apuntes de access

7/30/2019 apuntes de access

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TEMA 3. BASES DE DATOSGUIN:3.1 . DEFINICIONES BSICAS. ABRIR, CREAR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS.CREACIN DE UNATABLA:

a) Abrir y cerrar el programa ACCESS:b) Crear una base de datos en blanco con una o ms tablas:

c) Agregar una tabla3.2. OPERACIONES BSICAS CON REGISTROS.3.3 RELACIONAR TABLAS.CONSULTAS3.4. INFORMES3.5. FORMULARIOS. FILTROS.3.6. CREACIN DE ETIQUETAS3.7. SEGURIDAD EN ACCESS (Copias de seguridad, contraseas, centro de confianza)

.

3.1 . DEFINICIONES BSICAS. ABRIR, CREAR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS.CREACIN DE UNATABLA:

Una base de datos es archivo informtico que contiene un conjunto de informacin almacenada yrelacionada entre s, a travs de la cual podemos crear, modificar, eliminar y consultar datos de unamanera rpida.

Funciones bsicas de las bases de datos: Captacin de datos, bsqueda de datos (consultas), reduccin (reduccin al mximo de

duplicidad de datos) , y seguridad.

Estructura de ACCESS: ACCESS es una base de datos relacional : los datos se acumulan en tablasque tienen campos en comn y que se relacionan entre s.

Objetos de la base de datos:

OBJETOS DE LABASE DE DATOS

CARACTERSTICAS

Tablas

Es la forma en la que la base de datos organiza la informacin (en forma de filas ycolumnas).Las columnas se llaman campos y guardan diferentes tipos de datos y las filas sellaman registros y almacenan la informacin completa de cada elemento de labase.

Clave principal: La clave principal es uno de los campos y sirve para relacionarunas tablas con otras. Los valores de la clave principal no se pueden repetir y sonnicos para cada registro.Slo hay una clave principal por tabla y no es obligatorio que todas las tablas latengan.

ConsultasPermite seleccionar un conjunto de registros de una o varias tablas teniendo encuenta algunas condiciones planteadas. Esos registros se presentan en un ordendeterminado.Las consultas se realizan para seleccionar, actualizar, introducir o eliminar datos-

Informes

Presentan la informacin que est en la base de datos en un formato adecuado

para su impresin.Se puede utilizar la funcin Presentacin Preliminarpara ver el resultado antesde la impresin


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OBJETOS DE LABASE DE DATOS

CARACTERSTICAS

FormulariosPresentan la informacin que est en la base de datos en forma de ventana ocuadro de dilogo. Tambin se utilizan para introducir datos.

Macros

Automatizan tareas repetidas en una base de datos.Podemos crear una macro que sirva para abrir tablas, consultas, imprimir ovisualizar informes.

Mdulos

Son objetos que contienen informacin en lenguaje Visual Basic.

3.1. ABRIR, CREAR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS

a) Abrir y cerrar el programa ACCESS:

El programa ACCESS se puede abrir de 2 formas :

Haciendo clic sobre el icono de acceso directo en la pantalla del escritorio, o A travs de: Inicio/Programas/Microsoft Access 2007/ACCESS ,

Al abrir el programa aparece la pgina Introduccin a Microsoft Office Access.

Esta pgina es el punto de partida para crear nuevas bases de datos, abrir bases de datos existentes

o consultar el contenido destacado de Microsoft Office Online.

Para cerrarlo: hacemos clic en : Botn Office/Salir de ACCESS , o botn Cerrar programa .

Seleccionamos esta opcin cuandoqueremos abrir una base de datos yaexistente

Seleccionamos esta opcin cuando queremos crearuna base de datos nueva

Seleccionamos esta opcin cuando deseamos abrir una plantilla delas que nos ofrece ACCESS en internet.


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b) Crear una base de datos en blanco con una o ms tablas:

1. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, hacer

clic en Base de datos en blanco.

2. En el panel Base de datos en blanco, escribimos el nombre de la base de datos en el

cuadro Nombre de archivo. Si no especificamos una extensin de nombre de archivo, Access la

agrega automticamente (accdb) .

Para cambiar la ubicacin predeterminada del archivo que contiene la base de datos, haga clic

en Buscar una ubicacin donde colocar la base de datos (situado junto al cuadro Nombre

de archivo), busque la nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

3. Haga finalmente clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tabla vaca denominada Tabla1 y, a continuacin, abre Tabla1

en la vista Hoja de datos. El cursor se sita en la primera celda vaca de la columna Agregar nuevo

campo.

Vista Hoja de Datos:

4. Cambie a la vista Diseo haciendo clic en (arriba a la izquierda) : En la vista Diseo, creeprimero la estructura de la nueva tabla; escriba los nombres de los campos y el tipo de dato de

cada campo.


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Vista Diseo:

Tipos de datos:

Tipo de datos Lo que almacena cada tipo de datoTexto Caracteres alfanumricos.

Se utiliza para texto o para texto y nmeros que no se emplean en clculos.Hasta 255 caracteres.

Memo Caracteres alfanumricos.Se utiliza para formato de texto enriquecido: las descripciones largas y losprrafos con formato como negrita o cursiva. Mayor de 255 caracteres.

Nmero Valores numricos (enteros o valores fraccionarios).Se utiliza para almacenar nmeros utilizados en clculos, salvo los valoresmonetarios, para los que se utiliza el tipo de datos Moneda.

Fecha/Hora Fechas y horas.

Moneda Valores monetarios. Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes)

Autonumrico Valor numrico nico que Access inserta automticamente cuando se agregaun registro.

S/No Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener uno de dosvalores posibles: S/No o Verdadera/Falso

Datos adjuntos Fotografas, imgenes, archivos de Office.

Despus de agregar todos los campos, guarda la tabla haciendo clic en el botn de

Microsoft Office / Guardar o presionando CTRL+G.

5. Cambie a la vista Hoja de datos para escribir los datos.

Si, de momento, no desea incluir informacin en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si realiz cambios

en la tabla, Access le pedir que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga clic en Spara

guardar los cambios, haga clic en No para descartarlos o haga clic en Cancelar para dejar la tabla

abierta.

..

Ejemplo 1: Crea la carpeta ACCESS_Vuestro_nombre en la carpeta D\RYA\ . Dentro de esa carpeta

crea la base de datos ALMACN_Vuestro_nombre con la tabla PRODUCTOS. Cierra la tabla (queestar vaca), la base de datos y el programa ACCESS.


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Ejemplo 2: Abre la base de datos ALMACN y modifica la tabla llamada PRODUCTOS teniendo en

cuenta la siguiente informacin:

Tabla PRODUCTOS:

PRODUCTOSNOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS FORMATO/TAMAO

CDIGO Texto 2NOMBRE Texto 25

CANTIDAD Nmero Entero largo

PROVEEDOR Texto 50CDIGO PROVEEDOR Texto 5

La clave principal es CDIGO

Datos:

PRODUCTOS

CDIGO NOMBRE CANTIDAD PROVEEDOR CDIGOPROVEEDOR

1 Guisantes 200 Hortelano HO

2 Judas 125 Hortelano HO

3 Lentejas 300 Campesino CA4 Garbanzos 282 Leons LE

5 Nueces 145 Montas MO

Debes obtener las siguientes pantallas:

Vista Diseo:

Vista Hoja de Datos (despus de introducir todos los registros):


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..Clave principal: La clave principal es un campo que tiene un valor diferente para cada registro de la

tabla. Es recomendable que cada tabla tenga una clave principal que se indica con el smbolo de la

llave a la izquierda del campo en Vista Diseo.

Si queremos que un campo sea la clave principal abrimos la tabla en la Vista Diseo, seleccionamos

el campo y luego pulsamos el icono con la llave.

..Ejemplo 3: En la tabla PRODUCTOS, asigna la clave principal al campo NOMBRE, guarda la tabla con

estos cambios y fjate que el icono de la llave aparezca con el campo NOMBRE. Despus vuelve a

abrir la tabla y vuelve a asignar la clave principal al campo CDIGO. Guarda los cambios.

..c) Agregar una tabla

Para agregar nuevas tablas a una base de datos existente abrimos la pestaa Crear , y

seleccionamos la opcin Tablas\Vista diseo de tabla o directamente Diseo de tabla. Primero

introducimos los campos de la tabla y luego cambiamos a la vista Hoja de datos para introducir losdatos.

..

Ejemplo 4: Aade la tabla PROVEEDORES en la base de datos ALMACN:

Tabla PROVEEDORES:

PROVEEDORES

NOMBRE DEL CAMPO TIPO DEDATOS

FORMATO/TAMAO

CDIGO Texto 5

NOMBRE Texto 25

CANTIDAD Texto 25

PROVEEDOR Texto 15

SUCURSAL EN ESPAA S/No S/No

Campo clave = CDIGO

Datos:


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PROVEEDORES

CDIGO NOMBRE DOMICILIO PAS SUCURSAL ENESPAA

HO Hortelano C/ Quinta Avenida EstadosUnidos

S

CA Campesino C/ El ro Espaa SLE Leons C/ El Pramo Espaa S

MO Montas C/ Oxford Reino Unido No..

3.2. OPERACIONES BSICAS CON REGISTROS. Aadir un nuevo registro: Abrimos la tabla en Vista Hoja de Datos y tenemos 3 posibilidades:

hacemos clic en Nuevo registro de la barra inferior , o en Nuevo dentro del men Inicio odentro del men Crear pulsamos Formulario .

..Ejemplo 5: En la tabla PRODUCTOS, inserta 5 nuevos registros , los 3 primeros adelos comoquieras, pero los 2 ltimos insrtalos utilizando la opcin del FORMULARIO. Guarda los cambios.

PRODUCTOS

CDIGO NOMBRE CANTIDAD PROVEEDOR CDIGOPROVEEDOR

6 Calabacn 300 Hortelano HO7 Avellanas 100 Montas MO8 Berenjenas 300 Hortelano HO

9 Piones 100 Montas MO

10 Soja 450 Leons LE

..

Borrar un registro: Lo seleccionamos y pulsamos Supr, o pulsamos Eliminar dentro delmen Inicio o en el men contextual hacemos clic en Eliminar .

Si queremos borrar ms de un registro (deben ser continuos) hacemos clic en el primer registro yarrastramos la seleccin hasta el ltimo registro a eliminar (o pulsamos la tecla maysculas y

hacemos clic en el ltimo registro a eliminar).

Si queremos seleccionar todos los registros hacemos clic en el icono que se encuentra en la parte

superior de la tabla .

Ordenar registros: podemos ordenar los registros por orden alfabtico haciendo clic en lacabecera del campo por el que queremos hacer la ordenacin, abriendo el men Inicio y

haciendo clic en o utilizando el men contextual.


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Buscar registros:1. Abrimos la tabla y situamos el cursor en el primer registro de la tabla.2. Seleccionamos Buscar en el men Inicio3. Rellenamos el cuadro de dilogo con los parmetros de la bsqueda.Podemos seleccionar que busque y reemplace . Despus de hacer la bsqueda pulsamosCerrar.

..Ejemplo 6:Abre la tabla PRODUCTOS de l base de datos ALMACN_vuestro nombre con la que hemostrabajado en los anteriores ejemplos:1.- Busca todos los registros que contienen el nmero 300 en el campo CANTIDAD.2.- Busca todos los productos que tienen CDIGO PROVEEDOR= HO y reemplzalo por BO.Comprueba que se han hecho los cambios y deshazlos (vuelve a escribir en esos registros comoCDIGO PROVEEDOR HO)3.- Busca todos los productos que tienen la letra j en el campo NOMBRE.

4.- Ordena los registros de la tabla PRODUCTOS por el campo NOMBRE , primeroascendentemente y luego descendentemente. Por ltimo ordnalos por el campo CDIGO (que eracomo estaban originalmente)5.- Elimina los registros 9 y 10.6.- Guarda los cambios y cierra la tabla.7.- Ordena la tabla PROVEEDORES 1 por el campo PAS, y luego por el campo DOMICILIO.Comprueba que se han ordenado en cada caso correctamente los registros. No guardes los cambiosen la tabla.

..

PARMETROS ACLARACIONES

Buscar Es necesario escribir la informacin a buscar.Buscar en Campo activo: Slo busca en el campo marcado.

Todos los campos: busca a travs de todos los campos de la

tabla. Para ello es necesario seleccionar el nombre de la tabla.Coincidir Cualquier parte del campo.

Todo el campo

Comienzo del campo

Direccin de la bsqueda Arriba: hacia el primer registro

Abajo: hacia el ltimo registro

CoincidirMaysculas/Minsculas

Buscar los campos conformato

nicamente buscar las opciones sealizadas en aquellos camposque tengan un formato determinado.


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3.3 RELACIONAR TABLAS.CONSULTASPara poder buscar informacin en dos o ms tablas tenemos que relacionar (unir) las tablas. Parahacer esta operacin los campos que relacionamos de cada tabla deben tener los mismos datos.

1. Haz clic en el men Herramientas de base de datos.2. Haz clic en Relaciones.

3. Haz clic en Mostrar tablas y haciendo clic enAgregaraadimos las tablas que queramosrelacionar. Al final hacemos clic en Cerrar.

4. Establecemos la relacin haciendo clic en el campo de una tabla y arrastrando hasta elcampo de la otra tabla que queremos unir.

5. Aparece una ventana en la que seleccionaremos las tres opciones para que si modificamosun registro en una tabla tambin se modifique en todas en las que figure ese mismo dato.

Pulsamos Crear y aparecern las tablas unidas:


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..Ejemplo 7:Crea una relacin entre las tablas PRODUCTOS y PROVEEDORES de la base de datos uniendo loscampos CDIGO PROVEEDOR (de la tabla PRODUCTOS) y CDIGO (de la tabla PROVEEDORES)

..Consultas: Una consulta es un objeto que permite recuperar datos de una tabla, modificarlos eincluso almacenar el resultado en otra tabla.

Hay consultas de seleccin (nos muestran datos) y de accin (de eliminacin, de actualizacin, dedatos anexados y de creacin de tablas).Hay dos formas de hacer una consulta en ACCESS: a travs del Asistente para consultas y a travsdel Diseo de consulta.

Lo haremos a travs del Diseo de consulta. Para ello:1. Hacemos clic en el men Creary luego en Diseo de consultas.

2. Agregamos las tablas en las que vamos a buscar la informacin.

3. Cuando hayamos introducido los datos de la consulta pulsamos el botn Ejecutar y aparecer elresultado que buscbamos.

Ejemplo 8: Continuamos trabajando con las tablas PRODUCTOS y PROVEEDORES. Vamos a realizar 2consultas:a) Qu proveedor nos suministra los guisantes:


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Despus de introducir los datos de la consulta pulsamos el botn Ejecutary aparecern los datosque estbamos pidiendo.

La solucin que debe aparecer es:

b) Ver los pedidos realizados a empresas que tengan sucursal en Espaa:

Deben aparecer los siguientes datos:


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Consultas que borran registros: Estas consultas borran registros de una tabla, siempre que secumplan las condiciones que se han especificado en la consulta.

1. Creamos la consulta de la forma anteriormente descrita.2. Colocamos en criterio un campo nico para un registro de los que queramos eliminar.

Seleccionamos Eliminar del men.

3. Ejecutamos la consulta y nos aparecer en diseo el criterio Eliminar.Antes de eliminar nos pedir nuestra confirmacin.

Ejemplo 9: Vamos a crear una consulta (Consulta 3) que borre los registros que tienen por cdigosde producto un nmero entre 4 y 7 de la tabla PRODUCTOS.

3.4.INFORMES:Sirven para imprimir los datos que contengan las tablas o los datos que hemos seleccionado en lasconsultas.1. Hacemos clic en el men Creary luego enAsistente para informes.

2. Agregamos los campos que queremos que contenga el informe y pulsamos Siguiente


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3. Si queremos que nos agrupe la informacin por niveles elegiremos el campo que queremos quesea el nivel superior. Vamos a elegir como nivel superior el campo CDIGO y pulsamosSiguiente.

4. Indicamos las opciones de ordenacin y de resumen y pulsamos Siguiente.

5. Completamos las siguientes ventanas para el informe (distribucin En Pasos y estilo Oficina ) ypara acabar damos nombre al informe y pulsamos Finalizar.


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En la pantalla de diseo que aparece al cerrar la vista preliminar podremos centrar el texto, cambiarla fuente, poner bordes, etc.Al final obtenemos la vista preliminar del informe; en este caso debe ser la siguiente:

Ejemplo 10: Haz un informe a partir de la tabla PRODUCTOS . El informe contendr los camposCDIGO, NOMBRE , CANTIDAD y PROVEEDOR.


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Agrupa la informacin por niveles por el campo PROVEEDOR (que estar ordenadoalfabticamente ascendentemente) ,

ordena cada grupo de forma descendente por el campo NOMBRE,

elige la distribucin en pasos,

estilo Solsticio,

llama al informe Informe_productos,

cambia los tipos de letra y centra los ttulos.

3.5. FORMULARIOS. FILTROS.a) Formularios : Son pantallas creadas para poder visualizar y trabajar fcilmente con los registrosen una base de datos.

Pasos para crear un formulario:1. Abrimos la tabla o seleccionamos a la izquierda la tabla de la que queremos hacer el formulario .2. Seleccionamos la pestaa Crear.3. Pulsamos Formulario

La pantalla que nos aparece tiene el siguiente aspecto.

Podemos aadir un nuevo registro y modificar los registros que ya estaban en la base de datos.Para movernos de un registro a otro utilizaremos la barra inferior.


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Si queremos cambiar el aspecto del formulario abrimos el formulario en Vista Presentacin y atravs del Autoformatopodremos cambiar el aspecto del Formulario

.Ejemplo 11: Crea un formulario para la tabla PROVEEDORES, y en ese formulario:

- introduce 3 nuevos registros que t te inventes,- modifica en el penltimo registro la direccin (escribe C/Gran Va, 154 ),

.

b) Filtros: Un filtro es una forma de obtener una determinada informacin sin necesidad de realizaruna consulta.

Diferencia entre filtrado y consulta: en un filtrado de informacin ACCESS nos mostrar todos loscampos de ese registro, en una consulta slo nos muestra los campos que nosotros queremos queaparezcan.

Por ejemplo queremos mostrar desde la tabla PROVEEDORES la informacin de todos losproveedores que son empresas espaolas.

1. Abrimos la tabla y pulsamos en la flecha que hay al lado del campo PAS , se despliega unmen en el que seleccionamos solamente Espaa.

2. PulsamosAceptary nos muestra los proveedores que son espaoles, con todos los campos:

3. Si queremos ver de nuevo todos los datos de la tabla volvemos a hacer lo mismo, peromarcando la opcin Seleccionar Todo y pulsamosAceptar.


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.Ejemplo 12: Haz un filtro en la tabla PRODUCTOS seleccionando todos los productos que son delproveedor HORTELANO.

.

3. 6. CREACIN DE ETIQUETASCreacin de etiquetas: Una posibilidad del asistente de informes es crear etiquetas postales de tipo

estndar o personalizado para el envo de correspondencia en la oficina.

Los pasos son:

1. Abre el Asistente para etiquetas que se encuentra en el men de la pestaa Crear.

2. Aparece una ventana en la que indicaremos: el tamao , la unidad de medida, el tipo deetiqueta y el nombre del fabricante. Esta informacin se encuentra en los detalles deletiquetado del producto. Despus de completar los datos, pulsamos Siguiente.

3. Indicamos el tipo de fuente, tamao, color y espesor. Pulsamos Siguiente.

4. Incluimos los campos que queremos incluir en la etiqueta pasndolos a la derecha desde la lalista de la izquierda. Puedes utilizar la barra espaciadora para dejar espacios o Intro paracambiar de lnea.

5. Indicamos el campo por el que ordenamos las etiquetas. Podemos ordenar por ms de uncampo. Pulsamos Siguiente.


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6. Damos un nombre al informe, en nuestro caso, Etiquetas proveedores y podemos visualizar ocambiar el diseo de la etiqueta. Pulsamos en Finalizar.

Ejemplo 13:

Haz unas etiquetas a partir de la base de datos PROVEEDORES de forma que aparezcan de lasiguiente forma los siguientes datos:

NOMBREDOMICILIOPAS

Ordnalas por el campo NOMBRE, y elige t el resto de los detalles. Gurdalas con el nombreETIQUETAS_ALMACN. Los datos del fabricante de las etiquetas son:

Nmero de producto Dimensiones Nmero horizontal Filtro por fabricanteJ400SL 11mmx46mm 4 HP

3.7 SEGURIDAD EN ACCESS.Las bases de datos manejan gran cantidad de informacin de inters para las empresas. Por ello, yporque por ley deben protegerse los datos, la seguridad en las bases de datos es muy importante.

a) Copias de seguridad de las bases de datos: Es necesario que los usuarios de una base de datos

creen de forma regular copias de seguridad para evitar la prdida de datos. Para crear una copia deseguridad en ACCESS hay que seguir los siguientes pasos:

1. Con la base de datos abierta pulsamos en el botn de Office .


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2. SeleccionamosAdministrar, y a continuacin, hacemos clic en Realizar copia de Seguridadde la base de datos.

3. Se abre el cuadro Guardar comoy elegimos la unidad dnde queremos almacenar la copiade seguridad.

4. Pulsamos en Guardar.b) Proteccin de la base de datos mediante contraseas:

1. Hacemos clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin en Abrir.2. En el cuadro de dilogo Abrir, buscamos el archivo y lo seleccionamos.3. Seleccionamos en el cuadro que se abre en la opcin Abrir la opcin Abrir en modo

exclusivo.4. En Barra de herramientas de base de datos pulsamos en Cifrar con contrasea . Indicamos

la clave y la confirmamos.5. Pulsamos Aceptar.

c) Centro de confianza: Para ayudar a que los datos sean ms seguros, ACCESS 2007 y el Centro deconfianza realizan una serie de comprobaciones cada vez que abrimos una base de datos:

-Si la base de datos se ha creado en una ubicacin de confianza se ejecuta con todafuncionabilidad.

-Si la base de datos no se ha creado en una ubicacin de confianza el Centro de confianza evalacomo abrir la base de datos:

deshabilitando el contenido ejecutable(consultas de accin que eliminan, agregan ocambian datos, macros, etc.) o,

permitiendo habilitar el contenido. Si se habilita el contenido la base de datos se abrecon toda normalidad.

La configuracin del Centro de Confianza est definida por el usuario o el administrador.

.Ejemplo 14: Haz una copia de seguridad de la base de datos ALMACN en la misma carpeta en laque est la base de datos.Despus protege la copia de seguridad utilizando como contrasea tu nombre en minsculas. Cierrala base de datos y vuelve a abrirla comprobando que te pide la contrasea y, finalmente, descifra lacontrasea para que se pueda abrir el archivo de forma normal.Cuando acabes de hacer este ltimo ejemplo enva la base de datos utilizando Google Drive.

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