ASPEL-COI PARA WINDOWS VERSIN 5.5Aspel COI procesa, integra y mantiene actualizada la informacin contable y fiscal de la empresa, en forma segura y confiable. Proporciona diversos reportes y grficas que permiten evaluar el estado financiero de la organizacin as como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales. Calcula la depreciacin de los activos fijos. Mantiene interfases con los dems sistemas Aspel e interacta con hojas de clculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administracin de la empresa. Aspel-COI 5.5 permite a las empresas mantener su contabilidad al da y a la vanguardia tecnolgica ya que la nueva versin 5.5 del sistema lder en Mxico, incluye el manejo de comprobantes fiscales digitales y nuevas herramientas que permiten la mxima explotacin de la informacin de forma muy sencilla.

Catlogo de Cuentas Hasta 20 dgitos y 9 niveles, en el nmero de cuenta. Manejo de hasta 999 centros de costos (departamentos). Consulta actualizada de saldos y auxiliares. Versatilidad para definir las caractersticas de las cuentas: naturaleza (acreedora o deudora), manejo de cuentas de contrapartida, entre otras. Determinacin automtica del saldo promedio diario para todas las cuentas. Se puede asignar a cada cuenta contable su correspondiente cuenta de contrapartida, misma que el sistema sugiere en la captura de plizas, dando gran agilidad a este proceso. Definicin de la naturaleza de la cuenta: Deudora o Acreedora. Para una fcil y eficiente generacin de los reportes y declaracin fiscales, el sistema permite clasificar a las cuentas de una manera muy sencilla, por ejemplo: Activo circulante, fijo, gastos de operacin, costos de ventas, inventarios, etc. Desde el catlogo de cuentas se pueden consultar e imprimir los auxiliares, consultar los saldos histricos y en moneda extranjera, editar plizas y muchas funciones ms.

Plizas Fcil captura: o Copiando y pegando a partir de otras plizas. o Utilizando el catlogo de conceptos. o Mediante las cuentas de contrapartida y de cuadre. o Integrando plizas de diferentes empresas y las recibidas por correo electrnico. o Manejo de plizas modelo para registrar movimientos frecuentes. Actualizacin automtica de saldos contables en todos los perodos cuando se realizan cambios en plizas registradas en meses anteriores (traspaso). Auditora de plizas que impide modificaciones posteriores. Facilidad para asociar y visualizar cualquier documento .doc, .xls, .pdf, .jpg como comprobante de pliza, incluso se pueden asociar comprobantes fiscales digitales tales como las facturas electrnicas; las cuales se podrn consultar las veces que sea necesario (Almacn Digital de Documentos). Hasta 12 tipos de pliza. Nmeros de plizas con folios numricos y alfanumricos.

Captura de plizas en moneda extranjera, recalculando automticamente los montos a moneda contable. Mayor dinamismo en la edicin de plizas modelo. Generacin y registro de las plizas de depreciacin, ajuste cambiario y cierre anual, sin necesidad de tratarlas como plizas modelo. Asociacin de comprobantes a las plizas (Almacn Digital de Documentos). El sistema permite asociar documentos como hojas de clculo, archivos de texto, imgenes, entre otros, hasta comprobantes fiscales digitales, para un seguimiento puntual y una integracin total al proceso administrativo de la empresa.

Auxiliares Consulta desde el Catlogo de cuentas. Exportacin a Microsoft Excel y actualizacin automtica en dicha aplicacin en el momento en que se modifique en Aspel-COI. Auxiliares por departamento y ordenados por fecha o pliza. Innovadora consulta desde el Catlogo de cuentas. Exportacin a Microsoft Excel.

Activos Clculo de la depreciacin contable y fiscal de acuerdo a la LISR. Determinacin del Impuesto al Activo. Creacin automtica de plizas al dar de alta, baja o depreciar activos. Seguimiento al mantenimiento y seguros de los activos. Expediente completo de los activos incluyendo datos de ubicacin y observaciones sobre los mismos.

Multimoneda Control de saldos de las cuentas contables y activos en moneda extranjera. Registro del tipo de cambio en la captura de plizas. Captura de plizas en otras monedas y conversin automtica de los montos a la moneda contable. Histrico de tipos de cambio para facilitar las capturas y procesos. Generacin automtica de la pliza de ajuste por ganancia o prdida cambiaria. Estados financieros en diferentes divisas.

Consultas y reportes Balanza de comprobacin acumulada por los movimientos y saldos de ms de un perodo. La Balanza mensual y acumulativa se pueden obtener por uno o varios departamentos. Balance general, estado de resultados, diario general, libro mayor, presupuestos, depreciacin contable y fiscal de activos. Verstiles consultas con bsquedas y filtros que permiten revisar slo la informacin de inters y ubicar rpidamente el concepto requerido. Acceso a la informacin relacionada al concepto que se est consultando, sin necesidad de abrir ms catlogos o cambiar de perodo. Generacin de hojas de clculo personalizadas exportando a Microsoft Excel la informacin contable.

Envo de plizas, consultas y reportes por correo electrnico. Creacin de consultas y reportes definidas por el usuario. Exportacin a formatos Internet (html), Excel (biff3), ASCII (txt), Lotus (wk1) y Dbase (dbf). Diferentes grficas como de: Liquidez, Apalancamiento, Prueba de cido, Ventas, Utilidad, Rotacin de inventarios y varias ms. Todas las consultas del sistema ahora son dinmicas. Entre otras operaciones permiten: o Revisar desde una misma ventana informacin relacionada sin necesidad de abrir ms catlogos. Por ejemplo, en el Catlogo de Cuentas, con slo ubicarse en una cuenta, en la parte inferior de la ventana se muestran los movimientos registrados para esa cuenta en el perodo que se est consultando. o Ordenar la informacin de manera ascendente o descendente por columna. o Bsquedas fonticas con slo ubicarse en un registro y teclear el primer carcter del dato buscado (por ejemplo, el primer dgito del nmero de cuenta o la primer letra de la descripcin de la cuenta). o Exportar la informacin a dispositivos mviles compatibles con Palm o Microsoft Excel. (Informacin Mvil).

Administracin de periodos de trabajo Traspaso automtico de los saldos de las cuentas, desde el periodo donde se realizaron los cambios (una alta o modificacin de plizas, una alta de cuentas o captura de saldos iniciales) hasta el periodo actual de trabajo. Para evitar que se hagan cambios en perodos de trabajo ya cerrados o auditados, se da la opcin de cerrar o bloquear perodos. Nueva consulta donde se visualizan todos los perodos de trabajo registrados en la base de datos y desde la cual se pueden realizar diferentes operaciones, como traspasos de saldos y creacin del siguiente perodo, entre otros.

Hojas de clculo fiscales y financieras Generacin automtica de las declaraciones fiscales en Microsoft Excel, como: pagos provisionales, declaracin anual de IVA, IA e ISR y reexpresin B-10, entre otras. Para facilitar la definicin y modificacin de hojas de clculo, Aspel-COI instala una barra de tareas adicional en Microsoft Excel, que permite elaborar y en su caso adecuar de manera sencilla y amigable las hojas de clculo que el sistema provee.

Procesos Cierre o auditora de perodos. Determinacin del Ajuste anual por inflacin. Consolidacin de empresas. Respaldo de datos por empresa. Mes de ajuste para procesos extraordinarios.

Interfase con los sistemas AspelLas interfases de los sistemas Aspel facilitan la integracin de procesos administrativos a la vez que contribuyen a la disminucin de errores y tiempos de captura. Prcticamente todos los sistemas envan a Aspel-COI la informacin contable derivada de su operacin:

Aspel-SAE genera las plizas correspondientes a las ventas, compras, movimientos al inventario, abonos y cargos de cuentas por cobrar y por pagar. En el caso de ventas y compras, las plizas pueden ser generales o bien desglosarse por cliente, proveedor, zona del cliente, del proveedor o incluso por documento. Las de movimientos al inventario tambin pueden ser generales o detallarse por lnea de producto o por impuesto. Con la versin 4.0 de Aspel-SAE la interfase puede ser en lnea. Aspel-BANCO 3.0 genera las plizas correspondientes a los cargos y abonos de las cuentas bancarias. Las plizas-cheque se pueden contabilizar en lnea. Aspel-NOI genera las plizas modelo correspondientes a las provisiones y pagos de nmina, ya sea de forma general o desglosadas por trabajador, departamento o cuenta auxiliar. Aspel-CAJA genera las plizas modelo de los movimientos de ventas e ingresos obtenidos en los puntos de venta.

Infoweb (opcional)Con este servicio, desde Aspel-COI se puede publicar en un sitio de Internet las consultas y reportes del sistema, adems de cualquier tipo de informacin financiera, contable y comercial que de manera conjunta proporcione una visin general y completa de la empresa (hojas de clculo, diagramas, imgenes, entre otros) teniendo as, un espacio de consulta y descarga de informacin, sin la complejidad de operacin que un sitio de este tipo implica; siendo un lugar confiable y seguro, cuyo acceso se controla mediante la definicin de perfiles para los usuarios.

Caractersticas generales del producto Completamente en espaol. Base de datos en formato Paradox y posibilidad de uso en formatos Dbase, MS-SQL, Oracle y DB2. Traductor automtico de datos de versiones Aspel-COI 3.5 y 4.0. Actualizacin en lnea va Internet a las ltimas mejoras de la versin. Perfiles del usuario para un acceso seguro a la informacin (mdulo mejorado). Disponible en versiones de 1 usuario 99 empresas y licencias de usuarios adicionales.

ReportesCuenta con una gran variedad de Reportes para emitir: Saldo promedio diario de las cuentas Balance general Estado de resultados Balanza de comprobacin Auxiliares (mensuales y anuales) Conciliacin de activos Depreciacin y revaluacin de activos fijos Diario general Libro mayor Reexpresin de saldos Presupuestos

Procesos Clculo del ajuste anual por inflacin de acuerdo a las nuevas disposiciones de la Ley de ISR. Mes de ajuste para la elaboracin de procesos extraordinarios. Balanza anual. Consolidacin de empresas. Generacin automtica de Plizas de: cierre, depreciacin y ajuste cambiario. Creacin de un nuevo periodo sin cerrar el anterior. Traspaso de saldos. Integracin de plizas de diferentes empresas.

Requerimientos mnimos para su instalacin * Procesador Intel Pentium o compatible, de 300 Mhz o superior* 256 Mb de RAM* 140 Mb de espacio libre en disco duro Monitor Super VGA (800x600) o superior Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003 o superior

Los requerimientos del sistema operativo pueden ser mayores. Para instalacin en servidor se recomienda un procesador superior y mayor capacidad de memoria RAM.

PRIMEROS PASOS EN ASPEL-COI WINDOWS:

Crear una carpeta por cada contabilidad que se quiera llevar, de preferencia, en una memoria porttil (USB). Cargar el programa COI Seleccionar la empresa con la que se va a trabajar (en este caso es EMPRESA INVLIDA, S.A. DE C.V.) y dar clave maestra, que es la tecla de funcin F8 Para indicar la carpeta con la que se va a trabajar y en la que se almacenarn los archivos de la contabilidad, debes ir a Men Archivos Administracin de periodos Presionar la tecla F11 para indicar el Directorio de trabajo y el Mes de trabajo Cuando se trate de una contabilidad nueva, aparecer el siguiente mensaje, al que hay que contestar que s.

Escoger el tipo de catlogo de cuentas que deseas:

Vaco, Estndar general, de Empresa

manufacturera, de Empresa comercial o de Empresa de servicios) Cuando el sistema te pregunte si deseas el Catlogo estndar de rubros, contesta que s, a menos que quieras definir cada uno de los rangos que abarcarn las cuentas (y no lo recomiendo) Cuando el sistema te pregunte si deseas el Catlogo estndar de Departamentos, contesta que s para manejar Centros de Costos En caso de utilizar monedas extranjeras, seleccionarlas y pasarlas al cuadro de la derecha:

Seleccionar el Mes de trabajo A partir de este momento podr trabajar con la contabilidad de Enero de 2007 o del Mes que hayas elegido.

NOTA: Cuando ya no es una Contabilidad Nueva, basta con: Cargar el programa COI Seleccionar la empresa con la que se va a trabajar (en este caso es EMPRESA INVLIDA, S.A. DE C.V.) y dar clave maestra, que es la tecla de funcin F8 Para indicar la carpeta con la que se va a trabajar y en la que se almacenarn los archivos de la contabilidad, debes ir a Men Archivos Administracin de periodos Presionar la tecla F11 para indicar el Directorio de trabajo y el Mes de trabajo

CONFIGURACIN DEL ASPEL COIIr a Men Configuracin Parmetros del Sistema

CUENTAS

PLIZAS

ACTIVOS

MULTIMONEDA

CONFIGURACIN

DATOS DE LA EMPRESA

Por cada empresa que se quiera dar de alta, se debe pedir primero a Aspel la clave para darla de alta Consultar ayuda del Aspel COI

CONFIGURACIN USUARIOS

PERFILES DE USUARIO

Se utiliza para dar de alta a cada usuario del COI, asignndoles su correspondiente clave de acceso (para ya no utilizar F8) y su perfil (definir cules sern las opciones a las que el usuario tendr acceso y cules no: Capturista, Auxiliar, Contador, etc) MENSAJE A USUARIOS Se utiliza para mandar mensajes a los usuarios del COI, por ejemplo, para recordarles que tienen que entregar X trabajo a tal hora o tal da. usuario entra al COI con su clave propia (y no F8) Estos mensajes slo aparecen cuando el

CONFIGURACIN BARRA DE HERRAMIENTAS

PREFERENCIAS

Se utiliza para agregar o quitar iconos en las barras de herramientas de COI APLICACIONES ASOCIADAS Se utiliza para indicar las rutas donde se encuentra la Calculadora de Windows, el Bloc de notas y el Excel

CONFIGURACIN

MODO ALTERNO DE CAPTURA

Si se activa, la tecla funcionar igual que la tecla , es decir, al presionar brincar el cursor de campo en campo a la hora de capturar plizas

CONFIGURACIN

ACTIVAR SUGERENCIAS

Si se activa, cada vez que entre a COI se desplegar una ventana con muchos tips sobre el uso del COI

FUNCIONES GENERALES DE COI:Estas opciones se encuentran en diversas operaciones de COI, como Catlogo de cuentas, Plizas, Activos fijos, Tipos de activos fijos, etc.Agregar Modificar Eliminar Buscar Imprimir Vistaprevia

Filtrar

Aplicar/Desactivar filtro

Restaurar

ADAPTAR EL CATLOGO DE CUENTAS:

Men Archivos

Catlogo de cuentas

TIPO DE CUENTAS: Acumulativas: No se ven afectadas por los movimientos de las plizas, sino que se actualizan automticamente de acuerdo a los movimientos que se efectan en las cuentas que dependen de ellas. Generalmente las cuentas de mayor son definidas como acumulativas.

De detalle: Son las cuentas que dependen de otra, pueden ser afectadas a travs de plizas, generalmente corresponden a los niveles de auxiliares y es a travs de ellas como se van afectando los niveles superiores. En algunas ocasiones existen cuentas de mayor de las cuales no depende ninguna cuenta, por lo que sta debe ser definida como de detalle, ya que de otra manera no podrs afectarla. RUBROS: El catlogo de rubros te permite asociar en un grupo varias cuentas de un mismo tipo, permitindote asignar hasta cinco rangos por cada rubro de cuentas. Si no defines bien tus rubros de cuentas, no podrs obtener debidamente tu Balance general, as como reportes que se forman con la informacin de rangos de cuentas. Men Archivo Rubros

CONSULTAR EL CATLOGO DE CUENTAS: Agregar cuentas: Elegir si la cuenta es acumulativa o de detalle, indicar si la cuenta es departamental, el saldo inicial no se debe capturar aqu, el saldo final es informativo. Modificar informacin de cuentas: El nmero de la cuenta no se puede modificar, debido a que se perdera el registro de la cuenta. Para cambiar algn nmero de cuenta debers dar de baja la cuenta que tiene el nmero equivocado o que deseas eliminar. Posteriormente , debers de dar nuevamente de alta la cuenta con el nmero correcto. Eliminar cuentas: Tanto el saldo inicial como el final deben ser cero. No deber haber cuentas dependientes de niveles inferiores con estado de Alta. La cuenta no deber tener movimientos de cargo o abono en el mes (si haces un movimiento y luego modificas o eliminas la pliza, tampoco podrs dar de baja la cuenta, por lo que es ms fcil eliminarla al inicio de un nuevo mes). Notas: Trata de dar de baja cuentas a tu catlogo lo menos posible, lo que le dar mayor consistencia a tu informacin. Se recomienda realizar todas las bajas al catlogo slo una vez al ao, al iniciar un nuevo ejercicio. Buscar cuentas: Especifica el nmero de la cuenta a buscar, o el nombre (no importa que no se escriba completo), o el saldo. Despus seleccionar: Todos o Exacto o Mayor o Menor. Finalmente, clic en el botn Adelante o Atrs. Filtrar cuentas: Especificar el rango de cuentas a incluir en la consulta, el tipo de cuenta, el tipo de moneda, el departamento, el saldo final, y alguna de las siguientes opciones: Todos o Exacto o Mayor o Menor. Despus del filtrado, puede hacer clic en el botn Restaura para que vuelva a quedar el Catlogo de cuentas como estaba antes de filtrar.

RESPALDAR INFORMACIN Esta opcin sirve para copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete o al mismo disco duro, en otro directorio. Esta operacin te permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso de que algn archivo se dae definitivamente, puedas reestablecerlo en tu directorio de trabajo. El procedimiento es muy sencillo: Men Utileras Respaldo de archivos Generacin de respaldo Indica el Directorio destino, es decir, unidad y ruta en donde se almacenar el respaldo. Anota los campos que te pide esta ventana en su parte superior, sin olvidar el nombre que llevar tu respaldo.

REINSTALACIN DE RESPALDO Con esta opcin podrs reinstalar los archivos que hayas respaldado con anterioridad. Men Utileras Respaldo de archivos Reinstalacin de respaldo El procedimiento es el siguiente: Indica el directorio fuente, es decir, la unidad donde se encuentra localizado el respaldo.

CAPTURA DE MOVIMIENTOS (plizas) Cada uno de los movimientos u operaciones realizadas por la empresa deben registrarse contablemente a travs de un documento llamado PLIZA. Es decir, cada operacin que registras normalmente en tu libro Diario, debe capturarse en el COI por medio de una Pliza. Las plizas son de tipo Diario (cuando no entra ni sale dinero de la empresa), Ingreso (cuando entra dinero a la empresa), Egreso (cuando sale dinero de la empresa) o Cheque (cuando expides un cheque para hacer un pago). Hay empresas que utilizan las plizas tipo Egreso o Cheque de manera indistinta.

A travs del Men

Archivos

Plizas podrs dar de alta, modificar, consultar, auditar y

eliminar las plizas que contienen los movimientos contables, para que posteriormente estos movimientos se afecten automticamente en los auxiliares de las respectivas cuentas. Al iniciar un nuevo periodo, el sistema mostrar las siguientes ventanas:

1. Si tienes activada la opcin Nmero secuencial, de parmetros del sistema:

Aqu tendrs que anotar en cada tipo de pliza el nmero de folio con el que empezars a trabajar en el periodo.

2. Si tienes activada la opcin de folio nico, de parmetros del sistema: Aqu tendrs que anotar el nmero de folio con el que empezars a trabajar en el periodo.

Nota: COI te propondr un nmero, pero lo podrs cambiar segn tus necesidades. El proceso que debes llevar a cabo para la captura de plizas es el siguiente: Con el Catlogo de plizas abierto (Men Archivo de herramientas Plizas) clic en el botn Agregar de la barra

Captura la informacin de la pliza Graba la pliza con la tecla F3 con el botn

Para el manejo eficiente de plizas el sistema te proporciona una ventana que te facilita la captura de plizas, misma que se utiliza en el alta de una pliza, modificacin de una pliza, as con en el alta de una pliza modelo:

Nota: para encontrar rpido los nmeros de cuenta a colocar en las plizas, puedes teclear 1 y luego la tecla F2 y aparecer la primera cuenta que comienza con 1 (que equivale a Activo); si tecleas 2 y luego F2, aparecer la primera cuenta que comienza con 2 (que equivale a Pasivo); si tecleas 3 y luego F2, aparecer la primera cuenta que comienza con 3 (que equivale a Capital); si tecleas 4 y luego F2, aparecer la primera cuenta que comienza con 4 (que equivale a cuentas de Resultados), etc.

PLIZAS MODELO: Las plizas modelo son plizas que se graban en un archivo, independiente al Catlogo de plizas. De esta forma podrs accesar posteriormente a este archivo para ajustar algn dato que haya quedado pendiente de definir al momento de la captura. Tambin las puedes utilizar cuando necesitas contabilizar plizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido y que se deben aplicar de forma repetitiva; por ejemplo, pago de renta, de sueldos, etc. El tipo de pliza (Diario, Ingreso, Egreso o Cheque) no se puede modificar si la pliza ya fue grabada, por lo que no queda de otra ms que eliminar la pliza y volverla a hacer. Para no volver a capturar la pliza desde el principio, puedes grabar la pliza incorrecta como Pliza Modelo, despus la abres y ya puedes colocarle el tipo de pliza adecuado.

Para grabar una pliza como modelo: Abre la pliza Presiona la tecla F9, o bien, clic en el cono:

Para utilizar una pliza que fue grabada como modelo: Clic en el botn Agregar para hacer una pliza nueva

Clic en el siguiente botn:

ACTIVOS FIJOSCATLOGO DE TIPOS DE ACTIVOS: Los tipos de activos se definen para agrupar a los activos que, por su naturaleza, tienen tratamientos similares en cuanto al mtodo y porcentaje de depreciacin. Los datos definidos en los tipos de activos sern los que el sistema sugiera al dar de alta los activos. Men Archivos Tipos de activos

CATLOGO DE ACTIVOS FIJOS: Con este catlogo COI te permitir administrar mejor tus activos fijos, proporcionndote informacin contable y fiscal. El Catlogo de activos fijos es la consulta en donde estn registrados todos los activos fijos de la empresa; los datos indicados en cada activo sern los que se consideren para realizar clculos como la depreciacin, revaluacin, clculo del impuesto al activo, etc. Como fecha de inicio de depreciacin, el sistema sugiere un mes despus a la compra. Men Archivos Activos

PLIZA DE REGISTRO DE ACTIVOS: Cada vez que terminas de agregar todos los datos de un activo, debes dar clic en botn Aceptar. Una vez que agregues todos tus activos, debes hacer clic en el botn Cancelar para que el sistema te pregunte si deseas que cree la pliza por la compra de activos; aqu se sugiere que aceptes que la cree, de lo contrario tendrs que hacer manualmente una pliza donde registres la adquisicin de los activos. Si deseas una pliza por activo, cada vez que termines de capturar los datos de alguno, elige Cancelar y el sistema sugerir la pliza para ese activo. En cambio, si deseas una pliza para registrar todos los activos recin capturados, elige Aceptar despus de cada activo y cuando termines, indica Cancelar; la pliza sugerida incluir los montos de todos los activos. La pliza est desglosada por activo, por departamento y por tipo de moneda del activo.

BAJA DE UN ACTIVO: Con esta opcin se indica que el activo fue vendido, robado o perdido, por lo cual debe ser eliminado contablemente.

Despus de dar de baja un activo, el sistema sugiere elaborar la pliza que corresponde a la baja con la que se afectarn los saldos de las cuentas que estn involucradas. Cuando se da de baja un activo, el sistema incluye en las consultas y reportes de depreciacin el total del remanente por depreciar del activo a valor histrico. De la misma manera, en la pliza de depreciacin correspondiente se incluir el remanente.

Los activos dados de baja seguirn apareciendo en el catlogo de activos, pero con status de baja.

DEPRECIACIN DE ACTIVOS La depreciacin es el reconocimiento cuantitativo de la prdida en valor, o la obsolescencia de los activos fijos de la empresa, ya sea por el uso normal del activo o por el transcurso del tiempo. COI calcula la depreciacin y la deduccin inmediata en los casos en que se opte por ella, la cual consiste en deducir durante un ejercicio fiscal un porcentaje mximo de deduccin sobre la inversin. COI te permitir emitir reportes de depreciacin de acuerdo a tus necesidades. COI cuenta con la ventaja de que puede realizar las plizas de depreciacin, mismas que pueden ser solicitadas mensualmente o anualmente. Se recomienda generarlas mensualmente. PLIZA DE DEPRECIACIN: Men Procesos Pliza de depreciacin Indicar el rango de fechas (normalmente del 1 al ltimo da del mes) La pliza de depreciacin generada se puede grabar como modelo, debido a que la depreciacin ser igual cada mes.

CREACIN DEL SIGUIENTE PERIODO: Esta opcin crea los archivos del siguiente periodo, traspasando cada uno de los saldos. Men Archivos Administrador de periodos Clic derecho sobre el ltimo periodo creado y seleccionar la opcin Crea siguiente periodo, o bien, presionar la tecla F3

CIERRE DEL EJERCICIO Esta opcin te permite la elaboracin automtica de la pliza de cierre del ao de trabajo, traspasando sus saldos a las cuentas de resultados con el fin de determinar la utilidad o prdida del ejercicio. Indicar el mes de cierre fiscal en Parmetros del sistema, as como marcar el parmetro Mes de ajuste 13. Con esto aparecer el periodo de ajustes, que es donde se debe realizar la Pliza de cierre Colocarse en el ltimo periodo de la prctica, entrar al administrador de periodos para crear el periodo de ajustes Para realizar la pliza de cierre: Men Procesos del Resultado del ejercicio). Revisar la pliza y contabilizarla Cuando la pliza de cierre es contabilizada, los saldos finales de las cuentas de detalle incluidas en las plizas se igualarn a cero y la diferencia de cargos y abonos ser aplicada a la cuenta de cierre sealada. Pliza de cierre Indicar la cuenta inicial y final (de resultados), as como la cuenta de cierre (que se utilizar para saldar todas la cuentas

REPORTESREPORTE Catlogo de cuentas Emisin de plizas bacin Diario general Libro mayor Permite obtener un listado con el detalle de todas las plizas que se seleccionen de este catlogo. Este reporte, conocido como Libro Mayor Auxiliar, te permite listar los saldos y afectaciones efectuadas a cada una de las cuentas en un mes o varios meses hasta llegar a un ao. carpeta DATOS Auxiliares Presupuestos Balanza comprobacin Expide los auxiliares de las cuentas de tu catlogo, en el periodo que determines. Refleja los saldos presupuestados contra los saldos finales de las cuentas del catlogo. de Incluye todas las cuentas (con sus movimientos y saldos) del periodo en el que ests trabajando, a fin de comprobar la correcta aplicacin de la partida doble y que los saldos de cada cuenta correspondan a su naturaleza deudora o acreedora. Depreciacin Estado de resultados Este reporte presenta los clculos tradicionales de depreciacin, mismos que se aplican para el ttulo II y IV de la Ley de Impuesto Sobre la renta. Refleja el importe de la utilidad neta obtenida por la empresa la carpeta DATOS Balance general Con esta opcin obtendrs un reporte del balance general o estado de situacin financiera de la empresa. carpeta DATOS Reexpresin de saldos Te permite conocer el monto de la reexpresin de los saldos de tus cuentas. Revaluacin activos fijos Conciliacin de activos Este reporte ofrece una comparacin de las cuentas de los activos contra los valores reales de los bienes (surge de la conciliacin entre los catlogos de cuentas y activos). Inventario de activos Balanza anual Este reporte te permite llevar un control de la ubicacin de los activos fijos que, o bien, saber a que persona se le tiene asignado dicho activo. Imprime la misma informacin que la balanza de comprobacin, slo que de varios periodos. de Este reporte te permite conocer el estado de la revaluacin de tus activos. Utiliza el formato: BGRALW.FTO, ubicado en la en un determinado periodo de tiempo. Utiliza el formato: EDOREW.FTO, ubicado en Utiliza el formato: MAYORW.FTO, ubicado en la CONTIENE: Permite imprimir el catlogo de cuentas completo o slo una parte Permite imprimir todas las plizas

Balanza de compro- Permite imprimir la Balanza de comprobacin

Reportes del usuario Hojas fiscales

Puedes generar un reporte con la combinacin de informacin que necesites, para explotar tu informacin eficientemente. y Como un apoyo adicional a la automatizacin de tu contabilidad, cuentas con funciones avanzadas tales como las hojas de clculo fiscales y financieras predefinidas que te ofrece este programa. Con ellas, puedes manejar la informacin contable de tu negocio en el manejador de hojas de clculo de tu preferencia, para obtener clculos fiscales como la declaracin anual de impuestos, entre otros.

financieras

PROCESOS Borrado de movimientos: 1. Esta funcin te permite borrar los movimientos del periodo en el

que te encuentras, con dos modalidades: Borra las plizas capturadas.

2. Borra las plizas y tambin el saldo inicial (que corresponde al saldo final del periodo anterior). Contabilizacin: Debers ejecutar este proceso cuando: Capturaste alguna pliza y tenas desactivado el parmetro de Contabilizacin en lnea en tus Parmetros del sistema. Cuando en algn periodo capturaste plizas sin la Contabilizacin en lnea, a fin de contabilizarlas posteriormente. Nota: Esta operacin leer el archivo de plizas del periodo y registrar los cargos y abonos a las cuentas correspondientes y a los departamentos (si hay movimientos departamentales). Si efectas este proceso en un periodo donde ya se haban afectado las cuentas, los datos no se duplicarn. Consolidacin: Esta funcin te permite manejar una de las empresas que tengas autorizadas por tu licencia de uso como empresa consolidadora, en la cual se reunirn todos los datos de los archivos de Cuentas y de Cuentas-departamentos de las dems empresas del corporativo. Balanza anual: Este proceso emite una Balanza de comprobacin conteniendo la informacin de varios meses, incluso hasta de una ao. A diferencia de una balanza de comprobacin normal, la Balanza anual no slo se reporta, sino que se archiva en disco, como un periodo de trabajo ms. Para accederla, debes indicar como perodo de trabajo Ao/05 (mes correspondiente). Ya ubicado en el periodo anual, debes revisar el Catlogo de cuentas, consultar la Balanza de comprobacin o emitirla en forma de reporte.

UTILERAS Traduccin de archivos: El objetivo de este asistente, es ayudarte a traducir la informacin contable definida en versiones anteriores (Aspel - COI 3.x y 4.0) para que esta pueda ser leda por la versin 5.0. Te recomendamos que ejecutes este proceso antes de capturar movimientos, para que no se sobrescriba la informacin anteriormente capturada. Podrs traducir los archivos de datos, los parmetros del sistema y los perfiles del usuario. Importacin de archivos: Esta opcin te permite traer (importar) mediante un asistente la informacin de los archivos ContPAQ 2003, 2004 y 2005, que se encuentra en otra aplicacin hacia el sistema. Control de archivos: Esta opcin te permite revisar el estado de tus archivos de datos, de manera que corrobores la integridad de la informacin cuando sufras alguna interrupcin en la energa elctrica o algn cambio brusco de voltaje en tu empresa. Utilzala cuando el sistema seale alguna anomala con tus datos; as podrs verificar que los archivos de datos no estn daados y, si lo estn, podrs corregir el problema. Las opciones aqu son: Diagnstico de archivos Creacin de archivos Recuperacin de archivos Regeneracin de ndices Instalacin automtica Verificacin de archivos

GRFICOS Liquidez: Es una razn financiera que te mostrar la capacidad de tu empresa para cubrir tus adeudos a corto plazo. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrar la grfica de barras (por omisin) de todos los periodos anteriores, hasta llegar al periodo en que ests trabajando. ( solo considera los 12 meses del ao en que ests trabajando) Apalancamiento: Es una razn financiera que te mostrar en trminos de porcentajes qu parte de tu capital forma parte de las deudas de la empresa. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrar la grfica de barras (por omisin) de todos los periodos anteriores, hasta llegar al periodo en que ests trabajando (slo considera los 12 meses del ao en que ests trabajando) Prueba del cido: Es una razn financiera que te mostrar el grado hasta el cual, el efectivo y las cuentas por cobrar, cubren tus adeudos a corto plazo. Al entrar al proceso indicado, el

sistema mostrar la grfica de barras (por omisin) de todos los periodos anteriores, hasta llegar al periodo en que ests trabajando (slo considera los 12 meses del ao en que ests trabajando). Das de cartera: Es una razn financiera, que te mostrar cada cuntos das ests cobrando tus cuentas por cobrar, especialmente por las ventas a crdito. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrar la grfica de barras (por omisin) de todos los periodos anteriores, hasta llegar al periodo en que ests trabajando (slo considera los 12 meses del ao en que ests trabajando). Rotacin de inventarios: Es una razn financiera, que te mostrar la rapidez de rotacin de tus fondos a travs del inventario y qu tan mvil es el mismo. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrar la grfica de barras (por omisin) de todos los periodos anteriores, hasta llegar al periodo en que ests trabajando (slo considera los 12 meses del ao en que ests trabajando). Ventas: Es una grfica que te mostrar el importe de las ventas que hayas tenido, ya sea en el periodo que ests trabajando o de periodos anteriores. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrar la grfica de barras (por omisin) de todos los periodos anteriores, hasta llegar al periodo en que ests trabajando. ( solo considera los 12 meses del ao en que ests trabajando) Utilidad: Es una grfica que te mostrar las utilidades que hayas obtenido en el periodo actual de trabajo o en periodos anteriores segn tu eleccin. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrar la grfica de barras (por omisin) de todos los periodos anteriores, hasta llegar al periodo en que ests trabajando (slo considera los 12 meses del ao en que ests trabajando). Gastos de operacin: Es una grfica que te mostrar el total de los gastos de operacin, es decir, la suma de los gastos de fabricacin, gastos de venta y gastos de administracin. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrar la grfica de barras (por omisin) de todos los periodos anteriores, hasta llegar al periodo en que ests trabajando (slo considera los 12 meses del ao en que ests trabajando) Activo, Pasivo y Capital: Es una grfica que te mostrar el total del Activo, pasivo y capital, que hayas obtenido en el periodo actual de trabajo o en periodos anteriores segn tu eleccin. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrar la grfica de barras (por omisin) de todos los periodos anteriores, hasta llegar al periodo en que ests trabajando (slo considera los 12 meses del ao en que ests trabajando).