ANTECEDENTES

El examen de los inmuebles, maquinarias y equipos, rubros tambin denominados activos fijos, no representa grandes dificultades; sin embargo, como veremos, algunos aspectos vinculados con su apropiado control, o su adecuada valuacin pueden afectar la opinin del auditor, especialmente tomando en consideracin su materialidad e importancia en relacin a otras cuentas que conforman los activos de la empresa.Por otro lado los grandes escndalos financieros han demostrado que sta tambin puede ser un rea de riesgo sino es apropiadamente controlada.

El objetivo del control de los activos fijos consiste en demostrar que los activos de estas cuentas, listados en el balance general son realmente existentes, y que la organizacin es propietaria de los activos.El auditor debe obtener evidencia competente y suficiente, mediante procedimientos de auditora sobre la existencia de estos bienes y adicionalmente revisan los cargos a las cuentas de reparaciones y mantenimiento en busca de partidas que debieron ser capitalizadas y comprueban los clculos y el resumen de la depreciacin.

CONCEPTOS PRELIMINARES DEPRECIACINEs la distribucin del costo de los activos fijos de una manera sistemtica y racional en funcin de la vida til estimada de los respectivos activos.A travs de la vida til estimada de los activos fijos, los cargos a resultados por depreciacin se irn acumulando en una cuenta de valuacin (depreciacin acumulada), de tal manera que al final de cada periodo se muestre a su valor neto, en ese momento. El importe depreciable es el costo del activo menos su valor residual.

VIDA TILEs el perodo de tiempo en el cual se estima en base a un estudio tcnico, que el activo fijo aportar un beneficio econmico a la entidad. Es una costumbre contable generalmente aceptada en el Per, estimar la vida til en base a la norma tributaria vigente.

COSTOEs el importe en efectivo o equivalente de efectivo pagados a valor razonable de otra contrapartida, entregada para adquirir un activo en el momento de su compra o construccin. Generalmente se registran al costo. El costo incluye el precio de factura y todos los costos necesarios que se incurren para su puesta en funcionamiento. Los activos fijos recibidos en donacin se registran a su valor razonable (en base a tasacin). Se valan neto de depreciacin acumulada.

VALOR RESIDUALEs el importe neto que la empresa espera obtener por un activo al trmino de su vida til, despus de deducir los costos previstos por baja.

VALOR RAZONABLEEs el importe por el cual un activo podra ser cambiado entre un comprador bien informado y dispuesto a comprar, y un vendedor bien informado y dispuesto a vender, en una transaccin de libre competencia.

VALOR CONTABLEEs el valor al cual es reconocido un activo en el balance general despus de deducir la depreciacin y/o prdida por desvalorizacin.

PRDIDA POR DESVALORIZACINEs el importe por el cual el valor contable de un activo excede al valor recuperable de dicho activo.

EXCEDENTE DE REVALUACINEs cuando se incrementa el valor en libros de un activo como consecuencia de una revaluacin, tal aumento debe ser acreditado directamente a una cuenta de excedente de revaluacin, dentro del patrimonio neto. No obstante, el incremento debe ser reconocido como ganancia del perodo en la medida en que exprese la reversin de una disminucin por devaluacin del mismo activo, que fue reconocida previamente como una prdida.

AMORTIZACINEs la distribucin sistemtica del importe depreciable de un activo intangible entre los aos de su vida til estimada.MARCO TERICOCONTROL DE ACTIVOS FIJOS

DEFINICIN DE ACTIVOS FIJOS:Los activos fijos son aquellos que tienen una vida til (inicial) mayor a un ao, que son utilizados por la entidad en sus operaciones. De acuerdo a su valor en el tiempo, se clasifican en tres tipos:

ACTIVOS NO DEPRECIABLESSon aquellos que por su naturaleza, al ser usados en la produccin de bienes y servicios o por el paso del tiempo, no sufren prdida de su valor ni desgaste. Son activos de vida til ilimitada o que se encuentran an en proceso de construccin o de montaje y que no se pueden depreciar pues todava no se encuentran en operacin; por ejemplo: terrenos, construcciones en curso, maquinaria en montaje, etc.

Terrenos Construcciones en cursoTodo activo comienza su proceso de desgaste o prdida de valor contable, a partir de la fecha en que la empresa comienza a usarlo para los fines del negocio, y no desde la fecha de la compra, fabricacin o construccin como a veces se cree.

Maquinaria en montajeCuando la maquinaria que compra o fabrica la empresa para su propio uso an no ha entrado en el proceso productivo porque apenas se est montando, instalando o armando, no es depreciable, pues se considera que si la compaa no comienza a utilizarla, tal maquinaria no sufre desgaste ni deterioro.

ACTIVOS DEPRECIABLESSon aquellos que al ser usados en la produccin de bienes y servicios pierden su valor, ya sea por la accin de factores naturales o al volverse obsoletos por los avances tecnolgicos; por ejemplo: Construcciones y Edificaciones, Maquinaria y Equipo, Equipos de Oficina, Equipos de Transporte (Vehculo).Cabe destacar que la gran mayora de los Activos Fijos de una empresa son depreciables. Los activos fijos de la empresa que sufren desgaste o deterioro por el uso a que son sometidos o por el simple transcurso del tiempo, hacen parte de los activos depreciables.

Construcciones y EdificacionesLos edificios fsicamente conforman una sola unidad con el terreno sobre el cual estn construidos. Sin embargo para efectos contables es necesario separar el uno del otro, al menos tericamente. Maquinaria y EquiposCorresponden a este rubro todos aquellos dispositivos que utiliza la empresa para producir los bienes y servicios que comercializa. Equipo de OficinaEsta cuenta registra los costos histricos de todos los equipos de oficina, sean mecnicos o electrnicos, adems de los muebles y enseres de propiedad de la entidad, los cuales se utilizan en el desarrollo normal de sus operaciones. Equipo de Transporte

ACTIVOS AGOTABLESSon aquellos bienes representados por los recursos naturales no renovables, que al cumplir los fines para los cuales fueron adquiridos disminuyen su valor por la cantidad de producto que de l se extraiga.Su costo histrico esta dado por su precio de adquisicin ms todos los costos y gastos incurridos en su explotacin y desarrollo; por ejemplo: minas y canteras, pozos petroleros, yacimientos y bosques madereros.

Son todos aquellos bienes que la empresa ha adquirido para poder efectuar sus actividades productivas o para la prestacin de servicios. Bajo este concepto se incluyen como parte de los activos, los terrenos, los edificios, es decir los bienes inmuebles, la maquinaria que utiliza en su proceso productivo, los muebles y equipos, los vehculos, los bienes en trnsito, es decir aquellos que an no han llegado a la planta, y las obras en curso, es decir bienes del activo fijo, cuya construccin todava no ha concluido.

Satisfacer mediante el anlisis de la documentacin que sustenta la adquisicin o la propiedad y el adecuado tratamiento contable, es uno de los principales procedimientos de auditora que debe cumplir el auditor sobre este rubro.

Un concepto tambin importante vinculado con los activos fijos, es el concepto del costo, bajo este concepto, aplicados a estos bienes, podemos precisar que los principios contables permiten incluir como parte del costo todos los desembolsos efectuados por la empresa para poner en uso o en funcionamiento el activo.Bajo este concepto, si una empresa compra un inmueble, una casa; para construir su terreno, un edificio; los gastos de demolicin podrn ser contabilizados como parte del costo del nuevo bien.

Es por ello tambin que los gastos de honorarios por la instalacin de una maquinaria o cualquier servicio vinculado con la puesta en funcionamiento del activo fijo, tales como los montos pagados a los agentes de bienes races, los costos de examinar, registrar los ttulos de propiedad, y otros, pueden ser parte del costo del activo.

IMPORTANCIA DE LOS ACTIVOS FIJOS EN UNA EMPRESALos activos fijos son la representacin fsica del capital de la empresa.El cuidado de esta inversin y su control constituyen por lo tanto una labor primordial para la empresa.Los activos fijos representan los bienes tangibles necesarios para llevar a cabo las actividades de venta, distribucin, produccin y de servicio en cualquier empresa.Representan el 45% del total de los activos en una empresa manufacturera y hasta un 70% de los activos en empresas de servicios.

RESPONSABILIDAD DEL CONTROL DE ACTIVOS FIJOSHistricamente, siempre se pens que la responsabilidad del Control Fsico de los Activos Fijos las adquisiciones y al prorrateo contable de las depreciaciones para efectos del clculo aproximado de sus costos.

Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los precios hace que el Control de los Activos Fijos salga de su destino slo contable y pase a la Gerencia de Administracin y Finanzas como encargada y responsable de un control fsico y contables, pues con ello podr: Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destin y asignar la responsabilidad de su custodia a un puesto o persona determinada. Calcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus costos de depreciacin al estar focalizados individualmente, se pueden asignar a cada producto o servicio. Mejorar la negociacin de sus primas de riesgo con Compaas de Seguros, al conocer el estado real actual de los Activos Fijos. Conocer perfectamente la necesidad de inversin que se necesita en Activos Fijos, para iniciar o continuar una operacin sin problemas.

RECONOCIMIENTO DE UN ACTIVO FIJOUn activo fijo es reconocido como tal cuando es probable que fluyan a la empresa futuros beneficios econmicos asociados con dicho activo y el costo del activo puede ser determinado confiablemente.

Frecuentemente, las partidas de propiedades, planta y equipo representan una importante porcin de los activos totales de la empresa, por lo que resultan significativas en el contexto de su posicin financiera. Adems, la determinacin de si un cierto gasto representa un activo o es un cargo a resultados del perodo, tiene un efecto importante en los resultados de las operaciones de la entidad.

Al determinar si una partida concreta satisface el primer criterio para su reconocimiento como activo, la empresa necesita evaluar el grado de certidumbre relativo a los flujos de efectivo de los beneficios econmicos futuros, a partir de la evidencia disponible en el momento del reconocimiento inicial. Estimar la existencia de certidumbre suficiente sobre si la empresa va recibir los beneficios econmicos futuros del activo, implica asegurarse de que la misma obtendr las ventajas derivadas del mismo, y asumir los riesgos asociados al bien. Esta constatacin estar disponible slo cuando los riesgos y las ventajas se hayan traspaso a la empresa. Antes de que esto ocurra, la transaccin para adquirir el activo puede, generalmente, ser cancelada sin penalizacin importante, y por lo tanto el activo no se reconoce como tal.

El segundo de los criterios para el reconocimiento como activo, se satisface de forma inmediata, puesto que la transaccin que pone de manifiesto la compra del activo identifica su costo. En el caso de un activo construido por la propia empresa, una medida fiable del costo puede venir dada por las transacciones, con terceros ajenos a la empresa, para adquirir los materiales, mano de obra y otros factores consumidos durante el proceso de construccin.

A fin de identificar qu constituye una partida separada, dentro de los elementos componentes de las propiedades, planta y equipo, se precisa la realizacin de juicios para la aplicacin de los criterios en la definicin de las circunstancias o los tipos de empresas especficas. Puede ser apropiado, por ejemplo, agregar partidas que individualmente son poco significativas, como moldes, herramientas o troqueles, y aplicar los criterios pertinentes a los valores ya agregados. La mayora de las piezas de repuesto y equipo auxiliar se contabilizan usualmente como parte de los inventarios, y se reconocen como gasto a medida que se consumen. No obstante, las piezas de repuesto importantes y el equipo de sustitucin, cumplen las condiciones para ser calificados como elementos componentes de las propiedades, planta y equipo, siempre que la empresa espere usarlos durante ms de un perodo. De forma similar, si las piezas de repuesto y el equipo auxiliar pueden ser usados slo con un determinado elemento de las propiedades, planta y equipo, y se espera que su uso se produzca de manera irregular, se tratarn contablemente como activo fijos, y se proceder a su depreciacin en un perodo de tiempo no superior a la vida til del elemento con el que estn relacionados.

En ciertas circunstancias, pueden ser apropiados repartir la inversin total de un activo entre sus partes componentes, para contabilizarlos por separado. Este podr ser el caso cuando las partes componentes tienen vidas tiles de diferente duracin, o bien cuando suministran a la empresa beneficios econmicos siguiendo patrones diferentes, por lo que necesitan de mtodos y tasas de depreciacin diferentes. Por ejemplo, una aeronave y sus motores sern tratados como activos fijos depreciables diferentes, si tienen vidas tiles de distinta duracin.

Algunos elementos de los que componen las propiedades, planta y equipo, pueden ser adquiridos por razones de seguridad o medioambientales. La compra de tales activos fijos, si bien no incrementa los beneficios econmicos que proporciona ninguno de los otros activos existentes, puede ser necesaria para que la empresa logre obtener los beneficios econmicos derivados del resto de los activos. Si tal es el caso, esas adquisiciones de elementos pertenecientes a las propiedades, planta y equipo, cumplen las condiciones para su reconocimiento como activos, puesto que permiten a la empresa obtener beneficios econmicos adicionales del resto de sus activos, respecto a los que hubiera obtenido de no haberlas realizado. No obstante, tales activos sern reconocidos como activo fijo slo en la medida en que el valor en libros de los mismos, ms el correspondiente a los activos que se relacionan con ellos, exceda al importe recuperable del conjunto formado por unos y otros. Por ejemplo, una empresa qumica puede tener que instalar nuevos procesos de fabricacin para cumplir con la normativa medioambiental relativa a la produccin y almacenamiento de productos qumicos, reconociendo entonces como parte de las propiedades, planta y equipo, las mejoras efectuadas en la planta, en la medida en que son recuperables, puesto que sin ellas la empresa quedara inhabilitada para producir y vender esos productos qumicos.

RECONOCIMIENTO INICIAL DEL ACTIVO FIJOUn activo fijo que califica como tal debe ser medido a su costo.El costo de los elementos de las propiedades, planta y equipo, comprende su precio de compra, incluidos los aranceles de importacin y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisicin, as como cualquier costo directamente relacionado con la puesta en servicio del activo para el uso al que est destinado. Se deducir cualquier eventual descuento o rebaja del precio para llegar al costo del elemento.

Ejemplos de costos directamente relacionados son: El costo de preparacin del emplazamiento fsico. Los costos de entrega inicial y los de manipulacin o transporte posterior; Los costos de instalacin, Los honorarios profesionales, tales como los pagados a arquitectos o ingenieros, y Los costos estimados de desmantelar y trasladar el activo, as como los correspondientes a la restauracin de su emplazamiento, en la medida que deban ser considerados como una provisin para gastos futuros.

Cuando se difiere el pago de un elemento integrante de las propiedades, planta y equipo, ms all de los plazos normales del crdito comercial, su costo ser el precio equivalente al contado. La diferencia ente esta cantidad y los pagos totales aplazados se reconocern como gastos por intereses a lo largo del perodo del aplazamiento, a menos que se capitalice.

Los costos de administracin, as como otros gastos indirectos de tipo general, no constituyen un componente del costo de las propiedades, planta y equipo, salvo que estuviesen relacionados directamente con la adquisicin del activo, o bien con su puesta en servicio. De manera similar, los costos de puesta en marcha y otros similares, previos al comienzo de la produccin, no forman parte del costo del activo, a menos que sean necesarios para poner el mismo en condiciones del servicio. Las prdidas iniciales de operacin, surgidas antes de que el activo alcance el rendimiento pleno esperado, se registran como gastos del perodo correspondiente.

El costo de un activo construido por la propia empresa se determinar utilizando los mismos principios que si fuera un elemento de las propiedades, planta y equipo adquirido al exterior. Si la empresa fabrica activos similares para su venta, en el curso normal de sus operaciones, el costo del activo ser, normalmente, el mismo que tengan el resto de los producidos para la venta. Por tanto, se eliminarn cualesquiera beneficios internos para llegar al costo de adquisicin de tales elementos. De forma similar, no se incluirn, en el costo de produccin del activo, las cantidades que exceden los rangos normales de consumo de material, mano de obra u otros factores empleados.

COMPONENTES DE ACTIVO FIJOS PRINCIPALESEl desembolso incurrido en reemplazar o renovar el componente de un activo fijo se contabiliza como la adquisicin de un activo fijo separado y el activo fijo reemplazado se da de baja.

Los principales componentes de ciertos activos pueden requerir reemplazos a intervalos regulares y se pueden contabilizar como activos fijos separados con vidas tiles diferentes a la vida til del activo principal.

Ejemplo:Como se dijo anteriormente los activos principales pueden incluir componentes con una vida til diferente: Un horno que pueda necesitar una reparacin general despus de un nmero no especfico de horas en uso. Los interiores de una aeronave, tales como los asientos y la cocina, pueden requerir cambiarse varias veces durante la vida til del armazn de la nave.

REVALUACIONESNormalmente, el valor razonable de los terrenos y edificios ser su valor de mercado. Este valor se determinar por medio de la oportuna tasacin, llevada a cabo por un perito calificado. Cuando no existe evidencia de un valor de mercado, a causa del carcter especializado de estos elementos y porque la maquinaria y el equipo son bienes que raramente se venden, la frmula de valoracin empleada ser el costo de reposicin del elemento, debidamente depreciado.

La empresa podr efectuar revaluaciones peridicas de sus activos si considera que el costo registrado no tiene relacin con el valor de mercado, es decir si el registro histrico tiene relacin con el valor de los activos si pretendiramos venderlos o negociarlos.

En nuestro pas, estas revaluaciones voluntarias han reemplazado a las revaluaciones obligatorias y las que por ley las empresas deberan efectuadas para compensar la prdida del poder adquisitivo de nuestra moneda.A diferencia de estas revaluaciones obligatorias, la revaluacin voluntaria deber hacerse mediante la participacin de un perito tasador, quien deber emitir un informe al respecto.

Las empresas podrn hacer una revaluacin total de sus activos o slo de una porcin de stos. Sin embargo, si decide, por ejemplo, revaluar unos edificios, deber revaluar todos los edificios que posee, an cuando la revaluacin de algunos de ellos resulte con una prdida de valor.

SISTEMAS DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOSNormalmente, las empresas inmersas en su trabajo rutinario, le han dado siempre importancia a controlar fsicamente sus principales activos como son: los inventarios y cuentas por cobrar, de quienes dependen para el funcionamiento normal de la empresa.No obstante, una empresa cuenta con una inversin que sin ella sera imposible operar normalmente, y sta lo representan los activos fijos, pero que, sin embargo, no se le ha prestado la debida atencin en su control fsico.

1. Control de los Activos FijosEl control de los Activos Fijos tiene como aspecto ms importante el inventario fsico al barrer peridico; es decir, tomando todo lo existente, durante el cual se identifica fsicamente cada activo fijo con una etiqueta, placa o cdigo de barras u otro medio que ser su identificacin definitiva. La identificacin se hace en el lugar donde se encuentre el activo, asignndole de este modo el rea usuaria y el centro de costo contable al que pertenece. Adicionalmente, se consignar tambin el estado fsico en que se encuentra cada activo fijo.Este inventario servir para la elaboracin de la base de datos de los activos fijos existentes en la empresa.

Tratndose de bienes que la empresa construir, los controles estarn referidos a una adecuada revisin de los contratos firmados, la determinacin de los plazos y la supervisin de las obras por personal apropiado.Le compete al auditor, como parte del examen que realiza, examinar toda la documentacin vinculada con la construccin de los bienes.

Una buena administracin debe llevar registros cuidadosos e individualizados del costo, la depreciacin, la ubicacin y el uso de los bienes del activo fijo. Estos registros deben concordar con los saldos que aparecen en los estados financieros. Este control en nuestro pas pormenorizando de los activos es para el auditor el mejor mecanismo para sustentar sus clculos de depreciacin frente a la Administracin Tributaria ser tambin la existencia de estos registros.

Es importante tambin mencionar que como parte de un buen sistema de Control Interno, el examen fsico de los bienes, es decir un inventario fsico peridico o rotativo denota la existencia de una gerencia preocupada por tener una empresa ordenada y con adecuados controles.

2. Conciliacin en Libros ContablesLa Base de Datos Inicial resultante del Inventario Fsico no es suficiente, pues debe relacionarse a los costos de adquisicin de acuerdo al documento contable con que se haya adquirido el Activo Fijo. A esta fase se le llama Conciliacin y el objetivo final es asignarle un valor contable a cada activo inventariado fsicamente.

3. Contenido de una Base de Datos de un Sistema de Control de Activos FijosLa Base de Datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe contener la siguiente informacin:a. Cdigo de Identificacin fsica de cada activob. Cdigo de Equipo y Modeloc. Descripcin amplia del activod. Fecha de adquisicine. Documento contable de adquisicin y nmero de registro contablef. rea Usuaria a la que perteneceg. Centro de Costo Contable al que perteneceh. Costo de adquisicini. Depreciacin anual y acumuladaj. Valor neto del activok. Estado actuall. Vida til estimada

Con estos datos, se podr iniciar el Sistema de Control de Activos Fijos, el cual normalmente se carga en un Sistema Computarizado, aunque tambin se puede llevar en forma manual.

4. Mantenimiento del Sistema de Control de Activos FijosComo es normal, los Activos Fijos tendrn movimiento futuro por: Nuevas adquisiciones Retiros por ventas Retiros por bajas Donaciones Transferencias a otros departamentos Retiros y posteriores ingresos por reparaciones

Por lo que, para tener actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos, se debera efectuar los debidos registros de las operaciones en el Sistema, cualquiera fuera l.Para tener un control del Sistema de Activos Fijos, todo movimiento de los registros en el sistema, deber realizarse dentro de un procedimiento definido, que indique: Los documentos a utilizar a cada movimiento Las rutas que debe seguir el documento Las autorizaciones que debe tener el documento

Es imprescindible que cada cierto tiempo, la Gerencia Administrativa y la Gerencia de Contabilidad ambas involucradas, revisen cada cierto tiempo la validez del Sistema de Control de Activos Fijos, mediante: Inventarios peridicos rotativos parciales Inventarios totales cada cierto tiempo

Estos controles adecuados permitirn efectuar los ajustes necesarios y conseguir que el Sistema de Control de Activos Fijos est siempre actualizado.

CASO PRCTICO

COOPERATIVA DE DESAROLLO COMUNAL INDGENA SAC

Las Cooperativas de Ahorro y Crdito tienen invertidas grandes cantidades de dinero en activos fijos que representan la parte ms significativa de sus inversiones reales, estos activos estn representados por la infraestructura de sus edificaciones, el equipamiento correspondiente a cada agencia, los terrenos que posee y los vehculos que utiliza.

Puesto que la inversin en activos fijos es elevada y alcanza ms de medio milln de dlares, es necesario mantener un control contable sobre estos bienes, para tal efecto el sistema de implementacin y aplicacin de un programa de Control de Activos Fijos permitir disponer de controles eficientes que incluye la parte contable y administrativa lo que facilitar la administracin de los bienes.

Todos los activos fijos que tiene la Cooperativa deben reflejarse en los estados financieros; para que est representado el valor real de los bienes, los registros tienen que realizarse de conformidad con lo establecido en la Ley. Los registros de ingresos por adquisiciones, salidas o transferencias, disposicin o uso de cada uno de los activos fijos, deben estar respaldados por firmas de /autorizacin de los Directivos de la Cooperativa o por procedimientos de traslado con sus respectivos documentos.

PROPUESTAEn el presente sistema se establecen guas y procedimientos, cuyo propsito principal es velar por la optima administracin y control de los recursos materiales de manera que se posibilite la localizacin inmediata y certera de los activos fijos en los diferentes departamentos donde estn ubicados, la identificacin de los custodios y usuarios de los bienes, la apropiada interrelacin entre el inventario contable y fsico; mediante la aplicacin de cdigos preestablecidos y el uso de registros, formularios y reportes uniformes.Para aplicar de una buena manera lo descrito en el Sistema de Control se recomienda la creacin de una Unidad de Control de Activos Fijos, que en la estructura de la Cooperativa dependa del Jefatura de Contabilidad y cuya funcin principal ser, la de registrar y controlar peridicamente todos los Activos Fijos de la Cooperativa de Desarrollo Comunal Indgena SAC, cualquier cambio en la Unidad o en los Activos se efectuar con autorizacin del Consejo de Administracin.

Para que el Control Interno sea satisfactorio debe asegurar que los registros e informes de los bienes, estn actualizados y sean correctos en cada una de las unidades funcionales de la Cooperativa, a travs de ellas se identificar tanto a los custodios como a los funcionarios caucionados quienes son las personas responsables sobre el uso y conservacin de los bienes.

Toda la informacin producida en cada uno de los registros deber ser conciliada de manera peridica, conjuntamente con los reportes que presente la Unidad de Control de Activos Fijos, con la finalidad de que la Jefatura de Contabilidad realice los respectivos ajustes contables.

Todo el personal de la Cooperativa y especialmente la persona responsable de Control de Activos Fijos debern tener conocimiento profundo del Sistema de Control; y, deber ser responsable de cumplir con lo dispuesto en l para su correcto funcionamiento.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA DIRECCIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA DE LA COOPERATIVA DE DESAROLLO COMUNAL INDGENA SACCon la implantacin de la Unidad de Control de activos fijos, el organigrama estructural de la Direccin Administrativa Financiera de la Cooperativa de Desarrollo Comunal Indgena SAC sera de la siguiente manera:

SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS DE BIENES PARA LA COOPERATIVA DE DESARROLLO COMUNAL INDGENA SAC

El presente diseo de control interno lograr proporcionar seguridad razonable al manejo de los Activos Fijos, mirando el cumplimiento de los objetivos relacionados con el fortalecimiento de las actividades diarias, por la confiabilidad de la informacin financiera y el cumplimiento de los reglamentos y leyes establecidas.

FundamentacinLa investigacin fue planteada sobre la necesidad de contar con una herramienta que permita el control de los Activos Fijos y con ello lograr eficiencia en el uso de los recursos, evaluando las operaciones por medio de una Auditora. Los Activos Fijos tienen su base de registro contable en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las Normas de Control Interno.

NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE ACTIVOS FIJOS

RegistrosSe establecer un sistema adecuado para el control de las existencias de los Activos Fijos, mediante los listados detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspaso o bajas de bienes, a fin de que la informacin se encuentre siempre actualizada. La actualizacin permanente, la conciliacin de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas de mayor general y la verificacin fsica peridica, proporciona seguridad de sus registros y control oportuno y sirve para la toma de decisiones adecuadas.Para conciliar la informacin producida con la Unidad de Control de Activos Fijos, se deber mantener los registros contables individuales de los Activos Fijos en cada uno de los Departamentos en los que se encuentran los bienes de propiedad de la Cooperativa.La Subgerencia y la Direccin Administrativa Financiera de la Matriz, llevarn elRegistro General de los Activos Fijos a travs de un Sistema Automatizado, del cual se obtendrn reportes generales por cuenta, y por cada departamento. Para este efecto se requiere de un sistema automatizado que contenga las caractersticas del bien, codificacin, ubicacin y caractersticas como: el tipo del bien, el nmero y la fecha especfica del ingreso a la Cooperativa.

ESTRUCTURA DE CODIFICACINLa codificacin de los Activos Fijos, diseado por el Sistema de Control de Activos Fijos de Bienes en la Cooperativa de Desarrollo Comunal Indgena SAC debe seguir las siguientes pautas: Identificar con claridad la ubicacin y las personas responsables por el uso y custodia de los mismos. Mantener informacin detallada por cada bien, con respecto a las caractersticas, es decir, estado y movimientos, con la finalidad de dar una informacin satisfactoria para el beneficio de la Cooperativa. Realizar un sistema automatizado de control de los Activos Fijos para obtener una informacin clara y precisa en cada Departamento de la Cooperativa.

El sistema de Codificacin de los Activos Fijos, permitir generar informacin por cada Departamento de la Cooperativa.

ReportesLos reportes que se deben solicitar al sistema son por: Cdigo Oficina Nombre del bien Fecha de Compra Custodia Localizacin

Ejemplos de codificacinA continuacin se presenta un ejemplo de codificacin de Activos Fijos de laCooperativa de Desarrollo Comunal Indgena SAC.1.8 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO1.8.01 TERRENOS1.8.02 EDIFICIOS1.8.03 CONSTRUCCIONES Y REMODELACIONES EN CURSO1.8.04 OTROS LOCALES1.8.05 MUEBLES ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA1.8.06 EQUIPO DE CMPUTO1.8.07 UNIDADES DE TRANSPORTE1.8.08 EQUIPO DE CONSTRUCCIN1.8.09 EQUIPO DE ENSAMBLAJE

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TRASPASO INTERNO DE ACTIVOS FIJOSPermite registrar en control interno de Activos Fijos, que se da en las distintas unidades administrativas de la Cooperativa, as como tambin al nivel del usuario

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA USUARIOAyuda a mantener el registro y el control individual de los Activos Fijos, que estn bajo la responsabilidad del usuario y ser manejada por la administracin de bienes o por el empleado designado.

LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO POR DEPARTAMENTOMantener el registro y control de los activos fijos a nivel de cada departamento, as como tambin efectuar las constataciones fsicas.

IDENTIFICACIN DE LOS BIENESSirve para mantener la identificacin y ubicacin del bien en forma rpida y precisa, por lo que la etiqueta debe ser ubicada en la parte visible del bien y se utilizar el cdigo en casos en que el bien sufra cambios o traspasos.

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