LA DESCRIrcIÓN PROPIAMENTE DICHA

TÉCNICAS DESCRIPTIVAS

Vfctor Hugo Ar€valo Jondán

INVENTARIOS

Dentno de los distintos sistemas de recuperación de la infomación uno de los más

conocldos y udlizados es el inventario" como una relecion del patrimonio docummtal de

una institucién, estado o nació¡r" algunos autor€s sostienen que el inventario es un listadode docummtos depositados en un anúir¿o, onos se acercan más a la vendadem función delinr¿entario al decimos que sinre de conm¡l y existencia asl como la ubicación de krs

documentos.

Pa¡a las grandes instinrciones como los gobiernos provinciales, nacionales o muni-cipales, eI inveru:irio debe tener irn v¿ilor jrmdico convenñeriternenre nespaldado por lelegislación de cada ámbito. Esta toma de conciencia debe se¡ rcalizacla Inr parte de las

autoridades. Todos los a¡drir¡enos deben poscer su inr¡enta¡io. Considerado como recpisitomffiimo del ar*ivo.

Su funcién es de da¡nos la ubicacién y ubicuidad det docrmrento y conmol de su

existencia.

El tétmino ubicuida4 nos hace refq,encia a r¡n estado de presencia en varias ubica-ciones, es decir, el documento, si bien ftsic¿r y rcalmmte se encuentFa eti trna ubic¿rciÓn, se

tiene infornracién de élmediante los inr¡entarios.

Vicenta Cortéz Alonso, establece al in¡enta¡io como un documento 'que tiene un.:áráercr neremeáte localizádor, y por lo mismo, no ve provisto ñás qne de aqrrellos datosimprescindibles mediante los cuales se Feconocen los documentos por su calidad su feüa yel lugar m que están ernplazados.... es de carácter doméstico y para uso de los funciona¡iosen su labor de servicio'.[![

Esta definiciOn de inr¿entario cumple con uno de los fines de la DESCRIPCIÓN laubicación del docummtq asl mismo nos da una pauta para la del misurq 1o

observarenros en subún¡lo coneslnndiente.

Ca¡mm Crepo, define alinve¡tario como "la relación sistemáticamás o meno,s de-tallada de todos y cada uno de los elementos que forman un fondo" Eerie, etc, (documento,expediente, legajo, caryeta) t€spetando su ondenación'.[2.[

Antonia Mantilla Tascónnos dice sobre el inventario que 'efectuadaya la divisiónen gfañdes gfuÍxrs y m tritidades dr¡ei¡nmmles y arnalizadas éstos, se pimceddá ainventariarla documentación que no es ofrcolocación'.[3.[

Theodorc R Schdlenbmgseñalaseries de documentos denuo de un gnrpoprivados.[!l

Los inventa¡ios se efectuaban en la antiguedad esc¡ibiendo Ios asientos sobre libros,lo ei¡al prcseñtáhi el pmblema visro ánrdormmrc ñ que no i¡é po¿ia iñftreálai asii*rrés,

adernás q¡re debemos tCImar en cuenta que la producción documoal era bastantereducida en nueshos tiwrpos, realizar un rabajo de estos rcc¡rierc de un mayor nrlmero de

lt(troñas eneratggrdas de llevat los FegisEos, ineidiendé eñ los eosEos.

El fin principal de este auxilia¡ consiste enprobar la existenciade los docr¡mentos.

Los fines Seeuada¡ios se eenstituyen básieamente:

Recupeación del docr¡mento y de la información, como fin OtiL Tambien se ladenomina como Brlsqueda.

Cont¡ol, S¡e nos peur-.ite lealizar una c,ompulsa de doeum.eacos pan -su com.pro-baciénencaso de exnavfo o entnepatrrleo, esrecomendablercalizaruncontrol uimesnaL

Estuüo de la doeumqtacié¡r, G}¡€ lo etudiare"mos mas qtensÍrmente euando

analicemos la adminisnació¡r de la informació¡r.

PROCEDIMIENTOS

En las institucioneg entidades, empne€nq se torna en cuenta algunos aspecto.s pafttrealizat un ifireñBáño efitxz, eitámos ralgunris:

I-a Instih¡ción debe contar con unadasiffcaciónadecuada realizada por el archirro;

es conr¡eniente que esta dasificación" basada en su propia organización, sea conocidu po.todos aquellos que estáncompmmetidos conlos námiesytenencia de documentos.

El Arctrft¡o debe contar con unaordmaciónadecuada si es posible transmitir lasnounas de ücha ordenación a las áreas cortespondientes, de forma trl qu. si existenoficinas que retienen documentos circunstanciales, universalicen las normas del archirao yapli-quen dichos eouocimientos,

Lossoporteun'li-ud* por el atúirro para los invmtarios, debm ser generalizadosatqdalainstitución siela¡ebivout¡lizaplanillasdiagramadas,eseonvenienteqrreloso@ssectores tanrbign lo haga. sobre el mismo moddo.

El inventario delos documentos, debe rcaliza¡lo el a¡chivo, pe¡o, se dan siuuaciones

de insdh¡cioires que üenen ¡¡¡chivos desxrnnali:adns, ó bien ddsten seetores de la enüdadqne retienen documentos pornecesidades de wabajo o simplemente por comodidadtenqa mano los documentos'; etr estos cascrs, el archivq de comrin acuqdo con los nir¡eles

ejecutirrcs, deben asignar respnsabilidades a qnienes retienen la documentaciOn" para que

estós reálieeñ el itivuitatio de lo que Uenm en sü lx'(ler:.

Existen instinrciones que rcalizan inventarios pornorteamedcanos, es decir, cada serie se anota porrcalizan estos inventarios en sectones que retienenpotlo merroq rma copia pam el a¡chivo" a fin de que éste

del pauimonio documental existente en toda la institr¡ciéncada archivo e\rentual al a¡chir¡o general de la instinrcién para tener conocimientoadecuado ddvolumen de docummtacionfueta de los ¿rrchivosgener,ales.

Es convenimte que el arúivo de las pautas del procedimiento para realizar el in-vmtario, delamismaforrra que son sus propios procedimientos.

Básicamente, el inventa¡io debe tenen

l.-Ubicacién del documento en:

Ofrcinao sectordonde se encuentra"

estanteifa donde se ordenanlos documentos,

estante donde se encuenna el documento descrito-

Anaquel en el que se instaló el documento buscado.

2.-Nombre de la serie si la oficina desconoce el término serie, determinar el nom-bre que le asigna a los documentos, asf el archivo tiene la posibüdad de conocer lahemetrewicaqüe se desattnlla mcada s€etoi de lainsftticióii.

3.- Feclas topes de las series y de la docr¡mentación.

4.-Espeeifiear loscontendores o unidadcs de eonservaeiéude los doeummtos,señalando si son encuadqnados,legaJos, archivadores de palanca a¡chivadores (folders) e

inücar el nrlmem de unidades por cada serie.

5.4on la finüdad de que el arüivo teng€ rr a idea genaal de los docummtos quehan de ingresar al a¡chivq es necesario que los archivos er¡entuales especifiqnen lasmedidas en meuosy cenúmetnos; esto le permite d a¡chivo prever sobre el espacio que hade rcquerit paÉ el ingreso doeumentaL l*as medidas se efecúan:

Ins documentos colocados en posiciónvertical, que generalmente son encuaderna'd* y archiradores de palanca se miden la longinrd desde el primer documentos hasta elfiltimo y se exp¡esanennreftCIs lineales.

Los docume¡tos coiocados de canto, que genemlmente son cajas, se mide la longi-tud de la prirnem caja a la lildma y la profundidad en el estante, expresado en merlosIlneales, declmeu,os" cenúmettus" etc.

Los documentos colocados en posición plana ¡ecostados,llnos srcima de onos, ennúiiict€s, se midcñ en el smddo de la aln¡ti de eaü ftstiiá y la longimd q,re ééüpa en ltisestantes" simpre opresado en sistemaméuico.

\6.-Es necesa¡io también rcalizar las observaciones nece.sarias, estado de los&cu-

rieútoq disirosición pot la cual no se t¡aslada la docrimmtaciOn al archivq etc. ---'..-.- '-'

CLASIFICACIÓN DE TNVENTARIOS

Existe una enorrne variedad de inventa¡ios, tantqs como archivos puedenexistir, razúnpor la cual se ha buscado normalizar la descripción, el problema no esta

en la normalización, sino en la capacitación de profesionales que se hagan cargo d.el

problema, porque los a¡chivos no es solo manejo de papel€s, 6 bastante compleja lafunción del a¡chivero profesional. La clasificación que mostramos es solo un muestreode lo que necesarÍanente se puede hacer.

POR LA UNIDAD DE ARCHIVO QUE LO UTILIZA

Por la extensión de los asientos o por la finalidad que perslguen" los inr¡enarios

Füedeñ set esqücmfficqs" de ñép$stré y analftieos.

Inventario cquernático:

Consiste e¡ haeer un inr¡entario ¡ff serieq no [x]r tipos doeumentales. Nosrcpresentaunabteve ideadel contenido de cada ssie. El esquemático es aqud que en cadaasiento desqibe una serie completa.

Inverrtario por unidad de consenr¿ción:

Aluüendo a cpe condene ma cajq un archivador de palenca, irn expediente. Esteinventario es conocido porregisu,o geneml de ennada de legajos yen el cual se hace constarpor cada legajo su fectra de ennada pocedencia, idea geDeml del contenido y fechas

er(Eemas. El inveritario de regisno recibe una unidad de consttvación For cada asiento.

Invent¿¡io ¡nahtico:

Se efectúa pot tipo documental" y es normalmente usado para documurtos de granimportánda, este dgt de inveffrüio Füede perfectrimmte ftenplázar al crtalogo, pot sümis¡na natutaleza, resuha muy aconsejable dado que es más fácil realizarlo que el *dqgqes de gran ayuda: el analftico" al desqibir en cada asiento una pieza documental, no es

coffreniente para árchivos tnuy $ana6.El inventa¡io anaütico desciende ¡ ¡fifd¡alizar el contenido, feúa y lmalización

decadadocummto.

POR LA FINALTDAD DE EL II{VENTARIO

Los inventariog conr¡enientenrente modificados cumplen deternrinados roles en laadminisuaciún de la instinrci6n, entidad o emp¡esa. Ast observamos:

Pa¡aconu,oldeffimite:

Ceneralmente este i$rentario se realiza m las mesas de enmadas o eorresponden a

los libros de ennada utilizados tambi€n en los a¡chivos como inventarios cuando su

elaboración y se pueden apreciar * ltssecreta¡ias de el ingreso y Eli(la_de-10sdocumentos.

Inventario por rcmición:

Generalmente este inventa¡io se considera al de recepción de documentos de una¡c.hirrc genwal, interuredio o histórico. Existe confusión de este término con la palabrarasleder, qrt€ñüdo como sin6nimo de rcmitit, por rcmidr se endende comectammrecuando se envia de r¡na dependencia a ora a¡ctrivlsticammte hablando, m:¿sladar es muda¡de un arúivo a otre, sin que se pierdan los dsechos que se ejerce sobre los documentos" asl

Énemos qr¡e si tmsladanios desde la endd¿d hast¿ un ¿mhi.¡o internredlo, la entidadpmductora puede disponer de la infounación y de los documentos y tomar medidas en

convenio con el mismo archirre; pem si uansferimos del a¡ctrir¡o intermedio al archir¡o

histórico,la enddad produetora pierde los denechos sobtr esos docunismos que Fasrrn a ser

de dominio prlblico y pauimonio cultr¡ral

Invmtario ds eliminacién:

Casi m desuso en la aen¡alidad por la faeilidad c[¡e se d, ene al rs¿lizar un inventariode existencia, se inco4roran los datos de eliminación Es necesario realizar inventario de ladocumentación eliminada" como constancia de lo acnrado, puede verse también este

inr¡enta¡io bajo el nombne delnventario de opurgo. I¡ qne try q,r" tener en da¡o es que

estos inve¡tarios son soloparte de la sdeciOn documental

Inventario de existencia:

Considerado como el mas utilizado" por ser el mas práctico y últil, esencialmente elmas necesario m pr{mefr instancia. h todá circrrnsuncia de ocupacion de un deposfto depapeles es el primer in¡entario c¡ue se practica Flra tener un conocimiento real de lascircunstancias documentales del a¡chir¡o.

Inventario de estudio:

Tambia se los conoce comoinvmtarios temáticos, en principio. orimtan alinvestigadoten distintos eempos. Sesoue elriesgo de deseonoeer afondo eltemaal que se

refrere el inrrcntario o bien existe la pnobabüdad de que un a¡chir¡o existan una cantidadconsiderable de temag lo cual obligarfa a tsaliz¡¡ 1¡¡¿ enonne cantidad de inventarios, salvoque se cuenten cnn sistemas computarizados, $¡€ pmiten realizar una clasificacióninmediata, no obstantg el nabajo es arduo para este tipo de inventarios; sobre todo pr lapoca púctica y eonocimiento qr¡e se time sobre ellos, sahoo para malerias históricas que se

ralizabanenmuchos a¡chirros. Ylos resultados no siempre mn satisfactorios.

Invengario t€pegráfiea:

Normalmente se incorpora al inventario de existencia, poque este nos indica enque áfca se meüffiüá el doct¡mmm. El Invmurio to1ryAñco realizado sobre 1¡ari6s

archft¡os de una misma institución" nos ace¡ca concepuralmmte a la vendadoa funcién de laGufayde la descripcién coleciva.

Inventarios suma¡io: \lkpresa con brerredad el contenido y feúas exmemas de cada .pM-t , carpeta,

mazo y ata s gue aantcngan hs le$jos. Se apwima mas al lista o propiame"nte diehq

DISEÑO Y DTAGRAMACIÓN DEL INVENTARIO

Sobre este aq)ecto,lo mismo que para ot¡os auxiliares desaiptivos, no se puede daruri diagremia &fnftfi¡o o geneml Nosnalmmtc se de un¿i txle que luego se ádecue a lás

necesidades de cada a¡chir¡o. Se parte de r¡n modelo que con la practica se perfeccion4 de

acuetdo a la hemrméutica de cada instin¡ción Recifu se realiza el diagrama deftnitir¡o. Pon

eso es üne ransaeeión enme el idealyla tealidad"

Básicamente está constinrido Inr tres partes" rcepetando los cánones de laDiplomática:

Encabezamientq

Encolumnado.

Datación

ENCABEAMIENTO

El encabezamiento estacompuesto¡nrdatos dela instituciónoentidadproductoray aquellos que son comlrnes a todos los documentos que se describen. El encabezamienmde fos inventarios obedece m gran forma a la natu¡aleza mismos de los archivos" por lotantCI a la dasifrcación, si observamos desde un atchivo genml, el encabezamiento no vadirigido a la entidad productora sino al fondo rna)ror, considerando que las entidadesproductoras d"j* de ser datos comlures, pem solo casos exce¡nionales, y lo gue se debe

comptedm perfectamune es qxe los mctir¡os adrnlni*mdvos no deben depende de lesnecesidades nipúoridades de los historiadoreg sino delos adminisnadores quienes son enbuen porcentaje los que utilizan los docummtos" pffi los historiadores hay tiernpo, puestoque los dcnunmtos hen de cmzer por üstinus etapaq rlec¿ntacioms y depuraciones,antes de rrer realmente su utilidadhistódca, es más urgente la información cienüftca que se

almacqranenlos ar,úirros"puesto qrepierden achalidadmás rápido quelahistoria.

De aeue¡do cea la dasificasién de los inrrencanss, que no es e¡üausriva lss dauas delas distintae panes del inrrent¿rio pueden variaq evenhralmente los datos referentes a laideatificacién de la entidad productora o c¡ue se asientan en d encabezamiento, puedenconsistir en:

Numero de hoja Necesariamente por la cantidad de documentos, es necesario en

cada hoja numerarla para seguimiento de los datos.

Hay que tour¡ü en cumta que en mu&os casos el encabezamiento puede consistirüi la qkapa'o *éafáti¡Ia'dd inVerftatis.

Entidad pmductora: Ca¡ácter intenro ¿¿ ¿ocrNenqq-glry reflejará de alguna

forma el principio de procedmcia

Direccién Gmeral, Depanammto, oftcina Productom: Son datos clue nos dan unapauta de la clastficacion y dependmcias sobtr el documentas, nrs orientan en las fuiicionesyactividades enlas cuales se originanymuúasveces se desarmllanynospennitenrealiza¡bnsc¡redapor áreas de nabajo.

Nombre de la Ser.isS-i bien no cor_-responde lealizax estudios mas protrndos desde ésta

fuea" la clasificaciény ondenacién de los documentos rcaliza esn¡dios mas profundos sobrelas unidades documentales, en tétminos gmerales la serie esuna sucesión de tiposdocurnentales en una secuencia ondenada, y la suma de todos los términos de diclasecuencia.

La se¡ie en el caso de los eryediente' es lrna sucesién que se rcprcsenta como tdi"td2..., tdn... Los td son ti¡ns documentales como expedientes y cantidad distintas entÍ,e sl;

tües el primer o<pediente td2el squndo, y asi sucesivamente. Cuando el lildmoexpedimte apa¡ece m la ex¡xesión, es una sucesión finitc por lo tanto le conrsponde lasfeúas topes, de inicio y ft"a|" si no aParece es inftnita, lxrr lo tanto Ia pr,oducción

documental continrla.

El terminors"i€rlesigna la suma de lGs elemento o titrlos documentales oexpedimtes en este caso de una sucesién Una serie es finita o infinita depenüendo de si lacorres¡nndiente secumciadet€rnrinos es finita s inftnita.

I-a teorfa y el uso de las series infinitas son imlnrtantes en prácticamente todas las ra¡nas

dela znchivolegta.

Tipo Documentat... se habla con tánta natumlidad d. tipo documental que se

tiende a c¡e€r que es un tümino uni\¡e$al y antiguo en la archivologf* No es as1, sineurbargo. Todo parcce indicil que lo hemos tomado de Theodore R. Súellemberg" enconcreto del libro Técnicas Descripüvas.

Plazo de Constrvación de la sede, Decrcto que ffja d plazo:Solo para aquellosinr¡entarios qne tienen la finalidad de expresar d tiempo de vida de los documentos, sobretodo en la adminisnacién de las empresas, donde el espacio y la informaciÓn adquierendimensiones de responsabilidady economia-

Unided de conservacién:Es e.onveniente detalla¡ si los doeumentos estángua¡dados en deternrinadas condiciones, en cajas archirrerag atúivadores de palanca"

envoltorios, ete.

Cantidad orpeada en met¡oq Canddad en rmidades:Cuando analizamos unode los caracteles extemos, la cantida{ explicamos como se procede a medir.

las que se

Cuando la diagramaeión de los inventa¡ios se resuel\re que &ben rsliza¡se por laexpresión del encolurnnado, analizamos pimem que tipo de inventario elegimos, deacuendo a esta deccién se escogqán los datos a asenta¡ o cpe se necesitan asentar. Elencolr¡mnado esta compuesto ¡nt los datos referentes a los documentos y que no soncomunes a todoslos componentes.

Numqo de asiento:Muy necesario sobre todo cuando los archivos requiercn unnúmero ñi¡'¡ g'feftle de aslentm, nos fteffifte aecetler tapidamante :il aslento solieitado ynos d.á una idea de la cantidad de documentos.

Numem interno dmt¡o de la Serissobre todo cuando Ia serie es muy larga, es

conireñieñte tdet ima relación numérieá escenddte que nos pemih ubicrarla con mayorcele¡idad-

Fechas tope:Se colocan la primera fecha y la ultima de la serie que describimos"cu¿rndo el inveritario trt*ci de las stfles.

Signanrra dd Archivo Remitente, Signatura del A¡chivo Receptonh los camsde traslado y Eansferencia de archivos, estas signanrras cobran deter¡ninado valor solo deinteÉs para los a¡úivos y no para los usuarios. Posiblemente ambien les intenese a

algunos investigadores" solo comovqiñcacién de fuenes.

Obssnacioneclas observaciones son pertinentes a los documentos que se

asientan.

DATACIéN

La datacién esta compuestapor los datos refuentes al archivo y los res¡lonsables dele DESCRIPCIÓN, obviammte se induye el lugar y feúa en qrre fue realizado el auxliardescriptivo; la dataciónprácticamente establece el convenio de entrega de los documentoscuando intervienen dos o más arúivos" ¡ror lo tanto se piden datos que establezcan elmalrcolegal" eoftld side conml*to setratara.

Lugat y fecha de confección

Feúa de rcecpeión en a¡ebivo

Fi(na del redactor del inventario

Firma del que tildO y conu,olO la tecepién

Ada¡acion de fiuna y cargo

Sello del a¡chivo

Sello delrsnitente

\,"

SOPORTE DE LOS IT{VENTARIOS

Si bien h.** observado m caplnrlos anteriores sobre este tema, es conr¡enienteenalizar; Ia ñcha es aconsejable cuando se requiere inte¡calacion Es impracticablerealizarlo en libro, potque nonnalmente tiene intercalación ent¡e fpos. Par¿ este auxiliardcsmiptivo es recomendable utilizar las planillasn eüB se encuadman lnsteriounente.Cuando se trata de fundos documentales cerrados" arüivos muertos, fondos históricos enlos que no requieren de intercalación de datc¡s, es posible utilizar los libms.

De acuendo con la dasificación de los inventarios algunos tienen ürrír rnÍlyor corl'padbilidad eon los sofxtftes eoffié til libro m el eisó de los inveñtfiriaB essrernáEic€$.

Códigos

Los e6digos sgn combinasiones únicas de earaete&s, ¡rcr lo gencnl leqas o númclos,utilizada en las comunicaciones como medio de identificacién Se basa en la combinaciónde lenag de nrfneros o delenas y nrlmeros que sirve como idenüficación oficial abreviada

deorganismos, elnp¡esas, ernisoras deradioytelevisión, compañfas de aviación, etc.

En lugar ¿" ¡tilizar el nombre iüomático se asigna una leha o nfimeto cuyosignificado es conocido por Incas personas. I"os códigos reqniuen un fnüce o undocummto intetmedio que pennita lnterpreurlos.

Ia utilizacién de cédigos puede ser ventajosa cuando el sistma esn¡diado asl lopemite, pem tambien puede ser una gran obsmculo, sobre todo cuando abundan, hay que

utiliza¡los solo en casos demuchaudlidad-

IhIVENTARIOY CVT)

EI inventario por ser una hetr¿mienta basica y común a todos los a¡chivos, cumplesus funciones en las disdnas eallas del Cido Vital de los documenros:

Prea¡chiv¡stie

Momento de gestación y námite. Una vez culminado el namfu los documentosson rcrnitidos bajo inventario al a¡chivo correspondiente

Etapa administr¿tiva

Normdmenteenesta etapa se urplea elinventario de remisién. Esrecomendablerc:¿lizarlopor unidades de consen¿aci6n

En elA¡chivo Intermediose prevé los siguiotes inr¿entarios:

- de seleccióny de eliminación,

* inventar-io de conserracién pennanente S¡e pasa¡a pos.teriou[ete al A¡ebivsGmeml En algunos lugares el a¡üivo principaf se denomina cumo histérico y no General,

es prefedble denominarlo genaaly subdividirlo enintermedio e histórico, elintermedio es

nerarñenrea&niriisnativo.

. un inventario topográfico.

Por r,egla gene¡al loq inventar-ios de ¡emisi6t\ ssn eqeritqs pot el emisor en aerrqdo

conelreceptor.

El inventa¡i,o debe hacedo el qrre envfa la documentación en acuerdo con el

a¡üiroero.

En elArchivo GeneraltCIdo lo c¡re rcce¡niona debe efecn¡a¡lo inventariado. El

A¡chivo General se ocupa de efecn¡ar las gulas, publicaciones, pffi los inr¡entarios debe

rccopilarlos de acuerdo con $l sistena pnopio. Es prioriurio que haya in¡enta¡io en el

Arúivo Ger€r¿L ElArchftro Genqal continrlarecibimdo información, elque sepahacuuninr¡entario en el A¡chivo Gensal sabe hacer el de cualqnioparte.

Etapahistórica

Supuestammte los inr¡enu¡ios en esta etapa son ddnitir¡os, cortestrnnde realiza¡

los estudios dc consunro deinformacionparacubrir coninveñHrios especftiliziidos.

EVALUACIÓN

DE INVENTARIOS

El conocer concnetamente qué es lo qne va a ser considerado como parte del inventario de

un.ARCHM, es básico, puesto qrie se puedc c¿er en el er'¡o¡ de eonsiderat dmno ddinvqrtario, asimtog panidas,Items" qne rcalmente deban peftenecer a onos auxiliarcs de

investigacién.

En realida{ para c{ue las existencias docummtales sean susceptibles de ser consi-

deradas pe¡a el iñseüta¡ió, es ñecesaiio que pffienezoan e iuta müdád pmducrcra, dtmmo

del cu¡so nomal de sus operaciones; ya que cudquier sinuciOn en conrario, serfa causa de

modiftcacióur al considerar estas existencias.

Sobre esta consideracién general, será necesario, consecuentemente interprerar que

el inrrcntario se foma de:

I.- DOGUMEI\{TOS TERMINADQ€

a) en el archivo dela entida{

b) consignados en arúir¡os de tercems, m virn¡d de su patrimonio docummtal

c) en Eámite, ya sea con destino al usua¡io, o con dstino a la entidad como p¡o-piedadde lamisma.

It. DOCUMENTOS EN TRAMITE

Generalmente wpedientes, que se convertirán en un plazo razonable, en pane del

llattimonió ¿rtchivfsdco; deeimtx plazó raaonable, coñsiderando un manrite denat¡ dtilcurso normal de sus

III.- DPEDIENTES

Que son un conjunto de tipo. documentales que mediante su ensamble o su hans-formación pasan a fomar parte del patrimonio a¡chiústico.

Los ues conceptos anteriores, implican que tampoco scrfu considerados comopa¡te del inventario, aquellos documentos que hayan formado pane dd patrimoniodoo¡mmal de la mnda4 i que sc to{né la decisión de naruferit al Arclil¡o G€ñ€nil, cuto

es genealmente público" puesto que no reunirá los requisitos antes

mencionados, tales conrrl el hecho de ser producido normalmente para fiormar pafte de lase*rÍ*mcias docr¡mentales.

Relacionadus cr¡n los hes puntos antqiores" son tomados en cuenta como parte delos inr¡entarios los expedientes, tilns documentales" unidades de infomacién, y auxiliaresdescriptivos o de investigación que se obtie¡en a navés del proceso de pmduccióndocumental.

EVALUACIÓN

Evaluar inventarios es aplicar ob¡etiraos y cestCIs a los nabajos descriptivos por uni-dad de infor''maeion, p¿ua Effiei uñ{l coqtemcióñ adecuada de ingesns doei¡inerit¿iles,

costos descriptivosymantenimiento delos docr¡menms comodelainformación,heclo queno puede conoceree sino hastadfin delas openciones dela¡c.hivo.

En la práctica existe la pcaibilidad de evalua¡ sobre dife¡entes bases; considerandoque se obtienen resultados dife¡entes es nece$üio tener una idea exacta dd crite¡io deevaluación a¡ilicable-

Los efrctos de evaluación de inventaries, tienen lug* durante dos momentos. I-adetettttfnaeidn de utilidades de c*l¿i mom€nto, sn¡ponc eoüiro r€qu=-isÍtó indispenvible" lacomecta DESCRIPCTÓ}q ftsica y erraluación tanto del inventario del momento inicial comodel in¿entario ffnal; este hecho nos hace \rer que, son dos los momentos afectados por laevaluaciOri de invmt¿fros.

Para que sen miás daras las ideas sobre la rcper,cusión de la evaluación de los in.ventarios es necesario dividir dos puntos de üsta principales:

Desde el punto de vista material. Desde d punto de vista matqidDesdeelpuntodevisgadelainfomración. Si el inventa¡io fue evaluado en el

ejer,cicio anterior sobrc bases subjetivas, es

decir" se sobrestima el valor infiomativo del in¡entario, a medida que se presta el sevicio,se rcgistra m los informes costos su¡rriorcs a lo real" consecuentemente, la utilicladüsminuye, seincurre en errores como:

l.- Disuibución de infornración no realizada

2.- tncuemento m cosüo, uabajo-hora indebido de recu¡xración de idonnaeión res-tando utilidades.

PRESENTACIÓN

I-a presentacién adecuada inrrentarios, depmdean principalmente de la naturalezade la Instiruclóh, ya Qüe ño secmpi€ el inrren nio tiene la misma impoitaircia dmmo de

elos, sin emba4go, a trav€s de los procedimientos seguidos en la acn¡elida{ se pudeobtenet una idea de cual ha sido la fiorma genexal de presentarse.

h eada hstiuucién, será posible distinguirlos dife¡entes inventarios, tales como de

traslado y rcmisión" produccién documental, en Eamite, etc..

Es positüc que dentno de unmisms inventario se hagauna evaluaei6n difenenue. estoes, evaluar deteminado porcentaje sobre un método" y omo ¡nncentaje a base de omo; es

recomendable que los difere¡tes tipos de inventarios se F€senten separados conevaluacién particular para obtmer al final un total de inventa¡ios. Postaiormentgmencionar las bases de evaluacién a ravés de notas descriptivas.

l.- Qué clase dein¡entarios se estánutilizando. AsitendÉ elArúir¡ero opornrnidadde planezr con c€Íteza qrr€ informaciÓn pude atendff innediatameme y cilre p€didospuede aceptar aplazo.

2.- El sistema de invenu¡io usado en caso de ser recienüe un cambio, ha¡á del co-nocimimto a los que los ignoran, yrecadam a los que lo sep:rn, qrre los plzrnes denanunavariación" que deben de tener ptesmte ya que involunta¡iamente, se puede lLg* a cometererteres costosoq por deficiencia enfe mdos ellos.

Mencionar crral es la base de er¡"¿luacióu y cuál el p¡ocedimi,ento ud]Hzado,

[]Ve=.n .a Manud. Id" pág. 5.

[2]\razryee, Mrinuel. td" pag. 5.

[3]Vazquez, Manuel. Id" pág. 6.

[a]Vazarea ManueL Id. pág! 6.