ARCHIVO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD (ORDEN DE PAGO)

• Se cataloga como un documento de archivo, y es producido en Tesorería.

• Explicaremos tres momentos en el archivo según su ciclo de vida.

PRIMER

MOMENTO

PRIMER MOMENTO

• Planeación: Nace del estudio integral de tres elementos la información, los soportes, y el recorrido.

• Este documento es facilitativo.

• Elaboración: es la fase de edición donde se analiza la normalización y la normatización.

• Normatización: es el conjunto de normas que crea un gobierno para el comportamiento de las personas.

• Normalización: es el conjunto de normas que regulan la gestión

VEAMOS ENTONCES LA NORMALIZACIÓN Y LA NORMATIZACIÓN

CODIGO DE COMERCIO:

ARTÍCULO 51. <COMPROBANTES Y CORRESPONDENCIA –

ARTÍCULO 53. <ASIENTO DE LAS OPERACIONES MERCANTILES - COMPROBANTE DE CONTABILIDAD – CONCEPTO

Decreto. 2649/93 ART.124 … Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente..

NORMATIVIDAD TÉCNICA

• NTC. 4436 manejo del papel

NORMATIVIDAD ADMINISTRATIVA

• Numeración consecutiva• Cantidad de formatos• Logotipos• Recorrido en la entidad.

• Tramite: La entidad decide como se tramita internamente la aprobación, elaboración del cheque, análisis de los soportes y recolección de firmas.

• Cuando el pago se realiza en ese momento se hace la vigencia de este documento.

Recordemos aún estamos en la primera fase.

• Funciones archivísticas: 1. Preservación2. El acopio: Art. 123. D.R 2649 “Soportes. …Los

soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación…”

3. Organización: Se clasifica dependiendo de la entidad productora ejemplo: por bancos, por orden consecutivo y por último en orden cronológico.

4. Conservación: Pueden archivarse en carpetas, cajas o en unidades de almacenaje que la entidad productora maneje (desacidificadas).

5. Trasferencia: cuando sea solicitado por otra dependencia.

SEGUNDO

MOMENTO

MOMENTO DE VIGENCIA

• En este momento es un documento de contabilidad, se hace vigente para la verificación del pago y entrega de cheque, además comprueba asientos contables en los libros.

• Se hace evidente que es un documento de mayor consulta en archivo de contabilidad.

FUNCIONES ARCHIVISTICAS

1. ACOPIO2. ORGANIZACIÓN3. CONSERVACIÓN4. CONSULTA5. PRESTAMO6. DIGITALIZACIÓN.7. Selección documental.8. Tiempo precaucional. 9.Destrucción.

TERCER

MOMENTO

CONSERVACIÓN TOTAL

• ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Ley 594/2000.