formación de árbitros.

Preparación técnica para toda la población deportivamente activa y general. BENEFICIARIOS:

Personales de la dirección, árbitros, deportistas y sociedad en general. RESPONSABILIDADES:

Director de Deportes: Hacer los oficios de solicitud y gestionar recurso para realizar el evento.

Promotores: Difundir la invitación al personal en su área.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Responsable Actividad Registro

Inicio

Promotores Deportivos

1.- Diagnosticar entre los practicantes la principal falta que se tiene.

Escrito 2.- Comunicar al Director de Deportes las anomalías existentes.

Director

3.- Realiza por escrito las solicitudes correspondientes al CODE Jalisco, a Instituciones relacionadas o a Personal Capacitado para que impartan cursos, talleres y/o seminarios deportivos en la disciplina requerida por el departamento.

Solicitud

4.- Una vez aprobada la solicitud se indica la sede, días, horarios y requerimientos para la impartición del curso.

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5.- Se hace la invitación y/o lanza convocatoria a la población objetivo.

Publicidad

6.- Se organiza el protocolo para el curso o seminario y es impartido en la fecha determinada

Ponencia

Fin ENCARGADO(S) DE SU REALIZACIÓN:

1. Director de Deportes.

2. Promotores Deportivos.

3. Deportistas y sociedad en general.

4. Ponentes.

PRÉSTAMO DE INSTALACIONES DEPORTIVAS.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Ordenar fechas y horarios para no cruzar con partidos oficiales. DEFINICION:

REQUERIMIENTO: Documento en el que se establece la necesidad de un recurso para elaborar un trabajo o actividad.

POLÍTICAS:

Unidades deportivas para todos. El permiso aprobatorio se otorgará por escrito. Se firmará una carta responsiva de daños.

PRODUCTOS:

Contribuir al desarrollo y esparcimiento físico de estudiantes, deportistas y sociedad en general.

BENEFICIARIOS:

Instituciones educativas, deportistas y sociedad en general. RESPONSABILIDADES:

Director de Deportes: Dar contestación procedente o negativa a la solicitud enviada.

Promotores: Vigilar y coordinar las actividades, como fomentar el buen uso del espacio (no es el caso para todas las solicitudes).

Encargados de Unidades Deportivas: Mantener limpia el área solicitada así como supervisar que el desarrollo de las actividades se lleven a cabo y en orden.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Responsable Actividad Registro

Inicio

Solicitante

1.- El interesado hace la solicitud ante el encargado de unidad, Promotor o el Director de Deportes la información necesaria para el préstamo de instalaciones deportivas.

Verbal

Director, Promotor y/o encargado

2.- Recibe la solicitud de las diversas organizaciones educativas, deportistas y sociedad en general para los espacios deportivos.

Escrito

Director y/o Promotor

3.- Revisa y verifica que no esté ocupado el espacio solicitado ya sea por algún entrenamiento, partido oficial o por algún evento público.

Escrito

4.- En caso de estar ocupado el lugar se le da opciones al interesado. 5.- En caso positivo se notifica al encargado para su conocimiento y calendarización, al solicitante se le pide que firme una Carta Responsiva de Daños y se le da un Oficio de Aprobación de cancha, espacio o unidad deportiva.

Solicitud

6.- Una vez reservada la fecha se le pide al interesado que haga el mejor uso del espacio y si existe algún daño al término de su encuentro se le hará el cobro justo del material dañado. 7.- Comisiona al encargado de la unidad para que esté al tanto del desarrollo de la actividad y lo mantenga informado sobre cualquier hecho no aprobatorio.

Fin ENCARGADO(S) DE SU REALIZACIÓN:

1. Director de Deportes.

2. Encargados de las Unidades Deportivas.

3. Director de Deportes.

4. Promotores Deportivos.

Talpa de Allende, Jalisco a 08 de Diciembre del 2015

Modificado: 23 de Febrero del 2017