Aproximacion SG

7/24/2019 Aproximacion SG

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La Gestin Documental en las EmpresasLa Gestin Documental en las Empresas

Una aproximacin prctica

Centro de Documentacin y Gestin del Con


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Son los archivos, sin disputa, las dependencias mimportantes de una ofcina, pues mucho inuye en buena marcha de stas, as como en el ms prondespacho de los expedientes, el buen orden

precisin que se observen en la guarda y cuidado dlos documentos confados a la custodia de aquellos.

MHARTIN Y GUIX, E.Vademecum del ofcinista, p. 48Madrid, 1902

Centro de Documentacin y Gestin del Con


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Breve acercamiento a los conceptos clave.

Contextualizar la Gestin Documental.

Hacer refexionar a los participantes sore! La importa!ia d" imp#atar $ %G&. La' ("ta)a' * r"p"r!$'io"' para #a "mpr"'a.

Conocer la metodolo"#a de implementacin.

Compartir parte de nuestra experiencia.

$esolver dudas o in%uietudes.

OBJETIVOSOBJETIVOS

La Gestin Documental en las Empresas. Una aproximaci


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C&'(E')D&*C&'(E')D&*

Los documentos entorno a la empresa

De+niciones. Contexto. $efexiones

El tratamiento documental

Clasi+cacin. Descripcin. Conservacin. $ecuperacin

,or%u- un *GD )nte"rado

$azones. /enta0as

La experiencia de Deloitte o"ados y sesores (riutario

Hacia la Gestin del Conocimiento

Bilio"ra1#a



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C&'(E')D&*C&'(E')D&*

Los documentos entorno a la empresa

De+niciones. Contexto. $efexiones

E# tratami"to do!$m"ta#

+#a'i!a!i-. &"'!rip!i-. +o'"r(a!i-. R"!$p"ra!i-

or/$ $ %G&A It"rado

Rao"'. 3"ta)a'

La "p"ri"!ia d" &"#oitt" A5oado' * A'"'or"' Tri5$tario'

Ha!ia #a G"'ti- d"# +oo!imi"to

6i5#iora7a



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Lo' do!$m"to' "toro a #a "mpr"'a I

BRAINSTORMING (Tormenta de ideas)BRAINSTORMING (Tormenta de ideas)

Cuadros de Clasificacin. Base de datos. GestinDocumental. Expediente. Informacin. Documentalista.Conocimiento. Poder. Archivo. Documento. OCR. Dato.lu!o de "ra#a!o. Papeles. Di$itali%acin. &enta!a.'emoria. B(s)ueda. Conservacin. Orden. Ahorro.ichero. Directorio. An*lisis. Optimi%acin. Archivero.+or,flo-. Compartir. Recurso. Intranet. Experiencia.

Actuali%acin. Bi#liotecario. Inventario. Recuperacin.Descripcin. Eficacia. 'apa de procesos. Cam#io.Competitividad. Automati%ar. Economa. Descriptor.Conservacin. Cultura Or$ani%acional. "esauro./no-led$e 'ana$ement. Pertinencia. Rapide%. &alor.


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Lo' do!$m"to' "toro a #a "mpr"'a II

Dato!

E#"m"to 'ii!ati(o d" i7orma!!ot"ido " $ do!$m"to.

)n1ormacin! +om$i!a!i- o ad/$i'i!i- d" !oo!imi"t

/$" p"rmit" amp#iar o pr"!i'ar #o' /$" po'"" 'o5r" $a mat"ria d"t"rmiada.

Conocimiento! It"#i"!ia. %a5"r por "# ")"r!i!io d"

7a!$#tad"' it"#"!t$a#"' #a at$ra#"a, !$a#idad"' * #a' r"#a!io"' d" #a' !o'a'.

DEFINICIONESDEFINICIONES


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Lo' do!$m"to' "toro a #a "mpr"'a III

DE2)')C)&'E* ))DE2)')C)&'E* ))

Documento!

+$a#/$i"r o5)"to mat"ria# /$" o' aporta i7orma!i-. Tato7ormato 7'i!o !omo "#"!tr-i!o.

Expediente! +o)$to d" do!$m"to' ar$pado' por '$ r"#a!i- !o

tramita!i- d" $ a'$to.

rc3ivo! +o)$to d" do!$m"to' /$" prod$!" * r"!i5" $ idi(id$o,

"mpr"'a o $ orai'mo p5#i!o " "# ")"r!i!io d" '$' a!ti(idad"'. Lo!a# o "di!io dod" '" oraia, !o'"r(a * !o'$#ta

do!$m"to'.

Gestores de la documentacin! 6i5#iot"!ario', Ar!:i("ro', &o!$m"ta#i'ta'.


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Lo' do!$m"to' "toro a #a "mpr"'a I3

DE2)')C)&'E* )))DE2)')C)&'E* ))) Gestin Electrnica de Documentos! Tratami"to ;ar!:i(o * r"!$p"ra!i-< d" toda #a i7orma!i- d" "'ti-

pro!"d" d" ar!:i(o' 7'i!o' " 'oport" pap"#, !omo #a !r"ada " !:"ro' i7o

Bases de Datos! +o#"!!i- "'tr$!t$rada d" dato' (i!$#ado' por $ d"omiad

r"i'trado', orma#m"t", " #a m"moria d" $ ord"ador. $"d" mat"a!t$a#iar'", modi!ar'" o r"a#iar otra' op"ra!io"'.

Gestin Documental! +o)$to d" tar"a' * a!ti(idad"' "!amiada' a d"'!ri5ir, !#a'i!ar,

d"iti(a, di'po"r #o' do!$m"to' !o #a a#idad d" pod"r r"!$p"rar#o' po!o #a ma*or rapid" po'i5#".


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Lo' do!$m"to' "toro a #a "mpr"'a 3

C&'(E4(&C&'(E4(&G"'ti- d"# +oo!imi"to > ?M

G"'ti- d" #a I7orma!i-

G"'ti- d" +ot"ido'

&o!$m"ta!i-


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Lo' do!$m"to' "toro a #a "mpr"'a 3I

$E2LE4)&'E*$E2LE4)&'E*

556u- versin era la de+nitiva77

8o por si acaso me lo "uardo en mi C!9'o. 8o dentro de mi desorden: s- donde estn mis cosa

Un d#a me pon"o a tirar papeles y se acaan losprolemas.

5De %u- versin sacaste esos datos7

(en"o una suerte; Estn todos los documentos menos el%ue usco...

Un d#a arir- la puerta del armario y me caern todos lospapeles encima...

Estos ori"inales los tiene ,aco. Creo.


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Lo' do!$m"to' "toro a #a "mpr"'a 3II

Cuando la situacin se convierte en insostenile:empezamos a pensar en contratar a al"uien para%ue d- orden a este caos...

Dos casos cercanos a la realidadDos casos cercanos a la realidad

! Ac"m"lamos la doc"mentaci#n en "na sala Sinnin$%n criterio de clasi&icaci#n' ni eidentemente'de descrici#n

* Cada desac+o o deendencia de n"estra o&icinaac"m"la $ran cantidad de doc"mentaci#n' lo ,"eimosi-ilita la recisa locali.aci#n


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Lo' do!$m"to' "toro a #a "mpr"'a 3III

Caso >!Caso >!

r"o!$pa!i- a !orto p#ao.No '" pi"'a " i("rtir. %" '$"#" r"!$rrir a '"r(i!io'

"t"ro' ;@$t'o$r!i

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