II Encuentro EuQuality 2008II Encuentro EuQuality 2008

Bienvenidos Bienvenidos

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Parte I“ORGANIZACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO”

Parte II“LA METODOLOGÍA DE LAS 5’S”

Parte III“LA AUDITORIA DE LAS 5’S

I.1 – ORGANIZACIÓN EN EL PUESTO DE TRABAJO INTRODUCCIÓN

Gran parte de nuestro trabajo exige una intervención

inmediata, sin embargo …

¿es ésta en realidad una forma productiva de utilizar nuestro

tiempo?

Desperdicio es …

“todo aquello que no añade valor a nuestra actividad”

Acostumbramos a pensar que el tiempo es algo que añade valor. Por el contrario, deberíamos considerar que el tiempo es algo que erosiona el

valor cuando se malgasta. Debemos tomar medidas concretas para acelerar la mejora de nuestro puesto de trabajo y, de este modo, desempeñar nuestras funciones y responsabilidades con más eficiencia para poder

avanzar.

I.2. – EL DESPERDICIO

IDEAS BÁSICAS

Es necesario introducir prácticas para mejorar nuestra actividad diaria allí donde tiene lugar la acción.

El 90 por ciento de las mejoras procede del sentido común

En realidad, nadie conoce las zonas de trabajo mejor que los propios trabajadores.

I.3 – ELIMINAR, COMBINAR Y SIMPLIFICAR

La mejora definitiva debe ser fruto de un análisis sistemático, basado en una serie de preguntas a las que hay que dar satisfactoria respuesta.

La razón de estas preguntas es la de:

• ELIMINAR

• COMBINAR

• CAMBIAR EL ORDEN

• SIMPLIFICAR

… los trabajos y las tareas que componen el proceso.

Para poder obtener respuestas adecuadas,

• Hay que estudiar los hechos, no las opiniones

• Hay que estudiar las causas, no los efectos

• Hay que estudiar las razones, no las excusas

• Preguntarse PORQUE en relación a QUE SE HACE nos conduce a poder ELIMINAR algo que no es necesario y que veníamos haciendo.

• Preguntarse PORQUE en relación a DONDE, CUANDO y QUIEN nos conduce a poder COMBINAR o PERMUTAR el emplazamiento, el orden de las operaciones o las personas.

• Preguntarse PORQUE en relación a COMO SE HACE nos conduce a poder SIMPLIFICAR el modo de efectuar los trabajos.

I.4- ORGANIZACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO

Rasgos más característicos de los trabajos improductivos:

• La falta de materiales: El trabajador debe perder tiempo en buscar los materiales que le faltan.

• La falta de herramientas: En muchas ocasiones el trabajador se encuentra con que no puede continuar su trabajo porque le falta alguna herramienta.

• Los excesivos desplazamientos: Como consecuencia de tener lejos del lugar de trabajo los materiales y las herramientas que se precisan en ese momento.

• "Titubeos" del trabajador: Motivados porque no siempre se tienen los elementos necesarios en el mismo lugar y, entonces, cuando se necesitan, no se recuerda con exactitud donde están.

• El desorden: Por tener en la sección o puesto de trabajo "cosas" que no se utilizan o no se van a utilizar en un plazo inmediato.

• Las "interrupciones" en la ejecución del trabajo: El trabajo debe seguir un flujo o corriente lo más constante posible.

Rasgos más característicos de los trabajos improductivos:

• La falta de materiales: El trabajador debe perder tiempo en buscar los materiales que le faltan.

• La falta de herramientas: En muchas ocasiones el trabajador se encuentra con que no puede continuar su trabajo porque le falta alguna herramienta.

• Los excesivos desplazamientos: Como consecuencia de tener lejos del lugar de trabajo los materiales y las herramientas que se precisan en ese momento.

• "Titubeos" del trabajador: Motivados porque no siempre se tienen los elementos necesarios en el mismo lugar y, entonces, cuando se necesitan, no se recuerda con exactitud donde están.

• El desorden: Por tener en la sección o puesto de trabajo "cosas" que no se utilizan o no se van a utilizar en un plazo inmediato.

• Las "interrupciones" en la ejecución del trabajo: El trabajo debe seguir un flujo o corriente lo más constante posible.

I.5- ORDEN Y LIMPIEZA: HOUSEKEEPING

"Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar"

Cuatro reglas importantes

• Fijar las reglas y cumplirlas. Decidir, por ejemplo, que operaciones de limpieza son necesarias, cuando se han de realizar y por quien. Mantener una programación regular.

•Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Esto incluye ubicaciones especiales para almacenaje de documentos, archivos, materiales … y la utilización de marcas y etiquetas apropiadas.

•Si no se hace nada, nada se mejora. Esto significa prestar atención constante a los problemas del puesto de trabajo y tratar de encontrar formas de mejorar la situación aunque solo sea un poco.

•Si no lo puedo hacer solo, buscar ayuda. Una vez que se haya detectado un problema, lo mejor es tratar de resolverlo por uno mismo, pero no se debe gastar tiempo sino se encuentra una solución inmediata. Pedir ayuda a alguien que pueda tener el conocimiento y la experiencia para resolverlo

"Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar"

Cuatro reglas importantes

• Fijar las reglas y cumplirlas. Decidir, por ejemplo, que operaciones de limpieza son necesarias, cuando se han de realizar y por quien. Mantener una programación regular.

•Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Esto incluye ubicaciones especiales para almacenaje de documentos, archivos, materiales … y la utilización de marcas y etiquetas apropiadas.

•Si no se hace nada, nada se mejora. Esto significa prestar atención constante a los problemas del puesto de trabajo y tratar de encontrar formas de mejorar la situación aunque solo sea un poco.

•Si no lo puedo hacer solo, buscar ayuda. Una vez que se haya detectado un problema, lo mejor es tratar de resolverlo por uno mismo, pero no se debe gastar tiempo sino se encuentra una solución inmediata. Pedir ayuda a alguien que pueda tener el conocimiento y la experiencia para resolverlo

II.1- LA METODOLOGIA DE LAS 5’S. INTRODUCCIÓN

IDEA: "mantener las cosas escrupulosamente limpias y ordenadas incrementará la eficiencia y la moral de los todos empleados "

Objetivos:

• Un lugar de trabajo seguro y limpio: Mantener el lugar de trabajo seguro y limpio eliminando las cosas innecesarias y ordenando las necesarias.

• Un lugar de trabajo sin fallos: Crear y mantener un sistema de trabajo en el que se puedan tomar medidas correctoras de fallos y donde estén definidas las zonas de ubicación de las piezas defectuosas.

• Un lugar de trabajo sin pérdidas ni despilfarros: Organizar el espacio, el movimiento de materiales y los traslados de la forma más óptima para conseguir la máxima productividad.

• Un lugar de trabajo despejado y transparente: En el que se pueda detectar cualquier anomalía fácilmente, determinando el qué, el cómo y el dónde.

IDEA: "mantener las cosas escrupulosamente limpias y ordenadas incrementará la eficiencia y la moral de los todos empleados "

Objetivos:

• Un lugar de trabajo seguro y limpio: Mantener el lugar de trabajo seguro y limpio eliminando las cosas innecesarias y ordenando las necesarias.

• Un lugar de trabajo sin fallos: Crear y mantener un sistema de trabajo en el que se puedan tomar medidas correctoras de fallos y donde estén definidas las zonas de ubicación de las piezas defectuosas.

• Un lugar de trabajo sin pérdidas ni despilfarros: Organizar el espacio, el movimiento de materiales y los traslados de la forma más óptima para conseguir la máxima productividad.

• Un lugar de trabajo despejado y transparente: En el que se pueda detectar cualquier anomalía fácilmente, determinando el qué, el cómo y el dónde.

II.2- SEIRI (Organización). ELIMINAR LO INNECESARIO

PROCEDIMIENTO • Distinguir y clasificar los objetos innecesarios• Eliminar o guardar los objetos innecesarios • Decidir el lugar y la forma de colocación de los objetos necesarios• Marcar los espacios destinados a ubicar los objetos

PROCEDIMIENTO • Distinguir y clasificar los objetos innecesarios• Eliminar o guardar los objetos innecesarios • Decidir el lugar y la forma de colocación de los objetos necesarios• Marcar los espacios destinados a ubicar los objetos

Visión general de las tarjetas rojas

El método consiste en adherir o colocar tarjetas rojas sobre los elementos de la oficina que tienen que evaluarse para ver si son necesarios o innecesarios. Las tarjetas rojas atraen la atención de las personas porque el rojo es un color que destaca.

Un elemento con tarjeta roja está pidiendo que se planteen tres cuestiones:• ¿Es necesario este elemento?• ¿Si es necesario, es necesario en esta cantidad?• ¿Si es necesario, tiene que estar localizado aquí?

Una vez identificados estos elementos, pueden evaluarse y tratarse apropiadamente. Las acciones a realizar pueden ser:

• Tenerlos en un área de mantenimiento de tarjetas rojas durante un período de tiempo para ver si son necesarios

• Cambiarlos de localización• Dejarlos donde están• Traspasarlos a otros departamentos que los puedan aprovechar• Venderlos como chatarra• Tirarlos

Visión general de las tarjetas rojas

El método consiste en adherir o colocar tarjetas rojas sobre los elementos de la oficina que tienen que evaluarse para ver si son necesarios o innecesarios. Las tarjetas rojas atraen la atención de las personas porque el rojo es un color que destaca.

Un elemento con tarjeta roja está pidiendo que se planteen tres cuestiones:• ¿Es necesario este elemento?• ¿Si es necesario, es necesario en esta cantidad?• ¿Si es necesario, tiene que estar localizado aquí?

Una vez identificados estos elementos, pueden evaluarse y tratarse apropiadamente. Las acciones a realizar pueden ser:

• Tenerlos en un área de mantenimiento de tarjetas rojas durante un período de tiempo para ver si son necesarios

• Cambiarlos de localización• Dejarlos donde están• Traspasarlos a otros departamentos que los puedan aprovechar• Venderlos como chatarra• Tirarlos

TARJETA ROJA

FECHA Nº

AREA

ELEMENTO

CNTIDAD

POSICION

TRANSFERIR

ELKIMINAR

INSPECCIONAR

COMENTARIO

Una vez aplicada la CLASIFICACIÓN y finalizada la técnica de las Tarjetas Rosas, conviene realizar un informe de situación como punto de partida para establecer las no

conformidades resultantes y plantear acciones correctivas que permitan eliminar el origen de las mismas asociándolas a las tarjetas rojas identificadas. De este modo, sin saberlo, estamos relacionando la CLASIFICACIÓN (Primera S) con la ESTANDARIZACIÓN y la

DISCIPLINA (Cuarta y Quinta S respectivamente).

Una vez aplicada la CLASIFICACIÓN y finalizada la técnica de las Tarjetas Rosas, conviene realizar un informe de situación como punto de partida para establecer las no

conformidades resultantes y plantear acciones correctivas que permitan eliminar el origen de las mismas asociándolas a las tarjetas rojas identificadas. De este modo, sin saberlo, estamos relacionando la CLASIFICACIÓN (Primera S) con la ESTANDARIZACIÓN y la

DISCIPLINA (Cuarta y Quinta S respectivamente).

II.3- SEITON (Orden). ESTABLECER EL ORDEN Y LA ORGANIZACION La organización del puesto de trabajo comprende los cuatro pasos siguientes:

Analizar la situación presente. Es decir, zonas de archivo, movimientos de documentos y registros, colocación de las herramientas y útiles, pasillos, acceso a los equipos de trabajo, facilidad de mantenimiento, zonas de residuos selectivos, etc.

Fijar las zonas de archivo y de trabajo. La idea es mantener los documentos y registros correctamente custodiados para que sean fácilmente accesibles. Si las cosas están clasificadas y marcadas será mucho más fácil encontrarlas rápidamente y sin confusión.

Fijar el método de clasificación y almacenamiento. Escoger el método que minimice la pérdida de tiempo y esfuerzo y que a la vez maximice la eficiencia, la calidad y la seguridad. Cualquier método que se escoja (por función o por trabajo) debe ser muy claro en la identificación de nombres y lugares de forma que cualquier persona sea capaz de saber lo que hay y dónde está.

Cumplir las reglas. No basta tener un buen método de organización sino que hay que cumplirlo sin ninguna excusa. Para facilitar el cumplimiento se puede establecer un control diario de cumplimiento y una formación del sistema empleado.

La organización del puesto de trabajo comprende los cuatro pasos siguientes:

Analizar la situación presente. Es decir, zonas de archivo, movimientos de documentos y registros, colocación de las herramientas y útiles, pasillos, acceso a los equipos de trabajo, facilidad de mantenimiento, zonas de residuos selectivos, etc.

Fijar las zonas de archivo y de trabajo. La idea es mantener los documentos y registros correctamente custodiados para que sean fácilmente accesibles. Si las cosas están clasificadas y marcadas será mucho más fácil encontrarlas rápidamente y sin confusión.

Fijar el método de clasificación y almacenamiento. Escoger el método que minimice la pérdida de tiempo y esfuerzo y que a la vez maximice la eficiencia, la calidad y la seguridad. Cualquier método que se escoja (por función o por trabajo) debe ser muy claro en la identificación de nombres y lugares de forma que cualquier persona sea capaz de saber lo que hay y dónde está.

Cumplir las reglas. No basta tener un buen método de organización sino que hay que cumplirlo sin ninguna excusa. Para facilitar el cumplimiento se puede establecer un control diario de cumplimiento y una formación del sistema empleado.

EL MAPA 5SEL MAPA 5S

II.4- SEISO (Limpieza). CREACION DE UN ENTORNO LIMPIO La limpieza comprende el establecer un plan que determine dónde debe realizarse la limpieza y los procedimientos a emplear, y se puede dividir en tres fases distintas:

La limpieza general: Comprende las operaciones de limpieza mayores.

La limpieza individual: Comprende la limpieza del puesto de trabajo y de todo el espacio de trabajo y equipos.

La limpieza específica: Comprende la prevención de defectos limpiando y comprobando equipos de trabajo, mobiliario, mesas de trabajo…

La limpieza comprende el establecer un plan que determine dónde debe realizarse la limpieza y los procedimientos a emplear, y se puede dividir en tres fases distintas:

La limpieza general: Comprende las operaciones de limpieza mayores.

La limpieza individual: Comprende la limpieza del puesto de trabajo y de todo el espacio de trabajo y equipos.

La limpieza específica: Comprende la prevención de defectos limpiando y comprobando equipos de trabajo, mobiliario, mesas de trabajo…

II.5- SEIKETSU (Estandarización). MANTENER UN BUEN AMBIENTE PROCEDIMIENTO

• Establecer y publicar las normas y los estándares.• Mantener siempre un alto estándar de orden, limpieza y

organización en el lugar de trabajo.• ¿Tiene un nivel de alumbrado adecuado en su puesto de

trabajo?• ¿Existen problemas de ruido, vibraciones, calor o frío?• ¿Existen áreas de descanso para comida y bebida?• ¿Existen escapes de agua u otros líquidos o gases?• Tratar de mantener un entorno limpio• Crear un sistema de mantenimiento• Cuidar el propio aseo personal "men sana in corpore sano"

PROCEDIMIENTO

• Establecer y publicar las normas y los estándares.• Mantener siempre un alto estándar de orden, limpieza y

organización en el lugar de trabajo.• ¿Tiene un nivel de alumbrado adecuado en su puesto de

trabajo?• ¿Existen problemas de ruido, vibraciones, calor o frío?• ¿Existen áreas de descanso para comida y bebida?• ¿Existen escapes de agua u otros líquidos o gases?• Tratar de mantener un entorno limpio• Crear un sistema de mantenimiento• Cuidar el propio aseo personal "men sana in corpore sano"

II.6- SHITSUKE (Entrenamiento y disciplina). FORMACION PROCEDIMIENTO

• ¿Se realizan inspecciones diarias?• Tratar el lugar de trabajo como el propio hogar• Ser consciente de las propias actitudes y hábitos• Realizar cursos de formación específica• Reciclar los operarios cada cierto tiempo• Mantener al día los conocimientos adquiridos

PROCEDIMIENTO

• ¿Se realizan inspecciones diarias?• Tratar el lugar de trabajo como el propio hogar• Ser consciente de las propias actitudes y hábitos• Realizar cursos de formación específica• Reciclar los operarios cada cierto tiempo• Mantener al día los conocimientos adquiridos

III.6- LA AUDITORIA 5’S Para asegurar el mantenimiento de la sistemática aplicada en

la Organización, es necesario realizar auditorias con una frecuencia definida, con el fin de hacer un autodiagnóstico del proceso y detectar puntos fuertes y débiles sobre los que establecer planes de mejora contínua.

Para asegurar el mantenimiento de la sistemática aplicada en la Organización, es necesario realizar auditorias con una frecuencia definida, con el fin de hacer un autodiagnóstico del proceso y detectar puntos fuertes y débiles sobre los que establecer planes de mejora contínua.

Fecha de la evaluación:Taller / Oficina evaluada:

Criterios: 0 = muy Malo1 = malo2 = aceptable3 = bueno4 = muy bueno

Elementos Notas Observaciones

ORGANIZACIÓN

Útiles y material de oficina

Residuos (situación)

Mobiliario (estanterías, armarios…) bien organizados

Objetos personales

ORDEN

Límites de zonas y pasillos señalizados

Consumibles bien situados

Cables / tubos ordenados

Documentos / expedientes actualizados / ordenados

Presencia de objetos no necesarios

El área de trabajo está libre de obstáculos

Los útiles de trabajo están en su sitio

LIMPIEZA

Material de limpieza bien situado

Limpieza general correcta

Papeleras limpias / no rebosan

Existen recipientes para recogida selectiva de residuos

El área de trabajo está libre de basura.

Los utensilios de limpieza están en buen estado

Los productos de limpieza están disponibles y son adecuados

PULCRITUD

Ausencia de polvo en mesas, etc.

Impregnaciones (agua, aceite…)

Estado material de seguridad

Situación de los recipientes para recogida de residuos

Fugas, , goteos …

Estado de suelos, pasillos, zonas menos accesibles / visibles

Estado general del mobiliario de oficina

RIGOR

Procedimientos de orden y limpieza definidos

Procedimientos de orden y limpieza mantenidos / cumplidos

Identificación de archivos

Iluminación, temperatura, ambiente de trabajo…

Respeto al Medio Ambiente

Nº de criterios tenidos en cuenta:

TOTAL (Total/Nº criterios tenidos en cuenta) = Nota media

(Total / 120) = % de cumplimiento

EuQuality Networks, S.L.EuQuality Networks, S.L.

902.196.851

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