Apuntes de Control Interno, contabilidad, auditoria

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CONTROL INTERNO CONCEPTO DE CONTROL: Con el propósito de dirigir eficientemente una entidad, la administración debe: - Especificar sus objetivos - Establecer los planes y el sistema de procedimientos para ejecutarlos - Asignar responsabilidades y delegar autoridad - Establecer los métodos adecuados y las normas para su desarrollo - Aplicar una actitud científica, y - Valorizar sus resultados La administración tiene un sello dinámico, desde el momento en que se encuentra orientada a obtener una constante y regular atención de necesidades colectivas; por esta razón es que administrar es una labor compleja y constituye un proceso lógico, que comprende las etapas básicas de planificación, organización, dirección o ejecución y control, a saber : 1.- Planificación: Es aquella donde se fijan los objetivos que se deben lograr, materializándose a través de programas de actividades. En esta programación se contemplan las actividades a realizar, tiempo, costo, recursos y metas a alcanzar. 2.- Organización: En esta etapa se organizan los recursos humanos, financieros y materiales, con el objeto de realizar las actividades establecidas en la etapa de planificación. Para ello se establecen los sistemas de procedimientos, se asignan responsabilidades, se delega autoridad y se establecen los métodos adecuados y las normas para su desarrollo 3.- Ejecución o Dirección: Significa concretar las actividades, es decir, dirigir, conducir y guiar la organización hacia el logro eficaz de las metas. 4.- Control: Se preocupa de verificar la aplicación de normas en el desarrollo de la ejecución administrativa y la comprobación de objetivos o resultados alcanzados, a fin de permitir su corrección o reformulación de los programas. El Control es el que da un aspecto práctico a las precedentes funciones fundamentales de la administración, ya que, si alguna de ellas no es efectiva, por cuanto no tiene como resultado el cumplimiento de las metas y objetivos deseados, este hecho sale rápidamente a la luz por medio del control, por tanto, éste ayuda a garantizar la actuación deseada. Cuando existe un buen control, llega a convertirse en realidad el equilibrio y la conjugación de una multiplicidad de actividades, en tales circunstancias, una administración ordenada y sin tropiezos alcanza un alto grado de eficiencia. El Control es una función administrativa destinada a verificar si una empresa ha alcanzado las metas propuestas, en el tiempo previsto, con economía de recursos, en forma eficiente y de acuerdo a las normas legales que lo rigen. El Control es una función del Proceso Administrativo que se aplica a todas las personas, recursos y actividades que se interrelacionan al interior de la Entidad con el objeto de comprobar si todo ocurre de acuerdo a lo esperado y señalar las deficiencias que se deben corregir para evitar su repetición y asegurar que las actividades se realicen de acuerdo con lo planificado. En consecuencia, el control no es un fin en sí, sino un medio para conseguir la mejor marcha de la entidad y la obtención eficaz y eficiente de sus objetivos. El Control actúa como elemento retroalimentador del proceso administrativo.

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apuntes que describen el control interno que deben tener las empresas en funcionamiento. relacionado con contabilidad y auditoria

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CONTROL INTERNO CONCEPTO DE CONTROL: Con el propósito de dirigir eficientemente una entidad, la administración debe:- Especificar sus objetivos- Establecer los planes y el sistema de procedimientos para ejecutarlos - Asignar responsabilidades y delegar autoridad- Establecer los métodos adecuados y las normas para su desarrollo- Aplicar una actitud científica, y- Valorizar sus resultadosLa administración tiene un sello dinámico, desde el momento en que se encuentra orientada a obtener una constante y regular atención de necesidades colectivas; por esta razón es que administrar es una labor compleja y constituye un proceso lógico, que comprende las etapas básicas de planificación, organización, dirección o ejecución y control, a saber :

1.- Planificación: Es aquella donde se fijan los objetivos que se deben lograr, materializándose a través de programas de actividades. En esta programación se contemplan las actividades a realizar, tiempo, costo, recursos y metas a alcanzar.2.- Organización: En esta etapa se organizan los recursos humanos, financieros y materiales, con el objeto de realizar las actividades establecidas en la etapa de planificación.Para ello se establecen los sistemas de procedimientos, se asignan responsabilidades, se delega autoridad y se establecen los métodos adecuados y las normas para su desarrollo3.- Ejecución o Dirección: Significa concretar las actividades, es decir, dirigir, conducir y guiar la organización hacia el logro eficaz de las metas.4.- Control: Se preocupa de verificar la aplicación de normas en el desarrollo de la ejecución administrativa y la comprobación de objetivos o resultados alcanzados, a fin de permitir su corrección o reformulación de los programas.El Control es el que da un aspecto práctico a las precedentes funciones fundamentales de la administración, ya que, si alguna de ellas no es efectiva, por cuanto no tiene como resultado el cumplimiento de las metas y objetivos deseados, este hecho sale rápidamente a la luz por medio del control, por tanto, éste ayuda a garantizar la actuación deseada. Cuando existe un buen control, llega a convertirse en realidad el equilibrio y la conjugación de una multiplicidad de actividades, en tales circunstancias, una administración ordenada y sin tropiezos alcanza un alto grado de eficiencia.El Control es una función administrativa destinada a verificar si una empresa ha alcanzado las metas propuestas, en el tiempo previsto, con economía de recursos, en forma eficiente y de acuerdo a las normas legales que lo rigen.El Control es una función del Proceso Administrativo que se aplica a todas las personas, recursos y actividades que se interrelacionan al interior de la Entidad con el objeto de comprobar si todo ocurre de acuerdo a lo esperado y señalar las deficiencias que se deben corregir para evitar su repetición y asegurar que las actividades se realicen de acuerdo con lo planificado.En consecuencia, el control no es un fin en sí, sino un medio para conseguir la mejor marcha de la entidad y la obtención eficaz y eficiente de sus objetivos. El Control actúa como elemento retroalimentador del proceso administrativo.

NECESIDAD DE CONTROLARLos problemas de control se encuentran presentes en todos los aspectos de la organización y afectan, en consecuencia, a las funciones de ventas y prestaciones de servicios, producción, adquisiciones, finanzas, personal, etc. El ejercicio de un control adecuado sobre cada una de estas funciones en particular conduce al logro de los resultados más favorables, siempre que los planes y normas estén adaptados a las circunstancias que acuse la situación de la entidad en general. La necesidad de control se evidencia, entre otras razones, por:1.- Tendencia a lo casual: Se manifiesta en forma de comportamiento no planeado, acciones impulsivas y esfuerzos no coordinados.2.- Superposición de funciones: Se producen conflictos complementarios de lucha por el poder e ineficacia por duplicidad de funciones, causada por ausencia de restricciones o carencia de motivos.

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3.- Ejecución de costos erróneos: Cuando se realizan gastos que tiene poca o ninguna relación con sus determinantes apropiados.

DEFICIENCIAS QUE PUEDEN DESCUBRIRSE CON EL CONTROLPor medio de un buen sistema de control pueden descubrirse fallas que inciden en la mala o deficiente administración de una empresa. Algunas de las deficiencias que suelen descubrirse son:- Estructura organizacional establecida informalmente y no representada en organigrama- Estructura financiera no balanceada- Ausencia de manuales de organización, que describan las dependencias, sus funciones y sus

atribuciones- Carencia de métodos y procedimientos relativos a actividades relevantes de la entidad, como

por ejemplo, de ingresos, de egresos, de adquisiciones, de contratación de personal, de inversiones, etc.

- Informes inexactos- Equipo físicamente inadecuado o mal ubicado- Falta de respaldo a la política administrativa y a los reglamentos internos de la empresa- Incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes- Supervisión incompetente- Registros inadecuados- Carencia de arqueos de fondos por personas ajenas a la caja- Conciliaciones bancarias elaboradas con retraso- Tarjetas de existencias atrasadas en sus anotaciones u omisión de ellas- Cheques extendidos abierto al portador- Egreso de fondos sin documentación de respaldo- Egresos con documentación soportante que no cumplen con requisito de autenticidad- Pago de intereses o multas por la cancelación de consumos básicos fuera de los plazos de

vencimiento- Llamadas telefónicas de carácter particular sin efectuarse el reintegro- Imputaciones contables erróneas- Adulteración del valor de las boletas adjuntas a las rendición de cuentas por fondos a rendir- Errores en el pago de viáticos- Pago de gastos no autorizados- Incumplimiento de las políticas de la empresa- Planificación deficiente- Errores de organización- Programación inadecuada o no se cumple- Existencia de personal no calificado o no adecuado para las diferentes tareas- Funciones mal asignadas- Retraso en la tramitación de documentos- Trabajos mal distribuidos- Adquisiciones inconvenientes, por ser de deficiente calidad o a precios demasiados altos.- Existencia de despilfarros, etc.REQUISITOS DE UN BUEN SISTEMA DE CONTROLUn control excesivamente riguroso puede convertirse en una traba administrativa que dificulta el cumplimiento de una labor que se preciso ejecutar, puede producir descontento en los empleados que se sientan presionados o espiados, puede resultar demasiado oneroso y puede ser lento.Por ello, el control debe reunir varios requisitos para que sea ágil, eficiente y para que los trabajadores se sientan apoyados y no presionados.Un buen sistema de control debe ser:1. Racional: Debe propender a la protección de los valores más importantes, como son las

finanzas, normas legales, cumplimiento de plazos, etc. Esto significa excluir los controles formalistas. Lo que interesa en el control es el resultado final al que se llega.

2. Simple: Es preciso que los sistemas de control sean lo más sencillos dentro de lo posible. Hay que eliminar los excesos de controles, la superposición de ellos y las interferencias, para no entorpecer el funcionamiento de la administración.

3. Selectivo: No es posible aplicar un control a cada operación. Por ello se debe recurrir a la realización de controles por muestreos o selectivos.

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4. Adecuado a la naturaleza de cada entidad: La realidad de cada empresa es totalmente diferente. Por ello el control debe adecuarse a cada realidad.

5. Discreto: Debe realizarse de tal manera que el empleado o funcionario se sienta apoyado en su trabajo, no espiado. El ideal es que el control pase inadvertido para el trabajador. Por ello es que normalmente se recurre a la fijación de cuotas de producción, estándares de tareas, etc.

6. Oportuno: El control debe efectuarse cuando aún es posible prevenir el mal que se trata de evitar. Por ejemplo, el control sobre los planes del Estado para paliar los efectos del invierno, debe efectuarse antes de que llegue esta estación puesto que nada se saca con controlar cuando las inundaciones ya se produjeron.

7. Permanente: Lo normal es ir controlando periódicamente el avance de los trabajos, de las obras en ejecución o la realización de las diversas tareas, a fin de poder detectar los atrasos, errores o fallas, cuando aún es tiempo de corregirlas.

8. Económico: Un control que resulta desproporcionalmente caro en relación con el mal que se trata de prevenir no sirve. No sería lógico establecer un control que tiene un costo de un millón de pesos para evitar una pérdida de cien mil pesos.

9. Desconcentrado:Los sistemas de control deben estar totalmente desconcentrados. Recordemos que una de las funciones básicas de los jefes es controlar. En consecuencia, todos los jefes, en todos los niveles, deben supervisar la forma en que sus subordinados realizan su trabajo, ya que quién está en mejores condiciones de fiscalizar es precisamente el jefe de cada organización.

CLASIFICACIONES DEL CONTROL: El control es posible clasificarlo de la siguiente manera:

a) Atendiendo a la finalidad perseguida1.- Control de las políticas de la empresa : En toda empresa los ejecutivos superiores fijan pautas, normas de conducta, políticas, planes a largo plazo a que deben someterse todos quienes trabajan en ellas. Lo mismo ocurre en el sector público, todos los servicios y funcionarios del Estado deben encuadrar su acción en las políticas fijadas por el Gobierno.Corresponde a la Dirección Superior velar porque los mandos medios y los trabajadores cumplan sus labores de acuerdo con esas políticas.

2.- Control de Legalidad: Mediante este control se busca lograr la seguridad de que los actos realizados por los jefes y empleados estén de acuerdo con el marco jurídico que regula la actividad de que se trata.En el sector público, que se rige por las normas de derecho público, la autoridad no puede hacer nada que no esté autorizado por una disposición legal, y de acuerdo con las formalidades que el mismo texto legal establece.En el sector privado, se puede hacer todo lo que no esté prohibido por la ley. No obstante, en ambos casos, sea sector público o sector privado, es fundamental el respeto a las normas legales vinculadas con la actividad.

3.- Control de Eficiencia : El control de eficiencia es aquel que tiene por objeto verificar si se alcanzan las metas propuestas, en tiempo oportuno y con economía de recursos, sean éstos financieros, humanos o materiales.Este control debe ser permanente para medir en todo momento el grado de progreso o atraso de un programa o de la ejecución de un trabajo, la economía o despilfarro de recursos que se advierta, y para aplicar oportunamente las medidas correctivas que sean necesarias, cuando se note algún atraso, derroche o mal aprovechamiento de los recursos.

4.- Control de Economía: Este control tiene por objeto evitar cualquier derroche o despilfarro, sea porque los bienes que se compren sean de un precio superior al normal de especies similares, sea porque son de mala calidad o porque se incurra en gastos necesarios o excesivos.

5.- Control de Oportunidad : Este control tiene por objeto velar porque los resultados esperados se alcancen en el tiempo previsto y porque se cumplan todos los plazos programados o señalados en las leyes o reglamentos.Por ejemplo:

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- Que el trabajo de una construcción se entregue en el plazo previsto en el contrato y no después, lo que nos haría caer en sanciones.

- Que los pagos de IVA se realicen efectivamente a más tardar el día 12 de cada mes.- Que los pagos previsionales se efectúen antes del día 10 de cada mes.- Que los balances y las declaraciones de renta estén listos en el mes de abril.- Que los pagos al personal por remuneraciones se hagan en el día fijado, etc.6.- Control Financiero: Esta materia es importantísima y tiene como finalidad velar por el correcto y transparente manejo de los recursos económicos. Tiene especial relevancia ya que es en esta área donde se producen generalmente las irregularidades más graves y muchas veces no por mala fe, sino que por desconocimiento o no aplicación correcta de las normas vigentes.Se debe tener especial atención en los ingresos y egresos, justificación de estos últimos, imputación de los gastos al ítem correcto, corrección del pago, etc.El control que se indica, corresponde preferentemente al ejercido por la Dirección de cada entidad, ya sea en forma directa mediante sus líneas jerárquicas e indirectamente a través de una unidad asesora de auditoría interna.Por otro lado, también existe el control de tipo externo ejercido por los auditores independientes y que sirve de complemento y supervisión del funcionamiento de los controles internos establecidos por la propia administración.

b) Atendiendo a quien efectúa el control 1.- Controles internos: Son los que se efectúan en el seno de la empresa por los jefes, de acuerdo a los principios jerárquicos o por oficinas o unidades de control.En las empresas privadas hay oficinas de auditoría para efectuar las labores internas de control, además de la fiscalización que realiza cada jefe.En los servicios estatales el control interno es también ejercido por los jefes y en algunos casos por oficinas de control interno.

2.- Controles externos : Son los que se efectúan por organismos ajenos a la empresa, como por ejemplo, las auditorías externas practicadas de acuerdo a las normas de la Superintendencia de valores y Seguros, las revisiones que realiza la Contraloría General de la República sobre los servicios y empresas del Estado, la Superintendencia de Seguridad Social sobre organismos de previsión, la Superintendencia de Bancos sobre las entidades bancarias, etc.

c) Si el control es natural, permanente y planificado o si responde a una decisión de la autoridad1.- Control automático : Es el que se efectúa en forma permanente y regular en el interior de la empresa. Esto se logra en la administración con una buena planificación y sistematización de procedimientos y un buen diseño de formularios, registros e informes.2.- Control deliberado : Es aquel que se efectúa por una decisión de la autoridad o de la superioridad. Por ejemplo, la orden para realizar una auditoría, para practicar un arqueo de caja, la revisión del inventario y vehículos, etc.

INSTRUMENTOS DE CONTROLLas herramientas o los medios más recurrentes para efectuar los controles son:a) La observación directa sobre el trabajo que se está realizando.b) La fijación de estándares de producción. Por ejemplo, cien unidades por día.c) Las inspecciones en terreno para ver el avance de los trabajos y comparar este avance con la

programación establecida previamente.d) Las reuniones con los encargados de los trabajos para conocer los problemas que pueden

habérseles presentado, conocer el progreso de las obras y la adopción de medidas correctivas que sean necesarias.

e) La contabilidad financiera y presupuestaria.FASES DEL PROCESO DE CONTROLConsiderando que el control es una etapa del proceso administrativo, mediante el cual se busca el cumplimiento de los objetivos previamente señalados, adoptando las correcciones necesarias a las desviaciones de la ejecución que se adviertan respecto de los programas prefijados, deben considerarse a lo menos cuatro etapas o fases en el proceso de control.

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a) Fijación de programas de ejecución del trabajoCon indicación de plazos para su realización o establecimiento de estándares, vale decir, de criterios establecidos, de acuerdo con los cuales se pueden medir los resultados reales. Por ejemplo, tantos kilómetros de pavimento por mes, tantas unidades producidas por día u hora, tantos documentos tramitados en la semana, etc.

b) Medición de la ejecución Mediante el empleo de diversos instrumentos es posible medir la ejecución o grado de avance o atraso de un programa o de un trabajo.

c) Comparación entre lo realizado y lo programadoEs preciso comparar los programas previos con el real grado de avance o progreso del o de los trabajos. Esta comparación nos permitirá advertir las desviaciones de lo programado con lo efectivamente realizado.

d) Corrección de las desviacionesLa administración debe aplicar las medidas correctivas necesarias cuando advierta alguna desviación entre lo programado y lo efectivamente realizado, a fin de que las metas propuestas se cumplan en los plazos previstos, con los requisitos de calidad y cantidad preestablecidos y con economía de medios humanos, materiales y económicos.

SISTEMA DE CONTROL INTERNOCONCEPTO: Comprende el conjunto formado por la estructura de la entidad, el esquema delineado por los procedimientos y métodos y el sistema de información adoptados y coordinados dentro de una institución, con el fin de :a) Proteger y salvaguardar sus bienes y otros activos contra pérdidas, ya sea por fraudes o por

errores no intencionados.b) Asegurar el grado de confiabilidad del flujo de información que pueden utilizar los

administradores como base para planificar, dirigir y controlar.c) Promover la eficiencia operacionald) Estimular la adhesión a la política establecida por la administración de la entidad.

CONTROL INTERNO CONTABLE Y CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVOEl concepto de control interno excede el campo de los asuntos directamente relacionados con las funciones de los departamentos financieros y de contabilidad y se extiende a toda la organización.El sistema de control interno involucra dos subsistemas, que son:

a) Control Interno Contable Comprende el conjunto formado por el plan de organización, los métodos y procedimientos y el sistema de información contable, que está directamente relacionado con la protección de los recursos y la obtención de información contable confiable.Por lo general, incluye controles tales como los sistemas de autorización y aprobación, separación de obligaciones relacionadas con los registros, como asimismo, con los informes financieros que están relacionados con:- La operación de los activos- Los controles físicos sobre los activos- La auditoria interna

b) Control Interno Administrativo Comprende el conjunto formado por el plan de organización, los métodos y procedimientos y el sistema de información, relacionado principalmente con la eficiencia operacional y la adhesión a la política administrativa y que, por lo general, sólo tiene que ver indirectamente con los registros financieros.Incluye controles tales como el análisis estadístico, estudios de tiempo y movimiento, informes de desempeño del personal, programas de capacitación para el personal, controles de calidad, etc.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNOEl sistema de control interno de una entidad está constituido por diversos elementos que se determinan e interrelacionan gracias a los principios, procedimientos y técnicas adoptados por la administración.

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1.- Plan de Organización: Corresponde a la estructura de la entidad y se representa en forma gráfica por medio de organigramas, y de manera escrita mediante manuales de organización.Los manuales de organización señalan las unidades específicas, sus funciones y atribuciones y los cargos más importantes.

2.- Métodos y Procedimientos : Están constituidos por los cursos específicos de acción adoptados por la organización para el cumplimiento de sus rutinas, respecto de lo cual corresponde la descripción de tareas y asignación de responsabilidades a través de manuales de procedimientos.

3.- Sistemas de Información : Están conformados por los sistemas de información contable y estadísticos en uso en la entidad.El sistema contable está integrado por el conjunto de documentos, registros e informes que deben manejarse a través de las normas, principios y procedimientos técnicos dispuestos por la normativa contable en uso.El sistema estadístico está conformado por los datos físicos procesados, en términos de cantidad de servicios prestados, número de documentos tramitados, cantidad de productos elaborados, etc.

4.- Personal: Comprende el conjunto de recursos humanos, en sus diferentes condiciones de permanencia, estabilidad, capacitación, entrenamiento, evolución y relaciones laborales, entre otros.

5.- Auditoria Interna o Contraloría Interna: A diferencia del resto de los elementos que nunca pueden dejar de concurrir, la Unidad de Auditoria Interna o Contraloría Interna es opcional, y se trata del elemento de control deliberado por excelencia, ya que actúa evaluando el resto de los controles de la institución.Este elemento se configura como una unidad administrativa que, con el carácter de asesora de los niveles máximos de la organización, efectúa una actividad de revisión y evaluación regular e independiente de las actividades contables, financieras y otras de naturaleza operante. Funciona midiendo y evaluando la efectividad de otros tipos de control.Ahora bien, si se analiza la definición y los elementos del sistema de control interno se advierte que en una parte fundamental tales elementos no han sido diseñados para efectos de control.En efecto, el plan de organización y sus expresiones formales, como organigramas y manuales, no han sido elaborados ex profeso para el control, sino que para definir los distintos niveles de autoridad y responsabilidad que hagan operable la empresa.De igual manera, los procedimientos de adquisiciones, recaudación, personal, tramitación de pagos, prestaciones de servicios, etc., han sido sistematizados y coordinados para cumplir con los objetivos operativos de la entidad y, en general, al margen de la función de control.Igual característica podemos advertir en el resto de los elementos del Sistema de Control Interno, con excepción de la Auditoria Interna, que constituye una dependencia creada ad hoc para fines de control del desempeño institucional.De esta forma, la mayoría de los elementos del sistema de control interno actúan en forma automática para efectos de control, sin perjuicio de que en los elementos de organización, de procedimientos, de sistemas de información y de personal, se introduzcan mecanismos deliberados de control interno.Así, por ejemplo, como la existencia de manuales de organización, de niveles de autoridad y responsabilidad bien delineados, de división del trabajo y separación de labores entre diversas unidades constituyen mecanismos automáticos de control, en la medida que contribuyen al logro de los objetivos institucionales, a la protección de los activos (al definirse claramente responsabilidades compartidas) y a la existencia de sistemas confiables de información (al estar delineadas las funciones de cada unidad al respecto y los procedimientos a seguir), así también encontraremos sistemas de autorizaciones, registros, chequeos, etc., que representan mecanismos deliberados de control; de modo que una equilibrada coexistencia de ambos tipos de mecanismos permitirá el logro conjunto de los objetivos del sistema de control interno de la entidad.

PRINCIPIOS BASICOS APLICADOS DE CONTROL INTERNO

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Representan los requisitos de calidad fundamentales exigibles a la entidad, los que se constituyen como indispensables para poder lograr sistemas efectivos. Los requisitos son aquellos relativos a la fijación de normas y doctrinas, a la parte estructural de una entidad, a la dirección de la entidad, al desarrollo del personal y a la coordinación global.

1.- Principios básicos aplicados a la estructura

1.1.- Grado de autoridadDe acuerdo con la organización dada cada jefatura, en cada nivel, tendrá las atribuciones y autoridad suficiente para disponer de los recursos necesarios y toma de decisiones que afectan a su dependencia.

1.2.- Fijación de responsabilidades y delegación de funcionesAl distribuirse las funciones y asignarse las tareas propias de una entidad, a través de todas las unidades administrativas y personas, deben dejarse claramente establecidas las responsabilidades que implica el desempeño de la función, cualquiera sea el nivel de que se trate. Cada empleado debe saber ante quién y por qué es responsable, como asimismo, las atribuciones que le han sido delegadas para desempeñarse. Todo esto debe definirse a través de los manuales de organización.

1.3.- División de funcionesEn general, debe haber independencia entre las funciones de operación, custodia y registro.

Esto significa, por ejemplo, que:a) Ninguna unidad debe manejar los registros contables que sirven de base para controlar

su propia operación.b) El Departamento de Contabilidad debe concretarse al registro correcto de datos,

verificando sus respectivas autorizaciones y evidencias de controles, así como a la presentación de informes y análisis que requieran los administradores para planificar, dirigir y controlar adecuadamente las operaciones de la entidad.

2.- Principios básicos relativos a la dirección y coordinación

2.1.- Procedimientos administrativos idóneos Constituyen la forma de poner en juego los elementos del sistema administrativo (recursos humanos y materiales), de modo que éste sea capaz de admitir datos de toda índole relativos a la gestión de la entidad, procesarlos y emitir diferentes informes para planificación, organización, toma de decisiones, control, etc.

a) Los procedimientos que se adopten para el desempeño de cada unidad, convenientemente desarrollados a través de manuales, deben estipular los pasos que se requieren para autorizar transacciones, registrarlas y conservar la custodia de ellos.

b) Las atribuciones y obligaciones de las partes integrantes de la entidad deben armonizar en forma tal que se eviten los conflictos propios de la invasión de funciones o interpretaciones contrarias a las asignaciones de autoridad.

c) La uniformidad en las prácticas que se siguen en el desempeño de las obligaciones y funciones de los departamentos de la organización determinará, en gran medida, la efectividad del control interno y la consiguiente eficiencia de las operaciones.

2.2.- Doctrina y procedimientos contablesLa adopción de una doctrina y un sistema de autorizaciones y procedimientos contables adecuados, suministran un efectivo medio de control contable sobre los bienes (activos), obligaciones (pasivos), ingresos (productos) y costos (gastos).Un sistema de contabilidad satisfactorio debe contener, por lo menos:

a) Un manual del sistema contable, que debe incluir, necesariamente, la doctrina y los procedimientos adoptados. En la parte organizativa, es indispensable la estructuración de un plan de cuentas, preparado cuidadosamente, para facilitar, entre otras cosas, la confección de los estados financieros. Si dicho plan es complementado con un manual de

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cuentas que las defina con claridad y contenga, además, los principales asientos que se registran en cada una de ellas, se puede lograr un registro contable uniforme de las transacciones.En lo posible, el sistema de cuentas debe ser capaz de identificar la responsabilidad personal de los individuos encargados de la custodia y manejo de los diferentes bienes.

b) Los medios para dejar constancia de las operaciones contables y someter los datos a proceso, se crean a través de la planeación y diseño de registros y formularios convenientes. Estos diseños con las respectivas instrucciones de procesamiento deben darse a conocer a través de los manuales de procedimientos.De acuerdo con las necesidades, deben crearse diferentes niveles de Diarios y Mayores Auxiliares, adecuadamente integrados al sistema general.

c) Informes Contables. Desde el punto de vista de la vigilancia de las actividades de la empresa y sobre el personal encargado de realizarlas, el elemento más importante de control es la información interna. En este sentido, no basta desde luego la preparación periódica de informes internos, sino su estudio cuidadoso por personas con capacidad para juzgarlos y autoridad suficiente para tomar decisiones y corregir deficiencias.

3.- Principios básicos relativos a desarrollo del personal

3.1.- Selección y entrenamiento Personal adecuadamente seleccionado y debidamente entrenado implicará mayor apego a los procedimientos implantados, mayor rendimiento y, en consecuencia, menor costo.El mayor grado de control interno obtenido permitirá la identificación clara de las funciones y responsabilidades de cada empleado, así como la reducción de ineficiencia y desperdicio.

3.2.- Capacitación permanenteDebe proveer su capacitación, que comprende el conjunto de actividades permanentes, organizadas y sistemáticas destinadas a que los funcionarios desarrollen, complementen, perfeccionen o actualicen los conocimientos y destrezas necesarias para el eficiente desempeño de sus cargos o aptitudes.

3.3.- Evaluar su desempeñoEl interés de la empresa por medir y alentar la eficiencia constituye un objetivo del control interno. Las empresas adoptan diferentes métodos para el estudio de tiempo y esfuerzo desplegados por el personal, los que ofrecen a los administradores la posibilidad de medir comparativamente las cifras representativas de los costos.

3.4.- Rotación y vacacionesEn lo posible, debe haber rotación entre los empleados asignados a cada trabajo. Las organizaciones que aplican este principio han tenido buenos resultados, ya que permite, entre otras cosas, lograr en parte incentivar al personal, por cuanto rompe periódicamente la rutina reemplazar en cualquier momento al empleado ausente, conocer en terreno mismo las posibilidades de cada empleado, etc.Debe obligarse a los empleados a disfrutar de las vacaciones a que tienen derecho, en especial en aquellos casos en que estén a cargo de tareas en las cuales las posibilidades de cometer irregularidades sean mayores.3.5.- Política de remuneraciones y promocionesSe debe considerar la aplicación de una política de remuneraciones y promociones que incentive su dedicación y desempeño.3.6.- FianzasTodo empleado que tenga a su cargo la recaudación, administración o custodia de fondos, deberá rendir una caución para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y obligaciones. Este principio, no tiene otra finalidad que cubrir adecuadamente uno de los principales objetivos del control interno, vale decir, proteger o salvaguardar los activos de la entidad.3.7.- IncompatibilidadesEn el desempeño de determinadas funciones, deben contemplarse incompatibilidades, como por ejemplo, en una misma entidad no debieran desempeñarse personas ligadas entre sí por matrimonio o por parentesco, cuando entre ellas se produzca relación jerárquica directa.

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3.8.- MoralidadEs uno de los fundamentos sobre los que descansa la estructura del control interno. Los requisitos de admisión y el constante interés de los directivos por el comportamiento del personal, son en efecto, ayudas importantes al apropiado funcionamiento del control interno.4.- Principios básicos relativos a controlLa vigilancia constante es necesaria para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo, de acuerdo con los planes y normas de la organización. El control debe ejercerse en diferentes niveles, por distintos empleados y en forma directa e indirecta, para determinar: 1.- Si se han interpretado correctamente las reglas dictadas y si se han obedecido.2.- Si los cambios en las condiciones operativas han hecho que los procedimientos resulten difíciles de manejar, obsoletos o inadecuados, y3.- Si se han dictado rápidamente las medidas correctivas necesarias, cuando se han presentado fallas en los sistemas. El control sobre el sistema de control interno puede ser:4.1.- Control automático

a) Una buena planificación y sistematización de procedimientos y un buen diseño de formularios, registros e informes, permite el control casi automático de los diversos aspectos de las actividades y el mismo control interno de la entidad.

b) En el sistema contable, debe hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible. Estas cuentas prueban, en general, la exactitud entre los saldos de las cuentas y la responsabilidad de los empleados segregados en diferentes ocupaciones.

6.4.2.- Control deliberadoa) Auditoría Interna. En entidades medianas y grandes, se justifica la existencia de un

auditor interno o de una unidad de Contraloría Interna, que vigile constantemente el funcionamiento de la organización y, en especial, del sistema de control interno.

b) Cotejos, ajustes y análisis periódicos. El adecuado funcionamiento del sistema de contabilidad requiere supervisión permanente, en forma tal que se efectúen periódicamente diversos cotejos, ajustes, análisis, etc., en concordancia con el diseño del sistema y los requerimientos de los administradores.

PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO POR AREAS DE OPERACIONES

En este punto se incluye los principios más relevantes que rigen para el control interno, en las diversas áreas específicas de operaciones que pueden identificarse en una empresa. Estas áreas están definidas a través de la circulación de diversos recursos que se mueven en una entidad.Así, se ha intentado seguir un proceso que involucra las finanzas, las adquisiciones de activos, los inventarios, los gastos y las ventas de bienes y servicios.En cada una de las áreas se han agrupado los principios, en su aplicación práctica, desde puntos de vista tales como: separación de funciones, distribución de labores en contabilidad, autorizaciones, formularios, registros, comprobaciones, archivos, custodia, etc.

1.- AREA FINANZASCubre la planeación financiera, la estimación de ingresos y desembolsos de efectivo, la obtención de fondos y el control del manejo y asignación de todos los recursos financieros de la empresa.

1.1.- Separación de Funcionesa) Deben segregarse las funciones de crédito, control de mercaderías o servicios,

facturación, contabilización de deudas, custodia de documentos, cobranzas e ingresos por cobros realizados.

b) Deben delimitarse claramente las funciones de los cajeros, para que no tengan intervención en operaciones con registros contables principales o auxiliares (especialmente acceso al mayor general y cuentas individuales por cobrar y por pagar).

c) La persona o personas autorizadas para aceptar documentos deben ser independientes de la que mantiene el registro respectivo.

d) Los trámites bancarios (depósitos, recepción de estados de cuenta, retiro de cheques protestados, etc.) deben ser efectuados por funcionarios distintos al cajero y a los que preparan conciliaciones bancarias.

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e) Las conciliaciones mensuales de las cuentas corrientes bancarias deben ser efectuadas por empleados ajenos a la administración y custodia de fondos.

1.2.- Distribución de labores en contabilidada) Debe haber independencia entre los encargados de los registros de caja y bancos y los

que mantienen el mayor general y las cuentas individuales por cobrar y por pagar.1.3.- Autorizaciones

a) Las autorizaciones para obtener préstamos deben supeditarse a procedimientos adecuados debidamente establecidos.

1.4.- Formularios y Registrosa) Tanto los comprobantes de ingreso, como los de egresos emitidos por la entidad, deben

ser prenumerados correlativamente.b) El sistema de contabilidad debe incluir auxiliares de caja y bancos.

1.5.- Comprobacionesa) Debe efectuarse un cotejo periódico de cada una de las cuentas de control del mayor con

sus respectivos auxiliares.b) Deberá vigilarse que la liquidación de cuentas por pagar se efectúe en los términos

señalados en los contratos, documentos, etc.c) Debe proveerse un sistema para confirmar periódicamente, por correspondencia, los

saldos a cargo de los diversos deudores, documentados o no. En igual forma, se procederá con las deudas de la empresa.

d) Los ingresos derivados de inversiones deben ser comprobados por el Departamento de Contabilidad, pero los comprobantes de intereses deben ser recibidos y manejados por caja o tesorería.

e) Deben implantarse procedimientos adecuados para el otorgamiento, documentación y aprobación de los descuentos otorgados, por la venta de servicios.

1.6.- Archivos a) Debe existir un sistema de archivo para la documentación cancelada y por cancelar.

1.7.- Custodiaa) Debe ejercerse adecuada custodia sobre fondos, valores y títulos representativos de

inversiones en poder de empleados.1.8.- Ingresos

a) Los jefes administrativos o empleados responsables deberán hacer efectivos, dentro de los plazos de prescripción y desde el instante mismo en que sean exigibles, todos los derechos o créditos a favor de la entidad, cualquiera que sea la causa que los origine, y serán directamente responsables de los menoscabos o pérdidas que pudieren originarse por no ejercer oportunamente las decisiones correspondientes.

b) Los ingresos diarios no deben mezclarse con los fondos fijos de caja ni utilizarse directamente para pagos.

c) Los ingresos por ventas deben estar respaldados por copias de facturas, cintas de máquinas registradoras, boletas de venta, etc.

d) Los ingresos en efectivo deben depositarse íntegramente en el banco al día siguiente hábil después de recibidos.

1.9.- Egresosa) Los pagos deben hacerse solamente basándose en comprobantes de egreso,

debidamente autorizados, con la correspondiente documentación de respaldo.b) La aprobación de los pagos debe estar centralizada en finanzas.c) Todos los pagos deben efectuarse con cheques firmados por dos funcionarios. Incluso es

recomendable que las remuneraciones se paguen con cheque o transferencia de fondos a cuentas bancarias, entregando liquidaciones adecuadas al personal.

1.10.- Cuentas Corrientes Bancariasa) La apertura de cuentas corrientes bancarias debe ser autorizada por empleados

competentes.b) Las cuentas corrientes bancarias deben ser conciliadas mensualmente.

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c) Deben existir procedimientos adecuados para custodiar los cheques no retirados (incluidos los de remuneraciones) y para procesar los cheques vencidos.

d) Deben implantarse procedimientos convenientes para la emisión de cheques, inutilización de cheques anulados, custodia de talonarios, etc.

1.11. Fondos fijos de cajaa) Deben establecerse fondos de caja chica para los gastos menores de la entidad.b) Todo desembolso con cargo al fondo fijo debe ser respaldado por recibos prenumerados y

adecuadamente procesados.c) Los cheques para renovar el fondo deben ser extendidos a la orden de la persona a cargo.d) El monto máximo, la naturaleza de los gastos que pueden solventarse con fondos de caja

chica y, en general, las normas para el manejo de dichos fondos, deben estar debidamente reglamentados.

2.- AREA ADQUISICIONES DE ACTIVOSComprende el proceso de adquirir, a título gratuito y oneroso, todas las existencias, activos fijos tangibles e inversiones necesarios para la empresa, en cantidad, calidad y oportunidad adecuadas.

2.1. Separación de funcionesa) La función adquisiciones debe radicar en una unidad o unidades especializadas y

debidamente separadas de :1.- Ventas2.- Contabilidad3.- Recepción4.- Despacho o utilización5.- Finanzas6.- Custodia

2.2. Distribución de labores en contabilidada) Debe haber independencia entre los encargados del registro de compra, del mayor

general y de las cuentas individuales por pagar.

2.3. Autorizacionesa) Debe existir autorización formal para hacer adquisiciones a título oneroso de existencias,

activos fijos tangibles e inversiones.Esta autorización requiere un estudio previo para determinar si la entidad necesita efectuar ese desembolso por la suma y en el sentido que pretende dársele.Las partidas que se vayan a reemplazar deben ser mencionadas en el documento que autoriza la adquisición de un nuevo equipo, de otra manera, debe indicarse que se trata de una adición.

2.4. Formularios y registrosa) El sistema contable debe considerar un subsistema de comprobantes y cuentas por pagar

(registro de facturas, cuentas y documentos por pagar, vencimientos, etc.)b) Los distintos formularios que intervienen directamente en el proceso de adquisición, como

ser, requisiciones, cotizaciones, órdenes de compra, informes de recepción, etc., deben ser prenumerados correlativamente.

2.5.- Comprobacionesa) Debe efectuarse un cotejo periódico de cada una de las cuentas del mayor con sus

respectivos auxiliares.b) El Departamento de Contabilidad debe recibir directamente las facturas de los

acreedores, someterlas a control y procesarlas. Asimismo, este Departamento debe recibir copias de todas las órdenes de compra e informes de recepción.

c) Las cuentas de construcciones u órdenes de trabajo en proceso deben ser revisadas periódicamente, con el objeto de registrar en su oportunidad y en forma definitiva las partidas que representen unidades terminadas o gastos acumulados por conservación y reparaciones.

2.6.- Archivos

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a) Debe ejercerse adecuada custodia sobre los formularios prenumerados en blanco, como asimismo, de las copias de órdenes de compra, copias de requisiciones, copias de informes de recepción, cotizaciones, facturas, títulos de dominio, etc.

3.- AREA INVENTARIOSComprende la recepción, custodia y disposición de existencias, activos fijos tangibles e inversiones.3.1. Separación de funciones

a) Los registros relativos al control de los bienes del área deben ser manejados por empleados independientes de aquellos responsables de la operación y custodia de los bienes.

3.2. Distribución de labores en contabilidada) Debe haber separación de labores entre los encargados de los registros auxiliares de

inventarios, cuentas y documentos por pagar y aquellos de quienes dependen los movimientos de las cuentas del mayor.

3.3. Autorizacionesa) Debe existir autorización formal para cambiar de ubicación los bienes del activo fijo que

se están empleando y para trasladar existencias de una dependencia a otra.b) Debe existir autorización formal para retirar o disponer de las partidas que la entidad ya

no tenga en uso.

3.4. Formularios y registrosa) Deben implantarse registros auxiliares donde consten todos los datos necesarios para la

identificación inequívoca de los bienes del activo fijo y que, por otra parte, permitan el adecuado análisis de las respectivas cuentas del mayor.

b) En lo referente a vehículos, deberá mantenerse además, una hoja de vida, ya sea en tarjetas, libros o cualquier otro sistema, donde se especifiquen sus características, modelo, año de fabricación y fecha desde la cual pertenece a la empresa. En esta hoja se anotarán, en la fecha misma en que ocurran, los desperfectos sufridos, con indicación de la causa y las reparaciones efectuadas, con indicación de la naturaleza y costos, además de otras especificaciones que cada empresa determine.

c) Es conveniente que las existencias se controlen a través de un registro valorado en el Departamento de Contabilidad, a través de un sistema de inventario perpetuo. Por otra parte, los guarda almacenes, encargados de bodega, y en general, los empleados que tengan a su cargo stocks de bienes para ser entregados o distribuidos deberán llevar libros o tarjetas de cargo en que anoten las existencias iniciales, las entradas, las salidas y los saldos.

3.5. Comprobacionesa) Debe efectuarse un cotejo periódico de cada una de las cuentas del mayor con sus

respectivos auxiliares.b) Deben existir procedimientos adecuados para comprobar que se hayan recibido los

bienes, tales como, exigir la firma de recepción de los jefes de unidades en las cuales se van a utilizar o custodiar, antes de liquidar totalmente la cantidad contratada o aceptada.

c) Deben efectuarse recuentos físicos, por lo menos una vez al año, aun cuando sea en forma rotativa, aplicando instrucciones escritas adecuadas y por empleados ajenos a la custodia de los inventarios (existencias, activos fijos tangibles, títulos de inversiones). Los registros deben ajustarse a los resultados de estos recuentos, sin omitir, la investigación y contabilización de las diferencias.

d) Debe efectuarse una revisión aritmética de los inventarios finales y/o periódicos, preparados por la empresa.

e) Periódicamente, debe efectuarse un estudio de los inventarios (existencias y activos fijos), para determinar los posibles elementos dañados, obsoletos, etc.

f) Debe implantarse un control físico sobre herramientas pequeñas y su entrega debe ser hecha, únicamente, con base en órdenes aprobadas.

3.6. Archivosa) Debe ejercerse control sobre la obtención, manejo y custodia de la documentación que

ampara las entradas y salidas de existencias, tanto de las de propiedad de la empresa

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como de las recibidas en consignación, asimismo, de la documentación que respalda los movimientos de activos fijos de una dependencia a otra.

3.7. Custodia a) Debe ejercerse custodia física sobre los activos fijos, las existencias y los títulos

representativos de inversiones.b) Las entregas y las recepciones de los cargos con responsabilidad de inventarios,

incluyendo los de jefes de dependencias, deberán constar en un acta en la que se señalen las especies que faltaren o las que se encuentren deterioradas. En caso de omisión del acta referida, se entenderá recibido el cargo con todos los bienes asignados a la respectiva dependencia y en buen estado de uso.

c) Es recomendable que existan seguros, por montos adecuados, para cubrir los riesgos inherentes a la mantención de los bienes del activo fijo y de existencias.

4.- AREA GASTOSEn esta área los principios de control abarcan el proceso desde la autorización hasta la distribución de desembolsos por conceptos de gastos propiamente tales.4.1. Separación de funciones

a) Debe haber separación de funciones en lo que se refiere a aprobación de los gastos (contratación en el caso de personal), registro y pago de los mismos.

4.2. Distribución de labores en contabilidada) Debe haber independencia entre los encargados de los registros de gastos, del mayor

general y de las cuentas individuales por pagar.

4.3. Autorizacionesa) Debe existir autorización formal para efectuar gastos. Con las limitaciones del caso, esta

autorización estará sujeta a estudios previos para determinar si la entidad necesita efectuar esos desembolsos por la suma y en el sentido que pretende dársele. En lo posible, esta función debe estar centralizada, excepto en lo que se refiere a caja chica.

4.4. Formularios y Registrosa) El sistema de contabilidad debe considerar un subsistema de comprobantes y cuentas

por pagar, vale decir, registro de facturas, cuentas y documentos por pagar, vencimientos, etc.

4.5. Comprobacionesa) Debe efectuarse un cotejo periódico de cada una de las cuentas de control del mayor con

los respectivos auxiliares.b) El Departamento de Contabilidad debe recibir los comprobantes de gastos, someterlos a

control y procesarlos.c) En el Departamento de Personal deben existir expedientes para cada empleado que

trabaja en la empresa, conteniendo todos los datos relativos a su identificación, desempeño y otros antecedentes personales.

d) Deben existir procedimientos adecuados para el control del tiempo trabajado por el personal, ya que de acuerdo con las normas vigentes éste debe cumplir una jornada de trabajo y sólo puede recibir remuneraciones por el trabajo efectivamente ejecutado, salvo en casos de feriados, licencias, permisos, etc. Concedidos en conformidad con las normas que los rigen.

5.- AREA VENTAS DE BIENES Y SERVICIOSEl área comprende las ventas de existencias, de activos fijos tangibles, de inversiones y de servicios, desde los contactos previos con los clientes hasta la emisión de la orden de despacho.

5.1. Separación de funcionesa) La función ventas se debe radicar en una unidad o unidades especializadas y

debidamente separadas de :1.- Adquisiciones2.- Contabilidad3.- Recepción

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4.- Finanzas5.- Custodia y6.- Despacho o utilización

5.2. Distribución de labores en contabilidada) Debe haber separación de labores entre los encargados de los registros auxiliares de

cuentas y documentos por cobrar y aquellos de quienes dependen los movimientos de las cuentas del mayor y diario de ventas.

5.3.- Autorizacionesa) Las operaciones de ventas deben ser autorizadas, especialmente aquellas que se refieren

a partidas que la Entidad ya no tenga en uso.

5.4. Formularios y registros a) El sistema de contabilidad debe incluir registros de ventas, de cuentas y documentos por

cobrar, de vencimientos, etc.b) Los formularios para pedidos, requisiciones de almacén, guías de despacho y facturas,

deben ser prenumerados correlativamente.5.5. Comprobaciones

a) Debe efectuarse un cotejo periódico de cada una de las cuentas de control del mayor con sus respectivos auxiliares.

b) Debe existir la obligación de documentar todas las ventas.c) Debe haber revisión independiente de la facturación, en cuanto a cantidades, precio,

condiciones y operaciones aritméticas.d) Deben implantarse procedimientos especiales para el manejo y control de las ventas

efectuadas por sucursales o agencias, consignatarios, etc.e) Deben implantarse procedimientos adecuados para la aceptación y documentación de las

devoluciones.5.6.- Archivos

a) Debe ejercerse custodia sobre los formularios prenumerados en blanco, como asimismo, de las copias de notas de pedidos, requisiciones de almacén, guías de despacho y facturas.

AUDITORIA INTERNAElemento principal de control interno de una entidad, que se configura como una unidad administrativa que, generalmente, con el carácter de asesora de los niveles máximos de la organización, efectúa una actividad de revisión y evaluación regular e independiente de las actividades contables, financieras y administrativas. Funciona midiendo y evaluando la efectividad de otros tipos de control.Objetivos de la auditoría internaEl objetivo básico de la auditoria interna es apoyar a los miembros de la entidad al logro de la administración más eficiente. Este objetivo se puede especificar en forma más concreta en dos rubros:

a) Protección de los intereses de la organización, informando acerca de las deficiencias existentes para configurar una base de acción correctiva.

b) Promoción de la eficiencia de la organización, principalmente a través de recomendaciones de los cambios necesarios para mejorar las diversas fases de las operaciones.Si se revisa la moderna filosofía de la auditoria externa, nos damos cuenta de que el objetivo de la auditoria interna está íntimamente comprendido dentro de los objetivos de aquella. Por esto, el trabajo de los auditores internos será también un complemento importante de la labor de los auditores externos y, en la medida en que trabajen coordinados, podrá cada uno dedicar su experiencia y energías a un trabajo más eficaz en los campos que a cada uno compete.

Importancia de la auditoria interna

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En primer término, cabe hacer presente que el cumplimiento de los objetivos de una entidad debe ser controlado. El nivel ejecutivo máximo de la organización necesita contar con medios que aseguren un control efectivo, ya que el tamaño y evolución de la empresa lo mantienen alejado de los centros mismos de operación. Por esto, debe crearse toda una estructura que configure un sistema de control interno, en el cual los administradores deben depositar gran parte de su confianza, pero el crecimiento y la evolución de la entidad, necesariamente, introducirán modificaciones operativas en dicho sistema, por lo cual el nivel ejecutivo máximo se ve en la necesidad de crear, a su vez, un órgano que esté informando permanentemente acerca del comportamiento del sistema de control interno: esa unidad u órgano es la auditoria interna.

Independencia de la auditoría internaLa independencia de la unidad de auditoria interna, dentro de una organización, es fundamental para la eficiencia en el cumplimiento de sus objetivos. Esta independencia se refiere a dos aspectos fundamentales:

a) El jefe de la unidad de auditoria interna debe depender de un empleado de categoría suficiente dentro de la organización. Esto es imprescindible para que sus conclusiones y/o recomendaciones tengan el respaldo adecuado y, por consiguiente, el efecto que de ellas se espera.

b) La auditoria interna debe tener, exclusivamente, el carácter de asesora y, por lo tanto, no pueden asignársele responsabilidades respecto de las operaciones normales de un sistema de contabilidad o de una unidad determinada dentro del servicio. En casos excepcionales, puede destinarse personal de auditoria interna para desarrollar funciones de línea u operativa, como por ejemplo, en el caso de deficiencias o situaciones de insuficiencia de personal, en todo caso, las funciones desempeñadas por este personal segregado serán objeto de intervención normal por parte de otro personal de auditoria interna.

Funciones y deberes de la auditoria internaEl nivel ejecutivo de una entidad formula los procedimientos y métodos de trabajo, imparta las órdenes para su ejecución y, luego que se han procesado los datos derivados de las operaciones, utiliza la información que surge de este proceso. La administración debe confiar en los datos que entrega el personal, pero para asegurarse de que los procedimientos y métodos se ejecutan apropiadamente y, al mismo tiempo, de que la información que se está usando es óptima, recurrente, entre otros, a los servicios de la auditoría interna. De acuerdo con esto, las principales funciones de esta Unidad serán:a) Examinar y evaluar la solidez, suficiencia y aplicación de los controles contables, financieros y

de operación.b) Determinar la medida en que se cumple con las políticas, planes y procedimientos establecidos.c) Determinar la medida en que el activo de la entidad está debidamente contabilizado,

salvaguardado y clasificado.d) Evaluar la confiabilidad de los datos que circulan en la organización y de los sistemas de

contabilidad, proponiendo las mejoras del caso.e) Evaluar los métodos y procedimientos de operación, proponiendo las mejoras o los estudios

técnicos pertinentes.f) Evaluar la capacidad de los sistemas de selección, entrenamiento y evaluación del personal.

En todo caso, las funciones de una unidad de auditoria interna son materia del manual correspondiente que debe existir en toda institución bien organizada. Allí también se especificarán los métodos y procedimientos propios de esta unidad, todo lo cual deberá conjugar con la doctrina contable, los principios de control interno y las normas de auditoria generalmente aceptadas.

Programas de auditoria internaPara el cumplimiento de los objetivos asignados a la Unidad es imprescindible que desarrolle sus labores en base a programas e instrucciones escritos.

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El manual de auditoria interna especificarán las funciones, actividades, procedimientos y métodos propios de los auditores internos, pero la oportunidad, el alcance y la profundidad en que estos últimos deben aplicarse son materia de los programas de auditoria.A pesar de la imposibilidad que existe para desarrollar programas estándar, es posible detallar las principales actividades que competen a una unidad de auditoria interna para cumplir con los objetivos y funciones asignados, ellas son:

1) Preocuparse de la actualización de los manuales de organización y procedimientos generales y de los del sistema de contabilidad.En caso de no existir dichos manuales, traducir la estructura, las normas, procedimientos y métodos en manuales, proponiendo las mejoras del caso hasta lograr su aprobación.

2) Estudio y evaluación del sistema de control interno de la entidad, principalmente, a través de diagramas de flujo o cursogramas. Este estudio servirá de base para la aplicación de procedimientos de auditoria, al mismo tiempo que permitirá proponer mejoras en la organización y los procedimientos.

3) Aplicar procedimientos de auditoria, emitiendo los correspondientes informes, de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas. Actuar en coordinación con los auditores externos.Se indica una lista de los principales procedimientos que se consideran adecuados:a) Arqueos periódicos de los diversos fondos, valores y documentos que se manejan en la

entidad, las normas de auditoria obligan a levantar las correspondientes actas y efectuar las conciliaciones del caso.

b) Revisión de las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas corrientes que se manejan en la entidad, dejando constancia de las técnicas aplicadas con marcas de auditoria y visaciones correspondientes.

c) Efectuar periódicamente circularizaciones de saldos de las diversas cuentas por cobrar y por pagar.

d) Preparar análisis de deudores por antigüedad de saldos.e) Preparar instrucciones para la toma de inventarios físicos y colaborar en los recuentos

periódicos, efectuando las revisiones posteriores del caso emitiendo los informes que procedan.

f) Revisar las rendiciones de cuenta que deban emitir los empleados a cargo de fondos de la empresa, e informar, además, sobre la oportunidad con que están siendo presentadas.

g) Revisar las planillas de remuneraciones que se paguen al personal de la entidad, dejando constancia de las técnicas aplicadas por medio de marcas de auditoria.

h) Revisar la documentación que se procese a través del sistema contable, vale decir, asientos de diario, comprobantes de ingreso y egreso, etc. asegurándose de que estén adecuadamente respaldados.

i) Revisar periódicamente la contabilización de las operaciones registradas en las cuentas de gastos anticipados y de pasivos relativas a ingresos afectados, acumulaciones y estimaciones, poniendo énfasis en las autorizaciones y concordancia que debe existir con registros de costos y gastos y con las bases aprobadas de antemano su constitución.

j) Revisar periódicamente las cuentas de construcciones u órdenes de trabajo en proceso, especialmente para establecer la oportunidad con que se han contabilizado las partidas que representen unidades terminadas o gastos acumulados por conservación y reparaciones.

k) Revisar las facturas emitidas en lo que se refiere a cantidades, precios, condiciones de venta y operaciones aritméticas.

l) Cotejar periódicamente las diversas cuentas del mayor con los correspondientes auxiliares.

m) Revisar los análisis de saldos de cuentas que deban presentarse durante el período o como anexos de los estados financieros.

4) Revisar la información estadística preparada por la entidad.5) Prestar asesoría en la confección de los flujos de caja de la entidad.6) Prestar asesoría en la confección de los estados de situación financiera y de rendimientos

económicos, cuidando que se ciñan a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

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7) Prestar asesoría y colaborar en la solución de las observaciones que efectúen los auditores externos. Estudiar los motivos de las objeciones y proponer las mejoras del caso para evitar su repetición.

8) Asistir a las sesiones del Consejo Superior de Administración, en calidad de asesores, y tomar nota de las decisiones que allí se adopten para colaborar posteriormente en su puesta en práctica y control.

9) Aplicar las técnicas de control global de la entidad que las circunstancias aconsejen y en la medida que los ejecutivos lo requieran. Así por ejemplo, análisis financiero, resúmenes de presupuestos, etc., emitiendo los informes correspondientes.

10) Colaborar con las diversas unidades de la organización en la puesta en práctica de las instrucciones y recomendaciones contenidas en los informes de auditoria externa.

11) Colaborar con el Departamento de Personal en la aplicación de las técnicas de evaluación de cargos y diseño de los sistemas de selección y evaluación del personal.

12) Efectuar la revisión de los estados financieros de las filiales de la empresa.

El auditor externo confía en los resultados de las labores desarrolladas por el auditor interno, esto es, principalmente, porque ambos actúan en un plano profesional de idéntica naturaleza. En este plano de trabajo mancomunado, en que el auditor interno posee una fuente a la cual recurrir y el auditor externo puede contar con un trabajo de análisis y revisión en qué basan su examen para darle la extensión y profundidad adecuadas, ambos se benefician, con lo que, a su vez, estarán en condiciones de prestar mejores servicios a la administración.