Asignación de espacios deportivos Centro Deportivo · 2016-10-10 · Dirección de Planeación y...

Asignación de espacios deportivos – Centro Deportivo

PRO-30-2-02-14 FECHA PUBLICACIÓN 11/10/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Servicios Institucionales Servicios Logísticos Administración de espacios físicos

Dirección de Planeación y Evaluación | 1

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2

3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2

3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2

3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES................................................................................................................... 2

4.1. Responsable del Proceso ..................................................................................................... 2

4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 2

5. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 3

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................. 3

6.1. Diagrama de flujo – Asignación de espacios deportivos – Centro Deportivo ..................... 3

6.2. Descripción de actividades - Asignación de espacios deportivos – Centro Deportivo ....... 3

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 4

8. INDICADORES .............................................................................................................................. 5

9. RIESGOS ....................................................................................................................................... 6

10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 6

11. APROBACIÓN ............................................................................................................................... 6






1. OBJETIVO

Gestionar las actividades necesarias con el fin de asignar los espacios o escenarios del Centro

Deportivo para la ejecución de prácticas libres, cursos y eventos.

2. ALCANCE

El proceso inicia con la solicitud para la reserva del espacio y finaliza con la asignación del mismo.

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices

Lineamientos y Reglamentos Centro Deportivo 2015

3.2. Lineamientos

Acuerdo de servicio – Préstamo de escenarios

Acuerdo de servicio – Préstamo de escenarios para eventos

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del Proceso

Coordinador Administrativo – Centro Deportivo

4.2. Responsabilidades

Coordinador Administrativo – Centro Deportivo:

Velar por el cumplimiento del reglamento para la gestión de eventos y de los acuerdos

de nivel de servicio definidos.

Auxiliar Deportes:

Dar asesoría a las unidades para la gestión de eventos. Dependiendo de los

requerimientos del evento se le debe indicar a la unidad solicitante la(s) áreas de la

Gerencia del Campus más pertinentes que se deben contactar para la organización del

evento.

En caso de que se requiera, se debe gestionar la organización de los equipos (mesas,

video beam, sillas, entre otros) del espacio solicitado para la realización de los

eventos.

Solicitante:

Gestionar la planeación, organización y ejecución de los eventos.






5. DEFINICIONES

ANS: Acuerdo de nivel de servicio.

Ez Facility: Software de control estadístico de usuarios y escenarios.

Prácticas libres: Práctica no supervisada que realiza una persona o varias en los escenarios

deportivos y recreativos del Centro Deportivo. No requiere reserva y está sujeta a la

disponibilidad de espacio en el momento solicitado.

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

6.1. Diagrama de flujo – Asignación de espacios deportivos – Centro Deportivo

6.2. Descripción de actividades - Asignación de espacios deportivos – Centro Deportivo

ENTRADA Solicitud de reserva de espacio

PROVEEDOR Solicitante: Unidades académicas/administrativas/Empleado/Estudiante/Decanatura de Estudiantes

SALIDA Espacio asignado

CLIENTE Solicitante: Unidades académicas/administrativas/Empleado/Estudiante/Decanatura de Estudiantes

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Solicitar reserva de espacio

Se realiza la solicitud de reserva de espacio a través del formato de solicitud de asignación de escenarios.

Solicitante Formato de solicitud de asignación de escenarios

2 Validar requisitos

En la reserva de espacios para prácticas libres se validan los siguientes requisitos:

Ficha médica vigente del solicitante.

Estar habilitado en el sistema Ez Facility.

Auxiliar Deporte Ez Facility.

3 Solicitar inscripción al Centro Deportivo

Se le indica al solicitante que debe diligenciar el formato de inscripción al Centro Deportivo para poder continuar con la reserva del espacio.

Auxiliar Deporte

4 Diligenciar formato de inscripción al Centro Deportivo

Se diligencia el formato de inscripción al Centro Deportivo y se le entrega al Auxiliar de Deporte.

Solicitante Formato de inscripción al Centro Deportivo

5 Validar disponibilidad

En la reserva de espacios para eventos se valida en el sistema Ez Facility.la disponibilidad del espacio.

Auxiliar Deporte

6 Evaluar solicitud y Se evalúa la solicitud para conocer Auxiliar Deporte/ Ez Facility.

PRO-30-2-02-14

ASIGNACIÓN DE ESPACIOS DEPORTIVOS – CENTRO DEPORTIVOSE

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2- Validar requisitos

1- Solicitar reserva de

espacio

Tipo de solicitud

Práctica libre

¿Cumple requisitos?

3- Solicitar inscripción al

Centro DeportivoNo

4- Diligenciar formato de

inscripción al Centro Deportivo

8- Asignar espacio

Si

Eventos/reservas especiales

Formato de solicitud de asignación de escenarios

6- Evaluar solicitud y dar asesoría sobre requerimientos

del evento

5- Validar disponibilidad

Ez Facility

¿Hay disponibilidad

?Si

Ez Facility

Tipo de solicitud

10- Organizar evento

Eventos/Reservas especiales

Práctica libre/Cursos, clases, selecciones y torneos internos

Cursos, clases, selecciones y torneos internos

Formato de inscripción al Centro Deportivo

9- Enviar confirmación del

espacio junto con reglamento y

ANS

1- Confirmación de espacio2- Reglamento

3- ANS

7- Cuadrar espacios para asignaciones

No

Si

¿El evento se puede

realizar?

No

PRO-30-2-02-14 Asignación espacios deportivos DF.vsd

Plantilla 1

m.pena366Archivo adjuntoPRO-30-2-02-14 Asignación espacios deportivos DF.pdf






dar asesoría sobre requerimientos del evento

cuántas personas van a asistir al evento y los requerimientos específicos para su ejecución. De acuerdo a los requerimientos se le da una asesoría a la unidad solicitante informándole las acciones que debe llevar a cabo y las unidades con las que se debe comunicar para poder gestionar la organización el evento.

Coordinador Administrativo – Centro Deportivo

7 Cuadrar espacios para asignaciones

En las solicitudes de espacios para cursos, clases, selecciones y torneos internos se deben evaluar y cuadrar los distintos espacios de acuerdo a sus requerimientos.

Auxiliar Deporte

8 Asignar espacio La asignación o reserva del espacio se realiza en el sistema Ez Facility.

Auxiliar Deporte Ez Facility

9

Enviar confirmación del espacio junto con reglamento y ANS

Se envía por correo electrónico al solicitante la confirmación del espacio junto con el reglamento correspondiente y los ANS.

Auxiliar Deporte

1- Confirmación de espacio 2- Reglamento 3- ANS

10 Organizar evento

Para los casos de eventos en espacios deportivos, el solicitante es responsable de la organización del evento.

Solicitante

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

No aplica.

Lineamientos y Reglamentos Centro

Deportivo 2015

Formato de solicitud de asignación de escenarios

Formato de inscripción al Centro Deportivo

Acuerdo de servicio – Préstamo de escenarios

Acuerdo de servicio – Préstamo de escenarios para eventos

LINEAMIENTOS Y REGLAMENTO DEL CENTRO DEPORTIVO

Gerencia del Campus

CENTRO DEPORTIVO

El Centro Deportivo de la Universidad de los Andes fue construido en el año 2009. Son 7.949 m2 de construcción en medio de un complejo deportivo de dos (2) hectáreas del Campus de Uniandes en el piedemonte de los Cerros Orientales, con un diseño de vanguardia y una vista excepcional sobre la ciudad. Cuenta con un amplio portafolio de escenarios y servicios buscando aportar a la formación a través de la práctica de actividad física, recreación y deporte.

1. POLÍTICA GENERAL CENTRO DEPORTIVO

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

POLÍTICA PARA LOS USUARIOS DEL CENTRO DEPORTIVO

Aprobado por el Comité Directivo, en la sesión N° 14-10 del 26 de mayo de 2010

Como política institucional para el uso de las instalaciones del Centro Deportivo, se concluye que en razón a las múltiples actividades deportivas y los riesgos físicos asociados, se requiere de un vínculo formal que respalde y justifique el acceso y la elegibilidad para beneficiarse de estos servicios.

En tal sentido, se establecen los siguientes usuarios:

ESTUDIANTES:

Pueden hacer uso del Centro Deportivo los estudiantes que cursen programas conducentes a un título, es decir, estudiantes de pregrado y posgrado que se encuentren matriculados, incluyendo estudiantes de convenios nacionales e internacionales y quienes estén tomando cursos de Educación Continuada.

PROFESORES Y EMPLEADOS:

Dadas las condiciones del Centro Deportivo y el esquema de los servicios y actividades que este ofrece, su utilización adquiere la condición de “beneficio”.

Al tratarse de un “beneficio”, es aplicable para quienes se encuentren vinculados mediante contrato de trabajo con la Universidad, es decir, profesores y empleados de planta, profesores de cátedra y empleados temporales. Los aprendices se consideran elegibles, en la medida en que se rigen por un contrato especial de aprendizaje.

Los profesores y empleados que al momento de su pensión estén vinculados laboralmente con la Universidad, podrán disfrutar de este “beneficio”.

El “beneficio” en mención es aplicable durante la vigencia del contrato laboral y su acceso se controla a través del carné de empleado. Para profesores de cátedra, se amplía la vigencia hasta el inicio del siguiente semestre académico, es decir, agosto y enero del año correspondiente.

El disfrute de este “beneficio” no puede afectar la jornada laboral de profesores y empleados. En tal sentido, las prácticas deportivas deben ser programadas fuera del horario de trabajo.

CONTRATISTAS:

Las personas vinculadas a través de contratistas o de un contrato civil de prestación de servicios con persona natural, no son elegibles para este “beneficio”.

JAVIER SERRANO RODRIGUEZ JOSÉ RAFAEL TORO GÓMEZ

Vicerrector de asuntos Administrativos y Financieros Vicerrector Académico

Bogotá, D.C., Junio 4 de 2013.

2. LINEAMIENTOS GENERALES Y REGLAMENTOS DE USOS DE LAS ÁREAS

2.1. El Centro Deportivo ofrece sus servicios en el horario de lunes a viernes, de 6:00 a.m. a 8:00 p.m. y el sábado de 8:00 a.m. a 2:00 p.m. para práctica libre, torneos internos, entrenamientos de cursos y selecciones. En algunos casos especiales, los entrenamientos de varias selecciones deportivas de conjunto, podrán extenderse hasta las 8:45 p.m. entre semana.

2.2. Todos los usuarios de servicios ofrecidos por el Centro Deportivos, deberán presentar su carné vigente que los acredita como miembros de la Comunidad Uniandina, en cada uno de los puntos de atención.

2.3. Todos los usuarios de servicios dentro del Centro Deportivo, deben contar sin excepción, con el registro correspondiente en el software de control del Centro Deportivo (EZ Facility) y presentar su carné, para cualquier solicitud de escenarios o implementos.

2.4. Si el usuario no porta el carné en el momento del préstamo, deberá presentar el stiker de ingreso y documento con foto que acredite su identidad o el denuncio correspondiente.

2.5. Todos los usuarios de servicios dentro del Centro Deportivo, deben contar sin excepción, con una ficha médica vigente, la cual deberá renovar cada año. Esta ficha acreditará a los usuarios como válidos con condición física “Apta” en cualquiera de sus categorías.

2.6. Los usuarios definidos como “No Aptos” deberán solicitar cita con medicina del deporte, para que puedan realizar actividad física o deportiva. Solo hasta que esta área determine que la persona reúne las condiciones para la práctica segura, el usuario podrá hacer uso de los servicios.

2.7. Los usuarios del Centro Deportivo deberán cumplir con las normas de comportamiento y seguridad de las instalaciones. Los usuarios de planes especiales, además deben cumplir con las condiciones establecidas en cada plan.

2.8. Para la práctica deportiva en el coliseo, cancha de tenis, canchas de squash y cancha múltiple gata golosa, se deben utilizar sin excepción, zapatos tenis con suela de goma que no manche. En caso de que algún practicante se encuentre sin cumplir con este requisito, se le pedirá el favor de no continuar con su práctica en el escenario.

2.9. Está prohibido cambiarse de ropa en el interior de los escenarios. Para dicho fin, se tienen habilitadas las baterías de baños del Centro Deportivo.

2.10. El préstamo de las canchas de squash, tenis de campo y jaulas de golf para práctica libre se puede realizar de dos maneras:

· Solicitando una reserva el día anterior o el mismo día (sujeto a disponibilidad) en la extensión 5105.

· Dirigiéndose directamente al encargado del espacio (piso 1, Centro Deportivo, Recepción), para verificar disponibilidad.

2.11 Las reservas del Centro deportivo son de una duración máxima de una hora, con opción de renovación sujeto a disponibilidad. En caso de cancelación o inasistencia de la reserva, esta se asignará a la primera persona que esté en espera, la persona que cancela no puede trasferir su reserva a alguien en concreto.

2.11. El usuario debe devolver los implementos prestados el mismo día al finalizar su turno, de lo contrario, deberá pagar una multa diaria de $10.000.oo.

2.12. Para la utilización de los casilleros que presta el Centro Deportivo, se deben tener en cuenta las siguientes directrices:

· El préstamo del casillero no genera ningún costo, el único requisito para este servicio, es presentar el carné en el momento de la solicitud.

· El tiempo de uso del casillero es solo durante la práctica deportiva del día solicitado en el horario de funcionamiento del Centro Deportivo: lunes a viernes de 6:00 a.m. a 8:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 2:00 p.m.

· La no entrega de la llave del casillero a tiempo, generará una multa diaria de $10.000 pesos durante los tres (3) primeros días y el bloqueo del estudiante en el sistema y no podrá hacer uso del Centro Deportivo. La multa máxima que un usuario pagará por el casillero será de $30.000 pesos. Después de realizado el pago se habilitará de nuevo al usuario en el sistema y podrá hacer uso de los servicios.

· En caso de pérdida de la llave del casillero, el usuario deberá reportar el extravío de la misma en la recepción donde la solicitó. El valor a pagar por cambio de guarda es $15.000 pesos. Después de realizado el pago se habilitará de nuevo el usuario y podrá hacer uso del Centro Deportivo.

· El Centro Deportivo se reserva el derecho de solicitar al usuario la devolución del casillero, cuando evidencie un mal uso de éste o se incumpla con alguno de los puntos contenidos en este reglamento.

· La entrega de llaves se debe realizar con el carné en cada una de las áreas.

· Después del cierre de la recepción del primer piso (8:00 p.m. de lunes a viernes y 2:00 pm los sábados) los usuarios podrán dejar su llave en el buzón ubicado frente a la ventanilla. Este procedimiento no generará multa.

· El casillero es para su comodidad, en el momento de la práctica deportiva, por lo tanto, debe ser utilizado para guardar objetos personales. No está permitido guardar corrosivos, sustancias inflamables, irritantes, solventes, químicos o sustancias peligrosas y objetos mojados.

· En ningún caso el usuario podrá sacar copia de la llave del casillero asignado.

· El Centro Deportivo no se responsabiliza por la pérdida total o parcial de artículos guardados por el estudiante dentro de su casillero.

· Cualquier objeto encontrado en un casillero no asignado, será enviado a la oficina de objetos encontrados en Seguridad y Servicios Generales.

· Cualquier situación no prevista en el presente reglamento será sometida a consideración de la Coordinación de Deportes o la Jefatura de Planeación y Gestión de Espacio Físico.

2.13. Para la utilización de los implementos que presta el Centro Deportivo, se deben tener en cuenta las siguientes Directrices:

· El préstamo de los implementos no genera ningún costo, el único requisito para este servicio es presentar el carné en el momento de la solicitud.

· El tiempo de uso del implemento es solo de una (1) hora o media (1/2) hora. El implemento debe devolverse al finalizar la práctica deportiva del día solicitado.

· La no entrega a tiempo del implemento, generará una multa diaria de $10.000 pesos durante los tres (3) primeros días y el bloqueo del estudiante en el sistema y no podrá hacer uso del Centro Deportivo.

· En caso de pérdida del implemento, el usuario deberá reportar la pérdida del mismo en el counter donde lo solicitó y pagar el valor del implemento de acuerdo al listado actualizado de precios en bodega o entregar un implemento de las mismas características. La notificación de la pérdida lo libera de pago de multa adicional.

· El Centro Deportivo se reserva el derecho de solicitar al usuario la devolución del implemento, cuando evidencie un mal uso de éste o se incumpla con alguno de los puntos contenidos en este reglamento.

· La devolución de implementos se debe realizar con el carné en cada una de las áreas.

2.14. El coliseo y el campo de fútbol son escenarios de uso exclusivo para entrenamientos. Cualquier otra actividad tendrá que ser avalada por la Jefatura de Planeación y Gestión de Espacio Físico. En ningún caso estos escenarios podrán ser utilizados para práctica libre.

2.15. Para las reservas realizadas en tenis, golf, squash y natación, el usuario deberá cumplir con su asistencia o bien, deberá cancelar la reserva con al menos (30) treinta minutos de anticipación en los sitios especificados. Si el usuario incumple con dos reservas durante el semestre, se le aplicará una sanción de un mes.

2.16. Ningún usuario que no esté autorizado, puede permanecer en las instalaciones del Centro Deportivo, después de las 9:00 p.m., hora del cierre general.

2.17. Todas las actividades realizadas en escenarios a la intemperie o la piscina, serán suspendidas en caso de lluvia o tormenta eléctrica.

2.18. El Centro Deportivo es un escenario libre de humo de tabaco, por lo cual está prohibido su consumo tanto en áreas cerradas como abiertas.

2.19. El Centro Deportivo no se hace responsable, por los objetos personales de los asistentes a las actividades desarrolladas en sus instalaciones.

3. REGLAMENTO DE USO DE LAS ÁREAS.

3.1. COLISEO

El Coliseo está destinado para los entrenamientos de selecciones, cursos y torneos internos de baloncesto, voleibol y futbol sala y eventos especiales autorizados por la Jefatura de Planeación y Gestión de Espacio Físico o la Administración del Centro Deportivo.

· La persona o instructor encargado del torneo, curso, selección o evento, será el responsable del buen uso de las instalaciones deportivas, teniendo en cuenta las recomendaciones para el escenario.

· El auxiliar de bodega o la persona de logística de eventos, será la única autorizada para entregar los elementos deportivos (balones, petos, malla, tubos, antenas, etc.), a los entrenadores, instructores o encargado del evento.

· La manipulación de cualquier elemento o estructura del coliseo, es labor exclusiva de los funcionarios del Centro Deportivo.

· En caso de evento, se hará la entrega y devolución del Coliseo mediante lista de chequeo. Cualquier daño diferente al desgaste normal por uso será asumido por la unidad o dependencia solicitante del espacio.

3.2. CAMPO DE FUTBOL

· En este espacio además de fútbol, se podrá practicar también, ultímate, rugby y softball. Otras disciplinas requieren autorización de la coordinación del Centro Deportivo y la Jefatura de Planeación y Gestión de Espacio Físico.

· El campo se utilizará únicamente para el desarrollo de cursos, entrenamientos.

· Se deben utilizar ropa y zapatos deportivos adecuados.

· Está prohibido cambiarse de ropa en el área adyacente al campo de fútbol. Para dicho fin, se tienen habilitadas las baterías de baños del Centro Deportivo.

· Está prohibido el ingreso de botellas o envases de vidrio al escenario.

· La Administración del Centro Deportivo o Planta Física se reservan el derecho de cierre temporal del campo, dependiendo de las condiciones climáticas y del estado del césped, buscando siempre preservarla en buen estado.

· En caso de lluvia las actividades podrán retomarse después de 6 horas o cuando así lo determine la Administración del Centro Deportivo.

3.3. CAMPO DE TENIS

El campo de tenis está destinado para los entrenamientos de selecciones, cursos y práctica libre.

· El uso de la cancha de tenis se puede realizar solicitando una reserva el día anterior en la extensión 5105 o dirigiéndose directamente a la recepción del piso 1para verificar disponibilidad para el mismo día.

· Para utilizar la cancha, el usuario debe acercarse a la recepción del piso 1 y presentarle su carné vigente.

· Los elementos de préstamo como raquetas y bolas, pueden solicitarse al encargado del campo (piso1, Centro Deportivo, Recepción) y deben ser devueltos al finalizar el turno.

· El turno se pierde si el usuario no se encuentra en el campo a los quince (15) minutos de comenzado el turno. Quienes estén en el campo, podrán solicitar la renovación de su reserva.

3.3.1. RECOMENDACIONES ESPECIALES

· No se podrán ingresar Coca Cola o bebidas con colorantes que al derramarse puedan manchar el recubrimiento.

3.4. CANCHAS DE SQUASH

Las canchas de Squash están destinadas para los entrenamientos de selecciones, cursos y práctica libre. El Centro Deportivo cuenta con cuatro canchas que se utilizan de la siguiente manera:

Cancha 1: Destinada para cursos de Squash. Cuando no se dictan cursos se puede utilizar para práctica libre.

Cancha 2: Cancha del reto: Se juegan partidos a 11 puntos, todos los puntos cuentan (incluido el servicio). El jugador que pierde sale del campo y el jugador que gana, juega con quien esté esperando el turno. El turno se define por orden de llegada.

Cancha 3 y 4: Destinadas para práctica Libre.

· El uso de las canchas se puede realizar solicitando una reserva el día anterior en la extensión 5105 o dirigiéndose directamente al mostrador del piso 1 para verificar disponibilidad para el mismo día.

· Para utilizarlas, el usuario debe acercarse al encargado del área de Squash y presentarle su carné vigente.

· Los elementos de préstamo como raquetas, gafas de seguridad y bolas, pueden solicitarse al encargado de las canchas de squash y deben ser devueltos al finalizar el turno.

· Es obligatorio el uso de gafas de seguridad. El usuario que no utilice este elemento, no podrá utilizar las canchas.

· El turno se pierde si el usuario no se encuentra en el campo a los quince (15) minutos de comenzado el turno. Quienes estén en la cancha, podrán solicitar la renovación de su reserva.

3.4.1. RECOMENDACIÓN ESPECIAL

· Es obligatorio ingresar a la cancha con zapato tenis que no marque. (non marking).

· No se podrá ingresar a la cancha, ningún tipo de elemento diferente a los requeridos en la práctica del Squash.

3.5. SALONES

El Centro Deportivo cuenta con salones adecuados para prácticas de diferentes actividades.

3.5.1. SALÓN DE TENIS DE MESA

El salón de tenis de mesa, está destinado para los entrenamientos de selecciones, cursos y práctica libre. Cuenta con siete mesas de tenis profesionales, cuatro importadas y tres nacionales.

1. Para el préstamo de las mesas deberán registrarse todos los usuarios presentando el carnet en la recepción del piso 1 donde también se les facilitará el material necesario para su práctica. (bolas y raquetas).

· El préstamo de las mesas es inmediato sujeto a disponibilidad y se asigna máximo por una hora. Periodo que podrá ser prolongado si no hay asignaciones pendientes.

· Las mesas 1, 2 se asignan para práctica libre, las mesas 3, 4, 5, 6,7 son utilizadas para la práctica de las selecciones.

· Durante clases y cursos los usuarios de práctica libre deben evitar hacer ruido.

3.5.1.1. RECOMENDACIONES ESPECIALES

· No se debe utilizar la mesa para otra actividad que no sea jugar al Tenis de mesa.

· No es permitido sentarse en las mesas.

1. Las mesas no se deben mover de su posición normal. Salvo autorización de la Administración del Centro Deportivo.

3.5.2. SALON DE BILLAR

La sala de billar destinado para los entrenamientos de selecciones, cursos y práctica libre. La sala cuenta con cuatro mesas profesionales dos de carambola libre, una de tres bandas y una de pool. Con una capacidad máxima de veinte usuarios por hora.

· El préstamo de las mesas es inmediato sujeto a disponibilidad y se asignan por una hora.

· Para utilizarlas, el usuario debe acercarse al encargado de la recepción del piso 1 y presentarle su carné vigente.

· Los elementos de préstamo como bolas y triangulo, pueden solicitarse al encargado de la recepción del piso 1 y deben ser devueltos al finalizar el turno.

RECOMENDACIONES ESPECIALES

· No es permitido sentarse en las mesas de Billar.

· No se deben utilizar las mesas para otra actividad que no sea jugar al Billar.

3.5.3. SALON DE DANZA

Salón con piso sintético para las diferentes clases, equipo de sonido de alto desempeño y elementos especiales para diferentes clases y cursos de danza y actividad física.

· Espacio de uso exclusivo para actividades avaladas por la Oficina de deportes.

· Para la práctica deportiva deben utilizarse, zapatos tenis con suela de goma que no manche.

· Para la práctica deportiva deben utilizarse sin excepción ropa deportiva adecuada.

· La manipulación de los equipos es labor exclusiva de los instructores, entrenadores y funcionarios del Centro Deportivo.

· Está prohibido cambiarse de ropa en el interior de esta área. Para dicho fin, se tienen habilitadas las baterías de baños del Centro Deportivo.

· Guarde sus maletas en los casilleros que ofrece el Centro Deportivo.

· Está prohibido el ingreso de botellas o envases de vidrio.

· Se deben respetar los horarios y espacios establecidos para cada actividad.

· En ningún caso el salón podrá ser utilizado para práctica libre.

3.5.4. SALON MULTIPLE A-B

Salones con unas características especiales para desarrollar actividades como artes marciales y yoga. Cuenta con Tatami para seguridad y comodidad de los usuarios.

· No está permitido el ingreso con zapatos a esta área, sin excepción use los zapateros.

· Es requisito indispensable para la práctica deportiva utilizar ropa deportiva adecuada.

· La manipulación de los equipos es labor exclusiva de los instructores, entrenadores y funcionarios del Centro Deportivo.

· Está prohibido cambiarse de ropa en el interior de esta área. Para dicho fin, se tienen habilitadas las baterías de baños del Centro Deportivo.

· Las maletas deben estar guardadas en los casilleros que ofrece el Centro Deportivo.

· Está prohibido el ingreso de botellas o envases de vidrio.

· Se deben respetar los horarios y espacios establecidos para cada actividad.

3.6. SALA DE CAPACITACION

Capacidad máxima: dieciocho usuarios en salón de clase. Cuenta con tablero acrílico, televisor, teléfono y conexión wifi.

La reserva de esta sala deberá realizarse de acuerdo al protocolo de reserva de salones y espacios del Centro Deportivo.

3.7. SALA DE CAPACITACIÓN Y SALON DE JUEGOS

En esta sala además de dictarse clases y cursos de ajedrez y realizarse la practica libre de juegos de mesa, se presta como salón de capacitación.

Los juegos de mesa se encuentran en el salón y son de uso libre.

3.7.1. RECOMENDACIONES ESPECIALES DE USO

· Los juegos no se pueden retirar de este salón.

· Después de utilizar los juegos, estos deberán quedar en el sitio donde los encontró.

· Cuando la sala se encuentre en clase, se debe mantener un tono de voz bajo.

· La reserva de esta sala para capacitaciones, deberá realizarse de acuerdo al protocolo de reserva de salones y espacios del Centro Deportivo.

3.8. PISCINA

3.8.1. USO DE LA PISCINA

· La piscina está destinada exclusivamente para practicar natación. Es requisito indispensable saber nadar.

· La piscina cuenta con 6 carriles con una capacidad máxima de 2 usuarios por carril, de manera simultánea. El tiempo de uso de la piscina será máximo de 1 hora y el turno se guarda hasta 15 minutos desde el inicio de la reserva.

· El uso del carril se puede realizar solicitando una reserva el día anterior en la extensión 5109 o dirigiéndose directamente a la recepción de la piscina en el piso 4 para verificar disponibilidad.

· Los carriles 1, 2, 3 y 4 se utilizaran para práctica de la Selección de Natación de la Universidad en los horarios establecidos cada semestre.

· El usuario que llegue tarde a su reserva y desee ingresar el tiempo restante, lo puede hacer (sujeto disponibilidad) y conservara la inasistencia.

· En caso que sea la segunda inasistencia, el usuario podrá ingresar pero al terminar su turno quedara sancionado por un mes del servicio de natación.

· En caso de cancelación de reserva o inasistencia, la reserva se asigna a la primera persona que esté en espera, la persona que cancela no puede trasferir su reserva a alguien en concreto.

3.8.2. ACCESO A LA PISCINA

· El acceso a la piscina se realiza únicamente por la recepción de la piscina, ubicada en el cuarto piso.

· Es necesario presentar el carné vigente (este ingreso está sujeto a la disponibilidad de espacio en la piscina, en el caso de que usted no tenga reserva).

· Debe presentarse en la recepción de piscina máximo 15 minutos después de la hora de inicio de su reserva. Luego de los 15 minutos perderá su reserva y se le otorgara este espacio a otro usuario que lo requiera. La no llegada a tiempo se reportará como inasistencia.

· El usuario debe reclamar la llave del casillero máximo 30 minutos antes de su reserva de piscina, esta, se devolverá al finalizar el turno.

· En dado caso que el usuario quiera ingresar al gimnasio antes que a la piscina puede solicitar su casillero para gimnasio, en el counter de piscina y en el momento de su reserva de natación y luego de entregar la llave de gimnasio, solicitar la llave correspondiente a su reserva.

· Solo se dará acceso a la piscina cuando se verifique que el salvavidas está en el área.

3.8.3. REGLAMENTO USO PISCINA

· Piscina de uso deportivo; por lo tanto es requisito saber nadar.

· Es requisito bañarse antes de entrar a la piscina

· Se debe hacer uso de la piscina en presencia del salvavidas.

· Es obligatorio el uso de gorro y vestido de baño de licra.

· No ingrese joyas ni accesorios que puedan causar lesiones

· No se permite el uso de bronceadores, cremas y cosméticos.

· No se permite el ingreso de envases de vidrio al área.

· Si tiene dudas o consultas diríjase al salvavidas de turno.

3.8.4. RECOMENDACIÓN ESPECIAL

· En caso de no hacer uso de la reserva, puede cancelarla con treinta (30) minutos de anticipación en la recepción de piscina piso 4, en la extensión 5109 o enviado un mail a [email protected]

3.9. GOLF

Las Jaulas de Golf están destinadas para cursos y práctica libre. El Centro Deportivo cuenta con 3 jaulas de Golf.

· El uso de las jaulas se puede realizar solicitando una reserva el día anterior en la extensión 5105 o dirigiéndose directamente a la recepción piso 1 para verificar disponibilidad para el mismo día.

· Para usar las jaulas de golf deberá acercarse a la recepción piso 1 con su carné vigente. Las jaulas se prestan por media o una hora.

· Las reservas se pueden cancelar con treinta (30) minutos de anticipación en la ext. 5105 o directamente con el encargado del área de préstamos.

· El turno se pierde si el usuario no se encuentra en la jaula asignada a los quince minutos de comenzado el turno. Quienes estén en ella, podrán seguir jugando si pasados quince minutos nadie la ha solicitado.

3.10. CANCHAS MULTIPLES GATA GOLOSA Y CEDE

Las canchas múltiples Gata Golosa y CEDE, están destinadas para cursos, entrenamientos de selecciones, torneos internos, torneos intrafacultades, práctica libre o eventos autorizados por la Administración del Centro Deportivo.

· La persona o instructor encargado del torneo, curso, selección o evento, será el responsable del buen uso de las instalaciones deportivas, teniendo en cuenta las recomendaciones para el escenario.

· El auxiliar de bodega o la persona de logística de eventos, será la única autorizada para entregar los elementos deportivos (balones, petos, malla, tubos, antenas, etc.), a los entrenadores, instructores o encargado del evento.

· En caso de evento, se hará la entrega y devolución de la cancha mediante lista de chequeo. Cualquier daño diferente al desgaste normal por uso será asumido por la unidad o dependencia solicitante del espacio.

· Para práctica Libre, el usuario debe acercarse al encargado del área de préstamos piso 1 y presentarle su carné vigente. La cancha y el implemento se prestará de acuerdo a disponibilidad.

· No se deben usar estos escenarios cuando el piso este mojado.

3.10.1. RECOMENDACIONES DE USO

· Es obligatorio ingresar a la cancha con zapato tenis que no marque. (non marking).

· El uso del área debe ser solo para la práctica de futbol sala, voleibol y baloncesto, según las demarcaciones de las canchas.

· No se deben rayar con tiza, piedras o cualquier otro material que marque la cancha.

· No usar patines, bicicletas, bailar, desplazar sillas u otros elementos que puedan abrir huecos o rayar la superficie.

· Se debe cuidar de no derramar líquidos tales como gaseosa, cerveza o colorantes que manchen el recubrimiento o arrojar chicles

· Por ningún motivo se deben instalar estructuras metálicas como carpas dentro de las canchas sintéticas, causarían huellas y rayones que dañarían la superficie. Igualmente pueden afectar la circulación de muchas personas con el uso de zapatos no adecuados para el deporte.

· En caso de evento, la Facultad o Departamento solicitante deberá asegurar el recubrimiento del piso sintético para evitar daños y asumir los costos que genere este alquiler.

3.11. VOLEIBOL PLAYA

La cancha de voleibol playa, está destinada para entrenamiento de la selección, torneos internos, práctica libre y eventos autorizados por la Administración del Centro Deportivo.

•La persona o instructor encargado de la selección o evento, será el responsable del buen uso de las instalaciones deportivas, teniendo en cuenta las recomendaciones para el escenario.

•En caso de evento, se hará la entrega y devolución de la cancha mediante lista de chequeo. Cualquier daño diferente al desgaste normal por uso será asumido por la unidad o dependencia solicitante del espacio.

•Para práctica Libre, el usuario debe acercarse al encargado del área de préstamos piso 1 y presentarle su carné vigente. La cancha y el implemento se prestarán de acuerdo a disponibilidad.

3.12. FUTBOL TENIS

La cancha de futbol tenis, está destinada para entrenamiento torneos internos, práctica libre y eventos autorizados por la Administración del Centro Deportivo.

•La persona o instructor encargado del torneo o evento, será el responsable del buen uso de las instalaciones deportivas, teniendo en cuenta las recomendaciones para el escenario.

•En caso de evento, se hará la entrega y devolución de la cancha mediante lista de chequeo. Cualquier daño diferente al desgaste normal por uso será asumido por la unidad o dependencia solicitante del espacio.

•Para práctica Libre, el usuario debe acercarse al encargado del área de préstamos piso 1 y presentarle su carné vigente. La cancha y el implemento se prestarán de acuerdo a disponibilidad.

3.13. MURO DE ESCALADA

· El muro de escalada es un espacio de práctica libre en la zona baja y en la parte alta, reservado para clases o práctica de selección, solo bajo la supervisión del instructor encargado.

· Cualquier evento que requiera la utilización del muro de escalada (presentación o actividad) deberá ser autorizado por la Administración del Centro Deportivo.

· El usuario que utilice el muro, deberá atender las recomendaciones de cuidado del muro.

· El uso indebido del Muro de escalada causará una sanción a la persona que incurra en ello, que consistirá en la suspensión temporal o definitiva de la actividad.

· El instructor encargado del muro, tiene la autoridad para expulsar de la zona del muro, a cualquier usuario que tenga un comportamiento inapropiado o peligroso.

· En la cueva es obligatorio ser asegurado por un acompañante, quien se encargará de evitar que el escalador caiga en una posición peligrosa o inadecuada.

· Los escaladores de Boulder deberán ceder el paso a los escaladores que están usando cuerda.

· La altura de la zona baja (cueva) es de 3 metros. Los escaladores podrán escalar sin cuerda, evitando que sus pies superen 1,5 metros de altura.

· Para escalar en altura es obligatorio el uso de arnés, cuerda, casco, cintas, mosquetones y un asegurador que haya sido Certificado.

· El uso de los equipos, materiales e instalaciones con las que cuenta la Universidad para el desarrollo de las actividades de Escalada, son administradas por el instructor, para su uso en las instalaciones.

· La zona del muro alto, se mantendrá cerrada y no se permitirá el acceso a la comunidad estudiantil si no se encuentra el instructor como responsable del área.

· No se permite escalar en alturas sin autorización y sin la supervisión del instructor.

· Esta instalación está disponible en los horarios de atención del Centro Deportivo.

3.13.1. RECOMENDACIONES ESPECIALES

· Es recomendable el uso de calzado especial para escalada o calzado deportivo. Deberán tener las suelas limpias y secas. Se recomienda el uso de Carbonato de Magnesio, en lo posible dentro de una bolsa.

· Nunca escalar solos.

· Se recomienda hacer un calentamiento previo a la escalada para evitar lesiones.

· Reporte a la Oficina de Deportes cualquier irregularidad que vea en el muro: paneles flojos, presas desajustadas, etc.

· Nunca escale encima o debajo de otro escalador.

· Cuando este asegurando a otro escalador, desciéndalo a velocidad de caminata, no lo baje rápido! No haga bromas con esto, es peligroso!

· Antes de escalar en el Muro Alto, verifique el estado y la calidad del equipo, los cierres de los arneses (suyo y de su asegurador) chequee que la cuerda este pasando de la forma correcta por el sistema de seguridad, etc.

· Los escaladores deberán usar las cuerdas y los puntos de seguridad del muro, de forma que por ningún motivo su caída genere péndulos peligrosos.

· En la línea de escalada se deben poner las cintas en cada punto de seguridad (chapas) y se debe mosquetonear cronológicamente de abajo hacia arriba, es decir en la primera chapa, cinta 1, en la segunda chapa otra cinta, en la tercera chapa…, hasta llegar al top.

· La comunicación clara entre escalador y asegurador evitará errores y disminuirá los accidentes potenciales. Es importante tener claro los comandos antes de subir al muro.

· Los aseguradores no deben permitir que la cuerda este demasiado suelta. Accidentes y heridas pueden ser causadas por caídas muy largas.

3.13.2. PROHIBICIONES

· No está permitido, escribir con tizas o marcadores sobre la superficie de muro, ni sobre las presas.

· Está prohibido cambiar las presas de lugar. Esta labor es exclusiva del instructor encargado del muro.

· Está prohibido el uso del muro con zapatos de tacón o botas. No se recomienda escalar descalzo.

· No se permite dormir en las colchonetas.

· No está permitido usar equipos propios, no autorizados por el instructor.

· No se deben realizar juegos bruscos o peligrosos en esta área.

3.14. GIMNASIOS

Cada gimnasio cuenta con personal idóneo, para la prescripción y supervisión del ejercicio. El usuario debe tener en cuenta, las explicaciones, recomendaciones y las medidas de seguridad impartidas por los instructores para realizar el ejercicio.

3.14.1. INSTRUCCIONES DE USO GIMNASIOS

· Al ingresar en cada gimnasio, el usuario debe presentar el carné para ser registrado en la recepción. En caso de no tener el carné, debe presentar el código de barras temporal, expedido en los quioscos de seguridad y algún documento con foto, que demuestre claramente la identidad del usuario.

· Para realizar la práctica, es necesario el uso de una toalla personal.

· El tiempo máximo programado de entrenamiento por usuaroo día es 1 hora 15 minutos (cardiovascular 20 minutos, fuerza circuito 40 minutos y 15 minutos de cardio estiramiento).

· El usuario no debe exceder el tiempo recomendado para la práctica en el programa de entrenamiento.

· Solo pueden permanecer en los gimnasios aquellas personas que están realizando actividad física y cumplen con el reglamento del área.

· Es obligatorio el uso del pin de seguridad de las máquinas trotadora. El usuario que incumpla esta norma se le suspenderá inmediatamente el servicio

· El usuario debe esperar turno para ingreso a los gimnasios cuando el número de usuarios sea igual a la capacidad máxima permitida.

· Los usuarios no deben ingresar o guardar objetos personales en los gimnasios.

· Los discos, barras, mancuernas y accesorios, deben ser dejados luego de su uso en el lugar asignado.

· Está prohibido ingerir alimentos en los gimnasios.

· Es obligatorio el uso de prendas deportivas y tenis adecuados para la práctica en los gimnasios.

3.14.2. RECOMENDACIONES DURANTE LA PRACTICA

· Hacer un adecuado estiramiento, antes, durante y después de cada sesión.

· Iniciar el entrenamiento con un buen calentamiento.

· Se recomienda hidratarse antes, durante y después del entrenamiento, preferiblemente con agua o bebidas hidratantes.

· Se recomienda no iniciar la sesión sin haber ingerido algún alimento, sin embargo, es necesario esperar aproximadamente dos (2) horas antes de comenzar el ejercicio.

· Mantener el cabello recogido durante el tiempo del entrenamiento.

· Por higiene, el usuario debe limpiar las colchonetas y otros implementos antes y después de su uso.

3.14.3. RECOMENDACIONES DE HIGIENE PERSONAL

· Debemos tener consideración y respeto hacia el personal del Centro Deportivo y usuarios, manteniendo un adecuado aseo personal antes durante y después de realizar ejercicio.

3.14.4. NORMAS DE USO DE CADA SALA

Gimnasio de Cardio y Cardio estiramiento

· No realizar ningún estiramiento, usando como base o apoyo las maquinas.

· No sujetar los sensores de lectura de frecuencia cardiaca cuando este corriendo a más de 6 km/h.

· No sujetarse de la consola, por existir riesgo eléctrico.

· Programar la rutina con los pies apoyados en los laterales, empezar a caminar cuando la banda este en movimiento.

· Al limpiar el equipo, no aplicar ningún liquido directamente a la máquina, utilizar la toalla de papel.

Gimnasio de Fuerza y Circuito

· Dejar discos, barras, mancuernas y accesorios en su respectivo lugar.

· Descargar los discos y mancuernas con mucho cuidado.

· En ningún caso se debe exceder el esfuerzo, independientemente de que el usuario esté supervisado.

· Después de cada serie, el usuario debe permitir que otro usuario utilice la máquina.

3.15. CICLISMO BAJO TECHO

· El usuario debe presentar el carné vigente en la recepción del Gimnasio Cardiovascular piso 4.

GA - 001 | Actualizado Marzo - 2015

1

m.pena366Archivo adjuntoLineamientos y Reglamentos Centro Deportivo 2015.docx

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES 2013

LEVANTAMIENTO DEL SERVICIO

Préstamo de escenarios deportivos y salones

Fecha de levantamiento: Noviembre 12 de 2013

Gerencia del Campus

1. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO: El Centro Deportivo tiene el servicio de préstamo de canchas, salones múltiples, salas de capacitación y otros, con el fin de apoyar las actividades de docencia y bienestar de la

comunidad. El uso del espacio corresponderá al objeto para el que fue creado. Es necesario hacer reserva previa. La solicitud de reserva puede realizarse para todo el semestre académico.

Escenarios Centro

Deportivos

Unidad Académica o

Administrativas

Grupos de participación y CEU

Estudiantes, Profesores y

Administrativos

Piscina x

Coliseo x x

Campo de Futbol x x

Campo de Tenis x x x

Campo de futbol tenis x x x

Canchas de Squash x x x

Cancha múltiple Gata x x x

Cancha múltiple CEDE x x x

Cancha de voleibol playa x x x

Salón de tenis de mesa x x x

Salón de bil lar x x x

Salón de danza x x x

Salón múltiple A – B x x x

Salón Seneca x x x

Salón la Caneca x x x

Jaula de Golf x x x

Jaula de bateo x

2. UNIDAD RESPONSABLE: Planeación y Gestión del Espacio Físico – Centro Deportivo

3. TIPO DE SERVICIO:

Básico

Estándar x

Premium


4. RECURSOS DEL SERVICIO: Número de usuarios estimados: # por periodo / # por evento.

Recursos humanos involucrados:

Rol en la prestación del servicio

Descripción del rol Cargo Cantidad

Facilitador de espacios Asignar, supervisar y controlar reservas de

los escenarios deportivos

Auxiliar de Deportes

Bodega y Prestamos

1

Facilitador de espacios

Entregar y recibir el escenarios

Auxiliar de Deportes

7

Interventor entre las Unidades/Dependencia y C.D

Autoriza ciertas actividades y procesos.

Coordinador C.D.

1

Soporte tecnológico con el que cuenta el servicio:

Totalmente automatizado

Automatizado x

Ninguno

Evidencia de la prestación del servicio:

Papel Archivo digital x

No existe

Evidencia de la conformidad con el servicio:

Papel

Archivo digital No existe x

5. NORMATIVA ASOCIADA:

Norma o política interna:


1. Política para los usuarios del Centro Deportivo (Aprobado por el Comité Directivo,

en la sesión N° 14-10 del 26 de mayo de 2010) 2. Lineamientos y Reglamentos del Centro Deportivo

Norma o política entidad externa: No existe

6. PROCESOS ASOCIADOS:

Inscripción al Centro Deportivo

Préstamo de escenarios deportivos (pendiente de levantar) Solicitud de reservas de espacios. Asignación de reservas de espacios Cancelación de reservas

7. RIESGO ASOCIADO AL SERVICIO:

Operativo: error en asignación o modificación de reservas . Calidad del servicio: atención no adecuada al usuario, trato inadecuado del usuario al funcionario del Centro Deportivo. Legal: No cumplir con la normatividad mencionada en el numeral 5.

8. EVALUACIÓN:

Indicadores: Archivo adjunto (Ficha)

Indicador Línea base

Meta Resultados

Periodo N Periodo N+1

Periodo N+2

Periodo N+3

% de satisfacción de los usuarios con el servicio prestado

Valor 2014 100%

9. OPORTUNIDADES DE MEJORA EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO:

Documentar los proceso y actualizar formatos

Verificar si se requiere tener evidencia de la conformidad del servicio.

10. ACUERDOS DE SERVICIO:


GENERALIDADES

Recepción de la solicitud del servicio

Métrica Objetivo Horario recepción de solicitudes Lunes a viernes 6:00 a.m. a 6:00 p.m.

Canal de recepción [email protected] Canal de respuesta [email protected]

Formato que requiere diligenciar

Formato de solicitud de reservas de espacios http://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Areas-funcionales/Planeacion-y-gestion-de-la-infraestructura/Formatos

Pasos que realiza el usuario para la

solicitud

Página web: 1. El usuario diligencia el formato de

solicitud de reservas de espacios. Y lo envía al correo:

[email protected]

2. Recibe correo electrónico con la información acerca si se efectúo o no la reserva.

3. La persona que recibe el escenario firma documento que indica recibo a conformidad en las condiciones

en que se encuentra el espacio.

4. La persona indicada para entregar el escenario verifica con el personal

del Centro Deportivo que el espacio se encuentra en las mismas

condiciones en que fue recibido.

5. En caso de haber ocasionado daños

en el escenario, el usuario debe cancelar el monto correspondiente

al arreglo.

Quienes pueden realizar la solicitud Reserva

Quien realiza la solicitud

mailto:[email protected]


Unidad Académica o Administrativas

Decano, Director, jefe, coordinador Académico o Administrativo u otro con copia a Decano, Director, jefe o Coordinador.

Grupos de participación y CEU

Líder de grupo

Estudiantes, Profesores y Administrativos

Estudiantes matriculados, profesores y administrativos con contrato vigente con la Universidad.

Tiempo para dar respuesta a la solicitud Tres días hábiles

Entrega del servicio

Métrica Objetivo Lugar de entrega En el escenario o salón asignado

Horario de entrega Lunes a viernes 6:00 a.m. a 8:00 p.m. y

sábados de 8:00 a.m. a 2:00 p.m. Canal de entrega del servicio Personal

Tiempo máximo para entrega del servicio a partir de respuesta a la solicitud

N/A

Condiciones especiales para la entrega del servicio:

1. Decanatura de Estudiantes y GHDO: no aplica entrega. Los entrenadores de actividad física ayudan con el control. (periodo académico)

2. Grupos de Participación, CEU: Presentarse el responsable del evento 15 minutos antes del inicio del préstamo-evento.

3. Estudiantes, Profesores y Administrativos: Presentarse el responsable del

evento 15 minutos antes del inicio del préstamo-evento.

Prioridad en la asignación de espacios: Las unidades académicas y/o administrativas, tendrán prioridad de reservas de

espacio siempre y cuando el uso del espacio esté asociado a un programa de bienestar a la comunidad. La fecha límite de recibo del formato de reserva está

asociada a las fechas de corte banner.

Orden de prioridad: 1. Decanatura de Estudiantes: reservas de cursos Banner, clases abiertas,

entrenamiento selecciones y torneos internos. 2. GHDO: entrenamientos selecciones de profesores y administrativos, cursos y

clases y olimpiadas de empleados.


Los grupos de participación de Estudiantes y el CEU podrán solicitar reservas de espacios para desarrollar actividades propias del grupo interés y estarán

condicionados a la disponibilidad de espacios.

Estudiantes, profesores y administrativos podrán solicitar reservas de espacios para desarrollar actividades de grupo, acordes con el escenario y según disponibilidad.

Condiciones a las que se compromete el cliente: 1. A diligenciar y entregar los formatos solicitados. 2. A recibir el escenario deportivo, salón o sala. 3. A cuidar y hacer buen uso de las instalaciones. 4. Asignar un encargado responsable del escenario, salón o sala.

5. A entregar el escenario o salón en las mismas condiciones en que le fue recibido

6. A tratar de manera respetuosa al personal y usuarios del Centro Deportivo. 7. A recibir en las clases, cursos, entrenamientos y otros miembros de la

comunidad que se encuentren inscritos en el Centro Deportivo. 8. A cumplir con los lineamientos y reglamentos del Centro Deportivo. 9. A pagar los daños que ocasione la actividad.

Condiciones a las que se compromete la Unidad que entrega el servicio: 1. A prestar los escenarios de acuerdo a disponibilidad.

2. A prestar implementos deportivos asociados a la actividad 3. A mantener y prestar escenarios en óptimas condiciones.

4. A enviar formato de confirmación solicitud de préstamo de espacio 5. A dar a conocer al usuario los lineamientos y reglamentos del Centro

Deportivo y de la Universidad asociados al servicio. 6. A recibir los escenarios en el momento en que fue pactada su devolución. 7. Tratar de manera respetuosa y amable a los usuarios.

Modificación del servicio

Métrica Objetivo

Horario recepción de solicitudes Lunes a viernes 6:00 a.m. a 6:00 p.m. Canal de recepción [email protected]

Canal de respuesta [email protected]


Formato de solicitud de reservas http://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Areas-funcionales/Planeacion-y-gestion-de-la-infraestructura/Formatos

Quienes están autorizados para realizar la modificación

El responsable del evento

Condiciones


1. Enviar formato modificaciones diligenciado 2. Modificaciones sujetas a disponibilidad de espacio

Cancelación del servicio

Métrica Objetivo

Horario recepción de solicitudes Lunes a viernes 6:00 a.m. a 6:00 p.m. Canal de recepción [email protected]


Formato que requiere diligenciar N/A

Quienes están autorizados para realizar la cancelación


Condiciones

1. Cancelar con un mínimo de un (2) días de anticipación a la fecha del préstamo-evento.

GESTIÓN DE INCIDENTES

Canal de recepción de incidente: Correo: [email protected]

Administración Centro Deportivo: Personal. Teléfono: 3394949 Ext 2234 /2256/2238

Tipo de

incidente Descripción

Prioridad/ Tiempo de respuesta

Protocolo Reporte del inconveniente y

solución Plan de contingencia

Problemas de salud

Riesgos asociados a la actividad física y el deporte

Alta/ inmediato

1. Centro Deportivo reporta al área médica el

incidente del usuario. 2. El médico del C.D. se

desplaza al lugar del incidente y revisa al

paciente. 3. El médico desplaza al

consultorio o remite a la clínica al paciente

En caso de no localizar al médico del C.D. se

debe llamar al brigadista del C.D. en

su ausencia reportar el incidente en la línea de

emergencia *000 o 0000.

Equivocación en la

asignación de una reserva

El encargado de las reservas asignó un

espacio diferente al

Alta/ inmediato

1. El encargado de la

entrega del escenario, reporta al auxiliar de deportes y

No existe


solicitado pero confirmo de acuerdo a la

solicitud.

coordinadora administrativa del

problema. 2. Se busca dar solucionar

al incidente buscando un espacio adecuado

para cumplir con los compromisos

adquiridos.

SANCIONES Y/0 MULTAS

Situación que genera sanción o multa Descripción de la sanción o multa

1. Daño del escenario deportivo o implementos

Reposición y/o mantenimiento - reparación.

2. Incumplimiento de la reserva Mail pedagógico – construimos comunidad

COSTOS

Costo del servicio: $ 0

Forma de pago del servicio: N/A

Elemento de costo que recibe el pago: N/A


ANEXOS

Anexo 1. Definiciones importantes TIPO DE SERVICIO

1. Básico: Servicio mínimo que debe recibir el usuario y se presta de forma masiva. No genera costo para el usuario. (Ejemplo: Aseo, jardinería)

2. Estándar: Servicio que está al nivel de los requerimientos de la Universidad, que se encuentra definido de forma estándar para todos los usuarios del mismo y algunas veces genera costo para el usuario. (Ejemplo: Servicio de mensajería)

3. Premium: Servicio que requieren los usuarios y supera el estándar definido por la Universidad. Requiere personalización y genera un costo para el usuario. (Ejemplo: Servicio de montacargas)

SOPORTE TECNOLÓGICO

1. Totalmente automatizado: Autoservicio. 2. Automatizado: servicio que utiliza un medio tecnológico, pero requiere un gestor.

3. Ninguno

GESTIÓN DE INCIDENTES Prioridad se define como el nivel de urgencia con el que se debe solucionar del problema

por las implicaciones que puede conllevar retraso en el tiempo de respuesta al incidente.

m.pena366Archivo adjunto2 Acuerdo de servicio - Prestamo de escenarios.pdf


LEVANTAMIENTO DEL SERVICIO

Préstamo de escenarios deportivos, salones y salas para eventos y similares.

Fecha de levantamiento: Noviembre 12 de 2013

Gerencia del Campus

1. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO: El Centro Deportivo tiene el servicio de préstamo de escenarios deportivos, salones múltiples, salas de capacitación y salón de juegos a las facultades, departamentos y unidades administrativas para la realización de eventos institucionales.

Definición de préstamo de escenarios deportivos, salones y salas para eventos: Es el préstamo de un escenario deportivo, sala o salón donde se realizará una actividad diferente para la que fue concebida el espacio.

EVENTO ORGANIZADOR

Scouting Admisiones y Registro

Volver a los Andes Vicerrectoría de Desarrollo y Egresados

Fopre Vicerrectoría de Desarrollo y Egresados

Practica Social Decanatura de Estudiantes

Día del Estudiante CEU

Saber Pro Facultad de Arquitectura y Diseño

Escenarios que se prestarán para eventos:

Coliseo

Campo de Futbol Cancha múltiple Gata Cancha múltiple CEDE Salón de danza

Salón múltiple A – B Salón Seneca Salón La Caneca Terraza piso 4

El servicio no incluye:

1. Préstamo de mobiliario, tarimas, carpas u otros.

2. Carpa para protegerlo de lluvia o sol el equipo de sonido y otros en espacios abiertos. 3. Traslados, instalación y operación del equipo de sonido.

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES 2013 El servicio incluye: El mobiliario y equipos del espacio.

Escenario Mobiliario Equipos

Coliseo Gradería retractil para 400 personas

Videobeam - Telón

Campo de Futbol N/A N/A

Cancha múltiple Gata

Gradería fi ja para 250 personas N/A

Cancha múltiple

CEDE N/A N/A

Salón de danza N/A Equipo de sonido

Salón múltiple A – B N/A Equipo de sonido

Salón Seneca 10 mesas, 19 sil las Videobeam - Telón

Salón La Caneca 12 mesas, 36 sil las Videobeam - Telón

Terraza piso 4 15 mesas y 56 sil las N/A

2. UNIDAD RESPONSABLE: Planeación y Gestión del Espacio Físico – Centro Deportivo

3. TIPO DE SERVICIO:

Básico

Estándar x Premium

4. RECURSOS DEL SERVICIO: Número de usuarios estimados: # por periodo / # por evento.

Recursos humanos involucrados:

Rol en la prestación del servicio

Descripción del rol

Cargo Cantidad

Facilitador de espacios Asignar,

supervisar y controlar

reservas de los escenarios

deportivos

Auxiliar de

Deportes oficina

1

Facilitador de espacios Entregar y

recibir el escenario

Auxiliar de

Deportes

7


Interventor entre las Unidades/Dependencia

y C.D

Autoriza ciertas actividades y

procesos.

Coordinador C.D.

1

Soporte tecnológico con el que cuenta el servicio:

Totalmente automatizado

Automatizado x Ninguno

Evidencia de la prestación del servicio:

Papel

Archivo digital x

No existe

Evidencia de la conformidad con el servicio:

Papel

Archivo digital

No existe x

5. NORMATIVA ASOCIADA:

Norma o política interna: 1. Política para los usuarios del Centro Deportivo (Aprobado por el Comité Directivo,

en la sesión N° 14-10 del 26 de mayo de 2010) 2. Lineamientos y Reglamentos del Centro Deportivo 3. Reglamento préstamo de escenarios, salones y salas para eventos y similares.

(Anexo 1)

Norma o política entidad externa: No existe 6. PROCESOS ASOCIADOS: Prestamos de escenarios deportivos para eventos (pendiente de levantar)

Solicitud de reservas de espacios. Asignación de reservas de espacios Cancelación de reservas

7. RIESGO ASOCIADO AL SERVICIO:


Operativo: error en asignación o modificación de reservas .

Calidad del servicio: Atención no adecuada al usuario, trato inadecuado del usuario al funcionario del Centro Deportivo. Legal: No cumplir con la normatividad mencionada en el numeral 5. No cumplir con las políticas de ingreso de terceros (ARL, pensión, salud)

8. EVALUACIÓN:

Indicadores: Archivo adjunto (Ficha)

Indicador Línea base

Meta Resultados

Periodo N Periodo N+1

Periodo N+2

Periodo N+3

% de satisfacción de los usuarios con el servicio prestado

Valor 2014 100%

9. OPORTUNIDADES DE MEJORA EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO:

Documentar los siguientes procesos y actualizar formatos.

Solicitud de reservas de espacios. Asignación de reservas de espacios Cancelación de reservas

Formato de solicitud, asignación y modificación de reservas en el Centro Deportivo Reglamentar el préstamo de escenarios, salones y salas para eventos y similares.

Tener evidencia de la conformidad del servicio.

10. ACUERDOS DE SERVICIO:

GENERALIDADES

Recepción de la solicitud del servicio

Métrica Objetivo

Horario recepción de solicitudes Lunes a Viernes 6:00 a.m. a 6:00 p.m.

Canal de recepción [email protected]


Formato que requiere diligenciar Formato de solicitud de reservas de espacios http://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Areas-


funcionales/Planeacion-y-gestion-de-la-infraestructura/Formatos

Pasos que realiza el usuario para la

solicitud

Página web: 1. El usuario diligencia el formato de

solicitud de reservas de espacios. Y lo envía al correo:

[email protected]

2. Recibe correo electrónico con la información acerca de si se efectúo o no la reserva.

3. La persona que recibe el escenario firma documento que indica recibo a conformidad en las condiciones

en que se encuentra el espacio.

4. La persona indicada para entregar el escenario verifica con el personal

del Centro Deportivo que el espacio se encuentre en las mismas

condiciones en que fue recibido.

5. En caso de haber ocasionado daños

en el escenario, el usuario debe cancelar el monto correspondiente

al arreglo.

Quienes pueden realizar la solicitud Decano, Director, Jefe, o coordinadores y otros con copia a Decano, Director o Jefe.

Tiempo para dar respuesta a la solicitud Tres días hábiles Condiciones

1. Diligenciar y entregar los formatos solicitados. 2. El usuario debe gestionar solicitudes de equipos, traslados y otros, ante Seguridad y

Servicios Generales, audiovisuales, mantenimiento o a la unidad a la que le compete el requerimiento especial.

3. El usuario debe gestionar con anticipación a la entrega del servicio, el proceso para autorizar el ingreso de proveedores que exige seguridad y servicios generales.

4. El usuario debe gestionar el alquiler de mobiliario, carpas y otros necesarios para el

evento. 5. El usuario debe contratar alimentos únicamente con los proveedores autorizados

por la Universidad. 6. El usuario asegurar el servicio de aseo en el área.



Entrega del servicio

Métrica Objetivo

Lugar de entrega En el escenario o salón asignado

Horario de entrega Lunes a viernes 6:00 a.m. a 8:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 2:00 p.m.

Canal de entrega del servicio Personal

Tiempo máximo para entrega del servicio a partir de respuesta a la solicitud

NA

Condiciones a las que se compromete el cliente:

1. A tratar de manera respetuosa al personal y usuarios del Centro Deportivo. 2. A recibir el escenario deportivo, salón o sala.

3. A cuidar y hacer buen uso de las instalaciones. 4. A asignar un encargado responsable del evento.

5. A entregar el escenario o salón en las mismas condiciones en que le fue asignado.

6. A pagar los daños que ocasione en el evento. 7. A cumplir con los lineamientos y reglamentos del Centro Deportivo 8. A cumplir con el reglamento de uso de escenarios y salones para eventos. 9. El responsable del evento debe presentarse 30 minutos antes del inicio del

préstamo-evento.

Condiciones a las que se compromete la Unidad que entrega el servicio: 1. A prestar los escenarios de acuerdo a disponibilidad.

2. A mantener y prestar escenarios en óptimas condiciones. 3. A enviar formato de confirmación solicitud de préstamo de espacio

4. A entregar el escenario en la fecha pactada 5. A recibir el escenario en el momento en que fue pactada su devolución. 6. Tratar de manera respetuosa y amable a los usuarios.

Modificación del servicio

Métrica Objetivo Horario recepción de solicitudes Lunes a Viernes 6:00 a.m. a 6:00 p.m.

Canal de recepción [email protected]



Formato de modificación de reservas

http://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Areas-funcionales/Planeacion-y-gestion-de-la-infraestructura/Formatos

Quienes están autorizados para El responsable del evento




realizar la modificación Condiciones

1. Enviar formato modificaciones diligenciado con cinco días de antelación a la solicitud.

2. Modificaciones sujetas a disponibilidad de espacio 3. Gestionar los cambios de equipos, ingresos y otros ante las unidades

encargadas.

Cancelación del servicio

Métrica Objetivo

Horario recepción de solicitudes Lunes a Viernes 6:00 a.m. a 6:00 p.m. Canal de recepción [email protected]


Formato que requiere diligenciar Un mail

Quienes están autorizados para realizar la cancelación


Condiciones 1. Cancelar con un mínimo de un (2) días hábiles de anticipación a la fecha del

préstamo-evento.

GESTIÓN DE INCIDENTES

Canal de recepción de incidente: Correo: [email protected]

Administración Centro Deportivo: Personal. Teléfono: 3394949 Ext 2234 /2256/2238

Tipo de incidente

Descripción Prioridad/ Tiempo de respuesta

Protocolo Reporte del inconveniente y

solución Plan de contingencia

Problemas de salud

Riesgos asociados a la actividad o evento

Alta/

inmediato

1. Centro Deportivo reporta al área médica el incidente del usuario.

2. El médico del C.D. se desplaza al lugar del incidente y revisa al

paciente. 3. El médico desplaza al

consultorio o remite a la

En caso de no localizar al médico del C.D. se debe llamar al brigadista del C.D. en su ausencia reportar el incidente en la línea de

emergencia *000 o 0000.




clínica al paciente

Equivocación en la

asignación de una reserva

El encargado de las reservas asignó un

espacio diferente al

solicitado pero confirmo de acuerdo a la

solicitud.

Alta/

inmediato

1. El encargado de la entrega del escenario, reporta al auxiliar de deportes y coordinadora

administrativa del problema.

2. Se busca dar solucionar al incidente buscando

un espacio adecuado para cumplir con los compromisos adquiridos.

No existe

SANCIONES Y/0 MULTAS

Situación que genera sanción o multa Descripción de la sanción o multa 1. Daño del escenario deportivo o

implementos

Reposición y/o mantenimiento – y/o

reparación.

2. Incumplimiento de la reserva o no

cancelación a tiempo.

Mail pedagógico – construimos

comunidad

COSTOS

Costo del servicio: $ 0

Forma de pago del servicio: N/A Elemento de costo que recibe el pago: N/A


ANEXO 1. REGLAMENTO DE PRÉSTAMO DE ESCENARIOS, SALONES Y

SALAS PARA EVENTOS Y SIMILARES.

DISPONIBILIDAD POR TIPO DE EVENTO

Escenario / Evento Conciertos Festival de

Danza

Integración Recreación*

Restaurante Camerino

Coliseo si si no no

Campo de Futbol si si si no

Cancha múltiple Gata si si si no

Cancha múltiple CEDE si si si no

Salón de danza si si no no

Salón múltiple A – B no si no si

Salón Seneca no no no si

salón La Caneca no no no si

Terraza piso 4 no no si no

*Definición de evento de integración y recreación: actividad recreativa en que los participantes realizan una actividad lúdica y de aprendizaje de grupo a través de juegos.

CONDICIONES

Escenario / Evento Conciertos y Festival de Danza

Coliseo 1. Uso de zapato tenis que no marque.

2. Tapete atrapa polvo en los accesos en entrada. 3. No exceder capacidad del escenario 4. La actividad será suspendida en caso de lluvia o

tormenta eléctrica en escenarios externos. 5. Hacer la debida consulta y solicitud a mantenimiento

sobre conexiones eléctricas. 6. Prohibido el ingreso de botellas de vidrio al área.

7. Aprobar el check list de la GCAM


Cancha múltiple CEDE

Escenario / Evento Integración y Recreación

Coliseo Tapete atrapa polvo en los accesos

1. Uso de zapato tenis que no marque. 2. No exceder capacidad del escenario 3. La actividad será suspendida en caso

de lluvia o tormenta eléctrica en

escenarios externos 4. Prohibido el ingreso de botellas de

Campo de Fútbol


Tapete atrapa polvo en los accesos


Cancha múltiple Cede

vidrios en el área

Salón de danza

Dejar maletas en los

casilleros Realizar el protocolo de uso

equipo

Salón múltiple A - B

Dejar maletas en los

casilleros Realizar el protocolo de uso de

la sala

Escenario / Evento

Restaurante

Campo de Futbol Proteger el Césped 1. Uso de zapato tenis que no marque.

2. No exceder capacidad del escenario 3. Prohibido el ingreso de botellas de

vidrios en el área 4. Hacer la debida consulta y solicitud

a mantenimiento sobre conexiones eléctricas.

5. contratar alimentos únicamente con

los proveedores autorizados por la Universidad.

6. Asegurar el aseo del área 7. Aprobar el check list de la GCAM

Cancha múltiple Gata Proteger el sintético

Cancha múltiple CEDE Proteger el sintético

Terraza piso 4

Escenario / Evento Camerino

Lugar de descanso y/o vestuario de artistas y/o personal de logística.

Salón múltiple A - B 1.Empapelar vidrios del

salón por privacidad

1. Asegurar el aseo del área.

2. Prohibido el ingreso de botellas de vidrios en el área

Salón Seneca

salón La Caneca 1.Empapelar vidrios del

salón por privacidad

m.pena366Archivo adjunto2 1 Acuerdo de servicio - Prestamo de escenarios eventos.pdf






8. INDICADORES

FIC

HA

DEL

IND

ICA

DO

R

UTILIZACIÓN DE ESPACIOS DEL CENTRO CEPORTIVO

Código del

indicador IND-30-2-02-141

Responsable del

indicador Auxiliar Deportivo

Objetivo Brindar herramientas prácticas para medir el rendimiento de utilización de escenarios en

el Centro Deportivo, discriminando el tipo de usuario, departamento y tipo de actividad.

Método de

Medición

1. Se debe descargar la información del software Ez Facility

2. Esta información es pegada en la hoja de control (Excel) que ya se encuentra

debidamente formulada.

3. Método de pegado:

Pegamos los datos de fecha, hora inicial y hora final, el archivo identifica el mes

de la reserva con un número dependiendo del mes, es decir enero 1, febrero 2,

marzo 3….

Formula (=MES), de igual manera el archivo registra la duración (hora final –

hora inicial).

Copiamos del Ez Facility el nombre de la actividad, responsable, departamento o

facultad y número de usuarios, en celdas diferentes.

Con el nombre de la actividad identificamos el tipo de reserva por medio de

listas desplegables (selecciones, cursos, clases etc.).

Luego de esto, la formulación del archivo identifica y grafica los indicadores de

uso.

Formulas Excel:

o Tipo de actividad departamento o facultad (=SI)

o Horas utilizadas por actividad y dependencia =

(+SUMAR.SI.CONJUNTO ( ).

o Horas disponibles = + (días lunes a viernes*horario de atención lunes a

viernes + días sábados *horario de atención sábados)

o Porcentaje participación uso vs disponibilidad: =SI.ERROR (cantidad

horas usadas mes/cantidad horas disponibles;"").

Unidad de

Medida Horas uso día, mes, semestre, año

Fórmula Horas utilizadas/Horas disponibles

Variables Cantidad horas usadas: Corresponde al número de horas disponibles

Horas disponibles: Corresponde al número de horas usadas

Limitaciones Restricciones del indicador

Fuente de datos Ez Facility






Granularidad Tipo de usuario, departamento y tipo de actividad.

Periodicidad Mensual

Meta Lo ideal es que el porcentaje de utilización de escenarios en temporada alta sea superior

al 80% y en temporada baja como mínimo sea un 40%.

Observaciones

9. RIESGOS OPERATIVO

Reservar el mismo espacio en la misma fecha y hora para eventos diferentes.

Fallas en el sistema Ez Facility.

Daños en los espacios asignados.

Error en asignación o modificación de reservas.

CALIDAD DE SERVICIO

Atención no adecuada al usuario, trato inadecuado del usuario al funcionario del Centro Deportivo.

ADMINISTRATIVO

Incumplimiento del reglamento y ANS.

LEGAL

No cumplir con la normatividad.

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA

0 Elaboración 09/09/2016

Publicación 11/10/2016

11. APROBACIÓN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ Manuela Peña Infante Ingeniera de procesos 09/09/2016

REVISÓ Andres Marcelo Franco Auxiliar Deportivo 13/09/2016

Diana Dalmau Coordinador Centro Deportivo 06/10/2016

APROBÓ Diana Dalmau Coordinador Centro Deportivo 06/10/2016

Asignación de espacios deportivos Centro Deportivo · 2016-10-10 · Dirección de Planeación y...

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