Arqueo del Depósito abierto de BIBHUMA 2006...un nivel mínimo de merma que es aceptable en las...

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 Arqueo del Depósito abierto de BIBHUMA 2006   Lic. Marcela Fushimi Bib. Doc. Mariana Pichinini   Introducción Durante los días 2 a 4 de enero y 1 y 2 de febrero de 2006 se realizó una revisión general (arqueo) del fondo bibliográfico existente en el Depósito Abierto de BIBHUMA que consistió en el chequeo de existencias estante-catálogo utilizando los códigos de barra impresos en las etiquetas de los libros.

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Arqueo del Depósito abierto de BIBHUMA 2006     

 

  

Lic. Marcela Fushimi 

Bib. Doc. Mariana Pichinini

 

 

Introducción

Durante los días 2 a 4 de enero y 1 y 2 de febrero de 2006 se realizó una revisión general (arqueo) del fondo 

bibliográfico existente en el Depósito Abierto de BIBHUMA que consistió en el chequeo de existencias 

estante­catálogo utilizando los códigos de barra impresos en las etiquetas de los libros.

La revisión anterior se había realizado en febrero de 2004, coincidentemente con la implementación de un 

nuevo sistema de codificación de los libros con etiquetas de códigos de barra, proceso descripto ampliamente 

en el Informe presentado a las autoridades de la FAHCE en su momento1. 

El hecho de contar con este sistema permite que un arqueo se transforme en una tarea ágil, rápida y exacta, 

dado que su realización consiste en tres pasos que pueden programarse para su posterior automatización:

Paso1: Lectura secuencial de los códigos de barra de cada libro, mediante un lector o colector de datos, que 

conectado a una PC almacena en un archivo los números de inventario de los libros que están presentes en 

el estante, en el momento de la revisión. 

Paso2: Generación de un listado de los libros que deberían estar presentes en el estante, en ese mismo 

momento, éstos son todos aquellos con ubicación de Depósito abierto, excluyendo aquellos actualmente 

prestados, retirados por deterioro y marcados como extraviados.

Paso3: Chequeo de ambos listados y obtención de la lista de obras faltantes del estante en el momento de la 

realización del arqueo.

En esta oportunidad, el arqueo se realizó sobre 27585 libros ubicados actualmente en el Depósito Abierto de 

BIBHUMA (31% del total del fondo bibliográfico), cuyo acceso es de estantería libre y abierta a todos los 

usuarios. Es sabido que para realizar esta tarea se requiere que la actividad de la biblioteca sea mínima, y por 

esa razón, los arqueos se realizan en forma anual o bianual, y en épocas de receso o de baja actividad. A 

continuación se describe la metodología utilizada, los resultados obtenidos y las conclusiones y líneas de 

acción resultantes.

1 Control de inventario y etiquetado con códigos de barra de los libros del depósito abierto de BIBHUMA: Informe elaborado por 

Marcela Fushimi. – Mayo 2004. – Versión WEB disponible en 

http://www.bibhuma.fahce.unlp.edu.ar/documentos/Informe_revision2004.htm 

Metodología

Se formaron dos grupos de trabajo por turno que utilizaron los lectores de código de barra del sistema de 

préstamo para leer las etiquetas de los libros y extraer los inventarios a un archivo de texto, tarea que 

demandó aprox. 80 hs y se realizó en 5 días, con la intervención de distintos empleados:

Días trabajados Grupo 1 Grupo 2

2 de enero Gustavo Parente Mariana Gaona

3 de enero Gustavo Parente Mariana Gaona

4 de enero Mónica Pené/Gustavo Parente Mariana Gaona/Gustavo Parente

1 de febrero Mónica Pené/Victoria Vázquez (TM)

Mariana Gaona/Josefina Mallo (TT)

Silvana Fiorini/ Alejandra Riedel (TM)

Sabrina Navarro/Karina Presta (TT)

2 de febrero Laura Caminotti/Alejandra Riedel (TM) Silvana Fiorini/Mónica Pené (TM)

La tarea realizada por los grupos consistió en:

• Colocación de seis estantes de libros por vez en los carritos transportadores, sin alterar su orden.

• Transporte de los carritos hasta las computadoras

• Uso de los lectores para recolectar los códigos de barra de las etiquetas de cada uno de los libros 

retirados del estante – el código recolectado (número de inventario del libro) se almacena 

automáticamente en un archivo. 

• Reubicación y ordenamiento de los libros en su lugar y repetición del procedimiento para los estantes 

subsiguientes, hasta finalizar la lectura de todos los libros del Depósito abierto.

Una vez finalizada la tarea de los grupos, se realizó el proceso de reunión, procesamiento y chequeo con el 

catálogo, a cargo de Mariana Pichinini, que consistió en:

• Revisión y reunión de los archivos resultantes obtenidos por cada grupo una vez finalizado el chequeo, 

en un único lugar. Generación de listado de libros existentes en el Depósito abierto al 2­2­2006 (Lista 

1)

• Generación de un listado de números de inventario de los libros prestados al 2­2­2006 (se asume que 

esos libros, si bien no están presentes en el momento de la revisión, son libros existentes y disponibles 

para su uso) e incorporación al archivo de los inventarios colectados del estante (Lista 1)

• Generación de un listado con los números de inventario correspondientes a los libros del Depósito 

Abierto, según lo registrado en el Catálogo de libros, eliminando previamente de la búsqueda aquellos 

ya marcados como extraviados o fuera de circulación por deterioro con anterioridad (Lista 2)

• Contrastación de ambas listas: Lista 1 (libros presentes al 2­2­2006) y Lista 2 (libros que deberían 

estar presentes en la estantería al 2­2­2006). Para esto se usan programas utilitarios que permiten 

manipular los datos.

• Generación e impresión del listado de libros correspondientes a los inventarios faltantes (Lista 3)

• Nuevo chequeo en el estante, esta vez del listado de faltantes, para detectar errores como: lecturas 

erróneas o fallidas del colector, libros existentes pero no detectados por estar mal ubicados en el 

momento de la revisión (otros depósitos, área de procesos técnicos, etc), obras retiradas por deterioro 

sin marcar en el catálogo, etc.

• Depuración del listado y confección del listado definitivo de obras faltantes (Lista 4)

• Registro de las obras faltantes en el Catálogo de Libros (inclusión de una marca que muestra la 

leyenda “Extraviado” en el registro de cada una de las obras faltantes)

Finalmente el listado definitivo se remitió a todo el personal para posibles identificaciones de casos, y se 

procedió a la redacción del presente informe. 

Resultados obtenidos 

El siguiente cuadro y gráfico muestra los resultados obtenidos luego del proceso de chequeo y revisión, y su 

comparación con los obtenidos en 2004:

Año 2006 (período  Año 2004 (periodo 

2004­2005) 1995­2003)

Libros existentes en el estante según el Catálogo 

(Lista 2)

27585 100% 28370 100%

Libros encontrados en el estante con la revisión 

(Lista 1)

27467 99,57% 27028 95,3%

Obras faltantes según la primera revisión (Lista 

3)

118 0.4% 1342 4,7%

Obras faltantes – lista final depurada (Lista 4) 55  0,2 % 1259 4,4 %

Promedio de obras pérdidas por año 27,5 0.09 % 139,8 0.4 %

Como primer apreciación, se observa claramente una importante reducción en la cantidad de obras faltantes, 

en relación con el arqueo anterior, si bien lo faltante en 2004 corresponde a un período de 9 años, mientras 

que el período evaluado ahora fue de 2 años, se pasó de un promedio de casi 140 a 27,5 obras 

extraviadas por año. 

En cuanto a las áreas temáticas a las que pertenecen los libros faltantes, la tabla siguiente muestra la 

cantidad de ejemplares extraviados por tema y su porcentaje sobre el total de obras perdidas, también se 

incluyen los datos del arqueo 2004 para comparación. 

TemasFaltantes 

2004%

Faltantes 

2006%

Filosofía 229 18,2% 4 7,3%

Educación física 146 11,6% 4 7,3%

Psicología 108 8,6% 1 1,8%

Literatura argentina y latinoamericana 90 7,1% 5 9,1%

Ciencias sociales 73 5,8% 3 5,5%

Educación 69 5,5% 0 0,0%

Historia 61 4,8% 7 12,7%

Literatura española 61 4,8% 5 9,1%

Literatura sajona (Inglaterra, Irlanda, USA) 60 4,8% 7 12,7%

Lenguas y lingüística 56 4,4% 4 7,3%

Literatura europea (Alemania, Francia, Italia) 52 4,1% 8 14,5%

Artes y estética 49 3,9% 2 3,6%

Ciencia, cultura, bibliotecología y obras de referencia 42 3,3% 0 0,0%

Literatura 38 3,0% 0 0,0%

Literatura latina, griega, y de otros países 34 2,7% 0 0,0%

Depósito 30 2,4% 0 0,0%

Geografía y biografías 24 1,9% 0 0,0%

Ciencias aplicadas 15 1,2% 2 3,6%

Ciencias puras 11 0,9% 2 3,6%

Religión 11 0,9% 1 1,8%

TOTAL 1259 100,0% 55 100,0%

 

 

Debe tenerse muy presente en esta comparación el hecho de que las cantidades registradas 

corresponden, para el año 2004 a un período de 9 años, siendo que las de 2006 corresponden a un 

período de 2 años.

Teniendo en mente ese contexto, igualmente se observan grandes diferencias según las áreas temáticas: en 

2004 las clases que registraron mayor pérdida fueron Filosofía, Educación física, Psicología y Literatura 

argentina, siendo que en esta oportunidad, las clases que registran mayor porcentaje de obras faltantes 

corresponden al área de letras: Literatura europea, sajona, española, argentina y latinoamericana y 

lingüística, seguido luego por Historia. Este análisis nos permite determinar a qué clases debemos prestar 

mayor atención, tanto para la reposición futura de materiales como para monitorear y prevenir mayores 

pérdidas en esas áreas.

Conclusiones

Si bien los resultados alcanzados en el arqueo anterior habían mostrado un nivel de pérdida preocupante, los 

resultados actuales se acercan mucho más a un valor “normal”, en el sentido de que se asume como normal 

un nivel mínimo de merma que es aceptable en las colecciones de bibliotecas universitarias ubicadas en 

acceso abierto. En este sentido, pareciera ser que las acciones llevadas a cabo a partir de 2005 para revertir 

esta situación tuvieron el efecto deseado, entre ellas:

 

1. Amplia difusión del informe elaborado a partir del Arqueo 2004, con el desarrollo de una campaña de 

concientización sobre la importancia de cuidar y mantener entre todos las colecciones de la Biblioteca: 

Afiches del Programa Apadrine un libro ubicados en las Salas y áreas de acceso a la Biblioteca, 

Vitrina de exhibición de obras deterioradas y mutiladas por los usuarios, Afiche Seamos amables con 

los libros y Causas, Solapa con información sobre los cuidados a tener en cuenta, Sitio WEB del 

Programa Apadrine un libro, etc.

2. Incorporación de este tema en los contenidos de los cursos básicos de formación de usuarios que 

BIBHUMA dicta, para fomentar la cultura del cuidado de las colecciones y generar conciencia al 

respecto

3. Modificación de las Normas de Acceso a la Sala Parlante, aumentando los controles de ingreso y 

egreso de los usuarios.

4. Elaboración de un procedimiento interno para la realización periódica de reclamos de libros no 

devueltos, y la correspondiente aplicación de las sanciones que correspondiesen en cada caso para 

los lectores morosos.

No existe un estándar utilizado y aceptado claramente en las normas internacionales. Los estándares 

chilenos2 hablan de un nivel de merma aceptable del 3% anual, lo que además de ser una cantidad altísima, 

sugiere que se estaría incluyendo en el concepto de “merma” a cuestiones como: obras descartadas por 

deterioro o por distintos motivos, obras recibidas pero no ingresadas a la colección, además de la pérdida que 

pudiera registrarse por desaparición de libros de las estanterías abiertas. Comparado con ese nivel, nuestro 

0,09% de pérdida anual sería bajísimo en relación a eso, y también lo fue en el período anterior (0,4%).

En nuestro ámbito, BIBHUMA es una de las cuatro bibliotecas de Facultades de la UNLP (de 16 Facultades 

en total), y la primera, en disponer de colecciones en acceso abierto desde 1995, por lo que no existen aún 

experiencias similares que puedan compararse con la nuestra. El temor a la pérdida de obras y las reticencias 

2 Estándares para bibliotecas universitarias chilenas. Consejo de Rectores de Universidades Chilenas, 2ªed., 2000.

de los bibliotecarios con respecto a los problemas de desorden del material en un sistema de estantería 

abierta sigue siendo la principal causa por la cual las Bibliotecas se resisten a la implementación de este 

sistema.

A nivel nacional también existen resistencias en algunos lugares, aunque hay una tendencia creciente en las 

bibliotecas universitarias para fomentar el libre acceso a los estantes, y existen algunas pocas experiencias 

difundidas de arqueos realizados con metodologías y resultados obtenidos similares a lo nuestro3.

A partir de estos resultados y de la experiencia obtenida, se plantean las siguientes líneas de acción para el 

período 2006­2007:

• Profundización de la campaña y de las acciones de difusión y concientización de la comunidad 

académica de la FAHCE, para lograr una amplia participación y compromiso de todos los actores del 

sistema en el desarrollo, preservación y cuidado de nuestras colecciones: amplia difusión del presente 

informe a través de su publicación WEB, presentación ante el HCA y ámbitos de gestión, difusión 

pública, etc.

• Revisión de los listados de obras perdidas y deterioradas, en colaboración con especialistas de cada 

temática, para determinar un listado básico de obras a reponer en cada disciplina

• Realización de una campaña específica, a través del Programa Apadrine un libro, para obtener fondos 

para reponer aquellas obras que se detecten como básicas e imprescindibles para nuestra Biblioteca, 

en conjunto con los Departamentos docentes, los Centros e Institutos de Investigación y el Centro de 

Estudiantes o Comisiones de Alumnos de cada carrera.

• Evaluación y selección gradual del núcleo básico de obras imprescindibles y muy usadas en cada 

carrera (de las cuales sólo se dispone de un único ejemplar en muy pobres condiciones de 

conservación e imposible de reponer) para programar la realización de copias de preservación 

digitales, que permitan brindar acceso a esas obras, evitando su destrucción física.

3 3   Dos experiencias concretas que han sido difundidas a través de listas de interés nacionales son: la de la Biblioteca de la UADE : 

Control Automatizado de Inventario II: Sistema de Gestión de Calidad, Análisis de Casos, presentación realizada el 2 de junio de 

2005 en la Universidad Argentina de la Empresa, texto disponible en http://www.clacso.org.ar/reciaria/ciclo/document_view , y la de 

la Biblioteca Central de la Universidad Nacional de Villa María: Indice de seguridad, presentación realizada en el 10ª Encuentro de 

bibliotecas Universitarias realizado en el marco de la 38ª Reunión Nacional de ABGRA, abril 2005, texto disponible en: 

http://www.abgra.org 

• Mejoramiento de la metodología de control de inventario y revisión, para planificar y organizar la 

realización de arqueos anuales automatizados, que impliquen el menor esfuerzo posible de tiempo y 

personal de la Biblioteca en ello.

Finalmente en Anexo se incluye el listado definitivo de las obras faltantes, las cuales se continuarán buscando 

y una vez establecida su pérdida definitiva, serán dadas de baja de la colección e incluidas en el Programa 

Apadrine un libro.

Anexo Listado completo de los libros extraviados

Inv. Sig. Lib Tomo Fecha Título Autor

32026 141.32 LEF   1993 Nietzsche Lefebvre, Henri

32638 159.964.2 FRE 19

1990­19

91 Obras completas Freud, Sigmund

32686 168 KUH   2002

La estructura de las revoluciones 

científicas Kuhn, Thomas S.

63373 1[Deleuze] DEL   1988

Mil   mesetas   :   Capitalismo   y 

esquizofrenia Deleuze, Gilles ; Guattari, Félix

06724 2[Maritain] MAR   1980

El   orden   de   los   conceptos   : 

Lógica menor [Lógica formal] Maritain, Jacques

23823 21 KOL   1976 Religion Without God Kolenda, Konstantin

32947 316 BEN   1979 Max Weber Bendix, Reinhard

32927 321.64 POU   1979 Estado, poder y socialismo Poulantzas, Nicos

80677] 340.12 BEN   1981

Tratados   de   legislación   civil   y 

penal Bentham, Jeremías

65159 552.5 POM   1969 Las rocas sedimentarias Pomerol, Charles ; Fouet, Robert

30704 572 RIN   1988

Bases   de   sistemática 

antropológica   :   Comunicación­

creencias Ringuelet, Roberto

93227 612.8 KAN   2003 Neurociencia y conducta

Kandel, Eric R. ; Schwartz, James H. ; Jessell, 

Thomas M.

38480 627.8 COM 2 1962

Informe   técnico­económico­

financiero Comisión Técnica Mixta de Salto Grande

92642 725.74 CUS   1979 Piscinas Cusa, Juan de

34630 796.015 PLA  

[ca.199

6] La adaptación en el deporte Platonov, Vladimir Nikolaievich

92846 796.015 BER   2000

Preparación   física   total   :   Las 

cualidaes físicas.  Beraldo, Stelvio ; Polletti, Claudio

31891 796.32 CON   1974 Folleto técnico Confederación Argentina de Voleibol

36287 796:612 LOP   1995 Fisiología del ejercicio

López Chicharro,  José   ;  Fernández  Vaquero, 

Almudena

23925 7[82] CIE   1960 150 años de arte argentino  

35838 802.0­5 CRE   1985 The Borzoi Handbook for Writers Crews, Frederick ; Schor, Sandra

34271 802.0­56 BLU   1982 Function in English

Blundell,   Jon   A.   ;   Higgens,   Jonathan   ; 

Middlemiss, Nigel M.G.

20679 806.0:37 BRA   1985

Expresión   oral   y   escrita   : 

Métodos   para   primaria   y 

secundaria Bratosevich, Nicolás ; Rodríguez, Susana C.

33648 807.1­5 GOÑ   1954

Gramática   latina   :   Teórico 

práctica Goñi, Blas ; Echeverría, Demetrio

86388 820­1.09 BUS   1967

Science   and   English  poetry   :  A 

Historical sketch, 1590­1950 Bush, Douglas

87195 820­31 WOO   1972 The Waves Woolf, Virginia

34377 820­31 DOY   1994

The Valley of Fear  : A Sherlock 

Holmes Novel Doyle, Arthur Conan

34380 820­31 DOY   1994 The Sign of the Four Doyle, Arthur Conan

81405 820­34 MAL   [19­­]

The Coming of Arthur : Malory's 

Morte Darthur Malory, Sir Thomas

23260 820[73].1 FER     Antología poética Ferlinghetti, Lawrence

90249 820[73].4 LYO    

The Centrality of Hart Crane's the 

Broken Tower Lyon, Melvin E.

35192 840 VER   1944

Obras   completas   :   En   prosa   y 

verso Verlaine, Paul

36213 840­31 PER   1997 El secuestro Perec, Georges

24397 840­32 MER   1940 Mateo Falcone y otros cuentos Mérimée, Prosper

76102 840­4 BAT   2005 El erotismo Bataille, Georges

48273 840­82 FLA   [199­] Un corazón simple Flaubert, Gustave

24074 840.1 LEI     Haut mal Leiris, Michel

40032 850­32 BAS   2001

La gata cenicienta y otras fábulas 

de Lo cunto de li cunti Basile, Giambattista

40023 850­93 PIT   2001

Cuentos   de   la   Isla   de   las 

Nuragas^oHistorias de Elisa y de 

Prisca cuando eran pequeñas Pitzorno, Bianca

08862 860­1.09 MAR   1996

Marcar   la   piel   del   agua   :   La 

autorreferencia   en   la   poesía 

española contemporánea

Ferrari,   M.   ;   Ferreyra,   M.   ;   Romano,   M.   ; 

Scarano, L.

91748 860.2 VAL 17­A   Obras completas Valle Inclán, Ramón María del

91749 860.2 VAL 17­B   Obras completas Valle Inclán, Ramón María del

91893 860.3 VAL 31   Crítica literaria Valera y Galeano, Juan

91894 860.3 VAL 33   Crítica literaria Valera y Galeano, Juan

14174

860[821.2].

09 TAR   2002

Crónicas   de   una   ciudad   : 

Historias de escritores vinculados 

a La Plata Tarruella, Ramón D.

67013 860[82]­1 BAL   1998 Confines Ballina, Osvaldo

36305 860[82]­31 ARL   2001 Los siete locos : Novela Arlt, Roberto

36304 860[82]­31 ARL   2003 Los lanzallamas Arlt, Roberto

39059 860[82]­32 COR   1956 Final del juego Cortázar, Julio

03716

930.85:94/

99 HUI   1946

El concepto de la historia y otros 

ensayos Huizinga, Johan

26828 943.0 ENG   1971

Las   guerras   campesinas   en 

Alemania Engels, Friedrich

03643 946.0 BEN   1984

Inquisición   española   :   poder 

político y control social Bennassar, Bartolomé

27765 982 BEL     San Martín y Belgrano Belgrano, Mario

67303 982 COO   1972

Apuntes   para   la   militancia   : 

Peronismo crítico Cooke, John W.

50185 982.08 SIE   1984 Lisandro   de   la   Torre   y   los Siegler, Pedro

problemas de su época

14298 982.12 REI   2002

Reconquista   y   Unión   vecinal   : 

Barrios y clubes platenses Reitano, Emir ; Troisi Melean, Jorge