Maestría en Ciencias de Administración de la Construcción.

Aplicación de las principales técnicas para apoyar la planeación, dirección y control de un proyecto en el área de la construcción.

Autor: Ing. Lercia Eunice Custodio Vanderpool.

Ingeniera de profesión optando para el título de Maestría en Ciencias de Administración de la Construcción impartida en el Instituto Tecnológico de Santo Domingo.

Introducción:

Para poder realizar un proyecto en tiempo y costo adecuado es necesario elaborar un plan en base al cual se pueda programar y controlar toda la obra. Se define un proyecto como una serie de tareas relacionadas, parcialmente ordenadas y generalmente dirigidas a la obtención de un resultado importante, por lo que requiere un largo período de tiempo para su finalización. El gerente de proyecto debe elaborar un plan de trabajo escrito en el que identifique el trabajo que necesita hacerse, quién va a hacerlo, cuándo debe hacerse, cómo debe hacerse y bajo que costo, al igual que debe tener el control del proyecto administrando el tiempo y el costo del mismo. El objetivo de esta investigación es informar sobre cómo se puede administrar un proyecto mediante la integración dinámica y óptima de las funciones de planeación, dirección y control para alcanzar un fin grupal, de la manera más económica y en el menor tiempo posible, utilizando diversas técnicas de programación.

Abstract.-

A project is defined as a series of related tasks, orderly and aimed at obtaining an important result. The objective of this research is to inform about different programming techniques that can be used when managing a construction project by the dynamic and optimal integration of the functions of planning, management and control of the project, getting it the way most economical and in the shortest time possible.

Palabras claves:

Proyecto: una serie de tareas relacionadas, parcialmente ordenadas y generalmente dirigidas a la obtención de un

resultado importante, por lo que requiere un largo período de tiempo para su finalización.

Administración de proyecto: Es la planeación, dirección y control de recursos (personas, materiales, equipos) para cumplir con las restricciones técnicas (parámetros, especificaciones de calidad, tiempo y presupuesto).

Planeación: Es el estudio y selección de alternativas sobre pronósticos de operaciones futuras.

Dirección: Es la responsabilidad absoluta sobre la coordinación de los recursos humanos y del capital de una empresa, para satisfacer en forma óptima al cliente, al accionista y al personal que la integra, en forma continua y perdurable.

Control: Consiste en establecer sistemas que permitan detectar errores, desviaciones, causas y soluciones, de una manera expedita y económica.

Programación: Consiste en asignar los distintos recursos (personas, materiales, dinero, etc.) a las distintas actividades que componen el proyecto, identificando la relación existente entre las distintas actividades para lograr una asignación de recursos óptima.

En qué consiste la planeación de un proyecto?

La planeación es un curso de acción que se realiza para que sirva de guía en la ejecución de un proyecto.

Esta función se realiza a través de:

Definición de la razón de existir de la empresa (naturaleza y alcance del trabajo que debe ser realizado).

Estimación de lo que se puede acontecer en el futuro (predicción del futuro).

Establecimiento de objetivos y metas (determinación de los resultados que deben ser alcanzados).

Establecimiento de planes y estrategias de acción (formas de conseguir los resultados).

Establecimiento de los requisitos y oportunidad en el logro de los objetivos (el tiempo en que deben ser alcanzados).

Determinación de los recursos requeridos para obtener los resultados predeterminados (la elaboración de presupuestos).

Fijación de normas de operación, que nos permita determinar reglas o decisiones predeterminadas (fijación de políticas).

Establecimiento de procedimientos (determinación de métodos y procedimientos sistemáticos para realizar el trabajo).

En qué consiste la dirección de un proyecto?

Es la aplicación del conocimiento, de las habilidades, y de las técnicas para ejecutar los proyectos en forma eficiente y efectiva.

La comunicación también forma parte esencial de la dirección, es el recurso del directivo para obtener entusiasmo, la creatividad y la lealtad de su personal, siempre y cuando la comunicación sea verdadera, consistente y seria.

En qué consiste el control de un proyecto?

Es la aplicación del conocimiento, de las habilidades, y de las técnicas para ejecutar los proyectos en forma eficiente y efectiva.

La función de la dirección (liderazgo) o sea la toma de responsabilidad sobre el comportamiento humano se hace a través de:

Asignación a cada empleado y trabajador de las funciones y rutinas específicas encomendadas a ellos de tal manera que

se delimite con precisión la responsabilidad de trabajo que tienen.

Influir en las personas para que trabajen en la forma deseada o influir en su motivación.

Establecimiento de la comunicación o sea la implantación de un flujo efectivo de ideas y de información en todas las direcciones deseadas.

Coordinación o sea la consecución de la armonía del esfuerzo del grupo hacia el cumplimiento de los objetivos individuales y del grupo mismo.

En qué consiste el control de un proyecto?

Es la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.

El control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales:

En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.

En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados.

En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.

En último lugar a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.

Objetivo de las técnicas de programación.-

Tanto la planeación como la programación de un proyecto se hacen antes de la iniciación del mismo, y son herramientas importantes para poder controlarlo, aunque a veces haya que reprogramar y re-planear. El control de una obra consiste en medir el avance de esta, registrarlo y compararlo

continuamente con lo estimado en la programación del proyecto. Esto permite que el gerente del proyecto prevea los posibles cambios en cuanto a la magnitud de la obra, posibles problemas y por ende cambios en su costo y tiempo de terminación. Por eso se han creado las Técnicas o métodos de programación, cuyo principal objetivo es administrar el tiempo del proyecto.

Técnicas de programación.-

Existen diversos tipos de técnicas de programación, unas muy sencillas en su elaboración y fáciles de interpretar, pero tienen ciertas limitaciones. Otras son muy útiles pero complejas en su elaboración.

Las técnicas comúnmente más utilizadas en la programación de una obra son:

Curvas de producción acumulada. Diagrama de barras o de Gantt. Método de la ruta crítica (critical path

method, CPM). Red de precedencias. PERT (Program evaluation review

technique). Diagrama de tiempo y espacio.

Siendo las tres mencionadas a continuación las más utilizadas y más certeras a la hora de ejecutar el Proyecto y obtener los resultados finales.

Gantt: Posee gráficas individuales y de avance en barras.

CPM: Método de ruta crítica.

PERT: Técnica de revisión y evaluación de programas.

Más adelante veremos ampliamente estos tres métodos, pero antes daremos una breve definición de los demás métodos mencionados anteriormente.

Método de Curvas de producción acumulada.-

Este sirve para determinar la tasa de producción o velocidad de avance del proyecto. Esta curva relaciona unidades de producción en el eje “Y” y contra unidades de tiempo en el eje “X”. La pendiente de la curva relaciona el incremento en unidades de producción en la ordenada, con el incremento del tiempo en la abscisa, por lo tanto la pendiente de la curva representa el número de unidades producidas en un incremento de tiempo. Estas curvas pueden aplicarse para todo el proyecto en general o en su defecto o grupos de actividades. El gráfico sería este:

Luego se calcula el porcentaje de avance real y el planeado:

Técnica más

utilizadas

GANTTCPM

PERT

Al final obtenemos este gráfico:

Método de diagrama de barras o de Gantt.-

Este es un método gráfico y fácil de entender, consiste en representar una actividad en forma de una barra cuya longitud representa la duración de esa actividad. La misma barra se puede usar para representar el avance real de la actividad a través del tiempo. Para su elaboración se coloca en la columna 1 el nombre de la actividad y en la otra columna la duración de cada actividad y se dibujan los diagramas de barra dentro de una escala de tiempo.

Al final obtenemos este gráfico:

Método CPM (Critical path method) Método de la ruta crítica.-

Este método está desarrollado en varias etapas, las cuales son:

1.- Dibujar el gráfico que muestre la secuencia de las distintas actividades.2.- Calcular los tiempos de cada actividad.

3.- Calcular la holgura de cada actividad.4.- Determinar el camino o caminos críticos.

Existen dos tipos de redes dentro del método de la ruta crítica:

a. Diagrama de flechas.

b. Redes de precedencia.

Tanto el diagrama de flechas como las redes de precedencia nos sirven para determinar la ruta crítica de un proyecto.

a. Diagrama de flechas:

Este método consiste en elaborar una red o diagrama, en el que se muestran todas las actividades pertenecientes a la elaboración de un proyecto. Dicha red muestra una secuencia lógica en la que debe realizarse dicho proyecto, y se especifica la interdependencia entre una actividad y otra. En este tipo de red las actividades se representan mediante flechas, mientras que la unión entre una actividad y otra se representa con la ayuda de nodos. Una vez conocida la secuencia, se procede a dividir el proyecto en distintas actividades o tareas. Para elaborar la red se necesita conocer todas las relaciones que existentes entre una actividad y otra.

Se pueden tener diferentes tipos de relaciones:

Dependencia directa.

En la figura la actividad B depende de la realización de la actividad A. La actividad A es el predecesor de B, y la actividad B es el sucesor de A.

Dependencia compartida.

En la figura la actividad C depende tanto de la realización de A, como de la realización de B. Una actividad puede depender de la realización de más de dos actividades. Las actividades A y B son los predecesores de C. La actividad C es sucesor de A y de B.

Dependencia múltiple.

En la figura, las actividades B y C dependen de la realización de la actividad A, esto es, que hasta que quede completada la actividad A es cuando podrán realizarse las actividades B y C. En una red pueden depender más de dos actividades de la realización de su actividad precedente.

Efecto cruz.

En la figura tanto la actividad C como la actividad D dependen de la realización de las actividades A y B. Aun cuando esté completada la actividad A, sino está completada la actividad B no puede realizarse ninguna de las actividades posteriores. A la hora de elaborar la red se puede presentar ciertos problemas al intentar expresar la relación entre unas actividades y otras. Puede suceder que dos actividades provengan y confluyan hacia un mismo nodo, por lo tanto a la hora de elaborar el diagrama es necesario agregar un tercer nodo y se hace uso de actividades ficticias.

Las actividades ficticias carecen de duración y se representa mediante líneas punteadas. En este caso es necesario usar la actividad ficticia debido a

que pueden surgir problemas a la hora de calcular los tiempos próximos de inicio y terminación, así como lo tiempos remotos de inicio y terminación de las actividades.

Aquí vemos el uso de las actividades ficticias:

Uso incorrecto de actividades ficticias.

Uso correcto de actividades ficticias.

Uso de actividades ficticias para dependencia doble de actividades.

La actividad E en la figura es una actividad ficticia y no tiene duración. La actividad B no puede proceder hasta que ambas actividades, tanto la A como la C estén completadas. La actividad D por otro lado, sólo necesita de la realización de C, puesto que no depende para nada de A.

Para saber cuál es la ruta crítica es necesario calcular los tiempos próximos de inicio TPI, así como los tiempos remotos de inicio TRI. El TRT, que es el tiempo remoto de terminación. También es necesario calcular los tiempos flotantes, es decir, el tiempo en el que se puede retrasar una actividad sin afectar la duración total del proyecto.

b. Redes de precedencia.

En un proyecto puede haber actividades que no necesariamente deben empezar hasta que termine la actividad que le precede. Sino que puede empezar mientras que la primera se encuentra en proceso, o hay actividades que pueden realizarse al mismo tiempo. El método del diagrama de flechas complica este esquema, y no permite establecer las relaciones especiales que pueda haber entre una actividad y otra. Para resolver estas limitantes están las redes de precedencia, donde las actividades se presentan en los nodos y las flechas solo sirven para conectar actividades, y se presentan los nodos de forma rectangular con espacios a la derecha y a la izquierda, para colocar los TPI, TPT, TRI, TRT, para cada actividad.

Método PERT (Program evaluation review technique).-

Es una herramienta efectiva en el diseño, desarrollo y defensa de proyectos. Las actividades en una red tipo PERT con expresadas por eventos. Las flechas indican la dirección de la secuencia de las operaciones y el tiempo para realizar el evento que le sucede. Este método permite un cálculo probabilístico de la duración de las actividades implementando tres posibles duraciones.

Estimación optimista (tiempo mínimo si todo va bien).

Estimación más probable (tiempo normal). Estimación pesimista (tiempo máximo ante

circunstancias totalmente desfavorables).

Generalmente la duración de las actividades no puede ser fijada con exactitud y depende de circunstancias aleatorias.

Esta técnica nos permite calcular la probabilidad de que concluya el proyecto en el tiempo estimado por el cliente.

Para hacer este cálculo probabilístico se hace uso de la varianza total del proyecto, la cual consiste en la suma de las varianzas de las actividades pertenecientes a la ruta crítica.

Es un método de planificación de red formado por nodos cuadrados y flechas, el cual considera al proyecto como un conjunto de actividades entre las que existen relaciones de precedencia.

PERT elabora el diagrama de red de dos formas:

Red de actividades en nodos (AON), Con enfoque orientado a las actividades.

S y U deberan complementarse antes de que se inicie T.

Red de actividades en arcos (AOA), donde las Actividades = ArcosNodos = Eventos

S y T deberan complementarse antes de que se inicie U.

Consideraciones de los métodos CPM y PERT.-

Ambas usan Técnicas de red. Técnicas de red.

Ambas fueron elaboradas en los años cincuenta: CPM por DuPont para plantas químicas y PERT por la marina de Estados Unidos para los misiles Polaris.

Ambas consideran las relaciones de precedencia y las interdependencias.

Cada una tiene estimaciones diferentes respecto a la duración de cada actividad.

Ventajas de PERT/CPM.-

Se utilizan en varias etapas de la dirección de proyectos.

No son complejos matemáticamente. Utilizan representaciones gráficas.

S

T

U

1

2

3 4

T

S

U

Proporcionan un camino crítico y tiempo de holgura.

Proporcionan documentación del proyecto. Sirven para controlar los costes. Las redes creadas proporcionan valiosa

documentación del proyecto y señalan gráficamente quiénes es el responsable de las diferentes actividades.

Aplicables a una gran variedad de proyectos e industrias.

Se utilizan para controlar no sólo programas, sino también costes.

Desventajas de PERT/CPM.

Las actividades deben estar definidas de forma clara, independientes y estables.

Se deben especificar las relaciones de precedencia.

Las duración de las actividades (PERT) siguen la distribución de probabilidad beta.

Estimaciones de duración subjetivas. Demasiado énfasis en el camino crítico. No es posible asumir independencia entre

las actividades del proyecto. Su utilización se complica cuando se inician

actividades antes de concluír la actividad precedente.

Difícil definición del comienzo y la finalización de un actividad.

Excesiva subjetividad en la estimación de las duraciones de cada actividad.

Recomendaciones.-

La programación de proyectos es el proceso de organizar una línea de tiempo para todas las actividades del proyecto. Esto implica examinar la interdependencia de todas las actividades, y coordinar todas las tareas para asegurar una transición suave desde el inicio hasta el final del proyecto.

Lo más beneficioso es utilizar las técnicas o métodos PERT y CPM, ya que los mismos, tienen la facilidad de ejercer lo siguiente:

Definir el proyecto y todas sus actividades o tareas importantes.

Desarrollar las relaciones entre las actividades: decidir qué actividades deben preceder y cuáles deben seguir a las otras.

Dibujar la red que conecta todas las actividades.

Asignar las estimaciones de duración y coste a cada actividad.

Calcular el camino de mayor duración de la red. Éste es el denominado camino crítico.

Utilizar la red para ayudar a planificar, programar, seguir y controlar el proyecto.

Algo muy importante que pueden realizar los méetodos PERT y CPM es que pueden responder a las siguientes preguntas:

¿Está el proyecto dentro de lo programado, por delante de lo programado o tiene un retraso considerable a lo programado?

¿Se ha gastado más o menos dinero de la cantidad presupuestada?

¿Hay suficientes recursos disponibles para acabar el proyecto a tiempo?

Si el proyecto tiene que estar acabado antes de lo que se había programado, ¿cuál es el mejor modo de conseguirlo al mínimo coste?

Conclusión.-

El proceso de programación de un proyecto mediante la utilización de las técnicas gráficas o de redes se caracteriza por el desarrollo de una serie de etapas que permiten incorporar en un solo análisis los factores tiempo y costo, para definir el punto óptimo de ejecución de cada actividad en función tanto de la disponibilidad de recursos físicos, humanos, financieros y de tiempo, como del mínimo costo de ejecución. En la investigación realizada para este documento pudimos ver cuales son las diferentes técnicas que podemos utilizar a la hora de planear, dirigir y controlar un proyecto en el área de la construcción de manera que se puedan cumplir todos los requerimientos exigidos a la hora de construír y que se saque el mayor provecho en cuanto a lo económico y al factor tiempo.

Fuente Bibliografica .-

Garold D. Oberlender (1993) Project Management for Engineering and Construction, Editorial McGrawHill, USA.

Ahuja (1983), Project Management- Techniques in planning and controlling construction projects a Wileys Series edition.

Notas de Catedra del Arq. Derby Gonzáles, Profesor de Maestría en Ciencias de Administración de la Construcción,

impartida en el Instituto Tecnológico de Santo Domingo( INTEC).

Internetgrafía.-

https://jcvalda.wordpress.com/2010/03/10/ el-control-administrativo-su-importancia/

http://html.rincondelvago.com/proceso- administrativo-en-la-construccion.html

Imagengrafía.-

Charles Lendzion (2002) Apuntes de Project Management.