Auditor interno tecsup

AUDITORIAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN

OHSAS 18001:2007Speaker Name

OBJETIVOS

CONTENIDO DEL CURSO

1. Revisión del estándar de gestión OHSAS 18001.

2. Planificación de la auditoría3. Ejecución de la auditoría4. El auditor, calificaciones, responsabilidad y

papel5. Informe de auditoría y seguimiento.

1. REVISIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN:OHSAS 18001:2007

LA GESTIÓN

Las organizaciones necesitan lograr sus fines haciendo uso eficaz y eficiente de los recursos o medios

Estructuras organizacionales Planificación

Responsabilidades Procedimientos

Procesos Recursos

...para realizar sus políticasy alcanzar sus objetivos

Estos medios incluyen:

SISTEMA DE GESTIONSISTEMA DE GESTION

Es el sistema que utiliza la organización para alcanzar la Política y los Objetivos que ha fijado la Dirección

Sistema

Red de procesos interrelacionados que actúan armónicamente.

LA GESTION INTEGRALLA GESTION INTEGRAL

GESTION FINANCIERA

Dinero

Dirección/Dirección/AccionistasAccionistas

Aspectosdel producto

GESTION DE CALIDAD

ClientesClientes

ISO 9001

GESTIONAMBIENTAL

Aspectosambientales

SociedadSociedadOtras partesOtras partes

ISO 14001

GESTION DE SEGURIDAD

Y SALUD

Riesgos enámbito laboral

EmpleadosEmpleadosOtras partesOtras partes

OHSAS 18001

PROCESOS y ASPECTOSPROCESOS y ASPECTOS

X

X

Aspectos significativos

Ambiental

SST

PRODUCTOSY/O

SERVICIOSXX

SISTEMA DE GESTION

X

X

XX

X

X

X

ALCANCE

ENFOQUE “PHVA”ENFOQUE “PHVA”

AA

VV HH

PPPLANEARPLANEAR

HACERHACERVERIFICARVERIFICAR

ACTUARACTUAR

Inicio nuevo cicloInicio nuevo ciclo

MODELO GENERAL DE PROCESOSMODELO GENERAL DE PROCESOS

PARTE

INTERESADA

PARTE

INTERESADA

Planificación Mediciones análisis y mejora

REQUERIMIETOS

SATISFACCION

Revisión por la Dirección

Implementación y operación

Salida

Producto

Entrada

POLITICAS

OHSAS 18001 (2007)OHSAS 18001 (2007)

IPER

Requisitos legales y otros

Objetivos ,metas y programa de

gestió n

Medición y Seguimiento de

Desempeño

Evaluación de Cumplimiento Legal

Investigación de Incidentes, No

Conformidad, A.C. y A.P

Control de Registros

4.2

POLÍTICA

4.4

IMPLEMENTACION Y OPERACION

4.5 VERIFICACION Y

ACCIONES CORRECTIVAS

4.6

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

4.3

PLANIFICACION

Recursos,Estructura y Responsabilidad

Competencia, Formación

Toma de Conciencia

Comunicación, Participación y

Consulta

Documentación

Control de Documentos

Control operacional

Preparación y

Respuesta ante emergencias

Auditoria Interna

En cada ciclo PHVAciclo PHVA se produce mejora estableciéndose un nuevo estándar

En cada ciclo EHVAciclo EHVA se opera manteniendo el proceso bajo control

Objetivo N° 1

1° ciclo demejora y fijación

AVH

P AVH

EObjetivo N° 2


AVH

P AVH

EObjetivo N° 3


AVH

P AVH

E

PROCESO DE MEJORA CONTINUA

2. Planificación de la Auditoria

“Proceso de verificación sistemático, independiente y documentado para obtener y evaluar objetivamente las evidencias de auditoría” ...

Evidencias de auditoria: Información verificable, registros o declaraciones de hechos.

AUDITORIA

... “con el fin de determinar la extensión con que se cumplen los criterios de auditoría”

Criterios de auditoria: Políticas, procedimientos, estándares, buenas prácticas o requisitos con los que el auditor compara la evidencia reunida durante la auditoria.

AUDITORIA

“Proceso de verificación sistemático, independiente y documentado

para obtener y evaluar objetivamente las evidencias de auditoria con el fin de

determinar la extensión con que se cumplen los criterios de auditoria”

AUDITORIA

Conforma las disposiciones planificadas, los estándares y los requisitos de las normas aplicables

Está funcionando / implementado

Es efectivo y produce los resultados previstos

Determinar si el Sistema de Gestión SST

Proveer información para la Revisión por la Dirección

PROPOSITOS DE UNA AUDITORIA

De acuerdo con el programa de auditoria

Cuando existen desviaciones al desempeño esperado

Cuando se producen cambios en el SGSST

Cuando se buscan oportunidades de mejora

CUÁNDO REALIZAR AUDITORIAS?

2014/1 Ventas María / Juan Mayo ‘14Desde la venta producto hasta

procesos administrativos

2014/2 Servicios Pedro / María Junio ‘14Reparaciones de productos /Preparación de preentrega /

Gestión garantías /Mantenimiento y calibraciones

2014/3 Logística Juan / José Julio, 14Operaciones / contrataciones/

Compras y evaluación de Proveedores

Almacenamiento y Despacho

7.2, 7.4 y 7.5.5

2014/4 Administración /Contabilidad María / Pedro Agosto, 14 Procesos Administrativos /

Créditos / procesos contables

2014/5 Rep. Drección /Dirección Pedro / José Set, 14

Control documentos / Accionesde mejora / Capacitación /

satisfacción del Cliente /Revisiones por la Dirección /

Indicadores de Gestión/ Mejora Continua de Eficacia del SGC

Auditorías internas /AccionesCorrectivas y Preventivas

Nota 1 Adicionalmente, en todos los sectores se auditarán los siguientes puntos: El conocimiento de las Políticas y los Objetivos aplicables Control de documentos Control de registros Indicadores: mediciones y seguimiento de los resultados No conformidades y acciones de mejora Mejora continua: Planes y programas

Nota 2 La fecha de auditoría debe ser coordinada entre el Equipo Auditor y el responsable delárea auditada. La duración de las Auditorias no deberá exceder las 2 horas

Representante de la Dirección Presidente

Distribución

7.2.1 y 7.2.2

7.5.1, 6.3, 7.6y 8.2.3

7.2, 7.5.1 y7.5.3

4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.6, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3. 8.4,

8.5.2 y 8.5.3

Código deAuditoría

Proceso / Sectorauditado Equipo Auditor

Fechapropuesta

para laAuditoría

Alcance PropuestoRequisitosISO 9001

RequisitosISO14001

RequisitosOHSAS

AprobadoRevisado1) Gte de Ventas2) Gte de Logística

3) Gte de Servicio4) Gte de Administración

Fecha: 1°/01/2014

Revisión: 00

4.4.6, 4,4,7, 4.5.1

4.4.6, 4,4,7, 4.5.1

4.4.6, 4,4,7, 4.5.1

4.4.6, 4,4,7, 4.5.1

4.3.1, 4.3.2, 4.3.3,4.3.4,

4.4.2, 4.4.3, 4.5.2, 4.5.4,

4.6

4.3.1, 4.3.2, 4.3.3,4.3.4,

4.4.2, 4.4.3, 4.5.2, 4.5.4,

4.6

PROGRAMA AUDITORIA

Considerar: Importancia de la actividad, relacionada con los

resultados de las evaluaciones de riesgo Estado de la actividad Resultados de auditorias previas Minimizar alteraciones en la empresa Disponibilidad de los auditados y auditores

El programa suele ser anual o semestral

PROGRAMA DE AUDITORIA

1. Incluir todos los sectores/areas y procesos dentro del alcance del SGSST

2. Cubrir todos los requisitos de las normas aplicables

3. Definir frecuencia de auditorias según importancia de la actividad

4. Considerar tiempo de realización de cada auditoria

PROGRAMA DE AUDITORIA

Internas (de 1°parte) Las que realiza la organización a su propio sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

Externas (de 2°parte)

Entre clientes y proveedores (contractual)

De certificación (de 3° parte)

Conducidas por un Organismo de Certificación

Según la organización involucrada:

TIPOS DE AUDITORIA

TIPOS DE AUDITORIA

Auditoria de suficienciaRevisión inicial de documentación

Manual

SST

Criterio de Auditoria

??==

TIPOS DE AUDITORIAAuditoria de Conformidad o de implementación

Manual

SST ??==

Prácticas de trabajo

TIPOS DE AUDITORIA

CERTIFICACIÓN

SEGUIMIENTO

RE-CERTIFICACIÓN

3 AÑOS

Alcance Frecuencia Metodología de auditorias Responsabilidades y requisitos para

conducirlas

comunicar sus resultados

Debe comprender:

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

1 – Preparación

2 – Ejecución

3 – Informe

4 – Seguimiento

ETAPAS DE UNA AUDITORIA

Distribución típica de tiempos

1.- Preparación 40%

2.- Ejecución 40%

3.- Informe 10%

4.- Seguimiento 10%

DURACIÓN DE ETAPAS DE UNA AUDITORIA

1 – Preparación

2 – Ejecución

3 – Informe

4 – Seguimiento


• Las auditorias son costosas

• Las auditorias deben ser bien planeadas y conducidas

• Las auditorias no deben ser realizadas “por sorpresa”

• Acordar siempre con el auditado fechas convenientes por adelantado (ver “Programa de Auditoría”)

PREPARACIÓN (PAUTAS)

Informes de auditorias anteriores y revisiones de la dirección

Documentos del SGSST: procedimientos, métodos, manuales, etc.

Legislación y otros requisitos aplicables Reclamos de partes interesadas Necesidades de la gerencia

INFORMACIÓN PREVIA

• Qué hacen en el area / sector?

• Qué tan grande es?

• Qué procesos operan?

• Qué criterios se deben cumplir?

• Complejidad de las operaciones

INFORMACIÓN DEL ÁREA

RELACIONES PROCESOS

ProcesoProcesoAA

ProcesoProcesoDD

ProcesoProcesoBB

ProcesoProcesoCC

EntradaEntradaSalidaSalidaControlesControles

ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS...

Mapear el sistema– Procesos– Entradas y salidas– Controles– Secuencia de procesos– Interacciones

Elaborar el Plan de Auditoría!

PREPARACIÓN DEL AUDITOR

El auditor debe prepararse para... Seguir el proceso de un extremo hasta el otro,

verificando la eficacia del control

No limitarse solo a determinar la conformidad de las actividades con lo establecido en los procedimientos

Evaluar también, y sobre todo, si el proceso es capaz y produce los resultados esperados

El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad de los procesos y del sistema para alcanzar los objetivos establecidos !

PREPARACIÓN DEL AUDITOR

Objetivo y alcance

Lugares, fechas y recursos

Criterio: Documentos o requisitos aplicables

Integrantes del equipo de auditoría Cronograma de actividades, con tareas

asignadas a los auditores

Debe ser acordado con el auditado

AGENDA DE AUDITORIA

AGENDA DE LA AUDITORIA1. Información General de Auditoría Interna

Procesos / Sector Auditado:VENTAS – ADMINISTRACION

Código de Auditoría:

2014 / 04Fecha de Auditoría: 11 de Junio de 2014Auditor Líder: Sr. Au.Auditor Asistente: Sr. DitorObjetivo de la Auditoría: : Evaluar el grado de implementación del Sistema Integrado

de Gestión

Alcance de la Auditoría: Todos los procesos comerciales y Administrat. Todos los requisitos aplicables

1.1 Agenda

Hora Auditor Líder Auditor Asistente

9:00 Reunión Inicial

9:15 Seguimiento de NC y AC (8.5.2, 8.5.3)

9:45 Procesos comerciales (7.2., 8.2.1) Mercado externo (7.2., 8.2.1)

10:30 Logística (7.4) Exportaciones (7.2, 8.2.1)

12:00

13:00 Análisis de resultados / Reunión del equipo auditor

14:00 Reunión Final

REFRIGERIO

Criterio: ISO9001:2008

AGENDA DE AUDITORIA-EJEMPLO


Taller 1: Elaboración de Agenda de Auditoria

El equipo de auditoria debe ser informado de: Objetivos, alcance y criterio de la auditoría

Detalles de los sectores y actividades a auditar

El equipo de auditoria debe: Recopilar la información previa necesaria

Elaborar la agenda de auditoria

Preparar los documentos de trabajo:

Listas de verificación

Formatos

PREPARACIÓN AUDITORIA

CUESTIONES A INVESTIGAR Y SECUENCIA

2.- El SGSSO está implementado y funciona según la planificación?

3.- El SGSSO es eficaz? ¿ Es capaz para lograr los objetivos y alcanzar la satisfacción de las partes interesadas?

Secuencia tradicional

Secuenciasugerida

1.- El SGSSO está diseñado conforme a las normas aplicables?

DebilidadesEn requisitosespecíficos

Requisitos OHSAS18001....

4.3.1, 4.3.2, 4.4.6,

PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓNNDEL PROCESO

MEJORA DEL PROCESO

4.2 – 4.3.3 – 4.5.5 - 4.6

CONTROL DEL PROCESO

4.5.1 – 4.5.2 – 4.4.7 – 4.5.3

SISTEMADE

GESTION

DOCUMENTOSREGISTROS

COMUNICACION

4.4.3 – 4.4.44.4.5 – 4.5.4

RESP.Y

AUTORIDAD

RECURSOS

RRHHINFR.

AMBIENTE(4.4.1 4.4.2)

MUESTRA SISTÉMICA

► Guía para asegurar la continuidad de la auditoria

► Mantiene claros los objetivos

► Ayuda a administrar el tiempo

► Define el camino de la investigación

► Organiza la toma de notas

LISTAS DE VERIFICACIÓN

LISTA DE VERIFICACIÓNSGSST

AUDITORIA INTERNA

LISTA DE VERIFICACION

MUNDIAL S.A.FECHA:.............

AUDITORIA:......

SECTOR/PROCESO:...............................

ALCANCE:.................................................

AUDITADO:...........................

AUDITOR:....................................

REQUISITOS PUNTOS A VERIFICAR Doc HALLAZGOS

CONTROLDEL

PROCESO

MEJORA DEL

PROCESO

PLAN&IMPLEMENT,

PROCESO

NC

TOTAL AUDITORIA

SGSSTResp.

Recursos

Diseñar una muestra sistémica y registrarla

en la Lista de verificación

Reg.

Mal uso de la Lista de Verificación:

► Omisión de investigar temas importantes por no estar incluidos en la lista

► Realizar un ejercicio de preguntas y respuestas

(obstrucción de la comunicación)

► Tener una perspectiva estrecha del SGSST.

LISTA DE VERIFICACIÓN


Taller 2 : Elaboración Lista de Verificación

3. Ejecución de la Auditoria

Las relaciones entre auditores y Las relaciones entre auditores y auditados son críticas para el buen auditados son críticas para el buen desarrollo de la auditoriadesarrollo de la auditoria

ENFOQUE DE AUDITORIAS

Emisor Emisor codificacodifica

Receptor decodifica e interpreta

Mensaje

RespuestaRespuesta

COMUNICACIÓN

Barreras frente a la comunicación

FísicasIntelectualesPsicológicas

COMUNICACIÓN

Creando un clima para la comunicación:Creando un clima para la comunicación:EspacioTiempoContacto visualLenguaje corporalParalenguajeSensibilidades culturales

TOMAR EN CUENTA: Ponga cómodo al auditado Elimine temores Explique el Objetivo Explique sobre las notas Mantenga al auditado informado de sus

decisiones

COMUNICACIÓN

PARALENGUAJE • Dialecto• Velocidad• Fuerza• Tos• Entonación• Suavidad

1 – Preparación

2 – Ejecución

3 – Informe

4 – Seguimiento


ETAPAS

Reunión inicial

Recopilación de evidencias Reunión final

EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

Se establecen las reglas generales para la realización de la auditoria

Contenidos: Presentaciones Exponer cuál es el propósito

de la auditoria Revisión de la agenda de auditoría Identificar los responsables de las áreas a ser

auditadas (interlocutores válidos)

REUNIÓN INICIAL

Aclarar que la auditoria es una muestra Arreglos logísticos Aclaración de dudas Acordar horario de la reunión final Acordar visitas guiadas a las instalaciones (si es

necesario)

La reunión inicial no se debe suprimir!

Contenidos (continuación) :

REUNIÓN INICIAL

• Información verificable

• Se basan en:

- Entrevistas- Examen de documentos- Observación de actividades y condiciones- Resultados de mediciones y ensayo- Registros

EVIDENCIAS OBJETIVAS

Técnicas de preguntas:

QuéPorquéCuándoCómoDóndeQuién

Usar prudentemente las preguntas:cerradasaclaratorias

Muéstreme!

ENTREVISTAS

TÉCNICAS DE INDAGACIÓN• Preguntas abiertas• Preguntas cerradas y directas• Preguntas aclaratorias

Las preguntas deben:

Apuntar a la información relevante

No sugerir respuestas

Incorpore las preguntas a la conversación regular

No responda con preguntas

TÉCNICAS DE INDAGACIÓNPreguntas Abiertas

•¿Qué? ¿por qué? ¿dónde? ¿quién? ¿para qué? ¿cómo?¿Qué? ¿por qué? ¿dónde? ¿quién? ¿para qué? ¿cómo? •Dirija una respuesta informativaDirija una respuesta informativa•¡No son ilimitadas, pueden cambiar el rumbo de una ¡No son ilimitadas, pueden cambiar el rumbo de una conversación !conversación !•Una manera de evitar diluirse: Una manera de evitar diluirse:

¡Muéstreme!

TÉCNICAS DE INDAGACIÓN

Preguntas Cerradas y Directas

•Preguntas cerradas – respuesta: Si/NoSi/No•Pregunta directa - respuesta: pocas palabras•Se intenta dirigirse a información muy específica•Desventajas:

• No dan mucha información• Si se usan muy seguido dan la sensación de interrogatorio

TÉCNICAS DE INDAGACIÓNPreguntas Aclaratorias

•Relizadas para clarificar información y evitar mal entendidos •Permiten completar la idea •Desventajas:

• Si se usan muy seguido crean la impresión de que uno no escucha

• Consumen mucho tiempo• Si no está preparado para escuchar por completo, no

las haga

RESUMENEnfoque Exitoso de la Auditoria

•Establecer clima adecuado•Hacer que el auditado se sienta cómodo•Usar preguntas apropiadas: abiertas•Hacer preguntas cerradas y/o aclaratorias, sólo cuando sea necesario•Utilizar adecuado lenguaje corporal•Ser amigable y diplomático

• El auditor mantiene el control

• Lista de participantes

• Auditar dentro de la actividad planeada

• Tomar notas

• Recabar evidencias objetivas en todas sus formas

RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS

• Investigar todo lo necesario

• Seguir la pista de auditoría

• Tomar muestras representativas

• Verificar la coincidencia entre procedimientos escritos y la realidad


• Verificar lo expuesto durante las entrevistas

• Comunicar al auditado las No Conformidades

• Determinar si las No Conformidades constituyen casos aislados o si son generalizadas

• Registrar las No Conformidades


NO CONFORMIDADES NO CONFORMIDADES Qué es una No Conformidad?...

No cumplimiento de un requisito del cliente o de otras partes interesadas

Requisito: necesidad o expectativa establecida o implícita Requisito legal o regulatorio

Una Oportunidad para mejorar el desempeño, los resultados y la satisfacción de partes interesadas

HALLAZGO DELA AUDITORÍA

Para que un Hallazgo se defina como NC se requieren 2 condiciones mínimas:

Debe estar basado en evidencias objetivas

Debe demostrarse incumplimiento de requisitos: De normas ( OHSAS 18001) y otros estándares

aplicables Procedimientos, planes u objetivos/metas Requisitos legales o regulatorios

NCOBS

NO CONFORMIDADES

CONTENIDOS

• Area/Proceso • Hallazgo (evidencia objetiva)• Requisito incumplido• Firma• Clasificación

INFORME DE NO CONFORMIDAD

EJEMPLO 1

Departamento W-4 Izaje de carga pesadaTurno de la Mañana

• 4 de 18 operarios fueron vistos no usando protectores de cabeza (cascos de seguridad). Los cascos estaban disponibles a la entrada del área.

• WI4-01, claúsula 6, requiere que todo el personal que entre al departamento W-4 debe usar los cascos de seguridad. La instrucción estaba claramente visible a la entrada del área.

►Area/Proceso►Hallazgo►Requisito►Firma►Clasificación

AUDITORIA DE SEGURIDAD INFORME DE NO CONFORMIDAD

SECTOR/PROCESO :.....................................................

OHSAS 18001:2007; Requisito 4.4.6

Categoría MAYOR* MENOR*

Descripción

Auditor :

Durante el turno de la mañana 4 de 18 operarios no estaban usando protectores de cabeza (cascos de seguridad). Los cascos estaban disponibles a la entrada del área.

WI4-01, claúsula 6, requiere que todo el personal que entre a W-4 debe usar cascos de seguridad.

La norma requiere que la organización debe implementar y mantener controles operacionales, aplicables a la organización y a sus actividades.

Izaje de Carga pesada Div.W-4

A. U. Ditor

NC Número...............

MUNDIAL S.A.

AUD/01

Fecha:.....................23/12/2013

REDACCIÓN EJEMPLO 1

3. EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

Taller 3 : Casos de Hallazgos ( NC y Observaciones)

INVESTIGACION DE CAUSA RAIZEvidencias objetivas

NC-ACC-INC

Implicancias ocultas

Alcance Por qué?

NC

Por qué?ALCANCEImplicancias ocultas

Por qué?

?Causa Raíz

Por qué?Síntomas

Por qué?Causas aparentes

TIPOS DE ACCIONESEvidencias objetivas

Implicancias ocultas

Alcance

NC

ALCANCEImplicancias ocultas

Causa Raíz

Síntomas

Causas aparentes

La ACCION INMEDIATAataca al problema

Su propósito es limitar sus efectos

y ponerlo bajo control

La ACCION CORRECTIVAataca a la causa

Su propósito es evitar que el problema vuelva a suceder

Es aquella causa no observable fácilmente u oculta, que ha de investigarse para ser encontrada.

Estas causas se agrupan en:

Factores Personales

Factores de Trabajo

ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ

NO SABE

NO

QUIERE

NO PUEDE

NO ESTA

Desconoce: qué hacer o cómo hacer determinada tarea

Limitaciones Físicas y/o mentales

No escucha bien, no ve, etc. No puede hacer fuerza. No entiendeDesmotivada:

Atender, escuchar, dialogar. Realizar la tarea.

Sin Concentración:Atento, o concentrado en el trabajo que realiza.

FACTORES PERSONALES

FACTORES PERSONALES

ANALISIS DE CAUSASANALISIS DE CAUSAS Diagrama de Causa-Efecto y familias de causas...

MATERIALESMETODOSPERSONAL

MAQUINAS MEDIO AMBIENTEPROVEEDORES

Por qué?Por qué?Por qué?Por qué?

Por qué?

¿De qué manera el Personal /los Métodos / los Materiales / las Máquinas etc pueden haber contribuido a provocar la NC-Acc-Inc?

CAUSAS

NC-Acc-Inc

EFECTO

• Tecnica gráfica para determinar las posibles causas básicas o contribuciones al problema.

Ilustra las relaciones entre las causas.

ANÁLISIS DE CAUSASANÁLISIS DE CAUSAS

PASO 1: Identificar el problema (Incidente, accidente, no conformidad), o la situación que queremos mejorar.

NC-Acc-Inc

PROBLEMA

EFECTO

PASO 2: Registrar la frase que resume el problema en el diagrama.

DIAGRAMA CAUSA - EFECTODIAGRAMA CAUSA - EFECTO

PASO 3: Realizar una tormenta de ideas sobre las causas.

Material

--------------------

Método

--------------------

Máquina

--------------------

Mano de obra--------------------

Medio

--------------------

PASO 4: Determinar las categorías principales de las causas (materiales, métodos, máquinas, mano de obra, medio y medición).


PASO 5: Colocar las causas en la gráfica. Se debe realizar la pregunta ¿Por qué? a cada una de las causas definidas para identificar nuevos niveles de análisis.

MATERIAL METODO

MANO DE OBRA MEDIO

MAQUINA

MEDICION

Por qué?Por qué?Por qué?

CAUSAS

NC-Acc-Inc

EFECTO

PASO 6: Identificar las causas más probables. De ser posible deben ser verificadas con datos.


Se utiliza para determinar el impacto que tienen determinadas causas sobre un problema o no conformidad.

Permite dirigir los esfuerzos de mejora en los aspectos significativos de un problema.

CAUSA FRECUENCIA % % ACUM.1 37 74% 74%2 7 14% 88%3 4 8% 96%4 2 4% 100%

DIAGRAMA PARETODIAGRAMA PARETO

Qué acciones posibles nos permitirán eliminar la causa raíz y alcanzar el objetivo?

Cuáles de estas ideas conforman soluciones factibles?

Cuáles soluciones logran nuestro objetivo con el menor costo y dificultad de implementación?

¿Cómo podremos eliminar cada causa-raíz?

Someterlas a la prueba de la Matriz de Decisión

IDENTIFICANDO ACCIONESIDENTIFICANDO ACCIONES

COSTO O DIFICULTAD

IMPACTO O BENEFICIO

ALTO

MEDIO

BAJO

ALTOMEDIOBAJO

ACCIONESPRIORITARIAS

IDEAS para MEJORAR

IDEAS para MEJORAR

MATRIZ DE DECISIÓNMATRIZ DE DECISIÓN

Objetivo / Meta Qué (What) Por qué

(Why)

Cómo (How)

Quién (Who) Dónde (Where)

Cuándo (When)

Reducir el porcentaje de defectuosos a 8%

Acción 1 Adquisión de … RMA Sala de CC Junio-2007

Acción 2

Acción 3

Determinar controles para asegurar la implementación y efectividad de las acciones realizadas.

MÉTODO 5 W + 1 HAcciones prioritarias

PLAN DE ACCION PLAN DE ACCION

CASO ESTUDIO:CASO ESTUDIO:

Durante una auditoria realizada al área de empaque de la empresa ABC, se evidenció que 8 de 12 trabajadores del área de empaque no utilizaban los guantes asignados. Durante la investigación realizada se preguntó a los trabajadores por qué no utilizaban los guantes y ellos comentaron que los guantes asignados no son los adecuados, son incómodos, poco flexibles para realizar su trabajo, se rompen fácilmente y no se encuentran disponibles en todas las tallas. Asimismo, mencionaron que no utilizaban los guantes porque sentían mucho calor. Respecto al procedimiento del área de empaque PD-02, 7 trabajadores manifestaron no conocer dicho procedimiento y que su supervisor no les comentó al respecto.

Algunos trabajadores mencionaron no conocer las posibles consecuencias de no utilizar guantes. Los trabajadores sub contratados dijeron que no recibieron ninguna información al respecto, pero otros mencionaron que recibieron alguna información durante la inducción pero no referente al uso de guantes.

El supervisor confirmó que según el procedimiento PD-02 el uso de los guantes es obligatorio. Sin embargo, manifestó que algunos trabajadores olvidan usarlos, otros piensan que no son necesarios o no se acostumbran a usarlos ya que hasta hace 1 año no era requerido.

Se observó que no existe ningún letrero o señal que indique el uso obligatorio de guantes en el área de trabajo.


Respecto a la información brindada durante la inducción, el supervisor afirmó que la presentación en Power Point (PPT) fue elaborada en el año 2010 y por eso no contiene información sobre el uso obligatorio de guantes.

Ante la pregunta de por qué algunos trabajadores no conocen el procedimiento PD-02 del área, el supervisor dijo que normalmente él brinda esta información a todo trabajador que ingresa al área, pero seguramente estos trabajadores ingresaron cuando él estaba de vacaciones. Afirmó que el procedimiento sí se encontraba en el área de trabajo, pero fue retirado hace 4 meses para ser revisado por la Gerencia.


Referente a la temperatura del ambiente de trabajo (aprox. 38°C), se verificó que sólo había 1 ventilador funcionando y otros 3 ventiladores estaban malogrados. El supervisor manifestó que ese tema aún está pendiente y que no se tiene un plan de mantenimiento para sus equipos.

Respecto a la disponibilidad de los guantes, el supervisor mencionó que el área de Compras no coordina con él las tallas requeridas, además dichas compras no son periódicas ni planificadas. Adicionalmente, se averiguó que el proveedor se demora en entregar los pedidos ya que no cumple correctamente con el procedimiento actual de compras de la empresa ABC. El supervisor de empaque ya solicitó al área de Compras que envíe el nuevo procedimiento al proveedor, pero aún no lo han enviado.


PASO 1 y 2 : Identificar y registrar el problema

8 de 12 personas del área de empaque no utilizan los guantes según procedimiento PD-02

PASO 3 : Realizar una tormenta de ideas sobre las causas.

-Los guantes son incómodos.

-Se olvidan de usarlo.

-No hay guantes disponibles.

-No hay variedad en las tallas de los guantes.

-No le informaron que es obligatorio su uso.

-Hace mucho calor en el área de trabajo. . . . . . . . . . etc.


PASO 4: Determinar las categorías principales de las causas.

PASO 5: Colocar las causas en el diagrama

No se envió proced. Actual al proveedor

No lo mencionaron en la inducción

No conoce las consecuencias de no usar guantes

Procedimiento no disponible en área de trabajo

Proced. se retiró para modificarlo hace 3 meses

Solo hay 1 ventilador funcionando en el área

8 DE 12 PERSONAS DEL ÁREA DE EMPAQUE NO UTILIZAN LOS GUANTES SEGÚN PROCEDIMIENTO PD-02

MÁQUINA MÉTODO MEDIO

MANO DE OBRA MATERIAL

El material de los guantes no permite trabajar con flexibilidad

Los guantes son incómodos

Los guantes se rompen fácilmente

No se tiene variedad en las tallas de guantes

Los guantes no siempre están disponibles

Proveedor demora en la entrega

Proveedor no cumple proced. de Compras

Se olvida de usar los guantes

Piensa que no es necesario

Falta de costumbre

No conoce el procedimiento de trabajo

Supervisor no le informó

Supervisor de vacaciones

No recibió información

Es contratista

Presentación PPT no lo incluye, desactualizada (versión 1998)

Hace mucho calor (38°) en el área de trabajo

3 ventiladores están malogrados

No hay plan de mantenimiento para los equipos

Compras no coordina con el supervisor sobre las tallas requeridas

No hay periodicidad en la compra

No hay plan de compra de EPP para el área

No ve ningun letrero que indique su uso


CASO 1: GRÁFICO DE PARETO

PASO 6: Identificar las causas más probables.

CAUSAS

IMPACTO

TOTAL % % ACUM

ALTO (4) MEDIO (2) BAJO (0)

1 El material de los guantes no permite trabajar con flexibilidad / se rompen fácilmente 9 1 0 38 26% 26%

2 Piensa que no es necesario / Falta de costumbre 8 2 0 36 24% 50%

3

No hay plan de compra de EPP para el área/ Compras no coordina con el supervisor sobre las tallas requeridas 7 2 1 32 22% 72%

4 Proced. se retiró para modificarlo hace 3 meses 2 4 4 16 11% 82%

5 No ve ningun letrero que indique su uso 0 4 6 8 5% 88%

6Es contratista 0 3 7 6 4% 92%

7Presentación PPT no lo incluye, desactualizada (versión 1998) 0 2 8 4 3% 95%

8 Solo hay 1 ventilador funcionando en el área 0 2 8 4 3% 97%

9No se envió proced. Actual al proveedor 0 1 9 2 1% 99%

10 Supervisor de vacaciones 0 1 9 2 1% 100%

11No hay plan de mantenimiento para los equipos 0 0 10 0 0% 100%


Principales causas

CASO 1: GRÁFICO DE PARETO

05

101520253035404550

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Tipo de Causa

Impa

cto

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%

CAUSASIMPACTO

TOTAL % % ACUM


1 El material de los guantes no permite trabajar con flexibilidad / se rompen fácilmente 9 1 0 38 26% 26%

2Piensa que no es necesario / Falta de costumbre 8 2 0 36 24% 50%

3

No hay plan de compra de EPP para el área/ Compras no coordina con el supervisor sobre las tallas requeridas 7 2 1 32 22% 72%

4 Proced. se retiró para modificarlo hace 3 meses 2 4 4 16 11% 82%


CASO 1: MÉTODO 5W + 1H

OBJETIVO / META QUÉ (WHAT) POR QUÉ (WHY) CÓMO (HOW) QUIÉN (WHO) DÓNDE (WHERE) CUÁNDO (WHEN)

Uso de guantes del 100% del personal en el área de empaque

Cambio del tipo de guantes

Mayor flexibilidad y productividad del área

Solicitar información a proveedores y realizar pedidos

Supervisor de empaque y Jefe de Compras Oficina 15-Mar-07

Sensibilizar al personal sobre el uso de guantes Charlas mensuales Cambiar la actitud del

personalOrganizar grupos para las charlas Supervisor de empaque Sala de

reunionesPrimer viernes de

cada mes

Asegurar la disponibilidad de guantes Desarrollar un plan de compras de EPP

Para cumplir con el uso de guantes

Analizar demanda y requerimientos del área

Supervisor de empaque y Jefe de Compras Oficina 15-Feb-07

Mantener informado al personal sobre el procedimiento del área

Tener procedimiento actualizado en el área

Personal debe tener acceso a la información

Solicitar procedimiento a la Gerencia Supervisor de empaque Oficina 15-Feb-07

Informar sobre el proced. de trabajo

Personal debe conocer el proced. de trabajo Realizar charlas Supervisor de empaque Sala de

reunionesPrimer viernes de

cada mes

Determinar el plan de acción:


Durante el segundo turno de trabajo, un operario del área de cortes sufrió un accidente. Mientras trabajaba con la máquina cortadora, la cuchilla le generó un corte profundo en uno de sus dedos de la mano derecha.

Durante la investigación del accidente se obtuvo la siguiente información:

El operario accidentado tiene 8 años trabajando en esa área. Hace 2 semanas venía trabajando 2 turnos seguidos ya que reemplazaba a un compañero del segundo turno que estaba de vacaciones. Asimismo, el operario manifestó que la cuchilla de la máquina cortadora ya no cortaba bien y que debía acercar más su mano a la cuchilla para lograr un mejor corte.

CASO 1: ACCIDENTE

Mencionó que permanentemente son evaluados en función a su productividad y por eso debía trabajar lo más rápido posible, de lo contrario su sueldo se reduciría.

El supervisor comentó que ya había solicitado al área de mantenimiento que cambien la cuchilla de la máquina cortadora, pero no lo realizaban porque no tenían la cuchilla en stock y su único proveedor siempre se demora en entregar los pedidos.

Se observó que la máquina no tenía ninguna guarda de protección. Al respecto el supervisor mencionó que la máquina era muy antigua y no recordaba si tuvo alguna guarda. Sin embargo, solicitó hace más de 8 meses al área de mantenimiento que coloquen una nueva, pero el área estaba saturada de trabajo y debían “priorizar” sus actividades en función a lo sucedido “día a día”. Como no se habían reportado anteriores accidentes o problemas con esa máquina no se tenía una fecha programada para colocar la guarda.

CASO 1: ACCIDENTE

DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO

Operario acerca mucho la mano a la cuchilla

Unico proveedor demora en entregar pedidos

CUCHILLA DE LA MÁQUINA CORTADORA GENERÓ CORTE PROFUNDO EN EL DEDO DE UN OPERARIO

MÉTODO MANO DE OBRA

MEDIO MÁQUINA

Máquina sin guarda de protección

Cuchilla no cortaba bien

Mantenimiento no cambió la cuchilla

No tenían stock de la cuchilla

Trabajador estaba cansado

Trabajaba 2 turnos seguidos

Reemplazaba a compañero

La cuchilla no corta bien

Operario trabaja muy rápido

Presión del supervisor por la productividad

Mantenimiento no colocó guarda

No había más personal disponible

Mantenimiento está saturado de trabajo

No tienen plan de mantenimiento de equipos

MATERIAL

05

101520253035404550

1 2 3 4 5 6

Tipo de Causa

Impa

cto

0%

20%

40%

60%

80%

100%

GRÁFICO DE PARETO

Principales causas

(puede considerarse menos de 80%)

CAUSAS

IMPACTOTOTAL % % ACUM


1 No tienen plan de mantenimiento de equipos 10 0 0 40 34% 34%

2 No tenían stock de la cuchilla 8 2 0 36 31% 64%

3 No había personal disponible 2 4 4 16 14% 78%

4 Presión por la productividad 2 3 5 14 12% 90%

5 Unico proveedor demora en entregar pedidos 0 3 7 6 5% 95%

6 Mantenimiento está saturado de trabajo 0 3 7 6 5% 100%

MÉTODO 5W + 1H

OBJETIVO / META

QUÉ (WHAT)

POR QUÉ (WHY)

CÓMO (HOW)

QUIÉN (WHO)

DÓNDE (WHERE)

CUÁNDO (WHEN)

Evitar accidentes por corte en la máquina cortadora

Fabricar y colocar guarda de protección en la máquina cortadora

Controlar el riesgo de corte en la fuente

Brindar información al área de mantenimiento para la fabricación

Área de Mantenimiento

Taller de Mantenimiento 20-Feb-07

Mantener los equipos en correcto estado

Desarrollar el Plan de Mantenimiento de Equipos

Asegurarse del correcto estado de las máquinas

Elaborar lista de equipos por área y frecuencia de mantenimiento

Área de Mantenimiento y Jefes de Área

Oficina 25-Feb-07

Cumplir con el stock mínimo de repuestos

Elaborar y controlar programa de stocks mínimos

Asegurar disponibilidad de repuestos

Coordinar con Jefes de Área y proveedores

Área de Logística Oficina 25-Feb-07

Auditor Auditado

Revisar efectividad

Proponer acción correctivaAcuerdo

Aceptar e Investigar

Identificar, anotar, comunicar Acuerdo

Preparar NCR

Implementar, verificar, notificar

REPORTE DE NC y A.C

• Agradecimientos

• Objetivos y alcance de la auditoria

• Aclarar que la auditoria fue una muestra

Conclusiones:• Existe un SGSST?• Está implementado?• Es eficaz?• En relación al objetivo de la auditoria, cuál es la conclusión?

REUNIÓN DE CIERRE

• Acordar fechas de verificación de acciones correctivas

• Aclaración de dudas

• No conformidades presentadas por cada auditor

REUNIÓN DE CIERRE

4. El Auditor, Calificaciones, Responsabilidad y Papel

► El rol del auditor es establecer para el cliente, la información sobre hasta qué punto se cumplieron los requisitos de la auditoria.

► Todas las conclusiones deben estar firmemente basadas en evidencia objetiva.

► El auditor líder debe siempre estar a cargo de la auditoria.

EL AUDITOR

RESPONSABILIDADES AUDITOR• Cumplir con los requisitos• Seguir plan y procedimientos• Permanecer dentro del alcance• Comunicar y aclarar requisitos de

auditoria• Planear y realizar tareas

individuales, acertada y responsablemente

• Recolectar y analizar evidencia

• Permanecer alerta• Reportar las observaciones• Verificar acciones correctivas• Cooperar con el líder del equipo• Retener y proteger documentos de

la auditoría• Mantener confidencialidad• Actuar de manera ética

RESPONSABILIDAD AUDITOR LÍDER• Recolectar toda la información necesaria• Asistir al equipo de elección• Preparar plan global• Asignar tareas individuales• Asegurarse de que los documentos de

trabajo estén preparados • Auditoría de suficiencia• Representar al equipo de auditoría

• Liderar reuniones de apertura y cierre• Asegurar que la auditoría se

desarrolla de acuerdo al plan• Asegurarse que las reuniones de

enlace se realicen periódicamente• Asegurar que los resultados de la

auditoría sean reportados claramente y a tiempo

CALIFICACIONES

Competencia:• Educación• Experiencia de trabajo• Entrenamiento• Experiencia en auditorías• Independencia• Capacidad para entender las actividades

Habilidades sociales:Habilidad para comunicarse y trabajar con gente de distintos niveles y de diversos transfondos

HABILIDADES

Habilidades de presentación:Habilidad de expresar pensamientos, ideas y propuestas claramente, tanto oralmente como por escrito.

HABILIDADES

Habilidades técnicas:Habilidad para investigar y buscar el cumplimiento acertado en diversas áreas

HABILIDADES

• Educado• Amable• Servicial• Constructivo• Informativo• Perceptivo• Justo

• Tenaz• Mente abierta• Diplomático• Honesto• Maduro• Modesto• Tiene Tacto

CARACTERÍSTICAS POSITIVAS

• Crítico• Argumentativo• Emite juicios• Precipitado• Agresivo• Desconsiderado• Inconsistente• Inflexible• Perezoso• Susceptible

• No práctico• “Sabelotodo”• Indeciso• Intratable• Descuidado

CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS

5. Informe de Auditoria y Seguimiento

1 – Preparación

2 – Ejecución

3 – Informe

4 – Seguimiento

ETAPAS DE AUDITORIA

• Área auditada

• Lugar y Fecha

• Equipo de auditoria

• Participantes

• Documentación aplicable

• Objetivo , Alcance y Conclusiones

• Resumen de los resultados, fortalezas y debilidades del SGSST

• No conformidades y observaciones

INFORME DE AUDITORIA

5. INFORME DE AUDITORIA Y SEGUIMIENTO

Taller 4 : Elaboración de informe de auditoria

1 – Preparación

2 – Ejecución

3 – Informe

4 – Seguimiento


SEGUIMIENTO DE LA EVIDENCIAS DE:

CAPACITACIÓNNUEVOS PROCEDIMIENTOSCAMBIOS EN LA INFRAESTRUCTURANUEVOS REGISTROS

SEGUIMIENTO A LA EFICACIA

NO HAY RECURRENCIA DE LA NC, ACCIDENTE O INCIDENTE

SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN

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