Guía para auditar la toma física de inventarios de forma efectiva

Actualizado: 28 de noviembre de 2009

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Guía para auditar la toma física de inventarios de forma efectiva

Se acerca el cierre contable y uno de los temas importantes a tener en cuenta por parte

de la Administración de la compañía es efectuar un conteo de inventario físico a la

totalidad de las existencias con corte a 31 de diciembre o una fecha cercana al cierre en

la que participe el auditor.

OBJETIVO

Verificar la existencia y buen estado del inventario que se encuentra registrado en los

estados financieros con corte a 31 de diciembre.

RESPONSABILIDAD

La administración de la compañía tiene la responsabilidad de establecer procedimientos

para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar los ajustes que surjan del

conteo. La responsabilidad del auditor es evaluar y observar los procedimientos físicos del

cliente y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario físico.

BUENAS PRÁCTICAS EN UN INVENTARIO FISICO

Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de

inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A

continuación describimos gráficamente un tipo de metodología entre las muchas que

puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificación y su

control contable.

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CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES

La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe

compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le

denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias

que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la

Empresa.

PROCEDIMIENTOS DEL AUDITOR

Es necesario para el Auditor estar presente en el momento del conteo, y que mediante la

observación adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse satisfecho en cuanto a la

efectividad del método utilizado por la compañía para realizar el inventario, teniendo en

cuenta que con base en este inventario serán ajustados los estados financieros con corte

a 31 de diciembre y sobre los cuales el Auditor emitirá su opinión.

A continuación enumeramos algunos de los procedimientos que el Auditor puede ejecutar

al momento de la realización del inventario físico.

Estos procedimientos no pretenden abarcar la totalidad de situaciones, simplemente

queremos que sirvan de punto de partida para el mejoramiento de nuestra práctica de

auditoría.

a) Procedimientos previos al inventario

1. Efectuar una revisión del instructivo del procedimiento de inventario físico de la

compañía para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras (Tomar

como punto de partida las buenas prácticas de un inventario físico que se

encuentran en esta guía). Es recomendable solicitar y revisar el instructivo en los

días previos al inventario. Lo anterior, en caso de que se determinen debilidades

por parte del auditor que deben ser comunicadas al cliente de forma oportuna

2. Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes del inventario el instructivo del procedimiento de inventario físico con anterioridad al conteo

3. Verificar si la compañía tiene bajo custodia inventario de terceros. De ser así, asegurase que este inventario no pueda ser incluido para cubrir posibles faltantes

4. Realización de un recorrido por las instalaciones de la compañía para determinar lo adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciación del conteo

5. Verificar que el inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de lenta rotación, se encuentra debidamente identificado y separado

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6. Verificar que se suspendió la entrada y salida de inventario. (De no ser así, describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario)

7. Verificar que las planillas del conteo están pre numeradas, en caso que no lo estén, determinar las implicaciones para la efectividad del conteo

8. Verificar la correcta estructuración de los grupos de conteo en donde se asegure una adecuada segregación, es decir que cada equipo de conteo incluya personal que no tiene a su cargo la custodia del inventario. Igualmente, cada equipo de conteo debe incluir una persona que esté familiarizada con el inventario. Ejemplo: personal de compras

9. Verificar si existe una adecuada segregación de funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo físico y de ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas

10. Acompañamiento en la realización del corte de documentos por parte del cliente y verificación de lo adecuado del mismo

b) Procedimientos durante la ejecución del inventario

11. Verificar que el inventario se ejecuta de acuerdo con las instrucciones

12. Verificar la correcta supervisión de los equipos de conteo

13. Verificar que no existan espacios vacios entre los ítems que se están contando

14. Cuando el inventario está empacado, el Auditor puede solicitar la apertura de algunos ítems (los más valiosos) para confirmar que dentro del empaque se encuentra el ítem referenciado

15. Selección de los ítems más representativos del inventario, conteo físico de las existencias y cruce con los conteos del cliente por parte de auditor. El tamaño de la muestra debe ser directamente proporcional al riesgo evaluado por el auditor. Es decir, a mayor riesgo, mayor debe ser el tamaño de la muestra

16. Con el fin de verificar la integridad del inventario, el auditor, dentro de su conteo, puede incluir una muestra de inventario que se encuentra en la bodega y verificar que está registrado en el Kárdex

17. Verificación de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones dentro de la bodega

18. Verificación de la existencia de equipos contra incendio vigentes.

19. Identificación y cuantificación del inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de

lenta rotación

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c. Procedimientos finales del inventario

20. Determinación de las diferencias entre el primer y segundo conteo

21. Verificación de la ejecución de tercer conteo por personal diferente al que ejecutó el

primer y segundo conteo

22. Verificación de la conciliación del conteo físico vs el Kárdex, solicitando las

explicaciones de las diferencias importantes.

23. Verificación del ajuste de las diferencias presentadas entre el Kárdex y el inventario

físico en los estados financieros. Las diferencias deben ser adecuadamente

soportadas por el personal que custodia el inventario y el ajuste autorizado por una

persona de nivel adecuado que no tenga a su cargo la custodia del inventario

24. Verificación de la conciliación del Kárdex valorizado y el libro mayor

25. Con base en el inventario dañado, obsoleto, descontinuado o de lenta rotación,

identificado en la toma física de inventarios, se debe determinar la provisión de

inventarios que debe quedar a 31 de diciembre

ALGUNAS FORMAS DE CUBRIR FALTANTES

A continuación enumeramos algunos de los métodos con los que se pueden cubrir

faltantes en la toma física, con el fin de que el auditor los conozca y los tenga presentes al

momento de realizar el inventario.

1) Dejar espacios vacios entre los productos

2) Incluir cajas vacías o con productos que no corresponden a la referencia

3) Incluir productos que han sido dados de baja por la compañía por estar, dañados,

obsoletos, descontinuados o con lenta rotación

4) Incluir productos que no corresponden a la referencia

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5) Incluir en el inventario productos que no pertenecen a la compañía. Ejemplo,

productos en custodia de la compañía.

6) Intercambiar referencias, es decir, referencia que están sobrando trasladarlas a

productos que hacen falta

7) Manipulación de equipos de medición. Ejemplo: Pesas.

8) Una inadecuada segregación de funciones. Ejemplo: Las personas que realizan el

inventario, son las mismas que lo custodian.

Hasta pronto!

Equipo Auditool

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