Aspel-NOI 40 Distribuidor Guia Curso Propedeutico

Sistema de Nómina Integral Aspel-NOI Versión 4.0

Guía Curso Propedéutico Distribuidor

Guía Curso Propedéutico Aspel-NOI 4.0

Elaborado por: Soporte Técnico Aspel de México, S.A. de C.V. Cerrada de Suiza #17 Col. San Jerónimo Aculco Del. Magdalena Contreras C.P. 10400 México, .D.F Febrero/2005


Temario

1. Introducción .................................................................................................................................................................. 1 1.1 Objetivo del curso............................................................................................................................................... 1

2. Generales ....................................................................................................................................................................... 1 2.1 Asistente de instalación..................................................................................................................................... 1 2.2 Activación del sistema ....................................................................................................................................... 6 2.3 ¿Cómo empezar a trabajar con Aspel-NOI? ...............................................................................................11

2.3.1 Abrir empresa............................................................................................................................................11 2.3.2 Cambio de directorio y fecha. ...............................................................................................................11 2.3.3 Cerrar empresa .........................................................................................................................................12

2.4 Datos de la empresa .........................................................................................................................................12 2.5 Creación de la base de datos ..........................................................................................................................13 2.6 Operaciones de aplicación general ...............................................................................................................14 2.7 Teclas de acceso rápido ...................................................................................................................................15 2.8 Personalización de la barra de herramientas..............................................................................................16 2.9 Salir .......................................................................................................................................................................16

3. Configuración del sistema .......................................................................................................................................17 3.1 Modo alterno de captura.................................................................................................................................17 3.2 Preferencias ........................................................................................................................................................17

3.2.1 Aplicaciones y copiado especial............................................................................................................17 3.3 Tablas del sistema.............................................................................................................................................17 3.4 Calendarios .........................................................................................................................................................20 3.5 Parámetros de la nómina ................................................................................................................................21

3.5.1 Generales....................................................................................................................................................22 3.5.2 Cuotas del IMSS ........................................................................................................................................24 3.5.3 Retención IMSS .........................................................................................................................................25

3.6 Parámetros del sistema ...................................................................................................................................26 3.6.1 Generales....................................................................................................................................................26 3.6.2 Percepciones y deducciones ..................................................................................................................28 3.6.3 Bases fiscales.............................................................................................................................................29

3.7 Perfiles de usuarios ...........................................................................................................................................30 4. Catálogos del sistema...............................................................................................................................................32

4.1 Departamentos ..................................................................................................................................................32 4.2 Puestos.................................................................................................................................................................33 4.3 Trabajadores.......................................................................................................................................................34 4.4 Percepciones y deducciones ...........................................................................................................................41 4.5 Tipos de faltas....................................................................................................................................................44

5. Captura de Movimientos..........................................................................................................................................45 5.1 Movimientos a la Nómina...............................................................................................................................45

5.1.1 Por trabajador ...........................................................................................................................................45 5.1.2 Una Per/ded varios trabajadores ..........................................................................................................46 5.1.3 Un trabajador varios movimientos ......................................................................................................46

5.2 Programación de movimientos ......................................................................................................................48 5.3 Descuento por crédito Infonavit....................................................................................................................49 5.4 Descuento por crédito Fonacot .....................................................................................................................50

5.4.1 Recepción de información......................................................................................................................50 5.4.2 Envío de información...............................................................................................................................50 5.4.3 Comparación de información................................................................................................................51

5.5 Captura por archivo ..........................................................................................................................................52 5.6 Horas extras........................................................................................................................................................54 5.7 Faltas ....................................................................................................................................................................55

5.7.1 Faltas ...........................................................................................................................................................55 5.7.2 Faltas todo el período .............................................................................................................................57


5.8 Vacaciones ..........................................................................................................................................................57 5.9 Cálculo inverso...................................................................................................................................................58 5.10 Incremento de salarios ..................................................................................................................................59

5.10.1 Incremento individual .............................................................................................................................59 5.10.2 Incremento general..................................................................................................................................60

6. Cálculos en el sistema...............................................................................................................................................63 6.1 Cálculo de ISR.....................................................................................................................................................63

6.1.1 Cálculo mensual .......................................................................................................................................63 6.1.2 Cálculo Ajustado ......................................................................................................................................67

6.2 Cálculo de IMSS .................................................................................................................................................70 6.2.1 SDI Fijo ........................................................................................................................................................70 6.2.2 SDI Variable ...............................................................................................................................................73 6.2.3 SDI Mixto....................................................................................................................................................74 6.2.4 Cálculo de retención IMSS .....................................................................................................................75

6.3 Cálculo anual de ISR .........................................................................................................................................79 6.4 Cálculo de ISR cuando aplica Art.142...........................................................................................................84

7. Procesos........................................................................................................................................................................87 7.1 Borrado de acumulados ...................................................................................................................................87 7.2 Traspaso de acumulados .................................................................................................................................88 7.3 Corte anual .........................................................................................................................................................89 7.4 Fondo de ahorro ................................................................................................................................................91 7.5 Nómina de reparto de utilidades (PTU).......................................................................................................93 7.6 Nómina de aguinaldo .......................................................................................................................................97 7.7 Finiquitos.............................................................................................................................................................98

7.7.1 Renuncia voluntaria.................................................................................................................................98 7.7.2 Rescisión de contrato por tiempo determinado ...............................................................................99 7.7.3 Rescisión de contrato por tiempo indeterminado......................................................................... 101

7.8 Reingresos ........................................................................................................................................................ 102 7.9 Avisos al IMSS mediante IDSE V2.0 ........................................................................................................... 104

7.9.1 Trámites para obtener el NPIE y el Certificado digital................................................................. 105 7.9.2 Generación del archivo ........................................................................................................................ 112 7.9.3 Envío de los movimientos afiliatorios desde aspel.com .............................................................. 113

7.10 Enlace con el Sistema Único de Autodeterminación (SUA)............................................................... 118 7.11 Interfase con Aspel-BANCO ...................................................................................................................... 122 7.12 Interfase con Aspel-COI ............................................................................................................................. 124

7.12.1 General..................................................................................................................................................... 124 7.12.2 Departamento........................................................................................................................................ 126 7.12.3 Cuenta auxiliar....................................................................................................................................... 128 7.12.4 Trabajador............................................................................................................................................... 130

7.13 Exportación de la nómina .......................................................................................................................... 132 7.14 Eliminación de nóminas.............................................................................................................................. 133 7.15 Acumulados de nóminas ............................................................................................................................ 134 7.16 Pago electrónico........................................................................................................................................... 135 7.17 Declaración Informativa de Sueldos y salarios ..................................................................................... 136

8. Consultas....................................................................................................................................................................139 8.1 Consulta de nómina....................................................................................................................................... 139 8.2 Consulta de recibos de nómina................................................................................................................... 139 8.3 Consulta de movimientos a la nómina ..................................................................................................... 140 8.4 Consulta de faltas .......................................................................................................................................... 140 8.5 Consulta de Vacaciones................................................................................................................................ 141 8.6 Acumulados del trabajador.......................................................................................................................... 141 8.7 Histórico de Salarios...................................................................................................................................... 144 8.8 Percepciones por base fiscal ........................................................................................................................ 145 8.9 Acumulados por Per/Ded.............................................................................................................................. 146 8.10 Desglose de Per/Ded ................................................................................................................................... 147 8.11 Acumulados de la empresa........................................................................................................................ 147


8.12 Personalización de consultas..................................................................................................................... 148 8.13 Copiado especial .......................................................................................................................................... 150 8.14 Publicación de información mediante Infoweb .................................................................................... 151

8.14.1 Contratación del servicio .................................................................................................................... 151 8.14.2 Creación y configuración de un sitio de Infoweb .......................................................................... 153 8.14.3 Publicación de consultas e información mediante Infoweb y configuración del sitio ......... 159

9. Reportes .....................................................................................................................................................................165 9.1 Nómina ............................................................................................................................................................. 165 9.2 Desglose de moneda...................................................................................................................................... 165 9.3 Movimientos por trabajador........................................................................................................................ 165 9.4 Por percepción / deducción.......................................................................................................................... 166 9.5 Movimientos por departamento ................................................................................................................ 166 9.6 Destajos............................................................................................................................................................ 167 9.7 Depósitos y aportaciones............................................................................................................................. 168

9.7.1 Depósitos de pago de nómina............................................................................................................ 168 9.7.2 Aportaciones al Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR.)............................................................ 168

9.8 Acumulados por Per/Ded.............................................................................................................................. 169 9.9 Horas extras..................................................................................................................................................... 169 9.10 Faltas............................................................................................................................................................... 170 9.11 Vacaciones..................................................................................................................................................... 170 9.12 Recibos de nómina....................................................................................................................................... 170 9.13 Credenciales .................................................................................................................................................. 170 9.14 Aniversarios de la empresa........................................................................................................................ 171 9.15 IMSS................................................................................................................................................................. 172 9.16 Impuesto mensual ....................................................................................................................................... 174 9.17 Impuesto anual ............................................................................................................................................. 175 9.18 Cuotas Obrero-Patronales ......................................................................................................................... 176 9.19 Consolidado de empresas .......................................................................................................................... 177 9.20 Formatos ........................................................................................................................................................ 180

9.20.1 Lista de raya............................................................................................................................................ 180 9.20.2 Pensiones................................................................................................................................................. 180 9.20.3 Trabajador............................................................................................................................................... 181 9.20.4 Del usuario .............................................................................................................................................. 182

9.21 Forma fiscal 37 Constancia de sueldos y salarios................................................................................ 182 10. Utilerías..................................................................................................................................................................183

10.1 Creación del siguiente período ................................................................................................................. 183 10.2 Control de archivos ..................................................................................................................................... 184 10.3 Cierre de nómina.......................................................................................................................................... 185 10.4 Generación y reinstalación de respaldos................................................................................................ 186

10.4.1 Generación de respaldos ..................................................................................................................... 186 10.4.2 Reinstalación de respaldos.................................................................................................................. 187

10.5 Traductor de nóminas................................................................................................................................. 188 10.6 Editor de reportes ........................................................................................................................................ 189

10.6.1 Reportes internos .................................................................................................................................. 190 10.6.2 Reportes fto............................................................................................................................................ 190 10.6.3 Ciclos del sistema.................................................................................................................................. 191 10.6.4 Campos del editor................................................................................................................................. 192 10.6.5 Comandos del editor ............................................................................................................................ 193 10.6.6 Edición de reportes ............................................................................................................................... 194

10.7 Especificar impresora .................................................................................................................................. 194 10.8 Aspel-AL Actualización en línea ............................................................................................................... 195


Notas del asistente:

1. Introducción

Aspel-NOI es un sistema administrativo que automatiza el control de todos los aspectos de la nómina empresarial, facilita y agiliza el cálculo de: los impuestos de los trabajadores y de la empresa, cumpliendo con la legislación fiscal y laboral de acuerdo a las Reformas de Diciembre de 2004 a la LISR, las retenciones de IMSS, simplificando considerablemente los procesos administrativos. Realiza el enlace con bancos para la dispersión de la nómina, calcula automáticamente las aportaciones al SAR y el Reparto de utilidades, genera los movimientos afiliatorios de los trabajadores para ser enviados al IMSS a través de Internet en el esquema IDSE 2.0, y la información requerida por el SAT para las Declaraciones Informativas, entre muchas otras operaciones. Permite obtener los recibos de nómina y diversos reportes. Aspel-NOI tiene como principal función simplificar el control administrativo que implica el cálculo de la nómina de las Micro, Pequeñas Y Medianas empresas (MiPYME’s). 1.1 Objetivo del curso

El asesor conocerá todo el proceso a seguir para la implementación del sistema de Nómina Integral Aspel-NOI 4.0. Desde la instalación y configuración, la captura de la información de los trabajadores e incidencias de un período de nómina, ejecutará los diversos procesos para facilitar los cálculos de impuestos y cumplir con las obligaciones de la empresa ante las diferentes Instituciones como la Secretaria de Hacienda y Crédito Público (SHCP), el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), Infonavit, entre otras. Conocerá las consultas y reportes más importantes para obtener la información necesaria y relevante para facilitar la toma de decisiones en las empresas. 2. Generales

El sistema Aspel-NOI 4.0 opera sin necesidad de Registro durante 30 días posteriores a la instalación, al término de éste período, deberá ser Registrado para que pueda ser utilizado, a este proceso se le denomina ACTIVACION del sistema. Durante el periodo en el que no se realice la ACTIVACION el sistema sólo operará para una empresa sin poder personalizarlo; sin embargo, después de los 30 días del “período de gracia” y en caso de no realizar la ACTIVACION, el sistema dejará de funcionar, permitiendo el acceso únicamente en modo de consulta. 2.1 Asistente de instalación

Para poder instalar Aspel-NOI 4.0 es necesario realizar el procedimiento que se menciona a continuación: a) Una vez ejecutado el autorun al introducir el disco de instalación en la unidad de CD ROM, deberá

elegir la opción Instalar.

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Figura 2.1-1 Asistente de Instalación.

b) El sistema cargará y ejecutará el Asistente de instalación como se muestra en la siguiente figura.


c) InstallShield Wizard es el Asistente de instalación de Aspel-NOI 4.0, el cual se muestra en la Figura 2.1-1. Al iniciar el Asistente de instalación, se muestra una ventana de Bienvenida, donde para continuar con la instalación se debe hacer clic en , para regresar y hacer cambios en la instalación debe hacer clic en y para salir del asistente haga clic en .

Figura 2.1-2 Licencia de uso y garantía.

d) Se debe leer detenidamente la Licencia de Uso y Garantía, y si se está de acuerdo con ella deberá Aceptarse haciendo clic en para continuar con la instalación, o en caso contrario se debe hacer clic en y el asistente terminara con el proceso de instalación.

e) Elegir el tipo de instalación. Existen 2 tipos de instalación del sistema: Local o Servidor y como Estación de trabajo. A continuación se explica cada uno de ellos.

Local o Servidor: Esta opción se debe seleccionar si la instalación que se desea ejecutar es completa y de manera local, es decir, cuando se trabajará el sistema en una sola PC, o si se trabaja en una red Cliente-Servidor se debe ejecutar únicamente en el equipo o computadora destinada como Servidor.

Estación de trabajo: Está opción se debe seleccionar sólo si se cuenta con una red de área local (LAN) y se está instalando en una terminal o estación de trabajo, para ello es necesario que se haya realizado la instalación previamente en la maquina Servidor. Cabe mencionar que si no se instala de esta manera, no se podrá manejar el sistema en red y no se podrán realizar “instalaciones completas” y únicamente ompartir el directorio de los datos, -como se llegó a utilizar en versiones anteriores-. c

IMPORTANTE Sin importar el tipo de instalación que se elija, el sistema es instalado completamente en la PC de manera local, y accederá al Directorio de Archivos Comunes (DAC) donde se encontrarán los archivos de control, mpresaw.noi, y los datos, entre otros. e

Notas del asistente: 2


Figura 2.1-3 Tipo de Instalación.

Nota: Requerimiento exclusivo de software para el equipo o computadora definido como Servidor: Es necesario contar con un sistema operativo Microsoft Windows® NT, 2000, XP ó superior. En caso de que se tengan equipos que deban acceder al sistema pero que no estén conectados en red, será necesario adquirir Licencias de “Sistema base” y no Licencias de usuarios adicionales.

IMPORTANTE: En caso de que el sistema se vaya a trabajar en red, es decir, que más de un equipo vaya a acceder al mismo, es necesario que todas las estaciones de trabajo estén conectadas a una red de área local (LAN). Además se debe definir el equipo o computadora que operará como Servidor y diferenciarlo de los que serán estaciones de trabajo. Esto se debe principalmente a que la instalación que debe realizarse en cada caso es diferente, y que las estaciones no podrán trabajar si el Servidor no se encuentra activo.

Figura 2.1-4 Directorio de instalación.

f) Elegir el directorio de instalación. El asistente propone como directorio de instalación C:\ Archivos de programa \ Aspel \ Aspel–NOI 4.0, como se muestra en la Figura 2.1-4, pero si se desea instalar en una carpeta destino diferente se puede indicar desde el botón . Se recomienda realizar la instalación del sistema de manera local sin importar el tipo de instalación.


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Figura 2.1-5 Directorio del DAC.

g) Indicar el Directorio de Archivos Comunes (DAC). Debe indicar una ruta donde todos los usuarios de la red deben tener acceso, y la cual servirá para compartir la información entre todas las aplicaciones Aspel (Figura 2.1-5). En el caso de una Instalación en red, se debe asignar la unidad del recurso compartido por el servidor; ejemplo X:\.

Figura 2.1-6 Selección del Grupo de programas.

h) Grupo de programas. Indicar la carpeta donde se generarán los iconos de acceso al sistema desde la opción Programas, para lo cual puede seleccionar el sugerido “Aspel” ó uno de la lista ya existente, como se muestra en la figura 2.1-6.

i) El asistente de instalación comenzará a copiar los archivos requeridos por el programa y realizará

las operaciones asignadas en el Asistente, incluyendo la configuración del BDE Administrador.

j) Al termino del copiado de archivos y para concluir con la instalación, el asistente sugiere ver la información de último momento e Iniciar Aspel-NOI 4.0, como se observa en la Figura 2.1-7. La opción que no se requiera sólo se debe deshabilitar y posteriormente dar clic en el botón

.

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Figura 2.1-7 Fin de la instalación.

Configuración en el Servidor Una vez instalado el sistema en el equipo que fungirá como Servidor, debe ingresarse a Aspel-NOI al menú Utilerías/Servidor de Licencias y activar dicha opción. En ese momento el Servicio “Licencias de usuarios Aspel” se activará.

Figura 2.1-8 Activar la opción Servidor de Licencias desde el Servidor.

IMPORTANTE El manejo y control de acceso de los usuarios al sistema se lleva a cabo mediante el Servicio “Licenciasde usuarios Aspel” el cual se puede consultar ingresando a Panel de Control/HerramientasAdministrativas/Servicios. Los servicios únicamente se encuentran disponibles en los sistemasoperativos Microsoft Windows XP, 2000, NT, 2003 o superior; de ahí la importancia de que si se deseamanejar el sistema en red, el equipo que fungirá como Servidor debe contar con alguno de estossistemas operativos. Si el servicio ya está funcionando en el Servidor, debe permitir ejecutar desde el mismo Servidor tantassesiones de Aspel-NOI como número de usuarios se haya adquirido mediante licencias de usuariosadicionales. Es importante mencionar que el equipo debe estar Activo y el Servicio deberá tener elestatus de “Iniciado” para que las Estaciones de trabajo puedan acceder correctamente al sistema. Si se cuenta con Windows XP en el equipo Servidor y se tiene instalado el Service Pack 2 se deberáagregar el archivo “ServLicASP.exe” -que se encuentra en la ruta C:\Windows\System32- a la lista deExcepciones del firewall de Windows desde el Panel de Control. Si el sistema No permite abrir tantassesiones de Aspel-NOI como número de usuarios se haya adquirido mediante licencias de usuariosadicionales significa que el Servicio está siendo bloqueado por un firewall, y deberá agregarse a lasexcepciones del firewall. El servicio únicamente debe estar iniciado en el equipo Servidor.


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2.2 Activación del sistema

El sistema opera sin necesidad de Registro durante 30 días a partir de su instalación, posterior a este periodo, el sistema deberá ser Registrado para que pueda ser utilizado, a este proceso se le denomina ACTIVACION del sistema. Durante el periodo en el que no se realice la ACTIVACION, el sistema sólo operará para una empresa, sin poder personalizarlo con los datos de la misma. Después de los 30 días del período de evaluación y en caso de no realizar el proceso de ACTIVACION el sistema dejará de funcionar, permitiendo el acceso al mismo sólo para consulta. Debido a la importancia de la Activación, al término de la instalación se ejecutará automáticamente el Asistente de Activación como se muestra en la Figura 2.2-1 o podrá acceder a él desde el menú Utilerías / Activación.

Figura 2.2-1 Asistente de Activación.

Durante cada acceso al sistema desplegará un mensaje a manera de recordatorio indicando el número de días restantes para realizar el proceso de Activación del sistema antes de impedir su uso, como se muestra en la Figura 2.2-1.

Figura 2.2-2 Método para Activar el sistema.

• Para llevar a cabo el proceso de Activación será necesario contar con una conexión a Internet desde cualquier PC de la empresa o incluso desde un café Internet, y continuar con el Asistente de Activación dando un clic en la opción Activar Sistema Ahora, con lo que el asistente continuará.




Figura 2.2-3 Indicar el Número de serie y Código de activación del sistema.

• A continuación se deberán especificar el Número de Serie y el Código de Activación. En caso de corresponder a una Actualización, el asistente solicitará el Número de Serie y Código de Activación de la versión anterior.

Figura 2.2-4 Datos de registro del sistema.

Datos de Registro del propietario del sistema

• En las siguientes dos ventanas de Datos de Registro del Cliente es muy importante considerar que se deben especificar los Datos del Propietario del sistema, dichos datos son obligatorios y se deben especificar de manera ordenada y fidedigna ya que se utilizarán para cualquier aclaración al respecto de la propiedad del sistema. No necesariamente deberán corresponder a la primer empresa que se registrará en el sistema.

7


N

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Nota: Los Datos de Registro del Cliente no necesariamente deben coincidir con los datos de la primerempresa registrada en el sistema.

Figura 2.2-5 Datos de Registro del sistema.

Figura 2.2-6a Petición de Activación en línea del sistema.

otas del asistente:

IMPORTANTE: En caso de contar con Números de serie de usuarios adicionales, deberáacceder a la página www.aspel.com.mx/activación y realizar el “Enlace de los números deusuarios adicionales” antes de realizar el proceso de Activación por cualquiera de las dosopciones: En línea o Desde otro equipo.

• En el siguiente paso se presentan dos opciones, y la elección de alguna de las dos dependerá de si se cuenta o no con una conexión a Internet en el equipo o computadora donde se instaló el sistema. En caso de contar con dicha conexión se deberá seleccionar la opción Activación en línea, como se muestra en la Figura 2-2-6a.



Figura 2.2-7a Resumen de información en la Activación en Línea.

• En seguida el Asistente presentará una ventana de Resumen de información (Figura 2.2.-7a), donde se muestra la información capturada en los pasos previos: Número de serie, Código de activación, y Datos de Registro del cliente, con la opción a regresar para modificarlos o dar un clic en el botón de Activar para finalizar con el registro del sistema. En ese momento el sistema realizará la conexión con el Servidor Aspel, y en caso de ser satisfactoria la conexión se enviará el mensaje correspondiente “Finalizando” así el proceso de Activación, en caso contrario se recomienda intentarlo más tarde.

• Como segunda opción en la Petición de Activación del sistema se encuentra la posibilidad de hacerlo desde otro equipo –diferente a donde se instaló el sistema-, y debe utilizarse cuando no se cuenta con una conexión a Internet en ese momento en el equipo o computadora donde se instaló el sistema. Para ello se deberá seleccionar la opción “Activar desde otro equipo” y dar clic en el botón Siguiente (Figura 2.2-6a).

Figura 2.2-6b Creación del Archivo de Petición de Activación.

• A continuación se debe especificar la Ruta donde se creará el “Archivo de Petición de Activación”, el cual tendrá que ser transportado a otro equipo o computadora (mediante un disquete, un cd, la red, por ejemplo) donde SI se cuente con una conexión a internet, ya sea a otra computadora de la empresa o a una computadora de un café Internet.

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Figura 2.2-7b Resumen de la información en la Activación desde otro equipo.

• Una vez creado el “Archivo de Petición de Activación”, el asistente presentará una ventana de Resumen de información (Figura 2.2.-7b), donde se deberá dar un clic en la opción “Guardar”.

• Para continuar con el proceso de Activación desde otro equipo, se deberá copiar el Archivo de Petición de Activación a otro equipo donde SI se tenga una conexión a Internet, y accediendo a la página www.aspel.com.mx/activación se deberá procesar el archivo, indicando la ruta donde se guardó el archivo (unidad de 3 ½ por ejemplo) y obtener así un “Archivo de Respuesta de Activación del sistema”, el cual se deberá descargar y transportar al equipo o PC donde se instaló el sistema.

• Una vez ya obtenido el “Archivo de Respuesta de Activación” se debe acceder desde el equipo donde se instaló el sistema al Asistente de Activación, desde el menú Utilerías/ Asistente de Activación, y continuar con el Asistente seleccionando la opción Procesar una Solicitud de activación previa. El sistema solicitará entonces la ruta del “Archivo de respuesta de activación” y permitirá la activación del sistema.

En caso de haberse presentado un falló en la conexión con el Servidor Aspel por internet cuando se realizaba la “Activación en línea” el sistema presentará una ventana sugiriendo intentarlo más tarde, como se muestra en la Figura 2-2-8.


Figura 2.2-8 Error en la Activación del sistema.

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http://www.aspel.com.mx/activaci�n


2.3 ¿Cómo empezar a trabajar con Aspel-NOI?

Para empezar a trabajar se deberá ejecutar el programa NOIWIN.EXE, y se puede hacer de diferentes maneras: 1) A través del acceso directo que se encuentra en el escritorio, 2) Mediante el Explorador de Windows o Mi PC buscando la carpeta donde fue instalado el sistema, 3) Desde la opción Inicio/ Ejecutar, 4) Mediante el icono creado en el grupo de programas.

2.3.1 Abrir empresa

Ruta de Acceso: Archivos/ Abrir empresa o con el icono .

La versión de Aspel-NOI 4.0 maneja de 1 hasta 99 empresas, y el usuario no tiene que solicitar la asignación de claves de alta para personalizar la razón social de la empresa, y se podrán personalizar o hacer uso de ellas únicamente cuando el sistema ya se encuentre ACTIVADO. Después de ejecutar el programa se muestra el dialogo de Abrir empresa, como se observa en la Figura 2.3.1-1, en donde se debe seleccionar la empresa a trabajar y posteriormente se debe capturar el usuario y la contraseña para poder cceder a la empresa. a


Figura 2.3.2-1 Cambio de Directorio y Período.

Cuando se acaba de instalar el sistema

por default al usuario

“Administrador”, se le asigna la

Clave de acceso “ASPEL1” o la tecla

F8.

Figura 2.3.1-1 Diálogo de Abrir empresa.

Empresa con la

cual se trabajará.

2.3.2 Cambio de directorio y fecha.

Ruta de Acceso: Archivos/ Cambio de periodo o con el icono .

Posteriormente de Abrir empresa, el sistema muestra el dialogo de la Figura 2.3.2-1, el cual permite asignar el directorio de trabajo y la fecha de la nómina con la que se va a trabajar. Es recomendable que este directorio siempre sea el mismo, y que contenga todos los formatos (*.fto) como son los recibos de nóminas, lista de raya, etc. No es necesario cerrar el sistema para cambiarse de periodo, ya que se puede hacer desde la opción Cambio de período.

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2.3.3 Cerrar empresa

Ruta de Acceso: Archivos / Cerrar empresa o con el icono .

Esta opción trabaja en conjunto con Abrir empresa, ya que para cambiarse de empresa es necesario Cerrar la empresa actual, de lo contrario la opción Abrir empresa estará deshabilitada. Se puede ejecutar desde la ruta de acceso antes mencionada y no es necesario salir del sistema para cambiar de una empresa a otra.


Figura 2.4-1 Datos de la empresa.

2.4 Datos de la empresa

R

uta de acceso: Utilerías/ Configuración/ Datos de la empresa.

Cuando se instala el sistema por default se crea la empresa 1 como EMPRESA INVALIDA, S.A. DE C. V., la cual se podrá personalizar después de haber ACTIVADO el sistema. Debido a que la empresa 1 ya se encuentra creada, para su personalización es necesario hacer clic en el botón , y se mostrará un dialogo como el de la Figura 2.4-2. En este diálogo se deben de capturar los Datos de Identificación de la empresa, como son: la razón social, el RFC, etc. sin necesidad de capturar una clave de alta ni una clave

aestra para cada empresa -como ocurría en versiones anteriores-. m Existe un nuevo control de usuarios en el cual el administrador es el mismo para todas las empresas, a diferencia de los usuarios que operarán el sistema, ya que a cada uno de ellos se le puede definir un Perfil

e Usuario para indicar a cual(es) empresa(s) y a que información podrá acceder dicho usuario. d En esta versión se pueden manejar hasta 99 empresas las cuales se pueden registrar con el botón -sin la necesidad de solicitar claves de alta para cada una de las empresas- . Una vez registradas no se pueden dar de baja. Al hacer cambios o dar de alta empresas se mostrara un diálogo como el de la Figura 2.4-2. En el caso de que se desee hacer cambios, simplemente se debe seleccionar la empresa a modificar

ando un clic sobre el nombre. d

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Figura 2.4-2 Datos de la empresa.

2.5 Creación de la base de datos

Existen dos maneras de Crear una base de datos nueva dentro del sistema. La primera de ellas es que al acceder al sistema se indique una fecha de nómina que no

13

Figura 2.5-1 Cambio de periodo.

exista dentro del directorio de trabajo, donde el istema mostrará un mensaje como el de la Figura 2.5-1.

catálogos estándar de Tablas y de Percepciones / Deducciones, como se muestra en las siguientes guras:

Figura 2.5-2 Creación de archivos. Figura 2.5-3 Creación de archivos.

a(Figura 2.5-4), en la cual dica que se deberá utilizar Control de archivos para instalar la base de datos.

s Dicho mensaje informa que la base de datos no existe para la fecha de nómina indicada, y pregunta si se desea instalar, al dar un clic en Si el sistema desplegará una serie de mensajes preguntando si se desea crear losfi

Al finalizar la creación de la base de datos el sistema manda otro mensaje indicando que se ha instalado la base de datos para la fecha de nómina indicada, y el número de empresa con la que se creó. Si en el mensaje de la Figura 2.5-1 se le indica que No, el sistema mostrará una ventanin


Figura 2.5-4 Cambio de periodo. La segunda opción para crear la base de datos en Aspel-NOI es desde Utilerías / Control de archivos, y mediante el botón que se encuentra en los botones de la derecha. Se recomienda siempre crear el catálogo estándar de Percepcione


Nota: Las nóminas deben crearse de acuerdo a la fecha de pago. Por ejemplo, si en la empresa sepaga quincenalmente, se podrían crear nóminas con fechas del 15 de Enero y 31 de Enero.

s / Deducciones ya que este se encuentra configurado de acuerdo a la gislación laboral y fiscal vigente.

e integran el sistema. A continuación se presentan los iconos más comunes, así como su escripción:

le 2.6 Operaciones de aplicación general

En todos los sistemas de la línea Aspel, se manejan botones o iconos de acceso rápido, mismos que ejecutan determinadas funciones. Estos botones se encuentran en la barra de herramientas de cada menú o módulo qud

Agregar opción desde cualquier atálogo oprimiendo las teclas ALT + INSERT.

Permite agregar un nuevo registro de acuerdo al catálogo en que se encuentre. También se puede activar esta c

Modificar n el registro o

bicándose en el registro y oprimiendo la tecla ENTER.

Este botón permite modificar la información que haya sido capturada con anterioridad dentro del catálogo en el que se encuentre. También se puede modificar información dando doble clic eu

Eliminar

ten eliminar registros para antener la integridad de la base de datos.

Permite dar de baja o eliminar el registro seleccionado. El sistema mandará un mensaje de confirmación por si se desea cancelar la operación. También se pueden eliminar registros oprimiendo las teclas ALT + SUPR. No todas las consultas permim

Buscar bién se puede activar la úsqueda oprimiendo la tecla de función <F3>.

Permite localizar un registro en específico de acuerdo a las características que se indiquen en el filtro. Tamb

Filtrar bién se uede activar esta opción oprimiendo la tecla de función <F5>.

Permite seleccionar información de los catálogos y mostrar sólo aquella que cumpla con las características establecidas en el filtro. Tamp

Restaurar e puede restaurar información

primiendo la tecla de función <F6>.

Permite restablecer en orden de la información de un catálogo después de haber realizado un filtro, así como restaurar después de haber usado la función de Buscar. También so

Copiado Especial que se haga un cambio en el sistema

ediante la vinculación de datos.

Esta opción permite utilizar periódicamente información generada por el sistema, y que será manipulada en una hoja de cálculo, así como mantenerla actualizada en caso dem

14


Exportación

e esta manera podrá generar abrir un archivo en el formato indicado.

Esta función permite transportar y convertir los datos de diversas consultas del sistema en archivos ASCII, Dbase®, Lotus® 123®, Excel®, Paradox® e Internet mediante una copia. Dy

Imprimir te, la cual uede ser filtrada y ordenada de acuerdo a como se requiera.

Permite imprimir las consultas, catálogos, y reportes que da el sistema. Cada reporte presenta los datos ordenados de manera diferenp

Preparar proceso se debe jecutar cada vez que se desee publicar una consulta.

Esta función permite preparar una consulta para ser publicada en un sitio web contratado con el servicio Infoweb, este e

Publicar star jecutándose automáticamente después de preparar una consulta.

Esta función publica las consultas que se encuentren preparadas, y se cuenta con la opción de configurar el hospedaje para ee

Exportar a Palm®un dispositivo compatible con

alm® , o en formato Microsoft Excel ®.

ión del menú tiene subrayada una letra la cual indica que tecla resionar para activar dicha función.

or Ejemplo:

eclas ALT + A y luego la letra P y verás que se abre el Catálogo de Percepciones y educciones.

Otras Teclas de acceso rápido de uso general son:

Ins ptura:

+ F4 o os:

• Cerrar el Sistema: ALT + F4

ón del catálogo que se haya accedido; esta misma funcionalidad se puede obtener al presionar la cla F2.

Esta función permite llevar la consulta a P

2.7 Teclas de acceso rápido

La funcionalidad de las teclas de acceso rápido permiten al usuario una mayor velocidad en el manejo del sistema, agilizando la captura de información, ya que al utilizar el teclado se requiere un menor esfuerzo que al utilizar el mouse. Cada funcp

Archivos Edición Consultas Fiscales Reportes Procesos Utilerías Ventana Ayuda ALT + A ALT + E ALT + C ALT + F ALT + R ALT + P ALT + U ALT + N ALT + Y

P Presiona las td

• Abrir Ventanas de Captura: ALT +• Cerrar Ventanas de Ca ESC • Cerrar un catálogo: Ctrl• Despliegue de Catál g F2

Al estar ubicado en ventanas de captura aparecen signos de interrogación y al presionarlos despliegan la informacite


15



2.8 Personalización de la barra de herramientas

La personalización de la barra de herramientas permite activar procedimientos o funciones mediante un Icono, lo cual es más practico que activar alguna función o procedimiento mediante el menú.

16

Figura 2.8-1 Personalización de Barra de Herramientas.

Agrega el Icono

Elimina el Icono

Restaura la Barra Actual

Genera un espacio entre

el Icono seleccionado y

el siguiente.

Barra de Iconos Actual

Barra de Iconos Disponibles

Para salir de la personalización

de la Barra de un clic aquí.

Efectúa los cambios en la

Barra

2.9 Salir

Ruta de Acceso: Archivos / Salir o con el icono .

a opción salir permite terminar la sesión del sistema. L


3. Configuración del sistema

Antes de comenzar a trabajar con el sistema es muy importante configurarlo de acuerdo a las necesidades de la empresa y cumpliendo con la legislación laboral y fiscal de acuerdo a las diferentes leyes que rigen su funcionamiento, como son: la Ley Federal del Trabajo (LFT), la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), la Ley del Seguro Social (LSS) y sus reglamentos. 3.1 Modo alterno de captura

Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / Modo alterno de captura. Activar el modo alterno de captura permite, dentro de las ventanas de captura, desplazarse de un campo a otro con la tecla Enter, la cual realizará la misma función que la tecla tabuladora. Si no se activa el modo alterno de captura, para desplazarse de un campo a otro dentro de las ventanas de captura se debe oprimir la tecla tabuladora, y la tecla Enter servirá para aceptar los datos capturados. 3.2 Preferencias

Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / Preferencias o con el icono .

Las Preferencias del sistema permiten indicar las aplicaciones con las cuales se dará funcionalidad al editor de reportes, las hojas de cálculo y la calculadora dentro de Aspel-NOI. Adicionalmente permiten indicar el formato para el “Copiado especial”. 3.2.1 Aplicaciones y copiado especial

En esta opción se definen las aplicaciones que se tendrán asociadas al sistema. Las aplicaciones asociadas son el editor de textos, la calculadora y la hoja de cálculo, para todas ellas se debe especificar la ruta donde se encuentren los ejecutables de tales aplicaciones. Asimismo, se pueden definir el ó los formatos para realizar el copiado especial, ya sea texto, Lotus® 123® (wk1), Excel® o los tres; y si van a incluir o no Encabezados y Totales.

Figura 3.2.1-1 Preferencias: Aplicaciones asociadas y Copiado especial.

3.3 Tablas del sistema

Ruta de Acceso: Archivos / Tablas del sistema o con el icono . Las tablas del sistema se utilizan para especificar los valores que se tomarán en cuenta en el cálculo de las nóminas. Los tipos de tablas que se pueden utilizar son: Cálculo (ISR), Salario (S. D. I. : Aguinaldo y Prima Vacacional) y Vacaciones (Días de vacaciones y prima vacacional). En este módulo se pueden agregar tablas que requiera el usuario, así como modificar las existentes para adecuarlas a sus necesidades.


17


Como se mencionó anteriormente, las tablas de tipo cálculo se utilizan para determinar el ISR, tanto mensual como anual. En ellas se deben capturar las tablas de los Arts. 113 (ISR mes), 114 (Subsidio mes), 115 (Crédito al Salario mes), 177 (ISR anual), y 178 (Subsidio anual) de la Ley del Impuesto sobre la renta (ISR), mismas que son publicadas en el Diario Oficial de la Federación (DOF). A continuación se presentan las tablas que publica la Secretaria de Hacienda y Crédito Público (SHCP) y como deben de capturarse en Aspel-NOI. Tablas para el cálculo del Impuesto mensual, vigentes para el 2005 y publicadas en el Diario Oficial de la

Federación el 1ro de Diciembre del 2004.

Tarifas publicadas en el D. O. F. Tarifas que deben capturarse en Aspel-NOI

Impuesto Art.113 Tabla estándar 1

Límite inferior

Límite superior

Cuota fija % aplicable sobre el excedente

Limite Superior Cuota Fija Porcentaje

0.01 496.11 0.00 3.00 496.11 0.00 3.00

496.12 4210.12 14.88 10.00 4210.12 14.88 10.00

4,210.13 7,400.08 386.35 17.00 7400.08 386.35 17.00

7,400.09 8,602.27 928.54 25.00 8602.27 928.54 25.00

8,602.28 En adelante 1,229.08 30.00 999,999,999.99 1,229.08 30.00

Subsidio Art.114 Tabla estándar 3

Límite inferior

Límite superior

Cuota fija % de subsidio sobre imp. marginal


0.01 496.11 0.00 50.00 496.11 0.00 1.50

496.12 4,210.12 7.44 50.00 4,210.12 7.44 5.00

4,210.13 7,400.08 193.18 50.00 7,400.08 193.18 8.50

7,400.09 8,602.27 464.23 50.00 8,602.27 464.23 12.50

8,602.28 10,299.26 614.55 50.00 10,299.26 614.55 15.00

10,299.27 20,772.12 869.09 40.00 20,772.12 869.09 12.00

20,772.13 32,739.73 2,125.83 30.00 32,739.73 2,125.83 9.00

32,739.74 En adelante 3,202.91 0.00 999,999,999.99 3,202.91 0.00

Crédito al Salario Art. 115 Tabla estándar 5

Límite inferior Límite superior Cuota fija Limite Superior Cuota Fija Porcentaje

0.01 1,769.11 360.35 1,769.11 407.05 0.00

1,769.12 2,604.91 360.19 2,604.91 406.87 0.00

2,604.92 2,653.61 360.19 2,653.61 406.87 0.00

2,653.62 3,473.16 360.00 3,473.16 406.66 0.00

3,473.17 3,538.16 347.74 3,538.16 392.81 0.00

3,538.17 3,785.88 338.61 3,785.88 382.49 0.00

3,785.89 4,446.55 338.61 4,446.55 382.49 0.00

4,446.56 4,717.59 313.62 4,717.59 354.27 0.00

4,717.60 5,335.89 287.62 5,335.89 324.90 0.00

5,335.90 6,225.23 260.85 6,225.23 294.66 0.00

6,225.24 7,114.53 224.47 7,114.53 253.56 0.00

7,114.54 7,382.99 192.66 7,382.99 217.63 0.00

7,383.00 En adelante 0 999,999,999.99 0 0.00



Como se puede observar las diferencias son:

• En las tablas que se capturan en Aspel-NOI se omite la columna de Límite Inferior en las tres tablas. En la tabla de Subsidio a capturar en Aspel-NOI se hace la modificación de la columna de porcentaje, es decir, no captura tal cual el dato que se publica en la tabla del D O F. Para poder entender esta diferencia es necesario saber cómo se calcula la retención de ISR mensual, de acuerdo con lo que establece la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR):

ART. 113 Base Gravable (-) Límite Inferior (=) Excedente (x) Porcentaje (=) Impuesto antes de C. F. (+) Cuota Fija (=) Impuesto

ART. 114 Base Gravable (-) Límite inferior (=) Excedente (x) Porcentaje Art. 113 (=) Impuesto Marginal (x) Porcentaje Art. 114 (=) Subsidio sobre Imp. Marginal (+) Cuota Fija (=) Subsidio al 100% (*) Factor de Subsidio Acreditable(=) Subsidio Acreditable

ART. 115 Monto correspondiente de acuerdo al rango de ingresos. Una vez teniendo estos resultados se hace la siguiente operación: Impuesto (Art. 113) (-) Subsidio (Art. 114) (-) Crédito al Salario (Art. 115) (=) ISR ó C. S.

Como se observa en el recuadro del cálculo del Art.114 , se realiza una doble multiplicación de los porcentajes del Art.113 y el Art 114 de la LISR. En Aspel-NOI no se realiza esta operación como mecánica del cálculo, sino que se obtiene un factor (que se captura en la tabla), y corresponde a la simplificación de dicha multiplicación de porcentajes, mismo que el sistema emplea para llegar al resultado.

% ART. 113 % ART. 114 % NOI

3.00 x 50.00 = 1.50 10.00 x 50.00 = 5.00 17.00 x 50.00 = 8.50 25.00 x 50.00 = 12.50 30.00 x 50.00 = 15.00 30.00 x 40.00 = 12.00 30.00 x 30.00 = 9.00

Figura 3.3-1 % de la tabla de NOI.

N

NOTA: La operación que se hace para obtener los porcentajes que se capturan en NOI es la que semuestra en la Figura 3.3-1. Además en la tabla correspondiente al crédito al salario sobra la columnade porcentaje, por lo que se debe dejar con ceros esta columna.

otas del asistente:

19


Practica 1. Actualización de las Tablas de Impuesto.

Instrucciones: Actualizar las tablas del sistema con los datos que a continuación se presentan: Tablas para el cálculo de ISR Anual 2004, que deberán ser capturadas dentro de Aspel-NOI 4.0.

Tabla de ISR Anual (Art. 117)

Limite Superior

Cuota Fija

Porcentaje

5,270.28 0.00 3.00

44,732.16 158.04 10.00

78,612.72 4,104.24 17.00

91,383.84 9,864.12 25.00

109,411.44 13,056.84 32.00

999,999,999.99 18,825.60 33.00

Tabla de Subsidio Anual (Art. 178)

Limite Superior

Cuota Fija

Porcentaje

5,270.28 0.00 50.00

44,732.16 79.08 50.00

78,612.72 2,052.24 50.00

91,383.84 4,931.64 50.00

109,411.44 6,528.48 50.00

220,667.04 9,412.68 40.00

347,801.64 24,098.64 30.00

999,999,999.99 37,066.32 0.00

3.4 Calendarios

Ruta de Acceso: Archivos / Calendarios o con el icono . Los calendarios del sistema permiten especificar las fechas con que se formarán los acumulados de la nómina, así como las fechas en que ocurrirán algunas situaciones como los pagos al IMSS, los depósitos del SAR ó INFONAVIT, entre otros. Se deben personalizar los calendarios para formar correctamente los acumulados de la empresa, de acuerdo a los períodos de pago de las nóminas. Por default el sistema los configura para el manejo de nóminas quincenales y no se tendrán que ajustar en caso de manejar éste tipo de nóminas. Por ejemplo: en el caso de una nómina semanal se deberán personalizar los calendarios de manera que éstos formen el acumulado de 28 o 35 días (4 o 5 semanas) en lugar de 31, 30 ó 28 días naturales. Es importante aclarar que el calendario mensual forma los acumulados de las percepciones y deducciones, por lo que en el caso de que se maneje el tipo de cálculo de ISR ajustado en la última nómina del mes, el sistema tomará un monto acumulado de 31 días en lugar de 28 si NO se adecuan los Calendarios del sistema. Esta es la principal razón por la que el calendario debe ser modificado de la iguiente manera: s

Fecha de Inicio del

El calendario que debe adecuarse es el Mensual, para

generar correctamente los acumulados.

Algunos meses quedarán de 28 días y otros de 35 días, 4 o 5 semanas respectivamente.

Figura 3.4-1 Calendario Mensual No.2.


20


Figura 3.4- 2 Mes de Enero 2005.

Una vez modificados los Calendarios quedarán meses con 4 o 5 semanas, como se observa en la Figura 3.4-1. Para saber cuales son los meses que tienen 4 semanas y cuales 5 se tiene que hacer el conteo de las semanas que se incluyen en cada mes a partir del primer día de pago. Ejemplo, en una nómina de Sábado a Viernes , es decir primer día es el Sábado y pagan la nómina cada semana los días “viernes”, ¿Para el mes de enero cuántas semanas se tienen?. Del 1-7(1er semana), 8-14 (2da semana), 15-21(3er semana), 22-28(4ta semana) y para saber si enero tiene 5 semanas tiene que cumplir la siguiente regla: si la siguiente semana tiene 4 o más días que pertenecen a este mes se considera dentro del mes de enero, si no pertenecerá al mes siguiente. Dado que en el ejemplo Enero tiene 3 días en la ultima semana estos pertenecen al mes siguiente, por lo cual Enero solo tiene 4 semanas (28 días), como se observa en la Figura 3.4-1, y la fecha de inicio para el siguiente mes será el día 29 de Enero. 3.5 Parámetros de la nómina

Ruta de Acceso: Utilerías / Parámetros de la Nómina o con el icono . En esta sección se configuran todos los aspectos relacionados al cálculo de la nómina o período que se va a trabajar, como por ejemplo: el tipo de nómina, si es normal o especial (Una nómina especial es aquella que se creó con fecha diferente a la de pago); además se indica si la nómina es de 7, 15 ó diferente número de días de pago, etc. Estos parámetros se almacenan en el archivo de control del catálogo de trabajadores, el cual se crea período con período, y por ello dichos parámetros pueden variar de una nómina a otra. En la práctica esto significa que si se efectúa un cambio en los parámetros de la nómina éstos no se verán reflejados en periodos anteriores, y no hay proceso que realice la afectación a nóminas ya creadas –por seguridad en el cálculo de las nóminas efectivamente pagadas-, por lo que si se desea que el cambio afecte en todas las nóminas es necesario hacer la modificación periodo por periodo. Si el cambio se realiza en una nómina anterior, al realizar el traspaso de acumulados no se traspasan todos los parámetros de la nómina. Se recomienda consultar el tema Traspaso de acumulados. Nota: Se debe considerar que al realizar cambios en los Parámetros de la Nómina en nóminas anteriores, se pueden llegar a modificar los montos y podrían provocarse diferencias contra las retenciones o pagos ya efectuados.


21


3.5.1 Generales

Existen tres pestañas de configuración en los Parámetros de la nómina clasificados de acuerdo a su afectación en los cálculos. La primer pestaña son los aspectos Generales de la nómina, como el tipo de cálculo del ISR, salarios mínimos, etc. La cual se muestra en la siguiente Figura 3.5.1-1:

n

o

p

q

r

s

a

b

c

d

e

f

g

h

i

j

k

l

m

a) Número de nómina: Se debe

que se maneje, si es semanquincenas), etc. y se refiere aLa primer nómina del año speriodos se ira incrementanddato en la primer nómina de c

b) Días de pago: Representa el ndefine si la nómina es quince15.2083; que se obtiene de d(en el caso de ser nómina quin

c) Periodicidad: En este parámreportes como Quincenal, Sem

d) Primer día: Es el primer día dee) Días por año: Es el número d

los impuestos. Este dato se ubisiestos.

f) Días de la semana: Se utiliza pla periodicidad de la nómina día” que se descontará en casdías, se le descontará 1 + 1/62/5 días de descuento. En el séptimo día que le corresponlaborales en una semana.


Figura 3.5.1-1 Parámetros de la Nómina

indicar el número de nómina en el año, y depende del tipo de nómina al (un año cuenta con 52 semanas) o quincenal (un año tiene 24

l número de nóminas que se tiene cada año de acuerdo a la periodicidad. iempre es la nómina 1 y conforme se vayan creando los siguientes o automáticamente, cabe mencionar que es necesario reiniciar a 1 este ada año después de realizar el corte anual. úmero de días para efectuar el pago de salarios. Con este parámetro se

nal, semanal, etc. El sistema acepta números con decimales y propone el ividir los 365 días del año entre 12 meses, y el resultado entre 2 pagos cenal); por ser comúnmente utilizado.

etro se define la leyenda del tipo de nómina para el manejo de los anal, etc.

la nómina. e días al año que se están tomando en cuenta para calcular la nómina y tiliza en el cálculo del ISR, y se recomienda modificarlo sólo en los años

ara establecer el número de días laborables en una semana sin importar (quincenal, semanal, etc). Este dato afecta a la proporción del “séptimo o de ocurrir una falta. Si un trabajador tiene una ausencia y se definen 6 días. Si se definen cinco días como días a la semana se le aplicará 1 + recibo aparecerá descontado el día, así como su parte proporcional del de por la falta. Sólo se permite definir un 6 o un 5 como mínimo de días


g) Tipo de cálculo: Existen tres tipos de cálculo de impuesto (ISR) que el sistema puede considerar:

Mensual , Ajustado y Anual. La mecánica de cálculo de ISR en cada uno de ellos varía. El cálculo mensual y anual se establece en la Ley del ISR, en los Artículos 113, 114, 115 y 177,178 respectivamente. El cálculo “Ajustado” es un cálculo sugerido por el sistema para reducir las diferencias de impuesto al final del año, y no es obligatorio aplicarlo. El tipo de cálculo mensual debe asignarse en todas las nóminas a excepción de la última de cada mes, en la cual se sugiere asignar un tipo de cálculo ajustado. El tipo de cálculo anual únicamente debe configurarse en la última nómina del año.

h) Factor subsidio: En este campo se anota el factor de subsidio “Acreditable” de la empresa. De acuerdo al artículo 114 de la LISR, se tiene: Factor de subsidio = 2 * (1-p), donde p es una proporción que se calcula con base en los pagos y erogaciones de la empresa del ejercicio inmediato anterior. El factor de subsidio acreditable se obtiene de la siguiente manera:

Factor de subsidio acreditable = 1 - 2 (1-p)

Ejemplo: Si la proporción p de una empresa es de 0.78, entonces el factor de subsidio acreditable que se debe anotar en este campo será 0.56:

Factor de subsidio acreditable = 1 - 2 (1-0.78)

= 1 - 2 (0.22) = 1- 0.44 = 0.56

Nota: El factor de subsidio acreditable no puede ser inferior a 0.5, en caso de ser así no habrá Subsidio para la empresa.

i) Salario mínimo (SM): En este campo se escribe el salario mínimo de la zona geográfica o Estado de la

República donde se encuentra la empresa. Para el año 2005 los salarios mínimos vigentes son para la Zona A = 46.80, Zona B = 45.35 y Zona C = 44.05. Los salarios mínimos son publicados cada año en el Diario Oficial de la Federación (D.O.F.) y puede consultarse en la página web del SAT www.sat.gob.mx .

j) Salario mínimo D. F.: Es la cantidad establecida para el Distrito Federal como salario mínimo. Es importante actualizar este campo (al igual que el SM) al inicio de cada año o cuando haya alguna modificación, ya que los topes del cálculo de la retención del IMSS se generan en base a este Salario no importando la zona geográfica donde se encuentra la empresa.

k) Tipo de cálculo C. S.: Existen tres posibilidades a especificar en éste campo y deben seleccionarse de acuerdo a lo siguiente: Con devolución.- En caso de resultar un C. S. a devolver, y el monto de éste se les pagará en la nómina a los trabajadores. Sólo aplica para el tipo de cálculo mensual o ajustado de ISR. Sin devolución.- En caso de resultar un C. S. a devolver, y el monto de éste no se les pagará en la nómina a los trabajadores. Desglosado.- Al activar este parámetro aparecen los conceptos de Impuesto-Subsidio (como ISR en el recibo) y Crédito al Salario por separado, es decir, se presentará ISR. y un C. S. en la misma nómina.

l) Nómina especial: Este check determina si la nómina es especial o no. Cuando se encuentra habilitado se considera como una nómina especial, y en caso contrario la nómina será Normal u ordinaria. Una nómina especial es aquella que tiene una fecha de pago diferente a las nóminas ordinarias de los días 15 y 31 de cada mes por ejemplo. Este parámetro afecta en la aplicación de las percepciones y deducciones, ya que sólo se podrán aplicar movimientos por percepciones o deducciones configuradas como Especiales. Ejemplos de nóminas especiales: PTU (20/Mayo) y la nómina de Aguinaldo (20/Diciembre).

m) Incrementar Sueldos a mitad de nómina: Cuando se encuentra activo este check permite capturar incrementos de salario a los trabajadores con fecha diferente al primer día de la nómina, y el sistema determinará el monto total de sueldo por los días del periodo que se aplicó con un salario y los días restantes con el segundo salario, y el resultado se almacena en la variable SDO. Se recomienda consultar el tema Incremento de salarios para mayor información.


23

http://www.sat.gob.mx/


n) Tablas del Sistema (Cálculo): En estos campos se debe capturar el número de tabla correspondiente al Impuesto, Subsidio ó Crédito al Salario del cálculo de ISR Mensual y Anual, para los trabajadores.

o) Tablas del Sistema (Salario); Se captura el número de tabla que propondrá el sistema en la captura de trabajadores para la integración del salario en su parte fija (Base de cotización Fija y Mixta).

p) Tablas del Sistema (Vacaciones); Se captura el número de tabla que propondrá el sistema en el alta de trabajadores para el pago de la prestación, y la programación del goce de vacaciones y pago de la prima vacacional.

q) % Lim. Impuesto Loc.: Es el porcentaje de Impuesto local establecido por cada Estado, de acuerdo a las modificaciones Fiscales a la LISR publicados en el D.O.F. el 1ro de Diciembre en el 2004, para la retención de ISR en el 2005 o en el momento en que se establezca en la legislación de cada Estado, la cual no debe exceder del 5%, de acuerdo a la resolución mencionada.

r) Límite veces SM: En este campo se define el número de salarios mínimos como exención de previsión social y que actualmente es de 7SM de acuerdo al Art. 109 de la LISR.

s) ISR incluye límite de exención: Este check indica si el cálculo de ISR considera el límite de exención para aquellas percepciones que acumulan para la previsión social exenta. Al activarla la ventana de desglose de cálculo de ISR cambia automáticamente.

3.5.2 Cuotas del IMSS

En esta pestaña se visualizan los topes y porcentajes que se aplicarán a la base de cotización para cada una de las ramas que forman la retención del Seguro Social, tanto del patrón como del trabajador. En la columna de Tope (SF) se encuentran los números de salarios mínimos del Distrito Federal que el IMSS indica como tope para cada uno de los rubros (Riesgo de trabajo, Enfermedad y maternidad, Invalidez y vida, etc); en la columna de % Patrón se encuentra el porcentaje que le corresponde aportar a la empresa por cada rubro, y en la columna de % Obrero se muestran los porcentajes que se aplicarán a los cálculos de la retención del IMSS de los trabajadores. Los conceptos que no se encuentran disponibles, como se observa en la siguiente figura, en la columna de % Obrero, se debe a que son cubiertos totalmente por el patrón.

Figura 3.5.2-1 Parámetros de la Nómina.

Es importante actualizar estos datos al comienzo de cada año para garantizar un correcto cálculo de las retenciones del IMSS. Notas del asistente: 24


3.5.3 Retención IMSS

Estos parámetros determinan la forma de cálculo del Salario Diario Integrado (SDI), el monto que se debe validar para retener o no la cuota del IMSS a los trabajadores, los días a considerar para la parte variable del SDI, y la forma en que se deben considerar las faltas por ausentismo en el rubro de Enfermedad y Maternidad:

d

c

b

a

a) Forma de cálculo del SDI. Valivariable o mixta, se realizaráanterior o si se considerará el S

b) Validar para retención IMSS. Sel trabajador percibe el salarioIMSS o El total de percepcioneson menores o iguales al SM, y

c) Descuenta faltas por ausentisMaternidad.

d) Días a considerar para parte vcomo variables se dividirán valcalendario –sin considerar falt


Figura 3.5.3-1 Parámetros de la Nómina.

da si la parte variable del SDI para trabajadores con base de cotización por el acumulado de Ingresos variables de la nómina o del bimestre DI capturado manualmente para cada trabajador. e puede seleccionar entre dos opciones, El salario diario la cual valida si mínimo de la zona, en caso de ser cierto no se le genera retención del s, y valida si al suma de todas las percepciones que percibe el trabajador en caso de ser cierto no se genera retención de IMSS para el trabajador. mo en el cálculo de la retención de IMSS en al rama de Enfermedad y

ariable de SDI. De acuerdo a éste parámetro los ingresos determinados idando el acumulado de días trabajados –considerando faltas-, o los días as- para cada trabajador en el cálculo de la parte variable del SDI.

25



3.6 Parámetros del sistema

Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / Parámetros del Sistema o con el icono . Estos parámetros de configuración se definen por empresa y se almacenan en el archivo empresaw.noi, el cual se localiza en la misma carpeta donde se instaló el sistema y se encuentra el archivo ejecutable; dichos parámetros afectan la configuración de operación del sistema como: claves secuenciales en el alta de trabajadores, puestos, departamentos, etc., cálculos específicos como el Crédito de Infonavit, acumulado de C. S. Aplicado en el año, aportaciones voluntarias de Infonavit y SAR, entre muchos más. Estos últimos datos que son útiles para cálculos específicos se almacenan en el Catálogo de Trabajadores, específicamente en el archivo de control. La definición de las bases fiscales, su leyenda y calendario para la formación de los montos, se almacenan en el archivo empresaw.noi, es decir, algunos parámetros del Sistema se guardan dentro del archivo de control del catálogo de trabajadores y los restantes en el rchivo empresaw.noi. a

Cualquier afectación en estos parámetros se ven reflejados en todas las nóminas, ya que se aplican de manera general al sistema y no por cada una de las nóminas, a excepción de los datos de la pestaña de las Percepciones / deducciones, los cuales se almacenan en el archivo del catálogo de trabajadores y por ello on independientes para cada nómina. s

3.6.1 Generales

26

Figura 3.6.1-1 Parámetros del Sistema.

a

b

c

d

e

f

g

h

i

j

k

l

m

n

Existen tres pestañas dentro de la Configuración del sistema. La primera de ellas, son los aspectos generales concernientes a la operación cotidiana del sistema, como son: si se desea claves secuénciales, redondeo a pesos, día de inicio de captura de horas extras, etc.; como se observa en la siguiente Figura

.6.1-1. 3 a) Redondeo a pesos: Redondea todas las cantidades capturadas. Al activar este parámetro se pueden

ocasionar diferencias o errores de aproximación si se compara contra cálculos manuales. b) Manejo de puestos: En caso de activar este parámetro, cuando se realice el alta de un trabajador, el

sistema forzará la captura de la clave del puesto para continuar capturando y automáticamente sugerirá el salario que se asignó al puesto, aunque éste último se puede modificar.


c) Manejo de departamentos: Cuando se da de alta un trabajador, el sistema pedirá la clave del

departamento al que pertenece para continuar con la captura de información. d) Clave secuencial de trabajadores: Si está activo, los trabajadores se darán de alta automáticamente

con una clave consecutiva, la cual es sugerida por el sistema. Si no se activa este parámetro se podrá capturar la clave libremente –la cual puede ser alfanumérica- y sin ser necesariamente secuencial.

e) Clave secuencial de puestos: Los puestos se darán de alta con una clave consecutiva automáticamente, la cual es sugerida por el sistema. Si no se activa este parámetro se podrá anotar la clave libremente –la cual puede ser alfanumérica-.

f) Clave secuencial deptos.: Los departamentos se darán de alta con una clave consecutiva automáticamente, la cual es sugerida por el sistema. Si no se activa este parámetro se podrá anotar la clave libremente.

g) Captura días de disfrute y P. V.: Si se activa este parámetro al estar realizando la captura de vacaciones a un trabajador, el sistema permitirá modificar los días de disfrute y los días de pago de prima vacacional. En caso de estar inactivo el sistema asigna automáticamente los días que le corresponden de acuerdo a su antigüedad y se obliga al pago de la prima vacacional en la misma nómina en que se capturan los movimientos.

h) Carac. compatibles con NOI-DOS: De esta manera se permite reconocer los caracteres especiales (como letras acentuadas, la letra “ñ”, etc.) de la información generada en las versiones de Aspel-NOI en DOS y los hace compatibles con la versión actual.

i) Orden del nombre trabajador: Se establece la forma en que se presentará ordenado el catálogo de trabajadores de acuerdo al nombre o apellidos de cada trabajador.

j) Lim. H. Extras por semana: Si se activa este parámetro se indicará que el tope para el cálculo de horas extras será en base al número de horas extras por semana, de lo contrario el tope semanal será en base al número de días que se indique en la ventana de captura de horas extras.

k) Inicia en: Permite la captura de horas extras a partir del día que se indique en este campo. Debe ir de acuerdo a la fecha de inicio de la nómina. Por ejemplo, si la nómina comienza el día Martes 4 de Enero del 2005 y la fecha de pago son los lunes, entonces el día de pago de la próxima nómina sería el 10 de Enero del 2005, por lo que se deberá indicar como día “Inicia en”, el día Martes.

l) Rangos para filtros: Todos los filtros para la emisión de Reportes y consultas se utilizan con delimitadores de la información, de forma continua y discontinua (por ejemplo, cuando los trabajadores que se desean incluir en el reporte son un rango discontinuo); por default el guión medio”-” es el carácter delimitador de información continua, ejemplo: 1 – 20, que quiere decir del registro1 al 20 serán incluidos en el reporte. Adicionalmente el carácter separador “,” se utiliza para la información discontinua ejemplo, 1, 5, 6 que quiere decir que solo se seleccionarán el registro1, el 5 y después el 6. Mediante ésta opción estos caracteres “delimitadores” son configurables.

m) Área geográfica del SM: Zona geográfica de donde se localiza la empresa la cual solo puede ser A, B y C, y se utilizará para realizar la declaración anual de sueldos y salarios.

n) Directorio de trabajo: Es la ruta donde se encuentra la carpeta donde se guardará la información de la Empresa. La ruta especificada aquí será la que proponga el sistema cada vez que se accede al mismo.


27


3.6.2 Percepciones y deducciones



Aportaciones voluntarias

Considerada para el proceso de FONACOT

ISR para el 2005 y 2006

Habilita los campos en la captura de un movimiento por Crédito

Infonavit

Percepciones para generar los movimientos de

tiempo extra.

Percepciones para el pago de

vacaciones y P.V.

Aguinaldo para la Integración

del SDI

Finiquitos

En esta pestaña se definen las Percepciones y deducciones que requiere el sistema para determinar cálculos específicos o acumulados como por ejemplo el del C. S. Aplicado en el año, esto con el fin de que el sistema sepa reconocer cuales son las percepciones o deducciones que considerará para dichos procesos. Es muy importante saber que estos datos se almacenan en el catálogo de trabajadores en el archivo de control, y por consiguiente pueden variar de una nómina a otra.

28


3.6.3 Bases fiscales

Desde esta ventana de configuración se pueden modificar los nombres de las bases fiscales que utiliza el sistema para determinar los acumulados del sistema y con base en ello realizar los cálculos de impuestos, así como el periodo con el que se consideran para cada una de las Percepciones y deducciones. Como se verá en el capítulo de Percepciones y Deducciones, las bases fiscales 1 a la 5 son las más importantes, y vienen predefinidas en el sistema y no se recomienda cambiarlas. La finalidad de una Base Fiscal es generar los acumulados que el sistema utiliza para el cálculo de ISR, Salario diario integrado, Impuesto sobre la nómina, PTU, entre otros. Además mediante ellas se permite definir las partes gravables y exentas de cada una de las percepciones de la nómina para cada uno de los rubros correspondientes, como ISR, ISN, IMSS, PTU, etc. El sistema presenta 9 Bases las cuales con configurables como se presenta en la siguiente Tabla:


Nombre Periodo Observaciones

Base Fiscal 1 ISR MENSUAL Acumula todos los ingresos gravables que reciba el trabajador durante un mes con la finalidad de calcular el ISR a retener. El periodo de acumulación está definido como mensual debido a que los pagos provisionales de Impuesto se realizan mes a mes.

Base Fiscal 2 IMSS BIMESTRAL Acumula todos los ingresos que deberán integrarse para formar el SDI del trabajador de acuerdo a la base de cotización con la cual se determinará el IMSS a pagar. Nota: Como consecuencia de la actualización realizada a las disposiciones en la Ley del Seguro Social en el Art. 30, cuando el SDI se integra por elementos variables para los trabajadores con Base de Cotización variable o mixto, la actualización se efectuará bimestralmente. Es importante NO confundir este cálculo bimestral con la emisión de los reportes IMSS que son de acuerdo con el calendario IMSS (mensualmente), así mismo el pago de las cuotas obrero-patronales al IMSS se realizan de manera mensual.


29


Base Fiscal 3 Infonavit IMSS Acumula todos los ingresos sobre los cuales se calculará el salario base de cotización con el que se determinará el INFONAVIT a pagar.

Base Fiscal 4 ISN (Impuesto sobre la Nómina)

MENSUAL Acumula todos los ingresos sobre los cuales deberá pagarse el Impuesto sobre la Nómina, el cual puede variar en cada Estado.

Base Fiscal 5 Acumulable PTU MENSUAL Acumula el total de ingresos que deberán considerarse al momento de calcular el reparto de utilidades para cada trabajador.

Base fiscal 6 - Base fiscal 9 Libres

MENSUAL Disponible para que se defina sobre qué concepto y qué período deberá acumularse la base fiscal.

Por ejemplo. De acuerdo a la mecánica establecida en el Art. 113 vigente a partir del 2005 y publicada en el D.O.F. del 1° de Diciembre del 2004, se tendrá que definir una nueva base fiscal que servirá para generar el acumulado y cálculo del Impuesto local definido en la legislación de cada Estado. 3.7 Perfiles de usuarios

Figura 3.7-1 Barra de herramientas.

Aspel-NOI 4.0 maneja un nuevo esquema de Perfiles de usuario, donde la identificación de un usuario dentro del sistema se hace por medio de un nombre de usuario y su clave de acceso. Todos los usuarios creados dentro de los Perfiles se generan como usuarios Aspel, es decir, estos usuarios podrán tener acceso a cualquier sistema Aspel –además de NOI-, y la información de ellos se almacena en la carpeta “Archivos comunes Aspel” (DAC), es por eso que en una instalación en red esta carpeta también se debe de compartir para que las estaciones de trabajo funcionen correctamente. Los perfiles se definen por sistema y existe un Administrador por cada sistema Aspel. El administrador permite configurar los datos de todas las empresas; y desde que se da de alta un usuario se define a que empresas puede acceder. De esta manera se optimiza el control de acceso a la información de los usuarios, para todas las empresas registradas y de todos los sistemas Aspel. La definición de los usuarios y perfiles se genera con una barra de herramientas que facilita el proceso de operación en la captura:

Barra de Herramientas del Módulo de Perfiles de usuarios

Nuevo Usuario Permite agregar un nuevo usuario Aspel, y se puede realizar oprimiendo las teclas Ctrl. + N.

Habilita / Deshabilita Mediante está opción se Habilita o Deshabilita el acceso a la carpeta seleccionada del perfil, y también se puede hacer con clic secundario sobre la carpeta o con doble clic sobre la misma.

Grabar perfil modificado

Guarda los cambios efectuados en un perfil modificado.

Cancela Cambios Está opción permite cancelar los cambios efectuados a un perfil.

Agregar perfil predefinido

Desde está opción se pueden crear perfiles predefinidos en base a un perfil modificado por el administrador.



Seleccionar Empresa

Empresa seleccionada para la asignación de usuarios y modificación de perfiles.

Imprimir Perfil

Permite imprimir los perfiles de todos los usuarios asignados a la empresa seleccionada.

Respaldar / Restaurar Está opción permite generar respaldos del archivo de los usuarios Aspel y también se permite restaurarlos.

Figura 3.7-2 Perfiles de usuarios.

La ventana para la edición de los Perfiles de Usuario se muestra en la Figura 3.7-2. Con los Botones y , se registran o se “quitan” los usuarios a la empresa seleccionada. Cuando se instala el sistema, por default al Administrador se le asigna una clave de acceso: “Aspel1”, y ésta se puede cambiar, haciendo clic secundario sobre el administrador, y luego un clic en la opción “Prop. Administrador”. Como se indicó anteriormente es un solo administrador para todas las empresas que se tengan registradas en el sistema, y al igual que en versiones anteriores si la clave del administrador se pierde no hay manera de “recuperarla”, y se tendría que volver a instalar el sistema para poder definirla nuevamente.


31


4. Catálogos del sistema

Son aquellos Módulos del sistema en los cuales se ingresa la información al sistema necesaria para poder llevar a cabo el cálculo de la nómina, efectuar procesos, consultar información, emitir reportes, etc. Los catálogos deben tener la secuencia de captura de acuerdo al orden sugerido en ésta guía para simplificar la edición de los registros posterior a su captura. 4.1 Departamentos

Ruta de Acceso: Archivos / Departamentos o con el icono .

Figura 4.1-1 Alta de Departamentos.

Clave ; puede ser o no secuencial, esto es

configurable

Si se lleva una cuenta por cada

departamento se debe capturar la cuenta.

Descripción del departamento

Si maneja centros de costos en COI, capture el

número de departamento.

El catálogo de departamentos se utiliza para registrar y describir los diferentes departamentos con que cuenta la empresa, y que posteriormente se podrán asignar a los trabajadores durante el alta de los mismos. Además se pueden modificar los datos de los departamentos dados de alta, o eliminar departamentos con los cuales ya no se desee trabajar. Al dar de alta un departamento muestra un dialogo como el de la Figura 3.1-1. Cuando el campo Clave se encuentra configurado como secuencial en los Parámetros del sistema aparece inhibido en la ventana de alta o edición de un departamento, y una vez grabado el registro no es posible modificar la clave. Los campos Cuenta COI y Centro de Costos COI se deben especificar en función del manejo de la contabilidad, es decir si se maneja la contabilidad con Centros de costos (Cuentas departamentales en Aspel-COI) y estos tienen una clave diferente al Departamento correspondiente de Aspel-NOI se deben capturar en el campo “Centro de Costos COI”, o si se maneja una cuenta contable para cada departamento, esta se debe capturar en el campo “Cuenta COI”.



Practica 2: Captura de Departamentos. Instrucciones. Capturar la siguiente lista de departamentos:

Clave Descripción Cuenta COI Centro de Costo 1 Ventas 6000-001-000 2 2 Pedidos 6000-002-000 2 3 Mostrador 6000-003-000 2 4 Mercadotecnia 6000-004-000 2 5 Atención a Clientes 6000-005-000 2 6 Almacén 6000-006-000 3 7 Tráfico 6000-007-000 3 8 Intendencia 6000-008-000 3 9 Empaque y Entrega 6000-009-000 3 10 Recursos Humanos 6000-010-000 3

4.2 Puestos

Ruta de Acceso: Archivos / Puestos o con el icono .


33

Clave ; puede ser o no secuencial, de acuerdo a

la configuración.

El Salario Diario capturado aquí es el que propondrá el sistema al

dar de un trabajador

Descripción del Puesto

Es el tope de ingresos diarios asignado a un

puesto, lo cual no limita, solo advierte cuando

excede del tope.

alta

Figura 4.2-1 Alta de Puestos.

En este catálogo se definen los diferentes puestos o plazas que se manejan en la empresa, mismos que se podrán asignar a cada trabajador al momento de darlos de alta. También se pueden modificar y eliminar.

Al entrar a la captura de puestos se desplegará una ventana como la siguiente figura:


Practica 3. Captura de Puestos. Instrucciones: Capturar la siguiente lista de Puestos en Aspel-NOI 4.0.

Clave Descripción Salario diario

Salario máximo

1 Auxiliar Administrativo 127.76 145.43 2 Almacenista 120.00 152.30 3 Director 860.00 1,120.00 4 Mensajero 60.00 85.00 5 Coordinador de Zona 230.00 296.00 6 Ejecutivo de Cuenta 145.00 180.00 7 Auxiliar de Contabilidad 162.46 182.33 8 Chofer 80.00 96.00 9 Vendedor 90.00 120.00 10 Intendente 65.50 85.00

4.3 Trabajadores

Ruta de Acceso: Archivos / Trabajadores / Catálogo de Trabajadores o con el icono , En este catálogo se dan de alta a los trabajadores de la empresa, se pueden consultar sus datos personales así como dar de baja a trabajadores. Además al ingresar a este módulo se podrán dar de alta los movimientos o incidencias que se presenten en un período de nómina mediante los iconos de acceso rápido de la barra de herramientas. Al agregar a un trabajador se desplegará un diálogo como las siguientes figuras lo representan, con sus respectivas pestañas de captura: Datos generales

• En los campos Departamento y Puesto se debe asignar la clave del Departamento al que pertenece el trabajador así como el puesto que ocupa en el mismo.

• El campo Clasificación maneja hasta 5 caracteres los cuales pueden llevar “comodines” (?), y es un dato que se puede utilizar para aplicar movimientos o incidencias a los Trabajadores que coincidan con la clasificación, en la emisión de Reportes o en cualquier otra consulta mediante el filtro de la información de trabajadores.

• El campo Fecha de Alta es la fecha en la que el trabajador ingreso a la empresa, e influye para cálculos que dependen directamente de la antigüedad del trabajador.

• El campo IMSS es el número de seguridad social del trabajador, si este dato no es correcto todos los movimientos generados para el IDSE serán rechazados. Se debe capturar sin guiones.

• Los campos RFC y CURP son requeridos para generar el archivo de la Declaración Anual de Sueldos y Salarios por lo cual es necesaria su captura.

• La fotografía puede ser una imagen con formato BMP ó JPG, y debe tener una resolución de 100 x 115 píxeles (tamaño de una fotografía infantil).



Salario

Figura 4.3-1 Alta de Trabajadores/ Datos Generales.

Figura 4.3-2 Alta de Trabajadores/Salario.

• Salario actual tomará el Salario Diario del puesto asignado o el capturado en el registro del trabajador, en el caso de que no se asigne sugerirá el salario mínimo.

• La Fecha de aplicación, si esta difiere de la fecha de alta, el salario actual se aplicara a partir de esta fecha, una vez almacenado el dato ya no se puede cambiar por una fecha anterior a la que se tenga almacenada por medio del sistema.

• La Forma de pago, puede ser Efectivo, Transferencia o Cheque influye en la generación de diversos procesos como el pago electrónico de la nómina, la emisión del reporte de desglose de moneda, la interfase con Aspel-BANCO, etc. Para la dispersión de la nómina la forma de pago tendrá que ser transferencia, en caso contrario no serán considerados los trabajadores para la generación del archivo de pago electrónico.

• Depósito de la nómina. Para generar la dispersión de nómina o pago electrónico, se tendrán que capturar todos los datos del Depósito, como: Banco operador, Localidad/ Sucursal, Cuenta de


35


depósito, y Control de Banco. El control de Banco es un dato requerido por las instituciones bancarias y sirve para identificar el tipo de cuenta de cada trabajador (Cheques, Plástico o Débito, etc).

• La Base de Cotización del trabajador debe indicarse de acuerdo a si se conoce la periodicidad y cuantía de los montos pagados al trabajador. Puede ser Fija, Variable o Mixta. Si el trabajador recibe cuando menos una percepción variable, además de percepciones fijas se deberá especificar como Mixta. Las bases de cotización Fija y Mixta están asociadas a la tabla de SDI para su integración en la parte fija por el Aguinaldo y la Prima Vacacional, si se manejan diferentes prestaciones (días de aguinaldo y días de prima vacacional) para los trabajadores, se pueden definir diferentes tablas y asignarlas a cada trabajador al que se otorgarán dichas prestaciones para una integración correcta del SDI.

• El SDI Calculado es un dato que calcula internamente el sistema de acuerdo a la configuración en parámetros de la nómina, la tabla de SDI asignada al trabajador, la configuración de las percepciones y los días trabajados.

• El SDI Capturado sólo permite capturarse cuando dentro de Utilerías/ Parámetros de la nómina se tiene especificado como Forma de cálculo del SDI: “SDI actualizado manualmente”.

• Gravable para ISR, IMSS o Infonavit es determinante para indicar si se calcularán las retenciones correspondientes a cada rubro para cada trabajador.

• La Tabla de Vacaciones permite definir mediante diversas tablas, los días de disfrute y días de prima vacacional a los trabajadores, y únicamente afecta para el goce de la prestación. Esta tabla no influye en el cálculo del SDI.

• El check de Aplicar cálculo anual delimita si al trabajador se le aplicara el Ajuste Anual de ISR, este con el fin de cumplir con lo establecido en el Art. 177 y 178 de la LISR, en donde indica que a los trabajadores que no hayan laborado los 12 meses del año en la empresa, el trabajador tenga ingresos superiores a $300,000.00 o el trabajador así lo solicite, la empresa no se ve obligada a generar dicho ajuste. En caso de que el trabajador este en alguno de estos tres casos simplemente se desactiva este campo para que no se le genere el cálculo anual de ISR. Adicionalmente este dato es importante para la Declaración Informativa, la cual solicita indicar para cada trabajador si se le realizó el cálculo anual de ISR.

• Los Días de descanso se deben especificar de acuerdo a los días en que el trabajador no se presenta a laborar. Este dato está relacionado con los días a la semana especificados en Utilerías/ Parámetros de la nómina. Debido a que en éste parámetro se puede especificar como dato mínimo de días a la semana 5, el número máximo de días de descanso que se puede capturar son 2 días, sin importar cuales sean estos.


Figura 4.3-3 Alta de Trabajadores/Datos Personales.

Datos personales Los datos personales son los que conforman el expediente del trabajador y sólo son informativos.

36


Figura 4.3-4 Alta de Trabajadores/IMSS.

Figura 4.3-5 Alta de Trabajadores/Contratos.

IMSS En la pestaña IMSS, se especifican los datos complementarios para la generación de los movimientos Afiliatorios vía Disco, forma impresa o mediante IDSE, los cuales deben coincidir con los que se presentaron ante el Instituto en el caso de Modificaciones ó Bajas, o de lo contrario los movimientos serán rechazados por el IMSS.

Al finalizar la captura de todos los datos mencionados de un trabajador y dar un clic al botón Aceptar, el sistema mostrara otro dialogo como el de la Figura 4.3-5 para la información del Contrato, lo cual es útil para generar el Reporte de vencimiento de contratos. Solo se manejan tres tipos de contrato: Permanente, Eventual y Eventual de Construcción. En el caso de los Contratos eventuales la fecha de inicio la propone automáticamente el sistema mediante la fecha de alta del trabajador; la duración debe ser capturada en días y el sistema automáticamente determinara la fecha de vencimiento.


37


Figura 4.3-6 Confirmación de alta de un trabajador.

Al finalizar la captura el sistema despliega el mensaje de la Figura 4.3-6, para preguntar si los datos especificados son correctos, y confirmar así el almacenamiento de la información.



Practica 4. Captura de Trabajadores. Instrucciones. Con los siguientes datos, dar de alta a los trabajadores en el sistema.

Datos Generales Trabajador 1 Trabajador 2 Nombre (s): Apellido Paterno: Apellido Materno: Fecha de Nacimiento: RFC: CURP: IMSS: Departamento: Puesto: Clasificación: Fecha de Alta:: Sexo:

Saúl Jiménez Sandoval 15/10/1965 JISS651015123 JISS651015HDFLMNO9 49927731528 1 3 ADMÓN. 01/01/2000 M

Walter Andrade López 15/11/1970 AALW701115456 AALW701115HDFLNPO1 49927468287 6 1 CONFI 01/11/2001 M

Salario Salario Actual: Fecha de aplicación: Forma de Pago: Base de Cotización: Tabla de SDI: Banco operador: Localidad / Sucursal: Cuenta de depósito: Control de Banco: Días de descanso:

960.00 01/01/2004 Efectivo Fija 7 2 STA. MONICA 521495624875 0000 Domingo

127.76 01/01/2004 Efectivo Fija 7 2 STA. MONICA 254163528956 0000 Domingo

Datos Personales Calle y Número: Colonia: Población: Entidad Federativa: Código postal: Lugar de Nacimiento: Teléfono: E-mail: Tipo de Sangre: Estado civil: Nombre del Padre: Nombre de la Madre:

DEL RINCON # 76 LOMAS DE SANTA LUCIA ALVARO OBREGÓN D. F. 14201 D. F. 56-21-32-51 [email protected] Negativa Casado RAUL MARTINEZ ROSA RAMÍREZ

RAMIRO BARRERA # 15 GABINO LOPEZ TLALPAN D. F. 14528 D. F. 55-85-95-74 [email protected] Negativa Soltero PEDRO GONZALEZ RENATA LOPEZ

IMSS Tipo de empleado: Turno: Unidad Medica Fam.:

Confianza Mixto 10

Confianza Mixto 16

Contratos Tipo de contrato: Fecha de Inicio: Días de Duración:

Permanente 01/01/2004

Eventual 01/01/2004 29/02/2004


39

mailto:[email protected]



Practica 4. Captura de Trabajadores.

Datos Generales Trabajador 1 Trabajador 2 Nombre (s): Apellido Paterno: Apellido Materno: Fecha de Nacimiento: RFC: CURP: IMSS: Departamento: Puesto: Clasificación: Fecha de Alta:: Sexo:

Ramiro Pérez Zamora 02/02/1972 PEZR720202789 PEZR720202HDFMRMO9 69788912571 3 2 SINDI 01/01/2004 M

Karina Hernández López 15/12/1980 HELK801215691 HELK801215MDFRRPO1 69128012569 5 6 CONFI 01/01/2004 F

Salario Salario Actual: Fecha de aplicación: Forma de Pago: Base de Cotización: Tabla de SDI: Banco operador: Localidad / Sucursal: Cuenta de depósito: Control de Banco: Días de descanso:

120.00 01/01/2004 Transferencia Fija 7 2 STA. MONICA 5235698544787522 0000 Domingo

145.00 01/01/2004 Transferencia Fija 7 2 STA. MONICA 5236592471521715 0000 Domingo

Datos Personales Calle y Número: Colonia: Población: Entidad Federativa: Código postal: Lugar de Nacimiento: Teléfono: E-mail: Tipo de Sangre: Estado civil: Nombre del Padre: Nombre de la Madre:

NARDOS #25 DEL VALLE ZARAGOZA D. F. 02356 D. F. 5512568912 [email protected] Positiva Soltero ANDRES PEREZ SONIA ZAMORA

JOSE ORNELAS #1235 INSURGENTES POLANCO D. F. 12563 D. F. 55551245633 [email protected] Positiva Soltera SALVADOR HERNANDEZ VIRGINIA LOPEZ

IMSS Tipo de empleado: Turno: Unidad Medica Fam.:

Sindicalizado Mixto 15

Confianza Mixto 52

Contratos Tipo de contrato: Fecha de Inicio: Días de Duración:







4.4 Percepciones y deducciones

Ruta de Acceso: Archivos / Percepciones y deducciones o con el icono . En este catálogo se pueden agregar hasta 999 percepciones y 999 deducciones para ser utilizadas en los períodos de nómina. En cada Percepción y deducción se define la manera en que van a aplicarse los movimientos, y los montos correspondientes. Su configuración influye en cálculos importantes como el cálculo de ISR, el cálculo del SDI de los trabajadores, la retención de IMSS, la generación de pólizas para la interfase Aspel-COI, los acumulados de las percepciones, etc; por ello su correcta configuración es primordial para el cálculo de la nómina. La flexibilidad de configuración de las Percepciones y Deducciones representa una ventaja ya que en caso de haber modificaciones a las Leyes fiscales que no cambien drásticamente la mecánica de cálculo de Impuestos, se podrá adaptar el sistema de acuerdo a las

isposiciones fiscales vigentes que afectan el cálculo de la nómina. d

l agregar una percepción se despliega un dialogo como el siguiente: A Datos generales

Figura 4.4-1 Alta de Per. / Ded.

a

b

c

r q

d

e

f

g

h i

j

k

l

m

n

o

p

a) Clave. La clave se conforma por una letra P ó D, y después tres caracteres numéricos que pueden

ser desde 001 hasta 999. b) Descripción breve de la Per. / Ded. c) Fórmula. Fórmula para determinar el monto de la percepción o deducción. Si la Percepción o

deducción está configurada como de Aplicación General, dicha fórmula determina el monto. Si la percepción tiene activo el parámetro de Aplica destajo, el monto determinado por la fórmula será multiplicado por la cantidad capturada mediante un movimiento individual.


41


d) Nómina. Nómina en la cual se ocupará el concepto; Normal (Ordinaria) ó Especial (Extraordinaria). La configuración y aplicación de las diferentes Percepciones y deducciones dependerá de la configuración en Utilerías/ parámetros de la nómina: “Nómina especial”. En caso de estar activo este parámetro y desear utilizar dicha Percepción o deducción se deberá configurar como especial. Por ejemplo, para realizar el cálculo de Impuesto en la nómina Especial de Aguinaldo se deberá configurar la deducción de ISR (D001) como especial.

e) Aplicación. Aplicación General: Se calcula automáticamente y afecta a varios trabajadores. La aplicación individual solo puede realizarse mediante la captura individual de movimientos.

f) Cuenta contable. La Cuenta Contable del concepto, dependerá del catálogo de cuentas que se maneje en la contabilidad.

g) Clave del calendario. Clave del calendario en base al cual se generan los acumulados. Para percepciones ordinarias siempre debe ser el 2(mensual) para un correcto cálculo de ISR.

h) Monto del período. Monto total del Periodo sin incluir ésta nómina por el concepto, y por todos los trabajadores..

i) Tipo detalle. Interfase con COI, sirve para generar el asiento contable de la nómina, y de acuerdo a las necesidades con diferentes niveles de detalle (General, Departamento., Cuenta Auxiliar y Trabajador).

j) Tipo de percepción. Tipo de ingreso para las afectaciones de la Integración del SDI (Solo afecta a percepciones).

k) Monto anual. Acumulado Anual de la Percepción ó Deducción sin incluir ésta nómina. l) Número de tabla. El sistema busca en la tabla especificada el rango en el cual “cae” el monto de la

Percepción o deducción, y regresa el valor de Cuota fija dentro de la misma tabla. m) Prestaciones de previsión social. Sirve para acumular todas las Percepciones de Previsión Social. n) Aplica destajo. Es una forma de pago de una Percepción que depende de un parámetro variable (de

acuerdo a la productividad del trabajador). Por ejemplo, la percepción de Horas extras tiene activo el parámetro de activa destajo, ya que mediante la fórmula sólo se determina el monto de cada hora extra, y mediante Edición/ Horas extras se captura el número de horas extra trabajadas; en este caso el sistema para determinar el monto total a pagar por el concepto horas extras realiza la multiplicación del monto o fórmula por el dato capturado en el movimiento.

o) Pago en especie. Sirve para especificar que dicha percepción le será pagado al trabajador mediante una forma de pago diferente a efectivo, por ejemplo: vales, y éste monto se muestra en el monto neto pagado del recibo pero no en el total en efectivo.

p) Aplica Art. 142. Mecánica de retención de ISR de acuerdo al RLISR Art. 142, para prestaciones extraordinarias (Por ejemplo. Aguinaldo, prima vacacional, etc). El cálculo de ISR para dichas percepciones bajo ésta mecánica no es un cálculo obligatorio.

q) Clasificación. Sólo se aplicará la percepción o deducción a los trabajadores que coincidan en el campo de Clasificación. Se pueden usar los comodines para afectar a trabajadores con diferente clasificación.

r) Status. Existen diversos status de acuerdo a la aplicación de los movimientos y el objetivo de cada percepción. Los status posibles son: Alta, Baja, Inactiva y Cálculo. Solo el status Alta permite ver el concepto en el recibo. El status baja debe utilizarse cuando ya no se manejará tal concepto. Las percepciones de baja se eliminan automáticamente al realizar el corte anual. El status Inactiva puede asignarse cuando no se utilizará temporalmente una percepción y no se desea eliminar del sistema. El status de Cálculo resulta útil cuando se desea llevar un cálculo o acumulado internamente con algún otro propósito dentro de la empresa.

Bases fiscales Las bases fiscales deberán definirse para cada Percepción de acuerdo a la legislación fiscal y laboral vigente. Las bases fiscales determinan los montos gravables y exentos de cada percepción y existen 5 posibilidades para su aplicación, y deben definirse para cada Base fiscal se manera independiente.



Figura 4.4-2 Catalogo de Percepciones / Deducción

Campo Definición No definido Gravable Parcialmente gravable Exento Parcialmente exento Fórmula

Indica si no se desea establecer ningún acumulado de la Base fiscal que se está configurando. Se utiliza cuando el monto total de la percepción debe ser gravable para la Base fiscal. El sistema indicará automáticamente la clave de la percepción en el campo Fórmula. Se utiliza cuando el monto de la percepción contiene una parte gravable y otra parte exenta para la Base fiscal. En este caso se debe indicar la fórmula que determina la parte gravable. Se utiliza cuando el monto de la percepción es totalmente exento. El sistema escribe 0 en el campo Fórmula. Se utiliza cuando el monto de la percepción tiene una parte exenta y otra gravable. La fórmula que se especifique deberá determinar la parte exenta. Solo se puede capturar una fórmula cuando la base fiscal de la percepción es parcialmente gravable ó parcialmente exento.

NOTA: Para cada Base fiscal se puede definir un tipo y una fórmula o monto diferente.

Practica 5. Captura de Percepciones Deducciones. Definir en el catálogo de percepciones y deducciones los siguientes conceptos de aplicación general:

Clave Concepto Características D011 Cuota sindical 1 Salario mínimo, solo a SINDI, nómina Normal, Tabla 0, Calendario 2 P020 Ayuda para Transporte 10% del sueldo, solo a los CONFI y SINDI, nómina Normal, Tabla 0,

Fija P024 Vales de Gasolina 5% del sueldo, solo a los ADMÓN., nómina Normal, Tabla 0, Fija


43





4.5 Tipos de faltas

Ruta de Acceso: Archivos / Tipos de Faltas o con el icono .

Figura 4.5-1 Catálogo de Tipos de Falta.

La descripción es el único dato que se puede modificar

dentro del catálogo

Figura 4.5-1 Catálogo de Tipos de Falta.

La descripción es el único dato que se puede modificar

dentro del catálogo

Este catálogo despliega los diferentes tipos de faltas con las afectaciones que tiene cada una en conceptos como: afectación al 7º Día, PTU, INFONAVIT o si se considera como ausentismo o incapacidad para efectos del IMSS.

Desde éste catálogo se puede modificar el concepto o nombre que se le asignará a cada tipo de falta, pero no se podrán agregar tipos de falta ya que la tabla contiene todas las combinaciones posibles que existen, por esto último, tampoco se pueden modificar las afectaciones que tienen cada una de ellas a los conceptos: 7o día, PTU, Infonavit, IMSS. Por lo que es importante conocer de qué manera afectará cada uno de estos conceptos el tipo de falta que se registra para el trabajador, ya que podría ocasionar diferencias en los cálculos del sistema referentes al cálculo de Sueldo (7o día), el pago de la Participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa (PTU), Crédito Infonavit, y el Reporte del IMSS entre seleccionar un tipo de falta y otro.

Al entrar al catálogo de tipos de faltas aparecerá una ventana como la siguiente:

44 44


5. Captura de Movimientos

Consiste en el registro de las diferentes incidencias que se presenten durante el período de pago de nómina. En el sistema existen diferentes opciones para el registro, las cuales se mencionan a continuación: 5.1 Movimientos a la Nómina

En este catálogo se registran las incidencias que se presentan en un período de nómina. Se pueden capturar movimientos a la nómina de tres formas:

• Por trabajador.

• Per/Ded varios trabajadores.

• Un trabajador varios movimientos. 5.1.1 Por trabajador

Ruta de Acceso: Edición / Movimientos a la Nómina / Por trabajador con el icono


Figura 5.1.1-1 Alta de movimientos a la nómina.

a

b

c

d

e

f

g h

i

j

k

l

m

.

minas posteriores. Al agregar un ovimiento Por trabajador se despliega un dialogo como el siguiente:

a) ulado sea

En la captura Por trabajador se puede asignar una percepción o deducción a un trabajador y, teniendo la posibilidad de programar los movimientos y su aplicación, y así establecer qué seguimiento debe dar el sistema a la percepción o deducción en la nómina actual y las nóm

Acumulativo con límite monto. Permite programar un movimiento hasta que el acumigual al monto limite establecido, y se puede establecer la fecha de inicio del movimiento.

45


b) Acumulativo hasta la fecha. Programa el movimiento hasta que se cumpla una fecha final, y se

d) la nómina actual.

odo establecido para el crédito de Infonavit.

o el movimiento es por Crédito

i)

os por Acumulativo con límite monto, o acumulativo hasta la fecha. ona dicho

Clave de la Per/ded. Capturar la clave de la Per/Ded por la cual se aplicará el movimiento. ) Clave del trabajador. Capturar la clave del trabajador al que se aplicará el movimiento.

5.1.

puede establecer la fecha de inicio del movimiento. c) Repetitivo sin límite. Repite el movimiento “n” veces a partir de una fecha de inicio.

Sólo esta nómina. Solo se genera el movimiento en e) Valor de descuento. Se habilita cuando se trata de un movimiento por Crédito Infonavit, y depende

del métf) Monto límite. Es el monto establecido como limite para la programación del movimiento con monto

limite. g) Monto acumulado. Este es el monto acumulado del movimiento, y se calcula automáticamente por

el sistema. h) Tipo de descuento para crédito Infonavit. Solo se habilitan cuand

de Infonavit y son los 3 métodos de descuento para la Amortización de un crédito. Monto o fórmula. Sirve para determinar el monto del movimiento.

j) Fecha de inicio y Fecha de término. Son fechas que se utilizan para la programación de movimient

k) Número de crédito. El número de crédito Infonavit y solo se habilita cuando se selecciconcepto.

l)m

2 Una Per/ded varios trabajadores

Ruta de Acceso: Edición/ Movimientos a la Nómina/ Per/Ded varios trabajadores o con el icono . Al agregar un movimiento por Per/Ded varios trabajadores ó Un trabajador varios movimientos sólo se pueden capturar cantidades, es decir, aquí no se pueden definir fórmulas. En estas opciones de captura de movimientos, se toma como base o referencia una percepción o deducción y para aplicarla a uno o varios

abajadores a los cuales se le aplicaría el movimiento por Per/Ded. Cabe mencionar que aquí no se puede rogramar un seguimiento a las incidencias, y sólo se aplicarán en la nómina actual.

5.1.3

Ruta de Acceso: Edición/ Movimientos a la Nómina/ Un trabajador varios movimientos o con el

trp

Figura 5.1.2-1 Per/Ded varios trabajadores.

Captura de la partida

Clave de la Percepción ó

deducción

Un trabajador varios movimientos

icono .

l igual que en la captura de Una A Per/Ded varios trabajadores sólo es posible capturar cantidades, y se ueden capturar movimientos únicamente para la nómina actual, ya que por medio de ésta opción no es p

posible programar incidencias.




Figura 5.1.3-2 Un trabajador varios movimientos.

Captura de la partida

Clave del Trabajador

dicionalmente existe una barra de herramientas dentro de la ventana de captura de los puntos 5.1.2-1 y 5.1.3-1, m

A

la cual se uestra a continuación:

Insertar Permite Insertar un partida dentro de la ventana de captura, también se puede hacer oprimiendo la tecla de función F7.

Borrar ermite Borrar una partida seleccionada en la ventana de captura, también se Ppuede hacer con la tecla de función F8.

Cancelar ermite salir de la captura, también se puede hacer pulsando Esc. P

Grabar Graba los movimientos que se capturaron, también se puede hacer con la tecla de F3.

Practica 6. Captura de Movimientos a la nómina. Instrucciones: Capturar los movimientos a la nómina de la siguiente tabla, eligiendo la forma de captura

ue más convenga y agilice el registro de las incidencias (Un trabajador varios movimientos, Por tra s tr rabajador).

qbajador y Per/Ded vario abajadores o Movimiento por t

Clave del Trabajador Descripción del Movimiento 1 y 2 Otorgar un préstamo del fondo por 3,500.00 pesos y programar el

es. descuento para las próximas 10 nóminas siguient1,2,3 y 4 Despensa por 350 solo por está nómina.

3 uota sindical. Descontar un salario mínimo por C4 Premio de asistencia por 250.00, Premio por puntualidad de 150, prima

dominical de 2 salarios mínimos.

47


5.2 Programación de movimientos

Mediante la captura individual de movimientos a la nómina es posible realizar la programación de movimientos. Ésta opción permite registrar movimientos de los cuales se podrá configurar su aplicación en la nómina actual y las nóminas posteriores sin necesidad de repetir su captura nómina tras nómina con diversas opciones: Aplicar Descripción de uso

Acumulativo con límite monto

Se debe utilizar cuando se desea aplicar un movimiento nómina tras nómina y se conoce un monto límite al cual se debe llegar, y después de ese monto el movimiento ya no debe ser aplicado. Por ejemplo en un préstamo personal a un Trabajador se podría programar el descuento vía nómina hasta acumularse el monto total del préstamo.

Acumulativo hasta la fecha

Se debe utilizar cuando se desea aplicar un movimiento nómina tras nómina y se conoce una fecha límite hasta la cual se debe aplicar, y después de ese fecha de nómina el movimiento ya no debe será aplicado. Por ejemplo, en la aplicación de un bono por las siguientes cuatro nóminas, conociendo la fecha de su aplicación.

Repetitivo sin límite El movimiento se repetirá nómina tras nómina ya que su aplicación se realizará por un largo período de tiempo. Por ejemplo un descuento por crédito Infonavit.


Figura 5.2-1 Programación de movimientos.

Acumulativo con límite Monto En caso de seleccionar la Aplicación como: “Acumulativo con límite monto” se deberá especificar en el campo Monto límite el tope que definirá si se aplica o no el movimiento en la nómina actual. Si el Monto acumulado es menor al monto límite, ya no se aplicará más el movimiento. El monto que se irá

48


descontando será constante en las siguientes nóminas obteniéndose del monto especificado en el campo Monto o fórmula y se irá acumulando automáticamente en el campo: “Monto acumulado”, por lo que se recomienda no modificarse. Acumulativo hasta la fecha Si se selecciona una aplicación del tipo: “Acumulativo hasta la fecha”, será necesario indicar la Fecha inicial a partir de la cual se aplicará el movimiento y la fecha de término que definirá hasta cuando deba aplicarse. El monto del movimiento que se aplicará en las nóminas será constante de acuerdo a lo especificado en el campo Monto o fórmula. Repetitivo son límite En caso de seleccionar la opción “Repetitivo sin límite” se aplicará indistintamente el movimiento en las nóminas posteriores pudiendo especificar únicamente la fecha de inicio. En cualquiera de las tres opciones indicadas anteriormente al crear el siguiente período de nómina, el movimiento se traspasará y se validará de acuerdo a las características de aplicación de cada movimiento si se aplica o no en la nómina actual. 5.3 Descuento por crédito Infonavit

Cuando un trabajador cuenta con un Crédito en el “Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores” denominado INFONAVIT la empresa está obligada a realizar las retenciones correspondientes a los Trabajadores y entregarlas al Instituto. De acuerdo al Crédito otorgado al trabajador y basándose en la Ley del Infonavit y sus reglamentos, y demás leyes implicadas, existen tres posibilidades para realizar el descuento a cada Trabajador:

• % de Salario • Cuota fija • Número de SM

Figura 5.3-1. Descuento por Crédito Infonavit.

Al seleccionar un descuento por Crédito Infonavit se habilitarán en la parte inferior de la ventana de captura los campos correspondientes.


49


Características de un movimiento de descuento por Crédito Infonavit (D094)

• Al seleccionar un movimiento por descuento de Crédito Infonavit debe configurarse la deducción utilizada dentro de los Parámetros de Configuración del sistema, ya que de ésta manera se generará correctamente la exportación de información al Sistema Único de Autodeterminación del IMSS e INFONAVIT.

• Se debe especificar el número de Crédito en la ventana de captura. • En caso de seleccionar como tipo de descuento: % Salario se debe capturar en el campo “Valor

de descuento” el porcentaje de descuento que haya determinado el Instituto, y se modificará automáticamente el cálculo de la retención mediante la fórmula:

SI*(DP-FA)*A/100 Donde: SI= Salario diario integrado DP= Días del período FA= Faltas por ausentismo A= Porcentaje del salario especificado en el campo: “Valor de descuento”

• Al seleccionar un descuento por Cuota fija se deberá especificar el monto en el campo Valor de

descuento. • En caso de seleccionar como tipo de descuento “Número de SM” se deberá capturar en el campo

Valor de descuento únicamente el número de salarios mínimos y no el monto. Automáticamente el sistema multiplicará el número especificado por el valor de SF (Salario mínimo del DF) especificado en los Parámetros de la nómina y lo mostrará en el campo Monto o fórmula.

• Mediante la opción Reportes/Depósitos y Aportaciones/Aportaciones al SAR se podrá conocer el monto de las amortizaciones al Crédito por el periodo seleccionado.

5.4 Descuento por crédito Fonacot

Esta opción permite realizar enlaces tanto de la información que es recibida de la Delegación de FONACOT y como de la que se envía. Al ingresar a esta opción se cuenta con las siguientes opciones: 5.4.1 Recepción de información

Ruta de Acceso: Procesos / FONACOT / Recepción de información o con el icono . Para poder utilizar esta opción es necesario que los datos del sistema coincidan exactamente con los que

Delegación de FONACOT envía. Primero se debe verificar con el reporte Comparación de información. la La empresa recibe mensualmente un archivo que FONACOT envía con los montos de las deducciones que se deben aplicar a cada trabajador que cuente con crédito. Si el sistema encuentra errores cuando lee los rchivos, entonces creará un reporte con los movimientos no generados con los siguientes datos: a

Número de FONACOT Crédito

oporcionada al trabajador Clave de FONACOT prR. F. C. del trabajador Nombre del trabajador

5.4.2 Envío de información

Ruta de Acceso: Procesos / FONACOT / Envío de información o con el icono .



Esta opción permite crear un archivo con la información de los pagos de los trabajadores, para que sean enviados a la Delegación de FONACOT. Se debe indicar el Disco y/o subdirectorio en donde se grabará la información a enviar, el Nombre del archivo con el cual se grabará y la fecha real de pago; la cual corresponde a la fecha en la que el trabajador realiza el pago y no siempre coincide con la fecha programada. Generalmente este archivo es creado cada mes. El reporte que se genera es el contenido del archivo PAGO.TXT, el cual no es un reporte de errores. 5.4.3 Comparación de información

Ruta de Acceso: Procesos / FONACOT / Comparación de información. con el icono . Esta opción lee la información que envía FONACOT mediante un archivo, con la relación de los trabajadores que adquieren un crédito con ellos, para compararla y comprobar que los datos de FONACOT ean correctos. s

En caso de que no lo sean, se genera un reporte de aquellos trabajadores que hayan presentado alguna anomalía. Si se da este caso, entonces la empresa debe corregir la información correspondiente con ONACOT. F


51


5.5 Captura por archivo

Ruta de Acceso: Procesos / Captura por archivo. con el icono . La captura por archivo se utiliza para registrar movimientos a la nómina a través de un archivo en formato ASCII. Mediante esta opción se pueden registrar movimientos a la nómina como percepciones, deducciones, o faltas. Además se permite programar movimientos por Acumulativo hasta la fecha , Acumulativo con límite monto, repetitivo sin límite o movimientos sólo para la nómina actual. Se recomienda utilizar éste método de captura cuando hay una gran cantidad de incidencias y estas se pueden presentar con frecuencia en nóminas posteriores, permitiendo ahorrar tiempo y recursos en la captura de las incidencias en una nómina.

¿Cómo puede interactuar Aspel-NOI con un “Reloj checador” para el control de faltas de los Trabajadores? Un “Reloj checador” por si mismo no puede registrar las faltas en Aspel-NOI. Lo que se puede hacer es que a través del software del “Reloj checador” se genere un archivo, el cual pueda leerse desde Aspel-NOI para el registro de las faltas de los Trabajadores. Incluso con el mismo software del Reloj checador se podrá validar los retardos, y considerarlo al momento de generar el archivo. Dicho archivo se debe generar con la estructura para realizar una captura de movimientos a la Nómina por archivo. Importante: • Si la clave del trabajador es numérica, se debe justificar del lado derecho; y en caso de ser

alfanumérica, se deberá justificar a la izquierda. • Si se trata de una falta, se debe escribir tres ceros (000) en lugar de la clave de Percepción o

Deducción. • Si el movimiento es una falta, se debe indicar la fecha de inicio de las faltas. • En los movimientos repetitivos y sin límite la fecha final se puede dejar en blanco. • El monto límite, el acumulado y los espacios que no se utilizan se deberán dejar con “espacios en

blanco”. • Las fórmulas y las faltas se deben justificar del lado izquierdo y los espacios que no se utilicen dejarlos

en blanco. A continuación se describe la estructura que se debe considerar para generar la Captura por archivo:

Algunos campos deben definirse de acuerdo a la nomenclatura que se presenta en las siguientes Tablas de acuerdo al tipo de movimiento que se desea generar.

Estructura del Archivo

Campo Posición Inicial Longitud Tipo

Clave del trabajador Percepción, deducción o falta Número de Percepción o deducción Tipo de movimiento Fecha inicial Fecha final Aplica destajo o Tipo de falta Monto límite Monto acumulado *Monto, Fórmula o Número de faltas

1 6 7 10 11 17 23 24 35 46

5 1 3 1 6 6 1 11 11 30

Alfanumérico Carácter Numérico Numérico Numérico (ddmmaa) Numérico (ddmmaa) Carácter Numérico Numérico Alfanumérico



Ejemplo: Captura de un movimiento a la nómina por concepto de comisiones (la percepción con clave P002 en el catalogo estándar) de $3,500.2532 al trabajador 1 sólo para esta nómina, y 2 faltas por ausentismo al trabajador 6. Procedimiento.

1. Crear un archivo con el Bloc de Notas de Windows y capturar la siguiente información de acuerdo a cada columna como se indica en las siguientes tablas:

Columnas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38

1 P 0 0 2 4 1 5 0 1 0 5 1 5 0 1 0 5 N

3 2 F 0 0 0 4 1 5 0 1 0 5 1 5 0 1 0 5 2

Valor del campo Aplica destajo o Tipo de falta

Valor / Tipo de Falta

Significado Consideración del IMSS

S Si aplica destajo

N No aplica destajo

I ó 1 Falta por incapacidad Incapacidad

E ó A ó 2 Falta por enfermedad o ausentismo Ausentismo

3 La que definas Incapacidad

4 La que definas Ausentismo





9 Ausentismo sin 7 día Ausentismo


J La que definas Ausentismo

K La que definas Incapacidad

L La que definas Ausentismo

M La que definas Incapacidad

N La que definas Ausentismo


P Incapacidad temporal Incapacidad

Q Incapacidad permanente parcial Incapacidad

R Incapacidad permanente total Incapacidad

Valores del campo Tipo de Movimiento

Valor Significado

1 Acumulado con límite de monto

2 Acumulado con límite de fecha

3 Repetitivo sin límite

4 Sólo esta nómina

5 Baja

Tabla 5.5-2 Valores del campo Tipo de movimiento.

Tabla 5.5-1 Valores del Aplica destajo o Tipo de falta.


53


Columnas

39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76

3 5 0 0 . 2 5 3 2

2

2. G 3. Aejemse m

En calos d

P • UGenedese 5.6

Se uttrabasemase basemasema

Nota 54

Nota: Al final de cada línea se debe teclear un Enter para indicar que es un fin de línea oRegistro.

uardar los cambios del archivo como ejemplo.DAT .

Figura 5.5-1 Captura por archivo.

cceder al menú Procesos / Captura por archivo y procesar el archivo generado desde la base de plos, en la nómina del 15 / Enero / 2005, indicando la ruta y el nombre del archivo a procesar como uestra en la siguiente figura:

so de existir un error en la sintaxis de algún registro del archivo, el sistema mostrará un reporte con atos no procesados.

ráctica 7 . Genera mediante la Captura por archivo los siguientes movimientos a la nómina.

na falta para el Trabajador 3 por Ausentismo sin afectar el séptimo día. rar movimientos de descuento causados por un préstamo personal al trabajador 10 por $5,000, si se

a descontar en las próximas diez nóminas de manera equitativa.

Horas extras

Ruta de Acceso: Edición / Horas extras o con el icono .

iliza para registrar la cantidad de horas extras que se presenten en un período de nómina por cada jador. El sistema identifica las horas extras dobles o triples de acuerdo a los parámetros días a la na y horas diarias indicados en Utilerías/ Parámetros de la nómina. La aplicación de las horas extras sa en la Ley Federal del Trabajo, en el artículo 66, donde indica que las horas extras se capturan por na, siempre que no exceda de 3 días a la semana 3 horas diarias, dándonos un tope de 9 horas a la na, estas se consideran como dobles y todo lo que exceda de lo expuesto en este articulo se pagara

s del asistente:


como triple, establecido en el articulo 67 donde se indica como se debe de pagar el tiempo extraordinario, “las horas extras de las que habla el Art. 66 de la LFT se pagará con una cantidad igual a la de una hora de jornada es decir el doble del tiempo normal, y que las que excedan con un 100% mas, es decir al triple”.

El dialogo de captura de horas extras se muestra en la siguiente figura:

endientemente de la periodicidad de la nómina: quincenal, semanal, etc, se deben apturar por semana.

Las horas extras, indepc

Practica 8. Captura de Horas extras.

a los trabajadores el tiempo extraordinario como se indica a continuación en la bla de horas extras:

dores durante el eríodo de nómina, para ello se cuenta con dos opciones: faltas y faltas todo el período.

5.7.1

Instrucciones: Capturata


5.7 Faltas

Dentro de esta opción se pueden capturar las faltas en que hayan incurrido los trabajap

Faltas

Ruta de Acceso: Edición / Faltas / Faltas. con el icono . En esta opción se registran las faltas que se hubiesen presentado en la nómina, independientemente del

ía en que ocurran las mismas. Además, se puede seled ccionar la notación (estatus) que tendrán los días

los días del periodo de trabajo. El diálogo que aparecerá es como se muestra en la siguiente gura:

durante el periodo de pago de la nómina. Al ingresar a la opción de “Faltas” aparece un dialogo en el cual es necesario precisar el estatus que

ndrántefi

Clave del Trabajador Lu Ma Mi Ju Vi Sa Do 1 3 0 1 0 0 5 1 2 0 0 0 9 0 2 0 3 5 1 2 0 0 1 1 4 0 1 2 0 3 5 0

Figura 5.6-1 Horas extras

Art. 66 (3 hrs. Diarias, 3 veces a

la semana)

Captura por Semana y por

trabajador

Filt por semana ro

Filtr Trabajadores o

55



pacidad. puede indicar el porcentaje a

d) otaciones que puede tener un día. esgo de trabajo, y sólo se habilita

h) taje de la incapacidad que va a pagar la empresa. Día seleccionado. Se puede seleccionar mas de un día ayudado de la tecla Shift, y solo aplicará faltas

ota: Para quitar una falta capturada en la nómina actual, lo único que se tiene que hacer es acceder a la captura de faltas nuevamente, seleccionar el día, y asignarle el status Laborable.

a

b

c

d

e

f

g

hi

Figura 5.7.1-1 Captura de Faltas.

a) Pagar empresa. Si la empresa pagara un porcentaje de la incapacidad debe habilitar este check, siempre que el tipo de falta sea inca

b) % de falta. En caso de considerarse como una falta parcial, sedescontar, que puede ir de 1 a 100.

c) Tipo de falta. Al oprimir F2 se muestra el catalogo de tipos de falta. Notación empleada. Son todas las n

e) % IMSS. Porcentaje que determina el IMSS para incapacidades de ripara los Tipos de falta: 17, 18 y 19).

f) Certificado de IMSS. Se debe indicar el Certificado de Incapacidad. g) Día. Status aplicable a el día o días seleccionados.

% a pagar. Porceni)

a nómina actual. N

Practica 9. Captura de Faltas.

Inst pague el

60% de la falta. • Capturar una falta por ausentismo sin que afecte a: 7° día, PTU e Infonavit al trabajador 4.

rucciones:

• Capturar una falta por incapacidad, que afecte a 7° día al trabajador 1, y que la empresa

56


5.7.2 Faltas todo el período

Ruta de Acceso: Edición / Faltas / Faltas todo el periodo o con el icono . La opción de faltas todo el período se utiliza cuando se desean registrar faltas por todos los días de la

ómina; por ejemplo: en caso de una incapacidad por maternidad. n Al indicar que las faltas se presentaron en todo el período de nómina, se despliega un dialogo como el siguiente:

Practica 10. Captura de Faltas.

strucciones: Capturar faltas por todo el periodo a el trabajador 2. In

Figura 5.7.2-1 Faltas. Todo el periodo.

Clave del trabajador

Días de faltas; y aquí solo puede

tener dos valores 0 y el

total de días del periodo

ejemplo 15

Tipo de falta que se le desea aplicar

Certificado de la incapacidad

5.8 Vacaciones

Ruta de Acceso: Edición /Vacaciones con el icono .

Esta opción se utiliza para cumplir con la obligación de la empresa de otorgar vacaciones a los trabajadores, así como para pagar la prima vacacional correspondiente a los días de vacaciones. Además, se pueden programar las vacaciones y prima vacacional que se vayan a otorgar en períodos posteriores a

án ser modificados al momento de registrarlos sólo cuando esté activo el parámetro correspondiente.

la nómina actual. El sistema determina la antigüedad y los días de vacaciones y prima vacacional de los trabajadores considerando la fecha de alta del trabajador, así como los datos establecidos en la tabla de vacaciones, mismos que podr


57



Clave del trabajador

El sistema

antigüedad en base a la fecha de

alta

propone la Cuando la fecha de disfrute de vacaciones o

prima vacacional sea diferente a la del periodo, las

vacaciones quedan

programadas.

Figura 5.8-1 Captura de Vacaciones

Figura 5.9-1 Cálculo Inverso.

Genera el cálculo inverso

apartir del Salarios diario o el Neto a Pagar

Captura los datos del

trabajador

Cuando no esta

seleccionado un trabajador

el sistema propone la siguiente clave del

consecutivo.

Al ingresar a esta opción se despliega el siguiente diálogo:

Practica 11. Pago de Vacaciones. Instrucciones: Pagarle 6 días de vacaciones y 2 de prima vacacional al trabajador 1, y el resto programárselo para que las goce en 2 meses después a la nómina actual. 5.9 Cálculo inverso

Ruta de Acceso: Edición /Cálculo inverso o con el icono . Esta opción se utiliza para calcular el Salario Diario de un trabajador; tomando como referencia el salario neto que se pretende otorgarle. Al hacer el cálculo el sistema tomará en cuenta la fecha de alta del trabajador, todas las percepciones y deducciones que tengan relación con el sueldo del trabajador (SD), así omo faltas y movimientos que tenga el trabajador. c

El cálculo inverso se puede efectuar a trabajadores que ya estén dados de alta en el catálogo de trabajadores o bien a trabajadores de nuevo ingreso. En el caso de que sean trabajadores de nuevo ingreso el sistema podrá dar de alta al trabajador con los datos que se hayan establecido.

.

58


Practica 12. Cálculo Inverso. Instrucciones: Determinar el cálculo inverso a un trabajador nuevo con un neto a pagar de 5,000.00 pesos, y dar de alta a este trabajador. 5.10 Incremento de salarios

Figura 5.10-1 Un incremento de salario se realiza en función del Salario actual de cada trabajador.

Mediante ésta opción se permite realizar un “incremento de salario” en base al salario actual que percibe cada trabajador y que está estipulado en el detalle de cada uno de ellos en el Catálogo de trabajadores.

Para realizar un incremento de salario se tienen dos posibilidades de acuerdo a su aplicación: 5.10.1 Incremento individual

Ruta de acceso: Edición / Incremento de salarios / Incremento individual o con el icono .

Se debe utilizar ésta opción cuando se desea realizar el incremento de salario a un trabajador en específico y además se conoce el monto exacto por el cual se desea realizar el incremento a dicho

abajador. tr En la captura de un incremento sólo es necesario especificar la fecha a partir de la cual se aplicará el incremento y el monto.

Figura 5.10.1-1 Un incremento de salario individual puede

realizarse en base a un monto fijo.


59


5.10.2 Incremento general

Ruta de acceso: Edición / Incremento de salarios / Incremento general o con el icono .

Figura 5.10.2-1 Un incremento general de salarios puede realizarse por un porcentaje o un monto fijo.

Figura 5.10.2-2 Se debe activar el parámetro “Incrementar sueldos a mitad de nómina”.

Ésta opción resulta de gran utilidad cuando se desea realizar el incremento de salario a un rango de trabajadores, departamentos y puestos - donde dichos rangos pueden ser discontinuos-, en base a una clasificación de los trabajadores o a todos los trabajadores del catálogo según se requiera. En este caso los incrementos pueden realizarse en base a un porcentaje del salario actual o en base a un monto fijo.

Debido a que los incrementos de salario pueden requerirse a mitad de una nómina, existe un parámetro que permite el manejo de los incrementos a mitad de nómina. En caso de requerir realizar el pago de sueldo a un trabajador en función a dos o más salarios en una misma nómina, será necesario que se active el parámetro “Incrementar sueldos a mitad de nómina” dentro de Utilerías / Parámetros de la Nómina.

Nota: Se permite un máximo de 5 salarios diferentes en una misma nómina para un trabajador.




Adicionalmente la opción de Incrementar sueldos a mitad de nómina resulta útil cuando los trabajadores -de acuerdo a la base de cotización con que fueron registrados ante el IMSS- en una misma nómina pueden sufrir dos incrementos de salario debido a:

• El trabajador cumplió antigüedad en el empleo y por ello se modifica su Salario Diario Integrado en

la parte fija (sólo aplica para Trabajadores con base de cotización fija y mixta). • Se realizó un Incremento de salario.

61

IMPORTANTE: Si se decide activar el manejo de “Incremento de salarios a mitad de nómina” sedeberá modificar la fórmula de la percepción de sueldo (P001) por SDO, la cual es una variableinterna que calcula el sistema, aplicando los diferentes sueldos de un trabajador por los díasque estuvieron vigentes durante la nómina. Además se deberá de modificar la definición de laBase fiscal 2 (IMSS) para las percepciones fijas: Prima vacacional y Aguinaldo.

Figura 5.10.2-3. Salario diario integrado en al parte fija de $314.3443.

Por ello, para cumplir con las especificaciones de la Ley del IMSS y sus reglamentos, y reportar debidamente al Instituto cualquier modificación de salario que se aplique al trabajador, se considera de gran utilidad poner especial atención en el parámetro mostrado en la figura 5.6-4.

Para poder utilizar la información generada por los “Incrementos de salario” de los trabajadores y presentar la información mediante algún reporte, existen variables internas que llevan el registro de los diferentes salarios que pueda tener un trabajador en una misma nómina, dichas variables van desde la <214> hasta la <226>. Ejemplo. Considere el Trabajador con un salario diario de $300 y con una fecha de alta del 1/Enero/ 2001, y a partir de la nómina del 31 de Diciembre del 2004, se crea la Nómina del 15/Enero/2005. Además, por buen desempeño del trabajador se aplicará un incremento del 7% sobre su sueldo base a partir del día 10 de Enero del 2005.

a) ¿Cuál será el sueldo que percibirá ese trabajador por esa nómina y cómo se calcula éste? b) ¿Cuáles son las modificaciones de salario que deberán reportarse al IMSS y con que fechas? El trabajador en la nómina del 31 de Diciembre del 2004, el Trabajador tiene el siguiente Salario Diario Integrado:


Al crear la nómina del 15 de Enero del 2005, el trabajador cumple 5 años de antigüedad, y con ello una modificación a su Salario Diario Integrado en la parte fija. De acuerdo a los datos proporcionados el trabajador tendrá las siguientes modificaciones de salario: • Modificación del Salario diario integrado en su parte fija de acuerdo a la antigüedad del trabajador (5

años), la cual comienza a aplicar a partir del 1/Enero/2005. • Incremento del 7% sobre su salario actual, aplicable a partir del 10/Enero/2005. a) El trabajador percibirá un sueldo de: $ 4706.25 en la nómina del 15 de Enero del 2005, que se calcula

de la siguiente manera: SDO = [Sueldo del 1/01/05 al 9/01/05 * 9] + [Sueldo del 10/01/05 al 15/01/05 * 6.25] SDO = 300 * (9) + 321 * (6.25) = $4,706.25

b) Se deberán reportar al IMSS las siguientes modificaciones: Fecha Salario actual SDI

• Modificación de salario(antigüedad) 01/01/05 300 314.75 • Modificación de salario(incremento 7%) 10/01/05 321 336.79

La consulta de los movimientos a reportar al IMSS se muestra al ingresar a Consultas / Histórico de Salarios.

Práctica 13 Instrucciones. Realice un incremento de salario al Trabajador 1, para tener un sueldo diario de $1,200 a partir del 10 de Enero del 2005.



6. Cálculos en el sistema

Aspel-NOI 4.0 Automatiza el control de todos los aspectos de la nómina, considerando la legislación fiscal y laboral vigente para el 2005 y 2006. El sistema identifica automáticamente de acuerdo a la fecha de la nómina el tipo de Cálculo de Impuesto que deberá aplicar para cada año, diferenciando así un cálculo de ISR en el 2005 de acuerdo a los artículos 113, 114 y 115 de la LISR y en base a las disposiciones transitorias publicadas en el DOF el 1° de Diciembre del 2004, y un cálculo de ISR considerando el Subsidio para el empleo, el Impuesto local, y el Subsidio para la nivelación del ingreso, de acuerdo a las reformas aplicables en el 2005 y 2006. Para efectos prácticos sólo se considerará el cálculo de ISR aplicable para el 2005. 6.1 Cálculo de ISR

El sistema determina la retención de Impuesto de acuerdo a la mecánica establecida en los artículos 113, 114 y 115 de la LISR, y considerando las tarifas publicadas y vigentes para el 2005 en el D. O. F. En dichos artículos se establece el mecanismo para calcular el impuesto bajo un cálculo “mensualizado”, es decir, considerando los ingresos mensuales y obteniendo un impuesto a retener. Dicho cálculo puede resultar no tan eficiente, ya que los cálculos se realizan en base a un monto de ingresos mensuales “estimados” y no considerando los ingresos mensuales “reales”, ya que hasta el momento se desconocen. Por ello en Aspel-NOI, adicionalmente al tipo de cálculo mensual, se propone utilizar un Tipo de cálculo Ajustado, el cual es opcional y cuyo procedimiento no está establecido en la LISR. En las primeras nóminas del mes, aplicando un cálculo mensual, se realiza un cálculo de Impuesto en base a ingresos “estimados”, y al final del mes –en la última nómina del mes para ser precisos- en caso de configurar un tipo de cálculo “Ajustado” se realiza el cálculo de Impuesto considerando los ingresos “reales” acumulados en todas las nóminas del mes, y determina un cálculo de Impuesto de acuerdo a los ingresos y considerando las retenciones de ISR o devoluciones de Crédito al salario que se realizaron en las primera nóminas del mes y de ésta manera disminuir las diferencias que pudieran haberse ocasionado por los cálculos de las primeras nóminas del mes. 6.1.1 Cálculo mensual

El cálculo mensual se realiza en base a las tarifas mensuales establecidas en los artículos 113, 114 y 115 de la LISR, y que en el catálogo de tablas estándar corresponden a las tablas 1, 3 y 5 respectivamente, el cual se determina de la siguiente manera: Debido a que las tarifas son mensuales y los ingresos son por periodo o nómina, estos se tiene que mensualizar por medio de un Factor del Periodo, el cual se calcula de la siguiente manera;

Factor del Periodo = (Días del año / meses del año) / Días de pago Ejemplo: Factor del Periodo = 365 / 12 / 15.2083 = 2.0000

Ingresos Gravables del Periodo (X) Factor de periodo (=) Base Gravable (Mensual)

113 Impuesto 114 Subsidio 115 Crédito al Salario

- = X = + =

Base Gravable Limite Inferior Excedente Porcentaje (%113) Impuesto Sin Cuota Fija Cuota Fija Impuesto

- = X = + = X =

Base Gravable Limite Inferior Excedente Porcentaje (%NOI Tab.3) Subsidio Sin Cuota Fija Cuota Fija Subsidio al 100% Factor Subsidio Acreditable Subsidio Acreditable

=

- - =

=

Base Gravable Cuota Fija = C. S. Aplicado Impuesto Art. 113 Subsidio Art. 114 Crédito al Salario Art. 115 ISR por retener / C. S. Por pagar

Factor del Periodo ISR / C. S. Del Periodo


63



Figura 6.1.1-2 Retención de ISR

ISR del Periodo

a

b

c

d

e

f

Ejemplo de Cálculo mensual. Datos del trabajador:

Días al año: 365 Días de Pago: 15 Ing, gravables periodo: 6,850.00 Factor de Subsidio Acreditable: 0.9800 Factor del Periodo = 365/ 12 / 15 = 2.0278

Al consultar el desglose del cálculo de ISR, se observa una ventana como la siguiente: Al consultar el detalle del cálculo de cada uno de los montos correspondientes al Impuesto, Subsidio y Crédito al Salario, se observará el detalle como se muestra a continuación: Impuesto

Figura 6.1.1-1 Factor Periodo

(X) (=)

Ingresos Gravables del Periodo Factor de periodo Base Gravable (Mensual)

6,850.002.0278

13,890.28

a) Identificar el rango de la Tabla del Art. 113 en el que “cae” el monto Gravable mensual.


439.19 0.00 3.00

3,727.68 13.17 10.00

6,551.06 342.02 17.00

7,615.32 822.01 25.00

9,117.62 1,088.07 32.00

999,999,999.99 1,568.80 33.00

Figura 6.1.1-3 Rango de la tabla del Art. 113.

64


b) Desglose del cálculo de Impuesto.

- = X = + =


13,890.289,117.624,772.6633.00 %1,574.981,568.803,143.77

Figura 6.1.1-4 Cálculo del Impuesto Art. 113.


Subsidio

c) Identificar el rango de la Tabla del Art. 114 en el que “cae” el monto Gravable mensual.


439.19 0.00 1.50

3,727.68 6.59 5.00

6,551.06 171.02 8.50

7,615.32 410.97 12.50

9,117.62 544.04 16.00

18,388.92 784.39 13.20

28,983.47 2,008.22 9.90

999,999,999.99 3,088.86 0.00

d) Desglose del cálculo de Subsidio.

- = X = + = X =

Base Gravable Limite Inferior Excedente Porcentaje(%NOI T.3) Subsidio Sin Cuota Fija Cuota Fija Subsidio al 100% Factor-Subsidio Acred. Subsidio Acreditable

13,890.289,117.624,772.6613.20 %

629.99784.39

1,414.380.9800

1,386.09

Figura 6.1.1-5 Rango de la tabla del Art. 114.

Figura 6.1.1-6 Cálculo del Subsidio Art. 114.

65


Crédito al Salario

e) Identificar el rango de la Tabla del Art. 115 en el que “cae” el monto Gravable mensual.


1,566.14 360.35 0.00

2,306.05 360.19 0.00

2,349.16 360.19 0.00

3,074.67 360.00 0.00

3,132.24 347.74 0.00

3,351.52 338.61 0.00

3,936.39 338.61 0.00

4,176.34 313.62 0.00

4,723.70 287.62 0.00

5,511.00 260.85 0.00

6,298.27 224.47 0.00

6,535.93 192.66 0.00


999,999,999.99 157.41 0.00

Figura 6.1.1-7 Rango de

f) Monto del Crédito al Salario Aplicado. =

Base Gravable C. S. Aplicado

13,890.28157.41

la tabla del Art. 115.

Cálculo de Impuesto a retener o Crédito Salario

a devolver.

- - = /

=

Impuesto Art. 113 Subsidio Art. 114 C. al Salario Art. 115 ISR Mensual Factor del Periodo ISR del Periodo

3,143.771,386.09

157.411,600.27

2.0278789.18

Figura 6.1.1-8 Monto del C.S.

66


Practica 14. Cálculo Mensual. Determinar la retención de ISR Manualmente del siguiente trabajador: Días al año: 366 Días de Pago: 15.2500 Factor de Subsidio Acreditable: 0.7625 Ingresos Gravables del periodo: 5,653.00 Tarifas mensuales vigentes para el 2005 Salario mínimo: 46.80

Impuesto Art. 113 ? Subsidio Art.114 ? C. S. Art.115 ? ISR x Retener / C. S. x Pagar ? ISR Periodo / C. S. Periodo ?

6.1.2 Cálculo Ajustado

Este tipo de cálculo de Impuesto sobre la renta NO está establecido en la LISR, y la principal diferencia en comparación con el cálculo mensual de impuesto consiste en ¿Cómo se determinan los ingresos gravables mensuales?, los cuales se obtiene de la siguiente manera: a los ingresos del período (nómina actual) se le suman de todas las nóminas del mismo mes, y al resultado de esta suma se le llama Base Gravable Mensual, y se le puede denominar “real” porque son los ingresos “reales” del trabajador en un mes. A esta base se le aplican las tarifas mensuales de los artículos 113, 114 y 115 de la LISR, y al resultado se le resta el ISR retenido ó C. S. pagado -según sea el caso- en las nóminas anteriores del mismo mes, el resultado de la resta es el ISR a retener del período ó C. S. a devolver del período. La finalidad de este cálculo es hacer un ajuste en la última nómina de cada mes, para que al finalizar el año en el Cálculo anual de ISR no se tengan demasiadas diferencias. Por lo mencionado anteriormente el Cálculo Ajustado sólo se debe especificar en la ultima nómina de cada mes, es decir, si se trata de nóminas semanales, en la 4a ó 5a nómina se debe configurar el tipo de cálculo como Ajustado, en el caso de las nóminas quincenales en la segunda se debe configurar el tipo de cálculo como Ajustado, etc. Ejemplo de Cálculo Ajustado.

Datos del Trabajador: Días por año: 365 Días de Pago: 15.2083 Factor de Subsidio Acreditable: 0.85986 Periodo: 31/01/2005 Tipo de Cálculo: Ajustado Ingresos gravables acumulados: 2,138.47 ISR retenido en el mes: 0.00 C. S. pagado en el mes: -19.71 Ingresos Gravables del Periodo: 2,138.47

Figura 6.1.2-1 Obtención del gravable

Base gravable mensual Cálculo en Aspel-NOI 4.0

+ =

Ingresos Gravables AcumuladosIngresos Gravables Periodo Base Gravable (Mensual)

2,138.472,138.474,276.74


67


Al consultar el detalle del cálculo de cada uno de los montos correspondientes al Impuesto, Subsidio y Crédito al Salario, se observará el detalle como se muestra a continuación: Impuesto

a) Desglose del cálculo de Impuesto.

- = X = + =


4,276.743,727.68

549.2617.00 %

93.37342.02435.39

Figura 6.1.2-2 Cálculo de Impuesto Art. 113.

Subsidio


Figura 6.1.2-3 Cálculo

b) Desglose del cálculo de Subsidio.

- = X = + = X =

Base Gravable Limite Inferior Excedente Porcentaje(%NOI T.3) Subsidio Sin Cuota Fija Cuota Fija Subsidio al 100% Factor-Subsidio Acred. Subsidio Acreditable

4,276.943,727.68

549.268.50 %

46.69171.02217.70

0.85986187.20

del Subsidio Art. 114.

68


Crédito al Salario


c) Monto correspondiente al Crédito al salario.

=

Base Gravable Crédito al Salario

4,276.94287.62

Cálculo de Impuesto

d) Monto correspondiente al Crédito al salar

- - =

Impuesto 113 Subsidio 114 C. S. 115 C. S. por Pagar

435187287-39

Cálculo de Impuesto o C.S. a devolver al trabajador de acuerd

e) Cálculo del C.S. a devolver - =

Crédito al Sal. Mensual acum. Crédito al Sal. Crédito-Sal. Ajustado (Periodo)

Practica 15. Cálculo Ajustado. Determinar mediante un cálculo “manual” la retención de ISR

Días por año: 365 Días de Pago: 15.2083 Factor de Subsidio Acreditable: 0.85986 Periodo: 31/01/2005 Tipo de Cálculo: Ajustado Ingresos gravables acumulados: 15,337.66 ISR retenido en el mes: 2,783.99 C. S. pagado en el mes: 0.00 Ingresos Gravables del Periodo: 15,337.66 Tarifas mensuales vigentes para el 2005 Salario mínimo: 46.80

Figura 6.1.2-4 Crédito al Salario.

io.

.39

.20

.62

.43

o a los ingresos gravables del mes.

-39.43-19.71-19.71

del siguiente trabajador:

Base Gravable Real ? Impuesto 113 ? Subsidio 114 ? C. S. 115 ? ISR x Retener Mensual ? ISR Ajustado (Periodo) ?

69


6.2 Cálculo de IMSS

Este cálculo esta basado en la Ley del Seguro Social, en la cual se indica que el Patrón (Retenedor) debe pagar las cuotas correspondientes por seguridad social por los trabajadores registrados ante el IMSS; estas cuotas se dividen en dos: Patrón y Obrero, y se determinan por medio de una base de cotización. En esta sección de la guía de Aspel-NOI 4.0 aprenderá a determinar la retención de IMSS por las Cuotas Obrero. Como se mencionó anteriormente la retención de IMSS se calcula por medio de una “base de cotización” la cual se determina de acuerdo a los ingresos que percibe el trabajador. En caso de conocer la “periodicidad y cuantía” de los montos pagados al trabajador se considera como un ingreso fijo, en caso contrario, se considera como un ingreso variable. Tipos de base de cotización: • Fija: Se dice que un trabajador se registra ante el IMSS con base de cotización fija cuando el trabajador

sólo percibe ingresos fijos. • Variable: Un trabajador debe registrarse ante el IMSS con base de cotización variable únicamente

cuando el trabajador percibe ingresos variables. • Mixta: El trabajador percibe ingresos fijos y variables. Una vez determinada la base de cotización del trabajador se tiene que realizar el cálculo de la integración del salario diario, a lo que se le denomina SDI. El SDI se integra de diferente manera dependiendo de la base de cotización de cada trabajador. • SDI Fijo: Se integra por las prestaciones que determina la Ley Federal del Trabajo (prima vacacional +

aguinaldo + salario diario), y todas las prestaciones fijas que otorgue la empresa al trabajador. • SDI Variable: Se calcula en base al acumulado de los ingresos variables del bimestre anterior entre el

número de días del bimestre anterior. • SDI Mixto: Se integra por la fija (prima vacacional + aguinaldo + salario diario + todas las

prestaciones fijas) y la variable (acumulado de los ingresos variables del bimestre anterior / días del bimestre anterior).

Una vez obtenido el SDI se multiplica por los “días de cotización” y se obtiene la “base de cotización” para determinar las cuotas obrero. La retención de IMSS se conforma por cuatro ramas, las cuales son: • Enfermedad y maternidad. • Invalidez y vida. • Cesantía y vejez. • Gastos médicos. A continuación se detallara el cálculo del Salario diario integrado y la retención IMSS. 6.2.1 SDI Fijo

Existen varios métodos de cómo obtener la integración de la parte fija del SDI: por cuota diaria, período, anualizado ó por un “factor de integración”. Se desglosaran a continuación todos estos métodos, aunque en Aspel-NOI 4.0 se determina por período. Datos del trabajador:

Sueldo del periodo: 3,650.00 Días trabajados: 15.2083 Días de Vacaciones: 10 Prima Vacacional: 25% Días de aguinaldo: 30 Días al Año: 365 Integración por el método de “Cuota diaria”:



Concepto Fórmula Monto Salario Diario Sueldo / días trabajados 3,650.00 / 15.2083 = 240.00Prima Vac. D. Días vacaciones * % Prima Vacacional / días del Año * Salario diario ((10*0.25)/365)*240.00 = 1.64Aguinaldo D. Días Aguinaldo * Salario diario / Días del año (30*240)/365 = 19.73SDI Fijo Salario diario + Prima Vacacional diaria + Aguinaldo diario 240.00+1.64+19.73 = 261.37


Integración por el método de “Período”:

Concepto Fórmula Monto Sueldo P. Sueldo del periodo 3,650.00 Prima Vac. P. Días Vac. * %Prima Vac. / días del Año * S. diario * Días trab. 10*0.25/365*240.00*15.2083 = 24.94Aguinaldo P. Días Aguinaldo * S. diario / Días del año * Días trabajados 30*240/365*15.2083 = 300.05SDI Fijo (Sueldo P. + Prima Vacacional P. + Aguinaldo P.)/DT (3,650+24.94+300.05)/15.2083=261.37 Integración por el método “Anualizado”:

Concepto Fórmula Monto Sueldo Anual S. Diario * días al año 240.00*365=87,600.00 Prima Vac. Anual Días Vac. * S. Diario * %Prima Vac. 10*240.00*0.25= 600.00Aguinaldo Anual Días Aguinaldo * S. diario 30*240= 7,200.00SDI Fijo (Sueldo Anual + Prima Vac. Anual + Aguinaldo Anual)/Días al año (87,600+600+7,200)/365= 261.37 Integración por el método “Factor de integración”:

Concepto Fórmula Monto Salario Diario F. Salario Diario = 1 1.00000 Prima Vac. F. Días Vac. * %Prima Vac. / Días al año 10*0.25/365=0.00685Aguinaldo F. Días Aguinaldo / Días al año 30/365=0.08219SDI Fijo (Factor = S. Diario F. + Prima Vac, F. + Aguinaldo F.) * S. Diario (F = 1.08904)*240.00 = 261.37 Cualquier método de integración empleado siempre debe llegar al mismo monto de SDI como se observa en ejemplo anterior. Datos del Trabajador:

Salario diario: 155.00 Antigüedad: 1 año Días Trabajados: 15.2083 Días al Año: 365 Prestaciones de Ley

Vacaciones y días de Aguinaldo (LFT) Antigüedad Días Vac. Prima Vac. Aguinaldo

1 6.00 25% 15 2 8.00 25% 15 3 10.00 25% 15 4 12.00 25% 15

5-9 14.00 25% 15 10-14 16.00 25% 15

Integración Manual (Método Periodo) Integración en Aspel-NOI 4.0 Concepto

Monto

Sueldo

155.00*15.2083=2,357.29

Prima Vac. Periodo 8*155*0.25/365*15.2083= 12.92 Aguinaldo Periodo 15*155.00/365*15.2083= 96.87 SDI fijo (2,357.29+12.92+96.87)/15.2083= 162.22

Figura 6.2.1-1 Percepciones fijas.

71


Figura 6.2.1-2 Desglose del SDI “parte fija”.

Existen dos posibilidades para poder consultar el desglose del cálculo del SDI de un trabajador: 1) Desde el detalle de un trabajador, en la pestaña de Salario, SDI. 2) Desde la consulta del recibo, en el detalle del cálculo de la retención de IMSS, SDI.

Practica 16. Integración SDI Fijo. Determinar el SDI con los siguientes datos del trabajador: Salario diario: 162.46 Fecha de alta: 05/Ene/2005 Periodo: 31/Ene/2005 Días Trabajados: 15.2083 Días al Año: 365 Ayuda de Transporte: 350 x periodo. Falta por Incapacidad: 1 La empresa Paga al 100% Prestaciones de Ley


1 6.00 25% 152 8.00 25% 153 10.00 25% 154 12.00 25% 15

5-9 14.00 25% 1510-14 16.00 25% 15



6.2.2 SDI Variable

Para obtener la parte variable del Salario diario integrado se debe considerar el acumulado de los ingresos variables del bimestre anterior, y para ello se tiene que definir el concepto de “ingresos variables”. • Ingresos variables: Es la suma de todos los montos percibidos en un periodo de nómina y que se

desconocen en periodicidad y cuantía. Por ejemplo: comisiones, bono por ventas, bono por productividad, etc.

Una vez obtenido dicho acumulado éste se dividirá entre los días del bimestre anterior. Cabe mencionar que en éste cálculo influye la configuración del parámetro de la nómina: “Días a considerar para la parte variable de SDI” que se encuentra en la pestaña Retención IMSS; donde para los días del bimestre anterior se pueden considerar el acumulado de días trabajados ó los días que conforman el bimestre anterior de acuerdo al calendario, en este último caso sólo se suman los días del bimestre anterior. Ejemplo: Datos del Trabajador

Acumulado de días trabajados: 56 Bimestre anterior: Noviembre-Diciembre 2004 Ing. Acumulados del bimestre anterior: 25,260.35 Nómina actual:15/Ene/2005

Días Calendario Acumulado de días trabajados.

SDI Variable = acum. Var. BA / Días Bimestre Anterior SDI Variable = 25,260.35 / 61 SDI Variable = 414.10

SDI Variable = acum. Var. BA / Días Bimestre Anterior SDI Variable = 25,260.35 / 56 SDI Variable = 451.08

Figura 6.2.2-1 Desglose del SDI “días calendario”. Figura 6.2.2-2 Desglose del SDI “días trabajados”.

Si se desea considerar las asistencias (descontando faltas) para los trabajadores con base de cotización variable y mixta, entonces el parámetro deberá ser asignado como “Acumulado de días trabajados”, de lo contrario se debe utilizar “Días calendario”, así de ésta manera las faltas que capture a los trabajadores no afectarán en la integración de la parte variable del SDI.

Practica 17. Integración SDI Variable. Determinar el SDI manualmente con los siguientes datos del trabajador:

Acumulado de días trabajados: 52 Salarió mínimo: 46.80 Ing. Acumulados del bimestre anterior: 15,460.00 Periodo: 28/Feb/2005 Determinar el SDI con el parámetro: Días Calendario y Acumulado de días trabajados.


73


6.2.3 SDI Mixto

Se dice que un trabajador tiene base de cotización mixta si el trabajador percibe ingresos fijos y variables, y se integra de una parte fija y otra variable, donde a la suma de ambas se conoce como SDI Mixto. La mecánica de cálculo para la integración de la parte fija y variable es exactamente la misma que los dos ejemplos mencionados anteriormente. Ejemplo: Datos del Trabajador Salario diario: 120.12 Fecha de alta: 01/Ene/2004 Periodo: 15/Abr/2005 Días Trabajados: 15.2083 Días al Año: 365 Ayuda de Transporte: 182.68 x periodo. Falta por Incapacidad tipo: 2 (La empresa paga al 100%) Prestaciones de Ley Salarió mínimo: 46.80 Ingresos acumulados del bimestre anterior: 915.92 Integración de la “parte fija” del SDI.

Integración Manual Integración en Aspel-NOI 4.0

Integración Parte Fija

Concepto Monto Sueldo 120.12*15.2083=1,826.83 Prima Vac. Periodo 8*120.12*0.25/365*15.2083=10.01 Aguinaldo Periodo 15*120.12/365*15.2083=75.08 Ayuda de Transporte

182.68


SDI fijo (1,826.83+10.01+75.08+182.68)/15.2083=137.73

Integración Parte Variable

SDI Variable = 915.92/ 61 SDI Variable = 15.02


1 6.00 25% 152 8.00 25% 153 10.00 25% 154 12.00 25% 15

5-9 14.00 25% 1510-14 16.00 25% 15

Figura 6.2.3-2 Ingresos fijos.

Figura 6.2.3-1 Desglose del SDI = parte fija + parte variable.

74


Practica 18. Obtenga el monto del SDI para un trabajador con base de cotización mixta considerando los siguientes datos.

Salario diario: 70.00 Fecha de alta: 01/Ene/2004 Periodo: 30/Abr/2005 Días Trabajados: 15.2083 Días al Año: 365 Ayuda de Transporte: 106.46 x periodo. Prestaciones de Ley Salarió mínimo: 46.80 Ingresos acumulados del bimestre anterior: 350.00

6.2.4 Cálculo de retención IMSS

Una vez determinado el Salario diario integrado (SDI) se deben calcular los días de cotización, de tal manera que a los días del periodo se le restan las faltas por ausentismo y las faltas por incapacidad. Posteriormente se calcula la cuota de cada una de las ramas del seguro social de la siguiente manera: Datos del Trabajador en la nómina del 31 de Enero del 2005.

Salario diario: 155.00 Antigüedad: 1 año Días Trabajados: 15.2083 Días al Año: 365 Salario Mínimo del D. F.: 46.80 Prestaciones de Ley

Cálculo Manual Cálculo en Aspel-NOI 4.0

SDI SDI Sueldo Prima Vac. Periodo Aguinaldo Periodo SDI fijo

155.00*15.2083=2,357.298*155*0.25/365*15.2083= 12.92

15*155.00/365*15.2083= 96.87(2,357.29+12.92+96.87)/15.2083= 162.22

Figura 6.2.4-2 Desglose del SDI.

Figura 6.2.4-1 Ingresos fijos.


75



Días de Cotización Días Trabajados

- - =

Días Periodo Faltas Ausentismo Faltas Incapacidad Días de cotización

15.20830.000.00

15.2083

Figura 6.2.4-3 Desglose de días de cotización.

Para la retención de cada una de las Ramas, existen topes para el SDI que deben considerarse. En el caso de las ramas de Enfermedad y Maternidad y Gastos médicos, el tope es de 25 veces el salario mínimo del D. F., es decir, si el monto del SDI excede de este tope solo se debe considerar como SDI hasta un máximo de 25 SM del D.F. Para el caso de las ramas Invalidez y Vida, y Cesantía y Vejez el tope para el año 2005 es de 23 salarios mínimos del D. F y se irá incrementado en la unidad hasta llegar a 25 SM en el 2007.

Desglose rama Enfermedad y Maternidad Desglose en NOI enfermedad y Maternidad

* = * = - = * = * =

+ =

SDI Días de Cotización Base de Cotización %Prestaciones en Dinero Cuota Prestaciones en Dinero SDI Exento (3 SMDF) (46.80*3) Excedente (3 SMDF) Días de Cotización Base de Cotización %Prestaciones en Especie Cuota Prestaciones en Especie Prestaciones en Dinero Prestaciones en Especie Cuota Enfermedad y Maternidad

162.2215.20832,467.090.2500%

6.17

162.22140.40

21.8215.2083

331.840.8800%

2.92

6.172.929.09

Desglose rama Invalidez y Vida

Figura 6.2.4-4 Rama enfermedad y maternidad.

Desglose en NOI Invalidez y Vida

* = * =

SDI Días de Cotización Base de Cotización %Invalidez y Vida Cuota Invalidez y Vida

162.2215.20832,467.090.6250%

15.42

Figura 6.2.4-5 Rama de invalidez y vida.

76



Desglose rama Cesantía y Vejez Desglose en NOI Cesantía y Vejez

* = * =

SDI Días de Cotización Base de Cotización %Cesantía y vejez Cuota Cesantía y Vejez

162.2215.20832,467.091.1250%

27.75

Figura 6.2.4-6 Rama cesantía y vejez.

Desglose rama Gastos Médicos Desglose en NOI Gastos Médicos

* = * =

SDI Días de Cotización Base de Cotización %Gatos médicos Cuota Gatos Médicos

162.2215.20832,467.090.3750%

9.25

Desglose Cuota IMSS Desglose en NOI Cuota IMSS

+ + + =

Enfermedad y Maternidad Invalidez y vida Cesantía y Vejez Gatos Médicos Cuota IMSS (retención)

9.0915.4227.75

9.2561.51

Figura 6.2.4-7 Gastos médicos.

Figura 6.2.4-8 Cuota IMSS.

77


Las cuotas obrero patronales se encuentran en la Ley del Seguro Social (LSS), a continuación se proporciona una tabla de las cuotas Obrero para las ramas de Enfermedad y Maternidad, Invalidez y vida, Gatos Médicos, y Cesantía y Vejez, aplicables a partir del 1 de Julio de 1997, -fecha en que entraron en vigor- y vigentes hasta el año 2008.

Cuotas obrero Mensuales de la Ley del Seguro social

Enfermedades y maternidad

Presta. en especie Presta. en dinero

Gastos médicos

Invalidez y vida

Cesantía y vejez Vigencia a partir del Año

Obrero Obrero Obrero Obrero Obrero

1 de julio 1997 2.000% 0.250% 0.375% 0.625% 1.125%

1o. de enero 1999 1.840% 0.250% 0.375% 0.625% 1.125%

1o. de enero 2000 1.680% 0.250% 0.375% 0.625% 1.125%

1o. de enero 2001 1.520% 0.250% 0.375% 0.625% 1.125%

1o. de enero 2002 1.360% 0.250% 0.375% 0.625% 1.125%

1o. de enero 2003 1.200% 0.250% 0.375% 0.625% 1.125%

1o. de enero 2004 1.040% 0.250% 0.375% 0.625% 1.125%

1o. de enero 2005 0.880% 0.250% 0.375% 0.625% 1.125%

1o. de enero 2006 0.720% 0.250% 0.375% 0.625% 1.125%

1o. de enero 2007 0.560% 0.250% 0.375% 0.625% 1.125%

1o. de enero 2008 0.400% 0.250% 0.375% 0.625% 1.125%

Notas referentes al cálculo de la retención de IMSS:

a. La cuota fija se pagará sobre la base de un salario mínimo diario vigente en el Distrito Federal. b. En a el cálculo de la rama de Enfermedad y maternidad y Prestaciones en especie, la base de

cotización para el excedente es la diferencia entre el salario base de cotización y tres veces el salario mínimo.

c. De conformidad con el Art. 28 de la Ley del seguro social, el límite superior de la base de cotización es el equivalente a 25 veces el salario mínimo que rija en Distrito Federal.

d. Para las ramas de Invalidez y vida así como Cesantía en edad avanzada y vejez, el límite será de 15 veces el salario mínimo general vigente el Distrito Federal, el que se aumentará un salario mínimo por cada año subsecuente hasta llegar a 25 en el año 2007

e. Las modificaciones a los porcentajes de prima del seguro de enfermedades y maternidad, respecto a prestaciones en especie serán a partir del 1o de enero de cada año.

Practica 19. Cálculo de la retención de IMSS. Determinar la Cuota IMSS que se le retendrá al siguiente trabajador:

Salario diario: 90.05 Fecha de alta: 01/Ene/2004 Periodo: 30/Abr/2005 Días Trabajados: 15.2083 Días al Año: 365 Ayuda de Transporte: 136.94 x periodo. Prestaciones de Ley Salarió mínimo: 46.80 Ing. Acumulados del bimestre anterior: 10,300.00



6.3 Cálculo anual de ISR

Este cálculo esta basado en la Ley del ISR en los artículos 177 Impuesto anual, 178 Subsidio Anual y 116 Crédito al Salario Anual, la mecánica de cálculo establece que el cálculo se realizará sobre todos los ingresos gravables para ISR del año fiscal y por ende todas las tarifas consideradas para el cálculo son anuales. La Base gravable anual es el acumulado de todos los ingresos gravables para ISR que percibió un trabajador en todo el año, esta se multiplica por un factor anual que debe ser siempre 1. Si este factor es diferente de 1 significa que los días transcurridos en el año, a lo largo de todas las nóminas no coinciden con los días del año que se encuentran definidos en los parámetros de la Nómina. Datos del Trabajador:

Sueldo del periodo: 2,746.37 Ayuda para Transporte: 274.64 Ingresos gravables acumulados: 70,387.15 ISR Retenido en el año: 2,527.81 Acumulado de C. S. en el Año: 2,550.73 Nómina: 31/12/2004 Factor de Subsidio Acreditable: 0.92530 Días en el Año: 366 Días Transcurridos: 366 C. S. Ultima Nómina: 112.24

Cálculo Manual Cálculo en Aspel-NOI 4.0

Factor Anual / =

Días del Año Días transcurridos Factor Anual

366366

1.0000

Base Gravable Anual Base Gravable

+ * =

Gravable Acumulado Gravable del periodo Factor Anual Base Gravable

70,387.153,021.01

1.000073,408.16

Figura 6.3-1 Cálculo del factor anual.

Figura 6.3-2 Cálculo de la base gravable anual.

Figura 6.3-3 Datos generales del cálculo.


79



177 Impuesto Impuesto Tabla 2

- = * = + =

Base Gravable (Anual) Limite Inferior Excedente % Art. 177 Impuesto sin cuota fija Cuota Fija Impuesto

73,408.1644,732.1628,676.00

17%4,874.924,104.248,979.16

178 Subsidio Subsidio Tabla 4

- = * = + = * =

Base Gravable (Anual) Limite Inferior Excedente % NOI T. 4 Subsidio sin cuota fija Cuota Fija Subsidio al 100% Factor de Subsidio Acred. Subsidio Acreditable

73,408.1644,732.1628,676.00

8.5%2,437.462,052.244,489.700.92530

4,154.32

116 Crédito al Salario Acumulado del Crédito al Salario

+ =

Acumulado C. S. Aplicado C. S. Aplicado en esta Nóm. Acum.. Anual CS Aplicado

2,550.73112.24

2,662.97

Figura 6.3-4 Cálculo anual de impuesto.

Figura 6.3-5 Cálculo anual de subsidio.

Figura 6.3-6 Acumulado anual de Crédito al Salario aplicado.

80


ISR Anual

- = / = - =

Impuesto Art. 177 Subsidio Art. 178 Impuesto - Subsidio Factor Anual Impuesto-Subsidio Anual Acumulado C. S. Aplicado ISR Ajuste Anual

8,979.164,154.324,824.84

1.00004,824.842,662.972,161.87

ISR del Periodo

- =

ISR Ajuste Anual ISR Retenido en el Año ISR del Periodo

2,161.872,527.81-365.94

Figura 6.3-7 Cálculo anual de ISR.

Figura 6.3-8 Cálculo del ISR del período.


Figura 6.3-9 Cálculo ISR Anual (Resultado = C. S.)

En el Cálculo anual de ISR existen dos posibles situaciones que pueden resultar, los cuales se describen a continuación: 1er. Caso: El ISR anual da como resultado un Crédito al Salario a devolver.

81


Cuando el Cálculo anual da como resultado Crédito al Salario, en ese momento termina la mecánica de cálculo, ya que los pagos de Crédito al Salario que se hayan realizado se consideran como definitivos, y no habrá devolución alguna por concepto de crédito al salario bajo la mecánica de cálculo anual. Al pulsar el botón , el sistema mostrará el desglose del cálculo mensual, sólo cuando se de este primer caso.

Nota: El crédito al salario que se muestra en el recibo es por el cálculo mensual de la ultima nómina donde se esta ejecutando el Anual.

Figura 6.3-10 Desglose del Crédito al Salario (Nómina Actual)

2do. Caso: El ISR Anual (Ajuste) da como resultado un ISR por Retener.

Cuando el Ajuste Anual da como resultado un ISR por retener, se le deberá restar el Acumulado de ISR retenido en todo el año, lo que resulte de esta resta será el ISR del periodo, el cual puede ser a favor o en contra del trabajador como se muestra en las siguientes Figuras:

Figura 6.3-11 ISR del periodo a Cargo del Trabajador



Figura 6.3-12 ISR del periodo a Favor del trabajador

Nota: Los trabajadores que no hayan laborado los 12 meses del año, que sus ingresos anuales sean superiores a $300,000.00 pesos, ó que hayan tenido ingresos por otros patrones, la empresa no se vera obligada a generar su cálculo anual ya que no conoce los ingresos reales y el trabajador tendrá que generar su propio ajuste. Para solucionar esta disposición fiscal Aspel-NOI 4.0 cuenta con un parámetro por trabajador en donde se le indica si se le realizara cálculo anual o no, aquellos trabajadores que no tengan el parámetro activo solo se les generará su retención mensual de ISR correspondiente a la ultima nómina.

Practica 20. Cálculo Anual de ISR.

Determinar el Ajuste Anual de ISR e ISR del periodo al siguiente trabajador:

Ingresos gravables acumulados: 252,384.95

Días Transcurridos: 366 Tablas anuales vigentes para el 2004

Sueldo del periodo: 10,100.55 Vales de gasolina: 505.03

ISR Retenido en el año: 39,799.53 Acumulado de C. S. en todo el Año: 1,888.92 Nómina: 31/12/2004 Factor de Subsidio Acreditable: 0.92530 Días en el Año: 366


83



6.4 Cálculo de ISR cuando aplica Art.142

La aplicación del cálculo bajo la mecánica establecida en el Art.142 de la Ley del ISR es “opcional”, y aplica para aquellas percepciones que se pagan a los trabajadores de manera extraordinaria, por ejemplo: aguinaldo, prima vacacional, etc. La configuración de éste tipo de cálculo de ISR se realiza en el detalle de cada Percepción. Para ejemplificar el cálculo de la retención del ISR de acuerdo a lo establecido en el artículo 142 del RLISR, se presenta un ejemplo en el cual se pagará el aguinaldo correspondiente a un trabajador. Considere la aplicación de la tarifa del Artículo 113 de la LISR vigente para 2005 y un Factor de subsidio acreditable de 0.68. Fracción I : La remuneración de que se trate (aguinaldo gravable) se dividirá entre 365 y el resultado se multiplicará por 30.4 (factor de mensualización). Antes de efectuar este cálculo se debe determinar la parte gravable de Aguinaldo, para ello hay que considerar que el pago de aguinaldo está exento en un equivalente a 30 días del salario mínimo general del Área geográfica del Trabajador (en este caso se utiliza el Área Geográfica “A”, la cual tiene un S.M. de 46.80 para el año 2005). Es importante mencionar que el Área geográfica así como el Salario mínimo correspondiente a la misma, se específica en los Parámetros de la nómina y aplica de manera general para todos los Trabajadores. Aguinaldo Gravable = Monto de Aguinaldo – 30 Salarios Mínimos del Área geográfica = 8,926.23 – (30 x 46.80)

= 7,522.23

Aguinaldo gravable mensual = (Aguinaldo gravable / 365) x 30.4

= 20.608849315 x 30.4

Porcentaje

1,228.98

= 8,926.23 – 1,404.00

= (7,522.23/365) x 30.4

= 626.51 Aguinaldo gravable mensual = 626.51 Fracción II : A la cantidad que se obtenga conforme a la fracción anterior (aguinaldo mensual), se le adicionará el ingreso ordinario por la prestación de un servicio personal subordinado que perciba el trabajador en forma regular en el mes de que se trate y al resultado se le aplicará el procedimiento establecido en el Artículo 113 de la LISR. Ingreso Fracción II = Aguinaldo Gravable Mensual + Ingresos Ordinarios = 626.51 + 9,150.00 = 9,776.51 Nota: En este caso en particular los Ingresos ordinarios corresponden al sueldo mensual del trabajador. Total de ingresos Ordinarios y Aguinaldo Gravable Mensual = 9,776.51 Aplicación tarifa Artículo 113 de la LISR vigente para 2005 (Total de ingresos ordinarios y aguinaldo gravable mensual).

- = * = + =

Base Gravable Limite Inferior Excedente

Impuesto sin C. F. Cuota Fija Impuesto Art. 113

9,776.518,601.511175.00

30%352.50

1,581.48

84


Aplicación tarifa artículo 114 LISR

- = * =

*

Base Gravable

176.25

Subsidio Acred. 537.70

Fracción III : El impuesto que se obtenga conforme a la fracción anterior se disminuirá con el impuesto que correspondería al ingreso ordinario por la prestación de un servicio personal subordinado a que se refiere dicha fracción, calculando este último sin considerar las demás remuneraciones mencionadas en este artículo (es decir, sin considerar el gravable mensual de aguinaldo).

Base Gravable

548.49

164.55

1,393.53

=

Base Gravable

Subsidio sin C. F.

9,150.00

Impuesto 113 1,393.53

+ =

=

Limite Inferior Excedente Porcentaje Subsidio sin C. F. Cuota Fija Subsidio 100% Factor Subs. Acred Subsidio Acred.

9,776.518,601.511,175.00

15%

614.49790.74

0.68537.70

Aplicación tarifa artículo 115 LISR = 0.00

- - =

Impuesto 113

Crédito al Salario ISR x retener

1,581.48

0.001,043.78

Cálculo de Impuesto ordinario Aplicación tarifa artículo 113 LISR (Sueldo Mensual)

- = * = + =

Limite Inferior Excedente Porcentaje Impuesto sin C. F. Cuota Fija Impuesto Art. 113

9,150.008,601.51

30%

1,228.98

Aplicación tarifa artículo 114 LISR

- = *

+ = * =

Limite Inferior Excedente Porcentaje

Cuota Fija Subsidio 100% Factor Subs. Acred Subsidio Acred.

8,601.51548.49

15%82.27

614.49696.760.6800473.80

Aplicación tarifa artículo 115 LISR = 0.00

- - =

Subsidio Acred. Crédito al Salario ISR x retener

473.800.00

919.73


85


Así tenemos: Impuesto mensual a retener de la Fracción II – Impuesto del ingreso ordinario = 1,043.78 – 919.73 = 124.05 Fracción IV : El impuesto a retener será el que resulte de aplicar a las remuneraciones a que se refiere el artículo, sin deducción alguna, la tasa a que se refiere la fracción V. Fracción V : La tasa a que se refiere la fracción anterior, se calculará dividiendo el impuesto que se determine en los términos de la Fracción III, entre la cantidad que resulte conforme a la Fracción I de este artículo. El cociente se multiplicará por cien y el producto se expresará en porcentaje. Tasa de Impuesto = Impuesto Fracción III / Aguinaldo Gravable Mensual

= (124.05 / 626.51) x 100

Impuesto a retener = Aguinaldo Gravable x Tasa de impuesto

= 0.198 x 100 Tasa de impuesto = 19.80 %

= 7,522.23 x 19.80% Impuesto a retener = 1,489.40

Practica 21. Cálculo de ISR cuando aplica Art. 142. Determinar la retención ISR al pago por concepto de PTU, aplicando artículo 142 al siguiente trabajador: PTU: 10,800.00 Ultimo Sueldo Mensual: 8,500.00 Salario mínimo: 46.80 Exento PTU: 15 veces el salario mínimo de la zona geográfica.

Utilice las tarifas vigentes para el 2005.



7. Procesos

7.1 Borrado de acumulados

Ruta de Acceso: Utilerías/ Borrado de acumulados o con el icono .

Esta utilería permite borrar los acumulados de las Percepciones y/o Deducciones de todos los trabajadores o de alguna clasificación en especifico, éste proceso borra el acumulado actual, anterior y anual. Debido a Aspel-NOI es un sistema que realiza los cálculos de la nómina en base a la configuración actual, es decir, aún no afecta acumulados, el proceso de borrado de acumulados no elimina los movimientos de la nómina donde se este ejecutando la utilería. Es necesario que antes de utilizarlo respalde la información

a que es un proceso irreversible. L a ventana para Borrado de acumulados se muestra a continuación. y

Figura 7.1-1 Borrado de acumulados.

Desde la ventana de ésta utilería se pueden seleccionar las percepciones y/o deducciones de las que se desean borrar sus acumulados o se puede habilitar todas para que el sistema seleccione todos los conceptos. Además el proceso puede ejecutarse sólo para un rango de trabajadores de acuerdo a su Clasificación, y dependiendo de ello se podrá afectar a más de una clasificación utilizando los comodines, jemplo: e

Si en el Catálogo de trabajadores se tienen la clasificaciones COADM (Trabajadores de Confianza del Área Administrativa), SIPRO (Trabajadores Sindicalizados del Área de Producción), COPRO (Trabajadores de Confianza del Área de Producción) –ya que las prestaciones para los Trabajadores de Confianza y Sindicalizados varían- y se quiere eliminar los acumulados de los trabajadores que están clasificados como de Confianza sin importar el Área al cual pertenecen, se tendría que realizar por medio de los comodines definiendo en el campo clasificación lo siguiente: CO???, en donde el comodín ? significa sin importar “la letra que se haya en esa posición”, de ésta manera no se afectarían los acumulados de los Trabajadores

indicalizados. S

Es importante mencionar que el proceso de Corte anual, el cual debe efectuarse en la primer nómina de cada año, que sirve para re-inicializar los acumulados del nuevo año fiscal, ejecuta la utilería de Borrado de acumulados automáticamente.


87


7.2 Traspaso de acumulados

Ruta de Acceso: Utilerías/ Traspaso de acumulados...


Figura 7.2-1 Advertencia para obtener un Respaldo.

Figura 7.2-2 Filtros para aplicar el Traspaso de Acumulados.

Importante: Si se realizaron modificaciones en nóminas anteriores pueden alterarse losacumulados de las retenciones y pagos ya efectuados, razón por la cual se recomiendaobtener un respaldo antes de ejecutar la utilería.

Está utilería actualiza los acumulados haciendo un traspaso nómina con nómina, desde el período que haya sufrido modificaciones hasta la ultima nómina creada de un mismo año. Es importante que antes de utilizar este proceso se obtenga un respaldo, ya que es un proceso irreversible.

La ventana para ejecutar ésta la utilería presenta los siguientes filtros, como se muestra en la siguiente figura.

Se recomienda ejecutar este proceso cuando se encuentre alguna diferencia en los acumulados o se tenga incertidumbre sobre su actualización en la nómina actual. Por ejemplo, si se creo una nómina normal con fecha del 15 de Enero de 2005, y el día 17 de Enero con el propósito de “adelantar” los cálculos de la próxima nómina se creó la nómina del 31 de Enero. Posteriormente el día 20 se determinó que se debía realizar el pago de comisiones a ciertos trabajadores con fecha del 20 de Enero, creando para ello una nómina especial a partir de la nómina del 15 de Enero. Bajo esta circunstancia en caso de NO ejecutar la utilería de Traspaso de acumulados, la nómina del 31 de Enero podría arrojar cálculos “incorrectos”.

88



Para realizar el Traspaso de acumulados es importante ubicarse en al primer nómina a partir de la cual se desea ejecutar la utilería.

7.3 Corte anual

• Fecha inicial: Es el primer periodo y se asigna automáticamente con la fecha de la nómina actual.

• Fecha final: La ultima nómina a la cual se desea realizar el traspaso y debe pertenecer al mismo año fiscal, ya que en caso de especificar una nómina de otro año, se alterarán los acumulados anuales, con lo cual se tendría que ejecutar el Corte anual nuevamente.

• Datos del trabajador: Dentro de un traspaso también se puede “actualizar” algunos datos del trabajador

como son: el nombre, tipo de salario y digito verificador. • Borra acums. reingreso: En caso de activar éste check se pueden borrar los acumulados de los

trabajadores que hayan tenido un reingreso, eliminando el acumulado que tengan antes de la fecha de reingreso.

• Parámetros: Se pueden traspasar algunos parámetros de la nómina, los cuales son; Salario Mínimo,

Salario Mínimo del D.F., Factor de Subsidio y Datos del IMSS (cuotas obrero patronales).

• Tablas: Se pueden traspasar las tablas del sistema.

Ruta de Acceso: Procesos / Corte anual o con el icono . La finalidad de este proceso es generar un corte en los acumulados del año, mismo que debe realizarse cuando haya un cambio de año fiscal, por ejemplo: días trabajados, faltas, acumulados de las percepciones y deducciones (es importante considerar las fechas de corte) y borrar información que ya no se utilizará en el siguiente año como trabajadores dados de baja dos años antes, las vacaciones disfrutadas, las modificaciones de salario, etc, en función de las fechas de corte especificadas para eliminar la información que se encuentre posterior o igual a dicha fecha. Este proceso debe realizarse en la primer nómina de cada año.

• Crear la primer nómina del siguiente año y cambiarse a ella.

Antes de ejecutar este proceso es necesario tomar encuentra los siguientes puntos: • Imprimir y respaldar la información del último período del año.

• Ejecutar el proceso de Corte anual. Nota: Cuando se ejecute el Corte anual debe tenerse especial atención en las fechas de corte que se especifiquen, ya que las fechas sugeridas por el sistema se realizan considerando posibles las implicaciones en los cálculos de las nóminas posteriores, como por ejemplo: la nómina de PTU, las declaraciones informativas de sueldos y salarios, el cálculo del SDI variable de los trabajadores con base de cotización variable o mixta, entre otros .

89


Figura 7.3-1 Fechas de corte en el proceso de Corte anual.

Fechas de corte: • Faltas: La fecha de corte para las faltas debe ser el último día del quinto bimestre del año anterior en

caso de que haya trabajadores con base de cotización variable o mixta y además se tenga configurado en los Parámetros de la nómina como días a considerar para la parte variable del SDI como Días trabajados; y en caso de no cumplirse ninguna de las condiciones anteriores deberá especificarse el último día del año anterior ya que el acumulado de faltas no se requerirá para el siguiente año.

• Vacaciones: La fecha de corte para vacaciones debe ser el último día de dos años anteriores. Dado que las vacaciones a que tiene derecho cada trabajador se pueden disfrutar cuando se cumple antigüedad, en caso de especificar una fecha de corte del último día del año inmediato anterior puede perderse la información de aquellos trabajadores que todavía no gozan sus vacaciones.

• Salarios: La fecha de corte para Salarios debe ser el último día de dos años antes. Para que no se pierda la información del histórico de salarios de las últimas modificaciones.

• Baja de Trabajadores: La fecha de corte debe ser el último día de dos años antes, ya que los trabajadores dados de baja en el ejercicio anterior se requieren para el cálculo de la Nómina de Reparto de utilidades, las Declaraciones informativas, o por si existiera algún reingreso.

En la primer nómina del año, además de ejecutar el corte anual se deben de: • Verificar los Parámetros de la Nómina y re-inicializar el número de nómina. • Actualizar las Tablas de Impuestos. • Actualizar los valores de salario mínimo del D.F., el salario mínimo de la zona geográfica, y verificar

los topes y cuotas Obrero-Patronales para el IMSS.



7.4 Fondo de ahorro

Ruta de Acceso: Procesos / Fondo de ahorro o con el icono


Figura 7.4-1 Fondo Ahorro (Patrón) Figura 7.4-2 Fondo Ahorro (Trabajador)

Figura 7.4-3 Préstamos del Fondo

.

Posteriormente se debe dar de alta una deducción que retenga la parte correspondiente al trabajador, el cual debe ser el mismo monto que aporte el patrón por cada nómina, ésta debe quedar configurada como e muestra en la Figura 7.4-2.

Este proceso permite repartir el monto de los intereses generados por concepto de fondo de ahorro, los

tereses calculados aparecen en los recibos de los trabajadores en el período donde se realice el reparto. in Para generar el reparto de intereses por Fondo de Ahorro se tiene que hacer la siguiente configuración en l sistema a partir de la primer nómina del año. e

Se debe dar de alta una Percepción de cálculo que acumule la parte correspondiente a la aportación de la Empresa la cual no debe exceder del 13% para que pueda ser deducible para el patrón, y debe estar onfigurada como se observa en la Figura 7.4-1. c

s

Si se generan Prestamos del fondo de ahorro se tendrá que dar de alta una percepción como se muestra en la Figura 7.4-3 y generar los

ovimientos por el monto correspondiente.

m

91


Para el reparto de los intereses es necesario dar de alta una percepción llamada Intereses del Fondo, mediante la cual se realizará el pago proporcional a los trabajadores de acuerdo a sus aportaciones, y debe estar configurada como se observa en la Figura 7.4-4

Figura 7.4-4 Intereses del Fondo.

Una vez configuradas las percepciones y deducciones, se puede proceder a generar el reparto de los intereses del Fondo de Ahorro:


Como se observa en la figura anterior se tienen que especificar las claves de las percepciones y deducciones que se configuraron para cada rubro, Dado que el sistema no determina el monto de los intereses por inversión del Fondo de Ahorro, se debe especificar el monto de los intereses a repartir y la fecha en la cual se generarán los movimientos del reparto de los intereses. El sistema únicamente genera el movimiento de reparto por los intereses sin incluir el monto ahorrado.

Figura 7.4-5 Generación del reparto de los Intereses del Fondo de ahorro.

Practica 22. Fondo de Ahorro. Generar el reparto de los intereses del fondo de ahorro en la base de datos Ejemplo en la Nómina del 31 de Enero del 2004 por un monto a repartir de $23,800.00 de intereses.

92



7.5 Nómina de reparto de utilidades (PTU)

Ruta de Acceso: Procesos / Participación de utilidades / Reporte o con el icono . De acuerdo a lo establecido en la Ley Federal del Trabajo (LFT) en el Art. 117 los trabajadores participarán en las utilidades de la empresa, de conformidad con el porcentaje que establezca la Comisión Nacional para la Participación de los Trabajadores en las Utilidades de las Empresas, en la actualidad corresponde al 10%. Otros aspectos legales que influyen en la Nómina de Reparto de utilidades son: Art. 122 El reparto de las utilidades entre los trabajadores deberá efectuarse dentro de los sesenta días siguientes a la fecha que debe pagarse el impuesto anual (equivalente al 20 de Mayo). El importe de las utilidades no reclamadas en el año en que sean exigibles, se agregará a la utilidad repartible del año siguiente. Art. 127 Definiciones del Personal que no participa; Todo el personal que está en los niveles Directivos, Administradores y Gerentes Generales. Trabajadores Eventuales que hayan laborado menos de 60 días en el ejercicio del cual se repartirán utilidades. Respecto al Tope de Ingresos. Para que el reparto sea mas equitativo se tomará al trabajador sindicalizado con mayor ingresos aumentando un 20% como tope de ingresos, o a falta de este, el trabajador de planta con las mismas características. Arts. 123 y 124 Reparto. El monto a repartir se debe de dividir en dos partes igual, para ser prorrateado de acuerdo a dos factores: • El 50% se dividirá entre el total de días trabajados en todo el año por todos los trabajadores que les

corresponde el reparto, del cual se otorgará la parte proporcional a cada trabajador. • El otro 50% se dividirá entre el total de salarios devengados de los trabajadores en todo el año que

les corresponda reparto, del cual se otorgará la parte proporcional a cada trabajador.

Para que este proceso de cálculo se comprenda mejor, se desarrollará un ejemplo manualmente y después e llevara al sistema para comparar que los resultados que proporciona el Reporte son los correctos.

siguientes ingresos en el 2004:

s Ejemplo cálculo Manual: Determinar el Reparto de Utilidades de los trabajadores que tuvieron los

Clave Nombre Clasificación Ingresos Devengados

Días trabajados

1 JIMENEZ SANDOVAL SAUL ADMON 349,168.80 364.63 2 ANDRADE LOPEZ WALTER CONFI

SINDI 48,121.41 362.10

3 4

PEREZ ZAMORA RAMIRO 43,664.66 363.83 363.67 GAMBOA PERALTA ALEJANDRO

SINDI 24,467.98

5 TAPIA FERNANDEZ JUAN JOSEHERNANDEZ LOPEZ KARINA

CONFI 82,542.76 55,659.33

359.00 6 CONFI 366.00

226.42 7 8

PEREZ ZAMORA BRENDA CONFI 43,048.33 NUÑEZ SALAZAR DAMIAN

UGO SINDI 29,002.95 362.50

9 TOVAR CASTRO VICTOR H CONFI 32,404.50 360.17 10 CUEVAS VALLEJO DANIEL

ERTO CONFI 32,089.29

32,719.63 356.67 363.67 11 HERRERA MEDINA ROB CONFI

12 13

LOPEZ CASTRO JUAN RAMIREZ GUZMAN MIRIAM

SINDI SINDI

23,592.61 26,549.09

325.17 361.30

14 BUEN ROSTRO ORTEGA KENIA CONFI 34,648.14 364.83 15 GARMENDIA CASTRO ELIZABETH CONFI 55,308.37 328.67

93



Clave Nombre Clasificación Ingresos Devengados

Días trabajados

16 ZAPDIEL RAMIREZ LUIS CONFI 58,710.25 362.10 17 SANCHEZ MARQUEZ VERONICA

HERNÁNDEZ HERNÁNDEZ MIGUEL LERMO 67,256.88

ADALUPE 42,865.78 CONFI 361.47

24 GARCIA OROSCO CESAR CONFI 99,973.36 25 CARVAJAL PINEDA LILIANA CONFI 42,805.84 357.43

BARRIOS RAMOS SOCORRO CONFI

N

40,281.35 360.90 32 BRINGAS REYES FERNANDA NATALY CONFI 95,914.49 338.25

Tope de Ingresos: $75,600.00 Utilidad a Repartir: $95,600.00 Trabajadores que no participan en el reparto:

Clave Nombre ión gados Días trabajados

SINDI 23,394.61 356.67 18 VILLALON BASURTO FILIBERTO CONFI 40,979.08 366.00 19 SINDI 22,616.17 261.33 20 FERNANDEZ PALACIOS GUIL CONFI 363.67 21 VELAZQUEZ JACA SANDRA CONFI 91,179.56 364.83 22 NAREDO MORGADO GU CONFI 359.73 23 RIVERA PLATAS ALICIA 64,718.74

358.97

26 LUNA CRUZ BRAULIO CONFI 43,626.16 363.67 27 43,486.08 362.50 28 REYES ANGELES AXEL CONFI 116,647.50 364.83 29 RODRIGUEZ CANCINO SONIA ADMO 240,891.41 364.80 30 ZAMORA AGUILAR MARLENE SINDI 45,814.73 363.67 31 PELCASTRE SOLIS ALEJANDRO SINDI

Clasificac Ingresos Deven

1 JIMENEZ SANDOVAL SAUL ADMON 349,168.80 364.63 29 RODRIGUEZ CANCINO SONIA ADMON 240,891.41 364.80

Determinación de los Factores:

FactFactor Días = 47,800.00 / 10,530.00 = 4.5394112061

Fact

Factor Ingresos = 47,800.00 / 1,393,712.10 = 0.0342968968

debe multiplicar la cantidad que corresponda por el factor, para cada uno de los trabajadores del reparto:

rabajador 5 Monto por Ingresos = 0.0342448098* 75,600.00= 2,592.85

Clave Nombre s s Monto x

Días Total

or Días = 50% utilidad / Total de Días Trabajados

or Ingresos: 50% utilidad / Total de Ingresos devengados

Para aplicar los factores solo

Trabajador 5 Monto por días = 4.5394112061 * 359.00 = 1,629.65 T

Ingresos Devengado

Días trabajado

Monto x Ingresos

2 ANDRADE LOPEZ WALTER 48,153.35 362.10 1,643.72 1,651.51 3,295.23

3 PEREZ ZAMORA RAMIRO 43,694.66 363.83 1,651.59 1,498.59 3,150.18

4 1,650.83

82,600.26 359.00 2,592.85

HERNANDEZ LOPEZ KARINA 366.00 1,910.19

7 PEREZ ZAMORA BRENDA 40,265.82 226.42 1,380.99 2,408.79

GAMBOA PERALTA ALEJANDRO 24,482.98 363.67 839.69 2,490.52

5 TAPIA FERNANDEZ JUAN JOSE 1,629.65 4,222.49

6 55,695.58 1,661.42 3,571.61

1,027.80

94


Clave Ingresos

Devengados Días

trabajados Monto x

Días Monto x Ingresos Nombre Total

8 NUÑEZ SALAZAR DAMIAN 995.40 29,022.95 362.50 1,645.54 2,640.93


Figura 7.5-1 Generación del Reporte de Utilidades.

9 UGO 32,427.00 2,747.09

1,619.06

11 HERRERA MEDINA ROBERTO 1,650.83 1,122.95

12 LOPEZ CASTRO JUAN 23,608.99 809.72 2,285.78

13 RAMIREZ GUZMAN MIRIAM 26,565.47

14 BUEN ROSTRO ORTEGA KENIA 34,671.89

GARMENDIA CASTRO ELIZABETH

ZAPDIEL RAMIREZ LUIS 362.10 2,014.97

23,408.61 802.84

18 366.00 3,067.84

776.35

LERMO

ADALUPE 3,104.17

361.47

24

NA

26 LUNA CRUZ BRAULIO 43,656.16 363.67 1,650.83 3,148.10

27 RRO 43,516.08 362.50 1,645.54 1,492.47 3,138.00

2,592.85 4,248.97

3,223.06

31

32 BRINGAS REYES FERNANDA NATALY 95,981.82 338.25 1,535.46 2,592.85 4,128.30

TOTALES 1,502,303.85 10,530.00 47,800.00 47,800.00 95,600.00 Nota: La suma total de los montos por días trabajados debe ser igual al 50% de la utilidad, ya que el otro 50% de la utilidad debe corresponder a la suma total de los montos por los ingresos.

Ejemplo del cálculo en Aspel-NOI 4.0:

stra un diálogo como el de la siguiente figura:

a repartir y fecha de la ultima nómina de ese año.

e NO participa en el Reparto de

s Directivos,

ica que deben ser 60 días para los eventuales.

TOVAR CASTRO VICTOR H 360.17 1,634.94 1,112.15

10 CUEVAS VALLEJO DANIEL 32,111.79 356.67 1,101.33 2,720.39

32,742.13 363.67 2,773.79

325.17 1,476.07

361.30 1,640.09 911.11 2,551.20

364.83 1,656.13 1,189.14 2,845.27

15 55,348.99 328.67 1,491.95 1,898.30 3,390.25

16 58,750.87 1,643.72 3,658.69

17 SANCHEZ MARQUEZ VERONICA 356.67 1,619.06 2,421.90

VILLALON BASURTO FILIBERTO 41,007.08 1,661.42 1,406.42

19 HERNANDEZ HERNANDEZ MIGUEL 22,636.17 261.33 1,186.30 1,962.65

20 FERNANDEZ PALACIOS GUIL 67,303.13 363.67 1,650.83 2,308.29 3,959.12

21 VELAZQUEZ JACA SANDRA 91,242.06 364.83 1,656.13 2,592.85 4,248.97

22 NAREDO MORGADO GU 42,895.78 359.73 1,632.98 1,471.19

23 RIVERA PLATAS ALICIA 64,763.74 1,640.85 2,221.20 3,862.04

GARCIA OROSCO CESAR 100,043.36 358.97 1,629.50 2,592.85 4,222.34

25 CARVAJAL PINEDA LILIA 42,835.84 357.43 1,622.54 1,469.14 3,091.67

1,497.27

BARRIOS RAMOS SOCO

28 REYES ANGELES AXEL 116,724.25 364.83 1,656.13

30 ZAMORA AGUILAR MARLENE 45,841.69 363.67 1,650.83 1,572.23

PELCASTRE SOLIS ALEJANDRO 40,305.35 360.90 1,638.27 1,382.35 3,020.62

Para determinar el Reporte de Reparto de Utilidades el sistema mue

• Ruta y Fecha: Se debe especificar la ruta donde se encuentra la información del período la “Personal quUtilidades”: • Clasificación: Se debe colocar la clasificación de los trabajadores que están en los niveleAdministradores o Gerentes Generales. • Núm. Días trabajados menor a: La Ley Federal del Trabajo ind

95


• Trabajadores permanentes con menos de 60 días laborados; cuando se encuentre habilita


Figura 7.5-2 Reporte para Reparto de Utilidades

do el check NO se considerarán los trabajadores permanentes con menos de 60 días laborados.

• dores.

rar en éste campo. e hayan

disfrutado en el año, del total de días trabajados para el reparto. Detallado: Muestra en el reporte el % que corresponde al trabajador del 100% de la utilidad.

roceso que se encuentra en:

tilidades, y los montos se verán reflejados en los recibos de nómina. En aso de haber generado los movimientos incorrectamente, podrá generarse nuevamente el proceso, y los

movimientos serán sustituidos.

Imp

• Para que el sistema calcule el monto correspondiente a los Ingresos debe estar configurada la Base fiscal 5 para todas las percepciones que se deben considerar.

• Días en el año: Este dato el sistema lo tomará automáticamente del periodo especificado. • Percepción PTU: Indica la clave de la percepción con la que se generarán los movimientos.

Monto a repartir: Es el monto correspondiente a la utilidad a repartir entre los trabaja• Tope ingresos/año: Es el trabajador sindicalizado que más gane elevado un 20%, este dato no lo

determina automáticamente el sistema, por lo cual se debe captu• Descontar vacaciones disfrutadas: Si está habilitado se descontarán las vacaciones que s

•

Para generar los movimientos por concepto de PTU es necesario correr el p Procesos / Participación de Utilidades / Generación de movimientos. El proceso de generación del Reporte es independiente de la generación de los movimientos y no influye el orden en el cual se generen, aunque el generar el Reporte en primera instancia permite comparar los montos antes de generar los movimientos de manera definitiva. Se recomienda crear una nómina especial donde se generé el Reparto de Uc

ortante

• Para realizar la retención de Impuesto en nóminas especiales recuerde configurar la deducción de ISR (D001) como especial.

96


7.6 Nómina de aguinaldo

De acuerdo al Artículo 87 de la Ley Federal del Trabajo, el pago de aguinaldo es un derecho que tienen los trabajadores, el cual debe pagarse en forma anual y antes del día 20 de diciembre, y con un equivalente a quince días del salario que goce actualmente el trabajador, como mínimo establecido en la Ley. Asimismo, los trabajadores que no cumplan el año de servicios tendrán derecho a que se les pague la parte proporcional del mismo, conforme al tiempo que hubieren trabajado. Para dar cumplimiento al pago de éste derecho, Aspel-NOI efectúa el cálculo de esta prestación en forma automatizada, para ello hay que efectuar el siguiente proceso: • Crear el período de nómina en el cual va a efectuarse el pago del aguinaldo: La fecha máxima para el

pago del aguinaldo no debe ser mayor al .

• Dentro del menú Configuración / Parámetros de la Nómina / Generales activar la opción

, en caso de que difiera la fecha de pago de la nómina normal.

• En menú Archivos / Catálogo de Percepciones y Deducciones, configurar la percepción de Aguinaldo como se observa en la siguiente figura:

En el caso de que las nóminas no sean quincenales se le deben sumar a los días trabajados en el año los faltantes para concluir el año. Ejemplo: Nómina semanal, con Días de pago 5, la fecha del pago de aguinaldo 20/12/2004, la fórmula quedaría como se muestra a continuación:

Nota: DTA tiene un Acumulado de 355 días y para llegar a de 366 días del año faltan 11 días por transcurrir los cuales se tienen que sumar para que la fórmula prorratee de acuerdo a los 366 días del año, en caso contrario faltará pagar a cada trabajador una proporción de 11 días, y no se estaría pagando los días de aguinaldo que le corresponden a cada trabajador.

Figura 7.6-1 Percepción de Aguinaldo

(SD * DAG / 366) * (DTA + 11)


97


7.7 Finiquitos

El sistema Aspel-NOI 4.0 esta capacitado para determinar los Finiquitos de los trabajadores por renuncia voluntaria, tiempo determinado o indeterminado, cumpliendo con lo establecido en el Art. 50 de la LFT.

7.7.1 Renuncia voluntaria

Ruta de Acceso: Procesos / Finiquitos / Renuncia Voluntaria o con el icono

.

Nota: En este caso la prima de antigüedad la calcula el sistema automáticamente sólo si el trabajador tiene 15 años o más de antigüedad, o en el caso de ser rescisión de contrato, ya sea por tiempo determinado o indeterminado (Fracción III del Articulo162 de la LISR).

En este caso el patrón únicamente está obligado a pagar una liquidación (partes proporcionales) en base al ejercicio actual, motivo por el cual las pestañas de Indemnización e ISR por retiro aparecen inhibidas y no influyen en la determinación del monto a pagar.

La fórmula que emplea el sistema para el cálculo de Días trabajados en cada uno de los rubros es la siguiente:

Concepto Fórmula Monto Sueldo DT * SD 15.2500 * 230.00 3,507.50Aguinaldo DTA / 365 * DAG * SD 289 / 366 * 15 * 230.00 2,724.18Vacaciones ((DTA / 365 * D. Vac.) + Vac. No disfrutadas)*SD ((320 / 366 * 8 * )+6)*230 2,988.74Prima Vacacional ((DTA / 365 * D. P. Vac.) + P. Vac. No disfrutadas) * SD ((320 / 366 * 2 * )+1.5)*230 747.18Prima de Antigüedad 12 días * años de servicio 12*0 0.00

Figura 7.7.1-1 Finiquito por Renuncia Voluntaria, Consulta del Recibo.



7.7.2 Rescisión de contrato por tiempo determinado

Ruta de Acceso: Procesos / Finiquitos / Rescisión de contrato / Por tiempo determinado o con el

icono


Figura 7.7.2-1 Días de Prima de antigüedad.

.

II. Para determinar el monto del salario, se estará a lo dispuesto en los artículos 485 y 486; III. La prima de antigüedad se pagará a los trabajadores que se separen voluntariamente de su empleo,

siempre que hayan cumplido quince años de servicios, por lo menos. Asimismo se pagará a los que se separen por causa justificada y a los que sean separados de su empleo, independientemente de la justificación o injustificación del despido.

Articulo 485. La cantidad que se tome como base para el pago de las indemnizaciones no podrá ser inferior al salario mínimo. Para determinar las indemnizaciones a que se refiere este título, si el salario que percibe el trabajador excede del doble del salario mínimo del área geográfica de aplicación a que corresponda el lugar de prestación del trabajo, se considerará esa cantidad como salario máximo. Si el trabajo se presta en lugares de diferentes áreas geográficas de aplicación, el salario máximo será el doble

el promedio de los salarios mínimos respectivos.

Los términos de la Ley del ISR que influyen en el cálculo de Finiquitos en una Rescisión de contrato por tiempo determinado son: Articulo 37. El señalamiento de un tiempo determinado puede únicamente estipularse en los siguientes c oas s: I. Cuando lo exija la naturaleza del trabajo que se va prestar.

ralmente a otro trabajador. II. Cuando tenga por objeto sustituir tempoI. En los demás casos previstos por la ley. II

La mecánica de cálculo para determinar el monto de Sueldo, Aguinaldo, Vacaciones y Prima Vacacional es la misma que se considera cuando se hace por renuncia voluntaria. Una de las principales diferencias que

odemos apreciar es en el cálculo para determinar la Prima de antigüedad. p Articulo 162. Los trabajadores de planta tienen derecho a una prima de antigüedad, de conformidad a las iguientes reglas: s

I. La prima de antigüedad consistirá en el importe de doce días de salario, por cada año de servicios.

d

• El total que se considera en la columna de sueldo diario es el total de 2 salarios mínimos estipulado

en los Parámetros de la nomina (46.80*2) = 93.60. • Los días se determinan en base a los años de servicio (en base a la fecha de alta del trabajador). • El monto Total de la prima de antigüedad se calcula tomando el total de 2 salarios mínimos * 12 Días

(Art.162 fracción I) * los años de servicio = 93.60 * 12 * 1= 1,123.20

99


Por concepto de Indemnización se deberá pagar lo establecido en el Art. 50, 89 y 84 de la LFT. Articulo 89. Para determinar el monto de las indemnizaciones que deban pagarse a los trabajadores se tomará como base el salario correspondiente al día en que nazca el derecho a la indemnización, incluyendo en él la cuota diaria y la parte proporcional de las prestaciones mencionadas en el artículo 84.

Articulo 84. El salario se integra con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquiera otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo.

* En el proceso de elaboración de finiquito el sistema permite modificar los montos o los días

Articulo 50 (Ley federal del trabajo) Fracción I.- Si la relación de trabajo fuese por tiempo determinado menor de un año, en una cantidad igual al importe de los salarios de la mitad del tiempo de servicios prestados, si excediera de un año, en una cantidad igual al importe de los salarios de seis meses por el primer año y de veinte días por cada uno de los años siguientes en que hubiese prestado sus servicios. Fracción III.-Además de las indemnizaciones a que se refieren las fracciones anteriores, en el importe de 3 meses de salario en el de los salarios vencidos desde la fecha del despido hasta que se le paguen las indemnizaciones.

Figura 7.7.2-2 Cálculo de la Indemnización.

SDI

Figura 7.7.2-4 Fracción III Art. 50Figura 7.7.2-2 Fracción I Art. 50 LISR Figura 7.7.2-3 Antigüedad Fracción I

* El sistema sugiere los datos mínimos que establece la ley.



7.7.3 Rescisión de contrato por tiempo indeterminado

Ruta de Acceso: Procesos / Finiquitos / Rescisión de contrato / Por tiempo indeterminado o con el

icono . Por tiempo Indeterminado / Indemnización La mecánica de cálculo para determinar el monto de Sueldo, Aguinaldo, Vacaciones, Prima de Antigüedad y Prima Vacacional (Liquidación) es de la misma manera de cuando se hace por rescisión de contrato por tiempo determinado. La diferencia radica principalmente en el cálculo de la Indemnización. A continuación se mencionan las disposiciones legales que fundamentan el cálculo de este tipo de Finiquito. Articulo 35 (LFT). Las relaciones de trabajo pueden ser para obra o tiempo determinado o por tiempo indeterminado. A falta de estipulaciones expresas, la relación será por tiempo indeterminado. Articulo 50 (LFT). Fracción II.- Si la relación de trabajo fuere por tiempo indeterminado, la indemnización consistirá en veinte días de salario por cada uno de los años de servicios prestados. Fracción III. Además de las indemnizaciones a que se refieren las fracciones anteriores, en el importe de 3 meses de salario en el de los salarios vencidos desde la fecha del despido hasta que se le paguen las indemnizaciones.


Figura 7.7.3-2 Cálculo de antigüedad. Figura 7.7.3-3 Fracción II Art. 50 LFT

Figura 7.7.3-1 Indemnización en la Rescisión de contrato por tiempo indeterminado.

SDI

• El sistema sugiere los datos mínimos que establece la ley. • En el proceso de elaboración de finiquito el sistema permite modificar los montos o los días.

Importante En caso de generar el cálculo de Finiquito de forma incorrecta, puede volver a generarse el cálculo accediendo nuevamente a la opción de Procesos / Finiquitos, ya que se sustituyen lso movimientos generados por el Finiquito previo.

101





7.8 Reingresos

Ruta de Acceso: Edición / Reingresos o con el icono

Figura 7.8-1 Catalogo de Trabajadores

Figura 7.8-2 Confirmación de un Reingreso. Figura 7.8-2 Confirmación de un Reingreso.

102

Figura 7.8-1 Catalogo de Trabajadores

.

Esta opción se utiliza para indicar al sistema que una persona previamente finiquitada y dada de baja, después de un tiempo –no mayor a dos años fiscales después, ya que muy probablemente mediante el proceso de Corte anual se eliminó al Trabajador del catálogo- reingresará a laborar a la empresa. Con ésta no se tendrá que capturar nuevamente los datos del trabajador y se contará con el historial que ha tenido el trabajador en la empresa, e incluso se tiene la opción de continuar con los acumulados de las

ercepciones y Deducciones. P Para poder realizar este proceso es necesario abrir el Catálogo de Trabajadores, seleccionar al trabajador

ue se va a reingresar, y después hacer clic en la opción Edición / Reingresos. q

ota: El trabajador debe tener Status de Baja como se observa en la siguiente figura. N

l ingresar a la opción de Reingresos el sistema preguntará si se desea reingresar al trabajador. A

Al indicar al sistema que SI se desea reingresar al trabajador, aparecerá un dialogo con los datos del trabajador, en la cual sólo se tendrá que validar que la información es correcta y capturar la fecha de reingreso en el campo llamado Fecha de alta.

102


Figura 7.8-3 Datos del Trabajador

Después de verificar los datos del trabajador y oprimir el botón Aceptar, aparece un mensaje en donde se pregunta si están correctos los datos y otra ventana muy importante en donde se debe confirmar si desea realizar el corte de acumulados.


En caso de indicar que SI se realiza el corte, el sistema iniciará en cero los montos que se hayan pagado así como las deducciones que se han efectuado al trabajador, y se re-inicializarán los acumulados a partir del momento en que se reingrese al trabajador. En caso de elegir ésta opción se recomienda obtener un respaldo previamente, ya que el corte de acumulados es un proceso irreversible. El seleccionar esta opción garantiza que en caso de haber un próximo finiquito o liquidación del Trabajador, éste se realizará en base a la “nueva” antigüedad del Trabajador. Se debe indicar al sistema que no se desea realizar el corte de acumulados en caso que se desee conservar los montos pagados o descontados, y es sugerido cuando el reingreso se realiza en el mismo año fiscal, esto con el fin de cumplir con las obligaciones de cálculo de impuestos y de la presentación de las declaraciones informativas ante las autoridades correspondientes (Declaraciones Informativas de Sueldos, Retenciones, etc.). En caso de que el Reingreso se efectúe en un año diferente a aquél en que se dio de baja al trabajador, teóricamente ya se debió haber realizado el corte anual; por lo tanto, no tiene ninguna repercusión indicar que SI o No se desea realizar el corte de acumulados.

Figura 7.8-4 Confirmación para grabar.

Figura 7.10-5 Corte de acumulados

103


7.9 Avisos al IMSS mediante IDSE V2.0

Con la nueva versión Aspel-NOI 4.0 es posible realizar el envío de los movimientos afiliatorios vía internet al IMSS mediante el esquema IDSE 2.0, mismo que entró en vigor a partir de Noviembre de 2004. La nueva versión de IDSE, surge para proveer a los patrones mecanismos que faciliten el cumplimiento de sus obligaciones con el Instituto, es decir la presentación de movimientos afiliatorios y confronta, aprovechando la tecnología de Internet. Aspel atendiendo a las necesidades de las micro, pequeñas y medianas empresas ayuda a generar, enviar y consultar la información de una manera rápida y sencilla, con la garantía y confidencialidad que ofrece el uso de la firma electrónica para realizar las transacciones de información por internet. Si se utiliza Aspel-NOI 4.0 y se desea realizar el envío de movimientos afiliatorios al IMSS bajo el esquema IDSE 2.0, de manera general se deberá realizar lo siguiente: 1. Cumplir con los requisitos establecidos por el IMSS. 2. Para obtener el NPIE y el Certificado Digital el patrón deberá llevara a cabo los siguientes trámites

electrónicos:

• Llenar solicitud con los datos requeridos. • El patrón deberá generar e imprimir la carta de términos y condiciones para la obtención y

uso del NPIE y Certificado Digital en dos ocasiones y firmada por el representante legal. • Acudir a la subdelegación de control en un tiempo máximo de 10 días después de haber

realizado la petición de asignación de NPIE y el Certificado Digital, y presentar la información generada en el punto c, con una identificación oficial y la Credencial de Identificación Patronal.

• Solicitar el NPIE y el Certificado Digital.

• La subdelegación recibirá y validará la documentación entregada por el patrón e ingresara el folio de la solicitud en el sistema.

• La subdelegación enviará un correo al patrón o representante legal en un lapso no mayor a 5 días hábiles al correo electrónico designado por el patrón, donde se informará el “acceso para generar el Certificado Digital” desde el cual utilizando la llave privada, contraseña, se podrá obtener y guardar el archivo de Certificado Digital.

3. Acceder a aspel.com, y en caso de contar con una póliza de Soporte Técnico podrá realizar el envío de

los movimientos afiliatorios al IMSS a mediante IDSE 2.0. • Registrarse como usuario Aspel. Si ya estaba registrado en aspel.com o ejecomercial.com.mx

no es necesario volver a registrarse. • Contar con una póliza de Soporte técnico y acceder desde el Escritorio de Servicios a la

sección de Pólizas / Acceso a IDSE. • Por cada operación que realice el usuario del certificado digital se emitirá y almacenará un

recibo de acuse criptográfico, siendo éste el medio de comprobación de las operaciones.



7.9.1 Trámites para obtener el NPIE y el Certificado digital

A continuación se describe paso a paso, el procedimiento para poder realizar el envío de los movimientos afiliatorios por IDSE 2.O: 1. Cumplir con los siguientes requisitos del IMSS.

Antes de realizar la solicitud del Instituto el Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) y el Certificado Digital al IMSS debes cumplir con los siguientes requisitos :

a. Estar registrado como patrón y contar con un Número de Registro Patronal vigente. b. Proporcionar al IMSS los datos y documentos establecidos en punto 4 del Acuerdo 43-2004

referente a los “Lineamientos para la asignación de Número Patronal de Identificación Electrónica y Certificado Digital”.

c. Efectuar las operaciones interactivas que el sistema de Identificación Electrónica de Tecnología Criptográfica (IETC) le solicite.

d. Notificar al IMSS cualquier modificación, baja o reingreso en los 5 días posteriores a que ocurra el movimiento.

e. Se deberá realizar la homologación de Nombres y Números de seguridad social de cada Trabajador.

2. Realizar el Proceso de Certificación Digital Patronal, el cual comienza con la elaboración y envío de una solicitud para obtener el Número Patronal de Identificación Electrónica y archivo de Certificado Digital.

a. Se debe solicitar el Número Patronal de Identificación electrónica (NPIE) al Instituto Mexicano del

Seguro Social (IMSS), dicha petición se realiza vía internet accediendo a: http://idse.imss.gob.mx/certificacion .


Figura 7.9.1-1. Solicitud del Número patronal de Identificación Electrónica (NPIE) a través de la página del IMSS.

105



Figura 7.9.1-2. Recomendaciones antes de realizar la solicitud del NPIE.

106

Figura 7.9.1-3. Captura de la información de la Empresa y del Patrón.

Se presenta a continuación una ventana que describe el proceso de Certificación Digital Patronal realizando recomendaciones antes de realizar la solicitud:

b. Una vez leídas las recomendaciones se debe dar clic en Continuar. c. Llenar la solicitud de Número Patronal de Identificación Electrónica y Certificado Digital.



Figura 7.9.1-4. Captura del Domicilio fiscal del Patrón.

Figura 7.9.1-5.Usuario ya registrado en la base del IMSS.

d. Al dar clic en Enviar Solicitud la página realiza las validaciones correspondientes y presenta una ventana Resumen de los datos previamente capturados, como se muestra en la siguiente imagen:

En caso de que el Usuario indicado ya se encuentre registrado en la base de datos del IMSS enviará una ventana como la siguiente:

IMPORTANTE El usuario registrado en este paso, en conjunto con la contraseña y el Certificado de autenticidadpermitirá el acceso a los diversos servicios proporcionados por el IMSS por lo que se recomiendaguardarlo en un lugar seguro.

107



Figura 7.9.1-6. Validación de la captura de los datos del patrón.

e. Asignar el nombre y ubicación del archivo que almacenará la llave privada, e indicar al contraseña

para el Certificado Digital.

Figura 7.9.1-7.Guardar el archivo que contiene la llave privada y asignar la contraseña para el Certificado Digital.

108



f. Guardar e imprimir la Carta de términos y condiciones para la obtención y uso del Certificado

Digital.

109

Figura 7.9.1-8.Guardar e imprimir la carta de términos y condiciones para la obtención y uso del Certificado Digital.

Figura 7.9.1-9. Acudir a la subdelegación correspondiente del IMSS.

g. Acudir a la subdelegación de control del IMSS que corresponda a la dirección fiscal de la empresa o Patrón y presentar la documentación que se indica a continuación:


Hasta ese momento, ya se cuenta con: • Número Patronal de Identificación electrónica • Carta de términos y condiciones para la obtención y uso del Número Patronal de

Identificación Electrónica y Certificado Digital. • El archivo de la llave privada y contraseña para uso del Certificado Digital.

Al acudir a la subdelegación debe cerciorarse de llevar la siguiente documentación en original y copia:

• Carta de términos y condiciones para la Obtención y uso del Número Patronal de Identificación Electrónica y Certificado Digital.


110

Nota: El IMSS establece 10 días hábiles como plazo máximo para acudir a lasubdelegación de control del IMSS y presentar la documentación requerida, a finde continuar con los trámites para la obtención y uso del Certificado Digital,posterior a esta fecha la solicitud de asignación del NPIE y Certificado digital seráanulada, debiendo comenzar el proceso de solicitud nuevamente.

Nota: La subdelegación generara el archivo de certificado Digital y lo enviará enun lapso no mayor a 5 días hábiles.

• Identificación oficial del patrón, sujeto obligado o representante legal.

• Se entregará un comprobante del trámite.

• Tarjeta de Identificación patronal.

h. Si la solicitud es aceptada y la documentación presentada está completa, el personal IMSS en la subdelegación:

• Generará el Certificado digital que estará asociado a su número de Identificación patronal.

• El IMSS le enviará un correo con la dirección en Internet donde deberá ingresar para terminar con el procedimiento de obtención de su Certificado Digital, como se muestra en la Figura anterior.

Figura 7.9.1-10 Correo enviado por la subdelegación para continuar con el trámite del Certificado Digital.



i. Al acceder a la dirección de internet enviada por correo, se deberá especificar la ubicación del archivo que contiene la llave privada, la contraseña, y la ruta donde se guardará el Certificado Digital. Una vez indicados los datos se debe oprimir el botón: Obtener Certificado Digital.

Figura 7.9.1-11. Obtención del Certificado Digital.

Figura 7.9.1-12.Especificar el directorio donde se guardó el archivo que contiene la llave privada.

Elegir archivo

111



j. Especificar la ruta donde se guardará el Certificado Digital.

Figura 7.9.1-13. Especificar el directorio donde se guardará el Certificado Digital.

k. Confirmación de la creación del Certificado Digital.

Figura 7.9.1-14. Confirmación de la creación del Certificado Digital.

7.9.2 Generación del archivo

a. El siguiente paso es generar el archivo de movimientos afiliatorios desde Aspel-NOI como se indica en la siguiente imagen, accediendo al menú Fiscales/I.M.S.S./Avisos al I.M.S.S./ Archivo para IDSE o mediante el icono .

112


Figura 7.9.2-1. Generar el archivo desde Aspel-NOI 4.0.

Como se puede observar los diferentes filtros permiten flexibilidad en la generación del archivo y los movimientos a incluir para ser enviados al IMSS a través de IDSE 2.

7.9.3 Envío de los movimientos afiliatorios desde aspel.com

a. Para poder enviar los movimientos afiliatorios a través de aspel.com es necesario estar

registrado como usuario, y contar con un número de póliza de Soporte técnico.


Nota: Si ya estaba registrado en ejecomercial.com.mx o tiene un número de póliza deSoporte técnico vigente No es necesario que te registres nuevamente. Puedes accederespecificando tu número de póliza o usuario de aspel.com

b. Si ya se cuenta con una póliza de Soporte técnico se debe acceder a aspel.com e identificarse indicando el usuario o número de póliza y contraseña.

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Figura 7.9.3-1. Acceso a la opción: Mi cuenta desde aspel.com.

Figura 7.9.3-2. Indicar Usuario o número de póliza y contraseña.

c. Acceder desde el Escritorio de servicios a la sección de Pólizas, y dar un clic en la opción que dice: Acceso a IDSE.

114



115

Figura 7.9.3-3. Acceso a IDSE desde el Escritorio de servicios.

Figura 7.9.3-4. Identificación mediante el Usuario, contraseña y Certificado Digital.

d. Indicar la ruta del su Certificado Digital, Usuario y contraseña que obtuvo al realizar el trámite del Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) y Certificado Digital.

e. A continuación se debe descargar y firmar el documento de Carta de condiciones de uso.



Figura 7.9.3-6. Firmar la carta de condiciones de uso para IDSE.

Figura 7.9.3-7. Especificar la ruta del archivo de los movimientos afiliatorios.

f. Después de descargar el archivo, se debe firmar el documento utilizando el archivo descargado en el paso anterior, el Certificado digital y la contraseña.

Figura 7.9.3-5. Descargar el archivo de la carta de condiciones de uso para IDSE.

g. Posteriormente en la sección de Afiliación, se deberá indicar la ruta donde se ubica el archivo que contiene los movimientos afiliatorios, para su envío al IMSS, así como el Certificado Digital y la contraseña.

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h. Firmar el archivo dando un clic en el botón Firmar.




i. Mensaje para indicar que el archivo está siendo procesado:

j. Por último, el sistema envía una ventana de diálogo para guardar el Acuse de recibo en

formato PDF compactado con Winzip por el lote enviado, mismo que servirá de comprobante. Para cualquier aclaración ante el IMSS.

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7.10 Enlace con el Sistema Único de Autodeterminación (SUA)

Ruta de Acceso: Fiscales / I.M.S.S. / Enlace S.U.A. con el icono . Aspel-NOI permite exportar información mediante la generación de archivos que contienen datos capturados en el sistema y que pueden ser leídos por otros sistemas que requieren de dicha información. Un ejemplo de ello es el Enlace electrónico con el SUA (Sistema Único de Autodeterminación) del I.M.S.S. ¿Qué es el SUA (Sistema Único de Autodeterminación)? Desde mayo de 1997 el IMSS y el INFONAVIT entregaron a los patrones de México el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), programa informático mediante el cual se inició una nueva etapa en la comunicación entre los patrones y ambas Instituciones para el pago de las cuotas Obrero Patronales al IMSS y las AFORES, así como las aportaciones y amortizaciones de créditos al INFONAVIT. El objetivo de ésta funcionalidad en Aspel-NOI y su interfase con el SUA es apoyar a las empresas que cuentan con un número significativo de trabajadores, en la generación de movimientos afiliatorios e incidencias, en el proceso de determinación pago de sus obligaciones en materia de seguridad social en una forma mas rápida y considerable en el avance tecnológico de las plataformas informáticas con que estas cuentan, reduciendo considerablemente tiempos de operación mediante la exportación de información desde Aspel-NOI y su importación desde el SUA. Esta proceso permite exportar los datos de los trabajadores dados de alta en el sistema Aspel-NOI, así como las incidencias que afectan en el pago de las cuotas obrero-patronales como: faltas, incapacidades, reingresos, modificaciones de salario y bajas. Con ésta funcionalidad, se evita volver a capturar nuevamente dicha información desde el SUA. Si se tienen capturados los datos de los trabajadores así como las incidencias en Aspel-NOI, y se desean transferir al SUA, se tendrá que llevar a cabo el siguiente procedimiento: Desde Aspel-NOI 4.0: 1. Seleccionar la opción Fiscales / I.M.S.S. / Enlace S.U.A.

Figura 7.10-1 Exportación de información para el Enlace con el SUA.




2. En esta ventana se deberá establecer el archivo que se desea transferir: trabajadores y/o movimientos, el periodo a considerar en la exportación (mes actual, mes anterior, y nómina actual) y los movimientos que se desean (bajas, modificaciones de salario, reingresos, faltas y aportaciones voluntarias). También se pueden establecer datos específicos mediante los filtros de la ventana.

3. Una vez definidos los datos a transferir, se creará un archivo de datos generales de los trabajadores, y

otro de movimientos (en caso de haber elegido ambas opciones) con la estructura que requiere el SUA para poder importarlos. Este archivo se guardará en el directorio que se establezca en la Ruta de Datos. Después de generar los archivos el sistema enviará mensajes de los registros que se han procesado. A continuación se muestra un ejemplo de las ventanas informativas que envía el para indicar el número de registros exportados en el archivo generado.

Figura 7.12-2 Ejemplo: 3 registros exportados.

Figura 7.12-3 Ejemplo: 0 registros exportados

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Figura 7.10-4 Ejemplo: 3 registros exportados. Figura 7.10-5 Ejemplo: 0 registros exportados

Figura 7.10-6 Alta del Patrón.

Desde el SUA:

1. En el SUA es necesario dar de alta al patrón con todos los datos que solicita el sistema.


2. Una vez dado de alta el patrón hay que seleccionarlo.

Figura 7.10-7 Seleccionar el Patrón.

3. Posteriormente se tiene que acceder a la opción Actualizar / Imp. datos Trabajadores.

Figura 7.10-8 Importar Datos del Trabajador

Al iniciar el proceso aparecerá un diálogo, en el cual se deberá definir la ruta en donde fue almacenado el o los archivos generados en NOI, mismos que se guardan con extensión *.SUA, por lo cual se deberán buscar los nombres de los archivos con esta extensión.

Figura 7.10-9 Selección del Archivo.

Al seleccionar el archivo y efectuar el proceso, el SUA mandará un mensaje de validación de la información en el cual indicará los datos correctos e incorrectos que se importaron.



Figura 7.10-10 Bitácora de la Importación.

Para verificar que los datos de los trabajadores se hayan transferido adecuadamente, se tendrá que salir del SUA y volver a entrar. Al desplegar el catálogo de trabajadores aparecerán aquellos que fueron importados con éxito.

Figura 7.10-11 Seleccionar Trabajadores

En caso de presentarse algún error durante el proceso desde el SUA, en el menú Reportes / Movimientos improcedentes se podrá obtener un reporte indicando a detalle la causa de los errores.

Para importar datos de movimientos registrados en Aspel-NOI se deberá efectuar el mismo proceso, sólo que se deberá acceder a la opción Importar datos de movimientos en el menú Movimientos, donde se solicitará el directorio y el nombre del archivo a importar. NOTA: Para tener éxito en el proceso de importación se deberán capturar los datos correctos desde Aspel-NOI 4.0 correspondiente a: No. de seguridad social, R.F.C., fecha de alta, etc. De cada trabajador, así como las incidencias: faltas, modificaciones de salario, incapacidades, etc. Otro factor determinante para llevar a cabo una correcta importación de la información, es que los datos de la empresa en la configuración del sistema (Registro Patronal) sean correctos y coincidan con los capturados en el SUA. En caso de no ser incorrectos los datos, el SUA mandará en la validación un mensaje con los movimientos que no se transfirieron (datos erróneos).


121



7.11 Interfase con Aspel-BANCO

Ruta de Acceso: Procesos /Interfases BANCO y COI /Interfase BANCO o con el icono .

La interfase entre Aspel-NOI 4.0 y Aspel-BANCO consiste en generar un archivo con los datos de los trabajadores a los que se les haya definido la forma de pago “Cheque”, así como un cheque “global” de los trabajadores a los que se les pague en “Efectivo” para integrarse en la agenda de Movimientos de Aspel-BANCO. Para llevar a acabo la interfase se debe definir en cada uno de los trabajadores la forma de pago, desde el Catálogo de Trabajadores.

122

Figura 7.11-2 Generación del archivo.

Después sólo es necesario ingresar a la opción “Interfase BANCO” y ejecutar el proceso que genere el rchivo de datos.

Figura 7.11-1 Datos del Trabajador (Salario)

a

l nombre del archivo se conforma de la siguiente manera: E

I C

aa

mmdd N ee

Especifica que se trata de un archivo de cheques. Para la versión 2.0, el archivo que se genera cambia su estructura a “CI” en lugar de “CH”. Año del período de nómina actual. Mes del período de nómina actual. Día del período de nómina actual. Indica que fue creado desde NOI Windows. Número de empresa a la que pertenece el archivo.


Una vez generado el archivo se debe procesar desde Aspel-BANCO, dentro del módulo de Edición / Movimientos a la Agenda / Integración de pagos / de Aspel-NOI Todos los datos que se capturen pertenecen a la nómina en que se generó el archivo, y tienen que coincidir con el nombre del archivo generado.

Figura 7.11-3 Integración de Pagos.

Después de procesar el archivo, los movimientos aparecerán en la Agenda de Movimientos, con el status indicado: programados o autorizados. Se generará un movimiento por cada uno de los trabajadores que se definió con forma de pago cheque, y uno por los demás trabajadores cuya forma de pago sea efectivo. Por último sólo es necesario autorizar los pagos de los cheques de los trabajadores y asignar el número de cheque correspondiente.

Figura 7.11-4 Agenda de movimientos bancarios.

Autorizar Para poder generar el cheque es necesario que el movimiento se encuentre autorizado, éste se puede autorizar desde el momento en que se esta integrando el pago ó desde la agenda de movimientos el icono ó pulsando F8.

Asignar Número de chequLa asignación del número de cheque mostrará el dialogo de captura de cheque con todos los datos del movimiento de la Agenda, solo se tienen que rectificar y aceptar para emitirlo.

e


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7.12 Interfase con Aspel-COI

Ruta de Acceso: Procesos /Interfases BANCO y COI /Interfase COI con el icono . El sistema Aspel-NOI 4.0 genera la póliza ó asiento contable de la nómina (para su provisión) en base a una póliza modelo la cual se deberá contabilizar en Aspel-COI, para ello es necesario tomar en cuenta la forma en la cual se lleva el detalle de los gastos por Sueldos y Salarios dentro del Catálogo de cuentas de la empresa. Para generar la póliza es muy importante definir las “Cuentas interfase COI” no importando el tipo de detalle que se maneje contablemente, ya que estas corresponden al abono a la provisión de Cheques, Banco y Especie.

Ruta de Acceso: Procesos /Interfases BANCO y COI /Cuentas de interfase COI con el icono .

Figura 7.12-1 Cuentas de interfase con COI.

• Cuenta de Prestaciones en Especie: El monto que se muestre en el asiento contable por esta cuenta será el acumulado de todas las percepciones que tengan el campo activo de “Pago en especie” en el detalle de cada Percepción.

• Cuenta provisión de cheques: El monto que se muestre en el asiento contable para esta cuenta

será el acumulado de los montos pagados a todos los trabajadores que tengan definida la forma de pago Cheque y Transferencia.

• Cuenta Banco: El monto que se muestre en el asiento contable por esta cuenta será el acumulado

de los montos pagados a todos los trabajadores que tengan definida la forma de pago Efectivo. Existen 4 tipos de Detalles o formas diferentes de mostrar la información de la póliza de nómina, las uales se describen a continuación. c

7.12.1 General

En éste caso en la póliza a generar se suman todos los montos pagados a los trabajadores por cada uno de los conceptos que se vean afectados en un periodo de nómina, sin diferenciar entre trabajadores o

epartamentos. D • Configuración La manera en la que se creará la póliza del período se específica dentro del detalle de cada uno de los conceptos del catálogo de Percepciones / Deducciones:



Figura 7.12.1-1 Tipo de detalle: Percepción / Deducción.

La cuenta contable se debe capturar de forma general, ya que en éste caso la cuenta contable de Aspel-COI es única para cada concepto, por ejemplo: 6000-051-000. • Generación de la póliza Una vez configurado el catálogo de Percepciones / Deducciones ya se podrá generar la póliza desde la opción “Interfase COI” desde el menú Procesos.

Figura 7.12.1-2 Generación de la póliza de la Interfase COI. Nota: El campo rango de departamentos solo estará habilitado cuando se tengan percepciones o deducciones con tipo de detalle: Trabajador o General.


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• Contabilizar la póliza Para contabilizar la póliza es necesario acceder a Aspel-COI 3.x o 4.0 en el menú Archivos / Póliza Modelo, y seleccionar el archivo generado desde Aspel-NOI.


Figura 7.12.1-3 Póliza Modelo de manera General.

Figura 7.12.2-1 Configuración de Tipo Detalle.

En la versión 4.0 de Aspel-COI es necesario indicar la ruta donde se encuentra la póliza modelo y el tipo de archivo (*.pol), posteriormente sólo se carga la póliza con hacer doble clic sobre el nombre del archivo (Nom03E01.pol). Se debe verificar que los montos sean los correctos y después pulsar F3 para Guardar o Contabilizar dependiendo de la configuración de Aspel-COI. 7.12.2 Departamento

En esta opción se suman los montos pagados a los trabajadores del Departamento por cada uno de los conceptos de Percepción / Deducción, llevando en una sola cuenta el control de los Centros de Costo (Departamentos) de cada uno de los conceptos.

• Configuración Para poder emitir éste tipo de póliza correctamente en el sistema se debe configurar en detalle de cada Percepción/Deducción en “Tipo Detalle” como Departamento, como se muestra en la siguiente figura:

126



Además en el detalle de cada Percepción/Deducción se debe capturar la Cuenta contable completa, de la siguiente forma: 6000-0001-000.

127

Figura 7.12.2-3 Generación de la póliza.

Si la clave del Departamento de Aspel-NOI no coincide con el Departamento de Aspel-COI, se debe especificar en el detalle de cada Departamento, la cuenta contable de Aspel-COI y el Centro de costos equivalente a cada Departamento, como se muestra en la siguiente figura:

Una vez configurado el catálogo de Percepciones / Deducciones ya se podrá generar la póliza desde la opción “Interfase COI” desde el menú Procesos.

Figura 7.12.2-2 Especificar la cuenta y Centro de costos por Departamento

• Generación de la póliza

Si se desea generar una póliza por todos los departamentos basta con dejar en blanco el campo Rango Departamentos para que se incluyan todos los montos correspondientes. • Contabilizar la póliza Para contabilizar la póliza es necesario acceder a Aspel-COI 3.x o 4.0 en el menú Archivos / Póliza Modelo, y seleccionar el archivo generado desde Aspel-NOI.


Figura 7.12.2-4 Póliza por Centro de costos.


Figura 7.12.3-1 Percepción / Deducción

Al seleccionar el tipo de configuración como Cuenta auxiliar, de igual forma que el ejemplo anterior, se obtienen montos por Departamento, con la diferencia de que se genera una asiento contable en una cuenta independiente por cada Departamento para cada concepto.

• Configuración

En la versión 4.0 de Aspel-COI es necesario indicar la ruta donde se encuentra la póliza modelo y el tipo de archivo (*.pol), posteriormente sólo se carga la póliza con hacer doble clic sobre el nombre del archivo (Nom03E01.pol). Se debe verificar que los montos sean los correctos y después pulsar F3 para Guardar o Contabilizar dependiendo de la configuración de Aspel-COI. 7.12.3 Cuenta auxiliar

Para utilizar éste tipo de configuración se debe especificar en cada Percepción/Deducción el Tipo Detalle como Cuenta Auxiliar, como se muestra en la siguiente figura:

128



Al especificar la cuenta contable en cada Percepción/Deducción de Aspel-NOI se deberán especificar comodines ???, por ejemplo: 6000-002-???, como se muestra en la figura anterior.

129

Figura 7.12.3-2 Cuenta contable por Departamento.

Los comodines se utilizarán para completar la cuenta contable de acuerdo a los datos del Departamento, existiendo dos posibilidades: a) se considerará la cuenta especificada para cada Departamento sustituyendo los comodines de la Cuenta contable de la Percepción/Deducción por los dígitos especificados al mismo nivel en el detalle del Departamento; b) en caso de que no se haya especificado ninguna cuenta contable en cada Departamento, se sustituirán los comodines por el número de Departamento de Aspel-NOI.

De acuerdo a las dos posibilidades mencionadas, en caso de que no coincida el número de Centro de Costos de Aspel-COI con el número de Departamento de Aspel-NOI se deberá especificar en el detalle de cada Departamento la cuenta contable completa ó con comodines, por ejemplo: ????-???-001. • Generación de la póliza Una vez configurado el catálogo de Percepciones / Deducciones ya se podrá generar la póliza desde la opción “Interfase COI” desde el menú Procesos.


Si se desea generar una póliza por todos los departamentos basta con dejar en blanco el campo Rango Departamentos para que se incluyan todos los montos correspondientes.


• Contabilizar la póliza

Figura 7.12.3-4 Póliza Modelo una cuenta por cada Departamento.


Figura 7.12.4-1 Configuración de Tipo detalle: Trabajador.

Éste tipo de detalle debe seleccionarse cuando se desee desglosar por cada Trabajador los montos de cada Percepción/Deducción que se hayan realizado.

En la versión 4.0 de Aspel-COI es necesario indicar la ruta donde se encuentra la póliza modelo y el tipo de archivo (*.pol), posteriormente sólo se carga la póliza con hacer doble clic sobre el nombre del archivo (Nom03E01.pol). Se debe verificar que los montos sean los correctos y después pulsar F3 para Guardar o Contabilizar dependiendo de la configuración de Aspel-COI. 7.12.4 Trabajador

• Configuración Para utilizar éste tipo de configuración se debe especificar en cada Percepción/Deducción el Tipo Detalle como Trabajador, como se muestra en la siguiente figura:

130


La cuenta contable se debe capturar con comodines (???), ejemplo: 6000-013-???. Los comodines indican que la cuenta se completará con la clave del trabajador. • Generación de la póliza



Figura 7.12.4-.3 Póliza Modelo con desglose por Trabajador.

Una vez configurado el catálogo de Percepciones / Deducciones ya se podrá generar la póliza desde la opción “Interfase COI” desde el menú Procesos.

Para contabilizar la póliza es necesario acceder a Aspel-COI 3.x o 4.0 en el menú Archivos / Póliza Modelo, y seleccionar el archivo generado desde Aspel-NOI.

Nota: El campo Rango Departamentos aparece inhibido.

• Contabilizar la póliza

En la versión 4.0 de Aspel-COI es necesario indicar la ruta donde se encuentra la póliza modelo y el tipo de archivo (*.pol), después solo se carga la póliza con hacer doble clic sobre el nombre del archivo (Nom12E01.pol), se debe verificar que los montos sean los correctos y después pulsar F3 para Guardar o Contabilizar dependiendo de la configuración del sistema.

131


7.13 Exportación de la nómina

Ruta de Acceso: Utilerías /Exportación de la Nómina o con el icono .

Esta opción funciona de la misma manera que la opción Exportación dentro de las consultas del sistema; es decir, se genera el archivo en el formato que se desee exportar la información y se abre con la aplicación asociada al formato estipulado. Con esto se podrá dar mejor presentación a la información.

Figura 7.13-1 Formatos para la Exportación de la Nómina

Figura 7.13-2 Ejemplo de la Exportación de la Nómina en HTML.



7.14 Eliminación de nóminas

Ruta de Acceso: Utilerías / Eliminación de Nóminas Está opción permite eliminar periodos de nómina que no se deseen o que se hayan creado “accidental o erróneamente” en el sistema, y una vez eliminado el periodo de nómina no hay manera de restaurarlo (a menos que se haya obtenido previamente un respaldo), ya que es un proceso irreversible.

Figura 7.14-1 Eliminación de Nóminas.

Al ejecutar ésta opción se debe especificar la fecha del periodo a eliminar del directorio de trabajo, si este se encuentra en una ruta diferente antes de indicar la fecha del periodo debe capturar la ruta de donde se encuentra, y el sistema enviará un mensaje de confirmación como el que se muestra en la siguiente figura.

Figura 7.14-2 Confirmación de eliminación de una nómina.


133


7.15 Acumulados de nóminas

Ruta de Acceso: Procesos / Acumulado de nóminas. Esta opción permite obtener los acumulados de cualquier concepto, de cualquier nóminas para un rango específico de trabajadores y consolidar los diferentes acumulados y conceptos. En caso de activar el check de Detalle por trabajador, se puede obtener el consolidado por cada trabajador, por cada concepto, y por cada una de las nóminas. De igual forma se puede obtener de manera detallada, por base fiscal, por los montos gravados y exentos del concepto que se requiera. Otra de las ventajas de éste tipo de consolidado de información es que se puede exportar la información a una hoja de cálculo, o imprimirlo mediante un reporte. Al utilizar esta opción es necesario definir la siguiente información:

Figura 7.15-1 Acumulados de nóminas.


Figura 7.15-2 Consolidados de los conceptos desglosado por trabajador y fecha de nómina.

Al activar la opción “Detalle por Trabajador” se podrá desglosar los montos por cada concepto para cada Trabajador y cada nómina, mediante las funciones: Consolidado por trabajador y Consolidado detallado por fecha de nómina.

134


7.16 Pago electrónico

Ruta: Procesos / Pago electrónico


Figura 7.16–1. Instituciones bancarias disponibles para el Pago electrónico

Figura 7.16 –2. Generación del archivo para el Pago electrónico.

Archivo de transferencia Se debe indicar el nombre del archivo a generar para la institución bancaria.

Formato Se debe indicar el nombre del formato de acuerdo a la institución bancaria, el sistema sugiere uno por default.

Si la empresa realiza el pago de la nómina por transferencia bancaria a las cuentas de los diferentes Trabajadores, Aspel-NOI mediante el Pago electrónico permite realizar la dispersión de la nómina a las cuentas de cada trabajador sin importar la Institución bancaria a la cual esté afiliado cada empleado simplificando considerablemente el tiempo y recursos invertidos.

A continuación se listan las instituciones bancarias disponibles para realizar la transferencia mediante Pago electrónico:

Al ingresar a la opción de Pago electrónico se podrá visualizar una ventana como la siguiente:

Datos En esta pestaña se deberán indicar los filtros para indicar el Rango de trabajadores y/o Departamentos a incluir en el archivo de transferencia, recordando que los rangos indicados puedes ser discontinuos.

135



136

Figura 7.17-2. Configuración de conceptos para la Declaración anual y la forma 37.

Figura 7.17-1. Especificar el Área económica desde los Parámetros del sistema.

Transferencia

Mediante esta opción se pueden configurar todos los conceptos necesarios para la presentación de la Declaración anual en su Anexo 1: Sueldos y salarios, y para la impresión de la constancia de Sueldos, salarios, viáticos, retenciones de ISR y devoluciones de crédito al salario de los trabajadores. El cumplimiento oportuno de este requerimiento de la Secretaria de Hacienda se agiliza considerablemente al generar desde esta opción el archivo con la información requerida para realizar la “carga batch” de la misma mediante el sistema DEM (Declaraciones Electrónicas Múltiples) en su Anexo 1. Antes de comenzar con el proceso se debe configurar la Zona económica correspondiente a la empresa de acuerdo a lo establecido por la SHCP desde la opción Utilerías/Configuración/Parámetros del sistema.

En la pestaña Transferencia se deben capturar los datos de la Cuenta origen de la cual se realizará la Transferencia a las cuentas de los Trabajadores (cuentas destino). La ventaja mediante de este tipo de dispersión de la nómina es que en caso de existir una modificación a la estructura del archivo requerido por el Banco, el usuario cuenta con la posibilidad de modificar el formato para adecuarlo fácilmente.

7.17 Declaración Informativa de Sueldos y salarios

Ruta de acceso: Fiscales / Declaración de Impuestos/ Del trabajador DIMM

Para poder generar correctamente la información para la Declaración anual y la forma 37 se debe efectuar el siguiente procedimiento:

1. Ingresar a Fiscales/ Declaración de Impuestos/ Del trabajador DIMM. 2. Dar clic en la opción Configurar e indicar la(s) clave (es) de la(s) Percepción(es) con la cual se

otorgó cada uno de los conceptos a los trabajadores. Ésta configuración servirá para formar los acumulados “gravados” y “exentos” para ISR de cada una de las Percepciones.


3. Si se pago un concepto mediante diferentes percepciones, por ejemplo: se utilizó la percepción P001 Sueldo para trabajadores de confianza y la percepción P002 Sueldo para trabajadores sindicalizados, se deberá especificar para la variable V01 y V02 la fórmula:

Figura 7.17-3. Configuración de cada concepto para formar el acumulado gravado y

Nota: En caso de no haberse realizado la configuración de los conceptos en todas las nóminas del año se deberá realizar al configuración desde la primer nómina del año y realizar un Traspaso de acumulados.

4. Una vez realizada la configuración de los conceptos, se debe dar clic en Siguiente de la figura 1 de este tema, y entonces definir el período del cual se desean incluir los acumulados gravados y exentos, así como de los directorios donde se encuentran mediante la opción “Seleccionar período empresa”, en este caso se deberá seleccionar la última nómina del año que se desea presentar la declaración. Adicionalmente se deberán agregar las empresas de las que se desea generar la información para la declaración anual –en caso de ser necesario-, por ejemplo cuando se manejan nóminas semanales y quincenales en directorios de trabajo diferentes o en un número de empresa diferente, o cuando el contribuyente presenta declaraciones de diversas empresas del grupo. Se podrá visualizar que una empresa ya fue seleccionada mediante un * .

Figura 7.17-4. Selección de la(s) empresa(s), período(s) y el formato.


137


5. Seleccionar el formato dimm2004.fto para la generación del archivo para la “carga batch” desde el DIMM v 3.0 proporcionado por la SHCP. Una de las ventajas de la generación de éste archivo mediante un fto es que en caso de existir una modificación a la estructura requerida por el DIMM se podrá adaptar fácilmente con la adecuación del formato.

6. Indicar el nombre del archivo a generar, mismo que debe tener terminación txt (minúsculas) por

requerimiento del DIMM.

Figura 7.17-5.Indicar el nombre del archivo a generar.

7. El archivo generado se guardará automáticamente en el Directorio de Datos dentro del “Directorio de Archivos comunes”, mismo que podrá ser leído directamente desde el DIMM.

8. La generación de la forma 37 se podrá realizar una vez efectuado todo el procedimiento (hasta el

paso 3) y accediendo a la opción Fiscales/Declaración de Impuestos/Constancia Per/ded forma 37 mediante el mismo Asistente presentado en el paso 4 del procedimiento.

Dada toda la información requerida por la Secretaria de Hacienda en las declaraciones informativas anuales se deberá tener en cuenta la siguiente lista de consideraciones adicionales. Consideraciones adicionales:

• Período de pago del trabajador Mes Inicial y Mes Final. En el formato se estipuló de manera fija del 01 al 12, es decir, de Enero a Diciembre.

• Área Geográfica del Salario mínimo. Se estipula para todos los trabajadores la misma. • Indique si el patrón realizó o no el Cálculo anual.. Se indica de acuerdo a lo estipulado en la

configuración en el detalle de cada Trabajador. • Tarifa utilizada del ejercicio que declara. Se estipula por omisión el valor 1= Si, dado que Aspel-

NOI realiza el cálculo de Impuesto con las tarifas del Artículo 113 de la LISR. • Tarifa utilizada: 1991 Actualizada. Se estipula por omisión el valor 2 = No. • Si es asimilado a salarios, señale la clave correspondiente. Se estipula por omisión el valor 0= No. • Clave de la entidad federativa donde prestó sus servicios. Se obtiene por un comando dato y se

asigna la misma a todos los trabajadores. • En caso de que el trabajador haya tenido más de un Patrón en el mismo ejercicio, señale el RFC

del patrón. Se estipulan los campos en blanco debido a que no se tiene esta información. • Pagos por separación. Se estipula por omisión el valor 2 = NO. Se deberá indicar estos datos

directamente en el DIMM. • Asimilados a salarios (fracción I del Art. 110 de la LISR). Se estipula por omisión el valor 2 = NO. • Pagos del Patrón efectuados a sus trabajadores (Incluyendo fracción I del Art. 110 de la LISR). Se

estipula por omisión el valor 1 = SI.



8. Consultas

En este menú se pueden consultar los datos que han sido capturados en el sistema. Al ingresar a cada uno de los diferentes módulos de captura: trabajadores, percepciones y deducciones, departamentos, puestos, tablas del sistema, calendarios, tipos de faltas, movimientos a la nómina, etc, se podrá consultar la información registrada. 8.1 Consulta de nómina

Ruta de Acceso: Archivos / Trabajadores / Consulta de Nómina.

En este módulo se podrán consultar los montos de percepciones y deducciones por trabajador, así como el neto a pagar a cada uno en la nómina en que se esta consultando. Además, se podrán dar de alta movimientos a los trabajadores al igual que en el catálogo de trabajadores mediante el icono de acceso rápido.


139

Figura 8.1-1 Consulta de Nóminas.

Muestra los totales de

Per. / Ded. Y el Neto a

pagar Desde está consulta se

pueden generar

movimientos

8.2 Consulta de recibos de nómina

Ruta de Acceso: Consultas / Recibos o con el icono .

Figura 8.2-1 Consulta de Recibo.

a

b

c

d e

f

g

h


Se utiliza para poder consultar y corroborar que los movimientos que se hayan registrado a cada uno de los trabajadores se hayan realizado correctamente.

l, al siguiente ó al anterior. b) Buscar un trabajador por clave.

d) Muestra el recibo del trabajador seleccionado.

f) iduales del trabajador desde donde se pueden modificar, a movimientos.

h) Muestran el desglose del cálculo de ISR, IMSS y SDI.

8.3 Consulta de movimientos a la nómina

Ruta de Acceso: Archivos / Movimientos a la nómina o con el icono

a) Se desplaza del trabajador actua

c) Muestra los datos del trabajador.

e) Consulta los acumulados del trabajador. Consulta de los movimientos indivagregar y dar de baj

g) Imprime el Recibo.

. Se utiliza esta opción para consultar y modificar los movimientos que se registraron en el período de nómina correspondiente. En esta pantalla aparecerá la clave y nombre del trabajador, así como los datos de la percepción y/o deducción que se haya registrado y la forma de aplicación. A continuación se presenta la ventana que aparecerá al realizar esta consulta:

8.4


Figura 8.3-1 Consulta de Movimientos. a la Nómina.

Desde esta consulta se puede agregar, modificar y dar de baja movimientos individuales a los

tr ajadores ab

Consulta de faltas

Ruta de Acceso: Consultas / Faltas o con el icono . Desde opción de pueden consultar y modificar las faltas que se hayan registrado a los trabajadores. ésta

Se despliega en pantalla el detalle del tipo de falta, la fecha de aplicación y los días de faltas.

Desde la consulta puede cambiarse de

Trabajador: siguiente, anterior

o por clave.

Figura 8.4-1 Consulta de Movimientos de faltas.

140



Figura 8.5-1 Consulta de Vacaciones.

Datos del trabajador

en cuanto a la

antigüedad cumplida en la nómina

actual

En la columna Status, se

puede identif ar si el trabaj dor ya

goz sus vaca s o

las tiene progr

8.5 Consulta de Vacaciones

Ruta de Acceso: Consultas / Vacaciones o con el icono

8.5 Consulta de Vacaciones

Ruta de Acceso: Consultas / Vacaciones o con el icono

icaó

cione

amadas amadas

.

cada trabajador. así como las vacaciones que se programaron y la fecha en que se disfrutarán las mismas.

8.6

En está consulta se puede verificar que los datos capturados en el módulo de vacaciones estén correctos. La consulta puede mostrar las vacaciones disfrutadas por

Acumulados del trabajador

Ruta de Acceso: Consultas / Acumulados del trabajador o con el icono . Los acumulados del trabajador son todos aquellos montos de Percepciones y Deducciones que se han pagado y retenido en los diferentes periodos de nóminas. Lo que se paga o descuenta a un trabajador en una nómina Actual no se conoce como “acumulado”, y únicamente se considera como acumulado hasta el

omento en que sm e genera el siguiente periodo de nómina; mientras tanto se consideran como montos de

e la manera en que se presentan los acumulados de los trabajadores,

la primer nómina, las Percepciones y Deducciones siguientes:, considerando Días

Ayuda para Transporte 194.41

ro

Neto a pagar $ 2,104.24

la nómina actual.

ara entender más claramentPtenemos el ejemplo siguiente:

n trabajador tiene, en Ude Pago como 15.2083. Sueldo $ 1,944.06

Crédito al Salario -19.71 IMSS 53.94

Fondo de Ahor 252.73

141


En la consulta de acumulados aparecerán los montos, como se muestra en la siguiente figura:


Figura 8.6-1 Acumulados del trabajador.

Figura 8.6-2 Desglose de Acumulados

Columna Descripción Descripción Indica el nombre del concepto acumulado. Acum. actual El acumulado actual se forma por los montos del mes actual. Acum. anterior El acumulado anterior se forma por los montos del mes anterior. Acum. anual El acumulado anual se forma por la suma de los montos de todo el año .

Los montos “Sin incluir esta nómina” son las cantidades de la nómina(s) anterior(es) del mes (en el ejemplo no se tiene ninguna cantidad ya que es la primer nómina que se le paga al trabajador). Estos campos que se pueden capturar, y únicamente se recomienda capturarlos en caso de que sea la primera vez que se vaya a trabajar con el sistema y ya se tengan nóminas pagadas.

Si se accede al detalle del acumulado, es necesario ubicarse en el acumulado y oprimir la tecla Enter ó haciendo doble clic para que se presente el detalle del acumulado.

142



Como se puede observar, los montos de la nómina actual no se pueden modificar debido a que son movimientos de la nómina que pueden variar y re-calcularse automáticamente al cambiar la configuración de la nómina.

143

Figura 8.6-3 Ejemplo de consulta de acumulados del trabajador.

Continuando con el ejemplo, supongamos que en la segunda nómina se pagan al trabajador los siguientes montos:

Sueldos y Salarios $ 12,366.18 Vales para restaurante 989.19 Vales de gasolina 618.31 ISR $2,194.69 IMSS 420.67

Al consultar los acumulados del trabajador podremos observar los datos como se muestran en la siguiente figura.

Neto a Pagar $ 9,750.82

Nota: Los montos de los acumulados se formarán de acuerdo a los períodos de tiempo definidos en los calendarios.


8.7 Histórico de Salarios

Ruta de Acceso: Consultas / Histórico de Salarios o con el icono . Desde ésta consulta se pueden verificar los movimientos de altas, bajas, modificaciones de salarios y reingresos, que han tenido los trabajadores a la fecha en que se realice la consulta. Además, se pueden agregar, modificar y eliminar movimientos, sin que tener afectaciones en el Catálogo de Trabajadores.

Importante: Los movimientos de Incrementos de salario generados debido a que el Trabajador cumple antigüedad en la empresa No se incluyen en ésta consulta, más si son considerados para el cálculo y reporte de los movimientos afiliatorios al IMSS.

Figura 8.7-1 Consulta Histórico de Salarios.




145

Figura 8.8-2 Captura de Bases fiscales por Percepciones.

Figura 8.8-1 Consulta de Percepciones por Base fiscal.

8.8 Percepciones por base fiscal

Esta consulta muestra información de las Bases Fiscales de cada una de las Percepciones, así como los montos que se han acumulado en el periodo actual y anual. Esta consulta permite verificar y modificar la base fiscal de manera rápida, sin necesidad de acceder al detalle de cada una, teniendo la posibilidad de modificar su forma de aplicación y la formula asignada. Es importante recordar que existen 9 tipos de Bases Fiscales que podrán ser definirse para Percepciones.

Para modificar las fórmulas sobre las cuales se aplicarán las bases fiscales, o los montos acumulados de cada una de ellas, es necesario ubicarse en la Percepción y oprimir la tecla ENTER o con el icono de Modificar. Al editar esta consulta, se presenta la siguiente ventana:



Dicha consulta se puede modificar, filtrar, exportar a una hoja de cálculo mediante el copiado especial, preparar la información para publicar mediante Infoweb en Internet, y exportar a Palm. 8.9 Acumulados por Per/Ded

En esta consulta se presentan los acumulados de percepciones y deducciones por trabajador, para verificar que sean los correctos. Es importante que el calendario Mensual esté configurado correctamente de acuerdo a los periodos de nominas, para que los acumulados se generen correctamente. Dicha consulta se puede modificar, filtrar, exportar a una hoja de Excel mediante el copiado especial , preparar la información para publicarse en Internet mediante Infoweb y exportarla a Palm.

146

Figura 8.9-1. Consulta de Acumulados por Per/Ded.

• Acum. Anterior: Acumula el monto del mes anterior

• Acum. Actual: Acumula sólo el monto de la percepción o deducción del periodo actual, incluyendo nóminas del mismo mes.

• Acum. Anual: Acumula el monto de las nominas de todo el año.



Figura 8.10-1. Desglose de Percepción/Deducción.

Figura 8.11-1 Acumulados de la empresa.

8.10 Desglose de Per/Ded

Esta consulta presenta el monto de las percepciones y deducciones de los movimientos del trabajador de la nomina actual, así como los acumulados del mes anterior y el acumulado anual. Ésta opción resulta de gran utilidad para consultar a detalle el cálculo de ISR e IMSS e imprimir un reporte con dicho desglose.

8.11 Acumulados de la empresa

Ésta consulta resulta de gran utilidad para los Contadores al realizar comparaciones entre los cálculos del sistema y los cálculos manuales, a fin de corroborar el cálculo paso a paso.

Esta consulta presenta los montos de los ingresos gravables de la empresa, los cuales van servir para determinar el pago de Impuestos que corresponden a la empresa por conceptos de: 2% Impuesto sobre nominas (dependiendo la entidad federativa), Pagos provisionales de ISR, entre otros. Es importante que se ejecute esta consulta a partir de la primer nómina del siguiente mes, para que se incluyan los montos acumulados correspondientes.

Acumulado Anual y Mens/Bim/Trim/Sem: Muestra el acumulado del monto del ISR y la base gravable del Impuesto de 2% sobre Nominas de varios periodos.

147



Figura 8.12-1 Consultas predefinidas.

Figura 8.12-2 Agregar una nueva consulta personalizada.

8.12 Personalización de consultas

Este módulo permite al usuario, diseñar consultas personalizadas con los diferentes tipos de archivos, de una manera fácil, sencilla, y rápida.

Al crear una nueva consulta se muestra una ventana como la siguiente:

Al entrar en éste modulo se muestran las consultas predefinidas, mismas que se pueden modificar, agregar, eliminar, imprimir, ejecutar el copiado especial y exportarlas a una hoja de cálculo.


El procedimiento para agregar una Consulta personalizada es: 1. Elegir el archivo del cual se utilizará la información que se desea personalizar. Todas las consultas

deben tener especificada un Archivo fuente de donde se obtendrá la información. 2. Seleccionar los campos de cada una de los Catálogos e ir agregándolos en la parte inferior, un campo

por cada celda.


3. Definir las propiedades de cada columna de la consulta, especificando el Título, el formato, la alineación y si se desea mostrar o no los totales en caso de tratarse de un campo numérico. Para asignar un formato predefinido a los campos numéricos puede utilizarse el icono: , o para los campos de tipo fecha mediante el icono: .

Mediante los iconos de la barra de herramientas auxiliar, que aparece en la parte central de la pantalla, se puede asignar la alineación de cada columna: Alineación a la izquierda. Alineación al centro. Alineación a la derecha.

4. En caso de desear mostrar los totales para las columnas con campos numéricos se deberá agregar en

el renglón Totalizar el símbolo de sumatoria mediante el icono: . 5. Es importante indicar que se pueden agregar y configurar campos calculados que resulten de realizar

alguna operación con los campos predefinidos de los diferentes catálogos, para ello se puede el usuario se puede auxiliar del icono: .

6. Para visualizar los resultados tal cual como aparecerán en la consulta se puede oprimir el icono: . 7. En caso de ser necesario, se pueden predefinir Filtros los cuales permitirán seleccionar sólo aquella

información que el usuario desee consultar, mediante el icono: .

Es posible predeterminar dicho filtro mediante el icono: , el cual aparecerá como “oprimido” en caso de desear aplicarlo automáticamente al abrir la consulta, o “desoprimido” para presentar la opción a que el usuario seleccione los filtros a aplicar en la consulta.

Figura 8.12-3 Consulta definida por el usuario.

8. Por último se deberá grabar la consulta mediante el icono asignando el nombre con que el usuario identificará la consulta personalizada.

La consulta será agregada a la lista de las consultas predefinidas identificándose como: De usuario.

149


8.13 Copiado especial

Ruta de acceso: Cualquier consulta en la barra de herramientas mediante el icono


Figura 8.13-1. Selección del pegado especial con vínculos.

Figura 8.13-2. Actualización “manual” de los vínculos con la consulta de Aspel-NOI.

.

/ Pegado especial, y seleccionar la opción Mantener vínculos como se muestra en al siguiente gura:

.

nú Edición / Vínculos y dar clic en el botón actualizar Ahora como se muestra en la iguiente figura:

Dentro de cualquier consulta del sistema Aspel, incluyendo las consultas personalizadas, en la barra de herramientas se encuentra un botón para realizar el Copiado especial. Mediante esta opción es posible exportar la información a una hoja de cálculo y mantenerla actualizada en todo momento mediante el vínculo de datos. Para ello se debe acceder a la consulta que se desea exportar y dar un clic en el icono “Copiado especial”. Posteriormente acceder a la aplicación, por ejemplo Microsoft Excel ®, e ir al menú Edición fi

Si se seleccionó la opción “Pegar vínculos” existirá la posibilidad para mantener actualizada la información en la hoja de cálculo en caso de que la misma haya cambiado desde Aspel-NOI. Al abrir nuevamente el archivo y detectar que hay vínculos, Microsoft Excel ® enviará un mensaje indicando si se desea actualizar la información. En caso de no hacerlo mediante ésta opción se podrá actualizar accediendo desde la hoja de cálculo al mes

150


8.14 Publicación de información mediante Infoweb

Infoweb es un nuevo servicio de los sistemas Aspel, el cual tiene como objetivo el poder compartir información de cualquier tipo, por medio de un sitio en Internet que permitirá a los usuarios tener un canal de comunicación y acceso a la información en cualquier momento, bajo un esquema de seguridad totalmente confiable y de bajo costo. Los beneficios de Infoweb son en sobremanera importantes para las organizaciones de hoy en día pues su operación es totalmente fácil, segura y económica.

Infoweb consiste en poder publicar información a Internet por medio de los sistemas Aspel, el tipo de información que se puede publicar a Infoweb es: cualquier consulta de los Sistema Aspel (liberados a partir de Aspel-NOI 4.0) ya sea estándar o personalizada, así como cualquier tipo de archivo, como por ejemplo: respaldos de los sistemas, hojas de cálculo, archivos de texto, documentos portables, presentaciones, imágenes, archivos zip, etc.


Regístrate

Figura 8.14.1-1 . Acceso a registro desde aspel.com

Requisitos Para poder empezar a trabajar con Infoweb es necesario contar con lo siguiente:

• Contar con un sistema Aspel NOI 4.0 o una versión liberada posterior a esta. • Registrase en el portal de Aspel, en www.aspel.com.mx • Contratar y pagar el servicio de Infoweb.

8.14.1 Contratación del servicio

Al acceder al sitio aspel.com lo primero que se debe hacer es registrase solicitando una cuenta de usuario. El procedimiento se menciona a continuación:

Registro

1. Estando en el portal de aspel.com, se debe pulsar clic en Regístrate.

151


2. Posteriormente se deberá llenar correctamente el formulario de registro.

Nota: Es importante que el nombre de usuario que se registre en el portal sea un nombre que haga referencia a la razón social de la empresa o persona física ya que este será parte del nombre del dominio al teclear el URL en el navegador de Internet.

3. En la siguiente pantalla se deberá indicar cuales son los datos de la dirección de envío de la facturación, en caso de que se tenga una dirección distinta, para la recepción de las facturas.

4. Después de completar el registro presentará la liga con la cual se podrá acceder al escritorio de servicios, o podrá hacerlo identificándose desde la opción Mi cuenta.

Contratación

1. Una vez que se acceda al Escritorio del Usuario, se deberá realizar la contratación de Infoweb, dando clic en el link Infoweb, para posteriormente realizar todo el tramite de contratación incluyendo el pago de dicho servicio dando comienzo desde el link que a continuación se indica.

Figura 8.14.2-1 . Escritorio del Usuario.

Acceso a Infoweb

Contratación de Infoweb

2. Al Iniciar la contratación de Infoweb se tendrá la guía de un asistente el cual nos llevara paso a paso durante todo el proceso.

3. Se deberá indicar el tiempo que se desea contratar del servicio Infoweb, así como la cantidad de

espacio adicional (de 20 MB) que sea necesario para la organización (Por default se asigna un espacio de 20 MB). Los plazos de alojamiento pueden ser de las siguientes modalidades: a) 3 Meses.

b) 6 Meses. c) 1 Año.



Figura 8.14.2-2. Paso 1 Selección de Tiempo y espacio de hospedaje.

4. Se indica de manera conjunta el total a pagar por concepto de Infoweb, así como de espacio adicional, el cual podrá ser modificado dando clic en Regresar o pudiendo abortar el proceso dando clic en Cancelar.

5. Leer el contrato y en caso de estar de acuerdo se solicitará firmar electrónicamente, siendo ésta firma, el usuario y contraseña de aspel.com indicadas en el proceso de Registro.

6. Corroborar los datos de facturación , donde se mostrara el monto para realizar el pago.

7. Muestra una ventana donde se indica que el pedido fue procesado correctamente, dando paso a la opción de realizar el pago accediendo desde “Pago de servicios”.

1. Acceder a Archivos / Infoweb / Configuración de mis Sitios.

8. Una vez confirmado el pedido se deberá elegir la forma de pago:

8.14.2 Creación y configuración de un sitio de Infoweb

Para crear el sitio de Infoweb y proceder a su configuración desde Aspel-NOI deberá realizar lo siguiente:


153



Figura 8.14.3-1. Pantalla de un espacio de Hospedaje cuando ya se tiene un registro para Infoweb.

Figura 8.14.3-2 . Pantalla de Agregar un Espacio de Hospedaje Cuando ya se tiene un usuario registrado en Infoweb.

2. Configurar el sitio web, contando con la posibilidad de realizar un nuevo registro o asociar a un registro previo en Infoweb (Realizado en al sección anterior). Para el ejemplo se elige la segunda opción, usuario previamente registrado.

154


3. Se indica el nombre de usuario de Infoweb y a continuación el asistente solicitara que se indique

el correo electrónico del administrador y uno adicional (opcional) donde llegaran los informes de registro de Infoweb, así como de las trasmisiones realizadas por el sistema.

4. Posteriormente también se deberá indicar el usuario del espacio de Infoweb, el cual es distinto al usuario registrado en la pagina de aspel.com.

Figura 8.14.3-3 Pantalla donde se indica el la configuración para Infoweb.


Figura 8.14.3-4 . Registro y generación del usuario Administrador de Infoweb.

5. Al dar clic en Usuario, el asistente solicitará los datos del usuario de Infoweb, el cual será el administrador del dominio generado para Infoweb.

155


NOTA: Hasta este momento se tienen dados de alta dos usuarios:


Figura 8.14.3-5. Indicador del URL del espacio registrado de Infoweb .

• Usuario de aspel.com, el cual se dio de alta desde el portal de aspel.com y fue quien contrató el servicio de Infoweb.

También se podrá ver una pantalla denominada “Espacios de Hospedaje”, donde se observará que ya ha sido agregado el espacio para hospedaje de la información, el cual está preparado para poder hacer uso del mismo desde Aspel NOI. En esta parte del sistema se podrán agregar mas espacios de hospedaje, así como manipular la configuración de trabajo en Infoweb, que incluye:

• Usuario de Infoweb, el cual será el administrador del sitio y este fue generado desde el sistema Aspel.

6. Al completar la información solicitada de forma correcta, el sistema mostrara una pantalla la cual

indicara el URL (Uniform Resource Locator), que es el link que indica la dirección donde se encontrará el sitio Infoweb.

7. Al cerrar esta pantalla el sistema mostrará un mensaje como el siguiente donde indica cual es la carpeta que estará como predeterminada al momento de empezar a trasmitir información a Infoweb.

Figura 8.14.3-6 . Mensaje indicador del directorio predeterminado.

156



• Espacios de hospedaje.

1. / Agregar espacio y/ o con el Icon

• La administración de los directorios. • Programación de tareas. • Preparación de otros archivos. • El acceso al sitio de Infoweb. • Configuración de los servidores Proxy.

Creación de más espacios de Hospedaje. Si se tienen contratados más espacios de Hospedaje para Infoweb, se podrán también dar de alta en el sistema Aspel de la siguiente manera:

Ruta de Acceso: Espacios o

157

Figura 8.14.3-8 . Espacios de Hospedaje para Infoweb.

Espacio Predeterminado

, repitiéndose el proceso previamente ya explicado.

2.

siendo el predeterminado, aquel cuyo icono este marcado, como se muestra a continuación:

s directorios para lasificar de manera ordenada la información que se trasmitirá al espacio de hospedaje.

Figura 8.14.3-7. Configuración del espacio de Hospedaje en Infoweb.

Al dar de alta mas de un espacio de Hospedaje se tendrá que indicar cual será el predeterminado para estar subiendo información,

Configuración de Directorios

or cada espacio contratado de Infoweb, se tendrán que configurar si así se desea, loPc


1. Ruta de Acceso: Seleccionar el espacio de Infoweb / Herramientas / Administración de Carpetas

y/o con el Icono .

2. El sistema nos presentará un árbol de directorios por defecto, pero a éstos se les podrá cambiar el nombre, borrarlos o añadir nuevos directorios, para poder tener mayor orden dentro de Infoweb.

3. Para añadir una nueva carpeta se deberá situar dentro del espacio de hospedaje o en la carpeta

donde se desee crear, dando clic en el icono y asignarle el nombre.

4. Para editar una carpeta se deberá seleccionarla y dar clic en el icono , permitiendo cambiar el nombre de la misma.

5. Para poder eliminar una carpeta solo es necesario seleccionarla y dar clic en el icono .

Figura 8.14.3-9. Administrador de carpetas de Infoweb.



8.14.3 Publicación de consultas e información mediante Infoweb y configuración del sitio

1. Preparación y transmisión de Información a Infoweb.

Una vez que se ha configurado el administrador de carpetas el cual se encargara de suministrar los directorios a Infoweb, se podrá empezar a subir información a Internet. Anteriormente se comentó que se podía subir información de dos tipos: a) Las consultas del sistema Aspel y b) Archivos de cualquier tipo.

a) Consultas del Sistema Aspel. Al acceder a cualquier consulta y/o catálogo ya sea las que tiene el sistema por defecto o las

personalizadas por el usuario, se deberá dar clic en el icono Preparar Información para Internet


Figura 8.14.4-1 . Preparación de la información para Infoweb.

Nombre de la consulta

Comentario.

Espacio de Hospedaje.

Fecha Sugerida de trasmisión.

Carpeta destino

Figura 8.14.4-2 . Administrador de Publicaciones en Internet.

, el cual mostrará un cuadro de diálogo donde se solicitará información, para poder enviar la información.

a, elimina o añaden nuevas, durante el proceso de la sincronización e incluirán en el sitio dichas carpetas.

to la transmisión de la información, mandando un mensaje donde se indicar+a la

Al dar aceptar el sistema mostrará una ventana indicando que ya proceso la información y está lista para poderse subir a Internet. De manera automática el sistema mostrara una nueva ventana como la siguiente, donde indicara que esta sincronizando las carpeteas para Infoweb, esto es, si de las carpetas que el sistema genera por defecto, se cambis En caso de existir algún problema durante este proceso el sistema indicará oportunamente que no se ha logrado realizar con exiscausa del posible fallo.

e podrá generar la transmisión cuantas veces sea necesario mediante el icono S , el cual se encargará e g r ión a Internet. d ene ar la transmisión de la informac

159


b) Preparación de otros archivos.

El sistema tiene también la capacidad de poder trasmitir información de otros archivos como hojas de

Espacio de Infoweb / Herramientas / Preparar otros

cálculo, documentos de texto, documentos portables, imágenes, etc. mediante la siguiente opción.

uta de Acceso: Archivos / Infoweb / Seleccionar elR

Archivos y / o con el icono . Así como las consultas y/o catálogos del sistema Aspel, el proceso es el mismo a excepción de que aquí el istema solicitarafoweb.

nar el Espacio de Hospedaje y dar clic en: Herramientas / Ir al sitio web y/o con el Icono

s que se indique la ruta donde se encuentra ubicado el archivo que se desea subir a In

Figura 8.14.4-3. Preparación de otros archivos para Internet.

2. Acceso al Sitio de Infoweb. Una vez que ya se ha realizado la transmisión de la información se podrá consultar cuando se desee, escribiendo la ruta del URL en el navegador o desde Aspel NOI mediante la siguiente forma: Se deberá seleccio


Figura 8.14.4-4. Ventana de Internet para acceder al sitio de Infoweb.

. Esto abrirá de manera automática el navegador de Internet que se tenga predeterminado, mostrando l sitio de Infoweb.

e

160



161

Figura 8.14.4-5. Sitio Infoweb (partes principales que lo integran).

Administrador del sitio, (Sólo disponiblepara el usuario administrador).Consulta por mes

Directorios de clasificación de información.

Información Publicada.

el que ene todos los privilegios para poder configurar el sitio o cualquier otro que se haya dado de alta.

ir n logotipo en formato .gif o .jpg, siendo éstos los formatos estándares para la navegación en Internet.

formados a manera de un Explorador de indows ®, lo que permite la fácil navegación dentro del sitio.

continuación se presenta un sitio de Infoweb:

unciones del administrador:

1) Dar de alta nuevos usuarios. suarios.

sitio. sitio.

6) Borrar Información.

Una vez que se ha abierto el sitio, en esta ventana se le solicitará un Usuario y Contraseña; aquí es donde se escribirá el usuario que se dio de alta como Administrador del espacio de Infoweb, siendo ésteti El sitio de Infoweb presentara una apariencia agradable diseñada en formato HTML (Hyper Text Marketing Languaje), la cual se podrá personalizar directamente desde el sitio, teniendo varias plantillas para poder elegir, la que más se adapte a las necesidades y/o imagen de la empresa, adicionalmente se podrá incluu Los sitios de Infoweb están diseñados para que de una manera intuitiva se pueda navegar a través de ellos sin necesidad de ser un usuario muy experto. Estos están conW A

F

2) Asignar permisos a los u3) Configuración del sitio. 4) Personalizar la apariencia del5) Asignar un logotipo al



Figura 8.14.4-6. Hipervínculo para acceder a administrar el sitio.

Administración del sitio

Administrador de usuarios

Figura 8.14.4.-7 .Administrador del sitio.

3. Alta de nuevos usuarios.

ministrador dando clic en Administración del sitio, se podrán configurar las opciones antes mencionadas.

llenar la información necesaria para poder dar de alta n nuevo usuario. Se solicitarán datos tales como:

• Nombre de usuario

foweb.

• Correo electrónico.

a ventana para el alta de un usuario es la que se muestra a continuación:

Entrando con un usuario con permisos de ad

Se podrá dar clic en agregar, donde se procederá a u

• Usuario de In• Contraseña

L

162



Figura 8.14.4-8.

Alta y configuración de un usuario de Infoweb.

io se solicitará la asignación de los de datos correspondientes a los perfiles permisos que se le asignen.

podrá consultar información, y el permiso de ublicar información en Internet desde el sistema Aspel.

4. Configuración del sitio de Infoweb.

n píxeles y también indicarle cuántos son los registros que se necesita que parezcan en

Asignación de permisos Además de los datos del usuaro La sección de los perfiles maneja una opción llamada usuario administrador, la cual activara los permisos para acceso total, incluyendo administración y configuración del sitio de Infoweb, de lo contrario se tendrá que seleccionar aquellas partes a las que se concederá el acceso al usuario en cuestión, como son: carpetas a las que tendrá acceso, sistemas de los quep

En esta ventana se podrá consultar una estadística de cuanto es el espacio ocupado y disponible del sitio, se podrá asignar un logotipo, permitiendo indicar el tamaño de como aparecerá en la pagina, determinando dicho tamaño ea una sola pagina.

Figura 8.14.4-9 . Configuración del sitio de Infoweb.

163



Figura 8.14.4-10. Cambio de apariencia del sitio de Infoweb.

Selección del



Figura 8.14.4-10. Cambio de apariencia del sitio de Infoweb.

Selección delestilo y color.

Figura 8.14.4-10 . Panel de control de una consulta de Infoweb.

ambio de Apariencia

sitio de Infoweb, teniendo la opción de poder elegir entre 3 diferentes estilos y 10 colores por cada estilo.

onsulta de Información en Infoweb

/o sistema Aspel que los publicó. Para poder consultarlos sólo se deberá dar clic sobre cualquiera de ellos. NOTA: Si el usuario no tiene acceso a determinadas carpetas al pasar el puntero sobre las carpetas no se

ostrará el puntero correspondiente para acceder.

primir la información, así como avanzar de página en página, si es que se tiene más de una para consultar.

n caso de que se trate de archivos de otro tipo se podrán descargar para su consulta o almacenamiento.

ltas una opción de poder eleccionar aquellas consultas que se vayan a eliminar por medio de un check.

C En esta ventana se podrá seleccionar la apariencia que se le dará al

C Una vez que ya se tiene personalizado y bien configurado el sitio de Infoweb se podrá consultar la información que ya se debió subir desde el sistema Aspel. Bastará con entrar al sitio seleccionar alguna de las carpetas y ver el listado de los archivos y/o consultas que se han publicado, pudiéndolos clasificar por mes de publicación y

m Al final de cada Consulta se mostrará un panel el cual permitirá filtrar, graficar o im

E Borrar Información Sólo el usuario administrador podrá ver dentro de cada página de consus

164


9. Reportes

9.1 Nómina

Ruta de Acceso: Reportes / Nómina o con el icono . Este reporte presenta los montos que se generaron por cada una de las percepciones y deducciones y por cada uno de los trabajadores, indicando el neto que se les debe pagar a cada uno de ellos. Al final del reporte proporciona un resumen con los montos que se deben pagar por el total de los trabajadores de la empresa, con lo cual sabremos el neto que deberá pagar la empresa para el pago de la nómina. También se podrá obtener este reporte por cada uno de los departamentos que tenga la empresa de acuerdo a los filtros que se muestran en la siguiente ventana.

Figura 9.1-1 Filtros al emitir el reporte de nómina.

9.2 Desglose de moneda

Ruta de Acceso: Reportes / Desglose de moneda o con el icono . Este reporte ayuda a conocer el detalle de los billetes y monedas que será necesario utilizar para el pago de los trabajadores, en caso de que se pague en efectivo. Presentar este reporte en las instituciones bancarias agiliza el retiro de efectivo con el número de monedas y billetes de cada denominación necesarias para el pago en efectivo a los trabajadores. Adicionalmente, el reporte permite seleccionar la

rma de pago de los trabajadores que se desean incluir en el reporte. fo 9.3 Movimientos por trabajador

Ruta de Acceso: Reportes / Movimientos por trabajador o con el icono . Con este reporte se puede saber cuáles fueron los movimientos individuales que se le realizaron a cada

no de los trabajadores y los montos a pagar ó deducir por cada uno de los conceptos. u


165


9.4 Por percepción / deducción

Es un reporte interno que presenta los montos que se pagaron o dedujeron en la nómina actual por cada percepción y deducción; con la posibilidad de obtener el desglose de los montos desglosados por trabajador, y los acumulados mensual y anual de dicha percepción o deducción. Al activar detalle de Percepciones/ deducciones se muestra de manera desglosada el monto por cada Trabajador, en caso contrario se muestra un total para todos los trabajadores por cada concepto solicitado.

Figura 9.4-1 Reporte por Per/ded.

9.5 Movimientos por departamento

Este reporte presenta las cantidades pagadas o retenidas en la nómina, consolidados por cada concepto, por cada uno de los Departamentos de la empresa. En el filtro se puede especificar un rango continuo o con intervalos, p.e. 1-5 , o bien, 1,3,5 de Departamentos.

Figura 9.5-1 Movimientos por departamento.



9.6 Destajos

Este reporte presenta los importes de los movimientos a la nómina de las percepciones con tipo Destajo. Se incluye el monto unitario (Fórmula), la cantidad (unidades, por ejemplo 2 horas extras) y monto del movimiento, que corresponde a la multiplicación del monto unitario por la cantidad. Esta información es importante para empresas donde se pagan conceptos como Horas extras dobles o triples, y también como personal docente en escuelas, donde el pago de sueldo es por hora devengada.

Figura 9.6-1 Movimientos cuando aplica Destajo.


167


9.7 Depósitos y aportaciones

Este reporte presenta dos opciones de reportes : Depósitos de pago de nómina y Aportaciones al S.A.R. 9.7.1 Depósitos de pago de nómina

Este reporte indica las cantidades a depositar en cada Banco para el pago de la nómina, incluye los datos de Sucursal, Número de cuenta, y el total a pagar para cada trabajador. El filtro se realiza por Banco operador y forma de Pago: Cheque, Transferencia (predefinidos) y Efectivo.

Figura 9.7.1 -1 Depósitos de nómina.

9.7.2 Aportaciones al Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR.)

Este reporte presenta información para verificar las aportaciones realizadas en el S.A.R e Infonavit, el cual contiene datos del asegurado y los montos por concepto de Retiro, Cesantía y Vejez, además de las aportaciones al Infonavit. (Ver figura 5). Es importante mencionar que el monto a mostrarse en la columna % o C.F. dependerá de la configuración con la cual se generen los movimientos de descuento por Crédito Infonavit. En la columna de Amortización se podrá observar el acumulado de la amortización por Crédito Infonavit.

Figura 9.7.2-1 Aportaciones al SAR.




Figura 9.9-1 Reporte de Horas extras.

Figura 9.8-1 Acumulados p



169

Figura 9.9-1 Reporte de Horas extras.

Figura 9.8-1 Acumulados por Per/Ded.

9.8 Acumulados por Per/Ded

Mediante esta opción se presentan los montos de las Percepciones y Deducciones, con los acumulados de la nómina actual, del Período (mes) y Anual, con opción a filtrar por un Departamento, o clasificación en específico.

9.9 Horas extras

Muestra un listado de todos aquellos Trabajadores a los que se capturaron horas extras, indicando la fecha de inicio y desglosando el número de horas extras por cada día, los límites establecidos para límite de horas por días y días a la semana, y el resultado final de Horas extras dobles y triples que se deberán pagar a cada trabajador.

169


9.10 Faltas

Ruta de Acceso: Reportes / Faltas / Faltas ó Faltas acumulado.

9.11 Vacaciones

Ruta de Acceso: Reportes / Vacaciones.

9.12 Recibos de nómina

Ruta de Acceso: Reportes / Recibos de Nómina o con el icono

Este reporte proporciona un listado de las faltas que se hayan capturado a los trabajadores durante el periodo de nómina, ya sea de manera desglosada o sencilla. Además desde ésta opción es posible obtener un reporte con las faltas acumuladas en el año.

Este reporte proporciona la información sobre los trabajadores que han disfrutado vacaciones y aquellos que no lo han hecho. Además, nos indica el número de días que han disfrutado y si tienen o no vacaciones programadas para fechas posteriores, así como el número de días de prima vacacional que se han pagado. Resulta importante mencionar que se pueden incluir a los trabajadores que aún no tienen movimientos de vacaciones capturados.

. Por medio de esta opción se pueden obtener los recibos de pago que se deben entregar a los trabajadores, mismos que contienen los datos personales de los trabajadores, los días trabajados, los montos de cada una de las percepciones y deducciones, el neto a pagar y la cantidad de efectivo a entregar al trabajador. Se recomienda verificar el tema Especificar impresora para una correcta impresión de los recibos de

ómina en los sistemas operativos Microsoft® Windows 2000, XP, 2003 ó superior. n 9.13 Credenciales

Ruta de Acceso: Reportes / Credenciales o con el icono . Desde éste reporte se pueden imprimir las credenciales de trabajadores con la funcionalidad de poder modificar el diseño de las misma e incluir un código de barras que puede ser leído por un Lector de Código de barras. En el diseño de la credencial se pueden especificar los datos generales que se desean incluir, si se requiere con reverso, con impresión de contornos, si se desea incluir la foto, especificar una vigencia, e incluso indicar leyendas que puede personalizar el usuario. Además en su emisión se pueden seleccionar diversos filtros como: rango de trabajadores, rango de departamentos –mismos que pueden ser discontinuos-, fecha de alta, clasificación, el status, tipo de empleado, tipo de contrato y turno. Existen

os tamaños predeterminados para la impresión de credenciales: 3.375x2.125 y 2x3 pulgadas. d



9.14 Aniversarios de la empresa

Ruta de Acceso: Reportes / Aniversarios en la empresa. Este reporte emite información de aquellos trabajadores que cumplen años de antigüedad en la empresa en el periodo de la nómina actual, sólo si “caen” dentro del rango de fechas de alta que solicita el reporte. La emisión se hace por medio de un formato llamado “anivers.fto”. Para determinar la fecha, el formato toma en cuenta la Fecha de alta del trabajador comparándola contra la fecha de la nómina actual.

Figura 9.14-1 Filtro en la emisión del Reporte Aniversarios en la empresa.

Figura 9.14-2 Ejemplo de un Reporte de Aniversarios en la empresa.


171



Figura 9.15-1 Recordatorio en la emisión desde un período posterior al que se desea reportar.

Figura 9.15-2 Selección del período a reportar al IMSS.

9.15 IMSS

Ruta de acceso: Fiscales / IMSS / Reportes / IMSS Mediante este reporte se puede generar el reporte de la declaración patronal para el IMSS. En dicho reporte se incluyen todos los trabajadores a excepción de aquellos a los que se otorgó una “licencia”. Se debe generar en la nómina posterior a al período que se desea reportar para incluir los acumulados correctos, y el sistema mostrará una ventana recordándolo:

En la ventana de emisión del reporte se podrán visualizar los siguientes filtros:

Cuando se desea conocer el neto a pagar por la empresa cuando la empresa ya realizó un pago provisional, el sistema solicitará la fecha de pago y el importe de dicho pago.

El reporte basa su cálculo en el Calendario mensual cuando se selecciona como Período a reportar “Mes anterior”, aunque si se requiere generar por otro período se puede realizar eligiendo la opción para “Seleccionar período”.

172


Una vez que se emita el reporte se podrán visualizar los siguientes datos:

• Datos de la empresa: Nombre, domicilio, Registro patronal, Dirección. • Datos para el cálculo: Período que se reporta, año de la fecha del reporte, prima de riesgo. • Datos de cada Trabajador: Número de afiliación, Datos del asegurado, Días de cotización, Salario

diario integrado, faltas, incidencias, ausentismo, tipo de movimiento. • Cálculos: Excedente de 3 SM, Prestaciones en dinero, Gastos médicos para pensionados, Riesgos

de trabajo, invalidez y vida, Guarderías y Prestaciones de Previsión social. Cálculos

• Si ocurrieron diversos movimientos como Alta (A), Modificación de salario (MS) o Baja (B) todos son incluidos dentro del reporte. Los reingresos se consideran como Alta.

• Los días de cotización se calculan en base a los Días del Período, menos las faltas por ausentismo, menos las faltas por incapacidad dependiendo de la rama de la cual se esté realizando el cálculo.

• La liquidación (cuota que debe pagar la empresa además de las retenciones de los Trabajadores) se calcula considerando la suma de todos los porcentajes del patrón (Parámetros de la nómina), se determinan los días de cotización, y se aplican las fórmulas para retener la cuota por cada rubro.

Figura 9.15-3 Recordatorio en la emisión desde un período posterior al que se desea reportar.

Notas:

• Cumple con los requisitos establecidos por el Instituto para la presentación del pago ante el IMSS. • No es posible realizar la selección de algún rango específico de trabajadores. • En la última hoja del reporte se incluyen los totales desglosados por cada rubro.


173


Figura 9.15-4 En la última hoja se presentan los totales “desglosados ”a pagar por la empresa al IMSS.

9.16 Impuesto mensual

Ruta de acceso: Fiscales / Declaración de impuestos / Impuesto mensual. Para la emisión de este reporte se utiliza el formato DecMes.fto, y permite a la empresa conocer los montos de: Ingreso gravable, Ingreso exento, Crédito al salario, el monto del ISR retenido, y el monto del Impuesto sobre la Nómina (ISN). En la ventana de emisión de este reporte se debe elegir el formato.

Figura 9.16-1 Seleccionar el formato DecMes.fto

El formato solicitará la fecha de inicio y fin de la declaración, y sólo corresponden a datos informativos que serán incluidos en la parte superior del reporte.

Figura 9.16-2 Indicar la fecha inicial y final del período de declaración



Figura 9.16-3 Indicar la fecha inicial y final del período de declaración


Figura 9.17-1 Declaración anual de ISR utilizando el formato DcAnual.fto

Notas:

• De acuerdo a la legislación de cada Estado se puede modificar el porcentaje del Impuesto sobre la nómina (ISN) mediante la edición del formato. Únicamente se deberá modificar la línea correspondiente a:

Asigna <112>, @red[<111>*0.02,1]

• El reporte debe emitirse en la última nómina de cada mes, ya que muestra el acumulado actual de cada rubro.

9.17 Impuesto anual

Ruta de acceso: Fiscales / Declaración de Impuestos / Impuesto anual Este reporte se emite utilizando el formato DecAnual.fto el cual permite imprimir de acuerdo a las “caídas” correctas en la forma preimpresa para la declaración anual. Además mediante el formato DcAnual.fto se podrán conocer los montos de: Ingresos gravados y exentos, el Crédito al salario y los Acumulados de ISR de cada Trabajador para obtener los montos para la declaración anual de impuestos.

175


Notas: • El Reporte Fiscales / Cálculo anual de ISR permite conocer los montos provisionales de un cálculo

anual de ISR considerando que el cálculo se realizará en la nómina en que se emite, y que puede ser de gran ayuda para detectar retenciones incorrectas.

• Debe generarse en la última nómina del año para incluir los acumulados correspondientes a todas las nóminas del año.

Ruta de acceso: Fiscales / IMSS / Reportes / Cuotas obrero patronales o mediante el icono

9.18 Cuotas Obrero-Patronales


Figura 9.18-1 Filtros para la emisión de reporte Cuotas Obrero-Patronales

Figura 9.18-2 Desglose de los cálculos por cada rama de la retención IMSS.

.

o discontinuos para rangos de abajadores y Departamentos, como se muestra en la siguiente figura.

Este reporte permite conocer los montos determinados por las cuotas Obrero-Patronales desglosados por cada rama de la retención IMSS. Para la emisión de este reporte se debe seleccionar el archivo cuotas.fto. En la emisión de dicho reporte es posible aplicar filtros continuostr

176



Figura 9.18-3 Hoja de totales por cada rama de la retención IMSS en la última hoja.

Notas:

• mina actual, mismo que se puede consulta de manera detallada mediante la edición del formato.

9.19

Ruta de Acceso: Reportes / Consolidado de empresas.

o (formato), y no se debe agregar ninguna línea para que pueda ser usado en el consolidado de empresas.

• El reporte debe emitirse en cada nómina. El reporte sólo incluye los montos calculados por la nó

Consolidado de empresas

Esta opción permite Consolidar información de las empresas mediante reportes fto, debiendo los reportes tener la misma estructura en el diseño del format

Figura 9.19-1 Consolidado de empresas.

177


P


Figura 9.19-3 Formato a consolidar.

ara generar un reporte consolidado debe seguir los siguientes pasos:

1. sea

quitar o agregar nuevamente simplemente se debe dar un clic en “Agregar o quitar empresa”.

2.

ulse F2 para indicar la ruta del formato deseado. En el ejemplo se utilizara el archivo “Lista.FTO”.

3.

ga el formato (Impresora, Pantalla ó Disco), será la manera en la que se mostrará el consolidado.

Del listado de Empresas se debe seleccionar cada empresa y definir la ruta de trabajo y el período a consolidar, el sistema marcara con un * la empresa que ya se encuentre seleccionada, y si de

Figura 9.19-2 Seleccionar empresa.

Se debe especificar el nombre del formato a consolidar, si este se encuentra dentro del directorio de trabajo de la empresa donde se esté generando la consolidación solo se captura el nombre del formato, si se encuentra en una ruta diferente p

Por ultimo solo se debe pulsar “Aceptar” y el sistema generará el consolidado de la información de las empresas seleccionadas y dependiendo del tipo de salida que ten

178



179

Figura 9.19-4 Reporte consolidado de Lista de raya.


9.20 Formatos

9.20.1 Lista de raya

Ruta de Acceso: Reportes / Formatos / Lista de raya o con el icono . Este reporte nos proporciona la Lista de Raya de los trabajadores, para aquellas empresas que requieren cumplir con esta obligación, cuenta con todos los requisitos que establece la Ley del IMSS, referente a la emisión. Para emitir este reporte es necesario utilizar el formato Lista.fto ó Lista1.fto

Figura 9.20.1-1 Lista de Raya

9.20.2 Pensiones

Ruta de Acceso: Reportes / Formatos / Pensiones o con el icono . Proporciona el monto de las pensiones que se descuentan a los trabajadores que tengan esta indicación en l Catálogo de Trabajadores activada la opción “Descuenta pensión alimenticia”. e

Para que se genere de manera correcta el reporte se debe especificar por medio de un movimiento a la

ómina de los trabajadores, el porcentaje o monto de las percepciones que se descontará al trabajador. n

Figura 9.20.2-1 Reporte de Pensiones Alimenticias



9.20.3 Trabajador

Ruta de Acceso: Reportes / Formatos / Trabajador. Esta opción se utiliza con la finalidad de apoyarse en los filtros de selección de trabajadores que cumplan con ciertas características. Se podrá emitir cualquier reporte que requiera de un formato para su impresión, con la opción de definir filtros para el Reporte. Se puede utilizar cualquier formato que esté incluido en el sistema, o bien, realizar algún formato personalizado mediante el “Editor de Formatos” y emitirlo desde esta opción. Además, es posible indicar la manera en que se ordenará la información del reporte.

Figura 9.20.3-1 Reporte por formato de Trabajadores.

Figura 9.20.3-2 Filtros avanzados y Ordenamiento.


181


9.20.4 Del usuario

Ruta de Acceso: Reportes / Formatos / Reportes de usuario.


Figura 9.20.4-1 Reportes del Usuario

Ruta de acceso: Módulo: Fiscales / Declaración de Impuestos / Constancia Per/Ded Forma 37

Es conveniente utilizar esta opción cuando se desee emitir un reporte con alguno de los formatos que contiene el sistema o alguno que se haya personalizado o editado. A diferencia de los demás menús para emitir los reportes, en este caso no se podrá definir ningún filtro para el reporte, reconociendo todos los ciclos posibles de definir para un formato fto. Sólo será necesario indicar el nombre del archivo del formato de impresión, s este se encuentra en el directorio de trabajo, o con F2 podrá localizarse la ruta donde se encuentra y posteriormente pulsar el botón Aceptar.

9.21 Forma fiscal 37 Constancia de sueldos y salarios

Es el formato para el llenado de la Forma 37 , la cual se refiere a la Constancia de Sueldos, Salarios, Viáticos, conceptos asimilados y Crédito al Salario. Cabe mencionar que el formato está actualizado para la forma fiscal preimpresa vigente para 2005. En caso de sufrir una modificación deberán ajustarse las “caídas” del formato mediante la edición del archivo forma37.fto. Se recomienda verificar el tema Declaración anual de Sueldos y salarios. Antes de la emisión del formato será necesario realizar la configuración de las variables necesarias para cada rubro, e identificar los montos gravados y exentos de cada una de las percepciones.

182



10. Utilerías

El sistema Aspel-NOI cuenta con diversas utilerías para explotar y obtener un mayor provecho de la información de la nómina.

Ruta de Acceso: Utilerías / Creación del sig. Periodo o con el icono

10.1 Creación del siguiente período

.

Para que los archivos correspondientes sean creados correctamente se debe considerar lo siguiente:

• Catálogo de trabajadores • Tablas del sistema

Cuando se crea un período se muestra un dialogo como el de la Figura 10.1-1:

A través de esta opción se crean los archivos de datos necesarios para procesar la siguiente nómina. Se debe especificar el directorio en donde se generará la nómina e indicar la fecha de la nómina a crear.

a) El subdirectorio que se especifique ya debe existir y debe ser el mismo de la nómina actual. b) La fecha debe ser válida y correspondiente a la fecha del siguiente pago de nómina. c) Si la fecha del período a crear es igual a la de un período ya creado, el sistema despliega un

mensaje indicándolo, y si se acepta su creación se sobrescribe y no se podrá recuperar; por lo que se debe estar seguro de que el período a crear no existe.

Al ejecutar este proceso y si no existen errores, se muestra el porcentaje de avance en la creación de los archivos más importantes, como son:

• Catálogo de percepciones y deducciones

Figura 10.1-1 Creación del siguiente periodo

La fecha se captura con 2 dígitos día, 2 mes y 2 año (DDMMAA)

183


10.2 Control de archivos

Ruta de Acceso: Utilerías / Control de archivos o con el icono


Figura 10.2-1 Control de archivos

.

as opciones con las que cuenta el control de archivos son:

Esta opción permite verificar el estado de los archivos de datos, de manera que se corrobore la integridad de la información cuando se haya presentado alguna interrupción en la energía eléctrica o algún cambio brusco de voltaje, o descuidos voluntarios o involuntarios de los usuarios del sistema. Se debe utilizar cuando el sistema señale alguna anomalía con los datos; así se podrá verificar que los archivos de datos no estén dañados y, si lo están, se presenta la opción a corregir el problema. Además se podrán conocer datos

enerales del archivo seleccionado. g a ventana de Control de Archivos presenta: L

Los archivos de índices, los cuales contienen información para agilizar el acceso a los datos generados, haciendo más rápidos los procesos y búsquedas en dichos archivos. Los archivos de datos contienen la información de todos los movimientos de las nóminas. Si se selecciona un archivo de datos se pueden ejecutar los procesos de Diagnóstico, Recuperación y Creación; si se selecciona un archivo de índice sólo e puede ejecutar la Regeneración. s

L

Esta opción permite verificar los archivos de Datos para conocer el estado en que se encuentran. Al iniciar este proceso, el sistema comprueba registro por registro que la información que contienen los campos sea del tipo especificado (por ejemplo, que en un campo numérico no aparezca una letra o “basura”, que la longitud sea la correcta, etc.). La cifra en registro de control refleja el número de registros que se han almacenado, mientras que el renglón “Calculados”, representa el número de registros que deberían estar grabados en l archivo. e

Es la opción que permite regenerar los índices de los archivos, y debe utilizarse cuando existan problemas de búsquedas de registros específicos, o falta de información en consultas. El objetivo de éste archivo no es la recuperación de información. Después de recuperar un archivo será necesario regenerar el índice del mismo mediante ésta opción.

Se utiliza esta opción cuando no ha sido creado el archivo seleccionado, también es posible crear archivos inexistentes por medio de la “Instalación automática”.

184


Esta función permite recuperar la mayor cantidad de información de los archivos que se encuentren dañados; una vez terminado el proceso el sistema indicará dentro de la ventana de control de archivos el Estado del archivo como recuperado y el total de los registros recuperados y dañados. Esta opción estará disponible únicamente para los archivos de datos.

Esta opción permite realizar una instalación básica, de manera automática y rápida del sistema. Después de haber instalado el sistema aparecerá un mensaje en el cual dice que los archivos de datos no existen para la nóminas indicada y si se desea crearlos, en caso de ser afirmativa se podrá ver la ventana de Instalación Automática, recomendando seleccionar el catálogo estándar de percepciones y deducciones y el archivo estándar de tablas.

Cuando se haya completado la instalación de la base de datos el sistema estará listo para trabajar y no se tendrá que ejecutar la instalación automática a menos que se necesite generar una nueva base de datos.

La versión de Aspel-NOI 4.0 cuenta con “Base de Datos abierta” y el tipo de archivos nativo del sistema es Paradox®. A diferencia de Aspel-SAE, no se puede manejar un tipo diferente en cada archivo, el cambio de tipo de archivos se realiza por todos los archivos de un período de nomina. No se recomienda tener los periodos en formatos diferentes. Al ejecutar este proceso por primera vez se genera el archivo noi150105.01

La conversión genera una copia del archivo de datos seleccionado en el tipo que se especifique, la conversión se puede hacer por archivo.

Permite Salir de la ventana de control de archivos.

10.3

Ruta de Acceso: Procesos / Cierre de Nómina.

tar dentro de las diferentes ventanas de captura de formación, con lo cual no podrá ser modificada.

a opción del sistema despliega el siguiente diálogo:

Cierre de nómina

Esta opción permite proteger la nómina, de tal manera que si se realiza este proceso ya no se podrán realizar cambios o movimientos en ella. Al ingresar a esta opción, el sistema despliega un diálogo en el cual se advierte que la nómina será inhabilitada. Para inhabilitar la nómina se debe teclear la Clave del Administrador dentro del campo “Clave del Administrador”. Para indicar que la nómina se encuentra protegida para cualquier cambio se mostrará un candado en la parte inferior de la ventana general del sistema. Para habilitar la nómina de nuevo, sólo se deberá realizar el mismo proceso. De manera detallada éste proceso inhibe todos los botones de Acepin L

Figura 10.3-1 Cierre de Nómina


185


10.4 Generación y reinstalación de respaldos

El sistema Aspel-NOI 4.0 mediante ésta utilería permite generar respaldos de cada nómina compactados en un solo archivo, así como la restauración de los mismos. 10.4.1 Generación de respaldos

Ruta de Acceso: Utilerías / Respaldo de archivos / Generación del respaldo o con el icono . Esta opción sirve para respaldar o almacenar una copia de los archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete en el drive de la computadora, o al mismo disco duro, en otro directorio. Esta operación permite contar con un “antecedente” de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso de que algún archivo se dañe definitivamente, se pueda restablecer en el directorio de trabajo. Es importante tomar en cuenta que el nombre del respaldo que el sistema sugiere tiene una estructura, la cual indica la fecha del periodo y el número de empresa con la que se genera el respaldo, y no es recomendable cambiar el nombre para identificar el período al que corresponde.

Figura 10.4.1-1 Generación del respaldo.

Se pueden respaldar todos los archivos de un periodo de nómina sólo con hacer clic en , o se pueden seleccionar los archivos a respaldar con y . Además ésta opción permite respaldar las consultas personalizas por los usuarios y al mismo tiempo de generar el respaldo de la información en un sólo archivo.



10.4.2 Reinstalación de respaldos

Ruta de Acceso: Utilerías /Respaldo de archivos /Reinstalación del respaldo o con el icono .


Figura 10.4.2-1 Reinstalación del respaldo.

Con esta opción se podrán reinstalar los respaldos que se hayan generado desde Utilerías / Respaldo de archivo/ Generación del respaldo.

A diferencia de la generación del respaldo, está opción permite reinstalar el respaldo en cualquier nómina, no importando el periodo del respaldo, o si en la ruta existen más de un respaldo. Se debe indicar el directorio donde se encuentra y seleccionar el nombre del respaldo como se observa en la figura anterior, posteriormente sólo se hace clic en , y de está manera se pueden reinstalar todos los respaldos que contenga el directorio. Para salir o cerrar la opción sólo se hace clic en .

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10.5 Traductor de nóminas

Ruta de Acceso: Utilerías /Traductor de Nóminas

Antes de ejecutar el proceso de traducción es muy importante tomar en cuenta lo siguientes puntos:

• El sistema tomara el año del periodo de nómina con el que se haya accedido al sistema.

Aspel-NOI 4.0 incluye un traductor de nóminas para versiones de NOI 6.5 para DOS, 2.x y 3.x para Windows, debido a que en está nueva versión la Base de datos tuvo cambios en la estructura y forma de manejo. En ésta versión no existe el tipo Aspel, siendo la base nativa del sistema: Paradox®.

Figura 10.5-1 Asistente para la Traducción de Nóminas.

• Generar un respaldo de la información de la versión anterior. • El directorio fuente tiene que ser obligadamente diferente al destino. • La traducción de la información se realiza por año.

• Para cambiarse de año tiene que cerrar el periodo actual y acceder al sistema con una fecha del año que se desea traducir.

• Si el directorio destino ya contiene periodos del año a traducir y desea que se remplacen por los de la nueva traducción, es necesario habilitar el check “Sobrescribir periodo(s)”.

• Si no se desea traducir los archivos de puestos ó departamentos es necesario deshabilitar la opción.

Nota: Si se habilita el check de “Copiar Archivos del Sistema” en una traducción, los formatos no se traducen a la versión actual solo se copian al directorio destino. Periodo de Nómina: Se especifica el rango de periodos que se van a traducir. Si al pulsar F2 en estos campo no se visualiza ningún periodo, solo puede deberse a que el directorio fuente es incorrecto ó el año a traducir no es el deseado. Notas del asistente: 188



Encabezado del Reporte

Cuerpo del Reporte Sección de totales

Figura 10.6-1 Estructura de un Reporte.

Importante: La traducción sólo se puede hacer sobre el mismo número de empresa, es decir de la 1 ala 1 y así sucesivamente para las 99 empresas que pueden manejarse el sistema, si se desea traducirinformación de empresas con diferentes números, por ejemplo: la empresa 2 en Aspel-NOI 3.5 ahoraserá la empresa 1 en Aspel-NOI 4.0, antes de ejecutar el proceso de traducción se tienen querenombrar los archivos con el mismo número de empresa que se desee manejar en Aspel-NOI 4.0 enun directorio independiente.

Parámetros de la Empresa: Para traducir los parámetros de la empresa solo debe especificar la ruta donde se encuentra instalado el sistema, ó donde se encuentre ubicado el archivo empresaw.noi

De acuerdo a la flexibilidad se podrían clasificar los formatos como: Internos, los cuales vienen predefinidos en el sistema y NO pueden modificarse, aunque permiten tener gran cantidad de filtros para seleccionar sólo la información requerida y los reportes Externos, ya que son archivos de texto que se pueden editar y que mediante instrucciones de un lenguaje estructurado propio de Aspel se define la información que se desea obtener de la nómina.

10.6 Editor de reportes

El sistema Aspel-NOI cuenta con un Editor de Reportes, cuyo objetivo es permitir diseñar reportes nuevos o modificar los formatos ya existentes de acuerdo a las necesidades de información la empresa.

La estructura principal de un Reporte es :

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Es importante mencionar que el orden en que se establezcan las instrucciones influye directamente en la presentación de los datos. De acuerdo a la estructura de un formato, existe cierta estructura que debe respetarse en los archivos fto.

• Parámetros principales del reporte: Se definen los tipos de letra, líneas por hoja y líneas para partidas.

• Encabezados: Incluye los encabezados del reporte, como líneas de separación, textos de columnas y número de caracteres.

• Cuerpo: Se registran los Ciclos, mismos que permiten “recorrer” registro a registro la información, realizar operaciones y establecer condicionantes, o simplemente instrucciones para imprimir con la estructura adecuada.

• Totales: Se indican datos como Firma y totales de las sumas.


Figura 10.6.2.-1 Selección del archivo fto en al emisión de un Reporte “externo”.

10.6.1 Reportes internos

Los formatos modificables son los archivos con extensión *.FTO que se instalan automáticamente en el directorio DATOS. A diferencia de los formatos internos este tipo de archivos permiten ser modificados por el usuario mediante el editor de formatos, utilizando un intérprete de comandos y campos propio de Aspel, cuya funcionalidad se basa en la programación lineal. Se tienen formatos para cada uno de los módulos del sistema: emisión de Recibos de nómina, Listas de Raya , Declaraciones anuales, entre otros.

Los Reportes internos son aquellos que vienen predeterminados y NO es posible modificarlos mediante el Editor de formatos. Se identifican porque en la emisión de los mismos no se solicita nombre del formato (*.FTO), y sólo se solicitan los filtros. Entre estos formatos se encuentran el Reporte de Nómina , Desglose de moneda, Acumulados, diversos Catálogos: Trabajadores, Percepciones, Departamentos , entre otros. No obstante, existe algún formato similar a cada uno de ellos, que si se pueda modificar mediante la edición del archivo fto que lo genera. 10.6.2 Reportes fto

Ruta de acceso: Archivos / Editor de Formatos / Editor Para la edición de los formatos, se debe seleccionar el archivo a editar.

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10.6.3 Ciclos del sistema

Los ciclos del sistema permiten acceder la información de un determinado módulo, organizada por diferentes rubros. En Aspel-NOI se tienen ciclos para Trabajadores, Percepciones / Deducciones, etc., los cuales se detallan a continuación.

La sintaxis principal es:

PD (Percepciones / Deducciones)

Inicia TB (ciclo) Instrucciones .... Termina TB (ciclo)

TB (Trabajadores) El ciclo de trabajadores es el más importante, ya que permite “recorrer” dicho catálogo desde el registro inicial y hasta el último, ejecutando las instrucciones que se indiquen después del Inicia. Todos los ciclos deben ejecutar primeramente el ciclo de Trabajadores para poder acceder y clasificar al información en los diversos reportes.

Permite leer el archivo de percepciones y deducciones, es en éste ciclo que se pueden realizar validaciones y cálculos para desplegar información, y escribir la clave, descripción y el monto de cada percepción deducción. De igual forma puede utilizarse un ciclo únicamente para percepciones “P” y un ciclo para deducciones “D”, de esta manera es posible optimizar la búsqueda .Dentro de un ciclo NO deben utilizarse las instrucciones Ajusta para especificar posiciones, ya que puede provocarse que se sobrescriba la información.

Escribe 1, <070>, 7, <071>, 25, <072>

SL (Cambios de salarios) Sirve para “recorrer” el archivo que contiene los cambios de Salarios reportados al IMSS de los trabajadores.


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10.6.4 Campos del editor


Figura 10.6.4-1. Lista de los campos del Editor.

Ruta de acceso: Archivos/Edito de formatos/ Lista de campos del Editor

Escribe Comando para imprimir algún dato

Para poder manipular la información que se captura y que se procesa en la nómina e imprimirla mediante reportes del tipo: fto, el sistema incluye una Lista de campos del Editor, la cual muestra el número de variable con el que se debe hacer referencia a algún dato en especifico cuando se edite un formato.

La columna Número muestra el número de campo con el cual se debe hacer referencia desde un archivo fto a algún dato en específico. Por ejemplo: Si se desea imprimir el nombre de la empresa y su dirección en el encabezado de un formato se deberá especificar: Escribe 10, <022> Escribe 10, <023> donde:

10 La posición a partir del margen izquierdo en donde se desea imprimir el dato que se indica

después de la coma.

<022> Hace referencia al nombre de la empresa. <023> Hace referencia a la dirección de la empresa.

La columna Descripción indica el dato que se mostrará al invocar el Número de la variable. El campo longitud indica el tipo de datos que se pueden utilizar, manipular e imprimir con cada una de las variables.

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Resulta de gran utilidad conocer el tipo de dato de cada variable para proceder a “formatear” su presentación en el reporte e incluso realizar operaciones a nivel de formato en el caso específico de las variables numéricas. Los tipos de datos indicados pueden ser: Variables Campos disponibles a utilizar en el formato de tipo cadena. Según mascara Campos de tipo numérico, donde la máscara definida determinará el número de

decimales y unidades a manejar en al precisión del dato guardado en éste tipo de variable.

# Campos de un solo digito, ejemplo: 1= Tipo de cálculo anual, 2= Tipo de cálculo mensual,


Figura 10.6.5-1. Lista de los comandos del Editor.

3= Tipo de cálculo ajustado.

10 Campos de tipo cadena con longitud específica.

Mediante las variables libres numéricas se pueden realizar operaciones aritméticas e incluso lógicas a nivel de formato.

10.6.5 Comandos del editor

La lista de comandos del Editor son funciones predefinidas en el sistema que permiten manipular o realizar alguna operación aritmética o lógica con la Lista de comandos del Editor de formatos. Desde esta opción se puede consultar la sintaxis que se debe respetar para una correcta modificación, edición, diseño o creación de un formato, y en la columna Ejemplo se muestra una aplicación de su uso.

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Figura 10.7-1. Función para especificar la impresora a utilizar desde Aspel-NOI.

10.6.6 Edición de reportes

10.7 Especificar impresora

Desde ésta opción es posible abrir un archivo fto y editarlo mediante la aplicación especificada en la sección Utilerías/ Configuración/Preferencias. Es recomendable que se utilice una aplicación de “bajo nivel” como el Bloc de notas o Editor de DOS, para que el formato sea reconocido e interpretado correctamente por el sistema.

Mediante ésta opción se define en el sistema la Impresora que se utilizará para la emisión de los recibos y los reportes. Se debe seleccionar la impresora desde el listado de impresoras en la parte inferior de esta ventana y dar clic en el botón Predeterminar. Los tipos de letra para Encabezados, letra normal y letra condensada deben definirse únicamente cuando el tipo de letra se haya definido con la función Tipo desde el formato. Aspel-NOI no realiza ninguna administración de las propiedades de las impresora y simplemente permite acceder a las Propiedades asignadas desde Windows.

Es importante mencionar que cuando se utiliza el sistema en un equipo con Microsoft Windows XP o 2000® y se “desfasa” la impresión de los recibos en forma continua se debe acceder a la opción Inicio/Panel de control, y desde ahí ingresar a Impresoras y faxes. Posteriormente seleccionar la impresora utilizada para la impresión de los recibos, dar clic secundario y seleccionar Propiedades, en la pestaña de Opciones avanzadas dar clic en el botón “Valores predeterminados de impresión” y definir el tamaño de papel que se utiliza.

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Figura 10.7-2. Configuración del tamaño de papel en Windows XP® o Windows 2000 ®.

10.8 Aspel-AL Actualización en línea

Ruta de acceso: Ayuda/Servicio de actualización en línea A partir de las siguientes versiones de los sistemas Aspel para Windows®: Aspel-NOI 3.5, Aspel-SAE 3.0, Aspel-COI 4.0, Aspel-BANCO 2.5, Aspel-CAJA 1.0, Aspel-PROD 1.7, y S@e comercio electrónico 1.5 , se incluye como parte de la nueva funcionalidad “ASPEL Actualización en Línea” (ASPEL-AL) el cual permite mediante una conexión a internet actualizar y obtener las últimas mejoras de cada sistema con tan sólo una tecla, sin necesidad de descargar “re-instalables” ni desinstalaciones o instalaciones nuevas. En caso de que el equipo no cuente con una conexión a Internet, en aspel.com se mantendrá el último instalador o re-instalable desde el Centro de descarga. Desde cualquiera de las versiones mencionadas de los sistemas Aspel se debe acceder a la opción Ayuda/Aspel en Internet/Verificación en línea de la última versión, y a partir de las próximas versiones, incluyendo Aspel-NOI 4.0 en la opción Ayuda/Servicio de actualización en línea, y se presentará una imagen como la siguiente: Notas del asistente:

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mailto:S@e


Figura 10.8-1. Servicio de Actualización en línea.

Desde la barra de herramientas de Aspel-AL se pueden realizar las siguientes funciones:

Función Descripción

Agregar un producto (Alt+Ins)

Se utiliza para agregar una versión del sistema que permite la actualización en línea. Se debe especificar la ruta donde se encuentra el archivo con extensión ver.

Eliminar un producto (Alt+Supr)

Su función es eliminar un sistema de la lista disponible para Aspel-AL.

Mediante una conexión a internet busca actualizaciones primeramente de Aspel-AL, y en segundo lugar actualizaciones del sistema seleccionado.

Buscar actualizaciones (F4)

Configuración (F6)

Permite configurar todos los parámetros que intervienen y están relacionados con la operación de Aspel-AL, tales como: conexión a internet mediante un servidor proxy, directorio de versiones, directorio de respaldos, versiones, reinstalaciones de respaldos, entre otros.



Cancelar todo (Alt+C)

Detiene el proceso de actualización que se ejecutó desde la apertura de Aspel-AL.

Ayuda (F1)

Proporciona información sobre la funcionalidad y operación de Aspel-AL.

Salir (Alt+F4)

Cierra la aplicación de Aspel-AL.


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Aspel-NOI 40 Distribuidor Guia Curso Propedeutico

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