Ataque Su Día
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Libros de Gerencia Resumidos
¡Ataque su día! Antes de que este lo ataque a usted
Mark Woods y Trapper Woods
RESUMEN EJECUTIVO
¿Logró dominar a ese león? ¿Salió ileso de ese encuentro con
un toro? ¿Logró esquivar la estampida? ¿Está usted acaso en
un zoológico? ¿En la selva?
No, simplemente está tratando de organizar su día. Pero este
pareciera abalanzarse sobre usted como una bestia salvaje,
que no le permite moverse, pensar y cumplir con sus objeti-
vos personales y laborales.
¡Ataque su día! No deje que este lo ataque a usted. El pre-
sente libro es una guía práctica para aprender a aprovechar el
tiempo y llevar a cabo todos nuestros objetivos.
Lo que importan son las actividades, no el reloj
Ya usted sabe cuál es el problema: Los tiempos han cambiado.
No es que el tiempo en cuanto tal haya cambiado sino que los
tiempos en los que vivimos han cambiando. No es que no ten-
gamos suficiente tiempo. De hecho, tenemos la misma canti-
dad de tiempo que siempre hemos tenido y que siempre
tendremos.
El problema es que tenemos más eventos y actividades que
administrar en la misma cantidad de tiempo. Esto se debe, en
parte, a la tecnología, a la Internet y a las expectativas de hacer
más con menos. Estamos conectados las 24 horas del día, los 7
días de la semana, los 365 días del año y casi no tenemos la
oportunidad de descansar. En cierto sentido, hemos tenido que
comprimir nuestras vidas, pues nos vemos en la necesidad de
embutir cada vez más eventos en la misma cantidad de
minutos al día.
Todo esto ha generado un cambio de paradigma. Antes separá-
bamos nuestra vida personal de nuestro trabajo con una línea
imaginaria. Pero para buena parte de las personas, esto no les
funcionó más, pues significaba poner en oposición estas dos
esferas de la vida, lo que les generaba mucho estrés. Nos
empezamos a sentir culpables independientemente de a qué
lado de la línea estuviéramos.
En cambio, el nuevo paradigma implica que veamos nuestro
trabajo y nuestra vida personal como una sola esfera en la que
están integradas durante las 24 horas del día.
Tal vez esto no le suene sensato. Tal vez le parezca el verda-
dero fin del equilibrio entre trabajo y vida personal. ¿Y es que
acaso lograr un equilibrio entre trabajo y vida personal no
significa repartir el tiempo entre nuestro trabajo y nuestra vida
personal? No, esta es la vieja forma de pensar.
La nueva manera de pensar consiste en lograr un equilibrio
dentro de un mar de cambios; tener la habilidad para adaptar-
nos a los cambios sin perder nuestro camino; significa llevar a
cabo nuestras actividades gracias a nuestra flexibilidad.
El primer paso para crear un verdadero sistema de gestión del
tiempo es reconocer que todos los días recibimos tres regalos:
- Tiempo: sin el cual no podemos ejecutar las actividades.
- Energía: esencial para llevar a cabo las actividades.
- Elección: para determinar qué actividades llevar a cabo.
Si queremos maximizar estos tres regalos diarios, debemos
implementar las siguientes cinco habilidades.
1) Escoger actividades
La primera habilidad para gestionar nuestro tiempo es saber
escoger nuestras actividades. Y esto significa también saber
rechazar actividades. Es decir, saber decir que no.
La mayor parte de las personas creen que saber decir no
significa únicamente decirle no a los demás. Pero lo verdade-
ramente importante es saber decirnos que no a nosotros mis-
mos. Siempre tendemos a aceptar actividades rápidas, diverti-
das, familiares, sencillas y que nos rinden una satisfacción
instantánea.
Cuando escogemos actividades que nos rinden una satisfacción
instantánea (por oposición a actividades que agregan valor),
nuestra productividad se desploma y con esta, por lo general,
nuestra autoestima.
Tomar buenas decisiones, saber qué actividades escoger y qué
rechazar, implica asumir una perspectiva a largo plazo; es
decir, decidir lo que queremos que ocurra en el futuro y luego
especificar las actividades necesarias para que dicho futuro se
haga realidad.
Esto significa crear un claro panorama de los resultados que
queremos obtener con las actividades que decidamos llevar a
cabo. Si llevamos a cabo actividades sin un plan claro en men-
te, no estaremos más que acelerando sobre una carretera
congelada. Estaremos agotando nuestra energía sin llegar a
ninguna parte.
¡Ataque su día! 2
El contenido de este Resumido es Copyright 2013 por Resumido.com, todos los derechos reservados
Los derechos intelectuales del libro y su contenido son propiedad del autor y las empresas que lo registraron originalmente. http://www.resumido.com
2) Hacerles seguimiento a las actividades
La siguiente habilidad de gestión del tiempo consiste en hacer-
les seguimiento a las actividades. Esto supone estar pendientes
de cosas intangibles: pensamientos, ideas, fechas, promesas,
recordatorios y estrategias.
Estas cosas intangibles se deben organizar para que no se nos
escape nada. Esto es particularmente importante en esta era en
la que estamos sobrecargados de información.
¿Cuáles son los mejores instrumentos de gestión del tiempo?
¿Debemos usar una agenda de papel, una agenda electrónica o
una combinación de ambas? Cualquiera de las tres posibilida-
des es viable. Lo importante es que sean instrumentos senci-
llos. En todo caso, es importante que no dupliquemos nuestras
tareas entre las diferentes agendas que utilicemos.
Una manera sencilla de utilizar instrumentos de gestión del
tiempo es verlos como cestas. Las cestas sirven para recolectar
cosas y trasportarlas. Debemos ver nuestras agendas de papel y
electrónicas como cestas en las que recolectamos y llevamos
nuestra información.
Para que no se nos olvide nada, recomendamos usar seis
“cestas”:
- Cesta uno: el calendario mensual: sirve para recolectar los
eventos futuros y planificar actividades tales como: citas,
fechas y límites de tiempo.
- Cesta dos: la cesta para tirarlo todo: se parece a la cesta uno.
La diferencia es que los eventos y actividades están aún por
ser programados. En otras palabras, sabemos que haremos
estas cosas, pero no sabemos exactamente cuándo. La cesta
dos nos permite no olvidarnos de estas cosas.
- Cesta tres: la cesta diaria: es el calendario para las activi-
dades diarias tales como: citas, cosas por hacer, cosas que
surjan durante el día.
- Cesta cuatro: la cesta de la memoria: es el lugar para
documentar información importante, delegar actividades y
hacerle seguimiento a una secuencia de eventos e informa-
ción. Es donde anotamos la información importante que reci-
bimos durante el día. Esta es información que probablemente
usaremos en otro momento.
- Cesta cinco: la cesta de la información: incluye información
que debemos tener a la mano: objetivos, proyectos, documen-
tos, imágenes, nuestra dirección, nuestro directorio telefó-
nico, etc.
- Cesta seis: la cesta de las comunicaciones: aquí están inclui-
dos nuestros mensajes de voz y nuestros mensajes electróni-
cos. Los mensajes de voz no suelen ser un problema. En cam-
bio, los mensajes electrónicos son una fuente de distracción,
de irrelevancias y de tentaciones que nos hacen perder el
tiempo. Hoy en día, la mayoría de las personas viven en su
buzón. Lo tienen abierto todo el día. Por tanto, es importante
que lo cerremos y revisemos nuestros mensajes electrónicos
de 3 a 6 veces al día. ¡No más!
3) Ordenar actividades
La vieja manera de ver el tiempo consiste en considerar que
este es lineal. Pero, ¿qué tal si lo viéramos como si fuera espa-
cio? El tiempo es el espacio en el que vivimos. Así como una
caja es un espacio que llenamos de cosas, una hora es una
"caja de tiempo" que llenamos con actividades. Esto nos
permitirá gestionar mejor el tiempo.
Cuando consideramos que una hora es un espacio dentro del
cual llevaremos a cabo las actividades, nos vemos forzados a
ser más realistas a la hora de planificar. Una caja (sea de
cartón o de tiempo) sólo puede contener una cantidad limitada
de cosas (o actividades).
Solemos creer que planificar nuestro día es lo mismo que
hacer una lista de las cosas que tenemos que hacer. Pero esto
no es así. En realidad, planificar significa establecer el orden
en el que llevaremos a cabo las actividades. Para tal fin,
debemos seguir el siguiente método:
- Un lugar en el que podamos estar a solas: este lugar debe
estar lejos de todo ruido y distracción. También debe ser un
sitio en el que podamos sentarnos, pensar y escribir.
- Treinta minutos cada día: para ordenar las actividades. ¿Por
qué 30 minutos? Porque cuando no nos sentimos apurados
por organizar nuestras actividades, nuestro corazón y nuestra
mente se complementan y nos ayudan a tomar mejores
decisiones.
- El mejor momento para organizar nuestro día: esto depende
de cada cual; puede ser en la mañana o en la noche.
- Instrumentos de gestión del tiempo: las que nos funcionen
mejor.
Ahora estamos listos para organizar nuestro día. Debemos
practicar los siguientes pasos cada día durante los treinta
minutos antes mencionados:
- Paso uno: decidir qué actividades debemos poner sobre el
plato hoy. Para tal fin, debemos revisar nuestras seis cestas.
Luego, debemos pasar las actividades que queremos llevar a
cabo a la cesta diaria, es decir, la cesta tres.
- Paso dos: asignamos un valor a cada actividad con el fin de
jerarquizarlas. Puede ser un sistema numérico, de colores, etc.
- Paso tres: organizar nuestro día, es decir, determinar cuán-
do, dónde y cómo tenemos pensado llevar a cabo nuestras
actividades.
4) Flexejecutar actividades
Ahora viene la siguiente habilidad a la hora de gestionar nues-
tro tiempo: la flexejecución. Ya hemos organizado nuestro día
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y hemos comenzado con las actividades. Pero, como ya sabe-
mos, las cosas no saldrán tal cual las hemos planificado.
En un día cualquiera podemos caer víctimas del fuego cruzado
de las interrupciones, los imprevistos, etc. Entonces ha llegado
el momento de flexejecutar. Esta palabra es un híbrido entre
"flexibilidad" y "ejecución". La idea es llevar a cabo nuestras
actividades, pero de manera flexible, dependiendo de todos los
imprevistos. Para flexejecutar, debemos:
- Estar dispuestos a dejar de lado nuestra lista de actividades
cuando las prioridades hayan cambiado.
- Aprovechar cualquier oportunidad que se nos presente
durante el día.
- Tener la capacidad de cambiar nuestro estilo de trabajar
cuando esto sea necesario.
- Habituarnos a reservar cierto tiempo cada día para poder
lidiar con los imprevistos.
- Permanecer conectados las 24 horas del día, los 7 días de la
semana y los 365 días del año sin que esto se convierta en
una fuente de frustración.
Todo esto implica que seamos capaces de hacer varias cosas a
la vez. Pero sin abusar. Cuando hacemos varias cosas a la vez,
no ponemos toda nuestra atención en cada cosa que hacemos.
Por tanto, lo mejor es hacer a la vez cosas que sean sencillas.
Una manera de "contaminar" nuestro tiempo es, por ejemplo,
llevar nuestro hijo a comer pizza y atender una llamada telefó-
nica por quince minutos mientras nuestro hijo mira fijamente
al espacio. En consecuencia, es importante que le dediquemos
un tiempo exclusivo a las cosas que son importantes. Debemos
estar completamente presentes en la pizzería con nuestro hijo y
luego hacer la llamada.
5) Concentrarnos en las actividades
La quinta y última habilidad para gestionar el tiempo es la ha-
bilidad de concentración. Debemos aprender a hacer un inven-
tario personal de las actividades negativas que no nos permiten
concentrarnos. Algunas de estas actividades pueden ser:
- Mala planificación.
- Socializar.
- Navegar en la Red.
- Tratar de hacer demasiado.
- Perderse en los detalles.
- Procrastinar.
- Incapacidad para priorizar.
- Fechas de entrega poco realistas.
Si queremos evitar este tipo de interrupciones, debemos se-
guir el siguiente método:
1. Tomar la actividad de la lista que nos preocupa más, por
ejemplo, tratar de hacer demasiado
2. Escribir "Nunca debo tratar de ____". Debemos escribir
esta afirmación durante tres semanas en nuestra lista de acti-
vidades. Al cabo de las tres semanas, habremos dejado de
hacer más de lo que podemos hacer.
3. Repetir el procedimiento con otra actividad de la lista. Y
así sucesivamente.
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Título original: Attack Your Day!
Editorial: FT Press
Publicado en: Octubre de 2012
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