Auditoria Comisaria de Familia

8/19/2019 Auditoria Comisaria de Familia

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República de Colombia

lcaldía de Galán

Código: Versión: 2 Fecha: Septiembre/2014 Nit: 890.206.722-4 Pág.: 1 de 9

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ACTA DE REUN IÓN DE APERTURA DE AUDITORIA INTERNA

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Comisaría de FamiliaRESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: CLAUDIA PATRICIA LÓPEZ

AUDITOR INTERNO: Luz Marina Rueda Jaimes

Fecha: Septiembre 30 de 2014Hora de inicio: 2:00 pmLugar: Comisaría de Familia

1. Asistencia

La reunión de Apertura contó con la asistencia de los siguientes funcionarios CLAUDIAPATRICIA LOPEZ GOMEZ (Comisaría de Familia).

Por parte del equipo de Auditoría: Luz Marina Rueda Jaimes

Presentación.

El auditor interno realizó una breve presentación, el jefe del proceso llevó a cabo lapresentación, luego explicó por parte del Jefe del Proceso, el contenido del plan detrabajo en cuanto a los horarios de trabajo, responsable de las distintas actividades,ejecución de reuniones de seguimiento para evaluar avance del trabajo e informar ajustesa la programación.

2. Propósitos y objetivos de la auditoría: el auditor interno explicó a los asistentes el

propósito principal de las auditorías a realizar, consistente en los siguientesobjetivos:

Calle 6 No. 5-35 Tels. 7219306- 7219396 Telefax: 7219349Pág. Web: www.galan-santander.gov.co

GALÁN-SANTANDER

http://www.galan-santander.gov.co/http://www.galan-santander.gov.co/http://www.galan-santander.gov.co/http://www.galan-santander.gov.co/


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Demostrar la conformidad del sistema de gestión auditado

Dar recomendaciones que propicien el mejoramiento del sistema de control interno Identificar Fortalezas del sistema de gestión Identificar riesgos que no están en el alcance del sistema de gestión

Levantar, si es el caso, en última instancia no conformidades del sistema.

3. Reunión de cierre e informe de auditoría

Siendo las 2:00 pm del día 30 de Septiembre se da inicio al proceso de auditoría interna ala dependencia de la Comisaria de Familia.

Responsable del proceso auditado:

CLAUDIA PATRICIA LÓPEZ GÓMEZComisaría de Familia.

Original Firmado.

Calle 6 No. 5-35 Tels. 7219306- 7219396 Telefax: 7219349Pág. Web: www.galan-santander.gov.co

GALÁN-SANTANDER

http://www.galan-santander.gov.co/http://www.galan-santander.gov.co/http://www.galan-santander.gov.co/http://www.galan-santander.gov.co/


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AUDITORIA INTERNADEPENDENCIA COMISARIA DE FAMILIA

DEPENDENCIA: COMISARIA DE FAMILIARESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA: CLAUDIA PATRICIA LÓPEZAUDITOR PRINCIPAL: LUZ MARINA RUEDA JAIMESFECHA DE INICIO: SEPTIEMBRE 30 DE 2014

FECHA DE TERMINACIÓN: OCTUBRE 07 DE 2014.LUGAR: COMISARIA DE FAMILIA.

OBJETO DE LA AUDITORÍA:

Evaluar la gestión y las actividades desarrolladas por la comisaria de familia durante elprimer semestre del año.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Esta auditoría se práctica mediante la revisión de documentos que soportan legal,técnicamente que las actividades y los procedimientos utilizados por la comisaría defamilia están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si los procedimientosestán operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de laentidad.Se da inició a la Auditoría Interna por parte de la Oficina de Control Interno, siendo las2:00 pm del 30 de Septiembre de 2014, la Jefe de Control Interno imparte la metodologíaa seguir.

La auditoría se practica mediante entrevista con el dueño del proceso, revisión dedocumentos que soportan legal y técnicamente la actividad desarrollada por la comisariade familia en el período comprendido de Enero a Agosto de 2014.


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La dependencia de la Comisaría de Familia (Comisaria de Familia) y Carlos EduardoRíos, para la “prestación de servicios de apoyo a la gestión para el fortalecimientoinstitucional de la Comisaría de Familia.

La Jefe de la Dependencia pone a disposición de la Jefe de Control Interno ladocumentación requerida para la realización de la auditoría, así las cosas se procede arevisar el material documental.Manifiesta el jefe de la dependencia que las diferentes actuaciones que adelanta lacomisaría de familia se archivan en carpetas así:

Autos y Notificaciones, Audiencias de Conciliación, Resoluciones, Ofici.os enviados,Informes al Juzgado, Citatorios, Notificaciones, Declaraciones, Denuncias y Solicitudes yCertificaciones

ACTOS ADMINISTRATIVOS COMISARIA DE FAMILIA

No. De Resolución Radicado Proceso

14-005 2014-009-00 Trámite Administrativo de

Restablecimiento de Derechos

(orientación de consumo de

bebidas).

14-007 2014-020-00 Por medio del cual se imponeuna multa a unestablecimiento público porvender licor a menores deedad.

14-010 2014-005-00 Trámite Administrativo deRestablecimiento deDerechos (orientaciónadolescentes consumenbebidas alcohólicas)

Resolución 2014-004-00 Trámite AdministrativoRestablecimiento deDerechos. (Inasistenciaalimentaria).


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2014-008 2014-018-00 Trámite AdministrativoRestablecimiento deDerechos.

019 0000 Amonestación a Padres deFamilia.

Auto avoca conocimiento 2014-001-00 Fijación cuota alimentaria

Auto que abre investigación

Administrativa de Derechos

2014-003-00 Reconocimiento de

Paternidad

Auto 2014-005-00 Presunto actos sexuales conmenor de 14 años.

Auto de Apertura de Verificaciónde Derechos.

2014-009-00 Solicitud de Orientaciónbebidas alcohólicas.

Auto avoca conocimiento 2014-035-00 Solicitud Provisional deCustodia.

Auto diligencias preliminares 2014-047-00 Solicitud de valoraciónPsicológica a un adolescente.

Audiencia de Conciliación 2014-001-00 Fijación cuota alimentariaProvisional.

Audiencia de Conciliación Orientación y conciliaciónDocente-Alumno.

Audiencia de conciliación 2014-012-00 Disolución y liquidación deSociedad Conyugal

Audiencia de Conciliación 2014-030-00 fijación Cuota AlimentariaProvisional

Audiencia de Conciliación. 2014-032-00 Fijación Cuota Alimentaria P.

Acta de Audiencia no conciliación 2014-033-00 Fijación Cuota Alimentaria

Audiencia de Conciliación 2014-035-00 Custodia Provisional.

Auto 2014-034-00 Archivo Diligencias


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Notificación por Edicto. 2014-020-00 Por medio de la cual seimpone una multa.

ACCIONES DE PROMOCIÓN DENUNCIAS:

Se evidencia ACTAS DE COMPROMISO Y PROTECCIÓN con los padres y/oresponsables del cuidado y protección de los adolescentes.

Se evidencia avisos por la Emisora de Barichara Santander, en donde se les informa o seles notifica a los accionados que deben comparecer ante la Comisaria de Familia delProceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos.

Se evidencia también los CITATORIOS a los Accionantes o Accionados, en donde lenotifican que se inició el proceso de Restablecimiento de Derechos y quien lo instaura, le

solicitan comparecer ante la Comisaría de Familia, le fijan el día, la hora y se informa quesi no comparece para la diligencia el trámite continuará.

Se observa evidencias en donde la Comisaría de Familia traslada informes de diligenciaso solicitudes de acompañamiento a las Entidades Externas como la ESE HospitalGalán, otras Comisarías, la Personería Municipal, Estación de Policía de Galán, Párrocode Galán, Coordinadora de la Casa de la Cultura, Rector del Colegio IAGG, ConcejoMunicipal, Juzgado Promiscuo Municipal, Psicólogo Adscrito Comisaría, Secretaria deGobierno, Secretaria de Planeación.

Subcomité Técnico de Atención, Asistencia y Medidas de Rehabilitación y Mesa de

Sistemas de Información.

Acta No.003 de Mayo 27 de 2014 a las 9:00 am en la Biblioteca Municipal –Casa de laCultura.

Asunto: Revisión del PLAN OPERATIVO DEL SUBCOMITÉ de la vigencia 2014 a 2015,a lo cual los integrantes dieron la aprobación.


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También se revisaron las solicitudes de quejas y denuncias, una de las principales quejasque se puede observar es por VIOLENCIA INTRAFAMILIAR y de las denuncias es porINASISTENCIA ALIMENTARIA.

Mediante la directiva 001 del 26 de enero de 2012 la Procuraduría General de la Nación,determinó que a través de la Procuraduría Delegada para la Defensa de los Derechos dela infancia, la Adolescencia y la Familia. Con el oficio No. 0117 la Comisaria de Familia deGalán envía PLAN DE ACCIÓN respecto al SRPA, a fin de prevenir la delincuencia

juvenil.

Cabe resaltar que en este municipio, se realiza con frecuencia conferencias respecto a laprevención del delito, para el efecto, las instituciones educativas ofrecen espacios, lo cualpermite estar correlacionados y dar aplicación a la Política Pública de Infancia y

Adolescencia, a los planes de acción de las mesas temáticas de Erradicación TrabajoInfantil; Primera Infancia; Infancia Adolescencia y Fortalecimiento de la Familia. Seanexan dos (2) folios.

ACTAS COMITÉS Y PARTICIPACIÓN

Comité Mesa Temática Erradicación Trabajo Infantil

- Acta de reunión No.001, se evidencia la convocatoria a la reunión de fecha Enero23 de 2014, se evidencia la planilla de asistencia a la reunión y el objetivo de lareunión es la socialización de los Planes de Acción de la vigencia 2014. Seevidencia informe seguimiento al plan de acción.

- Acta de reunión No. 002 de fecha Febrero 18: se evidencia convocatoria a lareunión y la planilla de asistencia a la reunión. Tema: seguimiento a loscompromisos y ejecución.

- Acta No. 003 de fecha marzo 20 de 2014: Se evidencia la convocatoria y ellistado de asistencia de los integrantes, el tema tratado en esta reunión fueseguimiento a las actividades realizadas o pendientes del plan de acción.

- Acta No. 004 de fecha Abril 24 de 2014: Se evidencia la convocatoria y la planillade asistencia a la reunión, se realiza seguimiento a las actividades realizadas opendientes.

- Acta No. 005 de fecha Mayo 26 de 2014: se evidencia la convocatoria y la planillade asistencia a la reunión, seguimiento a los compromisos de la reunión anterior.


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- Acta No. 006 de fecha de junio 24 de 2014: se evidencia la convocatoria y laplanilla de asistencia a la reunión, seguimiento a los compromisos de la reuniónanterior y se evidencia la guía de mensajería del informe enviado al Ministerio deTrabajo de Bucaramanga.

- Acta No. 007 de fecha Julio 25 de 2014: se evidencia la convocatoria y la planillade asistencia a la reunión, se le hace seguimiento a los compromisos del plan deacción, informe actividades lúdicas recreativas en el municipio de Galán Santanderen el mes de Julio.

- Acta No. 008 de Agosto 20 de 2014: se evidencia la convocatoria y la planilla deasistencia a la reunión, objetivo: articular entes, seguimiento actividades yprogramación.

- Acta No. 009 de Septiembre 22 : se evidencia convocatoria y planilla de asistenciaa la reunión, el objetivo: concientizar a cada integrante de la importancia delpresente comité y seguimiento a los compromisos suscritos.

Se evidencia también las actividades realizadas para darle cumplimiento ala Plan deDesarrollo CETIS Santander de la vigencia 2014.

Se evidencia el cronograma de actividades lúdico recreativas y deportivas en el municipiode Galán Santander.

MESA TEMÁTICA INFANCIA, ADOLESCENCIA Y FORTALECIMIENTO FAMILIA.

Se evidencia actividades como conferencia a los padres de familia por el Dr. EDINSONMEDINA, Sociólogo. Tema: Mi afecto hacia mis hijos y ellos son manipuladores.

Se evidencia actividades como la sensibilización y divulgación sobre EL BULLYNG en elColegio Integrado Alfonso Gómez Gómez. Distintas manifestaciones violentas y lascausas que las originan.

Se evidencian campañas de “Stop al Bullying, prevención de matoneo en el Departamentode Santander”. Dirigido a estudiantes de los grados 6°,7°,8°,9°,10°,11° del Colegio

Integrado Alfonso Gómez Gómez.

Se evidencia campaña sobre la “Influencia de la Redes Sociales en los Jóvenes”, el riesgo

de la Internet. Conferencista: Ing. Andrés Fuentes, Orientador Juvenil.


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Mesa de Trabajo Infancia, Adolescencia y Familia, tema Panel Vocacional, conferencistas:Edwing Villabona y Ulises Rodríguez, seminaristas del Seminario Mayor San Carlos SanGil.

Mesa de Trabajo sobre Proyecto de Vida, Sexualidad, Relaciones Sexuales a Tempranaedad, Embarazo Precoz y Consecuencias. Conferencista: Ingeniero Andrés Fuentes,Orientador Juvenil.

Libro Radicador de procesos llevados en este Despacho aparece registrado del año

2014, 2014-01-000 a 2014-0053-00. Se inserta en estos ítems la relación de denunciasrecibidas, de las cuales se ha evocado conocimiento y se hace seguimiento.

DILIGENCIAS EXTRAPROCESALES:

Atención a Usuarios: los cuales se pueden corroborar con las planillas recibe atención ausuarios, suscritos por ellos una vez reciben el Servicio, diferente a la relación deprocesos iniciados y radicados. En total 65.

ANALISIS DE LA AUDITORIA

Las Comisarías de Familia según la Ley de Infancia y Adolescencia (Art.83) “son

entidades distritales o municipales o intermunicipales de carácter administrativo einterdisciplinario, que forman parte del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, cuyamisión es prevenir, garantizar, restablecer y reparar los miembros de la familiainvolucrados en situaciones de violencia intrafamiliar y las demás establecidas por la ley.

Se observa que el Jefe de la Dependencia tiene un manejo y conocimiento de lasfunciones que debe desempeñar y aplica los procedimientos de su área.

MATRIA DOFA

DEBILIDADES:

1.- La Comisaría de Familia no cuenta con un presupuesto para desarrollar lasactividades o talleres relacionados con los Programas de Infancia y Adolescencia que sonexigidos por la normatividad vigentes.


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2.- Se observa en el Contrato de Prestación de Servicios del Psicólogo que apoya laactividades de la Comisaria de Familia que el Supervisor del contrato hacerecomendaciones acerca del no cumplimiento del objeto por parte del contratista.

OPORTUNIDADES:

La líder de la dependencia implementa acciones de autocontrol frente a los diferentesprocesos y procedimientos de la administración municipal.

FORTALEZAS:1.-La Jefe de la dependencia tiene un buen manejo y conocimiento de las funciones quedebe desempeñar.

2.- La Comisaría de Familia cuenta con un profesional en Psicología para realizarseguimientos a los casos.

3.- Disposición total de la auditada para la realización de la auditoría

4.-Organización del archivo generado en cada uno de los procesos de violenciaintrafamiliar que se ha atendido.

5.- En el presupuesto de la entidad se observan algunos rubros destinados para laatención de la población infantil pero no los vienen ejecutando.

RECOMENDACIONES:

- Seguir con la difusión de los temas de comisaría a toda la comunidad buscandoprevención.

- Apoyar por parte de la Alta Dirección en el presupuesto de la entidad, un rubropara la comisaría de familia para realizar las actividades o talleres de

fortalecimiento, capacitación y campañas de prevención en temas de la PrimeraInfancia, Infancia, Adolescencia y Fortalecimiento Familiar, Erradicación al TrabajoInfantil.

- Continuar con la implementación del archivo de gestión en su dependencia.


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CONCLUSIONES:

En la auditoría interna se analizó los documentos en papeles de trabajo que hacen partedel archivo de la comisaría de familia y se verificó que se realizan los procedimientos deacuerdo al Manual de procesos y procedimientos y a la normatividad vigente.

SOPORTES QUE ACREDITEN EVIDENCIA DE AUDITORIA EN LA DEPENDENCIA DE

TESORERIA EN LAS ÁREAS DE PAGADURIA Y PRESUPUESTO.1) Entrevista con la Jefe de Dependencia2) Revisión documental de las actividades adelantadas.

Se cierra la auditoría el día Octubre 7 de 2014.

LUZ MARINA RUEDA JAIMES Auditor Interno

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REGISTRO DEL ACTA DE LA REUNIÓN DE CIERRE

DEPENDENCIA: COMISARIA DE FAMILIARESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA: CLAUDIA PATRICIA LÓPEZ GÓMEZAUDITOR PRINCIPAL: LUZ MARINA RUEDA JAIMESFECHA DE INICIO: Septiembre 30 de 2014.FECHA DE TERMINACIÓN: Octubre 7 de 2014.LUGAR: COMISARIA DE FAMILIA.

AGRADECIMIENTOS

La Jefe de Control Interno se permite agradecer a la funcionaria que participó en laauditoría por su excelente colaboración.

RECOMENDACIONES

La Jefe de Control Interno informa que dentro del plazo estipulado se realizará el informede auditoría en cual se dará a conocer las debilidades, oportunidades, fortalezas yamenazas de la dependencia auditada.

FECHA DE TERMINACIÓN

Siendo la 6:00 pm del día 07 de Octubre de 2014 se da por terminada la auditoríaprogramada.

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADOLuz Marina Rueda Jaimes Claudia Patricia López Gómez

Auditor Interno Jefe del Proceso Auditado

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