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Sistema de Gestión de Registro

Arranque de la aplicación

Acceso autorizadoAl ejecutar la aplicación se solicita un nombre de usuario y una clave de acceso. Estogarantiza el acceso a la información de las personas autorizadas.

UsuariosCada usuario de la aplicación está asignado a una oficina y a una Unidad Gestora con la quetrabaja cuando se conecta a la aplicación.Si dicha Unidad Gestora se ha definido como registro auxiliar o delegado, el usuario estáautorizado a trabajar con la unidad Registro General.

Universidad de Córdoba 1Servicio de Informática


InterfazUna vez que se accede a la aplicación se muestra la siguiente pantalla:

En ella se puede distinguir: Barra de título. Donde se muestra el nombre de la aplicación (CMP) y el código y

nombre de la opción de menú que se está ejecutando. Menú de la aplicación. Con las distintas opciones de la aplicación. Barra de botones:

Grabar (F4)Salir (Esc)Lista de valores (F11)Introducir consulta (F2)Ejecutar consulta (F3)Cancelar consulta (Esc)



Bloque anterior (RePág)Bloque siguiente (AvPág)Registro anterior (Flecha arriba)Registro siguiente (Flecha abajo)Crear registro (Ctrl+n)Borrar registro (Ctrl+b)Limpiar campo (F6)Imprimir (Ctrl+p)Seleccionar impresoraParámetros de la aplicación

Información del sistema: Nombre de la aplicación, fecha y Unidad Gestora.



Menú principalEl menú principal de la aplicación se estructura según el siguiente esquema.


Mantenimiento de Tablas Auxiliares

Registro de E/S

Recuperaciónde Información

Cierrede Entradas

Cierre de Salidas

Relaciónde Decretos

ListadosDiarios

ProcesosDiarios

ListadoLibro E.

ListadoLibro S.

PreparaciónAño Siguiente

ProcesosAnuales

ListadoPal.Clave

ListadoPal.No Clave

Modificac.Pal.Clave

Modificac.Pal.No Clave

RestructuraciónDiccionario

Procesos Especiales

G.A.D.


MANTENIMIENTO DE TABLAS AUXILIARESTodos los documentos tienen una información común que será codificada mediante códigosexternos.Ventajas:

Facilitar su manejo por parte del usuario Mantener la congruencia de la información

Algunas de estas opciones están restringidas al administrador de la aplicación.

Unidades GestorasUna unidad gestora o unidad de registro es todo servicio, departamento, cargo, etc. concategoría de un ente con funciones independientes dentro del sistema y con capacidad deemitir y recibir documentos.Registro General es la unidad gestora principal que gestiona el libro de registro de laUniversidad de Córdoba. Además existen una serie de unidades de registro que gestionan sulibro de registro de forma independiente y pueden actuar como registros auxiliares delRegistro General. El administrador del sistema es el encargado de introducir esta información para dar de altanuevas unidades de registro.Una unidad gestora se identifica por un código (4 caracteres máximo) y una descripción enla que se indica el nombre de la unidad.



Si el registro es delegado o auxiliar debe indicarse marcando la casilla de la derecha.Mediante el botón Acc. Prot. “Definir el acceso a Prototipos” se definen las restriccionespara el acceso de los registros auxiliares a los prototipos (ver Prototipos en página 7)definidos en Registro General:



Un registro auxiliar sólo tendrá acceso a los prototipos a los que se le haya autorizadopreviamente.Pulsando el botón Acc. Total se autoriza el uso de todos los prototipos al registro auxiliar.

PrototiposEstructura creada para facilitar la entrada de los documentos de registro.Un prototipo es una plantilla de datos que nos permite registrar documentos similares deforma más eficiente.Cada usuario tiene permiso para crear prototipos en su unidad de registro. Un usuario de unregistro auxiliar no puede crear prototipos para la unidad Registro General cuando trabajacon ella. En este caso se mostrará el mensaje: “No puede definir prototipos para esta UG”,sin embargo el usuario podrá consultar los prototipos existentes.Al entrar en el programa se muestra una lista con todos los prototipos definidos para esaunidad de registro, ordenados por tipo de documento (entrada o salida) y por el nombre delprototipo.

Para buscar un prototipo en concreto pueden utilizarse las teclas F2 (introducir consulta),introducir el criterio de búsqueda en el campo deseado y pulsar F3 (ejecutar consulta). Semostrarán sólo aquellos prototipos que cumplan el criterio especificado.



Para modificar un prototipo que ya existe, se selecciona y se pulsa la tecla Av. Pág. semuestra la pantalla siguiente:

Si se quiere crear un prototipo nuevo se pulsa el botón Nuevo. Se muestra la misma pantallapero con todos los campos vacíos.En primer lugar hay que especificar un código para el prototipo (máximo 3 caracteres) yuna descripción.Del resto de datos sólo es obligatorio el tipo de documento (entrada o salida). Todos estosdatos son los que se rellenarán automáticamente al registrar un documento cuando se useeste prototipo.

ListadosEl sistema permite imprimir listados de todas las tablas auxiliares descritas.



PROCESOS DIARIOSSon los procesos que se realizan diariamente en la aplicación.

Entradas de documentos a Registro Consultas y recuperación de Información Listados de la labor realizada durante la jornada de trabajo

Parámetros globales de la aplicaciónAntes de comenzar a trabajar con la aplicación de Registro el usuario debe establecer unaserie de parámetros útiles para el sistema.

Fecha de Registro : Es la fecha del día en el que el usuario va a trabajar. Por defectoes la fecha actual y únicamente puede cambiarse si no se va a trabajar con la unidadRegistro General.

Unidad de Registro : Unidad Gestora con la que el usuario va a trabajar. Por defectose toma la unidad gestora a la que pertenece el usuario, cada usuario está asignado auna unidad de Registro, de esta forma se determina con qué libro de registrotrabajará. Únicamente si esta unidad de registro a la que pertenece el usuario es un



registro auxiliar la aplicación permitirá que el usuario pueda seleccionar paratrabajar la unidad gestora Registro General.

Impresora : Permite definir la impresora por la que el usuario va a imprimir loslistados.

Impresora de numeración : Permite definir la impresora por la que el usuario va aimprimir el sello del documento en el momento en que se registra.Para seleccionar cualquiera de las dos impresoras pulsar el botón “SeleccionarImpresora” correspondiente y se mostrará el cuadro de diálogo de Windows de“Configuración de impresión”.

Registro E/SMediante esta opción se realiza la grabación de asientos de entrada y salida en el libro deregistro.



La información necesaria para registrar un documento es la siguiente: Prototipo : Este dato no es obligatorio. Si se introduce un prototipo previamente

definido se rellenaran automáticamente todos los datos definidos en el prototipo.El usuario dispone de una lista de valores (F11), en la que se muestran todos losprototipos disponibles. Si se trata de un usuario de un registro auxiliar que seencuentra trabajando con la unidad Registro General no tendrá disponibles todos losprototipos sino sólo aquellos a los que se le haya autorizado.

Registro E/S : tipo de documento: Entrada o Salida. Número : Es el número de registro, éste lo asigna de forma automática el sistema al

pulsar el botón Aceptar una vez rellenos todos los datos.El usuario no debe introducir este dato cuando se registra un documento nuevo, sipor el contrario se quiere recuperar un documento existente debe introducir elnúmero del documento que se pretende recuperar, es este caso el sistema compruebasi el documento ha sido introducido por el mismo usuario o cualquier otro usuarioperteneciente a la misma oficina, en caso contrario no tendrá acceso al documento,el sistema presentará el mensaje: “Este documento fue registrado por otro usuario”.

F. Doc. : Fecha del documento. F. Reg. : Fecha en la que se registra el documento, el sistema asigna

automáticamente a la fecha de registro que se ha introducido previamente en losparámetros de la aplicación. Si se trata de la unidad Registro General o no se hamodificado esta será la fecha actual. El usuario no puede modificar este dato.

Remitente y Destinatario : Hay que indicar el nombre de la persona y el organismo alque pertenece. Estos datos están codificados en el sistema y pueden recuperarseusando la utilidad de búsqueda disponible (F11):

o Para nombres:



Si desea añadirse un nombre nuevo, pulsar el botón Añadir y se mostrará lasiguiente pantalla donde debe especificarse el nombre y el DNI de lapersona:

o Para Organismos:

Si se desea incluirse un organismo nuevo pulsar el botón Añadir:

Asunto : Texto en el que se describe el asunto del documento registrado.



Decretos : Permite operar con los destinatarios efectivos a los que se decretan losdocumentos de Entrada. Al pulsar el botón se muestra la siguiente ventana:

Si el documento se decreta a varios órganos y existe una lista de envío creadapreviamente puede indicarse en la pantalla anterior (Lista de Envío) aparecerántodos los órganos pertenecientes a la lista. Dichos órganos pueden añadirse oeliminarse independientemente de que se haya seleccionado previamente una listade envío.

Seguimientos : Información que relaciona un Documento con otros del propioOrganismo de la Universidad como de otro diferente ajeno a la Universidad.

Proceso de grabaciónUna vez introducida toda la información necesaria, el usuario pulsa el botón Aceptar. Eneste momento el programa analiza la información introducida para comprobar que escorrecta.Diccionario de datosLa aplicación genera dinámicamente un diccionario de datos formado por palabras claveque permiten agilizar el proceso de búsquedas, y palabras vacías (no son clave) que no setendrán en cuenta para las búsquedas.Este diccionario es independiente para cada unidad de registro. El diccionario de palabrasclave se crea nuevo cada año, el de palabras vacías sin embargo, es único y se mantiene deun año para otro.Para alimentar este diccionario el sistema analiza el asunto palabra por palabra, cuandoencuentra una palabra nueva que aún no está incluida en el diccionario pregunta al usuariosi esa palabra es clave:



Si responde “Sí” se añade al diccionario como palabra clave, si responde “No” se añade aldiccionario como palabra vacía. Una vez añadida la palabra al diccionario, el sistema novolverá a preguntar por ella cuando aparezca en sucesivas ocasiones. Si la palabra“FACTURA” se ha marcado como palabra clave siempre se tratará como tal en todos losdocumentos en los que aparezca.Asignación de número e impresión del selloAl finalizar la grabación, el sistema asigna un número de registro al documento:

Al pulsar el botón Imp. Sello se imprime el sello del documento por la impresora denumeración y esta ventana permanecerá activa por si se quieren imprimir varias copias delsello. Al pulsar el botón Aceptar termina el proceso de grabación del documento.

Recuperación de InformaciónPermite realizar búsquedas de documentos registrados en el sistema.



Se pueden especificar distintos criterios de búsqueda de los cuales son obligatorios: Tipo de documento : Se buscarán todos los registros de entrada o salida según se

especifique. Fechas de registro : Se buscarán todos los registros con fecha de registro incluida en

el rango indicado.Otros criterios que se pueden especificar son:

Fecha de documento . Se buscarán todos los registros con fecha de documentoincluida en el rango indicado.

Nombre/Organismo . Se buscarán todos los documentos cuyo remitente odestinatario, según se especifique en Tipo, sea el que aquí se indique. Pulsando F11se muestra una lista de valores.

Palabras clave . Se buscarán todos los documentos en cuyo asunto estén incluidas laspalabras clave que aquí se indiquen. Si se marca como condición de búsqueda “O”se buscarán los documentos que contengan al menos una de las palabras indicadas,si por el contrario se marca la condición de búsqueda “Y” se buscarán losdocumentos que contengan todas las palabras indicadas.

Listados DiariosListados de las operaciones realizadas en el día.

Cierre de Entradas Cierre de Salidas Relación de decretos

Funcionamiento de los listadosEl funcionamiento de todos los listados es el mismo. En primer lugar se muestra unapantalla de parámetros en la que se pide al usuario información adicional para la ejecucióndel listado.



En esta pantalla se muestra el nombre y código del listado, a continuación una serie deparámetros específicos para cada listado, y en la parte inferior (Configuración de impresión)tres parámetros relacionados con el modo de impresión:

- Tipo de destino : se puede seleccionar entre impresora (Printer) o pantalla(Screen).

- Impresora/Destino : es el nombre de la impresora, aparece ya relleno con laimpresora que el usuario tiene asignada por defecto (el usuario puedeseleccionar otra impresora, ver Parámetros globales de la aplicación enpágina 9).

- Copias : número de copias que se desean lanzar a la impresora.Una vez introducidos todos los parámetros y al pulsar la tecla intro se ejecutará el listado.En la barra superior de la ventana también aparecen dos botones:

El primero tiene la misma función que la tecla intro, ejecutar el listado, y elsegundo cancela la ejecución del listado.

Una vez ejecutado el listado se muestra la siguiente ventana de Progreso del informe, si sepulsa el botón Cancelar Informe se cancelará la ejecución del listado antes de mostrar suresultado.



Si se ha seleccionado ver el listado por pantalla (Tipo de Destino: Screen), el listado semostrará en una ventana denominada Visor.

En la barra de botones, el usuario dispone de los siguientes botones por orden:- Imprimir: permite lanzar el listado a la impresora.- Preparar página: para especificar las opciones de impresión.- Correo: actualmente esta opción está desactivada.- Nuevo Visor: abre otro visor.- Cerrar Visor: cierra el visor y termina la ejecución del listado.- Zoom para acercar.- Zoom para alejar.- Botones para moverse por las distintas páginas del listado, aparecerán

desactivados si el listado tiene una única página:- Primera página.- Página anterior.- Página siguiente.- Última página.- Indicador de número de página.

Cierre de EntradasListado de todas las entradas registradas durante el día (u otro rango de fechas especificado)para la unidad de registro actual.Los parámetros solicitados por el listado son:

Fecha inferior Fecha superior

Cierre de SalidasListado de todas las salidas registradas durante el día (u otro rango de fechas especificado)para la unidad de registro actual.Los parámetros solicitados por el listado son:

Fecha inferior Fecha superior

Relación de DecretosListado de todas las entradas registradas durante el día para la unidad de registro actual,agrupadas por órganos a los que han sido decretadas.



Los parámetros solicitados por el listado son: Fecha de registro . Fecha de los documentos que se mostrarán en el listado. Decretos . Órgano al que han sido decretados los documentos. Si se especifican

“% - TODOS” se incluirá una página para cada órgano distinto. Oficina . Oficina a la que pertenece el usuario. Únicamente los usuarios de la

oficina principal de la unidad Registro General podrán elegir entre:- RECTORADO (Oficina principal). Sólo se imprimen los documentos

registrados en esta oficina.- TODAS. Se imprimen todos los documentos.



PROCESOS ANUALESProcesos que se realizan normalmente de forma anual.

Listado del Libro de Entradas Listado del Libro de Salidas Preparación del año siguiente

Listado del Libro de EntradasPermite sacar un listado completo de todos los Documentos que han sido registrados deEntrada en una unidad de registro y un rango de fechas especificado.Los parámetros solicitados por el listado son:

Fecha inferior. Fecha superior. Unidad Gestora.

Listado del Libro de SalidasPermite sacar un listado completo de todos los Documentos que han sido registrados deSalida en una unidad de registro y un rango de fechas especificado.Los parámetros solicitados por el listado son:

Fecha inferior. Fecha superior. Unidad Gestora.

Preparación del año siguientePrepara el sistema para trabajar con un año nuevoInicializa algunas tablas de la aplicación preparando la unidad de registro para poderempezar a introducir documentos.Al entrar se muestra la siguiente pantalla con un mensaje diciendo que se va a actualizar launidad gestora para el año próximo.Si se pulsa el botón Continuar la operación se realiza, si se pulsa Cancelar se aborta laoperación.



Esta operación sólo se realiza una vez al año y si ya ha sido realizada en el año el sistemaavisará con el mensaje “El registro ya existe” y no se inicializa de nuevo.Esta operación debe realizarla para cada unidad de registro un usuario perteneciente a lamisma. Un usuario de un registro auxiliar no podría realizar esta operación para la unidadRegistro General, el programa muestra el siguiente mensaje en este caso: “No tieneautorización para realizar esta operación para la Unidad Gestora RE”.



PROCESOS ESPECIALESEsta opción está relacionada con las funciones que se realizan sobre el diccionario de laaplicación:

Listado de palabras clave Listado de palabras no clave (vacías) Modificación de palabras clave Modificación de palabras no clave Reestructuración del diccionario

Modificación de Palabras ClavePermite al usuario eliminar palabras clave del diccionario.

El usuario introduce la palabra a eliminar y pulsa la tecla intro. Si la palabra no seencuentra en el diccionario como palabra clave, mostrará el mensaje: “ESA PALABRA NOEXISTE”, en caso contrario el sistema muestra el nº de documentos de Entrada y de Salidaque contienen dicha palabra en su asunto.



Si el usuario confirma la acción pulsando el botón BORRAR, el sistema insistirápreguntando: “¿Desea borrar la palabra?” el usuario puede confirmar la acción pulsando elbotón “Sí” o cancelar la operación pulsando el botón “No”. Si se confirma, la palabra seelimina del diccionario, esto implica:- La palabra se elimina como clave en todos los documentos.- La palabra eliminada se incluye en el diccionario como palabras vacía.- Ya no se podrán realizar búsquedas por esa palabra.

Modificación de Palabras No ClavePermite al usuario eliminar palabras no clave del diccionario de datos.

El usuario introduce la palabra a eliminar y pulsa la tecla intro. Si la palabra no seencuentra en el diccionario como palabra vacía, mostrará el mensaje: “No existe Palabra noclave”. En caso contrario el usuario puede confirmar la acción pulsando el botón BORRAR,el sistema vuelve a pedir confirmación preguntando: “¿Desea borrar la palabra?”, si seconfirma pulsando el botón “Sí”, la palabra se elimina del diccionario, esto implica:- La palabra queda sin ser reconocida por el sistema.



- La próxima vez que aparezca esta palabra en el asunto de un documento que está siendoregistrado el sistema volverá a preguntar para incluirla en el diccionario, dependiendode la respuesta del usuario se incluirá como palabra clave o palabra vacía.

Reestructuración del DiccionarioSe trata de una operación necesaria cada cierto tiempo causada por las modificaciones deldiccionario de datos. El principal objetivo es mantener la base de datos optimizada, aunque puede tratarse de unproceso largo y laborioso dependiendo del volumen de datos registrados hasta el momento.

El sistema muestra el total de documentos registrados en el año, tanto de entrada como desalida.Al pulsar el botón REESTRUCTURAR el sistema presenta un mensaje de avisopreguntando: “¿Desea continuar?”, al pulsar el botón “Sí” comienza el proceso, al pulsar“No” se cancela la operación.El proceso de reestructuración consiste en eliminar el diccionario de palabras clave actual yvolver a crearlo. Para ello se analizan los asuntos de todos los documentos registrados hastael momento incluyendo todas las palabras que no estén incluidas en el diccionario comopalabras vacías, al diccionario de palabras clave.



En primer lugar se procesan los documentos de entrada y posteriormente los de salida, elsistema va mostrando un contador con el número de entrada o salida que está procesando.


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