Aplicació del protocol per a la gestió de fons obsolets i duplicats

4a Jornada Biblioteques Judicials 15 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials

Grup de gestió de fons obsolets i duplicats- Diana Campos - Sònia González- Cristina Molina- Alba Roman- Eulàlia Sau- Eduard Simó

Compartim 2010Aplicació del protocol per a la gestió de fons obsolets i duplicats

Programa de gestió del coneixement


Producte Compartim 2008Protocol per a la gestió de fons obsolets i duplicats

Elaboració i presentació de la versió beta del document:“Gestió de fons i de col·leccions. Política de col·lecció i criteris de gestió de fons de la Xarxa de Biblioteques Judicials de Catalunya”



Contingut del document:

- Indica la política de col·lecció (conservació/ preservació/ eliminació) a la Xarxa de Biblioteques Judicials de Catalunya

- Estableix criteris i sistemàtica per fer esporgada del fons de la biblioteca, tenint en compte la necessària preservació

- Indica la sistemàtica per a la gestió de fons procedents de donatius que la biblioteca no incorpora al seu fons

Millores que el producte aporta a l’organització:

- Millora la gestió dels fons bibliogràfics

- Facilita la racionalització dels espais



Producte Compartim 2009Implementació del protocol per a la gestió de fons obsolets i duplicats

Posada en funcionament del protocol per avaluar el bon funcionament de la sistemàtica i dels models de documentsa utilitzar en el procés.



Gener – maig 2009

- Període de revisió de criteris, observacions i comentaris alsdocuments del protocol per part de tot l’equip

- Modificació de documents i/o creació de nous documents



Necessitat de fer entenedors els documents i el procés abans de la posada en funcionament

Juny 2009Presentació pràctica en el Seminari de Biblioteques Judicials 2009-I

Presentació de guia Explicació d’exemples Pràctica en grups sobrepràctica i esquema sobre casos reals exemples de casos reals



Juliol - octubre 2009

- Prova pilot del procés amb biblioteques de la Ciutat de la Justícia

- Prova pilot de revisió de llistats de fons - El grup de treball es converteix en comissió de valoració de fons (CVF)

- Més modificacions en processos i documents:

Per exemple: - Centralització de l’enviament dels llistats de donatius a

biblioteques externes

- Més sistematització del document model per fer els llistats de fons esporgats o duplicats




1. Aplicació del protocol per les biblioteques judicials

- Recollir dades de l’aplicació de tot l’any 2010 (primer any sencer)

- Valorar i avaluar el sistema




2. Tasca de grup de treball- Revisió final dels llistats de fons desestimats per les biblioteques judicials de Catalunya

- Difusió dels llistats a biblioteques externes




3. A partir de l’aplicació del protocol:- Resolució d’incidències i/o qüestions

- Establiment de noves sistemàtiques, canvis en documents, etc., segons necessitats




4. Presentació de documents i canvis en la sistemàtica en el Seminari de BibliotequesJudicials 2010-2(novembre 2010)


Compartim 2010. Aplicació del protocol per a la gestió de fons obsolets i duplicats

Indicadors per avaluar l’aplicació del protocol:

- Dades numèriques dels fons gestionats: - nombre de volums tractats, en total i també segons tractament efectuat- nombre de metres lineals de prestatgeria guanyats a cada biblioteca

Indicadors generals de l’activitat de la CVF i del sistema :- Nombre de reunions- Nombre total de dubtes, consultes etc. rebuts i resolts per la CVF- Nombre de llistats revisats- Nombre de títols revisats - Nombre de llistats enviats a biblioteques externes- Recull de les dades numèriques enviades per les biblioteques sobreels processos d’esporgada i de gestió de donatius duts a terme



Dades numèriques dels fons gestionats

Nombre de volums tractats (1)

Gestió d’exemplars procedents d’ESPORGADA dels fons de les biblioteques

Biblioteca Exemplars proposats per esporgarBadalona 1Ciutat de la Justícia 306Fiscalia 286Girona (jutjats) 225Girona (Audiència) 46Mataró 75Rubí 56Sabadell 100

Total exemplars 1.095




Nombre de volums tractats (2)

Gestió d’exemplars procedents de DONATIUS efectuats a les biblioteques judicials

Biblioteca Exemplars gestionats, procedents de donatiu TSJC Palau de Justícia 1.585TSJC Sala CA 7Ciutat de la Justícia 4.444Fiscalia 85IMLC 154L’Hospitalet de Llobr. 110Barcelona comarques 114Sabadell 204Girona (Jutjats) 407Girona (Audiència) 209Lleida 598Tarragona 1.295

Total exemplars 9.212




Nombre de volums tractats (3) TOTAL

Exemplars proposats per esporgar

1.095

Exemplars procedents de donatius gestionats

9.212

Exemplars gestionats amb el protocol

TOTAL 10.307




Nombre de volums tractats (i 4) segons tractament efectuat

TRACTAMENT EFECTUAT1.095

proposats ESPORGAR

9.212 procedents DONATIUS

10.307TOTAL

Conservats a la biblioteca 34 catalogats 34

Conservats com a RESERVA 21 158 179A biblioteques judicials Catalunya 325 1.070 1.395Conservats com a repositori 5 14 19A biblioteques externes 36 387 423

CONSERVATS 421 1.629 2.050

DESESTIMATS (a eliminar) 674 7.583 8.257




ESPORGADA: metres lineals guanyats a les bibliotequesExemplars esporgats

Metres lineals

Badalona 1 0,03Ciutat de la Justícia 306 8,75Fiscalia 252 7,20Girona (jutjats) 205 5,86Girona (Audiència) 46 1,31Mataró 74 2,11Rubí 56 1,60Sabadell 100 2,86

TOTAL 1.040 29,72 m/l



Indicadors generals de l’activitat de la CVF i del sistema

Nombre de reunions 2010 8

Consultes, dubtes, etc. resolts 12

Nombre de llistats revisats - 94 llistats- 8,5 llistats al mes (sense agost)

Nombre de títols revisats - 7.524 llibres i números de revistes

- 5 membres CVF revisió i anotació dels llistats - 1 membre revisió final

- Mitjana de 1.504 llibres per membre

- Mitjana de 684 llibres per mes

- Recull de les dades numèriques enviades per les biblioteques sobreels processos d’esporgada i de gestió de donatius duts a terme



Indicadors generals de l’activitat de la CVF i del sistema

Llistats enviats a biblioteques externes

- 34 llistats (es fa refosa dels llistats d’una mateixa biblioteca)

- Mitjana de 3 llistats al mes (sense agost)

Nombre d’adreces on s’envia cada llistat

- Total 260 adreces - 64 a Catalunya- 196 a la resta d’Espanya

Total de llibres demanats i enviats a biblioteques externes

423



RESUM indicadors de resultats

Llibres gestionats en total (procedents tant d’esporgada com de donatius rebuts)

10.307

• Conservats / reubicats a la Xarxa deBiblioteques Judicials de Catalunya 1.627 (15,78 %)

• Enviats a altres biblioteques externes 423 (4,10 %)

Total conservats 2.050 (19,89 %)

Total eliminats 8.257

Metres lineals guanyats (esporgada) 29,72 m/l



Projectes 2011

- Aplicar el protocol i analitzar l’aplicació 1 any més

- Efectuar i implementar canvis i millores en el producte

- Completar i mantenir els documents del sistema

- Continuar amb la tasca regular de revisió de llistats de fons



Moltes gràcies!!


Aplicació del protocol per a la gestió de fons obsolets i duplicats

Education

Transcript of Aplicació del protocol per a la gestió de fons obsolets i duplicats