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ARCHIVOS DIGITALES

ACTIVIDAD 1

DOCENTE

YILBERT ANDRÈS MARTÌNEZ CASTILLO

GUERTHY YOLIMA COLMENARES PINILLA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,

BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA ARCHIVOS DIGITALES

BOGOTA, D.C 2014

INTRODUCCIÒN

Las Nuevas Tecnologías de la Información y su acelerado avance han logrado

un cambio elemental en las Unidades de Información, Archivos, Bibliotecas,

Centros de documentación, entre otros. Antes de su llegada el documento

válido era el que se hallaba en un soporte físico, preferiblemente papel, pero

con los rápidos cambios que ha logrado la sociedad el uso de la tecnología ha

llegado hasta los documentos, transformando la función de las Unidades de

Información de simples custodias de documentos a procesadoras y difusoras

de información.

De esta manera los Archivos y Bibliotecas se han renovado y con ellos los

documentos que los conforman, el papel ha ido perdiendo importancia y ahora

es el documento digital el que está acaparando la atención de la sociedad, este

se hace más cómodo, pues permite almacenar información en menos espacio,

favorece la consulta y manipulación multiusuario y otras ventajas que poco a

poco iremos conociendo.

OBJETIVO GENERAL

Familiarizarnos con un gran número de conceptos relacionados con las

Unidades de Información y su adaptación a las Nuevas Tecnologías de

la Información.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Comprender el significado de un archivo digital.

Identificar las diferencias entre Archivos y Bibliotecas.

Reconocer la importancia de los Archivos digitales en la sociedad.

Identificar los tipos de documentos digitales.

ARCHIVOS DIGITALES

ACTIVIDAD 1

ARCHIVO

Unidad de Información que reúne, conserva y dispone los documentos

generados en forma natural por una entidad, grupo o persona en ejercicio de

sus funciones. Estos son parte fundamental de los recursos de información de

una entidad, país.

Los documentos pueden hallarse en cualquier soporte y forma.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Son importantes para la administración la, investigación, la comunidad, el

desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y

la consolidación de la identidad nacional, ya que son prueba testimonial de

todas las actuaciones de los individuos, sirven como prueba fehaciente de los

hechos y son memoria viva de la humanidad.

CLASIFICACIÒN DE LOS ARCHIVOS ARCHIVO PÚBLICO: Tomando la definición establecida en el ACUERDO 27

de 2006 es el “Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades

privadas”.

ARCHIVO PRIVADO: Teniendo en cuenta la definición dada por el ACUERDO

27 de 2006 el archivo privado es el “Conjunto de documentos producidos o

recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo

de sus funciones o actividades”.

ARCHIVO TOTAL: Constituye el ciclo vital del documento, el control y

seguimiento de todo el proceso archivístico que comprende las diferentes fases

de formación de los archivos, Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo

histórico.

ARCHIVO DE GESTIÒN

• Archivo que esta en constante uso y consulta.

ARCHIVO CENTRAL

• Archivo que aunque sigue vigente su consulta no es muy frecuente.

ARCHIVO HISTÒRICO

• Archivo que resguarda los documenos con valores secundarios y su conservaciòn es permanente.

BIBLIOTECAS

La biblioteca es una Unidad de Información encargada de la adquisición,

descripción, análisis, servicios y difusión de la información.

La biblioteca selecciona lo que otros editan de acuerdo con los objetivos

concretos que deben cumplir, con el fin de crear y disponerlos a los usuarios,

ordenados de acuerdo a un sistema y políticas normalizadas.

FUNCIONES DE LA BIBLIOTECA

FUNCIÓN FORMADORA

El apoyo a la educación es la principal razón para que existan bibliotecas

escolares y universitarias: Pero la biblioteca pública también cumple con el

objetivo de educar; bien sea porque colabora con el sistema educativo,

atendiendo a necesidades puntuales de información, o porque por sí misma es

formadora de la gente a la que atiende.

FUNCIÓN DE CUSTODIA

La preservación y conservación de los impresos y otros documentos es un

asunto común para cualquier tipo de biblioteca.

FUNCIÓN RECREATIVA

El entretenimiento puede considerarse una segunda función de las bibliotecas,

ya que los libros y demás recursos deben ser servidos para "el interés,

información y satisfacción de cuantas personas integran la comunidad a la que

sirve la biblioteca".

FUNCIÓN SOCIAL

La biblioteca es un lugar de encuentro social; no sólo por organizar actividades

que requieren la presencia de personas en grupo, sino por ser lugares donde

se está bastante tiempo y en compañía de otras personas.

SISTEMAS BIBLIOTECARIOS

Sistemas de información que permiten el acceso a documentos primarios

“libros, revistas, informes, tesis, etc.”

TIPOS DE BIBLIOTECAS

BIBLIOTECAS INFANTILES

Bibliotecas para los más pequeños. Allí se inicia el acercamiento al mundo del

libro y la lectura.

BIBLIOTECAS PÚBLICAS

Bibliotecas de la comunidad. Sin lugar a dudas la Biblioteca pública adquiere

un papel relevante en la sociedad ya que no solo es una unidad de información

destinada al depósito y conservación de la información, sino que también con el

pasar del tiempo y por necesidad se ha ido transformando en un elemento

activo dentro de las comunidades lo que le obliga a integrarse con las

instituciones y grupos que hacen parte de ella y a trabajar conjuntamente para

la difusión del conocimiento y favorecer el desarrollo social

BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS

Bibliotecas diseñadas para atender a un tipo de usuario especifico, ofrece

servicios y recursos de información de un area del conocimiento.

BIBLIOTECAS ACADÉMICAS

*BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS: Bibliotecas que ofrecen recursos y

servicios para apoyar programas académicos, atendiendo a las necesidades de

información a la comunidad universitaria.

*BIBLIOTECAS ESCOLARES: Es un instrumento de desarrollo del currículo

escolar y permite el fomento de la lectura propiciando en los alumnos la

formación de hábitos de lectura como vía que posibilita el logro de los

objetivos educativos.

DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO Y BIBLIOTECAS

BIBLIOTECAS

ARCHIVOS

OBJETIVOS

Apoyar las actividades de docencia, investigación y difusión de la cultura dentro de la institución a la cual pertenece.

Todas las entidades, organizaciones y empresas tienen su propia historia, la conservación de la información que expresa los distintos aspectos de la vida de dichos entes, es el objetivo del archivo, con el propósito de organizarla y difundirla, garantizando el acceso de los ciudadanos.

MANEJO DOCUMENTAL

Documentos unitarios: Libros, ensayos, tesis, memorias, enciclopedias, mapas. Publicaciones seriadas: Revistas, periódicos, boletines. Bibliografías: Nacionales, internacionales, primarias. Catálogos de bibliotecas: Impresos, ficheros. Diccionarios, Tesauros, Tablas estadísticas

Documentación producida o recibida por la entidad o persona a la cual pertenece.

USUARIOS

Por la actividad a la cual se dedican: Investigadores, profesionales y técnicos, estudiantes. Por el tipo de información solicitada: Información precisa, información general. Por el conocimiento de los servicios de información y su uso: El que sabe el tema y conoce los medios, el que sabe el tema pero desconoce los medios, el que no sabe lo que

Persona o grupo de personas que recibe o utiliza información del archivo en su trabajo científico o práctico, generalmente pertenecientes a la misma entidad productora o receptora de los documentos.

necesita y desconoce los medios. Por la actitud: El autosuficiente, el que no le gusta divulgar el objeto de su trabajo, el que desconfía de la ayuda de un tercero y el que duda de la intervención de otra persona.

BASES DE DATOS

Dan la posibilidad de almacenar, gestionar y distribuir gran cantidad de información en muy poco espacio facilitando la recuperación precisa y rápida de dicha información, a continuación menciono algunas de las más usadas:

academic search complete acm digital library

Permiten la administración integral de toda la documentación generada, cubriendo procesos como manejo de archivo, correspondencia, digitalización de documentos físicos y el tratamiento de la información electrónica. GESTASOFT, DOCUMENTTA, SADE.NET

ASPECTOS TECNICOS

Seleccionar y adquirir los materiales bibliográficos: Escoger materiales adecuados y útiles para la institución. Catalogación: Registro de información descriptiva de un documento. Clasificación: Agrupar los libros por asunto o materia. Almacenamiento: Disposición física de los libros para conservados y que puedan ser consultados fácilmente.

Organización documental: Actividades orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos como parte integral de los procesos archivísticos. Difusión de información a través de diversos mecanismos.

LOS DOCUMENTOS DIGITALES

Los documentos digitales son el resultado del proceso de conversión de una

señal analógica en una representación digital.

El documento digital debe cumplir con las siguientes características:

Autenticidad: Propiedad de que las características originales del documento

prevalezcan a lo largo del tiempo.

Fiabilidad: Se refiere a la capacidad de un documento para ser prueba

fidedigna de un hecho o actuación.

Integridad: Propiedad de salvaguardar la exactitud y estado de los

documentos.

Disponibilidad: Propiedad de que la información sea accesible y utilizable

cuando de ella se requiera.

CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES

*CARÁCTER INTERACTIVO

Se refiere a la posibilidad que tienen los usuarios para interactuar directamente

con el contenido que los documentos le ofrecen, en este caso el usuario puede

ingresar comentarios, modificar o agregar contenidos, así como también la

posibilidad que tiene de cambiar el aspecto del documentos, entre otras.

*CARÁCTER MULTIMEDIATICO

Esta es la posibilidad de integrar múltiples medios informativos en un solo

documento, por ejemplo texto, imágenes fijas o en movimiento, sonido,

* CARÁCTER HIPERTEXTUAL

Es la opción de buscar y recuperar la información mucho más rápidamente, ya

que en el documento digital no hay que leer todo un libro para encontrar la

información deseada sino que se puede recuperar por frases o palabras

especificas e ir de un lugar a otro dentro del documento.

* CARÁCTER OMNIACCESIBLE

A los documentos digitales se puede acceder desde cualquier lugar y por varios

usuarios a la vez a través de una red, se supera la limitación existente con el

documento tradicional ya que este podía ser consultado en un sitio específico y

por una persona a la vez.

POR QUÉ CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL

Las nuevas tecnologías de la información y sus constantes mejoras han

contribuido al desarrollo de las Unidades de Información y así mismo a la

búsqueda de soluciones que permitan garantizar un almacenamiento,

procesamiento, búsqueda y recuperación de la información de una manera más

ágil y oportuna. No se puede decir que el camino ha sido fácil ya que aún se

experimentan diferentes miedos.

Estos miedos han ido desapareciendo gracias a las ventajas que la tecnología

y en especial el documento digital ofrecen a sus productores, usuarios y

comunidad en general, a continuación mencionaremos algunas:

Aumenta la capacidad de almacenamiento.

Búsqueda y recuperación de información de una manera más ágil y

oportuna.

Distribución en red.

Consulta multiusuario.

Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de usuarios.

CONCLUSIONES

Los documentos digitales significan oportunidades de mejoras para un mundo

cambiante y con nuevas necesidades de información, es importante reconocer

sus grandes ventajas y las posibilidades que estos pueden ofrecernos como

profesionales de la información y nuestro desempeño profesional.