1. ASISTENCIA ADMINISTRATIVAInstructora SENA: Nubia Vega.

2. PERFIL DEL APRENDIS SENA.ASISTENTEADMINISTRATIVO 3. OBJETIVO GENERAL.O Ejecutar los procesos administrativos del rea, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentacin necesaria, revisando y realizando clculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestacin efectiva del servicio. 4. FUNCIONES, ACTIVIDADESY/O TAREASO Asiste en el desarrollo de los programas yactividades de la unidad.O Participa en la elaboracin del anteproyecto depresupuesto de la unidad.O Participa en el estudio y anlisis de nuevosprocedimientos y mtodos de trabajo.O Elabora proyectos de compromiso por conceptode: alquileres, pago de condominios, pago deasignaciones a la Federacin de CentrosUniversitarios, Centro de Estudiantes y otrasasignaciones varias. 5. O Realiza los descargos o pagos contra cadaproyecto de compromiso.O Llena formatos de rdenes de pago pordiferentes conceptos, tales como: pagos aproveedores,pagos de servicios,subvenciones,aportes, asignaciones,ayudas, avances a justificar, incremento ocreacin de fondos fijos, fondos especialesy de funcionamiento, alquileres, cuentas decursos y otras asignaciones especiales.O Realiza seguimiento a los pagos para sucancelacin oportuna. 6. O Controla los pagos efectuados al personaladministrativo u obrero por diversos beneficios.O Realiza solicitudes de dotacin de equipos ymateriales para la dependencia.O Lleva registro y control de los recursosfinancieros asignado a la dependencia, fondofijo, avance a justificar, caja chica, etc.O Realiza registro contable.O Controla los avances a justificar, otorgados a lasdependencias para cubrir gastos de urgencias.O Recibe y revisa las facturas y comprobantes delos gastos efectuados con los avances ajustificar. 7. O Elabora y enva a la unidad de contabilidadmemorndum con los factores de justificacin delos avances a justificar y de los fondos fijos ycaja chica.O Elabora y tramita solicitudes de autorizacin demodificacin presupuestaria.O Realiza trmites de solicitud de verificacinpresupuestaria, ante la Unidad de Planificacin yProgramacin Presupuestaria.O Controla los incrementos y creaciones de losfondosfijos defuncionamiento, fondosespeciales y caja chica. 8. O Entrega cheques correspondientes a la nmina yrevisa los recibos y enva al archivo general.O Tramita los depsitos bancarios y mantieneregistro de los mismos.O Suministra materiales y equipos de trabajo alpersonal de la dependencia y controla laexistencia de los mismos.O Recibe y tramita solicitud de servicios demantenimientoy reparacionesdelasedificaciones, mquinas y/o equipos de ladependencia.O Redacta y transcribe correspondencia ydocumentos diversos.O Lleva control de la caja chica. 9. O Brinda apoyo logstico en actividades especiales.O Recopila, clasifica y analiza informacin para losplanes y programas.O Coordina y hace seguimiento a las accionesadministrativas emanadas por la unidad.O Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.O Mantiene actualizados registros, libros contables,entre otros.O Atiende e informa al pblico en general.O Recibe, verifica y registra las requisiciones decompras de unidades solicitantes.O Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones alos proveedores previamente seleccionados por elsupervisor 10. O Llena formatos diversos relacionados con elproceso de compras.O Verifica la disponibilidad presupuestaria de lasunidades solicitantes.O Recibe licitaciones y/o licitacin de losproveedores.O Recibe expedientes de las unidadessolicitantes y lleva registro de las rdenes decompras.O Transcribe y mantiene actualizados en elsistema toda la informacin relacionada conel proceso de compras.O Hace seguimiento a las rdenes de comprasy la recepcin de mercancas. 11. O Calcula los datos para las rdenes de compras yrdenes de pago.O Desglosa y distribuye las rdenes de compra a lasunidades involucradas.O Informa a los proveedores sobre la cancelacin delas facturas.O Lleva registros y el archivo de expedientes deproveedores.O Mantiene informado al supervisor sobre lasactividades realizadas y/o cualquier irregularidadpresentada.O Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre laRenta. 12. O Conforma y formula las observacionespertinentes a las autoliquidaciones de ImpuestoSobre la Renta efectuadas por el personal de laInstitucin.O Enva planillas de recaudacin de impuesto alMinisterio de Hacienda.O Realiza clculos de rdenes de pagos de lasplanillas correspondientes.O Suma los montosde las planillascorrespondientes y determina la cifra porcancelar a la tesorera nacional.O Elabora la relacin del resumen de las planillascorrespondientes.O Calcula el monto del impuesto a retener a losdocentes que estn disfrutando del beneficio debeca. 13. O Controla que se haga efectiva la retencin deimpuestos.O Elabora relacin mensual de los impuestosretenidos y enterados para enviarlos al Ministeriode Hacienda.O Elabora la relacin de los timbres fiscales, locancelado por la Institucin a proveedores,contratista y personas naturales.O Realiza clculos y ajustes necesarios relativos a ladeclaracin de rentas del personal jubilado.O Verifica y ajusta la correspondencia entre losmontos descontados y los cancelados.O Recibe y conforma los listados a enviar por ladeclaracin definitiva. 14. O Recibe oficios, formatos y otros documentos desolicitud de viticos.O Realiza clculos de los viticos segnreglamento de viticos.O Solicita reposicin de chequera ante la unidadresponsable.O Elabora y entrega los cheques para viticos. a launidad responsable.O Elabora las rdenes de pago y solicita suautorizacin ante la unidad responsable.O Mantiene relacin de los pagos realizados en elrea de viticos. 15. O Solicita ante la unidad responsable laautorizacin para la reposicin de los fondos parapagos por concepto de viticos.O Realiza conciliaciones bancarias para el ajusteentre el estado de cuenta emitido por el banco yel saldo de la chequera de viticos.O Archiva y lleva el control de los documentos delrea.O Solicita y verifica los soportes demostrativos delos gastos realizados.O Lleva el control presupuestario del gasto ydisponibilidad de la partida de viticos.O Realiza los trmites de pasajes y traslado apersonal de la Institucin como a invitados. 16. O Transcribe y acceso informacin operando unmicrocomputador.O Cumple con las normas y procedimientos enmateria de seguridad integral, establecidos por laorganizacin.O Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo,reportando cualquier anomala.O Elabora informes peridicos de las actividadesrealizadas.O Realiza cualquier otra tarea afn que le seaasignada. 17. MBITO DE LA ACTUACIN. MATERIALES DINEROManeja constantemente Es responsable directoequipos y materiales de de ttulos y valores.fcil uso, siendo suresponsabilidad directa ymaneja peridicamenteequipos y materialesmedianamentecomplejos, siendo suresponsabilidadindirecta. 18. TOMA DE SUPERVISINDECISIONES El cargo recibeLas decisiones quesupervisin general de se toman se basan enmanera directa y instruccionesconstante y no ejerceespecficas, rdenessupervisin. y/o guas de accin, a nivel operativo. 19. INFORMACINCONFIDENCIAL:Maneja en forma directa un grado deconfidencialidad medio. 20. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS.RELACIONES INTERNAS:El cargo mantiene relaciones continuas conunidades de Planificacin y ProgramacinPresupuestaria, Comisin Delegada del ConsejoUniversitario, Contabilidad, Archivo General ydems dependencias de la Institucin, PersonalDocente, Administrativo, Obrero y Estudiantes, afin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al rea,exigindose para ello una normal habilidad paraobtener cooperacin. 21. RELACIONES EXTERNAS:El cargo mantiene relaciones frecuentescon proveedores de bienes y servicios, afin de apoyar y/o ejecutar lo relativo alrea, exigindose para ello una normalhabilidad para obtener cooperacin. 22. CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO. AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica enun sitio cerrado, generalmente agradable y nomantiene contacto con agentes contaminantes. RIESGO: El cargo est sometido a un riesgoirrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja. ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo fsico deestarsentado/parado constantemente ycaminando peridicamente y requiere de ungrado de precisin manual y visual medio. 23. PERFIL DEL CARGO.EDUCACIN Y EXPERIENCIAA) EDUCACIN: Tcnico Superior Universitario enAdministracin.EXPERIENCIA: Un (1) ao de experiencia progresivade carcter operativo en funciones de ejecucin ytramitacin en procesos administrativos.B) EDUCACIN: Bachiller Mercantil, ms curso deTcnicas de Oficina y Computacin de por lo menosseis (6) meses.EXPERIENCIA: Cinco (5) aos de experienciaprogresiva de carcter operativo en funciones deejecucin y tramitacin de procesos administrativos. 24. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES YDESTREZAS CONOCIMIENTOS EN El manejo y mtodos de oficina. Redaccin, ortografa y sintaxis. Retencin de Impuesto Sobre la Renta. Leyes y reglamentos del Impuesto Sobre laRenta. Principios y prcticas de contabilidad. La elaboracin de documentos mercantiles en elrea de su competencia. Los procesos administrativos del rea de sucompetencia. Computacin. 25. HABILIDAD PARA: Tratar en forma cortes al personal de laInstitucin y pblica en general. Analizar declaraciones de impuestos. Comprender la informacin que va a procesar. Manejar los diferentes formatos de compras. Tener iniciativa. Expresarse claramente en forma oral y escrita. Realizar clculos numricos con rapidez yprecisin. 26. DESTREZAS EN:ADIESTRAMIENT O REQUERIDO: El manejo de Entrenamiento en elmquinas de escribir. sistema de su unidad. El manejo de Contabilidadmicrocomputador.computarizada. El manejo de Actualizacin encalculadoras. Impuesto Sobre la Material de oficina.Renta. Ortografa yredaccin 27. EL PERFIL DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVOEn la actualidad no hay duda que el trabajo secretarialha tenido un vuelco enorme. Con las redes locales decomputadoras y las redes de rea amplia al alcance decualquier oficina u hogar, todo ejecutivo tiene queredactar y escribir sus propios memorandos, cartas,presentaciones y enva sus ofertas. El no hacerlo esuna prdida de tiempo, la correspondencia escrita enpapel ha dado paso completamente a la transferenciade informacin en forma digital.Comunicacin asertiva es la clave del xito en elasistente administrativo 28. Las metas trazadas deben ser ambiciosas peroalcanzables, medibles y realistas, ya que se basan ennuestras propias caractersticas de personalidad(actitudes, aptitudes,necesidades,valores yhabilidades).La asistente administrativa requerida por la empresaactual no solo debe tener una preparacin completa, queincluya otros idiomas, administracin, contabilidad,mercadeo y ventas. Es necesario que tenga habilidadesinterpersonales, liderazgo, capacidad de trabajo enequipo para adaptarse a los cambios que confronta adiario la empresa. 29. Estos son algunos elementos que son utilizadospor los lderes:El liderazgo tiene una gran importancia en el serde cada ser humano en su vida. Este es uno delos conceptos ms discutidos por nuestroseducadores, polticos, lderes religiosos y filsofosofrecen diferentes definiciones, ideas, opiniones ypuntos de vista de lo que el liderazgo es, lo queno es y lo que podra ser. El liderazgo es unacualidad y es un proceso de hacer que la gentese comprometa en cursos de accin paraalcanzar unos objetivos generales y especficosde bienestar comn. 30. VISION: El lder comienza con una visin y despusplanifica para alcanzarla. Est basada en los hechos,la intuicin, la esperanza y el miedo.CAPACITAR: El lder crea mecanismos para lograr elcurso de accin correcto. Esto es poder escoger entresus seguidores las personas correctas para alcanzarlas metas establecidas.ENERGIZAR: Esto significa que el lder debe proveertodo el estmulo para que sus seguidores acten. Estolo puede lograr el lder construyendo sueos yesperanzas para crear y lograr un bien comnalcanzable mediante el esfuerzo del trabajo en equipo.RESPONSABILIZAR: Esto implica que el lder debeotorgar y definir responsabilidades claras y especficasa su equipo para lograr los objetivos. Todos dependende todos. 31. PERFIL DEL APRENDIZ SENALibre Pensador: Con conciencia crtica,constructiva y respetuosa de las ideas propias ylas de los dems.Con Capacidad Crtica: Que construye en suscrticas, un aporte a la solucin delos problemasSolidario: Busca el bien y no solo el propio, sedeja guiar por sus principios y valores,comprometido con la sociedad y el entorno, paraque Colombia crezca a travs de sus ideas,acciones y esfuerzos.Lder: Es aquel que se atreve a ser creativo eimpulsar un cambio en busca de nuevos rumbospara transformar y mejorar una situacin. 32. Visin: Tiene su visin puesta en el futuro y dirigesus energas hacia el cambio con una actitudproactiva y optimista; facilita el trabajo colaborativo,es capaz de enfrentar problemas complejos, antelos cuales no se muestra atemorizado, y tiene xitoal enfrentar los diferentes tipos de crisis (familiares,econmicas, polticas, espirituales, etc.). Ademsde esto, es valiente, demuestra integridad ycompromiso. Para actuar en ambientes de trabajo,de forma independiente o vinculada a unaempresa,donde segeneran situacionesimprevistas que requieren soluciones prcticas. 33. APRENDIZAJE AUTONOMOCuando hablamos de aprendizaje autnomo nosreferimos al grado de intervencin del estudianteen el establecimiento de sus objetivos,procedimientos, recursos, evaluacin y momentosde aprendizaje. En la prctica, en un programaeducativo, no es usual que exista un gradoabsoluto de autonoma en dichos aspectos yposiblemente tampoco es muy aconsejable; sinembargo, la experiencia ha demostrado quecuando el estudiante tiene una mayor participacinen las decisiones que inciden en su aprendizaje,se facilitan la motivacin y efectividad en elproceso educativo. 34. METODO DE ESTUDIO1. Utilizacin de tecnologas y la informacin de las comunicaciones.2. Aulas mviles: Corresponde a un ambiente de formacin que recorre diferentes regiones donde el SENA no tiene presencia fsica.3. TV WEB: Emisin diaria de programas de formacin complementaria atreves del canal institucional.4. SENAVirtual:Formacin complementaria con duracin entre 40 y 200 horas las cuales se desarrollan 100% va internet. www.senavirtual.edu.co 35. FUENTES DE CONOCIMIENTOInstructor: Constituye una fuente primaria deinformacin, acompaante y facilitador del trabajoexploratorio que apoya con su experiencia los procesos deaprendizajeEquipo de trabajo: Cada uno desempea un rolfundamental en el proceso deconstruccin de experienciasnuevas a partir de la colaboracin, y disposicin a explorary aprender.Tics: Herramientas que facilitan las simulaciones derealidades, la bsqueda de informacin, la construccin deredes de comunicacin, y el fomento a la no presencialitafsica para establecer contactos.Entorno: Ambiente en el cual se sumerge el Equipode aprendizaje en conjunto con las Tics y los otrosrecursos y equipos fsicos que soportan y facilitan losescenarios para consolidar los nuevos ambientes de 36. VIDEO. PERFIL APRENDIZSENA:http://www.youtube.com/watch?v=znUalDQXZcM 37. PDROGRACIAS..!