1. Introduccin a Access....................................... 1

2. Tablas ........................................................ 12

3. Entrada de datos y bsqueda de datos.................... 29

4. Generador de Expresiones.................................. 47

5. Filtros y consultas............................................ 64

6. Consultas avanzadas............................................ 81

7. Elaboracin de informes....................................... 93

8. Funciones adicionales........................................... 110

9. Herramientas Access.......................................... 126

8. Introduccin a Access

1.1. Access como sistema gestor relacional 2

1.2. Elementos de una base de datos de Access 2

1.2.1. Tablas 3

1.2.2. Consultas 3

1.2.2.1. Consulta de seleccin 3

1.2.2.2. Otras consultas 4

1.2.3. Formularios 5

1.2.3.1. Asistente para formularios y Autoformularios 5

1.2.3.2. Objetos de formularios para fines especficos 6

1.2.4. Informes 6

1.2.5. Macros 7

1.3. Asistentes 7

1.4. La ventana Base de Datos 9

1.4.1. Crear y abrir objetos 9

1.4.2. Barra de Herramientas 9

1.4.3. Abrir y cerrar una base de datos 10

1.4.4. Cambiar el diseo de un objeto 11

1.5. Establecer relaciones 11

1.6. Access y la Web 12

8.1. Access como sistema gestor relacional

En este punto vamos a definir en muy pocas palabras lo que es una base de datos, es una coleccin de datos, ejemplos sencillos de bases de datos son un listn de telfonos, una chequera y ejemplos ms complejos de bases de datos son, las facturas, una relacin de pedidos, etc. Adems Access es una Base de datos relacional,esto quiere decir que permite relacionar diferentes tipos de informacin , de modo que se puedan usar al mismo tiempo.

8.2. Elementos de una base de datos de Access

Lo ms importante en una base de datos es la informacin que posee. Pero en una base de datos hay otros elementos importantes, a los que se les llama objetos.

La lista de objetos con los que trabaja un usuario es:

Tablas que contienen la informacin

Consultas que permiten hacer preguntas acerca de algunos datos o cambiar aspectos de los datos

Formularios permiten ver u editar la informacin

Pginas son archivos con formato HTML que permiten ver los datos de Access con Internet Explorer

Informes permiten resumir e imprimir datos

Macros que realizan una o ms acciones de las bases de datos de forma automtica

Los Mdulos son otros tipos de objetos con los que el usuario puede trabajar. Un Mdulo es un programa en que se escribe con Visual Basic, para automatizar y realizar previo mandato las funciones de las bases de datos.

8.2.1. Tablas

Toda la informacin que el usuario introduce en una base de datos de Access queda almacenada en tablas. A continuacin se mostrar la figura de una tabla que pertenece a una base de datos.

Figura 1

Una tabla est formada por filas y columnas de valores. A las filas se las llama registros y a las columnas campos.

En Access hay diferentes formas de crear tablas.

8.2.2. Consultas

Se emplean para hacer preguntas sobre los datos. Pueden realizar preguntas en las que solo hay que buscar algn registro en la tabla o consultas que afecten a varias tablas y criterios. Ejemplos de preguntas que podemos realizar en las consultas son:

Qu clientes han encargado pedidos en los tres meses ltimos?

Con cuntos clientes nuevos he contactado esta semana?

8.2.2.1. Consulta de seleccin

La siguiente figura muestra una consulta que hace una bsqueda en la tabla. A estas consultas se les llama Consulta de seleccin, encuentra todos los registros que corresponden a la pregunta formulada y los expone una vez que la consulta se haya se haya ejecutado. Algunos aspectos sobre las consultas que pueden resultar de inters para los usuarios son:

El nombre de los campos en la fila Campos, junto con las marcas de activacin en la fila Mostrar, le dicen a Access qu campos son los que tiene que mostrar cuando se ejecute la consulta

En la figura 2 podemos observar como se hacen las consultas. Primero el usuario deber elegir las tablas que crea que le van a ser tiles de la ventana mostrar tablas y deber establecer las relaciones entre las tablas (las relaciones se establecen entre campos que contengan la misma informacin). Una vez que el usuario ha establecido las relaciones el siguiente paso es poner en la fila Campo el nombre del campo que queremos que aparezca en la consulta y despus establecer los criterios para que slo aparezcan determinados datos.

Figura2

Figura3

La figura 3 muestra una consulta en la que se pide los nombres de los grupos espaoles, Access busca en una base de datos de msica todos los grupos que sean espaoles y los muestra en la consulta

Cuando se ejecuta una consulta, Access muestra los datos en Vista Hoja de datos, que es una simple combinacin de filas y columnas de valores.(figura 3)

8.2.2.2. Otras consultas

Consultas de tabla referencia cruzada, estas consultas resumen los datos segn las categoras de forma que se obtienen respuestas a preguntas como Cules fueron las ventas, de lps de grupos espaoles, el ao pasado?, Estas consultas se pueden hacer con ayuda de una Asistente para referencia cruzada, el asistente ayudar al usuario a plantear la consulta.

Consultas de creacin de tablas, cuando el usuario cambia una consulta de seleccin por una consulta de creacin de tablas, los resultados se observan en una nueva tabla.

Consulta de actualizacin, el usuario puede realizar cambios globales en una tabla, como cambiar los valores de una campo a la casilla superior etc.

Consulta de datos anexados, el usuario puede utilizar estas consultas cuando sesee aadir informacin a una tabla con datos de otra.

Consulta de eliminacin, eliminan rpidamente grupos enteros de registros de una tabla, sin que el usuario tenga que ir eliminndolos uno por uno.

8.2.3. Formularios

Cuando el usuario abre una tabla en Access se presenta en una hoja de datos.

En Vista Formulario el usuario puede ver todos los campos para el registro que escoja al mismo tiempo. Al contrario que el la hoja de datos que el usuario tiene que recorrer toda la tabla para encontrar el registro. El empleo de formularios nos facilita algunas tareas como aadir, editar o ver datos.

8.2.3.1. Asistente para formularios y Autoformularios

Los formularios se pueden hacer con mayor rapidez utilizando la opcin de Autoformularios, que permite crear los siguientes tipos de formularios sin la necesidad de dar ms informacin que la del nombre de la tabla o de la consulta:

En columnas: Crea un formulario con un registro por pgina y los campos dispuestos en una columna de la forma siguiente:

Tabular: Los campos se disponen en formato tabular, alineados en filas en vez de en columnas:

Hoja de datos: Muestra registros mltiples en la ventana formulario, al igual que en la ventana Tablas:

8.2.3.2. Objetos de formularios para fines especficos

Los formularios pueden incluir: hipervnculos con pginas Web u otros datos, objetos OLE, y otros tipos de objetos con fines especficos

8.2.4. Informes

Los informes son otro tipo de objeto que se pueden usar en Access para ver o imprimir datos.

Con Access se pueden crear informes en blanco, aunque esto no ser necesario debido a todas las herramientas disponibles para ayudar al usuario:

El Asistente para informes gua al usuario a travs de todos los pasos necesarios para disear un informe.

El Autoinforme puede crear informes en columnas o tabulares

El Asistente para grficas le ayuda a crear todo tipo de grficas, desde grficas circulares, hasta grficas en 3 dimensiones

El Asistente para etiquetas crea informes para imprimir etiquetas que se ajustan a formatos predefindios

8.2.5. Macros

Una macro ejecuta de forma automtica uno o ms comandos de las bases de datos cuando se lo ordena. Son muy tiles cuando el usuario realice funciones de forma repetida. Tipos de trabajos que se pueden realizar con una macro:

Imprimir varios informes de fin de mes

Aadir un nuevo registro a una tabla, aadir la fecha y sus iniciales

Importar un archivo de datos, ejecutar consultas para formatear los nuevos datos y aadir la informacin resultante a otra tabla de la base de datos

Imprimir cartas para clientes y aadir notas en los registros sobre cundo se enviaron las cartas

Copiar datos de un formulario a otro

Una vez que la macro est creada el usuario la puede ejecutar a partir de la ventana de Base de datos o aadirla a un botn de comando en un formulario.

8.3. Asistentes

Una vez iniciado Access el siguiente paso es crear una base de datos o un proyecto para guardar su trabajo. Para crear una base de datos con el Asistente siga los siguientes pasos:

1. Nada ms iniciar Access aparece una cuadro de dilogo, donde el usuario deber seleccionar Asistente, Pginas y Proyectos de Bases de Datos de Access. Despus haga clic en el botn Aceptar

2. Haga clic sobre la nueva lengeta Bases de datos del nuevo cuadro de dilogo.

3. Haga clic sobre el icono Administrador de Contactos.

4. En el cuadro de dilogo Archivo Nueva Base de Datos que se abre, haga clic sobre Crear ( no es necesario cambiar el nombre a la nueva base de datos)

5. En el primer cuadro de dilogo del Asistente haga clic en Siguiente

6. Seleccionar un estilo para la apariencia del formulario de la nueva base de datos y haga clic sobre Siguiente

7. Escoja un estilo para sus informes y haga clic sobre Siguiente

8. Introduzca un ttulo para su base de datos y haga clic sobre Siguiente

9. Haga clic sobre Finalizar para crear la nueva base de datos y abrirla

Una vez creada la base de datos el usuario ver una ventana llamada Panel de control principal, como el que se muestra en la figura

Esta opcin del Asistente, consta de una serie de formularios con fines concretos que trabajan como mens. En los paneles de control hay botones sobre los que se puede seleccionar las funciones deseadas o se puede salir de la base de datos

8.4. La ventana Base de Datos

Todas las Bases de Datos tienen una ventana de Bases de Datos donde podemos encontrar los siguientes objetos: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Mdulos. Tambin tienen su propia barra de herramientas con botones para las siguientes acciones:

Abrir se emplea para abrir un objeto de la base de datos, para trabajar con el

Diseo cambia el diseo del objeto seleccionado

Nuevo crea un nuevo objeto de la base de datos

Vista previa (informes) se ve un informe en la ventana vista previa

Ejecutar (Macros y Mdulos) crear un macro o un mdulo

8.4.1. Crear y abrir objetos

En Microsoft Access 97 podemos crear objetos personalizados con los mdulos de clase. Se puede usar un mdulo de clase para crear una definicin para un objeto personalizado. El nombre con el que el usuario guarda el mdulo de clase se convierte en el nombre del objeto personalizado. Los procedimientos pblicos (Sub o Function) definidos en un mdulo de clase se convierten en mtodos personalizados del objeto, otros procedimientos pblicos (Property Let, Property Get, Property Set) se convierten en propiedades del objeto.

Una vez definidos los procedimientos dentro del mdulo de clase, el usuario puede crear el nuevo objeto creando una instancia (Objeto creado desde la clase que contiene su definicin) de la clase.

Para Abrir un objeto desde Microsoft Access 97 el usuario deber ir a la pestaa del objeto que desee abrir seleccionar el objeto que desee abrir y pulsar el botn abrir para abrir en vista objeto o diseo para abrir el objeto en vista diseo.

8.4.2. Barra de Herramientas

Una barra que contiene un conjunto de botones, mens u otros controles en los que se puede hacer clic para realizar comandos de men de uso frecuente.

Nota En Microsoft Access 97, se han combinado las barras de herramientas y los mens en una nica entidad, llamada "barra de herramientas" en la interfaz de usuario y "barras de comandos" en Visual Basic. Las barras de herramientas pueden ser de alguno de los siguientes tipos: barra de mens, barra de herramientas o mens emergentes (mens contextuales, mens desplegables o submens).

Podemos crear nuevas Barras de Herramientas en el men Ver- Barra de Herramientas- Personalizar. Cmo? En la ficha Barra de herramientas elija Nueva. En el cuadro Nombre de la barra de herramientas, escriba el nombre que tendr la

nueva barra y pulse el botn Aceptar. En la ficha Barra de herramientas pulse en propiedades y establezca las propiedades que ms le convenga, despus pulse cerrar .La nueva Barra de herramientas se encuentra detrs de la ventana personalizar. Por ltimo una vez creada la barra el usuario deber aadir los botones que le sean necesarios.

8.4.3. Abrir y cerrar una base de datos

Para Abrir una base de datos tiene varias opciones:

En el men Archivo ejecute Nuevo y seleccione una de las bases de datos que aparecen justo encima de la opcin Salir. Esta lista muestra las bases de datos que han sido utilizadas ms a menudo

Haga doble clic sobre el nombre de una base de datos desde el Explorador de Windows

Haga clic sobre el botn Abrir de la barra de Herramientas

Haciendo clic sobre el botn derecho del ratn sobre la barra de ttulo o sobre el rea gris de la ventana Base de datos y seleccionar Abrir

Ejecutando el comando Abrir del men principal de Access Archivo

Pulsando CTRL-O

Todas las opciones, excepto las dos primeras muestran un cuadro de dilogo Abrir como mostrar la siguiente figura. En ese cuadro el usuario podr seleccionar una base de datos para trabajar con ella.

Para Cerrar una base de datos se pueden seguir cualquiera de estas dos opciones:

Hacer clic sobre el botn cerrar de la ventana Base de datos

Ejecutar el comando cerrar del men Archivo

Si est trabajando con una base de datos creada con el Asistente , tambin puede cerrarla desde la ventana del panel principal haciendo clic sobre cerrar esta base de datos.

8.4.4. Cambiar el diseo de un objeto

Una vez creado un objeto, el usuario puede cambiar su diseo con el botn diseo de la ventana Base de Datos, previamente a de seguir los siguientes pasos:

1. En la ventana Base de Datos, haga clic sobre la pestaa que contenga el tipo de objeto con el que quiere trabajar.

2. Seleccione el nombre del objeto con el quiere trabajar en la ventana Base de Datos.

3. Haga clic sobre el botn diseo.

Ventana Base de Datos

8.5. Establecer relaciones

Para relacionar tablas es necesario que estas tengan campos con valores comunes. Por ejemplo en la base de datos creada con el Asistente Administracin de contactos 1, tanto la tabla Contactos como la tabla Llamadas tienen un campo para la identificacin de los contactos. En la tabla Contactos, este campo sirve como una forma de identificar el registro de cada una de las personas, mientras que en la tabla Llamadas indica a quin pertenece cada uno de los registros de llamada.

Tipos de relaciones:

Uno a Uno: Se da cuando en cada una de las partes relacionadas, solo existe un registro para cada valor que establece la relacin.Por ejemplo una relacin es uno a uno cuando en una tabla llamada pedidos y en otra llamada clientes, si estn relacionadas por medio del campo de Identificacin de Cliente, esto quiere decir que hay un cliente para cada pedido.

Uno a Muchos: Una relacin es uno a muchos cuando en una de las partes relacionadas hay ms de un registro para el valor que establece la relacin. Un ejemplo de este tipo de relacin se da entre la tabla Contactos y la tabla Llamadas, de la base de datos Administracin de contactos 1, ya que para cada persona slo hay un

registro en la tabla Contactos, aunque puede haber varios en la tabla Llamadas.

Muchos a Muchos: Una relacin es muchos a muchos cuando en las dos partes relacionadas hay varios registros que posee los valores que establecen la relacin. Un ejemplo puede ser una base de datos con una tabla llamada Clase y otra llamada Miembros de un club, se relacionan mediante el campo de Identificacin de Estudiante, y sera muchos a muchos porque un mismo estudiante puede estar a la vez en varias clases y en varios clubes.

8.6. Access y la Web

En Access existen varias caractersticas relacionadas con la red. Entre otras se encuentran las siguientes:

La barra de Herramientas de la Web tiene botones para ejecutar comandos como ir a una pgina Web, buscar a travs de la Web y aadir sitios a la lista de favoritos.

Puede usar campos de hipervnculos en tablas para desplazarse desde registros de bases de datos a pginas Web, documentos de Office y Objetos de Access.

Puede incluir vnculos con la Web as como otros documentos y objetos de las bases de datos en formularios e informes, con las herramientas Insertar Hipervnculo de la ventana Diseo de dichos objetos.

Puede importar o vincular archivos HTML, a una base de datos de Access

Todos los objetos de la base de datos se pueden guardar como un documento HTML.

Las nuevas pginas de acceso a datos son archivos HTML que se pueden emplear para ver datos de Access con Access o Internet Explorer.

9. Tablas

2.1. Asistente para la creacin de tablas 13

2.1.1. Cmo crear una tabla con el Asistente para tablas 13

2.1.2. Cmo relacionar tablas con el Asistente para tablas 14

2.2. Ventana de diseo de tabla 14

2.2.1. Tipos de campo 15

2.2.2. Aadir, mover, insertar y eliminar campos 16

2.2.3. Claves principales 18

2.2.4. Aadir ndices 18

2.2.5. Mscaras de entrada 20

2.2.5.1. Uso del Asistente para mscaras de entrada 20

2.2.5.2. Cmo crear sus propias mscaras de entrada 21

2.2.5.3. Cmo introducir su propia mscara 22

2.2.6. Valores predeterminados y reglas de validacin 23

2.3. Ventana de Hoja de Datos 23

2.4. Cambios en el diseo de una tabla 25

2.5. Como establecer relaciones 26

2.5.1. Aadir y eliminar relacin 26

2.5.2. Intregridad Referencial 28

2.5.3. Tipos de combinacin 29

9.1. Asistente para la creacin de tablas

Utilizar el Asistente para tablas puede ahorrarnos mucho tiempo, cuando se trata de crear tablas nuevas. El Asistente le permite:

Seleccionar una tabla entre una lista de tablas de negocios o tablas personales

Seleccionar los campos para una tabla

Cambiar el nombre y el orden de los campos

Seleccionar un campo clave

Obtener ayuda para relacionar una tabla con otras de la misma base de datos.

9.1.1. Cmo crear una tabla con el Asistente para tablas

Para iniciar el Asistente siga los siguientes pasos:

1. El usuario deber cambiarse a la ventana Base de datos (tecla F11)

2. Haga clic en la ficha Tablas y seguidamente en el botn Nuevo

3. Haga doble clic en Asistente para tablas

4. Siga las indicaciones de los cuadros de dilogo del Asistente para tablas.

Para modificar o ampliar la tabla una vez creada con el Asistente el usuario puede hacerlo desde Vista diseo.

9.1.2. Cmo relacionar tablas con el Asistente para tablas

Cuando un usuario crea una base de datos, con tablas creadas por el Asistente, en una de las opciones le ayuda a relacionar tablas. En la nueva tabla tiene que haber un campo con el mismo nombre que otro campo distinto de otra tabla, el asistente automticamente establecera relacin con los campos de las tablas que tengan el mismo nombre.

Si el usuario quiere ver como el Asistente a hecho la relaciones haga clic sobre el botn relaciones de la barra de herramientas

9.2. Ventana de diseo de tabla

En la Ventana Vista Diseo de tabla se pueden crear nuevas tablas. Es una herramienta diferente al Asistente para crear tablas. En lugar de seleccionar campos de una lista predeterminada, puede introducir los campos que desee y seleccionar el tipo de datos para cada campo, se pueden aadir propiedades a los campos tales como valores predeterminados, mscaras de entrada y bsquedas.

NOTA: Independientemente del mtodo empleado para crear una tabla, siempre se podr abrir en la Ventana Diseo de tabla y realizar cambios o revisar su estructura.

Ventana Diseo de Tablas

Tambin se puede acceder a esta ventana desde el botn Vista de la barra de herramientas de Base de datos.

9.2.1. Tipos de campo

Propiedad Tipo de datos puede tener los siguientes valores:

Valor Tipo de datos Tamao

Texto (Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y nmeros, as como nmeros que no requieran clculo, como los nmeros de tlfno.

Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamao del campo. Microsoft Access no reserva espacio para la parte que no se utiliza de un campo de texto.

Memo Texto extenso, o combinacin extensa de texto y nmeros

Hasta 65535 caracteres.

Si slo se almacenan en l texto y nmeros el tamao est limitado por el de la base de datos

Numrico Datos numricos utilizados en clculos matemticos.

1,2,4 u 8 bytes(16 bytes si el valor de la propiedad Tamao del campo es Id).

Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los aos del 100 al 9999

8 bytes

Moneda Valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales.

8 bytes

Autonumrico Nmero secuencial, nico o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Este campo no se puede actualizar.

4 bytes

Si/No Valores Si y No y campos que contengan uno de entre dos valores (Si/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado)

1bit

Objeto OLE Objeto vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access. Como por ejemplo una hoja de clculo, grficos, sonidos, etc.

Hasta 1 gigabyte limitado por el espacio disponible para el disco

Hipervculo Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervculo (Ruta de acceso a un objeto, documento, pgina Web u otro destino). Puede tener hasta tres partes:

Texto presentacin: Texto que aparece en el campo o control

Direccin: Ruta de acceso de un archivo o pgina

Subdireccin: Posicin dentro del archivo o pgina

Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervculo puede contener hasta 2048 caracteres

Asistente para Bsquedas

Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas, que crea un campo de bsqueda. Al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en l.

Tamao igual al del campo clave principal utilizado para realizar la bsqueda(4 bytes)

9.2.2. Aadir, mover, insertar y eliminar campos

Para Insertar un campo en vista Diseo el usuario a de seguir los siguientes pasos:

1. Abra la tabla en la Vista

Diseo

2. Para insertar el campo dentro de la tabla, haga clic en la fila situada por debajo del lugar en que desee agregar el campo, seguidamente haga clic en el botn Insertar filas de la barra de herramientas Diseo de tablas. Para agregar el campo al final de la tabla, haga clic en la primera fila en blanco.

3. Haga clic en la columna Nombre del Campo y escriba el mobre del campo siguiendo las reglas para nombrar objetos

4. En la columna Tipos de datos conserve el valor predeterminado o haga clic en la flecha y selecciones el tipo de dato que ms le convenga.

5. En la columna Descripcin, escriba una descripcin de la informacin que contendr este campo. La descripcin se incluye en la Definicin del objeto de la tabla

Para Mover un campo en vista Diseo de la tabla siga los siguientes pasos:

1. Haga clic sobre la flecha de la fila que se encuentra a la izquierda del nombre del campo para seleccionar el campo, tambin puede arrastrar al mismo tiempo para seleccionar varios campos a la vez si lo desea.

2. Apunte con el ratn y arrastre hasta el lugar donde quiera desplazarlo. Mientras est arrastrando el ratn, se mostrar en la esquina inferior derecha del punto donde est marcando el ratn un pequeo rectngulo, tambin se puede observar una fina lnea horizontal sobre el ltimo capo seleccionado.

Para Aadir un campo en una tabla vaca el usuario deber seguir los siguientes pasos:

1. Introduzca un nombre en la primera fila bajo el encabezamiento Nombre de campo. El nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres, bien sean letras, nmeros, espacios o cualquier otro excepto puntos, exclamaciones, acentos graves y corchetes

2. Desplcese a la columna Tipos de datos y seleccione el tipo de datos para el campo. Puede introducir el tipo de dato por s mismo o seleccionarlo de la lista desplegable.

3. Si el usuario selecciona texto o nmerico para el tipo de datos, el campo tendr como una de sus propiedades el tamao del campo. La longitud predeterminada para los campos de texto es de 50 y para los campos numricos es entero largo. Si el usuario desea cambiar esta propiedad debe asegurarse que se encuentra en la opcin General de la ventana Vista Diseo de tabla. Para cambiar la propiedad de un campo de texto haga clic sobre la lnea que se encuentra despus de tamao de

campo y cmbielo a sus necesidades. Si lo que quiere es cambiar la propiedad de un campo numrico, haga clic sobre la lnea siguiente a Tamao de campo y use la lista desplegable que se visualiza ciando hace clic sobre la flecha hacia abajo para seleccionar otra opcin.

6. Para aadir otro campo, desplace el cursor a la siguiente fila de la columna Nombre de campo y repita los pasos 1-3.

4. Si quiere aadir otro campo, desplace el cursos a la siguiente fila de la columna Nombre del campo y repita los pasos 1-3.

Para Eliminar un campo el usuario a de seguir los pasos que se proponen a continuacin:

1. Seleccione los campos que desea eliminar

2. Pulse Eliminar o haga clic sobre el botn Eliminar filas de la barra de herramientas

Si por alguna razn el usuario se equivoca y quiere recuperar los campos eliminados puede ejecutar el comando deshacer eliminar del men Edicin inmediatamente despus de eliminar. Sin embargo, una vez que haga otro cambio no podr recuperar el campo eliminado. La nica forma de recuperarlo es, si la tabla estaba guardada previamente, Cerrar la ventana Vista Diseo de tabla y cancelar todos los cambios realizados hasta el momento.

9.2.3. Claves principales

La clave de una tabla debe tener un nico valor y se emplea para establecer un ndice principal para la tabla. Este ndice acelera las bsquedas en los campos clave y se emplea para determinar la naturaleza de una relacin cuando se emplea con tablas relacionadas.

Las claves principales se crean:

1. Haciendo clic sobre la flecha de seleccin del campo que quiere seleccionar.

2. Haciendo clic sobre el botn clave principal de la barra de herramientas o ejecutando el comando clave principal del men edicin

Cuando un campo tiene la clave se diferencia de los dems en que tiene una llave en su selector de filas

Las claves principales se eliminan siguiendo estos dos pasos:

1. Haciendo clic sobre los selectores de filas para seleccionar los campos clave

2. Haciendo clic sobre el botn clave principal de la barra de herramientas o ejecute el comando Clave principal del men Edicin.

El usuario advierte que se ha eliminado la clave porque la llave que se encontraba en el selector desaparece.

9.2.4. Aadir ndices

Con los ndices, Access acelera las bsquedas y cualquier otra operacin en la que tenga que buscar datos en uno o ms campos. Todas las tablas que tengan una clave asignada de forma automtica, tiene un ndice principal creado para su campo clave. Puede interesar crear ndices para otros campos en los que se busquen datos con cierta frecuencia. Los ndices tambin son tiles para campos sin clave, los cuales se usan para vincular tablas u ordenar registros. Se puede crear ndices con campos de tipo Texto, Numrico, Moneda, Fecha/hora.

9.2.4.1. Crear un ndice con un campo

1. En la parte superior de la ventana Vista Diseo de tabla, seleccionar el campo al cual se quiere incorporar el ndice

2. En la parte inferior de la misma ventana, seleccionar la lengeta general y hacer clic sobre la lnea establecida para ndices.

3. Abrir la lista desplegable para ndices y seleccionar Si (con duplicados) o Si (sin duplicados), dependiendo de si habr ms de un registro con el mismo valor en el campo indexado.

9.2.4.2. Crear un ndice con ms de un campo

Los ndices se pueden crear usando hasta diez campos. Este tipo de ndice es til para consultas o filtros que buscan ms de un campo al mismo tiempo y para tablas vinculadas por ms de un campo.

1. Hacer clic sobre el botn ndices de la barra de herramientas de la ventana Diseo de tabla. Entonces aparecer un cuadro de dilogo ndices similar a este:

Cuadro de dilogo de ndices.

Los nombres de los ndices que ver dependern de la tabla con la este trabajando.

2. Para aadir un ndice, introducir un nombre en la siguiente lnea en blanco de la columna Nombre de ndice

3. Desplazarse a la columna siguiente, Nombre de Campo, y seleccionar de la lista desplegable de nombres de campos el primer campo para el ndice.

4. Desplazarse una fila haca abajo en la columna Nombre de campo y seleccionar el segundo campo para el ndice. No es necesario introducir nada bajo el nombre del ndice

5. Repetir el paso 4 para cada campo adicional que se quiera incluir en el ndice

6. Para asegurarse de que el ndice de valores duplicados, en la parte inferior de la ventana de ndices cambia la opcin a nico a S. Si se van a tener muchos registros en blancos en los campos de ndice, cambiar la opcin Ignorar nulos a s, para ahorrar espacio de disco.

7. Cerrar el cuadro de dilogo ndices para regresar a la ventana Vista diseo de tabla.

9.2.5. Mscaras de entrada

Puede utilizar las mscaras de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir en un control de cuadro de texto. Una mscara de entrada puede hacer dos cosas diferentes:

Le obliga a introducir los valores de un campo de acuerdo a algn patrn como por ejemplo 999-99-9999

Puede rellenar caracteres constantes como guiones(-), barras inclinadas (/) y guardar de forma opcional estos caracteres como parte del valor de campo de forma que no tenga introducirlas por s mismos.

Para aadir una mscara de entrada a un campo el usuario debe seguir los siguientes pasos:

En la ventana Vista Diseo de tabla haga clic sobre el campo a que le afectar la mscara de entrada

En la mitad inferior de la ventana (en la pestaa General) haga clic sobre la propiedad Mscaras de entrada

Puede aadir la mscara sin ayuda o hacer clic sobre ... al final de la lnea de mscara de entrada para obtener ayuda del Asistente para mscaras de entrada para los campos de Texto, Fecha/Hora

9.2.5.1. Uso del Asistente para mscaras de entrada

El Asistente para mscaras de entrada le permite seleccionar entre una lista de mscaras preestablecidas que se incluyen con Access. La lista que le muestra el Asistente depende del tipo de campo para el que est creando una mscara.

Para usar el Asistente para mscaras de entrada siga los siguientes pasos:

1. Inicie el Asistente para mscaras de entrada para un campo de texto o de Fecha/Hora

2. Seleccione la mscara que quiere usar (Cdigo postal, nmeros de telfono,etc)

3. Haga clic sobre Siguiente

4. En el siguiente cuadro de dilogo cambie la mscara de entrada y el carcter marcador si lo necesita. Haga clic sobre Siguiente.

5. En el siguiente paso se le pregunta si quiere que Access guarde caracteres constantes como guiones y barras inclinadas que aparecen en el valor del campo. Elija lo que ms le convenga y despus haga clic sobre Finalizar .

NOTA: Si se ordena al Asistente para mscaras de entrada que no guarde constantes con valores de campo, no se olvide de no incluir tales constantes cuando ejecute Bsquedas o consultas.

9.2.5.2. Cmo crear sus propias mscaras de entrada

Crear mscaras de entradas no es muy complicado una vez que el usuario conoce las reglas bsicas. Un usuario debe tener dos cosas en cuenta:

Las tres posibles parte de una mscara

La forma en que Access usa caracteres especiales en una mscara para imponer los lmites de lo que se puede introducir en un campo.

En una Mscara de entrada se puede encontrar hasta tres partes que van separadas por punto y coma. Estas tres mscaras son:

La primera es la propia mscara

La segunda parte le informa a Access si debe guardar algn carcter constante con los valores de campo. Un 0 significa que guarde las constantes y un 1 o un espacio en blanco le dice que no lo haga.

La tercera parte le permitir cambiar el marcador de posicin(_) desde un subrayado hasta cualquier otro carcter.

Cuando un usuario crea una mscara de entrada, hay caracteres especiales que le informan a Access de cmo limitar los datos que se introducen en un campo.Los caracteres son:

Carcter Descripcin

0 Dgito(de 0-9) no permite ni [+] ni[-]

9 Dgito(de 0-9) o espacios opcionales, sin signos [+] o [-]

# Dgitos o espacios opcionales, pueden aparecer signo [+] o [-]

L Letra(de A-Z, entrada obligatoria)

? Letra(A-Z, entrada opcional)

A Letra o Dgito (entrada obligatoria)

A Letra o dgito (entrada opcional)

& Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria)

C Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional)

. , : ; - / Marcador de posicin decimal y separadores de millares, fecha y hora. Los caracteres usados dependen de lo que est preestablecido en el panel de control de Windows

< Convierte a minsculas todos los caracteres que siguen

> Convierte a maysculas todos los caracteres que siguen

! Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de hacerlo de izquierda a derecha. Los caracteres escritos en la mscara siempre rellenan de izquierda a derecha

\ Hace que el carcter que viene a continuacin se muestre como carcter literal. Se utiliza para presentar cualquiera de los caracteres literales

Algunos ejemplos son:

(999)-000-0000 (650)555-9999

()555-9999

>LL0000 AB0932

Aaa 123

12

AB1

1 a

9.2.5.3. Cmo introducir su propia mscara

Una vez que sepa el tipo de mscara que que quiere, la puede introducir de dos formas diferentes:

Si no la va a usar para otros campos, en la mitad superior de la ventanaVista Diseo de tabla, seleccione el campo al que pertenecer la mscara. Despus en la mitad inferior de la misma ventana, haga

clic sobre la legeta General y escriba el tipo de mscara en la lnea perteneciente a mscara de entrada

Si el usuario va a usar la mscara para otros campos, adala a la lista del Asistente para mscaras de entrada. Para aadir una mscara de entrada a la lista del asistente para mscaras seguir estos pasos:

- Inicie el Asistente

- En el primer paso del Asistente, haga clic sobre el botn Edicin de la lista para que se visualice el cuadro de dilogo de las mscaras de entrada establecidas

- Para aadir una nueva mscara, haga clic sobre el botn de activacin Nuevo Registro , aparecer un registro en blanco, donde podr introducir la mscara y una descripcin

- Escriba la mscara de entrada y su descripcin. El usuario debe saber que lo que introduzca en el cuadro Datos de ejemplo se mostrar en la columna Vista Datos del cuadro de dilogo del Asistente.

9.2.6. Valores predeterminados y reglas de validacin

El Valor Predeterminado se puede utilizar para especificar un valor que se introduce de forma automtica en un campo cuando se crea un nuevo registro.

Esta propiedad no se puede aplicar a controles de casilla de verificacin, botn de opcin o botn alternar. Se aplica a todos los campos de la tabla excepto a los campos con el tipo de datos Autonumrico u Objetos OLE

Las Reglas de Validacin se utilizan con el fin de restringir opciones para los datos que un usuario introduce en un registro, campo o control. Cuando se introducen datos que no cumplen la condicin impuesta por el usuario se utiliza la propiedad Texto de validacin para informar al usuario con un mensaje de el error que ha cometido.

9.3. Ventana de Hoja de Datos

Cuando abre una tabla en Access ve sus datos organizados en filas(registros) y columnas(campos). A esto se le llama Vista Hoja de datos. Access le permite introducir datos directamente en una vista Hoja de datos vaca y crear as una nueva tabla. Con un poco de suerte, puede olvidarse del asistente para bases de datos, del asistente para tablas, e incluso de la ventana Vista Diseo de tabla.

Cuando crea una tabla de esta forma, Access asigna por s mismo el tipo de campos que debe tener la nueva tabla en funcin de los datos que se han introducido.

Para crear una tabla con la Vista Hoja de datos haga lo siguiente:

1. Seleccione el botn Tablas en la ventana Base de datos.

2. Haga doble clic sobre Crear una tabla introduciendo datos (Tambin puede hacer clic sobre el botn Nuevo y hacer doble clic sobre Vista hoja de datos en el cuadro de dilogo Nueva tabla)

3. Access abrir una Vista Hoja de Datos en blanco del estilo en que se ofrece a continuacin.

4. Empiece a introducir sus datos en la Vista Hoja de datos, asegurndose que introduce los valores para cada campo en la columna correcta. Por ejemplo, para crear de esta forma la tabla Registros semanales de la base de datos Control del tiempo, en campo 1 introduzca las iniciales para Id d empleado, en campo 2, las fechafinsemana, y en campo 3 las fechas de entrada(No se moleste en introducir valores para en campo de Id de registro semanal. Access incluir nmeros de ID). Finalmente tendr una hoja as.

5. Para darle a una columna un nombre ms descriptivo que el predeterminado Campo n, haga clic con el botn derecho del ratn sobre el encabezamiento del campo y seleccione Cambiar nombre de columna. Edite el nombre del campo en el mismo rea de encabezamiento y pulse intro. Puede cambiar los nombres de los campos que se mostraron en el paso anterior a Id de empleado. Fechafinseman y fechaentrada. La vista Hoja de datos tiene ahora campos nombrados tal y como se muestran a continuacin

6. Para crear una nueva tabla, haga clic sobre el botn Cerrar de la Vista Hoja de datos, seleccione Si, introduzca un nombre para la tabla y haga clic sobre Aceptar.

7. Access le preguntar si quiere crear una clave principal. Haga clic sobre S para que Access cree un campo clave denominado ID del tipo autonumrico.

9.4. Cambios en el diseo de una tabla

Una vez creada la tabla, se puede cambiar el diseo de dicha tabla como se quiera. Existen dos lugares para realizar los cambios:

Vista Diseo de tabla: esta vista se usa para cualquier tipo de revisin, como pueden ser, cambiar los nombres de campos, desplazar los campos, cambiar el tipo y la longitud de los datos, aadir o eliminar campos o cambios en los ndices. Para cambiar :

1. Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el nombre de la tabla en ventana Base de datos y seleccionar Diseo del men emergente.

Tambin se puede hacer:

1. Hacer clic sobre el botn Tabla en la ventana Base de datos.

2. Seleccionar el nombre de la tabla que se quiere cambiar (Hacer clic sobre el mismo para seleccionarlo)

3. Hacer clic sobre Diseo.

Si se quiere modificar una tabla que ya est abierta en Vista Hoja de Datos, hacer clic sobre el botn Vista de la barra de Herramientas para cambiar a Vista diseo. Una vez que en vista Diseo, se puede aadir, desplazar, insertar o eliminar campos. Tambin se puede trabajar con mscaras de entradas, ndices y otras propiedades de las tablas.

Vista Hoja de Datos, esta ventana se usa para insertar o eliminar campos, cambiarles el nombre o aadir campos de bsqueda. La forma ms rpida de insertar estos cambios en la Vista Hoja de Datos es a travs del men emergente que se visualiza cuando se hace clic en el botn derecho del ratn sobre el encabezamiento de un campo.

Para aadir un campo a una tabla cuando se est trabajando con la vista diseo:

1. Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el encabezamiento (nombre de campo) del campo que preceder al nuevo campo.

2. Seleccionar Insertar columna del men emergente. Access crear un campo nuevo llamado Campo 1 (o campo n cuando n sea el siguiente nmero disponible)

3. Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el encabezamiento de la nueva columna y seleccionar Cambiar nombre de columna en el men emergente o doble clic sobre el nombre del campo, ste se seleccionar y el cursor mostrar a la izquierda del nombre del campo.

4. Escribir el nombre que quieres usar para la nueva columna y pulsar INTRO.

9.5. Como establecer relaciones

Si se usa el Asistente para bases de datos o el Asistente para tablas para crear una tabla, no ser necesario que establezca las relaciones de tablas por si mismo. Cuando se usa el Asistente para bsquedas para crear una lista desplegable que obtenga valores a partir de una tabla, Access crea la relacin directamente.

Para abrir la ventana Relaciones ejecutar el comando Relaciones del men Herramientas o hacer clic con el botn derecho del ratn en cualquier punto de la ventana Base de datos.

9.5.1. Aadir y eliminar relacin

Para aadir relaciones a las tablas:

1. Abrir la ventana Relaciones .

2. Hacer clic sobre el botn Mostrar tabla de la barra de Herramientas.

3. Hacer doble clic sobre los nombres de las tablas con las que se quiere trabajar si es que an no estn visibles en la ventana Relaciones.

4. Cuando todas las tablas que necesite que visualicen en la ventana, hacer clic sobre Cerrar en el cuadro de dilogo Mostrar tabla.

5. Hacer clic sobre el campo de la relacin en una tabla y arrastrar el ratn hasta el mismo campos de la otra tabla relacionada. Cuando se suelte el ratn se ver un cuadro de dilogo Edicin de relaciones.

6. Si se necesita relacionar tablas por medio de ms de un campo, hacer clic sobre la segunda fila bajo Tabla o consulta y seleccionar el siguiente campo para la relacin de la lista desplegable. Seleccionar el mismo campo en la segunda fila bajo tabla o consulta relacionada. Repetir ese paso para cada adicional sobre el que se necesite establecer una relacin.

7. Hacer clic sobre Crear para establecer la relacin. Entonces aparecer la ventana Relaciones se visualiza una lnea para la nueva relacin.

Para eliminar una relacin:

1. En la ventana Relaciones hacer clic con el botn derecho del ratn sobre la lnea de la relacin que se quiera eliminar.

2. Seleccionar Eliminar del men emergente

3. Seleccionar la opcin S

9.5.2. Intregridad Referencial

En el cuadro de dilogo Edicin de relaciones hay una casilla de activacin para activar la opcin Exigir integridad referencial. Mediante esta opcin, puede proteger sus datos de los campos vinculantes de forma que no le queden registros sueltos. Se puede activar o desactivar esta opcin a su gusto y establecer las normas de cmo exigir la integridad referencial. Para activar la opcin:

1. Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre la lnea que muestra las relaciones entre las dos tablas y seleccionar modificar relacin.

2. En el cuadro de dilogo que se visualiza, hacer clic sobre la casilla de activacin Exigir Integridad Referencial.

3. Seleccionar las normas que quiere establecer:

Actualizar en cascada los campos relacionados: cambia los valores en registros relacionados cuando el valor vinculante en el registro principal se modifica.

Eliminar en cascada los registros relacionados: elimina registros relacionados cuando se elimina el registro principal de una relacin.

4. Hacer clic sobre Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Modificar relacin.

9.5.3. Tipos de combinacin

Cuando se ejecutan comandos como consultas para buscar registros en tablas relacionadas, Access busca los registros que tienen valores comunes en las dos partes de la relacin.

Cuando los registros estn relacionados de esta forma se denomina Combinacin interna. Puede cambiar el tipo de combinacin a combinacin externa de forma que Access incluya todos los registros de una de las partes de la relacin, aunque no tenga valores iguales en el campo relacionado de la otra tabla.

Para cambiar el tipo de relacin

1. Abrir el cuadro de dilogo Modificar relacin.

2. Hacer clic sobre el botn Tipo de combinacin de forma que se visualice el siguiente cuadro de dilogo.

Cuadro de dilogo que se visualiza tras pulsar el botn tipo de combinacin.

3. Hacer clic sobre las opciones 2 3 dependiendo de las tablas para las que se quiere se muestren todos los registros.

4. Hacer clic sobre Aceptar para regresar al cuadro dilogo Modificar relaciones. De nuevo hacer clic sobre Aceptar si se quiere volver a la ventana de Relaciones.

10. Generador de Expresiones

4.1. Crear una expresin vlida 30

4.2. Constantes 31

4.3. Operadores 31

4.4. Operador Como 33

4.5. Funciones 35

4.5.1. Funciones ms habituales. Ejemplos 36

10.1. Crear una expresin vlida

Para crear una expresin vlida,

1. Iniciar el Generador de Expresiones. Se puede iniciar el Generador de expresiones desde la mayora de los lugares en los que es posible escribir expresiones, como por ejemplo una hoja de propiedades, la celda Criterio de una cuadrcula de diseo de una consulta, la ventana Macro o la ventana Mdulo.

2. En el cuadro inferior izquierdo del Generador de Expresiones, hacer clic o doble clic en la carpeta que contenga el elementos deseado.

3. En el cuadro inferior intermedio, hacer doble clic en un elemento para pegarlo en el cuadro de la expresin, o bien hacer clic en una categora de elementos.

4. Si ha seleccionado una categora en el cuadro inferior intermedio, aparecern valores en el cuadro inferior derecho. Hacer doble clic en uno de ellos para pegarlo en el cuadro de la expresin.

5. Pegar los operadores que se deseen en la expresin situado el punto de insercin en el lugar del cuadro de la expresin donde se desee colocar el operador, hacer clic en uno de los botones de operadores que se encuentran en el centro del Generador.

6. Cuando la expresin est terminada, hacer clic en Aceptar.

Tambin se puede escribir en cualquier parte de la expresin directamente en el cuadro de la expresin.

Microsoft Access copiar la expresin en el lugar donde se inici el Generador de expresiones. Si ya exista un valor, o si se inici el Generador en la ventana Mdulo teniendo texto seleccionado, la nueva expresin reemplazar al valor ocal texto existente.

10.2. Constantes

Una constante representa un valor numrico o de cadena que no cambia.

Tipo de Constantes

Cadena vaca, Falso

Nulo, es un valor que indica que en un campo faltan datos o que son desconocidos. Pueden usarse valores Nulo en expresiones. Los valores Nulo se pueden introducir en campos cuya informacin se desconoce, as como en expresiones y consultas.

Verdadero

10.3. Operadores

Operadores Aritmticos:

Operador -, se utiliza para hallar la diferencia entre dos nmeros o para indicar el valor negativo de una expresin numrica.

Operador *, se utiliza para multiplicar dos nmeros

Operador /, se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado de signo flotante

Operador \, se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado entero.

Operador ^, se utiliza para elevar un nmero a la potencia del exponente.

Operador +, se utiliza para sumar dos nmeros.

Operador Mod, divide dos nmeros y devuelve slo el resto.

Operadores de Comparacin, se utilizan para comparar expresiones.

Operador = (mayor igual que) expresion1>=expresion2

Operador LIKE, se utiliza para comparar dos cadenas de caracteres.

Operador IS, se utiliza para comparar dos vari ables de referencia de objeto.

Operadores Lgicos

Operador EQV, se utiliza para efectuar una equivalencia lgica de dos expresiones

Operador IMP, se utiliza para efectuar una implicacin lgica de dos expresiones.

Operador Negado (NOT), se utiliza para ejecutar una negacin lgica sobre una expresin.

Operador O (OR), se utiliza para ejecutar una disyuncin lgica sobre dos expresiones.

Operador OEX(XOR), se utiliza para realizar una exclusin lgica entre dos expresiones.

Operador Y (AND), se utiliza para efectuar una conjuncin lgica de dos expresiones.

10.4. Operador Como

El operador como se puede utilizar :

Como campos en blanco para consultas: Cuando un campo no contiene ningn valor, contiene un valor Null o,

para campos de tipo Texto, Memo o Hipervnculo, un valor Null o una cadena de longitud cero

. Si existen valores Null en un campo, puede afectar a los resultados de la consulta. A continuacin se indican algunas pautas que debe seguir para trabajar con las consultas con valores Null y cadenas de longitud cero.

Combinar campos que contienen valores Null, Al combinar tablas en una consulta, el resultado incluir nicamente los registros que no contengan valores Null en los campos coincidentes. Por ejemplo, para ver una lista de Proveedores y Clientes que viven en la misma regin, cree una consulta que incluya las tablas Proveedores y Clientes, y las tablas se combinarn por el campo Regin. Cuando vea los resultados, slo ver los valores de los registros que contengan un valor en el campo Regin de ambas tablas.

Combinar campos que contienen valores Null, Al combinar tablas en una consulta, el resultado incluir nicamente los registros que no contengan valores Null en los campos coincidentes. Por ejemplo, para ver una lista de Proveedores y Clientes que viven en la misma regin, cree una consulta que incluya las tablas Proveedores y Clientes, y las tablas se combinarn por el campo Regin. Cuando vea los resultados, slo ver los valores de los registros que contengan un valor en el campo Regin de ambas tablas.

Buscar valores Null o cadenas de longitud cero. Si utiliza una consulta para buscar valores Null o cadenas de longitud cero, escriba Es Nulo en la celda Criterios para buscar los valores Null, o escriba dos signos de dobles comillas(" ") en la celda Criterios para buscar cadenas de longitud cero (no escriba ningn espacio en blanco dentro de las comillas).

Entender cmo los valores Null afectan a los clculos numricos. Si est utilizando una funcin agregada para calcular la suma, promedio, cuenta o cualquier otra cantidad sobre los valores de un campo, los registros de ese campo que tengan valores Null no se incluirn en el clculo. Esto es verdad tanto si calcula la funcin agregada mediante la fila Total de la cuadrcula de diseo de la consulta, el Asistente para consultas sencillas o una expresin personalizada. Por ejemplo, si utiliza la funcin Cuenta (Count) para contar el nmero de valores de un campo, devolver una suma de todos los registros cuyos valores no son Null. Si desea encontrar el nmero total de registros, incluyendo los valores Null, utilice Cuenta (Count) con el carcter comodn asterisco (*).

Si en una expresin (como [UnidadesEnExistencia]+[UnidadesEnPedido]) utiliza un operador aritmtico (como +, -, *, /), y uno de los campos de la expresin contiene un valor Null, el resultado de toda la expresin ser un valor Null.

Convertir valores Null a cero. Cuando tenga campos que contengan valores Null, es posible crear una expresin que convierta los valores Null a cero. Puede hacerlo si desea que los registros que contengan valores Null se incluyan en el clculo agregado o si desea evitar que una expresin d como resultado un valor Null cuando uno de los campos de la expresin contenga valores Null. Para convertir valores Null a cero, utilice la funcin Nz. Por ejemplo:

Nz([Subtotal])+Nz([Carga])

Combinar campos Texto que contengan valores Null. Si est utilizando una expresin para combinar dos campos que contienen valores de texto y uno o ambos de los campos contienen valores Null, utilice el operador & en lugar del operador + para combinar los valores. El operador & combinar los valores aunque stos contengan valores Null, mientras que el operador + devolver un valor Null si alguno de los dos valores es Null. Por ejemplo:

NombreCompleto: [Apellido] & " " & [Nombre]

Ordenar por campos que contengan valores Null y cadenas de longitud cero. Cuando ordena un campo en sentido ascendente, cualquier registro en el que ese campo contiene un valor Null se muestra primero. Si un campo contiene tanto valores Null como cadenas de longitud cero, los valores Null aparecen primero en el criterio de ordenacin, seguidos inmediatamente de las cadenas de longitud cero.

Utilizar el carcter comodn asterisco (*) para devolver valores no Null. Si utiliza una expresin Como "*" al definir los criterios de la consulta para un campo, los resultados de la consulta incluirn las cadenas de longitud cero de ese campo, pero no los valores Null.

Ejemplos de reglas de validacin para campos:

0 Se introduce un valor distinto de cero.

0 >100 El valor debe ser 0 o mayor que 100.

Como "K???" El valor debe constar de cuatro caracteres y comenzar por la letra K.

=#1/1/97# Y

10.5.1. Funciones ms habituales. Ejemplos

Funciones matemticas

Valor absoluto:

Abs (Funcin): devuelve un valor del mismo tipo que el que se pas como parmetro y que especifica el valor absoluto de un nmero. Sintaxis : Abs(nmero)

El argumento nmero puede ser cualquier expresin numrica vlida. Si nmero contiene Null, la funcin devolver Null; si es una variable no inicializada, devolver cero.

El valor absoluto de un nmero es su magnitud sin signo. Por ejemplo, ABS(-1) y ABS(1) devuelven 1.

RAIZ Sqr (Funcin) devuelve un tipo Double que especifica la raz cuadrada de un nmero. Sintaxis: Sqr(nmero)

El nmero argumento es un tipo Double o cualquier expresin numrica vlida mayor o igual a cero.

Exponente: Exp (Funcin): devuelve un tipo Double que especifica e (la base de los logaritmos naturales) elevado a una potencia. Sintaxis: Exp(nmero)

El argumento nmero es un tipo Double o cualquier expresin numrica vlida.

Si el valor de nmero es mayor que 709.782712893, se produce un error. El valor de la constante e es 2.718282 aproximadamente. Nota La funcin Exp complementa la accin de la funcin Log y a veces se llama antilogaritmo.

Logaritmo: Log (Funcin): devuelve un tipo Double que especifica el logaritmo natural de un nmero. Sintaxis: Log(nmero)

El argumento nmero es un tipo Double o cualquier expresin numrica vlida mayor que cero.

El logaritmo natural es el logaritmo en base e. El valor de la constante e es 2.718282 aproximadamente.

Puede calcular logaritmos en base-n para cualquier nmero x dividiendo el logaritmo natural de x por el logaritmo natural de n de la siguiente manera: Logn(x) = Log(x) / Log(n) El ejemplo siguiente ilustra una funcin personalizada (Function) que calcula logaritmos en base 10: Static Function Log10(X) Log10 = Log(X) / Log(10#) End Function

Seno:

Sin (Funcin); Devuelve un tipo Double que especifica el seno de un ngulo.

Sintaxis: Sin(nmero)

El argumento nmero es un tipo Double o cualquier expresin numrica vlida que expresa un ngulo en radianes.

La funcin Sin toma un ngulo y devuelve la razn de dos lados de un tringulo rectngulo. La razn es la longitud del lado opuesto al ngulo dividido por la longitud de la hipotenusa.

El resultado entra dentro del intervalo -1 a 1.

Para convertir grados en radianes, multiplique los grados por pi/180. Para convertir radianes en grados, multiplique los radianes por 180/pi.

Coseno:

Cos (Funcin) , devuelve un tipo Double que especifica el coseno de un ngulo.

Sintaxis: Cos(nmero)

El argumento nmero es un tipo Double o cualquier expresin numrica vlida que expresa un ngulo en radianes.

La funcin Cos toma un ngulo y devuelve la razn de dos lados de un tringulo rectngulo. La razn es la longitud del lado adyacente al ngulo dividida por la longitud de la hipotenusa.

El resultado est dentro del intervalo -1 a 1.

Para convertir grados en radianes, multiplique los grados por pi/180. Para convertir radianes en grados, multiplique los radianes por 180/pi.

Tangente:

Tan (Funcin); devuelve un tipo Double que especifica la tangente de un ngulo.

Sintaxis: Tan(nmero)

El argumento nmero es un tipo Double o cualquier expresin numrica vlida que expresa un ngulo en radianes.

La funcin Tan toma un ngulo y devuelve la razn de dos lados de un tringulo rectngulo. La razn es la longitud del lado opuesto al ngulo, dividida por la longitud del lado adyacente al ngulo.

Para convertir grados en radianes, multiplique los grados por pi/180. Para convertir radianes en grados, multiplique los radianes por 180/pi.

Funciones de conversin de tipos

Cada funcin convierte una expresin a un tipo de datos especfico.

Sintaxis

CBool(expresin)

CByte(expresin)

CCur(expresin)

CDate(expresin)

CDbl(expresin)

CDec(expresin)

CInt(expresin)

CLng(expresin)

CSng(expresin)

CVar(expresin)

CStr(expresin)

El argumento obligatorio expresin es cualquier expresin de cadena o expresin numrica.

Tipos devueltos

El nombre de la funcin determina el tipo devuelto, como se muestra a continuacin:

Funciones Tipo devuelto Argumento Expresin

Cbool Boolean Cualquier expresin de cadena o numrica vlida.

Cbyte Byte 0 a 255

Ccur. Currency 922.337.203.685.477,5808 a 922.337.203.685.477,5807.

Cdate Date Cualquier expresin de fecha

Cint Integer -32.768 a 32.767

Clng Long -2.147.483.648 a 2.147.483.647

Cdbl Double -1,79769313486232E308 a

-4,94065645841247E-324 para valores negativos; 4,94065645841247E-324 a 1,79769313486232E308 para valores positivos.

CDec Decimal +/-9.228.162.514.264.337.593.543.950.335

CSng Single -3,402823E38 a -1,401298E-45 para valores negativos; 1,401298E-45 a 3,402823E38 para valores positivos.

Cvar Variant El mismo intervalo que double para valores numricos. Y el mismo intervalo que String para valores no numricos.

Si la expresin del argumento expresin que se pasa a la funcin est fuera del intervalo del tipo de dato al que se va a convertir, se produce un error.

En general, el cdigo se puede documentar utilizando las funciones de conversin de tipos de datos para indicar que el resultado de alguna de las operaciones se debera expresar como un tipo de datos en particular, no como el tipo de datos predeterminado. Por ejemplo, utilice CCur para forzar la ejecucin de operaciones con aritmtica monetaria en los casos en los que se hara con precisin simple, doble precisin o aritmtica entera.

Debe utilizar funciones de conversin de tipos en lugar de Val para proporcionar conversiones que reconozcan las variantes internacionales. Por ejemplo, cuando utiliza CCur, se reconocen diferentes separadores decimales, diferentes separadores de millares y varias opciones monetarias dependiendo de la configuracin regional establecida en su equipo.

Cuando la parte fraccionaria es exactamente 0,5, CInt y CLng siempre redondean al nmero par ms cercano. Por ejemplo, 0,5 redondea a 0, y 1,5 redondea a 2. CInt y CLng se diferencian de las funciones Fix y Int en que truncan, en lugar de redondear, la parte fraccionaria de un nmero. Adems, Fix y Int siempre devuelven un valor del mismo tipo del que se le pasa.

Utilice la funcin IsDate para determinar si se puede convertir date a una fecha o una hora. CDate reconoce literales de fecha y literales de hora adems de nmeros comprendidos dentro del intervalo de fechas aceptables. Al convertir un nmero a una fecha, la parte numrica entera se convierte a una fecha. Cualquier parte fraccionaria del nmero se convierte a la hora del da, comenzando a medianoche.

CDate reconoce formatos de fecha que se ajusten a la configuracin regional de su sistema. Es posible que no se determine el orden correcto del da, mes y ao si se proporciona en un formato diferente del que reconoce la configuracin de fecha. Adems, no se puede reconocer un formato de fecha largo si contiene la cadena del da de la semana.

Se proporciona una funcin CVDate por compatibilidad con versiones anteriores de Visual Basic. La sintaxis de la funcin CVDate es idntica a la de la funcin CDate; sin embargo, CVDate devuelve un Variant de subtipo Date en lugar del tipo Date real. Puesto que ahora hay un tipo de dato intrnseco Date, no es necesario CVDate. Se puede observar el mismo efecto al convertir una expresin a Date y asignarla despus a un Variant. Esta tcnica es coherente con la conversin de todos los dems tipos intrnsecos a sus equivalentes subtipos Variant.

Nota La funcin CDec no devuelve un tipo de dato discreto; en su lugar, siempre devuelve un Variant con los valores convertidos a un subtipo Decimal.

Funciones Fecha/hora Agregar Fecha (agrfecha)

DateAdd (Funcin): devuelve un valor de tipo Variant (Date) con una fecha a la que se ha agregado un intervalo de tiempo especificado. Sintaxis: DateAdd(interval, number, date)

La sintaxis de la funcin DateAdd consta de los siguientes argumentos con nombre:

Parte Descripcin

Interval Requerido. Expresin de tipo cadena (string) que

contiene el intervalo de tiempo que se desea agregar

Number Requerido. Expresin numrica con el nmero de intervalos que se desea agregar. Puede ser positiva(para obtener fecha futuras) o negativas ( para obtener fecha pasadas)

Date Requerido. Valor de tipo variant (date) o literal que representa la fecha en que se agreg el intervalo

Valores El argumento interval tiene los siguientes valores:

Valor Descripcion

yyyy Ao

q Trimestre

M Mes

y Da del ao

d Da

w Da de la semana

Ww

Semana

H Hora

N Minuto

S Segundo

Puede utilizar la funcin DateAdd para agregar o restar un intervalo de tiempo especificado de una fecha. Por ejemplo, con DateAdd podra calcular una fecha 30 das posterior al da de hoy o una hora 45 minutos posterior a la actual.

Si desea agregar das a date, puede utilizar Da del ao ("y"), Da ("d") o Da de la semana ("w").

La funcin DateAdd no devuelve nunca una fecha no vlida. En el ejemplo siguiente se agrega un mes al 31 de enero:

DateAdd("m", 1, "31-ene-95")

En este caso, DateAdd devuelve 28-feb-95 y no 31-feb-95. Si date es 31-ene-96, devolver 29-feb-96, ya que 1996 es un ao bisiesto.

Si la fecha calculada va a resultar inferior al ao 100 (esto es, se restan ms aos que los que hay en date), se produce un error.

Si number no es un valor de tipo Long se redondear al nmero entero ms cercano antes de ser evaluado.

Serie fecha (dateserial)

DateSerial (Funcin) : devuelve un tipo Variant (Date) para un ao, mes y da especificados.

Sintaxis; DateSerial(year, month, day)

La sintaxis de la funcin DateSerial consta de los siguientes argumentos con

nombre:

Parte Descripcion

Year Se requiere: integer. Nmero entre 100 y 9999 inclusive o una expresin numrica

Month Se requiere: integer. Cualquier expresin numrica

Day Se requiere: integer. Cualquier expresin numrica

Para especificar una fecha, como el 31 de diciembre de 1991, el intervalo de nmeros para cada argumento de DateSerial debera estar en el intervalo normalmente aceptado para la unidad; es decir, 131 para das y 112 para meses. Sin embargo, puede especificar fechas relativas para cada argumento, usando cualquier expresin numrica que represente algn nmero de das, meses o aos, antes o despus de cierta fecha. El ejemplo siguiente usa expresiones numricas en lugar de nmeros de fecha absoluta. Aqu la funcin DateSerial devuelve una fecha que es el da antes del primer da del mes (1 - 1), dos meses antes de agosto (8 - 2), 10 aos antes de 1990 (1990 - 10); en otras palabras, el 31 de mayo de 1980. DateSerial(1990 - 10, 8 - 2, 1 - 1)

Para el argumento year, los valores entre 0 y 99, inclusive, se interpretan como los aos 19001999. Para el resto de los argumentos year se usa un ao con los cuatro dgitos (por ejemplo, 1800).

Cuando un argumento no est incluido en el intervalo aceptado normalmente para l, se incrementa hasta la siguiente unidad mayor, segn convenga. Por ejemplo, si especifica 35 das, se evala como un mes y algunos das, dependiendo de la parte del ao donde se aplique. No obstante, si un solo argumento est fuera de su intervalo -32.768 a 32.767 o si la fecha especificada por los tres argumentos, directamente o mediante expresin, no se incluye en el intervalo aceptable de fechas, se produce un error.

Valor _Fecha:

DateValue (Funcin): devuelve un tipo Variant (Date).

Sintaxis: DateValue(fecha)

El argumento fecha es normalmente una expresin de tipo cadena (String) que representa una fecha del 1 de enero del ao 100, al 31 de diciembre de 9999. Sin embargo, fecha tambin puede ser cualquier expresin que pueda representar una fecha, una hora o una fecha y una hora en ese intervalo.

Si fecha es una cadena que incluye solamente nmeros separados por separadores de fecha, DateValue reconoce el orden para mes, da y ao de acuerdo al formato de Fecha abreviado que se haya especificado para el sistema. DateValue

tambin reconoce fechas claramente definidas que contengan nombres de mes, en forma completa o abreviada. Por ejemplo, adems de reconocer 30/12/1991 y 30/12/91, DateValue tambin reconoce 30 de diciembre de 1991 y dic 31, 1991.

Si se omite la parte de ao de fecha, DateValue usa el ao actual de la fecha del sistema de su PC.

Si el argumento fecha incluye informacin de hora, DateValue no la devuelve. Sin embargo, si fecha incluye informacin de hora no vlida (tal como "89:98"), ocurrir un error.

Fecha:

Date (Funcin): Devuelve un tipo Variant (Date) que contiene la fecha actual del sistema.

Sintaxis: Date

Utilice la instruccin Date para establecer la fecha del sistema.

Hora:

Hour (Funcin); devuelve un valor de tipo Variant (Integer) que especifica un nmero entero entre 0 y 23, inclusive, que representa la hora del da.

Sintaxis; Hour(hora)

El argumento hora puede ser un valor de tipo Variant, una expresin numrica, expresin de tipo cadena o cualquier combinacin, que pueda representar una hora. Si hora contiene Null, la funcin devolver Null.

Funciones Tipo texto

Cad (str) Str (Funcin): Devuelve en un tipo Variant (String) la representacin de cadena de un nmero. Sintaxis: Str(nmero)

El argumento nmero necesario es un tipo Long que contiene una expresin numrica vlida.

Cuando los nmeros se convierten a cadenas, siempre se reserva un espacio a la izquierda para el signo del nmero. Si nmero es positivo, la

cadena devuelta contiene un espacio a la izquierda y el signo ms se da por supuesto.

Utilice la funcin Format para convertir valores numricos en valores con formato de fecha, hora, moneda o en otros formatos definidos por el usuario. A diferencia de Str, la funcin Format no incluye un espacio a la izquierda para el signo del nmero. Nota La funcin Str slo reconoce el punto (.) como separador decimal vlido. Cuando exista la posibilidad de que se pueda utilizar un separador decimal diferente (por ejemplo, en aplicaciones internacionales), se debe utilizar CStr para convertir un nmero a una cadena. STR$ (CAD$)

Devolver cadenas desde funciones

Algunas funciones tienen dos versiones: una que devuelve un tipo de datos Variant y otra que devuelve un tipo de datos String. Las versiones Variant son ms aconsejables ya que las variantes realizan automticamente la conversin entre tipos de datos distintos. Tambin permiten que Null se propague a travs de una expresin. Las versiones String son ms eficientes ya que consumen menos memoria.

Considere la posibilidad de usar la versin String cuando: 1. El programa sea muy largo y use muchas variables 2. Se escriban datos directamente en archivos de acceso directo.

Las siguientes funciones devuelven valores en una variable String cuando se aade el signo dlar ($) al nombre de funcin. Estas funciones tienen el mismo uso y sintaxis que las funciones equivalentes Variant (sin el signo dlar). Chr$ ChrB$ *Command$ CurDir$ Date$ Dir$ Error$ Format$ Hex$ Input$ I nputB$ LCase$ Left$ LeftB$ LTrim$ Mid$ MidB$ Oct$ Right$ RightB$ RTrim$ Space$ Str$ String$ Time$ Trim$ Ucase$ STRING (cadena) String (Funcin): Devuelve un tipo Variant (String) que contiene una cadena de

caracteres que se repite de la longitud especificada.

Sintaxis: String(number, character)

La sintaxis de la funcin String tiene estos argumentos con nombre:

Parte Descripicion

Number Obligatorio: un tipo long. Longitud de la cadena devuelta. Si nmero contiene Null, se devuelve Null

Character Obligatorio; un tipo Variant. Cdigo de carcter que especifica el carcter o la expresin de cadena cuyo primer carcter se utiliza para construir la cadena devuelta. Si character contiene Null, se devuelve Null

Si se especifica para character un nmero mayor que 255, String convierte el nmero en un cdigo de carcter vlido utilizando la frmula: character Mod 256 STRING$ (cadena$) Devuelven cadenas desde funciones

Algunas funciones tienen dos versiones: una que devuelve un tipo de datos Variant y otra que devuelve un tipo de datos String. Las versiones Variant son ms aconsejables ya que las variantes realizan automticamente la conversin entre tipos de datos distintos. Tambin permiten que Null se propague a travs de una expresin. Las versiones String son ms eficientes ya que consumen menos memoria. Considere la posibilidad de usar la versin String cuando: 1. El programa sea muy largo y use muchas variables. 2. Se escriban datos directamente en archivos de acceso directo.

Las siguientes funciones devuelven valores en una variable String cuando se aade el signo dlar ($) al nombre de funcin. Estas funciones tienen el mismo uso y sintaxis que las funciones equivalentes Variant (sin el signo dlar). Chr$ ChrB$ *Command$ CurDir$ Date$ Dir$ Error$ Format$ Hex$ Input$ InputB$ LCase$ Left$ LeftB$ LTrim$ Mid$ MidB$ Oct$ Right$ RightB$ RTrim$ Space$ Str$ String$ Time$ Trim$ Ucase$ Format (Formato):

Format (Funcin): devuelve un tipo Variant (String) que contiene una expresin formateada de acuerdo a las instrucciones contenidas en una expresin de formato. Sintaxis: Format(expresin[, formato[, primerdadesemana[, primerdadeao]]])

La sintaxis de la funcin Format consta de las siguientes partes:

Parte Descripcin

Expresin Obligatorio. Cualquier expresin vlida.

Formato Opcional. Una expresin de formato definida por el usuario o con nombre vlida.

Primerdasemana Opcional. Una constante que especfica el primer da de la semana

Primerdiadeao Opcional. Una constante que especifica la primera semana del ao

El argumento primerdadesemana tiene estos valores:

Constante Valor Descripcin

VbUseSystem 0 Utiliza el valor de API NLS

VbSunday 1 Domingo (predeterminado)

VbMonday 2 Lunes

VbTuesday 3 Martes

VbWednesday 4 Mircoles

VbThursday 5 Jueves

VbFriday 6 Viernes

VbSaturday 7 Sbado

El argumento primerdadeao tiene estos valores:

Constante Valor Descripcin

VbUseSystem 0 Utiliza el valor de API NLS

VbFirstJan1 1 Comienza con la semana donde est el 1 de enero (predeterminado)

VbFirstFourDay 2 Comienza con la primera semana del ao que tenga cuatro das como mnimo

VbFirstFullWeek 3 Comienza con la primera semana completa del ao.

Para dar formato

Nmeros Utilice formatos numricos con nombre predefinidos o cree formatos numricos definidos por el usuario.

Fechas y horas Utilice formatos de fecha/hora con nombre predefinidos o cree formatos de fecha/hora definidos por el usuario

Nmeros seriales de fecha y hora

Utilice formatos de fecha y hora o formatos numricos

Cadenas Cree sus propios formatos de cadena definidos por el usuario.

Si intenta dar formato a un nmero sin especificar formato, Format proporciona una funcionalidad similar a la de la funcin Str. Sin embargo, los nmeros positivos a los que se les ha dado formato de cadena de caracteres mediante Format carecen del espacio inicial reservado para mostrar el signo del valor, mientras que los convertidos utilizando Str conservan el espacio inicial.

11. FILTROS Y CONSULTAS.

5. FILTROS Y CONSULTAS. ............................................................................................................................. 48

5.1. Diferencias entre filtros y consultas. .......................................................................................................... 49

5.2. Filtrar registros con un campo y un valor. .................................................................................................. 49

5.2.1. Filtro por seleccin. ............................................................................................................................. 50

5.2.2. Filtro excluyendo la seleccin. ............................................................................................................ 50

5.2.3. Filtrar por seleccin. ............................................................................................................................ 51

5.2.4. Filtro por formulario. ........................................................................................................................... 51

5.3. Filtrar registros con campos y valores mltiples. ....................................................................................... 52

5.3.1. Filtro Y. ............................................................................................................................................... 52

5.3.1.1. Filtro por seleccin. ...................................................................................................................... 52

5.3.1.2. Filtro por formulario con mltiples campos. ................................................................................ 53

5.3.1.3. Filtro por con una expresin compleja. ........................................................................................ 53

5.3.2. Filtros O. .............................................................................................................................................. 53

5.3.2.1. Filtro por formulario para una condicin u otra. ........................................................................... 54

5.3.2.2. Filtro por, con una condicin u otra. ............................................................................................. 54

5.4. Filtros avanzados. Ordenar con filtro. ........................................................................................................ 54

5.4.1. Cmo abrir la ventana de Filtro u orden avanzado. ............................................................................. 54

5.4.2. Cmo borrar la cuadrcula. .................................................................................................................. 55

5.4.3. Cmo introducir las condiciones de filtro............................................................................................ 55

5.4.3.1. Cmo crear un filtro Y. ................................................................................................................. 56

5.4.3.2. Como crear un filtro O. ................................................................................................................. 56

5.4.4. Cmo ordenar registros con un filtro avanzado. .................................................................................. 57

5.5. Aplicar, eliminar y guardar un filtro. .......................................................................................................... 57

5.5.1. Cmo aplicar un filtro.......................................................................................................................... 57

5.5.2. Cmo eliminar un filtro ....................................................................................................................... 57

5.5.3. Cmo guardar un filtro. ....................................................................................................................... 58

5.5.3.1. Cmo guardar un filtro en la Vista Hoja de datos. ....................................................................... 58

5.5.3.2. Cmo usar un filtro guardado con un formulario. ........................................................................ 58

5.5.3.3. Cmo activar un filtro procedente de un informe. ........................................................................ 58

5.6. Crear una consulta. ..................................................................................................................................... 59

5.6.1. Seleccin de campos. ........................................................................................................................... 60

5.6.2. Introducir criterios para seleccionar registros. ..................................................................................... 60

5.6.3. Tipo de ordenacin. ............................................................................................................................. 61

5.6.4. Ejecucin. ............................................................................................................................................ 61

5.7. Bsqueda de criterios especiales. ............................................................................................................... 61

5.7.1. Valores en blanco. Campos SI/NO. Buscar rango de valores. Comodines. ......................................... 61

5.7.2. Consultas Y/O. .................................................................................................................................... 62

5.7.2.1. Cmo crear una consulta Y. .......................................................................................................... 62

5.7.2.2. Cmo crear una consulta O. .......................................................................................................... 63

5.8. Guardar y modificar consultas. ................................................................................................................... 63

5.8.1. Cmo guardar una consulta. ................................................................................................................ 63

5.8.2. Cmo cambiar una consulta. ............................................................................................................... 63

5.9. Consultas en tablas vinculadas. .................................................................................................................. 64

5.10. Crear una tabla a partir de una consulta. ................................................................................................... 64

11.1. Diferencias entre filtros y consultas.

Tanto los filtros como las consultas se pueden emplear para buscar registros, pero hay algunas diferencias entre la forma de prepararlos y cmo funcionan.

Con los filtros limita rpidamente los registros que est visualizando en una hoja de datos o en un formulario a aquellos que contienen un criterio especificado.

Con las consultas visualiza campos y registros seleccionados procedentes de una o ms tablas. Puede guardar la consulta y abrirla ms tarde para usarla como base de un formulario.

En la siguiente tabla podremos ver las diferencias con un poco ms de detalle:

Puede... Filtro Consulta

Cambiar los registros que est visualizando en la Vista Hoja de datos o en la Vista Formulario. SI NO

Guardar la Vista registros seleccionados como una vista independiente. NO SI

Crear un formulario o un informe basndose en un subconjunto de registros. NO SI

Seleccionar los campos que quiere ver. NO SI

Incluir campos de tablas relacionadas en una vista. NO SI

11.2. Filtrar registros con un campo y un valor.

Si quiere buscar registros que concuerden con un valor en un solo campo, puede usar cualquiera de las siguientes tcnicas:

El Filtro por seleccin le permite seleccionar un valor en una hoja de datos o en un formulario y ver los registros que concuerdan haciendo clic sobre el botn.

La opcin Filtro excluyendo la seleccin busca todos los valores que no concuerdan con los introducidos.

La opcin Filtrar est presente en el men emergente de cualquier campo. Lo nico que tiene que hacer es escribir el valor que quiere encontrar.

La opcin Filtro por formulario le muestra un registro en blanco donde puede introducir el valor que quiere encontrar o seleccionarlo de una lista desplegable.

Tambin puede crear un filtro u orden avanzado, pero sera como usar un martillo con una chincheta.

11.2.1. Filtro por seleccin.

Mediante esta tcnica, lo nico que tiene que hacer es seleccionar el valor que quiere usar y hacer clic sobre un botn. Veamos esto paso a paso:

1.- Abra la tabla donde se encuentra lo que se desea filtrar.

2.- Busque alguno de los registros donde aparezca lo que se desea filtra y seleccinelo o haga clic sobre el mismo (Figura 1).

Figura 1.

3.- Haga clic sobre Filtro por seleccin en la barra de herramientas Vista Hoja de datos o Vista Formulario o haga clic en el botn derecho del ratn sobre el campo en el que se encuentra y seleccionar la opcin Filtro por seleccin. Entonces ver una Vista Hoja de datos filtrada con los registros en los que aparece lo que usted ha seleccionado.

11.2.2. Filtro excluyendo la seleccin.

En lugar de filtrar un valor, le puede pedir a Access que muestre todos los registros que no concuerden con el valor que ha seleccionado:

1.- En la Vista Hoja de datos o Vista Formulario, seleccione el valor que no quiere ver en la vista filtrada.

2.- Haga clic con el botn derecho del ratn y seleccione la opcin Filtro excluyendo la seleccin (Figura 2).

Figura 2.

11.2.3. Filtrar por seleccin.

Si est trabajando con un gran nmero de registros y no le conviene buscar un valor mediante Filtro por seleccin, puede usar la opcin Filtrar por:

1.- En la ventana Vista Hoja de datos o Vista Formulario, haga clic con el botn derecho del ratn en cualquier punto del campo que quiere filtrar (mostrndose la figura 2), excepto en su encabezamiento (si hace clic sobre el encabezamiento obtendr el men emergente equivocado).

2.- Escriba el valor en el espacio que sigue a Filtrar por:

3.- Pulse Intro para ver la lista filtrada.

En el cuadro de texto Filtrar por, puede usar los comodines o si bien lo prefiere expresiones de Visual Basic.

11.2.4. Filtro por formulario.

La opcin filtro por formulario tambin le permite filtrar una vista usando uno o ms campos.

Con esta opcin puede seleccionar el valor para filtrar a partir de una lista desplegable de todos los valores posibles de un campo.

1.- En la barra de herramientas de la Vista Hoja de datos o Vista Formulario haga clic sobre Filtro por formulario. Si est trabajando en la Vista Hoja de datos ver una ventana como en la figura X.

2.- Si ya ha aplicado un filtro en la ventana que est abierta, ver valores en uno o ms de los campos del formulario. Elimine todos aquellos valores que no deberan formar parte del filtro que est creando (figura 3).

Figura 3.

3.- Haga clic sobre el campo filtrado para ver un men desplegable con valores (Figura 4).

Figura 4.

4.- Seleccione un valor en la lista.

5.- Haga clic sobre Aplicar filtro en la barra de herramientas Filtrar u Ordenar que se muestra cuando se abre la ventana Filtro por formulario.

11.3. Filtrar registros con campos y valores mltiples.

En los ltimos apartados aprendimos a crear filtros con un nico valor aplicado a un campo. Adems puede crear un filtro con ms de una campo o incluso con varios criterios aplicados al mismo campo.

11.3.1. Filtro Y.

Si quiere ver registros que cumplen ms de un criterio, necesita formular un Filtro Y. En la siguiente seccin se muestra como crear este tipo de filtros mediante las tcnicas aprendidas para consultas de un nico campo o un nico valor.

11.3.1.1. Filtro por seleccin.

Para crear un Filtro Y mediante un Filtro por seleccin tiene que aplicar un filtro para cada una de las condiciones. Supongamos que en una tabla llamada Proyectos queremos filtrar todos aquellos registros en los que el Director sea Pepito Prez y el proyecto se iniciara el 9/9/99:

1.- Abra la tabla Proyectos.

2.- Busque un registro que tenga el campo Fecha de inicio: 9/9/99 y haga clic sobre l.

3.- Haga clic sobre Filtro por seleccin en la barra de herramientas. Entonces ver todos los registros de la tabla Proyectos cuya fecha de inicio sea el 9/9/99.

4.- Busque un registro en la vista filtrada que tenga a Pepito Prez como Director del proyecto. Despus haga clic sobre cualquier punto del campo.

5.- Haga clic sobre Filtro por seleccin para filtrar de nuevo los registro de tal forma que pueda ver los registros dirigidos por Pepito Prez el 9/9/99.

11.3.1.2. Filtro por formulario con mltiples campos.

Mediante la opcin Filtro por formulario, puede crear un filtro Y sin la necesidad de aplicar cada criterio por separado.

Trabaja en una ventana que parece un formulario o una hoja de datos en blanco. En esta ventana puede introducir los criterios para mltiples campos al mismo tiempo.

Haremos el ejemplo anterior, pero con esta nueva opcin:

1.- Con la tabla de Proyectos abierta, haga clic sobre Filtro por formulario.

2.- Seleccione 9/9/99 en la lista desplegable para el campo Fecha de inicio.

3.- Seleccione Pepito Prez en la lista de valores del campo Director de proyecto. Despus de este paso se obtiene la figura 5.

4.- Haga clic sobre Aplicar filtro en la barra de herramientas Filtrar u ordenar para ver una ventana filtrada con e