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Mantener un control sobre la formación del personal de vuelo es una medida clave para garantizar la seguridad aérea. Las aerolíneas y operadores aéreos deben garantizar pues que cada miembro de la tripulación de vuelo reciba entrenamiento periódico y que se realicen verificaciones periódicas de dicho entrenamiento.

Volotea es una aerolínea española fundada por los mismos creadores de Vueling -una de las mayores aerolíneas de bajo coste en Europa-, Carlos Muñoz y Lázaro Ros. Con 114 rutas en 58 destinos en 7 países de Europa, Volotea cuenta con un Certificado de Operador Aéreo de categoría A que le permite transportar pasajeros, carga y correo en aeronaves con más de 20 plazas. Volotea cuenta con 15 aviones modelos Boeing 717 equipados con motores Rolls-Royce y con capacidad para 125 pasajeros.

La empresa catalana fundada a finales de 2011 cuenta con un capital de 64,5 millones de euros y se encuentra dirigida por ejecutivos con amplia experiencia en el sector aéreo. En 2012, Volotea fue considerada la aerolínea de mayor crecimiento en Europa, lo que le valió un reconocimiento de la publicación anna.aero -Airline Network News and Analysis-.

Como operador aéreo, Volotea comparte la preocupación y la obligación de garantizar un adecuado entrenamiento y seguimiento de la formación ofrecida a su personal de vuelo. Realizar auditorías de los cursos realizados por el personal, es

Athento es una solución inteligente de gestión documental que incorpora tecnologías inteligentes como Machine Learning, Semántica y Procesamiento de la Imagen para automatizar procesos de trabajo relacionados con documentos. Athento permite gestionar procesos como la captura de documentos, el almacenamiento, la distribución y la gestión documental.

La forma en la que Athento trabaja en Volotea es sencilla pero potente:

Cada día, Athento procesa informes generados por el software AIMS – Airline Information Management System-. Estos reportes contienen datos sobre los últimos cursos realizados. Concretamente, Athento extrae de ellos fechas de comienzo y expiración de los cursos.

Volotea gestiona con Athento los documentos decursos de instrucción de más de 300 miembros de su personal de vuelo.

El RetoControlar la vigencia de los cursos realizados por más de 300 empleados de personal de vuelo

La SoluciónAthento -Smart Document Management- les permite la gestión de más de 8500 documentos del personal de vuelo.

pues una práctica frecuente en la compañía. Estas auditorías vigilan la vigencia de los entrenamientos mediante la consulta de la documentación de los cursos realizados por las tripulaciones. Dada la regularidad de los entrenamientos y la gran cantidad de personas que trabajan en la aerolínea, el control manual de esta documentación es una tarea que consume demasiados recursos del departamento de operaciones y de personal de otros departamentos.

Por estas razones, Volotea necesitaba un software que automatizara la gestión y control sobre la documentación de instrucción del personal de vuelo.

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La documentación de los cursos -contenidos, certificados y registros de asistencia, exámenes, formularios de instrucción, reportes de e-learning, etc. - se cargan en Athento de tres formas distintas:

• Mediante correo electrónico: Los documentos se envían al sistema a través de una dirección de correo habilitada para ello. Ya sea por el procesamiento del nombre del archivo que lleva una codificación específica o por extracción de los datos del contenido del documento, Athento es capaz de cargar los documentos adjuntos en la ubicación adecuada de forma automática.

• Mediante monitorización de carpetas: Los documentos movidos a determinadas carpetas en un sistema de ficheros son subidos a Athento de forma automática. Este mecanismo permite automatizar la carga masiva de documentos. Al igual que en el método anterior, Athento es capaz de almacenar la documentación en el lugar que corresponde a los documentos de un determinado curso.

• Desde Athento: Los usuarios pueden adjuntar documentos a un curso desde la propia plataforma.

Pero la potencia de Athento no sólo está en la capacidad de tener almacenada la información de cursos del personal de vuelo, sino en poder explotar dicha información. Athento genera alertas relacionadas con los cursos cuando:

• Los cursos expiran.• Hace falta algún documento vital para respaldar

la realización de un curso.• No se ha realizado la validación de la

documentación subida al sistema.• Cuando no se ha podido asignar un documento

a un curso.

Desde la página inicial del producto es posible ver de forma clara estas alertas y acceder rápidamente a cursos, a personal de vuelo o a documentos.

De esta manera, la revisión y auditoría del entrenamiento periódico del personal se realiza de forma más rápida, precisa y sin sobresaltos.

En la actualidad, la funcionalidad de Athento sigue una nueva fase del desarrollo, para hacer el software más flexible y configurable por usuarios no técnicos.

El ResultadoAuditorías de cursos más fáciles y un control continuo sobre la documentación de instrucción del personal de vuelo.

En la actualidad, Athento ayuda a Volotea a gestionar 30 cursos por cada uno de sus más de 300 empleados de personal de vuelo. Cada uno de estos cursos contiene hasta 7 tipos de documentos distintos.

Athento además ayuda a Volotea a mantener accesible otra documentación del personal como licencias médicas, pasaportes, licencias de vuelo, y diferentes reportes internos.

Mediante un buscador estilo Google, pero que permite combinar parámetros de búsqueda (metadatos) del personal de vuelo y de los cursos -categoría, nombre o identificador del empleado, así como el nombre de los cursos-, el personal autorizado puede consultar de forma rápida los documentos relacionados con instrucción del personal de vuelo.

Beneficiosclave• Auditorías más rápidas• Documentación de entrenamiento

centralizada y en digital.• Información en tiempo real sobre la

instrucción del personal.

Volotea gestiona con Athento los documentos decursos de instrucción de más de 300 miembros de su personal de vuelo.

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askourteam@athento.comTwitter: @athentowww.athento.com

Volotea gestiona con Athento los documentos decursos de instrucción de más de 300 miembros de su personal de vuelo.