TECNOLÓGICO SUPERIOR DE XALAPA

 

 

 INGENIERÍA INDUSTRIAL

 

 

MATERIA : ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

 

GRUPO: 6-A

 

CAPITULO 1 ,2,3,4

 

 

EQUIPO: 2

 

INTEGRANTES:

 

CORTES QUINTERO GRACIELA

CALVAPALY PAREDES LIZZETH ABRIL

NAVARRETE HERNANDEZ JUAN CARLOS

PEREZ MATEOS EFRAIN

RAZO GARCIA ALEJANDRO

 

CAPITULO 1LA VIDA DE UN PROYECYO

ATRIBUTOS DE UN PROYECTO

PROYECTO

Esfuerzo por lograr un objetivo especifico mediante una serie especial de actividades interrelacionadas y la utilización eficiente de los recursos.

objetivoprogra

macostos

alcance

defineBien

definido

trabajo

Plena satisfacción del cliente

Calidad deseada

proyecto

Serie de actividades independien

tes

Actividades no

repetitivas

proyecto

equipo empresas

recursos

personas

actividadesinstalacione

s

materiales

proyecto

Vida útil finita

Marco temporal especifico

Tiempo y fecha en

que debe concluirse

Esfuerzo único o de

una sola vez

proyecto

cliente

Es aquel que aporta los

fondos necesarios

para su realización

proyecto

Poco de incertidumbre

supone

Antes de iniciar uno , se

prepara un plan a partir de

ciertas suposiciones y estimaciones

LA CONSECUENCIA EXITOSA DEL OBJETIVO DEL PROYECYO

4 FACTO

RESSATISFACC

ION DEL CLIENTE

PROGRAMACOSTO

ALCANSE

ALCANCE DE UN

PROYECTO

LLAMADO

ALCANCE DEL

TRABAJO Es el trabajo que debe hacerse para que el aliente se

convenza de que las entregas

Cumplan con los requisitos o

criterios de aceptación

acordados al comenzar el

proyecto

Costo de un proyecto

Es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por la terminación aceptable del proyecto

Programa de un proyecto

Es el cronograma que especifica cuando empezaran y terminaran las actividades

UNA VEZ COMENZADO UN PROYECTO , HAY ALGUNAS CIRCUNSTANCIAS

El costo de algunos

materiales

El mal tiempo puede

ocasionar retraso

Hay que rediseñar o modificar una

pieza muy compleja de maquinaria

automatizada

DIRECTOR DEL PROYECTO

Prevenir , prever , y suministrar ese tipo de circunstancias afín de terminar el alcance del proyecto en el plazo fijado, sin rebasar el presupuesto y satisfacción del cliente.

UNA BUENA PLANEACIÓN Y COMUNICACIÓN

Indispensable para evitar que ocurran problemas o para atenuar en lo posible el impacto de tienen en el objetivo cuando se presenten

El director debe de ofrecer liderazgo para que el equipo del proyecto consiga el objetivo

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Constituida por cuatro fases.

Los proyectos nacen cuando existe una necesidad.

proyecto

naceCuando una necesidad es

descubierta por el cliente

Las personas o la empresa

dispuestas a aportar los

fondos para que sea atendida

Es decir

descubre una necesidad , problema o oportunidad

El cliente suele anotar las necesidad y los requisitos en un documento llamado solicitud de propuesta (SDP).

Se define de manera informal la mayoría de la veces.

PRIMERA FASE

Encontrar una sola solución ala necesidad o al problema

SEGUNDA FASE

Al cliente le presentan una propuesta uno o

mas individuos o empresas que quieren

que les pague por implementarla

El esfuerzo del contratista es lo mas importante

Después de evaluar se firma

un contrato (acuerdo)

TERCERA FASE

Implementar o poner en práctica la solución propuesta

comienza

Después que el cliente decide cual de las

ofrecidas atenderá .

conocidaEjecución del proyecto

Se planea detalladamente el

proyecto y luego se implementa para

conseguir su objetivo

Cumple el objetivo del proyecto ,

quedando el cliente satisfecho

CUARTA FASE

Terminar el proyecto

El ciclo de vida puede abarcar semanas o años.

En el ambiente de negocios es de manera formal y menos formal si lo lleva a cabo una persona.

El proceso de administración de proyecto significa plantear el trabajo y después trabajar según el plan.Un grupo de personas dedicara horas para cumplir un objetivo.

PROCESO DE LA ADMINISTRACION DE

PROYECTO

La administración de proyectos muchas

veces puede fracasar en el

objetivo debido a que no ahí una

buena organización, problemas internos dentro del circulo donde se lleva el proyecto y por la mala planeación.

La administración de proyectos exige

una buena planeación,

programación, organización,

trabajo de equipo, comunicación y

liderazgo.

Si se cuenta con todo esto paso por paso la

probabilidad del proyecto será

exitosa.

Definir con claridad el objetivo del proyecto. Dividir y subdividir el alcance del proyecto en “piezas” importantes o

paquetes de trabajo. Definir las actividades especificas que es necesario realizar para cada

paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto. Presentar gráficamente las actividades bajo la forma de un diagrama de red. Hacer un estimado de tiempo de la duración que tendrá que completar cada

actividad. Hacer un estimado de costos para cada actividad. Calcular el programa y el presupuesto de un proyecto, para determinar si el

mismo se puede terminar dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles.

LO PRINCIPAL DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS TIENE QUE LLEVAR LOS

SIGUIENTES PASOS

La planeación determina que se necesita hacer, quien lo hará, cuanto tiempo se necesita y cuanto costara.

El resultado de este esfuerzo es un plan de línea base.

El plan de línea base para un proyecto se

puede mostrar en un formato grafico

o tabular para cada periodo

(semana, mes), desde el inicio del proyecto hasta su

termino.

Debe incluir

•Las fechas de inicio y termino de cada actividad.•Las cantidades de los diversos recursos que se necesitaran durante cada periodo.•El presupuesto para cada periodo, así como el presupuesto acumulado desde el inicio del proyecto a través de cada periodo.

BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

el beneficio definitivo de poner en practica técnicas de administración de proyectos es tener un cliente satisfecho , tanto si usted es el cliente de su propio proyecto.

Es la fase inicial del ciclo de vida del proyecto. Se comienza con el reconocimiento de una necesidad, un problema, o una oportunidad y termina con una emisión de una solicitud de propuesta (SDP). El cliente identifica una necesidad, un problema o una oportunidad para una mejor forma de hacer algo y por consiguiente ve algún beneficio en llevar acabo un proyecto que dará como resultado una mejoría o ventaja sobre la condición existente. Antes de que se prepare la SDP, el cliente tiene que definir con claridad el problema o la necesidad, se tendrá que recopilar información sobre la magnitud del problema.

SELECCIÓN DE PROYECTOS

En esta etapa se evalúan varias necesidades u oportunidades y luego se decide cuál de ellas se convertirá en un proyecto. Los beneficios y consecuencias, las ventajas y desventajas, los pros y contras de cada oportunidad han de analizarse y evaluarse. Pueden ser cuantitativos y cualitativos, tangibles e intangibles. Los beneficios cuantitativos pueden ser financieros. Una oportunidad puede ofrecer beneficios intangibles: mejorar la imagen pública de la empresa o la solidaridad de los empleados.

PREPARACIÓN DE UNA SOLICITUD PROPUESTA

El propósito de preparar una solicitud de propuesta es exponer, en forma amplia y detallada, lo que se requiere, desde el punto de vista del cliente, para resolver la necesidad identificada. Una buena SDP permite a los contratistas o al equipo de proyectos comprender qué espera el cliente, de modo que puedan elaborar una propuesta bien preparada que satisfará los requisitos del cliente un precio realista.

Una SDP debe ser amplia y proporcionar información suficientemente detallada para que el contratista o el equipo del proyecto pueda preparar una propuesta inteligente que corresponda a las necesidades del cliente.

SOLICITUD DE PROPUESTA

Una vez que se ha preparado una SDP, el cliente solicita propuestas al notificar a los posibles contratistas que tiene disponible la SDP. Una forma en que los clientes pueden hacer esto, es identificando por anticipado un grupo seleccionado de contratistas, enviándole a cada uno de ellos una copia SDP.

Otro enfoque para solicitar posibles contratistas es que el cliente publique un anuncio en ciertos periódicos de negocios, en el sentido de que tiene disponible una SDP y dando instrucciones sobre como los contratistas interesados pueden obtener un ejemplar.

No todos los ciclos de vida de proyectos incluyen la preparación de una solicitud de propuesta por escrito y las posteriores propuestas de los contratistas. En algunos intentos, el ciclo de vida pasa directamente de definir las necesidades a cubrir la fase del proyecto donde se planea y desarrolla el proyecto para satisfacer la necesidad.

MERCADOCTENIA PREVIA A LA SDP/PROPUESTA

CONTRATISTAS

CREAR PROPUESTAS SDP

NO ESPERAR A QUE LOS CLIENTE

ANUNCIEN SDP

CONTRATISTAS (MANTENER COMUNICASION)

CLIENTEAS ANTERIORES Y ACTUALES

INICIAR CONTACTOS CON OTRAS POTENCIAS

CONTRATISTAS

CLIENTES

IDENTIFICAR AREAS

BENEFIAR

PROYECTO

PROYECTO

OPORTUNIDADES

PROBLEMAS

NECESIDADES

TRABJAR ESTRECHAM

ENTECLIENTE

CONTRATISTA

MEJOR POSICION

SELECCIONADO

(GANADOR)

ACTIVIDADES PREVIAS AL SPD

ESFUERZOS PREVIOS

MERCADOCTENIA O DESARROLLO DE NEGOCIOS

ACTIVIDADES PREVIAS A LA SPD / PROPUESTA (CONTRATISTA)

NECESIDADES PROBLEMAS

PROCESO DE TOMA DE

DECISION DEL CLIENTE

DECISION DE LICITADO /NO LICITADA

ES EL HECHO DE EVALUAR SI SEGUIR O NO ADELANTE CON LA PREPARACION DE UNA PROPUESTA

DECISION DE LICITAR /NO

LICITAR

FACTORES

COMPETENCIA

OTROS CONTRATISTAS

TAMBIEN PODRAN PRESENTAR SU

PROPUESTA

RIESGO

PROYECTO NO TENGA EXITO

COHERENTE CON LA

DEL NEGOCIO

DEL CONTRATIST

A

MISION

AMPLIACION DE

CAPACIDADES

EL PROYECTO PROPORCIONARA AL

CONTRATISTA AMPLIAR Y MEJORAR SUS CAPACIDADES

FONDOS DEL

CLIENTE

CLIENTE TIENE FONDOS

DISPONIBLES PARA SEGUIR CON

EL PROYECYO

RECURSOS PARA LA

PROPUESTA

PROPUESTA TENGA LA

CALIDAD PARA GANAR

RECURSOS PARA EL

PROYECTO

EL CONTRATISTA DEBE DE ESTAR SEGURO CON LAS PERSONAS

PARA EL TRABAJO DEL PROYECTO

DESARROLLO DE UNA PROPUESTA GANADORA

CADA CONTRATISTA DEBE RECORDAR QUE SU PROPUESTA COMPETIRA CON LA DE LOS OTROS , PARA SER SELECCIONADA POR EL CLIENTE COMO LA GANADORA

PROPUESTADOCUMENTO VENDEDOR

NO INFORME TECNICO

CONTRATISTA DEBE DE CONVENCER AL CLIENTE DE: COMPRENDE LO QUE EL CLIENTE

ESTA BUSCANDO LLEVAR ACABO EL PROYECTO MAYOR VALOR PARA EL CLIENTE MEJOR CONTRATISTA PARA

SOLUCIONAR PROBLEMAS APROBECHA SU EXPERIENCIA

EXITOSA TRABAJO EN FORMA

PROFESIONAL LOGRARA LOS RESULTADOS COMPLETARA EL PROYECTO DEJARA SATISFECHO AL CLIENTE

LA PROPUESTA TIENE QUE SER REALISTA , A LOS IJOS DEL CLIENTE EN TERMINOS DE ALCANCE DE OSTO Y EL

PROGRAMA

REPARACION DE LA PROPUESTA

ES UNA TAREA DIRECTA REALIZADA POR UNA PERSONA

ESFUERZOREQUERIRA DE UN

EQUIPO DE ORGANIZACIONES

PERSONAS CON DIVERSOS

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

CONTENIDO DE LA PROPUESTA

PROPUESTA (3

SECCIONES)

COSTO

ADMINISTRAVITA

TECNICA

SECCION TECNICA

OBJETIVO

CONVENCER ALA CLIENTE DE QUE EL CONTRATISTA COMPRENDE LA NECESIDAD O EL PROBLEME Y QUE PUEDE PROPORCIONARLE LA SOLUCION MENOS RIESGOSA Y MAS BENEFICA.

ELEMENTOS

1: COMPRENSION DEL PROBLEMA

EL CONTRATISTA:COMPRENDE EL PROBLEME O LA NECESIDAD DEL

CLIENTE

2: ENFOQUE O SOLUCION

PROPUESTA

ALGUNOS P´ROBLEMAS

REQUIEREN DE UNA SOLUCION

ESPECIFICA.

3. BENEFICIO PARA EL CLIENTE

EL CONTRATISTA DEBE EXPRESAR

COMO LA SOLUCION O EL

ENFOQUE PROPUESTO

BENEFICIARIAN AL CLIENTE.

SECCION ADMINISTRATIVA

OBJETIVO

CONVENCER AL CLIENTE DE QUE PUEDE HACER EL TRABAJO PROPUESTO Y LOGRAR LOS RESULTADOS DESEADOS

ELEMENTOS

1: DESCRIPCION DE LAS TAREAS DE TRABAJO

EL CONTRATISTA DEFINIR LAS TAREAS

PARA LLEVAR A CABO EL PROYECTO

2: PRODUCTOS O SERVICIOS A ENTREGAR

EL CONTRATISTA DEBE INCLUIR

UNA RELACION DE TODOS LOS

PRODUCTOS O SERVICOS A ENTREGAR

3:PROGRAMA DEL PROYECTO

EL CONTRATISTA DEBE DE

PROPORCIONAR UN PROGRAMA PARA

REALIZAR LAS TAREAS QUE

COMPLETARAN AL PROYECTO

4: ORGANIZACIÓ

N DEL RPOYECTO

EL CONTRATISTA DEBE DESCRIBIR

COMO SE ORGANIZARA EL TRABAJO Y LOS

RECURSOS PARA REALIZAR EL PROYECTO.

5: EXPERIENCIA RELACIONADA

EL CONTRATISTA A FIN DE

CONVENCER AL CLIENTE DEBE

PROPORCIONAR UNA RELACION DE

PROYECTOS SIMILARES QUE HA

TERMINADO.

6:EQUIPOS E INSTALACIONES

ALGUNOS PROYECTOS

REQUIEREN DE QUIPOS COMO

LAS COMPUTADORAS ,

PROGRAMAS , EQUIPOS DE

MANUFACTURA O INSTALACIONES

DE PRUEBA.

SECCION DE COSTO

OBJETIVO

CONVENCER AL CLIENTE DE QUE EL PRECIO DEL CONTRATISTA PARA EL PROYECTO PROPUESTO ES REALISTA Y RAZONABLE.

1: MANO DE OBRA

ELEMENTOS

COSTOS ESTIMADOS PARA LAS DIVERSAS

CLASIFICASIONES DE

PERSONAS.

2: MATERIAL

ES

PROPORCIONAR EL COTO DE LOS MATERIALES QUE

NECESITA EL COMPRAR

ELCONTRATISTA PARA EL

PROYECTO

3: SUBCONTRATIS

TAS Y ASESORES

CUANDO LOS CONTRATISTAS NO TIENES LOS

CONOCIMIENTOS O LOS

RECURSOS PARA HACER CIERTAS

TAREAS DEL PROYECTO

4: ALQUILER DE EQUIPOS E

INSTALACIONES

EN OCASIONES EL CONTRATISTA TENDRA QUE ALQUILAR EQUIPOS,

HERRAMIENTAS O INSTALACIONES ,

UNICAMENTE PARA EL

PROYECTO

5:VIAJESSI DURANTE EL PROYECTO SE

REQUIERE VIAJAR

6:DOCUMENTACION

ALGUNOS CLIENTES

QUIEREN QUE LOS COSTOS SE

MUESTREN POR CEPARADO CON LAS ENTREGAS

DE DOCUMENTOS.

7:GASTOS INDIRECTOS

LOS CONTRATISTAS AÑADIRAN UN PORCENTAJE A LOS COSTOS DE LA PARTIDA DEL

1 AL 6 PARA CUBRIR SUS

GASTOS INDIRECTOS.

8:AUMENTOSCUANDO EL PROYECTO NECESITA VARIOS AÑOS

EL CONTRATISTA NECESITA INCLUIR LOS

PRECIOS DE LOS AUMENTOS DE LAS

TASAS DE SALIRIO Y DE LOS MATERIALES

DURANTE EL

PROYECTO.

9:CONTINGENCIA

UNA CANTIDAD QUE QUIZA

QUIERE INCLUIR EL CONTRATISTA

10:HONORARIOS O

UTILIDADES1 AL 9 SON COSTOS EL

CONTRATISTA TIENE QUE

AÑADIR UNA CANTIDAD POR

SUS HONORARIOS O UTILIDADES

CONSIDERACION Y FIJACION DE PRECIOS El contratista debe tener cuidado en no exagerar los precios y en no establecer precios demasiado bajos.

Debe tomar en cuenta las partidas siguientes;

Confiabilidad de los estimados del costo.

Riesgos.

Valor del proyecto para el contratista.

Presupuesto del cliente.

Competencia.

PRESENTACION DE LA PROPUESTA Y SEGUIMIENTO

Instrucciones acerca de la fecha de vencimiento.

D

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r.

EVALUACION DE LA PROPUESTA POR EL CLIENTE

Observan primero los precios de

las diversas propuestas.

Eliminan inicialmente

las propuestas con precios

que exceden a sus

presupuestos.

Tarjeta de calificacion

para la evaluacion

de propuestas.

Cada persona en el equipo de evaluacion llena una tarjeta de

calificacion.

Primero se evalúan las propuestas

tecnicas y administrativas, sin tomar en cuenta el

costo.

CRITERIOS PARA EVALUAR LAS PROPUESTAS

Cumplimiento

Compresion

Lo correcto y lo practico

La experiencia

La capacidad administrativa

Realismo

Precio

TIPOS DE CONTRATOS

PRECIO FIJOREEMBOLSO DEL COSTO

CLÁUSULAS

EXPOSICIÓN FALSA DE COSTOS

APROBACION DE LOS

SUBCONTRATISTAS

PATENTES

DIVULGACIÓN DE

INFORMACIÓN

CONSIDERACIONES

INTERNACIONALES

PAGOS POR PRIMAS/PENA

LIDADES

CONDICIONES DE PAGO

CANCELACION

Planeación del proyecto

•Definir con claridad el objetivo del proyecto.•Dividir y subdividir el alcance del proyecto en “piezas” importantes o paquetes de trabajo.•Definir las actividades especificas que es necesario realizar para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.•Presentar gráficamente las actividades bajo la forma de un diagrama de red.•Hacer un estimado de tiempo de la duración que tendrá que completar cada actividad.•Hacer un estimado de costos para cada actividad.•Calcular el programa y el presupuesto de un proyecto, para determinar si el mismo se puede terminar dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles.

realización del proyectoEl equipo, dirigido por el gerente, director o líder del proyecto,

pondrá en practica el plan y realizara las actividades o elementos de trabajo de acuerdo a el.

Ejemplo: realización de proyecto para un festival.1) preparar la publicidad

2) Seleccionar voluntarios

3) Organización de juegos, rifas etc.

4) Contratar juegos mecánicos.

5) Identificar a los artistas y construir el escenario.

6) Arreglos para la comida, desde su preparación hasta los puestos.

7) Organización de todos los servicios de respaldo.

control del proyecto la clave para el control de proyecto efectivo es medir el progreso

real y compararlo con el planeado de forma periódica y oportuna para llevar a cabo acciones correctivas si el

desempeño real es inferior al planeado.

Establecer el plan de línea base (programa, presupuesto.

Iniciar el proyecto

Durante cada periodo de presentacion de información

Calcular el programa, el presupuesto y los pronósticos del proyecto.

Incluir los cambios en el plan del proyecto (alcance, programa, presupuesto.

Recopilar información sobre el desempeño real (programa costos)

Analizar la situación actual en comparación con el plan (programa, costos).

¿se necesitan acciones correctivas?

Identificar las acciones correctivas e incluir los cambios relacionados.

Esperar hasta el próximo periodo de presentación de informes

TERMINACIÓN DEL PROYECTOLa cuarta y última fase del ciclo de vida del proyecto es terminarlo.

El propósito de terminar apropiadamente un proyecto es aprender de la experiencia ganada en el mismo, con el fin de mejorar el desempeño en el futuro.

La fase de terminación se inicia cuando se completa la realización del proyecto y el cliente acepta el resultado.

Durante la fase de terminación, el gerente del proyecto debe preparar por escrito una evaluación del desempeño de cada miembro del equipo y mencionar cómo cada uno ah ampliado sus conocimientos como resultado de su tarea, así como las áreas que es necesario desarrollar mas.

Por último, ningún proyecto exitoso debe terminarse sin algún tipo de celebración. Esto puede ir desde una fiesta informal con pizzas y después del trabajo, hasta un acontecimiento mas formal.

EVALUACIÓN INTERNA POSTERIOR A LA TERMINACIÓN DEL PROYECTO

Internamente deben realizarse dos tipos de reuniones: las individuales con los miembros del equipo y la de grupo con el equipo de proyecto.

El gerente del Proyecto debe sostener una reunión individual con cada uno de los miembros del equipo. Las reuniones permiten a los integrantes proporcionar sus impresiones personales del desempeño del proyecto y de lo que se puede mejorar en futuro.

A continuación se presentan algunos temas que se pudieran discutir bajo cada una de las partidas de la agenda:

1. Desempeño Técnico. ¿Cómo se compara el alcance final del trabajo con el alcance al inicio del proyecto? ¿Se produjeron muchos cambios en el alcance del trabajo?

2. Desempeño en cuanto a Costos. ¿Cómo se comparan los costos finales del proyecto con el presupuesto original y con el último presupuesto, que incluía todos los cambios importantes en el alcance del proyecto?

3. Desempeño del Programa. ¿Cómo se comparó el programa real del proyecto con el original? Si el proyecto término tarde, ¿Cuáles fueron las causas?

4. Planeación y Control del Proyecto. ¿Se planeo el proyecto con el detalle suficiente? ¿Se actualizaron los planes en forma oportuna para incluir los cambios?

5. Relaciones con el Cliente. ¿Se hicieron todos los esfuerzos posibles para hacer que el cliente participara en el éxito del proyecto?

6. Relaciones de Equipo. ¿Hubo una sensación de equipo y compromiso con el éxito del proyecto?

7. Comunicación. ¿Se mantuvo informado al equipo en forma oportuna de la situación del proyecto y de posibles problemas?

8. Identificación y Solución del Problema. ¿Existían mecanismos para que los miembros del equipo identificaran anticipadamente los problemas posibles?

9. Recomendaciones. Con base en la discusión y evaluación de las partidas anteriores por el equipo, ¿Que recomendaciones especificas se pueden hacer para mejorar el desempeño de proyectos futuros?

RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE De tanta importancia como la reunión interna es

una reunión de evaluación con el cliente, posteriormente a la terminación del proyecto.Los propósitos de esta deben ser determinar si el proyecto le proporciono al cliente los beneficios previstos, evaluar el nivel de satisfacción del cliente y obtener cualquier retroalimentación útil en la relaciones futuras de negocios con éste u otros clientes.

CANCELACIÓN DEL PROYECTO Pueden existir circunstancias que requieran que

un proyecto se cancele antes de que se termine. Los proyectos también los puede cancelar el

cliente por descontento. El que un cliente descontento cancele

anticipadamente un proyecto puede dañar realmente el negocio de un contratista.