AUDITITORIA OPERATIVA

Fundamentos de la Auditoria Operativa


Introduccin

El presente trabajo presentado por el Grupo N 05 esta relacionado a los Fundamentos de la Auditoria Operativa , para ello empezaremos definiendo el concepto de Auditoria Operativa , una breve descripcin del enfoque moderno de la Auditoria Operativa, propsito general, terminologa comn, componentes principales, Objetivos de la Auditora Operativa , evaluacin, comparacin con la Auditoria Financiera y los Principios de administracin.

Tambin hablaremos del Sistema de Auditoria Gubernamental SAGU , Los papeles de trabajo, y de la Fase de Planeamiento de la Auditoria operativa. Con este trabajo se espera contribuir a la ampliacin de conocimientos del auditor como es el estudio de la empresa, el dominio de las principales tcnicas acordes con la modernidad y avance tecnolgico, que en nuestro tiempo representa un importante reto para el trabajo del auditor.Fundamentos de la Auditoria Operativa


La Auditoria OperativaDefinicin:La auditora operativa es un examen objetivo, sistemtico y profesional de evidencias, realizado, con el fin de proporcionar una evaluacin independiente sobre el desempeo (rendimiento) de una entidad, programa, proyecto o actividad, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia , economa en el uso de los recursos y el control gerencial, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar la responsabilidad ante el pblico.



Auditoria Operacional :(que los programas se cumplan y la labor se efecte en forma econmica)Auditoria del desempeo :( actuacin del auditor , performance auditing)Auditoria de rendimiento : es un exmen en el que se evala a la administracin si han descargado sus responsabilidades de administrar de manera eficiente y efectiva.Auditoria Operativa : Examina la estructura de la Organizacin, si sus controles operativos no estn conformes con aquellos necesarios para el xito de la Empresa.Auditoria Administrativa : Es el exmen metdico y ordenado de los objetivos de una empresa de su estructura orgnica y de la utilizacin y participacin del elemento humano



Componentes principalesComponente Financiero y de cumplimiento: determina si las operaciones financieras se conducen adecuadamente, si los informes financieros de la entidad bajo examen se presentan razonablemente, Si la entidad ha cumplido con la legislacin y reglamentacin vigente.Componente de la Economa y Eficiencia: Determina si la entidad administra o utiliza sus recursos (humanos, materiales, etc. de manera econmica y eficiente.Componente de resultados: determina si se estn logrando los resultados deseados Fundamentos de la Auditoria Operativa


Mediante la auditora operativa, se tratar de lograr las tres finalidades bsicas: Las 3 E - Eficiencia (Mide el rendimiento efectivo sin desperdicio o derroche innecesario) - Efectividad (Logro de los objetivos o metas programadas) y -Economa (Asegurar que la empresa tenga una operacin al costo mnimo posible).

Brindar a todo tipo de organizacin la informacin necesaria para utilizar esta poderosa herramienta en forma congruente con sus necesidades y capacidad instalada, a fin de evaluar su comportamiento y derivar las medidas requeridas para mejorar su desempeo.



OBJETO:FF :Estados Financieros y PresupuestariosOP : Gestin de la Entidad.

OBJETIVO :FF : Expresa Opinin sobre la razonabilidad EEFFOP : Mide y evala la eficiencia, economa y eficacia, cumplimiento de metas y objetivos de la entidad, sugiere soluciones y propone mejoras.

ENFOQUE :FF : FinancieroOP: Gerencial , operativo de resultados metas y objetivos.

OPORTUNIDAD DE LA AUDITORIA :FF : Examen posteriorOP : Examen posterior y presente

PROPOSITO GENERAL:FF : Evaluacin de la razonabilidad de los Estados Financieros.OP : Evaluacin del desempeo, identificacin de las oportunidades de mejoras y desarrollo de recomendaciones promoviendo acciones correctivas.



Se tendr en cuenta:Evaluacin de la planeacin de la empresa: Permite precisar las deficiencias administrativas y operativas en la planificacin, no slo en los niveles altos y medios de una organizacin, sino tambin en los niveles ms bajos. Incluye la visin general y misin, objetivos o metas, planes, estrategias, programas, polticas, procedimientos y normas.

Evaluacin de contabilidad y finanzas: Los recursos de capital son indispensables para que la gerencia pueda cumplir sus metas y objetivos. Por lo que es necesario evaluar los registros contables, balances financieros peridicos, declaracin de ingresos, etc.

Evaluacin de la funcin de personal: La dificultad de valorar el factor humano, hace difcil esta evaluacin. Se evalan para esta funcin: la visin general del personal, la planificacin de la mano de obra y las relaciones industriales.

Evaluacin del ambiente de trabajo y del elemento humano: Los cambios constantes en el ambiente de trabajo afectan el desempeo de una organizacin, por lo tanto debe evaluarse lo adecuado de la estructura de trabajo respecto al momento actual.



Principios de Administracin.

Divisin del trabajo. La especializacin permite que el individuo acumule experiencia, y mejore continuamente sus habilidades. De tal modopueda ser cadavez ms productivo. Autoridad. El derecho a dictar rdenes, junto con las cuales debe ir equilibrada la responsabilidad de su funcin. Disciplina. Los empleados deben obedecer, pero este tema tiene dos caras: los empleados obedecern slola gerencia hace su parte proporcionando una buena direccin. Unidad de comando. Cada trabajador debe tener solamente un jefe sin otras lneas de mando en conflicto. Unidad de direccin. La gente contratada para la misma clase de actividades debe tener los mismos objetivos en un solo plan. Esto es esencial para asegurar la unidad y la coordinacin en la empresa. La unidad del comando no existe sin la unidad de la direccin, perono fluye necesariamente de ella. Subordinacin del inters individual (al inters general). La Administracin debe considerar que las metas de las empresasson siempre supremas. Fundamentos de la Auditoria Operativa


SIGUE PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION:Remuneracin. El pago es un motivador importante perocuando Fayol analiza un nmero de posibilidades,precisa que no existeun sistema de remuneracin perfecto. Centralization (Descentralizacin). ste es un temade grado dependiendo de la condicin del negocio y de la calidad del personal. Cadena escalonada (lnea de autoridad). Una jerarqua es necesaria para la unidad de la direccin. Pero la comunicacin lateral es tambin fundamental, mientras que los superiores sepan que est ocurriendo tal comunicacin. La cadena escalonada se refiere al nmero de niveles en la jerarqua desde laautoridad de mayornivel hasta el ms bajo de la organizacin. No debe ser muy ampiao consistir de demasiados niveles. Orden. El orden material y elorden social son necesarios. El primero disminuye la prdida de tiempo y la manipulacin innecasariade materiales. El segundo se logra con la organizacin y la seleccin. Accin. En el funcionamiento de un negocio es necesaria una combinacin deamabilidad yjusticia. Tratar bien a los empleados esimportante lograr equidad.



Estabilidad de la contratacin del personal. Los empleados trabajan mejor si tienen la seguridad en su empleo y en el progreso de su carrera. Una contratacininsegura y un alto ndice de rotacin de personal de forma contraria a la organizacin. Iniciativa. Permitir que todo el personal muestre su iniciativa de cierta manera es una fuente de la fortaleza para la organizacin. Aun cuando puede implicarun sacrificio de la vanidad personal de parte de muchos gerentes. Espritu de cuerpo. La Administracin debe fomentar la motivacin moralde sus empleados. Fuyol llega an ms lejos: El necesario un verdadero talento para coordinar esfuerzos, provocar elentusiasmo, utilizar las capacidades de cada persona, yrecompensar Fundamentos de la Auditoria Operativa


Clasificacin de los IndicadoresFundamentos de la Auditoria Operativa

CLASES DEINDICESMIDENTIPOS DE NDICESMIDEN CORPORATIVOS

Beneficios globales Crecimiento Participacin en el mercado Satisfaccin del usuarioEjecucin presupuestal

Eficiencia

Eficacia

Efectividad

Actividad

Equidad El comporta-miento total de la organizacin



CLASES DE INDICESMIDENTIPOS DE NDICESMIDEN ESTRATEGICOS(procesos) Financiero Talento humano Gestin administrativa Instalaciones y equipos Informacin Procesos tcnicosServicio al cliente Ejecucin presupuestal

Eficiencia

Eficacia

Efectividad

Actividad

Equidad El comporta-miento de cada rea funcional de la organizacin segn su estructura

OPERATIVOS(Actividades) Compras Prstamos, capacitacin Descartes, rotaciones Investigacin,Presupuestos, Contabilidad, Catalogacin, clasificacin Ejecucin presupuestal

Eficiencia

Eficacia

Efectividad

Actividad

Equidad Los resultados operativos de las diferentes divisiones


INDICADORES DE GESTINEconomaDetermina que en igualdad de condiciones de calidad, los bienes y servicios se obtengan al menor costo. Significa que el valor contratado sea menor o igual que el valor del mercado, debern realizarse en un tiempo adecuado, y su costo deber ser el ms bajo posible.

EficienciaDetermina que la asignacin de los recursos sea la ms conveniente para maximizar resultados. Significa que con unos recursos determinados se obtiene el mximo resultado posible, o la que con unos recursos mnimos mantiene la calidad y cantidad adecuada de un determinado servicio.Fundamentos de la Auditoria Operativa


EficaciaDetermina que los resultados se logren de manera oportuna y guarden relacin con los objetivos y metas. El valor pagado debe ser menor o igual que el valor del beneficio. Se mide por el grado de cumplimiento de sus metas y objetivos.EfectividadLa efectividad mide el impacto final de la actuacin sobre el total de la poblacin afectada. EquidadPermite identificar los receptores de la accin econmica, analizar la distribucin de costos y beneficios entre sectores econmicos y sociales, y entre entidades territoriales.ExcelenciaPara medir la excelencia es necesario utilizar indicadores de calidad. Es necesario definir las especificaciones o caractersticas de los bienes o servicios, a efecto de evaluar si los productos que se generen, cumplen con las mismas. Fundamentos de la Auditoria Operativa


Fundamentos de la Auditoria OperativaIndicadores de Gestin


Se refieren a la satisfaccin de los deseos del cliente. La forma de medir los indicadores de satisfaccin de los deseos, es por medio de la verificacin de la calidad de los productos suministrados al cliente. Para ello se debe conocer cules son los atributos que deben poseer los productos para ser aceptados por el cliente, como son:

Calidad en las especificaciones, se utiliza el indicador de pertinencia, es decir si el producto busca el objetivo del cliente.

Oportunidad, se utiliza el indicador de cumplimiento, es decir, si el producto lleg en el momento que se requera y no cuando no se usa.

Confiabilidad, se utiliza este indicador para confirmar que las caractersticas ofrecidas si cumplen en el tiempo con el cliente.

Comodidad, se utiliza este indicador en el suministro de productos al cliente final, para conocer su satisfaccin en cuando a la entrega y amabilidad de la misma en los productos adquiridos.Fundamentos de la Auditoria Operativa


Las necesidades del cliente, son las de satisfacer las causas y efectos de una situacin actual A, para llegar a una situacin mejorada B. Se utiliza como indicador el impacto, puesto que es la forma directa en que se puede medir el efecto de la gestin y el efecto de los productos en el objetivo. Para ello es necesario el diagnstico inicial y la situacin final y stos se deben valorar en trminos econmicos, puesto que los recursos utilizados siempre se valoran en trminos econmicos.

Son utilizados preferentemente por las entidades sin nimo de lucro, debido a que dichas entidades no pueden esperar como resultado de su gestin una alta participacin, sino un alto impacto en la solucin de las necesidades. El indicador de impacto est asociado con el beneficio generado a una poblacin objetivo.Fundamentos de la Auditoria Operativa


Estos indicadores se refieren bsicamente a la gestin de los recursos en cada una de sus manifestaciones, pero se agrupan en un solo recurso que es el monetario o financiero.Son utilizados para las entidades industriales y comerciales con el nimo de lucro, y en el caso de las entidades sin animo de lucro se mide desde el punto de vista de la utilidad social.

Los indicadores muestran el logro del producto en el objetivo:1. A corto plazo, la liquidez: Activo corriente / Pasivo corriente 2. A mediano plazo, la rentabilidad: Utilidad operacional / Gastos operac. 3. A largo plazo, el endeudamiento.:Pasivo con terceros / Total de activos. Fundamentos de la Auditoria Operativa


Productividad (costo-beneficio) El indicador de productividad, nos muestra la relacin del nmero de productos (beneficios), por cada unidad de recurso. Miden la gestin relacionada con los logros obtenidos al desplazar una situacin actual A, hasta una situacin esperada mejor B.La valoracin en trminos econmicos de los beneficios es una tarea a veces un poco difcil, pero no imposible. Los intangibles, aunque no se pueden tocar, si se pueden contar. El indicador de impacto est asociado con el beneficio generado a una poblacin objetivo.Fundamentos de la Auditoria Operativa

Indicador de demanda:Indicador de calidad:Indicador de impacto:Indicador de liquidez:Indicador de rentabilidad:Indicador de endeudamiento:El nmero de pedidosLa confiabilidad, la oportunidad o la calidad misma.Satisfaccin de necesidadesPorcentaje de ventas de contadoPorcentaje de descuentosVentas a crdito, o rotacin de cuentas por cobrar.


CONCLUSIONESLa auditoria es una necesidad en la actividad empresarial de nuestros tiempos por lo que la especialidad en el campo administrativo se vuelve imperiosa su aplicacin para el logro de una efectiva administracin de la empresa, ya que constituye una ventaja competitiva que le permite a la administracin ser eficaz y lograr niveles de eficiencia, pilares que le permiten a cualquier empresa competir en el mercado. La auditoria operativa nos lleva a visualizar de inmediato la posibilidad de ubicar a la empresa en la ruta correcta de su desarrollo administrativo y operativo para el logro de los objetivos.

La auditoria operativa es una herramienta preventiva de los efectos negativos que ocasiona la mala coordinacin, relacin y la valuacin de cada uno de los elementos que forman la gestin gerencial de la empresa. Su contribucin permite a la administracin anticiparse ante las amenazas que se presentan.



La aplicacin de la auditoria operativa y la actividad de la auditoria financiera se complementan, formando un binomio del control, formando as la auditoria integral, cuya aplicacin se ha constituido en una necesidad de la empresa moderna para poder hacer frente a los retos del futuro.

Se ha identificado tres tipos indicadores que permiten la evaluacin de la gestin a diferentes niveles, reas, funciones, componentes o puntos de observacin en general: EFICIENCIA: de utilizacin de recursos e insumos; EFICACIA: de obtencin de resultados en productos o servicios; EFECTIVIDAD: de generacin de impactos en el entorno.



FASES DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTALLas fases de la Auditora Gubernamental son:Planeamiento.Ejecucin.Informe Seguimiento de Medidas Correctivas



SISTEMA DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL SAGU

CONCEPTO.- Es un sistema desarrollado por la Contralora General de la Repblica con el objeto de facilitar el registro e intercambio de informacin estructurada con las Entidades y Organos de Control Institucional del Sistema de Control y con las Sociedades de Auditora Designadas.

El SAGU PERMITE REGISTRAR Y CONTROLAR EL SIGUIENTE PROCESO:Formulacin del Plan Anual de auditora.Evaluacin del Plan Anual de Auditora.Verificacin y Seguimiento de Medidas correctivas.Acciones Judiciales.



La informacin requerida a travs de los formatos tienen la naturaleza de declaracin jurada, estando sujetos a verificacin selectiva posterior.Numeracin de los Informes.Elevacin de los Informes.Acciones de control no programadasMen del Sistema SAGUEl sistema esta conformado por el Men Principal y sus Submens a travs de los cuales se pueden realizar los diferentes procesos tal como se muestra a continuacin:Sistema: Cambia de ao, cambiar clave.

Entidad: Datos de la Entidad y OAI, Estructura Orgnica.Plan Anual : Apertura del Plan, Informacin de la Entidad, Informacin del rgano Auditor.Ejecucin : Acciones de Control, Acciones complementarias, Activacin de Acciones Suspendidas.Seguimiento: Medidas Correctivas, Procesos Judiciales.Reportes: Formularios, SS.MM.CC. por Unidad Orgnica, Acciones Judiciales.Utilitarios: Enviar, Reenviar, Recibir, Copia de seguridad, Restaurar copia.



Tree View o Explorador: El explorador del SAGU es una herramienta que permite navegar a travs de toda la informacin correspondiente a un ao de actividades.Avances de Acciones de control (Formato 3A).Registro de Informes de control.: A travs de esta Opcin se podr realizar el registro del informe o informes de control asociados a la accin , los tipos de informe que ofrece el sistema son: Informes Largos, Informe Especial y Dictamen.Informe de Seguimiento de Medidas correctivasSeguimiento de Acciones Legales.Transferencia de informacin.



Fundamentos de la Auditoria OperativaFASES DE LA AUDITORIA OPERATIVA La auditora operativa tiene las siguientes fases:1. Fase de Planeamiento2.Fase de Ejecucin del Trabajo de Campo.3. Fase de Elaboracin de Informe.4. Fase de Seguimiento de Medidas Correctivas.

1. FASE DE PLANEAMIENTOLos Puntos a tratar en la Fase del Planeamiento son:Aspectos GeneralesPrograma de Auditora de gestin.Conocimiento Inicial de la Entidad, Programa o Actividad.Analisis Preliminar de la Entidad y Plan de Revisin Estratgica.Ejecucin del Plan de revisin estratgica.Elaboracin del Plan de Auditora.


Fundamentos de la Auditoria Operativa1.1 Aspectos Generales:El Planeamiento de la Auditora de Gestin se refiere a la determinacin de objetivos y alcance de la auditora, el tiempo que requiere, los criterios, metodologa a aplicarse y la definicin de los recursos que se requieran para garantizar el examen.

1.2 Etapas que Comprende la Fase de Planeamiento La Revisin General y Revisin Estratgica.

1.3 Conocimiento Inicial de la Entidad, Programa o Actividad.Fines, Objetivos y Metas.Recursos presupuestales autorizados.Sistemas y controles gerenciales.Importancia de la Auditora y necesidades de los usuarios del informe.Seguimiento de medidas correctivas de auditorias anteriores.Fuentes de informacin para el planeamiento, y,Informacin proveniente del rgano de auditora interna.



1.4 Anlisis Preliminar de la Entidad y Plan de Revisin Estratgica.

Es base a la informacin recopilada en la etapa de revisin general, el auditor encargado del examen debe elaborar el anlisis preliminar de la entidad y considerar:Ambiente de control interno.Factores externos e internos.reas generales de revisin.Fuentes de criterio aplicables. 5 Ejecucin del Plan de Revisin Estratgica.Entrevista del Equipo de Auditora con los Funcionarios, las actividades a ejecutar deben comprender los aspectos siguientes:Aplicacin de pruebas preliminares.Comprensin del ambiente de control interno.Identificacin de factores externos e internos.Definicin de criterios de Auditora.Descripcin de los sistemas de control gerenciales.Identificacin de los asuntos mas importantes.Tareas principales que debe desarrollar el auditor son:Conformacin y anlisis de informacin obtenida, comprobar la veracidad de la informacin acumulada.Proteccin de Activos.Identificacin de cualquier debilidad significativa en los procedimientos gerenciales.Revisin de los sistemas e informes sobre medicin de rendimiento, incluyendo los informes de evaluacin de resultados del programa.


Fundamentos de la Auditoria Operativa1. 6 Preparacin del de Revisin Estratgica y Plan de Auditora.El reporte de Revisin EstraReporte tgica constituye uno de los elementos ms importantes del Proceso de Planeamiento de la Auditora. El contenido del informe de revisin estratgica como mnimo debe contener:Informacin Introductoria.Comprensin de las actividades y operaciones.Criterios de Auditora Identificados.Asuntos ms importantes examinados.ConclusionesRecomendaciones.FASE DE EJECUCION. Aspectos Generales Programa de Auditora Procedimientos y Tcnicas de Auditora. Evidencia de Auditora y Mtodos de obtencin de Informacin. Evaluacin de la efectividad de los programas. Evaluacin de la Eficiencia y Economa de los Programas. Evaluacin del Control Interno Gerencial Papeles de Trabajo Desarrollo de Hallazgos de AuditoraComunicacin de Hallazgos de Auditora.Terminacin de la Fase de Ejecucin.Aspectos Generales sobre la Ejecucin de la AuditoraSobre la base de la evidencia de la auditora reunida y a travs de


2. FASE DE EJECUCIONFundamentos de la Auditoria Operativa

Aspectos Generales Programa de Auditora Procedimientos y Tcnicas de Auditora. Evidencia de Auditora y Mtodos de obtencin de Informacin. Evaluacin de la efectividad de los programas. Evaluacin de la Eficiencia y Economa de los Programas. Evaluacin del Control Interno Gerencial Papeles de Trabajo Desarrollo de Hallazgos de AuditoraComunicacin de Hallazgos de Auditora.Terminacin de la Fase de Ejecucin.

2.1 Aspectos Generales sobre la Ejecucin de la AuditoraSobre la base de la evidencia de la auditora reunida y a travs de la evaluacin de las opiniones vertidas por los funcionarios de la entidad, el auditor puede arribar a conclusiones


Fundamentos de la Auditoria Operativaconcretas sobre las deficiencias identificas durante la fase de ejecucin. Las observaciones y conclusiones deben estar acompaadas de recomendaciones para los funcionarios a cargo de la Entidad examinada a fin de corregir las deficiencias identificadas y evitar en el futuro su repeticin.

2.2 Preparacin del Programa de AuditoraEs un listado de procedimientos a ser realizados, con el objeto de comparar los sistemas y controles existentes con criterios de auditora y recolectar evidencias para sustentar las observaciones de auditora. Proporcionan una base para la asignacin de tiempo y recursos. Su preparacin proporciona lo siguiente:Un Plan sistemtico para cada fase del trabajo.Una base apropiada para la asignacin de labores para el supervisor, auditor encargado, auditores y asistentes.Medio para comparar el rendimiento del equipo de auditora con relacin a los planes aprobados y normas complementarias establecidas.Ayuda para el entrenamiento de personalAyuda al supervisor a disminuir el trabajo.



PROG-/NOMBRE- HS.H.H.AREA DE ABASTECIMIENTOREF. PHHECHO PORH/S1. Determinar si los controles existents para la recepcin de materiales garantizan su ingreso intacto al almacen.YRS42. Determinar si los controles establecidos para el almacenamiento de materiales aseguran su adecuada conservacin.EAYRS4YRS4Criterio de AuditoriaEEYRS4YRS4Directiva N 002-9X de la Direccin General de Adm., concordante con el D.S. N 125-9S-EF que establece los criterios para la recepcin, almacenamiento y conservacin de los materiales.EAYRS4EAYRS4



.Objeto de la AuditoraYRS41. Determinar si los controles existents para la recepcin de materiales garantizan su ingreso intacto al almacen.EAYRS4YRS42. Determinar si los controles establecidos para el almacenamiento de materiales aseguran su adecuada conservacin.EEYRS4YRS4Criterio de AuditoriaEAYRS4YRS4Directiva N 002-9X de la Direccin General de Adm., concordante con el D.S. N 125-9S-EF que establece los criterios para la recepcin, almacenamiento y conservacin de los materiales.EAYRS4


Fundamentos de la Auditoria OperativaEs un listado de procedimientos a ser realizados, con el objeto de comparar los sistemas y controles existentes con criterios de auditora y recolectar evidencias para sustentar las observaciones de auditora. Proporcionan una base para la asignacin de tiempo y recursos. Su preparacin proporciona lo siguiente:Un Plan sistemtico para cada fase del trabajo.Una base apropiada para la asignacin de labores para el supervisor, auditor encargado, auditores y asistentes.Medio para comparar el rendimiento del equipo de auditora con relacin a los planes aprobados y normas complementarias establecidas.Ayuda para el entrenamiento de personalAyuda al supervisor a disminuir el trabajo.

Preparacin del Programa de Auditora


Evidencia de Auditora y Mtodos de obtencin de Informacin


Se denomina evidencia al conjuntos de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del Auditor.Es la informacin obtenida durante la labor de auditora a travs de observacin, inspeccin, entrevistas y examen de los registros. La actividad de auditora se dedica a la obtencin de la evidencia, dado que esta provee una base racional para la formulacin de juicios u opiniones. El trmino evidencia incluye documentos, fotografas, anlisis de hechos efectuados por el auditor. Las evidencias pueden ser: Tipo de Evidencia: Evidencia Fsica, Testimonial, documental y analtica.Atributos de la evidencias: Suficiente, competente y Pertinente (relevante)Caractersticas de la evidencia documental,Obtencin de informacin a travs de entrevistas, Utilizacin de fotografas y otros medios visuales.. Obtencin de Informacin mediante encuestas.


Papeles de Trabajo.

Fundamentos de la Auditoria Operativa.Papeles de trabajo son todos los documentos elaborados por el auditor durante el curso de la auditora y que fundamentan y respaldan su informe.Los papeles de trabajo son el conjunto de cdulas y documentos en los que el auditor registra los datos y la informacin obtenida durante el examen, los resultados de las pruebas realizadas y la descripcin de las mismas.Propsitos de los Papeles de trabajo.Respaldar el informe del auditor.Indicar el grado de confianza del sistema de control interno.Servir como fuente de informacin.Mejorar la calidad del examen.Facilitar la Revisin y supervisin.Clases de Papeles de TrabajoPapeles de trabajo generales.Papeles de trabajo especfico.Clasificacin y contenido de los Papeles de TrabajoArchivo Permanente.Archivo de Planificacin.Archivo Corriente de Auditora Financiera.Archivo corriente de Auditora de Gestin.Archivo de Examen EspecialArchivo de Comunicacin de HallazgosArchivo Resumen de Auditora.Archivo de Correspondencia.Archivo Opcional.


Terminacin de la Fase de Ejecucin

Fundamentos de la Auditoria Operativa La Comunicacin de los hallazgos y la evaluacin de las respuestas de la entidad significan que el auditor ha concluido la fase de ejecucin y que ha acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo y efectuado y el producto final a elaborar el informe de auditora.


FASE DEL INFORME


ASPECTOS GENERALESConcluido el trabajo de campo el auditor gubernamental tendr como responsabilidad la confeccin del Informe de Auditoria como un producto final de ste trabajo, en la cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones.En la fase de elaboracin del informe, el equipo de auditoria comunica a los funcionarios de la entidad auditada, los resultados obtenidos durante la fase de ejecucin.


OBJETIVOS DE UN INFORME DE AUDITORIA DE GESTION

Fundamentos de la Auditoria OperativaBrindar suficiente informacin sobre las deficiencias ms significativas con evidencias para tener un buen juicio.Recomendar mejoras en la conduccin de las actividades y ejecucin de las operaciones.Los objetivos del informe para cada auditoria deben estar definidos apropiadamente, tal igual que su estructura.El Supervisor debe adquirir un rpido entendimiento sobre el contenido del informe debido, es la persona indicada que revisar y aprobar el informe de auditora, una vez que han sido aceptados, ser menos probable que incurran en problemas de revisin.


ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA

Fundamentos de la Auditoria OperativaSegn la NAGU 4.40 Contenido del Informe, define que la estructura del informe de auditoria de gestin es el siguiente:Sntesis Gerencial.- La sntesis del informe tiene por finalidad resumir la opinin del auditor indicando las observaciones ms significativas e importantes del informe.Se prepara principalmente para informar al lector del informe, generalmente personas importantes que no disponen del tiempo suficiente para leer el integro del informe sobre el contenido fundamental de ste para motivarlo a tomar las acciones correctivas.


Fundamentos de la Auditoria OperativaIntroduccin.- Consiste en la descripcin en forma narrativa los aspectos relativos a la Empresa o entidad auditada.Conclusiones.- Constituyen el resumen de las observaciones sobre las irregularidades y deficiencias que son el producto del juicio profesional del auditor.Las conclusiones sern objetivas, basados en hechos reales y adecuadamente respaldados en los papeles de trabajo.Observacin y RecomendacionesObservacin de Auditoria.- Son las informaciones que el auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades que el auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades encontradas durante el examen.Recomendaciones.- Son las sugerencias positivas que tienen por finalidad la solucin de los problemas para coadyuvar a la eficiencia de la administracin.Enmendar los errores que se viene cometiendo que no son observados por los empresarios o funcionarios. Las recomendaciones son dirigidos al titular de la organizacin examinada.


CARACTERISTICAS DEL INFORME AUDITORIA DE GESTION

Fundamentos de la Auditoria OperativaLos informes que emiten la Contralora General de la Repblica y los rganos de auditora interna del Sistema Nacional de Control, se caracterizan por su alta calidad. Las caractersticas del informe de auditoria de gestin son:Significacin o Importancia.- Es un trmino relativo a pesar de haber sido bien preparados.Utilidad y Oportunidad.- Porque los informes atrasados pierden valor.Es til cuando informa lo que expresa.Exactitud y Beneficios de la Informacin Sustentatoria.- Debe basarse en evidencias. La exactitud se sustenta en la necesidad de ser justos e imparciales.


Fundamentos de la Auditoria OperativaCalidad de Convincente.- Las observaciones deben presentarse de una manera convincente.Objetividad y Perspectiva.- Las observaciones del informe deben ser objetivas y claros.Concisin.- Que sea breve ya que muchos informes pueden ser amplios.Claridad y Simplicidad.- Utilizar palabras simples.Tono Constructivo.-Consideran las virtudes de la cortesa y respeto.Organizacin de los Contenidos del Informe.- Es como organizar su material para que su informacin sea presentada en orden lgico y el usuario no pueda confundirse.


ELABORACION (O REDACCION) Y REVISION DEL INFORME

Fundamentos de la Auditoria OperativaLa responsabilidad de la redaccin del informe de auditoria es del auditor aunque tambin comparten los miembros del equipo de auditoria que intervienen en la elaboracin del borrador del informe hasta llegar a la consideracin de la autoridad superior Contralora General de la Repblica para su aprobacin.En los rganos de Auditoria Interna del Sistema Nacional de Control, su jefatura es responsable del contenido del informe.La revisin del informe de auditora de gestin sea efectiva y de alta calidad, se establece dos niveles de revisin en ste proceso:Revisin por el Supervisor Responsable y Revisin por el Comit de Control de Calidad COCO


REVISION DEL SUPERVISOR RESPONSABLE

Fundamentos de la Auditoria OperativaRevisar el borrador del informe y preferentemente en las oficinas de la entidad auditada.Durante su trabajo el supervisor comenta y discute con el auditor encargado del examen las situaciones que emerjan como consecuencia de su revisin la misma que no se limita a la redaccin del informe sino tambin se extiende a todos los aspectos relacionados con la sustentacin documentada de los juicios emitidos por el auditor.De la revisin efectuado por el Supervisor es lgico suponer que se ha satisfecho de que los papeles de trabajo renan evidencias suficientes, competentes y pertinentes(Relevantes)en respaldo de las observaciones, conclusiones y recomendaciones incluida en el informe.


REVISION POR EL COMIT DE CONTROL DE CALIDAD

Fundamentos de la Auditoria OperativaEst conformado por el conjunto de mtodos y procedimientos implementado dentro de la Contralora General de la Repblica y otra entidad auditora para obtener seguridad razonable que la auditoria llevada a cabo y el informe correspondiente cumple con las Normas de Auditoria Gubernamental NAGU y las disposiciones emanadas del Manual de Auditoria Gubernamental MAGU.

El COCO, est constituido por especialistas del rgano Superior de Control, cuyos miembros tienen a su cargo la revisin de calidad interno, siendo responsables de determinar si:


Fundamentos de la Auditoria OperativaDurante el Proceso de Ejecucin, se obtuvieron evidencias suficientes, competentes y pertinentes (relevantes) as como se encuentran sustentadas documentadamente.Las observaciones, conclusiones y recomendaciones son apropiadas yLos informes son exactos y equilibradosLos Resultados de control de calidad estarn plasmados en la referenciacin del borrador del informe con los papeles de trabajo dando fe de su soporte adecuado. Debe enfatizarse que la revisin de calidad no cuestiona la naturaleza de las observaciones, conclusiones y recomendaciones, sino ms bien cautela su adherencia a las disposiciones contenidas en las NAGU.


REMISION DEL ENVIO DEL BORRADOR DEL INFORME A LA ENTIDAD DE AUDITADA

Fundamentos de la Auditoria OperativaAntes de que el informe se emita definitivamente es preciso revisarlos adecuadamente para salvaguardar la efectividad de los resultados que se informan y cautelar el prestigio del auditor. Sobre el particular se estima que deben contemplarse los aspectos siguientes:Que el informe de auditora est de acuerdo con las Normas de Auditoria aplicables. Las normas o polticas establecidas por la propia sociedad de auditora u rgano de control. Los principios de Administracin. Los conocimientos y experiencia del auditor, etc.Los informes por escrito constituyen la forma establecida por el Sistema Nacional de Control y su rgano Rector la Contralora General de la Repblica, para comunicar los resultados de la auditora practicada a los funcionarios responsables de la entidad examinada, esto permite:


Fundamentos de la Auditoria OperativaPoner en conocimiento de los funcionarios gubernamentales los resultados de cada examen.Reducir el riesgo que los resultados puedan ser interpretado errneamente yFacilitar las acciones de seguimiento orientadas a establecer si la entidad ha adoptado las acciones correctivas pertinentes.Conforme a lo prescrito en la NAGU 4.10, los auditores deben comunicar por escrito los resultados del examen realizado a los funcionarios responsables de la entidad, una vez culminada la fase de ejecucin a nivel gerencial de la Contralora General de la Repblica o el titular del rgano de Auditora Interna, segn los casos remitirn el borrador del informe para requerir comentarios o aclaraciones.


EVALUACION DE LOS COMENTARIOS DE LA ENTIDAD AUDITADAFundamentos de la Auditoria OperativaLos comentarios de la entidad representan las opiniones por escrito efectuadas por los funcionarios o empleados a cargo de las actividades objeto de la auditoria en torno a los hallazgos de auditoria comunicados igualmente por escrito por el auditor encargado el Jefe del Organo de Auditoria interna segn corresponda.En el proceso de evaluacin de los comentarios de la entidad debe considerarse los aspectos siguientes: La documentacin adicional , no conocida anteriormente por el auditorLos juicios de valor aportadas por los funcionarios de la entidad auditada.


Fundamentos de la Auditoria OperativaLa receptividad concedida a la comunicacin de los hallazgos y la prontitud en el inicio de acciones correctivas.

Al trmino de cada observacin en el informe el auditor indicar de modo sucinto los comentarios y aclaraciones que presenten las personas comprendidas en la misma , as como la opinin del auditor, despus de evaluar los hechos observados.

Tambin el auditor deber descubrir las medidas correctivas que la entidad tenga previsto adoptar, las que no podrn admitirse c9omo justificacin para omitir los hechos observados en el cuerpo del informe.


ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORMEFundamentos de la Auditoria OperativaEl contenido del informe de auditoria de gestin est regulado por la NAGU 4.40. Su estructura es como sigue:

SINTESIS GERENCIAL INTRODUCCION Informacin relativa al examen : 1. Motivo del examen 2. Objetivo, Alcance y Naturaleza del examen 3. Antecedentes y Base Legal de la entidad 4. Comunicacin de hallazgos de auditora CONCLUSIONES OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES ANEXOS - Relaciones de las personas comprendidas en las observaciones. -Situacin financiera, econmica y presupuestal.


TITULO DEL INFORMEFundamentos de la Auditoria OperativaPara elaborar los ttulos de los informes debe considerarse los aspectos siguientes:Ser breves de manera que su contenido no exceda de tres cuatro lneas.Sea especfico e informativo tanto como sea posible un ttulo debe ser algo ms que la identificacin de la entidad a las actividades materia de examen.Utilizar trminos constructivos cuando sea necesario.No incluir fechas o periodos con excepcin de los informes de auditora y los estados financieros.Los informes de auditora de gestin pueden ser identificados con los ttulos siguientes:Oportunidades Para Mejorar los procedimientos de adquisiciones en el Fondo Nacional.


LA SINTESIS GERENCIALFundamentos de la Auditoria OperativaTiene como objetivo hacer que el informe sea de mayor utilidad para los usuarios. Como la mayora de los receptores de los informes slo leern la sntesis, es importante que sta refleje el contenido del informe de manera clara y precisa. La sntesis debe presentar en forma exacta, clara y justa los aspectos ms importantes del informe, a fin de evitar errores de interpretacin.Es recomendable que la extensin de la sntesis no acceda de cuatro pginas. Una estructura recomendable debe contener: Ttulo, observaciones y conclusiones significativas, Recomendaciones ms importantes, Comentarios de la entidad y Asuntos de importancia pendiente de solucin.


INTRODUCCION DEL INFORMEFundamentos de la Auditoria OperativaEl objetivo de la introduccin es proporcionar al usuario del informe, datos importantes acerca de la entidad, programa o proyecto y la naturaleza del examen realizado. En la elaboracin de la introduccin debe considerarse los aspectos siguientes:Es necesario que sea relativamente corta, evitando incluir datos innecesarios-Incluya nicamente informacin de inters general relacionada con el contenido de los comentarios sobre las observaciones identificadas.Cuando sea pertinente y la informacin sea extensa incluya sta como un anexo.


CONCLUSIONESFundamentos de la Auditoria OperativaLas conclusiones son juicios del auditor de carcter profesional basados en la observaciones formuladas como resultado del examen.

Estn referidas a la evaluacin de la gestin en la entidad examinada, en cuanto al logro de las metas y objetivo, utilizacin de los recursos pblicos en trminos de eficiencia y economa y cumplimiento de la normatividad legal.

Cada conclusin debe estar referenciada con la observacin correspondiente que expondr los detalles del hecho u operacin examinada.


OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONESFundamentos de la Auditoria OperativaLas observaciones en una auditoria de gestin, estn referidas a cualquier situacin deficiente e importante identificada en el examen, que puede motivar oportunidades de mejora.Para la presentacin de las observaciones debe tenerse en cuenta los aspectos siguientes: - Sumilla - Punto bsico de la observacin - Elementos de la Observacin - Comentarios de la entidad - Recomendaciones.Estas recomendaciones deben ser formuladas en tono constructivo y fluir de la conclusin , teniendo en consideracin que las medidas recomendadas sean lo ms especificas posibles de implementar.


ELEVACION Y REVISION DEL INFORMEFundamentos de la Auditoria OperativaConcluido el procesamiento del informe ste es elevado al nivel gerencial y al despacho del Contralor General para su aprobacin final y remisin a los funcionarios de la entidad auditada responsables de adoptar las acciones correctivas.

Al termino de sta seccin se presenta el flujograma de la fase de elaboracin del informe para una mejor ilustracin de ste proceso.


SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVASFundamentos de la Auditoria OperativaEl seguimiento de medidas correctivas es una actividad que desarrollan los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control, con el objeto de establecer el grado de superacin de las observaciones efectuadas por los auditores as como evaluar las acciones adoptadas por la administracin de la entidad para implementar las recomendaciones incluidas en el informe de auditora.

El seguimiento de medidas correctivas que realicen los rganos del Sistema Nacional de Control debe incluir los resultados de la acciones adoptadas por a entidad que fuera examinada con anterioridad a efecto de establecer en que medidas fueron implementadas las recomendaciones y superar las observaciones consignadas en el informe de auditoria.




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