Aplicación de Bibliotecas...

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Aplicación de Bibliotecas Escolares

Consejería deEducación, Ciencia y Tecnología

Secretaría General de Educación

Ministerio deEducación, Cultura y Deporte

Centro Nacional deInformación y Comunicación Educativa

© Juan J. Espada - 2002

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Índice

Novedades Abies 2.0 .............................................. Especificaciones ...................................................... Breve Glosario ........................................................ Instalación de la aplicación .................................... Página principal ...................................................... Barra Menús: Archivo, Ir a ..., Herramientas, Ayuda Módulo Catálogo ..................................................... Módulo Depósito ..................................................... Módulo Préstamos .................................................. Módulo Estadística .................................................. Módulo Lectores ..................................................... Módulo Auxiliares ................................................... Instalación y configuración de Abies en Red .......... Actualización de Abies ............................................ Programa Z-Pista ....................................................

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Novedades Abies 2.0

Nueva estructura interna másfiable y segura que implica unincremento importante de losrequerimientos técnicos delsistema informático.

Depósito actualizado (388.063documentos).

Integridad referencial de datos.

Consultas OPAC (Catálogo enlínea).

Nueva estructura de datos enformato Access.

Incorporación de una ayudarápida.

Incorporación de un tutorial.

Configuración de valores pordefecto.

Nuevas posibilidades deelaboración de listados.

Nuevas prestaciones pararealizar copias de seguridad.

Nuevo interfaz de usuario.

Nuevo sistema de trasvase dedatos de versiones 1.1, 1.1b y 1.1c

Nuevo sistema de integración deregistros bibliográficos obtenidosde otras aplicaciones informáticas.

Posibilidad de definir nuevostipos de documentos.

Incorporación de asistentespara la realización de diversastareas.

Consulta de préstamosefectuados por el usuario a lolargo del tiempo.

Consulta de los lectores que hansacado en préstamo undeterminado documento.

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Especificaciones

Características del ordenador paragarantizar un funcionamientosatisfactorio:

Microprocesador Pentium III500 Mhz o AMD K7 500 Mhz.

64 Mb de RAM (recomendado128 Mb).

50 Mb. de espacio en disco duro.Si se instala el Depósito en HD esnecesario 500 Mb. aprox.

Tarjeta de sonido Sound Blastero compatible (no imprescindible)

Unidad de CD-ROM de 6x osuperior.

Impresora de chorro de tinta oláser.

Si se dispone de una red de árealocal, el programa se puedeinstalar en varios puestos paratrabajar de forma simultánea.

En Windows NT hace falta elService Pack 4 con la actualizaciónpara el año 2000 que incluye elADO (Componente de Acceso aDatos).

Aplicación diseñada para trabajar enordenadores PC con sistema operativoMicrosoft W95/98/ME/NT 4.0/2000/XP.

ABIES 2, esta diseñado para eltrabajo en una resolución mínimade 800x600.

Otro elemento que puedefacilitar el manejo de Abies esdisponer de un lector de código debarras.

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Breve Glosario (I)

ASIENTO BIBLIOGRÁFICO

Representación de una unidad documental enel catálogo, mediante la elección y redacciónnormalizada de una serie de datosrelacionados con su forma y contenido, cuyafinalidad es identificar y localizar eldocumento.

CATALOGAR

Incorporar al catálogo los asientosbibliográficos de los nuevos documentos. Elasiento se puede crear totalmente aplicandolas reglas de catalogación, o bien se puedetomar de un depósito en cuyo caso sólo esnecesario introducir los datos propios delejemplar.

CATÁLOGO

Conjunto de los asientos bibliográficos de laspublicaciones o documentos de unadeterminada colección, ordenados según unasnormas.

CLASIFICACIÓN DECIMAL UNIVERSAL

Sistema de clasificación de todas las ramasdel conocimiento. Se denomina decimalporque va dividiendo las áreas de diez endiez, asignando a cada una un dígitodecimal.

CÓDIGO DE BARRAS

Etiqueta que contiene la informaciónnecesaria para identificar a un ejemplar dela colección. El código de barras representael número de ejemplar y facilita las rutinasde préstamo, devolución o recuento. Laetiqueta se suele colocar en la portada deldocumento o en la última hoja. No debeconfundirse esté código con el que muchosdocumentos incorporan en su cubierta y quecontiene el ISBN.

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Breve Glosario (II)

COMPACTAR Y REPARAR

Para asegurar un rendimiento óptimo,compacte la base de datos del catálogo deAbies con frecuencia. La compactación yreparación se hace en un único proceso. Unade las ventajas más inmediatas es la reduccióndel espacio en disco ocupado por el archivo dedatos.

INVERSOS

Los inversos son los términos significativospor los que podremos realizar potentesconsultas sobre el catálogo.

COPIA DE SEGURIDAD

Copia de los archivos informáticos creados yutilizados por el programa de automatizaciónde la biblioteca (en nuestro caso la aplicaciónABIES), en un soporte o destino independientedel sistema informático en el que estáinstalado.

DEPÓSITO

Conjunto de asientos bibliográficos depublicaciones o documentos. En el proceso decatalogación, antes de crear un nuevo asiento,se comprueba si ya existe en un depósito dichoasiento, que se puede reutilizar con unaspequeñas modificaciones para adaptarlo a lascaracterísticas de la biblioteca.

EJEMPLAR

Cada unidad completa dentro de unaedición.

LIBRO DE REGISTRO

Documento administrativo de la bibliotecaen el que se recogen los documentos que seincorporan a la biblioteca. Debe contener lafecha de recepción, una breve descripcióndel documento y el número de inventariocorrespondiente (número de registro). Laaplicación ABIES permite imprimir total oparcialmente el libro de registro.

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Breve Glosario (III)

MARC

Formato electrónico para representar registrosbibliográficos y que está especialmentediseñado para facilitar el intercambioelectrónico de información bibliográfica. Elformato MARC se ha adaptado a lassingularidades de cada idioma o país, siendo elIBERMARC el formato propia del castellano deEspaña.

NÚMERO DE REGISTRO

Número de orden que dentro del libro deregistro ocupa un documento de la biblioteca.Es importante matizar que no todos losasientos bibliográficos del catálogo van a tenernúmero de registro como por ejemplo losartículos, fotografías o diapositivas.

OPAC

Acrónimo de Open Public Access Catalog, quesignifica Catálogo Público de Acceso en Línea.Es la herramienta informática que permite alos usuarios consultar el catálogo paralocalizar los documentos que está buscando.

PALABRAS VACÍAS

Son descriptores que, debido a su elevadafrecuencia de aparición, carecen derelevancia a la hora de interrogar la base dedatos de registros bibliográficos. A estacategoría pertenecen las preposiciones,conjunciones y otros elementos.

POLÍTICA DE PRÉSTAMO

Criterios que definen los distintos tipos deusuarios y de ejemplares. A partir de ellosse establece qué ejemplares se puedenprestar y cuáles no, la duración máxima delpréstamo en función del tipo de usuario y lacantidad máxima de ejemplares que puedetener en préstamos cada tipo de usuario.Estos criterios los establece la propiabiblioteca en función de las característicasde su colección y sus usuarios.

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Breve Glosario (IV)

REGISTRO BIBLIOGRÁFICO

Es toda aquella referencia a cualquierdocumento que pueda ser tratado con ABIES.No contiene información acerca de losejemplares que puedan estar dados de alta ennuestro catálogo, sino únicamente informacióntal como el tipo de documento, título, autor,editorial, etc. La base de datos de registrosbibliográficos contiene la información común atodos los ejemplares idénticos.

SIGNATURA TOPOGRÁFICA

Código normalizado para determinar laubicación física del ejemplar dentro de lacolección. Cada biblioteca debe establecer lacodificación en función de sus dependencias ylos criterios organizativos de la colección. LaUNESCO recomienda como signatura un códigoformado por tres bloques: la CDU, las tresprimeras letras significativas en mayúscula delautor principal y las tres primeras letras deltítulo en minúscula.

TEJUELO

1. Etiqueta adherida al lomo de un libro concualquier indicación referente al mismo(normalmente la signatura topográfica delejemplar).2. Inscripción en el lomo de un libro condatos referentes al mismo.

UBICACIÓN

Cada una de las dependencias de un edificioque van a albergar de manera permanentetodos o parte de los fondos de la colecciónde la biblioteca. En el caso de una bibliotecaescolar, además de la sala principal puedenconsiderarse ubicaciones los seminarios,sucursales en otros edificios o la sala deprofesores. Las aulas se pueden considerarubicaciones aunque la rotación de susfondos aconseja que se trate como un tipoespecial de usuario.

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Instalación de la aplicación

Cuando se introduce el CD en ellector arranca automáticamente.

En caso contrario ejecutar elarchivo X:\autorun\autorum.exe(donde X representa la unidadasociada al lector)

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Menú de instalación

Tras arrancar aparece elsiguiente menú de instalación:

Es recomendable que el primerpaso consista en seleccionar laopción Léame primero (muestrainformación sobre losrequerimientos de hardware ysoftware necesarios para ejecutarla aplicación).

Cada proceso de instalación seacompaña de un asistente queguía e informa de los pasos aseguir.

(Componentes de Acceso a Datos de Microsoft)

(Modelo de objetos de componentes de Microsoft)

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Orden de instalación de los componentes (I)

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Nota importante: Es necesaria lainstalación previa de estos doscomponentes en equipos quetengan W95 o W98-1ª edic. y, a suvez, no tengamos instalado Office2000.

Es necesario reiniciar el ordenadoruna vez instalados.

(Un asistente guiarátodo el proceso)

Una vez instalada la aplicaciónpodremos comprobar quefunciona haciendo “clic” en elicono de Abies que ha aparecidoen el Escritorio.

Se analiza condetalle en lapágina 62 deeste Tutorial.

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Orden de instalación de los componentes (II)

Requieren tener instalado el programa “Adobe Acrobat Reader”, ya que seencuentran en formato“pdf”.

La versión 5 se encuentra en la carpeta “Varios” del CD de instalación con elnombre “ar500esp.exe”, que se instalará en nuestro disco duro haciendo “clic”sobre el nombre del archivo.

Las versiones posteriores de este programa se pueden actualizar en ladirección de internet http://www.adobe.com

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Programa que permite acceder aservidores de los que poderobtener referencias bibliográficasque se pueden incorporar alDepósito Auxiliar de Abies.

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Instalación programa Trasvase datos Abies

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Sólo se instalará y se realizaráel trasvase si el centro esusuario de Abies 1.1.

El proceso se inicia desde elmenú de arranque del CD-ROMde Abies (Opción “Trasvasardatos”), paso nº5 indicado endiapositiva “Menú deinstalación” (mediante unasistente).

Es conveniente que esteprograma se instale dentro delmismo directorio en el que seencuentra Abies, y tambiéndentro del mismo grupo deprogramas.

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Por defectoel programa secrea dentro dela carpeta ygrupo Abies 2.

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Realización Trasvase datos Abies (I)

Una vez instaladoel programa seinicia el proceso detrasvase de losdatos, que consistebásicamente enindicar la ubicaciónde los datos de laversión anterior yluego esperarmientras se efectúael trasvase.

Inicio deWindows>Programa>Abies2>Trasvasede datos (aparece elcuadro de diálogoque se presenta acontinuación).

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El programapresenta laubicación pordefecto de losdatos en Abies 1(Basedato).

Indicación delproceso que estárealizando.

Información delas incidencias quese hubiesenproducido en eltrasvase.

Búsquedade la rutadonde seencuentra lacarpeta con losficherosrequeridos.

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Realización Trasvase datos Abies (II)

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Es necesario tener encuenta que:

No se pueden recuperarlos datos desde una copia deseguridad de Abies 1.1c. Esnecesario hacerlo desde eldirectorio que contiene losdatos.

No se trasvasarán lospréstamos en curso y lasestadísticas. Es convenientesolucionar estas incidenciascon anterioridad.

Los datostrasvasados estánen un archivotemporal.

El último pasoconsiste enreemplazar elarchivo de datosexistente por elobtenido.

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Página principal de Abies 2.0

Control Abies

Barra de menús

Barra de tareas

Control de acceso

Generador de inversos (utilidadpara la realización de búsquedas)

Tareas más habituales

Barra de estado

Datos del Centro

Ayudade Abies

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Barra Menús: Archivo-Ir a-Herramientas-Ayuda

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Menú Archivo: Copia de seguridad (I)

Principal motivo: prevenir la pérdida deinformación como consecuencia de unproblema en el sistema informático.

La información tiene un valor elevado (graninversión de tiempo y de recursos). La medidamás efectiva es realizar copias de seguridadperiódicamente, a ser posible a diario.

En Abies 1 la copia de seguridad seencontraba en el Menú Herramientas.

Las copias de seguridad de versionesanteriores no son compatibles con Abies 2.Tras realizar el trasvase de datos se debenrealizar nuevas copias de seguridad con laversión actual.

No debemos realizar la copia en ningúncaso en la misma unidad en que tenemos labase de datos. Si la copia de seguridad sehace en la unidad “A” (disco de 3 1/2), sihace falta se dividirá en tantos disquetescomo sean necesarios, pidiéndonos lainserción de uno nuevo cuando el anterioreste lleno. Es recomendable tener activadas estas opciones.

Se pueden modificar tanto en este cuadro dediálogo como en el Menú Herramientas > Opciones> Copia de seguridad.

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Menú Archivo: Copia de seguridad (II)

Advertencia: Si tenemos creada nuestro

depósito individual (Deposito.mdb) y ya

hemos ido incluyendo los datos desde otros

archivos, aunque no sea lo fundamental del

programa, este depósito nos puede ser de

gran utilidad. Abies 2 no nos hace referencia a

realizar la copia de seguridad del mismo. Por

lo tanto, de esta base de datos deberemos

hacer la copia de seguridad nosotros mismos

sin la ayuda del programa, con aplicaciones

externas (por ejemplo, mediante el Sistema

Operativo o mediante Winzip), o copiar

directamente directamente en otra unidad el

archivo “Deposito.mdb”, si es que cabe en la

unidad correspondiente.

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Parámetros Copia de seguridad

Menú Herramientas > Opciones> Copia de seguridad.

Debe ser un hábito en el trabajocotidiano de la biblioteca. Para ellose debe establecer desde el primermomento las pautas de actuación.

Las copias de seguridad en elmismo disco duro no son fiables al100%. Es conveniente utilizarotros dispositivos (disquetes,unidades zip, discos durosañadidos, CR-ROM o recursosaccesibles mediante red de árealocal.

A título de sugerencia, es buenapráctica disponer de cinco juegosde disquetes (normalmente todoel catálogo puede grabarse endos), uno para cada día de lasemana.

Las copias de seguridad debenconservarse en lugar seguro.

La copia de seguridad se efectúa al cerrar laaplicación si está configurado para ello, o bien desdeel Menú Archivo > Copia de seguridad.

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Menú Archivo: Recuperar copia de seguridad

Al restaurar los datos de una copia de seguridadreemplazamos todos los datos actuales por los contenidosen el fichero de la copia de seguridad. Antes de proceder ala restauración debemos estar seguros de que no quedaotra alternativa.

La operación contraria a la copia de seguridad es larestauración. Restaurar una copia de seguridad se efectúadesde el Menú Archivo > Recuperar copia de seguridad.

Aparece el siguiente cuadro de diálogo, en el quedebemos indicar el lugar en el que se encuentra dichacopia.

Nos informa del lugar de la última ubicación y fecha enque se realizó la última copia y si ésta se encuentra o no enel lugar especificado.

A continuación, pulsaremos el botón “Recuperar” (quepermanecerá inactivo si no se encuentra la copia) y una vezterminada la copia pulsaremos el botón “Cerrar”.

Importante: ¿Qué ocurre si tenemos que reinstalar el programa Abies 2completo?. Una vez haya finalizado dicha reinstalación abriremos la copia deseguridad con un programa descompresor (Winzip, que se puede obtener enhttp://www.winzip.com), extraeremos el archivo de la ubicación correspondiente(c:\\Archivos de programa\Abies2\Datos) y nos dirá que ya existe un ficherocon ese nombre y si lo queremos sobreescribir. Diremos que “Sí” y tendremos encondiciones de funcionamiento otra vez Abies 2.

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Menú Archivo: Compactar y reparar

Para asegurar un rendimiento óptimo, es necesario compactar la basede datos del catálogo de Abies con frecuencia.

La compactación y reparación se hace en un único proceso. Una de lasventajas más inmediatas es la reducción del espacio en disco ocupadopor el archivo de datos. Permite restablecer las relaciones existentesentre las tablas de la base de datos, que pueden verse alteradas por elaumento de información acumulada.

No es posible ejecutar realizar otras operaciones con Abiessimultáneamente. Se requiere acceso exclusivo a la base de datos pararealizar esta tarea, por lo que no podrá ejecutarla si el catálogo estásiendo accedido desde otros puestos.

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Menú Archivo: Generar inversos

Los inversos o índice son los términos significativospor los que podremos realizar potentes consultas sobreel catálogo.

Se trata de una tarea delicada en la que se recorre elcatálogo extrayendo los términos significativos eincluyéndolos en una tabla sobre la cual se harán lasconsultas.

Es conveniente que no se realicen otras operacionescon el ordenador mientras se ejecuta este proceso.

No es necesario que ejecute esta opción si los inversosestán actualizados (ver barra de estado del programa).

Se puede acceder al asistente de generación haciendo“clic” directamente sobre este mensaje informativo de labarra de estado.

Los inversos pueden dejar de estar actualizados trasmodificaciones en las tablas Auxiliares o por integrarlotes que afectan a los datos de los fondos.

Por todo ello, es conveniente que los inversos esténactualizados y las tablas compactadas.(barra de estado)

Asistente

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Menú Archivo: Integrar

El asistente ayuda a integrar datos de fondos ylectores procedentes de otras aplicaciones a Abies.De igual manera, también le permitirá eliminar datosya almacenados en Abies procedentes deintegraciones anteriores.

Para preservar el trabajo realizado en la versiónanterior hay que adaptarlo al nuevo formato de laaplicación, ya que no son compatibles entre sí.

Mientras dura la operación el asistente irápresentando en pantalla mensajes informativos.

Es recomendable no utilizar elordenador para otras tareashasta que no concluya el proceso.

No se pueden recuperar losdatos desde una copia deseguridad de Abies 1. Esnecesario hacerlo desde eldirectorio que contiene los datos.

No se trasvasarán lospréstamos en curso y lasestadísticas. Es convenientesolucionar estas incidencias conanterioridad.

Debemos diferenciar entre:

Integrar: Trasvasar lotes de fondoso lectores al Catálogo.

Importar: Introducir uno o másdocumentos al Depósito.

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Menú Archivo: Integración de datos

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Asistente Selección de tarea

Mensajesobre qué es laintegración.

Opciones.

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Integración datos fondos

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1

2

Opciones.

La opción “GenéricoAbies” necesita quetengamos instaladoMicrosoft Access 2000 oposterior. Los pasosnecesarios se explican enel apartado denominado“Integración de datos deotras aplicaciones”(página 34).

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Integración datos lectores (I)

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2

Opciones. Opciones.

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Integración datos lectores (II)

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5 Al crear el lote deintegración nos apareceuna pantalla en la quedebemos poner un nombre(se recomienda que seadescriptivo y que incluyareferencia a la fecha deintegración) y marcar loselementos por defecto (porejemplo, que los fondossean de tipo “libro”.

Las opciones de “Borrarlotes” señalan los nombresque les hemos asignado a losmismos, con la fecha en quefue creado, y aparece unbotón que indica “Borrar” elque se encuentraseleccionado, apareciendo lapantalla de finalización unavez borrado.

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Menú Archivo: Importar al Depósito Auxiliar (I)

El asistente ayuda a importar referenciasbibliográficas procedentes de otras centralescatalogadoras al Depósito Auxiliar de Abies. Tambiénpuede eliminar referencias bibliográficas procedentesde importaciones anteriores en función del número delote asignado por el asistente en su momento.

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1

Opciones.

En el primer caso, se trata de un archivo que puedecontener las referencias bibliográficas en formatoMARC, que podemos obtener de programas externos.

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Menú Archivo: Importar al Depósito Auxiliar (II)

Los pasos siguientes son:

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Integración de datos bibliográficos (I)

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Los dos catálogos másinteresantes de los queobtener registros son:

- Ariadna: Catálogo en línea dela Biblioteca Nacional:(http://www.bne.es/esp/cat-fra.htm)

- Rebeca: Catálogo colectivo dela Red de Bibliotecas Públicasdel Estado:(http://www.mcu.es/REBECA/busqueda.html).

Una vez localizados losregistros, escogemos el modode presentación IBERMARC. Seselecciona todo el textocorrespondiente al registro ycopiarlo en el portapapeles.

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Integración de datos bibliográficos (II)

Ahora se cambia de aplicaciónactiva y se vuelve a Abies.

En el Menú Archivo > Importaral Depósito, se arranca elasistente que guiará el procesode incorporación del registro.

Seleccionamos el tipo de tareade importar referencias desde elportapapeles de Windows.

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4

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Integración de datos bibliográficos (III)

5

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En esta ventana verificamos elcontenido del portapapeles.

Seleccionamos el tipo dedocumento a importar.

Una vez seleccionado el tipode documento, el sistemaincorpora el registro al Depósito.

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Integración de datos de otras aplicaciones (I)

Puede ocurrir que el centro educativoposea datos de un antiguo programa debiblioteca. Introducir todos los datosnuevamente es, evidentemente unaarduo trabajo.

Es posible implementar la mayoría denuestros datos en Abies 2. Lascondiciones para llevar a cabo estatarea requieren que el centro cuentecon una persona que sea usuaria asiduade Access 2000 o superior, para podertransformar los datos que seencuentran en otro formato (“dbf”,“paradox” o cualquiera reconocido porAccess).

Pare ello procederemos del siguientemodo:

Paso 1º: Crearemos una carpeta específicapara este trabajo, a la que denominaremos,por ejemplo, “Provisional”

Paso 2º: A ella llevaremos una copia delarchivo “Importar.mdb” que se encuentra enAbies2.

Paso 3º: Desde Access abriremos estearchivo. Su única tabla es “Ejemplares”.

Paso 4º: Mediante el Menú Archivo >Obtener datos externos > Importar,importaremos la tabla “BIBLIO” (nombre quele demos) con nuestros datos (aunque en cadausuario sabrá su nombre).

Ahora la base de datos “Importar.mdb”contiene dos tablas (“Ejemplares” y“BIBLIO”).

Paso 5º: Antes de continuar, es convenienterealizar una copia de cada tabla parapreservarlas de posibles errores y tener laposibilidad de volver a comenzar.

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Integración de datos de otras aplicaciones (II)

A la copia “Ejemplares” la llamaremos“Ejemplares2” y a la copia “BIBLIO” lallamaremos “BIBLIO2”.

Ahora la base de datos de Access“importar.mdb” tiene 4 tablas (“BIBLIO”,“BIBLIO2”, “Ejemplares” y “Ejemplares2”).

La tabla “BIBLIO2” no puede tenerregistros NULOS en el campo que contenga eltítulo del libro. Si existen registros con estacircunstancia hay que depurar esa tabla, o serellenan adecuadamente los títulos o esnecesario borrar los registros que carezcan detítulo. Esto se puede hacer marcando cadaregistro carente de título y eliminándolo o, enel caso de que haya muchos registros de estascaracterísticas (lo que no sería normal) lopodemos depurar desde Access.

A partir de este momento se trabajará con“BIBLIO2” y “Ejemplares2”.

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Integración de datos de otras aplicaciones (III)

SUPUESTO 1: Si la tabla “BIBLIO2” contiene

un campo numérico de cadaregistro, hay que asegurarse en“vista diseño” de la tabla quedicho campo es “numérico” y“entero largo” (al igual que elcampo “IdEjemplar” de la tabla“Ejemplares2”. Si no es asíhabrá de cambiarse con estasespecificaciones. Además, si esecampo de nuestra tabla es“campo clave” le quitaremos esapropiedad.

Paso 6º: Crearemos una consulta “Crear unaconsulta en vista diseño” que contenga lastablas “BIBLIO2” y “Ejemplares2”,combinaremos el campo numérico y el campo“IdEjemplar” de “Ejemplares2”. En la línea queindica la combinación pulsaremos el botónderecho del ratón para elegir en las“Propiedades de la combinación” la segundaopción “Incluir TODOS los registros de BIBLIO2....”, seleccionaremos una consulta del tipo“Consulta de datos anexados” y cuandoaparezca la ventana de “Anexar a”, elegiremos“Ejemplares2”. Suponiendo que nuestro camponumérico identificador de registros se llama“NUM” y que además vamos a anexar lainformación de otros campos de “BIBLIO2” (porejemplo, AUTOR, TÍTULO y EDITORIAL),completaremos la consulta de datos anexadosque tengamos, por ejemplo:

Campo NUM AUTOR TITULO EDITORIAL ETC....

Tabla BIBLIO2 BIBLIO2 BIBLIO2 BIBLIO2 BIBLIO2

Anexar a IdEjemplar Autor Titulo Editorial Etc....

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Integración de datos de otras aplicaciones (IV)

Paso 7º: Como precaución noejecutaremos la consulta sin observarprimero qué ocurre en la “vista hoja dedatos”. Si esta vista nos parece correctaejecutaremos la consulta que podemosguardar como “qrEjemplares” si no hemosobtenido errores.

Paso 8º: Ahora comprobaremos que“Ejemplares2” ya contiene los datos de latabla “BIBLIO2” y, por encima de todo,nos aseguraremos de que el campo“IdEjemplar” contiene los datos numéricosde identificación de registros, de no ser asíla integración desde Abies 2 será tareainútil.

Paso 9º: Para que la tabla“Ejemplares2” pueda ser reconocida porAbies 2 es necesario que vuelva a serrenombrada como “Ejemplares” (para ellono olvidar previamente nombrar de algunaotra forma la que aún tenemos intacta conel nombre “Ejemplares” por si hay quevolver a utilizarla).

Realizado el paso anterior,saldremos de Access y realizaremos losiguiente:

Paso 10º: Pondremos otro nombreal archivo “Importar.mdb” que seencuentra en la carpeta Abies 2 y, acontinuación, llevaremos a esacarpeta una copia de “Importar.mdb”en la que hemos estado trabajando. Yque contiene la tabla “Ejemplares”con nuestros registros. Como medidade precaución, se puede reservar unacopia del archivo “Abies.mdb” que seguarda en la subcarpeta “Datos” deAbies 2.

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Integración de datos de otras aplicaciones (V)

Paso 11º:Entramos enAbies 2 yrealizamos laintegración defondos mediante“Archivo >Integrar” (lospasos a seguirpara una correctaintegración serealizan medianteel asistente).

Antes de proceder a la integración debemos activar lacasilla “Juego de caracteres OEM” en el caso de que losregistros que se quieren integrar tienen un juego decaracteres de MS-DOS, en caso contrario, si el juego decaracteres es de Windows, dejamos en blanco la casilla.

Si hemos tenido éxito, al finalizar la integración esnecesario “Generar inversos” (Menú “Archivo”).

Una vez hayamos llevado a cabo la operación completa,sin esperar a que nos lo pida al salir, es conveniente queel Administrador realice la “Copia de seguridad” (MenúArchivo > Copia de seguridad)

Hay que seleccionar la opción “Integrardatos de fondos” y en la ventana siguienteelegir la opción “Genérico de Abies”.

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3

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Integración de datos de otras aplicaciones (VI)

SUPUESTO 2: Si la tabla “BIBLIO2” no tiene un campo numérico que identifica cada registro, estamos

ante una tabla de datos sencilla sin identificador numérico de registros. Sin este identificadornumérico dicha tabla no se “entenderá” con “Ejemplares2” por culpa del campo clave“IdEjemplar” que identifica unívocamente cada registro.

Es necesario crear un identificador en “BIBLIO2”. Hay que abrir “Vista diseño”, insertar unafila en primer lugar, poner “NUM” al nombre del campo, tipo de datos = “Autonumérico”,formato = “Entero largo”, nuevos valores = “Incrementalmente” e indexado = “No”.

Cuando cerremos la tabla en modo “Diseño” y la abramos en modo “Hoja de datos”,observaremos el campo “NUM” con los números correspondientes.

Ahora habrá que seguir los pasos del Supuesto 1 descrito en las páginas 36 a 38 (si la tabla“BIBLIO2” contiene un campo que identifica cada registro).

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Menú Herramientas: Opciones generales (I)

Desde esta pantalla se efectúan las tareas propias de la administración, configuración ypersonalización de la aplicación con los datos apropiados de la biblioteca y del centro.

A esta opción sólo tiene acceso el Administrador de Abies. También se puede accederpulsando la tecla de función <F8>.

Para ello, haremos “clic” en los elementos de la lista situada en el lateral izquierdo de laventana para activar las opciones correspondientes en el lado derecho.

Nos permite iniciar el programaen la pantalla indicada en estabarra.

Esta opción la puede desactivarcualquier usuario al iniciar elprograma o desde el Menú Ayuda.

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Menú Herramientas: Opciones generales (II)

En el caso deno tenerningunoasignado.

Permiteinsertar ellogotipo de laBiblioteca.

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Menú Herramientas: Opciones generales (III)

Este procesoes convenienteestablecerlo yrealizarlo antesde empezar atrabajar con laaplicación.

Sugerencia: Las bibliotecas de aula es preferible darlas de altacomo un tipo especial de usuario más que como una ubicación.

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Menú Herramientas: Enlace a datos

Catálogo: (dato obligatorio). Se especifica laubicación que contiene el catálogo de la biblioteca(conjunto de ejemplares que hemos incluido). Puedeencontrarse en un dispositivo local o en otroordenador si se dispone de una red de área local.

Depósito de Abies: (dato optativo, aunque es muyimportante dadas las ventajas de su utilización) Sonregistros bibliográficos elaborados paraincorporarlos al catálogo en vez de crear el registro.El CD de la aplicación lo incluye. Por su extensión, eldepósito de referencias precisa instalarse en el discoduro o accesible por red de área local. Se componede 388.063 documentos.

Depósito auxiliar: (optativo y complementario). Seespecifica la ubicación (unidad y directorio) quecontiene un depósito auxiliar de referencia en la quese pueden ir importando registros desde diferentesaplicaciones de gestión bibliográfica. Se puedencrear tantos como sean necesarios.

La ruta de los datos no son modificables de formadirecta. Se debe utilizar el icono que aparece a laderecha de la casilla.

En esta ventana se especifica laubicación de los datos en elsistema.

Permite modificar la ubicación decualquiera de los elementos de laconfiguración realizada, de manera quepodamos manejar más de unaBiblioteca desde el propio programa.

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Menú Herramientas: Política de préstamos

La actividad de préstamo dedocumentos requiere establecercon antelación estos datos:

Tipo de lector: Cada usuario debeestar asociado a un tipo. Estableceel número máximo de ejemplaresque puede sacar en préstamo.

Tipo de ejemplar: Cada ejemplardebe estar asociado a un tipo quedeterminará las duracionesmáximas del préstamo.

Política de préstamos:Establecela duración del préstamo en funcióndel tipo de lector y del tipo deejemplar. A partir de estainformación se determina laprocedencia o no de un préstamo yse calcula la fecha de devolución.

Abies incorpora por defecto unapolítica de préstamos que puedeser orientativa. Debemosconfigurar la que corresponde anuestra biblioteca.

Es aconsejable estudiarcuidadosamente cuál será lapolítica y evitar hacermodificaciones en el futuro.

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Menú Herramientas: Control de acceso

Para cada uno de los cuatro perfiles seestablecen las operaciones autorizadas a unusuario que accede con dicho perfil, quedandoinhabilitadas las demás. Asociada al perfil hay unacontraseña que tendrá que introducir el usuariopara validarse.

Los perfiles siguen un criterio jerárquico. Lasoperaciones autorizadas para cada perfil no sepueden modificar.

La primera vez que arrancamos Abies se entracomo Administrador, los perfiles no tienencontraseña asociada y el control de acceso estádesactivado.

Una vez establecidas las contraseñas se puedeactivar el control de acceso.

Si durante la ejecución de la aplicación se deseacambiar de perfil hay que acceder al menúHerramientas, opción Cambiar nivel de acceso.También puede hacer “clic” sobre la barra deestado del programa.

Para realizar consultas, es conveniente trabajarcon el perfil más restrictivo.

1. Administrador

(barra de estado)

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Menú Herramientas: Perfiles control de acceso

En cualquier momento se puede cambiar el tipo deusuario y con ello el nivel de acceso desde la barra deestado o desde el menú Herramientas > Control deacceso o pulsando la combinación de teclas <Ctrl+N>.

3. Encargado

2. Bibliotecario

4. Invitado

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Menú Herramientas: Cambiar nivel de acceso

Esta ventana aparece cada vez que se inicia elprograma, permitiendo escoger el tipo de usuario y, enconsecuencia, el nivel de acceso con el que deseamosiniciar el trabajo con la aplicación.

Durante la ejecución de Abies permite cambiar el perfildel usuario con el que se está trabajando.

En la ventana se deberá introducir de manera exactala contraseña asociada al perfil en el que deseamosvalidarnos.

El Administrador es el único que puede modificar lacontraseña de los demás usuarios.

Como medida preventiva al abandonar temporalmenteel ordenador conviene dejarlo siempre activado con elperfil más restrictivo que es el de Invitado.

Si introducimos la misma contraseña para dos niveles,el programa recoge solamente el nivel más bajo, con loque nos podemos encontrar después con seriosproblemas.

Si no activamos el nivel control de acceso se puedeentrar al programa libremente y se podrían producir elborrado o modificación de registros por parte depersonal no autorizado.

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Menú Ayuda: Ayuda Abies-Ayuda formato MARC

Ayuda de Abies (F1) Ayuda formato MARC

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Menú Ayuda: Primeros pasos - Sugerencias

Primeros pasos Sugerencias

Acerca

de ABIES

Esta ventana ofrece información sobre el propioprograma.

La parte superior muestra el nombre y versión dela aplicación, junto con el copyright y el sitio webde Abies. El sitio web es accesible directamentehaciendo clic sobre el texto.

La parte inferior contiene una lista con lainformación detallada de versión de cada uno de losmódulos del programa. Esta lista es muy útil paraconocer si estamos manejando la última versión deesos módulos, y así mantener el programa bienactualizado.

Se muestran cadavez que arranca elprograma.

Es posibledesactivarlohaciendo “clic” enesta opción.

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Menú Ayuda: Página de Abies - Foro Abies

El foro de Abies en Internet lepermite ponerse en contacto conotros usuarios de la Aplicación deBibliotecas Escolares. Podráintercambiar opiniones, recabarinformación, resolver dudas deutilización y ayudar a otros aavanzar en el buen uso delprograma.

En la página web de Abies enInternet, podrá acceder a toda lainformación relacionada con Abiesque puede resultarle de interés,conocer las últimas novedades,descargar las últimas versiones de laaplicación y de sus módulosauxiliares, así como ponerse encontacto con otros usuarios delprograma utilizando el foro dedebate creado al efecto.

Foro de ABIES

Página de ABIES

http://abies.cnice.mecd.es/

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Módulo Catálogo (I)

La información sobre los fondos propios de laBiblioteca se estructura en dos bases de datos:registros bibliográficos y ejemplares, para evitartoda redundancia innecesaria.

La base de datos de registros reúne ladescripción bibliográfica del objeto. Contiene,por tanto, la información común a todos losejemplares idénticos.

La base de ejemplares contiene informaciónespecífica de cada ejemplar concreto.

Control de acceso

Términos significativos por los quepodemos realizar búsquedas

Permite seleccionar elcampo sobre el querealizamos la búsqueda,simplemente, marcandoel campocorrespondiente encualquiera de losregistros.

Si la consulta serealiza desde aquí sóloafecta al Catálogo yequivale a la aplicaciónde un filtro sobre elmismo. No se realizasobre el/los Depósito/s.

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Módulo Catálogo (II)

Da acceso acatalogar unnuevoejemplar,apareciendoen primerlugar elcuadro dediálogo“Consultaavanzada”que realiza labúsquedatanto en el“Catálogo”como enel/los“Depósito/s”.

Sirve paramodificar laficha que seencuentraseleccionaday, por tanto,creada.

Sólo puedeser utilizadapor elAdministra-dor y sirvepara eliminardefinitiva-mente unejemplar del“Catálogo”.

Desempeñala función(especialmenteen red) dehacer queaparezcan loselementos del“Catálogo”,después deque hayanpodido serañadido,modificados,eliminados,prestados odevueltosejemplaresdesde elmismo o desdeotro puestoinformáticocon acceso alprograma.

Botóninformativo.Aparece unatabla referida alejemplar queestáseleccionado enla que apareceel tipo de lector,curso, apellidosy nombre, juntocon la fecha enque se haprestado elejemplar y eltotal de lecturasrealizadas. Estebotón esaccesible por elAdministrador yel Bibliotecario.

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Catalogación

La incorporación defondos al catálogo sigue elmismo método que lasversiones anteriores.

Primer paso: Consultarlos depósitos activados porsi se localiza el registrobibliográfico ya elaborado.A partir de criterios debúsqueda sencillos sedetermina la existencia oausencia del registro.

Segundo paso: Si existese aprovecha, quedandoúnicamente por consignarlos datos del ejemplar (deesta manera se agiliza yfacilita el trabajo rutinarioy tedioso de elaborar elregistro bibliográfico).Aparece un cuadro dediálogo que nos permiteañadir un nuevo fondo o unnuevo ejemplar a un fondoya existente.

Además, se optimizael funcionamiento de laaplicación y laintegridad de los datos,al no duplicar fondosidénticos, añadiendosimplementeejemplares a los yaexistentes.

El módulo Catálogoda acceso a todos losprocesos relacionados.Desde aquí se realizantodas las tareas demantenimiento delcatálogo de labiblioteca: acceso atoda la información delos fondos yejemplares, realizarconsultas e informes,imprimir listados,etiquetas de códigos debarra para losejemplares, tejuelos,etc.

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Consulta del Catálogo en línea (OPAC) (I)

Es el instrumento que nospermite consultar los fondosde la colección para localizardocumentos.

Se utiliza para:

a) Localizar los fondos quecumplen unas determinadascondiciones, seleccionar y,posteriormente, consultar.

b) Localizar registrosbibliográficos, bien en elDepósito bien en elCatálogo, en el momento decatalogar un ejemplar.

Aparte del “Tipo de documento” sólo se puede utilizar un bloque para establecer loscriterios de búsqueda.

No es sensible a los símbolos diacríticos.

Las palabras no significativas no son términos válidos de búsqueda.

El orden de los términos es indiferente.

Consulta simple

Sirve paraseleccionardeterminadosejemplares.

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Consulta del Catálogo en línea (OPAC) (II)

Permite establecercriterios de búsqueda másprecisos. Incluye máscampos y la posibilidad deutilizar operadoresboleanos o lógicos (Y - O -NO).

Consulta avanzada

Una vez recuperado elresultado de la consulta,se nos muestra en pantallael número total dedocumentos recuperados yuna breve informaciónsobre ellos. Si hacemos“clic” sobre “Aplicarfiltro”, en la pantalla delCatálogo sólo apareceránlos documentosseleccionados, para poderanalizarlos más en detalle.

Para volver a lasituación inicial bastapulsar “Quitar filtro”.

Sirve parabuscar o crearun nuevoejemplar.

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Consulta del registro bibliográfico y ejemplares

Se accede desdeel Menú Catálogo >Consulta simple oConsulta avanzada.

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Catálogo: Descriptores de materia y la CDU

El registro bibliográficose compone básicamentede dos elementos:

a) Una descripción deldocumento (título, autor,año de publicación, lugar,número de páginas, etc.)

b) Una descripción delcontenido del documento,es decir una explicaciónde las materias o temasque son tratados en eldocumento.

Las entradas de CDU sepueden dar de alta, eliminar omodificar desde el MenúAuxiliares > opción “CDU”.

Para ello se utilizan los“descriptores de materia”y el sistema CDU queasigna una clavenumérica a cada parceladel saber.

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Catálogo: Imprimir libro de registro y listado ejemplares

Esta opción nos sitúa en uncuadro de diálogo al que noafecta el hecho de quehayamos aplicado un filtro ynos permite imprimir todo ellibro. Podemos imprimir apartir del número de registroque seleccionemos; a partirde una fecha; un intervalo.

Se imprimirá con lascondiciones que hayamosmarcado con unapresentación preliminar.

Nos permite realizar un listado detodos los fondos por ejemplares, obien podemos imprimir ejemplaressueltos, señalando los números deregistro separados por coma (6,9,15,...), o bien seleccionar un rango entredos números de registro.

En esta opción es posible presentarlos ejemplares ordenados por elnúmero de registro, por el número deejemplar, por la fecha de alta, por lostítulos, por los autores o por laseditoriales.

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Catálogo: Imprimir tejuelos y códigos de barras

El último proceso de catalogación esimprimir el tejuelo y el código de barras.

Se nos dan tres tipos de etiquetas yacreadas, que podemos modificar o eliminar.

Para crear o personalizar un nuevomodelo de etiqueta se pulsa “Nueva” en elárea “Tipo de etiqueta” y habrá que definiren milímetros las distancias en losrespectivos controles para crear omodificar dicho formato.

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Catálogo: Informe

Para obtener un listadocon los registrosbibliográficos de la rejillade datos, está habilitadaen el Menú Catálogo laopción “Informe”.

Por medio de ella seinicia un asistente queguía todo el proceso hastaobtener el listado.

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4

Selección decampos quequeremos queaparezcan en elinforme.

Posibilidad deponer título alinforme y una seriede opciones queaparecen marcadaspor defecto.

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Módulo Depósito

El Depósito Abies y el/los DepósitosAuxiliares ayudan a que la labor de catalogaciónse simplifique y agilice.

Son bases de datos de referenciasbibliográficas que no llevan asociada una basede datos de ejemplares, es decir, podemosencontrar fondos pero no ejemplares.

Funciónbásicamenteigual que la delMódulo“Catálogo” perola búsqueda sóloafecta a losDepósitos

Acceso a la ayuda de Abies respecto del“Depósito” (igual que si pulsamos F1).

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Instalación del Depósito

El proceso se inicia desdeel menú de arranque del CD-ROM de Abies y es guiadopor un asistente.

Este proceso puede tardarde 5 a 10 minutosdependiendo de la velocidaddel equipo.

Una vez instalado esnecesario activar el Depósitopara que esté realmenteoperativo. Para ello habráque ir al Menú Herramientas> Enlace a datos.

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Depósito de Abies - Depósito Auxiliar

Depósito Auxiliar

Depósito Abies

Mediante el botón “Detalles”podemos tener acceso a losdatos principales y adicionales,pero no a los datos delejemplar, del fondoseleccionado.

Listado de referenciasbibliográficas.

Detalles del fondoseleccionado.

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Módulo Préstamos

Las operaciones están agrupadas en la mismaventana para facilitar el acceso a las mismas.

Para poder prestar documentos, lógicamente,es necesario tener documentos catalogados ylectores dados de alta y con el carné vigente.

Filtro por ejemplar Filtro por curso Filtro por lector Retrasos

Icono retrasos

La opción pordefecto es“Búsqueda porejemplar”.

Barra dedesplazamientopara ver loscampos que noquedan a la vista.

Estos botonessólo puedenactivarse siexistendocumentosprestados quecumplan elrequisitocorrespondiente.

Hacereferencia atodos los librosprestados.Aparece con doslíneas porregistro(ejemplar-préstamo ylector).

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Realización del préstamo

Examinar.

Si seleccionamos unejemplar ya prestadoaparecerá un mensaje deaviso: “Este ejemplar ya estáprestado”.

Si el ejemplar es “Noprestable” aparece unmensaje que nos advierte dedicha circunstancia y deja enblanco el cuadro de diálogo.

Si el lector ya tiene el cupocubierto, nos lo advierte elprograma y no deja realizarlaprestación de otro libro.

Si introducimos un códigode un ejemplar que ya seencuentra prestado apareceráel mensaje “Prestado” encolor rojo intermitente.

Si el código es adecuadoqueda en fondo blanco yaparecen los datos delejemplar. De la mismamanera ocurre con el lector.

La fecha de terminación delpréstamo se puede modificar.Si la misma coincide ensábado o domingo retrasaautomáticamente ladevolución hasta el lunessiguiente.

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Devolución del préstamo

Examinar.

Al escribir el códigoaparecen tanto los datosdel ejemplar como losdatos de lector y la fechaprevista de devolución

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Prórroga del préstamo

Examinar.

Seleccióndel código delejemplar.

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Anulación del préstamo

Examinar.

Es equivalente adevolver el ejemplar, salvopor el hecho de que seconsidera anulado cuandoel ejemplar no sale de laBiblioteca, y porque en“Estadísticas” no figuranlos préstamos anuladospero sí los ejemplaresdevueltos.

Desde la opción “Devolución”no podemos pasar directamentea “Prórroga” o a “Anulación”, nide “Prórroga” a “Anulación” yviceversa, salvo que eliminemosel código del ejemplar y lovolvamos a poner, aunque seael mismo.

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Módulo Estadística

La automatización de la biblioteca facilita laobtención de datos estadísticos relativos a suactividad y utilización.

La información se presenta de manera gráficay numérica.

En el menú Herramientas > Opciones deprograma se configuran algunas característicasrelacionadas con la presentación deestadísticas.

Opciones

Acceso a la ayuda de Abies respecto de“Estadística” (igual que si pulsamos F1).

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Estadística: Títulos más prestados

Se puede delimitar el intervalo detiempo al que se refieren lasestadísticas.

Los resultados se presentan enformato gráfico. Las opciones quese pueden aplicar son:

barra - circular - portapapeles - archivo - imprimir - 3 dimensiones

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Módulo Lectores

Realización debúsquedas,según tengamosmarcado algunode los camposque aparecen enpantalla.

Permiteseleccionar loslectores hastacon cuatrocriterios.

(Imagen dellector si sehubierainsertado)

Permiteordenar por másde un campo.

Las opciones“Detalles”, “Eliminar” y“Actualizar” sonexactamente lasmismas que en el casodel Módulo “Catálogo”.En la opción “Nuevo”no hay consulta previay, además, el cuadro dediálogo es bastantemás simple, si bien hayque tener todos losdatos de los lectorespreviamente.

Desde este módulo se realizatodo lo relativo a la gestión de losusuarios. Básicamente, elfuncionamiento es igual al delMódulo “Catálogo”.

Muestra losejemplares devueltospor el lector que seencuentra marcado.

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Alta, modificación y eliminación de lectores

Los usuarios se gestionan demanera similar a como se hacecon el catálogo.

Únicamente el administrador yel bibliotecario pueden realizaresta tarea.

El encargado puede consultarlos datos pero no puede hacermodificaciones.

Si se desea se puede introduciruna imagen del lector previamenteescaneada. Se soportan losformatos gráficos más extendidos:jpg, gif, ico, bmp, emf y wmf.

Cuando pulsamos en el botón“Nuevo” del Módulo “Lectores”nos aparece el siguiente cuadro dediálogo”:

No es necesaria la letra, la añade automáticamente elprograma, pero exige la presencia de ocho dígitos odejarlo en blanco.

Por defectola del sistema,pero se puedemodificar pormedio delcalendario queaparece.

Examinar.

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Impresión de carnés de lectores

Los carnés se pueden imprimir en cualquier momento. Sutamaño es fijo (82 mm. x 55 mm.) y se realizan en papel DIN-A4,independientemente de la impresora que utilicemos.

Las opciones de orden y filtro realizadas afectan directamentea la impresión de carnés.

Selección delectores.

Selección deltipo de etiqueta.

Aunque nospermite crearuna nuevaetiqueta no sepuede modificarel tamaño de lamisma, sólo nosdeja ampliar odisminuir ladistancia demárgenes yentre etiquetas,siempre entamaño depapel A4.

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Incrementar validez del carné

Hace referencia al periodo de validez del carné. Presenta un cuadro de diálogo en el quepodemos aumentar por años completos (entre 1 y 100), cuando pulsamos el botón“Incrementar periodo”, y después de pulsar en “Aceptar” del cuadro que aparece acontinuación.

Este sistema de incremento afecta a todos los lectores y no sólo a los que esténseleccionados. Es necesario realizarlo cada comienzo de curso, con el fin de que loslectores estén actualizados, pero debe hacerse antes de que hayamos introducido losnuevos lectores, para evitar que éstos obtengan un año más de validez del carné de lo queles corresponde.

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Promocionar de curso

Debemos rellenar los cursos a los quepromocionan los alumnos.

Si no queremos promocionar algúncurso debemos rellenar con los mismosdatos la celda de la izquierda. Si dejamosen algún caso la celda de la derechavacía, lo que haremos será eliminar elcurso en los lectores del curso anteriorcorrespondiente a esa celda.

Se recomienda que antes de realizarestas operaciones de promoción de cursovayamos al Menú Herramientas >Opciones > Edición y se desactive lacasilla “Pedir confirmación antes deguardar”, porque si no lo hacemos asídebemos ir pulsando en “Aceptar” cadavez que el programa modifica el curso decada uno de los lectores.

En el caso de alumnos que abandonanel Centro hay que proceder a darles debaja.

En el caso de alumnos repetidores nonos queda más remedio quepromocionarlos en el grupo y,posteriormente, acudir a su fichapersonal y modificar el curso.

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Opción Informe del Módulo Lectores (I)

Funciona exactamente igual que en el Módulo “Catálogo”. En este Módulo teóricamente sepuede incluir el campo “fotografía”, pero no está activada la orden HTML correspondiente ala incorporación de gráficos. Por lo demás, sin tener en cuenta la fotografía, tiene las mismasopciones, aunque aquí los campos hacen referencia a los lectores y no a los ejemplares.

Se activa un asistente que ayuda a confeccionar los informes en diferentes formatos,permitiendo seleccionar los campos correspondientes.

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Opción Informe del Módulo Lectores (II)

A partir de aquí se genera el informecon los campos seleccionados y en elformato que hayamos elegido.

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Módulo Auxiliares

Las tablas auxiliares contienen los datosque se utilizan en los distintos procesostécnicos de la biblioteca.

En unos casos estos datos se escogen de unconjunto amplio (descriptores o la CDU) y enotros se establecen directamente por labiblioteca, como es el tipo de lectores y deejemplares.

Es en realidad una página de configuraciónde bastantes elementos que componen loscampos de una ficha documental.

Todos estoselementos sepueden añadir,modificar oeliminar(opciónexclusiva delAdministrador)sin necesidadde queestemostrabajando conuna fichaconcreta

Acceso a la ayuda de Abies respecto de“Estadística” (igual que si pulsamos F1).

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Recomendaciones sobre el Módulo Auxiliares

Es necesario estudiar las característicaspropias de la biblioteca y establecer loscriterios que se van a seguir en los distintosprocesos. Así es necesario establecer lossiguientes parámetros:

• Los descriptores de materia que se van aemplear para describir los contenidos delos documentos.

• Las categorías de la CDU (si se va autilizar) para asignar materias a loscontenidos.

• Las aplicaciones pedagógicas adaptadasa los fines y proyectos del centro.

• Los tipos de fondos, es decir, cuáles sonlas categorías y qué criterios se van aseguir para asignar a cada fondo su tipocorrespondiente.

• Las ubicaciones entre las que se van adistribuir los ejemplares.

Los valores de las tablas auxiliares vienenfijados de antemano, pero sólo como valoresde referencia. Es el centro el que debedecidir qué valores se van a establecer paraque se adapten a su situación.

Si se modifica un valor de una lista deAuxiliares ya existente, los “inversos” delCatálogo dejarán de estar actualizados,reflejándose en la barra de estado delprograma. Por tanto, se deberá ejecutar elasistente para la generación de los inversos(Menú Archivo > Generar inversos).

Si se intenta añadir un valor que ya seencuentra en una tabla auxiliar, Abiesinformará de tal situación, no permitiendoseguir con el alta.

Si se intenta eliminar un valor de unalista, cuando este valor está siendo utilizadopor cualquiera de los fondos o por alguno delos lectores, Abies nos informa de talsituación y no nos permite borrarlo.

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Conjunto de opciones del Módulo Auxiliares

Debajo del cuadro de búsqueda aparece elnombre de la tabla activa (la que hemospinchado en el panel izquierdo) y debajoaparecen los nombres de los campos dedicha tabla, en forma de botón de color grisoscuro. Al hacer clic sobre el botón seordenan alfabéticamente de acuerdo con esecampo (esto tiene importancia a la hora deimprimir).

A continuación se presenta la lista deelementos con los distintos campos, uno delos cuales está siempre activo, y es el queindica el criterio de búsqueda (por defecto,el campo activo es el primero, y las opcionesde búsqueda se realizan en “Código”

En la parte inferior de este panel derechoaparece un nuevo panel en el que figurantodos los fondos relacionados con elcontenido del campo activo.

Salvo las opciones “Portada”, “CDU” e“Imprimir”, el funcionamiento de lasdistintas tablas es muy similar.

En el panel derecho encontramos en laparte superior la lista de elementos quehayamos marcado en el panel izquierdo,además de la opción “Buscar” (que lo quehace es señalar el registro más próximo a labúsqueda).

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Instalación y configuración de Abies en Red (I)

La base de datos se ubicará en unúnico ordenador. Desde el punto devista de la seguridad, es interesantededicar un equipo exclusivamentepara las tareas administrativas yhabilitar otros para que los lectores(docentes o discentes) puedanconsultar el catálogo.

Para compartir o conectarse a uncatálogo es necesario estar en elnivel de acceso de administrador. Lasecuencia a seguir es la siguiente:

Si se utiliza W98 o W95, basta conabrir las propiedades de la carpetaque contiene la base de datos ycompartirla con permiso de accesototal. Si se quiere, se puedeestablecer una contraseña paradificultar el acceso de usuarios noautorizados.

Cuando se comparte, se modificael icono que identifica la carpeta.

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Instalación y configuración de Abies en Red (II)

Primero habrá que instalar Abies enaquellos puestos que van a accederal Catálogo (requisito ineludible).

Especificar la ubicación de la basede datos (Administrador): Desde elMenú Herramientas > Enlace adatos, se establecen las ubicaciones.

Menú Herramientas > Control deacceso.

Es importante garantizar unasmínimas condiciones de seguridaden todos los puestos conectados alCatálogo.

Configuración

Control de acceso

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Actualización de Abies

Es necesario que el usuario conozca exactamentela versión de los archivos de Abies que estáutilizando. Para ello, tiene dos opciones:

a) Explorador de Windows> Carpeta C:\Archivos deprograma\Abies2, en donde con el botón derechodel ratón podrá hacer “clic” en cada uno de losarchivos. Aparecerá un menú emergente ypulsaremos la opción “Propiedades” >Versión.

b) En Abies 2, Menú Ayuda>Acerca de Abies.

Proceso:

1) Descargar de internet el archivoparche a una carpeta del disco duro.

2) Ejecutar el asistente deactualización(Inicio>Programas>Abies2>Asistente de actualización).

3) Comprobar que la ubicación de losarchivos de la aplicación Abies es lacorrecta. Si no lo fuese habrá quelocalizarla.

4) Localizar, por medio del botón“Examinar” de la líneacorrespondiente, la carpeta en quese ha descargado el parche.

5) Hacer “clic” en el botón“Actualizar” (será utilizable cuandolos dos campos estén completos”.

El asistente irá mostrandoinformación del progreso y uninforme de la actualización.

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Programa Z-Pista

Se trata de un programaque se encuentra en el CD-ROM de la aplicación, juntocon un manual en formato“pdf”.

Facilita el acceso ainternet por medio delprotocolo 239.50 de accesoa Bibliotecasuniversitarias,gubernamentales,estatales.

Por medio de esteprograma se puedenobtener referenciasbibliográficas directamentede internet paraincorporarlas después alDepósito en el disco duro,por medio de la opciónArchivo>Importar al discoduro. Dicha incorporaciónse realizaría por lotes.

Supongamos que tenemos que catalogar una determinadacolección, y que la localizamos en la Biblioteca Nacional deEspaña. Independientemente del formato original que tenga,las bibliotecas referenciadas en Z-Pista pueden sernos degran ayuda, ya que podemos bajar las referenciasbibliográficas e incorporarlas al Depósito.

Con la conexión a internet activada, la secuencia seríaInicio>Programas>Zpista.

Se abriría un cuadro de diálogo que nos permite iniciar lasesión con el asistente (marcamos la que corresponda ypulsamos “Aceptar”) o “Cancelar” para entrar en elprograma sin más.

A partir de ahí seguiríamos los procesos que se describenen el manual de Z-Pista.

Es conveniente que la carpeta de destino donde vayamosubicando las referencias bibliográficas se cree dentro de lacarpeta del programa para facilitar la posterior labor deimportar al depósito del disco duro.

Finalmente hay que recordar todo lo que se ha dicho delMódulo Auxiliares referido a “Importar al depósito del discoduro”.

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[email protected]

http://abies.cnice.mecd.es/

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