ANEXO PARA REGISTRAR Y CONTABILIZAR INVENTARIOS REALIZADOS POR RGIS Versión: 1

Fecha:Julio 15 de 2016DOCUMENTO NO CONTROLADO

1. ALCANCE

Este Anexo será de aplicación para el Área Control de Inventarios a nivel Nacional cuando se realiza la toma física del inventario por la empresa externa RGIS. 2. CONDICIONES GENERALES

Para la aplicación de este Anexo deberá tenerse en cuenta las condiciones registradas en el Procedimiento para la Realización de Inventarios en Olímpica S.A.

El Área Control de Inventarios coordinará la realización de la toma física que debe realizar RGIS y la entrega de los archivos necesarios para transferirlos a los sistemas de Olímpica.

3. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

3.1 Generación del maestro de SICOL

Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios, para generar el maestro en el sistema SICOL de un negocio para realizar el inventario por RGIS.

3.1.1 Ingresar al menú SC7000 de SICOL

3.1.2 Ingresar a la opción 8 del menú:

3.1.3 Digitar el código sicol del negocio en el espacio ó 999 para cancelar la transacción.

Aparece el siguiente mensaje mientras se procese el archivo.

3.1.4 Hacer clic en el icono para descargar el maestro y aparece el siguiente cuadro.

3.1.5 En la parte de “iSeries”, colocar en el campo “nombre de archivo” la ruta SAPDAT/INVENTAXXX donde XXX es el negocio que se genera el maestro.

3.1.6. En el campo PC escoger la ruta y el formato de salida del archivo. Clic en detalles y escoger las opciones según el cuadro.

3.1.7 Dar clic en aceptar y clic en transferir datos para descargar.

3.2 Transferencia de archivos

Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios, para la transferencia del archivo de inventarios enviado por RGIS al sistema AS400, la generación del archivo “INVXXX” en la carpeta “inventa” y la transferencia al sistema SAP.

Los siguientes son los archivos utilizados para la transferencia a SICOL Y SAP:

a. Archivo enviado por el operador RGIS luego de la toma física en formato .TXT

b. Procesar Archivo RGIS, archivo en Excel que procesa el .TXT enviado por RGIS para dar formato antes de subir a AS400

c. Archivo generado en SICOL luego de la transferencia a AS400 para subir a SAP mediante la transacción LSMW

3.2 .1 Transferencia de archivos RGIS a AS400.

Luego de la toma física RGIS envía un archivo .TXT el cual contiene 84 caracteres que incluye. Código – Centro – Fecha – Cantidad – Valor venta

3.2.1.1 Procesar archivo recibido en Excel para la separación de las columnas.

Nota. Antes de realizar el proceso desde Excel 2003, 2007 ó 2010 debe tener habilitadas, Macros, la pestaña Complementos y el comando Transferir datos a Iseries, si no lo tiene debe acercarse al soporte técnico de la regional.

3.2.1.2 Abrir el archivo “Procesar Archivo RGIS” en Excel, ir a la opción Abrir, en el tipo de archivo colocar “Todos los archivos” y escoger el archivo enviado por RGIS, dar clic en Aceptar.

3.2.1.3. Debe aparecer en tipo de los datos originales

dejar la opción , clic en siguiente, en la ventana clic en siguiente, en la ventana

escoger el formato y damos clic en finalizar. De esta manera genera un archivo en Excel con los datos en una sola columna.

3.2.1.4 Seleccionar la columna A y copiamos en el archivo “Procesar Archivo RGIS” en la columna A

3.2.1.5. Dar clic en “inicio”. Cuando finaliza el formato de columnas sale el siguiente mensaje

.Quedando los datos de esta manera:

Nota. Antes de ejecutar la transferencia revisar si la columna negocio tiene el formato de SAP de 4 números y la fecha es actual formato AAAAMMDD.

3.2.2 Transferir datos a ISERIES

3.2.2.1 Seleccionar todos los datos incluidas cabeceras y dar clic en complementos – transferir datos a ISERIES y aparece la siguiente ventana:

3.2.2.2. Seleccionar el flag en , y y dar clic en aceptar, aparece el siguiente cuadro:

3.2.2.3. Hacer clic en siguiente, seleccionamos la opción y dar clic en siguiente

3.2.2.4. En el siguiente cuadro colocar el nombre del archivo. Es ideal utilizar el nombre INVXXXYY donde XXX es el numero asignado al centro y YY dos caracteres alfabéticos.

3.2.2.5. Dar clic en siguiente y dar aceptar si sale este mensaje:

3.2.2.6. Dar clic en siguiente en el cuadro:

3.2.2.7. En el siguiente cuadro dar clic en cuando aparezca , dar clic en siguiente.

Nota: Se debe tener cuidado en este cuadro ya que se tiene que especificar la longitud de las columnas del archivo que se va a transferir al AS400

La longitud que deben tener los campos es, Código = 18 Centro = 4 Fecha = 8 Cant = 14 Venta total = 40

3.2.2.8 Para especificar la longitud de las columnas seleccionar cada uno de los campos y clic en detalles de la siguiente manera:

3.2.2.9 Cuando aparezca el cuadro modificar en la parte de atributos, colocar la longitud del campo y dar clic en aceptar.

3.2.2.10 Realizar sucesivamente el anterior paso hasta modificar la longitud de los demás campos quedando de esta manera el cuadro.

Nota: Es obligatorio modificar la longitud por los valores arriba mencionados, ya que al no hacerlo el programa en AS400 generara un error procesando los datos a la hora de transferir.

3.2.2.11. Dar clic en siguiente, en el cuadro se especifica en que servidor se va a alojar el archivo en este caso SICOL720, dar clic en siguiente

3.2.2.12 Seleccionar en el cuadro la ruta en que se va a ubicar el archivo en el servidor. Siempre debe ser en la carpeta SICTEM y el nombre del archivo INVXXXYY.

3.2.2.13 Dar clic en siguiente

3.2.2.14 Dar clic en siguiente,

3.2.2.15 Dar clic en siguiente y aparece el logo de sicol donde se debe digitar el usuario y contraseña.

3.2.2.16 Si el proceso se realiza satisfactorio sale el siguiente cuadro y se da clic en finalizar

3.2.3 Transferencia de archivos AS400 a carpeta INVENTA

3.2.3.1 En el sistema SICOL ingresar al menú SC700, utilizar la opción 9

3.2.3.2 Colocar el código del negocio en formato sicol y digitar el nombre del archivo que se transfirió a AS400.

Cuando finalice el proceso debe aparecer el siguiente mensaje

De esta manera el archivo de RGIS subido a AS400 cambia a formato SAP.

3.2.4 Ubicación de archivos generados en SICOL para SAP en carpeta “Inventa”

Para ubicar el archivo generado luego del proceso en sicol y posterior uso en la LSMW se debe tener la carpeta Inventa habilitada en tu pc, realizar los siguientes pasos:

3.2.4.1 En Windows 7 ir a Mi equipo ó Mi pc, en la parte superior central dar clic sobre

, cuando aparece el cuadro escribir la siguiente dirección.

\\10.11.215.1\interface\legacy\inventa

3.2.4.2 Dar clic en finalizar, si pide contraseña, en nombre de usuario coloca interfaz y contraseña intersap.

De esta manera se accede a la carpeta donde se guardan los archivos generados por el sistema en el proceso anterior.

3.2.4.3 Hacer clic en “fecha de modificación” y se refleja el último archivo generado por el sistema. Proceder a copiar el archivo al escritorio para tenerlo en nuestro disco duro ya que su ubicación actual está en los servidores de la compañía.

3.2.5 Cargue de inventario a SAP

Antes de procesar el archivo creado en sicol a SAP es necesario realizar aparte uno en Excel, con el fin de conciliar que los códigos y cantidades sean las mismas en la MI20 luego de finalizar el proceso.

Los números seguidos de los caracteres ARTN son el código SAP

Como conteo, los números seguidos del 1 son las unidades contadas a subir en SAP en todas se omite el número 1 en este caso para el ejemplo el conteo que sube a SAP es 328 no 1328 ó

en el caso del pastillero no es 11.667 la cantidad correcta es 1.667 omitiendo siempre el numero 1.

Nota 1: Para subir el archivo por la LSMW, este no debe estar abierto en otra aplicación ya que generaría un error al momento de subirlo a SAP.

Nota 2: Antes de utilizar la transacción LSMW se debe crear documento, fijar stock, recuento cero y NO se debe lanzar los estantes hasta verificar que el proceso LSMW sea satisfactorio, donde las unidades en el archivo INVXXX sean iguales a la sumatoria de la columna CANTIDAD en la MI20.

3.2.5.1 Ingresar a la transacción en la pantalla colocar:En “Subproyecto LSMW”: PHYS_INV_NO En “Objeto LSMW”: WVINVE02.

3.2.5.2. Seleccionar la opción y

3.2.5.3. Dar clic en y doble clic en la dirección, para seleccionar la ubicación del archivo.

3.2.5.4 Dar clic en y clic en , y sale presionar , automáticamente el flag se ubica en la siguiente opción.

3.2.5.5 Ejecutar clic en , clic en y clic en , automáticamente el flag se ubica en la siguiente opción.

3.2.5.6 Dar clc en cuando salga la ventana

3.2.5.7 Si sale un mensaje como este utilizar la opción Allow Always y OK

Se genera el siguiente cuadro

3.2.5.8. En este cuadro revisar la cantidad de artículos subidos a SAP inicialmente y compararlo con el archivo de Excel creado a partir del subido a SAP.

3.2.5.9. Dar clic en 2 veces.

3.2.5.10. Dar clic en ejecutar la siguiente opción

3.2.5.11. Dar clic en en el siguiente cuadro

El cuadro que aparece muestra el formato utilizado en SAP

3.2.5.12. Dar clic en y dar clic en ejecutar la siguiente opción.

3.2.5.13. Dar clic nuevamente en ejecutar.

3.2.5.14 Dar clic en 2 veces y dar clic en ejecutar

3.2.5.15. Dar clic en ejecutar.

3.2.5.16. Dar rlic en y ejecutar 2 veces

Cuando aparece el siguiente mensaje

3.2.5.17. Dar clic en ejecutar y proceder con el siguiente campo.

3.2.5.18. Dar clic en ejecutar y aparece el siguiente pantallazo:

3.2.5.19. Dar clic en ejecutar y sale el siguiente cuadro.

3.2.5.20. Dar clic en y

Nota. Tener cuidado ejecutando el proceso ya que si se vuelve a realizar este paso nuevamente, se puede DUPLICAR el conteo en inventario.

5.2.5.21. Dar clic en ejecutar en la siguiente pestaña

3.2.5.22. Dar clic en ejecutar y aparece el cuadro

Clic en y

Nota. Tener cuidado ejecutando el proceso ya que si se vuelve a realizar este paso nuevamente, se puede DUPLICAR el conteo en inventario.

Con este paso ya queda el archivo de SICOL subido a SAP, ahora verificar que los IDOCS generados no tengan ningún error.

3.2.6 Verificación de IDOCS

Para la verificación de los IDOCS utilizar las transacciones.

WE02 BD87 ZIDOC_INVENTARIO

3.2.6.1 Ingresar a SAP por la transacción WE02

En la transacción verificar en que status quedo el IDOC generado, Status 53 - Idoc Verde Status 51 – Idoc Rojo Status 64 – Idoc Amarillo

Cuando sube un archivo utilizand la transacción LSMW el status que se refleja en la transacción we02 al finalizar el proceso es status 64 (Idoc en Amarillo), para relanzar el idoc se utiliza la transacción BD87, si el idoc esta en rojo se utiliza la transacción WPIA, si utilizando alguna de estas 2 transacciones y el idoc no cambia el status o se vuelve rojo, se debe utilizar la transacción ZIDOC_INVENTARIO, colocar los idocs con el fin de diagnosticar a que se debe el status

3.2.6.2. Ingresar a SAP por la transacción BD87

3.2.6.3 Colocar los idocs en amarillo y dar clic en ejecutar

3.2.6.4 Seleccionar y

3.2.6.5 Ingresar a SAP por la transacción ZIDOC_INVENTARIO

Con este reporte se revisa el status de los idocs artículo a artículo, si el idoc tiene alguna posición errónea muestra el mensaje y el código con error.

Luego de Procesar correctamente revisar por la transacción MI20 de SAP y cruzar las cantidades y número de artículos con lo que está en el archivo bajado de la carpeta “Inventa”.

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