Archivo de tramite (libro enba)

ARCHIVO DETRÁMITE

GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE

HORTENSIA CONSTANZA TERCERO Y VEGA

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Guía de autoaprendizaje


Archivod e

Trámite

Modalidad de Educación Abierta ya Distancia

Hortensia Constanza Tercero yVe g a

Secretaría de Educación PúblicaSubsecretaría de Educación Superior

e Investigación CientíficaDirección General de Educación Su-

periorEscuela Nacional de Biblioteconomía

y Archivonomía

México 2001

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Secretaría de Educación PúblicaSubsecretaría de Educación Superior e Investigación CientíficaDirección General de Educación SuperiorEscuela Nacional de Biblioteconomía y ArchivonomíaArchivo de Trámite(Serie guías de autoaprendizaje)Modalidad de Educación Abierta y a DistanciaPrimera edición 2001IImpreso en México

Asesor pedagógico: Ramón E. Mondragón SánchezRevisión de contenido: Rosa Irene Eretza RamosCorrección de estilo: Miguel Angel García CuetoDiseño editorial: Ivonne Bautista Carmona

Archivo de Trámite

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN....................................................................................................................

EVALUACION DIAGNÓSTICA..............................................................................................

UNIDAD I: PRINCIPIOS GENERALES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE.................................

1.1 Concepto del archivo de trámite.........................................................................................

1.2 Estructura orgánica y funcional del archivo de trámite.................................................

1.2.1 Jefatura de la unidad.......................................................................................................

1.2.2 Subunidad de recepción............................................................................................

1.2.3 Subunidad de expurgo....................................................................................................

1.2.4 Subunidad de transferencia........................................................................................

Actividad de aprendizaje........................................................................................................

1.3 Importancia del archivo de trámite gestión del asunto......................................................

1.4 Función del archivo de trámite: expurgo de expedientes..............................................

1.5 Base legal ..................................................................................................................

1.5.1 Ley general de Bienes Nacionales.............................................................................

1.5.2 Ley de la Administración Pública Federal..................................................................


1.6 Políticas del archivo de trámite......................................................................................

1.6.1 Políticas de servicio........................................................................................................

1.6.2 Políticas de recepción....................................................................................................

1.6.3 Políticas de transferencia...............................................................................................


Evaluación de la unidad........................................................................................................

UNIDAD II: DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DE TRÁMITE ......................

2.1 Concepto de disposición de documentación activa.....................................................

2.2 Concepto de ciclo vital de documentación activa.........................................................


2.3 Definición de valoración de la documentación activa...................................................

2.4 Valores primarios: administrativos, fiscal y legal .........................................................

Valor administrativo...........................................................................................................

Valor fiscal.........................................................................................................................

Valor legal..........................................................................................................................

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Actividades de aprendizaje.....................................................................................................


UNIDAD III: ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS ACTIVOS...............................................

3.1 Recepción de documentos activos....................................................................................

3.2 Seguimiento de los documentos activos.......................................................................


3.3 Apertura de expedientes...................................................................................................

3.4 Préstamo y consulta de expedientes.................................................................................

El préstamo........................................................................................................................

La consulta.........................................................................................................................

Actividades de aprendizaje.....................................................................................................


UNIDAD IV: TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA...............................................

4.1 Análisis del acervo documental a transferir....................................................................

4.2 Expurgo.......................................................................................................................

4.3 Registro de documentación de transferencia................................................................

4.4 Preparación de la transferencia primaria.....................................................................

4.5 Entrega de la documentación semiactiva.....................................................................

Actividades de aprendizaje......................................................................................................


BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................................

LECTURAS...........................................................................................................................

Manual de Procedimientos.....................................................................................................

Memoria de V Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archística..........

Archivística general, teoría y práctica.......................................................................................

XIII Congreso Internacional de Archivos Beijing 1996........................................................

Técnicas y tratamiento de documentación administrativa....................................................

LECTURAS COMPLEMENTARIAS.......................................................................................

Lineamientos para la concentración de acervos documentales de trámiteconcluido de las dependencias del Gobierno del Estado de México....................................

Curso de capacitación para archivistas municipales 1988...................................................

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INTRODUCCIÓN

Desde la antigüedad, el hombre ha preservado su memoria para transmitirla afuturas generaciones. El desarrollo de diferentes soportes documentales lo hapermitido y lo sigue permitiendo con la evolución constante de las tecnologías.Sin embargo, lo más importante no son sólo los hechos documentados, sino eluso de los mismos para tener una secuencia lógica de los acontecimientos.

Esta guía de autoaprendizaje, llamada Archivo de trámite, permite visualizar yanalizar el desarrollo que tiene la documentación activa, desde su entrada alarchivo hasta su preparación y transferencia al archivo de concentración. Aeste respecto, la guía se encuentra estructurada por cuatro unidades. En laprimera se determinan los principios básicos del archivo de trámite como son:conceptos, estructura orgánica y sus funciones, los fundamentos jurídicos y elcontrol que se aplica para el adecuado funcionamiento del archivo. La segundaunidad está compuesta por los principios teóricos de la documentación activapara su disposición. De igual forma, la tercera unidad se refiere al ciclo quecumple la documentación desde la recepción hasta el servicio que seproporciona. La cuarta unidad está basada en la última parte que ladocumentación cumple en el archivo de trámite, ya que de esta fase y con unanálisis preciso podrá transferirse al archivo de concentración. Como partefinal de esta guía, te presentamos una serie de bibliografías recomendadaspara el complemento de lo expuesto.

Para realizar las actividades de aprendizaje de esta guía, es necesario queprevio al inicio de tu estudio, elijas el archivo en donde puedas realizar laactividades que se encomiendan. Si ya trabajas en un archivo y se te permiteestudiarlo, se te facilitarán mucho las cosas. Si no es así, puedes indagar endiferentes archivos, tales como los municipales, eclesiásticos, clínicos, estatales,contables o privados (si se te permite el acceso) para realizar tus actividades.Si tienes dudas, consulta con tu asesor.

Deseo que nos compartas tus valiosos comentarios; ya que serán determinantespara tu formación profesional, así como para enriquecer y desarrollar esta cienciatan prospera llamada ARCHIVONOMÍA.

Espero que los contenidos de está guía te ayuden a crecer en tu formaciónprofesional.

Atentamente

LA AUTORA

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OBJETIVOS GENERALES DE LA GUÍA

AL TÉRMINO DE ESTE CURSO, EL ESTUDIANTE:

* CONCEPTUALIZARÁ AL ARCHIVO DE TRÁMITE, ASÍ COMO SUS FUNCIONES Y LASACTIVIDADES QUE EN ÉL SE REALIZAN.

* ANALIZARÁ LA TEORÍA QUE CONSTITUYE A LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA.

* DESCRIBIRÁ LAS FASES ARCHIVONÓMICAS QUE SE REALIZAN EN EL ARCHIVO DETRÁMITE.

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EVALUACION DIAGNÓSTICA

De acuerdo a tus conocimientos en archivonomía, responde brevemente las siguientes preguntas.

1. ¿ Qué es la información? Menciona un ejemplo.

2. ¿Qué es un soporte de la información? Menciona dos ejemplos.

3. Menciona un concepto de archivo.

4.- Anota las diferencias entre un documento público y privado.

5. ¿Qué es un expediente?

6. ¿Cómo se clasifican los documentos de acuerdo a su origen?

7. Explica qué es un proceso técnico.

ENVÍA A TU ASESOR.

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RESPUESTAS

1. Conjunto de conocimientos transmitidos a través del proceso de comunicación que permiteincidir en la toma de decisiones.

Funge como medio para la transmisión de conocimientos a terceras personas. Es importantecuando nos afecta de manera directa.

2. Material que se utiliza para recoger y almacenar información. Su objetivo es preservar yconservar la misma. Como ejemplos: Audiovisuales (videos) y Electrónicos (disketes, discoscompactos).

3. Local donde se resguarda la memoria colectiva de toda organización que significa fuente deinformación y/o consulta, cuyos documentos y expedientes están debidamente organizados yprotegidos para su fácil, rápida y segura localización. Los archivos constituyen la historiatanto de personas físicas como morales. Su conservación es indispensable para la eficaztoma de decisiones o para servir como fuente de información histórica.

4. Los documentos se dividen en públicos y privados. Los primeros emanan de una autoridadpública y están redactados de acuerdo con ciertas solemnidades o parámetros que loscaracterizan, como son las leyes, sentencias, decretos, privilegios, etc.

En cambio, los privados tratan de asuntos particulares y están escritos por personas privadas(tanto físicas como morales) y pueden ser cartas, contratos, negociaciones, etc.

5. Conjunto de documentos relacionados por un mismo asunto que son generados a través deuna necesidad o a raíz de un trámite administrativo que posteriormente en el desahogo delasunto, lo conformarán como tal. El expediente servirá en un futuro como historia institucional.

6. Los documentos se clasifican por sus características en:

PRIMARIOS. Documento original / documentos de archivo.

SECUNDARIOS. Descripción del original. Pueden ser libros, textos de revistas documentadas,etc.

TERCIARIOS. Análisis de documentos, primarios y secundarios para que a su vez deninformación compilada y transformada.

7. Es una actividad archivística que se realiza de manera operativa, que requiere de ciertosprocedimientos; por ejemplo, la archivación, la ordenación, el expurgo, etc.

NOTA: En caso de dudas consulta con tu asesor y complementa tu información con lasguías de Introducción a la Archivonomía, Soportes de la información y Correspondenciay control de gestión.

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UNIDAD I

PRINCIPIOS GENERALES DELARCHIVO DE TRÁMITE

OBJETIVOS DE LA UNIDAD I

AL TÉRMINO DE LA UNIDAD, EL ESTUDIANTE:

* EXPLICARÁ LOS CONCEPTOS, ESTRUCTURA Y FUNCIONES DEL ARCHIVO DETRÁMITE.

* DESCRIBIRÁ LA IMPORTANCIA DE LA BASE LEGAL, ASÍ COMO LAS POLÍTICAS DEAPLICACIÓN EN UN ARCHIVO DE TRÁMITE.

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1.1 Concepto del archivo de trámite

El archivo de trámite se concibe como la unidad de resguardo documental, constituida porexpedientes de asuntos que se encuentran en constante uso y cuya conservación es necesariahasta la culminación del trámite.

En el archivo de trámite inicia el trabajo archivístico. Es el lugar donde se mantiene debidamenteorganizada la documentación que es generada por las diferentes áreas administrativas y al mismotiempo es enviada y consultada por estas. Por lo tanto, toda institución genera, maneja y utilizadocumentación; para ello, el archivo de trámite debe ser la unidad responsable del resguardo,organización y control de la misma.

1.2 Estructura orgánica y funcional del archivo de trámite

Cualquier entidad administrativa, para el adecuado manejo y aprovechamiento de sus recursos,tiene que estar perfectamente delimitada en su organización interna, en las funciones querealiza, con la finalidad de evitar la duplicidad del trabajo.

Así mismo, es indispensable que en un archivo de trámite se efectúen tales acciones. Por loanterior, se diseña un organigrama de las áreas que lo conforman; como ejemplo está el siguienteesquema:

JEFATURA DE LA UNIDAD

SUBUNIDAD DERECEPCIÓN

SUBUNIDAD DEEXPURGO

SUBUNIDAD DETRANSFERENCIA

1.2.1 Jefatura de la unidad

La parte fundamental de un archivo de trámite es la jefatura. Es la encargada de controlar el buenfuncionamiento de éste. Al funcionar como coordinadora de las subunidades, influirá en granmedida para una adecuada recepción, tratamiento, control, servicio y transferencia de ladocumentación, además de que representará a la unidad documental ante otras instancias cuandoasí lo amerite.

Las funciones principales de esta unidad son las siguientes:

* Planear, organizar, coordinar y supervisar las actividades de las áreas que integran la unidad,así como el eficiente servicio y control de la documentación en trámite.

* Administrar adecuadamente los recursos humanos, técnicos, legislativos, materiales yfinancieros existentes; además de vigilar el funcionamiento de los mismos y promover losmedios necesarios para la adquisición, adaptación, desarrollo y optimización de dichosrecursos.

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* Cumplir y hacer cumplir las normas técnicas y jurídicas vigentes respecto a la producción,conservación, control y uso de la documentación en trámite.

* Informar periódicamente a la supervisión acerca de los resultados de sus actividades.

1.2.2 Subunidad de recepción

Es aquella área archivística encargada de la captación documental que recién ingresa al archivo.Entre sus funciones se encuentran:

* Recibir la documentación enviada del área administrativa a que se encuentra adscrito el archivo(o de las áreas a las que les proporciona el servicio).

* Establecer y hacer efectivos los instrumentos de control de documentación activa.

* Manejar la documentación solicitada para préstamo por las áreas tramitadoras de la propiaentidad administrativa, turnada como convenga para su consulta de acuerdo a las políticas ynormas establecidas. Como se muestra en la figura siguiente:

ÁREAADMINISTRATIVA

ENVÍODOCUMENTAL

SUBUNIDADDE

RECEPCIÓN

OTROSPROCESOSTÉCNICOS

SERVICIOS

1.2.3 Subunidad de expurgo

La subunidad de expurgo es una de las más importantes dentro del archivo de trámite, porquegracias a esta evitamos la conservación de documentos no necesarios y por lo tanto el flujodocumental es más ágil. Para ello, se observan los siguientes lineamientos:

* Eliminar de los documentos recibidos todos los objetos que sean susceptibles de dañarlos(grapas, broches, clips innecesarios)

* Establecer los elementos de identificación documental de acuerdo a las políticas establecidaspara el tipo documental.

* Elaborar el catálogo de vigencias documentales, que servirá al archivo de concentración parasu depuración o guarda permanente.

* Integrar y mantener actualizados el catálogo de vigencias documentales aportando loselementos requeridos, para la conservación y transferencia documental en los plazosconvenidos.

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* Extraer la documentación que no sea necesaria conservar en el expediente, de acuerdo conel catálogo de vigencia documentales y con las políticas establecidas por el archivo de trámite.

* Efectuar los movimientos necesarios para evitar la saturación de espacio; además de retirarcorrecta y oportunamente los documentos que posteriormente se someterán a depuración.

1.2.4 Subunidad de transferencia

La subunidad de transferencia permite el desahogo documental dentro del archivo de trámite, alestablecer tareas que evitan la explosión documental. Para ello se sugiere lo siguiente:

* Determinar oportuna y correctamente el estado de trámite de los expedientes conservados yefectuar el tratamiento de la documentación activa y semiactiva de acuerdo a las normasvigentes.

* Realizar el análisis, para la selección documental y determinar la documentación factible deser transferida para su guarda precaucional en el archivo de concentración.

* Analizar cuidadosamente la documentación cuyos valores hayan prescrito en una primeraetapa; establecer el tratamiento que corresponda a la misma y aplicar eficazmente las técnicasarchivísticas existentes para la correcta valoración y selección documental.

* Efectuar y registrar las transferencias de documentación semiactiva a la unidad de archivo deconcentración y establecer los controles de circulación sobre los expedientes dados de baja.

Actividad de aprendizaje

* De acuerdo a lo leído en la guía realiza lo siguiente:

1. Visita un archivo de trámite ( del sector público o privado). Investiga si cuenta con unorganigrama y describe brevemente las funciones de cada área.

2. Si no lo tiene, elabora uno con base en las actividades que realiza y explica brevementecuáles serían las funciones de cada área y por qué.

NOTA: No olvides que del archivo que visites o cites en tus actividades como ejemplo,debes anotar el nombre, dirección y teléfono de la institución a la que pertenece y, si esposible el nombre del encargado.

Envía a tu asesor.

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ORGANISMO

ACTOADMINISTRATIVO

GENERADOCUMENTOS

TRÁMITEADMINISTRATIVO

RESOLUCIÓN

FIN DEL TRÁMITE

DESTRUCCIÓN DELDOCUMENTO

(DEPURACIÓN)

• CONSERVACIÓN PARAFUNCIONES POSTERIORES

• CONSERVACIÓN PERMANENTEARCHIVO HISTÓRICO

1.3 Importancia del archivo de trámite gestión del asunto

El funcionamiento ordenado y eficiente de todas las instituciones, sean públicas o privadas, dependeen gran medida de los servicios informativos con los que cuente. En este contexto, para todaorganización es importante la documentación que genera así como la que procesa, ya que éstapermite brindar el apoyo en cuanto a la consulta documental en el momento que sea requerida.

El archivo deja de ser el cuarto polvoriento en el que se arrumban papeles y mobiliario en desuso.Es el lugar en que todas las personas de la organización encontrarán la «materia prima» para eldesarrollo de sus funciones; es decir, información oportuna para la toma de decisiones.

La coordinación y perfeccionamiento de los mecanismos de organización, conservación, controly desahogo de los asuntos son algunos de los beneficios que se obtienen al contar con un archivode trámite bien organizado; para ello, se deben establecer los procedimientos necesarios por lassubunidades. Cabe aclarar que éstos son únicamente utilizados tanto en los archivos de trámitecomo en los archivos de concentración.

1.4 Función del archivo de trámite: expurgo de expedientes

Las funciones que en el archivo de trámite se realizan no se basan únicamente en tener archivadosadecuadamente los documentos; sino que al momento de ser solicitados, se proporcionen deforma rápida al personal responsable del trámite.

No basta con retener y conservar los documentos en un mueble de archivo, se debe contarcon un sistema para el control adecuado del mismo.

Así, todo documento es creado de acuerdo a una necesidad administrativa, en cuyo caso deberácubrir cierto periodo para pasar a formar parte de otro archivo (en este caso en el archivo deconcentración), o si lo amerita, se deberá destruir, como lo muestra el siguiente esquema:

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La guarda de la documentación activa se debe considerar como el tiempo en que el asunto quecontiene el documento se encuentra en trámite. Después de terminado éste, deberán tomarse encuenta las posibles consultas que pudieran hacerle al documento, que será sometido a un análisisriguroso (de acuerdo con las necesidades de las áreas administrativas), para conocer si dentrodel mismo expediente existen documentos innecesarios o repetidos, los que deberán expurgarse;es decir, extraerse del expediente, para evitar las duplicidades y disminuir el costo de sumantenimiento.

Los documentos que son expurgados dentro de un expediente son las copias de un mismo asunto,los documentos no requeridos para el trámite, etc., porque, al mantenerlos dentro del expediente,generan una explosión documental para el archivo y el manejo del mismo se vuelve complicado.

1.5 Base legal

Los lineamientos jurídicos en un archivo son indispensables, ya que de estos depende el buenuso de los recursos y de la documentación. Aunque en materia de archivos es escaso estemarco, existen leyes, acuerdos, circulares, etc., que han apoyado este rubro.

En algunas ocasiones, dependiendo de las políticas de las instituciones, se permite o no el accesoa la información. Normalmente en empresas privadas la información es de carácter confidencial.

A continuación se presentan dos leyes generales que consideran a los archivos en sus artículos:

1.5.1 Ley general de Bienes Nacionales

Capítulo IArtículo 2.- Son bienes del dominio público:IX: Los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no sean normalmente substituibles, comolos documentos y expedientes de las oficinas; los manuscritos, incunables, ediciones, libros,documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos, grabados importantes o raros, así comolas colecciones de esos bienes; las piezas etnológicas y paleontológicas, los especímenes tipo de laflora y la fauna; las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas, filatélicas; los archivos,las fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objetoque contenga imágenes y sonidos, y las piezas artísticas o históricas de los museos.1

1.5.2 Ley de la Administración Pública Federal

Artículo 20.- Las Secretarías de Estado y los Departamentos Administrativos establecerán suscorrespondientes servicios de apoyo administrativo en materia de planeación, presupuesto, informática,recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, fiscalización, archivos y los demás que seannecesarios en los términos que fije el Ejecutivo Federal.Artículo 27.- A la Secretaría de Gobernación corresponde el despacho de los siguientes asuntos:XVIII.- Manejar el Archivo General de la Nación [...]2

1 Compilación jurídica mexicana, 19982 Ibíd.

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En estas dos leyes citadas, observamos que anuncian en sus artículos lo concerniente adocumentos y expedientes de archivo, así como los archivos especiales (fotográficos, mapotecas,planotecas, etc.) que forman parte del sector público.


Investiga tres leyes diferentes aplicables a los archivos ( de tu localidad) y elabora un cuadro conlas siguientes características:

NOMBRE DE LA LEY ARTÍCULO (S) DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULOEN DÓNDE SE APLICA

(DOCUMENTACIÓN, SERVIDORES,CONSTRUCCIÓN, ETC.)

Envía a tu asesor

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1.6 Políticas del archivo de trámite

Satisfacer las demandas de información es el objetivo principal del archivo de trámite. Por estarazón, requiere de un estatuto administrativo lo suficientemente claro y explícito para que losmiembros de la institución estén enterados y respeten los lineamientos que se marcan para el usoadecuado de la información; lo que permite proporcionar un servicio eficaz y la aplicación depolíticas que abarquen un mayor segmento para facilitar el control del archivo en una proporciónmayúscula.

1.6.1 Políticas de servicio

Las políticas de servicio están encaminadas al usuario de la documentación activa con el fin dedestinar adecuadamente el uso de la misma en su guarda y disposición.

Como se mencionó anteriormente, estas políticas no podrán separarse del usuario; ya que eneste caso serán todas aquellas áreas que realizan operaciones administrativas y que por lo tantoenvían su documentación al archivo.

Entre las políticas de servicio en un archivo de trámite, se encuentran:

* Proporcionar el servicio de préstamo y consulta únicamente a las áreas que estén involucradasen el asunto.

* El personal que solicite la documentación debe seguir las políticas correspondientes (vale depréstamo, registro, etc.) para su préstamo.

1.6.2 Políticas de recepción

Constituye un acto jurídico - administrativo que compromete a la dependencia para la realizaciónexpedita y eficiente de un trámite institucional. En la recepción de documentos, deben cumplirsetres requisitos fundamentales:

* Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación, desde el momento de su ingreso;* Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que su encargará de

su trámite;* Garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándola

como antecedente para futuras decisiones y gestiones.3

Las anteriores políticas tienen la finalidad de establecer procedimientos específicos para laadecuada recepción documental en el momento que la documentación ingresa al archivo.

3 Archivo General de la Nación, Manual de organización de los Sistemas Red Archivos, pág. 6

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1.6.3 Políticas de transferencia

La transferencia de documentación al área de conservación precaucional resulta indispensablepara la eficiencia de la propia institución.

Así, transferir sistemáticamente la documentación archivada que deja de tener utilidad inmediatapara los trámites de la organización no sólo permite que el manejo documental sea eficiente yracional; sino que también hace ágil y económica la operación en su conjunto.

En este sentido, en materia de transferencia deberán cumplirse cuatro principios básicos que sonlos siguientes:

* Garantizar que la documentación que carezca de utilidad inmediata para los trámites de las diversasáreas de la institución sea entregada completa y

* oportunamente a las instancias responsables de su conservación precaucional.* Garantizar que solo sea transferida la documentación que así lo amerite;* Garantizar que la documentación transferida sea conservada en condiciones económicas, adecuadas

al volumen y las características de los materiales semiactivos;* Garantizar que la documentación transferida sea rápida y correctamente organizada, de modo que

pueda ser fácilmente localizada y consultada cuando se requiera, auspiciando su adecuado manejoal prescribir el plazo de conservación precaucional.4


Visita un archivo de tramite e investiga las políticas con las que se cuenta para el servicio, recepcióny transferencia documental:

1. Si son políticas explícitas, explica textualmente cada una de ellas para su aplicación.

2. Si son políticas implícitas, redacta las observaciones que consideres pertinentes.

Envía a tu asesor.

4 Op. cit., págs. 21 - 22

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Evaluación de la unidad

Responde brevemente:

1. ¿Qué es un archivo de trámite? ¿cuál es su importancia?

2. ¿Qué subunidades (orgánicamente) componen al archivo de trámite?

3. ¿Cuáles son las funciones de una jefatura de archivo? ¿Quién consideras que la debe ocupary por qué?

4. Explica la importancia del marco jurídico en los archivos.

5. Describe la importancia de establecer políticas para la documentación activa.

6. Lee del Manual de procedimientos las página 10 a 14, que se encuentra en la sección delecturas al final de esta guía. Valora si los conceptos del texto son los adecuados y analiza sidichos procedimientos son válidos para el archivo de trámite de acuerdo con lo que hasaprendido en esta unidad. Elabora un reporte escrito con tus comentarios.

7. Lee los textos correspondientes a la Memoria del V congreso nacional sobre administraciónde documentos y archivística, y el de Antonia Heredia, archivística general, teoría y practica,elabora un cuadro comparativo sobre el proceso archivístico de Trámite con los conceptos deambos textos.

Envía a tu asesor

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UNIDAD II

DISPOSICIÓN DOCUMENTALDEL ARCHIVO DE TRÁMITE

OBJETIVO DE LA UNIDAD II


* EXPLICARÁ LOS CONCEPTOS DE LA DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Y DEL CICLO VITALMEDIANTE LA COMPARACIÓN.

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2.1 Concepto de disposición de documentación activa

Las áreas administrativas que envían su documentación al archivo de trámite (centralizado)necesariamente requieren consultarla de manera frecuente; por eso la recuperación de lainformación debe ser ágil y eficiente, en el momento que sea solicitada. Esto se hace a través delos diferentes medios para su localización (índices, inventarios, listados, etc.).

La disposición documental no es únicamente el servicio; sino que engloba aspectos de controlque son auxiliares en la determinación del volumen que ocupa la documentación que fue recibidaen el archivo; como lo es también la ubicación física del expediente para su disposición, de acuerdoa las políticas establecidas por la unidad de documentación en trámite.

La disposición de documentación activa es la acción de facilitar el servicio a las áreas administrativasque lo soliciten.

Para complementar este tema, en la Unidad III, en el punto 3.4, «Préstamo y consulta», se describende una forma más completa los anteriores conceptos como parte fundamental de la disposicióndocumental.

2.2 Concepto de ciclo vital de documentación activa

El ciclo de vida de los documentos es una teoría norteamericana que establece que ladocumentación cumple una vida, así surge la idea de que los documentos no son algo inerte omuerto, sino por el contrario, tienen una vida propia según la función que cumplen.

La teoría del ciclo vital de la documentación establece que:

[...] Los documentos en primer lugar [son] organizados y utilizados de manera activa por sus productores;una vez que el uso de estos documentos se hace más esporádico hay un segundo periodo en el queéstos son almacenados en centros externos específicos (records centers), y luego, cuando ya notienen ninguna utilidad operativa, son «seleccionados» como documentos con valor archivístico ytransferidos a un archivo, o bien, por el contrario, son declarados documentos sin valor archivístico yse eliminan.5

De esta consideración nació la siguiente división:

a) Documentos de circulación, tramitación o gestión (archivo de trámite o documentación activa)

b) Documentos de uso esporádico en cuanto a su trámite (archivo de concentración odocumentación semiactiva)

c) Documentos sin circulación administrativa o gestorial con fines de investigación o netamentecultural (archivo histórico o documentación inactiva)

El término circulación o tramitación corresponde al primer momento del documento, a la gestiónde su fase inicial dentro de la oficina. Todo lo relacionado con el asunto en cuestión deberá seragrupado y listarse para su constante consulta y seguimiento del asunto.

5 Terry Cook, «Interacción entre la teoría y la práctica archivísticas», pág. 6

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Los documentos mediatos son aquéllos de uso menos frecuente por parte de las oficinasproductoras. Son consultados por una necesidad ordinaria de servicio o como antecedentes deotros asuntos.

En la última fase, los documentos son separados de los lugares de gestión corriente y pasan asalvaguarda y a un proceso de estudio para determinar su destino final.

Cuando se determina que una documentación representa ciertos valores (históricos) para lainstitución generadora o para la sociedad, debe conservarse permanentemente para fines culturaleso de investigación. En esta etapa los documentos son abiertos a consulta del público y no solamentea la institución productora.

CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACION

FASE FASE FASE ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA

Valores primarios Valores secundarios

Transferencia primaria Transferencia secundaria


Elabora un ejemplo de las áreas administrativas por las que debe pasar un documentos paracumplir su ciclo en un archivo de trámite.

Envía a tu asesor.

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2.3 Definición de valoración de la documentación activa

La valoración documental constituye uno de los procesos más importantes que toda institucióndebe realizar. Como lo observamos en el esquema anterior, los valores del documento son divididosen primarios y secundarios.

De acuerdo con la teoría del ciclo vital de la documentación, Theodore R. Schellenberg, citado porTerry Cook, afirmó que los documentos tienen valores primarios y secundarios. El valor primariorefleja la importancia que los documentos tienen para su productor original; el valor secundariorefleja la utilidad que tienen posteriormente para los investigadores. El valor primario se refiere algrado en que los documentos satisfacen las necesidades administrativas inmediatas de susproductores [...]6

Para el análisis de esta unidad, nos referiremos sólo a los que pertenecen a la parte activa de ladocumentación, que están conformados de la siguiente manera:

• INTERESAN A LA INSTITUCIÓNPRODUCTORA

• PRESENTANASPECTOS

• ADMINISTRATIVO• FISCAL• LEGAL

PRIMARIOS • EXISTENDURANTE LOSMOMENTOS

• DE TRAMITACIÓN• DE VIGENCIA• DE PLAZO

PRECAUCIONAL

• SE VALÚAN PARA DAR UN PLAZO DECONSERVACIÓN EN EL CATÁLOGO DEVIGENCIAS DOCUMENTALES

• TERMINA SU DISPONIBILIDAD

V

A

L

O

R

E

S SECUNDARIOS • EVIDENCIAL• TESTIMONIAL• INFORMATIVO

Como se ejemplificó en el cuadro anterior, los valores primarios (administrativos, fiscal, legal)corresponden a la documentación activa. A continuación se da una explicación de cada uno deellos.

6 Op. cit., pág. 6

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2.4 Valores primarios: administrativos, fiscal y legal

Valor administrativo

Se valúan desde dos perspectivas: La de la entidad productora y la del iniciador o destinatario deldocumento. Desde el punto de vista institucional, los documentos tienen valor primario mientrasla información que contienen sea útil a ella (hasta el archivo de concentración).

Mientras sustente estas características, contiene valor administrativo; por ejemplo, un plan detrabajo que con determinada fecha dejará de ser prioritario porque éste se modifique o se realicey concluya. Entonces será obsoleto; pero el documento registra las actividades y/o desarrollo delo que se realizó con ese plan.

Por otra parte, la vigencia administrativa establece que:

[...] cuánto tiempo deben conservarse en el archivo de una unidad administrativa los expedientes deuna serie documental, de acuerdo al uso o consulta que las áreas tramitadoras pueden hacer de losmismos en la gestión que se les encomienda. Ciertamente, todos los documentos fueron producidos orecibidos para responder a una necesidad; derivada de una función o atribución especifica; mientrasdure tal necesidad.7

Valor fiscal

Es el valor que un expediente tiene cuando puede servir de testimonio del cumplimiento deobligaciones tributarias. Son documentos probatorios que generan y amparan registros y quecomprueban que la institución o dependencia:

- Recibió o proporcionó bienes y servicios dando origen a facturas, notas, recibos de honorarios.

- Recibió y entregó efectivo o títulos de crédito; por ejemplo, cheques, pólizas, contrarecibos,nominas, etc.

- Sufrió transformaciones internas o eventos económicos que modifican la estructura de susrecursos; por ejemplo, recaudaciones presupuestales, conceptos o partidas.

Así también son documentos justificatorios que determinan obligaciones y derechos quedemuestren el cumplimiento de ordenamientos jurídicos y/o administrativos aplicables a cadaoperación registrada.

La vigencia fiscal [...] corresponde al plazo durante el cual cierta documentación debe guardarsede conformidad con disposiciones fiscales, por su utilidad contable, de comprobación o justificaciónpresupuesta.8

Valor legal

Es el valor que en última instancia todo documento de archivo lo contiene; El aspecto legal demanera estricta corresponde al carácter normativo que adquiere un documento cuando pordisposición o amparado por una ley se puede recurrir a la misma.

7 Olga Amaya, Compilación, pág. 1248 Ídem

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Desde el punto de vista del iniciador o destinatario, muchos documentos aunque no ostentenvalor legal, son fuente de derecho frente a la entidad productora.

En otras palabras la vigencia legal:

[...] corresponde al plazo que la legislación establece deben guardarse los expedientes de determinadaserie documental por su calidad probatoria o testimonial, acreditable ante tribunales competentes, enrespaldo de los derechos legales de la propia institución productora o de los ciudadanos que efectúantrámites ante ella.9

Este valor se termina cuando el sujeto u objeto de derecho desaparece, en ocasiones dura másque la vida del beneficiario, como en el caso de los derechos sucesorios.

Como conclusión de este tema, observamos el siguiente esquema:

VALORES PRIMARIOS DOCUMENTALES EN LOS ORGANISMOS PÚBLICOS10

ADMINISTRATIVOS FISCALES LEGALES

ACTIVIDADESRUTINARIAS

DOCUMENTALES DE LAINSTITUCIÓN

REGISTRO DERELACIONES CON LAHACIENDA PÚBLICA

REGISTRO DETRÁMITESJURÍDICOS

OFICIOSADMINISTRATIVOS;

PERSONAL, OFICINAS;MEMORANDA;TRÁMITESRELACIONADOS CON:PROYECTOS, PLANES,

PRESUPUESTOS,CONTABILIDAD

IMPUESTOS, VENTAS,FINANZAS,

CONTABILIDAD,ESTADOS

FINANCIEROS, FONDOSFIDUCIARIOS, CRÉDITOS

HIPOTECARIOS,MANIFESTACIÓN DE

BIENES

PROPIEDAD,LABORALES,ESCRITURAS,

BIENES, LEYES,DECRETOS,ACUERDOS

9 Ibíd., pág. 12510 Francisco Covarrubias, «El proceso de depuración de la documentación administrativa para el uso histórico» en

Boletín del Sistema Nacional de Archivos, pág. 42

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Actividades de aprendizaje

Investiga en un archivo que criterios se toman en cuenta para realizar la valoración de ladocumentación activa y elabora un cuadro como el siguiente con la información que obtengas:

VALORTIPO DOCUMENTALADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL

CRITERIOS DE VALORACIÓN

Lista 10 documentos diferentes y selecciónalos de acuerdo con sus valores (administrativo, legaly fiscal) y explica por qué contienen el valor asignado.

Envía a tu asesor.

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Responde brevemente

1. Menciona cinco características de la disposición documental en el archivo de trámite.

2. Explica la importancia de considerar el ciclo vital del documento en una unidad dedocumentación en trámite.11

3. Describe el fundamento teórico de la valoración documental.

4. Explica los valores primarios.

5. Lista cinco ejemplos de cada uno de los valores primarios.

6. Del texto «Ponencia internacional del XIII congreso internacional de archivos de Beijing 1996»,que se encuentra en la sección de lecturas al final de esta guía, elabora por escrito un ensayoen el que resaltes las ideas más importantes de ella.

Envía a tu asesor.

11 Unidad de Documentación en trámite (UDT) es un sinónimo de Archivo de trámite utilizado en la AdministraciónPublica.

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UNIDAD III

ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOSACTIVOS

OBJETIVO DE LA UNIDAD III


* COMPRENDERÁ Y ANALIZARÁ EL PROCESO DE ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOSACTIVOS

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3.1 Recepción de documentos activos

Como se mencionó en los temas anteriores, la recepción de documentos es el inicio de lasactividades archivísticas. Es la acción de captar aquella documentación que, por suscaracterísticas de uso continuo, es necesario conservar en el archivo de trámite para supréstamo y consulta.

La documentación en trámite debe permanecer organizada para su fácil localización y procurarcon ello ofrecer un servicio ágil y oportuno al usuario.

La recepción documental se inicia cuando el material es revisado y nos percatamos de queefectivamente procede de las unidades administrativas que envían su documentación a la Unidadde Documentación en Trámite.

A partir del ingreso de la documentación al archivo de trámite, hasta su ubicación físicacorrespondiente, estaremos realizando la recepción de forma adecuada y con ello estableceremosun control de lo que se recibe y lo que se guarda en el archivo, con lo que se logra el desahogooportuno de los asuntos que la institución efectúe.

La recepción de documentación activa se realiza de la siguiente forma:

1. Inicia el procedimiento

2. Las áreas administrativas envían su documentación al archivo de trámite

3. La unidad de archivo de trámite:

* Recibe la documentación enviada

* Coteja y revisa que sea la correcta con base en la relación

* Si no es correcta, se devuelve al área administrativa que corresponde

* Una vez que esté completa, de acuerdo con la relación entregada, se firma de recibido yposteriormente se procede a realizar los procesos técnicos correspondientes

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DIAGRAMA DE FLUJO DE LA RECEPCIÓN DOCUMENTAL

INICIA

RECIBE LADOCUMENTACIÓN

ENVIADA

COTEJA Y REVISA

COM-PLETA

SE DEVUELVE AL ÁREAADMINISTRATIVA

FIRMA DERECIBIDO

INICIAN LOSPROCESOSTÉCNICOS

TERMINA

NO

SI

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3.2 Seguimiento de los documentos activos

Los factores que determinan el tiempo de permanencia del documento fuera de archivo de trámiteson, por un lado, la necesidad del asunto a tratar y por otro la importancia misma del documento.Cuando se trate de documentación de tipo confidencial, se deberá tener cuidado que ésta no seaextraída del archivo y sea susceptible de perderse. Un medio para conocer la ruta que seguirá eldocumento y/o expediente es el vale de préstamo, que indica en qué área se encuentra ycuándo será devuelto.

Contar con un vale de préstamo sirve para tener un mejor control de la documentación que saledel archivo de trámite y además se puede utilizar para realizar la estadística de los documentosque son consultados con mayor frecuencia; lo que permite establecer periodos de vigencia deacuerdo a la utilidad del documento.

Controlar el seguimiento documental permite conocer la ubicación del documento, así comotambién, en un momento determinado, saber cuál es el trámite que ha seguido desde su gestión.

Esta acción proporciona los elementos necesarios para integrar los expedientes, así como preservarlos recursos informativos con los que cuenta la institución. El resultado es un servicio eficiente enel momento requerido.


Visita un archivo de trámite e investiga bajo que procedimientos y requisitos se realiza la recepcióndocumental, y elabora un reporte.

Envía a tu asesor.

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3.3 Apertura de expedientes

La documentación que ingresa por vez primera al archivo es la que requerirá que se abra unexpediente nuevo, que contenga toda la actividad administrativa de dicho asunto hasta suterminación.

La apertura de expedientes se efectúa cuando en el archivo no se cuenta con antecedentesdel asunto (documento) que se envía.

La apertura debe realizarse de forma ordenada y sistemática, de acuerdo con los lineamientosque cada archivo establece; para ello, esta actividad requiere de sumo cuidado. A continuación seenlistan una serie de pasos para realizarla:

- Se asigna al documento el número identificador o clasificador del expediente de acuerdo consistema establecido (que se puede establecer desde las áreas administrativas), para evitar elextravío y apertura de más de un expediente para el mismo asunto.

- Para tener un mejor control de las aperturas realizadas, éstas deberán registrarse en unformato, que contendrá los datos identificadores de cada expediente.

- Se debe formar una carpeta por cada expediente abierto, la que debe contener los datosasentados en el registro respectivo.

- La carpeta servirá como un control de aperturas.

- En caso de encontrarse abierto el expediente, únicamente se integrará el documento.

3.4 Préstamo y consulta de expedientes

El préstamo y la consulta de expedientes son actividades estrechamente relacionadas con ladisposición documental; ya que a través de estos mecanismos se ofrece un adecuadoreconocimiento de la documentación.

El préstamo y la consulta son procesos mediante los que el archivo proporciona un eficienteservicio a los usuarios de las diversas unidades administrativas; por consiguiente, te sugerimoslos siguientes principios:

1. Que las unidades que conservan los documentos sean responsables de su control yrecuperación integral y oportuna, así como de que los servicios de préstamo y consulta seanágiles y eficientes.

2. Que los usuarios devuelvan al archivo de trámite los expedientes prestados completos y en elplazo establecido.

3. Que el préstamo y la consulta se efectúen de acuerdo con las políticas de la institución.

El préstamo y la consulta de los expedientes están comprendidos bajo los siguientes conceptos:

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El préstamo

Consiste en proporcionar determinado expediente al área generadora de la documentación,mediante el vale de préstamo; por lo tanto, el expediente se prestará el tiempo que determine launidad documental o el que el usuario determine, de acuerdo con sus necesidades de consulta.

La consulta

La consulta, como parte integradora de la disposición, se refiere al uso de la información por partede las unidades administrativas que generaron tal documentación.

La consulta se basa únicamente en el uso inmediato del documento y que se realiza directamenteen el archivo (atención a usuarios) o por otra vía que se haya determinado (teléfono, fax, correoelectrónico). Por tal razón, la disposición documental es una actividad indispensable de servicio yatención para quienes utilicen la información que genera la institución; y por eso es necesariocontar con instrumentos descriptivos y formatos de control que permitan un adecuado controldocumental, como los vales de préstamo, los índices, etc.


1. Investiga qué requisito debe tener un usuario de documentación activa para el préstamo yconsulta documental. Elabora un reporte de tus hallazgos.

2. Elabora un vale de préstamo de acuerdo con las características y necesidades del archivo ydescribe cada una de sus partes.

Envía a tu asesor.

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Responde brevemente los siguientes incisos:

1. Menciona tres características de la recepción documental.

2. Explica la importancia de dar seguimiento a un asunto de un documento y/o expediente.

3. Anota la finalidad de la apertura de expedientes.

4. Menciona cinco características del préstamo de documentación activa y cinco más de laconsulta.

Envía a tu asesor

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UNIDAD IV

TRANSFERENCIA DOCUMENTALPRIMARIA

OBJETIVO DE LA UNIDAD IV


* ANALIZARÁ EL PROCESO DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA

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4.1 Análisis del acervo documental a transferir

La transferencia documental es un procedimiento que sucede entre el archivo de trámite y elarchivo de concentración; y, posteriormente, de éste al archivo histórico para su guarda permanente.

La transferencia documental se divide en dos:

* transferencia primaria

* transferencia secundaria

La primera se realiza cuando la documentación activa se vuelve semiactiva. La segunda ocurre apartir de cuando la documentación adquiere valores secundarios (evidencial, testimonial einformativo).

En este tema abordaremos la transferencia primaria; aunque, antes de iniciarla, se debe de realizarel análisis del acervo. Este análisis consiste en el conjunto de operaciones que tienen comofinalidad mantener en el archivo de trámite única y exclusivamente aquella documentación querealmente se utiliza, lo que permite conocer el flujo de documentación que entra y sale delarchivo y sobre todo evitar la acumulación de documentos semiactivos.

Toda documentación que llega a esta etapa (transferencia) se conservará en el archivo deconcentración; esto es que, cuando lo expedientes hayan concluido su trámite, se envían a archivosde concentración para una guarda y custodia mayores a las que se hicieron en su fase activa. Aesta parte o fase del ciclo vital de la documentación se le conoce como fase semiactiva (verunidad II).

Es recomendable que antes de transferir la documentación que ha concluido su etapa activa, selevante un inventario documental; y que en este inventario se recabe las siguientes información:

1. Clasificación

2. Nombre del interesado o área que origino su creación

3. Descripción del documento y/o expediente

4. No. de caja, No. de Expediente, No. de fojas que lo integran

5. Fechas de la documentación y

6. Observaciones, entre otros datos que se consideren pertinentes

El inventario es un auxiliar para conocer la cantidad de documentación que se enviará al archivode concentración; así mismo para que el archivo de concentración tenga información que permitacalcular el espacio necesario para albergar los acervos.

Esta acción permite establecer un equilibrio entre la documentación de entrada y la salida delarchivo de trámite y evita la sobresaturación por la conservación de documentos inútiles quedificultan las funciones del archivo.

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4.2 Expurgo

El expurgo se realiza para evitar la conservación de documentación poco útil a la institución o alarchivo.

En México, el expurgo es un proceso técnico que consiste en eliminar o seleccionar documentosque por sus características se consideran intrascendentes para el expediente; por ejemplo,fotocopias, «papeles» inútiles (hojas blancas, papel carbón, etc.) y metales que dañen losdocumentos (clips, broches, grapas, etc.). Esta actividad se debe realizar antes de transferir ladocumentación semiactiva al archivo de concentración.

En otros países el expurgo se define como la eliminación de documentos inútiles (es un sinónimode lo que conocemos como depuración documental).

Sobre el expurgo, Antonia Heredia H. dice:

Junto al volumen material existe la duplicación de información generada por vías diferentes que generanla repetición también innecesaria.El expurgo se plantea, pues, ante el volumen documental y la duplicación informativa cuando ambossean innecesarios.Nunca el expurgo ha de estar determinado, como de hecho lo hace el estado, por la falta de espacioque ha llevado a la eliminación irresponsable de unidades para habilitar lugar para otras más recientes.12

4.3 Registro de documentación de transferencia

Al concluir la revisión de los expedientes que integran el acervo documental e identificar aquellosde consulta esporádica, se procede a retirarlos del cuerpo del archivo de trámite y para ello sesugieren algunos pasos a seguir.

Registro de documentación a transferir:

1. Anotar en la cédula de inventario «Baja parcial por caducidad».

2. Elaborar en original y copia.

3. Fecha de retiro y firma del responsable que realiza el retiro.

4. Reunir todos aquellos expedientes dados de baja, ya sea porque su asunto haya concluido ocaducado, de acuerdo con el catálogo de vigencias.

5. Agrupar la documentación según los parámetros de evaluación documental; es decir, segúnla serie o año de tramitación: los expedientes de una misma serie documental, cuyo plazo deconservación finalice en el mismo año, deben quedar reunidos en un solo grupo.

6. Identificar la unidad administrativa que transfiere así como la que hace la recepción.

7. Anotar su clasificación de cada uno de los expedientes.

8. Numerar las hojas de la relación o inventario de transferencia primaria.

12 Antonia Heredia. Archivística general. Teoría y práctica, pág. 188

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9. Anotar el número de transferencia o remesa (seguido a través de una numeración sucesivaen series que iniciarán cada año).

10. Nombre y firma del responsable de la ordenación y registro de expedientes a transferir.

11. Solicitar a la jefatura de la unidad de documentación en trámite la revisión y autorización de latransferencia.

Los pasos mencionados están concatenados con lo que es el inventario documental; ya que conéste se puede realizar el registro para la transferencia.

4.4 Preparación de la transferencia primaria

Una vez relacionada la documentación a transferir, se cotejan los datos del inventario con lo queexiste en los legajos y expedientes, además de cerciorarse de que la actividad (transferencia) aejecutar sea pertinente y que la documentación sea únicamente la que haya cumplido su faseactiva; de igual forma se debe revisar que la relación se encuentre completa con los requisitossolicitados. De no ser así, se procederá a la cancelación de dicha transferencia.

Como última parte y si todos los procedimientos están completos, se firmarán de visto bueno lasrelaciones de transferencia documental y posteriormente se solicitará a la jefatura de la unidadde archivo de concentración que asigne el día y hora para el envió y recepción de la documentacióncon el fin de no interponerse con otras actividades que esté contemplado ejecutar en la unidaddocumental.

4.5 Entrega de la documentación semiactiva

Una vez realizados los pasos anteriores, la documentación que se envía al archivo de concentraciónse deberá revisar físicamente.

El traslado se efectuará en períodos establecidos entregando la documentación semiactiva parasu guarda y custodia. Los responsables del archivo de concentración deben comprobar que ladocumentación coincida con la relación respectiva. Terminadas las verificaciones, se recibe larelación de transferencia, que se integra dentro del registro de documentación transferida deacuerdo con el número de remesa.

Concluidas todas las operaciones, el archivo de concentración será la unidad encargada de laguarda y custodia de la documentación semiactiva, así como de darle la ubicación física; realizarlos procesos técnicos correspondientes; proporcionar el servicio las veces que sea requerido y,por último, preparar la documentación para la transferencia secundaria.

Es importante que el archivo de trámite conserva los inventarios de la documentación transferida;ya que en un momento determinado puede ocuparse y será de gran ayuda para la recuperaciónde la información.

Para concluir esta guía te presentamos el siguiente esquema que representa de manera generalel paso de la documentación activa.

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ARCHIVO DE TRÁMITE

PROPORCIONA SERVICIOS

ÁREASADMVAS 1

ÁREASADMVAS 2

ÁREASADMVAS 3

ÁREASADMVAS 4

RECIBE YANALIZA

PROCESOTÉCNICO

ANÁLISISDOCUMENTAL

EXPURGO

REGISTRO YPREPARACIÓN

RECEPCIÓN DE LADOCUMENTACIÓN ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN

CONSULTATRANSFERENCIA

PRIMARIA

PRÉSTAMO

• CLASIFICACIÓN

• CATÁLOGO

• EXPEDIENTACIÓN

• ARCHIVACIÓN

• *DISPOSICIÓN*

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1. Investiga en tres archivos diferentes el tipo de formato que se utiliza para las transferenciasprimarias. Compáralos y destaca las similitudes y diferencias. Posteriormente elabora unformato que consideres como el más adecuado y señala cada una de sus partes.

2. Elabora un esquema de los procedimientos o etapas que debe pasar un documento antes deser enviado al archivo de concentración y destaca las características de cada uno.

Envía a tu asesor.


Para concluir la unidad, realiza la siguiente investigación:

Visita un archivo de trámite del sector público y analiza cada una de las actividades archivísticas(desde la entrada de la documentación hasta su transferencia) y descríbelas.

Visita un archivo de trámite del sector privado y, de igual forma, analiza y describe sus actividades.

Una vez que hayas realizado las dos actividades anteriores, elabora un cuadro comparativo yagrega las observaciones y sugerencias que consideres adecuadas.

Lee el texto «Técnicas y tratamiento de documentación administrativa» (págs. 155 a 167) queestá en la sección de lecturas al final de esta guía. Envía un cuadro sinóptico de cómo se realizala transferencia primaria.

Envía a tu asesor.

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BIBLIOGRAFÍA

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XIII Congreso Internacional de Archivos, Beijing, 1996

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LECTURAS

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○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

Manual de Procedimientos

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PROCEDIMIENTO. Archivo de TrámiteACTIVIDAD RESPONSABLE No. OPERACIÓN

Clasificación dedocumentos.

SU Archivo deTrámite.

12 Recibe previa comprobación los documentos, yprocede a su clasificación, leyendocuidadosamente el documento en cuestión paradeterminar el asunto, tema o materia de que setrata, así como el sujeto (persona física o moral,lugar geográfico, etc.)


13 Identifica los números o símbolos quecorresponden dentro del cuadro de clasificaciónvigente en la Institución al asunto, tema o ma-teria de que trata el documento, representandoesta clave en el lugar respectivo del documento.


14 Investiga en los catálogos de la Unidad si yaexisten antecedentes del sujeto precisado:

14.1 Si ya existen antecedentes del sujeto, anotatanto en el documento como en las fichas deRegistro Local y de Control de Trámite Interno(esto en el caso de correspondencia deentrada), después de la diagonal que lossepara de los clasificadores, los númerosidentificadores del expediente. Enseguidaturna el documento debidamente identificadoal área de control de correspondencia de lapropia Unidad, para su trámite (Pasa a 17).

14.2 Si no existen antecedentes del sujeto, procedea la catalogación de la unidad documental.

15 Elabora en original y copia una tarjeta provisionalcon los datos de catalogación y apertura de lanueva unidad documental (Nombre-sujeto-delexpediente; extracto del asunto; claveidentificadora y clasificadora; y fecha deiniciación), anotando tanto en el documento encuestión como en la ficha de Registro Local yde Control de Trámite (esto en el caso decorrerspondencia de entrada), después de ladiagonal que los separa de los clasificadores,los números identificadores del nuevoexpediente.

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16 Revisa y confronta cuidadosamente los datosde la tarjeta provisional con los de documentosujeto a catalogación, turnando de no habercorrecciones el original de la tarjeta amecanografía, para continuar el proceso deapertura (Pasa a 17), y el documento al área decontrol de correspondencia en trámite de lapropia Unidad, para que se turne para la gestiónrespectiva (pasa a 17); asimismo, integra comocorresponda la copia de la tarjeta provisional enel Catálogo-inventario de la Unidad, como con-trol para evitar demoras, extravíos oincorrecciones.

Mecanografía 17 Recibe el original de la tarjeta provisional y, conlos datos asentados en ella, elabora las cédulascatalográficas y los marbetes del nuevoexpediente:

17.1 Confecciona con las características y elnúmero prescritos, según las reglas decatalogación establecidas dentro de laUnidad, las cédulas de inventario y dereferencia del nuevo expediente,remitiéndolas, previa revisión y confronta conla tarjeta provisional, para su integración enlos Catálogos de archivo.

17.2 Confecciona con las características prescritaslos marbetes del nuevo expediente,remitiéndolos, juntos con el original de latarjeta provisional, para la apertura de lacarpeta correspondiente. (Pasa a 19).

Recibe las cédulas catalográficas del nuevoexpediente y las coloca -si no hay devoluciónpara modificaciones, previa confronta con lacopia de la tarjeta provisional que conserva- enel Catálogo respectivo, desechando la copia dela tarjeta provisional y colocando en su lugar lacédula de inventario correspondiente.

18SU Archivo deTrámite.

Archivo de Trámite

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19 Recibe los marbetes de los nuevos expedientesy los adhiere, de no proceder su devolución paramodificaciones, tras la confronta con el originalde la tarjeta provisional que le es entregadosegún corresponda en las carpetas respectivas,manteniendo a éstas ordenadas y separadasdel cuerpo del archivo, para tener conocimientopreciso de los documentos por integrar a losnuevos expedientes, así como para incorporarinmediatamente la documentación ya tramitadaa sus carpetas, agilizando la archivación (Pasaa 27.2).

Apertura de expe-dientes.

Análisis de trámite yexpurgo.

26SU Archivo deTrámite.

Recibe los documentos que son remitidos paraarchivación, analizándolos cuidadosamentepara determinar si dan por terminado el asuntoal que se refieren, o bien si el asunto en cuestiónno ha llegado a su término:

26.1 En caso de que el documento recibidoimplique la conclusión del asunto al que serefiere, el responsable de análisis de trámiteprocede a retirar del cuerpo del archivo elexpediente al que corresponde el documentoen cuestión para cerciorarse de que suapreciación ha sido correcta, en cuyo caso:

26.1.1 Asienta en la portada de la carpetarespectiva la anotación "Baja parcial", asícomo una breve justificación de taldeterminación y la fecha en que se da porcerrado el expediente; asimismo, revisacuidadosamente el expediente concluido,quitándole las copias innecesarias dedocumentación duplicada que contenga, ylo remite junto con el documento reciénrecibido al área correspondiente para suglosa (Pasa a 27 bis).

26.1.2 Localiza en el Catálogo-inventario de laUnidad la cédula correspondiente alexpediente en cuestión y asienta en ella laanotación "Baja parcial", una brevejustificación de tal determinación y la fechaen que se dio por cerrado el expediente,dejando la tarjeta en el lugar donde seencontraba.

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26.2 En caso de que el asunto al que se refiere eldocumento recibido no haya llegado a suconclusión, turna la pieza para su glosa en elexpediente respectivo.

Glosa de docu-mentos.


Recibe del área de análisis de trámite losdocumentos que deben integrarse a losexpedientes activos que correspondan,procediendo a localizar la carpeta respectiva,sea que se conserve dentro del cuerpo delarchivo (en caso de documentos que cuentancon antecedentes), sea que se conserve aparte(en caso de documentos que no contaran conantecedentes):

Retira del cuerpo del archivo la carpetacorrespondiente al documento por glosar yverifica el correcto ordenamiento de losdocumentos que contiene (sea por ordencronológico o de trámite), precediendo aintegrar el nuevo documento en el lugarrespectivo; en seguida, costura o fija congrapas especiales el expediente y completala foliación del mismo, anotando en eldocumento recién glosado el número que lecorresponda dentro de la secuenciaestablecida.

27.1

27

27.1BIS

En caso de que el expediente al que deberíaintegrarse el documento por glosar seencuentre prestado, toma la carpetasupletoria respectiva (Véase 32.2) y colocaen ella la pieza en cuestión, cuidando de noalterar el contenido de la carpeta, que deberácolocarse enseguida en el mismo lugar queocupaba dentro del cuerpo de archivo(Cuando el expediente original fuere devuelto,recibirá del área de préstamo de la Unidad,para su glosa, tanto la documentación porglosar como el expediente entregado (Véase36.1). En tal caso, se glosa el documentodentro del expediente que le correspondesegún lo estipulado en 27.1, y se turna elexpediente completo según proceda, pasandoa 28).

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27.2 Toma la carpeta que conserva para laintegración del documento de apertura delexpediente y coloca en ella la pieza encuestión, costurando o fijando con grapas lanueva unidad documental o procediento a sufoliación.

27BIS

SU Archivo deTrámite

Recibe del área de análisis de trámite eldocumento por glosar junto con el expedienteque se cierra (el que llevará la anotación "Bajaparcial"), y verifica el correcto ordenamiento delos documentos que contiene (sea por ordencronológico o de trámite), procediendo aintegrar el nuevo documento en el lugarrespectivo; en seguida, costura o fija con grapasespeciales el expediente y completa la foliacióndel mismo -o da una nueva foliación, en casode que el expediente haya sido expurgado-,anotando en el documento recién glosado elnúmero que le corresponda dentro de lasecuencia establecida.


28 Turna al área que corresponda los expedientesdebidamente glosados:

28.1 En caso de que se trate de expedientes debaja parcial, los remite al área detransferencia documental de la propia Unidadpara que se les de el curso correspondiente(Pasa a 38).

En caso de que se trate de expedientesactivos, los remite para su reintegración enalrchivo de la Unidad.

28.2

29 Recibe los expedientes por integrar al archivode la Unidad, cerciorándose de que seencuentren debidamente glosados, completosy en buenas condiciones, en cuyo caso localizael lugar exacto que les corresponde de acuerdocon su clasificación en el cuerpo del archivo dela Unidad y los coloca precisamente en ese sitio,cerciorándose de conservar correctamenteordenados los expedientes en el acervo.


Archivación de ex-pedientes activos

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30 Efectúa las certificaciones correspondientesrespecto a la identidad del solicitante y sobrela procedencia del préstamo de expedientes delarchivo, de acuerdo con la política establecidaal efecto dentro de la Unidad; en caso de queproceda el préstamo (y recabados loselementos de autorización que en su caso serequieran a la Jefatura de la Unidad Regionalde Correspondencia y Archivo -tratándose desolicitantes de otras entidades administrativasde la propia dependencia- o a su la Jefatura dela Unidad Central de Administración deDocumentos de la propia dependencia,tratándose de solicitantes de otrasdependencias-), otorga al solicitante del servicioel "Vale de préstamo" correspondiente para quesea requisitado e original y copia (FORMATOUDT-1).


Préstamo de ex-pedientes activos

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○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

Memoria de V Congreso Nacional sobre Administraciónde Documentos y Archivística.

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Memoria del V Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística

EL PROCESO DE VALORACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL EN LA ACTIVIDADARCHIVÍSTICA

Federico Lazarín Miranda

Universidad Autónoma Metropolitana-Iztapalapa

“...El acelerado crecimiento que ha experimentado el conjunto de las dependencias que integran a laAdministración Pública Federal, así como el incremento y especialización de sus atribuciones legalestrajeron, consecuentemente, la generación cada vez mayor de información y documentación querebasaron en breve la capacidad de organización y sistematización archivística, afectando sensiblementeel aprovechamiento debido y oportuno de uno de los elementos fundamentales para el mejor desempeñode los cometidos públicos: la toma oportuna de decisiones”.

Leoncio Lara Saenz1

PRESENTACION

Para ofrecer a su consideración una ponencia en este Congreso elegí el tema de la selección yvaloración documental en los sistemas archivísticos, porque desde los primeros años de miformación como historiador ingresé al Archivo Histórico de la Secretaría de Educación Pública, ydebo confesar que en aquel tiempo me parecía una verdadera aberración que el Archivo tuvieraque efectuar trabajos de selección y valoración documental para la Secretaría. Como aprendiz dehistoriador pensaba que todo papel, por el simple hecho de tener una fecha anterior a la queestaba viviendo, era un documento histórico y, en tal caso, que toda la documentación generadase debería guardar. Con el paso del tiempo, con la práctica en archivística e investigación histórica,descrubrí que no es posible guardar todo, que existe la posibilidad de eliminar documentos quecontienen información sin ninguna utilidad para la institución o para la sociedad.

Del mismo modo, pude observar cómo el intento de guardar toda la documentación había llevadoa su irresponsable abandono en bodegas que no poseían las condiciones mínimas para suconservación y, por lo tanto, ésta sufría una depuración realizada por la mano del azar, sin saberqué información se había perdido. Por ello, pienso ahora que la valoración y selección documen-tal se deben realizar como un proceso teórico-práctico, metódico y consciente, realizado poradministradores, archivistas e investigadores, para poder rescatar y consevar el máximo deinformación como utilidad institucional y social en el mínimo espacio que, asimismo, ayudará ahacer más rápido y eficiente el préstamo de información, tanto a los distintos niveles administrativoscomo a la sociedad en general.

Esta plática la he dividido en tres partes fundamentales: en la primera, plantearé cómo se dio elproblema de la exploración documental, proceso al que se vieron sometidos los archivos mexicanosa partir de la segunda mitad del presente siglo, y, entre otros, los factores que los llevaron aldeterioro de sus funciones y su situación institucional.

En el segundo apartado trataremos sobre la controversia que se suscita entre los archivistas yalgunos historiadores acerca de guardar toda la documentación que se ha generado y cómorealizar su valoración y selección.

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En tercer lugar se propone un proceso de valoración y selección documental que es el resultadode la práctica e investigación archivística de muchos administradores de documentos, más lapropia personal, producto de la experiencia en el campo archivístico e histórico y, lo que es másimportante, resultado de fructíferas reuniones de trabajo, asistencia a conferencias y cursos decapacitación con los administradores de documentos, que tengo la fortuna de conocer.

Como toda propuesta, estoy seguro que tendrá sus puntos a discusión, algunas carencias y,espero, alguna aportación al conocimiento archivístico.

TECNOLOGíA Y LA EXPLOSION DOCUMENTAL

Es sabido, por todos los aquí presentes que cualquier acto de gobierno genera información y, enconsecuencia, se necesitan papeles como soporte de la misma, creando un sinfín de documentosque, según Alejandra Moreno Toscano, se pueden agrupar en torno a tres tipos principales, asaber:

Los de carácter político que son documentos fundamentales -incluyendo la legislación correspondientey las normas o los programas- que tienen efectos sobre el conjunto de la acción institucional; los quecontrolan o que nacen del control de la gestión interna de las instituciones; y los de trámite, en dondese registran peticiones y resultados de estas peticiones.2

Por lo que, mientras existan gobiernos se generarán documentos, cuyo soporte variará dependiendodel desarrollo tecnológico: desde los pictogramas en las cavernas, el papiro, el amate, el papel,las cintas y discos magnéticos, hasta los discos compactos ópticos. La necesidad de transmitir ydejar registro de la información provocará una producción constante de materiales que tendránque ser conservados en algún lugar para su consulta posterior, y permitir así una oportuna tomade decisiones.

Allá por los años cuarentas de este siglo “los archivos tuvieron dentro de la Administración PúblicaMexicana un alto estatuto institucional y jurídico, así como una reconocida capacidad técnica yoperativa, en plena conformidad con su condición de servicios esenciales para los órganos degobierno”3. Ello significa que en aquellos años realizaban sus actividades en perfecta concordanciacon sus autoridades, al grado de que, como lo menciona E. Ampudia, tenían una alta posicióninstitucional, por ejemplo, en la Secretaría de Educación Pública el Archivo General dependíadirectamente de la Oficialía Mayor.

Cabe preguntarnos ahora ¿qué sucedió para que los archivos fueran abandonados a su suerte yperdieran su alto rango institucional?

Para el propio E. Ampudia dos factores contribuyeron enormemente a su degradación: en primerlugar, la crisis de los archivos sobrevino por una inadaptación al cambio que se dio en lasdependencias de la Administración Pública a las que estaban adscritas, crecieron en sus estructurasorgánicas y en sus funciones,4 las secretarías de Estado se convirtieron en enormes pulpos querealizaban infinidad de actividades a lo largo y ancho del país, con la consecuente producción deproyectos, programas y planes; más los necesarios informes de los jefes de: mesa, oficina,departamento, del director de área, agregando el del director general; también el oficial mayor y elsecretario tenían que hacer su informe, para culminar con el del presidente de la República. Noconforme con ello se tenían que realizar auditorías y nuevos informes de inspección. Podemosseguir sumando papeles: solicitudes de empleo, de servicio para la propia dependencia y para elpúblico en general; solicitudes de organizaciones y sindicatos, más, no lo olvidemos, sus respectivasrespuestas y, claro está, sus respectivas copias.

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El segundo gran problema que enfrentaron los archivos lo constituyo el desarrollo tecnológico, yno es que me oponga a éste, pero a las unidades archivísticas la introducción y difusión repentinade “Ias modernas tecnologías de producción y reproducción masivas de documento”5 les vino acausar un problema de saturación no sólo de espacios sino también de actividades, porque nunca,hasta donde tengo noticia, se desarrolló a la par de la máquina de escribir mecánica, eléctrica yelectrónica; de la fotocopiadora, incluso de la microfilmadora, una máquina archivadora dedocumentos de alta velocidad.

Estos dos elementos generaron un fenómeno que los archivistas han denominado explosióndocumental.6 Así, los archivos que funcionaron perfectamente hasta los años cuarentas, concriterios y métodos fundamentados en el concepto de la “conservación exhaustiva” de documentos,se vieron repentinamente ahogados por oleajes incontenibles de papeles.7

El problema de la explosión documental no ha sido solucionado aún, hoy en día, la tecnología haseguido avanzando, ya no son sólo papeles, ahora son cintas magnéticas de audio y video,discos magnéticos de alta y baja densidad, y discos compactos ópticos los que se producengeométricamente como soporte de la información, mientras que para los archivistas sigue sinexistir la máquina archivadora de alta velocidad.

En materia legislativa, desde 1944 se estableció una normatividad muy general acerca de losdocumentos y el patrimonio cultural de la nación que indirectamente ha servido de marco jurídicopara determinar el destino final de la documentación gubernamental. En marzo y julio de ese añose publicó el decreto que prohibía la exportación de documentos originales relacionados con lahistoria de México y de los libros que por su rareza sean difícilmente sustituibles.8 Veintiséis añosdespués, en 1970, se creó la ley Federal del Patrimonio Cultural de la Nación. En 1972 se publicóla ley Federal sobre Monumentos Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricas.9

Fue hasta el mes de julio de 1980 cuando dispuso por acuerdo presidencial que el Archivo Gen-eral de la Nación sería la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de losarchivos administrativos de la Administración Pública Federal. Desde entonces las secretarías deEstado han elaborado normas y lineamientos específicos para la disposición documental.10

El propio Archivo General de la Nación publicó una serie de cuadernos técnicos (conocidoscomúnmente como colección gris), en los que se establecían las políticas, técnicas, legislación ymecanismos la depuración y organización de los archivos.11

En 1988 los administradores se percataban de la problemática a la que se enfrentaban las unidadesarchivísticas de sus distintas dependencias: la creciente saturación de espacios, causada por lageométrica producción de documentos que soportaban la información generada por laAdministración Pública en todas su áreas, desde las más altas autoridades hasta la unidadadministrativa más pequeña, en ocasiones necesaria y en algunas otras totalmente irrelevante,por lo que en ese año se realizó el primer foro de evaluación y consulta sobre modernización dela Administración Pública Federal en materia de información y archivos, promovido por el ArchivoGeneral de la Nación y algunos presidentes de los comités técnicos internos de administración dedocumentos del Gobierno Federal.

Participaron en la sesión inaugural: el secretario de Programación y Presupuesto, los oficialesmayores de las secretarías de Estado y la directora general del Archivo General de la Nación; enlas distintas participaciones de algunos de estos altos funcionarios se destacó la importancia delos archivos para el buen desempeño de las acitividades de la Administración Pública Federal y lanecesidad de su modernización para hacer más eficiente y oportuna la circulación de la informaciónpor las distintas dependencias.

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Pero nunca abordaron la problemática de la saturación de los espacios, generada por la altaproducción de documentos, que no sólo se reflejaba en las dificultades para su archivación yconservación, sino también en los altos costos de crear formatos, formitas y machotes; así comolos obstáculos operativos al verse retrasada la toma de decisiones por no contar de manerarápida y expedita con la información necesaria.12

Total que la solución primera de los administradores fue decirles a los archivistas elimínalo todo.Después, cuando le encontraron sentido económico a la destrucción se vendieron los “archivosmuertos” a un concesionario, con la condición de que triturara todo.

Los primeros en protestar fueron los historiadores, pues en sus escuelas de formación les hacíanleer una introducción a los estudios históricos de los autores franceses: Langlois y Seignobos,que en las primeras líneas del capítulo uno del libro primero (conocimientos previos) decían “lahistoria se hace con documentos. Los documentos son las huellas que han dejado los pensamientosy los actos de los hombres de otros tiempos”,13 por lo que el peor sacrilegio que se podía cometerera destruir los documentos en donde estaban las huellas del pasado. Entonces qué hacer¿guardarlo todo? ¿destruirlo todo? sino es así, ¿qué eliminar? ¿qué guardar? ¿cómo y con quécriterios se debe de conservar ésta o aquella documentación?.

LA CONTROVERSIA: QUÉ GUARDAR Y QUÉ ELIMINAR

Como mencioné anteriormente, la primera reacción, aún hoy en día, de los administradores,algunos con altos puestos, ha sido la de destruir todo para dar espacios, no sólo a los propiosarchivos sino para oficinas. Los archivistas piensan que lo mejor es valorar y seleccionar ladocumentación, pero algunos historiadores siguen renuentes en aceptar esa solución.

En 1984 el Archivo General de la Nación publicó, en dos números del boletín del Sistema Nacionalde Archivos,14 una serie de artículos y entrevistas de personalidades del mundo de la archivísticay de la profesión histórica, en donde se hace patente la discusión entre estos profesionales acercade la depuración de los archivos (concepto utilizado con anterioridad al de valoración, selección ydisposición documental).

La controversia a favor y encontra de la depuración fue interesante, las opiniones eran encontradas,prevaleciendo siempre la idea en algunos historiadores de que se debía conservar todo documentoexistente sobre la faz de la tierra. La depuración de los archivos era una solución casi criminalpara algunos de estos historiadores, que porponían almacenar todos los documentos en bodegas:cuando algún investigador necesitara hacer una consulta se le dejaría internarse en esa bodegapara ver que encontraba. Otros proponían guardarlo todo hasta que se diseñara una tecnologíacapaz de almacenar toda la información contenida en esa documentación, para que después seeliminaran, ahora, sí, los papeles viejos.15 También se argumentaba que los archivistas yadministradores no sabían qué posibles temáticas de investigación se podrían plantear losinvestigadores del futuro, por lo que, al depurar los archivos se podráin eliminar las fuentes deinformación para aquellas temáticas.

Si reflexionamos podremos observar que es imposible conservar toda la documentación quegeneran las dependencias de la Administración Pública Federal, Estatal y Municipal. En primerlugar, no existiría el espacio suficiente para albergar los documentos, estoy seguro que en pocotiempo se ocuparían con documentos todos los edificios públicos y privados de este país y noresolveríamos el problema.

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En segundo lugar, guardar en bodegas la documentación sería la forma totalmente irresponsablede destruirla, puesto que estaría en locales inadecuados, expuesta a los agentes biológicos,físicos y químicos de deterioro que acaban con el papel, que todos los aquí presentes conocemos.Por lo que las huellas de la historia se perderían irremediablemnte en todas formas.

De otra parte algunos historiadores y archivistas se inclinaban por la depuración como preoceso“inteligente” y profesional”,16 que permitiría el perfecto funcionamiento de los archivos para queproporcionaran a quien los consultara “una imagen lo más fidedigna posible de lo que fue laadministración y la sociedad que los produjeron”17.

Durante estos años se ha incrementado más la idea de que no es posible guardar todos losmateriales documentales que producen las oficinas públicas y, a la par, se ha generado toda unaserie de criterios y elementos metodológicos que permiten la selección documental y, por ende,eliminación de documentos que no poseen utilidad administrativa ni social.

También, es de suponer que es prácticamente imposible que algún historiador sea capaz deestudiar y analizar todos y cada uno de los documentos existentes acerca de una temáticacualquiera, asimismo, el trabajo en los archivos nos ha mostrado que no todos los papelesconservan información relevante y que el historiador antes de necesitar documentos aisladosnecesita series de documentos interrelacionados entre sí mismos que le permitan reconstruir unproceso histórico.

En 1984 la historiadora Alejandra Moreno Toscano consideraba que:

Es una falacia pensar que conservando todos los papeles que se generan por vías administrativasvamos a tener una mejor información lo que vamos a tener es más papeles, pero no necesariamentevamos a enriquecer el conocimiento histórico. Podemos enriquecerlo si enfocamos, dentro del conjuntode las funciones y de las relaciones que se establecen en una sociedad dada, aquellos puntosestrátegicos en donde queremos conservar ciertas informaciones que necesariamente están vinculadasentre sí.18

Del mismo modo, debemos reflexionar acerca de la época en que se generó el gran problema dela explosión documental, como se mencionó al principio de esta plática, se dio en la década de losaños cuarentas de este siglo, es decir, que en los últimos cincuenta años es cuando ha surgidoese gran problema, por lo que, en los casi cinco siglos que tenemos produciendo documentos laselección se realizaría sobre los materiales correspondientes a la última décima parte.

Dudo mucho que alguien qusiese depurar archivos del siglo XIX o de la Epoca Colonial, porqueesos períodos no tienen los kilómetros líneales de documentación que los últimos cincuenta añosdel presente siglo. Por lo que, la selección se realizaría en materiales de este siglo y con lasposibilidades que ofrecen las tecnologías de comunicación masiva, contamos con toda una ricagama de registros históricos, no solo en papel, sino e toda una serie de materiales visuales ysonoros que complementan a la información documental.

En cuanto a los investigadores del futuro, puesto que no sabemos qué harán ni qué temas seplantearán tenemos que pensar que estamos utilizando criterios, técnicas y métodos de nuestraépoca que aseguren la permanencia de los materiales documentales por el mayor tiempo posibleen locales adecuados para su conservación y con el personal capacitado para ello. De otra forma,como ya se comentó, almacenar todo en bodegas, por muy grandes y seguras que sean, ademásde ser un acto irresponsable ante la historia y la sociedad, constituye condenar a esos materialesa un futuro sumamente incierto y destructivo. Lo cual nos lleva a considerar al proceso de valoracióny selección como un mal necesario que permitirá conservar grupos documentales con la mayor

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información necesaria en el mínimo espacio.

EL PROCESO DE VALORACIÓN Y SELECCIÓN

La primera característica que se debe tomar en cuenta para realizar la valoración y seleccióndocumental es que la Administración Pública tiene la necesidad de conocer en forma eficiente yoportuna la información que se produce en las distintas áreas a su cargo, por lo que existe unanecesidad inmediata del uso de la información, esto significa que la documentación está en unafase activa. Al cerrarse el trámite al que hace referencia esa información los documentos, en lamayor parte de las ocasiones, pierden esa utilidad inmediata para el administrador, por lo que, envez de formar paquetes y paquetes de expedientes que luego son enviados al rincón más olvidadode las oficinas para morir de vejez y ser considerados archivos muertos, se deben trasladar a unaunidad de archivo de concentración, en donde recibirán una guarda precaucional, estarán adisposición de la unidad administrativa que los generó y en una fase semiactiva.

Al término de la vigencia de la guarda precaucional se valorarán y seleccionarán, en cuanto a suutilidad institucional y social, para pasar a formar parte de un archivo histórico o recibir su bajadefinitiva y ser reciclados como papel, que tal vez llegue a constituirse como otro documentonuevo, esta es su fase inactiva.

A esta circulación de grupos documentales por el sistema archivístico de una institución -que estáformado por las unidades de administración de documentos en trámite, el archivo de concentracióny el archivo histórico- se le denomina ciclo vital de la documentación, y es el elemento que permitiráa los archivos y a sus administradores tener una perfecta organización de los acervos documentalesy el préstamo oportuno de la información en todos los niveles institucionales y sociales.

El desarrollo de un correcto ciclo vital de la documentación lo permite el proceso de valoracióny selección documental que se desenvuelve en dos ámbitos: en primer lugar, corno ya vimos,todo documento tiene una utilidad institucional, es decir, que “Ios documentos públicos se creanpara realizar los propósitos para los cuales se ha establecido una dependencia”19; es cuando seencuentran en la fase activa, ello sucede generalmente mientras el trámite o asunto del cualinforman no se haya concluido, esto es, desde que se abre el expediente hasta que se cierra(como se dice en el entender de los archivistas). En segundo lugar, la documentación puederebasar el ámbito administrativo y pasar a uno más amplio, esto es, tener una utilidad social alcontener información de mayor importancia que la meramente administrativa20, y se establece lafase inactiva.

El ciclo vital de la documentación es el concepto con el cual se inicia el proceso de valoración yselección de grupos documentales, a través de la información que contienen; en sus dos primerasfases poseen una utilidad institucional, inmediata en la activa y mediata en la semiactiva; paraestablecer los tiempos que deben estar en las distintas unidades archivísticas se someterán a losllamados valores primarios, que consisten en determinar si la información es administrativa, legalo contable (fiscal), este proceso se denomina valoración primaria. En principio, todo documentogenerado por la Administración Pública tiene valor administrativo, desde los que se refieren a lasactividades más cotidianas (solicitudes, oficios de envío, acuses de recibo) hasta los de la políticade la dependencia o la economía y la sociedad nacionales.

Cuando el documento pierde su utilidad administrativa habrá que verficar si posee valor legal.Este último se encuentra en todo grupo documental que contiene el registro de trámites jurídicos(registros de propiedad intelectual o material, relaciones laborales, de leyes, acuerdos o decretos).El valor contable o fiscal está en los materiales relacionados con la hacienda pública comprobatoria

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del gasto y contabilidad gubernamental, además de la asignación y disposición de los recursosfinancieros (estados financieros, libros de caja, libros de registro de ingresos y egresos, facturas).Así, con el paso del tiempo los documentos dejan de tener valor administrativo (de uno a tresaños aproximadamente) pero pueden contener todavía utilidad legal o contable.

Al concluir el valor administrativo, legal y contable de un grupo documental pasa a su fase semiactivapara su guarda precaucional, durante un tiempo pertinente que es establecido sobre la propiainformación que contiene el grupo. Al vencimiento del tiempo de guarda precaucional se consideraque ese grupo pierde toda utilidad para la dependencia que lo generó y se convierte en papel queocupa espacio inúltimente, pero esto no signfica que deba ser destruido, por el contrario, el análisisde su información debe continuar para establecer su utilidad social y, por tanto, la existencia deinformación histórica.

El proceso de valoración secundaria se inicia ahora; mediante ella habrá que establecer si dichogrupo documental mrece ser conservado en un archivo histórico, si procede su baja definitiva o,en consecuencia, su destrucción, estando siempre conscientes que jamás podremos recuperarsu información.

Es muy díficil dar una definición precisa y exacta de documento histórico; Michel Duchein afirmaba,en una conferencia dictada en la Unidad Bibliográfica de la UNAM, en abril de 1980, que loimportante no era “conservar solamente los documentos de prestigio, con firmas de hombre célebreso relacionados a los acontecimientos importantes, o documentos de interés práctico inmediatopara los ciudadanos, sino grupos enteros de documentos de apariencia insignificante”.21 De talmanera, que la valoración primaria y secundaria de los documentos no se realiza analizando lainformación contenida en los documentos “como conjuntos, como series documentales”22 que seha formado desde las unidades de documentación en trámite.

La idea que guía este proceso es tratar de recontruir y conservar “las relaciones estructuralesinternas de la documentación", para restablecer y preservar el “universo informativo que se derivade las actividades orgánicas de una institución” y sus articulaciones externas con la sociedad.

1. Se establecerá la procedencia institucional del grupo documental, actividad por la cual sereconstruye la historia de la institución: cuándo, cómo y para qué fue creada, lo que nospermitirá observar cuáles eran sus objetivos y funciones. Así como los cambios estructuralesque ha tenido durante su vida orgánica.

2. Habrá que determinar el volumen del acervo en metros lineales, para conocer la magnitud delgrupo y el espacio que ocupa.

3. Se debe precisar la tipología de los soportes materiales que contienen la información delgrupo documental (papel, papel fotográfico, acetato, cintas magnéticas de audio y video,discos magnéticos u ópticos).

4. Es importante detallar el estado de organización del acervo y el tipo de clasificación que seutilizó.

5. Se deben señalar los elementos descriptivos con que cuenta (catálogos, guías, inventarios orelaciones).

6. Es necesario delimitar el período aproximado de tramitación que abarca la documentación,

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deberá iniciar con el año más viejo y el más reciente.

7. Se tendrá que hacer una descripción lo más detallada posible de la información que contieneel grupo documental, recordemos que la valoración se desarrolla analizando su contenidoinformativo, por lo que es muy importante conocer el tipo de información que contiene.

8. Es necesario mencionar qué grupos documentales afines existen, en qué lugares seencuentran y si tienen aiguna restricción para la consulta pública.

9. Con los elementos anteriormente citados, se puede realizar la valoración primaria, ésto es,verificar que la documentación no posea información administrativa, legal o contable vigente.

10. El siguiente paso es aplicar la valoración secundaria buscando que la información contengaevidencias acerca del origen, organización y desarrollo de los organismos públicos, queofrezcan testimonios de la evolución y cambios legales que sufre la institución, además derevelar la relación existente entre la institución y su entorno político, socioeconómico y cul-tural.

NOTAS1. Lara Saenz, Leoncio. “Palabras”, Memoria del Primer Foro de Evolución y Consulta sobre Modernización de la

Administración Pública Federal en Materia de información y Archivos, México, Archivo General de la Nación, 1988,p. 17.

2. “Entrevista con la Dra. Alejandra Moreno Toscano”, Boletín del Sistema Nacional de Archivos, México, ArchivoGeneral de la Nacion. N. 5, mayo-lunio. 1984, p. 5.

3. Ampudia Mello, Enrique, Institucionalidad y Gobierno. Un ensayo sobre la dimensión archivística de la AdministraciónPública. México, Archivo General de la Nación, 1988, pp. 23-24,

4. Ibidem, p.245. Ibídem, p. 25.6. Ibídem.7. Ibídem.8. Mercadillo Pérez, Maricela. “Prontuario de legislación archivistica vigente publicado en el Diario Oficial de la

Federación’, Boletín del Sistema Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación. N. 10, marzo-abril,1985, pp. 34-60.

9. Ibídem.10 Ibidem.11. Políticas y mecanismos de depuración y organización de los archivos históricos (N. 15), Archivos de concentración

(N. 20), Términos de prescripción legal (N. 33) e Instructivo para depuración documental de las dependencias, dela Administracion Pública Federal (N. 43), México, Archivo General de la Nación, 1979, 1980 y 1981.

12. Memoria del Primer Foro de Evaluación y Consulta sobre Modernizacion de la Administración Pública Federal enMateria de Información y Archivos. México, Archivo General de la Nación, 1978.

13. Langlois y Seignobos, Introducción a los estudios históricos, Argentina. Pleyade, 1972. p. 17.14 Boletín del Sistema Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, N. 4, marzo-abril, y N. 5, mayo-

junio, 1984.15. Boletín del Sistema Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, N. 4, marzo-abril, 1984, pp. 6-8.16. Rodriguez Ochoa, Patricia, “Depuración de archivos administrativos: problema para el historiador”, Boletín del

Sistema Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, N. 5, 1984, p. 21.17. Ibidem.18. “Entrevista con...”, Op. cit p. 5.19.Herrera Huerta, Juan Manuel, “La selección documental: una solución dual”. Boletín del Sistema Nacional de

Archivos, México, Archivo General de la Nación, N. 5, mayo-junio, 1984,p.31.20. Ibidem.21. Michael Duchein, Características, estructuras y funciones de los archivos históricos, México, UNAM, 1988, p. 9

(Pensamiento Universilario, N. 33).22. “Entrevista con...”, Op. cit., p. 7.23. Hefrera Huerta, Juan Manuel, Op. cit., p. 34.

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Archivística general, teoría y práctica

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ARCHIVISTICA GENERAL

TEORIA Y PRACTICA

Antonia Heredia Herrera.

Servicio de Publicaciones de la Diputación de Sevilla

1993

6ª. EDICIÓN

4. Valoración, Selección y Expurgo: diversidad de planteamientos.

En el campo de los archivos el volumen documental como resultado de la gestión de los paísesdesarrollados está generando uno los principales problemas con que ha de enfrentrase el archiverode hoy. Volumen documental nacido de ese aumento de gestión, pero incrementado sensiblementepor la multiplicación innecesaria resultado de las excesivas e incrontroladas reproducciones de ladocumentación original. Este volumen material y físico viene a sumarse a la multiplicación de lainformación por diferentes vías que ha dado en llamarse «explosión informativa”.

Tal volumen esta creando necesidades urgentes de espacio para su almacenamiento y de per-sonal cualificado para su organización y descripción. Más locales y más técnicos que suponencostos en muchos casos impensables.

Estos hechos plantean actualmente la práctica habitual de una eliminación responsable de ladocumentación (estimada en algunos países hasta el 80%).

Elio Lodolini, en una línea tradicional y conservadora, razona que si el archivo es un conjunto dedocumentos procedentes de una institución y por tanto unidos por el vínculo de la procedencia, laeliminación de alguna parte de ese conjunto resulta “un hecho antiarchivístico»

En efecto, desde el punto de vista historiográfico jurídico y archivístico no es posible encontrarjustificación al expurgo, por cuanto no es posible establecer con certeza absoluta cuándo unaserie será utilizada nunca más, tampoco es del todo válido el criterio de destruir documentos delos cuales existen copias, pues cada copía está en una oficína distante y pervive dando lugar asecciones distintas.

Así, pues, todos los documentos deberán conservarse teóricamente, pero la producción actual hacrecido en tal proporción que resulta prácticamente imposible su conservacIón total.

A un evaluador responsable e imaginativo le asaltarán serias dudas sobre la conservación de losdocumentos en cuanto que todos tienen ciertos valores permanentes, teniendo en cuenta que loque se destruye no se recuperará jamás.

Los criterios de selección que puede preceder o seguir a las transfencias varían de unos países aotros.

Entre otros, los que propugnan una conservación total con anterioridad a una determinada fechaque varía de acuerdo con la legislación, así para ltalia, 1650; para Gran Bretaña, 1660; para laURSS, 1825; para Dinamarca, 1848, para los Países Bajos, 1814; para Mauritania, 1960.

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4.2. Expurgos.

4.2.1. Razones y justificación del expurgo.

Aunque puede resultar contradictoria la afirmación de eliminar para conservar, lo cierto es que esa partir de los criterios de conservación cuando se plantean los de eliminación y expurgo.

No hace demasiados años la conservación era la misión principal del archivero aunque sumanifestación no fuera más allá del almacenamiento, hoy la conservación como sinónimo dealmacenamiento, sin posibilidad de acceso porque no exista organización y descripción, no tienesentido. La conservación está encaminada al servicio y para hacerla rentable es necesario conservaraquello que realmente pueda ser utilizado.

El volumen documental de hoy es consecuencia de la complejidad de gestión de las institucionespero incrementado -como dicho- las más de las veces, innecesariamente por medio de lamultiplicación reprográfica.

Conservar todo lo que se produce a sabíendas de que buena parte es innecesario no tiene sentido.

Junto al volumen material existe la duplicación de información generada por vías diferentes quegeneran la repetición también innecesaría.

El expurgo se plantea, pues, ante el volumen documental la duplicación informativa cuando am-bos sean innecesarios.

Nunca el expurgo ha de estar determinado, como de hecho lo ha estado, por la falta de espacioque ha llevado a la eliminación irresponsable de unidades para habilitar lugar para otras másrecientes.

El expurgo” o eliminación responsable no es otra cosa que “la operación por la que se seleccionanlos documentos a fin de que sólo aquellos que reúnen las mejores condiciones de testimonio einformación alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos hístóricos para su conservaciónperpetua en ellos, como piezas valiosas del Patrimonio documental”.

4.2.2. ¿Cómo y quiénes determinan el expurgo?

Esta responsabilidad ha de llevarnos a una valoración seguida de una selección para delerminarla conservación permanente. Este planteamiento archivístico suele checar con el de los productoresque se perfilan como los enemigos más encarnizados del expurgo porque:

a) Eliminan sin deber, antes de transferir la documentación.

b) Producen, multiplicando y engrosando, innecesariamente los expedientes.

La relación y el diálogo del archivero con el productor se hace: del todo necesarios para evitar loprimero y reconducir lo segundo.

La valoración ha de partir desde la perspectiva jurídico administrativa que contempla el que hemosestimado valor primario del documento que puede tener varias acepciones y que importa a laAdministración y a los administrados:

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- administrativa (las devoluciones de fianzas en un expediente contratación).

- Fiscal (los plazos establecidos en las declaraciones de renta).

- legal (capacidad probatoria).

operativa (listados de controles).

y desde la perspectiva histórica que mira el valor secundario cuando tras su uso corriente sirvasólo para soporte de la investigación histórica.

En el primer caso, mientras que la documentación no haya prescrito administrativamente todo seconserva. A partir de allí entra en juego la valoración histórica y la selección.

El problema es que no hay límite que fije esta prescripción variando según los testimoniosrepresentativos de los diferentes procedimientos administrativos.

Hemos dicho con anterioridad cómo la valoración histórica es difícil y por tanto complicada ydetermina la dificultad de una reglamentación que forzará a unas normas más o menos evidentesy claras y a unos criterios orientativos. Hasta el extremo que más que una reglamentación generalsería conveniente una, específica, según los fondos documentales.

Las normas generales de expurgo apuntan a la conservacion de los originales y a la elíminaciónde los borradores, copias y daplicados por reproducción. También el expurgo; afecta con generalidada la documentación de trámite: citaciones, partes de asistencia, recetas, matrices de recibos, queno suelen ofrecer inquietudes de conciencia suprimirlos.

Con todo, estas normas no son absolutas. La pérdida de originales da un valor a las copias quede por sí no tienen.

Pero a partir de aquí el problema se inicia haciéndose necesario un plan de expurgos en el quehan de estar presentes para la valoración: investigadores, gestores de la Administración yarchiveros, en tanto en cuanto los campos de interés de la Historia han cambiado, evolucionandoy se han diversificado, y en cuanto hay que partir de los plazos legales que determinan la vigencialegal o fiscal.

El problema de la selección es una de las mayores responsabilidades, sobre todo teniendo ejemplosde eliminaciones irreparables, realizadas incluso con el asesoramiento de especialistas. Lodolinicita el ejemplo de la Comisión de Expurgo integrada en gran medida por los discípulos de Mabillónque destruyó gran parte de la documentación financiera del Antiguo Régimen por entender queno tenía interés para la Historia, cuando la historia económica se vuelca hoy sobre este tipo defuentes.

Al hacer la valoración histórica ya vimos que hay que contemplar determiandos valores que impidenla eliminación.

Hay series y unidades archivísticas clarísimas en cuanto a la conservación (Registro civil,expedientes personales, Tratados Internacionales) o en cuanto a la eliminación (recetas, listadode asistencia). Otras sin embargo plantean serias dudas, sobre todo cuando sabemos que al noexistir la información principal, una adicional puede adquirir un valor de que habitualmente carece.

El expurgo exige un conocimiento profundo de las series y su típología.

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En cuanto a quienes tienen la responsabilidad del expurgo hay que considerar un triple frente:

- productores, que no suelen ir más allá de la deteminación de la vigencia administrativa

- usuarios, por cuanto ellos son los principales beneficlarios y suelen manifestarse por laconservación a ultranza.

- archiveros, que han de estar por encima de ambas, mirando hacia la conservación definitivade sólo lo que tenga valor permanente.

En España no se ha progresado suficientemente en el tema, aunque está planteado y más omenos avanzado en diversos frentes (documentación Judicial, de hacienda, municipal). Pero esuna urgencia que no podemos eludir. Recientísimamente ha sido tema de atención de las Jornadasde Archivística celebradas en Andorra y, algo después en las VII Jornadas de Archivos Municipalesque tuvieron lugar en Leganés en noviembre de 1989.

4.2.3. ¿Dónde y cuándo se hace el expurgo?

¿Dónde ha de realizarse el expurgo? Existe una primera etapa que bien puede iniciarse bajo lasdirectrices del archivero en las propias dependencias productoras evitando una remisión innecesariaal archivo central. Esto será posible siempre que existan listados claros de las series a expurgary sus plazos y siempre que haya designada una persona en cada negociado o dependenciaencargada de la conservación de los expedientes producidos y en contacto estrecho con elarchivero.

El cuándo de los expurgos está íntimamente unido al momento de la segunda edad de losdocumentos.

Teóricamente la responsabilidad mayor en materia de expurgos corresponde a los archivosintermedios antes de a los muestreos antes transferirlos a los históricos”. La inexistencia deaquéllos y sobre todo la ausencia de una regulación eficiente de las transferencias hace que laeliminación en muchos casos corresponda a los archivos centrales de las instituciones que jueganel papel de administrativos e intermedios, y a veces incluso se convierten en históricos.

Como contrapartida de la eliminación existen soluciones que plantean la sustitución por medio delmicrofilm que reduce el espacio de conservación, pero tropieza con la incógnita de la perdurabilidadde las películas y con el reconocímiento del valor legal de aquél. La eliminación total por medio deestas sustituciones es totalmente peligrosa y debe evitarse. Otra solución es la conservación pormuestreo por períodos cronológicos y por sectores.

4.2.4. Legislación sobre el expurgo.

Sin olvidarla, desde las primeras normas dadas por el Ministerio de Gracia y Justicia (R. D. 12mayo 1854), poco se ha avanzado. Sólo existen criterios Generales, sin un compromiso desdearriba.

El artículo 55 de la Ley del Patrimonio de 25 de junio de 1985 está dedicado. Actualmente alrecaer muchas de las competencias de archivos en las Comunidades Autónomas éstas lo hanrecogido, sus Leyes de Archivos, pero sin haberse desarrollado por medio reglamentos.

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4.3. Consersvación por muestreo

Las funciones de las instituciones que determinan la existencia de series tan voluminosas cuyaconservación total se hace imposible (por ejemplo, declaraciones del impuesto sobre la renta)plantea una conservación parcial, partiendo de un muestreo, el “chantillange” dicen los franceses.

Muestreo es una pequeña parte separada de un todo para ilustrar las notas del conjunto, o, dichode otra manera, “una fracción representativa” o bien “una pequeña cantidad de cualquier cosadestinadaa dar idea de la totalidad”

Lo que es preciso, en el caso de los documentos, es que los conservados sean representativosdel conjunto.

Para llevar a cabo esta práctica habrá que partir primero, de conveniencia de la eliminación, sinllegar a la destrucción total, segundo, de la existencia de series homogéneas y repetitivas.Generalmente un muestro no podrá aplicarse documentación cartográfica o audiovisual. Cuantomayor sea la muestra, tanto mejor representada quedará la información que perdure, aunque elporcentaje puede variar entre un 10% y un 1%, en algunos casos.

El reciente estudio RAMP sobre muestreo, enumera los siguientes métodos de muestreo:

a) Ejemplar o modelo.

b) Selectivo o cualitativo.

e) Sistemático (cronológico, topográfico, alfabético, numérico).

d) Aleatorio.

a) El muestreo ejemplar, se hace a efectos de conservar uno o varios ejemplares a fin de iliustrarla práctica administrativa de una época.

b) El muestreo selectivo trata de conservar los documentos más importantes o significativos deuna clase. Tiene el peligro del subjetivismo, de aquí la importancia de indicar siempre loscriterios observados en la selección.

c) El muestreo sistemático es aquél que precisa necesariamente la homogenidad de la serie yelimina periódicamente, conservando bien un año, un mes, bien los expedientes -ordenadosalfabéticamente- correspondientes a una letra o bien conserva numéricamente en expedientecada tantos eliminados.

d) El muestreo aleatorio es aquél que toma las muestras al azar, por cuanto cualquiera de loselementos pueden ser igualmente representativos.

5. Bibliografía.

RICKS, Ariel: La administración de documentos como función archivística , “Actas del 8 CongresoInternaciona de Archivos”, Washington, 1976, “Archivum” XXVI, 1979.

UNESCO, Consulation d’experts en vue de I’etablissement d’un programe a long terme en matiérede gestion des documents e des archives (Ramp) dans le cadre da programe general d’information.Rapport final, 14-16 mayo, 1979 (PGI/79/WS10)

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F. Meyer: La gestión des documents et le tri, “Les archives”, extrait de “ALA World Enciclopedia oflibrary of information services”, 1980, traduction M. Duchein, C.I.A. 1982, pág. 10.

CONDI, Ma. Luisa: La gestion de documentos en al Administración, “Boletín de ANABAD, XXXIII,1983, nO. 3, julio-septiembre, págs. 465-469.

RHOADS, James b.: La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionalesde información, Estudio RAMP, París 1989.

Para transferencias y expurgos: (además de las obras citadas a pie de página”.

C. J. H: The selection of archives for permanent preservation. Actas del III Congreso Internacional,Florencia. 1956. “Archivum”. VI, 1956, págs. 25-42.

BAZAN LASCANO, Marcelo: El descarte, “Revista del Archivo General de la Nación”. II no. 2,Bueneos Aires, 1973, págs. 25-51.

CORTES ALONSO, Vicenta: Urgencias archivísticas: las transferencias, los expurgos, “Boletínde ANABAD”, XXX, 3, julio-septiembre, 1980, págs, 361-375.

Transferencias y Expurgos en “Archivística”, Sevilla, 1983, págs. 147-163.

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III Sesión Plenaria

Informe Principal

XIII Congreso Internacional de Archivos Beijing 1996

INTERACCION ENTRE LA TEORIA Y LA PRACTICA ARCHIVISTICAS, DESDE LAPUBLICACION DEL MANUAL HOLANDES EN 1898 TERRY COOK NATIONAL ARCHIVES

OF CANADA (CANADA)

POR

TERRY COOK

National Archives of Canada

Prólogo: Memoria, archivos e historia de los archivos

La historia del pensamiento archivístico en este siglo refleja la interacción de la teoría y la prácticade esta disciplina que archiveros de todo el mundo han ejercido para conservar la memoria delmundo1.

Según Jean-Pierre Wallot, Archivero Nacional de Canadá y Presidente del CIA, estamos“construyendo una memoria viva para la historia de nuestro presente”. Las “casas de la memoria”fruto de este proceso contienen «las claves de la memoria colectiva” de los países y los pueblos.Los ciudadanos del mundo pueden así abrir las puertas al bienestar personal y social, bienestarque proviene de experimentar una continuidad con el pasado, el sentimiento de tener raíces, depertenecer a algo, de identidad2. Los archiveros saben que en la mitología griega la Memoria esla Madre de todas las Musas. A través de ella, la sociedad puede crecer hasta alcanzar unamadurez sana y creativa.

Ahora bien, esta memoria social o colectiva no se ha ido formando fortuitamente a lo largo de lahistoria, ni están sus resultados libres de polémica. En un entorno postmodernista, los historiadoresestudian ahora muy minuciosamente los procesos que con el tiempo han ido definiendo qué valíala pena recordar y, algo igualmente importante, qué quedaba relegado al olvido. El erudito francésJacques Le Goff se refiere a la política de la memoria archivística: desde tiempos antiguos, lospoderosos han decidido quién podía hablar y quién estaba obligado a callar. De hecho, los archivostienen como origen institucional el haber sido agentes para legitimar el poder y marginar al “otro”.La historiadora estadounidense Gerda Lemer, por ejemplo, en un convincente recorrido históricoque va desde la Edad Media hasta nuestro siglo, muestra la exclusión de las mujeres de losinstrumentos e instituciones deque dispone la sociedad para guardar su memoria, incluyendo losarchivos. Asimismo, los archiveros de los países en desarrollo se preguntan si los conceptosclásicos en materia de archivos, que surgieron de la cultura europea escrita, son los más apropiadospara preservar las memorias de las culturas orales. Para resumir: cualquier acto en el que lasociedad recuerde tiene repercusiones transcendentales. Como afirma el novelista Milan Kundera,«la lucha contra el poder es la lucha de la memoria contra el olvido”3. Pero, ¿la memoria de quién?¿Y quién establece la lucha?

Si consideramos la historia de los archivos, ¿cómo han reflejado los archiveros estas realidadessociales de más amplia trascendencia a medida que construían sus casas de la memoria? ¿Qué

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supuestos, conceptos y estrategias han utilizado, consciente o inconscientemente, y por qué?¿Cómo han cambiado éstas con el tiempo, y por qué? ¿Qué estructuras de poder y fuerzassociales predominantes han influido en sus planteamientos intelectuales? Para responder a estaspreguntas necesitamos una historia intelectual de nuestra profesión. Necesitamos comprendermejor nuestra propia política de la memoria. La canadiense Barbara Craig, profesora de archivística,ha expuesto la cuestión con elocuencia: “Así como la identidad personal está anclada en un fuertesentimiento histórico lo mismo le ocurre a nuestra identidad profesional -ambas provienen de lacapacidad de experimentar ... una continuidad. Si no hay nada en el pasado en lo que valga lapena fijarse, y además con orgullo, no hay nada en lo que podamos cifrar nuestras esperanzas defuturo»4. Sin una continuidad con el pasado, los rumbos del futuro carecen de legitimidad. Si nocomprendemos los esfuerzos intelectuales de nuestros antecesores, perdemos el beneficio desus experiencias.

Un viaje de exploración por el discurso archivístico: Nota metodológica

Para analizar la historia de las ideas archivísticas desde 1898 es necesario prestar oídos al discursoarchivístico de este siglo. Es necesario volver a los debates profesionales que han mantenido losarchiveros más prominentes sobre su trabajo. Es necesario volver a oír, y comprender, sussupuestos, ideas y conceptos, en vez de limitarse a tratar de la interacción de la teoría y lapráctica per se.

En este enfoque, la “teoría” archivística no se refiere a una serie inmutable de principios inamovibles,ni el ‘teórico” a sus constantes defensores a través de contextos variables en cuanto a la práctica.Este tipo de perspectiva y metodología histórica resulta demasiado modernista y demasiadopositivista para un observador de finales del siglo XX. El pensamiento archivístico en este siglodebe considerarse, más bien, como algo en constante evolución, algo que se transformacontinuamente para adaptarse a los cambios radicales que se van produciendo en la naturalezade los documentos, en los organismos que los producen, en los sistemas de gestión y tratamientode archivos, en la utilización de los archivos y en las tendencias culturales, jurídicas, tecnológicas,sociales y filosóficas de la sociedad. Las ideas archivísticas que se formaron en una época y lugardeterminados reflejaban muchos de estos factores externos; con frecuencia estas ideas sereconstruyen, o incluso se redescubren, en otro tiempo y lugar, o se van moldeando de generaciónen generación en el mismo tiempo y lugar. Los mejores teóricos en materia de archivos son losque han sido capaces de reconocer y expresar estos tremendos cambios sociales para luegoabordar conceptualmente sus repercusiones en el ejercicio de la profesión y en el pensamientoarchivístico. Esta articulación forma nuestro discurso colectivo, nuestra narrativa profesional, yconstituye, por tanto, el núcleo de la historia intelectual de nuestros archivos.

Al examinar el discurso archivístico de este siglo, he centrado mi análisis en una serie deprominentes pensadores europeos, norteamericanos y australianos cuyas obras han encontradoexpresión en fuentes en lengua inglesa. Por supuesto, existen muchas tradiciones archívisticasque se encuentran fuera de mi propio ámbito geográfico y língüístico. Los organizadores delCongreso han elaborado muy acertadamente el programa para que otros ponentes puedan abordarestas amplias lagunas en mis conocimientos. A pesar de ello. Espero que mi análisis descubraalgunas tendencias históricas que tengan algo de universalidad, incluso dentro de este granpluralismo que caracteriza al Congreso Internacional de Archivos. Si bien me hago eco de autoresparticulares, espero que los temas que han abordado trasciendan sus propias circunstanciasnacionaies y lingüísticas y sean asi de interés para toda la comunidad mundial de archiveros.

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El Manual Holandés de 1898: Definición de principios archivísticos

Hace casi cien años, el trío holandés formado por Samuel Muller, Johan Feith y Robert Fruinpublicó su famoso Manual for the Arrangement and Description of Archives. Por ello, ha sido muyoportuno que el Comité encargado del Programa del Congreso, al decidir el tema de estaconferencia, optara por celebrar el centenario de esta importante contribución holandesa y surepercusión a nivel mundial.

Resulta evidente que la obra de Muller, Fruin y Feith no surgió de la nada en la última década delsiglo pasado. Los archivos existían desde hacía muchos siglos, fueran de un tipo u otro, pero losprincipios archivísticos modernos per se, a pesar de ciertos precedentes bastante obscuros, nollegaron a formularse con detalle hasta la Francía y la Alemania del siglo XIX5.

Sin embargo, resulta irónico que no fueran ni franceses ni alemanes los autores de los importantestratados que expusieron estos principios a la atención de todo el mundo a principios del siglo XX,sino archiveros, holandeses, ingleses e italianos6. De estos tratados, el holandés es el que hatenido mayor influencia, por ser el primero en publicarse y el único traducido al francés, alemán,inglés, italiano, portugués y chino.

La mayor aportación que hicieron los autores holandeses consistió en articular los principios (o«reglas”, como ellos los llamaron) más importantes relativos tanto a la naturaleza como altratamiento de los archivos. El trio expuso en su primera regla, que para ellos “la base sobre laque de apoyarse todo” era que los archivos son “el conjunto de los documentos escritos, dibujosy material impreso que hay recibido o producido oficialmente un organismo administrativo o unode sus funcionarios...” Las reglas 8 y 16 enunciaban los pilares gemelos de la teoría archivísticaclásica: los archivos así definidos “se mantendrán cuidadosamente separados” y no se mezclaráncon los archivos de otros productores ni se organizarán siguiendo un orden artificial en función dela cronología, geografía o tema; y la organización de dichos archivos “se basará en la organizaciónoriginal de la colección documental, que en general se corresponde con la organización delorganismo administrativo que lo ha producido”. Así, en terminos sencillos, se encuentran definidosel concepto de la procedencia y el del orden orginal. Esta última regla, según la cual se ha derespetar, y, si es necesario, reestablecer el sistema original de archivado y clasificación utilizadopor el productor, fue considerada por los autores holandeses como Ia más importante de todas ...de la que surgen todas las demás»7. Creían que respetando así la organización de los sistemasoriginales de archivado se podría elucidar el contexto administrativo en el que fueron producidoslos documentos.

Ahora le reconocemos ciertas limitaciones a este Manual pionero. Como ya se ha consignado,trata fundamentalmente de organización y descripción, como se refleja en el propio título de laobra: tiene poco que decir sobre la valoración y selección tal y como las entendemos en laactualidad. Trata de los documentos administrativos, públicos o de entidades y de su ordenadatransferencia a los archivos para conservar su orden y clasificación originales; relega los archivosprivados y personales al ámbito de las bibliotecas y bibliotecarios. Y lo que es más importante, elManual se basa en la experiencia de los propios autores tanto con una cantidad ilimitada dedocumentos medievales que se prestaban a un minucioso análisis diplomático, como condocumentos procedentes de departamentos con registros bien organizados en administracionesestables. Dicha experiencia les llevó directamente a la suposición de que, como se ha expuestoanteriormente, Ia organización original del archivo” en la institución productora se correspondería“en líneas generales con la organización de la Administración que lo produjo”8, lo que ya no escierto en el caso de los organismos modernos, donde existe un gran número de sistemas dearchivado en muchos soportes en un gran número de suboficinas que ya no guardan una estrecha

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correspondencia con la organización estructural interna y las múltiples funciones del organismoproductor. Además, la revolución informática y la revolución de las telecomunicaciones hanacelerado vertiginosamente este proceso de descentralización y difusión hasta el punto de quelas funciones operativas atraviesan en la actualidad todo tipo de demarcaciones estructurales uorganizativas. Y éste es el motivo que explica la disonancia que ha surgido recientemente entrelos principios archivísticos de valoración y los de organización y descripción. Para la valoraciónarchivística moderna es esencial contar con un conocimiento detallado de las estructuras, funcionesy actividades administrativas, que evolucionan rápidamente, conocimiento que también resultaimprescindible para la reestructuración de los procesos de trabajo y el diseño de sistemasinformáticos. Pero este conocimiento ya no es fruto únicamente del estudio de los documentossegún las clásicas metodologías holandesas concebidas para la organización y la descripción dearchivos.

Los autores holandeses describieron con precisión lo que veían en los registros y estructurasadministrativas de su época, y ciñéndose a esta experiencia enunciaron los principios profesionalesesenciales. Pero estos principios en ocasiones se han defendido muy rígidamente o se haninterpretado con demasiada literalidad, cuando las estructuras administrativas del siglo XX hanexperimentado importantísimos cambios. Esto no es culpa de los autores holandeses, sino másbien un tributo al carácter convincente de su obra. Precisamente el Manual holandés es muyimportante porque es en esta obra donde, por vez primera, se codifica la teoría archvística europeay se enuncia una metodología para el tratamiento de archivos, que ha ejercido una gran influenciaen nuestra teoría y nuestra práctica colectivas. Su influencia fue tan grande que aún muchosaños después, en 1956, el estadounidense Theodore R. Schellenberg, teórico de la archivística,llamó al Manual holandés “una Biblia para los archiveros modernos”

Sir Hilary Jenkinson y la inviolabilidad de las pruebas

Veinticuatro años después de publicarse el libro holandés, Hilary Jenkinson publicó el segundogran tratado sobre teoría y práctica archivísticas. La defensa que Jenkinson hace en su obra delos archivos como prueba imparcial y su visión del archivero como guardián de las pruebas se hanconvertido en el toque de trompeta de nuestra profesión. En un párrafo que aparece en nadamenos que cuatro de sus discursosl2, Jenkínson exclama:

La carrera del archivero es una carrera de servicio. Existe para hacer posible el trabajo de otros... SuCredo es la Inviolabilidad de las Pruebas; su Cometido, Conservar hasta el último vestigio de lasPruebas pertenecientes a los Documentos bajo su custodia, su objetivo es ofrecer, sin perjuicio ovacilación, los Medios del Conocimiento a todos los que deseen conocerlos...El buen archivero esquizás el más desinteresado devoto de la Verdad que proporciona el Mundo moderno.

Jenkinson afirma que, si los documentos son los subproductos espontáneos de la Administración,testimonio puro de actos y actuaciones no se ha de permitir ninguna interferencia después de suproducción, puesto que si no se estaría socavando su propia naturaleza de prueba imparcial delos hechos. Si se quiere conservar en un archivo la “inocencia” de los documentos, toda valoraciónpor parte del archivero es totalmente impropia. Así, si el archivero ejercita su “juicio personal”,estaría empañando la imparcialidad de los documentos como prueba testimonial, como tambiénlo haría cualquier criterio de conservarlos para satisfacer las necesidades presentes o futuras delos investigadores. El papel del archivero era custodiar archivos, no en crearlos. La solución deJenkinson consistió en hacer recaer en el productor de los documentos la incómoda tarea dereducir el ingente volumen de la documentación moderna, convirtiendo así a la Administración en“el único instrumento para la selección y eliminación de sus propios documentos...” Los archiveros

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se harían entonces cargo de los documentos restantes. dispensándoles el mismo trato que a ladocumentación medieval y de principios de la época moderna, respecto a la cual no era necesariollevar a cabo ninguna eliminación en los archivos. Aunque el propio Jenkinson expresa el temorde que la Administración no destruya lo suficiente o destruya demasiado o produzca documentosen los que las consideraciones de carácter histórico tengan el mismo peso que el deber deproporcionar prueba imparcial de las actuaciones, no ofrece una solución satisfactoria a ningunode estos dilemas13.

El archivero estadounidense Gerald Ham hizo hace poco una observaciones sobre este dilemajenkinsoniano: “Permitiendo al productor determinar cuál habrá de ser el documento deconservación permanente, se resuelve el problema de la complejidad, temporalidad y volumen dela documentación contemporánea limitándose a ignorarlo”14. Además, el planteamiento deJenkinson puede animar a ciertos productores de documentos, como los presidentesestadounidenses Richard Nixon o George Bush, a destruir o alejar del escrutinio público (y portanto de la responsabilidad democrática) los documentos que contengan testimonios desfavorablesde determinadas actuaciones durante su mandado. Si se llevara a sus externos, el planteamientode Jenkinson permitiría que el patrimonio archvístico aoptara enteramente la forma impuesta porla ideología “oficial” del Estado.15

En su concepto de “grupo documental” [archive group], Jenkinson intentó abarcar la totalidad delos documentos “fruto de la labor de una Administración que era un todo orgánico, autónomo,capaz de resolver con independencia, sin el concurso de ninguna otra autoridad, todos los aspectosde los asuntos que se le pudieran someter en el curso normal de su actividad.” La referencia deJenkinson a una “Administración que era un todo orgánico” es otro ejemplo del enfoque queaplica en su obra, que, al igual que la del trío holandés, se centra en los documentos medievalesy del comienzo de la época moderna, con sus series cerradas, sus productores estables y muertosdesde hacía mucho tiempo y su condición de documentos heredados del pasado16.

En 1906, Jenkinson empezó a trabajar en el Public Record Office de Londres, donde su labor secentró casi exclusivamente en los documentos medievales y los más antiguos del Estado nacional.Esta experiencia explica su insistencia en el carácter jurídico de los documentos, así como en suscaracterísticas probatorias. Sus supuestos archivísticos reflejan también la identificación personalde Jenkinson con la cultura corporativa del funcionariado británico de la preguerra, que refuerzasu fe en el administrador público como persona honorable, educada y civilizada, capaz de aplicarjuicios desinteresados en lo concerniente a la conservación de los documentos. En lo que serefiere al supuesto de que la “Verdad” se descubría gracias a los documentos, o que el archiveroera un “guardián” neutral e imparcial, Jenkinson se limitaba a reflejar fielmente el positivismoempírico de la historiografía que él conocía en profundidad. En resumen, las opiniones de Jenkinsonsobre la valoración ya no son válidas para los documentos modernos ni con respecto a lasexpectativas de la sociedad moderna para con los archivos, y sus perspectivas sobre el carácterestable de las administraciones o el orden inmutable de la organización de los archivos no resultanmuy útiles para resolver los problemas actuales de descripción. Pero su enérgica defensa delcarácter probatorio de los documentos sigue inspirando, acertada y justamente, a los archiverosde todo el mundo17.

Hay dos temas generales que surgen en la historia de las ideas archivísticas europeas hasta1930: los principios archivísticos se derivaban fundamentalmente de la resolución de problemasrelativos a la organización y descripción de la documentación más antigua; y estos principiosreflejan en gran medida la época y lugar de los autores y el tipo de documentos con los que seencontraron. Estos dos temas vuelven a surgir en la obra del notable teórico italiano EugenioCasanova, cuya publicación más importante apareció en 1923. Como Jenkinson y el trío holandés,

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y también otros autores anteriores en el campo de la diplomática, Casanova reflejaba las corrientesintectuales predominantes en el siglo XIX y principios del XX cuando, en palabras de Oddo Bucci,“aportó a la disciplina su orientación empírica, la eirgió como ciencia descriptiva y se aplicó elimperativo de la historigrafía positivista, cuyo objetivo era la cumulación de hechos más que laelaboración de conceptos...”

Pero esta historiografía positivista y este empirismo basado en “hechos” hace tiempo que quedarondesacreditados. Por consiguiente, han de reconceptualizarse los principios archivísticos quesurgieron en esa epoca de modo que reflejen una sociedad transformada y las elaboracionesIntelectuales que la acompañan. A este respecto, Bucci señala que fundamentalmente los nuevoscambios sociales “socavan los hábitos y las normas de conducta, e implican asi una ruptura conlos principios que durante mucho tiempo han regido los procesos de producción, transmisión,conservación y utilización de los documentos. Esta claro”, sigue diciendo, «que las profundasinnovaciones en el ejercicio de la profesión son cada vez más incompatibles con el mantenimientode una doctrina que busca permanecer enclaustrada tras los baluartes de sus principiostradicionales”. Lo que Bucci nos dice de Casanova, igualmente cierto en el caso de Jenkinson ydel trío holandés, es que los principios archivísticos no son algo inamovible en el tiempo, sino que,como ocurre en la propia historia, o en la literatura, o en la filosofía, cada generación vuelve ainterpretarlos18.

La voz americana: T.R. Schellenberg y los usuarios de los archivos

La iniciativa que surgió a continuación para articular el discurso archivístico procedió de !os EEUU.Como no se podían permitir el lujo de formular principios archivísticos en función del análisismeticuloso de un limitado número de documentos antiguos, no: eran capaces de basarseexclusivamente en la “ciencia descriptiva” de Casanova, Jenkinson y los autores holandeses, losarchiveros americanos emprendieron su andadura profesional colectiva frente al creciente problemade los documentos contemporáneos, de los que sólo una pequeñísima parte se podría conservarde forma permanente en los archivos.

Cuando se fundó el Archivo Nacional de Washington, en 1934, heredó una apabullante masa dedocumentación federal acumulada, de aproximadamente un millón de metros, que iba creciendoa un ritmo de más de 60,000 metros al año. Esta situación se tradujo en dos resultados principales:el primero fue la aparición en Norteamérica de una nueva profesión, la de gestor de documentos,para ayudar a los organismos a enfrentarse a esta avalancha de papel; el segundo consistió enuna clara reorientación de la profesión en Norteamérica , reorientación que también se dejó sentirallí donde se leían y traducían esta ideas tan influyentes.

Margaret Cross Norton, una escritora pionera en materia de archivos y Archivera Jefe del Estadode Illinois, afirmó en 1944 que a la vista del increible volumenal que habían llegado los documentosmodernos “es evidente que no es posible que ningún organismo conserve todos los documentosfruto de su actividad”. Y sigue diciendo, consciente de que esta idea contrasta con las de Jenkinson:“El enfoque de la labor archivística se ha desplazadode la conservación de los documentos a laselección de los documentos que se van a conservar”. Philip C. Brooks, un eminente pensadordel Archivo Nacional de EE.UU, fue muy explícito en las críticas que verió contra la idea deJenkinson de que los archiveros pueden mantenerse “al margen de toda responsabilidad en loque atañe a la forma en que los organismos públicos gestionan sus documentos”, lo quesencillamente se traduciría en una situación en la que “demasiados documentos recibirían untratamiento incorrecto, o incluso se pederían, antes de que los archiveros se hiciesen cargo de su

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custodia”. A raíz de estas preocupaciones surgió el concepto americano del “ciclo de vida”, segúnel cual los documentos son en primer lugar organizados y utilizados de manera activa por susproductores, una vez que el uso de estos documentos se hace más esporádico, hay un segundoperíodo en el que éstos son almacenados en centros externos específicos [records centres], yluego, cuando ya no tiene ninguna utilidad operativa, son “seleccionados” como documentos convalor archivístico y transferidos a un archivo, o bien, por el contrario, son declarados documentossin valor archivístico y se eliminan. La persona que mejor describió cómo realizar esta labor deselección fue Theodore R. Schellenberg.

Al elaborar estos criterios de selección o valoración, Schellenberg se convirtió en el “padre de lateoría de la valoración en los Estados Unidos” Afirmó que los documentos tienen valores primariosy secundarios. El valor primario se refiere al grado en el que los documentos satisfacen lasnecesidades administrativas inmediatas de sus productores - algo parecído a lo que promulgaraJenkinson al asignar a los administradores” la tarea de determinar el valor a largo plazo de losdocumentos. Los valores secundarios que Schellenberg subdividió en valores probatorios einformativos, eran algo distinto, puesto que reflejaban la importancia de los documentos para lainvestigación secundaria que realizaran posteriormente otros usuarios, y no para la utilizaciónprimaria por parte de su productor original. Sobre este punto Schellenberg negó expresamenteque su "valor probatorio” tuviera que ver con el significado que Jenkinson atribuía a los archivoscomo "prueba” o testimonio. Para Schellenberg, los valores probatorios la importancia que losdocumentos tienen para los investigadores, no para los administradores, a la hora de documentarlas funciones, programas, políticas y proecedimientos del productor. Estos valores los establecía,tras las funciones, programas, políticas e investigación y análisis correspondientes, el archiverode Schellenberg, no el administrador de Jenkinson. El valor informativo, la otra mitad de losvalores secundarios, se refería al contenido de los documentos relativos a las “personas físicas yjurídicas, cosas, problemas, condiciones y demás” propias de “la actuación de la propiaAdministración”. Se dejaba de nuevo en manos del archivero el decidir cuál era el contenidoinformativo importante y cuál no lo era; decisión que tomaría basándose en su formación históricay consultando con “especialistas en la materia”, a fin de reflejar el mayor número posible deenfoques de investigación. Este valor informativo era el más importante, considerando su “utilidad... para documentar más ampliamente la vida americana”23. Muy en línea con el enfoque queaplica a estas cuestiones de la investigación secundaria, a Schellenberg le honra haberse esforzadomucho más que el trío holandés o Jenkinson en tender puentes entre archiveros y bibliotecarios,y entre los archiveros a cargo de documentos institucionales y los responsables de archivosprivados24. El legado global de Schellenberg consistió, sin embargo, en cambiar el enfoque de losarchiveros, desplazándolo de las características intrínsecas de los documentos a su contenido.

Schellenberg y sus colegas estadounidenses introdujeron otro importante cambio en el pensamientoarchivístico. Los holandeses y Jenkinson creían que todo documento generado o recibido por unaadministración era un documento de conservación permanente [archives]. Para Schellenberg, los“documentos de archivo” [archives] eran únicamente aquella pequña porción escogida por elarchivero para ser conservada de forma permanente, de entre un conjunto inicial de documentosmucho más amplio, que él denominó “records”. Los records eran de la incumbencia de los recordsmanagers [gestores de documentos] y de las instituciones productoras; los archives erancompetencia de los archiveros y de los archivos.A pesar de la buena cooperación que existe entreambas profesiones, la distinción que hace Schellenberg entre records y archives ha tendido arecalcar sus diferencias más que sus similitudes. Este legado plantea problemas estratégicos alos archiveros en un mundo informatizado, porque los documentos informáticos requierenespecíficamente una intervención directa y por adelantado [up-front] de los archiveros si se quierepreservar su valor probatorio25.

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En organización y descripción, Schellenberg inventó el concepto de record group como instrumentopara abordar el enorme volumen de documentos generado por una “Administraciónextremadamente compleja”, en la que, según sus propias palabras “ninguna unidad administrativareúne los requisitos exigidos por Jenkinson [para el record group] ... de integridad eindependencia...” Schellenberg señaló acertadamente que en las administraciones modernas “todaslas unidades están interrelacionadas y muy pocas son totalmente independientes a la hora degestionar los asuntos que son de su incumbencia”. Debido a esta complejidad de la Administracióny al enorme volumen de los documentos, para la creación de un record group americano se“considera la cantidad, así como la procedencia” como criterio. Tal planteamiento resultanecesariamente “un tanto arbitrarío”, puesto que estos factores prácticos varían en el tiempo y enel espacio a la hora de evaluar Ia conveniencia de hacer que la unidad tenga el tamaño y lascaracterísticas adecuadas para la organización y la descripción y para la publicación deinventarios.”26 Allí donde se ha aplicado el concepto del record group también se han introducidomuchos de estos sesgos arbitrarios y prácticos, hasta el extremo en que algunos críticos afirmanen la actualidad que el concepto oscurece la procedencia más de lo que la protege27.

Schellenberg fue mordaz en sus críticas contra Jenkinson: “Estoy harto de que me citen a un viejofósil; como autoridad en temas de archivos”28. En vez de permitir que los “administradores” deJenkinson decidieran lo que tenía que estar en los archivos, Schellenberg insistió en que eran lospropios archiveros los que debían tomar esta decisión tan importante y colaborar con los gestoresde documentos para ejercer influencia sobre la configuración futura de la documentación de carácterhistórico. Lejos de negarse a la eliminación, el proceso que culminó con la destrucción de millonesde metros de documentos federales estadounidenses. En lugar de insistir sobre la supuesta purezadel fonds d’archives europeo o del archive group de Jenkinson, Schellenberg popularizó el recordgroup como ejercicio para llegar a un compromiso aparentemente adecuado para la organizacióny la descripción de los documentos de unos organismos públicos muy complejos. Y en todo elloSchellenberg reflejó la cultura política contemporánea en EEUU, la cultura del “estatismo del‘New Deal’, que recalca las ventajas de la tecnocracia en la gestión y de la eficacia”, en la que elarchivero que Schellenberg imagina sirve como un “miembro activo más del equipo directivo desu empresa...”29. Al contrario que Jenkinson, Schellenberg previó el futuro en vez de defender elpasado, además de haber unido las técnicas de gestión y el academicismo histórico en los archivos.No obstante, algunos de los compromisos por los que abogaban estas ideas, sobre todo cuandosus sucesores americanos ampliaron el ámbito de estos compromisos, suscitaron más adelantebastante polémica entre los archiveros.

Una de estas cuestiones se refiere al concepto de los archivos definidos en función de su uso. Alestablecer los valores secundarios, sobre todo los informativos, varios archiveros norteamericanosposteriores a Schellenberg le dieron mucha importancia (mucha más que Schellenberg) al usoprevisto de los archivos por parte de estudiosos, y sobre todo por parte de historiadores, comofactor esencial a la hora de decidir qué documentos tienen valor histórico.

“Las últimas tendencias historiográficas son de primordial importancia para nosostros”; éste fue elconsejo, en materia de valoración y selección, que ofreció Meyer H. Fishbein, un adelantado pensadorque trabajó en el National Archives and Records Service durante los años 60 y 70 30. Maynard Brichford,en el manual de valoración que aprobó la Society of American Archivists en 1977, afirmaba que “eléxito de la valoración y selección está directamente relacionado con el papel protagonista quedesempeña el archivero como representante de la comunidad de investigadores. Quien lleva a cabo lavaloración debe abordar los documentos ...evaluando la demanda en función de la utilización de losdocumentos por los investigadores en el pasado, en el presente y la que se prevé que harán en elfuturo... Al tomar una decisión, se consideran las necesidades de contar con fuentes documentales alargo plazo y la demanda potencial por parte de los estudiosos” 31. No obstante, estos planteamientos

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que se basan en el uso de los documentos para definir la propia naturaleza de los archivos desembocan,según las objeciones de Gerald Ham, en “un proceso de selección tan aleatorio, tan fragmentado, tandescoordinado, e incluso y con demasiada frecuencia, tan accidental ... [y que, además,] refleja conharta frecuencia unos intereses de investigación muy limitados, y no el amplio espectro de la experienciahumana. Si no podemos salvar estos obstáculos [advierte Ham] el archivero acabará siendo en elmejor de los casos una mera veleta a merced de los cambiantes vientos de la historiografía”32. Además,esta forma de plantearse los documentos históricos en función de su utilización saca a los documentosde su contexto orgánico, en el seno de las actividades de su productor, e impone criterios relativostanto a la valoración como a la descripción que son ajenos a los propios documentos y a su procedencia.

La orientación que el archivero debe darle a la valoración asi como la definición de “valorarchivístico”, se van apartando de los procesos de producción de los documentos y de los propiosorganismos productores y, así, los partidarios de este tipo de valoración acaban reduciendo lateoría archivística a una especie de “mucho ruido y pocas nueces” [much ado about shelving],esto es, un puñado de normas prácticas encaminadas a suplementar lo que para ellos es la clavede los conocimientos de un archivero: el contenido histórico de los documentos, la historiografíay las expectativas y deseos de los usuarios34.

Análisis social y evaluación funcional. Una perspectiva más amplia.

Si los archiveros no se van a encargar (como propugnaban Schellenberg y sus seguidores) deseleccionar, recoger y describir como documentos de conservación permanente sobre todo aquellosque quieren los historiadores y otros usuarios: si los archiveros no pueden (tal como recomendaraJenkinson) aceptar que el productor de los documentos es capaz de decidir imparcialmente quédocumentos van a conservarse aparte del reducido número necesario para cumplir las limitadasobligaciones del organismo en cuestión, ¿qué van a hacer los archiveros? De Alemania, EstadosUnidos y Canadá han surgido respuestas a esta pregunta, asi como planteamientos alternativos.En la creencia de que los archivos deben reflejar la sociedad que los ha generado de una formamás global, estos “planteamientos sociales” se internan en nuevas concepciones de la teoría ymetodología archivísticas. Esta perspectiva representa un cambio fundamental en el discursoarchivístico, que pasa de ser un discurso centrado en el Estado a reflejar la sociedad más ampliaa la que éste sirve35.

Desde la época del trío holandés, pasando por Jenkinson y Casanova, e incluso llegando a losnorteamericanos y su gestión de documentos en la Administración, ha sido el Estado el quetradicionalmente ha fundado los archivos, para servirle y formando parte de su estructura jerárquicay cultura organizativa. No es, pues, sorprendente que la teoría archivística buscara legitimarse enlas teorías, modelos y ejemplos estatistas. Este ya no es el caso. A finales del siglo XX, la actituddel público hacia los archivos, o por lo menos hacia los archivos que se sostienen con los impuestosdel contribuyente, ha cambiado de forma radica: los archivos son ahora del pueblo, para el pueblo,e incluso también por el pueblo36. Muy pocos ciudadanos estarían de acuerdo en gastarconsiderables cantidades de dinero para financiar archivos cuyo contenido principal es un diálogoentre burócratas. Para justificar los archivos ante el ciudadano medio todavía se puede seguirinvocando la responsabilidad de la Administración y la protección de los derechos individuales,pero hay mucho más: los archivos le ofrecen al público un sentimiento de raíces, de identidad, deorientación, de historia y de memoria colectiva. Pero en general los archiveros han tardado enreconocer este cambio, y también han tardado en desplazar las bases sobre las que articulan susprincipios y sus prácticas desde unos modelos de tipo estatista a unos modelos sociales.

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En el tema del apuntalamiento filosófico de la valoración archivística, el alemán Has Booms esquizás el pensador más importante. La suya fue también una de las primeras voces que se alzarona favor de un nuevo paradigma social para los archivos. Booms reaccionó contra los peoresexcesos del paradigma estatista tradicional, según el cual se imponen los valores ideológicos delEstado en la propia definición de documento de archivo, afirmando que debe permitirsele a lasociedad definir la esencia de sus propios valores, y que estos valores se han de reflejar en losdocumentos de archivo de forma representativa. Booms escribió: “Si existe algo o alguien calificadopara otorgar legitimidad a la valoración archivística, es la propia sociedad, y las opiniones públicasque expresa, dando por supuesto, obviamente, que éstas puedan formarse libremente. El públicoy la opinión pública ... sancionan [todas] las actuaciones públicas, generan en esencia el procesosociopolítico y legitiman la autoridad política. ¿Es que no podría también proporcionar la orientaciónfundamental que debe seguir la valoración?”37. Su idea básica es que la sociedad, no los usuariosde Schellenberg ni los administrradores estatales de Jenkinson, debe generar los valores quedefinan la “importancia” y, por tanto, la significación archivística y lo que se ha de conservar deforma permanente en los archivos. Con esto se llevó al siguiente corolario: “los archiveros necesitanconsiderar los valores de los contemporáneos de los documentos, a favor de los cuales seprodujeron los documentos”. En 1991, Booms afirmó que la mejor forma de identificar los valoressociales no consiste en investigar directamente la dinámica social y la opinión pública, sino en unplanteamiento indirecto mediante el cual se investiguen las funciones de los principales productoresde documentos que la sociedad designa para que hagan realidad sus necesidades y deseos.Booms dijo que “los archiveros necesitan un análisis práctico de las funciones de la produccióndocumental que les ayude a vincular las necesidades de documentación... con los propiosdocumentos.” De esta forma, se produce una “transición inmediata” de unos valores socialesciertamente amorfos a la procedencia concreta de los documentos, que se expresa a través de lafuncionalidad de los organismos productores; motivo “por el cual la procedencia debe seguirsiendo la base inmutable del proceso de valoración” 38.

El planteamiento de Booms, que refleja los valores sociales a trravés de las funciones del organismoproductor de los documentos, forma también parte de la orientación que sigue la nueva estrategiade la "macrovaloración” que se implantó en el Archivo Nacional de Canadá en 1991, y que yollevaba enunciando en mis propios escritos teóricos desde finales de los años 80.En el nuevoplanteamiento canadiense el enfoque antiguo, que se centraba en el contenido de los documentosy que suponía que dicho contenido reflejaba directamente la opinión pública, o las necesidadesde los usuarios o las tendencias históricas, se ha sustituido por uno nuevo que se centra en elcontexto más amplio o “macrocontexto” de los documentos, tal y como se revela a través delcontexto de su producción. Este planteamiento discurre en paralelo a la “transición inmediata” deBooms, que pasa de unas funciones sociales amorfas a las manifestaciones institucionalesconcretas basadas en la procedencia de esas funciones, y así transforma la metodología de lavaloración, que pasa de un marco histórico-documentalista basado en el contenido a otro cuyabase es el contexto y cuyo centro la procedencia39.

Esta reinterpretación canadiense de la procedencia hace de este principio algo más conceptualque físico, como corresponde a la era del documento informático. La “nueva” procedencia esasimismo más funcional que estructural, como corresponde a un período en el que la estabilidadorganizativa desaparece pro doquier. Pero insisto en que, no obstante, sigue siendo procedencia,por medio de la cual las circunstancias contextuales de la producción de los documentos vuelvenal centro del universo de actividades del archivero, y no a través de criterios externos. Ahora bien,al planteamiento canadiense no le guían los principios holandeses o jenkinsonianos de procedencialiteral, que se basan en la organización y la descripción y afirman que existe una exacta congruenciaentre la función del productor, la estructura del productor y el sistema de organización y tratamientode archivos. El planteamiento canadiense reconoce y respeta, no obstante, la intención que subyace

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en los principios antiguos, que consistía en vincular la información registrada en los documentoscon el contexto orgánico de la actividad institucional (o personal). Dicho contexto orgánico deactividad ya no se puede establecer, por lo menos inicialmente, intentando leer o comprendermiles de millones de documentos en papel, por no mencionar a sus escurridizos homólogoselectrónicos o visuales. El trabajo debe centrarse en primer lugar en el propio contexto orgánico,y por tanto en el análisis y valoración de la importancia de las funciones, programas, actividadesy actuaciones de la Administración. A continuación, las conclusiones de la valoración así realizadase verifican antes de darlas por definitivas, pero sólo cuando se haya finalizado la valoración anivel global (macro-level) de las funciones y los procesos de trabajo 40.

El Archivo Nacional de Holanda ha adoptado al mismo tiempo que los canadienses un métodoparecido para la valoración de las funciones de la Administración en vez de valorar los documentosen particular. En su ambicioso proyecto PIVOT, los holandeses decidieron que”en vez de fijarseen los principios tradicionales en materia de archivos y gestión de documentos, que de hechotienden a seleccionar y retener la información generada por los procesos administrativos, laestrategia que se propone centra la valoración de la información en el papel que ésta desempeñaen las actividades y labor de Administración. Siguiendo este planteamiento, los organismosanalizarían primero los procesos esenciales para desempeñar su cometido y las tareas necesariaspara realizarlos; la selección y valoración de la información que se utiliza en estas actividadesdebe reflejar el valor sopesado de las tareas ... En general, la información que se debe guardar esaquella necesaria para reconstruir las funciones fundamentales de la Administración. Tanto paralos holandeses como para los canadienses, la valoración no se centra en primer término en losdocumentos a nivel individual, sino en las funciones, cometidos o actividades de la Administraciónque generan documentos. Sin embargo, el proyecto canadiense se distingue por su ámbito, puestoque también abarca la interacción del ciudadano con el Estado y las repercusiones que lasactuaciones del Estado suponen para los ciudadanos tal y como se pone de manifiesto en lascase file series, mientras que el proyecto holandés se centra sobre todo en las políticas y tareasinternas y no presta tanto interés a su materialización a nivel de asuntos concretos [case-levelimplementation].

La norteamericana Helen Samuels ha elaborado otro planteamiento novedoso, de filosofía “so-cial” más que “estatista”, que ofrece el concepto de la “estrategia para documentar” [documenta-tion strategy]. Consciente de que la escala de la moderna gestión documental [record-keeping]sólo puede comprenderse a través de un nivel análitico por encima del nivel del propio documentoy de la institución que lo produce. Samuels ha concebido la estrategia para documentar como unanálisis cooperativo multi-institucional que conjuga las actividades de valoración de muchos archivoscon objeto de documentar los temas, asuntos, actividades o funciones principales de la sociedad.La estrategia para documentar integra en su análisis los documentos oficiales de la Administracióny de otras instituciones con los documentos personales y los soportes visuales, así como lainformación publicada e incluso la historia oral. Su enfoque no se centra, sin embargo, en laprocedencia, sino en temas como la formación de los estudiantes universitarios o el desarrollo dela industria informática. No es por tanto sorpredente que él planteamiento de la estrategia dedocumentación haya sido objeto de críticas, puesto que implica, a no ser que se aplique a nivelmuy local y limitado, la amenaza de que se solapen los temas/funciones, y por tanto existe laposibilidad de que se dupliquen las tareas de investigación del archivero y las tareas de adquisiciónde documentos. Por otra parte, los temas o asuntos que se elijan siempre serán objeto de polémica,y es por eso que este planteamiento contiene alguno de los fallos tipo “veleta” que se encuentranen la tradición schellenberguiana americana43. Por estos motivos, la estrategia para documentares más apropiada para el mundo de los documentos personales y los no institucionales que paralos administrativos o institucionales, o si es de aplicación a éstos, es como complemento. Samuelslo ha reconocido, y desde entonces ha elaborado el concepto del “análisis funcional institucional”.

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En este análisis propone que lo primero que necesitan los archiveros, en la línea del planteamientocanadiense y del proyecto PIVOT, es investigar y comprender las funciones y actividades de suspropias instituciones, para realizar la correspondiente valoración de los documentos de dichainstitución antes de embarcarse en una “estrategia para documentar” más amplia e interinstitucionalcon objeto de localizar los documentos personales que puedan complementar o suplementar losarchivos institucionales. En ambos conceptos, la cuestión fundamental para Samuels es que, auna escala mucho mayor que la que han utilizado normalmente los archiveros, “el análisis y laplanificación deben preceder a la adquisición 44.

El enfoque de Samuels de buscar vínculos entre los archivos institucionales o de organismos ylos archivos personales, fue precedido por el concepto del “archivo total”, una tradición canadienseque viene evolucionando desde principios de los años 7045. Esta tradición la comparten tambiénotros países, pero muy raramente con el equilibrio que se ha conseguido en Canadá entre losarchivos públicos y privados a nivel nacional. La tradición canadiense del “archivo total” subrayala necesidad de integrar el papel oficial de los archivos como guardianes de la continuada necesidaddel organismo productor de conservar testimonio de sus actuaciones, y el papel cultural de losarchivos como conservadores de la memoria nacional y la identidad histórica. Al igual que paraBoorris y Samuels, el planteamiento canadiense refleja una visión más amplia de los archivos,una visión que cuenta con la aprobación de la sociedad y que la refleja, y no una visión modeladapor poderosos grupos de interés, sean de usuarios o de productores. En palabras de lan Wilson,archivero canadiense, el planteamiento se centra más en los documentos de gobernación [gover-nance] que en los de gobierno. Esto incluye la interacción de los ciudadanos con el Estado, lasrepercusiones que el Estado tiene en la sociedad y las funciones tanto de la sociedad mismacomo las de las estructuras que la rigen. La tarea archivística consite en preservar el testimoniode dicha gobernación, no en limitarse sólo al testimonio de los gobiernos gobernando 46.

Nadie representa mejor el nuevo paradigma "social”, que no el "estatista”, que el canadienseHugh Taylor. Taylor fue uno de los arquitectos del concepto del “archivo total” en el Archivo Nacionalde Canadá, y desde muy pronto se vio influido por las teorías sobre comunicaciones y nuevossoportes expuestas por los canadienses Harold Innis y Marshall McLuhan. Conjugando las ideasfilosóficas, un agudo conocimiento de los nuevos soportes y tecnologías y las perspectivasecológicas y holísticas, Taylor sacó a los archiveros de su “shunt histórico” y les introdujo en la erade la información, la era de los documentos electrónicos, las redes globales de comunicaciones ylas iniciativas en pro del patrimonio comunitario. Y lo hizo proyectando siempre un sentidorevitalizado el de la contextualidad (o procedencia), explorando las ricas interconexiones entre lasociedad y el documento, entre el acto y el documento. Taylor desafió a los archiveros en unalarga serie de penetrantes y especulativos ensayos a que vieran los nexos archivísticos en laevolución desde la sociedad antigua a la medieval, industrial y moderna, y desde el documentooral al escrito, al visual y al electrónico. En nuestro mundo de intercambios y comunicacioneselectrónicas interactivas Taylor percibe “una vuelta a la oralidad conceptual», esto es, una vueltaa una situación donde las palabras o documentos adquieren significado sólo porque están“estrechamente relacionados a su contexto y a las acciones que se dan en ese contexto". En estatradición oral, el significado “reside no en los documentos mismos, sino [en] las actuaciones ycostumbres de las que aquéllos son testigos en forma de ‘prueba’. Considerando la posición queocupan estas acciones “probatorias” o contextuales, cada vez más en el centro de la definiciónmisma e incluso de la existencia del documento o para cualquier comprensión posterior del mismo.Taylor instó a los archiveros a adoptar “una nueva forma de”historiografía social” para dejar muyclaro cómo y porqué se crearon los documentos...” Frente a una situación en la que los volúmenesde información son abrumadores y los cambios tecnológicos constantes, los archiveros, en suopinión, deberían concentrarse menos en el tratamiento de “documentos o series particulares” ymucho más “en el reconocimeinto de las formas y modelos del conocimiento, que puede ser la

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única forma de que no caigamos en el pantano de la información y los datos ...”47. No resultasorprendente que las meditadas especulaciones de Taylor alentaran a los archiveros a no quedarseaislados en sus claustros profesionales o tras los muros artificiales de cada disciplina. Conjugandoasí en su propia persona las tradiciones europeas y norteamericanas, haciendo un imaginativorecorrido desde la oralidad medieval hasta la “aldea global”, acogiendo al documento electrónicoy visual, en vez de rehuirlo, buscando modelos y vínculos para sustituir a la fragmentación y lacompartimentación, Taylor demostró que los archiveros pueden servir a la sociedad tan biencomo la sirven los nuevos ‘monjes del chip”, y no como meros aliados de los poderes del Estado.

La procedencia revigorizada y la transición hacia la era electrónica

La obra de Hugh Taylor condujo a los archiveros norteamericanos, y sobre todo a los canadienses,a lo que Tom Nesmith, profesor de archivística, denomina “el redescubrimiento de la procedencia”48.Nesmith mantiene que los archiveros, de forma cada vez más general, empezaron a aplicar susconocimientos históricos y metodologías de investigación no al contenido de los documentossiguiendo el modelo de Schellenberg, sino a la investigación y comprensión de “el contextoprobatorio del que nacieron”. El propio Nesmith fue un líder en este campo, reclamando una“historia del documento” como base de la “nueva forma” tayloriana del saber historiográfico o“diplomática moderna”49. Yo he mantenido que los archiveros, centrándose en la “procedencia,respect des fonds, contexto, evolución, interrelaciones, orden”, esto es, en el corazón tradicionalde nuestra profesión y discurso teórico, podrían pasar del paradigma de la información al delconocimiento, y por tanto adquirir una nueva importancia en la era de los documentos ycomunicaciones electrónicas 50. En vez de hacer frente a estos difíciles retos abandonando losprincipios archivísticos para abrazar los de la gestión de la información, como habían sugeridoalgunos comentaristas en los años 70, o de quedarse anclados en el acolchado mundo delhistoriador, cuyo centro es el contenido, los archiveros canadienses descubrían la emociónintelectual de su propia profesión. Pronto surgió en Canadá un amplio abanico de estudios para“adentrarse en la información contextual sobre los productores de la documentación, laadministración de los documentos y las formas, funciones y características fisicas de los diversosdocumentos archivísticos” en todo tipo de soportes 5l. Fue en este ambiente tan receptivo dondeLuciana Duranti revitalizó la secular disciplina de la diplomática y la importancia que ésta tienepara la comprensión de los documentos modernos52. Y fue también en esta prometedora atmósferacanadiense en la que los estadounidenses David Bearman y Richard Lytle se sintieron más cómodospara publicar en 1985 su tan citado artículo “The Power of the Principle of Provenance”. En estadecisiva exposición manifestaron que la recuperación de información en función de la procedencia,centrada en un estudio de la forma y la función de los documentos y el contexto de producción, ypresentada a los investigadores en forma de asientos o registros de autoridad, es superior a losmétodos de recuperación que se basan en el asunto y el contenido y ofrece la clave para que elarchivero desempeñe un papel de gran valía en la era de los documentos electrónicos. Laprocedencia no era sólo un legado del pasado, sino la promesa futura de un puesto importantepara los archiveros que obedece a la “singular perspectiva [que éstos poseen] ... [de] cómo losorganismos producen, utilizan y seleccionan la información”53.

Al tiempo que los canadienses adquirían un aprecio mucho más fuerte y consciente de laimportancia de la procedencia para abordar los problemas archivísticos modernos y los americanosse iban a la misma progresivamente apuntando a la aventura, los archiveros europeos tambiénhacían afirmación. Por lo menos en cuatro volúmenes de ensayos de reciente publicación, en losque aparecen autores de muchos paises, los archiveros europeos han pugnado por la continuadapertinencia de la procedencia para resolver los problemas de los archivos en la actualidad. El

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hecho de que archiveros procedentes de la cuna de la teoría archivística hayan consideradonecesario embarcarse repetidas veces en este examen puede ayudar a los europeos a perdonara los norteamericanos su fase de apostasía y a comprender el entusiasmo de sus recientesredescubrimientos. En estos estudios los europeos han reafirmado en su mayor parte la vigenciadel principio de procedencia, pero sienten la necesidad de interpretarlo de forma libre, en vez dehacerlo literalmente, y conceptualmente en vez de físicamente, si es que el principio va a seguirdándole vida a una profesión que se enfrenta a un nuevo entorno: el de la oficina automatizada ylos documentos electrónicos 54.

La reinterpretación más contundente de la procedencia nos viene de Australia y se encuentra enla obra de Peter Scott y sus colegas 55. Aunque la mayoría de los teóricos de la archivísticaposteriores a Jenkinson y Schellenberg se han centrado en los espinosos problemas de la valoracióno documentos electrónicos. Peter Scott se centró en la descipción. Se dio cuenta de que ya no eraválida la suposición que tradicionalmente se ha hecho de que existe una relación exacta entre eldocumento y la Administración que lo ha producido. Asimismo, demostró claramente que esasmismas administraciones ya no eran monojerárquicas en su estructura o funciones, sinodinamismos complejos en constante transformación, al igual que lo eran sus sistemas de gestióny tratamiento de los documentos (record-keeping systems). Elaboró por tanto el enfoque australianode sistema de series como forma de describir las múltiples interrelaciones que existen entre ungran número de productores y un gran número de series documentales, estén donde estén en elcontinuum del proceso documental: en la(s) oficina(s) que las generan, en la oficina donde secontrolan o en el archivo. Al planteamiento de Scott de interrelacionar los documentos y su(s)inmediato(s) productor(es) se están añadiendo ahora en Australia, a modo de prueba, otrasrelaciones múltiples que se basan en las funciones formales y los más amplios contextos deprocedencia más allá de contexto del productor inmediato 56. Todas estas interrelaciones no guardanentre sí una correspondencia exacta de uno-a-uno, como sí ocurre en la mayoría de lasdescripciones archivísticas (a pesar de algunas referencias cruzadas), sino que más bien existenrelaciones de muchos-a-uno, uno-a muchos y muchos-a-muchos: entre muchas series y unproductor, entre muchos productores y una serie, entre muchos productores y muchas series,entre unos productores y otros productores, entre unas series y otras series, y entre series yproductores y funciones y a la inversa. De hecho, Scott cambió la descripción archivística de unamodalidad de catalogación estática a un sistema de descripción de las interrelaciones dinámicas.

La intuición más importante que tuvo Peter Scott fue la de romper no sólo con el corsé descriptivodel Record group de Schellemberg, sino también con la fijación en “lo físico” de los archivos,sobre la cual se ha basado implicitamente la mayor parte del pensamiento archivístico desde lapublicación del Manual holandés. De esta manera, como por fin se está reconociendo. PeterScott es el fundador de la revolución “post-custodia” en el pensamiento archivístico mundial 57.Aunque trabajaba en un mundo de papeles, sus ideas son ahora especialmente importantes paralos archiveros que se enfrentan a los documentos informáticos en los que (como en el sistema deScott) la parte física del documento tiene poca importancia en comparación con sus contextosmultirrelacionales de producción y de utilización contemporáneo.

“La reinvención de los archivos”: documentos informáticos y teoría archivística

La revitalización o redescubrimiento de la procedencia se vio también motivada por la infinidad deproblemas que los documentos informáticos planteaban a los archiveros. Los debates en torno aestos documentos se van introduciendo cada vez más en el discurso profesional, dando iugar anuevos e interesantes hallazgos conceptuales, asi como a nuevas estrategias y prácticas 58. A

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pesar de las importantes aportaciones que han hecho los canadienses y los australianos, elliderazgo en el discurso sobre documentos informáticos corresponde a los Estados Unidos 59.

El impacto inicial de los documentos informáticos, o documentos legibles por máquina. Comoentonces se les llamaba, no fue sin embargo tan prometedor. Los comentaristas de los años 70,algo nerviosos con la entonces nueva tecnología, se mostraron partidarios de que los archiverosdejaran de serlo y se convirtieran en especialistas informáticos o gestores de información conobjeto de adaptarse al nuevo entorno. En lo que yo he denominado la “primera generación” dearchivos de documentos informáticos se hacía igualmente más hincapié en el contenido informativoque en el contexto de procedencia, en la catalogación bibliotecaria por delante de la descripciónarchivistica, en los ficheros estáticos de datos estadísticos más que en las bases de datosrelacionales y sistemas de oficina que se modifican continua y continuadamente, y en el tratamientode los ficheros electrónicos de datos como unidades sueltas y aisladas más que como si fueranparte del conjunto global de información multisoporte del productor del documento 60. Esta situacióncambió a mediados de los años 80, cuando la nueva tecnología de la información con sus basesde datos relacionales pasó a convertirse en lo habitual en empresas, universidades y organismospúblicos. Los datos informatizados con valor archivístico que se encuentran en los sistemasrelacionales de estos grandes programas sociales y económicos se añaden, revisan o borran casicada segundo que pasa. Fuera del mundo de estas bases de datos, en las que la informaciónestá por lo menos estructurada de forma lógica, se encuentra la oficina automatizada, donde eltexto, datos, gráficos, imágenes y voz se convierten a formato electrónico y se integran endocumentos “compuestos” [compound] o “inteligentes”. Todos estos nuevos y complejos formatosinformáticos, ponen en peligro la posibilidad de documentar fehacientemente los procesos detoma de decisiones y la memoria institucional, sobre todo cuando entra en juego una revoluciónen el campo de las telecomunicaciones que afecta a la transmisión e interconexión de la informaciónelectróníca. Si un documento electrónico tiene tan sólo una existencia pasajera como compuesto“virtual” o fugaz aparición en la pantalla del ordenador de la información almacenada aleatoriamente,existencia oríginada por los comandos de diversos usuarios en diferentes organismos y con unpropósito distinto, ¿cómo conserva una institución las pruebas de una actuación concreta? ¿Cuáles el contexto de estos datos pasajeros y deslavazados? ¿Dónde queda la procedencia? Losdocumentos informáticos nos llevan, como las primeras ideas de Peter Scott, a la era de losarchivos y documentos virtuales, donde el documento físico, tan esencial en gran parte del discursoarchivístico tradicional de nuestro siglo, se convierte en algo de importancia secundaria encomparación con el contexto funcional en el que se produce, describe y utiliza el documento61.

Las respuestas a estas cuestiones fundamentales empiezan ya a llegar. Los archiveros se dancuenta de que un mundo de bases de datos relacionales, de complejas conexiones de software,de sistemas electrónicos de oficina, de documentos en “hipermedia”, de sistemas de informacióngeográficos en niveles múltiples sigue siendo, cuando se pasa por alto la retórica de la.tecnologíaavanzada, un mundo de relaciones entre la información, de interconexiones, de contexto, depruebas. El recrear estas relaciones para los complejos documentos ínformáticos de la actualidadno debe ser distinto para el archivero, en un nivel conceptual y teórico, que desenmarañar lasinterconexiones de las numerosas series documentales típicas de la oficina del siglo XIX, yvincularlas a las funciones y productores que les han dado vida. Por supuesto que en lo que serefiere a la estrategia y la táctica las diferencias son abismales. Margaret Hedstrom y DavidBearman recomendaron, en consecuencia, “reinventar los archivos” enteramente, apartando elpunto de mira de la custodia real de los documentos en los archivos para pasar al control remotode documentos que residen en ordenadores interconectados en todo el ámbito de la Administración.Los archiveros se centrarían entonces menos en la conservación tradicional de objetos físicosque en la gestión centralízada del comportamiento institucional a fin de proteger un sentido de"documentabilidad” [“recordness”] o testimonio en los sistemas automatizados de información del

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organismo u organismos 62. Pero la esencia de la labor del archivero de comprender y elucidar losnexos contextuales sigue siendo la misma.

David Bearman, el más visionario de los escritores que han abordado el tema de los documentosinformáticos, afirma que Io importante de estos desafíos a los que se enfrenta el documentotradicional es que los límites del documento han sido desbordados por un creativo acontecimientode autoría en el que participan el usuario y el sistema. Sólo el contexto en el que se crean estosdocumentos virtuales puede hacemos comprender su contenido" Bearman manifiesta, con palabrasque en cierta forma tranquilizan a los archiveros, que esto "se corresponde muy de cerca con unaperspectiva profesional del archivero, que durante mucho tiempo se ha centrado en la procedenciay el contexto de producción de los documentos más que en el documento físico o su contenido”.Concluye diciendo que, en lo que se refiere a los numerosos problemas planteados por losdocumentos informáticos, “el análisis hasta la fecha ha enriquecido el concepto de la procedenciay reforzado su vínculo directo con los cometidos, funciones y en última instancia las actividades yactuaciones de un organismo, más que con las unidades organizativas...”63 Para algunos archiverosesta última frase puede resultar menos tranquilizadora. Estos vínculos conceptuales con lasfunciones, y no con las unidades administrativas, debilitan muchas de las perspectivas tradicionalesde la teoría y metodología archivísticas que se han vertido en la obra del trío holandés, Jenkinson,Casanova e incluso Schellenberg, y que se han descrito en este documento. Los documentosinformáticos le plantean al archivero una desoladora disyuntiva: la de conservar su utilidadprofesional y principios básicos sólo a costa de descartar muchas de sus interpretacionestradicionales y aplicaciones prácticas.

Del discurso archivístico de este siglo, que culmina con los retos de los documentos informáticos,surge la posibilidad de un nuevo paradigma para los archivos, y quizás un nuevo orden de lainformación global en el que los archiveros pueden ocupar un papel protagonista. De hecho,puede que ahora tengamos la oportunidad de reafirmar la importancia de nuestra profesiónenseñándole al mundo la forma de sobrevivir en un mar de datos sin sentido, buscando el significadocontextualizado de nuestro conocimiento. Este nuevo paradigma se aparta del modelo concep-tual de custodia y conservación que encaja con nuestro trío holandés y se adentra en un modelode orientación “post-custodia” en el que los archiveros alejan el punto de mira del documentocomo producto para la investigación y objeto de conservación para centrarlo en una definiciónconceptual de la procedencia como relación dinámica entre todas las funciones, productores ydocumentos conectados entre sí. Los archivos pueden asi ser una idea a la que le ha llegado sumomento, aquel en el que la mente triunfa sobre la materia 64.

Conclusión: Lo que es pasado es prólogo

Al seguir nuestro propio discurso teórico desde la publicación del Manual holandés, surgen variostemas clave. El más llamativo es el cambio que se produce desde una base jurídico-administrativade los archivos, enraizada en conceptos de Estado, hasta una justificación socio-cultural de losarchivos, enraizada en políticas públicas de mayor alcance y una utilización por parte del públicomás amplia. Este gran desplazamiento en parte es un reflejo de la sustitución de los juristastradicionales por historiadores como fuerza motriz de la profesión, y también refleja las diferentesexpectativas que tienen los ciudadanos en cuanto a lo que tendrían que ser sus archivos y sumemoria colectiva. Junto con este cambio en la base conceptual de los archivos se produce otrocambio de igual profundidad: de la mera conservación del testimonio documental de los actos sepasa a asegurarse de que efectivamente se cree dicho testimonio documental, y, yendo todavíamás lejos, asegurarse de que los actos mismos queden convenientemente documentados mediante

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una prueba fidedigna. Los archiveros han pasado por consiguiente de ser guardianes pasivos delresiduo documental que han dejado los productores a convertirse en activos partícipes de lacreación del patrimonio archivístico, esto es, han pasado de custodiar de forma supuestamenteimparcial los documentos heredados a convertirse en agentes mediadores, conscientes de supropia dimensión histórica en el proceso de creación de los archivos y la formación de la memo-ria. Los usuarios de los archivos han tenido asimismo una influencia importantísima en nuestrodiscurso colectivo de los úitimos cien años, lo que en algunos países ha desembocado en unadivisión del concepto de documento en “documentos activos” [`active records”] y “documentoshistóricos” [“hístorical archives”], e incluso ha llevado a la propuesta de que el propio valorarchivístico debería determinarse en función de la utilización secundaria para la investigación.

Estos cambios fundamentales han afectado, a su vez, el carácter de la teoría archivística, quecuando se enunció por vez primera se basó en normas elaboradas para la organización ydescripcion de documentación antigua procedente de instituciones estables y jerárquicas. Estosconceptos tradicionales han tenido que sufrir grandes transformaciones para adaptarse a unaperspectiva distinta, la necesaria para la valoración (así como para la descripción) de los dinámicosdocumentos informáticos producidos por las inestables instituciones del mundo moderno. Laprocedencia, por ejemplo, ya no se refiere únicamente al único productor de fondo, sino al contextomás amplio, más conceptual y más inclusivo de producción. De hecho, el fundamento de todaempresa archivística se ha desplazado en este siglo del artefacto físico del documento y suorganización a los procesos conceptuales de su producción, se considere el espectro dedocumentos virtuales en un sistema informático, los nuevos planteamientos de la macrovaloraciónque se basan en las funciones, la descripción relacional de fondos de productores múltiples, o laspropuestas de la época post-custodia de “archivos sin fronteras” en una red Internet de alcancemundial.

Todos estos cambios que se han ido produciendo en el curso de este siglo no son ni absolutos, nicompletos, ni se han dado en todos los países; algunos están todavía en curso de aparición.Algunos se contradicen entre sí, y otros no gozan de la aceptación de todos los archiveros, o hansido objeto de encendidos debates. Aún así, son los temas que predominan en el pensamientoarchivístico de este siglo. Son el corazón de nuestro discurso, la narrativa profesional que tenemoscon nosotros mismos. Constituyen nuestra propia “política de la memoria”. Y de estas vocespasadas extraemos sabiduría para nuestro futuro.

NOTAS1 Para reducir los costes de traducción, esta presentación se ha reducido aproximadamente a la mitad del contenido

de la versión que preparé oríginalmente para su distribución en el Congreso de Pekín. Los apartados sobredescripción, documentos informáticos. los ámbitos de responsabilidad y el pensamiento -post-custodia” se hanvisto abreviados considerablemente, y se han eliminado bastantes referencias cruzados. La versión original deeste documento aparecerá en otra publicación para los lectores interesados en un análisis más amplio. Al escribiresta versión más larga recibí el consejo formal de veintisiete archiveros de cinco paises. Quiero expresar mi sinceroagradecimiento a estos colegas, que se tomaron el tiempo de comentar (a veces muy largamente) mis primerosborradores. Sus críticas han mejorado considerablemente esta versión del documento, así como la de su másextenso predecesor (el único donde encuentran espacio muchas de sus ideas). Cualquier error que aparezca enestas dos versiones es atribuible solamente a mí. Los colegas que leyeron mis borradores son de China (HanYumei), Australia (Gienda Acland, Sue McKemmish y Angela Slatter), Holanda (Jan van den Broek y F.C.J. (Eric)Ketelaar), Estados Unidos (David Bearman, Richard Cox. Margaret Hedstrom, Jim O”Toole y Helen Samuels) yCanadá (Barbara Craig, Gordon Dodds, Luciana Duranti, Tom Nesmith, Hugh Taylor y lan Wilson): también lasleyeron mis propios colegas en el Archivo Nacional de Canadá (Gabrielle Blais, Brien Brothman. Richard Brown,Jacques Grimard, Candace Loewen, Lee McDonald, Jonn McDonald, Heather MacNell. Joan Schwartz y Jean-Pierre Wallot). La versión definitiva del documento también se debe a las cuidadosas correcciones de Ed Dahí, delArchivo Nacional de Canadá.

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2. Jean Pierre Wallot. ‘Building a living Memory for the History of our Present: Perspectives on Archival Appraisal”,Journal of the Canadian Historical Association 2 (1991), pp. 263-82, con citas de la página 282.

3. Jacques Le Goff. History and Memory. Traducido por Steven Rendall y Elizabeth Claman (Nueva York, 1992), pp,xvi-xvii, 59-60. y passim Gerda Lerner. The Creation of Feminist Consciousness: From the Middle Ages to Eighteen-Seventy (New York and Oxford. 1993). a lo largo de toda la obra pero sobre todo en el capitulo 11: “The Search forWomen’s History” Milan Kundera. The Bock of Laughter and Forgeffing (1980). parte 1. sección ii. citado en Barlertt’sFamiliar Quotations, editado por Justin Kaplan, 16ª edición (Boston, et a;.. 1992), p,761 Para encontrar másargumentos sobre el tema de la política “controladora” e incluso la filosofía o la poesia en el mundo de los archivosconsúltese la obra ce Terry Cook “Electronic Records. Paper Minds: The Revolution in Information Managementand Archives in the Post-Custodial and Post-Modernist Era.” Archives and Manuscripts 22, (November 1994), sobretodo pp. 315-20.

4. Barbara Craig. “Oward Visions. Inward Glance Archives History and Professional Identity,” Archival Issues 17(1992), p.1 21

5. Los mejores resúmenes breves en ing!és son los de Michel Duchein, *’The History of European Archives and theDevelopment of the Archival Profession in Europe. “American Archivist: 5 (Winter 1992). pp 14-24, y Luciana Duranti,“The Odyssey of Records Managers”, en Canadian Archival Studies and the Rediscovery of Provenance, editadopor Tom Nesmith (Metuchen. N.J 1993), pp. 29-60, Sus notas apuntan a otras muchas fuentes en otros idiomas.También resulta útil la obra de James Gregory Bradsher y Michele F. Pacifico. “History of Archives Administration”,en la obra editada por James Gregory Bradsher Managing Archives and Archival institutions (Chicago. 1988). pp.18-33: asi como otros ensayos sobre las tradiciones archivisticas nacionales pub!icados en la obra editada porOddo Bucci Archival Science on the Threshold of the Year 2000 (Mascerata, Italia 1992). La más reciente panorámicaprofesional, con un contenido histórico considerable, nos la ofrece la obra de James M. O’Toole. UnderstandingArchives and Manuscripts. (Chicago, 1990).

6. Michel Duchein “History of European Archives”, p, 19.7. S, Muller. J.A. Feith y R. Fruin. Manual for the Arrangement and Description of Archives (1898), traducción (1940)

de la segunda edición realizada por Arthur H. Leavitt (Nueva York, reeditado en 1968) pp. 13-20. 33-35. 52-598 Cita de Frank Upward, quien también hace esta critica observación en “In Search of the Continuum lan Maclean’s

*Australian Experience” Essays on Recordkeeping”. en The Records Continuum tan Maclear and Australian Ar-chives First 50 Years, editado por Sue McKemmish y Michael Piggot (Ciayton, 1994). pp 110-30

9. Los propios holandeses fueron los primeros en reconocer las nuevas realidades administrativas y así fuerontambién los primeros en refundir o ampliar las reglas originales. Consúltese el articulo de Herman Hardenberg“Some Reflections on the Principles for the Arrangement of Archives”, que apareció en Modem Archives Administra-tion and Records Management. A RAMP Reatier, editado por Peter Walne (Paris, 1985), pp. 111- 14 (F.C.J. Ketelaarhizo la traducción del articulo original en alemán, que apareció en 1963).

10. Ernst Posner, “Some Aspects of Archival Development Since the French Revolution”, en Archives and the PublicInterest: Selected Essays by Errisr Posner, editado por Ken Munden (Wahington, 1967), p. 31.

11 Cita que aparece en el artículo de Marjorie Rabe Barritt “Coming lo America: Dutch Archivistiek and AmericanArchival Practice”, Archival Issues 18 (1993), p. 52.

12. ‘Memoir of Sir Hilary Jenkinson”. en la obra de J. Conway Davies Studies Presented to Sir Hilary Jenkinson,C.B.E. LL.D., F.S.A. (Londres. 1957). Estas “Memorias” constituyen el mejor boceto biográfico de Jenkinson quepuede complementarse con la obra de Richard Stapleton “Jenkinson and Schellenberg: A. Comparison”, Archivalia17 (Winter 1933-84), pp. 75-85.

13. Hilary Jenkinson, A Manual of Archive Administration (Londres. 1968. reimpresión de la segunda edición revisadade 1937), pp. 149-55. Para ser justos, hay que señalar que Jenkinson defendió un papel limitado de “hacer archivos”para los archiveros: que consistía en enunciar una serie de normas en virtud de las cuales los administradorespodrían generar y mantener en el futuro archivos de gran calidad, los cuales merecerían la misma confianza quelos del pasado como testimonio de pruebas auténticas e imparciales. Esta solución dista mucho de ser satisfactoriapara el tema de la valoración, aunque constituye un paso muy útil. Reconoce (p. 190) el insoluble dilema, en elcontexto de su planteamiento global, de que esta intervención “hacedora de archivos” tendría que diferenciar entreorganismos (y programas y actividades) más “importantes” y los demas, si bien esos mismos juicios de importanciay valor (que constituyen los cimientos de la moderna valoración de documentos) socavan inmediatamente la esenciade su archivero imparcial, y por consiguiente, Jenkinson (que por lo menos siempre fue coherente) reconoce que“sobre este tema no tenemos ninguna sugerencia que ofrecer”. No parece haberse dado cuenta de que inclusoesta intervención, que se limitaría a sentar las normas para "hacer archivos”, también perjudica la “inocencia” delos archivos como acumulación natural o pura de la información documental que sus administradores produjeron,organizaron y utilizaron en el curso normal de sus actividades tal y como a ellos (y no a los archiveros enunciadoresde normas) les pareció más adecuado.

14 F. Gerald Ham. Selecting and Appraising Archives and Manuscripts. (Chicago, 1993). p.9.15. Está fue la situación reinante en la antigua Unión Soviética y muchos de sus paises satélites. Consúltese la obra

de Patricia Kennedy Grimsted. Archives and Manuscript Repositones in the USSR: Moscow and Leningrad (Princeton,1972). pp. 23-60: y, para una visión más mordaz. su reciente obra Intellectual Access and Descriptive Standards forPost-Sovíet Archives: What is to be Done?, versión preliminar no publicada. International Research and Exchanges

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Board (Princeton. marzo de 1992). pp. 9-23. Desde los años 30 en adelante, la autora señala (p. 10) que losarchíveros tenían que “recalcar los conceptos marxista-leninistas de la historia y demostrar los ingredientes de lalucha de clases y la victoria de las masas trabajadoras. A los archiveros se les despedía por elaborar descripciones“objetivas” o meramente reales de los documentos y no mostrar cómo una serie de documentos representaba lalucha contra las clases dirigentes. Los documentos del archivo no relacionados con los temas del partido simplementeno se describían, o no se recogía su naturaleza intrínseca o su procedencia.”

16. Jenkinson, Manual or Archive Administration. pp. 101 -2, El contexto de las ideas de Jenkinson y sus repercusiones(y puntos flacos) se analizan en el ensayo de Michael Roper, “The Development of the Principies of Provenanceand Respect for Original Order in the Public Record Office”, que apareció en The Archival Imaginarion: Essays inHonour of Hugh A. Taylor. obra editada por Barbara L. Craig (Ottawa, 1992), pp. 134-49.

17. Véase por ejemplo el descarado jenkinsonismo de los australianos, tal y como se refleja en la obra editada porSue McKemmish y Frank Upward Archival Documents: Providing Accountability Through Record-keeping (Melbourne;1993); o en el artículo de Glenda Acland, “Archivist - Keeper; indertaker or Auditor ¿”, Archives and Manuscripts 19(mayo 1991), pp. 9-15. Para conocer la perspectiva canadiense, consúltese la obra de Heather MacNeil “ArchivalTheory and Practice: Between Two Paradigms” Archivana 37 (primavera 1994), pp. 6-20.

18. Para conocer el panorama italiano y la obra de Casanova, consúltese “The Evolution of Archival Science”, deBucci, pp. 17-43. Las citas corresponden a las pp. 34-35, y a la “Introducción”. p. 11.

19. Estas cifras re han tomado de James Gregory Bradsher, “An Administrative History of the Disposal of FederalRecords, 1789-1949”. Provenance 3 (otoño de 1985). pp. 1-21. Yo las he convertido en números redondos de piesa metros.

20. Margaret Cross Norton. “Records Disposal”, que aparece en la obra editada por Thornton W. Mitchell, Norton onArchives: The Writings of Margaret Cross Norton on Archives and Records Management (Chicago. 1975). p. 232. y“The Archivist and Records Management” en esta misma obra: Philip C. Brooks “The Selection of Records forPreservation”, American Archivist 3 (octubre 1940). p. 226: sobre el tema del contraste con Jenkinson, consúltesela obra de Donald R. McCoy. The Natonal Archives- America’s Ministry of Documents. 1934-1968 (ChapeL Hill,1978). p. 178.

21. Ham, Selecting and Appraising Archives. p. 7. Schellenberg hace una exposición más completa de sus tan citadosprincipios en “The Appraissal of Modern Public Records”, National Archives Bulletin, no. 8, (Washington1956). pp.1-46. Hay un extracto disponible en la obra editada por Maygene F. Daniels and Timothy Walch A Modem ArchivesReader. Basic Readings on Archival Theory and Practice (Washington. 1984). pp. 57-70.

22. Citas de ibidem. pp. 58-63. 69.23. Ham, Selecting and Appraísing Archives. p. 8.24. Para un análisis sobre la evolución personal de Schellenberg, sobre todo en lo relativo a los archivos privados y

las relaciones de los archivos con los bibliotecarios, véase la obra de Richard C. Berner Archival Theory andPractice in the United States: A Historical Analysis (Seattle y Londres. 1983), pp. 47-64. y passim.

25. Los australianos han sido muy elocuentes al manifestarse en contra de la distinción que hace Schellenberg entre“archives” y “records”, que consideran se opone al propósito común que los une como “documentos archivísticos”en cualquier momento de su vida en el continuum de los documentos. Véase por ejemplo, McKemmish y Upward,Archival Documents, pp. 1, 22 y passim, o Glenda Acland, “Managing the Record Rather Than the Relic”, Archivesand Manuscripts 20 (mayo 1992), pp. 57-63. Para conocer cómo se interpreta y aplica en Australia el concepto delcontinuum en lugar del planteamiento del ciclo vita, véanse varios de los autores (pero especialmente Frank Up-ward) que aparecen en McKemmish Piggot, Records Continuum.

26, Schellenberg, Management of Archives. pp. 162 y sigs. Una exposición paralela y una fuente influyente de ideassobre este tema puede encontrarse en Oliver W. Holmes, “Archival Arrangement — Five Different Operations atFive Different Levels”. American Archivist 27 (enero 1964), pp. 21-41. y sobre todo en las pp. 25-27.

27. Cada vez más críticos son partidarios de la eliminación del record group y de volver a ceñirse más estrictamentea la procedencia más que de llegar a un compromiso práctico. El australiano Peter Scott, cuya obra es otra vez muypopular en Norteamérica, fue quien expresó las primeras objeciones. Véase Peter Scott, “The Record group Con-cept”: A Case for Abandonment”. American Archivist 29 (octubre de 1966). p. 502. y passim; y una publicación másreciente, de David A Searman y Richard H. Lytie, “The Power of the Principle of Provenance”. Archivana 21 (invierno1985-86), p. 20: y Terry Cook “The Concept of the Archival Fonds: Theory, Description and Provenance in the Post-Custodial Era”, en la obra editada por Terry Eastwood The Archival Fonds. From Theory to Practice (Ottawa, 1992).sobre todo pp. 47-52.

28. Cita extraida de McCoy, National Archives, p, 180.29. Barbara Craig, ‘What are the Clients? Wno are the Products? The Future of Archival Public Services in Perspec-

tive’”. Archivana 31 (invierno 19-00-91), pp. 139-40.30. Meyer H. Fishbein. “A Viewpoint on Appraisal of National Records, American Archivist 33 (abril 1970), p. 175.31. Maynard, J. Brichford. Archives and Manuscripts Appraisal & Accessioning (Chicago, 1977). p. 13.32. F. Gerald Ham. “The Archival Edge”, en Daniels y Walsh, Modem Archives Reader. pp. 328-29.33. Es precisamente por este motivo por el que he criticado en términos severos el abordar los archivos en función de

su utilizacion, Terry Cook, “Viewing the World Upside Dowin Reflections on the Theoretical Underpinnings of Archi-val; Public Programming2, Archivana 31 (invierno 1990-91). pp. 123-34: “Easy to Byte. Harder to Chew The Second

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Generation el Electronic Records Archives”. Archivana 33 invierno 1991-92), pp. 210-11: y “Wind Over Matter:Towards a New Theory of Archival Appraisal-, en Craig, Archival Imagination. pp. 40-42. y passim. Sobre estemismo tema, véase también Eric Ketelaar. “Explotation of New Archival Materials , Archivum 35 (1989). pp. 189-99.Estoy absolutamente de acuerdo con Ketelaar cuando dice que la valoración, y la adquisición de los archivos nodebe hacerse en función de la utilización; ahora bien, una vez que ha llegado archivo. Su descripción, referenciasy difusión han de reflejar por supuesto las necesidades del usuario lo mejor posible.

34. Donde está mejor expuesto este planteamiento basado en el contenido, que mermaria considerablemente, si esque no acaba negándolo, el valor de cualquier teoria archivistica, es en John Roberts “Archival Theory: Much AdoAbout Shelving”, American Archivist 50 (invierno 1987), pp. 66-74; y “Archival Theory: Myth or Banality”, AmericanArchivist 53 (invierno 1990). p. 110-20. La principal defensora de este planteamiento basado en la utilización esElsie T. Freernan (ahora Finch), quien rechaza la teoria archivistica tradicional como meras “normas de orden ypráctica (que a veces se llaman principios)”; véase su articulo “The Eyes of the Beholder: Archives Administrationfrom the User’s Point of View”. American Archivist 47 (primavera 1984). pp. 112-13. 119.

35 Oddo Bucci hace la misma observación en “Evolution of Archival Science”, p. 35 y sigs.36 El primero en introducir la memorable frase de Abraham Lincoin en el contexto archivistico fue Eric Ketelaar, véase

su “Archives of the People, By the People for the People”. South African Archives Journal 34 (1992). pp. 5-16.37 Hans Booms. “Society and the Formation of a Documentary Heritage; Issues in the Appraisal of Archival Sources”.

Archivana 24 (verano 1987), (original de 1972: traducción de Hermina Joldersma y Richard Klumpenhouwer). p.104. Para conocer el desarrollo de las opiniones de Booms sobre los documentos, que reflejan o expresan una“imagen” de la sociedad, consúltese la obra de su colega en el Bundesarchiv Siegfried Büttner, descrita en TerryCook Archival Appraisal of Records Containing Personal Information: A RAMP Study with Guidelines (Paris, 1991).Pp. IV-V. 35-37: e inter alia, los comentarios que Hans Booms hace de las opiniones de Búttner en“úberlieferungsbildung: Keeping Archives as a Social and Political Activity”. Archivaria 33 (invierno 1991-92), pp.28-29.

38 Ibid— pp. 25-33 (las citas son de las pp. 31-33).39. Véanse de Cook, Archival Appraisal of Records y “Mind Over Matter.”40. Para conocer el planteamiento en sí, consúltense los siguientes informes de Terry Cook: “An Appraisal Methodol-

ogy: Guidelines for Performing An Archival Appraisal”, (diciembre 1991). y “Government-Wide Plan for the Disposi-tion of Records 1991-1996” (octubre 1990)); ambos son informes internos del Archivo Nacional. Para conocer unapropuesta de perfeccionamiento de estas metodologías, aunque todavía precisa de estrategias de implantaciónmás completas. Véase Richard Brown, “Records Acquisition Strategy and Its Theoretical Foundation: The Case fora Concep of Archival Hermeneutics”, Archivana 33 (invierno 1991-92), pp. 34-56, asi como “Macro-Appraisal Theoryand the Context of the Public Records Creator”, del mismo autor, que se publicará próximamente.

41. T.K. Bikson y E. F. Frinking, Preserving the Present: Toward Viable Electronic Records (La Haya, 1993). pp. 33-34.42. La formulación original se encuentra en Helen Wila Samuels. ‘Who Controls the Past”, American Archivist 49

(primavera 1986). pp. 109-24. En un articulo publicado posteriormente se actualiza el tema y se incluyen referenciasadicionales: véase Richard J. Cox y Helen W. Samuels “The Archivist’s First Responsibility: A Research Agenda toImprove the ldentification and Retention of Records of Enduring Value**. American Archvist 51 (invierno-primavera1988). pp. 28-42.

43 Para conocer las criticas, véase David Bearman, Archival Methods (Pittsburgh 1989). pp 13-15. y Terry Cook,“Documentation Strategy”. Archivana 34 (verano 1992), pp. 161-91.

44. Helen Willa Samuels. Varsity Letters Documenting Modern Colleges and Universities (Metuchen, N J., y Londres.1992). p. 15. y passim. Consúltese asimismo su exposición general de las estrategias para documentar y delanálisis funcional institucional, en Helen W. Samuels. “Improving our Disposition: Documentation Strategy”, Archivana33 (invierno 199192), pp. 125-40. Otro planteamiento complementario para la elaboración de planes estratégicosde valoración figura en la obra de Joan D. Krizack. Documentation Planning for the U.S., Health Care Systems(Baltimore. 1994)

45. El mejor análisis es el de Wilfred I. Smith. “Total Archives: The Canadian Expertence” (publicado por primera vezen 1986), en Nesmith. Canadian Archival Studies. pp. 133-50, En un articulo de Terry Cook puede verse un examenque apoya, aunque también critica, este análisis: Terry Cook. “The Tyranny of the Medium, A Comment on TotalArchives” Archivana 9 (invierno 1979-80). pp, 141-49.

46 Véase Ian E Wilson. “Reflections on Archival Methods and Strategies”, ponencia presentada ante la Society ofAmerican Archivists. Indianapolis. 8 de septiembre de 1994 de próxima publicación.

47 Hugh A Taylor. “Transformation in the Archives: Technological Adjustment of Paradigm Shift”. Archivana 21, (invierno1987-88). pp. 15 18, 24- “The Collective Memory: Archives and Libraries As Heritage”. Archivana 1 (invierno 1982-83), p. 118, 122: “Information Ecology and the Archives of the 1980s”. Archivana 18 (verano 1984). p, 25: y “Towardsthe New Archivist the Integrated Professional”; ponencia presentada en la conferencia anual de la Association ofCanadian Archivisist Windsor junio de 1988. manuscrito, pp. 7-8. Otras importantes afirmaciones se encuentran enHugh A. Taylor, “The Media Record Archives in the Wake of McLuhan”. Georgia Archive 6 (primavera 1978) pp. 1-10y “My Very Act and Deed’. Some Reflections on the Role of the Textual Records in the Conduct of Affairs”. AmericanArchivist 51 (otoño 1988). pp, 456-69. El análisis más completo del pensamiento de Taylor está en la obra de TomNesmith. “Hugh Taylor’s Contextual idea For Archives and the Foundation of Graduate Education in Archival Stud-

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ies”, en Craig. The Archival Imagination Essays in Honour of Hugh A. Taylor, pp, 13-37, La mayoria de los ensayosen este festscnrft revelan inter alia las profundas repercusiones que las ideas de Taylor supusieron para toda unageneración de archiveros.

48 Tom Nesmith “Introduction: Archival Studies in English-Speaking Canada and the North American Rediscovery ofProvenance”, en Nesmith, Canadian Archival Studies, pp. 1-28, en lo que se refiere al liderazgo de Taylor en esteredescubrimiento, véase la p. 4.

49 Ibid., p. 14. 18-19 y Tom Nesmith. “Archives from the Bottom Up: Social History and Archival Scholarship”, Archivaria14 (verano 1982). Pp.5-26.

50. Terry Cook. «From Information to KnowIedge: An Intellectual Paradigm for Archives” Archivaria 19 (invierno 1984-85), pp. 46.49

51 Nesmith. “Introduction”. p 18 Su libro (Canadian Archival Studies) fue concebido para exponer la gran variedadexistente en este ejercicio de incursión y redescubrimiento de la procedencia, que se basa en el estudio y análisisde los documentos.

52 Para una exposición general, véase Luciana Duranti. “Diplomatics: New Uses for an Old Science”, Archivaria 28(verano 1989). pp. 7-27. el primero de una serie de seis artículos que aparecieron en los números 28 al 33 deArchivaria.

53 Bearman y Lytle. “The Power of the Principle of Provenance”. pp. 14-27 sobre todo la p. 14. donde se encuentranla cita y la nota No. 1 donde se habla de las influencias canadienses.

54 El reexamen europeo de la procedencia se encuadra con frencuencia en el contexto del documento informática oen el de los voluminosos documentos de los grandes organismos. Para conocer ejemplos, consúltense los siguientesautores: Claes Granstrom, “Will Archival Theory Be Sufficient in the Future?». pp. 159-67, y Bruno Delmas. “Archi-val Science and Information Technologies”. pp. 168-76. ambos aparecidos en la obra editada por Angelika Menne-Haritz Information Handling in Offices and Archives (Munich. 1993). La misma afirmación la hacen muchos de losautores europeos que figuran en Bucci, ed. Archival Science on the Threshold: en Kerstin Abukhantusa y JanSydbeck. The Principle of Provenance: Report from the First Stockholm Conference on Archival Theory and thePrinciple oí Provenance. 2-3 Septiembre 1993 (Suecia, 1994); y en Judith A. Koucky, ed. Second European Confer-ence on Archives: Proceedings (París, 1989). Este mismo argumento fue muy bien expuesto en el XII CongresoIntemacional de Archivos (Montreal. 1992) por Angelika Menne-Haritz, “Archival. Education: Meeting the Needs ofSociety in the Twenty-First CentuT, separata de la ponencia de la sesión plenaria, sobre todo las pp. 8-11.

55. La mejor exposición del Sistema de Series Australiano (que incluye una notable reconceptualización y actualizaciónde las ideas de Scott) se encuentra en la obra de Píggot y McKemmish. The Records Continuum, sobre todo en losensayos de Sue McKerrimish y Chris Hurley. La exposición del propio Scott se encuentra en Scott. ‘The Recordgroup Concept’, pp. 493-504: y su serie de cinco partes, con diversos coautores: “Archives and AdministrativeChange - Some Methods and Approaches”, Archives and Manuscripts 7 (agosto 1978), pp. 115-27; 7 (abril 1979),pp. 151-65; 7 (mayo 1980), pp. 41 -54; 8 (diciembre 1980), pp. 51-69 y 9 (septiembre 1981). pp. 3-17.

56 Véase Chris Hurley, “What, if Anything, is a Function”, Archives and Manuscripts 21 (noviembre 1993), pp. 208-20.Y “Ambient Functions Abandoned Children to Zoos”, de próxima publicación.

57 De hecho, el replanteamiento que se ha hecho en Nortearnérica de los paradigmas descriptivos para los archivosen un marco ‘post-custodia” se debe explícitamente a la inspiración de Scott: véase Max J. Evans, ‘AuthorityControl An Alternative to the Record group Concept”, American Archivist 490 (verano 1986), pp. 251-53, 256, 259,y passim: Bearman y Lytle, «The Power of the Principle of Provenance”, p. 20: y Cook, “Concept of the ArchivalFonds’, en Eastwood, Archival Fonds, pp. 52, 67-68. La gran influencia que Scott tuvo en su propio país contribuyea explicar por qué Australia está casi siempre a la cabeza del pensamiento ‘post-custodia’ sobre todo en lo relativoa la revitalización de la gestión de documentos y la práctica descriptiva. Para una visión general del pensamientopost-custodia en general, con referencias a otras obras en la materia, véase Cook ‘Electronic Records, PaperMinds: The Revolution of Information Management and Archives in the Post-Custodial and Post-Modernist Era’.

58. En lo que se refiere a éstas, un gran número de estrategias y prácticas se han ido elaborando (o por lo menos hansido recomendadas a los archiveros) para el tratamiento de los documentos informáticos, si bien no hay espaciopara comentarlas en este ensayo, que está dedicado al discurso conceptual y no a las metodologias prácticas. Lamejor fuente de planteamientos estratégicos se encuentra en la obra editacia por Margaret Hedstrom ElectronicRecords Management Program Strategies, (Pittsburgh 1993), en la que se describen estudios prácticos, con unanálisis de los factores decisivos de éxito y de fracaso de programas de documentos informáticos a nivel internacional(2), nacional (4), estatal (4) y universitario (1), con una evaluación global y una extensa bibliografía comentada (59páginas) recopilada por Richard Cox para que los lectores sigan adentrándose en el tema. Consúltese asimismo aDavid Bearman en “Archival Strategies’, ponencia debatida en la conferencia de la SAA de 1994, que se publicarápróximamente en American Archivist.

59 Una muestra de el!o se puede ver en las obras de David Bearman que figuran en estas Notas: diez de sus ensayosse han recopilado en su obra Electronic Evidence: Strategies for Managing Records in Contemporary Organiza-tions (Pirtsburgh, 1994); y un amplio abanico de los comentarios y análisis de este autor pueden verse en todos losnúmeros de Archives and Museum Informatics, que él mismo edita, Margaret Hedstrom ha sido la otra voz americanamás importante: consúltese su manual pionero editado por la SAA Archives and Manuscripts: Machine-ReadableRecords (Chicago, 1984), y publicaciones más recientes de esta misma autora, “Understanding Electronic Incun-

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abula: A Framework for Research on Electronic Records”, American Archivist 54 (verano 1991), pp. 334-54: “De-scriptive Practices for Electronic Records: Deciding What is Essential and lmagining What is Possible”. Archivaria36 (otoño 1993), 53-62: y con David Bearman, “Reinventing Archives for Electronie Records: Alternative ServiceDelivery Options”, en Hedstrom. ed., Electronic Records Management, pp. 82-98. Otro pionero en el campo delarchivo informático, anterior a Hedstrom, era también americano: Charles M. Dollar: consúltese su “AppraisingMachine-Readable Records”, (publicado inicialmente en 1978), en Daniels y Walsh Modem Archives Reader. pp.71-79; y. más recientemente, Archival Theory and Information Technologies: The Impact of Information Tecnnologieson Archival Principles and Methods (Mascerata, Italia, 1992). Antes, el canadiense Harold Naugler había dejado oirsu voz en The Archival Appaisal of Machine-Readable Records: A RAMP Study with Guidelines (Paris. 1984)

60. Cook, “Easy to Byte, Harder lo Chew”. pp. 203-8.61. Sue McKemmish ofrece una estimulante discusión sobre este tipo de perspectiva en “Are Records Ever Actual’?,

que aparece en McKemmish y Piggot, The Records Continuum, pp. 187-203.62. Éste es el provocador argumento de David Bearman y Margaret Hedstrom en ‘Reinventing Archives for Electronic

Records”, pp. 89-98, sobre todo la p. 97. Otro importante artículo de Searman sobre la reorientación estratégica,Las tácticas idóneas para culturas organizativas diversas y la gestión de riesgos es “Archival Data Management toAchieve Organizational Accountability for Electronic Records”, en McKemmish y Upward, Archival Documents, pp.215-27: y su “Archíva¡ Strategies”, de próxima publicación. Para conocer las tácticas que abordan directamente lasfunciones tradicionales del archivero, véase Dollar Archival Theory and Information Techriologres, capitulo cuarto.

63. David Searman, “Multisensory Data and lis Management”, en Cynthia Durance, ed., Management of RecordedInformation: Converging Disciplínes (Munich, 1990), p. 111; y “Archival Principles and the Electronic Office”, enMenne-Haritz, Information Handling, p. 193.

64. Para conocer la naturaleza intelectual y conceptual de la labor archivistica que se centra en las ideas en vez deen los objetos, véase Terry Cook, “Leaving Safe and Accustomed Ground: Ideas for Archivist. Archivaría 23 (invierno1986-87), pp. 123-25, y en los argumentos principales de su “Mind Over Matter” y Electronic Records, PaperMinds”.

TRADUCTORESMr. Daniel de OCAÑA LACAL (Spain)Mr. Luis MARTINEZ GARCIA (Spain)Mrs. Victoria ARIAS ROCA (Spain)

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○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

Técnicas y tratamiento de documentación administrativa.Molina Montes, J. Leyva Palma, Víctor

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TECNICAS DE ARCHIVO Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA

Molina Montes, J.

Leyva Palma, Victoria

3.4. EL TRATAMIENTO TECNICO DE LA DOCUMENTACION

Los fondos de un archivo no podrían ser útiles para el servicio que se pretende si no cuentan conuna organización y un control.

“La organización es la operación por la que se agrupan los documentos individuales en unidadesinteligibles y estas unidades entre sí a fin de que queden relacionadas” 110. El éxito de todo archivodepende de la correcta organízación impuesta a los fondos mismo.

Para organizar un archivo es necesario que existan dos tipos de actividades: intelectuales y físicas,ambas se llevan a cabo en varias fases que se complementan entre sí.

Dentro de las actividades intelectuales,el archivero tiene que analizar y estudiar cada una de lasseries documentales ingresadas para proceder a su clasificación, valoración y descripción, unavez que han sido identificadas.

Las actividades físicas se hallan en relación con las de su acondicionamiento y colocación en lasestanterías, así como la de su signaturdo (notación), formando unidades de instalación homogéneasen los depósitos 111.

A continuación describiremos las diferentes acciones que se llevan a cabo en los archivos centralesdentro de cada fase del tratamiento archivísico.

3.4.1. Recepción

Es la primera acción que da comienzo al tratamiento de la documentación. La recepción de ingresosconsiste en controlar la descarga e instalación provisional en las estanterías de los depósitos decada una de unidades recibidas. La forma de ingreso de la documentación en los archivos centraleses, por regla general, mediante las transferencias periódicas, procedentes de los archivos deoficina que forman la estructura del organismo. Pero, aunque no es lo común, pueden existir otrasformas de ingreso tales como las donaciones, adquisiciones o depósitos.

* Instalación Provisional.

La documentación ingresada se instala provisionalmente de acuerdo al número de orden de lascajas, siempre a continuación de la última transferencia, realizada, hasta que no se proceda a sucotejo y comprobación definitiva. Este sistema se utiliza siempre en los archivos de depósito conel fin de aprovechar al máximo es espacio disponible, evitando así el dejar huecos libres paracada procedencia diferente.

111 El impreso denominado”Estudio de Serie” ha sido utilizado a partir de esa fecha tanto para las series documetalesde nuevo ingreso como para las transferidas al Archivo General de la Administración

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Por otra parte, es imprescindible que las cajas tengan las dimensiones que se indican en lasnormas, puesto que de no ser así, se tendrían que instalar en pasillos y descansillos, ocasionandograves problemas para el correcto funcionamiento del archivo.

Para llevar un primer control de la ubicación física y procedencia de las nuevas cajas ingresadasen el depósito, se utilizan testigos (impresos) que se colocan en la primera caja de cadatransferencia donde se identifica: la fecha de ingreso, el número de registro de entrada, laprocedencia y el número totoal de cajas correspondientes a dicho ingreso.

* Registro General de Entrada:

Es el primer instrumento de control de los ingresos de documentación en un archivo. Se elaboraa partir de la información contenida en las Relaciones de Entrega que acompañan a la transferencia.En el momento de la recepción se comprueba que no falta ninguna de las cajas que figuranrelacionadas y se procede a hacer su correspondiente asiento en el Libro de Registro Generalde Entrada de documentación con los siguientes campos de información: Fecha de Ingreso; N°de Reg° Gral. (número correlativo); Organismo Remitente; Organismo Productor; Nombre de laSerie/Series documentales ingresadas (puede ser una identificación genérica); Fechas límites;Número total de unidades y forma de Ingreso. Se puede contemplar además otra información:Localización Topográfica; Titularidad y Observaciones, tal y como establece el modelo propuestopor la Dirección de los Archivos Estatales 112.

* Cotejo. Acondicionamiento. Ordenación:

Una vez que la documentación ya está registrada, el primer paso es COTEJAR o comprobar queel contenido de las cajas ingresadas coincide realmente con el que viene reflejado en la relaciónde entrega, de no ser así se van corrigiendo los errores y rehaciendo la descripción. Debe mejorarseasimismo la identificación de cada serie puesto que en algunas ocasiones puede ocurrir que noestén descritas en hoja de portad aparte. Cuando, dentro de una transferencia, ingresa una mismaserie documental que ha sido instalada de forma no correlativa dentro de la numeración de lascajas, se puede proceder a agruparla de acuerdo al orden cronológico para instalarla de formaordenada.

Paralelamente al cotejo se van ACONDICIONANDO físicamente los expedientes en carpetillasde papel o cartulina y se van eliminando todos los elementos plásticos que contienen. Siemprerse respeta el orden interno que la oficina ha dado a los expedientes, sólo se introducenmodificaciones cuando se detectan errores dentro del orden establecido.

* Instalación y Signaturado:

La instalación constituye la etapa final de la organización archivística. A medida que se va cotejandola documentación se van formando las unidades de instalalción adecuadas a su soporte o formato.

112 Dicho modelo figura como anexo dentro del Manual de Tratameinto de Archivos Administrativos de María LuisaConde dentro de las Normas Técnicas no. 2.

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La gran mayoría de la documentación ingresada corresponde a documentos en papel y textualesque van instalados en las cajas de cartón normalizadas. Cada caja lleva un número de ordencorrelativo que es la SIGNATURA del archivo central, dato ímprescindíble para su localización enlos depósitos. Las cajas signaturadas se colocan, una a continuación de la otra, a medida qúe sevan instalando de abajo a arriba y de izquierda a derecha.

Para el control físico de las unidades de instalación en los depósitos se debe numerar cadacuerpo de estantería indicando asímismo las signaturas extremas que contiene.

Los ingresos que contienen documentación especial (fotografías, vídeos, dibujos, mapas, planos,discos de ordenador, cintas,etc.) se acondicionan en mobiliarios y unidades de conservacióndiferentes, llevan por lo tanto una signatura distinta al resto del fondo documental.

3.4.2. Identificación de la Documentación

De toda transferencia de documentación se debe llevar a cabo un estudio pormenorizado de lasseries documentales ingresadas, investigando los dos elementos esenciales que las constituyen:

1") El elemento orgánico

2") El elemento funcional

El primero consiste en identificar al órgano productor de la documentación, diferenciándolo delremitente cuando así procede, puesto que en muchas ocasiones no coinciden debido a que ladocumentación suele tener al menos 5 años de antigüedad.

El elemento funcional está representado por la actividad administrativa que tiene encomendadaese organismo productor, en virtud de la competencia que tiene a su cargo, que se plasmamaterialmente en el tipo documental básico, que compone la serie documental. En ambos casos,la información se recoge a través de la propia documentación y de repertorios legislativos 113.

Se deben recopilar todas las disposiciones oficiales relacionadas con la evolución orgánica delsujeto productor (fecha de creación, competencias, supresión, etc.) y las normas oficiales referentesal procedimiento administrativo que regulan la existencia del trámite de la serie documental.

La información obtenida acerca de la estructura, competencias y evolución de cada órganoproductor debe quedar recogida en un Fichero de Organismos, que puede ser manual oinformático. Este fichero recogerá toda la legislación sobre cada órgano productor y es convenienteque esté organizado de acuerdo a la estructura jerárquica de la institución. Si el diseño del ficherose ha realizado informáticamente y el archivo dispone de un cuadro de clasificación orgánico-funcional, con códigos numéricos para cada Sección y Subsección de Fondo, se pueden creardirectorios para cada código de clasificación y hacer colgar de ellos los ficheros legislativoscorrespondientes a cada órgano productor.

Los datos que deben ser recogidos en el fichero de organismos son:

113 Para ello es necesario que el archivo cuente con una biblioteca auxiliar donde existan además de monografíasrelativas a la historia de la institución, colecciones legislativas generales: Boletín Oficial del Estado, Aranzadi,Alcubilla, enciclopedia Jurídica Seix, etc.

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DATOS DEL FICHERO DE ORGANISMOS

* Nombre del Organo Productor

* Fecha de Creación

* Fecha de Supresión

* Rango, número, fecha y descripción de todas las disposiciones que han regulado y modificado su estructura y competencias

* Nombre de los organismos que le han precedido con las mismas competencias

* Nombre de los organismos sucesores (herederos) de sus competencias

* Tipos documentales producidos

* Códigos de Clasificación

Como instrumento de información paralelo a la confección de este fichero es muy útil, para elarchivo y para los usuarios del mismo, que se vayan recopilando todas las fotocopias de lasdisposiciones oficiales que se han ido obteniendo, creando Repertorios (Dossieres) Legislativosde los Organos Productores.

La finalidad de estos repertorios es agrupar toda la información relacionada con las mismascompetencias que a lo largo del tiempo han ido teniendo determinados órganos productores. Porello, a diferencia del fichero, es recomendable que estén organizados de acuerdo a criterios másbien funcionales que puramente orgánicos, puesto que recogen la evolución de órganos y unidadesanteriores y posteriores con las mismas competencias. Para manejarlos con más facilidad esconveniente que se vayan encuadernando y que consten de portadas e índices 114.

Con los datos obtenidos a través de ambos instrumentos se pueden ir elaborando los diferentesorganigramas que la institución ha ido teniendo a lo largo del tiempo, creando el Repertorio deOrganigramas.

En cuanto a la información sobre la identificación de cada tipo documental: normas de procedimientoadministrativo que regulan la existencia del trámite concrecto de cada tipo, documentos que locomponen, tipo de ordenación, etc. Debe quedar recogida en un Fichero de Tipos Documentalescon los siguientes campos de información:

114 Se destaca, en este caso, la existencia de este tipo de repertorios legislativos en el Archivo Central del Ministeriode Educación y Ciencia.

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DATOS DEL FICHERO DE TIPOS DOCUMENTALES 115:

* Nombre del Tipo Documental / Serie Documental

* Código de Clasificación

* Función

* Fechas Extremas

* Signaturas

* Organismo Productor

* Legislación. (Se enumeran las normas de procedimiento que regulan el trámite)

* Documentos Básicos. (Se deben enunciar, de acuerdo al procedimiento,todos los documentos que inician, instruyen y resuelven)

* Ordenación de la Serie. (Tipo de ordenación que llevan los expedientes)

* Instrumentos de Descripción. (Se enumeran aquellos otros instrumentos queexisten en el archivo además de las relaciones de entrega, tanto los elaboradospor el propio archivo como los enviados por las oficinas)

* Series Complementarias. (Se enumeran aquellas series que complementanla información de la que se está identificando)

* Otros Tipos Documentales donde se recogen datos análogos

* Antecedentes de la Serie

* Continuación de la Serie

* Caracteres Externos. (Tipo de formato, tipo de soporte, y estado deconservación)

* Accesibilidad a su contenido Informativo. (Si es libre o restringido)

* Valoración. (Propuestas de eliminación o conservación tras analizar valoresprimarios y secundarios)

Como se puede observar este fichero recoge una información exhautiva sobre la identificación decada tipo documental. Todos estos elementos, junto con los contemplados en el fichero deorganismos, serán el punto de partida para poder valorar, en una etapa posterior, cada seriedocumental. Por todo lo expuesto, el último campo de información contempla los datos sobre lavaloración, aunque se puede prescindir de ellos en este modelo de ficha de identificación crearotro modelo de ficha para los datos de valoración, de los cuales se hablará más adelante.

En cuanto a la forma de estructura el fichero, es recomendable que esté organizado como el deorganismos, es decir, de acuerdo a la esructura de los órganos productores. Si el diseño delfichero se ha realizado informáticamente y el archivo dispone de un cuadro de clasificación orgánicofuncional con códigos numéricos para cada Sección y Subsección de Fondo, se pueden crear

115 Es muy importante que el fichero de tipos documentales recoja la mayor información posible para la enumeraciónde los campos nos hemos basado en la información recogida a través de los siguientes impresos: A) “Impreso deestudio de series” diseñado y utilizado para identificación y valoración de series por el Archivo Central del Ministeriode Educación y Ciencia, y B) “Ficha de tipos documentales” diseñada por los Grupos de Valoración de la Direcciónde Archivos Estatales.

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directorios para cada código de clasificación y hacer colgar de ellos los ficheros de los tiposdocumentales correspondientes a cada órgano productor.

Como instrumento de información paralelo, se pueden reunir todas las fotocopias de lasdisposiciones oficiales que se han ido obteniendo sobre el procedimiento administrativo de cadaserie, creando Repertorios de (Dossieres) Legislativos de Series Documentales.

Dentro de la identificación de series es muy importante establecer una normalización para sucorrecta denominación, de manera que todos los fragmentos cronológicos de la misma seriedocumental reciban idéntica denominación con el fin de no dispersar la información. Es convenientepara ello trabajar en la elaboración de un vocabulario controlado.

La función que tienen todos ficheros y repertorios que se han enumerado hasta el momento es lade reunir información sobre los elementos orgánicos y funcionales de las series documentales,pero, para llevar un CONTROL de los ingresos y salidas definitivas de éstas, es necesario laexistencia del Registro o Repertorio de Series cuya finalidad es conocer: cuándo han ingresadolos diferentes fragmentos cronológicos de cada serie, qué signaturas ocupan en los depósitos,cual es su número de unidades, cuándo se han transferido al archivo intermedio, etc.

3.4.3 La Clasificación

En realidad, la organización de un archivo nos viene dada e impuesta por la propia administracióndel organismo que la produce. Los archivos centrales están formados por las transferenciasperiódicas de cada una de las unidades administrativas que a lo largo de su historia han formadoparte de la estructura de la institución. Para dar coherencia y estructurar de forma organizadatodo ese gran volúmen documental, de cara a poder recuperar su información y con ellos prestarel servicio que tienen encomendado, es necesario establecer una clasificación, en donde quedenreflejados cada uno de los grandes grupos y subgrupos documentales que tiene el organismo

* El Principio de Procedencia y las Agrupaciones Documentales.

Para toda organización de archivos, proceso por el cual se clasifica y ordena la documentación,se parte de un principio básico: el respeto a la procedencia y a la estructura interna del fondo.

Dicho principio consiste en mantener separados los fondos documentales procedentes de diferentesinstituciones respetando, asímismo, la estructura interna de cada fondo.

Concepto de Fondo: El fondo corresponde al primer nivel de agrupación documental, es el conjuntode documentos procedentes de una misma Institución.

Concepto de Sección: es el segundo nivel de agrupación documental. Las Secciones de un archivoson las divisiones que se pueden establecer a partir del fondo. En este segundo nivel de Secciónpueden existir otras subdivisiones, dependiendo de las características del fondo documental.

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* Elaboración del Cuadro de Clasificación.

El cuadro de clasificación de fondos de un archivo es el punto de partida para poder organizar,valorar y describir la documentación. El Diccionario de Terminología Archivística lo define de lasiguiente forma: “El cuadro de clasificación es un instrumento de consulta que refleja la organizacióndel fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura”.

Para su elaboración es necesario conocer la estructura y competencias de la institución a clasificar,ya que sin esta información no se debe proceder jamás a clasificar ningún fondo de archivo.

El cuadro refleja todas las agrupaciones documentales establecidas de acuerdo a la estructura yfunciones del organismo de forma jerárquica, es decir, aparecen los órganos jerárquicamentesuperiores en primer lugar y a continuación aquellos que dependen de él, la información va de logeneral a lo particular y en él quedan identificadas los nombres de las series documentales incluídasdentro de cada agrupación. En los distintos niveles de clasificación quedan contempladas lassiguientes agrupaciones:

NIVELES DE CLASIFICACION AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Primer Nivel 116 Sección de Fondo

(primera /división de un fondo)

Segundo Nivel Subsección de un Fondo

(primera /división de una

sección de Fondo)

Tercer Nivel (segunda división de una

Sección de Fondo)

Cuarto Nivel (Tercera división de una

Sección de fondo)

Quinto Nivel Identificación de la serie

Documental

En el caso de los archivos centrales la clasificación resulta un proceso bastante complejo y laborioso,porque su fondo está formado por documentación de carácter administrativo y la estructura ycompetencia de los distintos órganos productores suelen estar sujetas a múltiples cambios a lolargo de su existencia, motivados por las variaciones, supresiones o aumentos de competenciasde cada uno de ellos.

Todas esta variaciones las debe contemplar el cuadro y para ello es necesario ir modificando suestructura a través de la creación de secciones de fondo nuevas, ampliación de las existentes o

116 A partir del primer nivel de Sección de fondo se pueden establecer tantas divisiones como sean necesarias deacuerdo a la estructura y funciones del organismo. En el esquema sólo se han reflejado las divisiones de segundo,tercero y cuarto nivel, llegando en el quinto nivel a identicar la serie documental.

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cierre de las suprimidas. A continuación se ofrecen una serie derecomendaciones para elestablecimiento del cuadro de clasificación.

A) El cuadro debe tener una estructura flexible y cómodo que nos permita introducir todas lasvariaciones o ampliaciones necesarias. Es muy importante que el sistema de codificación numéricoo alfabético utilizado para identificar los grandes grupos o subgrupos se haya establecido tras unestudio exhaustivo de las carácterísticas del fondo 117.

B) Para que la estructura del cuadro no sea demasiado rígida es necesario que se tengan en cuentacriterios no estrictamente orgánicos sino ORGANICO-FUNCIONALES. En este sentido, esrecomendable que los criterios orgánicos sean aplicados en los primeros niveles de clasificación(Secciones de Fondo ... ), utilizando criterios más funcionales para el resto. No obstante, todo dependedel tipo de fondo que se pretenda clasificar y de las pecuaridades que tenga, puesto que si interesaagrupar, funcionalmente, la documentación de procedencias de ámbito superior, representadas porlas Secciones de Fondo, también se puede aplicar el criterio funcional, con el fin de agrupar y unificarla documentación de procedencias que responden a una misma competencia y función.

C) En cuanto a la estructura global del cuadro, es conveniente que, primero figuren los órganosque responden a funciones generales y a continuación, los de funciones específicas118.

3.4.4. La ordenación

El paso siguiente a la clasificación dentro de la organización de la documentación es la ordenación,que supone la “Operación archivística..., que consiste en establecer secuencias dentro de lascategorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas”119.

La ordenación de las series documentales, en el caso de los archivos centrales, vierte establecida yadesde los archivos de oficina, puesto que son éstos quienes de acuerdo a su gestión diaria dan unorden natural a los expedientes generados, orden que no debe romperse nunca en el archivo receptor.Ya que los tipos de ordenación ya han sido tratados en el capítulo dedicado a los archivos de gestión,remitimos al lector al apartado 8 de dicho capítulo donde se aclara todo el contenido del tema.

3.4.5. Valoracíón 12O

La valoración es “la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar losvalores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia,acceso, y conservación o eliminación total o parcial” 121.

La eliminación o expurgo de la documentación es parte de un proceso general de la produccióndocumental (no todo lo producido puede ser conservado). Con la selección se pretende satisfacerlas necesidades de las propias instituciones productoras de documentos y al mismo tiempofavorecer a la historia y a la investigación en general.

117 ROBERGE, Michel: La gestió dels documents administratus. Barcelona: Dipútació de Barcelona; AssociacióD’Archivers de Catalunya, 1992, pp. 85-95.

118 En el caso de los Archivos Centrales de la Administración Central, las Secciones de Fondo están respresentadasen su gran mayoría por unidades orgánicas con rango de Dirección General, la estructura interna o divisiones decada Sección de Fondo corresponden a unidades jerárquicarnente inferiores: Subdirecciones Generales, Servicioso Secciones.

119 Diccionario de Terminología Archivística: op.cit. p. 27.120 En este apartado sólo se analizan los aspectos de la valoración de cara a la conservación o eliminación

documentación, los criterios básicos sobre la reserva o accesibidad de cada serie se trataran en el apartado de losservicios del archivo.

121 Diccionario de Terminología Archivística. Op.cit., p. 41.

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La selección de la documentación se debe ver como un proceso constructivo y nunca destructivo.No obstante suelen existir tres puntos de vista diferentes: el del historiador, el del archivero y eldel administrador 122. El historiador opinaría que sería conveniente conservarlo todo para lainvestigación, pero aceptaría que la selección facilitaria el acceso a la información más relevante.Los profesionales de los archivos, como en el caso de Shellemberg opinan que es preferibleguardar menos para conservar mejor y más barato. Lo que es un hecho absolutamente aceptadoes la necesidad de seleccionar la documentación siempre con criterios rigurosos y no de formaindiscriminada.

El archivo central, como archivo intermedio y de depósito en su primera fase, debe asumir laPRIMERA VALORACION de las series documentales ingresadas, analizando sus valores primariosy secundarios. Desde luego, en esta primera valoración que hacen los archivos centrales, sulabor se centra más en el análisis de los valores primarios que en el de los secundarios, ya queeste cometido recae sobre todo en los archivos intermedios, cuya función principal es la seleccióndefinitiva de la documentación.

Para el análisis de los valores primarios le es imprescindible contar con la información suministradapor los productores de los documentos quienes conocen verdaderamente cuáles son los plazosde vigencia administrativa, su valor legal o probatorio, y el interés informativo que tienen.

El conocimiento del período de vigencia administrativa de los documentos se puede obtener através de varios factores:

* Conociendo la frecuencia de consulta que tienen éstos por parte de las oficinas productoras.

* Conociendo los plazos que estén establecidos por norma oficial.

De acuerdo a su vigencia la documentación puede estar activa, semiactiva o inactiva. Conociendola vigencia se pueden establecer los plazos de permanencia de cada serie en el archivo de oficinay en el central.

- Para analizar los valores secundarios debe tener en cuenta el valor informativo y testimonialde los documentos y le es de gran ayuda la información aportada por los investigadores. Elarchivero con la información obtenida puede suponer el desarrollo de un posible valor secundariopara la investigación histórica.

* Elementos a tener en cuenta para la valoración de series documentales

Para establecer propuestas de valoración se deben estudiar los siguientes aspectos de cadaserie documental:

1°) Si los expedientes que la componen corresponden a documentos activos, semiactivos, oinactivos, desde el punto de vista de su vigencia administrativa, información que se obtendráconociendo si la frecuencia consulta por parte de la oficina es media, escasa o nula.

2°) Si se trata de una serie que responde a funciones generales o específicas del organismo. Elcontenido informativo de las series con funciones generales puede estar recogido en otroorganismo, por ello son más susceptibles de expurgo que las de funciones específicas.

3°) Si se trata de ejemplares principales o secundarios. El primero es aquél que conserva launidad de origen del expediente, mientras que el segundo es acumulado por una oficina diferente

122 ROJAS ROSALES. Armando: “Opiniones recientes en torno a la valoración y selección documental en México”.En: Reunión del Sistema Nacional de Archivos (11ª., 1987, Taxco). Memoria de la 11ª. Reunión del Sistema Nacionalde Archivos, México, D.F.: Archivo General de la Nación, 1988, pp. 179-184.

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a la productora consecuencia de las relaciones que entre ellas se establecen, no siendo el productode las funciones específicas que tiene encomendadas. Según Couture y Rousseau el ejemplarsecundario es un “documento idéntico al ejemplar principal, utilizado a manera de instrumento detrabajo, de información o distribución” 123.

Sólo los ejemplares principales deben ser objeto de una valoración completa, en donde se estudienlos valores primarios administrativos legales y financieros y los secundarios e históricos, mientrasque los ejemplares secundarios sólo son objeto de una valoracíón puramente administrativa.

4°) La tradición documental, es decir la forma en que se han transmitido los documentos: originales,copias, duplicados, fotocopias, ... etc.

Una vez que se han estudiado estos elementos de cada serie documental se puede proceder aestablecer las propuestas de valoración siguientes:

A) CONSERVACION TOTAL. Cuando se trata de documentación con valor evidencial, testimoniale informtivo representada por ejemplares primarios. Destacamos los siguientes ejemplos 124.

* Documentos que permiten conocer los orígenes del organismo, su organización, evolución yactividades.

* Los que permiten conocer los procesos de elaboración de leyes y reglamentos del organismo.* Los que contienen datos significativos sobre un acontecimiento, individuo, institución o lugar,

sobre tendencias de la historia política o económica, sobre ciencias y técnicas.* Los que contienen datos necesarios para la protección de los derechos civiles, financieros, u

otros de los individuos y de la institución.* Los que responden a las necesidades del análisis estadístico y de historia cuantitativa, etc.

B) ELIMINACIÓN PARCIAL. Cuando se trata de series documentales homogéneas y voluminosas,que aún siendo ejemplares primarios son susceptibles de expurgo, pero no en su totalidad,conservando una muestra de las mismas. Con la eliminación parcial se utiliza la técnica delmuestreo, dentro de la cual se pueden utilizar varios métodos para obtener la muestra deseada:

-Método del ejemplar-Método Selectivo o Cuantitativo-Método Sistemático(Cronológico, Geográfico, Alfabético, Numérico)-Método Aleatorio (al azar)

C) ELIMINACION TOTAL. Cuando son series formadas por ejemplares secundarios sin valorhistórico, y cuya información está recogida en otros organismos. El Departamento de Cultura dela Generación de Catalunya dentro de los criterios de eliminación establece que son susceptiblesde ser eliminados:

* Los documentos cuyos datos se recogen en publicaciones.* Documentos en fase de deterioro muy avanzada.* Las series que presentan vacíos informativos que imposibilitan su comprensión.

123 COUTURE, Carol y Jean-Ives Rousseau: Los Archivos del Siglo XX. México: Archivo General de la Nación, 1988,p. 363.

124 Se toman como base la Orden de 15 de octubre de 1992 del Departamento de Cultura de la Generalitat deCatalunya donde se aprueban los criterios generales de evaluación y selección de documentación y el modelo depropuesta correspondiente.

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LECTURAScomplementarias

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○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

Lineamientos para la concentración de acervosdocumentales de trámite concluido de las dependenciasdel Gobierno del Estado de México.

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GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO

SECRETARIA DE ADMINISTRACION

DIRECCION DE ORGANIZACION Y DOCUMENTACION

SUBDIRECCION DE DOCUMENTACION

LINEAMIENTOS PARA LA CONCENTRACION DE ACERVOS DOCUMENTALES DETRAMITE CONCLUIDO DE LAS DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE

MEXICO

ARCHIVO GENERAL DEL PODER

EJECUTIVO DEL ESTADO DE MEXICO

I. JUSTIFICACION

Dentro del marco de la administración de documentos, se prevee que la documentación debe deservir de apoyo a la planeación y realización de acciones de los servidores públicos del Gobiernodel Estado. Para esto, es indispensable contar con los instrumentos normativos necesarios quepermitan homogeneizar las actividades de integración, organización y funcionamiento de losarchivos.

Tomando en cuenta esto, el Archivo General del Poder Ejecutivo en consideración a que una desus funciones primordiales es la de recibir y conservar la documentación generada por las unidadesadministrativas del gobierno estatal que ha concluido su trámite, ha considerado pertinente emitirestos lineamientos a fin de lograr el descongestionamiento de los archivos.

Los lineamientos están encaminados a regular la actividad de concentración en la forma ycondiciones necesarias, que deberán ser observadas por todas las unidades administrativas delgobierno estatal, resolver la problemática que comúnmente se presenta al momento de realizarsela concentración, así como la otorgación eficiente del servicio de préstamo del acervo que seconcentra.

II. OBJETIVO

Proporcionar a las unidades administrativas del Poder Ejecutivo los elementos necesarios quepermitan lograr una eficiente concentración de los archivos de trámite concluido.

III. LINEAMIENTOS PARA LA CONCENTRACION DE ACERVOS DOCUMENTALES DETRAMITE CONCLUIDO DE LAS DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO.

1.- Antes de realizar la concentración de la documentación, las dependencias deberán solicitar alArchivo General del Poder Ejecutivo una supervisión previa al envío, con el objeto de corregirlas fallas que detecten en los inventarios. En caso de que eso suceda deberán de observarselas indicaciones que al respecto establezca el personal del Archivo General del Poder Ejecutivo.

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2.- Al momento de que se otorgue la asesoría técnica para concentración de los acervos detrámite concluido, las observaciones que se realicen por parte del personal del Archivo Ge-neral del Poder Ejecutivo deberán quedar asentadas en el “acta de asesoría” para evitarincidentes u omisiones en el momento de la recepción. De esta acta deberá de conservar unacopia la Unidad-Administrativa asesorada, debidamente firmada y sellada por el asesor elresponsable del archivo de que se trate.

3.- Las Unidades Administrativas que concentren y que con anterioridad se les detectaronanomalías que no fueron corregidas en su oportunidad, no se les recibirá su documentación,ni se les facilitarán expedientes en préstamo.

4.- Los sectores que cuenten con unidades administrativas fuera de la Ciudad de Toluca, deberánhacer del conocimiento de estas que en caso de no observar los presentes lineamientos nose les recibirá su documentación.

5.- La concentración de la documentación deberá ser realizada por la unidad administrativa quela generó y por el responsable del archivo de la misma, en el lugar, fecha y hora indicada porel Archivo General del Poder Ejecutivo.

6.- Todas las unidades administrativas tendrán que respetar la fecha y hora de concentración deexpedientes que se les indique, y de no ser así, deberán solicitar otra fecha y hora pararealizarla.

7.- La documentación que se entregue deberá estar debidamente expedientada e inventariada,anexándole dos ejemplares del inventario y oficio de remisión correspondiente, indicando eneste ultimo la cantidad de cajas y expedientes a concentrar y los años que comprende ladocumentación.

8.- El tipo de formato de inventario a utilizar en la entrega de documentación sera acorde a lanaturaleza y contenido de la misma (De concentración, de material bibliográfico y hemerográficoy de documentos no convencionales).

9.- Los archivos que utilicen métodos de clasificación indirectos, remitirán sus expedientesanexándoles las tarjetas correspondientes, a fin de integrar los catálogos en el Archivo Gen-eral del Poder Ejecutivo.

10.-La dependencia remitente deberá determinar el tipo de documentación que se concentrará yel tiempo que deberá conservarse en el Archivo General del Poder Ejecutivo, antes de sersusceptibles de pasar al estudio de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos.

11.- El Archivo General del Poder Ejecutivo, recibirá formatos en blanco siempre y cuando ya nosean de utilidad para las unidades administrativas que los generaron, y se acompañen de unescrito donde se otorgue autorización para su eliminación.

12.-Al integrar un expediente para su concentración, las unidades administrativas deberán identificarlos legajos correspondientes, a fin de evitar duplicaciones u omisiones.

13.-Las dependencias al concentrar su documentación deberán de contar con vehículos para sutraslado, así como con personal para la entrega física de ésta.

14.-El personal del Archivo General del Poder Ejecutivo cuando sea posible recibirá ladocumentación expediente por expediente, de acuerdo al inventario que se presente; en caso

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contrario se recibirá por muestreo, anotando en los dos ejemplares del inventario la siguienteleyenda:

«La documentación recibida se verificó unicamente por muestreo y posteriormente se le indicaráa quien corresponda la revisión exhaustiva de esta, a fin de que su custodia sea responsabilidadtotal del Archivo Gineral del Poder Ejecutivo”.

15.-El oficio de remisión y los inventarios deberán venir debidamente requisitados para poderproceder a firmar y sellar de recibido por la persona que realice dicha actividad y por el titulardel Archivo General del Poder Ejecutivo.

16.-No se firmará ni sellará el inventario y oficio de recibido, cuando se detecte alguna anomalíay sólo se hará hasta que la documentación sea recibida a satisfacción plena del ArchivoGeneral del Poder Ejecutivo.

17.- A las unidades administrativas que hayan concentrado su documentación, después de habertranscurrido un tiempo prudente se les solicitará que se presenten en el Archivo General delPoder Ejecutivo con la copia del inventario en donde se les firmó de recibido, con el propósitode actualizarlo de acuerdo al orden que se le dió a la documentación dentro del acervo delArchivo.

18.-Las Unidades Administrativas que concentren sus archivos de trámite, deberán de foliar cadauno de los documentos que integran sus expedientes y eliminar sus documentos duplicados,requisitos sin los cuales no se les recibirá su documentación.

19.-Para las Unidades Administrativas que tienen acervo documental para concentrar pero quehan solicitado el préstamo de expedientes al Archivo General del Poder Ejecutivo, es requisitoindispensable que estén al corriente en cuanto a su devolución; ello para evitar que expedientesque ya han sido registrados en inventarios anteriores y que por motivos de préstamo seencuentran en poder de la dependencia, vuelvan a ser incluidos en otro inventario afectándoseel control de vales que para tal efecto se realiza.

20.-Los documentos que integran los expedientes remitidos, deberán de estar debidamenteasegurados en sus carpetas. No se recibirán por parte del Archivo General documentos sueltoso expedientes que no tengan sus documentos asegurados, asimismo se deberá entregar ladocumentación en las cajas archivadoras C.A. 01 o en cajas de archivo.

21.-Los expedientes que se remitan al Archivo General deberán de tener un grosor máximo de 2centímetros. Aquellos que rebasen este límite, deberán de dividirse en legajos, pudiéndoseformar los que sean necesarios, observando el mismo título o clave del expediente yseñalándose los números de legajos.

22.-La documentación será remitida exclusivamente expedientada en carpetas, no admitiéndoseotro tipo de cubierta. En caso de que algunos documentos hayan sido glosados en el Archivode Trámite en carpetas “Lefort” (o equivalentes), deberán de expedientarse en carpetasordinarias antes de ser enviados al Archivo General.

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○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

Curso de capacitación para archivistas municipales 1988.

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CURSO DE CAPACITACION PARA ARCHIVISTAS MUNICIPALES 1988

Gobierno del Estado de México

Secretaría de Administración

Secretaría de Educación, Cultura y Bienestar Social

Dirección de Organización y Documentación

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

INSTITUTO MEXIQUENSE DE CULTURA

Prólogo

Las acciones para el mejoramiento de ta Administración Pública Mexicana, hoy en día, se debendesarrollar con base en los esfuerzos unificados, que permitan el mejor aprovechamiento de losrecursos.

Esta publicación es una muestra de lo que se puede hacer, cuando los gobiernos federal, estatalesy municipales orientan sus acciones hacia metas y objetivos comunes. Reafirma que el SistemaNacional de Archivos es una realidad actuante, dinámica y útil.

El Archivo General de la Nación, apoyando técnicamente a los estados y municipios, a través delPrograma de Archivos Municipales, ha diseñado el presente curso de capacitación para archivistasmunicipales como una alternativa teórica más, que reciben los documentalistas de los sistemas;municipales para enriquecer sus conocimientos y de esta forma permitirles trabajar con mejorestécnicas.

A su vez, el Sistema Estatal de Documentación, al instrumentar los cursos de capacitación en losque este trabajo proporciona importante apoyo, realiza la tarea necesaria para el fortalecimientode las administraciones públicas municipales, ya que los cursos se inscriben en un completoprograma de administración de documentos, cuya meta es que además de considerar latrascendente actividad de protección y organización del patrimonio histórico municipal, se racionalicela producción, uso y destrucción de los documentos oficiales con el fin de incidir en la modernizaciónde la gestión pública.

Secretaría de Instituto Mexiquense

Administración de Cultura

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PRESENTACION

La atención, cuidados y recursos que los archivos municipales de México han recibido en losúltimos doce años representan esfuerzos de la administración pública nacional que es necesarioreconocer y capitalizar para lograr su transformación en un beneficio social permanente.

Los trabajos que en esos archivos se han realizado, gracias a la colaboración entre los gobiernosfederal, estatales y municipales, garantizan la supervivencia de enormes cantidades de papelesde importancia histórica y el orden de la documentación de épocas recientes para uso yaprovechamiento de las propias administraciones municipales. Todas las acciones emprendidasen este filón de límites insospechados se han desarrollado en el ambiente efervescente del SistemaNacional de Archivos, cuyos avances en una amplia gama de actividades no sería vano subrayar.

El programa nacional de archivos municipales promovido por el Archivo General de la Nación -coordinador del Sistema Nacional- y acogido por las instancias estatales y municipales, se inicióen 1977. En ese momento, la casi totalidad de esos 2,378 acervos documentales se hallabaabandonada a su propia suerte, al punto de que sorprende que se hayan conservado los volúmenestan elevados de documentación de que ahora tenemos noticia cierta. El programa se ha desplegadopor etapas. Las dos iniciales, y hasta hoy las más importantes, fueron la del registro nacional deesos archivos y la de su rescate y organización. La primera permitió vislumbrar Con bastanterapidez sus características más generales, y establecer sobre ellos los diagnósticos pioneros; y lasegunda posibilitó un conocimiento más detallado y profundo de su contenido documental graciasa la clasificación y difusión de que han sido objeto desde entonces.

Doce años después de haberse iniciado esta empresa administrativo-cultural, la fisonomía de losarchivos niunicipales se ha modificado sustancialmente. Para empezar, del total de bodegas viejasllenas de documentos amontonados sin higiene, orden ni concierto se ha eliminadoaproximadamente el 40% y se ha sustituido por locales dignos, contenedores de documentaciónlimpia, ordenada e inventariada. Además, según el decir de algunas autoridades municipales, laatención al público ha mejorado gracias a la posibilidad de un más ágil manejo documental.También algunos historiadores han expresado su beneplácito al contar con grupos de estos archivosaptos ya para una consulta profesional. Por último, y esto habrá que aquilatarlo en su justo valor,un elevado número de administradores públicos de gobiernos y municipales conoce el programa,lo apoya, y, no pocas veces, lo solicita.

Al lado de las acciones antes mencionadas se ha insistido en otras, cuyos resultados sin embargohan sido más modestos. Claro que existen marcadas diferencias regionales en los avancesconcretos, pero de todas maneras esta generalización no nos parece del todo improcedente. Nosreferimos por ejemplo a la reglamentación sobre el manejo y uso de los archivos, al mejoramientode los locales que los albergan, a la creación de puestos específicos y bien remunerados para susresponsables, a la capacitación permanente y adecuada de su personal. Habrá que insistir entodo, ya que la falta de un impulso más decidido hacia estos rubros y otros más ha ocasionadoque muchas veces los trabajos que se realizan carezcan de continuidad, y corran el riesgo deentrar en procesos de retroceso.

Convencidos de que el programa de archivos municipales seguirá avanzando con el realismo y laseguridad que permite la experiencia en los 31 estados de la República, deseamos colaborar conlo que nos parece debe establecerse corno uno de los siguientes pasos en la tarea de suconsolidación: nos referimos a la capacitación profesional de los archivistas de los ayuntamien-

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tos.

Por eso, en la Dirección de Desarrollo de los Sistemas Estatales de Archivos del Archivo Generalde la Nación hemos preparado este Curso de Capacitación para Archivistas Municipales. La obrase compone de dos tomos el primero se desarrolla el curso mismo. En el segundo se ofrece unaselección de textos de archivonomía que apoya y enriquece los temas expuestos en el primero.Para su preparación se analizó la situación general de los archivos de los ayuntamientos, encuanto a organización, funcionamiento y uso, y el resultado de ese análisis definió su estructura yla forma de abordar los asuntos.

Se trata de un curso básico y completo de administración de documentos, aplicado a ladocumentación municipal, que podrá utilizarse ya como apoyo para capacitadores, ya como textode autocapacitacíón para todos aquellos colegas de los municipios que, no teniendo fácil accesoa cursos tradicionales, estén decididos a adentrarse solos en esta materia de su actividad cotidiana.

Patricia Rodríguez Ochoa

México, D.F., 7 de agosto de 1988

PRIMERA PARTE

Consideraciones generales

1. ¿Qué es un archivo?

Es el acervo constituido por los documentos generados por una institución en el diario ejercicio desus funciones. En tanto parte de una institución, el archivo debe concentrar, ordenar, custodiar yconservar en buen estado los documentos que se producen o ingresan en ella, así como brindarservicio de consulta de acuerdo con la reglamentación establecida al respecto.

2. ¿Cómo se forma un archivo?

Se forma con la acumulación cotidiana y ordenada de los documentos generados por las diversasáreas de la institución a la que pertenece. En ese proceso de acumuIación los documentos vanconformando expedientes, cada uno de los cuales contiene documentos que se refieren a unasunto cuyo trámite administrativo está en marcha. Los documentos, confeccionados o recibidosen las oficinas, son producto de actos administrativos de la competencia de una instituciónexpresados a través de papeles. Por tanto, un archivo debe reflejar de manera orgánica el conjuntode lo funciones institucionales que le dan origen. Por ejemplo, a través del contenido de ladocumentación de la Tesorería de un ayuntamiento nos percatamos de que ésta se dedica, entreotras cosas, a cobrar impuestos a la población y a canalizar el dinero que recauda hacia laconstrucción de obras de beneficio común como parques, escuelas, pavimentación, etc., de acuerdocon las decisiones que el propio ayuntamiento toma sobre el uso de sus recursos. El RegistroCivil, por su parte, acumula documentación que da fe de los nacimientos, defunciones, matrimoniosy divorcios de la población a la que ofrece sus servicios.

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3. ¿Para qué sirve?

Un archivo tiene varios objetivos. Entre los más importantes están el de mantener constatementela organización y el flujo de los documentos administrativos bajo su custodia a fin de agilizar lostrámites propios de su institución; y el de servir como fuente primaria insustituible para elconocimiento de la sociedad a la que esa institución ha prestado sus servicios en un procesohistórico.

Los documentos custodiados por el archivo de una institución dan noticia sobre aspectos diversos,presentes y pasados, de la vida social. En él podemos descubrir el origen de leyes locales y deconflictos sociales surgidos en el seno de una comunidad; podemos encontrar ahí lascaracterísticas del desarrollo de una región promovido por sus autoridades y los obstáculos quepara tal desarrollo se han encontrado en el camino; nos permite determinar la evolución que diolugar a la conformación de una comunidad como la conocemos hoy en el plano económico,político y social; nos da la posibilidad de conocer también la capacidad financiera de la instituciónen cada uno de los proyectos que ha emprendido.

Es muy importante por tanto evitar el desorden, el extravío y la destrucción indiscriminada dedocumentos, pues eso acarrea necesariamente ineficiencia administrativa e imposibilidad deconocer integralmente la historia que el archivo encierra la magnitud de la pérdida en este terrenoestará siempre ligada a la importancia relativa de la institución que produjo un archivo. Pensemospor otra parte que los documentos en general son piezas únicas, a diferencia de los libros que seproducen en grandes cantidades de ejemplares, y por tanto, cuando un documento original destruyela pérdida es irreparable.

4. ¿Qué tipos de archivos existen en México?

Por su origen, es decir, de acuerdo con las instituciones que generan los documentos que losconforman, el primer gran bloque de archivos que existe en el país es el de la administraciónpública nacional. Encontramos ahí los archivos federales del Poder Legislativo producidos por lasCámaras de Senadores y Diputados, los del Poder Ejecutivo producidos por el Sector PúblicoCentral y organismos paraestatales; y los del Poder Judicial, producidos por la Suprema Corte deJusticia, los Tribunales de Circuito y los Juzgados de Distrito. En la instancia estatal existen tambiénlos archivos correspondientes a los tres Poderes de Gobierno, el Legislativo, el Ejecutivoy el Judicial, en todas sus áreas administrativas. Y en la instancia municipal existen los archivosde los Cabildos y de la propia Administración Municipal. En algunos casos se encuentran archivosde Juntas Municipales separados físicamente del archivo central del que sin embargoorgánicamente forman parte.

El otro gran bloque de archivos es el de instituciones privadas: empresas, universidades, sindicatos,iglesias, etc., de gran importancia para la vida social y la historia del país.

Por último se cuenta con los archivos privados de particulares, cuyo contenido se considera enmuchas ocasiones de valor trascendental para la nación como en el caso de los archivos deLázaro Cárdenas, Genovevo de la 0., Carlos Chávez, Porfirio Díaz, etc.

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5. ¿Qué es un municipio?

Según el Artículo 115 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos de 1917, losEstados de la Federación “adoptarán, para su régimen interior, la forma de gobierno republicano,representativo, popular, teniendo como base de su división territorial y de su organización políticay administrativa el Municipio Libre”.

¿Qué significa esto? Que el país en su conjunto, para poder funcionar como lo conocemos ahora,se ha apoyado en el esfuerzo coordinado de sus 2378 municipios, a tráves de las 31 entidadesfederativas. Esto ha sido posible gracias a la actividad desplegada por las autoridades yrepresentantes políticos de cada municipio, quienes en colaboración con los gobiernos estatalesimpulsan y promueven su desarrollo, a la vez que satisfacen, en la medida que lo permiten susrecursos, las demandas de la comunidad tales como salud, educación, vivienda, transporte, abasto,etc. Por eso se dice que el municipio es la célula sobre la que descansa la vida sociopolítica deMéxico.

El municipio, para poder cumplir con lastareas que se le han asignadoconstitucionalmente, cuenta con unaestructura en la que cada elementocumple con una función determinada. Siel municipio es pequeño y el número desus habitantes reducido, sólo existe ensu estructura administrativa, además delCabildo, el presidente municipal, elsecretario y el tesorero, quienes soncapaces de atender las necesidades detoda la comunidad (ver cuadro l); por elcontrario, si el municipio es grande, lo quela población produce y los servicios quedemanda requieren de una estructuramás compleja capaz de asegurar el orden y bienestar sociales. (Ver cuadros 2 y 3).

El tamaño del municipio, su grado de desarrollo, su número de habitantes y su importancia políticadeterminan pues la estructura de su administración.

6. ¿Qué es un archivo municipal?

Es el resultado en papeles de los organigramas presentados en los cuadros 1, 2, y 3. Veamos porqué. El presidente municipal para cumplir con sus tareas, como por ejemplo promover actividadesde recreación y, cultura mediante el establecimiento de un taller de costura o la formación de ungrupo musical o para elevar el nivel educativo de la comunidad mediante la construcción de uncentro de enseñanza, produce papeles; el tesorero, para registrar los ingresos por concepto deimpuestos y los egresos del Ayuntamiento, produce papeles; el Cabildo, para contar con unaconstancia de los acuerdos tomados en cada reunión levanta actas, que también son papeles. Esdecir, que cada componente del ayuntamiento en el cumplimiento de sus funciones generadocumentos y todos estos documentos son lo que constituye el archivo municipal. Puesto que los

Cuadro No. 1

ORGANIGRAMA DE ORGANIZACIONFUNCIONAL PARA MUNICIPIOS RURALES

AYUNTAMIENTO -PRESIDENTEO -REGIDORES

CABILDO -SINDICO

SECRETARIA TESORERIA FUNCIONES: FUNCIONES:

1. Secretario de Actas de Ayuntamiento 1 . Ingresos2. Atención de Audiencia 2. Egresos

3. Junta Municipal de Reclutamiento 3. Contabilidad 4. Educación, Cultura y Deportes 4. Auditoría a Causantes

5. Salud 5. Personal 6. Jurídico y Aplicación de Reglamentos 6. Inventarios 7. Limpia 7. Mercados 8. Seguridad Pública 8. Rastros

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ayuntamientoshan producidodocumentacióndesde sufundación, laantigüedad de unarchivo depende-cuando se hac o n s e r v a d ocompleto- de lafecha de sufundación.

Por razones deespacio y debuen funciona-miento, no esposible tener enun mismo lugartodos los docu-mentos o expe-dientes que se han generado en un ayuntamiento a lo largo de su existencia. Lomás conveniente es tener al alcance, en las oficinas, sólo aquéllos que se necesitan para tramitarlos asuntos pendientes. Aquéllos cuyo trámite ya ha concluido, deberán pasar a otros lugarespara no saturar las áreas de trabajo administrativo. Sin embargo, hay que tener presente que unarchivo municipal se configura tanto por los documentos o expedientes que intervienen en laprestación cotidiana de servicios a la población, como por los que por su antigüedad han dejadode prestar esos servicios diarios e inmediatos. Estos no deben desecharse ya que, o bien puedentodavía, aunque con poca frecuencia, ser utilizados administrativamente, o bien constituyentestimonios valiosos, como anotamos antes, acerca del proceso histórico de la sociedad de la quesurgen.

Con base en razones técnicas de función, antigüedad y uso, un archivo municipal -como cualquierotro- puede dividirse en administrativo, de concentración e histórico. ¿De qué documentos oexpedientes está formado cada uno de éstos?

a) Archivo administrativo:

Está constituido por documentos o expedientes relativos a asuntos que no han sido resueltos ycuya conservación en las oficinas es necesaria hasta el término de la gestión de que se trata. Sonconsultados frecuentemente por los funcionarios y personal de las dependencias que los generany no están abiertos a un público externo a la institución.

b) Archivo de concentración.

Está constituido por expedientes de asuntos ya tramitados cuya consulta es esporádica y que hansido desplazados de las oficinas a otro local o inmueble para su conservación mientras vence elperiodo reglamentario de su vida administrativa, Para después ser eliminados, si así se decidieratécnicamente, o ser transferidos a un archivo histórico, Como en el caso del archivo administrativo,son documentos de consulta interna, es decir, exclusiva de las dependencias que los generan.

c) Archivo histórico:

Cuadro No. 2

ORGANIGRAMA DE ORGANIZACIONFUNCIONAL PARA MUNICIPIOS SEMI-URBANOS

AYUNTAMIENTO - PRESIDENTE 0 - REGIDORES CABILDO - SINDICO

SECRETARIA DEL TESORERIA DESARROLLO URBANO Y SEGURIDADAYUNTAMIENTO SERVICIOS PUBLICOS PUBLICA

FUNCIONES: FUNCIONES: FUNCIONES: FUNCIONES:

1. Secretario de Actas 1 . Ingresos 1. Urbanismo 1. Policía del Ayuntamiento2. Atención de Audiencias 2. Egresos 2. Alumbrado 2.Tránsito3. Asuntos políticos 3. Contabilidad 3. Agua Potable 3. Centro de

4. Auditorías a Causantes 4. Parques y Jardines Rehabilitación4. Junta Municipal de 5. Coordinación Fiscal 5. Limpia Municipal5. Acción Cívica 6, Personal 6. Panteones6.Educación 7. Adquisiciones 7. Alcantarillado7. Cultura 8. Recaudaciones 8. Rastro8. Salud 9, Recaudaciones en Rastro

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Cuadro No. 3

ORGANIGRAMA DE ORGANIZACIONFUNCIONAL PARA MUNICIPIOS URBANOS

AYUNTAMIENTO --PRESIDENTE O --REGIDORESCABILDO --SINDICO

RELACIONES PROGRAMACION YPUBLICAS PRESUPUESTO

FUNCIONES:1. Programación2. Evaluación3. Control4. Presupuestación

SECRETARIA DEL TESORERIA DESARROLLO URBANO Y SEGURIDAD OFICIALIAAYUNTAMIENTO SERVICIOS PUBLICOS PUBLICA MAYOR

FUNCIONES: FUNCIONES: FUNCIONES: FUNCIONES: FUNCIONES:

1. Trabajo social 1. Ingresos 1. Alumbrado 1, Policía 1. Talleres2. Junta Mpal. De 2. Egresos 2. Rastro 2. Tránsito 2, Almacén Reclutamiento3. Cultura 3, Recaudación 3. Transporte Público 3. Centro de 3. Personal4. Atención de 4. Recaudación 4. Mercados Reahabilitación 4. Servicios Audiencia Municipal Generales5. Educación 5. Auditoría a 5. Urbanismo 5. Adquisiciones

causantes6. Salud 6. Contabilidad 6. Limpia7. Jurídico y Aplica- 7. Agua Potable ción de Reglamentos

Conserva expedientes y documentos cuya vida administrativa ha terminado, pero que debenguardarse ya que su valor informativo es de gran importancia para la historia de la institución quelos produjo, de la región en que surgieron e incluso de la nación. Puede ser consultado porfuncionarios, historiadores y público en general.

7. ¿Por qué se debe organizar un archivo municipal?

Imaginemos los papeles guardados por las diversas áreas de una administración municipaldiseminados por las oficinas sin orden definido, por no haberse adoptado ningún criterio homogéneopara su manejo. En un caso así, lo más común es que, además de guardarse los papeles endesorden, junto a los de uso cotidiano se conserven otros que ya no se necesitan con frecuencia.Esto provoca una acumulación irracional de volúmenes crecientes de documentos y expedientescuya localización se vuelve más difícil conforme pasa el tiempo. Como resultado de esta falta deadecuada administración documental, los funcionarios -usuarios de esos papeles- van perdiendola confianza en los archivos y comienzan a guardar ellos mismos los documentos que consideranmás importantes para su trabajo, por temor a que se extravíen o a perder demasiado tiempo en subúsqueda. Pero además, olvidan muchas veces la existencia de documentos que guardan fuerade su control directo, desaprovechando sus diversas posibilidades de uso.

Puede suceder también, en el mejor de los casos, que cada responsable de manejar y guardardocumentos los organice con un criterio personal, de acuerdo con sus necesidades, o en fin,como pueda, y los localice en el momento que los necesita. Pero ¿qué sucede cuando la personaque conoce esa organización y la ubicación de esos documentos se enferma, la olvida o deja deprestar sus servicios en la institución? Pues sucede que quien la sustituye desperdicia tiempo yenergía considerables en encontrarlos, pudiendo suceder que no logre cumplir su cometido.

Imaginemos otrasituación. En lasoficinas de unayuntamiento seha establecido unsistema paraorganizar ladocumentación detrámite y se hautilizado conbastante buenosresultados. Sinembargo no se haprevisto qué sehará con ellacuando hayacumplido sufunción inmediata,s i m p l e m e n t eporque a nadie sele ha ocurrido.¿Qué pasa conesos papeles

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conforme va pa-sando el tiempo? Lo que se ha observado en esos casos es que junto a los docu-mentos que ya no se consultan fre-cuentemente se van acomodando los nuevos expe-dientes detrámite, aunque esta vez con un orden definido. El volumen documental crece a tal punto quesatura la capacidad física del mobiliario destinado a guardarlo, y se presenta así la necesidad dedesalojar una parte para dar cabida a la nueva documentación quc se va generando. Se empiezaa pensar entonces si la documentación que ya casi no se utiliza se traslada a otro lugar o se da debaja definitivamente. Como no se sabe bien qué hacer, puede suceder cualquiera de las doscosas. Si se opta por la primera y se traslada a otro local, lo más probable es que se haga endesorden -eso muestra la experiencia- y así se tendrán volúmenes documentales prácticamenteinútiles porque habrán perdido su orden, y encontrar un expediente específico será tarea demucho tiempo. Si se opta por la segunda -se conocen casos- la pérdida será irreparable.

Cuando se dan situaciones como las descritas, los daños pueden afectar intereses muy diversos.Veamos algunos ejemplos:

El ayuntamiento necesita un proyecto para la ampliación de una red de alcantarillado y va adestinar un resupuesto para ello. Se cree que la obra se requiere en un lugar preciso ya señaladoy con determinadas características. En ese momento se convierten en elementos de granimportancia reportes como los referentes a encharcamientos o inundaciones que se hubieranregistrado en la zona, los datos generales sobre suministro de agua a la población de que setrata, pero más aún el proyecto original de la red de alcantarillado y los de modificaciones posterioresque se hubieran realizado. Ahora bien, si por la ineficiencia del archivo dichos documentos no selocalizaran, el nuevo estudio tendrá que partir de cero, lo que elevará considerablemente su costopues probablemente se requerirá de un minucioso estudio topográfico de toda la zona y nosolamente en los puntos problemáticos y muy probablemente también se cometerán errores al notener un diagrama adecuado de la red actual de diclio alcantarillado.

Surge una pugna entre propietarios de tierras porque hay un desacuerdo respecto de los límitesde sus predios. El conflicto aumentará si en el archivo del Registro Público de la Propiedad no seencontrara el expediente sobre el deslinde original, los cambios que se hubieran efectuadoposteriormente, las circunstancias en que se dieron, etc.

Problema semejante se dará si no se encuentra la documentación en el caso de un litigio cuyoorigen fuera la herencia de un bien inmueble que hubiera sido afectado por diferentes regímenesde propiedad, cuyo actual estado legal no estuviera muy claro, y que además apareciera en eltestamento de una manera imprecisa o insatisfactoria para los demandantes.

En los ejemplos expuestos existe un común denominador: la solución de conflictos de diversaíndole se dificulta o se imposibilita por no poder contar, en un tiempo razonable, con la fuentedocumental adecuada. La causa, como ya vimos, es la ineficiencia de los servicios archivísticosde las instituciones involucradas en los problernas. Surgen pues, preguntas como éstas: ¿Cómosaber si un documento tiene un valor que obliga a conservarlo? ¿Qué documentos se puedendesechar y cuándo? ¿Cómo se debe organizar la documentación para localizar cualquierdocumento con facilidad? A continuación se dará respuesta a estas interrogantes.

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SEGUNDA PARTE

Archivos Administrativos

8. ¿Qué valores tienen los documentos oficiales?

8.1. Valores documentales

Por lo que se ha dicho hasta aquí, es claro que los documentos producidos por una administraciónen su actividad cotidiana recorren un camino en el que para su manejo se han establecido distintosarchivos: de trámite, de concentración e históricos. Esta división del trabajo archivístico en tresunidades especializadas deriva del llamado CICLO VITAL de la documentación, concepto quedefine la vida de todo documento de origen administrativo en tres etapas: la activa, la semiactivay la inactiva. Así, al archivo de trámite irán todos los documentos en su fase activa; los que seencuentren en la semiactiva al de concentración, y al histórico, previa selección, irán los quehayan llegado a la fase inactiva.

Ahora bien, ¿qué determina el que un documento esté en el archivo de trámite y no en el deconcentración o el histórico? Para responder a esta pregunta debemos hablar de los valores queposee un documento, los cuales dependen de la etapa del ciclo vital en la que se encuentre. Así,cuando se trate de documentos en su fase de trámite o de concentración, los valores que poseense denominan primarios, obedeciendo exclusivamente a su utilidad institucional. En cambio, cuandose trata de documentos cuya vida administrativa ha terminado pero con cualidades que los hacende interés histórico, decimos que tales documentos poseen valores secundarios. Debemos aclararque el hecho de denominarlos “primarios”o “secundarios” no implica que unos sean más importantesque otros, simplemente se hace referencia al momento en que actúan.

En este apartado nos sólo a los valores primarios por ser los que interesan en un archivoadministrativo. Más adelante, al hablar del archivo histórico, trataremos lo referente a los valoressecundarios.

8.1.1 Valores primarios

Los documentos o expedientes generados por las distintas dependencias que integran unaadministración municipal tienen en un primer momento un uso: despachar asuntos cuyo periodode gestión varía de acuerdo a la naturaleza del asunto de que se trate. Los documentos son pueslos instrumentos con los cuales se tramitan los asuntos relacionados con las funciones de lasdependencias que los generan o los reciben. Mientras sean necesarios para la actividad de lainstitución en cuestión los documentos poseen un cierto valor documental denominado valorprimario.

Sin embargo, aunque tienen valores primarios por ser utilizados para tramitar asuntos vigentes,no todos son iguales, por la sencilla razón de que cada uno se refiere a cuestiones cuyascaracterísticas e importancia los hace diferenciarse entre sí. En virtud de estas diferencias, losvalores primarios pueden ser de orden administrativo, fiscal o legal.

8.1.1.1. Valor administrativo

Si un sector de la comunidad solicita al ayuntamiento alumbrado público para beneficio de su

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barrio, formula la petición mediante un documento dirigido al presidente municipal que ingresa alarchivo de este para su registro. El presidente municipal a su vez, solicita, a través de otrodocumento, un informe a la Tesorería acerca del monto del presupuesto disponible para realizarIa obra, y en su caso, recurre a otras instancias, también a través de documentos, para superar elobstáculo de la insuficiencia de recursos financieros.

El camino seguido por la petición formulada desde Ia solicitud hasta el fallo positivo para instalarel alumbrado público, ha estado lleno de actos administrativos asentados en documentos queformarán un expediente relacionado con los trámites seguidos por las dependencias involucradaspara realizar las obras de alumbrado público.

El examen de este expediente nos proporcionará una imagen del funcionamiento administrativodel municipio en lo tocante a la atención de obras de infraestructura, por lo que los documentosgenerados durante el proceso descrito tienen un valor administrativo.

Hemos visto pues que los documentos con valor administrativo son aquellos que se refieren apolíticas y procedimientos relativos a las actividades corrientes de una dependencia o de ungobierno en su conjunto.

8.1.1.2 Valor fiscal

Entre las funciones asignadas a la Tesorería del municipio se encuentra la de recaudar lascontribuciones de los miembros de la comunidad por concepto de impuesto, así como sumasoriginadas por multas aplicadas a los ciudadanos que hayan incurrido en alguna falta que sancionela ley local.

El tesorero, para conocer el monto aproximado de la suma que deberá ingresar a la Tesorería,elaborara en principio un padrón de contribuyentes, es decir, una lista de los ciudadanos quetienen la obligación de pagar impuestos y el motivo por el que deben hacerlo, como sería nivel deingresos, propiedad de un comercio o industria, etc. Paso seguido, elaborará los reciboscorrespondientes y registrará en un libro los recursos que recibe el municipio por estos conceptos.Cuando todos hayan pagado, deberá distribuir los fondos reunidos según los programas aprobadospara su ejecución. Por último, de la forma en que se aplican los recursos deberá dar cuenta através de informes periódicos.

Todos los documentos generados durante este proceso, como el padrón de contribuyentes, losrecibos de pago, el libro de registro de ingresos y egresos, y el informe sobre la aplicación de losrecursos, tienen un valor fiscal, pues dan cuenta de cómo se utilizan en una institución los recursosfinancieros recibidos de distintas fuentes.

En resumen, los documetnos con valor fiscal son aquellos que genera una institución para indicarel origen de sus ingresos y cómo se distribuyen, controlan y gastan.

8.1.1.3 Valor legal

Los documentos con valor legal surgen en situaciones como la siguiente: para la promoción deldesarrollo económico de la región, el presidente municipal, a través de la o las dependenciascorrespondientes, induce la participación de ciertos sectores de la poblración mediante estímulosque hagan atractiva su incorporación a las ramas de la actividad económica que se intenta estimular.

Por ejemplo, si en el municipio existiera escasez de productos pecuarios, como carne y leche, y lacompra de éstos a otras entidades resultara onerosa por los costos de transporte que ocasionara

Archivo de Trámite

129

la lejanía de las zonas productoras, seguramente el presidente municipal creará un programa deimpulso a la ganadería tendiente a formar núcleos productivos en el renglón pecuario y a fortalecerlos ya existentes. Pero, ¿cómo hacer para que los miembros de la comunidad, poseedores derecursos para esta actividad que constituye una necesidad apremiante del municipio, inviertan sucapital para activar la ganadería? Para lograrlo, el ayuntamiento adoptará políticas de incentivos,expresadas en el otorgamiento de créditos con bajas tasas de interés y un período de gracia paracomenzar a pagar; y execención de impuestos al proceso de comercialización de estos productosde tal manera que estas facilidades hagan atractiva la incursión en la ganadería.

Estas facilidades quedan asentadas en documentos, y en ellos se indica el período de vigencia delas concesiones, es decir, hasta cuándo habrá que dar término al otorgamiento de créditos baratos,así como a la excención de impuestos por comercialización. Por su contenido, estos documentostienen un valor legal.

Por definición, los documentos con valor legal son aquellos que se refieren a derechos a corto olargo plazos, de la administración pública o ciudadanos, y que pueden ser utilizados como pruebasante tribunales.

Para resumir, losd o c u m e n t o sgenerados por lasdependencias yutilizados paragestionar o tramitarasunto que aún seencuentran enproceso desolución tienen unvalor primario; y deacuerdo a sucontenido, poseenun valor admi-nistrativo, fiscal o

legal (ver cuadro 4).

9. ¿Dónde habrá que ubicar los documentos recién generados?

9.1 Archivo de trámite

En los ejemplos abordados en el apartado anterior referentes a la solicitud de alumbrado público,al proceso de registro de las cuentas públicas que realiza el tesorero y a las políticas de incentivosaplicadas para incrementar la actividad ganadera, existe una característica común: son problemasque las distintas dependencias deberán atender desde que se les plantean, adoptando las medidasnecesarias para su solución inmediata.

Los expedientes formados por los documentos relacionados con los asuntos formarán parte del archivode trámite que, como su nombre lo indica, es aquél que contiene expedientes de asuntos en gestión ycuya consulta es frecuente. Brindan servicio directo y constante a la dependencia a la que pertenecen.

Cuadro No. 4

VALORES PRIMARIOSORGANISMOS PUBLICOS

ADMINISTRATIVOS FISCALES LEGALESActividades rutinarias Registros de relaciones Registro de trámites

documentales de la con la Hacienda Pública JurídicosInstitución

Oficios Administrativos Impuestos, Ventas, Finanzas, PropiedadPersonal, Oficinas. Contabilidad, Estados LaboralesTrámites Administrativos Financieros, Créditos, Escriturasrelacionados con: Hipotecas, Manifestación BienesProyectos, Planes, de Bienes JudicialesPresupuesto, Contabilidad Leyes

Acuerdos

130


Por su naturaleza, este archivodeberá estar de preferencia en laoficina tramitadora para que puedaproporcionar un servicio máseficiente en cuanto a la rápidaconsulta y suministro de datos yantecedentes. Su función es recibir,clasificar, distribuir y controlar losdocumentos que entran y salen.Para un ayuntamiento rural quemaneja pequeños volúmenesdocumentales, es suficiente con unarchivo de este tipo.

En los ayuntamientos urbanos,donde existe un mayor número de

dependencias que en los rurales, el problema será abordado de manera distinta. Por ejemplo, esmuy posible que en su estructura administrativa (cuadro 3), la dependencia Desarrollo Urbano yServicios Públicos cuente con siete oficinas: de alumbrado, limpia, mercados, urbanismo, rastro,transporte público y agua potable. Asimismo, es de esperar que el resto de las dependencias queintegran ese ayuntamiento cuente también con diversas oficinas abocadas a atender asuntoscorrespondientes a las funciones que les han sido asignadas. En este caso, y para un manejomás racional de la documentación, es aconsejable organizar el archivo de trámite en dos instancias:archivo inmediato y archivo de área (ver cuadro 5).

9.1.1 Archivo inmediato

Es el que se encuentra dentro del espacio físico de la oficina a la que sirve; contiene documentosen trámite relacionados con la actividad de la unidad o dependencia en cuestión. Generalmentese encuentra al alcance inmediato de quien atiende el asunto, es decir, del tramitador.

En el caso de los ayuntamientos urbanos, de estructura compleja, existirá un archivo inmediatopor cada una de las oficinas pertenecientes a cada una de las dependencias que integran elmunicipio. Este puede estar en el cajón del escritorio de la secretaria o en un pequeño archiveroen la oficina correspondiente. Lo importante es que los documentos cuenten con un lugar específicoy de acceso directo para facilitar su localización. El documento que ingresa o se genera encualquiera de las oficinas deberá permanecer con quien atiende el asunto mientras se realiza eltrámite. Una vez que se ha dado respuesta al mismo, ya no es necesario ni deseable que eldocumento permanezca en poder del tramitador, ya que de hacerlo así estaríamos reduciendo elespacio necesario para los documentos de nuevo ingreso, además de no ser ya de consulta muyfrecuente. Por ello, el documento debe ser transferido a otro repositorio común a todo el municipio,denominado “archivo de area”.

9.1.2 Archivo de área

Es el que se encuentra ubicado en un lugar accesible a todas las oficinas de la dependencia a laque sirve. Contiene documentos y expedientes útiles como material de consulta o de informaciónpara el desarrollo de las actividades comunes a dichas oficinas. Su consulta es constante, aunquemenos frecuente que la del archivo inmediato. Tiene por objeto agrupar la información de variasunidades administrativas de una misma dependencia para proporcionarla oportunamente a losfuncionarios que la soliciten. El tiempo que se guardan aquí los expedientes generalmente es

Cuadro No. 5

ARCHIVO DE TRAMITE

MUNICIPIO URBANO

OFICINAS: DEPENDENCIA1, Agua Potable Al2. Alumbrado Al3. Limpia Al DESARROLLO URBANO Y4. Mercados AI SERVICIOS PUBLICOS5. Rastro AI (A, A)6. Transporte Público Al7. Urbanismo Al

A.I Archivo InniediatoA.A. Archivo de Arca

Archivo de Trámite

131

mas largo que en el archivo inmediato. Naturalmente, el archivo donde se concentra ladocumentación procedente de las unidades que forman toda una dependencia, es mucho mayorque el archivo inmediato, en el que se guardan únicamente los documentos generados por unsolo funcionario u oficina del ayuntamiento. Por lo mismo, requiere aquél de un orden rigurosopara garantizar la localización rápida y eficiente de cualquier documento. Por este motivo, sehace necesario contar con un responsable del archivo de área que dé cuenta del ordenamiento,custodia y préstamo de los expedientes, el cual deberá poseer conocimientos básicos enarchivonomía, de tal suerte que le permitan elegir los métodos adecuados a las necesidades deadministración y control documental de la dependencia a la que presta sus servicios.

¿Qué ventajas nos reporta el contar con un archivo de área? Entre las más importantes podemosmencionar las siguientes:

Permite el desahogo constante y ordenado de los archivos inmediatos, que deben conservarsiempre una gran agilidad.

Proporciona una visión de conjunto de los asuntos atendidos por toda una dependencia, apoyandola elaboración de proyectos, y estudios con abundante información de trabajos similares realizadoscon anterioridad.

Agiliza la consulta documental y, con ello, la resolución de los problemas planteados a la institución.

Para resumir. Un archivo de trámite simple es suficiente para organizar la documentación de unmunicipio rural o pequeño. En cambio, para un municipio urbano o semi-urbano cuya produccióndocumental es mucho mayor, es necesario dividir el archivo de trámite de cada dependencia en elnúmero de archivos inmediatos que sean necesarios y en un archivo de área que concentre ladocumentación proveniente de aquéllos, en cuyo caso deberá existir un responsable dedicadoexclusivamente a las tareas archivísticas de allí derivadas.

10. ¿Cómo organizar un archivo de trámite?

En el apartado anterior vimos que los documentos relacionados con asuntos en gestión deberánubicarse en el archivo de trámite. Ahora bien, para que todos los documentos generados por lasdistintas dependencias de un municipio puedan ser consultados con facilidad, es necesario queexista una organización adecuada que permita saber dónde encontrar cada expediente en elmomento en que se le necesite.

Para que esto sea posible, habrá que organizar los expedientes con el apoyo de alguno de lossistemas de clasificación que se verán a continuación.

10.1. Sistemas de clasificación

Es muy importante tener siempre presente cuando se habla de un archivo administrativo, quedesde que los documentos se producen o ingresan en las oficinas, se inicia la conformación deexpedientes, y que dichos expedientes constituyen la unidad básica de clalsificación.

En el presente apartado hablaremos sobre los sistemas de clasificación directos e indirectos, conel fin de exponer sus distintas posibilidades de aplicación en un archivo municipal, de acuerdo conel tamaño y grado de complejidad de la estructura del ayuntamiento.

132


Clasificar documentos es, el actode agrupación por su semejanzasy de separarlos por susdiferencias. Los sistemas declasificación juegan un papel vi-tal en la administración de ladocumentación ya queporporcionan el principio rectorpara su ordenamiento y, porconsiguiente, son la base sobrela que descansa la organizaciónde los archivos. Su objetivo eslocalizar los expedientes en elmomento en que se requieran.

Los sistemas de clasificación sedividen en dos grandes grupos: los directos y los indirectos (ver cuadro 6).

10.1.1 Sistemas de clasificación directos

Son aquéllos que no requieren del empleo de catálogos, registros o índices. Son aconsejablespara la admistración de municipios pequeños por la cantidad relativamente reducida de documentosque manejan. Los sistemas de clasificación directos son: el alfabético, por asuntos o rnaterias,geográfico y cronológico.

10.1.1 Sistema de clasificación alfabético

En éste, los expedientes se agrupan en orden alfabético de acuerdo con el nombre de las perso-nas físicas o morales que les dan origen. Pero, ¿qué significa una persona física y una personamoral?

Una persona física es un particular, es decir, cualquier ciudadano miembro de la comunidad queal solicitar o recibir algún servicio de las dependencias municipales, hará surgir un expediente consu nombre.

Una persona moral es un grupo de ciudadanos o personas físicas que forman una asociación confines profesionales, comerciales, empresariales, culturales, etc., y cuya agrupación tiene un nombre.Una persona moral también puede ser una dependencia.

Un ejemplo de aplicación de este sistema de clasificación sería el siguiente: si en nuestro archivotenemos expedientes referentes a varias personas físicas y morales como Rafael Flores Acuña,Asociación Ganadera del Sureste, el Sindicato de Trabajadores del Transporte, GuadalupeGonzález León, y otros más, nuestro archivo deberá ordenarse alfabéticamente como se muestraa continuación:

Expedientes:

Asociación Ganadera del Sureste

Banco Nacional de Crédito Rural

Escuela Primaria 5 de Mayo

Cuadro No. 6

SISTEMAS DE CLASIFICACION

MUNICIPIO RURAL MUNICIPIO URBANOY

SEMI-URBANO

DIRECTOS INDIRECTOS(no requieren (requieren dede un registro) un registro)

- ALFABETICO -NUMERICO

- CRONOLOGICO -DECIMAL

- GEOGRAFICO

- POR ASUNTOS0 MATERIAS

Archivo de Trámite

133

Flores Acuna Rafael

González León, Guadalupe

Rodríguez Sánchez, Leopoldo

Sindicato de Trabajadores del Transporte

Sociedad Cooperativa Pesquera del Sureste

10.1.1.2. de clasificación por asuntos o materias

Con este sistema los expedientes se organizan según su contenido, siguiendo un orden alfabético.El contenido de los expedientes se definirá cuidadosamente con un rubro que exprese el asuntoprincipal de que tratan los documentos que los conforman. Ejemplo:

Expedientes

Actas de Cabildo

Censos Agrícolas

Correspondencia

Cultura

Decretos

Educación preescolar

Festividades

Obras Públicas

Oficios

Planes de Acción Municipal

Recortes de Prensa

Salud

Seguridad Pública

Tránsito

10.1.1. 3. Sistema de clasificación geográfico

En este sistema los expedientes se archivan por el nombre de la localidad a que se refieren, esdecir, los documentos de un solo asunto formarán un expediente para agruparse por su lugar deprocedencia. Por ejemplo, si se tratara de organizar el archivo del municipio San José de Graciaperteneciente al estado de Aguascalientes, tendría como apartados los nombres de los poblados:

Expedientes

Entidad: Aguascalientes

Municipio: San José de Gracia

Poblados: Agua Zarca

134


Amarillas, Las

Antonio de los Ríos, San

Astillero. El

Ciénega de Alcorcha

Cieneguita

Congoja, La

Estancia. La

Huijolotes

José de Gracia, San

Paredes

Rancho Viejo

Río Blanco

Rosa, Santa

Rosa de Lima, Santa

etc.

Dentro de cada uno de estos apartados, por ejemplo Rosa de Lima, Santa, se incorporarán losexpedientes relacionados a los asuntos de esa población empleando el mismo procedimiento queveíamos para el sistema de clasificación por asuntos:

Entidad: Aguascalientes

Municipio: San José de Gracia

Poblado: Rosa de Lima, Santa

- Contribuciones

- Ejidos

- Multas

- Padrón de Habitantes

- Turismo

10.1.1.4. Sistema de clasificación cronológica

Bajo este sistema los expedientes se archivan según la fecha de apertura de cada uno de ellos,pudiéndose establecer como estructura el año, el mes y los días. Ejemplo:

Expedientes

Archivo de Trámite

135

1988

ENERO

Enero 5:

Reglamento del Archivo Municipal

Obras Municipales, Proyecto de pavimentación

Enero 25:

Industria. Licencias

Policía. Partes

FEBRERO

Febrero 20:

Educación. Concurso de ortografía

Solicitudes de becas

Febrero 22:

Cuadro No. 7

SISTEMA DE CLASIFICACION DIRECTOS(Aconsejable para Municipios Rurales)

ALFABETICO(por nombres de personasfísicas o personas morales

POR ASUNTOS OMATERIAS

GEOGRAFICOENTIDAD: AguascalientesMUNICIPIO: San José de

Gracia

CRONOLOGICO1988

- AsociaciónGanadera delSureste

- Banco Nacional deCrédito Rural

- Escuela Primaria 5de Mayo

- Flores Acuña Rafael- González León,

Guadalupe- Presidente

Municipal Informes anuales- Rodríguez Sánchez,

Leopoldo- Sindicato de

Trabajadores delTransporte

- SociedadCooperativaPesquera delSureste

- Actas de Cabildo- Censos- Correspondencia- Cultura- Decretos- Educación- Festividades- Junta de

Mejoramiento- Obras Públicas- Oficios- Planes de Acción

Municipal- Recortes de Prensa- Salud- Seguridad Pública- Tránsito

Poblados:

- Agua Zarca- Amarillas, Las- Antonio de los Ríos,

San- Astillero, El- Ciénega de

Alcorcha- Cieneguilla- Congoja, La- Estancia, La- Hijolotes- José de Gracia, San- Paredes- Rancho Viejo- Río Bravo- Rosa de Lima,

SantaContribuciones

- Ejidos- Multas- Padrón de

habitantes- Turismo. Promoción

ENERO

Enero 5:Obras MunicipalesProyecto dePavimentaciónEnero 25:Industria Licencias

FEBREROFebrero 20:Educación. Concurso deOrtografíaSolicitudes de BecasFebrero 22:Festejos. Carteles

)

136


Festejos. Carteles

etc.

Los sistemas de clasificación anteriores son susceptibles de combinarse entre sí. Los sistemascronológico, geográfico y por materias, por ejemplo, se pueden organizar al interior alfabéticamente.(Ver cuadro 7).

10.1.2 Sistemas de clasificación indirectos

Son aquéllos que asignan un orden a la documentación con base en criterios previamenteestablecidos. Estos sistemas requieren de la utilización de instrumentos de consulta comocatálogos, índices o registros, lo que significa que para su aplicación habrá que elaborar unarelación de los documentos que existen en el archivo con la clasificación que se les asignópreviamente, con el objeto de localizarlos rápidamente cuando se necesiten, prosiguiendo coneste registro conforme ingresen al archivo nuevos documentos.

10.1.2.1. Sistema de clasificación numérico

Este sistema, tal como se ha utilizado tradicionalmente, consiste en asignar un número progresivoa cada expediente que se abre, sin tomar en cuenta otro elemento, levantando después un registroen el que se señale brevemente el contenido, asunto o persona a que se refiera cada uno deellos. Ejemplo:

Expedientes

1. Acto cívico. Enero 1988

2. Censo Industrial. 1988

3. Actas de la Junta de Mejoras Municipales. Mayo 1988

4. Campañas de Vacunación. 1988

5. Inspección de mercados.

6. Delimitación del suelo urbano. Junio 1988

7. Programas de acción urbana. Junio 1988

8. Nacimientos. Estadísticas 1988

Se recomienda abrir registros nuevos de manera periódica (mensual, semestral, anual, etc.),recomenzando cada vez con el número 1, evitando así la formación de listados muy extensos queen nada facilitan la rápida localización de los expedientes.

La aplicación de este sistema se ha observado en archivos con pequeños volúmenes documentales.

Una vez que se ha asignado a cada expediente un lugar dentro del archivo, deberá asentarse enel registro dicha ubicación. Ejemplo:

Archivo de Trámite

137

REGISTRO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO

Expedientes números: del 1 al 8

Período: enero-junio 1988

Ubicación: Primera gaveta superior, marcada con el número 1.

10.1.2.2. Sistema de clasificación decimal

Este sistema, como su nombre lo indica, está basado en la numeración decimal. Por convenciónse considera al conjunto de la documentación de una dependencia, en este caso el ayuntamiento,como la unidad susceptible de ser dividida hasta un máximo de diez rubros. No está de másanotar que este sistema fue definido para ser utilizado en bibliotecas y fue adoptado posteriormenteen gran número de archivos.

A los diez grandes grupos resultantes de la primera división de la unidad, se les llama “clases”.Cada una de estas “clases” se subdivide, a su vez, en otros diez grandes denominados “divisiones”,las cuales representan los asuntos principales de aquéllas; las “divisiones” a su vez se dividentanto como sea necesario, formando “secciones” y “subsecciones”.

Cada una de las “clases”, “divisiones”, “secciones”y “subsecciones”, están representadas por unafracción decimal, que puede ir del 0 al 9. Ejemplo.

0 Unidad - Ayuntamiento

0.1 Décimos - “clases”

0.01 Centésimos — “divisiones”

Cuadro No. 8

SISTEMA DECIMAL

UNIDAD CLASES DIVISION SUB-DIVISION SECCION SUB.SECCION

0, Ayuntamiento 1. Cabildo 1.1 Sesiones 1.1.1 Ordinarias 1.1.1.1 Actas de Plenarias Cabildo

Presidencia 2.1. Convenios 2.1.1. Federales Municipal 2.1.2, Estatales 3. Secretaría del 3.1. Trabajo 3.1 1. Ayudas 3,l,I.l. Informes del Ayunta- Social Municipales 3.1,1,2. Peticiones miento

3.1.2 Correspondencia 3.2. Junta Muni- 3.2.3. Altas y bajas cipal de 3.2.2, Estadísticas Recluta- 3.2.3. Lista de Clases miento

3.2.5. Remisas y anticipos

3.3. Cultura 3.3.1, Biblioteca 3.3.1.1 Facturas 3,3 1.2. Informes 3.3.1,3. Programas

3.3.2 Museos 3,3.2.1 Facturas 3.3.2.2. Memorias

3.3.3 Festejos 3.3.3.1 Concurso 3.3.3.2, Presupuestos

3.3 4. Turismo 3.3.4.1. Correspondencia 3.3.4.2. Promoción turística

3.4. Correspon- 3.4.1. Entrada de dencia documentos oficial 3,4.1 Salida de

documentos

138


Cuadro No. 8SISTEMA DECIMAL

UNIDAD CLASES DIVISION SUB-DIVISION SECCIONSUB.SECCION

3.4.3 Vistas 3.4.3.1 Actas representati- 3.4.4. Expedientes vas personales 3.4.3.2 Libros de firmas

3.5 Educación 3.5.1 Centros Es- 3.5.1.1 Correspondencia colares 3.5.1.2 Estadística

3.5.1.3 Obras de mante- nimiento

3.5.2 Personal 3.5.2.1 Concursos Docente 3.5.2.2 Contratación

3.5.2.3 Licencias

3.5.3 Becas 3.5.3.1 Becas otorgadas

3.5.3.2 Informes 3.5.3.3 Presupuesto 3.5.3.4 Solicitudes

3.6 Salud 3.6.1 Centros de 3.6.1.1 Campañas de Salud Vacunación

3.6.1.2 Población atendida 3.6.1.3 Presupuesto 3.6.1.3.1 Gastos

Especiales

3.6..1.3.2 Gastos fijos 3.6.1.3.4 Informes 3.6.1.3.4 Ingresos

3.6.2 Inspección 3.6.2.1 Depuración sanitaria de aguas

3.6.2.2.3 Restau- rantes

3.6.3 Protección al 3.6.3.1 Denuncias medio ambiente 3.6.3.2 Limpieza de

vías públicas 3.6.3.3 Depósito de basura

Cuadro No. 8

SISTEMA DECIMAL

UNIDAD CLASES DIVISION SUB-DIVISION SECCION SUB-SECCION

3.7. Justicia y 3.7.1. Dictámenes aplicación de regla- 3.7.2. Procedimientos

mentos Administrativos

3.7.3. Procedimientos Civiles

3.7.4. Procedimientos Laborales

3.7.5. Procedimientos Penales

4. Relaciones 4.1. Protocolo 4.1.1. Libros de firmasPúblicas

4.1.2. Distinciones

4.2. Prensa 4.2.1. Correspondencia

4.2.2. Reseñas

5. Programación 5.1. Programa- 5.1.1. Proyectos y Presupuesto ción

5.1.2. Estudios

5.1.3. Acuerdos

5.1.4, Informes

5.2.1. Seguimiento

5.2.2, Informes 5.3 Control 5.3.1. Informes 5.4 Presupues- 5.4.1. Presupuestos 5.4.1.1 Ingresos

tación ordinarios diarios

Archivo de Trámite

139

0.001 Milésimos — “secciones”

0.0001 Diezmilésimos - “subsecciones"

En el cuadro número 8 se aplica la clasificación decimal a los documentos generados en unmunicipio con un organigrama complejo (cuadro núm. 3), en cuanto a los posibles documentosgenerados por el Cabildo, la Presidencia Municipal, la Secretaría del Ayuntamiento, RelacionesPúblicas y Programación y Presupuesto. Como se podrá observar, este sistema de clasificaciónes aconsejable para un ayuntamiento grande, que por la complejidad de su estructura y la cantidadde documentos que genera requiere de un ordenamiento similar al rnostrado en el cuadro ante-rior.

La elaboración de un cuadro como el señalado, permitirá tener una visión de conjunto acerca dela clave asignada a cada serie documental e incorporar nuevas series con su clave cuando serequiera.

Organizar los documentos de nuestro archivo de trámite, utilizando un sistema de clasificaciónadecuado, constituye un gran avance en la administración documental que se reflejará en unamás eficiente tramitación de los asuntos. La elección que hagamos de cualquiera de ellos dependeráde las condiciones y las necesidades específicas de nuestro archivo. De gran importancia resultaráel manejar el mismo sistema tanto en el archivo de trámite como en el de concentración y elhistórico, ya que de esa manera contribuiremos a ejercer un mejor control efectivo sobre ladocumentación desde que se genera hasta que se elimina o es seleccionada para su conservaciónpermanente, además de que evitaremos la práctica tan común de asignar a los documentos unanueva clasificación cada vez que cambian de unidad archivística.

Sin embargo, no es suficiente con lo anterior. Además de poseer un archivo organizado,necesitamos aplicar los instrumentos de control documental que nos permitan no sólo conocertoda la documentación que alberga la institución y manejarla adecuadamente, sino también saberqué hacer con ella cuando los asuntos a que hacen referencia han sido tramitados. En el siguienteapartado hablaremos de tales instrumentos de control documental.

11. ¿Qué son los instrumentos de control documental?

Los instrumentos de control documental son herramientas empleadas por los archivistas para

Cuadro No. 8

SISTEMA DECIMAL

UNIDAD CLASES DIVISION SUB-DIVISION SECCION SUB-SECCION

5.4.1.2 Egresos diarios

5.4.1.3 Rentas

5.4.1.4 Gastos fijos

5.4.2 Presupuesto 5.4.2.1 Ingresos diarios

5.4.2.2 Egresos diarios

5.4.2.3 Rentas

5.4.2.4 Gastos Generales

5.4.3 Presupuesto 5.4.3.1 Ingresos 5.4.3.2 Gastos extraordinarios

140


facilitar el manejo de la documentación. En ellos se describe el contenido, cantidad, ubicación,vigencia y destino final de los documentos, y son el inventario, las fichas catalográficas, el catálogode vigencia y las cédulas de disposición documental.

La aplicación de cada uno de estos instrumentos se realiza en diferentes momentos de la vida deun documento. En este apartado analizaremos con detenimiento el inventario, las fichascatalográficas y el catálogo de vigencia, dejando para un capítulo posterior el examen de lascédulas de disposición documental, ya que éstas encuentran su aplicación en una etapa másavanzada del ciclo vital de los documentos.

Es preciso señalar que, a efecto de simplificar al máximo el manejo de dichos instrumentos se hadiseñado una serie de formatos (cuadro 9-12) en los que se condensa la información requeridapara ello, a los cuales es posible incorporar toda la información necesaria para saber qué hacercon el documento durante sus distintas etapas de vida, esto es, desde que el documento seencuentra en su fase activa, la concluye y entra en la inactiva. En su oportunidad se expondrá lainiportancia y uso de cada uno y el llenado de las columnas correspondientes.

No sólo en los archivos grandes es necesaria la aplicación de tales instrumentos. En un municipiopequeño, también es recomendable la realización de esta tarea, para asegurar de esa forma unflujo documental ordenado entre el archivo administrativo y el histórico. Mediante la siguienteexposición esperamos que el archivista aprecie las ventajas de su utilización.

11.1. Inventario

El inventario es el instrumento que nos proporciona una descripción global del material archivísticoque se conserva, sin descender a la particularización. Describe de manera sumaria y breve lasseries documentales que integran el archivo. Cada serie se forma del conjunto de expedientesque tratan de un mismo asunto y que son generados por una misma oficina. El inventario tienecomo objetivo fundamental facilitar la localización de los expedientes, de allí que no contengamás que datos imprescindibles como son la signatura de la serie, una breve descripción de lamisma, las fechas que abarca y su ubicación física.

Cuadro No. 9

ARCHIVO MUNICIPAL DE CABORCAINVENTARIO

Municipio: Caborca Unidad Admtva: Sría del Ayuntamiento

Serie Documentaly clave

DescripciónGenérica

Número deExpedientes y

cronología

UbicaciónTipográfica

Observaciones

Trabajo3.1

Junta Municipal deReclutamiento

Cultura3.3

Conjunto deexpedientes integradospor informaciones,peticiones y recibos.

Conjunto deexpedientes integradopor correspondencia,estadística, listas declases, altas y bajas

Conjunto deexpedientes integradospor facturas, informes,programas, facturas,memorias,correspondencia ypresupuesto

27 expedientesenero-diciembre 1987



Primer archiveroPrimer cajón

Segundo archiveroSegundo cajón

Tercer archiveroCuarto cajón

La documentación seencuentra en buenascondiciones



Archivo de Trámite

141

En el cuadro número 9 se presenta un formato en el que para los fines de la elaboración delinventario, bastará con llenar las columnas que corresponden a cada uno de los elementosanteriores. Sería conveniente organizar los formatos por dependencia ya que de esta manera elcontrol de la documentación es más eficiente.

11.1.1. Componentes de un inventario general

Con el objeto de ilustrar los elementos que debe contener un inventario, tomaremos como ejemploalgunas de las series documentales generadas por la Secretaría del Ayuntamiento de Caborca,Sonora. Como encabezados del inventario, en el espacio correspondiente a “Presidencia Munici-pal” (ver cuadro 9), se anotará el nombre del municipio, Caborca en este caso, y en el de “UnidadAdministrativa” o sección el de la dependencia u oficina de donde provienen los documentos, esdecir, Secretaría del Ayuntamiento. El llenado del cuerpo del inventario se hará de la manerasiguiente:

Serie documental

En esta primera columna se anotará el nombre general de la serie y su clave, ambos asignadosdurante la clasificación. Así, una primera serie documental podría ser:

3.1 Trabajo Social. en donde el Número 3.1. es la clave y Trabajo Social el nombre de la seriedocumental*.

Descripción genérica

En esta columna se hará un breve resumen del contenido de la serie. Su aplicación en nuestroejemplo anterior sería así: “Conjunto de expedientes integrados por informes, peticiones y recibos”.

Número de expedientes y cronología

En esta columna se señalará el número de expedientes o libros correspondientes al periodo quecomprende la serie documental partiendo del dato más antiguo hasta el más reciente. En elejemplo considerado sería:

27 expedientes

enero-diciembre 1987.

Cabe destacar que en términos generales, el volumen y la frecuencia con que se genera lainformación sobre un mismo asunto determinan los cortes cronológicos necesarios para su mejororganización.

Ubicación topográfica

En esta columna se deberá anotar el lugar exacto en que se encuentra la documentación quepodría ser un anaquel o un archivero, por ejemplo: “primer archivero, primer cajón”

* En este ejemplo y en todos los que se seguirán se ha utilizado el sistema de clasificación decimal.

142


Observaciones

Aquí se anotará de manera sintética cualquier observación que pudiera hacerse con el objeto decomplementar la información contenida en las cuatro columnas anteriores. En nuestro ejemplo, laanotación respectiva se refiere al estado físico en que se encuentra la serie tratada: "Iadocumentación se encuentra en buenas condiciones”

Con el llenado de estas cinco columnas, habremos incorporado la información requerida paratener nuestro inventario. Todo el trabajo que implica la elaboración de un inventario esrecompensado con los beneficios obtenidos: además de contar con una relación de la clasificaciónasignada a cada expediente, podemos saber de qué asuntos tratan, a partir de qué fechas tenemosdocumentos sobre cada uno, hasta cuándo y en que cantidad y, por último, en dónde se encuentrafísicamente. El inventario nos propociona una información general sobre los documentoscontenidos en el archivo. Por su calidad administrativa es de carácter doméstico, es decir, quesirve sólo a los funcionarios en su labor de servicio y no al público en general. Por su conducto secontrola la información que se posee, y ello es posible sin importar qué tan voluminoso sea elacervo documental de nuestro archivo, siempre que apliquemos correctamente este instrumento.

11.2. Fichas catalográficas

El catálogo es otro instrumento de control de gran utilidad para el archivista. En realidad lo másusual es que en un archivo se manejen distintos catálogos con el fin de facilitar al máximo labúsqueda y localización de los expedientes. Con todo, es posible definirlos a partir de sus elementoscomunes.

Los catálogos son registros formados por tarjetas o cédulas catalográficas ordenadas en un muebleo fichero, en las que se describen de manera sintética las características esenciales por lascuales es posible identificar una pieza documental, entendiendo por ésta cualquier documento oexpediente considerado de manera individual. Para ello es necesario examinar cuidadosamenteel documento que se va a catalogar anotando en una ficha la información requerida. Los datosbásicos que debe contener una ficha catalográfica son los siguientes:

1. Fórmula clasificadora

2. Encabezamiento

3. Año de inicio del asunto

4. Extracto

5. Iniciales de catalogador

En el cuadro número 10 se presenta un modelo de cédula catalográfica, en el que se han distribuidoconvenientemente los datos anteriores. El encabezamiento constituye el elemento de referencia,esto es, aquél por el cual es posible que nos sea solicitado un expediente (asunto, clave clasificadorao nombre del interesado, entre otros) y que al mismo tiempo nos sirve de base para la ordenaciónde las cédulas: en el ángulo superior derecho se anota, cuando no es encabezamiento, la claveclasificadora que ha sido asignada al documento en el momento de ingresar a la dependencia; enla parte central de la cédula se describe el año en que está fechado el documento, seguido de unabreve indicación o extracto en donde se señala su asunto o contenido; finalmente, en el ángulo

inferior derecho seanotan las iniciales delarchivista o persona queelaboró la ficha. A los datosanteriores se les puedeagregar otros más, asícomo también puedevariar su distribución en laficha. Finalmente loimportante es que cadacédula contenga lainformación mínimanecesaria para laidentificación plena deldocumento descrito.

Decíamos líneas an-tes que existen distintostipos de catálogo, éstos sehan divividido en dosgrupos: catálogos gen-erales y catálogosespeciales. Los generales

como su nombre lo indica, son los de uso generalizado, es decir, aquéllos que el común de losarchivistas elabora tomando como base ya sea la clave de clasificación de los documenlos o

expedientes o bien la palabra inicial delencabezamiento. Por su parte, los catálogosespeciales obedecen a las necesidadesparticulares del archivo y pueden ser, entreotros, topográficos, geográficos, cronológicosy onomásticos. No es aquí el espacio indicadopara hablar detenidamente al respecto, sin em-bargo, debemos tener presente que existe unagran variedad de catálogos, lo que nos permiteoptar por aquéllos que más convengan a lasnecesidades e intereses del archivo.

La existencia de distintos catálogos noshabla de variantes en el proceso descriptivo delos documentos. Así, de un mismo documentopodemos elaborar cédula, catalográficasdiferentes dependiendo del elemento que setome como encabezamiento. Es por ello quese les ha divido en cédulas principales ycédulas auxiliares. Una cédula principal esaquélla que lleva como encabezamiento algunode los datos que archivísticamente se haconsiderado como el “principal” en undocumento y puede ser el nombre de lainstitución que lo generó, el nombre de la per-sona interesada o la clave clasficadora. En elprimer caso hablaremos de una cédula princi

1

3

2

4

5

Cuadro No. 11

ASIENTO DE CEDULA PRINCIPAL ALFABETICA(NOMBRE DE LA INSTITUCION)

ASIENTO DE CEDULA PRINCIPAL ONOMASTICA ALFABETICA(NOMBRE DEL INTERESADO)

ASIENTO DE CEDULA PRINCIPAL SISTEMATICA(REGISTRO NUMERICO)

Compañía Municipal de Azúcar 148.111

1988.- Estado de Cuenta que elaboró Alicia González Ríos

CZV

González Ríos Alicia 148.111


CZV

148.111 Compañía Municipal de Azúcar


CZV

Cuadro No. 10Formato para ficha de catálogo (cédulacatalográfica)

1. Encabezamiento2. Clave clasificadora3. Año en que se inicia el asunto4. Extracto o asunto5. Iniciales del catalogador

144


pal alfabética, en el segundo de una cédula principal onomástica y en el último, de una cédulaprincipal sistemática. Pongamos un ejemplo:

Ingresa a nuestro archivo un estado de cuenta de la compañía Municipal de Azúcar, al que se leasignó la clave 148.111. Antes de incorporarlo a nuestro archivo administrativo debemos catalogarlo,es decir, elaborar una ficha en la que asentemos los datos a que ya nos hemos referido, esto es,su clave, encabezamiento, año y extracto, para después colocarla en el archivero que lecorresponda. Lo más conveniente será contar con fichas diferentes para de esa forma poderlocalizar el documento sin importar el dato por el que se nos solicite. Las cédulas principales nosdarán la respuesta a tal requerimiento y para elaborarlas procederemos de la siguiente manera(cuadro 11 ).

Tratándose de la cédula alfabética se anotará en el externo superior izquierdo -a manera deencabezamiento- el nombre de la institución que generó el documento,”Compañía Municipal deAzúcar”, y en el extremo superior derecho la clave que se le asignó al ingresar a nuestro archivo,148.111; al centro se escribirá el año en que está fechado, 1988, seguido del extracto que en estecaso será “Estado de cuenta elaborado por Alicia González Ríos”, en el ángulo inferior derecho seanotarán las iniciales de la persona que elaboró la ficha. Por último, insertaremos la cédula en unfichero al que se denominará catálogo diccionario.

Muy similar a la anterior es la cédula principal onomástica, la diferencia radica en que ésta elencabezamiento está formado por el nombre de la persona relacionada directamente con el asuntoque se trata o, en nuestro ejemplo, de quien elaboró el documento, comenzando por sus apellidos:“González Ríos Alicia”. El resto de los elementos permanecerá sin modificación. Junto con lascédulas alfabéticas se integra el catálogo diccionario, en el que se ordenan de acuerdo con suencabezamiento en riguroso orden alfabético. Así, primero aparecerá la cédula con elencabezamiento “Compañía Municipal de Azúcar”, y después la de “González Ríos Alicia”.

La tercera de las cédulas principales, la sistemática, se distingue de las anteriores porque en elencabezamiento lleva la clave clasificadora, 148. 111 y en el espacio que ésta ocupaba apareceahora el nombre del organismo productor del documento. Estas cédulas forman un catálogodistinto, al que se le denomina catálogo sistemático.

Los archivistas, en su afán de agotar todos los caminos por los cuales pueden ser solicitados losdocumentos, además de mantener un estricto control sobre los mismos, han ideado instrumentosde catalogación más finos, de lo cual son muestra las cédulas catalográficas auxiliares. Sin em-bargo, con las cédulas principales es posible manejar eficientemente un archivo administrativocomo el que aquí se plantea. Las necesidades particulares de cada archivo municipal determinaránsi es necesario hacer un trabajo de catalogación más complejo.

11.3. CátaIogo de vigencia

El catálogo de vigencia es el instrumento que nos permite conocer el tiempo que los documentosdeberán permanecer en el archivo de trámite para después pasar al de concentración, y, a su vez,el periodo que permanecerán en este último, teniendo como principio rector el dictamen quesobre los valores administrativos, fiscales y legales de cada documento emitan las autoridadescompetentes.

De esta forma, el catálogo de vigencia sirve para controlar el paso de los documentos entre el

Archivo de Trámite

145

archivo de trámite y el archivo de concentración en base a criterios objetivos obtenidos a partir delanálisis de sus valores primarios. Aunque el catálogo de vigencia determina el tiempo que losdocumentos deben permanecer en el archivo de concentración, no le corresponde decidir cuálesde ellos pasarán al archivo histórico, tarea que requiere de la utilización de la llamada cédula dedisposición documental.

Como se podrá observar, por su aplicación, el catálogo deberá elaborarse desde que ladocumentación se encuentra en el archivo de trámité, entrando en acción en el momento detransferirla al archivo de concentración y, posteriorniente, en el momento en que han de serdados de baja de éste último. Esta tarea la realizará el archivista en colaboración con las perso-nas responsables de descargar los asuntos que ingresan a la dependencia ya que son ellasquienes al hacer uso constante de los expedientes están en posibilidad de determinar el plazoque deberán permanecer los documentos a su alcance, con base en las disposiciones legalesadministrativas y fiscales relacionadas con el manejo documental.

11.3. 1. Procedimiento de la elaboración del catálogo

Para instrumentar el proceso dictaminador sobre la vigencia documental en materia administrativa,legal y fiscal es preciso formar un Comité el cual, en primera instancia, deberá estar integrado porlos titulares de las dependencias generadoras de los documentos, quienes se ocuparán de emitirla valoración en el plano administrativo; para el aspecto fiscal bien pudiera ser el tesorero, que esquien maneja los asuntos fiscales; para la valoración jurídica deberá ser el responsable de atenderlos asuntos de carácter legal que surgen en el municipio, que por lo general es el secretario delayuntamiento; por último, el archivista municipal, que además será el receptor y ejecutor de lasrecomendaciones derivadas de los dictámenes del comité.

En el cuadro número 12 se ejemplifica con la serie “Trabajo social” procedente de la Secretaríadel ayuntamiento el tiempo que sus distintos tipos documentales -informes, peticiones y recibos-deberán ser conservados tanto en el archivo de trámite como en el de concentración, tiempo quefijará el dictámen que emitan las autoridades correspondientes.

El llenado de las columnas podrá realizarse de una manera fluida mediante el envio que haga elarchivista municipal de una copia del formato mostrado, a cada uno de los responsables de emitirsu juicio para la determinación de la vigencia docuniental, quienes lo deberán anotar en el formato.Este ya deberá contener los nombres de las series documentales, su descripción y antigüedad,

datos todos ellosrecabados conanterioridad, du-rante laclaboración delinventario. Esconveniente queel Comité ser e ú n aperiódicamenteconvocado por elpropio archivista,que estarápresente en las

Cuadro No. 12

ARCHIVO MUNICIPAL PRESIDENCIA MUNICIPAL: CABORCACATALOGO DE VIGENCIA UNID. ADMVA.: SRIA. DEL AYUNTAMIENTO

SERIE: TRABAJO SOCIAL

VIGENCIA VIDA UTIL ADMINISTRATI-VA

TIPODOCUMENTAL

Y NUMEROCLASIFICADOR

NUMERO DEEXPEDIENTE YCRONOLOGIA ADMINIS-

TRATIVALEGAL FISCAL ARCHIVO

DETRAMITE

ARCHIVO DECONCENTRA-

CION

OBSERVACIO-NES

INFORMES3.1.1.1

PETICIONES3.1.1.2

RECIBOS3.1.1.3

12Enero-Diciembre

1987

Enero Diciembre1987

Enero-Diciembre1987

1

3

1

0

5

3

2

5

1

1

1

2

2

4

La documenta-ción está enbuenas condicio-nes



146


reuniones para contribuir en la determinación del valor que poseen los documentos de acuerdocon sus características y los criterios empleados para determinar sus vigencias.

11.3.2 Componentes

Vigencia Administrativa

Esta columna deberá ser llenada por los titulares de las dependencias generadoras de las seriesdocumentales, quienes al conocer el tiempo que utiliza cada expediente, decidirán el lapso quedeberá permane-cer en el archivo de trámite, es decir, a su alcan-ce. Este último dato se anotaráen la columna con ese nombre.

Vigencia legal

Esta columna deberá ser lle-nada por el responsable de atender los asuntos jurídicos que sepresenten en el municipio, que como ya se mencionó con anterioridad, geralmente es el secretariodel ayuntamiento o el asesor jurídico del mismo.

Vigencia fiscal

Esta columna deberá ser llenada por el tesorero, por ser el funcionario municipal que conoceperfectamente los efectos fiscales de cada acción y por tanto de cada expediente.Su opinion,más Ia del secretario del ayuntamiento, decidirán el tiempo que un documento deberá permaneceren el archivo de concentración. Tomemos el primer ejemplo del cuadro número 12. El secretariodel ayuntamiento, titular de la dependencia en cuestión, opina que los informes sobre ayudasmunicipales tendrán una utilidad para él de un año, y el asesor jurídico y el tesorero opinan quetiene una vigencia legal y fiscal de tres años, respectivamente, por lo que el documento deberápermanecer un año en el archivo de trámite para que lo pueda usar el secretario y, dos años en elarchivo de concentración, cumpliendo así, con los tres años de conservación estipulados, deacuerdo con las disposiciones vigentes de carácter legal y fiscal.

Al tiempo que se conserva un documento con estos criterios se le denomina vida útil administrativa,haciendo referencia al valor que posee para las dependencias que lo generaron, y como ya fueseñalado, se determina por sus valores primarios.

La elaboración de dicho cuadro nos permite contar con un criterio definido para la transferenciade documentos entre ambos archivos, evitando la repetición del procedimiento de valoraciónreferido a series documentales, requiriéndose únicamente para aquellas que se presentan porprimera vez. Además asegura un control real del flujo documental.

Con los elementos que hasta aquí se han expuesto estamos en posibilidad de organizar nuestroarchivo de trámite, conservando todos nuestros documentos en su lugar. Sin embargo, cada díaingresan nuevos documentos al archivo sobre asuntos que inician su trámite, mientras que otrosdocumentos van perdiendo su utilidad administrativa, volviéndose de consulta menos frecuente.El archivo incrementa su acervo gradualmente, encontrándose en él expedientes que sonconsultados cotidiamente, otros, esporádicamente, y otros más, que si bien no se consultan,sabemos que pueden ser de gran utilidad en un momento dado. Citando la capacidad física delarchivo se encuentra al borde de su límite, se nos presentan las siguientes interrogantes: ¿Cómo

Archivo de Trámite

147

evitar un crecimiento excesivo de la documentación? ¿La tiramos? ¿Y si la necesitamos? ¿Nosvamos a quedar con todo?, ¿A dónde enviaremos los documentos cuya vigencia ya expiró eneste archivo? En el siguiente apartado intentaremos responder a estas preguntas.

12. ¿Cómo organizar un archivo de concentración?

Hemos detectado que existen expedientes cuyo uso es cotidiano, otros que ya se tramitaron y seconsultan cada vez menos y otros más que practicamente no se consultan pero podemos desecharpor su probable utilidad futura. Si conservamos todo, llegará un momento en que no habrá espaciopara un sólo papel más, lo que entorpecerá la localización de los expedientes de uso frecuentepara resolver este problema, existe la posibilidad de trasladar la documentación cuya consulta esmenos frecuente a otro archivo denominado “archivo de concentración”.

12.1. Transferencia primaria

Antes de hablar del archivo de concentración es preciso examinar brevemente el procedimientopor el cual nuestra documentación ingresa a éste.

Dijimos ya que los documentos atraviesan por tres fases, la activa, la semiactiva y la inactiva yque existen unidades archivísticas especializadas en el manejo de los mismos de acuerdo con lafase en que se encuentren, archivo de trámite, de concentración e histórico, respectivamente.Esto quiere decir que todo documento, una vez que concluye su trámite, pasa del archivo detrámite al de concentración, permaneciendo en éste el tiempo que para el efecto se ha estipuladopreviamente en el catálogo de vigencia. Finalmente, si posee un valor histórico será trasladado alarchivo histórico para su custodia permanente. Sabemos entonces en qué momento nuestrosexpedientes deben de abandonar un archivo para pasar a otro, pero ¿cómo se lleva a cabo esetránsito?

Llamamos transferencia documental al conjunto de procedimientos por los cuales la documentaciónpasa de una unidad archivística a otra diferente. Cuando se lleva a cabo entre el archivo detrámite y el de concentración recibe el nombre de transferencia primaria, denominándosetransferencia secundaria cuando tiene lugar del archivo de concentración al histórico. El objetivode ambas operaciones es el evitar la saturación de los archivos, facilitando así el manejo de lainformación en ellos contenida.

No es tarea sencilla. Para hacer una transferencia primaria es necesario conocer el término de lasvigencias de los documentos para de esa forma determinar cuáles de ellos serán objeto de lamisma, esto es, aquéllos que no poseen ya ningún valor administrativo inmediato* pero que sí lotienen de tipo legal y/o fiscal. Después, hay que elaborar una relación pormenorizada de losexpedientes por transferir y, por último, trasladarlos de manera organizada al archivo deconcentración. Veamos ahora las características que debe tener y las funciones que debe cumplireste archivo.

12.2. Archivo de concentración

* Tomamos aquí el término “valor administrativo inmediato” para hacer referencia al valor que posee un documentomientras finaliza su trámite, distinguiéndolo de la utilidad administrativa que conserva hasta que abandona elarchivo de concentración.

148


Por definición, es el archivo que está formado de expedientes cuya consulta es esporádica y quehan sido transferidos para su conservación y administración mientras vence su período de vidasemiactiva y se decide su eliminación o su transferencia al archivo histórico. Permite desahogarlos archivos de trámite de las distintas oficinas de la institución de la documentación que ya haterminado su trámite pero que es necesario conservar por un tiempo adicional para consultasposteriores. Tiene como función recibir, revisar, ordenar, custodiar, dar servicio de consulta a lapropia administración municipal y depurar la documentación que le envíe para su guarda. Si elvolumen documental que debe pasar al archivo de concentración no es tan grande como pararequerir un local especial, lo conveniente será sencillamente colocar esa documentación en unestante aparte dentro de la misma oficina. Nuestro archivode concentración queda así formadocon pocos recursos y brindándonos el desahogo necesario.

El archivo de concentración constituye un centro de información fundamental para que losfuncionarios y demás servidores públicos puedan dar una respuesta rápida y eficiente a losproblemas que les son planteados por la sociedad. Por su conducto se pueden conocer importantesantecedentes sobre algún asunto en particular, lo que es de gran utilidad para distribuireficientemente los recursos con que cuenta la dependencia, en este caso el ayuntamiento.

Las funciones básicas que debe cumplir el archivo de concentración son las siguientes:

- Recibir y conservar la documentación semiactiva liberada por el archivo de trámite, de maneraque pueda ser localizada y consultada fácilmente.

- Depurar y retirar la documentación que haya terminado su vida útil administrativa, dandoaviso antes al archivo de trámite que por alguna razón pudiera tener interés en la ampliaciónde ciertas vigencias, evitando así la destrucción de documentos todavía útiles para laadministración.

Por todo lo anterior, es claro que el archivo de concentración constituye una unidad de granimportancia en todo sistema de administración documental. Sin embargo está pensando paramanejar exclusivamente los documentos que se encuentran en su etapa semiactiva. Cabríaentonces preguntarse: ¿Qué pasará cuando se vaya terminando el tiempo de conservación prescritopara los distintos expedientes en nuestro archivo de concentración?

13. ¿Qué hacer con los documentos cuya vigencia administrativa ya expiró?

13.1. Depuración

La última etapa de conservación de un documento es el archivo histórico. Cuando su utilidadadministrativa termina, se convierte en memoria de hechos pasados, hechos que pueden serimportantes para atender la evolución y desarrollo de la comunidad, por lo que habrá queconservarlos siempre; en ese caso se dice que poseen un valor histórico, y éste será el criteriopara decidir su traslado al archivo histórico. Pero ¿vamos a trasladarlos todos? En este puntohabrá que eliminar los documentos cuyo contenido ya no tiene ningún valor, ni administrativo nihistórico, y conservar aquéllos que posean información con valor histórico. Este proceso sedenomina depuración, que significa seleccionar aquella información con valor permanente parasu conservación, separándola de aquélla que habiendo concluido su utilidad administrativa noposee ningún valor de tipo histórico. Pero ¿cómo vamos a saber qué documentos tienen un valorhistórico y cuáles no? Nadie dudaría en conservar el Acta de Independencia de México o algún

Archivo de Trámite

149

documento que haga referencia a una invasión, pero todos dudaríamos en conservar un acta denacimiento de un ciudadano común o un permiso concedido para usar agua de una presa.

Si reuniéramos a connotados historiadores para recibir su opinión sobre el posible valor históricoque pudieran tener nuestras series documentales contenidas en el archivo municipal, seguramentesurgirían fuertes disputas.

La causa sería por ejemplo, que mientras para uno de ellos, interesado en el estudio del desarrollode la ganadería, los registros de fierrosconstituirán documentos de enormeriqueza informativa, para otroposiblemente éstos no tendrán ningúnvalor por dedicarse a estudiar los gruposétnicos. De igual manera, para un ter-cer historiador ocupado en lainvestigación de los movimientosmigratorios, tales registros carecerán devalor.

De lo anterior deducimos que cadainvestigador emite su juicio según suspreferencias particulares, lo que esperfectamente explicable en virtud delas diversas inquietudes de losestudiosos sobre los distintos aspectosde la vida nacional. Con ello intentamoshacer evidente la difícil tarea y la granresponsabilidad que implica elegircuáles expedientes habrán dedestruirse y cuáles habrá que conservar, pues la destrucción es irreversible y no existe manera deenmendarla si cometemos un error en nuestra apreciación. La elección es delicada, masafortunadamente existen técnicas archivísticas que nos auxilian en la realización de esta tarea.

13.2. Valores secundarios

Analizamos los valores que poseen losdocumentos durante su vida activa ysemiactiva, denominados valores primarios,que pueden ser administrativos, legales yfiscales. Cuando los documentos han perdidodichos valores, es decir, cuando ya no tienenutilidad administrativa, es necesario analizarlespara determinar si tienen valores secundarios,que son aquéllos que un documento poseeno para quien lo genera sino para alguien

Cuadro No. 13

V A L O R E S D O C U M E N T A L E S

A R C H I V O V A L 0 R

ARCHIVO VALOR PRIMARIO: DE (Quien lo genera)TRAMITE - ADMINISTRATIVO

ARCHIVO FISCAL --FISCAL DECONCENTRACION -LEGAL

VALOR SECUNDARIO:(Quien lo consulta)

ARCHIVOHISTORICO --EVIDENCIAL

--INFORMATIVO

Cuadro No, 14

VALORES SECUNDARIOS

EVIDENCIALES INFORMATIVOS

Revelan origen, organización y Revelan fenómenos dedesarrollo de los organismos particulares y/o institucionespúblicos

Cambios Institucionales, orgá- Expedientes de:nicos, normas de trabajo, fun- Funcionarioscionamiento de oficinas OrganigramasDocumentos sobre: Lo Correspondenciaeconómico, político interno, Decisionesestadística, programas, Acuerdos Legales yregistros operativos de! organismo

Reglamentos internos

* Algunas tendencias en archivonomía hablan de un tercer valor denominado testiomononial muy similar al evidencial.Sin embargo, por las características de la documentación municipal mexicana emplearemos únicamente dos, tal ycomo propone el Dr. Theodore Schellenberg. Vid T. Schellenber. Archivos Modernos, Principios y Técnicas, 2 ed.México. AGN, 1987 pág. 199.

150


externo que lo consulta, como sería el caso de un investigador, por la información que contiene yasea sobre el origen, evolución o fenómenos particulares que ha sufrido la institución generadorade tal documento, o bien sobre la región para la cual presta sus servicios. Estos valores puedenser de acuerdo a su naturaleza, evidenciales o informativos (ver cuadros 13 y 14). Es convenienteaclarar que un documento puede poseer ya sea uno o los dos valores enunciados, al igual queocurre tratándose de documentos con valores primarios. Ello dependerá, como ya se dijo, de lascaracterísticas que tenga al ser analizado ya no desde un punto de vista institucional, sino comoobjeto de interés social: ya no desde la óptica de quien lo produjo, sino de quien lo consultará enadelante*.

En la valoración secundaria deberá evitarse la aplicación mecánica de cualquier tipo de criterio,procurando agotar todas las opciones por las que un documento puede llegar a ser consideradode valor histórico. En este sentido el archivista deberá realizar un estudio estructural y funcionaldel municipio para de esa forma poder apreciar correctamente el valor de las series documenlales,analizadas dentro del contexto histórico e institucional en que se produjeron. Sólo entonces podrádesempeñar un papel útil y activo en el proceso de determinación de los valores históricos de ladocumentación a su cargo.

13.2.1. Valor evidencial

Es el que poseen aquellos documentos que por su contenido nos revelan el origen, organizacióny funcionamiento de los organismos públicos, que para el caso que nos ocupa sería sobre losayuntamientos. A través de tales documentos conocemos los cambios orgánicos que ha sufridouna institución, sus normas de trabajo y el funcionamiento de sus oficinas: los procedimientos,operaciones y la toma de decisiones. Pueden ser documentos que hagan referencia a problemaso a condiciones que llevaron al establecimiento del ayuntamiento en cuestión.

Tomemos algunos ejemplos de posibles series documentales existentes en nuestro archivo deconcentración que reúnan alguna o algunos de las características enunciadas, esto es, que poseanun valor evidericial.

a) Actas de escrutinio: Estos documentos nos muestran las tareas realizaclas por las autoridadesdel ayuntamiento en los procesos de elección de los representantes políticos municipales,además del nivel de participación de la comunidad en los mismos.

b) Cortes de caja: Estos documentos contienen información sobre los ingresos, y egresos delmunicipio. Respecto de los ingresos, nos permiten conocer las fuentes de los mismos, elprocedimiento por el que se recaudaban y el monto de cada partida. En cuanto a los egresoses posible determinar los fines a los que se destinaban los fondos municipales, sus variacionesde un periodo a otro, etc. Es fácil advertir que tales noticias constituyen un elemento funda-mental para conocer importantes aspectos funcionales y organizativos de una institución.

c) Programas de trabajo: Nos revelan los objetivos propuestos en una institución, la asignaciónde tareas a las distintas áreas de oficinas que la componene, los tiempos proyectados dealcance de metas, etc.

1.3.2.2. Valor informativo

Este valor es propio de los documentos que contiene información útil para el estudio de una

Archivo de Trámite

151

diversidad de campos. A través de ellos podemos reconstruir, más que la evolución de lasdependencias públicas, los problemas y el desarrollo de las personas, grupos sociales y fenómenos,con los que se relacionan dichas dependencias, en el cumplimiento de sus funciones. Ejemplosde series documentales con este tipo de valor son los siguientes:

- Actas de nacimiento, matrimonio y defunción. Estas nos permiten conocer, a partir de losmovimientos demográficos registrados en el municipio, las tasas de natalidad y mortalidad,las causas de las defunciones y otros aspectos de gran relevancia para la realización deestudios de salud pública en distintas épocas de la vida municipal.

- Registro de propiedad. Por medio de este tipo de documentos podemos conocer los cambiosoperados en la tenencia de la tierra, hacer un seguimiento del proceso de desaparición delatifundios y la formación de ejidos, etc.

- Censo agrícolas. Estos nos revelan, entre otros aspectos, los niveles de la produccion agrícolamunicipal y las fluctuaciones de sus precios, tareas de gran interés en toda historia regional.

La aplicación de los conceptos anteriores acerca del valor histórico que puede poseer un documentoes fundamental para decidir su conservación. Pero ¿a quién le coriesponde esa decisión?, ¿elarchivista tendrá esta enorme responsalibidad o le corresponde a alguna autoridad municipal enparticular?

Cuando hablamos del flujo documental del archivo de trámite al de concentración, señalamos queel tiempo que cada documento permanece en uno y otro repositorio se determina a partir deldictámen emitido por un Comité integrado por titulares de las dependencias generadoras de losdocumentos, acerca de sus valores fiscal y legal. En este momento se hará necesario incorporara este Comite dos elementos más: un historiador perteneciente al municipio o una personalidadque goce de prestigio académico y un funcionario del archivo histórico del estado. Si el municipiolo juzga pertinente, se solicitará asesoría al Archivo General de la Nación. La función básica dedichos elementos será la de auxiliar al Comité en los trabajos de la valoración secundaria, diciendoqué documentos habrá que destruir y cuales pasarán a formar parte del Archivo Histórico delMunicipio. Para realizar esta tarea en forma adecuada será necesario emplear la cédula dedisposición documental.

14. ¿Qué es la cédula de disposicion documental?

Así como existe un instrumento de control documental denominado inventario para saber quéinformación albergamos en nuestro archivo de trámite, y otro denominado catálogo de vigenciapara saber cuándo debemos enviarla al archivo de concentración, también contamos con la cédulade disposición documental, instrumento que nos permite conocer el destino final que cadadocumento tendrá; ya sea su destrucción o su conservación en el archivo histórico.

La cédula de disposición documental consiste en un formato (véase cuadro No. 15) en el que seconsignan los nombres de las series documentales que se valoran y el de cada uno de los tiposdocumentales que los integran con sus respectivas claves de clasificación. En nuestro casotomamos la serie “Trabajo Social” y sus tipos son “Peticiones” “Recibos” e “Informes”. A continuaciónse consigna el número de expedientes y las fechas extremas que abarca cada tipo documental.El elemento distinto de la cédula está dado por la “valoración histórica procedimiento para selección”,en donde se anota el resultado del análisis efectuado sobre el destino final de cada documento,de acuerdo con su contenido y el valor que pudiera o no reportar en un futuro para la reconstrucción

152


de un aspecto de nuestra historia. Finalmente, en la columna “Observaciones” se pondrán datosadicionales a los indicados en el resto de las columnas, como se ejemplifica en el cuadro dereferencia.

Si examinamos los ejemplos con que se ilustra la forma en que deberán llenarse las columnas denuestro interés, se observará que en algunos casos se indica la conservación del 1% ó del 2%como muestra en el Archivo Histórico. ¿Quiere decir que destruiremos casi toda la serie docu-mental? ¿Por qué? La consecuencia de esta recomendación efectivamente implica destruir un98% de la serie documental. La razón para tomar esta decisión es que se trata de series sin valorhistórico desde el punto de vista técnico-archivístico, pero de las que es conveniente conservaruna muestra para dejar testimonios de los tipos documentales generados por la institución en unmomento dado. Además, de no hacerlo así, se dejaría a los investigadores frente a volúmenesdocumentales imposibles de consultar. Este procedimiento se aplica especialmente a series sobreasuntos rutinarios. Por ejemplo, conservar una muestra de un pasaporte perteneciente a una

serie que alcance una cifra de varios miles, bastará para evidenciar los requisitos y procedimientosseguidos para su emisión.

Distinto será el procedimiento para depurar series como”registro de fierros” o “ingresos”, ambaspertenecientes a la Tesorería. Si se indicara conservar sólo el 1%, será necesario, antes de desechartoda la serie, reunir su información en cuadros estadísticos y guardar la muestra. Tratándose deinformación de varios años, se tornará una muestra por cada año.

La utilidad de un cuadro como el anterior queda de manifiesto en un municipio ubicado en unazona ganadera. La fuente de ingresos derivada del registro de fierros es aquí de gran importancia.Un investigador interesado en el tema podrá medir su impacto si contamos en nuestro archivo conun cuadro, mismo que tendrá que elaborar el archivista, donde se señale el monto de recursosrecibidos por equis número de cabezas de ganado marcadas en un año. Con una muestra serásuficiente para conocer cómo se realizaba el pago de este impuesto.

El mismo procedimiento se aplica para la serie “ingresos” en cuyo cuadro concentrador habrá que

Cuadro No. 15

ARCHIVO MUNICIPAL Presidencia Municipal: CaborcaCEDULA DE DISPOSICION DOCUMENTAL Unidad Admva.; Sría. del

Ayuntamiento

SERIE TIPO DOCUMENTAL YNUMERO

CLASIFICADOR

NUMERO DEEXPEDIENTES

YCRONOLOGIA

VALORACIONHISTORICA Y

PROCEDIMIENTOSPARA SELECCIÓN

OBSERVACIONES

TrabajoSocial

Informes3111

12Enero-Diciembre

1987

Consérvese el 100%en el archivohistórico

La documentaciónestá en buenascondiciones.

TrabajoSocial

Peticiones3112

12Enero-Diciembre

1987

Consérvese el 1%como muestra en elarchivo histórico

La documentaciónestá en buenascondiciones

TrabajoSocial

Recibos3113

6Enero-Diciembre

1987

Consérvese el 2%como muestra en elarchivo histórico

La documentaciónestá en buenascondiciones

Archivo de Trámite

153

señalar la fuente de ingresos, y su monto y en este caso habrá que conservar una muestra porcada concepto.

A este proceso de eliminación de grandes volúmenes documentales, se le podrá denominar“segunda depuración” y habrá que efectuarla para conservar lo más significativo en el ArchivoHistórico.

Por otra parte, en un archivo pequeño, en el que no se presentan problemas de grandes volúmenesdocumentales y por lo tanto tampoco los hay en cuanto a disponibilidad de espacio físico, esconveniente conservar toda la documentación eliminando únicamente los expedientes duplicadosy las copias inútiles. En el siguiente apartado se explicará la manera de organizar un archivoHistórico.

TERCERA PARTE

Archivo Histórico

15. ¿Qué es un Archivo Histórico?

El archivo histórico es el repositorio al que son transferidos los documentos que han concluido suvida semiactiva y que han sido seleccionados por el valor de la información que contienen para suconservación permanente. En otras palabras, el archivo histórico está constituido por losdocumentos oficiales considerados por el Comité Dictaminador de especial trascendencia para laformación del acervo histórico de la región. Una vez aquí tal documentación pasa a ser del dominiopúblico, ya que además de ser útil para la institución que la genera, es de enorme interés para lainvestigación académica y, a través de ésta, para la nación en general.

El archivo histórico tiene como funciones básicas:

- Recibir y conservar adecuadamente la documentación histórica liberada por el archivo deconcentración de la dependencia a que pertenece.

- Dar servicio de consulta al público en general, acondicionando el local a su disposición paratal efecto.

- Promover constantemente actividades tendientes a difundir el acervo y los servicios del propioarchivo histórico.

Si bien no siempre resulta factible, es deseable que el archivo histórico cuente con un taller deconservación y restauración a fin de mantener en buen estado los documentos bajo su custodia yde darles el tratamiento adecuado cuando por algún motivo se han deteriorado.

Ya sabemos qué es un archivo histórico. Consideremos que apenas se forma y que no existeningún papel más que los transferidos por el archivo de concentración; en este caso el orden quetenían en los archivos anteriores será preciso conservarlo. Las dependencias generadoras deesos documentos tomarán el nombre de “Secciones”, por ejemplo, Sección Presidencial Munici-pal, Sección Tesorería, etc., y las series documentales serán las mismas, tal como vienen

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organizadas.

Sin embargo, la experiencia demuestra que un gran porcentaje de los acervos municipales delpaís se encuentran abandonados y en completo desorden. Para poder recuperar la valiosainformación histórica que tales archivos representan, habrá que organizarlos aplicando los llamadosprincipios de procedencia y de orden original.

15.1. ¿Qué son los principios de procedencia y de orden original?

Todo archivo para poder ser útil debe estar bien organizado. Tratándose de archivos administrativos,ello se logra a través de la implantación de un programa adecuado de administración documentalsimilar al que hasta aquí se ha descrito, el cual nos permite controlar cada documento desde elmomento en que es generado o que ingresa a la institución, hasta que pierde su valor administrativoy abandona el archivo de concentración. De esta forma, si se desconociera la adscripción dealgún expediente, bastaría con analizarlo y consultar alguno de los instrumentos de control docu-mental que hayamos elaborado para reubicarlo en el sitio adecuado. En cambio, cuando se tratade expedientes generados tiempo atrás, es frecuente encontrarse con que el organismo u oficinaque los produjo ya no existe o bien, que las características de los mismos como la caligrafía o elasunto a que se refieren nos impiden determinar con rapidez su procedencia. Por eso se hanideado diversos mecanismos encaminados a dotar a los archivos históricos de una organizaciónadecuada, tal es el caso de los llamados principios de procedencia y de orden original. Estosprincipios son de uso generalizado en la organización de archivos históricos y han sido adoptadoscomo elemento normativo fundamental por el Sistema Nacional de Archivos.

El principio de procedencia postula que la documentación de un archivo debe ordenarse de talmanera que la estructura de su ordenamiento reproduzca la estructura orgánica de la entidadadministrativa que produjo ese grupo documental. En nuestro caso, el ayuntamiento es tal entidadadministrativa. Por su parte, el principio de orden original señala que los documentos deberánmantener la disposición que recibieron en su uso administrativo, lo cual significa que debemosrespetar el orden de los legajos y la conformación de los expedientes ya formados, pues como esfácil comprender, un documento separado del resto de documentos que forman un expediente, oun expediente considerado aisladamente, resultan de poco provecho para quien los consulta. Laordenación natural asegura entonces, la conservación integral del valor informativo de toda ladocumentación.

Además de lo anterior, la aplicación de los principios enunciados garantiza un gran ahorro detiempo y recursos ya que se evita reordenar la documentación salvo en casos muy excepcionales,operando entonces sobre bases objetivas y no de acuerdo a criterios personales. Para entendermejor lo anterior citemos un ejemplo.

Supongamos que algún historiador propone que el archivo histórico se organice por temas sinimportar qué dependencias produjeron los documentos que lo integran. Seguramente esteinvestigador hace la propuesta con la idea de facilitar su consulta de acuerdo a los temas que a élle interesan. Pero viene otro historiador opina que los temas elegidos no son los adecuados, sitioque es mejor organizarlos según los distintos renglones de la vida municipal: política, economía,cultura, religión, etc.; por último, llega otro historiador más y opina que es mejor organizar losdocumentos de acuerdo a los siguientes temas: hombres ilustres, oligarquía, clases populares,etc.

Archivo de Trámite

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De los ejemplos anteriores podemos sacar la siguiente lección: si organizáramos el archivo históricopor temas, se perdería el ambiente, las condiciones, en suma el contexto en el que han sidocreados los documentos. Por otro lado, la organización temática tiene una gran desventaja paraestos fines, pues por muchos temas y subtemas que se le asignen al archivo jamás podrá satisfacertodas las opiniones ni requerimientos para la búsqueda de temas que posiblemente nunca nosimaginemos que sudan, por su rareza.

En cambio, si organizamos los documentos según los principios de procedencia y de orden origi-nal, cualquier investigador podrá buscar por un camino lógico cualquier dato dirigiéndose a lasección que corresponda, a la dependencia que generó el documento, desarrollando entoncescualquier tema de su interés por inverosímil que parezca: “Rebeliones Mesiánicas durante el sigloXIX en la Región Norte del país”.

Toca pues, al archivista identificar las entidades municipales de donde provinieron los documentos,reconstruir su estructura orgánica y reconocer las funciones y actividades de cada una de suspartes a través del tiempo, para finalmente poder ubicar correctamente sus expedientes formandosecciones referidas a cada una de dichas partes. Así, si se tienen documentos coloniales de lossiglos XVII y XVIII por ordenar, primero se investigará cuál era la estructura orgánica del ayun-tamiento durante dicho período y cuáles las funciones del alcalde, los regidores y el procuradorsíndico; después se formarán grupos de documentos por cada uno de dichos elementosdividiéndolos al interior de acuerdo al asunto de que traten. Del grupo o sección Alcaldía, porejemplo, tendríamos series tales como “gobierno económico “seguridad pública”, “Justicia” y otrasmás.

Es evidente que la organización en estos términos no es tarea fácil, pero no vamos a esperar aser unos eruditos en la materia para empezar a clasificar nuestro archivo histórico. Debemoscomenzar de inmediato y no dejar que los documentos continúen deteriorándose.

15.2. ¿Cómo organizar un Archivo Histórico?

En este apartado expondremos la manera de organizar un Archivo Histórico Municipal condocumentos generados desde la época colonial hasta tiempos recientes. Esta propuesta esresultado de la experiencia adquirida por el Archivo General de la Nación en las tareas deorganización de archivos municipales en los distintos estados de la República. Conscientes de lasvariaciones que se presentan en distintas épocas y regiones de nuestro país en materiaadministrativa municipal, se deja abierta la posibilidad de realizar modificaciones para adecuarlasa las mismas.

En el cuadro 16 se presenta un modelo organizativo para documentos de épocas distintas, en elque se señalan los grandes cortes cronológicos bajo los cuales se agrupan los fondosdocumentales: el fondo Colonial, que comprende el periodo que va de 1519 a 1821 el FondoIndependiente Siglo XIX, que corresponde al periodo de 1822 a 1917; y por último FondoIndependiente Siglo XX, que va de 1918 a 1988. Para la formación de este esquema se hantomado en cuenta los aspectos estructurales y formales de la producción documental a lo largode la historia del país. Así, entre 1519, año de la fundación del primer ayuntamiento de la NuevaEspaña -el de Veracruz-, y la consumación de la Independencia en 1821, se observa ciertahomogeneidad en los tipos documentales generados por la administración municipal. A partir de1822 se inicia un cambio en la organización de las instituciones que se plasma en la Constituciónde 1824, por la cual se adoptó un sistema de gobierno republicano federal, lo que a su vez

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provocó importantes transformaciones en el terreno de la producción documental -aparición denuevos organismos generadores de documentos, desaparición de diversos tipos documentales,fenómeno que se acentuó en razón de la inestabilidad política que afectó al país hasta fines desiglo. Finalmente, con la incorporación del régimen del Municipio Libre en la Constitución de 1917se introdujeron de nueva cuenta cambios en este importante órgano de la vida nacional.

Como se verá, para la separación de los tres fondos señalados hemos adoptado con ciertaflexibilidad los cortes cronológicos en que tradicionalmente se ha dividido la historia de México.Ahora bien, cada uno de los fondos se divide en “secciones” que corresponden a las dependenciasmunicipales que han existido en las épocas señaladas por el fondo bajo el cual se ubican. En elFondo Colonial, por ejemplo, tenemos seis secciones: Cabildo, Gobierno Administrativo, RealHacienda, Justicia, Protocólos o Notarías y Guerra y Milicia. A su vez, cada sección se subdivideen series, que como ya se dijo antes corresponden a los grandes asuntos que atendía cada unade las dependencias. Así la sección Gobierno Administrativo tiene como posibles seriesdocumentales Policía, Abasto, Aguas y Acequias y Asuntos Eclesiásticos.

Si observamos el cuadro número 16 veremos que las secciones de los distintos fondos son

prácticamente las mismas. Ello es así, ya que si bien es cierto que con laindependencia políticase transformó de manera importante la vida institucional del país, los requerimientos de lascomunidades municipales siguieron siendo básicamente los mismos, apareciendo sólo nuevosorganismos encargados de cubrir dichas demandas y reasignándose las tareas de allí derivadas,entre éstos y los cuerpos que habían sido conservados del periodo anterior.

El Cabildo, por ejemplo, es una sección común en los tres fondos ya que desde la Colonia hastanuestros días ha desempeñado funciones muy específicas -regulación funcional y estructural delmunicipio-, además de haber conservado sin mayor variación su composición. De la misma maneraa la sección Gobierno Administrativo del fondo Colonial corresponden las de Presidencia Munici-pal y lo Secretaría de los otros fondos, ya que durante la Colonia actividades como la formaciónde censos y estadísticas, el manejo del archivo del ayuntamiento al fomento de la educación y laprestación de servicios públicos en general, recaían sobre distintas autoridades como el alcaldemayor, los regidores o, en municipios grandes, sobre juntas presididas por éstos últimos:posteriormente el presidente municipal y en especial el secretario fueron absorbiendo talesatribuciones.

La sección -Guerra o Milicia- se originó a raíz de las actividades que sobre este rubro tuvieron

Cuadro No. 16

ORGANIZACION DE UN ARCHIVO HISTORICO

FONDO COLONIAL(1521-1821)

FONDO INDPENDIENTESIGLO XIX (1822-1917)

FONDO INDEPENDIENTE SIGLO XXCONTEMPORANEO (1918)

Sección Cabildo Sección Cabildo Sección Cabildo Sección Gobierno Administrativo Sección Presidencial Municipal Sección Presidencial Municipal y/o

Sección Real Hacienda Sección Tesorería SecretaríaSección Justicia Sección protocólos o Notarías Sección tesoreríaSección Protocolos Sección Justicia Sección JusticiaSección Guerra o Milicia Sección Registro Civil (1857) Sección Registro Civil

Series Documentales de laSección Gobierno AdministrativoSerie PolicíaSerie AbastoSerie Aguas AcequiasSerie Asuntos Eclesiásticos

Archivo de Trámite

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lugar en gran número de los municipios novohispanos, en los que era necesaria la presencia dedestacamentos armados que protegieran a los colonos de eventuales ataques o rebelionesindígenas. En tales casos, el alcalde o titular del municipio, agregaba a sus atribuciones político-administrativas las de carácter militar. Durante el siglo XIX, al dar inicio la formación del ejércitonacional los ayuntamientos dejaron de contar con un ejército local sobre el que tuvieran facultadesdirectivas, aunque siguieron sosteniendo gastos extraordinarios por alojamiento y mantenimientode algún ejército o guarnición que se encontrara en la región. Si la documentación para esteperiodo es de un volumen considerable valdrá la pena abrir una sección de Guerra: si en cambio,los documentos son escasos bastará con agruparlos como serie dentro de la sección presidencialmunicipal ya que por lo general era ésta o la instancia superior (prefectura o jefatura política) laencargada de atender esos asuntos.

La sección Protocólos o Notarías únicamente aparece en los Fondos Colonial y Siglo XIX. Una delas atribuciones del ayuntamiento en aquellos tiempos era la de registrar todo lo relacionado conlas propiedades: durante la Colonia se “denunciaba” una mina y se registraba. ¿Qué significaesto? Que cuando algún cuidadano de la Nueva España descubría una mina, se decía que hacíala denuncia, esto es, acudía con el escribano a anunciar: “yo la encontré”y éste procedía a regis-trar a ese ciudadano como su propietario. Por lo general, en las Notarías se registraban la compra-venta de bienes muebles e inmuebles, tales como haciendas, minas, esclavos, etc. Durante elsiglo XIX podemos encontrar documentos referentes a testamentos, ventas, pleitos, etc. En elFondo Contemporáneo esta sección no se considera, pues esta función pasó a manos del RegistroPúblico de la Propiedad.

Tocante a la sección Justicia, que aparece en los tres fondos, es conveniente hacer una aclaraciónya que como sabemos, en la actualidad la impartición de justicia no forma parte de las atribucionesdel municipio.

En la época Colonial el ayuntamiento tenía facultades para juzgar y castigar los delitos, dependiendode la magnitud de éstos. Recordemos que en aquellos tiempos no existía una separación clara delas funciones que tocaba desempeñar a las autoridades municipales, quienes veían lo mismo porcuestiones administrativas, que militares o jurídicas, aunque se procuró que los funcionariosresponsables -alcaldes y corregidores- recibieran la asesoría de una autoridad con la formaciónprofesional, a la que se le denominó teniente letrado para impartir justicia, con la finalidad deerrores y abusos. A lo largo del siglo XIX y ya con la división de poderes ésta pasó a ser unaatribución estatal y federal. Progresivamente fueron apareciendo en los municipios juzgadosdependientes de la federación, dejando a la presidencia municipal sólo la práctica de las primerasdiligencias y las resoluciones, de los delitos menores. Además, como ambas autoridades se hanmantenido en comunicación constante, es lógico que encontremos en el archivo municipalabundante documentación referente a asuntos de este orden, por lo que es conveniente conservarlacomo una sección independiente.

Una última observación, y no menos importante, es la ausencia de la sección Registro Civil en elFondo Colonial y su aparición en los otros dos. Al respecto, recordemos que en el periodo colonialal no existir una separación entre el Estado y la Iglesia la formación de los registros de nacimientos,matrimonios y defunciones, corría a cargo de esta última. Posteriormente, durante la primeramitad del siglo XIX, los ayuntamientos recibieron el encargo de recabar información estadística alrespecto, a partir de los datos proporcionados por las parroquias. Fue hasta 1857 que el Estado,a través de los municipios, asumió la responsabilidad absoluta de expedir y controlar los registrosmencionados, situación que prevaleció hasta principios del siglo XX al instituirse las oficinas delRegistro Civil que todos conocemos. Por lo anterior, es claro que nuestro cuadro debe conteneruna sección que agrupe la documentación derivada de tales actividades.

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Una vez que hemos integrado las secciones anteriores, habrá que dividirlas en grupos menoreso series. En el cuadro número 17 presentamos algunos ejemplos de las series que podemos

formar para cada una de las secciones del fondo Contemporáneo. Como se podrá observar, lasdistintas series de cada sección se refieren a los principales asuntos o materias atendidas por elorganismo u oficina que constituye dicha sección. No hay que perder de vista que se trataúnicanlente de una propuesta y que sólo el trabajo práctico de organización de un archivo perirritedeterminar con certeza las secciones y las series que han de constituir al mismo. Lo importantees que el esquema elaborado refleje la estructura orgánica y funcional que produjo esosdocumentos para de esa forma mantener un control efectivo sobre los mismos y prestar un serviciorápido y eficiente al usuario.

La organización constituye un paso muy importante para poder abrir un archivo histórico a laconsulta. Sin embargo los usuarios no podrán sacar provecho de ello si no cuentan con los mediosque les permitan conocer qué información contiene el archivo. Al igual que sucede con los archivos

Cuadro No. 17

ORGANIZACION DE UN ARCHIVO HISTORICO

SECCIONCABILDO

SECCIONPRESIDENCIA

SECCIONTESORERIA

SECCION JUSTICIA

SERIES

- Actas de Cabildo

SERIES

Instrucción PúblicaEleccionesEstadísticaEjidosGanaderíaSilviculturaPolicíaCaminisAbigeatoBienes MostrencosCementerios y PanteonesPortación de ArmasRegistro PúblicoPartes de PolicíaCorrespondencia

SERIES

Ingresos y EgresosCortes de CajaReacaudación deContribucionesMultasPadrones de ContribuyentesNóminas de SueldosCorrespondencia Dirigida yRecibida a la Contaduría deGlosaRegistro de TierrasRecibo de ImpuestosCorrespondencia

SERIES

Juicios sobre Liquidación deCuentasConciliacionesDespojosReconocimiento de FirmasExhortos y Desocupaciónde CausasDemanda por DiversosDelitosDenunciasCitatoriosOrdenes de AprehensiónAveriguaciónDeclaracionesConsignacionesMultasAmparosSentencias de PenasCorreccionalesFianzasIndultos Remisión dePresosCausas Civiles y CriminalesCorrespondencia

Cuadro No. 17

SECCIONREGISTRO CIVIL

SECCIONJUNTA MUNICIPAL DE RECLUTAMIENTO

SERIES

Actas de NacimientosActas de MatrimoniosActas de DivorciosActas de DefuncionesSolicitudes de CasamientoComprobantes de InhumacionesTraslado de CadáveresRegistro de ExtranjerosNombramientos de FuncionariosCertificados MédicosEstadísticas de NacimientosEstadísticas de Matrimonios

SERIES

Servicio MilitarCédula de EmpadronamientoCitatoriosActas de Nacimientos de los ConscriptosRectificación de Mayoría o Minoría de EdadCartas de referenciaCertificados de Inutilidad para el Servicio MilitarLista de SorteoMinutarios del Rgistro de ConsecriptosPadiones de AnaliabetasCancelaciones de CartillasEstadisticas

Caminos

Padrones de AnalfabetasRegistro de Conscriptos

Archivo de Trámite

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administrativos, en el archivo histórico existen ciertos instrumentos de consulta en los que sedescriben, ya sea individualmente o por grandes grupos, los documentos que lo integran. Ladiferencia radica en que mientras que con aquellos se busca fundamentalmente controlar ladocumentación, en este último obedecen más al propósito de ofrecer el servicio de consulta.

16. ¿Como dar a conocer lo que contiene nuestro archivo histórico

Una manera de dar a conocer la riqueza del acervo histórico municipal es mediante la de publicaciónde información que contienen sus documentos. Para ello es preciso elaborar un programadescriptivo acorde con sus necesidades. Llamamos descripción archivística a la elaboración deregistros o listas a partir de la documentación que hay en un archivo. Por su conducto, además delos beneficios de difusión señalados, es posible controlar la existencia documental y facilitar sulocalización. La guía, el inventario y los catálogos son los instrumentos básicos de todo archivísta,correspondiendo a cada uno de ellos un nivel de descripción específico. Así, la catalogación es elprocedimento más detallado por el que se pueden dar a conocer todos los documentos existentesen un archivo. Tratándose de volúmenes pequeños ello no implica mayor problema, pero cuandose trata de describir grandes cantidades, de documentos representa una labor muy tardada y confrecuencia poco provechosa. Por ello es conveniente optar por un plan escalonado que vaya de logeneral a lo particular, es decir, la guia, pasando por el inventario, al catálogo.

16.1 La guía

Si queremos abrir nuestro archivo al público en un tiempo razonable después de haberlo clasificado,es posible hacerlo mediante la elaboración de una guía general.

Este instrumento de descripción, como su nombre lo indica, tiene como objetivo el orientar a losposibles usuarios de un archivo acerca de su contenido informativo. Sin descender aparticularizaciones, habla de las características y de las funciones de los organismos productoresde los documentos, que en un archivo municipal será el ayuntamiento con sus respectivas oficinas,sus orígenes y las secciones documentales que lo componen. También se pueden aportar datossobre el volumen del acervo, los años que abarca la información conservada, la existencia deotros instrumentos de acceso a los documentos -invenlarios o catálogos— y los servicios quepresta el archivo. Con todos, estos elementos el investigador adquirirá una visión panorámicasobre los grupos documentales del archivo en cuestión, pudiendo decidir entonces cuáles deellos resultan de su interés sin necesidad de revisarlos personalmente. Aunque para elaborar unaguia general no es preciso conocer exhaustivamente todos los documentos, si es imprescindibleque éstos se encuentren ordenados en grupos homogéneos ya que de otra manera sería imposibleobtener toda la información señalada.

La guía es muy útil sin embargo debemos describir con mayor detalle nuestro archivo para poderofrecer a los usuarios un mejor servicio de consulta. La elaboración de un investario nos permitiráavanzar en este sentido. Es preciso señalar que tal trabajo deberá realizarse sólo con aquelladocumentación que encontremos abandonada y de la que no tengamos ninguna relación que nospermita conocer sus características (volumen, cronología, contenido informativo, etc.). Por elcontrario, para la documentación que fue debidamente transferida del archivo de concentración,ya contamos con toda la relación que elaboramos en el momento de su traslado al archivo histórico.En este caso lo único que habrá que hacer será cambiar la ubicación topográfica, eliminar losnombres de las series documentales que destruimos, o en su caso cambiar la cantidad dedocumentos, pues se recordará que en algunos casos sólo guardamos una muestra de cada

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serie.

16.2. El inventario

El inventario es un instrumento que tiene como objetivo, partiendo del esquema general de fondosy secciones, describir las series documentales de que consta un archivo. Lo distinguimos aquí delinventario que se elabora cuando los documentos aún se encuentran en su fase administrativa sibien, como se verá más adelante, ambos contienen los mismos elementos para la descripción delas series. La diferencia radica en el fin que cada uno persigue, ya que mientras que en el archivoadministrativo el inventario es básicamente un instrumento de control documental, en el históricopretende servir de medio de consulta para los usuarios. Por su conducto podemos prestar servicioa la comunidad, ya que mediante su lectura es posible que toda persona que acuda al archivoadquiera una idea general de su contenido, eligiendo aquel documento o expediente que resultede su interés.

En el cuadro núm. 18 se presentan los elementos que debe tener todo inventario, para facilitar suaplicación se llenó con series documentales de dos secciones pertenecientes al Fondo Colonial:Justicia y Guerra y Milicia.

Los componentes de un inventario son los siguientes:

En el espacio reservado para el Fondo, se anotará el que corresponda al período cronológico dela documentación que vamos a inventariar. En cuanto a la sección, se indicará la dependencia dedonde proceden los documentos. Al respecto, es conveniente utilizar una hoja para cada sección.Si el volumen documental lo hace necesario habrá que utilizar las hojas que sean necesarias paracada sección. Por ejemplo, si de la sección Real Hacienda del Fondo Colonial nos resultaron 13hojas, habrá que numerarlas del 1 al 13; si de la sección Gobierno Administrativo también delFondo Colonial, resultaron 15 hojas, habrá que numerarlas a su vez del 1 al 15.

Serie documental

Como se recordará, cada serie documental se forma por expedientes cuyo contenido hacereferencia a actividades similares entre sí. El nombre que le asignamos a cada serie deberá

Cuadro No. 18

INVENTARIO PARA UN ARCHIVO HISTORICO

Fondol Colonial

Sección: Justicia

SERIEDOCUMENTAL

DESCRIPCION CRONOLOGIA


NUMERO DECAJAS

UBICACION OBSERVACIONES

QUERELLAS

DEMANDAS

JUICIOS

Sobrelesiones yrobos

Sobres robos,injurias ylesiones

Sobre robos,lesiones yasesinatos

1785

1790

1792

12

11

10

1

3

4

En el tercerestante

En el tercerestante

En el cuartoestante

Buenascondiciones

El expediente seencuentraincompleto

El expediente estáen buenascondiciones

Archivo de Trámite

161

Cuadro No. 18

INVENTARIO PARA UN ARCHIVO HISTORICO

Fondol Colonial

Sección: Guerra o Milicia

SERIEDOCUMENTAL

DESCRIPCION CRONOLOGIA


NUMERO DECAJAS

UBICACION OBSERVACIONES

PARTES DEGUERRA

NOTIFICA-CIONES

LICENCIAS

Ataque deApaches en elValle deBanichil

Sobreascensos adiversosoficiales ytropa

Otorgadas adiversosoficiales

1799

1782

1790

12

7

6

14

1

2

En el primerestante

En el primerestante

En elsegundoestante

La documentaciónse encuentra enorden

Se encuentra enbuenascondiciones

El expediente estáen orden

indicarnos su naturaleza. En esta columna pondremos el nombre asignado a la serie documentalque se trate.

Descripción

En este espacio una haremos una breve síntesis del cotenido de toda la serie documental.

Cronología

En esta columna se indicará el año o años que comprenda la serie documental.

Número de expedientes

Aquí se anotará el número de expedientes de que conste toda la serie documental.

Número de cajas o Legajos

Cuando se ordena la documentación que pasa a formar parte del archivo histórico, se deposita encajas ordenadas cronológicamente, a las que se les asigna un número progresivo iniciando con el1 para la documentacíón más antigua. Esta columna se refiere a este dato.

Si por algún motivo no se cuenta con cajas archivadoras se pueden formar legajos con variosexpedientes procurando que sean de un volumen similar al de las cajas. En nuestra hoja deinventario habrá que hacer la anotación correspondiente tachando el título de “caja” -si se iniciarauna nueva hoja-, o anotando “número de legajos” donde éstos empiecen a aparecer.

Ubicación topográfica

Aquí se anotará el lugar exacto donde se encuentra la serie documental, para facilitar su localización.

Observaciones

En este lugar se anotarán datos importantes sobre las condiciones de la serie documental.

162


Ya que elaboramos nuestro inventario, y gracias a ello podemos abrir al público nuestro archivo,es posible tomarnos el tiempo necesario para elaborar un catálogo.

16.3 El catálogo

El catálogo constituye un instrumento mucho más detallado que el inventario, al describir ya nosólo las series documentales, sino cada uno de los expedientes que los conforman. La catalogaciónen un archivo debe hacerse de manera sistemática y continua desde que los documentos estánen su fase activa para de esa manera poder aprovechar el trabajo descriptivo que se realizadesde que éstos se encuentran en los archivos administrativos. Por desgracia pocos de nuestrosarchivos históricos, incluyendo los municipales, son producto de un trabajo como el anterior. Lomás común es que el archivista se enfrente a enormes volúmenes de documentos sin identificar,muchos de los cuales pueden datar de mucho tiempo atrás, en cuyo caso se requerirá deconocimientos especializados para su identificación y su lectura.

Algunos archivistas opinan que la catalogación debe comenzar por los documentos más antiguos,otros en cambio, piensan que es preferible catalogar comenzando por los rnás recientes. Cualquieraque sea la decisión que se adopte, deberá considerar indispensablemente el trabajo de catalogacióndesde una perspectiva que contemple el acervo en su conjunto. Para eso se tendrán que elaborarfichas de catálogos semejantes a las de un archivo administrativo, revisando igualmente documentopor documento y anotando en cada tarjeta los elementos que sean necesarios para su plenaidentificación. (Ver cuadro 19).

Con la lectura de una ficha debemos poder saber acerca de un documento o de un expedientecompleto:

a) Su antigüedad.

b) El lugar donde fue producido.

c) La serie documental a la que pertenece.

d Su contenido, para lo cual, habrá que hacer una síntesis sobre su información.

e) Su ubicación topográfica, el número de caja o legajo donde se encuentra y el número de fojasu hojas de que consta.

También en un archivo histórico existen varios criterios para realizar una descripción catalográfica.Algunos autores prefieren hacerla por temas, otros por nombres y otros más cronológicamente.Lo importante aquí es destacar que en este proceso deberá adoptarse aquel criterio que facilitemás la localización y consulta de los documentos, lo que en buena medida dependerá de lapropia naturaleza de la documentación.

Después de haber elaborado nuestros instrumentos de consulta documental, debemos sabercómo brindar servicio al público.

16.4. Normas para la consulta documental

Una de las primeras cuestiones que debemos de resolver antes de abrir nuestro archivo al públicoes la siguiente: ¿Cómo podrán los usuarios examinar tranquilamente los documentos? ¿Cómo

Archivo de Trámite

163

A B C

D

E

1793 Real de Catorce, S.L.P. Gobierno

Nombramiento a Don Juan Ignacio FagaldeComo apoderado del Fondo de Propios del

Real del Catorce, en la Corte de México

C. 1. Leg. 4. Exp. 5. *2° a.

Cuadro No. 19

FORMATO PARA FICHA DE CATALOGO

A) Antiguedad del documentoB ) Localización geográfica Se refiere al lugar de donde procede el

documentoC) Serie documental a la que pertenece el documentoD) Contenido del documento Síntesis de lo que trata el documentoE) Ubicación. Número de caja. número de expediente y número de foja

(clave de ubicación)

A P L I C A C I O N

NOTA: *Segundo anaquel.

aseguraremos el control sobre la documentacion que nos solicitan?

Por principio de cuentas debemos tener presente que tanto las instalaciones como los recursoshumanos con que cuentan un archivo dependen de la magnitud del servicio que se presta. Lasnecesidades de un archivo estatal, con volúmenes documentales y, uno municipal, quegeneralmente guarda cantidades menores de documentos, son muy distintas. Sin embargo, enambos casos las normas de conservación y manejo deberán ser muy semejantes pues finalmentela materia prima con que se trabaja es la misma: papeles.

La experiencia nos demuestra que los archivos municipales en nuestro país rara vez se depositanen locales construidos expresamente con ese fin, siendo lo más común que se destine parte deledificio administrativo del ayuntamiento para albergarlos. Aún en esas condiciones debemosgarantizar las condiciones mínimas de seguridad para los documentos y de salubridad para losusuarios y empleados. En este sentido es fundamental que la zona de recepción y guarda denuestro acervo sea independiente del área de consulta, de forma que el archivista sea la únicapersona con libre acceso a los documentos. En ella deberán evitarse las filtraciones de agua y laexposición directa de la documentación a la luz solar, además de que se procurará mantener unaventilación moderada, todo ello con el fin de evitar el deterioro de los documentos ya sea pormicroorganismos o por factores, climáticos. El área de consulta deberá reunir las mismascondiciones. a las que podemos agregar una buena iluminación y mesas de trabajo adecuadas.

Para garantizar un control efectivo sobre la documentación que prestemos para consulta, habráque elaborar boletas de registro de préstamo en las que se indiquen la sección, serie documental,número de expediente año del documento y nombre del usuario. Se solicitará al usuario unaidentificación, la cual quedará en poder del archivista hasta la entrega del documento en préstamo.

164


Es necesario también elaborar un reglamento, que tendrá como fin preservar a la documentaciónde todo peligro y evitar su destrucción por descuidos innecesarios. Las indicaciones másimportantes que deberá contener este reglamento son:

a) No introducir alimentos o bebidas en la sala de consulta.

b) No fumar. Con esta indicación evitaremos la posibilidad de un incendio.

e) No sacar los documentos del local. Toda consulta deberá realizarse en la sala de lectura, noimporta quién sea el usuario, ni lo que nos diga para impresionarnos.

VIDAACTIVA

VIDA UTILADMINISTRATIVA

VIDA SEMI-ACTIVA

VIDA NO ACTIVAADMINISTRATIVAMENTE

VIDA HISTORICA

ARCHIVO INMEDIATO

ARCHIVO DE TRAMITE

ARCHIVO DE CONCENTRACION

ARCHIVO HISTORICO

ARCHIVO DE AREA

Cuadro No. 20FLUJO DOCUMENTAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO QUE LO ALBERGA

DOCUMENTO�GENERADO

SE TRAMITA

CONCLUYE TRAMITE

SE CONSULTA

SE CONSERVA HASTAQUE VENZA LA UTI-LIDAD LEGAL

SE DEPURA

DESTRUCCION PRESERVACION DEDE DOCUMEN- LOS DOCUMENTOSTOS IRRELE- CON VALOR PERMA-VANTES NENTE

Cuadro No. 21MUNICIPIO URBANO MUNICIPIO RURAL

TIPO DE ARCHIVO RECURSO HUMANOS ACTIVIDADES RECURSOS HUMANOS TIPO DEARCHIVO

ARCHIVO DETRAMITE

ARCHIVOSINMEDIATOS

ARCHIVO DEAREA

SECRETARIA OGESTOR

1 ARCHIVISTA

*RECIBIR *SUGERIR UN SISTEMA UNICO DE*CLASIFICAR CLASIFICACION A CADA TRAMITADOR*DISTRIBUIR *CONTROLAR*EFECTUAR PRESTAMO INTERNO*ELABORAR EL INVENTARIO*ELABORAR CUADROS DE *COORDINAR LA ELABORACION DELVIGENCIA INVENTARIO Y EL CATALOGO DE VIGENCIA*TRANSFERIR EL ARCHIVO DE - ENTRE LOS TRAMITADORESCON CENTRACION

ARCHIVO DETRAMITE

ARCHIVO DECONCENTRACION 1 ARCHIVISTA

*RECIBIR*REVISAR*CLASIFICAR*CUSTODIAR*EFECTUAR PRESTAMO INTERNO*ELABORAR EL INVENTARIO*ELABORAR *CUADROS DE VIGENCIA*ELABORAR CEDULAS DE DISPOSICION DOCUMENTAL*DEPURAR*TRANSFERIR EL ARCHVO HISTORICO

ARCHIVO DECONCENTRA-

CION

ARCHIVO HISTORICO1 ARCHIVISTA

*RECIBIR*REVISAR*CLASIFICAR*CUSTODIAR*DEPURAR*PRESTAR SERVICIO AL PUBLICO*ELABORAR INSTRUMENTOS DE CONSULTA-GUIAS-INVENTARIOS-CATALOGOS*DIFUNDIR EL CONTENIDO DE LOS ACERVOS QUECUSTODIA POR MEDIO DE:-EXPOSICIONES-BOLETINES, ETC.

1 ARCHIVISTA

ARCHIVOHISTORICO

Archivo de Trámite

165

d) No prestar documentos deteriorados o en peligro de destrucción por su manejo.

e ) No hacer anotaciones sobre los documentos. Habrá que sancionar a quien cometa este actoprivándolo en el futuro de la consulta.

Sería deseable anotar las indicaciones que se elaboren, en una cartulina grande y colocarla en lapared a la vista de todos a fin de evitar que se cometa cualquier acto que perjudique a losdocumentos y la imagen del Archivo Municipal.

Después de haber recorrido los diferentes momentos del ciclo vital por el que atraviesan losdocumentos, se puede apreciar la unidad que guardan entre sí los diferentes archivos que seforman durante el proceso. El archivo histórico no debe funcionar aislado de los administrativos(ver cuadro 20), se trate de municipios rurales o nmnicipios urbanos, en los que por supuesto eltema de las actividades y los recursos variará de acuerdo con su volumen. (Ver cuadro 21).

Si desde un principio abordamos la organización de los archivos municipales desde esa perspectiva,sentaremos bases sólidas para la correcta administración del conjunto de sus documentos yaseguraremos el buen servicio que deben prestar a la sociedad.

CONCLUSIONES

Como se ha podido observar durante el desarrollo de este curso, es de gran importancia introduciren los archivos de los ayuntamientos del país una administración de documentos que garantice labuena marcha de los asuntos públicos de los municipios y la preservación de su memoria históricadocumental.

Para lograr ese objetivo, es indispensable aplicarse a comprender qué son los documentos quegenera la administración municipal, por qué los produce, cómo y para qué se usan, a quiénbeneficia su buena administración, de dónde surge el interés de que gran número de ellos seguarde para siempre.

Hacer suyas las respuestas a esas preguntas, y usarlas como guía en el trabajo cotidiano asegurarálos responsables de los archivos el dominio de las técnicas que se acaban de describir.

Esperamos que este trabajo les sea de utilidad y que se enriquezca en el futuro con la experienciaconcreta y colectiva de todos aquellos que se decidan a ponerlo en practica.

Bibliografía de apoyo

A continuación presentamos una lista de obras sobre archivonomía, para aquellas personas quedeseen ampliar sus conocimientos acerca de los temas que se han tratado en el curso. Todas lasobras que se mencionan pueden ser consultadas en la Biblioteca del Archivo General de la Nación,y muchas de ellas pueden ser adquiridas en la Librería de la misma institución.

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Archivo de Trámite

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