ÁREA: RECURSOS HUMANOS

PPPRRREEESSSEEENNNTTTAAACCCIIIOOONNNEEESSS EEEFFFIIICCCAAACCCEEESSS

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Área: Recursos Humanos

Curso: Presentaciones Eficaces

Edición: Diciembre 2011

i.1

inDice

teMa 1. La coMUnicaciÓn1.1. Introducción1.2. Conceptos básicos1.3. Funciones de la comunicación1.4. Patrones de comunicación1.5. Comunicación eficaz1.6. Dificultades de la comunicación1.7. Las leyes de la comunicación

teMa 2. eL proceso De coMUnicaciÓn2.1. Introducción2.2. Finalidad de la comunicación2.3. La cadena de la comunicación2.4. Etapas del proceso de comunicación2.5. Condiciones idóneas2.6. Problemas en el proceso de comunicación

teMa 3. La coMUnicaciÓn en pÚBLico3.1. Introducción3.2. Como comunicarse en público3.3. La comunicación verbal/no verbal3.4. La comunicación en Grupos

3.4.1. Funciones de la comunicación en los grupos3.4.2. Dificultades de la comunicación en grupos

3.5 Reglas para comunicarse eficazmente3.5.1. Proceso bidireccional3.5.2. ¿Te han escuchado? 3.5.3. ¿Oíste lo que te dijeron? 3.5.4. La comunicación en grupos y reuniones3.5.5. Cómo entenderse con un equipo joven3.5.6. Consejos prácticos

3.6 La Comunicación Asertiva3.6.1. Introducción3.6.2. La conducta asertiva3.6.3. Componentes de la conducta asertiva3.6.4. Aserción negativa3.6.5. Reglas para no reducir la figura de la persona que escucha3.6.6. La crítica constructiva

presentaciones eficaces. Índice

i.2 presentaciones eficaces. Índice

teMa 4. factores QUe afectan a La coMUnicaciÓn Y a La per-cepciÓn De La inforMaciÓn

4.1. Introducción4.2. Factores que afectan a la comunicación4.3. Factores que afectan a la percepción de la información

teMa 5. coMo preparar Una presentaciÓn5.1. Introducción5.2. Puntos claves5.3. La preparación5.4. Tiempo y recursos

teMa 6. cÓMo estrUctUrar Una presentaciÓn6.1. Introducción6.2. Tipos de presentaciones6.3. Introducción a la Presentación6.4. Apertura6.5. Cuerpo central6.6. Conclusiones y cierre

teMa 7. cÓMo Hacer Una presentaciÓn i7.1. Inicio7.2. Documentos a entregar7.3. Venta de ideas7.4. Control del miedo escénico7.5. Modales que debemos tener7.6. Formas de utilizar la voz7.7. El lenguaje corporal

teMa 8. cÓMo Hacer Una presentaciÓn ii8.1. La técnica del faro8.2. Planificación del tiempo8.3. Como dirigir una discusión8.4. Interacción con el auditorio8.5. Formulación de preguntas8.6. Un lenguaje adecuado8.7. Qué hacer frente a los participantes difíciles

teMa 9. recUrsos De apoYo9.1. Introducción9.2. Con que medios podemos contar9.3. Como sacar el mejor partido

presentaciones eficaces. Índice

9.4. El rotafolios9.5. El proyector de transparencias9.6. Flip Chart

teMa 10. estrateGias para triUnfar10.1. Comprobación de la presentación10.2. Ideas para el éxito

i.3

presentaciones eficaces. Una comunicación eficaz1.1

teMa 1. La coMUnicaciÓn

En el desarrollo de nuestra actividad laboral es muy posible que en algúnmomento nos veamos en la necesidad de realizar una presentación, bien antenuestro equipo de trabajo o bien en un auditorio ante un variado y públicodispar.

Para salir airado y satisfecho de esta situación, es necesario, por una partetener cierta habilidad para comunicarnos ante un público y por otra, contar conla suficiente práctica para un manejo adecuado de cuantos recursos nos van aservir de apoyo en nuestra tarea.

Por tanto, el objetivo de este curso es que los participantes adquieran lashabilidades necesarias para este desempeño, tanto en comunicación, mediosde apoyo y herramientas necesarias para realizar una presentación eficaz.

1.1. introducción

Iniciamos este tema con unas nociones básicas quenecesitamos conocer acerca de la comunicación en términosgenerales, nos servirán para conocer esta habilidad en sí ycomo utilizarla en beneficio de la realización depresentaciones eficaces.

1.2. conceptos básicos

DefiniciÓn

La comunicación se define como el intercambio de información entre dos o másindividuos que constituyen una relación recíproca, significativa, que va a sertransmitida por el emisor y recibida por el receptor. Es por tanto, la transmisiónde mensajes de naturaleza informativa o emotiva con la intención de modificarla conducta.

El emisor debe asumir la responsabilidad de la eficacia del mensaje y que seacomprensible para el receptor.

Se trata de una actividad en la que concurren la razón y la inteligencia, lossentimientos y las emociones.

presentaciones eficaces. Una comunicación eficaz

eLeMentos

En la comunicación intervienen una serie de elementos que desempeñan cadauno su función. Todos ellos son fundamentales para que el proceso se desarrollecorrectamente.

Si alguno de los elementos es inadecuado la comunicación no cumple su papeladecuadamente.Los elementos de la comunicación son:

Emisor: Persona que transmite el mensaje y espera una reacción del receptor.Selecciona el canal, codifica y transmite los mensajes. Antes de enviar elmensaje debe considerar:

Considerar la importancia de la información, valorar si es necesaria ypertinente y emitirla sólo en ese caso. Analizar las características del receptor, nivel cultural, situación personal,relación entre ambos, cómo le va a afectar la comunicación. Elegir el código, elegir un lenguaje común con el receptor y adecuarlo a loque quiere transmitir. Elegir el canal, seleccionar el medio por el cual se va a facilitar lainformación ( teléfono, carta, reunión... ) en función al receptor, urgencia,importancia... Elegir el momento adecuado, respetando al receptor, valorando la situaciónexterna etc. Esperar la reacción del receptor para valorar el resultado de lacomunicación.

Canal: medio a través del cual se transmite el mensaje para llegar a sudestinatario.

Receptor: Persona que recibe el mensaje y lo interpreta. El resultado de lacomunicación depende básicamente de lo que este entienda. Para ello debe:

1.2

Adoptar una actitud positiva, ser receptivo a la información. No evaluar al emisor. No anticiparse al mensaje, permitir la expresión al emisor, dejar hablar. Demostrar interés, escuchar de forma activa. Verificar, comprobar lo que dice su interlocutor, proporcionar feedback.

Mensaje: es el contenido del proceso de comunicación. Es el producto físico.

Barreras de comunicación: se refiere a las interferencias indeseables quetienden a deformar y alterar, de manera imprevisible, los mensajes. Impidenque lleguen los mensajes correctamente. Pueden ser físicas (ruidos),semánticas(comprensión de cada receptor) o psicológicas.

Feed - back: es la retroalimentación que el emisor recibe del receptor una vezque éste último ha recibido el mensaje.

Contexto: Condiciones donde se desarrolla la comunicación

canaLes De coMUnicaciÓn

La información en las empresas circula de diferentes maneras. La organizaciónpor donde debe fluir la comunicación hasta llegar a los destinatarios a la queva dirigida conforman LOS CANALES DE COMUNICACIÓN.

En las organizaciones los canales de comunicación permiten realizarcombinaciones entre las distintas direcciones que puede tomar la información,nos referimos a dirección horizontal( entre empleados de la mima categoría),ascendente( de los empleados a los responsables de equipo) o descendente(delos jefes a sus colaboradores).

Los canales de comunicación pueden ser formales o informales.

Ambos canales se superponen y complementan, sino existiese adecuación,implicaría que los canales establecidos por la empresa son deficientes.

canaL forMaL: Son las establecidas por la empresa con el objeto de hacerllegar la información necesaria en el momento adecuado y a la persona elegida.Estos canales van a respetar la jerarquía empresarial, se van a basar en elpuesto que tiene el sujeto.

Los flujos de información de estas redes deben ser regulares, previsibles, tienenque evitar tanto el exceso como la insuficiencia en la información emitida. Se

presentaciones eficaces. Una comunicación eficaz1.3

presentaciones eficaces. Una comunicación eficaz

corre el riesgo de rumores incontrolados

canaL inforMaL:Surgen de forma espontáneamente de las relaciones quese establecen entre las personas del grupo. La finalidad de esta red informal essatisfacer las necesidades personales que tienen los empleados.

Estos canales mantienen informados a los empleados, les produce satisfacciónen sus relaciones con el entorno laboral. La comunicación informal mejoran lacomunicación en la empresa al crear canales alternativos que a veces resultanmás rápidos y eficaces que los formales. Un ejemplo sería el rumor.

1.3. funciones de la comunicación

La comunicación tiene cuatro funciones principales dentro de una organización:

Control: actúa para controlar el comportamiento de los integrantes de laorganización. Se establece una jerarquía y se produce una comunicación formalde control. Pero la comunicación informal también controla el comportamiento.

Motivación: La comunicación fomenta la motivación por que especifican a loscolaboradores lo que se debe hacer, lo bien que lo hacen etc.

Expresión emocional: La comunicación es fundamental dentro de laorganización, así los miembros pueden expresar sus sentimientos desatisfacción o de frustración.

Información: La comunicación proporciona información necesaria para quese puedan tomar decisiones, se transmiten datos y se pueden evaluar otrasopciones alternativas.

1.4. patrones de comunicación

Existen tres estilos en la comunicación:

1.4

inHiBiDo-pasiVo: No expresa nada acerca del comportamiento que lemolesta, evita actuar por miedo, no es directo, manifiesta una conductainsegura.

aGresiVo: Actúa utilizando la intimidación, el sarcasmo, e incluso conviolencia.

asertiVo: La asertividad consiste en expresar claramente tus deseos ynecesidades a otra persona mientras que eres respetuoso con su punto de vista.

ASERTIVIDAD

DEFINICIÓN: Consiste en expresar lo que uno piensa sin que suponga unaprovocación al otro, sin mostrar conductas agresivas, de rechazo o de huida.

CARACTERISTICAS DE LA PERSONA ASERTIVA:

Dice lo que piensa y lo que siente. Es clara. Transparente y oportuna. Sabe decir NO o SI dependiendo de la situación y del momento. Defiende su espacio vital sus derechos, pero siempre respetando a losdemás. Ejerce autoridad sin que suponga un abuso. Tiene control de sus emociones. Es consciente que tiene derecho al respeto.

1.5. comunicación eficaz

La comunicación eficaz es una habilidad fundamental en las interacciones quese producen entre las personas.

presentaciones eficaces. Una comunicación eficaz1.5

presentaciones eficaces. Una comunicación eficaz

La forma de comunicarnos es a través de nuestro comportamiento, existiendodos dimensiones; comunicación verbal y no verbal, con funciones distintas ycomplementarias.

conDiciones iDÓneas para Una coMUnicaciÓn eficaZ

Las condiciones idóneas para una comunicación eficaz son:

Claridad Brevedad Orden en el mensaje Insistencia Ilustración Información completa Información de retorno (feed–back)

HaBiLiDaDes De Un BUen coMUnicaDor

Las habilidades que ha de tener un buen comunicador son:

Habilidades receptivas Habilidades de comprensión Habilidades de persuasión Habilidades de expresividad Habilidades para elegir medios adecuados Habilidades de respeto por el otro Habilidades para la concreción del tema a tratar Ser empático: ponerse en el lugar del otro

La escUcHa actiVa

La escucha es un elemento fundamental para que seproduzca la comunicación.

Nos podemos encontrar con muchas interferencias(distracciones, falta de concentración, etc…) en elproceso de comunicación, que sin querer, nosconvierten en oyentes ineficaces.

La escucha es un proceso activo, debemos participar emitiendo señales para

1.6

que la otra persona comprenda que le escuchamos y que le hemos entendidosu mensaje, también le alentaremos a que emita nuevos mensajes.

Hay una serie de habilidades para la escucha activa eficaz:

DisposiciÓn psicoLoGica:

Cuando escuchamos solo existe el interlocutor, debemos recibir noemitir.

Debemos estar preparados para identificar el contenido de susexpresiones verbales.

oBserVaciÓn DeL interLocUtor:

Mediante la observación podemos identificar sus sentimientos.

También podemos identificar el momento en que debemos empezar ahablar.

Los Gestos Y eL propio cUerpo:

Debemos usar un tono y un volumen de voz adecuado al responder.

Tomaremos notas si procede.

Asumiremos una postura activa, manteniendo contacto visual yexpresión facial de atención, sonrisa si procede y movimientos afirmativosde cabeza.

Nos acercaremos al interlocutor y mostraremos interés.

Las paLaBras:

Usaremos expresiones adecuadas como: “ya veo”, “vaya”.

Utilizaremos expresiones de resumen como: “quieres decir que…”.

Pediremos más información como: “puedes aclararme esto…”¿ quierescontarme algo más?

presentaciones eficaces. Una comunicación eficaz1.7

presentaciones eficaces. Una comunicación eficaz

DeBereMos eVitar:

No interrumpiremos mientras el otro habla.

No emitiremos juicios.

No debemos ofrecer soluciones prematuras, hay que escuchar todo elmensaje completo, incluso preguntar.

Debemos eliminar interferencias; ruidos o actividades que desvíen laatención.

Evitaremos el uso de expresiones que el interlocutor las puedainterpretar como de rechazo.

Si sabes escuchar:

Serás una persona significativa y digna de confianza.

Las personas que se sientan escuchadas se sienten aceptadas y estánmás tranquilas, sus pensamientos son más claros y te pueden aportar másideas.

La escucha activa estimula al interlocutor a seguir con la comunicación.

El escuchar eficazmente aumenta la capacidad de influencia en el otro.

Si escuchas es más fácil que te escuchen.

La escucha activa mejora el clima social y laboral.

1.6. Dificultades de la comunicación

Es bastante frecuente encontrar problemas de comunicación en unaorganización, generalmente debido a la personalidad y respuesta emocional decada uno de sus integrantes. Estas dificultades individuales y grupales debenser identificadas por el líder y analizadas por todos oportunamente de maneraseria y responsable.

Numerosas conductas adoptadas por líderes o colaboradores suponen serbarreras que afectan negativamente a la comunicación y a la obtención de losresultados esperados.

1.8

presentaciones eficaces. Una comunicación eficaz1.9

Hay una serie de actitudes y comportamientos de comunicación que provocanproblemas de entendimiento en el grupo:

Tener conductas infantiles e inmaduras. Tener conductas con una exagerada reacción emocional. Tener conductas histéricas. Ser egocéntrico.

Barreras en La coMUnicaciÓn

Ya hemos visto en los elementos de lacomunicación que son las interferenciasindeseables que tienden a deformar y alterar, demanera imprevisible, los mensajes. Impiden quelleguen los mensajes correctamente. Pueden serfísicas(ruidos), semánticas (comprensión de cadareceptor) o psicológicas.

Como barreras de la comunicación entre otrastenemos:

estereotipo

FILTRACIONES DURANTE LA TRANSMISIÓN ACTITUDES DEFENSIVAS MENSAJE INCOMPLETO FALTA O DEFICIENCIA DE FEED–BACK FALTA O DEFICIENCIA DE EMPATÍA PROYECCIÓN TENDENCIA A EVALUAR DEFENSAS PSICOLÓGICAS INFERENCIA FALTA DE PLANIFICACIÓN SUPOSICIONES NO ACLARADAS DISTORSIÓN SEMÁNTICA MENSAJES MAL EXPRESADOS CULTURAS INTERNACIONALES EXCESIVOS PASOS EN LA COMUNICACIÓN FALTA DE ATENCIÓN COMUNICACIÓN FRANCA

presentaciones eficaces. Una comunicación eficaz 1.10

Desconfianza y temor Sobrecarga informativa Percepción selectiva Actitudes

1.7. Las leyes de la comunicación

Cuando B interpreta erróneamente un mensaje de A, la culpa es siempre de A,lo que quiere decir que la culpa de una comunicación precisa y eficaz perteneceal emisor.

se pUeDe HaBLar De coMUnicaciÓn soLo cUanDo se eJerceinfLUencia soBre eL coMportaMiento DeL otro

Cada persona oye y ve selectivamente. Un mensaje que coincide con el sistemade valores del receptor o que incrementa un sentimiento de valor personal,resulta ampliado. En el caso contrario, los mensajes resultan disminuidos orecortados.

claves de Éxito

Vehículo adecuado Correcta titulación Lenguaje común Contenido estructurado, simple, racional

razones de fracaso

Interés vulgar No sacar consecuencias Vehículo inadecuado Ambigüedad Contenido mal estructurado, complejo, formato inadecuado. Asumir cosas

resUMen

La comunicación se define como el intercambio de información entre dos omás individuos que constituyen una relación recíproca, significativa, que va aser transmitida por el emisor y recibida por el receptor.

En la comunicación intervienen los siguientes elementos; emisor, receptor,mensaje, canal, contexto, barreras de comunicación y feed-back.

La información en las empresas circula de diferentes maneras. Laorganización por donde debe fluir la comunicación hasta llegar a losdestinatarios a la que va dirigida conforman .LOS CANALES DECOMUNICACIÓN; estos pueden ser formales e informales.

La comunicación tiene cuatro funciones principales dentro de un grupo: decontrol, de motivación, de expresión emocional y de información.

Existen tres estilos en la comunicación: INHIBIDO-PASIVO, AGRESIVOy ASERTIVO.

La comunicación eficaz es una habilidad fundamental en las interaccionesque se producen entre las personas.

La forma de comunicarnos es a través de nuestro comportamiento,existiendo dos dimensiones; comunicación verbal y no verbal, con funcionesdistintas y complementarias.

Las condiciones idóneas para una comunicación eficaz son: Claridad,Brevedad, Orden en el mensaje, Insistencia, Ilustración, Información completa,Información de retorno (feed–back).

La escucha es un proceso activo, debemos participar emitiendo señales paraque la otra persona comprenda que le escuchamos y que le hemos entendidosu mensaje.

presentaciones eficaces. Una comunicación eficaz1.11