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UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA

MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIAMAESTRA EN AUDITORA INTEGRAL

MODULOAUDITORIA DE CONTROL INTERNO II

TUTOR: Mg. Nelson Blasco Dueas LpezAPELLIDOS Y NOMBRES: Mndez Rivera Jenny SusanaN DE CDULA: 060398079-8CENTRO UNIVERSITARIO: Centro Provincial Riobamba SEMESTRE: Segundo Semestre LUGAR Y FECHA: Riobamba 08 de Enero del 2014

LOJA ECUADORACTIVIDAD No .110 Puntos

Para los riesgos potenciales de REPORTES FINANCIEROS, ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS, que corresponden a cada uno de los objetivos de control de esa cuenta, sealados en la gua didctica, escriba tres controles para mitigar el riesgo.

Utilice el siguiente cuadro

OBJETIVORIESGO POTENCIALCONTROLES

Autorizacin para el registro de transacciones y asientos de ajuste contableRegistros incorrectos para ocultar hechos dolosos

1.-2.-3.-

Asientos contables no aceptados por la Gerencia.

1.-2.-3.-

Oportunidad y exactitud en el registro de hechos econmicos

Omisin de registros de hechos fundamentales1.-2.-3.-

Registros incompletos1.-2.-3.-

Registros en periodos inapropiados1.-2.-3.-

Resumen y clasificacin de transacciones conforme a principios de contabilidadMtodos de registro no razonables1.-2.-3.-

Omisin de asientos aprobados1.-2.-3.-

Etc..

REPORTES FINANCIEROS, ADMINISTRACIONES Y OPERATIVOSOBJETIVORIESGO POTENCIALCONTROLES

Autorizacin para el registro de transacciones y asientos de ajuste contable

Registros incorrectos para ocultar hechos dolosos

1.- Todos los registros deben tener su debida autorizacin en el sistema contable de la jefatura a quien le corresponda.

2- Los cheques deben ser prenumerados y toda la numeracin controlada por el jefe inmediato.

3.- No permitir que ninguna persona maneje una operacin desde su iniciacin hasta su conclusin

Asientos contables no aceptados por la Gerencia.

1.- Los funcionarios responsables para firmar los cheques debern firmar la documentacin comprobatoria y perforar los documentos al momento de firmar.

2.- Los funcionarios responsables de firmar los cheques debern revisar de manera previa el correo de aprobacin de la Gerencia.

3.- Debern referirse dos firmas encada cheque.

Oportunidad y exactitud en el registro de hechos econmicos

Omisin de registros de hechos fundamentales1.- Registro de las operaciones de forma inmediata.

2.- El funcionario que firma los cheques deber mantener control sobre los mismos hasta el momento en el que son puestos en el correo.

3.- Correcta segregacin de funciones y asignacin de tareas.

Registros incompletos1.- Depositar intactos los ingresos diarios y su contabilizacin.

2.- Utilizacin de facturas prenumeradas y una poltica para el control de tales nmeros de serie.

3.- Seguimiento constante de operaciones autorizadas por parte de la jefatura responsable.

Registros en periodos inapropiados1.- Las facturas debern tener su sello de cancelado, para evitar duplicidad de pagos.

2.- Al momento de realizar el pago de una factura resaltar la informacin principal como Ruc, fecha de emisin, caducidad, etc.

3.-Retencin y archivo de todos los documentos pagados.

Resumen y clasificacin de transacciones conforme a principios de contabilidad

Mtodos de registro no razonables1.- Induccin y capacitacin correcta, puntual y constante al personal que se har cargo de operaciones que requieran registro de transacciones.

2.- Evaluaciones peridicas al personal del rea contable para asegurar conocimientos y actualizacin en el rea que le compete.

3.- La institucin deber mantener actualizado su catlogo de cuentas.

Omisin de asientos aprobados1.- Correcto seguimiento de la jefatura responsable de dicha autorizacin.

2.- Alerta por parte del sistema a partir del tercer da de no dar seguimiento a un asiento autorizado.

3.- Delegar un responsable para que el calendario de envo de informacin al departamento de contabilidad se cumpla en las fechas establecidas.

Preparacin eficiente, oportuna y consistente de los informes financieros

Omisiones de saldos del mayor general1.- Utilizacin de informacin independiente para los pases a las cuentas control del mayor y a los auxiliares de clientes.

2.- Actualizacin y mantenimiento adecuado del software.

3.- Enviar diariamente los reportes que arroje el sistema a las jefaturas correspondientes, en especial al rea contable para su correcta verificacin.

Errores aritmticos1.- La verificacin independiente de cantidades, precios y precisin aritmtica de las facturas.

2.- Los registros contables se los deber realizar desglosando el IVA

3.- Implementar un sistema que permita verificar peridicamente la verificacin y clculo de los ajustes que sean necesarios

Conversiones incorrectas1.- Se deber solicitar de manera anual la provisin de jubilacin a la firma actuaria.

2.- Capacitar al personal para lograr un correcto funcionamiento en esta rea.

3.- Contabilizar nicamente las cuentas reales y conversiones aprobadas por la jefatura correspondiente.

Estados financieros no disponibles1.- Adoptar una poltica mediante la cual todos los hechos econmicos, financieros y sociales realizados en cualquier dependencia sean debidamente informados al rea de contabilidad a travs de los documentos fuente o soporte de las operaciones.

2.- Establecer buenas lneas de comunicacin de informacin entre todas las reas para de esta manera poder contar con informacin veraz y actualizada que permita una elaboracin eficaz de los balances.

3.- Contar con un sistema contable que sea de apoyo en cuanto a arrojar informacin real y oportuna.

Verificacin y evaluacin de los saldos de las cuentas

Saldos irreales1.- Comprobar la causacin oportuna y el correcto registro de las operaciones llevadas a cabo por la institucin.

2.- Revisar diariamente los ingresos y egresos y su afectacin contable.

3.- Establecer polticas claras en cuanto se refiere a descuentos, rebajas, intereses, etc.

Errores inadvertidos1.- Reportes diarios y cuadres semanales de informacin contable, financiera y administrativa

2.- Reconteo de una muestras de inventarios recibidos, para verificar su correcto recibimiento.

3.- Mantener actualizados los cambios realizados en precios, descuentos, etc, especialmente el rea de facturacin.

Decisiones basadas en datos incorrectos1.-Designar un encargado para revisin de datos antes de presentacin de la informacin.

2.- Verificar que se estn cumpliendo con las normas generales de contabilidad y tributarias.

3.- Establecer procedimientos que garanticen un adecuado flujo de documentos a travs de las dependencias de la entidad, de tal manera que permita la generacin oportuna de informacin contable.

Definicin de criterios y limitaciones de acceso a los registros contables

Prdida de documentacin de soporte1.- Almacenamiento diario de documentacin.

2.- Controlar el acceso de personas no autorizadas al departamento de contabilidad.

3.- Establecer un custodio de dicha documentacin.

Utilizacin indebida de registros y documentos1.- Los documentos contables estarn bajo la custodia de una sola persona, quien ser la responsable absoluta de los mismos.

2.- Restriccin de informacin en caso de requerirse mayor informacin se deber solicitar autorizacin.

3.- Firmas de confidencialidad para que la informacin de la institucin no se divulgue ni sea utilizada de manera incorrecta.

Alteracin o dao a los programas computarizados1.- Actualizacin de medidas de seguridad.

2.- Establecer horarios para el acceso al sistema y que adems de ello los trabajadores solo puedan ingresar a su sistema desde su propia mquina.

3.-Acceso restringido al sistema y asignacin de claves intransferibles.

ACTIVIDAD No. 2

10 Puntos

En el siguiente cuadro, explique lo que significa una excepcin, una deficiencia y una inconsistencia, de acuerdo a la gua didctica y el libro base; y, describa cinco ejemplos de cada uno de ellos:

TEMASIGNIFICADOEJEMPLOS

EXCEPCION

1.-

2.-

3.-

4.-

5.-

DEFICIENCIA1.-

2.-

3.-

4.-

5.-

INCONSISTENCIA1.-

2.-

3.-

4.-

5.-

TEMASIGNIFICADOEJEMPLOS

EXCEPCION

Existen principios de control interno generales y especficos, as como procedimientos internos preestablecidos y disposiciones legales, enmarcadas dentro de las denominadas de cumplimiento, que deben cumplirse. Cuando existen desviaciones o violaciones de ellas, se pueden considerar como excepciones de control interno1.- En el manual de caja chica, se establece que se debe llenar un vale de caja chica al momento de entregar algn dinero y el dia 20 de Diciembre al realizar el arqueo de caja chica no se encontr el correspondiente vale por un valor de veinte dlares.

2.-El manual de polticas de crditos establece que no se deber dar crditos a familiares de los empleados, y en la carpeta liquidada el da 05 de Junio se verifica que fue otorgado un crdito al to de la asesora Patricia Parapi.

3.- En el manual de reembolsos de gastos al personal est establecido que se realizara la reposicin de los mismos siempre y cuando se realice el reclamo dentro de los 3 siguientes das, y con fecha 10 de julio existe un gasto reclamado despus de 6 das y el mismo fue cubierto.

4.- En el manual de crditos se establece como requisito fundamental para acceder a un crdito la copia de la cedula de identidad a color y el carpeta 1254 se encuentra la copia de cedula de la seora Gahuin Paca Rosa Elena a blanco y negro.

5.-El manual de adquisiciones se establece que gastos mayores a 100 dlares debern contar con tres proformas y un estudio de mercado y para contratacin de un bus para un viaje institucional realizado el 01 de Octubre del 2013, solo se encuentran dos proformas.

DEFICIENCIA

Cualquier falla encontrada, situacin indelicada, aspecto administrativo, inconveniente u otra situacin que afecte la salvaguarda de activos, que no enmarque dentro de las definiciones de inconsistencias o excepcin, se considera deficiencia de control interno.1.- Recibo de dinero por personal no autorizado.

2.- Se realizan aperturas de cuentas de ahorro sin contar con toda la documentacin requerida.

3.- En la empresa ELECTROBAHIA existe deficiente manejo en las cuentas de sobrantes y faltantes.

4.-En la empresa ECOGAS el libro de control de bodega se encuentra desactualizado.

5.-No en todos los casos se anulan las facturas pagadas por la oficina con el sello.

INCONSISTENCIA

Los errores matemticos, erradas clasificaciones contables, errores de codificacin, de registro, inadecuados o falta de soportes contables, etc, que afectan los estados financieros histricos, reexpresados, informacin estadstica, econmica y y tributaria representan inconsistencias.1.- Se realiza una venta a crdito de materiales de construccin por un valor de $650 dlares, en el momento de realizar la factura le ponen como que fue cobrada en efectivo.

2.- Se encontr un contable emitido el 19 de julio del 2013, sin el respaldo correspondiente, dicho gastos corresponde a un pago por capacitacin empleados.

3. Se realiza la compra de muebles de oficina el mes de Septiembre por un valor de 530,00 y se realiza el pago con el cheque # 134 por valor de 580, existiendo un pago en exceso de 50 dlares.

4.-No se efecta en forma correcta la conciliacin de clientes por las notas emitidas.

5.- La empresa XYZ realiza la compra de una porttil por un valor de # 1.220,00 para uso de la empresa, la contadora realiza de manera equivocada el asiento ya que fue contabilizado como un gasto y no como un activo.

ACTIVIDAD No. 3

10 Puntos

Para cada una de las Pruebas a los controles para ADQUISICIN, COMPRAS E INVENTARIOS, que se sealan en la gua didctica, seale tres procedimientos que usted hara como Auditor para ejecutar cada uno de esos procedimientos.

Utilice el siguiente cuadro

Pruebas a los controles paraADQUISICION, COMPRAS E INVENTARIOSProcedimientos para ejecutar las pruebas

Existencia de planes anuales de inversin, adquisicin, mantenimiento, sustentados, extrados o resumidos de la planificacin operativa, en concordancia con las lneas u objetivos estratgicos relacionados con el crecimiento y sostenimiento de la organizacin

1.-

2.-

3.-

Reglamentacin especfica sobre los procesos precontractuales, contractuales y de ejecucin para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios, inversiones en equipamiento, mobiliario y construccin de instalaciones

1.-

2.-

3.-

Independencia del departamento de compras y el de recepcin1.-

2.-

3.-

Independencia de la funcin de verificacin de facturas de la funcin de desembolsos1.-

2.-

3.-

Etc

POCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR LAS PRUEBAS

Pruebas a los controles paraADQUISICION, COMPRAS E INVENTARIOSProcedimientos para ejecutar las pruebas

Existencia de planes anuales de inversin, adquisicin, mantenimiento, sustentados, extrados o resumidos de la planificacin operativa, en concordancia con las lneas u objetivos estratgicos relacionados con el crecimiento y sostenimiento de la organizacin

1.- Verificar la existencia de los planes anuales de la empresa.

2.- Solicitar los sustentos de la planificacin operativa.

3.- Solicitar los objetivos estratgicos y verificar que sean coherentes con los planes anuales.

Reglamentacin especfica sobre los procesos precontractuales, contractuales y de ejecucin para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios, inversiones en equipamiento, mobiliario y construccin de instalaciones

1.- Verificar la existencia de la reglamentacin de los procesos.

2.- Constatar que la reglamentacin se encuentre actualizada y dentro del marco legal.

3.- Verificar con una muestra al azar que este reglamento se este cumpliendo.

Independencia del departamento de compras y el de recepcin1.- Verificar la existencia del manual de funciones.

2.- Analizar el manual para comprobar que exista una correcta segregacin de funciones.

3.- Verificar fsicamente el cumplimiento del manual.

Independencia de la funcin de verificacin de facturas de la funcin de desembolsos1.- Verificar la existencia del manual de funciones de cada rea.

2.- Revisar que conste un acta de entrega- recepcin de las facturas.

3.- Constatar en los documentos las firmas de las personas responsables.

Registro y calificacin de proveedores.1.- Solicitar listado de proveedores con informacin detallada de cada uno.

2.- Verificar que exista el correspondiente estudio de mercado para la calificacin de los proveedores.

3.- Constatacin va telefnica de la existencia de los mismos y de sus correspondientes saldos.

Exigencia de garantas de cumplimiento de contratos y uso de anticipos1.- Solicitar los contratos vigentes con sus correspondientes garantas.

2.- Solicitar el manual para la realizacin de contratos.

3.- Verificar que las clausulas establecidas en los manuales se cumplan (garantas cubren en el caso de incumplimiento del contrato)

Aseguramiento de bienes de larga duracin1.- Identificar si la empresa tiene contratado algn seguro para este tipo de bienes.

2.- Solicitar las plizas correspondientes.

3.- Analizar las clusulas y coberturas de la aseguradora y verificar si es conveniente tener el seguro.

Instructivos y procesos aprobados, vigentes y actualizados sobre el registro y calificacin de proveedores, identificacin y exclusin de los que han incumplido sus obligaciones contractuales

1.- Verificacin de la existencia y debida actualizacin de los instructivos para proveedores.

2.- Constatar que los procesos para calificacin de proveedores se encuentren en orden y con todos los respaldos.

3.- Revisar respaldos de los proveedores excluidos y que dicha exclusin cuente con la autorizacin correspondiente.

Independencia del departamento de recepcin de los departamentos de compras, almacenamiento y despacho.1.- Solicitar manual de funciones de cada una de las reas en mencin.

2.- Verificar la existencia de actas de entrega- recepcin que debe realizar cada departamento.

3.- Verificar firmas de respaldo de cada uno de los departamentos.

Inspeccin de bienes recibidos y deteccin de mercanca daada

1.- Verificar y solicitar la existencia de una poltica del tratamiento de mercanca daada.

2.- Solicitar documentacin que respalde la adquisicin de la mercanca.

3.- Verificar el cumplimiento de dar de baja mercanca daada, tanto en forma fsica como contable.

Solicitudes pre numeradas y constancia de despacho y recepcin de inventarios

1.- Solicitar y revisar la secuencia de las solicitudes pre numeradas.

2.- Verificar que las mismas contengan todas las firmas correspondientes.

3.- Verificar el buen manejo de la misma

Pronsticos de demanda de productos y disponibilidad de materiales

1.- Verificar que no exista exceso de inventarios, sacando una muestra de productos con mayor rotacin.

2.- Revisar que exista una correcta comunicacin entre bodega y proveedura, y que existan los correspondientes respaldos de solicitud y entrega de materiales.

3.- Verificar si el sistema contable arroja alertas cuando un producto esta por agotarse.

Notificacin a Contabilidad sobre las existencias, para control de valuacin y costos

1.- Verificar la existencia de las notificaciones.

2. Comparar que dichas notificaciones con el kardex de bodega, para verificar existencias reales

3.- Recalcular las formulas aplicadas para la evaluacin y costeo, para verificar su correcto calculo.

Autorizacin apropiada de despachos para produccin, ventas o devoluciones

1.- Verificar que las autorizaciones cuenten con todas las firmas de respaldo, para evitar despachos a clientes ficticios.

2.- Verificar que todas las ordenes de produccin cuenten con su respectivo sustento

3.- Comprobar que todas las devoluciones fueron reales no ficticias.