INTRODUCCIÓN.

El Presente trabajo de investigación pretende aplicar un software de control de notas en el Complejo Educativo San Francisco de Zacatecoluca, La Paz, por lo cual es necesario realizar una investigación de los antecedentes del problema, es decir, conocer de qué forma se realizará el control de notas en la institución.

Posteriormente a lo largo de la investigación se analizará las ventajas y desventajas que podría tener la implementación de dicho software dentro de la institución, así como también la aceptación de la herramienta informática de parte del personal docente y administrativo como una necesidad de control de notas, puesto que se realizará de una manera más ágil, segura y sobre todo automatizada.

Es por ello que en este trabajo se pretende crear e instalar dicho software, su influencia en dicho centro educativo contribuirá a una mejor forma de procesamiento de notas, pero también se pretende promover la innovación permanente en el área informática, dentro del Complejo Educativo San Francisco, haciendo uso del sistema como herramienta tecnológica, con el objetivo de contribuir con el mejoramiento de la calidad del control de notas, mediante este software.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Aplicación de un software de control de notas en el Complejo Educativo de Zacatecoluca, La Paz.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA.

De acuerdo a la evolución acelerada y debido al crecimiento de la informática, ha permitido a instituciones educativas a empezar a involucrarse en la actualización e innovación de uso de software, para reforzar los cambios sociales y pedagógicos que están transformando las instituciones educativas a la era de la informática, han existido diversas normas para establecer estándares de calidad de software.

La calidad de un control de notas de un centro educativo en la actualidad aún presenta un notable deterioro, debido a que no existe el compromiso real y una participación conjunta de educadores, personal administrativo de la institución e incluso poco o nada de apoyo por parte del ministerio de educación, manifestaba el actual director del Complejo Educativo San Francisco de Zacatecoluca, La Paz, Lic. René Salvador Zúñiga Chamagua.

Por la falta de actualización e innovación en el área informática dentro delos centros educativos, como es el caso del Complejo Educativo San Francisco, en la actualidad se sigue utilizando métodos de control de notas poco estéticos o profesionales que no dan cabida a un software que faculte una mejor administración de notas que brinde seguridad, precisión y eficacia para el control de notas puesto que se sigue utilizando métodos manuales que establecen márgenes de error y el Complejo Educativo San Francisco no es la excepción.

Es fundamental conocer si Complejo Educativo San Francisco cuenta con el requerimiento necesario para poder instalar y ejecutar un software de control de notas, de igual forma es necesario percatarse que tan capacitado se encuentran los docentes en la manipulación de un hardware o si será necesario brindar capacitaciones para dicho proyecto.

Es importante comprender, el tiempo en el que se vive, es un tiempo renovado, en comparación con tiempos antiguos en los cuales las personas no contaban con los recursos tecnológicos que hoy se tienen, pero sin embargo no era muy significativo, en la actualidad es indispensable para cada persona estar al tanto de todo lo que acontece dentro del área de informática.

TIPOS DE CONTROLES ACTUALES

Actualmente, el Complejo Educativo San Francisco lleva el control de notas de sus alumnos del área de bachillerato por medio de un sistema computarizado interno (no Web) al cual solo tienen acceso los encargados del registro académico los cuales entregan un informe de notas impreso al encargado de cada alumno al final de cada periodo de estudio.

Además de las clases presenciales en la escuela, los maestros hacen uso de folletería o separatas para que los alumnos las estudien de manera ex aula. Y de manera novedosa utilizan el correo electrónico como herramienta extra en el apoyo del aprendizaje de los estudiantes. También, algunos profesores hacen uso de los blog en internet, donde cuelgan información adicional para sus alumnos y donde se hacen foros de discusión de los temas vistos en clase. También es muy usual que los maestros dejen tareas de investigación a sus alumnos la cual está disponible en Internet.

Para la comunicación entre maestros y padres de familia, los padres hacen visitas personales a los maestros para conocer acerca del estado académico de sus hijos. Para comunicar algo hacen uso de cartas hechas a mano que son llevadas o mandadas al profesor y viceversa. También es muy habitual el uso de las llamadas telefónicas o los mensajes de texto a través del celular.

ENUNCIADO DEL PROBLEMA

¿Cómo ayudaría al desarrollo de un sistema automatizado, para el control de notas, en el Complejo Educativo San Francisco de Zacatecoluca, La Paz?

ESTUDIOS HECHOS SOBRE EL TEMA

INFORMACION DE LA INSTITUCIÓN

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN

Complejo Educativo San Francisco de Zacatecoluca.

MARCO LEGAL / GIRO DE LA INSTITUCIÓN

Institución pública gubernamental que brinda a su alumnado sus servicios en educación parvulario, básica y educación media.

(Apéndice A)

CROQUIS DE UBICACIÓN

En el año de 1964 nace Complejo Educativo San Francisco de Zacatecoluca, La Paz institución que fue fundada por la orden de padres franciscanos, los cuales son Sor

Margarita Tejada y el presbítero franciscano de origen italiano Rufino Buggiti. Desde ese año hasta el 2000, la administración de notas era de forma manual, el año académico estaba dividido en tres trimestres, cada trimestre contaba de cuatro actividades que equivalían al setenta por ciento y dos pruebas objetivas que acumulaban un treinta por ciento y eso era lo que representaba el cien por ciento de cada trimestre. Se llevaba un registro manual de cuadro de evaluaciones, que contaba con una nómina de estudiantes de igual forma. El tiempo que se le daba a cada maestro para cuadrar notas después de haber finalizado cada trimestre era de quince días, ya que solo contaban con la calculadora como herramienta de apoyo.

Dentro de los promedios era frecuente encontrar errores, ya que el rango de estudiantes por sección es de cuarenta a cincuenta estudiantes, diversos factores era los que contribuían a estos errores.

En el año de 2004-2005 se crea el aula CRA (Centro de Recursos para el Aprendizaje), donde el gobierno ejecuto capacitaciones sobre el uso de la computadora, pero no se le dio secuencia ya que no se aprovecharon los recursos del aula.

Posteriormente a finales del 2005 se diseñaron los cuadros de notas donde se realizaron en Excel 2003, fue un destello de innovación donde solo la nómina que se trabajaba en Excel 2003, pero las notas siempre se trabajaban de forma manuscrita.

Fue hasta el año de 2007-2009 se inició el proyecto automatizado interno de registro de notas y académico que fue diseñado e implementado por el Tec. Benjamín Antonio Rivas Palacio (Coordinador de Educación Media) y Tec. Jonathan Josué Vivas Gómez (Sub-Coordinador de Educación Media). El cual se trabajó von INTRANET, pero siempre mostró deficiencias a la hora de promediar notas.

Con el apoyo del CDE (Concejo Directivo Escolar) del Complejo Educativo San Francisco, se pretende implementar un sistema interno desde la nube y poder ingresar notas desde cualquier punto de acceso la nube.

Incluir la plataforma Moodle. Poder desarrollar laboratorios online. Envío y recepción de trabajos.

Los lenguajes a utilizar para el desarrollo de este software son:

PHP JAVA SCRIPT JQUERY

OBJETO DE ESTUDIO

Aplicación de un software de control de notas en el Complejo Educativo San Francisco de Zacatecoluca, La Paz.

OBJETIVOS.

OBJETIVO GENERAL:

Automatizar el control de notas del Complejo Educativo San Francisco de Zacatecoluca, La Paz, mediante un sistema informático

OBJETIVO ESPECÍFICO:

Identificar los procesos más relevantes dentro Complejo Educativo San Francisco de Zacatecoluca, La Paz, seleccionando aquellos en los que interesa focalizar en cuanto a la emisión de la información (notas).

Determinar la factibilidad para la implementación del software en la institución.

HIPOTESIS DEL PLOBLEMA

Hipótesis General

El control de notas de forma manual, provoca más errores y desconfianza en los promedios finales de cada alumno, ya se es un proceso más tedioso.

Hipótesis Específica

El control de notas de forma manual es menos eficaz que el control por medio de un software.

Hipótesis Correlacional

A mayor número de docentes capacitados en el manejo de hardware, menor margen de error dentro del software.

Hipótesis Nula

El control de notas de forma manual es el método más fácil y rápido de administrar el registro académico de cada alumno.

PARTICIPANTES

(Apéndice B)

Áreas donde se ha requerido el Sistema

El Sistema fue ofrecido a la institución para optimizar su funcionamiento administrativo en el reporte de notas de los alumnos, para ser implementado las áreas de:

Registro Académico Docentes Personal Administrativo

Descripción del Tipo de Estructura: El organigrama presentado por el Complejo Educativo San Francisco de Zacatecoluca es uno de tipo GENERAL, pues muestran la organización completa, dando a primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y departamentos o entre los cargos.

PARTICIPANTES.

Dentro la investigación, diseño y desarrollo simplemente se necesitaran dos participantes, ya que el proyecto consiste en el desarrollo de un software.

El director, ya que se requiere de su disposición a analizar la propuesta para el mejoramiento del sistema de control de notas, su opinión acerca de la importancia del uso de las computadoras y su aplicación dentro de la institución educativa y sobre la influencia de la informática en el estilo de vida actual dentro de lo que podría destacar la evolución tecnológica del ser humano.

El coordinador del CRA que es, el que, puede brindar sugerencias que pueda tener sobre la creación del sistema, el listado de recursos con los que cuenta la institución para establecer el diseño del software y dará a conocer los métodos actuales para preservación de datos que se aplican dentro de la institución.

Lic. René Salvador Zúñiga Chamagua.

Director del Complejo Educativo San Francisco.

Tec. Juan Carlos Fuentes.

Coordinador del aula de informativa del Complejo Educativo San Francisco.

INSTRUMENTOS

La entrevista

Será efectuada con pregunta que nos permitan tener un perfil de las opiniones del coordinador del aula informática, sobre los métodos actuales que se aplican dentro de la institución para la planeación de datos y archivos que sean de vital importancia los resultados que se observan para estos métodos, si está en contra o a favor de la aplicación de un sistema totalmente computarizado y a los cambios que se han venido generando con los grandes avances tecnológicos.

Para realizar la entrevista se contactará con el Tec. Juan Carlos Fuente Coordinador del Aula Informática que sería efectuada en su residencia y luego se pondrá de acuerdo para una posible visita a la institución.

La Observación

Es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis.

La observación es una elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor número de datos, Gran parte del acervo de conocimiento que contribuye la ciencia ha sido logrado mediante la observación.

Existen dos clases de Observación:

La Observación no científica y la observación científica. La diferencia básica entre una y otra está en la intencionalidad: Observación científica significativa observar con un objetivo claro, definido y preciso, el investigador sabe qué es lo que desea observar y para qué quiere hacerlo, lo cual implica que debe preparar cuidadosamente la observación. Observación no científica significa observar sin intención, sin objetivo y por tanto, sin preparación prevista.

PORCEDIMIENTOS

En el desarrollo del software se ha basado en el Lenguaje Unificado de Modelaje (UML)

Es necesario antes de iniciar con el diseño del sistema conocer los recursos con los que se cuentan dentro de la institución

Hardware

Actualmente, el Complejo Educativo San Francisco cuenta con varios recursos

informáticos entre los que destacan el Centro de Recursos Audiovisuales CRA (Aula

Informática) el cual está equipado con:

20 Computadoras de escritorio en Red:

Procesador: Intel Pentium 4 de 2.8 MHz.

Motherboard: Intel.

Memoria RAM: 512 MB.

Disco Duro: 80 GB.

Tarjeta de Red: Netxtreme 10/100 Mbps.

Monitor HP5500 de 15’

Lector de CD, mouse, teclado, altavoces.

Dos computadoras portátiles.

Dos retroproyectores de cañón.

Conexión a Internet de banda ancha de 512 kbps.

Impresor Láser HP LaserJet P2015.

Servidor:

Compaq HP ProLiant.

Dos Microprocesadores de 2.4 GHz c/u.

Tres unidades de almacenamiento de 72.5 GB c/u.

Dos fuentes de poder.

Controladora de Disco RAID.

Software

Windows 2003 Server.

Microsoft Office 2007.

Consola Antivirus ePO 4.0.

PHP SNRA (Sistema de Notas y Registro Académico).

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Una de las recomendaciones para realizar este estudio es tener en cuenta todo lo que los usuarios del sistema puedan aportar ya que de lo contrario se pueden presentar problemas a la hora de entregar el software y es por eso que pediremos a los PARTICIPANTES que nos colaboren con toda la información posible.

ENTREVISTA CON:

Tec. Juan Carlos Fuentes.

Coordinador del aula de informativa del Complejo Educativo San Francisco.

1. ¿Cuáles cree usted que son las barreras que hay que superar para la

implementación del proyecto?

La barrera más importante que hay que superar es la mentalidad del usuario ya que

se ha trabajado con el actual sistema tantos años que las personas se han acostumbrado

a realizar el trabajo de esta manera. Y un nuevo sistema pensará que no es necesario.

2. ¿Se tendrá el suficiente apoyo por parte de la administración y los usuarios

para desarrollar el sistema?

Se tendrá todo el apoyo posible ya que un nuevo sistema ayudara en gran medida

al alumno y al maestro ya que brindara de nuevas herramientas a ambos para

desempeñar mejor su trabajo.

3. ¿Los usuarios están satisfechos con los métodos actuales?

sí, ya que es la manera tradicional con lo que trabaja en una institución educativa,

los maestros piensan que las mejoras tecnológicas pueden ayudar al estudiante pero

piensan que les complicara su trabajo ya que deberán de estar sometidos a una máquina

para poder desarrollar su trabajo.

4. ¿Cuáles son los beneficios que usted esperan del nuevo sistema?

Lo principal es ayudar al estudiante a su aprendizaje y luego brindar ayuda al padre

de familia para que ese este mas involucrado en la educación de sus hijos. Ya sea que

estén que estén en el país o fuera de él.

5. ¿Cuáles son los resultados que se espera con el nuevo sistema?

Esperamos que se acorten los tiempos de entrega de notas por parte de los

empleados y que los alumnos ingresen al sitio Web para descargar la información para

mejorar las calificaciones con el material que ahí se publique.

6. ¿Está dispuesta la institución a adquirir nuevo equipo tecnológico para la

implementación del proyecto?

Siempre y cuando el equipo tecnológico este en las fronteras de posibilidades de

adquisición por parte nuestra, y que ustedes nos justifiquen la adquisición de este

equipo.

7. ¿Cuántas computadoras desea asignar para que los usuarios puedan trabajar

en el sistema?

Nos gustaría que cada usuario del sistema pueda tener acceso a una computadora en

la institución para poder desempeñar su trabajo, y por supuesto el encargado del registro

académico y la dirección, pero hay que ser consiente de la economía actual del centro

educativo.

ANALISIS DE PROCESOS

(Apéndice C)

Proceso de inscripción en este proceso, se inscribe el alumno en la ficha de matrícula de la

institución, llenando todos los datos necesarios que la institución le exige.

Introducción de datos al registro este proceso, lleva los datos de los alumnos inscritos al

sistema actual del registro académico de la institución para ser almacenados en archivos o

perfiles del alumno.

Proceso de evaluaciones este proceso lleva a la elaboración de la boleta de notas a entregar

a los padres de familia o encargado del alumno, pasando por la previa revisión del

profesorado con los promedios ya establecidos solo para ser llenados en el perfil del

alumno y la boleta de notas a entregar.

Entrega de notas este proceso toma la decisión que si esta lista la boleta del estudiante

para ser entregada, sino pues regresa al proceso de evaluaciones para su revisión.

Entrega de boletas de notas este proceso lleva a que la institución otorga a los padres de

familia o encargado la boleta de notas del estudiante.

ANALISIS DE PROCESOS DE NOTAS

(Apéndice D)

En el Complejo Educativo San Francisco de Zacatecoluca el proceso de evaluación de los alumnos se determina de la siguiente manera:

Primero el periodo está dividido en dos etapas cada una de ellas está conformada de la siguiente manera:

1. Actividades:

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Este promedio de actividad resulta de la suma de las cuadro actividades y ese resultado se divide entre cuatro y de ese resultado se obtiene el 35 por ciento del promedio final del periodo.

2. Pruebas Objetiva

Prueba objetiva

El promedio de la prueba objetiva resulta de multiplicar la nota de la prueba objetiva por el 15%.

Promedio de Actividades (Pact)

Promedio de Prueba Objetiva

(Pobj)

Nota1 resulta de la suma de promedio de actividades más el promedio de prueba objetiva. Luego se realiza el mismo proceso para sacarla Nota2. Luego la Nota Global se saca de la suma de Nota1 más la Nota 2.

DIAGRAMA DE CASOS DE USO

(Apéndice E)

DESCRIPCION DE CASOS DE USO

Breve descripción

El caso de uso Impartimiento de clases permite a los maestros dar las clases previo a las respectivas evaluacionesDescripción paso a paso

1. Los alumnos se registran en el sistema.2. Los maestros les impartirán clases

Breve descripción

El caso de uso Realizacion de evaluaciones permite a los maestros realizar las evaluaciones a cada uno de los alumnos para asi sacar las notas correspondientes y luego pasar al sistemaDescripción paso a paso

1. Realizaran evaluaciones.1.1 Una prueba objetiva cuatro veces al año (4 periodos)1.2 Cuatro actividades cuatro veces al año (4 periodos)

2. Los maestros calificaran

Breve descripción

El caso de uso Reporte de calificaciones una vez hechas las evaluaciones se presenta un reporte, o sea, las revisiones necesarias antes de pasar al proceso de calificación.Descripción paso a paso

1. Los maestros tendrán sus cuadros de notas de forma manual por cada periodo.

2. Se revisaran las calificaciones al final del periodo para hacer o no algún cambio.

Breve descripción

El caso de uso Proceso de calificaciones permite que los maestros ingresen las notas al sistemas y estas automáticamente calculan los promediosDescripción paso a paso

1. Los maestros ingresaran las notas al sistema.2. El sistema automáticamente generara el promedio final.

Breve descripción

El caso de uso Genera boletas de calificaciones imprime las boletas que se entregaran a los padres o representantes de alumnos.Descripción paso a paso

1. Una vez finalizado el proceso de ingresar notas las boletas serán impresas.

Breve descripción

El caso de uso Entrega de boletas de calificaciones da las boletas de notas a los padres de familia.Descripción paso a paso

1. Se reunirán los padres de familia con los maestros para la entrega de boletas.

LISTADO DE REQUERIMIENTOS A SATISFACER

Uso de identificativos de usuario y contraseña para el ingreso al sistema.

Registrar toda la información de los grados, secciones y materias que se imparten y la de sus respectivos profesores.

Realizar las matrículas de los alumnos de Educación Media directamente desde el sistema, registrando toda la información requerida en la Ficha de Matricula.

Actualización de datos por los estudiantes de su información personal. El administrador del Registro Académico debe tener también la posibilidad de actualizar dichos datos.

Introducción de las calificaciones de los alumnos por parte del docente de cada materia.

Calculo automático de los promedios de las calificaciones de los alumnos.

Administración y control de calificaciones por parte del administrador del Registro Académico.

Generación de hojas de reportes de la información académica y personal de los alumnos.

Consultas vía Web por parte de los alumnos (o sus padres o encargados) de sus calificaciones obtenidas en cada materia.

Consultas de horarios de clases de los estudiantes.

Exposición de ficheros (archivos) por parte de los docentes de cada materia para la descarga vía Web sus alumnos.

Envío vía Web de tareas (ficheros) por parte de los alumnos para que puedan ser descargadas y revisadas por el docente respectivo.

Envió y exposición de consultas abiertas por parte de los alumnos sobre temas o asuntos referentes a cada una de sus materias las cuales sean vistas por sus respectivos profesores y a las cuales éstos últimos puedan responder. Dichas preguntas y respuestas deben ser vistas por todos los demás alumnos que cursan la misma materia y deben tener la posibilidad de aportar respuestas a los tópicos ya iniciados o hacer más preguntas.

Exposición por parte de los docentes de información o avisos referentes a las materias que imparten y dicha información debe poder ser vista por sus alumnos.

IMPLEMENTACIÓN

El sistema se ha implementado correctamente en la institución y ya está funcionado.

(Apéndice F)

CONCLUSIONES

La implementación de un nuevo sistema le es factible a la institución por los siguientes aspectos. La institución no tendrá que adquirir nuevo equipo para la implementación del proyecto, ya que cuenta con el equipo técnico necesario.

El sistema realizado reduce tiempo en cantidad considerable en el registro de notas, tanto para el personal administrativo y docente, generando a la vez una optimización de recursos.

El sistema será factible es que los usuarios están de acuerdo en el cambio, siempre y cuando este cambio dotara a los estudiantes de nuevas herramientas tecnológicas que ayuden al desarrollo académico del estudiante como lo es la plataforma web.

Al trabajar con bases de datos, se garantiza la integridad de los datos dando así mayor confianza a la hora de obtener consultas e informes (boleta de calificaciones).

Las herramientas de desarrollo elegidas fueron apropiadas para el sistema de control de notas realizado en el Complejo Educativo “San francisco” por su rapidez y confiabilidad.

La correcta utilización de los recursos tecnológicos en este proyecto informático permitió asegurar un buen funcionamiento de la aplicación.

El proyecto propuesto cumple con los requerimientos que la institución dispuso, mejorando así la agilidad en los procesos que se ejecutan.

La implementación de un nuevo sistema le es factible a la institución por los siguientes aspectos. La institución no tendrá que adquirir nuevo equipo para la implementación del proyecto, ya que cuenta con el equipo técnico necesario.

El sistema será factible es que los usuarios están de acuerdo en el cambio, siempre y cuando este cambio dotara a los estudiantes de nuevas herramientas tecnológicas que ayuden al desarrollo académico del estudiante como lo es la plataforma web.

RECOMENDACIONES.

Se recomienda llevar un estricto control en el manejo del sistema y su mantenimiento, para así lograr que este tenga una continuidad prolongada dentro la institución y servir de apoyo para que esta siga su crecimiento.

Se recomienda que se facilite el manual de usuario a todos los empleados que requieren usar el sistema, para facilitar el aprendizaje de su funcionamiento.

Utilizar una impresora matricial, para reducir los costos impresión.

Capacitar al personal administrativo con un curso intensivo de computación para que el personal tenga conocimientos básicos y con ello pueda manejar el sistema de manera apropiada.

Contar con una persona capacitada en la administración de la base de datos para inicio y mantenimiento de la base de datos.

Capacitar de forma apropiada a todos los maestros que van a manipular las notas de los estudiantes para obtener un buen funcionamiento del sistema.

Habilitar dos máquinas exclusivamente para las matrículas y pensiones que se realizan en la institución.

Tener siempre instalada una impresora en la maquina donde se ejecuta el sistema para imprimir los reportes.

Realizar respaldos de información periódicamente de manera que en caso de presentarse incoherencia en los datos estos pueden ser recuperados, garantizando de esta manera que los mismos estén siempre disponibles.

Crear políticas de seguridad y asegurar correctamente los permisos a los usuarios que van a manejar la aplicación para mantener la integridad de los datos.

Consultar la ayuda general con la que cuenta el Sistema, para solucionar posibles problemas que se pueden presentar.