XXVIII Congreso Archivístico Nacional

“Modelo de gestión de documentos y administración de archivos”

20, 21 y 22 de julio del 2016. Hotel Radisson, San José-Costa Rica

PRIMER COMUNICADO

INTRODUCCIÓN

El Archivo Nacional de Costa Rica organiza el XXVIII Congreso Archivístico Nacional, el cual se llevará a cabo del 20 al 22 de julio del 2016 y cuyo tema será el “Modelo de gestión de documentos y administración de Archivos” elaborado por profesionales de la Subdirección General de Archivos Estatales de España para la Red Internacional de Transparencia y Acceso a la Información. En este evento contaremos con la asesoría de dos especialistas de esa Subdirección quienes explicarán el modelo y su implementación: el señor Ricardo Pérez Alcázar y la señora Beatriz Franco Espino. Desde el año 2012, Costa Rica forma parte de la Alianza por un Gobierno Abierto. Con el primer plan de acción se demostró ser un país comprometido con el fortalecimiento de plataformas digitales para garantizar el acceso a la información. Con el segundo plan de acción (2015-2017), se evidenció un mayor compromiso ya que para la Administración Solís Rivera un gobierno abierto y transparente constituye no solamente una prioridad, sino que es parte de sus principios estratégicos y uno de los tres pilares en su Plan Nacional de Desarrollo 2014- 2018.

Este pilar implica el compromiso de establecer un nuevo modelo dirigido a transformar la cultura política, empoderando a la ciudadanía por un lado y fortaleciendo el servicio público por el otro, al garantizar una gestión pública más transparente, ética, eficiente y participativa.

Ante esto, (al lado de la organización Red Ciudadana por un Gobierno Abierto) se inició la construcción del Decreto ejecutivo N° 38994-MP-PLAN-MICITT en el cual se establece la Comisión Nacional por el Gobierno Abierto con el objetivo de: “Fomentar los principios del Gobierno Abierto en la Administración Pública de Costa Rica, principios que se manifiestan en: mejorar los niveles de transparencia, garantizar el acceso democrático a la información pública, promover y facilitar la participación ciudadana e impulsar la generación de espacios de trabajo colaborativo interinstitucional y ciudadano; mediante la innovación y aprovechando al

máximo las facilidades que brindan las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC)” (Poder Ejecutivo, 2015).

IMPORTANTE

La cuota de inversión es de ₡150.000,00 para participantes nacionales y US $275,00 para

participantes extranjeros e incluye los materiales y la

alimentación durante el evento (refrigerios y almuerzos).

La actividad se efectuará en el Hotel Radisson

San José-Costa Rica.

Si requiere una invitación personalizada, favor solicitarla al

correo congreso2016@dgan.go.cr

Las acciones realizadas para la conformación del segundo plan se basaron en la participación propositiva de diversos actores sociales. En este sentido, se destaca el proceso de construcción de prioridades desde la sociedad civil, denominado “Yo soy Gobierno Abierto” y cuyo producto fue la priorización de las necesidades que los ciudadanos participantes en veinte convocatorias visualizaron desde sus respectivos territorios. Este proceso fue liderado por Abriendo Datos con el apoyo de la Asociación Centro Ciudadano de Estudios para una Sociedad Abierta (ACCESA) y Estudios Manatí, que llevó a cabo talleres en las regiones: Chorotega, Huetar Norte, Pacífico Central, Brunca, Central y Huetar Atlántico de Costa Rica.

Este Gobierno es consciente de que este tipo de iniciativas no pueden depender de mandatos de turno y deben institucionalizarse, por lo que conjuntamente con las acciones de sociedad civil, se llevaron a cabo una serie de enlaces interinstitucionales entre ellos el Archivo Nacional de Costa Rica, pero no solo del Poder Ejecutivo sino también desde el Poder Judicial y la Defensoría de los Habitantes. Estos han asumido el compromiso de ser los agentes de cambio necesarios para la debida apropiación de la cultura de gobierno abierto en sus respectivas instituciones.

Esas propuestas fueron analizadas y concretadas por el equipo del Viceministerio de Asuntos Políticos y Diálogo Ciudadano del Ministerio de la Presidencia de Costa Rica, en cuarenta sesiones de trabajo con los diversos actores desde mayo 2015 hasta la fecha.

Ambos insumos, desde la sociedad civil y los enlaces institucionales, fueron consolidados y convertidos en las propuestas de compromisos, cuyo documento fue presentado a la Comisión Nacional del Gobierno Abierto, que a través de sesiones conjuntas y reuniones específicas lograron afinar las propuestas presentadas.

El compromiso No. 5 de este documento propuesto por el Archivo Nacional de Costa Rica, ubicado en el eje de Transparencia y Acceso a la información denominado “Diseño de plan piloto para la implementación del modelo de gestión de documentos y administración de archivos” indicó:

“El manejo adecuado de la información determina la eficiencia de una organización. En Costa Rica el sector público carece de un único modelo para gestionar los documentos y archivos de gobierno, lo que resta capacidades a las instituciones. Se propone implementar un plan piloto que desarrolle el modelo único de gestión de documentos y administración de archivos en Costa Rica, para las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos. Esto mejorará sin duda, las capacidades de la institución para atender correctamente las solicitudes de la gente.”

El objetivo del modelo de gestión de documentos y administración de archivos es promover la coordinación de políticas sobre gestión documental entre los organismos estatales responsables para mejorar la administración de los archivos, que en el caso de Costa Rica se hará a través de la Dirección General del Archivo Nacional. La implementación de este modelo pretende homogeneizar y normalizar los procesos de gestión documental, sea tradicional o electrónica, y archivo que garanticen y contribuyan a la adecuada producción, tratamiento, conservación, acceso y control de los documentos. Por tanto, su objetivo es convertirse en soporte y apoyo para la gestión documental y de archivos de las distintas instituciones públicas, así como garantizar la accesibilidad a los documentos en cualquier soporte.

En este sentido, la Dirección General del Archivo Nacional durante años ha llevado a cabo actividades relacionadas con la transparencia y el acceso a la información pública por cuanto estamos convecidos de que sin documentos e información debidamente organizados no es posible garantizar estos de objetivos. Se pueden mencionar los siguientes congresos que están intimamente relacionados con el modelo de gestión de documentos y administración de archivos: “El buen gobierno y los archivos”, en el 2012; “Desafío archivístico: la gestión electrónica entre normas” en el 2013; “El acceso a la infomación:

llave para la democracia”, en el 2014, y “Conservación preventiva: Mejores prácticas de seguridad y preservación, mayores posibilidades de acceso y difusión”, en el 2015.

Como requisito para participar en este Congreso, se debe contestar lo antes posible la encuesta en línea “Encuesta Modelo de Gestión Documental de la RTA - Costa Rica”, a la cual pueden acceder en el siguiente enlace: http://mgdrta.esy.es/encuesta/index.php/299324/lang-es El objetivo de esta encuesta es conocer los diferentes recursos de los que dispone cada institución u organización respecto a la gestión documental y administración de su archivo, para facilitar la implementación del Modelo de Gestión de Documentos y Administración de archivos, creado para la Red de Transparencia y Acceso a la información pública (RTA).

Si es de su conveniencia, puede llevar su computador portátil o tableta para realizar la implementación de este Modelo mientras se explica,

o puede guiarse con la proyección en pantalla.

Este congreso está orientado hacia el empoderamiento en el tema de los archivistas en las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, por

lo que es importante su participación.

Sin embargo, la temática también es de mucho interés para profesionales de áreas como Tecnologías de la Información y Planificación Institucional, entre otros.