Archivo de Bogotá - Imaginar · SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Plan de desarrollo El proyecto 7379...

Archivo de

Bogotá

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

SECRETARÌA GENERAL

SECRETARÌA GENERAL

Se define como el conjunto de instituciones archivísticas

públicas o privadas con funciones públicas y aquellas

privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema,

sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o

municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley,

que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y

normalización de los procesos archivísticos, promueven el

desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del

patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la

información y a los documentos, en todo el territorio nacional.


Cómo se define?

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ANTECEDENTES


La política de

archivos

Los cambios

administrativos

Los archivos

en el País

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1. La política de archivos:

✔ Los archivos están estrechamente ligados al surgimiento

del Estado-Nación.

✔ Repositorios documentales se han ido definiendo como

parte del patrimonio cultural de una nación y necesarios

para su administración.

✔ El Colombia se llevó a cabo una redefinición de las

funciones del Archivo: Servir de soporte a la acción estatal

y garantizar los derechos ciudadanos.

✔ En 1868 Gobierno de Santos Acosta condujeron a expedir

las primeras normas que marcan el inicio de una política

archivística para Colombia.

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1. La política de archivos:

✔ El siglo XX es importante para la consolidación de

políticas archivísticas la adopción por parte de los estados

de políticas culturales y la aparición de entidades

regionales y nacionales en defensa de la identidad y

diversidad cultural.

✔ A finales de los años sesentas organismos como la

UNESCO y el Consejo Internacional de Archivos,

acentuaron su acción con el propósito de interesar a los

distintos gobiernos para que adoptaran las políticas

archivísticas como esenciales para el desarrollo de los

sistemas de información, defensa de la identidad cultural.

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2. Los cambios administrativos

✔ La actividad archivística en Colombia se formalizó a partir

de 1868, cuando por disposición del General Santos Acosta

se creó el Archivo Nacional y fue adscrito a la Secretaría

del Interior y Relaciones Exteriores mediante Decreto 1134

del 17 de enero de 1868

✔ En 1880, mediante la Ley 106 del 23 de agosto se

incorporó a la Universidad Nacional el Archivo de la Nación

correspondiente a la época de la Colonia.

✔ En 1905, mediante la Ley 38 del 27 de abril se ordenó que

el Archivo del Consejo de Estado y la Biblioteca pasaran al

Ministerio de Gobierno.


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✔ En 1935, según la Ley 57 del 23 de noviembre el Archivo

Nacional se organizó como Departamento Administrativo

dependiente del Ministerio de Gobierno.

✔ En 1937, por decreto legislativo número 205 el Archivo

Nacional fue incorporado a la Biblioteca Nacional y por lo

tanto adscrito la Ministerio de Educación Nacional.

✔ En 1963, por decreto 909 del 19 de abril se reorganizó la

Biblioteca y el Archivo Nacional, se establecieron nuevas

funciones y se incorporaron como estidades asesoras y

coordinadoras un Consejo Nacional de Archivos y una

Junta de Selección y Adquisiciones.



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✔ En 1968, por decreto ley número 3154 se creó el Instituto

Colombiano de Cultura -COLCULTURA- se le asignó la

custodia del patrimonio documental de la Nación, por lo

tanto el Archivo Nacional se integró a este instituto.

✔ Finalmente, en 1989 mediante la ley 80 del 22 de

diciembre se crea el Archivo General de la Nación -AGN- y

establece que la División de Archivo Nacional dependiente

de de la Subdirección de Patrimonio Cultural de

COLCULTURA se incorpore a la nueva entidad.

Adicionalmente, se establece que el Archivo General de la

Nación es un establecimiento público del orden nacional y

adscrito al Ministerio de Gobierno.


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3. Los archivos en el país

Hablar de la situación de los archivos en Colombia, es

hablar de su riqueza e importancia de su patrimonio

documental. Además porque dan cuenta del proceso de

conformación de la sociedad colombiana desde el Siglo

XVI.

✔ Colombia tiene conservado el archivo de la

administración central española de la nueva Granada y la

administración republicana.

✔ Posee también archivos de la época colonial, de la época

de la independencia y de la época republicana.

Dispone de los archivos eclesiásticos, entre otros.

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Y de la conservación (…)

✔ Saqueo e incendios de los archivos de algunos

ministerios y otros organismos oficiales en abril de 1948.

✔ Incendios, saqueos, inundaciones, demoliciones de los

locales y la destrucción voluntaria y sistemática de la

información documental.

✔ Adicionalmente, en muchos casos quienes estan en

contacto directo con los documentos no tiene idea clara

acerca de su valor y menos aún de los requisitos exigidos

para su conservación.


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✔ Finalmente, los archivos enfrentan serias dificultades en

materia presupuestal y financiera, lo que genera los

problemas antes mencionados.

✔ La razón, porque los archivos no ocupan una posición

sólida y jerárquica dentro de la estructura organizativa de

las entidades.

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Características

del S.N.A

Es un programa interinstitucional y

multidisciplinario de alcance

nacional

Actúa en un marco de referencia

cooparticipativo.

Es práctico y flexible

Todos los nivels del S.N.A pueden

interactuar simultáneamente debido a

su composición y funciones.

No suplanta programas o acciones

en proceso.

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Y SU ESTRUCTURA

Nivel Nacional

Órgano

Coordinador

(AGN)

Nivel Departamental

Órgano

Coordinador

(AGD)

Niv

el D

istr

ital N

ive

l Mu

nic

ipa

l

Órgano

Coordinador

(AGD)

Órgano

Coordinador

(AGM)

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Programas del S.N.A.

1. Compromiso Institucional

2. Capacitación

3. Gestión Archivística

4. Normalización

5. Fomento

6. Recursos Financieros

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1. Compromiso Institucional

Creación de archivos entro de

la estructura orgánica

Inclusion en los planes de

desarrollo

Articulación con otros sistemas

nacionales y de información

Normativa archivística

Asignacion de recursos


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2. Capacitación

Seminario Nacional del S.N.A

Cursos básicos de archivística

Acompañamiento regional en

procesos de formación y

capacitación

Convenios con instituciones de

formación profesional (creación de

programas de posgrado)

Seminarios especializados

(Ley del archivista)


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3. Gestión Archivística

Censo guía de archivos Programa de Gestión

Documental - PGD

Sistema integrado de

conservación de archivos

Gestión de documentos

electrónicos de archivo

Sistema Integrado Nacional

De Archivos Electrónicos (SINAE)

Red nacional de

archivos

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Decretos: TRD

Transferencias documentales

Sistema Nacional de Archivos

Acuerdos: Reglamento General de Archivos

Servicios de Archivo

Organización Archivos de Gestión

Tablas de Retención Documental - TRD

Organización fondos documentales acumulados- FDA

Comunicaciones Oficiales

Conservación y Preservación

Historias Laborales


4. Normalización

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4. Normalización

Circulares: Cumplimiento de legislación

Implementacion nuevas tecnologias

Estructura del S.N.A

Inventarios documentales

Resoluciones: Comités Técnicos S.N.A

Archivos Especializados

Historias Clínicas

Cero Papel

Normas Técnicas: Descripcion archivistica - Microfilmación de

documentos soportes documentales - Medición de Archivos y

Gestion Documental.

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5. Fomento

Talleres para grupos de población

Visitas guiadas

Pasantías

Prácticas profesionales

Exposiciones

Publicaciones

Convenios nacionales e internacionales

Reuniones Consejos de Departamentos,

Distritos y Municipios

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6. Recursos Financieros

Presupuesto

Nacional

Proyectos

de Inversión

Recursos

propios

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Y SU RELACION CON EL

SISTEMA DISTRITAL DE ARCHIVOS

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Plan de desarrollo

El proyecto 7379 “Archivo de Bogotá: por una memoria diversa e incluyente”, en el Plan de Desarrollo “BOGOTÁ HUMANA” 2012-2016, su clasificación se encuentra en el Capítulo IV en los artículos 33, 34 y 43 del Plan.

Su estructura es la siguiente:

1. Eje: una Bogotá que defiende y fortalece lo público.

2. Programa: fortalecimiento de la función administrativa y desarrollo institucional.

3. Proyecto prioritario: BOGOTÁ HUMANA al servicio de la ciudadanía.

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Estructura Archivo de Bogotá

DIRECCIÓN

Subdirección

Sistema Distrital de Archivos Subdirección

Sistema Distrital de Archivos

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Estructura Archivo de Bogotá

DIRECCIÓN

Grupos de trabajo

Comunicaciones

Oficina de asesores

Proyecto editorial

Investigaciones

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Formula, coordina y ejecuta las políticas de gestión

documental en el Distrito y asesora a las entidades de la

administración distrital.

Subdirección Sistema Distrital

de Archivos

Implementación

del SIGA

Elaboración de guías de

gestión documental Asesorías y asistencias

técnicas

Acompañamiento en

formulación TRD Acompañamiento en

formulación FDA

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Acopia, conserva, organiza, difunde y pone en servicio los fondos y

colecciones con valor patrimonial de las entidades de la administración

distrital y para la ciudadanía en general.

Subdirección Técnica

Acopio Hemeroteca, fonoteca y

videotecas bogotanas

Valoración y

referencia

Catalogación y

descripción

Conservación, restauración

y reprografía Servicios al público

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Nuestros Servicios

Para las Entidades Distritales

- Normalizar la Administración Documental en las Entidades Distritales a través del SAAD.

- Recuperar y conservar los documentos de valor patrimonial del Distrito.

- Adquirir y procesar técnicamente diversos fondos y colecciones públicas y privadas para

constituir el patrimonio documental de la ciudad.

Para los Archivistas

- Actualizaciones permanentes en temas de archivo, estándares internacionales y política

sectorial.

- Centro de encuentro en investigación.

- Edición de manuales de interés para la gestión documental.

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Nuestros Servicios

Para la comunidad

- Consulta de nuestros fondos documentales de las entidades del Distrito, privados y bibliográfico.

- Los de Entidades Distritales contienen información sobre servicios públicos y vivienda;

arquitectura, ciudad y obras públicas; salud y deporte; y gobierno de la ciudad y sus localidades.

- Los privados, con información sobre arquitectura, finanzas, literatura, comunicaciones, fotografía

y planificación urbana.

- El bibliográfico con 25.000 libros y publicaciones seriadas sobre diferentes aspectos de Bogotá.

- Exposiciones fotográficas, audiovisuales y documentales, abiertas al público en general.

- Investigaciones.

- Uso pedagógico de la memoria de la ciudad.

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Logros Alcanzados 2008 - 2012

Colecciones e Instrumentos Técnicos

Elaboración de 5 guías, 2 metodologías y 1 manual en temas de gestión documental:

- Guía para la transferencia de documentación que reposa en las diferentes entidades del Distrito

hasta el año 1965.

- Guía para las transferencias de documentos sobre los cuales se ha determinado

su condición de conservación permanente.

- Guía para las trasferencias al Archivo de Bogotá de ejemplares e informes finales de las

investigaciones y estudios técnicos y científicos.

Guía para el diagnóstico de fondos documentales acumulados para las entidades distritales.

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Alianzas Estratégicas

- Radio Televisión Nacional de Colombia

- Creación y consolidación de la fonoteca y

videoteca de la ciudad.

Universidad Distrital Francisco José de

Caldas

- Convocatorias de investigación académica

2012-2013.

- Creación del programa académico «Gestión

documental»

- Fundación Patrimonio Fílmico Colombiano

- Apoyo en la creación de la fonoteca y

videoteca

de la ciudad.

- IDARTES

- Formulación de políticas públicas de gestión cultural.

- Apoyo en eventos interinstitucionales.

Archivo General de la Nación

- Consolidación de la política archivística distrital

- Eventos académicos

- Alta Consejería para el Derechos de las Víctimas

y el Centro de Memoria

- Consolidación de una política pública para los

archivos

de Derechos Humanos.

- Investigaciones académicas.

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Colecciones e Instrumentos Técnicos

Guía para la elaboración, presentación, aprobación, aplicación, seguimiento y actualización de las

Tablas de Retención Documental para las Entidades Distritales.

Guía del Sistema Integrado de Conservación.

Metodología de diagnóstico del estado de gestión documental y la organización de Archivos.

Metodología para la gestión documental enfocada en procesos en la administración pública distrital.

Manual de construcción y adecuación de espacios para archivos en el Distrito Capital.

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Elaboración de 36 guías para la gestión normalizada de los documentos generados en los procesos

transversales y misionales :

18 guías para la gestión normalizada de los documentos generados en los procesos misionales.

- Administración de canales de servicio al ciudadano.

- Administración de políticas de servicio al ciudadano en las entidades distritales.

- Administración de políticas en TICS en las entidades distritales.

- Asesoría y acompañamiento al operador disciplinario.

- Campañas de comunicación organizacional.

- Coordinación de la gestión jurídica en el distrito capital.

- Defensa, protección y promoción de derechos humanos.

- Direccionamiento, programación y seguimiento a la gestión.

- Elaboración de impresos, registro distrital y publicación de contratos.

- Formulación, seguimiento y evaluación de políticas disciplinarias.

- Inspección vigilancia y control de las entidades sin ánimo de lucro.

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- Acompañamiento a 71 entidades distritales en la construcción e implementación del Subsistemas

Internos de Gestión Documental y Archivos – SIGA.

- Revisión y elaboración de 49 conceptos técnicos sobre las tablas de retención documental

enviadas por las entidades distritales

- Realización de 5 talleres de divulgación sobre la aplicación de la “Guía para elaboración

presentación, aprobación, aplicación, seguimiento y actualización de las Tablas de Retención

Documental a las 71 entidades distritales.

- Elaboración de 18 diagnósticos de gestión documental.

- Entrega y difusión a 13 entidades distritales “Metodología de diagnóstico del estado de gestión

documental y la organización de Archivos” y acompañamiento en la elaboración de diagnósticos

integrales de gestión documental y de fondos documentales acumulados.

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- Acompañamiento a 17 entidades distritales en la intervención de sus fondos documentales

acumulados.

- Realización de 45 transferencias documentales secundarias al Archivo de Bogotá provenientes de

las entidades distritales.

- Realización de 136 monitoreos y control de condiciones ambientales preventivo y curativo.

- Realización de 526 asesorías y acompañamiento a las entidades distritales en la implementación del

Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo – SIGA, gestión documental y organización

técnica de sus archivos.

- Realización de 2 seminarios internacionales en temas relacionados con la gestión

- documental: Archivos y documentos electrónicos.

- Archivos y ciudades digitales

- Realización del diplomado de gestión documental enfocada en procesos.

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Procesos Técnicos

- Descripción: 433.889 unidades documentales sometidas a procesos de catalogación,

descripción y organización archivística

- Conservación: 430.191 unidades sometidas a procesos complementarios

de conservación y restauración de documentos

- Sala de Consulta: 17.340 usuarios beneficiados. Fueron consultados 56 fondos

y colecciones del patrimonio documental que custodia el Archivo de Bogotá.

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DIVULGACIÓN - Exposiciones

Como producto del diseño y ejecución de la estrategia general de divulgación, promoción cultural y

apropiación social de la memoria de la ciudad se realizaron 36 exposiciones:

- Álbum de Bogotá 1910-1950.

- Memoria familiar y local.

- Fútbol Dorado.

- Mutis vive en Bogotá.

- Navidad, dulce Navidad.

- Casas bogotanas de los años 20.

- Fotográfica Bogotá 2009. laberintos del rostro.

- Bogotá Internacional: una mirada al mundo.

- Gabo, cuando era Cachaco y Feliz.

- Caricaturas, memoria privada y espacio público.

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DIVULGACIÓN - Eventos

- FIESTA DE LA INDEPENDENCIA

El 20 de julio de 2010, a las 7:00 PM, se llevó a cabo un gran espectáculo en la Plaza de Bolívar con

la asistencia de cerca de 30 mil personas.

- INXILIO, SENDERO DE LÁGRIMAS

Montaje coreográfico presentado en el Coliseo Cubierto El Campín, en diciembre de 2010,

con la interpretación de la Sinfonía No. 3 de Henryk Górecki por parte de la Orquesta Filarmónica de Bogotá.

- 100 MANUELAS POR LA PAZ

Montaje teatral dirigido por Patricia Ariza, presentado en la primera semana de diciembre 2010 en el Parque

Nacional,

en la plaza del barrio 20 de Julio y en el Parque El Tunal.

- LA INSURRECCION DE LAS HORMIGAS.

Creación y montaje de Misael Torres y Juan Carlos Moyano, presentado en el Teatro Jorge Eliécer Gaitán,

de Bogotá, del 1 al 4 de agosto; y en los colegios distritales de Bogotá.

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Publicaciones

La Dirección Archivo de Bogotá hizo las siguientes publicaciones editoriales

- El Arcano de la Quina.

- Historia del Acta de la Independencia.

- Memoria (anécdotas de Bogotá).

- Historia de la traducción de los Derechos del Hombre.

- Memoria viva, historia del Fútbol El Dorado.

- La Compañía de hilados y tejidos La Magdalena.

- Quinta Las Mercedes, la casa que se subió a Monserrate.

- El Joya: mito, delincuencia y vida cotidiana, barrio Quiroga 1950-1990.

- Fantasmas de ciudad, fantasmas en La Candelari.a

- Historia Institucional del IDRD.

- Archivos, Memoria y Derecho a la Verdad.

- Patrimonio documental de Bogotá, siglos XVI - XIX.

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Publicaciones

- Tablas de Retención Documental Guía: guía para la elaboración, presentación, aprobación,

aplicación,

seguimiento y actualización para entidades distritales.

- Construcción de memoria, estado y medios (DDHH).

- Protección de la memoria: Legislación, jurisprudencia y doctrina (DDHH).

- La construcción del contexto y la metodología para estudio de caso (DDHH).

- II Seminario Internacional Archivos y Documentos Electrónicos / Memorias.

- Sistema Integrado de Conservación. Experiencias del Archivo de Bogotá aplicadas a las entidades

distritales.

- Acta de la Independencia (Univ. Externado de Colombia).

- Archivo de Bogotá: propuesta pedagógica.

- Guía de gestión documental por procesos.

- Guía para la descripción de documentos audiovisuales.

- Mundial Sub 20.

- Edificio Bicentenario.

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Investigaciones

- Investigación y guión museográfico Bogotá en documentos

- Catálogo de fuentes documentales y bibliográficas para la historia de Bogotá siglos XIX - XX

- Patrimonio documental de Bogotá: siglos XVI-XIX. Archivos y documentos

- Seminario Internacional, "Archivos, Memoria y Derecho a la Verdad«

- Seminario Internacional en Archivos y Documentos Electrónicos.

- Políticas públicas en perspectiva de memoria: Seguridad, competitividad, movilidad y educación en

Bogotá.

Años 1940 - 2008.

- Historia Institucional de la Alcaldía Mayor de Bogotá 1810 - 2010.

- Metodología para la elaboración de Historias Institucionales en el Archivo de Bogotá.

- Contexto urbano de la obra del arquitecto Rogelio Salmona en Bogotá. Grupo de Arquitectura Ciudad

y Educación de la Universidad de los Andes.

- Estado, mercado y construcción de ciudad: conflictos vecinales en la cuenca del río Arzobispo.

Grupo de Investigación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

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Convenios Interadministrativos

- Universidad del Rosario.

- Universidad de la Salle.

- Universidad Nacional de Colombia.

- Universidad Francisco José de Caldas.

- Asociación Colombiana para el Avance y la Ciencia - ACAC.

- Centro Internacional de Física - CIF.

- Fundación Programa Tejiendo Logro

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JULIO ALBERTO PARRA ACOSTA Subdirector del Sistema Distrital de Archivos

Dirección Archivo de Bogotá

E-mail: [email protected]

Archivo de Bogotá Calle 6B No. 5-75. Teléfono (571) 3813000 ext. 4114

Muchas gracias

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