7/26/2019 Área de Trabajo de Un Contralor

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Área de trabajo de un contralor.Funciones y actividadesJesús Leandro Bravo Sánchez

•  Contabilidad

1. Planteamiento eneral

El presente trabajo se realiza con la finalidad de sintetizar de manera sencilla lasfunciones y actividades que debe llevar a cabo el !ontralor de una em"resa, deacuerdo al orden secuencial que su servicio sigue desde el momento en que ésteingresa a una organización, pasando por el ámbito laboral específico en el que se

va a desenvolver y hasta los resultados obtenidos por el desarrollo de su labor y elanálisis de la proyección a futuro que refleje la entidad

Como antecedentes y para poder ubicar de una manera !til y práctica el campo deacción de la !ontralor#a, es muy importante mencionar que ésta es parteintegrante del "roceso #dministrativo de una organización, el cual consta decuatro pasos y es com!nmente aceptado en el siguiente orden de conceptos$

Planeaci$n % &ranizaci$n % 'irecci$n % !ontrol.

 #dicional a lo anterior, es conveniente comentar que la Contraloría surge de la

necesidad de contar, dentro de una organización, con procedimientos reguladosmediante políticas %previamente analizadas& aplicadas estrictamente a todas lasáreas de la entidad con la finalidad de que se cumplan los objetivos institucionalesestablecidos, y como un criterio personal, buscando en todo momento un beneficioconjunto para todos los integrantes directos e indirectos que trabajan con y para laorganización

(. 'e)inici$n de control interno

El concepto que nos ocupa tiene distintas acepciones y campos de acción para suaplicación, esto debido a la gran variedad de giros y objetivos para los cuales se

quiera implementar un control en la operación y administración de cada entidad,siendo estos !ltimos los mas comunes, aquellos que tienen que ver de manerageneral con la salvaguarda y la optimización de los diversos recursos con los quecuenta una organización

'e acuerdo a lo anterior y para poder entender de una manera sencilla lo que esel Control (nterno, tomaremos la definición de las *ormas y Procedimientos de

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+uditoria del (nstituto )e*icano de Contadores "!blicos, la cual a la letra se+alaque$

Control (nterno consiste en las políticas y procedimientos establecidos paraproporcionar seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la

entidad%oletín -./., párrafo 0 de las 1ormas y "rocedimientos de #uditoria del ()C",234 Edición, 2..3&

,. Per)il acad-mico y laboral del contralor 

El "erfil académico que es requerido para llevar a cabo las funciones deContraloría dentro de una empresa, es com!nmente, aquel que tienen aquellosprofesionistas que están titulados bajo las siguientes licenciaturas$

5 #dministración5 Contaduría

6o anterior debido al manejo mas apegado que dichas profesiones tienen conrespecto al "roceso #dministrativo de una empresa, proceso del cual el Controlforma parte integrante, tal como se mencionó anteriormente en el párrafo 2 delpunto 7 de este documento

El "erfil laboral com!nmente requerido para un Contralor, tiene que ver %ademásde contar con el perfil académico ya mencionado& con la e*periencia y el enfoqueen las funciones contables, financieras, legales y administrativas, cuya

implementación y aplicación deberá fundamentarlas y documentarlas con lanormatividad y8o legislación que a cada función le aplique 6a actitud del Contralortiene que ser tendiente en todo momento a la aplicación ordenada del "roceso

 #dministrativo para el logro de objetivos, para lo cual requerirá de injerencia einvolucramiento constante en todos los procesos de las diferentes áreas ydepartamentos con que cuente la organización

Cabe mencionar que el liderazgo y la empatía jugarán un importante papel en eldesempe+o de sus funciones

. &bjetivos es"ec#)icos de la contralor#a en cada em"resa

En cada organización, y dependiendo del giro y ámbito en el que se desarrollensus operaciones, se van a establecer sus objetivos generales "artiendo de loanterior, se tendrán que establecer los objetivos específicos en cada área, y paratal efecto será conveniente considerar los siguientes aspectos básicos$ Efectividady eficiencia de las operaciones9 confiabilidad de los re"ortes )inancieros ycumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuaciónadministrativa

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%C:#;;< ;odríguez, #lirio El control interno y los principios de evaluación degestión en las entidades del Estado 74 Edición&"or lo tanto, y tomando como base los aspectos básicos anteriormentemencionados, será importante establecer conjuntamente con la alta dirección de laempresa los objetivos específicos, revisando a la vez los medios a través de los

cuales se piensan lograr/. 0bicaci$n del contralor en el oranirama de la em"resa

'e acuerdo a las funciones y las actividades del Contralor, y a su relación einjerencia en las demás áreas de una organización, un servidor considera que laubicación del puesto en comento, debe ser la siguiente$

. +lcance2 relaci$n e injerencia en las demás áreas de la em"resa

"ara poder delimitar el campo de acción específico de una empresa en donde se

llevarán a cabo las funciones del Contralor, es indispensable determinar%preferentemente por escrito mediante un memorando interno, por ejemplo& elalcance que tendrán los trabajos, las condiciones y los medios para la aplicaciónde los sistemas y procedimientos con motivo de las actividades de la Contraloría6o anterior es recomendable que se informe y se dé a conocer con el mayordetalle posible a los encargados de área, con la finalidad de que la colaboraciónconjunta de todos los departamentos permita lograr los objetivos de !ontrol3nternoestablecidos y se consigan de la manera mas eficiente y oportuna, asícomo en concordia por parte de todos los integrantes de la empresa, quienesdeberán tener presente que su participación y disposición al cambio serán losmotores que permitan avanzar en las mejoras planteadas con bases

fundamentadas por parte del Contralor

'ebido a lo anterior, la relación que guardará el Contralor con todos las demásáreas dependerá de los objetivos específicos que se tengan planteados para cadauna de ellas, y de manera general para la organización en su conjunto

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6a injerencia y el grado de involucramiento, al igual que lo ya mencionado en elpárrafo anterior, se llevará de acuerdo a los objetivos y a las característicasespecíficas de cada área

6os departamentos con los que com!nmente trabaja el Contralor, y en los cuales

deberá tener el debido #lcance, relación e injerencia para el logro de sus objetivos,son los siguientes$

5 Consejo #dministrativo5 'irección =eneral5 #dministración5 Contabilidad5 >entas5 #lmacén5 ;ecursos :umanos5 #uditoria E*terna %En su caso&

5 ?ervicios "rofesionales 6egales, @iscales, de ?eguridad ?ocial, etc %En sucaso&5 "roducción %En su caso&5 )antenimiento %En su caso&5 ?ervicios =enerales %En su caso&

4. Funciones y actividades enerales del contralor 

Con la finalidad de definir en el orden de trabajo, las )unciones y actividades"ro"ias del !ontralor , a continuación se detalla una breve e*plicación delproceso de la Contraloría en una empresa$

a 'e (nducción y ubicación de las áreas con problema y de mejora

En una primera instancia, y pensando en que aquí comienza la labor del Contralor,es muy importante la inducción mediante el conocimiento de la historia de laempresa, los procesos actuales, las políticas vigentes, las técnicas, los métodos ylos sistemas utilizados en todas y cada una de las áreas de la empresa y losobjetivos específicos que se persiguen9 #simismo y con igual importancia, esindispensable conocer a todas las personas encargadas de cada una de lasfunciones y actividades en la organización "ara una mejor coordinación deltrabajo, será necesario que todo lo anterior sea entregado al Contralor por escritopara su posterior consulta

Ana vez teniendo la información referente a los diferentes movimientos yoperaciones de la empresa, así como de quienes los llevan a cabo, se tendrá quetrabajar en el análisis de la situación financiera de la empresa y los resultadosrecientes de su operación, en colaboración con el departamento contable 6oanterior con la finalidad de detectar de manera general las probablesinconsistencias, áreas de problema y oportunidad en las que se tengan queestablecer controles para su mejora y8o corrección, definiendo prioridades y la

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mecánica de trabajo para la elaboración de propuestas, su análisis y la aprobaciónde éstas para su aplicación

b 'e ?alvaguarda y 6egalidad

'urante el proceso de elaboración de propuestas para el establecimiento deprocedimientos, reglas, políticas, etc, será de vital importancia considerar en todomomento la salvauarda de todos los recursos con 5ue cuenta la em"resa,mediante la valoración en cuanto a la adquisición de seguros, por ejemplo, ómediante la asignación de responsables internos y e*ternos de la custodia de losbienes, así como del buen uso y aprovechamiento de dichos recursos, laconfidencialidad de la información importante de la empresa, y todos aquellosaspectos que por su delicadeza requieran una especial atención

"ara lo anterior, y en general para la aplicación de todos los movimientos que delas actividades de la Contraloría resulten, se tendrá que fundamentar de manera

razonable el criterio utilizado para establecer los controles necesarios en laempresa, considerando siempre el plasmar los motivos, los procedimientos y losbeneficios de lo que se pretende lograr #demás de lo anterior, deberá estardebidamente documentado en un marco de legalidad que permita dar seguridad alos directivos, socios o accionistas principalmente, de saber que se esta actuandodentro de los estatutos de la normatividad y la legislación aplicable vigente

c 'e Bperación

6os propios procedimientos y técnicas aplicadas por el Contralor para desarrollarsu trabajo, serán sus funciones de operación "ara tal efecto, el desempe+o delContralor deberá basarse principal y estrictamente en Códigos de tica, ya que elperfil de su puesto e*ige de primera mano el dirigirse con imparcialidad, respeto yapego a la razón en cada una de sus actividades, toda vez que los reglamentos,las políticas y los procedimientos que se establezcan, dependerán en gran medidadel área de Contraloría y en específico de su encargado 6as funciones deoperación del Contralor e*igen además un orden y una organización en todos lossentidos, además de una adecuada secuencia y seguimiento para el logro de losobjetivos planteados, que se darán de acuerdo a las prioridades mas urgentes y8oindispensables para la empresa

"ara una adecuada operación en sus funciones, el Contralor deberá también estar constantemente actualizado %a diario& y capacitado %eventualmente& en materiacontable, fiscal y financiera 6o anterior le permitirá visualizar de manera masobjetiva probables dificultades y8o oportunidades para crear estrategias, elaborarpresupuestos con varios escenarios y con ello coadyuvar a una mejor toma dedecisiones por parte de la alta dirección

En las operaciones relativas al giro de la empresa, la función del Contralor en unaprimera instancia, debe estar encaminada hacia lograr la efectividad yproductividad en dichas operaciones, así como de que éstas se lleven a cabo de la

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manera mas eficiente y oportuna9 en conclusión lo que se buscará será realizar%de acuerdo a los procedimientos establecidos para tal efecto& las operaciones%que pueden ser también funciones y actividades& para lograr un producto y8oservicio de calidad, mediante la optimización de los tiempos y el correctoaprovechamiento de los recursos destinados para tal fin

d 'e (nformación

En lo que se refiere a la información, se plantea lo referente a la que el propioContralor genera y debe utilizar, así como aquella que en general es desarrolladaen toda la organización

6a información generada y utilizada por el Contralor, por lo general seráestrictamente confidencial, ya que tiene que ver en la mayoría de las vecescondatos internos 5ue servirán de base "ara la elaboraci$n de re"ortes, depresupuestos, de estrategias y de proyectos que se elaborarán con la finalidad de

colaborar en una mejor toma de decisiones para las situaciones y momentos masimportantes de una empresa "or lo tanto el responsable de la Contraloría, deberáguardar con ética, el conocimiento que tiene de toda la información de la entidadpara la cual labora

"or otra parte, la información desarrollada y generada en toda la organización,deberá estar al alcance del Contralor, en la medida en que se haya determinadodicho alcance por parte de los altos directivos de la organización "or lo anterior, yen general por el uso de información interna por parte de todos los integrantes dela empresa, es recomendable celebrar con cada empleado convenios deconfidencialidad, y con ello procurar el buen uso de la información

Es muy importante que se considere que para una mejor interpretación de lainformación, ésta deberá ser clara y contar con el mayor detalle posible, sobretodo en las cuestiones contables y financieras, ya que lo anterior permitiráidentificar de manera mas rápida y eficiente aquellos conceptos específicos endonde se este mermando la productividad de la empresa, así como detectar lasprobables áreas de oportunidad y mejora, para incrementar la rentabilidad de laorganización

E*isten sistemas integrales que permiten llevar a detalle el reistro de toda lain)ormaci$n enerada "or una oranizaci$n, y en la actualidad es una ventajacompetitiva el contar con sistemas unificados en los que el cruce de informaciónsea más práctico y eficiente por su automatización, ya que el contar con variossistemas en los que se tenga que migrar ó dar interfaz a los datos, afectará lostiempos y la seguridad en el manejo de la información "or lo tanto, en caso de nocontar con un sistema interal con)iable y reconocido, será conveniente valorar la implementación planeada de uno

"or !ltimo en este punto, es importante tomar en cuenta que independientementedel tama+o de la organización, el área de informática jugará un papel muy

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importante para lograr la correcta implementación, manejo y aprovechamiento delos sistemas utilizados para la generación y uso de la información en general de laempresa, por lo que se debe de considerar el hecho de tener en dicha área apersonal profesional discreto y actualizado en la materia

e 'e (mplementaciónDal como ya se ha mencionado anteriormente, la implementación de las técnicas,procedimientos, normas y políticas para llevar a cabo las operaciones y funcionespor parte de todos los integrantes en los procesos de trabajo de una organización,dependerá de varias situaciones Entre las más importantes, se encuentra el girode la empresa, el alcance del Contralor y los objetivos específicos que sepretenden lograr

'e ahí, que una vez analizadas las diferentes áreas de la empresa, así como susprocesos y la efectividad obtenida mediante los procedimientos y lineamientos

actuales, será necesario identificar aquellos puntos donde el trabajo del Contralorse enfocará para la detección y corrección de malos usos y manejos, para lamejora y8o renovación de procedimientos y reglas que permitan aprovechareficientemente los recursos y obtener los mejores resultados En el trabajo delContralor se debe considerar para poder llevar a cabo lo anterior, todos losaspectos internos y e*ternos que afecten el concepto analizado para estar enposición de tomar en cuenta todos los beneficios y consecuencias de lo que sepretende implementar

Es recomendable que cualquier implementación que se haga, sea establecida porescrito e informada a todos los involucrados, y cuente con una clarafundamentación documentada que permita el entendimiento de los motivos por loscuales se esta llevando a cabo, además de que deberá especificarse claramentelos procedimientos a seguir y las reglas y políticas aplicables, los beneficios y elobjetivo de dicha implementación Como lo anterior tiene que estar previamenteanalizado y acordado por parte de los directivos que aplican la toma dedecisiones, es necesario que la autorización de la implementación de unprocedimiento y8o política, se haga por escrito mediante firma autógrafa de losresponsables, y se acuse de recibo por parte de todos los involucradosinformados

f 'e Evaluación

Ana de las partes integrantes del trabajo del Contralor, es la que permitirá conocer los resultados de los procedimientos, procesos, políticas y reglas establecidas "or sentido com!n podemos conocer fácilmente si los objetivos se cumplieron ó no,pero es indispensable poder identificar no solo si se logro una meta, sino tenerclaro en que medida ó proporción se alcanzó lo que se pretendía, así como losfactores que intervinieron para haber llegado a los resultados obtenidos "or lotanto, será necesario que se cuente con técnicas de evaluación que en pocas

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palabras, nos digan el porque de dichos resultados, y nos den pauta para corregirlas posibles deficiencias ó para mejorar a!n mas lo ya implementado

g 'e "royectos

"or !ltimo, y una vez evaluados los resultados obtenidos en el "roceso detrabajo del !ontralor , ya sea en la revisión de un solo objetivo ó de varios enconjunto, se podrá estar en posición de determinar los proyectos a futuro para elsostenimiento de la empresa en el mercado, proyectando los distintos escenariosen los que puede encajar la organización y definiendo de acuerdo a lasestimaciones económicas y financieras el mejor de los destinos "ara tal efecto, elContralor se tendrá que apoyar de un adecuado análisis financiero que permita alos altos directivos y a los miembros del consejo de administración tomar la mejordecisión, para permanecer de manera sólida en el mercado y buscar siempre seruna organización líder en su ramo

6os proyectos constituyen siempre, el deseo de mejorar y en algunos de loscasos, también el propósito de e*pandirse y crecer, ya sea en el aspecto deventas por apertura de más sucursales ó establecimientos, ó en la variedad deproductos y servicios ofrecidos a los clientes

6. La contralor#a basada en el sentido humano

Con regularidad podemos ver que en algunas organizaciones el enfoque que se leda a la Contraloría tiene que ver con el cambio de esquemas y sistemas de trabajotradicionales mediante la implementación de controles que en muchos de loscasos, quienes tienen que llevarlos a cabo no están dispuestos a realizarlosporque les representa eso$ An Cambio < en este sentido, los directivos con tal delograr los objetivos que son e*igidos por parte de los due+os de las empresas, lossocios y los accionistas, realizan lo que sea necesarioF para obtenerlos,incluyendo malos tratos, sobree*plotación, injustas remuneraciones e incluso eldespido

?i bien es cierto que la Contraloría para que sea efectiva debe ser estricta y sedebe realizar con disciplina considerando la apertura al cambio, también es ciertoque dentro de las mismas técnicas de control, se deben implementar aquellas quetienen que ver con un digno trato y empatía con los responsables %ejecutivos,empleados y trabajadores& de la ejecución de los procedimientos aprobados,previendo que en todo momento se proteja principalmente la integridad del recursohumano y se promueva su desarrollo tanto en lo profesional, como en lo personal9y teniendo en cuenta que las personas representan en cualquier lugar y situación,el recurso mas importante de una organización

"or lo tanto y en base a lo anterior, si los objetivos específicos más importantescontemplan beneficios para este importante recurso, mediante un adecuado apegoa principios y valores humanos que engrandezcan su labor en la empresa, se

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estará asegurando en gran medida el correcto proceso productivo de unaorganización

7. !onclusiones

Como se puede observar en el desarrollo de este trabajo, el desempe+o de unContralor dentro de una organización es de gran importancia, y el buenfuncionamiento de la empresa va a depender en mucho de las implementacionesque se realicen por motivo del trabajo del Contralor, mismas que a su vezdependerán del alcance que el encargado de la Contraloría tenga, así como de losobjetivos específicos para cada área ó situación que se presente dentro de laentidad, los cuales deberán en todo momento establecerse con la finalidad demejorar y hacer mas eficiente y rentable la operación de la organización, y con ellocumplir las e*pectativas de los socios y accionistas, al tiempo que se provee de undigno trabajo a todos los que en la empresa laboran y se otorgan productos yservicios de calidad que permitan no solo la permanencia de la empresa dentro del

mercado, sino el reconocimiento como una organización de principios y valoreslíder en su ramo

*otas com"lementarias8

El presente trabajo se realizó con la finalidad de plasmar de una manera práctica ysintetizada el criterio que un servidor tiene con respecto a las funciones de unContralor dentro de una empresa, y esta basado en la lectura de varios artículosrelativos al tema de Control (nterno, así como de la e*periencia adquirida durantela carrera profesional y laboral

9e)erencias bibliorá)icas8

5 #rticulo$ El Contralor, responsabilidad y funcionesF'r #lfonso =arcía )artínez@acultad de Ciencias Económicas y #dministrativasGGGurm*

5 #rtículo$ Control (nterno #nónimoGGGmonografíascom

5 #rtículo$ El (nventario;ebeca )artínez %rebecamHveibmcom&GGGmonografíascom