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Aplicativo: Gestasoft – Campus Administrativo para IES públicas.

Flujograma de Procesos

Plataforma – Universidad de Pamplona 2015

Flujograma de Procesos Código FSE-52 v. 01

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HISTORIAL DE REVISIONES

Fecha Versión Descripción Autor

02/02/2015 0.9 Documento Flujograma de Procesos del aplicativo Gestasoft Públicas.

Ing. Amanda Miguel

Alvarez Medina

C.P. Kelly Johana Pachón Londoño

C.P. Omaira Socorro

Suárez

Analistas de Pruebas Técnicas

02/02/2015 1.0 Revisión y aprobación del documento Flujograma de Procesos del aplicativo Gestasoft Públicas.

Ing. Amanda Miguel Álvarez Medina

Analista de Pruebas

Técnicas


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TABLA DE CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 4

1.1 PROPÓSITO........................................................................................................................ 4

1.2 ALCANCE ........................................... ................................................................................ 4

1.3 DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS ............... ...................................................... 6

1.3.1 Definiciones....................................... ................................................................................. 6

1.3.2 Siglas y Abreviaturas. ............................ ............................................................................ 8

2 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ........................... ................................................................. 9

2.1 MÓDULO FACTURACIÓN Y CARTERA ...................... ....................................................... 9

2.1.1 Integración de conceptos de matrícula y demás derec hos pecuniarios. ........................ 9

2.1.2 Financiación interna. ............................. .......................................................................... 12

2.1.3 Financiación externa. ............................. .......................................................................... 15

2.1.4 Factura de venta. ................................. ............................................................................. 18

2.2 MÓDULO CONTABILIDAD ............................... ................................................................ 29

2.2.1 Provisiones. ...................................... ............................................................................... 29

2.2.2 Depreciación. ..................................... .............................................................................. 30

2.2.3 Legalización. ..................................... ............................................................................... 35

2.2.4 Cierre contable. .................................. .............................................................................. 38

2.2.5 Información exógena. .............................. ........................................................................ 41

2.3 MÓDULO CONTRATOS .................................. .................................................................. 45

2.3.1 Contratación por convocatoria. .................... ................................................................... 45

2.4 MÓDULO PRESUPUESTO................................................................................................ 54

2.4.1 Cierre presupuestal. .............................. ........................................................................... 54

2.4.2 Modificaciones presupuestales. .................... .................................................................. 57

3 FIRMAS ............................................................................................................................. 60


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1 INTRODUCCIÓN El aplicativo Gestasoft, es una herramienta diseñada para facilitar el manejo administrativo y financiero de las empresas, el cual a través de sus módulos logra una integración de movimientos, que permiten la generación de información útil para la satisfacción de los usuarios y por ende el buen desempeño de las actividades propias de una empresa. Para mayor comprensión del sistema, se presenta el siguiente documento que muestra de una manera clara, concisa y mediante diagramas de flujo, la explicación de diferentes procesos relevantes que se llevan a cabo en Gestasoft. También se muestran definiciones de palabras o siglas utilizadas, propósito y alcance. 1.1 PROPÓSITO El propósito de este documento es dar a conocer al cliente el funcionamiento de procesos del software mediante la implementación de diagramas de flujo. 1.2 ALCANCE Se pretende dar a conocer los siguientes procesos en diagramas de flujo:

- Integración de conceptos de matrícula y demás derechos pecuniarios. Módulo Facturación y Cartera.

- Financiación Interna. Módulo Facturación y Cartera.

- Financiación Externa. Módulo Facturación y Cartera.

- Factura a contado (Inscripciones, Liquidaciones, Otros Servicios, Productos). Módulo

Facturación y Cartera.

- Provisiones. Módulos Facturación y Cartera y Contabilidad.

- Depreciación. Módulo Contabilidad.

- Legalización. Módulo Contabilidad.

- Cierre Contable. Módulo Contabilidad.

- Información Exógena. Módulo Contabilidad.

- Contratación por convocatoria. Módulo Contratos.

- Cierre Presupuestal. Módulo Presupuesto.


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- Modificaciones Presupuestales. Módulo Presupuesto. Gestasoft Publicas 3.2.20.03 funciona correctamente con las siguientes versiones de software desarrolladas por el CIADTI:

Aplicativo Hermesoft:

● Vortal: Versión 3.2.01.18 ● Portal: Versión 3.2.01.00 ● Portal IG: Versión 4.0.02.02 ● Gestión Documental: Versión 3.2.02.10

Aplicativo Academusoft:

● Académico: Versión 4.0.02.06 ● Académico Colegios Integración Gestasoft: Versión 3.4.02.06 ● Académico UP versión 3.2.06.72

Navegadores:

● Internet Explorer (versión 8.0 y superiores) ● Mozilla Firefox (versión 8.0.1 y superiores)

Sistemas Operativos:

● Red Hat Enterprise Linux Server 6.2 ● Microsoft Windows 7

Especificaciones Plataforma:

● Máquina Virtual de java versión JVM 1.5.0.14 ● Publicador: Apache Tomcat 5.5.31

Motores Base:

● Oracle versión 9i ● Postgresql versión 8.2

Otros:

● Adobe Reader Versión 9 y superiores. ● Microsoft Office 2013

El sitio utilizado para desarrollar el proceso de pruebas fue el siguiente: http://172.26.123.123:8002/hermesoft/portalIG/home_1/publicacion/publicado/index.htm


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Estos sitios corresponden a una instalación realizada en un servidor propio de la Universidad de Pamplona contando con la última revisión y actualización desempaquetada en el servidor de pruebas. El servidor tiene los aplicativos Academusoft y Gestasoft instalados sobre el sistema operativo Linux. 1.3 DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS Esta subsección proporciona las definiciones de todos los términos, siglas, y abreviaturas requeridas para interpretar correctamente el documento Descriptor de procesos. Se puede proporcionar esta información como una referencia al Glosario del proyecto (si existe). A continuación se muestra un ejemplo: 1.3.1 Definiciones.

• Academusoft: Sistema de información integrado, que involucra procesos académicos y de gestión administrativa. Su nombre está compuesto por dos raíces: Academus (del griego) que significa sitio de pensadores. Platón, discípulo de Sócrates, abrió una escuela pública, en la casa de Academus (academia). Desprecia como él a los dioses del Olimpo y cree en la inmortalidad del alma; y Soft (del latín) es una abreviatura de software. El origen histórico de la palabra Academia, en su aplicación a las múltiples derivaciones de la filosofía platónica, se debe al nombre dado por los atenienses a un paseo plantado de plátanos y olivos, en un principio gimnasio, que fue después legado a la república por un contemporáneo de Teseo, llamado Academo. Al mencionado sitio concurría Platón para explicar filosofía, y a él, pagando tributo a la tradición, siguieron asistiendo con frecuencia los tenidos por discípulos del gran sistematizador de la dialéctica {1}. [687].

• Gestasoft: Software de Gestión Administrativa. Apoya procesos administrativos y

financieros dentro de las instituciones mediante los módulos de Talento Humano, Presupuesto, Pagaduría y Tesorería, Almacén e Inventario, Contratación y Contabilidad. Integra y optimiza las funciones administrativas y financieras de la entidad produciendo información oportuna a todos los niveles. Es adaptable tanto al sector público como al privado pues funciona de acuerdo con parámetros establecidos.

• Hermesoft: Sistema de información integrado que involucra procesos de colaboración,

comunicación y restricciones entre los módulos de los aplicativos dependiendo de los roles de los usuarios asignados a los mismos. Actualmente comprende los sub aplicativos de: Aulas Virtuales, Administrador de Contenidos (Portal), Administrador de Usuarios y aplicativos (Vortal, este además incluye herramientas de comunicación síncrona y asíncrona). Su nombre está compuesto por dos raíces: Hermes (del griego); en la mitología griega Hermes (en griego clásico (Έρµῆς) es el dios de las fronteras y los viajeros que las cruzan, de los pastores y las vacadas, de los oradores, literatos y poetas, del atletismo, de los pesos y medidas de los inventos y el comercio en general, de los mentirosos y de la astucia de los ladrones. Como traductor, es el mensajero entre los dioses y los humanos. Un hallazgo afortunado era un hermaion (έρµαιον). Un intérprete que cruza las fronteras con extraños es un hermeneus (έρµενευς). De Hermes procede la palabra «hermenéutica» para el arte de interpretar los significados ocultos. Soft (del latín)


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es una abreviatura de software. ● Módulo Almacén e Inventario: Provee de una serie de funcionalidades a estas áreas para

realizar los procesos de adquisición, asignación y traslado de los bienes de la institución.

● Módulo Bienestar Universitario: Permite apoyar y realizar un seguimiento y control a las actividades relacionadas con la calidad de vida y entorno de la comunidad universitaria.

● Módulo Contabilidad: Apoya el ejercicio profesional de los responsables de los procesos

contables en las empresas, cumpliendo con la legislación vigente y desarrollada con la más alta calidad y tecnología.

● Módulo Contratación: Provee a la institución de una herramienta para el desarrollo y

seguimiento de los procesos de contratación.

● Módulo de Facturación y Cartera: Apoya los procesos convergentes en facturación, financiamiento y manejo institucional de los mismos.

● Módulo Pagaduría y Tesorería: Funcionalidades que permiten realizar los procesos de

esta área financiera de manera confiable y como apoyo a los demás procesos de la institución.

● Módulo Parámetros Generales IG: Parametrización inicial del entorno administrativo de la

institución.

● Módulo Presupuesto: Apoya de manera íntegra los procesos presupuestales gestionados internamente.

● Módulo Servicios Generales: Permite gestionar procesos tales como el mantenimiento en

todos sus niveles y demás actividades relacionadas al buen manejo de los recursos y espacios físicos de la organización

● Módulo Talento Humano IG: Ofrece la posibilidad de manejar la información de cada una

de las personas que laboran o han laborado en la institución y permite la elaboración de la nómina.

● Parametrización: Acondicionar el sistema para la ejecución adecuada de los procesos

académico-administrativos. Implica la activación de reglas, registro de información propia de la institución, habilitación de fechas, basados en documentos como: calendario académico, reglamento estudiantil, estatuto docente, estatuto administrativo y demás normas que afecten el curso normal de los procesos académicos.

● Popup: El término anglosajón pop-up denota un elemento emergente que se utiliza

generalmente dentro de terminología web. El término denomina a las ventanas que emergen automáticamente (generalmente sin que el usuario lo solicite) mientras se accede a ciertas páginas web. A menudo, las ventanas emergentes se utilizan con el objeto de mostrar un aviso publicitario de manera intrusiva, una técnica relacionada a esta es la denominada pop-under (que consiste en abrir intempestivamente nuevas ventanas que se sitúan detrás de la ventana en uso).


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● Reléase: Versión de Lanzamiento de software.

● Suite: Conjunto de programas que se comercializan en un solo paquete.

1.3.2 Siglas y Abreviaturas.

• CAT: Centro de Asistencia Técnica.

• CIADTI: Centro de Investigación Aplicada y Desarrollo en Tecnologías de Información.

• IES: Instituciones de Educación Superior.

• ID: Identificador, llave primaria o foránea de los registros en las tablas de la base de datos.


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2 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

Los diagramas presentados se diseñan con el fin de minimizar las fallas ocurridas en los diferentes procesos del sistema, los cuales son ejecutados en la actualidad en las instituciones. No obstante el objetivo que se persigue es que los procesos se realicen en forma rápida y precisa para que de esta manera los resultados arrojados sean confiables. 2.1 MÓDULO FACTURACIÓN Y CARTERA 2.1.1 Integración de conceptos de matrícula y demás derechos pecuniarios. Por medio de este proceso es posible recaudar y contabilizar en Gestasoft, todos los procesos académicos concernientes a matrículas, inscripciones, seguros y demás derechos pecuniarios. Una vez en el aplicativo de Academusoft se hayan creado los respectivos conceptos a liquidar, en Gestasoft se debe:

1. Crear los diferentes rubros de clase ingresos, en Presupuesto / Crear Presupuesto / Rubros Presupuestales / Agregar .

2. Activar los rubros en la vigencia en la que serán utilizados, esto es en Presupuesto /

Crear Presupuesto / Rubros Presupuestales / Vigenci as / Activar .

3. Crear los presupuestos de ingresos que serán afectados, en Presupuesto / Crear Presupuesto / Crear Presupuesto . Si el presupuesto usa centro de costo, este se debe gestionar primero en Contabilidad / Tablas Básicas / Centro de Costos .

4. Aprobar los presupuestos en Presupuesto / Crear Presupuesto / Aprobar Presupues to.

5. Gestionar el tipo de documento de pago “Consignación ” en Gestasoft / Pagaduría y

Tesorería / Tablas Básicas / Tipo Documento de Pago .

6. Gestionar un concepto de ingreso por cada concepto de académico, esto es en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de Ingreso. En caso de que la entidad difiera los ingresos, se debe marcar los conceptos de matrícula como “diferir masivo”, esto también es necesario para que al momento de hacer los recaudos, se afecten las cuentas correctas en el asiento contable.

7. Asociar la respectiva cuenta contable de ingreso, devoluciones y amortización (si es

necesario), a cada concepto de ingreso, en Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso .

8. Asociar el presupuesto de ingreso a cada concepto en Presupuesto / Enlaces con Otros

Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso .

9. Registrar los parámetros generales de facturación en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Parámetros Facturación.


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10. Crear los Grupos Productos – Servicios en Facturación y Cartera / Tablas Básicas /

Grupos Productos y Servicios , asociándole el respectivo concepto de ingreso creado en el punto 5.

11. Crear los Servicios en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios ,

asociándole el respectivo grupo gestionado en el punto 8. Los servicios de matrícula deben crearse con clase “Matrícula” y los de inscripción con clase “Inscripción”. Si en los parámetros de Facturación está definido el centro de costo por Producto Servicio , se debe asociar el centro de costo a cada servicio en el momento de que estos se creen.

12. Registrar los parámetros globales de integración en el Módulo Facturación y Cartera /

Integración / Parámetros Globales / Parámetros.

13. Asociar los servicios con cada concepto de Académico, si son inscripciones deben integrarse en Facturación y Cartera / Enlaces con Otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Integración Servicios de I nscripción . Los demás que no sean de inscripción, se deben asociar en Facturación y Cartera / Enlaces con Otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / In tegración de Conceptos. En caso de que en los parámetros de generales de Facturación (Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Parámetros Facturación) se hay definido el centro de costo por Programa, se deben relacionar dichos programas a sus respectivos centro de costos en Facturación y Cartera / Enlaces con Otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Asociar Programa Centro de Costos . También es necesario asociar el punto de venta con la respectiva caja, a la unidad regional, esto es en Facturación y Cartera / Enlaces con Otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Punto de Venta por Unidad.

14. Relacionar el tipo de documento de pago “Consignación” con el tipo documento Liquidación

“Pago Verificación Automática ” - (gestionado en Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Tablas Básicas / Tipos de Pago de L iquidación ) - en Facturación y Cartera / Enlaces con Otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Documentos de Pago .

Todo este proceso se realiza sólo una vez, y de allí en adelante, con cada nuevo producto o servicio que ofrezca la institución.


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Integración conceptos de matrícula y demás derechos pecuniarios.


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2.1.2 Financiación interna. Hace referencia al compromiso de pago que adquiere un estudiante con la institución por concepto de matrícula u otros derechos pecuniarios que generen orden de pedido para su respectivo pago. En este proceso se debe tener en cuenta la siguiente parametrización:

1. Realizar todo el proceso de Integración Conceptos de Matrícula y Demás Derechos Pecuniarios, para que se generen órdenes de pedido integradas con el aplicativo Academusoft.

2. Crear el tipo documento contable de clase “Financiación Estudiante” el cual debe tener

asociado una cuenta contable de clientes para poder generar la cuenta por cobrar. Esto es en Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo documento Conta ble –Elegir la clase- / Buscar / Agregar.

3. Crear los conceptos de ingreso de clase financiación en Pagaduría y Tesorería / Tablas

Básicas / Concepto de Ingreso . Asociar las cuentas contables a los conceptos de ingreso, los que serán relacionados a características de abono a capital deben tener la misma cuenta del tipo documento contable de clase “Financiación Estudiante” y los que serán para intereses deben tener una cuenta del ingreso. Esto se hace en el Módulo Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos / Pagadurí a / Conceptos de Ingreso.

4. Asociar los presupuestos para cada concepto de ingreso de clase financiación. En este

caso los que serán relacionados a características de abono a capital se les debe asociar el mismo presupuesto que tiene el concepto de ingreso del grupo producto servicio de facturación (matrícula, carnet, seguro) y los que serán para intereses se le puede asociar el mismo presupuesto o uno diferente si la entidad lo especifica de esa manera. Esto se realiza en el Módulo Presupuesto / enlaces con otros Módulos / P agaduría / Conceptos de Ingreso.

5. Crear las características de clase “abono a capital”, “interés corriente” e “interés de mora”

según corresponda, en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Caracterís ticas y asociarle el respectivo concepto de ingreso a cada una.

6. Crear el plan de financiación en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Pla n

de Financiación y asociarle cada una de las características creadas en el punto 5.

7. Se debe tener una Orden de Pedido en estado activa la cual es generada en el aplicativo Academusoft en el momento que se haga la liquidación de la matrícula (Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Generar Liquid ación de Matricula ). Las ordenes de pedido activas se pueden visualizar en el Módulo Facturación y Cartera / Movimientos / Orden de Pedido.

Una vez se encuentre realizada la parametrización se procede a registrar la financiación a través de la funcionalidad Facturación y Cartera / Cartera / Negociación Estud iante. � Negociación estudiante Sin cuota inicial

Permite realizar el registro de la financiación ingresando en Facturación y Cartera / Cartera / Negociación Estudiante. Allí se debe elegir la fecha de la financiación, la fecha de la primera


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cuota, el tipo documento contable el cual fue creado en la parametrización, se realiza la búsqueda del estudiante con orden de pedido activa digitando el número de identificación y el nombre, se elige la orden de pedido, se deja en cero el campo cuota inicial, se escoge el plan de financiación a aplicar, se coloca la cantidad de meses a financiar, luego se procede a realizar el cálculo de la programación de pagos haciendo uso de la opción Calcular. Si se requiere diferir el ingreso, se elige el check “amortizar”, se indica la fecha, el tipo documento contable para diferido y los meses. Finalmente se debe Registrar la financiación. De esta manera se genera una cuenta por cobrar a nombre del estudiante. El pago de las cuotas se puede recaudar por medio del recibo de caja con origen cuenta por cobrar en el Pagaduría y tesorería / Movimientos / Recibo de caj a o por el archivo plano Pagaduría y tesorería / Movimientos / Cargar pagos masivos. � Negociación estudiante con cuota inicial.

Para registrar la financiación con cuota inicial, se debe ingresar en la siguiente ruta: Módulo Facturación y Cartera / Cartera / Negociación Estud iante , elegir la fecha de la financiación, la fecha de la primera cuota, el tipo documento contable el cual fue creado en la parametrización, se realiza la búsqueda del estudiante con orden de pedido activa digitando el número de identificación y el nombre, se elige la orden de pedido y se coloca el valor de la cuota inicial que se va a pagar, se selecciona el plan de financiación a aplicar, se coloca la cantidad de meses a financiar, se elige el respectivo tipo documento de pago y se adiciona el valor de la cuota inicial; se procede a realizar el cálculo de la programación de pagos haciendo uso de la opción Calcular y luego Registrar . Seguidamente se debe Aprobar y Asentar la financiación en Facturación y Cartera / Cartera / Autorizar Financiación. Al momento de Asentar, se debe elegir si se requiere amortizar (seleccionar la fecha, el tipo documento contable para el diferido y los meses a diferir), se agrega una justificación y se da uso a la Opción Asentar . Con esto se finaliza el registro de la financiación, generándose un recibo de caja por el valor de la cuota inicial (del cual se podrá revisar el movimiento contable y presupuestal) y una cuenta por cobrar por el restante. El pago de las otras cuotas se puede recaudar por medio del recibo de caja con origen cuenta por cobrar en el Pagaduría y tesorería / Movimientos / Recibo de caj a o por el archivo plano Pagaduría y tesorería / Movimientos / Cargar pagos masivos. � Negociación estudiante con programación manual.

El aplicativo tiene la opción de realizar la financiación interna por programación manual. Para ello se debe hacer el siguiente proceso: ingresar a Facturación y Cartera / Cartera / Negociación Estudiante, elegir la fecha de la financiación, la fecha de la primera cuota, el tipo documento contable, la identificación y nombre del estudiante, la orden de pedido y chequear la opción “programación manual”. No se elige un plan de financiación sino que se agregan las características de abono a capital e intereses una a una, se coloca el cálculo de la cuota “pago interés variable”. En el botón calcular aparece una pantalla en donde se elige la fecha y el valor del abono a capital que se quiere programar, se realiza lo mismo continuamente hasta que sea cubierto en su totalidad el capital a pagar. Listadas las cuotas se procede a Volver y Registrar , con lo que se genera la cuenta por cobrar que posteriormente puede ser recaudada por medio del recibo de caja con origen cuenta por cobrar en el Pagaduría y tesorería / Movimientos / Recibo de caj a o por el archivo plano Pagaduría y tesorería / Movimientos / Cargar pagos masivos .


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Financiación intern a.


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2.1.3 Financiación externa. Tiene que ver con compromiso de pago que adquiere un una entidad externa con la institución, en lugar del estudiante, en cuanto a procesos académicos respecta.

Para poder llevar a cabo el registro de la financiación Externa se debe tener previamente la siguiente parametrización:


2. Crear el tipo documento contable de clase financiación externa el cual debe tener una

cuenta de cliente para generar la cuenta por cobrar. Este lo crea el área de contabilidad en el Módulo Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo documen to Contable / Financiación Externa.

3. Crear la persona jurídica que va a ser la entidad financiera en el Módulo Parámetros

Generales / Personas. En este caso existe un check en el formulario que se llama entidad financiera el cual es necesario gestionar para que se liste en la financiación externa.

4. Crear el concepto de ingreso de clase financiación en Pagaduría y Tesorería / Tablas

Básicas / Concepto de Ingreso . Asociar la cuenta contable al concepto de ingreso la cual debe ser la misma que tiene el tipo documento contable, en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de ingreso.

5. Asociar los presupuestos para cada concepto de ingreso de clase financiación. En este

caso se debe asociar el mismo presupuesto que tiene asociado el concepto de ingreso del grupo producto servicio de facturación, en Presupuesto / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso.

6. Crear la característica de abono a capital en Facturación y Cartera / Tablas Básicas /

Características y asociarle el concepto de ingresos creado en el punto 4.

7. Crear el plan de financiación en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Plan de Financiación y asociarle la característica creada previamente.

8. Se debe tener una Orden de Pedido en estado activa la cual es generada en el aplicativo

Academusoft en el momento que se haga la liquidación de la matrícula (Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Generar Liquid ación de Matricula ). Las ordenes de pedido activas se pueden visualizar en el Módulo Facturación y Cartera / Movimientos / Orden de Pedido.

9. Una vez se encuentre realizada la parametrización se procede a registrar la financiación en

el Módulo Facturación y Cartera / Cartera / Financiaci ón Externa. Allí se debe elegir la fecha de la financiación, la fecha de la primera cuota, se debe activar tercero orden de pedido, se elige la entidad financiera en este ejemplo ICETEX, si se requiere amortizar se elige el check de amortizar en donde se seleccionara la fecha, el tipo documento contable del diferido y los meses a amortizar, luego es necesario realizar la búsqueda del estudiante con el número de identificación y el nombre, se elige la orden de pedido, el plan de


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financiación y el tiempo que se va a financiar para generar la programación de los pagos. Luego se elige la opción calcular y se registra. De esta manera se hace el registro de una financiación del 100% por una entidad externa, en este caso se genera la cuenta por cobrar pero a nombre de la entidad quien es la que realiza el giro del pago de los diferentes estudiantes que financia.

10. Ya registrada la financiación se procede a realizar el pago de la cuota en el Módulo

Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caj a. Allí se elige la entidad financiera en este ejemplo el ICETEX y se escoge el origen cuentas por cobrar. El sistema listará las diferentes financiaciones registradas, se escoge la cuenta por cobrar y se coloca el valor a pagar, se elige el tipo documento de pago se agrega el valor. Se elige asentar automáticamente y se registra. De esta manera se realiza el pago de las cuotas.

11. Se puede consultar el movimiento contable en el Modulo Contabilidad / Consultas e

Informes / Consultar movimientos contables.

12. De igual manera se puede realizar la consulta de la afectación presupuesta en Presupuesto / Consultas e Informes / Libro auxiliar de Presupuesto.

NOTA: En caso de que la financiación externa sea por un porcentaje inferior al 100%, se debe registrar primero la financiación externa por el valor correspondiente y el excedente se puede recaudar mediante una financiación interna (Facturación y Cartera / Cartera / Negociación Estudiante) o una factura a contado (Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta ) con el fin de que se active la matrícula académica del estudiante en el aplicativo Academusoft.


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Financiación externa .


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2.1.4 Factura de venta. Por medio de esta funcionalidad (Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta ), se recaudan los pagos por concepto de productos y servicios que pueden listarse mediante una orden de pedido (manual o integrada con Academusoft) o también agregarse en esta misma funcionalidad. Para llevar a cabo el proceso, es necesario gestionar la siguiente parametrización:


2. Activar el periodo en el cual se va a realizar registro en el Módulo Facturación y Cartera /

Funciones especiales / Cambiar estado del periodo. Igualmente deben estar habilitados los periodos en las siguientes rutas: Módulo Contabilidad / Movimientos / Cambiar Estado del Período; Módulo Presupuesto / Funciones Especiales / Cambiar Estado del Periodo; Módulo Pagaduría / Funciones Especiale s / Cambiar Estado del Periodo.

3. Crear los tipo documentos de pago (Efectivo, Consignación, Tarjeta Crédito, Tarjeta Débito,

etc.) en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Tipo Docum ento de Pago.

4. Crear los tipos documentos contables de clase Factura (uno con la cuenta contable para créditos y otro sin cuenta – esta sería para pagos a contado) en Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo documento Contable / Facturas.

5. Crear las personas facturación (con el rol de cajero, vendedor y responsable según

corresponda) en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Per sona Facturación la cuales deben estar vinculadas como trabajadores en Talento Humano IG / Datos del Trabajador / Datos Laborales / Cargos.

6. Crear la caja de venta en Pagaduría / Tablas Básicas / Cajas y asociarle la cuenta

contable en Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos / Pagadurí a / Cajas.

7. Realizar la apertura de la caja en Facturación y Cartera / Caja. Para lo cual debe existir una caja general con saldo disponible.

8. Crear el punto de venta en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Punto de V enta,

relacionarle la caja y la persona facturación gestionada anteriormente.

• Pago de inscripciones por factura de venta

Para este proceso es necesario tener en cuenta además de la parametrización general, los pasos que se describen a continuación: Haber creado la persona jurídica “Cuantías Menores” en Parámetros Generales IG / Gestionar Personas / Personas y tenerla relacionada en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Parámetros Facturación.


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Crear un concepto de ingreso para inscripciones en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso el cual no debe tener ninguna clase. Asociar la cuenta contable de ingreso al concepto en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Asociar el presupuesto para inscripciones en Presupuesto / Enlaces con otros Módulo / Pagaduría / Concepto de Ingreso. Crear un grupo producto servicio para inscripciones en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio al cual se le relaciona el concepto de ingreso previamente creado. Crear un servicio de inscripción en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios al cual se le debe asociar un centro de costos así como el punto de venta, además de seleccionar que sea de clase inscripción y escoger el grupo producto/servicio. Tener gestionado los parámetros globales en Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Globales. Integrar el servicio de inscripción creado en facturación con el concepto de inscripciones (creado en Academusoft / Admisiones / Inscripciones / Servicio s / Gestionar Servicio ) en Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Integración Servicios de Inscripción. Integrar el punto de venta a la unidad regional en el Módulo Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusof t / Punto de Venta Unidad. Se aclara que la parametrización se hace inicialmente y cuando así se requiera, pero no cada vez que se realice el proceso de pago. Una vez realizada la parametrización se registra la inscripción en el módulo Academusoft (este proceso lo hace el estudiante en línea y al realizar el registro se genera un formulario de inscripción con el valor a pagar la cual contiene un número de orden de pedido). Ya generadas las inscripciones en Academusoft es posible en facturación y cartera visualizar las ordenes de pedido en estado activa que para este caso salen a nombre del tercero Cuantías Menores. El usuario las puede verificar en Facturación y Cartera / Movimientos / Ordenes de Pedido. (Se debe seleccionar el estado activa). Finalmente se procede a realizar el registro del pago en Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta. Allí se debe elegir el tipo documento contable “factura”, la fecha en la que se recibe el pago, el vendedor, el cliente en este caso “cuantías menores”, si se tiene el código del estudiante se puede digitar en el campo “beneficiario” para hacer más rápida la búsqueda, se debe elegir la respectiva orden de pedido, el sistema listará automáticamente el servicio con el valor liquidado, luego se selecciona el tipo documento de pago (efectivo, cheque, consignación) se agrega la fecha y el valor, en este caso no se amortizan ya que las inscripciones no se deben diferir, se termina el proceso seleccionando el botón Contado. Una vez registrado se puede visualizar el recibo de caja en Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja.


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Se puede consultar el movimiento contable en Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables y el recaudo en Presupuesto / Consultas e Informes / Libro Auxiliar de Presupuesto.

• Pago por factura de venta de matrículas sin amortiz ar Para este proceso es necesario tener en cuenta además de la parametrización general, los pasos que se describen a continuación: Crear un concepto de ingreso para matrícula y demás derechos que se le cobren al estudiante como por ejemplo el carnet, seguro, en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto d e ingreso el cual no debe tener ninguna clase. Asociar la cuenta contable tanto de ingreso como de amortización al concepto en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos d e Ingreso. Asociar el presupuesto de ingreso en el Módulo Presupuesto / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso. Crear un grupo producto servicio para matricula en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio al cual se le relaciona el concepto de ingreso previamente creado. Crear un servicio en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Pro ductos y Servicios al cual se le debe asociar un centro de costos así como el punto de venta, además de seleccionar que sea de clase Matrícula y elegir un grupo producto servicio. Crear los descuentos en el Módulo Pagaduría y tesorería / Tablas Básicas / Des cuentos Impuestos y Retenciones. Los cuales deben clasificarse en descuentos de matrícula y asociarle la respectiva cuenta contable tanto de descuentos como del diferido de descuentos. Tener gestionado los parámetros globales en Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Globales. Integrar el servicio de matrícula creado en facturación con el concepto de matrícula del módulo Academusoft (Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Tablas Básicas / Conceptos de Matrícula – tipo de concepto: Derechos de matrícula-) en la siguiente ruta: Módulo Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Integración de Conceptos.

Integrar los descuentos de matrícula creados en facturación con los descuentos del módulo Academusoft (Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Tablas Básicas / Conceptos de Matrícula – tipo de concepto: Descuento-) en la siguiente ruta: Módulo Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Integración de Conceptos. Integrar el punto de venta a la unidad regional en el Módulo Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusof t / Punto de Venta Unidad.


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Se aclara que la parametrización se hace inicialmente y cuando así se requiera, pero no cada vez que se realice el proceso de pago. Una vez realizada la parametrización se genera la liquidación en el módulo Academusoft (Academusoft/ Registro Académico / Liquidaciones / G enerar Liquidación de Matricula ). Generadas las liquidaciones en Academusoft es posible en el módulo de facturación y cartera visualizar las órdenes de pedido en estado activa que para este caso salen a nombre de cada estudiante. El usuario las puede verificar en Facturación y Cartera / Movimientos / Ordenes de Pedido. (Se debe seleccionar el estado activa). Finalmente se procede a realizar el registro del pago en el Módulo Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta. Allí se debe elegir el tipo documento contable “factura”, la fecha en la que se recibe el pago, el vendedor, el cliente en este caso la identificación y nombre del estudiante, se debe elegir la respectiva orden de pedido, para que el sistema liste automáticamente el servicio con el valor liquidado, se selecciona el tipo documento de pago (efectivo, cheque, consignación) se agrega la fecha y el valor, en este caso no se elige la opción de amortizar se selecciona la funcionalidad Contado.

• Pago por factura de venta de matrículas con amortiz ación Se debe tener en cuenta la misma parametrización del proceso anterior y además cuando se gestionen los conceptos de ingreso en Módulo Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso se debe chequear la opción Diferir Masivo , a aquellos que lo requieran, de lo contrario aunque el proceso de pago se haga con diferido, no será tomado en cuenta. Seguidamente en el formulario de factura de venta se debe elegir el check de amortizar en donde se visualizará una pantalla que permitirá al usuario seleccionar la fecha y los meses en los que requiere amortizar los ingresos así como el tipo documento contable para diferidos luego debe elegir la opción cerrar, se finaliza el proceso eligiendo la opción contado. Una vez registrado se puede visualizar el recibo de caja en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Se puede consultar el movimiento contable en el Módulo Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables. En este caso se observa el asiento de la cuenta contable que tenga relacionada el banco o la caja contra la cuenta contable de diferido que tenga relacionada el concepto de ingreso asociado al grupo producto servicio. Se puede correr el proceso de diferido en el Módulo Contabilidad / Movimientos / Procesar Diferidos y realizar la consulta del movimiento contable en donde se observará que se hará el asiento de la cuenta del diferido que tiene asociado el concepto de ingreso contra la cuenta del ingreso. Finalmente se puede consultar el recaudo en el Modulo Presupuesto / Consultas e Informes / Libro Auxiliar de Presupuesto.


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• Pago por factura de venta de otros servicios

Para poder registrar el pago por factura de venta de otros servicios diferentes a inscripciones y matriculas se debe realizar la siguiente parametrización. Crear un concepto de ingreso de otros servicios que se vendan en la institución en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso el cual no debe tener ninguna clase. Asociar la cuenta contable de ingresos en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Asociar el presupuesto en el Módulo Presupuesto / Enlaces con otros Módulos / Pa gaduría / Concepto de Ingreso. Crear un grupo producto servicio en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Prod ucto Servicio al cual se le relaciona el concepto de ingreso previamente creado. Ej. Derechos pecuniarios. Crear un servicio en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Pro ductos y Servicios al cual se le debe asociar un centro de costos así como el punto de venta, además de no agregarle ninguna clase, y elegir un grupo producto servicio. Ej. Constancias y Certificados. Finalmente se procede a realizar el registro del pago en el Módulo Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta. Allí se debe elegir el tipo documento contable “factura”, la fecha en la que se recibe el pago, el vendedor, el cliente en este caso la identificación y nombre de la persona a la cual se le va a vender el servicio, se debe realizar la búsqueda del servicio en lista de productos agregar la cantidad y el valor, se selecciona el tipo documento de pago (efectivo, cheque, consignación) se agrega la fecha y el valor, en este caso no activa el check “amortizar”. Se selecciona la opción Contado para registrar el pago. Una vez registrado se puede visualizar el recibo de caja en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Se puede consultar el movimiento contable en el Módulo Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables. En este caso se observa el asiento de la cuenta contable que tenga relacionada el banco o la caja contra la cuenta contable de ingreso que tenga relacionado el concepto de ingreso asociado al grupo producto servicio. Finalmente se puede consultar el recaudo en el Modulo Presupuesto / Consultas e Informes / Libro Auxiliar de Presupuesto.

• Pago de productos por factura de venta

Para este proceso es necesario tener en cuenta además de la parametrización general, los pasos que se describen a continuación: Relacionar una bodega de venta al punto de venta la cual debe crearse en el Módulo Almacén e Inventarios / Tablas Básicas / Almacén / Datos de B odega.


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Registrar una orden de compra en el Módulo Almacén e Inventarios / Movimientos Compras / Orden de compra. En esta se coloca el precio de costo. Crear un Registro Presupuestal en Presupuesto / Movimientos / Registro Presupuestal ( con anterioridad se debe haber hecho la solicitud de CDP y el CDP, en Presupuesto / Movimientos / Solicitud CDP y en Presupuesto / Movimientos / CDP respectivamente). Aprobar la orden de compra en el Módulo Almacén e Inventarios / Movimientos Compras / Orden de compra / Aprobar. Agregar un ingreso en el almacén en la siguiente ruta: Módulo Almacén e Inventarios / Movimientos / Almacén / Ingresos. Crear una causación de pago de la orden de compra en Contabilidad / Movimientos / Causación de pagos. Agregar un egreso de consumo sin contabilizar en el cual se debe relacionar la bodega de venta en el Módulo Almacén e Inventarios / Movimientos / Almacé n / Egreso de Consumo. Crear un concepto de ingreso para la venta de los productos en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso el cual no debe tener ninguna clase. Asociar la cuenta contable tanto de ingreso como costos en el Módulo Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingres o. Asociar el presupuesto en el Módulo Presupuesto / Enlaces con otros Módulos / Pa gaduría / Concepto de Ingreso. Crear un grupo producto/ servicio para los productos en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio al cual se le relaciona el concepto de ingreso previamente creado. Crear un Producto en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Pro ductos y Servicios en el cual se debe seleccionar la bodega, elegir un centro de costos, el punto de venta, el proveedor, el grupo producto servicio y colocarle un precio de venta. Finalmente se procede a realizar el registro del pago en el Módulo Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta. Allí se debe elegir el tipo documento contable “factura”, la fecha en la que se recibe el pago, la bodega, el vendedor, el cliente en este caso la identificación y nombre de la persona a la cual se le va a vender el producto, se debe realizar la búsqueda del producto en lista de productos agregar la cantidad el sistema listará el precio que se haya parametrizado cuando se creó el producto, se selecciona el tipo documento de pago (efectivo, cheque, consignación) se agrega la fecha y el valor, en este caso no se activa el check “amortizar”. Si el pago es por el total de la venta, se selecciona la opción Contado , sino se debe gestionar el plan de financiación con anterioridad, elegir la funcionalidad Crédito , gestionar los datos y finalmente registrar. Una vez registrado se puede visualizar el recibo de caja en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Para las facturas a crédito, se genera la respectiva cuenta por cobrar a nombre del tercero y el recibo de caja por el valor pagado.


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Se puede consultar el movimiento contable en el Módulo Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables. En este caso se podrá consultar 3 movimientos contables:

- El de la causación de pago del ingreso que sería la cuenta por pagar contra la cuenta de bodega.

- El de la venta que sería la cuenta asociada a la caja o al banco contra la cuenta contable del ingreso asociada al concepto de ingreso del grupo producto servicio. En este asiento se visualiza el precio de venta por ejemplo $15.000.

- El asiento del costo en el que se visualiza la cuenta de costos asociada al concepto de ingreso asociado al grupo producto servicio contra la cuenta de bodega. En el cual se visualiza el precio de costo.

De esta manera se obtendrá la utilidad por la venta del producto es decir la diferencia entre el precio de costo y el precio de venta.


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Factura de venta - Inscripciones.


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Factura de venta - Liquidaciones.


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Factura de venta – Otros Servicios.


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Factura de venta – Productos.


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2.2 MÓDULO CONTABILIDAD 2.2.1 Provisiones. Provisión de cartera: Es el valor que la empresa considera no es posible recuperar, teniendo en cuenta el comportamiento de la cartera. Pasos a realizar para llevar a cabo el proceso de p rovisión de cartera:

1. Parametrizar el Tipo Documento Contable en Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo Documento Contable , de clase vencimiento de cartera, se debe crear con el nombre vencimiento de cartera o provisión de cartera , en el cual el sistema almacenará los asientos que genere automáticamente.

2. Definir las edades de la cartera o los rangos de cartera, en la ruta Facturación y Cartera /

Tablas Básicas / Gestionar Provisiones de Cartera.

3. Asociar las cuentas contables:

� La cuenta de provisión del activo se debe parametrizar en Contabilidad / Enlace con otros Módulos / Facturación / Parámetros de Factura ción y Cartera , en el campo provisión de cartera.

� Y la cuenta del gasto se debe asociar a los conceptos de ingreso en la ruta

Contabilidad Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso.

Nota: es muy importante que todos los conceptos de ingreso de clase financiación tengan asociada la cuenta de provisión de cartera, para que el sistema corra el proceso de provisión automáticamente. OTRAS PROVISIONES

1. En el caso que la Institución maneje otro tipo de Provisión se podrá realizar el Registro ingresando a la funcionalidad Contabilidad / Movimientos / Provisiones , donde se gestionan los siguientes datos: código, nombre, tipo, tipo de documento (creado en el módulo de Contabilidad / Tablas básicas), persona (creado en el Módulo Parámetros Generales / Personas), centro de costos (se crea en el Módulo de Contabilidad / Tablas Básicas / Centro de Costos), cuenta contable de provisiones, cuenta contable de gastos, (se crean en el Módulo de Contabilidad / Tablas Básicas / Plan de C uentas) ; período inicial, período final.

2. Luego se debe acceder a la funcionalidad Procesar Provisiones, donde se escoge el

período contable a procesar y se selecciona la opci ón Registrar.


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2.2.2 Depreciación. Esta funcionalidad permite realizar de manera automática, el proceso de depreciación a todos los grupos activos a los cuales se les va a aplicar el Método de Línea Recta. El ajuste por depreciación

Provisiones .


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es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de él en un periodo de tiempo determinado. El proceso de depreciación se encuentra en Contabilidad / Movimientos / Realizar Ajustes por Inflación y Depreciación. Se recomienda tener en cuenta las siguientes consideraciones para iniciar el proceso: Al momento de codificar el activo, se debe indicar la vida útil, aunque por defecto se toma del periodo definido para el grupo al cual está asociado el activo. Se debe seleccionar el método de depreciación (en la versión actual del software solo se cuenta con la Depreciación Lineal) y gestionar la información de cuentas contables asociadas al grupo de activo correspondiente. NOTA: no se puede correr la depreciación de un mes sin haber procesado la del mes inmediatamente anterior. Si el activo es menor cuantía mes, se debe parametrizar en OTROS PARAMETROS DE ALMACEN, que se lleve directamente al gasto, esto ocurrirá en el momento de dar al servicio el activo. En caso de no indicar que el activo se lleva directamente al Gasto, al momento de correr la depreciación este quedará totalmente depreciado, y cuando se da al servicio se lleva a las cuentas reales del activo. Parametrización Previa 1. Indicar rangos de valores en Contabilidad. Para ejecutar automáticamente el proceso de depreciación, se debe parametrizar el Valor Mínimo Mensual Depreciación y/o el Valor Mínimo Anual Depreciación, campos que se encuentran en la ruta: Contabilidad / Tablas Básicas / Parámetros de Conta bilidad. En cuanto a los valores que estén allí registrados, el sistema tendrá en cuenta si alguno de los activos tiene su costo inferior a esos rangos parametrizados y realizará el proceso de depreciarlos en su totalidad sin considerar la vida útil que desde Almacén e Inventario se les haya asignado. Por el contrario si el costo es superior a estos valores, el aplicativo realizará el ajuste mensualmente de cada activo según corresponda de acuerdo a su valor y vida útil asignados en el momento del Plaqueteo. 2. Plaquetear los Activos adquiridos por la Institución. Gestionar el Grupo Artículo en: Almacén e Inventario / Tablas Básicas / Almacén / G rupo de artículos. Crear los artículos en Almacén e Inventario / Tablas Básicas / Almacén / A rtículos. En Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos / Inventar io , el Grupo Artículo debe tener la Cuenta de Ingresos asociada, en la cual se coloca una cuenta transitoria ya sea de Inventario en bodega, Mercancía en Bodega o Inventario en tránsito. Crear los Grupo Activos en Almacén e Inventario / Tablas Básicas / Inventarios / Grupo de Activos. Los grupos de activos poseen diversa parametrización en cuanto a si son depreciables y a la vida útil en meses para aplicar a cada activo. Así mismo se relacionan con el Grupo de Almacén al que pertenecen.


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Asociar las respectivas Cuentas Contables a los Grupo Activos en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Inventarios / Grupo Activo .

− En el campo Cuenta real del activo se asocia la cuenta de la clase 1 ACTIVOS

− En el campo Cuenta de Depreciación se asocia la cuenta de la clase 1 de naturaleza crédito que corresponde a la depreciación acumulada para el grupo de activos.

− En el campo Cuenta de Gastos se asocia la cuenta de la clase 5, depreciación.

Realizar la Orden Compra en Almacén e Inventario / Movimientos / Compras / Orde n de Compra o Contrato en Contratación Administrador / Movimientos / Contrato s, relacionarlo a un Registro Presupuestal en Presupuesto / Movimientos / Registro Presupuestal y posteriormente aprobarlo. Registrar el Ingreso en Almacén e Inventario / Movimientos / Almacén / Ingr esos . En Contabilidad / Movimientos se realiza la Causación de Pago y Legalización (si es anticipo), para que el Ingreso a Almacén quede Contabilizado (Estado Asentado) y se pueda proceder a la entrega de los bienes o registro de los mismos (plaqueteo). Realizada la Causación; el Ingreso en Almacén e Inventario / Movimientos / Almacén / Ingresos, queda en estado ASENTADO, momento a partir del cual ya se puede realizar el Egreso del bien a las dependencias. También existen activos que por la naturaleza de la adquisición no proviene de una orden de compra o contrato por tanto el ingreso no depende de la causación o legalización para ser contabilizado. Por ejemplo las donaciones, nacimientos etc. Al realizar el Plaqueteo de Activos se pueden identificar algunos aspectos importantes a tener en cuenta: Código Grupo Placa Activo Fecha Compra, Costo y Vida Útil (meses) Centro de Costo Para tener en cuenta al momento de realizar la consulta de asientos generados por los Activos, en el campo Doc. Soporte (documento Soporte), se pude observar la placa asignada al activo y la fecha en la que fue dado al servicio. Una vez se tienen los activos ya en Inventarios se puede proceder al proceso de depreciación. En el caso de que los Activos provengan de toma física y no tenga definida la depreciación inicial, esta se debe fijar por la funcionalidad Contabilidad / Movimientos / Ajustar Inflación y Depreciación Inicial, para cada uno de los activos según corresponda. 3. Procesar Depreciación.


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Se ingresa a la ruta Contabilidad / Movimientos / Realizar ajustes por i nflación y depreciación. Al inicio se encuentra una página de búsqueda donde se podrán visualizar los procesos o meses a ejecutar en el proceso de depreciación. Para correr el proceso correspondiente se selecciona del combo periodo el mes del que se va a correr la depreciación y se selecciona la fecha del asiento. Se podrán escoger todos los grupos de activos a la vez haciendo uso del check todos o se podrá escoger solo aquellos grupos de activos a los cuales se les va a aplicar la Depreciación en línea recta. Para los demás grupos a los cuales se les desee aplicar otro método de depreciación se podrá realizar a través de la Funcionalidad Registro de Movimientos. Finalmente se chequea el campo Depreciación.

Nota : es importante tener en cuenta que como ya no aplica el proceso de Ajustes por Inflación el Check en la parte superior se deja sin seleccionar.


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Depreciación .


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2.2.3 Legalización. Esta funcionalidad ubicada en la ruta: Contabilidad/ Movimientos/ Legalización , permite legalizar el pago de un anticipo o avance hecho por la compra o adquisición de bienes o contratos realizados para adquirir bienes y/o servicios prestados a la Institución. Los anticipos son adelantos de dinero entregados a los funcionarios o a terceros con el objeto de cubrir o atender costos y gastos de compras de bienes, viáticos, sostenimiento, gastos de viaje u otros conceptos. PASOS 1. Parametrizar un Concepto Egreso de clase Anticipo previamente creado en la ruta:

Pagaduría/ Tablas Básicas / Concepto Egreso y que tenga la respectiva Cuenta Contable de Anticipo asociada en la Ruta: Contabilidad/ Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Concepto Egreso cuenta que se deberá relacionar en el campo Cuenta de gastos.

2. Crear la Orden Compra en el módulo según corresponda a Servicios Generales o Almacén e

Inventarios: Servicios Generales / Movimientos / Órdenes de Serv icio , sin cotización ni requisición. Si va a tramitar la orden desde solicitud del servicio, realizar dicho proceso en Servicios Generales/ Movimientos /Órdenes de Servic io / Solicitudes de Servicio . En el módulo de Almacén, en la ruta: Almacén e Inventario / Movimientos / Compras / Órde nes de Compra .

3. Realizar el respectivo Registro Presupuestal en: Presupuesto/ Movimientos / Registro

Presupuestal. 4. Aprobar la Orden de Compra en cada una de las rutas, buscando el número de la orden

elaborada y haciendo uso del botón aprobar. Tener en cuenta que para aprobar se debe relacionar en el campo numero registro (el registro presupuestal asignado para la orden) dicho documento a través de la lupa.

Existen dos formas de registrar el anticipo: Una cuando se realiza antes del ingreso del bien o la recepción del servicio y otra cuando el abono es posterior a la recepción del bien o servicio.

5. En el caso de que el anticipo sea antes del ingreso se debe gestionar la respectiva Causación

de Pago: en: Contabilidad / Movimientos / Causación de Pago , en ella se relaciona el concepto de egreso de clase anticipo. Esta Causación de Pago no genera asiento.

6. Lo siguiente es realizar el registro del pago en: Pagaduría y Tesorería / Movimientos /

Comprobante de Egreso. 7. Posteriormente se realiza el ingreso del bien o recepción del servicio según corresponda en:

Inventario / Movimientos / Almacén / Ingresos o Servicios Generales / Movimientos / Recepción de Servicios .

8. Luego se debe registrar la legalización del anticipo en Contabilidad / Movimientos /

Legalización. Esta genera el asiento del ingreso, siempre y cuando el valor del ingreso sea


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menor o igual al anticipo, en el caso contrario se ve reflejado al hacer la causación por el excedente del pago.

En el caso contrario el ingreso va antes de la causación del pago, y luego se realizan los procesos de causación de pago (con anticipo) el pago y finalmente la legalización.


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Legalización .


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2.2.4 Cierre contable. La funcionalidad Contabilidad / Movimientos / Cerrar Vigencia, permite realizar el Cierre Contable de la vigencia; mediante la cancelación de las cuentas de resultados trasladando su saldo a las cuentas de balance respectiva; El cierre contable se realiza al finalizar el período, el sistema lo realiza sobre aquellas Cuentas que al momento de su creación hayan sido chequeadas en el campo Unifica Tercero Cierre. Para lleva a cabo este proceso se debe:

1. Crear las cuentas de resultado y chequear el campo Unifica Tercero Cierre .

2. Crear el tipo documento contable de clase cierre vigencia: en Contabilidad / Tablas básicas / Tipo Documento Contable.

3. Si la cuenta contable de utilidad o pérdida del ejercicio lleva chequeado que utiliza tercero, el asiento tomará el tercero parametrizado en Parámetros de Contabilidad en Contabilidad / Tablas básicas.

Pasos para realizar el cierre contable Opción 1: Realizar el cierre afectando las cuentas de Patrimonio de Ganancia o Pérdida del ejercicio.

1. Ingresar a la ruta Contabilidad / Movimientos / Cerrar Vigencia.

2. Seleccionar el año del cual se va a realizar el cierre.

3. Escoger el tipo documento contable creado de clase cierre vigencia.

4. Escoger tanto la cuenta de utilidad del ejercicio como la cuenta de pérdida del ejercicio.

5. Se puede chequear o no la opción de bloquear los periodos de enero a diciembre del año en el cual se está realizando el cierre contable. lo anterior se recomienda para que una vez sea definitivo el cierre no se pueda realizar ninguna afectación a la contabilidad de dicha vigencia.

6. Una vez generado el proceso de cierre este queda en estado pendiente y se podrá consultar en Contabilidad / Movimientos / Registro de Movimiento s, en el periodo de cierre para la Vigencia cerrada. Desde allí se podrá asentar para finalmente visualizar en Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar mov imientos Contables .

Proceso de cierre afectando la cuenta del gasto.

1. Verificar que la cuenta de gasto NO esté chequeada que utiliza centro de costo.

2. Ingresar a la ruta Contabilidad / Movimientos / Cerrar Vigencia.

3. Seleccionar el año al cual se le va a realizar el cierre.


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4. Escoger el tipo documento contable creado de clase cierre vigencia.

5. Escoger la misma cuenta del gasto en el campo cuenta de utilidad del ejercicio y cuenta

de pérdida del ejercicio.

6. Una vez generado el proceso de cierre el asiento queda en estado pendiente y se podrá consultar en Contabilidad / Movimientos / Registro de Movimiento s.

7. Luego se debe asentar para finalmente visualizar en Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar movimientos Contables.

NOTA: Si al momento de cerrar la vigencia se seleccionó la cuenta del gasto, posterior a este proceso se debe hacer la respectiva cancelación contra la cuenta de patrimonio (utilidad del ejercicio o pérdida del ejercicio) por ser esta una cuenta temporal, de manera manual a través de la funcionalidad Registro de Movimientos en Contabilidad / Movimient os.


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Cierre Contable .


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2.2.5 Información exógena. La información exógena es el conjunto de datos que las personas Naturales y Jurídicas deben presentar de forma periódica a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) sobre las operaciones de sus clientes y usuarios; esta información debe ser presentada a través de archivos XML. El proceso de obtención de cada uno de los formatos que deben ser presentados por las instituciones a la DIAN a través del aplicativo requiere de un proceso de parametrización en Contabilidad / Tablas Básicas / Información Exógena DIAN .

1. Contabilidad / Tablas Básicas / Información Exógena DIAN / Concepto DIAN: en esta funcionalidad el usuario define los conceptos por los cuales debe reportar información a la DIAN. Ejemplo: Retención en la fuente, Patrimonio, Pagos; Impuesto sobre las Ventas, Ingresos Recibidos.

- Luego de gestionar el código y el nombre del concepto se debe asociar las respectivas

cuentas contables a cada concepto con el objeto de obtener los saldos necesarios para la elaboración del informe por cada concepto,

2. Contabilidad / Tablas Básicas / Información Exógena DIAN / Tipo Documento DIAN:

permite reconocer el tipo de documento de identificación de las personas naturales o jurídicas incluidas dentro de los reportes de información exógena. Dentro de la parametrización establecida por la DIAN se encuentra: Registro Civil, Cédula de Ciudadanía, Número de Identificación Tributaría NIT.

3. Contabilidad / Tablas Básicas / Información Exógena DIAN / Informe Concepto DIAN:

Posteriormente se debe establecer los diferentes informes que deben presentar las personas naturales y jurídicas a la DIAN; los cuales están definidos por esta institución por formatos identificados por números; ejemplos de estos formatos son; 1001 - Pagos o abonos en cuenta a terceros; 1002 - Retenciones en la fuente practicadas; se realiza la asociación de los conceptos DIAN con cada uno de los informes establecidos por la institución y se define el monto mínimo a reportar por cada concepto asociado.

4. Contabilidad / Tablas Básicas / Información Exógena DIAN / Informe Columna DIAN:

Luego de haber definido el tipo de informes a enviar a la DIAN, se debe definir la estructura de los mismos en la funcionalidad Informe Columna DIAN, donde se gestiona cada uno de los ítems necesarios para hacer el informe de acuerdo a lo requerido por la DIAN, son preestablecidos para cada uno en la base de datos del aplicativo. La pantalla presenta los siguientes parámetros:

Código y descripción (asignados automáticamente). Número Código: Se asignan automáticamente de acuerdo al filtro de búsqueda utilizado al momento de ingresar a la funcionalidad. Origen: (debe seleccionar en el combo el correspondiente)

- Concepto DIAN: Código del concepto de la DIAN por el cual se genera el reporte.


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- Tipo de Documento: permite obtener el tipo de documento de la persona que genera el movimiento, este valor es el de la relación entre los códigos de los documentos de Gestasoft con los de la DIA.

- Número de Documento: Documento de identificación de la persona que genera el

movimiento reportado.

- Digito de Verificación: Campo de control que permite determinar si la información del documento de identidad es correcta.

- Nombre 1: Primer nombre de la persona que genera el movimiento reportado si esta es

natural. - Nombre 2: Segundo nombre de la persona que genera el movimiento reportado si esta es

natural.

- Apellido 1: Primer apellido de la persona que genera el movimiento reportado si esta es natural.

- Apellido 2: Segundo apellido de la persona que genera el movimiento reportado si esta es

natural.

- Razón social: Nombre con el cual se identifica la persona jurídica que genera el movimiento.

- Dirección: Dirección de residencia o ubicación de la persona que genera el movimiento.

- Departamento: Departamento de ubicación de la persona que genera el movimiento.

- Municipio: Municipio de ubicación de la persona que genera el movimiento. entre otros.

Tipo Valor: (debe especificar como se tomará el valor, final, debito, crédito etc.) � FINAL: Obtiene el valor de la suma de los movimientos débitos menos los créditos de la

cuenta. � DEBITOS: Obtiene el valor de los movimientos débito de la cuenta.

� CREDITOS: Obtiene el valor de los movimientos créditos de la cuenta. 55 � BASE DEBITOS: Obtiene el valor de los movimientos débito de la cuenta, aplicando el

porcentaje establecido para cada cuenta del concepto a declarar de dicho informe. � BASE CREDITOS Obtiene el valor de los movimientos crédito de la cuenta, aplicando el

porcentaje establecido para cada cuenta del concepto a declarar de dicho informe. � BASE FINAL Obtiene el valor de la suma de los movimientos débitos menos los créditos de la

cuenta, aplicando el porcentaje establecido para cada cuenta del concepto a declarar de dicho informe.


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Si se incluye este campo en el informe columna DIAN el usuario del módulo tendrá la opción de incluir una Fórmula para ser aplicada al valor obtenido para una de las columnas anteriormente mencionadas y definir si desea totalizar por dicho valor. Fórmula (se genera de acuerdo al cálculo que se deba hacer para cada concepto)

- Vacío: Para indicar campos que no tendrán valores dentro del informe. Totaliza: (se chequea en caso que así lo requiera). Una vez gestionado los datos se debe dar clic en la opción Registrar.

5. Una vez el usuario del módulo ha realizado la parametrización anterior; ya puede realizar la consulta de los informes a entregar de la DIAN por medio de la funcionalidad información exógena DIAN en Contabilidad / Consultas e Informes / Información E xógena Dian, en el cual se presenta un formulario con los datos del informe seleccionado, se debe escoger la vigencia, el período inicial y el período final. Una vez gestionado los datos se debe dar clic en la opción Generar.

6. Contabilidad / Funciones Especiales / Ajustes Infor mes DIAN, esta funcionalidad

permite realizar ajustes al informe, para llevar a cabo este proceso se debe seleccionar el informe y cargar el Archivo XML que se descarga en la ruta Módulo Contabilidad / Consultas e Informes / Información Exógena DIAN , luego el aplicativo ingresa al informe correspondiente y permite realizar los cambios que sean necesarios, una vez realizado los cambios se debe escoger la opción Generar y guardar el nuevo archivo web XML.


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Información Exógen a.


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2.3 MÓDULO CONTRATOS 2.3.1 Contratación por convocatoria. El contrato es un acuerdo que genera obligaciones y derechos para las partes involucradas y que se contrae de forma voluntaria en relación a un hecho o cosa. El aplicativo tiene dos opciones en las cuales puede participar una entidad en un contrato (como contratante o como contratista); las cuales son definidas a continuación Contrato como Contratante El proceso de contrato como contratante tiene como objeto registrar todos aquellos contratos para los cuales la entidad actúa como contratante de un tercero y con el cual se suplirá una necesidad de la misma. Este proceso se realiza en la ruta Contratación Administrador / Contratos / Contratos como Contratante. Para realizar el proceso de contratación se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Establecer los parámetros de contratación en Contratación Administrador / Tablas Básicas / Parámetros de Contratación, si desea generar el registro presupuestal automáticamente debe haber chequeado el parámetro de contratación administrador “crear registro presupuestal”, de esta forma al registrar el contrato se genera el Registro presupuestal asociado al CDP creado previamente. De lo contrario registrar el contrato y luego generar el Registro presupuestal con origen contrato.

2. Definir las modalidades de contratación a utilizar para el proceso (Arrendamiento, Compra

de Bienes y Servicios, Contratación de OPS, etc.) En Contratación Administrador / Tablas Básicas / Modalidades de Contratación. Las modalidades de contratación en el aplicativo pueden estar asociadas a clases (compras, vinculación fija, vinculación indefinida, mantenimiento y OPS) las cuales determinan la afectación de esa modalidad dentro del contrato.

• Compras; esta clase permite definir modalidades de contratación que involucren la

adquisición de productos o servicios por parte de la entidad.

• Vinculación Fija; esta clase define modalidades de contratación que estén relacionadas con vinculación de personal de planta a la institución.

• Vinculación Indefinida; esta clase crea modalidades que permiten generar contratos de vinculación de personal con periodo de tiempo indefinido en la entidad.

• Mantenimiento; esta clase define modalidades de contratación para la compra de servicios de mantenimiento a aplicar a los activos o recursos propios de la institución.

• OPS; crea una modalidad de contratación que permite hacer el registro de los contratos de prestación de servicios que al entidad ha realizado con terceros.

3. Definir los estados de contratación (Perfeccionamiento, Ejecución, Liquidado, Celebrado, Suspendido, etc.) En Contratación Administrador / Tablas Básicas / Es tados de


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Contratación. Estos estados de contratación están vinculados a un tipo de estado, que se listan a continuación;

• Inicio • Ejecución • Suspendido • Celebrado • Reinicio • Finalizado • Liquidado

4. Establecer los tipos de actas a utilizar en las diferentes etapas de la contratación en Contratación Administrador / Tablas Básicas / Tipo de acta.

5. Crear los tipos de adiciones a registrar en el transcurso del contrato como son las

adiciones de Tiempo y de Valor; las cuales se establecen en Contratación Administrador / Tablas Básicas / Tipo de Adición.

6. Establecer los tipos de póliza que respaldaran los contratos a celebrarse, estas pólizas son

creadas en Contratación Administrador / Tablas Básicas / Tipos de Póliza.

7. Definir las etapas de la contratación en Contratación Administrador / Tablas Básicas / Etapas de Contratación, el aplicativo maneja un combo llamado tipo que permite clasificar las etapas de la contratación; los cuales se definen a continuación;

• Perfeccionamiento, esta es la etapa inicial de todo contrato donde establece el objeto

del contrato y las obligaciones y derechos que trae consigo el contrato. • Ejecución; en esta etapa se registra el desarrollo del objeto contractual por parte del

Contratista, y de la Contraprestación por parte del Contratante; en las condiciones forma y plazos pactados. Esta etapa se da inicio con el registro de un acta de inicio o a través del vencimiento de la fecha firma.

• Liquidación; Corresponde a la etapa que formaliza la terminación del contrato; la cual se logra a través de la relación de un acta de liquidación.

8. Asociación los tipos de actas generadas con anterioridad a los estados del contrato con el

objeto de crear una relación que permite la correcta utilización de estos documentos en cada uno de los estados de la contratación. La cual se realiza en Contratación Administrador / Tablas Básicas / Tipos de acta- Est ados del contrato.

9. Establecer los objetos por los cuales son celebrados los contratos; la definición de los

mismos se realizan en Contratación Administrador / Tablas Básicas / Tipo de Objeto.

10. Determinar los conceptos para los cuales ofrecen amparos las pólizas; que se establecen en Contratación Administrador / Tablas Básicas / Tipo de Amparo en Pólizas.

11. Activar las personas como contratistas en Contratación Administrador / Personas /

Personas, c on el objeto de definir las personas con las cuales se realiza el proceso de contratación.


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12. Para el proceso de contratación el aplicativo ofrece diferentes orígenes, los cuales manejan un proceso propio de creación que se define a continuación:

12.1 Proceso de Contratación por Convocatoria

La convocatoria es un proceso generado por el aplicativo en Contratación Administrador / Convocatorias ; que son establecidas por una institución para generar procesos de licitación o convocatorias directas; para realizar este proceso se deben parametrizar los siguientes pasos:

• Establecer los parámetros de contratación en Contratación Administrador / Tablas Básicas / Parámetros de Contratación ; en esta funcionalidad el usuario debe definir; el valor máximo de contratación sin convocatoria (SMMLV), el porcentaje de calidad del oferente y el porcentaje valor de la propuesta.

• Definir tipos de convocatoria en Contratación Administrador / Tablas Básicas / Tipos de Convocatoria ; en este caso a los tipos de convocatoria se les debe relacionar una modalidad de selección (directa, Licitación, selección abreviada, concurso de méritos)

Selección directa; es un proceso de selección en el cual si los proponentes cumplen con los requisitos se realiza la selección directa por parte de la entidad. Licitación; procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable. Selección abreviada; corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Concurso de méritos; Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o pre proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este último caso, la conformación de la lista de precalificación se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso.

• Definir el tipo de configuración del proceso en Contratación Administrador / Tablas Básicas / Tipo de Convocatoria, en el cual se define las diferentes convocatorias a realizar a aplicar por la entidad.

• Luego en Contratación Administrador / Tablas Básicas / Confi gurar Procesos de la Convocatoria , se definen los procesos o etapas que se deben cumplir en la ejecución de la convocatoria. El aplicativo da un listado de los procesos que se pueden cumplir dentro de una convocatoria como son; pliego, pre pliego, inscripción de oferentes, entrega de propuestas, publicación de evaluación, adjudicación y publicación de adjudicación).


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• Definir los tipos de audiencia a realizar en el transcurso de la convocatoria; el tipo de audiencia está asociado a un proceso específico de la convocatoria. Este proceso se ejecuta en Contratación administrador / Tablas Básicas / Audie ncias.

Una vez se ha cumplido con la parametrización inicial se puede iniciar con la creación y ejecución de la convocatoria en Contratación Administrador / Convocatoria, para lo cual se deben seguir los siguientes pasos

• Registrar la convocatoria indicando origen de la convocatoria; el aplicativo ofrece tres orígenes; solicitud de servicio que se gestiona en Contratación Administrador / Solicitud de Servicio la cual debe estar en un estado aprobadas, requisición que es para compra de artículos o servicios que se crean en Almacén e Inventario / Movimientos / Requisiciones y en Servicios Generales /Movimientos/Ordenes de Servicios/ Solicitud de servicio , las cuales deben estar en un estado autorizada y sin origen que permite realizar una convocatoria que no tenga ninguna solicitud relacionada.

• El tipo de convocatoria a crear según lo parametrizado anteriormente

• Tipo de configuración del proceso parametrizado anteriormente con el cual se definirán los procesos a ejecutar en el desarrollo de la convocatoria.

• Lugar de la recepción de la propuesta realizada por los interesados y el lugar de la entrega de los pliegos.

• Valor del pliego y la copia del pliego.

• El Certificado de Disponibilidad Presupuestal que da soporte presupuestal al proceso.

• Las clases de personas (naturales o jurídicas) que pueden participar como oferentes en la convocatoria.

• Con el registro de la convocatoria se debe ingresar a la opción modificar de esta misma ruta con el objeto de seguir con el proceso, en esta opción se cumplen las siguientes actividades;

• Definir en la funcionalidad procesos de convocatoria la fecha inicial y final en la que se ejecutaran cada uno de los procesos relacionados al convenio a través del tipo configuración del proceso.

• Registrar las preguntas realizadas por los oferentes y las respuestas de las mismas.

• Registrar las objeciones hechas por los oferentes y las respuestas a estas objeciones.

• Programar las audiencias aclaratorias para cada uno de los procesos a ejecutar en la convocatoria.

• Registra las propuestas establecidas por cada oferente; para poder ejecutar este proceso la convocatoria debió pasar por el proceso de inscripción de oferentes y se


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debieron inscribir las personas interesadas en este proceso. La inscripción de oferentes se debe hacer en la funcionalidad inscripción convocatoria que se encuentra en la funcionalidad Contratación Administrador / Personas / Oferente, selecciona la persona a inscribir Continuar / se listan las convocatorias que estén en el proceso de inscripción de oferentes/registra.

Con la definición de las fecha para la ejecución de los proceso en el paso anterior; el administrador del módulo debe realizar los procesos de evaluación y adjudicación a través de las opciones propias de la funcionalidad convocatorias. Es importante que la convocatoria haya cumplido totalmente con los procesos configurados para la misma; es decir que quede en un estado de adjudicación para poder ser asociada como origen de un contrato. Una vez se asocia como a un contrato se debe seguir con el proceso normal de contratación. Luego que el administrador del módulo ha definido la modalidad de contratación y el origen del mismo, debe entrar a relacionar el CDP que soporta la disponibilidad para lograr la contratación, el plazo del contrato, la forma de pago, el objeto del mismo y la forma de Inicio; si se establece que la forma de inicio es el concepto de fecha firma en el momento en que cumple la misma no se puede hacer modificaciones al contrato. Es importante tener en cuenta que si dentro de los parámetros de contratación se activó el check de Registro Presupuestal; el aplicativo lo genera automáticamente en el momento del registro del mismo; de lo contrario debe ser creado por el administrador del módulo. El aplicativo ofrece una serie de funcionalidades a través de la opción modificar que permiten gestionar cambios al contrato las más importantes se relacionan a continuación: • Detalles del Contrato ; en esta funcionalidad se registran modificaciones para los contratos que tiene asociada las modalidades de clase compras o mantenimiento; se debe tener en cuenta que si el contrato tiene como origen una requisición, en esta funcionalidad se pueden definir el valor unitario y valor del IVA para los artículos o servicios a adquirir, pero si el contrato tiene como origen una cotización, esta funcionalidad será utilizada para visualizar los servicios o artículos mas no se pueden registrar modificaciones para la misma. • Personas ; en esta funcionalidad se pueden registrar las personas que participaran en el proceso de contratación cumpliendo los roles de abogado, asesor, interventor y codeudor. • Actas ; esta funcionalidad es muy importante para el proceso de contratación; en esta se registran las actas que dan soporte a los estados que se deben ejecutar en el proceso de contratación. Cuando se registrar un acta de inicio el contrato cambia de un estado de perfeccionamiento a un estado de ejecución. Se debe tener en cuenta que este proceso se logra con la previa parametrización de la asociación de los tipos de acta con los estados del contrato. • Pólizas ; a través de esta funcionalidad se pueden asociar las pólizas que darán seguridad y amparo a determinados imprevistos que se presenten en el desarrollo del contrato. • Adiciones; en esta funcionalidad se pueden registrar las adiciones en tiempo y/o valor que se requieran para el eficaz cumplimiento del contrato; si la adición corresponde a tiempo se debe generar que de soporte a la ampliación del tiempo del contrato, pero si la adición es de valor se debe realizar ajustes al CDP y al registro presupuestal.


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• Pagos; a través de esta funcionalidad se puede establecer una programación de pagos, que definirá las cuotas en las cuales se puede realizar el pago del contrato. Se debe tener en cuenta que la programación de pagos no se puede definir para aquellos contratos que tengan asociados modalidades que sean de clase compra o mantenimiento.

13. Para el proceso de pagos del contrato se debe cumplir con los siguientes pasos: Crear la causación de pagos que genera la cuenta por pagar de la entidad con el tercero con el que se celebra el contrato; en Contabilidad / Movimientos / Causación de Pagos. En el caso que la causación sea generada como un anticipo a la compra se debe crear el concepto de egreso con origen causación de pagos que da soporte al egreso de dinero por el pago del contrato, en Pagaduría y Tesorería / Movimientos , Concepto de Egreso . Si se ha establecido una programación de pagos para el contrato, se debe cambiar de estado pendiente aprobado la cuota a cancelar a través de la opción cambiar de estado de la funcionalidad pagos; de lo contrario la cuota no listara para la creación de la cuenta por pagar en la causación de pagos.

14. Una vez se ha ejecutado todo el proceso de contratación se puede dar terminado el

proceso, para esto se debe crear una acta de liquidación y de realizar el proceso de liquidación en la funcionalidad liquidación que se encuentra en la opción modificar de la ruta Contratación administrador / Contratos / Contratos como Contratante.


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Contratación por convocatoria.


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2.4 MÓDULO PRESUPUESTO 2.4.1 Cierre presupuestal. Al final de cada vigencia las instituciones del orden público debe realizar el cierre presupuestal para poder definir las cuentas por pagar no canceladas y las cuentas por cobrar (reconocimientos) no recaudadas. En el aplicativo el proceso de cierre presupuestal es realizado a través de la funcionalidad Cierre Presupuestal que se encuentra en Presupuesto / Funciones Especiales / Cerrar Vigenci a Presupuestal , el cual ofrece dos formas para su ejecución: Con Rubros Futuros; este procedimiento tiene como objetivo principal trasladar los cuentas por pagar y los reconocimientos a un presupuesto nuevo que pertenece a la siguiente vigencia, donde los pagos y los recaudos afecten la vigencia actual y no la cerrada. Para realizar el proceso de cierre por este camino debe activar el check usar rubro futuro cuando se ingresa a la opción agregar de la funcionalidad Cierre presupuestal; una vez está activo el check se escoge la vigencia a cerrar y se debe indicar la fecha de cierre que normalmente es la fecha final de la vigencia. Definida la vigencia se despliega un listado de las reservas presupuestales, cuentas por pagar y los reconocimientos pertenecientes a la misma, en este punto se debe asociar la norma que respalda el cierre presupuestal y seguir con la opción continuar; Para poder ejecutar el paso a seguir el usuario debió crear con anterioridad los rubros presupuestales de tipo reserva presupuestal, cuenta por pagar (egresos) y reconocimientos (ingresos). Es necesario activarlos para la siguiente vigencia a la del cierre. En la opción continuar se listan los rubros totalizados que están asociados a las reservas presupuestales, cuentas por pagar y a los reconocimientos de la vigencia de cierre; se debe asociar en esta opción los rubros creados para la vigencia siguiente o futura y efectuar el registro del proceso. Con el registro del proceso anterior el aplicativo crea automáticamente el presupuesto perteneciente a los rubros asociados. Una vez se ha registrado el proceso de cierre presupuestal, el usuario debe ejecutar el proceso de asentar con el cual se realiza la aprobación del presupuesto de los rubros de la vigencia siguiente que fueron asociados al proceso. Es de recordar que el pago de las cuentas por pagar y el recaudo de los reconocimientos serán registrados y afectaran a los rubros creados para la vigencia siguiente o futura relacionados en el proceso. Y se harán a través de un comprobante de egreso o un recibo de caja respectivamente. Sin Rubros Futuros; esta opción es utilizada cuando se requiere que los pagos y recaudos pertenecientes a las cuentas por pagar y a los reconocimientos establecidos en el cierre presupuestal respectivamente se registren y afecten la vigencia en la que fueron generados (vigencia de cierre).


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En este caso el usuario no debe activar el check de usar rubro presupuestal y solo debe definir la vigencia a cerrar y la fecha del registro que normalmente es la fecha final de la vigencia a cerrar. Con la vigencia definida se despliegan las reservas presupuestales, cuentas por pagar y reconocimientos generados en la vigencia que se van a incluir dentro del cierre, el usuario debe asociar la norma que da respaldo al proceso y efectuar el registro del mismo. El pago y recaudo para este proceso afectara los rubros de la vigencia de cierre relacionados a la cuentas por pagar y reconocimientos determinados en el cierre presupuestal. El pago se realiza a través de un comprobante de egreso con origen cuenta por pagar vigencia anterior y el recaudo se hace a través de un recibo de caja con origen cuentas por cobrar.


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Cierre Presupuestal.


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2.4.2 Modificaciones presupuestales. Ajuste al presupuesto interno: Permite realizar adiciones o reducciones al presupuesto previamente aprobado y que no se encuentra condicionado. Traslado del rubro presupuestal: Se utiliza para trasferir dinero de un presupuesto a otro. (Crédito y Contra crédito) Modificación del PAC: Realizar ajustes al PAC de un presupuesto en Particular. Traslado del PAC : Permite trasladar los rezagos de PAC de un mes a otro Los procedimientos para desarrollar el proceso de modificaciones presupuestales son los siguientes: 1. Se debe haber creado y aprobado el presupuesto. 2. Haber definido el PAC 3. Activar la vigencia presupuestal Presupuesto / Modificaciones Presupuestales / Ajust e al Presupuesto Interno. Permite realizar cambios de adición o reducción en los presupuestos de orden interno dentro de una vigencia específica. Pasos a seguir para llevar a cabo le ajuste al presupuesto: � Crear y activar la vigencia. � Seleccionar la norma se hace obligatoria, si en parámetros de presupuesto esta chequeada

la opción Ajuste con norma. � Seleccionar los rubros a los cuales se le realizara el ajuste.

Si el valor a ajustar es mayor al disponible, y el tipo de ajuste es Reducción, no se permite tal registro. Donde el valor disponible es calculado a partir del valor aprobado al presupuesto + Ajustes de tipo Adición al presupuesto + Traslados Presupuestal de Adición – Ajustes de tipo Reducción al presupuesto - Traslados Presupuestal de Reducción – Total Recaudado para ingreso o Total CDP para egresos. Presupuesto / Modificaciones Presupuestales / Trasl ado Presupuestal. Con esta opción el usuario puede realizar transferencia de dinero desde un presupuesto a otro. Pasos a seguir para llevar a cabo el traslado presupuestal: � Activar la vigencia seleccionada. � Seleccionar la norma se hace obligatoria, si en parámetros de presupuesto esta chequeada

la opción Ajuste con norma. � Ingresar mínimo un crédito y un contra crédito

Los valores totales del crédito y contra crédito deben ser iguales.


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Nota : si el valor del traslado es mayor al disponible, y el tipo traslado es Reducción (es decir Contra crédito), no se permite tal registro. Donde el valor disponible es calculado a partir del valor aprobado al presupuesto + Ajustes de tipo Adición al presupuesto + Traslados Presupuestal de Adición – Ajustes de tipo Reducción al presupuesto - Traslado Presupuestal de Reducción – Total Recaudado para ingreso o Total CDP para egresos. Presupuesto / Modificaciones Presupuestales / Trasl ado PAC. Por medio de esta funcionalidad, es posible trasladar los valores del PAC de un mes a otro.


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Modificaciones Presupuestales.


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3 FIRMAS

FIRMAS

Representante Plataforma - Universidad de Pamplona

Representante Cliente: Instituciones de E ducación Superior

Nombre Amanda Miguel Álvarez Medina

Analista de Pruebas Técnicas

Nombre Líder del Proyecto

Firma Firma

Nombre Kelly Johana Pachón Londoño


Nombre Líder del Proyecto Líder del Proyecto

Firma Firma

Nombre Omaira Socorro Suárez


Nombre Líder del Proyecto

Firma Firma

Aplicativo: Gestasoft – Campus Administrativo para IES públicas. … · 2016-11-17 · mostrar...

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