TAREAS BÁSICAS EN SHAREPOINT ONLINE PARA OFFICE 365 PARA PROFESIONALES Y PEQUEÑAS EMPRESAS

Aquí se muestran algunas tareas básicas e información para aprender a usar SharePoint Online para Office 365 para profesionales y pequeñas empresas.

INTRODUCCIÓN A SHAREPOINT ONLINE

SharePoint Online proporciona una única ubicación integrada en la que los empleados pueden colaborar de manera eficiente con miembros del grupo, compartir conocimientos, así como buscar información y recursos de la organización.

Fig. 1  Sitio de SharePoint Online que muestra vínculos al sitio de grupo y al sitio web

Al comenzar, el sitio de SharePoint Online consta de dos sitios: el sitio de grupo y el sitio web. Es muy importante

comprender la diferencia entre estos dos sitios.

SITIO DE GRUPO El sitio de grupo es un sitio interno donde los equipos o grupos dentro de la organización pueden

conectarse entre sí y colaborar en documentos y otros archivos. Junto con sus compañeros de trabajo puede usar el

sitio de grupo para almacenar documentos y compartirlos con otros usuarios, publicar anuncios internos, programar

reuniones, realizar seguimientos de problemas y tareas, almacenar información en listas, etc. También puede crear

diferentes subsitios a partir de las plantillas de sitio disponibles en el sitio de grupo. Por ejemplo, puede crear un blog

del grupo para que los empleados compartan información o un área de reuniones sociales para organizar los eventos

del grupo, reuniones de la empresa, etc.

SITIO WEB El sitio web es donde se diseña la presencia pública en Internet. Es el sitio donde los clientes van en

busca de información acerca de la organización. El sitio web tiene todo lo que necesita para comenzar a diseñar el

sitio: bibliotecas para almacenar contenido, como logotipos, gráficos o documentos que se mostrarán en las páginas

del sitio y, lo más importante, el Diseñador de sitios que permite diseñar un sitio fácilmente. En la siguiente

sección, Introducción al diseño del sitio web, encontrará más información acerca del sitio web y la herramienta de

diseño.

PARTES DE UN SITIO

Un sitio es un grupo de páginas web relacionadas donde el grupo puede trabajar en proyectos, almacenar datos y documentos, y compartir información. Por ejemplo, el grupo puede tener su propio sitio donde almacena programaciones, archivos e información de procedimientos. Todos los sitios tienen elementos comunes que debe conocer antes de empezar: listas, bibliotecas, elementos web y vistas.

LISTAS Una lista es un componente del sitio donde la organización puede almacenar, compartir y administrar información. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas para realizar un seguimiento de las asignaciones de trabajo o realizar un seguimiento de eventos del equipo en un calendario. También puede realizar una encuesta o moderar discusiones en un panel de discusión.

NOTA Aunque puede crear listas en el sitio web público para uso interno, no puede compartir información de las listas en el sitio web público.

BIBLIOTECAS Una biblioteca es un tipo de lista especial que almacena archivos, así como información acerca de los archivos. Puede controlar la visualización, el seguimiento, la administración y la creación de los documentos en bibliotecas.

VISTAS Puede usar vistas para ver los elementos de una lista o biblioteca que sean más importantes o que mejor se ajusten a un propósito. Por ejemplo, puede crear una vista de todos los elementos de una lista que se aplican a un departamento específico o para resaltar determinados documentos en una biblioteca. Puede crear varias vistas de una lista o biblioteca entre las que pueden seleccionar los usuarios. También puede usar un elemento web para mostrar una vista de una lista o biblioteca en una página independiente de su sitio.

ELEMENTOS WEB Un elemento web es una unidad modular de contenido que forma un bloque de creación básico de la mayoría de las páginas de un sitio. Si tiene permiso para editar las páginas del sitio, puede usar elementos web para personalizar el sitio para mostrar imágenes y gráficos, partes de otras páginas web, listas de documentos, vistas personalizadas de datos profesionales, etc.

DETALLES DEL SITIO QUE AFECTAN A SU EXPERIENCIA

Los detalles de la instalación y configuración de SharePoint afectan a lo que se ve y a qué opciones están disponibles en el sitio.

PERMISOS Si se le asigna el nivel de permisos Control total, tiene toda la variedad de opciones para administrar el sitio. Si se le asigna el nivel de permisos Colaborar o Lectura, las opciones y el acceso al contenido del sitio son más limitados. Muchas de las opciones analizadas en este artículo no están disponibles para los usuarios con nivel de permisos Lectura, que permite a los usuarios leer contenido pero no realizar cambios. Dado que los permisos están diseñados para ser flexibles y personalizables, su organización puede tener su propia configuración exclusiva.

PERSONALIZACIÓN Es posible que su organización haya personalizado los permisos y la personalización de marca del sitio, o incluso que haya personalizado la navegación del sitio y movido controles tales como el menú Acciones del sitio a una ubicación diferente en la página.

VERSIÓN DE SHAREPOINT En este artículo se analiza cómo comenzar con SharePoint Online para Office 365 para profesionales y pequeñas empresas. Si la organización se ha suscrito a un plan de Office 365 distinto o si usa una versión anterior de SharePoint, vea la Ayuda de ese plan o versión.

PERMISOS Y ACCESO

Para tener acceso al sitio de grupo o al sitio web público, debe tener los permisos adecuados. De forma predeterminada, la mayoría de los usuarios del sitio tienen permiso para colaborar en el sitio de grupo. Es probable que algunas personas tengan permiso para diseñar el sitio web público. Los administradores de la colección de sitios pueden administrar permisos para los usuarios de todos los sitios. Los propietarios del sitio pueden administrar permisos únicamente para los usuarios de los sitios de su propiedad. Como administrador de la colección de sitios o propietario del sitio, puede agregar o quitar usuarios rápidamente de los sitios de los que administra permisos a través del vínculo Compartir este sitio en el menú Acciones del sitio.

Para obtener más información acerca de cómo agregar o quitar usuarios en el sitio de grupo, vea el tema sobre cómo administrar usuarios en el sitio de grupo.

Para obtener más información acerca de cómo agregar o quitar usuarios en el sitio web, vea el tema sobre cómo administrar usuarios en el sitio web.

NOTA Un administrador de la colección de sitios puede agregar usuarios como Diseñadores en el sitio web.

Los niveles de permisos básicos de SharePoint son Control total, Diseño, Colaborar y Leer. Los niveles de permisos son combinaciones de permisos que por lo general se agrupan en función de la naturaleza del trabajo. Por ejemplo, puede asignar el nivel de permisos Colaborar a un usuario que agregará contenido al sitio de grupo o el nivel de permisos Diseño a un usuario que va a diseñar el sitio web público. Para obtener más información acerca de los roles y niveles de permisos, vea el tema sobre los roles predeterminados en un sitio de SharePoint Online. Además, consulte la siguiente tabla como referencia rápida para determinar el nivel de acceso al sitio de grupo y al sitio web en función de los niveles de permisos predeterminados.

UN USUARIO CON EL NIVEL DE PERMISOS PUEDE USAR EL SITIO DE GRUPO PUEDE DISEÑAR EL SITIO WEBControl total Sí SíColaborar Sí NoDiseño Sí SíLectura Sí No

INTRODUCCIÓN AL DISEÑO DEL SITIO WEB

SharePoint Online cuenta con características que le permiten diseñar su propio sitio web público para crear una presencia en línea de su grupo o empresa. En esta sección se explica cómo usar estas características eficazmente para diseñar un sitio web profesional para su empresa.

Si usó las herramientas de diseño de sitios disponibles en Microsoft Office Live Small Business o si no tiene experiencia previa, primero explore los siguientes recursos para informarse mejor sobre aspectos específicos de la experiencia de diseño de sitios web.

¿CUÁL ES SU SITUACIÓN? ¿DÓNDE IR?Es la primera vez que uso las herramientas Continúe leyendo este tema.

Estoy familiarizado con las herramientas de diseño de sitios (como el Diseñador de sitios y el editor de páginas) disponibles en Microsoft Office Live Small Business

Lea la guía de referencia rápida: interfaz de usuario del sitio público y el Diseñador de sitios para saber dónde se encuentran las características anteriores en la nueva interfaz de usuario.Lea también el tema sobre cómo navegar por la interfaz de comandos de la cinta de opciones en el Diseñador de sitios para obtener información acerca de cómo usar la cinta de opciones en la nueva interfaz de usuario.

SITIO WEB

El sitio web tiene todos los componentes que necesita para familiarizarse con el diseño del sitio público. El sitio web contiene las bibliotecas esenciales para almacenar contenido, como imágenes, plantillas, documentos y páginas web relacionados con el sitio web. La cinta de opciones del sitio web tiene opciones para administrar archivos e iniciar el Diseñador de sitios para ayudarle a crear el sitio público.

Existen dos formas de alcanzar el sitio web:

1. En Office 365 para pequeñas empresas, haga clic en SharePoint Online en la navegación superior.-O BIEN-

Abra el sitio web en el explorador, haga clic en Iniciar sesión de miembro en la página principal y, en el cuadro de diálogo de credenciales, escriba su Windows Live ID y contraseña.

NOTA Si no conoce el localizador uniforme de recursos (URL) del sitio web, póngase en contacto con el administrador de la colección de sitios.

2. En la barra de vínculos superior del sitio de SharePoint, haga clic en Sitio web.El sitio web tiene tres componentes que componen la experiencia de diseño del sitio: la cinta de opciones, las bibliotecas y el Diseñador de sitios.

CINTA DE OPCIONES DEL SITIO WEB

La cinta de opciones del sitio web le permite realizar tareas básicas como crear, eliminar y editar páginas, ver propiedades de páginas, ver una página en el explorador, cargar documentos y agregar usuarios como diseñadores al sitio web. NOTA La mayoría de las opciones de la cinta también están disponibles dentro del Diseñador de sitios. Por ejemplo, también puede agregar, editar o eliminar páginas, obtener una vista previa de una página o ver las propiedades de una página en el Diseñador de sitios.

Fig. 5 Cinta de opciones en la lista de páginas web en el sitio web

Las opciones de la cinta de opciones pueden estar atenuadas por alguno de los siguientes motivos:

La acción depende de alguna otra acción. Por ejemplo, cuando está en la lista Páginas web, algunas opciones de la cinta, como Editar, Eliminar o Propiedades, no estarán disponibles hasta que seleccione un elemento de la lista.

Es posible que la opción no se aplique al contexto de la lista o biblioteca en la que está. Por ejemplo, la opción Cargar   archivo solo está disponible dentro de la biblioteca Documentos, mientras que Eliminar y Propiedades son las únicas opciones disponibles en la biblioteca Plantillas.

NOTA La cinta de opciones no aparece cuando está dentro de la biblioteca Imágenes.

BIBLIOTECAS

El sitio web incluye un conjunto de páginas web y bibliotecas predeterminadas para permitirle almacenar el contenido relevante a su sitio web, como imágenes, plantillas o documentos. Para tener acceso a estas bibliotecas, haga clic en el vínculo relevante en Inicio rápido, que es el área de navegación izquierda del sitio web. Para obtener información acerca de cómo agregar archivos a estas bibliotecas, vea Agregar un archivo a una biblioteca más adelante en este artículo. NOTAS

Las listas y bibliotecas del sitio web no están visibles para los usuarios externos que visiten el sitio web ni desde el Diseñador de sitios. Para ver las listas y bibliotecas en el sitio web, haga clic en el menú Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar y publicar o en Cerrar la página web.

Al abrir documentos de Microsoft Office desde una biblioteca, es posible que aparezca un cuadro de diálogo pidiéndole que escriba sus credenciales. En este caso, cierre o cancele el cuadro de diálogo. El documento debería abrirse normalmente.

Vea la tabla siguiente para obtener más detalles:

BIBLIOTECA DESCRIPCIÓNPÁGINAS WEB La biblioteca Páginas web incluye un conjunto de páginas predeterminadas comúnmente

usadas para crear un sitio web, como Inicio, Acerca de nosotros, Póngase en contacto con nosotros y Mapa del sitio. Puede modificar estas páginas predeterminadas o crear las suyas propias.

IMÁGENES Puede almacenar las imágenes de su sitio web cargándolas a la biblioteca Imágenes. A continuación, puede tener acceso a estas imágenes en determinados puntos del Diseñador de sitios para agregarlas a las páginas web.

DOCUMENTOS Puede almacenar cualquier documento relevante de su sitio web cargándolo a la biblioteca Documentos. A continuación, puede tener acceso a los documentos en determinados puntos del Diseñador de sitios para agregarlos a las páginas web.

PLANTILLAS

Puede guardar cualquier página del sitio web como plantilla y usarla para crear páginas web en el futuro. La plantilla almacena el diseño general de la página, como el contenido dentro de las zonas, el diseño de las zonas y los elementos de fondo. ¿Qué son las zonas? NOTA No se puede almacenar el diseño general del sitio en una plantilla.Si guarda una página web como plantilla, la plantilla se agregará a la biblioteca Plantillas. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo guardar una página web como plantilla

DISEÑADOR DE SITIOS

El Diseñador de sitios simplifica el proceso de diseño de sitios web públicos. Con tan solo unos clics, puede realizar tareas de diseño o edición como:

Seleccionar un tema y estilo para todo el sitio web para darle una apariencia uniforme. Diseñar la navegación del sitio para que los visitantes del sitio puedan obtener fácilmente la información que

necesitan del sitio web. Diseñar páginas de sitios usando las combinaciones de colores y las fuentes disponibles. Agregar texto de encabezado y pie de página a las páginas. Agregar y aplicar formato a texto en páginas web, como viñetas y listas, fuentes, alineación, etc. Agregar elementos de página como imágenes, tablas e hipervínculos. Agregar gadgets, que son unidades modulares de información que muestran contenido desde una amplia

variedad de orígenes.

Fig. 6 Apariencia de una página web en el Diseñador de sitios

CINTA DE OPCIONES DEL DISEÑADOR DE SITIOS

El Diseñador de sitios tiene una cinta de opciones con tres fichas básicas, Inicio, Insertar y Diseño, y una ficha

contextual Herramientas de imagen con opciones relevantes a un conjunto de tareas.

La ficha Inicio tiene opciones para realizar tareas básicas y frecuentes como crear nuevas páginas, aplicar formato a texto y alineación, etc.

La ficha Insertar contiene opciones que permiten insertar elementos de página como imágenes, hipervínculos, tablas, líneas y gadgets.

La ficha Diseño tiene opciones que permiten trabajar con elementos para cambiar la apariencia de todo el sitio web.

La ficha Herramientas de imagen contiene opciones que le permiten trabajar con imágenes. A diferencia de las otras tres fichas, la ficha Herramientas de imagen es contextual, lo que significa que la ficha aparece en la cinta de opciones solo cuando se selecciona una imagen en una página en el Diseñador de sitios.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO

La Barra de herramientas de acceso rápido aparece encima de la cinta de opciones en el Diseñador de sitios. Use la Barra de herramientas de acceso rápido para realizar las tareas más básicas en el Diseñador de sitios, como guardar y publicar la página actual en la herramienta y ver el sitio web en el explorador.

Fig. 8 Barra de herramientas de acceso rápido

APARIENCIA DE UNA PÁGINA EN EL DISEÑADOR DE SITIOS

Cuando se abre una página en el Diseñador de sitios, el cuerpo de la página web tiene varias zonas diferentes, con marcadores de posición en su interior. El contenido dentro de las zonas se puede editar, por lo que basta con hacer clic dentro de la zona, eliminar el contenido del marcador de posición y escribir su propio texto. Puede agregar texto, imágenes, hipervínculos, tablas o gadgets dentro de una zona. En el Diseñador de sitios, una página web muestra varias zonas según el diseño de la página.

Cada zona tiene dos controladores de tamaño ubicados en la parte superior, que le permiten controlar el ancho de la zona y la colocación en la página.

Fig. 9 Zonas de una página en el Diseñador de sitios

Puede agregar o quitar zonas, según el diseño de la página. Para cambiar el diseño de una página, haga clic en la pestaña Diseño en el Diseñador de sitios y, en el grupo Zona, haga clic en Diseño. A continuación, seleccione el estilo de diseño que desee usar. Según el estilo de diseño que elija, las zonas se agregan o quitan automáticamente de la página.

TAREAS BÁSICAS EN EL SITIO WEB

Esta sección abarca todas las tareas básicas que puede realizar en el sitio web, como abrir el Diseñador de sitios y agregar o editar una página.

ABRIR EL DISEÑADOR DE SITIOS

Puede abrir el Diseñador de sitios en la lista de páginas web en el sitio web.

1. En el sitio web, haga clic en Páginas web en Inicio rápido.2. Haga clic en la pestaña Páginas de la cinta.3. En la cinta de opciones, en la categoría Sitio, haga clic en Diseño.

AGREGAR UNA PÁGINA AL SITIO WEB

Puede agregar páginas a su sitio web desde diferentes plantillas disponibles, o bien usar plantillas personalizadas, en el caso de que las hubiera. De forma predeterminada, el sitio web incluye un conjunto de páginas, como Inicio, Acerca de nosotros, Póngase en contacto con nosotros y Mapa del sitio.

Puede agregar una nueva página desde la cinta de opciones o a través del Diseñador de sitios. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo agregar o eliminar una página.

EDITAR UNA PÁGINA WEB

Puede editar una página web mediante la opción Editar de la cinta de opciones o desde el Diseñador de sitios.

1. En el sitio web, haga clic en Páginas web en Inicio rápido.2. Haga clic en la pestaña Páginas de la cinta.3. Active la casilla de verificación situada junto a una página web de la lista y, a continuación, haga clic en

Editar en la cinta de opciones.—O BIEN—

Haga clic en Diseño en la cinta de opciones y, desde el Diseñador de sitios, haga clic en los vínculos de página como Inicio Acerca de nosotros.

AGREGAR CONTENIDO A UN SITIO

Ya sea en el sitio de grupo o en el sitio web, puede agregar elementos a listas y archivos a bibliotecas mediante un explorador web. Los botones que se usan para realizar las acciones más comunes se encuentran en la cinta de opciones, que está cerca de la parte superior de la página en la mayoría de las páginas de un sitio.

Los botones de la cinta de opciones pueden estar atenuados por alguno de los siguientes motivos:

La acción no es aplicable o depende de alguna otra acción. Por ejemplo, debe activar la casilla de verificación de un documento antes de poder desprotegerlo.

No tiene permiso para completar la tarea. La característica no está habilitada para el sitio. Por ejemplo, es posible que los flujos de trabajo no estén

habilitados en el sitio.

También puede guardar archivos en una biblioteca desde algunos programas cliente, compatibles con SharePoint Online. Por ejemplo, puede guardar un documento de Microsoft Word en una biblioteca en un sitio de SharePoint mientras trabaja en Word.

Para agregar un elemento a una lista o un archivo a una biblioteca, debe tener permiso para contribuir a la lista o biblioteca. Para obtener más información acerca de cómo su organización utiliza permisos y niveles de permisos, comuníquese con el propietario o administrador del sitio.

Cuando agrega el elemento o archivo, otras personas que tienen permiso para leer la lista pueden ver el elemento o archivo, a menos que requiera aprobación. Si el elemento o archivo requiere aprobación, se almacena en un estado pendiente en la lista o biblioteca hasta que alguien con los permisos adecuados lo apruebe. Si ya está viendo la lista o biblioteca cuando se agrega un elemento o archivo, deberá actualizar el explorador para ver el nuevo elemento o archivo.

Además de agregar contenido a las listas y bibliotecas existentes, es posible que tenga permiso para crear listas y bibliotecas nuevas. Las plantillas de lista y de biblioteca le ofrecen una ventaja. Dependiendo del nivel de permisos, también puede crear y personalizar nuevas páginas y sitios.

LISTAS (INCLUSO CONTACTOS Y CALENDARIOS)

Aunque existen distintos tipos de listas, incluso listas de contactos y calendarios, el procedimiento para agregar elementos a ellas es similar, por lo que no es necesario aprender varias técnicas nuevas para trabajar con distintos tipos de listas. Un elemento de lista contiene texto en una serie de columnas, pero algunas listas pueden permitir que se agreguen datos adjuntos al elemento.

AGREGAR UN ELEMENTO A UNA LISTA

1. En la lista donde quiera agregar el elemento, haga clic en la pestaña Elementos de la cinta de opciones. (Para un calendario, es la pestaña Eventos).

2. Haga clic en Nuevo elemento (Nuevo evento para un calendario).

SUGERENCIA  Otra forma rápida de agregar un evento a un calendario consiste en seleccionar la fecha en el calendario y, a continuación, hacer clic en Agregar.

3. Complete los campos obligatorios y cualquier otro que desee completar.4. Haga clic en Guardar.

EDITAR O ELIMINAR UN ELEMENTO DE UNA LISTA

1. Seleccione un elemento y, a continuación, active la casilla de verificación que aparece junto al elemento.

SUGERENCIA Puede realizar acciones en varios elementos si activa varias casillas de verificación.

2. En la ficha Elementos de la cinta de opciones, haga clic en Editar elemento o en Eliminar elemento, según corresponda.

En muchos tipos de sitios, algunas listas se crean automáticamente. Estas listas predeterminadas abarcan desde un panel de discusión hasta una lista de calendario. Si tiene permiso, también puede crear listas a partir de varios tipos de plantillas de lista, que ofrecen ventajas ya que proporcionan la estructura y la configuración.

CREAR UNA LISTA

1. Para crear una lista, haga clic en el menú Acciones  del   sitio y, a continuación, haga clic en Más opciones de creación.

NOTA Si no ve el menú Acciones del sitio o no aparece la opción de crear, es posible que no tenga permiso para crear una lista.

2. En la página Crear, haga clic en el tipo de lista que desea crear. Por ejemplo, Vínculos.

3. Escriba un Nombre para la lista, complete cualquier otro campo que desee y, a continuación, haga clic enCrear.

BIBLIOTECAS

Una biblioteca es una ubicación en un sitio donde se pueden crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros del grupo. Cada biblioteca muestra una lista de archivos e información básica acerca de los mismos que sirve de ayuda para que las personas que usen los archivos colaboren.

Puede agregar un archivo a una biblioteca cargándolo desde el explorador web. Después de agregar el archivo a la biblioteca, otras personas con los permisos adecuados pueden ver el archivo. Si ya está viendo la biblioteca cuando se agrega un archivo, deberá actualizar el explorador para ver el nuevo archivo.

Si usa un programa compatible con SharePoint Online, puede crear un archivo nuevo basado en una plantilla mientras trabaja en la biblioteca. También puede guardar un archivo en la biblioteca desde otro programa, como SharePoint Workspace o Microsoft Word.

AGREGAR UN ARCHIVO A UNA BIBLIOTECA

1. En la biblioteca donde desea agregar el archivo, haga clic en la pestaña Documentos de la cinta de opciones.

2. Haga clic en Cargar documento.

3. Busque el documento y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 SUGERENCIA Si usa un programa compatible con SharePoint Online, como Microsoft Word 2010, puede arrastrar documentos desde el Explorador de Windows y colocarlos en el cuadro de diálogo Cargar documento.

EDITAR O ELIMINAR UN ARCHIVO EN UNA BIBLIOTECA

1. Seleccione un archivo y, a continuación, active la casilla de verificación que aparece junto al archivo.2. En la ficha Documentos de la cinta de opciones, haga clic en Editar documento o en Eliminar documento, según

corresponda.

Cuando se crean muchos tipos de sitios, se crea automáticamente una biblioteca predeterminada denominada Documentos   compartidos. Documentos   compartidos es una biblioteca de documentos que se puede usar para almacenar varios tipos de archivos. Si tiene permiso para administrar listas, puede crear más bibliotecas, como una biblioteca de fotografías para almacenar imágenes.

CREAR UNA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS

1. Para crear una biblioteca de documentos, haga clic en el menú Acciones  del   sitio y, a continuación, en Nueva biblioteca de documentos.

NOTA Si no ve el menú Acciones del sitio o no aparece la opción de crear, es posible que no tenga permiso para crear una biblioteca.

2. Escriba un Nombre para la biblioteca, complete cualquier otro campo que desee y, a continuación, haga clic en Crear.

NOTA Para ver los otros tipos de bibliotecas que puede crear, haga clic en Acciones del sitio y, a continuación, en Más opciones de creación. Seleccione una opción de biblioteca para ver una descripción de ella.

SITIOS Y PÁGINAS

Un sitio puede servir para un propósito general, como almacenar programaciones, instrucciones, archivos y otra información que el equipo consulta con frecuencia. O bien, un sitio puede servir para un propósito más específico, como realizar el seguimiento de una reunión u hospedar un blog, donde un miembro de la organización publica con frecuencia noticias e ideas.

La organización puede dividir el contenido del sitio en sitios distintos que se puedan administrar por separado. Por ejemplo, cada departamento en la organización puede tener su propio sitio de grupo.

Puede agregar contenido a los sitios agregando listas y bibliotecas. Si tiene permiso, también puede agregar páginas al sitio. Puede considerar la posibilidad de agregar páginas de elementos web, que le permitirán usar elementos web para agregar contenido dinámico rápidamente.

Si necesita crear nuevos sitios, puede elegir entre varios tipos de plantillas de sitio para facilitar la creación de un nuevo sitio. La posibilidad de crear sitios y subsitios depende de cómo su organización ha configurado los sitios y sus permisos para crearlos.

CREAR UN SITIO

1. Para crear un sitio, haga clic en el menú Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en Nuevo sitio.

NOTA     Si no ve el menú Acciones del sitio o si la opción para crear no aparece, probablemente no tenga permiso para crear un sitio.

2. Seleccione una plantilla de sitio de Elementos destacados o al hacer clic en Examinar todos para ver todas las opciones.

3. Escriba un Título y un Nombre de dirección URL para el sitio.4. Si selecciona una plantilla de la galería Examinar todos, elija otras opciones que desee y, a continuación, haga

clic en Crear.

ADMINISTRAR Y TRABAJAR CON EL CONTENIDO DEL SITIO

Hay varias formas de administrar y ampliar el contenido de listas, bibliotecas y sitios para ayudar al equipo a que sea más productivo. Algunas características ayudan al equipo a buscar y a trabajar con información más eficientemente. Otras características ayudan a administrar el acceso a la información.

NAVEGAR AL CONTENIDO

Los elementos de navegación ayudan a las personas a examinar el contenido que necesitan. Dos elementos de navegación que se pueden personalizar son la barra de vínculos superior e Inicio rápido.

Con las páginas de configuración de cada lista o biblioteca, puede elegir qué listas y bibliotecas aparecen en Inicio rápido. También puede cambiar el orden de los vínculos, agregar o eliminar vínculos y agregar o eliminar las secciones en las que están organizados los vínculos. Por ejemplo, si tiene demasiadas listas en la sección Lista, puede agregar una sección nueva para Listas de tareas donde puede incluir vínculos a las listas de tareas. Puede realizar todos estos cambios a Inicio rápido desde un explorador web. Incluso puede agregar vínculos a páginas externas al sitio.

La barra de vínculos superior ofrece una manera para que los usuarios de su sitio lleguen a otros sitios de la colección mostrando una fila de fichas en la parte superior de cada página del sitio. Al crear un sitio nuevo, puede elegir si desea incluir el sitio en la barra de vínculos superior del sitio primario y si desea usar la barra de vínculos superior del sitio primario.

Si el sitio usa una barra de vínculos superior única, puede personalizar los vínculos que aparecen en ella para el sitio. Los sitios que se crean dentro del sitio primario también se pueden mostrar en la barra de vínculos superior, siempre

que estén configurados para heredar la barra de vínculos superior del sitio primario. Igualmente, puede incluir vínculos a otros sitios de fuera de la colección de sitios.

ADMINISTRAR EL ACCESO AL CONTENIDO

El propietario o administrador de un sitio puede conceder niveles de permisos a los usuarios y grupos de SharePoint, que contienen usuarios. Los permisos se pueden aplicar a un sitio, las listas y bibliotecas de un sitio y los elementos de las listas y bibliotecas.

Puede asignar diferentes niveles de permisos para distintos objetos, como un sitio, lista, biblioteca, carpeta dentro de una lista o biblioteca, elemento de lista o documento específicos.

ORGANIZAR LISTAS Y BIBLIOTECAS

La manera de organizar las listas y bibliotecas depende de las necesidades del grupo y de cómo prefiere almacenar y buscar la información. La planeación puede ayudarle a configurar la estructura más adecuada para su organización.

La información de las listas y bibliotecas se almacena en columnas, como Título, Apellidos o Compañía. Puede usar columnas para ordenar y filtrar elementos como lo haría en una hoja de cálculo haciendo clic en los encabezados de columna de una lista o biblioteca. También puede usar vistas para ver los elementos de una lista o biblioteca que considera más importantes.

CAMBIAR LA VISTA DE UNA LISTA O BIBLIOTECA

1. En la lista o biblioteca donde desee cambiar la vista, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca de la cinta de opciones.

2. En el grupo Administrar vistas, en Vista actual, haga clic en la flecha junto a la lista de vistas y, a continuación, seleccione una.

Si necesita almacenar información adicional sobre los archivos o elementos de la lista en una biblioteca, puede agregar columnas como ayuda para ordenar, agrupar y crear diversas vistas de su lista. Por ejemplo, puede ordenar una lista por fecha de vencimiento o agrupar los elementos por nombre de departamento.

Existen varias opciones para el tipo de columna que va a crear, entre las que se incluyen una sola línea de texto, una lista desplegable de opciones, un número calculado a partir de otras columnas, o incluso un nombre y una imagen de una persona de su sitio.

CREAR UNA COLUMNA

1. En la lista o biblioteca en la que desee crear la columna, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca de la cinta.2. Haga clic en Crear columna.3. Escriba un nombre para la columna y seleccione un tipo de columna.4. Seleccione las opciones de configuración adicionales que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

También puede usar las columnas de una lista o biblioteca para crear vistas que ayuden a departamentos específicos a encontrar información de su interés, como tareas con la prioridad más alta o todos los elementos asignados a cada persona. Para obtener información sobre la creación y modificación de vistas, vea el tema sobre cómo crear, modificar o eliminar una vista.

Algunas características de las listas pueden ayudar a su equipo a crear y administrar elementos con eficiencia a través de diversas listas y bibliotecas. Por ejemplo, puede crear una columna que proporcione información acerca de los elementos de lista y, a continuación, compartirla en otras listas. O, si desea hacer que un archivo esté disponible en varias bibliotecas, puede copiarlo fácilmente en otras bibliotecas del sitio. Es posible que se le soliciten actualizaciones si el archivo ha cambiado.

Para obtener información sobre cómo administrar bibliotecas y listas grandes, vea el tema sobre cómo administrar listas y bibliotecas con muchos elementos.

USAR CARACTERÍSTICAS DE ACCESIBILIDAD

Los sitios están diseñados para que se pueda tener total acceso a listas, bibliotecas y otras características con solo presionar unas teclas. Un modo de accesibilidad permite a los usuarios de tecnologías accesibles interactuar más fácilmente con los menús y diversos controles. Los vínculos Saltar al contenido principal permiten a los usuarios del teclado saltar los vínculos de navegación repetitivos hasta el contenido más significativo de una página.

El marcado de encabezados está diseñado para definir mejor la estructura y mejorar la navegación para las personas que usan lectores de pantalla. Las imágenes que se cargan en el sitio permiten que se defina texto alternativo personalizado. Por ejemplo, puede asignar texto alternativo personalizado a la imagen que aparece en la página principal en el elemento web Imagen del sitio o a una imagen que agregue a una biblioteca de imágenes. Para ver sitios, las opciones de contraste alto de Windows funcionan bien para los usuarios con discapacidades visuales.

Para obtener más información sobre la navegación de sitios y el uso del modo de accesibilidad, vea el tema sobre las características de accesibilidad.

REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE VERSIONES

La lista o biblioteca puede configurarse para realizar un seguimiento de las versiones con el fin de restaurar una versión anterior si comete un error y ver un historial de versiones de los cambios. Cuando se realiza un seguimiento de versiones, se guardan las revisiones a los elementos o archivos y sus propiedades. Esto permite administrar mejor el contenido a medida que se revisa e incluso restaurar una versión anterior si comete un error en la versión actual. El control de versiones es especialmente útil cuando varias personas trabajan juntas en proyectos o cuando la información pasa por varias fases de desarrollo y revisión.

1) La versión principal publicada actual está resaltada y el número de versión es un número entero.2) Cuando cambian las propiedades o los metadatos, se crea una versión.3) La primera versión de un archivo es siempre un número de versión secundaria 0.1.

El control de versiones está disponible para los elementos de lista en todos los tipos de lista predeterminados, incluso calendarios, listas de seguimiento de asuntos y listas personalizadas, y para todos los tipos de archivo que pueden almacenarse en las bibliotecas, incluso páginas de elementos web.

CO-AUTORÍA DE DOCUMENTOS

Dos o más usuarios pueden editar un documento de Word o una presentación de PowerPoint al mismo tiempo. Esta nueva característica permite leer y escribir partes de un archivo almacenado en SharePoint. Por ejemplo, puede trabajar en un párrafo de un documento de Word mientras un compañero trabaja en otro párrafo del mismo documento al mismo tiempo.

MANTENERSE ACTUALIZADO CON LOS CAMBIOS

RSS proporciona una forma cómoda de distribuir y recibir información con un formato estándar, incluso actualizaciones de listas y bibliotecas. Un formato de archivo XML estándar permite que la información se pueda ver en muchos programas diferentes. También puede suscribirse a listas y bibliotecas configurando alertas para saber cuándo ha cambiado el contenido.

Un grupo puede usar sus fuentes como una forma de personalizar el contenido para los miembros del grupo que se suscriban a dichas fuentes y ofrecer vínculos a sus sitios. Las fuentes RSS son una manera fácil de realizar un seguimiento del progreso del grupo y las actualizaciones del proyecto. En lugar de examinar varios sitios de grupo, recibirá las últimas noticias o actualizaciones de dichos sitios automáticamente.

ADMINISTRAR EL FLUJO DE TRABAJO

Los flujos de trabajo ayudan a las personas a colaborar en documentos y a administrar las tareas del proyecto implementando procesos empresariales específicos en documentos y elementos de un sitio. Los flujos de trabajo ayudan a las organizaciones a ajustarse a procesos empresariales coherentes. Además, pueden mejorar la eficiencia y la productividad organizativas administrando las tareas y los pasos necesarios para los procesos empresariales específicos. Esto permite que las personas que realizan estas tareas se concentren en la realización del trabajo en lugar de administrar el flujo de trabajo.

Los flujos de trabajo pueden simplificar el costo y el tiempo necesarios para coordinar los procesos de negocio comunes, como la aprobación de proyectos o la revisión de documentos, al administrar y realizar el seguimiento de las tareas humanas relacionadas con estos procesos. Por ejemplo, una organización puede crear e implementar un flujo de trabajo personalizado básico para administrar el proceso de aprobación de borradores de documentos en una biblioteca de documentos.

TRABAJAR CON TIPOS DE CONTENIDO

La lista o biblioteca puede admitir varios tipos de contenido. Los tipos de contenido permiten a las organizaciones organizar, administrar y controlar grandes cantidades de contenido de forma más eficaz. Si la lista o biblioteca está configurada para permitir varios tipos de contenido, puede agregar tipos de contenido de una lista de opciones disponibles que su organización use frecuentemente, como Presentaciones de marketing o Contratos.

Después de agregar un tipo de contenido a una lista o biblioteca, se permite que esa lista o biblioteca contenga elementos de ese tipo. A continuación, los usuarios pueden usar el botón Nuevo elemento en esa lista o biblioteca para crear nuevos elementos de este tipo.

Una de las principales ventajas de los tipos de contenido para las listas y bibliotecas es que permiten que una única lista o biblioteca contenga varios tipos de elementos o de documentos, cada uno con sus propios metadatos o comportamientos. Para obtener más información para trabajar con tipos de contenido, vea el tema sobre cómo usar tipos de contenido para administrar el contenido de un sitio de SharePoint.

Administrar usuarios en el sitio de grupo

Es posible agregar o quitar usuarios de forma rápida en el sitio de grupo mediante el

vínculo Compartir este sitio del menú Acciones del sitio. Al hacer clic en el vínculo Compartir

este sitio, se abre el cuadro de diálogo Compartir su sitio de SharePoint en la parte superior de la

página web actual, donde puede agregar o quitar usuarios cómodamente en el sitio sin salir de la

página actual.

 NOTAS 

Es posible agregar usuarios solamente como Colaboradores o Visitantes.

En este artículo:

Agregar usuarios al sitio de grupo Quitar usuarios del sitio de grupo

Agregar usuarios al sitio de grupo

Cuando se agregan usuarios como Colaboradores o Visitantes, dichos usuarios obtienen el acceso

adecuado al sitio de grupo.

 NOTA     Los usuarios pueden pertenecer al dominio de la organización o ser usuarios externos que

no pertenezcan a la organización y dispongan de una cuenta de correo electrónico con Windows

Live u otro proveedor de servicios de correo electrónico.

Para agregar usuarios externos o internos a un sitio, es necesario ser un administrador de la

colección de sitios o un propietario del sitio y contar con los permisos necesarios para ver y editar

la pertenencia a grupos.

1. Abra el sitio web en el explorador y haga clic en Iniciar sesión de miembro en la página principal. A continuación, en el cuadro de diálogo de credenciales que se abre, escriba su Windows Live ID y contraseña.

 NOTA     Si no conoce el localizador uniforme de recursos (URL) del sitio web, póngase en contacto

con el administrador de la colección de sitios.

2. En el menú Acciones del sitio, haga clic en Compartir el sitio.

De manera opcional, puede hacer clic en el vínculo Compartir este sitio ubicado dentro de la

secciónIntroducción de la página principal del sitio.

 NOTA     Si no ve el vínculo Compartir este sitio, es posible que no tenga los permisos necesarios.

Póngase en contacto con el administrador de la colección de sitios.

En el cuadro de diálogo Compartir su sitio de SharePoint, en el grupo de visitantes

predeterminado (por ejemplo, Visitantes de página principal), puede agregar un nuevo usuario

mediante cualquiera de estos procedimientos:

Para agregar un usuario que no pertenezca a la organización, escriba una dirección de correo electrónico en el cuadro.

Para agregar un usuario que pertenezca al dominio de la organización, escriba un nombre de usuario

de forma parcial o completa y, a continuación, haga clic en el icono Comprobar nombres  . O bien, use el directorio para buscar un usuario y agregarlo. Para ello:

Haga clic en el icono Examinar  .

En la ventana Seleccionar personas y grupos que aparece, escriba el nombre de usuario de

forma parcial o completa y, a continuación, haga clic en el icono Buscar  .

Cuando se muestren los resultados de la búsqueda, haga clic en los nombres que desea agregar y,

a continuación, haga clic en Agregar.

Haga clic en Aceptar.

 NOTA    

Si no aparece el cuadro de diálogo anterior, significa que no se ha establecido la configuración de correo electrónico adecuada en el servidor. No obstante, puede agregar usuarios al sitio.

Si el sitio al que se agregan los usuarios es un subsitio, los usuarios también reciben acceso al sitio primario.

3. Repita el paso 2 para agregar nuevos usuarios al grupo de colaboradores predeterminado (por ejemplo, Miembros de página principal).

4. Si desea enviar una notificación de correo electrónico a los nuevos usuarios para informarles de que tienen acceso al sitio, active la casilla de verificación Usar esta opción para enviar un correo electrónico a los nuevos usuarios y personalizar el mensaje que se desea enviar.

5. En la sección Asunto, tiene la opción de modificar el asunto del correo electrónico.

6. En la sección Mensaje, escriba cualquier mensaje específico que desee enviar a los usuarios.

7. Haga clic en Compartir.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Quitar usuarios del sitio de grupo

Un administrador de la colección de sitios, un propietario del sitio o un usuario con los permisos

necesarios para ver o editar la pertenencia a grupos pueden quitar usuarios.

Para quitar usuarios del sitio de grupo, siga estos pasos.

1. Abra el sitio web en el explorador y haga clic en Iniciar sesión de miembro en la página principal. A continuación, en el cuadro de diálogo de credenciales que se abre, escriba su Windows Live ID y contraseña.

 NOTA     Si no conoce el localizador uniforme de recursos (URL) del sitio web, póngase en contacto

con el administrador de la colección de sitios.

2. En el menú Acciones del sitio, haga clic en Compartir el sitio.

De manera opcional, también puede hacer clic en el vínculo Compartir este sitio ubicado dentro

de la secciónIntroducción de la página principal del sitio.

 NOTA     Si no ve el vínculo Compartir este sitio, es posible que no tenga los permisos

necesarios. Póngase en contacto con el administrador de la colección de sitios.

3. En el cuadro de diálogo Compartir su sitio de SharePoint, en el grupo de visitantes o colaboradores predeterminado, haga clic en la lista desplegable del cuadro de lista Usuarios de este grupo.

4. Haga clic en la X ubicada junto al usuario que desea quitar.

5. Haga clic en Aceptar para confirmar los cambios.

Administrar usuarios en un sitio web de orientación pública

Si es administrador de una colección de sitios, puede agregar usuarios a un sitio web como

Diseñadores. Los usuarios con el nivel de permisos de Diseño pueden crear y editar páginas web.

 NOTA     El contenido y los procedimientos que se incluyen en este artículo solo se aplican a sitios

web de orientación pública.

¿Qué desea hacer?

Agregar usuarios al sitio web Quitar usuarios del sitio web

Agregar usuarios al sitio web1. Abra el sitio web en el explorador y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión de miembro en la

página principal.

En la barra de de navegación superior, haga clic en Sitio web.

2. En el sitio web, haga clic en Páginas web en Inicio rápido.

3. Haga clic en la pestaña Páginas de la cinta.

4. En la cinta, en el grupo Permisos, haga clic en Invitar a diseñadores.

5. En el cuadro de diálogo Compartir su sitio de SharePoint, escriba los nombres y las direcciones de correo electrónico de las personas que desea agregar como Diseñadores.Puede escribir un nombre o una dirección de manera parcial y luego usar la

característica Comprobar nombres   o hacer clic en Examinar   para ubicar a una persona mediante la libreta de direcciones.

6. Si desea enviar una notificación de correo electrónico a los usuarios agregados, active la casilla de verificación Use esta opción para enviar un correo electrónico a los nuevos usuarios y personalizar el mensaje que desea enviar.

7. En la sección Asunto puede personalizar el asunto del correo electrónico de notificación. Además, puede escribir cualquier mensaje que desee incluir en la sección Mensaje.

Si no modifica o personaliza estos campos, los usuarios que ha agregado recibirán un mensaje de

correo electrónico estándar. A continuación aparece un ejemplo de mensaje estándar.

8. Haga clic en Compartir.

Quitar usuarios del sitio web

Únicamente los administradores de la colección de sitios pueden quitar usuarios del sitio de

miembro.

Para quitar usuarios:

1. Abra el sitio web en el explorador y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión de miembro en la página principal.

En la barra de de navegación superior, haga clic en Sitio web.

2. En el sitio web, haga clic en Páginas web en Inicio rápido.

3. Haga clic en la pestaña Páginas de la cinta.

4. En la cinta, en el grupo Permisos, haga clic en Invitar a diseñadores.

En el cuadro de diálogo Compartir su sitio de SharePoint, en la lista Usuarios de este grupo,

haga clic en laX que aparece junto al usuario que desea quitar.

5. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación.

Roles predeterminados en SharePoint Online para profesionales y pequeñas empresas

En este artículo se describen los roles predeterminados en SharePoint Online para

Microsoft Office 365 para profesionales y pequeñas empresas. Además, se definen las actividades

que un usuario con un rol determinado puede realizar en el sitio.

Administradores de la colección de sitios    Los administradores de la colección de sitios

tienen el nivel de permisos Control total. Tienen acceso al contenido de todos los sitios en el sitio

de grupo y usan el Diseñador de sitios para diseñar un sitio web en el sitio web. Pueden agregar

usuarios al sitio de grupo y al sitio web y ejecutar tareas de administración y auditoría relacionadas

con los sitios.

 NOTA     Una colección de sitios contiene un sitio de nivel superior y diversos sitios subordinados al

sitio de nivel superior.

Propietarios del sitio    De forma predeterminada, los miembros del grupo Propietarios tienen el

nivel de permisos Control total en el sitio que crearon en el sitio de grupo. Pueden agregar

usuarios y ejecutar todas las tareas de administración relacionadas con su sitio. Además, pueden

usar el Diseñador de sitios para diseñar un sitio web.

 NOTA     Un usuario que crea un sitio subordinado a un sitio de nivel superior en el sitio de grupo se

convierte automáticamente en un propietario de ese sitio.

Diseñador    De forma predeterminada, los miembros del grupo Diseño poseen el nivel de

permisos Diseño en el sitio de SharePoint. Pueden editar páginas, crear listas y bibliotecas de

documentos, así como aplicar temas, bordes y hojas de estilos al sitio de grupo. Además, pueden

usar el Diseñador de sitios para diseñar un sitio web.

Colaborador    De forma predeterminada, los miembros del grupo Miembros poseen el nivel de

permisosColaboración. En el sitio de grupo, los colaboradores solo pueden agregar, editar y

eliminar elementos de listas y bibliotecas de documentos existentes. Además, pueden trabajar con

los elementos web. Los colaboradores no pueden usar el Diseñador de sitios para diseñar un sitio

web.

Visitante    De forma predeterminada, los miembros del grupo Visitantes poseen el nivel de

permisos Lectura. En el sitio de grupo, los visitantes solo pueden ver páginas, elementos de lista y

documentos. Los visitantes no pueden usar el Diseñador de sitios para diseñar un sitio web.

Roles administrativos

Cuando se crea por primera vez un entorno de SharePoint Online para Office 365 para

profesionales y pequeñas empresas, se crean los siguientes roles administrativos de manera

predeterminada.

Administrador global    El administrador de nivel superior en la compañía. Cuando se suscribe

para comprar Office 365 para profesionales y pequeñas empresas, se convierte en un

administrador global. Los administradores globales tienen acceso a todas las características en el

Centro de administración y solo ellos pueden asignar otros roles de administrador. Puede haber

más de un administrador global en su empresa pero es el primer administrador global el que se

convierte de manera predeterminada en el administrador de la colección de sitios predeterminado.

Administradores de colecciones de sitios    Los administradores de colecciones de sitios tienen

el nivel de permisos Control total. Tienen acceso al contenido en todos los sitios del Sitio de grupo

y usan la herramienta Diseñador de sitios para diseñar un sitio web. Pueden agregar usuarios al

sitio de grupo y al sitio web, y ejecutar tareas de administración y auditoría relacionadas con los

sitios.

Guía de referencia rápida: La interfaz de usuario en el Sitio web y el Diseñador de sitios

Si diseñó su sitio web mediante las herramientas disponibles en

Microsoft Office Live Small Business, use este tema como guía de referencia rápida para saber

dónde se encuentran ahora las características en SharePoint Online.

En este artículo

Componentes de diseño Páginas web, galerías e informes Administrador de páginas

Componentes de diseño

Los componentes de diseño de sitios web que ofrece Office Live Small Business,

como Administrador de páginas y la herramienta de diseño web ahora se encuentran

disponibles en el Sitio web, que también contiene el Diseñador de sitios que se puede usar para

diseñar sitios web.

CARACTERÍSTICA DE MICROSOFT OFFICE LIVE SMALL BUSINESS

AHORA ES

Administrador de páginas Sitio web

Ficha Diseñador de sitios de la herramienta de diseño web

Diseñador de sitios

Ficha Editor de páginas de la herramienta de diseño web

Diseñador de sitios

Páginas web, galerías e informes

La navegación izquierda del Administrador de páginas contenía vínculos a una lista de páginas web

en su sitio web de uso público, informes y galerías de imágenes, documentos y plantillas. Refiérase

a la siguiente tabla para ver dónde se encuentran ahora estas listas:

 NOTA     La característica Informes ya no se ofrece.

CARACTERÍSTICA DE MICROSOFT OFFICE LIVE SMALL BUSINESS

AHORA ES

Sitio web La lista de páginas web en el sitio webLa lista de páginas web contiene una lista de páginas web que pertenecen a su sitio web de uso público.

Galería de imágenes La biblioteca Imágenes en el sitio web.

Galería de documentos La biblioteca Documentos en el sitio web.

Galería de plantillas La biblioteca Plantillas en el sitio web.

Administrador de páginas

La barra de acciones en el Administrador de páginas en la página principal de Office Live Small

Business tenía opciones para realizar tareas de diseño y mantenimiento de sitios. Refiérase a la

siguiente tabla para ver dónde se encuentran estas opciones ahora.

 NOTA     Si no encuentra una característica en la tabla, significa que ya no se ofrece.

CARACTERÍSTICA DE MICROSOFT OFFICE LIVE SMALL BUSINESS

AHORA ES

Nueva página La opción Nueva página en la cinta de opciones del sitio web

Ver sitio La opción Ver de la cinta de opciones del sitio web

Diseñar sitio La opción Diseño de la cinta de opciones del sitio web

Editar páginas La opción Editar de la cinta de opciones del sitio web

Modificar la navegación Esta característica está disponible en el Diseñador de sitios

Navegar la interfaz de comandos de la cinta de opciones en el Diseñador de sitios

La cinta de opciones es una nueva interfaz de comandos que hace visibles muchos de controles en

la página, donde son más útiles. Al igual que en otros productos como Microsoft Word 2010, la

cinta de opciones es una barra de herramientas que aparece en la parte superior de cada página y

muestra muchas de las herramientas, los controles y los comandos más usados.

Interfaz de usuario de la cinta de opciones del Diseñador de sitios

Usar la cinta

El Diseñador de sitios tiene una cinta de opciones con tres fichas

básicas, Inicio, Insertar y Diseño, y una ficha contextual, Herramientas de imagen, con

opciones relevantes a un conjunto de tareas.

La ficha Inicio tiene opciones para realizar tareas básicas y frecuentes como crear nuevas páginas,

aplicar formato a texto y alineación, etc.

La ficha Insertar tiene opciones que permiten insertar elementos de página como imágenes,

hipervínculos, tablas, líneas y gadgets.

La ficha Diseño tiene opciones que permiten trabajar con elementos para cambiar la apariencia de

todo el sitio web.

La ficha Herramientas de imagen tiene opciones que permiten trabajar con imágenes. A

diferencia de las otras tres fichas, la ficha Herramientas de imagen es contextual, lo que

significa que aparece en la cinta de opciones solo cuando se selecciona una imagen en una página

del Diseñador de sitios.

Nuevas ubicaciones para herramientas y comandos familiares

Consulte el tema de la Guía de referencia rápida sobre la interfaz de usuario de Sitio

público y Diseñador de sitios para saber dónde están disponibles ahora las herramientas y los

comandos.

Guardar una página web de orientación pública como plantilla

Puede guardar cualquier página web que pertenezca a un sitio web de orientación pública como

una plantilla. Cuando se guarda una página web como una plantilla, el diseño y las

personalizaciones de la página se guardan de manera que pueda usarlas cuando crea nuevas

páginas web.

Use esta característica cuando haya diseñado o rediseñado una página web y desea poder usar el

mismo diseño de página para otras páginas web.

 NOTA     El contenido y los procedimientos que se incluyen en este artículo solo se aplican a sitios

web de orientación pública.

Siga estos pasos para guardar una página web como plantilla:

1. Abra el sitio web de orientación pública en el explorador y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión de miembro en la página principal.

2. En la barra de de navegación superior en el sitio, haga clic en Sitio web.

3. En el sitio web, haga clic en Páginas web en Inicio rápido.

4. Haga clic en la pestaña Páginas en la cinta de opciones.

5. Active la casilla de verificación situada junto a la página web que desea guardar como plantilla y, a continuación, haga clic en Guardar como plantilla en la cinta de opciones.

6. En el cuadro de diálogo Guardar como plantilla, escriba un Título de la plantilla y un Nombre de archivo únicos y, si lo desea una descripción, y haga clic en Aceptar.

La plantilla se guardará en la biblioteca Plantillas.

Ahora puede usar esta plantilla personalizada para crear nuevas páginas web. Las plantillas

personalizadas aparecen en la sección Plantillas personalizadas del cuadro de diálogo Crear

página web, donde puede crear nuevas páginas web.

Agregar o eliminar una página en un sitio web de orientación pública

En este tema, se describe cómo agregar o eliminar una página en un sitio web de orientación

pública

 NOTA     Los procedimientos descritos en este artículo se aplican únicamente a páginas web y sitios

web de orientación pública.

¿Qué desea hacer?

Agregar una página a un sitio web de orientación pública Eliminar una página de un sitio web de orientación pública

Agregar una página a un sitio web de orientación pública

Puede agregar páginas de diversas plantillas disponibles o de plantillas personalizadas:

1. Abra el sitio web en el explorador y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión de miembro en la página principal.

2. En la barra de navegación superior en el sitio, haga clic en Sitio web.

3. En el sitio web, haga clic en Páginas web en Inicio rápido.

4. Haga clic en la pestaña Páginas en la cinta de opciones.

5. En la cinta de opciones, haga clic en Nuevo en el grupo Nueva página.

6. En el cuadro de diálogo Crear página web, seleccione la plantilla de página que desee usar y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Las páginas web que se guardan como plantillas en la biblioteca de plantillas del sitio web

aparecerán en una sección Plantillas personalizadas.

7. En el cuadro de diálogo Elegir propiedades de página, realice estos procedimientos:

a. En la sección Información de página, en Título de la página, escriba un título para la página.

b. En la sección Dirección web, escriba el nombre de la página que desea usar en la dirección web de la página. Escriba únicamente el nombre de la página. No escriba la dirección web completa del sitio web y no incluya una extensión de nombre de archivo (como .htm o .aspx). Por ejemplo, si desea crear una página Eventos para un sitio llamado www.contoso.com, debería escribir eventos en el cuadro Dirección web. La dirección de la página web sería www.contoso.com/eventos.

Para reemplazar una página existente con la página que va a crear, asigne a la nueva página el nombre y la dirección web de la página existente y active la casilla de verificación Sobrescribir la página existente. (Al sobrescribir una página existente, se elimina el contenido de dicha página).

 IMPORTANTE     Tras crear la página web, no se puede cambiar la dirección web.

c. En la sección Navegación, active la casilla de verificación situada junto a Mostrar esta página en la barra de navegación si desea un vínculo a esta página desde la barra de navegación y, a continuación, siga estos pasos:

1. En el cuadro Título de navegación, escriba un título para el vínculo de navegación.

2. En la lista Seleccionar principal, seleccione una de las siguientes ubicaciones:

<Nivel superior>       el vínculo se muestra en la barra de navegación principal del sitio web. Una página web, como Inicio o Acerca de nosotros    El vínculo a la nueva página se muestra

en el vínculo de la página web seleccionada en la barra de navegación principal y aparece solo cuando hace clic en el vínculo de la página web primaria.

8. Haga clic en Finalizar.Si recibe un mensaje en el que se le indica que el archivo ya existe, proporcione otra dirección.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Eliminar una página de un sitio web de orientación pública

No se puede restaurar una página una vez eliminada.

 NOTA     No se puede eliminar la página principal del sitio web. Cualquier página que

contenga predeterminadaen la dirección web se considera la página principal del sitio web. No

obstante, siempre puede reemplazar la página principal existente mediante la creación de una

página nueva, especificando el nombre de la dirección web como predeterminada y, a

continuación, seleccionándola para sobrescribir la página existente.

1. Abra el sitio web en el explorador y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión de miembro en la página principal.

2. En la barra de navegación superior en el sitio, haga clic en Sitio web.

3. En el sitio web, haga clic en Páginas web en Inicio rápido.

4. Haga clic en la pestaña Páginas en la cinta de opciones.

5. Active la casilla de verificación de la página que desee eliminar y, a continuación, en el grupo Administrar, haga clic en Eliminar.

6. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación.

Crear, modificar o eliminar una vista

Puede usar las vistas para ver los elementos de una lista o biblioteca que considera más

importantes o más adecuados para un fin determinado. Por ejemplo, puede crear vistas de los

archivos en una biblioteca que se apliquen a un departamento en particular o de los elementos de

una lista que fueron creados por una persona específica. Las vistas están disponibles para la lista o

biblioteca en la cual fueron creadas.

Cada lista o biblioteca tiene al menos una vista que se basa en el tipo de lista o biblioteca y en el

modo en que fue configurada. Puede modificar estas vistas y crear vistas nuevas en el explorador.

Por ejemplo, una lista de tareas incluye varias vistas como Vence hoy y Todas las tareas. Puede

modificar estas vistas cambiando, por ejemplo, el modo en que los elementos están ordenados en

la lista. También puede crear vistas nuevas que muestren solamente las tareas incompletas.

Además del explorador, también puede usar Microsoft SharePoint Designer 2010 para crear vistas

altamente personalizadas y Microsoft Access para crear formularios e informes basados en la lista.

En este artículo

Planear la vista o Antes de empezar o Tipos de vistas o Configuración de las vistas

Crear una vista Modificar una vista Eliminar una vista

Planear la vistaAntes de empezar

Antes de crear una vista, posiblemente desee agregar columnas a la lista o biblioteca para permitir

mayor flexibilidad para ordenar, agrupar y filtrar los elementos de esa lista o biblioteca. Por

ejemplo, las personas quizás deseen ver solo los documentos de una biblioteca que se apliquen a

su departamento o los elementos de una lista ordenados según el número de proyecto.

Si va a crear vistas a las cuales se tendrá acceso mediante teléfonos u otros dispositivos móviles,

debe considerar las capacidades de los dispositivos móviles.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Tipos de vistas

Cuando crea una vista, primero debe elegir si desea que la vista esté basada en:

Un formato predefinido; por ejemplo, un calendario Una vista existente

Una vista personalizada creada mediante SharePoint Designer 2010

Formularios e informes creados en Microsoft Access

La opción que elija determinará los requisitos para los datos de la lista o biblioteca y el modo en

que se mostrará la información. Por ejemplo, para crear una vista Calendario, la lista o biblioteca

debe contener columnas que se puedan usar para las fechas de inicio y de finalización de los

elementos del calendario.

 NOTA     Una vez creada la vista, no se puede cambiar su formato; por ejemplo, no se puede

cambiar de calendario a vista de Gantt.

No todos los formatos están disponibles para todos los tipos de listas y bibliotecas. Por ejemplo,

existen formatos de vista que solo están disponibles para paneles de discusión. A continuación, se

detallan los formatos disponibles. También pueden haber formatos personalizados disponibles en

un sitio.

Estándar    Esta vista muestra los elementos de la lista o biblioteca una fila después de la otra. La vista Estándar es la predeterminada para la mayoría de los tipos de listas y bibliotecas. Puede personalizar la vista de diferentes maneras; por ejemplo, puede agregar o quitar columnas de la vista.

Vista Estándar con eventos periódicos expandidos    Esta vista muestra los elementos de la lista o biblioteca fila tras fila. Use esta vista si desea ver cada copia del evento periódico.

Calendario    Esta vista muestra la lista y biblioteca con un formato similar al de un calendario de pared. En este formato puede aplicar vistas diarias, semanales o mensuales. Esta vista puede ser de utilidad cuando desea mostrar los elementos de la lista o biblioteca cronológicamente.

Los requisitos de las vistas Calendario son diferentes de aquellos de los demás formatos.

Hoja de datos    Esta vista muestra los elementos de una lista o biblioteca en una cuadrícula similar a una hoja de cálculo. Esta vista puede resultar útil cuando es necesario editar varios elementos en una lista o biblioteca al mismo tiempo. Esta vista también es de utilidad si desea exportar los datos a un programa de hoja de cálculo o base de datos. La vista Hoja de datos requiere de un control o programa compatible con SharePoint, por ejemplo, Microsoft Office 2010, y compatibilidad con controles ActiveX.

Gantt    Esta vista muestra los elementos de listas y bibliotecas en barras que realizan el seguimiento del progreso. Una vista de Gantt puede ayudarlo a administrar proyectos. Puede usar esta vista, por ejemplo, para ver qué tareas se superponen entre sí y el progreso general.

A continuación, se describen las demás opciones en las cuales puede basar la vista:

Vista existente     Si una vista existente es más o menos la vista que desea, puede usar la vista existente como punto de partida para crear la nueva vista y así ahorrar tiempo.

Vista de Access    Use Microsoft Access para crear formularios e informes basados en la lista o biblioteca.

Vista personalizada en Designer    Use las características de Microsoft SharePoint Designer 2010, como cambiar el ancho de las columnas, para crear vistas personalizadas para la lista o biblioteca.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Configuración de las vistas

Las vistas tienen muchas opciones de configuración para ayudar a que le resulte más fácil

encontrar rápidamente la información en la lista o biblioteca que necesita. A continuación, se

describen las opciones de configuración para las vistas de SharePoint. No todas las opciones de

configuración están disponibles para todos los tipos de vistas. Las opciones para las vistas

Calendario son diferentes de aquellas para otros tipos de vistas.

 IMPORTANTE     La cantidad máxima de elementos en una vista es 5000. Puede administrar la

cantidad de elementos en una vista mediante la configuración del filtro y el límite de elementos.

Vista predeterminada    Todas las listas y bibliotecas tienen una vista predeterminada. Puede cambiar la vista predeterminada de cualquier vista pública de la lista o biblioteca; no puede usar una vista personal. Para eliminar una vista predeterminada, primero debe especificar otra vista pública como predeterminada.

 NOTA     Si no aparece Establecer esta vista como predeterminada en las páginas para crear o

editar la vista, significa que no cuenta con los permisos necesarios para crear una vista pública o

que la vista es una vista personal. Para crear una vista pública, al menos debe contar con

los permisos ws que se obtienen cuando es agregado al grupo Diseñador predeterminado para el

sitio.

Vistas personal y pública    Cuando crea una vista, puede configurar que la audiencia de la vista sea personal o pública. Una vista personal solo está disponible cuando mira la lista o biblioteca. Una vista pública está disponible cuando cualquiera mira la lista o biblioteca.

No puede convertir una vista personal en una vista pública o viceversa. Puede usar una vista

pública como el punto de partida para las vistas personales o públicas. Puede usar una vista

personal como el punto de partida de vistas personales únicamente.

Si al crear una vista la opción Crear vista está deshabilitada, significa que no cuenta con los

permisos necesarios para crear una vista personal o pública. Si la opción Crear una vista

pública está deshabilitada, quiere decir que no tiene los permisos necesarios para crear una vista

pública. Para crear una vista personal, debe tener el nivel de permisos de colaboración para la lista

o biblioteca; por ejemplo, ser miembro del grupo predeterminado Miembro de nombre del sitio.

Para crear una vista pública, primero debe contar con el nivel de permisos de diseño para la lista o

biblioteca; por ejemplo, al ser miembro del grupo de SharePoint predeterminado Diseñador para el

sitio.

Columnas    Las columnas en una vista pueden proporcionar, de un vistazo, la información necesaria para los elementos de listas o bibliotecas. Esto sirve para eliminar la necesidad de abrir cada elemento para ver sus detalles. Las columnas, en combinación con otras características de las vistas, como ser los filtros, pueden ayudar a ver únicamente la información importante para el trabajo. Esto es especialmente útil si la lista o biblioteca contiene muchos elementos.

Columnas de Gantt    Seleccione las columnas que aparecerán en la vista de Gantt. Título es un campo de texto obligatorio. Fecha de inicio y Fecha de vencimiento son campos de fecha obligatorios. Cuando selecciona una columna, como Título, si no aparece ninguna opción en la lista desplegable, debe crear la columna para admitir esta vista.

Ordenar    Establezca el orden en el que se muestran los elementos en la vista. Puede tener hasta dos criterios. Por ejemplo, puede mostrar los elementos en una lista de tareas ordenados por prioridad y después por fecha de vencimiento.

Filtrar    Configure una vista para que muestre un subconjunto de los elementos en la lista o biblioteca filtrando los elementos con la información en las columnas de la lista o biblioteca. Por ejemplo, una vista puede mostrar los documentos de una biblioteca que son para un proyecto específico.

Edición incluida    Habilite la edición de elementos de listas y bibliotecas en la vista sin tener que abrir cada elemento para modificarlo. Esto puede ayudarlo a ahorrar mucho tiempo si debe modificar muchos elementos de la lista o biblioteca. Esto no se aplica a los archivos en una biblioteca. Estos se deben modificar en el programa correspondiente, por ejemplo, Microsoft Word.

Vista tabular    Proporciona casillas de verificación para cada elemento de manera que los usuarios puedan seleccionar varios elementos de la lista o biblioteca para llevar a cabo operaciones masivas. Esto puede ayudarlo a ahorrar mucho tiempo cuando es necesario modificar muchos elementos de la lista o biblioteca. Por ejemplo, un usuario puede seleccionar y desproteger varios documentos.

Agrupar por    Agrupa los elementos de la lista o biblioteca por información en las columnas. Por ejemplo, agrupe los elementos en una lista de tareas por prioridad y después por porcentaje completado.

Totales    Muestra cálculos de resumen para las columnas de la vista, por ejemplo: recuento, promedio, máximo, mínimo. Por ejemplo, al establecer la columna de título en Recuento en una biblioteca de documentos, la vista mostrará la cantidad de documentos en la vista y en los grupos de la vista.

Las columnas que están disponibles para los totales y las opciones de configuración disponibles

para cada columna varían según el tipo de columna, por ejemplo número, y el tipo de lista o

biblioteca para la cual se crea la vista.

Estilo    Determina el diseño de la vista, por ejemplo boletín. No todos los estilos están disponibles para todos los tipos de vista.

Tabla básica    Muestra los elementos en filas.

Encuadrado    Muestra los elementos de la lista con un diseño similar al de las tarjetas de presentación. Este estilo solo está disponible para listas.

Predeterminada    La vista predeterminada varía según el tipo y la configuración de la lista o biblioteca.

Detalles del documento    Muestra los archivos de una biblioteca con un diseño similar al de las tarjetas de presentación. Este estilo está disponible para la mayoría de las bibliotecas, pero no para listas.

Encuadrado, sin etiquetas    Similar al estilo encuadrado, pero las etiquetas para las columnas no están en la vista. Este estilo solo está disponible para listas.

Boletín    Muestra los elementos en filas con líneas entre las filas.

Boletín, sin líneas    Muestra los elementos en filas con sombras alternativas, sin las líneas entre las filas.

Detalles de la biblioteca de imágenes    Muestra miniaturas de las imágenes de una biblioteca de imágenes.

Panel de vista previa Muestra el nombre de los elementos a la izquierda de la página. Cuando se señala el nombre del elemento, las columnas seleccionadas para la vista se muestran a la derecha de la página.

Sombreado    Muestra los elementos en filas con sombras alternativas.

Carpetas    Seleccione Mostrar elementos en las carpetas para mostrar en la vista las carpetas de la lista o biblioteca con los elementos. Seleccione Mostrar todos los elementos sin carpetas para mostrar en la vista solo los elementos de la lista o biblioteca, también conocida como vista plana. Es posible que también pueda seleccionar si la vista que está creando se puede aplicar a todas las carpetas, solo en la carpeta del nivel superior o en las carpetas de un tipo de contenido específico.

Límite de elementos    Puede especificar la cantidad de elementos que se muestran al mismo tiempo (lotes) en cada vista o la cantidad total de elementos que mostrará la vista. Cuanto más grande sea el lote de elementos en una vista, más tiempo tomará descargarlo en el explorador.

Móvil    Puede especificar que esta vista es para dispositivos móviles, la vista móvil predeterminada para dispositivos móviles y el número de elementos para mostrar en el elemento web de la vista de lista para esta vista. Esta opción no está disponible para todas las listas y bibliotecas. La vista debe ser pública.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Crear una vista

Cuando mira una lista o biblioteca, puede ordenarla o filtrarla temporalmente. Para ello, seleccione

el nombre de una columna y después haga clic en la flecha situada junto al nombre. Esto es de

utilidad si a menudo desea ver la lista o biblioteca de esta manera porque debe repetir estos pasos

la próxima vez que desee ver la lista o biblioteca de esta manera.

Si frecuentemente necesita ver la información en una lista o biblioteca de una manera

determinada, puede crear una vista. Cuando crea una vista, esta se agrega al menú Ver de la lista

o biblioteca.

Para crear una vista:

1. En el Inicio rápido, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca para la cual desea crear una vista.

Si la lista o biblioteca no se encuentra en el Inicio rápido, haga clic en Acciones del sitio,

seleccione Ver todo el contenido del sitio y después haga clic en el nombre de la lista o

biblioteca.

2. En la cinta, haga clic en la pestaña Lista o en la pestaña Biblioteca y, a continuación, haga clic en Crear vista.

 NOTA     Si la opción Crear vista no está habilitada, es posible que no tenga los permisos

necesarios para crear una vista personal o pública. Para obtener más información acerca de las

vistas personales y públicas, vea el tema Configuración de las vistas en este artículo.

3. Haga clic en una opción, por ejemplo en Vista Estándar o en una vista existente que desee usar para crear la vista.

4. En el cuadro Nombre de vista, escriba el nombre para la vista. Seleccione Establecer esta vista como predeterminada si desea que esta sea la vista predeterminada de la lista o biblioteca. Solamente una vista pública puede ser la vista predeterminada de una lista o biblioteca.

5. En Audiencia de la vista en la sección Audiencia, seleccione Crear una vista personal o Crear una vista pública.

 NOTA     Si la opción Crear una vista pública no está habilitada, probablemente no cuente con

los permisos necesarios para crear una vista pública para esta lista o biblioteca.

6. En la sección Columnas, seleccione las columnas que desea para la vista y borre las columnas que no desea. En las listas desplegables junto a las columnas seleccionadas, elija el orden de las columnas en la vista.

7. Configure las demás opciones para la vista, como Ordenar y Filtrar y haga clic en Aceptar. Para obtener más información acerca de las opciones de configuración de las vistas, vea el tema Configuración de las vistasen este artículo.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Modificar una vista

Use el procedimiento que se describe a continuación para modificar una vista; por ejemplo, para

establecer una vista como predeterminada, agregar columnas y cambiar el orden de los elementos

en la vista.

1. En el Inicio rápido, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca que contiene la vista que desea modificar.

Si la lista o biblioteca no se encuentra en el Inicio rápido, haga clic en Acciones del sitio,

seleccione Ver todo el contenido del sitio y luego haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.

2. En la cinta, haga clic en la pestaña Lista o en la pestaña Biblioteca.

3. Seleccione la vista que desea modificar en la lista desplegable Vista actual.

4. Haga clic en Modificar esta vista.

Para aprovechar la funcionalidad avanzada que ofrece SharePoint Designer para modificar una

vista, seleccioneModificar esta vista, seleccione la flecha hacia abajo y luego haga clic

en Modificar en DesignSharePoint Designer (avanzado). Para usar esta opción, SharePoint

Designer 2010 debe estar instalado en el equipo local. Si selecciona esta opción y la aplicación no

está instalada, se le solicitará que lo haga. Puede descargar SharePoint Designer 2010 de forma

gratuita.

 NOTA     Si la opción Modificar esta vista no está habilitada, es posible que no cuente con los

permisos necesarios para modificar la vista actual. Sin embargo, puede modificar sus vistas

personales. También puede modificar las vistas públicas si tiene el nivel de permisos Diseño para

la lista o biblioteca.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Eliminar una vista

Use el siguiente procedimiento para eliminar una vista de una lista o biblioteca.

 NOTA     Si Eliminar no aparece como una opción, quizás esta sea la vista predeterminada para

una lista o biblioteca. Primero deberá modificar otra vista y establecerla como predeterminada.

Para obtener más información para modificar vistas, vea Modificar una vista en este artículo.

1. En el Inicio rápido, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca que contiene la vista que desea eliminar.

Si la lista o biblioteca no se encuentra en el Inicio rápido, haga clic en Acciones del sitio,

seleccione Ver todo el contenido del sitio y luego haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.

2. En la cinta, haga clic en la pestaña Lista o en la pestaña Biblioteca.

3. Seleccione la vista que desea eliminar en la lista desplegable Vista actual.

4. Haga clic en Modificar esta vista.

 NOTA     Si la opción Modificar esta vista no está habilitada, no cuenta con los permisos

necesarios para modificar la vista actual. Sin embargo, puede modificar sus vistas personales.

También puede modificar las vistas públicas si tiene el nivel de permisos Diseño para la lista o

biblioteca.

5. En la parte superior de la vista, haga clic en Eliminar.

6. Cuando se le pida, haga clic en Aceptar.

Administrar listas y bibliotecas con muchos elementos

Independientemente de su tamaño, las listas y bibliotecas son fundamentales para usar

SharePoint 2010 de varias formas. Pero cuando una lista o biblioteca tiene un gran número de

elementos, debe tener cuidado al planear, organizar y justificar cómo se tiene acceso a los datos.

Mediante la planeación y el uso de características de biblioteca y listas clave, puede asegurarse de

que todos los usuarios encuentren rápidamente la información sin afectar negativamente al

rendimiento del resto del sitio.

 NOTA    El rendimiento de cualquier sitio de SharePoint, sobre todo el que contiene listas y

bibliotecas con muchos elementos, se ve directamente afectado por las decisiones que se toman al

configurar y planear un sitio de SharePoint. Puede encontrar más información sobre la capacidad

de planeación y el rendimiento de SharePoint en Microsoft TechNet.

En este artículo

Información general acerca de listas y bibliotecas con muchos elementos o ¿Por qué 5.000 es un número mágico? o ¿Qué sucede en segundo plano cuando se tiene acceso a muchos elementos de una lista o

biblioteca?o Límites de recursos

Formas de administrar listas y bibliotecas con muchos elementos o Crear columnas indizadas de SharePoint o Crear vistas filtradas a partir de índices de columna o Organizar elementos en carpetas o Controlar la presentación de datos en una página o Usar el intervalo diario de horas o Usar la sincronización sin conexión o Usar la búsqueda para buscar elementos de lista o biblioteca o Acerca de las características de SharePoint que se usan con frecuencia o Usar Servicios de Access o Usar consultas indizadas y de reserva o Usar el sitio del Centro de documentación

Procedimiento para indizar y filtrar vistas o Crear un índice simple o compuesto o Crear o modificar una vista filtrada basada en índices de columna

Información general acerca de listas y bibliotecas con muchos elementos

SharePoint 2010 admite bibliotecas y listas muy grandes. En la siguiente tabla se resumen las

especificaciones y límites de las bibliotecas y listas que contienen muchos elementos.

CARACTERÍSTICA LÍMITE MÁXIMO

Número de elementos en una lista o biblioteca 50 millones

Tamaño de un elemento de archivo o de los datos adjuntos de un elemento

2 gigabytes

Como verá, se puede almacenar una gran cantidad de datos y archivos en las listas y bibliotecas.

Pero si una operación de base de datos o consulta supera un límite de recursos, es posible que se

bloquee la operación ya que tener acceso a tantos elementos podría afectar negativamente a otros

usuarios del sitio. Afortunadamente, hay una serie de estrategias sencillas y características básicas

que se pueden usar para conseguir los resultados deseados a fin de impedir que se supere este

límite. Todos los usuarios pueden sortear el límite durante una ventana de tiempo dedicada y, con

los permisos adecuados, también se puede usar un límite más alto a través del código.

 VOLVER AL PRINCIPIO

¿Por qué 5.000 es un número mágico?

Para minimizar la contención de la base de datos, el servidor SQL Server usa a menudo el bloqueo

por filas como estrategia para garantizar actualizaciones correctas sin afectar negativamente a

otros usuarios que tienen acceso a otras filas. Sin embargo, si una operación de lectura o escritura

de base de datos, como una consulta, provoca que más de 5.000 filas se bloqueen a la vez,

entonces resulta más eficaz que el servidor SQL Server extienda temporalmente el bloqueo a toda

la tabla hasta que se haya completado la operación de base de datos. Tenga en cuenta que el

número real no es siempre 5.000 y puede variar según el sitio, la actividad de la base de datos y la

configuración del sitio. Cuando se produce esta extensión de bloqueo, se evita que otros usuarios

tengan acceso a la tabla. Si esto sucede con mucha frecuencia, todos los usuarios notarán una

degradación del rendimiento del sistema. Por lo tanto, los umbrales y los límites son esenciales

para ayudar a minimizar el impacto de las operaciones de base de datos con uso intensivo de

recursos y para encontrar un equilibrio entre las necesidades de todos los usuarios.

 VOLVER AL PRINCIPIO

¿Qué sucede en segundo plano cuando se tiene acceso a muchos elementos de una lista o biblioteca?

En el diagrama siguiente, se resumen los puntos clave sobre lo que sucede en segundo plano

cuando se tiene acceso a muchos elementos de una lista o biblioteca.

 Los profesionales de la información pueden usar vistas, estilos y límites de página adecuados para mostrar los datos en la página más rápidamente.

 Las vistas filtradas con índices de columna (y otras operaciones) crean consultas de base de datos que identifican un subconjunto de columnas y filas, y lo devuelven al equipo.

 Los administradores del conjunto de servidores pueden especificar intervalos de horas dedicados para que todos los usuarios puedan realizar operaciones ilimitadas durante las horas de menor actividad.

 Los desarrolladores con privilegios pueden usar invalidaciones del modelo de objetos para aumentar temporalmente los umbrales y límites de las aplicaciones personalizadas.

 Los umbrales y los límites ayudan a limitar las operaciones y equilibrar los recursos para varios usuarios simultáneos.

 Los datos de lista o biblioteca de una colección de sitios se almacenan en una tabla de base de datos de SQL Server, que usa consultas, índices y bloqueos para mantener globalmente el rendimiento, el uso compartido y la precisión.

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Límites de recursos

En la tabla siguiente se resume la información acerca de los límites de recursos que necesita

conocer. Estos límites se definen en la página Límite de recursos de la Administración central.

Póngase en contacto con el administrador para obtener más información acerca de solicitudes y

límites específicos para el sitio.

 NOTA    Para facilitar la administración central, el administrador del equipo front-end y el

propietario del sitio del administrador central que tienen acceso a una lista o biblioteca con

muchos elementos no están sujetos a los siguientes límites de recursos.

UMBRAL O LÍMITE

VALORPREDETERMINADO

DESCRIPCIÓN

Umbral de la vista Lista

5.000 Especifica el número máximo de elementos de biblioteca o lista que una operación de base de datos, como una consulta, puede procesar a la vez. Se bloquean las operaciones que superan este límite.Para darle tiempo de hacer planes alternativos, SharePoint 2010 le advierte en la página Configuración de lista cuando la lista ha superado los 3.000 elementos. La advertencia contiene un vínculo de ayuda a este tema.

Límite de Permisos exclusivos

50.000 Especifica el número máximo de permisos exclusivos permitidos para una lista o biblioteca.Cada vez que interrumpe la herencia de permisos de un elemento o carpeta, se cuenta como un permiso exclusivo para con este límite. Si intenta agregar un elemento que podría provocar que se supere el límite, se le impide hacerlo.

Límite de tamaño de fila

6 Especifica el número máximo de filas de tabla internas a la base de datos que se usan en un elemento de biblioteca o de lista. Para que quepan listas extensas con muchas columnas, cada elemento se ajusta en varias filas internas de la tabla, hasta 6 filas y un total de 8.000 bytes (quedan excluidos los datos adjuntos).Por ejemplo, si tiene una lista con muchas columnas pequeñas, una que contenga cientos de columnas Sí/No, podría superar este límite, en cuyo caso no le sería posible agregar más columnas Sí/No a la lista, pero sí podría agregar columnas de otro tipo. NOTA    Los administradores de conjuntos de servidores solo pueden establecer este límite mediante el modelo de objetos, y no a través de la interfaz de usuario.

Umbral de 8 Especifica el número

búsqueda en la vista Lista

máximo de operaciones de unión, como las que se basan en columnas de búsqueda, de persona o grupo, o de estado del flujo de trabajo.Si la consulta usa más de ocho columnas, se bloquea la operación. Sin embargo, es posible seleccionar mediante programación las columnas que se van a usar con la vista máxima, que se puede establecer a través del modelo de objetos.

Tamaño del Umbral de la vista Lista para auditores y administradores

20.000 Especifica el número máximo de elementos de biblioteca o lista que una operación de base de datos, como una consulta, puede procesar a la vez cuando la realiza un auditor o administrador con los permisos adecuados. Esta opción funciona junto con Permitir invalidación de modelos de objetos.

Permitir invalidación de

S Especifica si los desarrolladores pueden

modelos de objetos

realizar operaciones de base de datos, como consultas, que solicitan la invalidación delUmbral de la vista Lista para el límite superior especificado por el Umbral de la vista Lista para auditores y administradores. Un administrador de conjunto de servidores debe habilitar la invalidación de modelos de objetos para que los desarrolladores con permisos adecuados puedan solicitar mediante programación que su consulta use el Umbral de la vista Lista más alto para aprovecharlo.

Intervalo diario de horas

Ninguno Especifica un período de tiempo durante el cual se omiten los límites y umbrales de recursos. Un administrador de conjunto de servidores puede configurar una ventana de tiempo durante las horas de menor actividad en incrementos de 15 minutos y hasta 24 horas, como 6:00 p. m. a 10:00

p. m. o 1:30 a. m. a 5:15 a. m. NOTA    Una consulta u operación de base de datos iniciada dentro del intervalo diario de horas sigue hasta su finalización (o error) aunque no se termine en el intervalo de horas especificado.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Formas de administrar listas y bibliotecas con muchos elementos

En las siguientes secciones se proporcionan recomendaciones, técnicas y sugerencias para

garantizar que todos los usuarios puedan obtener acceso rápidamente a muchos elementos de una

lista o biblioteca y para ayudar a mantener el sitio funcionando correctamente.

Crear columnas indizadas de SharePoint

Para ayudar a mejorar el rendimiento de una biblioteca o lista grande, puede indizar hasta 20

columnas. En general, el índice de una columna le permite encontrar rápidamente las filas que

desea en función de los valores de esa columna, incluso cuando está trabajando con millones de

elementos. Cuando combina índices con vistas filtradas, puede recuperar rápidamente los

elementos que desee.

Es importante tener en cuenta lo siguiente al crear y usar columnas indizadas. Cada índice de

columna adicional consume recursos extras de la base de datos y agrega alguna sobrecarga a

cada operación para mantener el índice. Por lo tanto, debe agregar índices únicamente a las

columnas que se usarán activamente para filtrar en vistas de la lista o biblioteca. Una buena idea

es analizar todas las vistas y ver qué columnas se usan con más frecuencia en las diversas vistas

para filtrar a fin de elegir las columnas correctas que se indizarán. Tenga en cuenta que las

columnas que defina para que tengan un valor único requieren un índice.

En la tabla siguiente, se resume qué columnas se pueden indizar y cuáles no.

TIPOS DE COLUMNA ADMITIDOS TIPOS DE COLUMNA NO ADMITIDOS

Una línea de texto Varias líneas de texto

Opción (valor único) Opción (multivalor)

Número Calculado

Moneda Hipervínculo o imagen

Fecha y hora Columnas personalizadas

Búsqueda (valor único) NOTA    Indizar la columna en la otra lista o biblioteca no mejora el rendimiento de la operación de búsqueda.

Búsqueda (valor múltiple)

Persona o grupo (valor único) Persona o grupo (valor múltiple)

Sí o No

Metadatos administrados

Para conocer los pasos para crear una columna indizada, vea la sección Crear un índice simple o

compuesto en este tema.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Crear vistas filtradas a partir de índices de columna

Para que una vista filtre rápidamente a través de un gran número de elementos, la primera

columna especificada en el filtro debe estar indizada. Otras columnas especificadas en el filtro de

vista pueden o no estar indizadas, pero la vista no usa dichos índices. También necesita

asegurarse de que la primera columna del filtro no devuelve más elementos que el Umbral de la

vista Lista, aun cuando el resultado final de la vista filtrada devuelva menos que el Umbral de la

vista Lista.

Si la primera columna del filtro devuelve más elementos que el Umbral de la vista Lista, puede usar

un filtro con dos o más columnas. Cuando define una vista filtrada que usa dos o más columnas, si

se usa un operador Ynormalmente se limitará el número total de elementos devueltos. Pero aun en

ese caso, debe especificar como primera columna del filtro la columna que más probablemente

devuelva la menor cantidad de datos. Tenga en cuenta que cuando se usa un filtro O casi siempre

aumenta el número de elementos devueltos, lo que no sería eficaz en estas circunstancias.

 IMPORTANTE     Si filtra una lista por un campo indexado, compruebe si hay elementos eliminados

en la papelera de reciclaje. Los elementos de la papelera de reciclaje no se eliminan

completamente de la base de datos back-end hasta que se quitan de la papelera de reciclaje. Si la

cantidad total de elementos filtrados en la lista y en la papelera de reciclaje es superior al límite

Umbral de la lista, es posible que obtenga un conjunto incompleto de resultados o ningún

resultado.

 NOTA    Si es desarrollador, puede usar mediante programación un índice compuesto en la primera

columna. Un índice compuesto se basa en dos columnas, principal y secundaria, y puede usar

cualquiera de las dos para obtener acceso a los datos rápidamente.

A continuación, se incluyen algunas sugerencias para las vistas típicas que funcionarían bien con

columnas indizadas:

PARA FILTRAR POR:

INDIZAR: POR EJEMPLO:

Elementos modificados recientemente

ColumnaModificado Para ver únicamente los elementos que cambiaron en la última semana, aplique el filtro Modificado es mayor que  [Hoy]-7.

Nuevos elementos

Columna Creado Para crear una vista únicamente con los elementos que se agregaron en la última semana, aplique el filtro Creado es mayor

que [Hoy]-7.

Mis elementos Columna Creado por Para crear una vista únicamente con los elementos que haya agregado personalmente, aplique el filtro Creado por es igual a [Yo].

Elementos que vencen hoy

Columna Fecha de vencimiento (creada personalmente en una lista o biblioteca)

Para crear una vista únicamente con los elementos que vencen hoy, aplique el filtro Fecha de vencimiento es igual a [Hoy].

Actualizaciones del panel de discusión

Columna Última actualización

Para crear una vista únicamente de las discusiones actualizadas en el último mes, aplique el filtro Última actualización es mayor que [Hoy]-30.

Almacenar archivos en una biblioteca de documentos

Fecha de modificación

Para crear una vista de los documentos que no han cambiado desde el año 2006 (que desea archivar después), aplique el filtroLa fecha de modificación es menor que el 31 de diciembre de 2006

Buscar un subconjunto de

Región, Año (como dos índices simples)

Para crear una vista de los datos financieros para la

datos financieros región Noreste en 2008, aplique el filtro Región es igual a "NE" AND Año es igual a 2008 porque es probable que la columna Región tenga menos valores que la columna Año

En la sección Vea también, encontrará vínculos a más información acerca de la creación o el

cambio de vistas y acerca de las fórmulas y funciones que se pueden usar para filtrar vistas.

 NOTA    Incluso cuando se crea una vista filtrada en función de los índices de columna,

determinadas operaciones adicionales aún podrían bloquearse porque requieren tener acceso a

toda la lista o biblioteca. Estas operaciones incluyen: agregar o eliminar un índice, crear una

ordenación en la definición de vista; mostrar un total de columna; y agregar, actualizar o eliminar

campos calculados.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Organizar elementos en carpetas

Aunque las carpetas (denominadas también contenedores) no son necesarias para usar listas y

bibliotecas grandes, aun así puede usarlas para facilitar la organización de los datos y mejorar la

eficacia del acceso a los datos. Cuando crea una carpeta, está creando un índice interno en

segundo plano. Este índice interno también se crea para la carpeta raíz o de nivel superior de una

lista o biblioteca. Al obtener acceso a los elementos de una carpeta, está usando de forma eficaz

este índice interno para obtener acceso a los datos. Tenga presente que si una carpeta contiene

subcarpetas, cada subcarpeta se cuenta como un elemento (pero no los elementos de esa

subcarpeta).

Incluso si el número total de elementos de una lista o biblioteca es muy grande, la vista de una

sola carpeta es al menos tan rápida como una vista que filtra el número total de elementos

mediante una columna indizada. En algunos escenarios, sería posible distribuir todos los elementos

de una lista o biblioteca en varias carpetas de forma que ninguna carpeta tenga más de 5.000

elementos.

Es importante tener en cuenta lo siguiente cuando se usan carpetas para organizar una lista o

biblioteca grande:

Una carpeta puede tener más elementos que el Umbral de la vista Lista pero, para evitar que SharePoint 2010 lo bloquee, puede que todavía necesite usar una vista filtrada basada en índices de columna.

Si elige la opción Mostrar todos los elementos sin carpetas en la sección Carpetas al crear o modificar una vista en esta lista o biblioteca, debe usar un filtro que se base en un índice simple para asegurarse de no alcanzar el Umbral de la vista Lista.

Generalmente, resulta útil configurar la vista predeterminada de modo que muestre todas las carpetas disponibles sin filtros para que los usuarios puedan elegir la carpeta apropiada al insertar nuevos elementos. Además, al mostrar todas las carpetas, es menos probable que los elementos se agreguen fuera de las carpetas de la lista o biblioteca de manera incorrecta. Tenga en cuenta que no hay una forma automática de mover los elementos entre las carpetas de una lista.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Controlar la presentación de datos en una página

Una vez que el subconjunto de datos ha sido transferido a su equipo, existen otras estrategias que

se pueden usar para acelerar la presentación de los datos en el explorador.

A medida que se incrementa el tamaño del código fuente HTML en el que está basada la página,

por lo general hay un correspondiente incremento en el tiempo de presentación de la página.

Cuanto más grande la página, más tiempo demora en mostrarse. Por ejemplo, el estilo

predeterminado para una vista de lista o biblioteca es el estilo de tabla que muestra todos los

datos, un elemento por cada fila de la tabla en una página. En consecuencia, cuantas más filas se

muestren, más tiempo habrá de demora para mostrar los datos.

Establecer el límite de elementos en una página

Cuando se establece el límite de elementos en una página, se puede controlar directamente la

cantidad de elementos que se muestran al mismo tiempo mediante el uso de un número

específico; el predeterminado es 30.

Al establecer el límite de elementos en una página, hay dos opciones:

Si selecciona Mostrar los elementos en lotes del tamaño especificado (para la paginación), estará creando una presentación de los datos página por página que es de utilidad cuando se examinan los elementos de un modo no interactivo.

Si selecciona Limitar el número total de elementos mostrados a la cantidad especificada, estará creando un límite rígido que quizás devuelva o no los resultados completos de la operación de filtrado pero que puede ser útil al probar la vista, crear un prototipo o cuando solo desea recuperar los valores principales en una lista.

Usar el estilo de vista Panel de vista previa

Para ver toda la información de los elementos de la lista en un panel con formato vertical, use

el estilo Panel de vista previa. Puede desplazarse por los datos más rápidamente manteniendo

el mouse sobre el título del elemento en un área a la izquierda de la página que permite el

desplazamiento y así ver todos los valores de la columna del elemento actual en una lista vertical a

la derecha de la página. Se muestran menos datos iniciales y esto ayuda a mostrar la vista más

rápidamente. Este estilo también es muy útil cuando la lista es extensa o tiene muchas columnas y

es necesario desplazarse horizontalmente para ver los datos.

Usar el estilo de vista Agrupar por

El estilo de vista Agrupar por agrupa los datos con base en una categoría (hasta dos niveles)

que el usuario elige al definir la vista. Esto hace que la presentación inicial de la vista de lista

sea más pequeña. Se hace clic en un botón más o menos para expandir o contraer un grupo de

datos específico y solamente cargar el subconjunto de datos necesario en la página actual. Este

estilo de vista no solo limita la presentación de los datos sino que además limita su recuperación.

Asegúrese de que la opción predeterminadaMostrar agrupación esté establecida en Contraída.

También puede controlar la paginación de los datos agrupados al igual que la de los datos no

agrupados. En algunos casos, como en la creación de informes simples o del rastreo desagrupando

datos o agrupando datos para buscar y actualizar datos, el uso de este estilo de vista puede

resultar mucho más eficaz para los usuarios.

Usar la vista Hoja de datos

La vista Hoja de datos está basada en un control ActiveX específicamente diseñado para cargar los

datos más rápidamente al recuperar y actualizar los datos de manera asincrónica. Esta vista

permite desplazarse, modificar y trabajar con muchos datos de manera más eficaz, y resulta

especialmente útil para agregar, actualizar y comparar datos con frecuencia. Sin interrumpir el

trabajo, los cambios se envían al servidor, el estado se comunica con usted mediante iconos, los

cambios se sincronizan de manera eficaz con el servidor y usted puede resolver rápidamente

conflictos ocasionales. La vista Hoja de datos respeta la configuración del filtro, de las

ordenaciones y de las carpetas de la vista pero no está diseñada para funcionar con límites de

página, filtros y ordenaciones dinámicas en vista Estándar y otros estilos de vistas no tabulares

como Agrupar por y Panel de vista previa.

Si la característica Servicios de Access está activada, puede trabajar con muchísimos más datos

que el Umbral de la vista Lista, hasta 50.000 elementos de forma predeterminada. Puede obtener

más información en la secciónUsar Servicios de Access.

 SUGERENCIA    Si la lista está organizada por carpetas y desea ver todos los datos en la vista Hoja

de datos sin las carpetas (una vista "plana"), puede establecer la vista en ver todos los

elementos sin carpetas. Sin embargo, quizás deba usar un filtro basado en columnas indizadas

para evitar alcanzar el Umbral de la vista Lista.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Usar el intervalo diario de horas

El intervalo diario de horas es una forma para que los administradores del conjunto de servidores

especifiquen un período de tiempo dedicado para que todos los usuarios puedan realizar

operaciones ilimitadas durante las horas de poca actividad, por ejemplo entre las 6:00 p. m. y las

10:00 p. m.

Si bien las vistas son la manera principal de recuperar elementos de una lista o biblioteca, otros

comandos y otras operaciones de SharePoint también requieren obtener acceso a los elementos en

una lista o biblioteca, por ejemplo, agregar y eliminar un índice, agregar y modificar una columna

de la lista, eliminar y copiar carpetas, cambiar la configuración de seguridad para una lista o

biblioteca, guardar una lista con su contenido como una plantilla, eliminar una página o un sitio

web, y restaurar o eliminar elementos de la papelera de reciclaje. Estos comandos y operaciones

también podrían producir un error si excedieran los umbrales y límites del sitio al recuperar datos

de una lista.

Si no es un desarrollador o no tiene acceso conveniente a desarrolladores para que realicen estas

operaciones en su lugar, puede diferir estos tipos de operaciones al intervalo diario de horas. Si el

período del intervalo diario de horas regular se configura durante el horario normal de inactividad,

puede solicitarle al administrador del conjunto de servidores que mueva el período de tiempo a

una hora temprano por la mañana o tarde por la noche.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Usar la sincronización sin conexión

Usar los datos sin conexión es más práctico y eficaz para el usuario. Puede realizar cambios en su

equipo de escritorio o portátil y, a continuación, cuando vuelva a colocar los datos en línea,

sincronice los cambios y resuelva conflictos de un modo simple y eficaz. El trabajo con largas listas

con la sincronización sin conexión para "depurar", analizar o notificar datos ayuda en la actividad

de descarga y minimiza el uso de los recursos de SharePoint.

Puede trabajar con datos de lista sin conexión y sincronizar los cambios cuando vuelva a

conectarse utilizando cuatro productos de Microsoft Office. Dos de estos productos, Microsoft Office

Access 2010 y Microsoft SharePoint Workspace 2010, procesan automáticamente datos de lista o

biblioteca en pequeños lotes y, a continuación, vuelven a ensamblar los datos, una técnica que

permite trabajar con muchos más datos que el Umbral de la vista Lista, y sin afectar

negativamente a otros usuarios del sitio de SharePoint.

Microsoft Office SharePoint Workspace 2010     Con Office SharePoint Workspace 2010,

puede desconectar de forma eficaz las listas y las bibliotecas, sincronizar automáticamente los

cambios cuando se producen en el cliente o en el servidor, y aprovechar una interfaz de usuario

más completa, más flexible y con mayor capacidad de respuesta en el equipo portátil o cliente. En

segundo plano, Office SharePoint Workspace 2010 procesa automáticamente los datos en lotes de

100 elementos a la vez y, a continuación, los ensambla, lo que significa que puede trabajar con

muchos más elementos que el Umbral de la vista Lista del sitio, hasta un máximo absoluto de

30.000 elementos. Si una lista o biblioteca contiene más de 30.000 elementos, el equipo cliente

detiene la sincronización.

Microsoft Office Access 2010     Puede leer y escribir la mayoría de las listas nativas desde

Office Access 2010 al vincularse a ellas. Office Access 2010 funciona bien con prácticamente todos

los tipos de datos de SharePoint. La vinculación permite conectarse a los datos de una lista de

SharePoint, de modo que pueda crear una conexión bidireccional para ver y editar los datos más

recientes tanto en la lista de SharePoint como en la base de datos de Access. Access crea una

copia de la lista de SharePoint (la replica) en una tabla de Access. Una vez que se cree la tabla de

Access, puede trabajar con los datos de lista en Access hasta el límite de Access de dos gigabytes

(quedan excluidos los datos adjuntos que no están almacenados localmente). Además,

Office Access 2010 almacena en caché los datos de lista en el cliente, usa una memoria caché de

escritura a través en memoria eficaz y solo transfiere los elementos modificados de la lista, lo que

hace que las consultas y las actualizaciones se realicen mucho más rápido. Un cuadro de diálogo

de resolución de conflictos también permite administrar las actualizaciones conflictivas sin

problemas.

Si la característica Servicios de Access está activada, puede trabajar con muchísimos más datos

que el Umbral de la vista Lista, hasta 50.000 elementos de forma predeterminada. Puede obtener

más información en la secciónUsar Servicios de Access.

Microsoft Office Excel 2010     Puede exportar listas de SharePoint a una tabla de Excel, que

crea una conexión de datos unidireccional entre una tabla de Excel y la lista de SharePoint. Cuando

actualiza los datos desde la lista de SharePoint y actualiza la tabla de Excel, Office Excel 2010

reemplaza los datos de Excel con los datos más recientes de la lista de SharePoint al sobrescribir

los cambios efectuados en la tabla de Excel. Una vez que los datos están en la tabla de Excel,

puede aprovechar muchas de las características de análisis de datos de Office Excel 2010, como

hojas de cálculo eficaces y flexibles, informes de tabla dinámica, gráficos y minigráficos de aspecto

profesional, formato condicional con iconos, barras de datos y escalas de color, y operaciones de

análisis de hipótesis sofisticadas.

Si la característica Servicios de Access está activada, puede trabajar con muchísimos más datos

que el Umbral de la vista Lista, hasta 50.000 elementos de forma predeterminada. Puede obtener

más información en la secciónUsar Servicios de Access.

Microsoft Office Outlook 2010     Desde Office Outlook 2010, puede leer y escribir contactos,

tareas, calendarios y listas de discusión, así como sincronizar las bibliotecas de documentos. Por

ejemplo, puede trabajar tanto con listas de tareas estándar como con listas de tareas de proyecto

sin conexión; ver, actualizar y asignar tareas nuevas, conectarlas nuevamente y sincronizarlas sin

salir de Office Outlook 2010. Además, puede almacenar, compartir y administrar contactos de

SharePoint más eficazmente en Office Outlook 2010.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Usar la búsqueda para buscar elementos de lista o biblioteca

Una forma alternativa de buscar documentos o elementos en una lista o biblioteca de gran tamaño

es usar la búsqueda. Debido a que la búsqueda posee sus propios mecanismos de indización, no

está sujeta al Umbral de la vista Lista o a otros límites relacionados. Cuando use la búsqueda,

puede restringir (o limitar) la búsqueda a una lista o biblioteca determinada. Puede buscar por una

frase o palabra clave y restringir aún más los resultados mediante el uso de propiedades de

elemento, como el autor de un documento o la fecha de creación de un elemento de lista. Incluso

puede usar operadores lógicos o sintaxis booleana para formular consultas más elaboradas. Una

vez que identificó los resultados con los que desea trabajar, puede usar el panel de refinamiento

para, por ejemplo, ordenar y filtrar los resultados de acuerdo con sus necesidades.

Encuentre más información acerca de la búsqueda en la sección Vea también.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Acerca de las características de SharePoint que se usan con frecuencia

Para contribuir a mejorar el rendimiento general del sistema y evitar alcanzar un umbral o límite de

recursos, considere las siguientes características de SharePoint que se usan frecuentemente:

Vistas personales    Como la creación correcta de vistas que usan un índice de columna es más

complicado para listas y bibliotecas grandes, es posible que desee quitar el permiso Administrar

vistas personales de los colaboradores de una biblioteca o lista grande. Al quitar este permiso,

puede evitar que los usuarios creen una vista que abarque todos los elementos y que pueda

afectar negativamente al rendimiento del resto del sitio.

Listas relacionales     Cuando crea relaciones de lista mediante el uso de columnas de búsqueda,

columnas únicas y comportamiento relacional obligatorio (llamado también integridad referencial),

puede alcanzar el Umbral de la vista Lista y sufrir bloqueos en las siguientes circunstancias:

Si crea una columna única en una lista existente que contiene más elementos que el Umbral de la vista Lista (aunque tenga en cuenta que agregar un elemento a una lista que hace que la lista supere el Umbral de la vista Lista, por lo general, no es una operación que se bloquee).

Si una lista tiene más elementos que el Umbral de la vista Lista y, a continuación, activa Eliminación en cascada o Eliminación restringida para un campo de búsqueda en esa lista.

Fuentes RSS     Después de habilitar la compatibilidad con RSS en Administración central y en el

nivel de la colección de sitios, puede habilitar y configurar la compatibilidad con RSS para los

distintos tipos de listas y bibliotecas. Cuando los usuarios obtienen acceso a la fuente RSS para una

lista o biblioteca, los datos se recuperan de esa lista. La vista RSS predeterminada limita la

cantidad de elementos que se devuelven en función de la fecha en que el elemento se modificó

por última vez mediante el uso de un filtro en la columnaModificado. Si la lista o biblioteca tiene

muchos elementos y los usuarios tienen acceso a la fuente RSS, es una buena idea indizar la

columna Modificado. Para reducir la cantidad de elementos recuperados, puede cambiar

el número de elementos y el número de días para los cuales se incluyen cambios en una

fuente RSS.

Encuentre más información acerca de la administración de fuentes RSS en la sección Vea

también.

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Usar Servicios de Access

Puede crear una base de datos web mediante Office Access 2010 y Office SharePoint Services con

Servicios de Access configurado. Office Access 2010 facilita la creación de tablas en función de

listas nativas, consultas, formularios, informes y macros vinculados, publica estos objetos en un

sitio de SharePoint, convierte estos objetos automáticamente con las páginas y funciones de

SharePoint, y crea una aplicación sólida basada en Web.

Mediante Servicios de Access, puede trabajar con muchísimos más datos que el Umbral de la vista

Lista sin que se le bloquee. Los Servicios de Access procesan automáticamente los datos en lotes

de 2.000 elementos cada vez y luego vuelven a ensamblarlos. El límite predeterminado es de

50.000 elementos, aunque un administrador del conjunto de servidores puede cambiarlo. Tenga en

cuenta que los Servicios de Access tienen su propio conjunto de límites y umbrales.

En la sección Vea también encontrará más información acerca de los Servicios de Access.

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Usar consultas indizadas y de reserva

La característica Filtrado y navegación por metadatos está habilitada de forma predeterminada en

la mayoría de los sitios creados en SharePoint Server 2010. Incluso si la navegación por metadatos

no se ha configurado para una lista o biblioteca específica, la característica Filtrado y navegación

por metadatos igualmente está en funcionamiento en segundo plano para mejorar el rendimiento

de las vistas en las listas y bibliotecas. La característica Filtrado y navegación por metadatos

puede seleccionar automáticamente el mejor índice para trabajar cada vez que se carga una vista.

Al cargar vistas nuevas, aplicar filtros a las vistas, desactivar filtros o aplicar una ordenación en un

campo, la optimización de consultas determina la mejor forma en la que se realizarán consultas en

la base de datos.

Si un usuario crea o carga una vista que no puede usar un índice para realizar consultas en la lista,

la característica Filtrado y navegación por metadatos construirá y ejecutará una consulta de

reserva. Una consulta de reserva es una versión modificada de la consulta de usuario original que

muestra un conjunto parcial de los elementos solicitados, debido a que realiza consultas solo en

una parte de la lista en lugar de la lista completa. Está diseñada para proporcionar algunos

resultados útiles en circunstancias en las que la consulta original está bloqueada debido a una

limitación de listas grandes. Se mostrarán hasta 1.250 de los elementos más recientes en función

de cuándo se agregaron esos elementos a la lista. En algunas ocasiones, las consultas de reserva

devolverán 0 resultados si ninguno de los elementos de la parte de la lista en la que se realizó la

búsqueda contiene resultados que coincidan con la consulta de usuario original.

En la sección Vea también encontrará más información acerca del filtrado y la navegación por

metadatos.

Usar el sitio del Centro de documentación

Puede usar un sitio del Centro de documentación cuando desee crear, administrar y almacenar

grandes cantidades de documentos. El Centro de documentación se basa en una plantilla de sitio y

está diseñado para que pueda funcionar como repositorio centralizado para administrar varios

documentos. Sus diferentes características, como la navegación de vista de árbol y metadatos, los

tipos de contenido y los componentes web, ayudan a organizar y recuperar documentos de una

forma eficaz y significativa para los usuarios.

Los administradores de contenido pueden configurar en poco tiempo la navegación controlada por

metadatos para que tenga un buen rendimiento en la mayoría de las bibliotecas sin tener que

crear explícitamente los índices, pero también pueden obtener ayuda al crear índices adicionales

para mejorar el rendimiento sobre un mayor rango de filtros y vistas.

Puede usar un sitio del Centro de documentación como entorno de creación o como archivo de

contenido:

En un entorno de creación, los usuarios protegen y desprotegen activamente los archivos y crean estructuras de carpetas para los archivos. El control de versiones está habilitado y puede haber 10 versiones o más de cada documento. Los usuarios protegen y desprotegen los documentos con frecuencia y los flujos de trabajo ayudan a automatizar las acciones en los documentos.

Por el contrario, hay muy poca creación en un archivo de contenido (o de base de conocimiento). Los usuarios solo ven o cargan documentos. Normalmente, los archivos de contenido contienen versiones únicas de los documentos y un sitio puede escalar a millones de archivos. En un escenario típico, como un centro de soporte técnico de una organización grande, es posible que 10.000 usuarios tengan acceso al contenido, principalmente para leerlo. Un subconjunto de 3.000 a 4.000 usuarios podría cargar contenido nuevo en el sitio.

La sección Vea también incluye vínculos a más información acerca de la administración de

documentos.

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Procedimiento para indizar y filtrar vistas

Las siguientes secciones proporcionan procedimientos paso a paso para crear índices y usarlos en

vistas filtradas.

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Crear un índice simple o compuesto

Para mejorar el rendimiento de una lista o biblioteca de gran tamaño, puede crear un índice.

Luego, puede usar la columna indizada al crear o modificar una vista filtrada a partir de índices de

columna de esa lista o biblioteca.

 IMPORTANTE    Debido a que la creación de un índice requiere el acceso a todos los elementos de la

lista, es posible que no pueda crear un índice de una columna si toda la lista supera el Umbral de la

vista Lista. Si esto ocurre, realice la operación durante el intervalo diario de horas o póngase en

contacto con el administrador. Para obtener más información, vea Crear columnas indizadas de

SharePoint.

1. Navegue al sitio que contiene la lista o biblioteca para la cual desea crear el índice.

2. Si la lista o biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

Si no aparece el nombre de la lista o biblioteca, haga clic en Acciones del sitio ,

haga clic enVer todo el contenido del sitio y luego seleccione el nombre de la lista o biblioteca.

3. En la cinta, en Herramientas de listas o Herramientas de bibliotecas, haga clic en la pestaña Lista oBiblioteca y, a continuación, en el grupo Configuración, haga clic en Configuración de lista oConfiguración de biblioteca.

4. En la sección Columnas, haga clic en Columnas indizadas.

5. En la página Columnas indizadas, haga clic en Crear índice nuevo.

6. Realice una de las siguientes acciones:

Para crear un índice simple:

1. En la sección Columna principal, seleccione una columna en Columna principal para este índice.

2. Haga clic en Crear.

Para crear un índice compuesto:

1. En la sección Columna principal, seleccione la columna en Columna principal para este índice.

2. En la sección Columna secundaria, seleccione una columna diferente en Columna secundaria para este índice.

3. Haga clic en Crear.

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Crear o modificar una vista filtrada basada en índices de columna

Después de indizar una columna, puede agregarla a una vista cuando cree o modifique una vista y,

a continuación, usar la columna indizada para filtrar la vista. Antes de crear una vista, es posible

que desee agregar más columnas a la lista para permitir mayor flexibilidad al ordenar, agrupar y

filtrar.

Encuentre más información para crear columnas y vistas en la sección Vea también.

1. Navegue al sitio que contiene la lista o biblioteca para la cual desea crear el índice.

2. Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

Si no aparece el nombre de la lista o biblioteca, haga clic en Acciones del sitio ,

haga clic enVer todo el contenido del sitio y luego seleccione el nombre de la lista o biblioteca.

3. En la cinta, en Herramientas de listas o Herramientas de bibliotecas, haga clic en la pestaña Lista oBiblioteca.

4. Realice una de las siguientes acciones:

Para crear una vista:    

1. En el grupo Vistas administradas, haga clic en Crear vista.

2. Haga clic en la opción que desea usar para crear la vista; por ejemplo, Vista estándar o una vista existente.

3. En el cuadro Nombre de vista, escriba el nombre para la vista.

Si desea que esta vista sea la predeterminada para la lista o biblioteca, seleccione Establecer

como vista predeterminada. Solo una vista pública puede ser la predeterminada para una lista

o biblioteca.

Para modificar una vista:    

4. En el grupo Vistas administradas, seleccione la vista que desea modificar en la lista desplegable Vista actual.

5. En el grupo Vistas administradas, haga clic en Modificar esta vista.

5. En la sección Filtro, haga clic en Mostrar elementos solo cuando se cumpla lo siguiente: y, a continuación, elija la forma en que desea filtrar los elementos a partir de una de las columnas indizadas.

Por ejemplo, para crear una vista únicamente de elementos que cambiaron hoy, elija la

columna Modificado (Indizado) y la condición es igual a y, a continuación, escriba [Hoy].

 NOTA    Si no ve ninguna columna que muestre (Indizado) después del nombre, significa que no

tiene ninguna columna indizada disponible para esa lista o biblioteca. Primero deberá crear un

índice simple o compuesto.

6. Elija las demás opciones que desee para la vista, como qué columnas desea ocultar o mostrar y cómo desea ordenar los elementos.

7. Haga clic en Aceptar.

En la sección Vea también encontrará más información acerca de la creación de vistas.

Características de accesibilidad

Mostrar todo

Cuando trabaja con un sitio, puede realizar la mayoría de las tareas mediante las características de

accesibilidad como los métodos abreviados de teclado. Además de las características de

accesibilidad y utilidades de Microsoft Windows, las características descritas en este artículo hacen

que los sitios sean más accesibles para los usuarios con discapacidades.

 NOTA    La información de este tema solo se aplica a los usuarios con licencias de productos de

Microsoft en Estados Unidos. Si adquirió este producto fuera de Estados Unidos, el paquete

contiene una tarjeta de información de subsidiarias con una lista de direcciones y números de

teléfono de los servicios de soporte técnico de Microsoft. Puede ponerse en contacto con su

subsidiaria para averiguar si los tipos de productos y servicios aquí descritos están disponibles en

su región. Para obtener más información disponible en otros idiomas, incluidos japonés y francés,

vea http://www.microsoft.com/enable/worldwide/.

En este artículo

Modo de accesibilidad Métodos abreviados de teclado Navegación Encabezados Imágenes, texto alternativo y configuración de pantalla Usar tecnologías de asistencia Usar la Ayuda Características proporcionadas por el explorador web Obtener más información sobre accesibilidad

Modo de accesibilidad

En un sitio, la mayoría de los elementos de la interfaz de usuario (UI), como vínculos, controles de

formulario y botones, están diseñados para usar Microsoft Active Accessibility (MSAA). MSAA

permite a las personas con discapacidades interactuar con el contenido mediante tecnologías de

asistencia. Los lectores de pantalla, por ejemplo, son dispositivos que ofrecen una lectura

sintetizada o una descripción en Braille de aquello que una persona ciega o con discapacidad visual

no puede ver en la pantalla de un equipo o en un sitio web. Debido a que algunos elementos de la

UI personalizados no usan las propiedades de MSAA, se puede activar el modo de accesibilidad.

Este modo representa controles personalizados como los controles HTML estándar equivalentes.

Esta representación garantiza que los usuarios de las tecnologías de asistencia puedan interactuar

con los controles personalizados.

 NOTA    El modo de accesibilidad no permite habilitar las versiones alternativas de todos los

elementos de la UI. Por ejemplo, si un usuario de la organización agrega un control personalizado

para personalizar un sitio, al habilitar el modo de accesibilidad, no se creará automáticamente una

versión alternativa de dicho control.

Para activar o desactivar el modo de accesibilidad, presione la tecla TAB inmediatamente después

de colocar el foco en la página en un explorador. Presione la tecla TAB hasta llegar al

vínculo Activar el modo de accesibilidad o Desactivar el modo de accesibilidad y, a

continuación, presione ENTRAR. Aunque el vínculo para activar el modo de accesibilidad es el

primer elemento en el orden de tabulación, lo que significa que es la primera opción con la que

interactuará en la página, es posible que deba presionar la tecla TAB más de una vez para activar

la característica. Esto se debe a que, inicialmente, los menús o las barras de herramientas del

explorador pueden tener el foco activo. El modo de accesibilidad cambia la forma en la que se

representa la página solo para usted y no para otros usuarios del sitio. Debido a que es una

configuración local, nadie más que usted sabe que la habilitó. El modo de accesibilidad permanece

activado hasta que lo desactive o cierre el explorador. El modo de accesibilidad permite

representar los siguientes elementos de forma optimizada para que funcionen mejor con las

tecnologías de asistencia, como los lectores de pantalla:

Menús    En lugar de mostrar un menú desplegable de opciones para los archivos de una biblioteca de documentos, se abre una nueva ventana del explorador que contiene todos los elementos de menú como hipervínculos. Es más fácil para las tecnologías de asistencia interpretar este formato.

Campos optimizados    Algunos campos son difíciles de interpretar para las tecnologías de asistencia. Cuando el modo de accesibilidad está habilitado, estos campos se reemplazan por campos optimizados para las tecnologías de asistencia. Por ejemplo, algunas listas admiten campos de texto mejorado que permiten a los usuarios agregar texto con formato, imágenes, tablas e hipervínculos. Debido a la forma en la que se representan estos campos en un explorador, algunas tecnologías de asistencia no pueden leerlos. Cuando el modo de accesibilidad está habilitado, dichos campos se reemplazan por campos de texto sin formato estándar compatibles con las tecnologías de asistencia.

Además de los campos de texto mejorado, en el modo de accesibilidad se sustituyen otros tipos de

campos por campos alternativos.

Lista de campos y campos alternativos en el modo de accesibilidad

 NOTA    El modo de accesibilidad no limita la funcionalidad; en cambio, habilita métodos de

representación alternativos para los elementos de la página para que sean compatibles con las

tecnologías de asistencia.

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Métodos abreviados de teclado

Muchas de las características y comandos están disponibles directamente mediante el teclado.

Puede presionar la tecla TAB y MAYÚS+TAB para avanzar y retroceder entre los elementos de

cualquier página. Además, encontrará métodos abreviados de teclado para muchos comandos.

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Navegación

Los elementos de página y navegación de un sitio, incluida la cinta, siguen un orden de tabulación

lógico e intuitivo. El orden de tabulación es el que se sigue cuando se mueve el foco desde un

elemento de IU a otro al presionar la tecla TAB. Además, tres opciones importantes, los

vínculosActivar el modo de accesibilidad,Omitir los comandos de cinta y Saltar al

contenido principal, son las primeras tres opciones en el orden de tabulación. Si desea activar el

modo de accesibilidad, presione la tecla TAB cuando la página del explorador tenga el foco activo

y, a continuación, presione ENTRAR para activar el comando. Además, si desea omitir la cinta e ir

directamente a los vínculos de navegación, u omitir los vínculos de navegación e ir directamente al

área de contenido principal de la página, presione la tecla TAB hasta llegar a los vínculos Omitir

los comandos de cinta o Saltar al contenido principal respectivamente y, a continuación,

presione ENTRAR para activar cualquiera de los comandos.

Las páginas de un sitio tienen además un menú de ubicación de página, que se activa al hacer clic

en el botónSubir de la cinta, para mostrar dónde está situado en la jerarquía del sitio o la

colección de sitios. El botón Subirse muestra cerca de la parte superior en la mayoría de las

páginas, junto al menú Acciones del sitio. Por ejemplo, si va a una carpeta

denominada Informes en la biblioteca Documentos compartidos del sitio Contoso, el menú de

ubicación puede mostrar Contoso en la parte superior, Documentos compartidos en la línea

siguiente e Informes en la siguiente.

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Encabezados

Encabezados de tabla    Para las tablas de datos tabulares, se usan celdas de encabezado de

tabla (etiquetas TH). Por ejemplo, en la página Anuncios, en la vista predeterminada Todos los

elementos, los encabezados de columna Título y Modificado están incluidos en celdas de

encabezado de tabla. Las celdas de encabezado de tabla ayudan a los usuarios a comprender la

estructura de una tabla y mejoran la experiencia de lectura para las personas que usan tecnologías

de asistencia.

Etiquetas de encabezado    Las etiquetas se usan en los sitios para ayudar a comunicar la

estructura de la página a los usuarios de tecnologías de asistencia. Las etiquetas de encabezado

(H1, H2, H3 y H4) crean un esquema lógico del contenido de una página. Si usa una herramienta

de accesibilidad, como un lector de pantalla, puede configurarla para que lea únicamente las

etiquetas de encabezado de una página. Este esquema virtual de las etiquetas de encabezado

aumenta la claridad del contenido de la página. Por ejemplo, la página principal de un sitio incluye

una etiqueta H1 que contiene el título del sitio, una etiqueta H2 que contiene el título de la página,

una etiqueta H3 para el vínculo Ver todo el contenido del sitio y etiquetas H3 para el título de

cada elemento web. Los usuarios de determinadas tecnologías de asistencia pueden obtener un

esquema de estas etiquetas y usarlo para comprender fácilmente el diseño de la página e ir al

encabezado que deseen.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Imágenes, texto alternativo y configuración de pantalla

Texto alternativo y títulos para imágenes    Los usuarios con discapacidades visuales no

pueden ver imágenes (como archivos con formato JPEG, GIF o PNG) y dependen del uso del texto

alternativo de las imágenes de un sitio. El texto alternativo de las imágenes se establece con el

atributo ALT en una etiqueta IMG. Si el texto alternativo no está escrito correctamente o no es

informativo, los usuarios con discapacidades visuales no pueden conocer el significado de las

imágenes de una página. El texto alternativo también se muestra en los exploradores visuales si la

imagen no se carga o si la representación de imágenes no está habilitada en un explorador. Los

sitios usan texto alternativo descriptivo para las imágenes que comunican un significado o

información importantes a los usuarios. En el caso de las imágenes que se consideran imágenes de

separador o que no tienen valor informativo, se incluye ALT="", lo que indica a las tecnologías de

asistencia que las imágenes no comunican contenido ni información.

Además, cuando se carga un archivo de imagen en un sitio, se puede agregar texto alternativo a la

imagen, lo cual es fundamental para crear un sitio accesible. Por ejemplo, el elemento web de

imagen del sitio contiene un campo en el que puede escribir texto alternativo personalizado al

agregar una imagen. Puede definir el texto alternativo personalizado para las imágenes que

agregue a una biblioteca de imágenes.

En ocasiones, al hacer clic en un elemento, se abre una nueva ventana del explorador. El texto

alternativo de las imágenes que abren nuevas ventanas y los atributos de título de los

hipervínculos que también lo hacen contienen información adicional para indicar al usuario que se

abrirá una ventana nueva. Por ejemplo, el atributo de título de un hipervínculo que abre una nueva

ventana contiene (nueva ventana).

Compatibilidad para combinaciones de colores de contraste alto    Las páginas de un sitio

están diseñadas para mostrarse correctamente si se aplica una combinación de colores de

contraste alto en el equipo.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Usar tecnologías de asistencia

Es posible que algunas tecnologías de asistencia no funcionen correctamente con determinados

elementos de las páginas de un sitio. Si tiene problemas, vea la información y los recursos

siguientes para obtener posibles soluciones.

 NOTA    Se recomienda que los usuarios con tecnologías de asistencia activen el modo de

accesibilidad. Este modo permite a los usuarios interactuar con los elementos de un sitio mediante

tecnologías de asistencia como los lectores de pantalla.

Trabajar con reconocimiento de voz de Windows en Windows Vista y Windows 7

El reconocimiento de voz de Windows es una herramienta de accesibilidad basada en voz que está

disponible en Windows Vista. Permite a los usuarios realizar acciones con la voz en lugar de usar el

teclado o el mouse.

Existen problemas conocidos relacionados con el uso del reconocimiento de voz de Windows con

determinados menús de una página, incluidos los menús Nuevo, Cargar, usuario y el menú

desplegable de opciones disponibles para los archivos de una biblioteca de documentos.

Para obtener acceso a estos menús mediante el reconocimiento de voz de Windows, active el

modo de accesibilidad de la siguiente manera:

1. Abra la página principal del sitio en un explorador y, a continuación, diga "Presionar TAB" hasta que aparezca el vínculoActivar el modo de accesibilidad.

2. Diga "Presionar ENTRAR".

3. Para usar un botón de expansión como el botón Nuevo o Cargar en una barra de herramientas o, para usar el menú de opciones para un documento de una biblioteca de documentos, diga "Presionar TAB" para activar primero el foco en el elemento y, a continuación, diga "Presionar ALT FLECHA ABAJO".

Se abrirá una nueva ventana del explorador que contiene los vínculos del menú.

 NOTA    Para los menús que tienen más de un comando, diga "Presionar ALT FLECHA ABAJO".

 VOLVER AL PRINCIPIO

Usar la Ayuda

Algunas tecnologías de asistencia, como los lectores de pantalla, no funcionan con los vínculos

ampliables de la Ayuda en pantalla. Si tiene problemas, intente instalar Microsoft Internet Explorer

7 o Internet Explorer 8. Para obtener más información, visite el sitio web de Internet Explorer.

 NOTA    Los hipervínculos de este tema abren una página web. Puede volver a la Ayuda en

cualquier momento.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Características proporcionadas por el explorador web

El explorador web tiene características que mejoran la legibilidad de las páginas. Para obtener

información acerca de las características de accesibilidad proporcionadas por el explorador web,

busque información en la Ayuda de su explorador acerca de cómo personalizarlo para mostrar las

fuentes y los colores que prefiera. Si su explorador es Internet Explorer, busque Accesibilidad en

la tabla de contenido de la Ayuda.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Obtener más información sobre accesibilidad

El sitio web de accesibilidad de Microsoft, descrito en el tema acerca de accesibilidad de Microsoft,

ofrece información acerca de tecnología de asistencia para mejorar la calidad de vida de las

personas con discapacidades. La información de este sitio se dirige a personas con discapacidades,

a sus familiares y amigos, y a usuarios de organizaciones de servicios sociales, educadores y

abogados.

Hay disponible un boletín electrónico mensual gratuito para obtener información actualizada

acerca de temas de accesibilidad para los productos de Microsoft. Para suscribirse, visite la sección

de suscripción gratuita al boletín de actualización de accesibilidad.

Para obtener más información acerca de cómo crear contenido accesible en las páginas web, vea

los estándares de accesibilidad desarrollados por World Wide Web Consortium.

Usar tipos de contenido para administrar el contenido de un sitio de manera coherente

En este artículo, se presenta el concepto de uso de tipos de contenido para administrar contenido.

 NOTA    Para crear o administrar un tipo de contenido en un sitio, debe contar como mínimo con

permisos dediseño en ese sitio.

En este artículo:

¿Qué es un tipo de contenido? Atributos de los tipos de contenido Clases de tipos de contenido Acerca de la herencia de atributos Compatibilidad de los tipos de contenido con la administración de contenido

¿Qué es un tipo de contenido?

En el transcurso de un solo proyecto, una empresa puede generar varios tipos de contenido, por

ejemplo, propuestas, contratos legales, declaraciones de trabajo y especificaciones de diseño de

productos. Una empresa puede desear recopilar y mantener diferentes tipos de metadatos acerca

de cada clase de contenido. Los metadatos pueden incluir un número de cuenta, un número de

proyecto o un jefe de proyecto, por ejemplo. Si bien los documentos pueden almacenarse juntos

porque están relacionados con un solo proyecto, se pueden crear, usar, compartir y conservar de

diferentes formas.

Los tipos de contenido permiten a las organizaciones administrar, organizar y controlar el

contenido de forma coherente en toda una colección de sitios. Al definir los tipos de contenido para

clases específicas de documentos o productos de información, una organización puede asegurarse

de que el contenido se administre de forma coherente. Los tipos de contenido pueden considerarse

plantillas que se pueden aplicar a una lista o biblioteca. Incluso es posible aplicar varias plantillas a

una lista o biblioteca con el fin de incluir varios tipos de documentos o elementos.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Atributos de los tipos de contenido

Es posible definir tipos de contenido para documentos, elementos de lista o carpetas. Cada tipo de

contenido puede especificar lo siguiente:

Las columnas (metadatos) que desea asignar a los elementos de este tipo. La plantilla de documento que desea aplicar a los nuevos elementos (disponible solo para tipos de

contenido de documentos). Los formularios personalizados Nuevo, Editar y Mostrar. Los flujos de trabajo para los elementos del tipo de contenido. Las soluciones o características personalizadas.

Clases de tipos de contenido

Existen dos clases de tipos de contenido que se pueden crear o usar para dos fines distintos; para

usarlas en listas y bibliotecas de varios sitios en una colección de sitios o bien, en una lista o

biblioteca específica de un solo sitio.

Tipos de contenido de sitio Los tipos de contenido se definen primero para un sitio en la Galería de tipos de contenido de sitio. Los tipos de contenido que se definen en el nivel del sitio se denominan tipos de contenido de sitio. Los tipos de contenido de sitio están disponibles para usarlos en cualquier subsitio del sitio para el que se hayan definido. Por ejemplo, si se define un tipo de contenido de sitio para el sitio de nivel superior de una colección de sitios, está disponible para su uso en las listas y bibliotecas de todos los sitios de esa colección.

Tipos de contenido de lista Los tipos de contenido de sitio se pueden agregar individualmente a listas o bibliotecas y personalizarse para usarlos en dichas listas o bibliotecas. Cuando se agrega un tipo de contenido de sitio a una lista o biblioteca, se denomina tipo de contenido de lista. Los tipos de contenido de lista son elementos secundarios de los tipos de contenido de sitio a partir de los cuales se han creado. Los tipos de contenido de lista pueden ampliar la flexibilidad de las listas y bibliotecas de documentos, ya que una sola lista o biblioteca puede incluir varios tipos de elementos o documentos, cada uno con metadatos, directivas o comportamientos exclusivos. Para que una lista o biblioteca incluya varios tipos de elementos o documentos, es necesario configurarla de modo que admita varios tipos de contenido. El comando Nuevo de la lista o biblioteca enumera los tipos disponibles para dicha lista o biblioteca.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Acerca de la herencia de atributos

Los tipos de contenido nunca se crean desde cero. En su lugar, se proporciona un conjunto

predeterminado de tipos de contenido que se pueden personalizar o usar tal cual. Los tipos de

contenido están organizados en una jerarquía que permite a un tipo de contenido heredar las

características de otro. Esta estructura permite controlar categorías completas de documentos de

forma coherente en toda la organización. En las tablas siguientes se describe cada tipo de

contenido base, así como el grupo y el tipo de contenido primario relacionado.

TIPO DE CONTENIDO

DESCRIPCIÓN TIPO DE CONTENIDO PRIMARIO

Sistema Todos los tipos de contenido heredados del tipo de contenido Sistema. Este tipo de contenido se encuentra sellado y no se puede modificar.

Grupo: Tipos de contenido de documento

TIPO DE CONTENIDO

DESCRIPCIÓN TIPO DE CONTENIDO PRIMARIO

Documento Cree un documento. Elemento

Estilo XLS Cree un estilo XSL. Documento

Imagen Cargue una imagen o fotografía. Documento

Página principal Cree una página maestra. Documento

Página básica Cree una página básica. Documento

Página de elementos web

Cree una página de elementos web. Documento

Formulario Cree un formulario que se pueda rellenar.

Documento

Vincular a un documento

Cree un vínculo a un documento de otra ubicación.

Documento

Columnas de Dublin Core

Se usan para el conjunto de elementos de metadatos de Dublin Core. Las columnas de Dublin Core son una definición de metadatos estándar de la industria para documentos. Para obtener más

Documento

información, vea el tema sobre la iniciativa de metadatos de Dublin Core.

Grupo: Tipos de contenido de lista

TIPOS DE CONTENIDO

DESCRIPCIÓN TIPO DE CONTENIDO PRIMARIO

Evento Cree una nueva reunión, fecha límite u otro evento.

Elemento

Programación+Recurso Programe y reserve un recurso.

Evento

Reservas Reserve un recurso como, por ejemplo, una sala de reunión.

Elemento

Programación Cree una nueva cita. Elemento

Problema Realice el seguimiento de un problema.

Elemento

Comentario Cree un nuevo comentario de blog.

Elemento

Elemento Cree un nuevo elemento de lista.

Sistema

Contacto de Asia Oriental

Almacene información sobre un contacto personal o un negocio.

Elemento

Contacto Almacene información sobre un contacto personal

Elemento

o un negocio.

Mensaje Cree un mensaje nuevo. Elemento

Tarea Realice un seguimiento de un elemento de trabajo que usted o su grupo deben completar.

Elemento

Entrada Cree una nueva entrada de blog.

Elemento

Anuncio Cree un nuevo elemento de noticias, de estado u de información breve.

Elemento

Vínculo Cree un nuevo vínculo a una página web u otro recurso.

Elemento

Grupo: Tipos de contenido de grupo de trabajo

TIPO DE CONTENIDO

DESCRIPCIÓN TIPO DE CONTENIDO PRIMARIO

Circular Agregue una circular. Elemento

Día festivo Agregue un nuevo día festivo.

Elemento

Palabra Agregue una nueva palabra a la lista.

Elemento

Aviso oficial Agregue un nuevo aviso oficial.

Elemento

Memo de llamada Agregue un nuevo memo Elemento

telefónica de llamada telefónica.

Recurso Agregue un nuevo recurso. Elemento

Grupo de recursos Agregue un nuevo grupo de recursos.

Elemento

Tarjeta de horas trabajadas

Agregue nuevos datos a la tarjeta de horas trabajadas.

Elemento

Usuarios Agregue nuevos usuarios a la lista.

Elemento

Notificación de novedades

Agregue una nueva notificación de novedades.

Elemento

Grupo: Tipos de contenido de carpeta

TIPO DE CONTENIDO

DESCRIPCIÓN TIPO DE CONTENIDO PRIMARIO

Discusión Cree un nuevo tema de discusión.

Carpeta

Carpeta Cree una carpeta nueva. Elemento

Tarea de resumen Agrupe y describa las tareas relacionadas que usted o su grupo deben completar.

Carpeta

Cuando se define un nuevo tipo de contenido de sitio personalizado en la Galería de tipo de

contenido de sitio para un sitio, se empieza por seleccionar un tipo de contenido de sitio primario

existente en la Galería de tipo de contenido de sitio como punto de partida. El nuevo tipo de

contenido de sitio que se crea hereda todos los atributos del tipo de contenido de sitio primario,

como la plantilla de documento, la configuración de solo lectura, los flujos de trabajo y las

columnas. Después de crear el nuevo tipo de contenido de sitio, puede modificar cualquiera de los

atributos.

En el siguiente diagrama se muestra la forma en que los tipos de contenido heredan atributos de

sus tipos de contenido primarios.

 Este tipo de contenido de sitio se deriva del tipo de contenido Sistema.

 Estos tipos de contenido de sitio se basan en el tipo de contenido Documento. Todos los cambios que se realicen en estos tipos de contenido no afectan el tipo de contenido primario (Documento).

 Este tipo de contenido de sitio se basa en el tipo de contenido Plan de proyecto. Todos los cambios que se realicen en este tipo de contenido no afectan el tipo de contenido primario (Plan de proyecto).

 Estos tipos de contenido de lista se basan en los tipos de contenido Proyecto X y Hoja de firma. Todos los cambios que se realicen en un tipo de contenido de lista se aplican únicamente a la copia de dicho tipo de contenido que se agregó a la lista o biblioteca.

Si se personaliza un tipo secundario con atributos que el tipo primario no posee como, por ejemplo,

columnas adicionales, dichas personalizaciones no se escriben en el tipo primario. Es decir, los

cambios realizados en los atributos heredados se transfieren hacia abajo de elementos primarios a

secundarios, pero nunca hacia arriba.

Se aplican las mismas reglas en la creación de un tipo de contenido de lista. Por ejemplo, si se

personaliza un tipo de lista con atributos que el tipo primario no posee como, por ejemplo,

columnas adicionales, dichas personalizaciones no afectan al tipo primario. Además, vale la pena

recordar que la personalización de un tipo de lista se puede realizar únicamente en la lista o

biblioteca a la que fue agregado y que al modificar los atributos del tipo primario, los cambios

pueden sobrescribir los atributos del tipo de lista secundario.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Compatibilidad de los tipos de contenido con la administración de contenido

Al definir tipos de contenido de sitio, se garantiza que todas las categorías de documentos se

manejen de forma coherente en toda la organización. Por ejemplo, todos los documentos que se

entregan a los clientes de una organización pueden requerir un conjunto específico de metadatos,

como un número de cuenta, un número de proyecto y un jefe de proyecto. Esto puede ayudar a

garantizar que los números de cuenta y números de proyecto se asocien a todos los documentos

que se entregan al cliente de la organización con el fin de crear un tipo de contenido de sitio

Entrega a clientes que contenga las columnas necesarias para cada uno de los elementos de

metadatos.

Como un ejemplo de la forma en que los tipos de contenido pueden ayudar a administrar

contenido, se ofrece la siguiente imagen en la que se muestra el nuevo tipo de contenido Entrega

a clientes como una opción disponible a la hora de crear un nuevo documento en la biblioteca de

documentos Entrega a clientes.

Todos los tipos de documento de entrega a clientes de la colección de sitios que heredan de este

tipo de contenido de sitio requieren que los usuarios especifiquen información en esas columnas. Si

necesita realizar el seguimiento de metadatos adicionales relacionados con los documentos de

entrega a clientes, puede agregar otra columna obligatoria al tipo de contenido de sitio Entrega a

clientes. A continuación, puede actualizar todos los tipos de contenido de lista secundarios que

heredan de este tipo de contenido de sitio y agregar la nueva columna a todos los documentos de

entrega a clientes.

La aplicación coherente de metadatos en varias bibliotecas de documentos es solo uno de los

beneficios que proporciona el uso de tipos de contenido para administrar el contenido. Los tipos de

contenido también permiten asociar las mismas capacidades o los mismos atributos al contenido

de todo un sitio.

Si dispone de una lista o biblioteca configurada para permitir varios tipos de contenido, puede

agregar tipos de contenido a esta lista o biblioteca desde el grupo de tipos de contenido de sitio

disponibles para su sitio. Una de las ventajas principales de los tipos de contenido para las listas y

las bibliotecas es que hacen posible que una sola biblioteca o lista contenga varios tipos de

documentos o elementos, cada uno de los cuales puede tener comportamientos, directivas o

metadatos exclusivos.