Apuntes de organización
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Teoría Gerencial
ORGANIZACIÓN
Organización
1. Departamentalización
2. Organización Matricial
3. Autoridad: Centralización vs
Descentralización
4. Comités
5. Organización Eficaz
6. Cultura Organizacional
Departamentalización
Tipos de Departamentalización:
1. Por Numeros Simples.
2. Por Tiempo.
3. Por Funciones.
4. Por Territorio.
5. Por Clientes.
6. Por Procesos.
7. Por Productos.
Departamentalización
Tipos de Departamentalización:
1.Por Números Simples: Consiste en reunir a todas las personas que van a ejecutar una tarea y reunirlas bajo un Gerente.
Ventajas: El éxito de la empresa depende del número de personas trabajando.
Desventajas: No considera especialización de tareas. Considera que TODOS pueden hacer TODO.
Departamentalización
Tipos de Departamentalización:
2. Por Tiempo: Consiste en reunir a todas las personas en base a disponibilidad de tiempo. Muy utilizado en empresas de servicios.
Ventajas: Prestación de Servicio contínuo. Máximo uso de maquinaria (no descansa).
Desventajas: Problema de Supervisión. Fatiga del personal. Horarios incompatibles para ciertas personas.
Departamentalización
Tipos de Departamentalización:
3. Por Funciones: Es lo que las emmpresas normalmente hacen. Se hace la clasificación por especialización de funciones.
Ventajas: Método lógico y probado con el tiempo. Sigue el principio de la especialización ocupacional.
Desventajas: Resta importancia a los objetivos generales de la empresa. Al empleado le dificulta ver el negocio en su totalidad. Dificil la coordinación inter-departamental.
Departamentalización
Tipos de Departamentalización:
4. Por Territorio o Geográfica: Es común en las empresas multinacionales o muy grandes. Un área o territorio es asignado a un Gerente.
Ventajas: Alienta la participación local en la toma de decisiones. Mejora la coordinación de actividades en una región. Atención focalizada en el mercado local.
Desventajas: Requiere mas personas con las mismas habilidades. Es muy costosa. Duplicidad de actividades.
Departamentalización
Tipos de Departamentalización:
5. Por Clientes: Es para poder atender necesidades de clientes muy particulares. El servicio se brinda “a la medida”.
Ventajas: Atención personalizada. Permite atender a clientes muy diferentes entre sí.
Desventajas: Dificultad de coordinación entre varios departamentos. Sub-utilización de la capacidad instalada. En recesión económica: tienden a reducir personal de esta área.
Departamentalización
Tipos de Departamentalización:
6. Por Procesos: Las actividades giran en torno a un proceso. Reúne a empleados y materiales con el fin de ejecutar un proceso particular.
Ventajas: Facilita el uso de recursos especializados. Atención personalizada. Permite atender a clientes muy diferentes entre sí.
Desventajas: Organización muy especializada. Es poco flexible. Necesita mantener mucha actividad para ser rentable.
Departamentalización
Tipos de Departamentalización:
7. Por Productos: Ha ido cobrando mayor importancia en los últimos años. Delega en una persona la responsabilidad del Producto.
Ventajas: Ahorro de costos. Usa tecnología especializada. Simplifica la capacitación.
Desventajas: Poca coordinación entre los departamentos. La responsabilidad final está en la alta gerencia. Inadecuada para desarrollar gerentes y/o supervisores.
Organización Matricial
Definición:
Es la combinación de una departamentalización Funcional y por Producto.
Hay Gerentes Funcionales (GF) y Gerentes de Producto (GP)
Muy común en Organizaciones de Alta Tecnología
Asigna la responsabilidad de un Proyecto desde su inicio hasta su finalización a UNA sola persona.
Organización Matricial
Problemas mas comunes:
Hay conflicto entre los Gerentes Funcionales (GF) y los Gerentes de Proyecto (GP): Compiten por los recursos limitados.
El empleado puede verse “con dos jefes” simultáneamente.
Desequilibrio de autoridad y poder entre un GF y un GP
Política de “sobreprotección” a la hora de tomar decisiones.
Organización Matricial
Cómo hacer que funcionen:
Definir claramente los objetivos del Proyecto.
Clarificar papeles, autoridades y responsabilidades por escrito.
Que la influencia se base en el conocimiento, no en el rango
Seleccionar GP experimentados
Instalar controles apropiados de costos, tiempos y calidad.
Autoridad
Definición de Autoridad:
Es el derecho de un puesto (y por ende de la persona que ocupa el puesto) a ejercer discreción en la Toma de Decisiones que afectan a otras personas.
Definición de Poder:
Es la capacidad de los individuos para influir en las creencias o acciones de otras personas y/o grupos.
Existe Poder Legítimo e Ilegítimo. Además diferentes poderes: Conocimiento, Dinero, Referencia, etc.
Autoridad
Funciones de Línea y de Staff:
Funciones de Línea: Aquellas actividades que
tienen impacto directo en el logro de los
objetivos de la empresa. Ejem. Ventas,
Operaciones, Logística, Producción, etc.
Funciones de Staff: Actividades de soporte a los
departamentos operativos. Ejem. Finanzas,
Compras, Contabilidad, RRHH, Mantenimiento,
Control de Calidad, etc.
Autoridad
Autoridad y Delegación:
Autoridad Funcional: Derecho que se delega a
una persona para controlar ciertos procesos,
prácticas, políticas, etc., relacionadas con las
personas y actividades del departamento.
Delegación de Autoridad: Cuando una
“porción” o parte de ese derecho es “cedido” o
encomendado a otra persona. Usualmente se
delega en un subalterno inmediato.
Autoridad
Definición de Centralización:
Es la concentración del proceso de Toma de Decisiones.
Definición de Descentralización:
Es la tendencia a distribuir la autoridad en la Toma de Decisiones en una organización. Es un aspecto fundamental de delegación.
Autoridad
Delegación de Autoridad:
En una organización es indispensable la delegación de autoridad.
Muchos Gerentes fracasan por una mala delegación de autoridad.
La autoridad se delega cuando un superior le da libertad a un subordinado para tomar decisiones.
La delegación de autoridad puede ser escrita o no escrita.
La delegación de autoridad NO IMPLICA la delegación de responsabilidad.
Autoridad
¿Cómo delegar autoridad?:
Actitud personal positiva hacia la delegación: Confiar en el subalterno.
Dar la oportunidad a otras personas para que realicen sus ideas.
Disposición a que los subalternos tomen decisiones.
Disposición a que cometan errores.
La delegación supone una actitud de confianza
Buena disposición para establecer y usar controles amplios.
Autoridad
Normas para una adecuada delegación:
Clara definición de asignaciones
Seleccionar a la persona idónea para el puesto
Mantener abiertas las líneas de comunicación
Establecer controles apropiados
Recompensar la delegación y la correcta Toma
de Decisiones
Autoridad
Factores que determinan el grado de Descentralización de la autoridad:
1. Costo de la decisión
2. Deseo de uniformidad de las políticas
3. Tamaño de la organización
4. Historia y cultura de la empresa
5. Filosofía de la dirección
6. Deseo de independencia
7. Disponibilidad de gerentes
8. Técnicas de Control
Comités
Definición:
Grupo de personas, a quienes (como grupo) se les encomienda la resolución de un asunto temporal.
Pueden ser: formales o informales
Ejemplos: Comité de Créditos, Comité de Finanzas, Comité de Políticas, Comité de Disciplina, etc.
El uso de comités suele estar relacionado con el tamaño de la empresa.
Comités
¿Porqué usar comités?
Fomentan la deliberación y discusión en grupo
(diez ojos ven mejor que dos)
Temor que una persona acumule mucho poder
Representación de grupos de interés
Coordinación departamental
Motivación mediante participación
Retrasar la toma de decisiones
Comités
Mal uso de comités (errores):
Como sustituto de la gerencia
Para investigación o estudio
Para problemas inmediatos
Para decisiones que rebasan la autoridad
de los participantes
Para procurar eliminar asperezas
Cultura Organizacional
Definición:
Es el patrón general de conducta. Conjunto de
creencias compartidas y valores que los
miembros tienen en común. Ejemplos:
General Electric: Cosas buenas para la vida
Gillete es verse bien.
Dupont: Cosas mejores para vivir mejor a través
de la química.